Beleidsplan AAV (2015-2019) versie 1.0 (definitief)€¦ · Definitief. Beleidsplan AAV’36...

Beleidsplan AAV'36 Onze ambities voor de komende jaren (2015 – 2019) “Wie snel wil gaan, reist alleen. Wie ver wil komen, reist samen” Versie 1.0 Datum 16 februari 2015 Status Definitief

Beleidsplan AAV’36 2015-2019 2

Inhoudsopgave 1 Inleiding 3

1.1 Achtergrond 3 1.2 Missie & visie 3 1.3 Aanpak 5

2 Wat kan er (nog) beter? 6 2.1 Minder sterke/ontbrekende punten 6

3 Hoe willen wij verder gaan? 8 3.1 Behoud van het goede en … 8 3.2 Hoe willen wij dit vormgeven? 9 3.3 Wat willen wij in elk geval oppakken 9 3.3.1 Verder ontwikkelen van talenten en talentherkenning 9 3.3.2 Verbeteren structuur/aanbod voor wegatletiek 9 3.3.3 Investeren in Trimgroep en sportief wandelen 9 3.3.4 Meer aandacht voor erkenning en ‘beloning’ van commissies en vrijwilligers 10 3.3.5 Oprichten van een werkgroep vernieuwing. 10 3.3.6 Opzetten van informatiesystemen 11 3.3.7 Het organiseren van een “blik van buiten”; stages, kwaliteitsmeting, assessment 12 3.3.8 Het opzetten en uitvoeren van een introductiebeleid voor nieuwe leden 12 3.3.9 Het beheersen van de ledenaantallen 12 3.3.10 Het opzetten en uitvoeren van een blessurebeleid 13 3.3.11 Het verder uitwerken van de communicatie en promotieplannen 14

3.4 Relatie met onze pijlers 14


1 Inleiding Voor u ligt het nieuwe beleidsplan van AAV’36. Met dit plan willen wij de komende jaren weer voortgaan in het vervullen van onze missie en visie. Wij hopen (als bestuur) dat onze leden met net zoveel passie als wij dit plan willen oppakken en aan de slag gaan. Het plan is niet een panklaar uitgewerkte route, maar een leidraad gevuld met ideeën aangedragen door onze leden.

1.1 Achtergrond De afgelopen jaren (2010 – 2014) is er veel veranderd bij AAV’36. Deze verandering is ingezet met het beleidsplan dat in de ALV van november 2009 is goedgekeurd. De insteek van dit plan was het verbeteren van de kwaliteit van onze vereniging , onder ander door het aantrekken van een combinatiefunctionaris, het structureren/instellen van diverse commissies, het opleiden van trainers en het verbeteren van de trainingsmogelijkheden. Maar ook was er aandacht voor sociale activiteiten zoals het organiseren van aansprekende wedstrijden. Hierbij stond het bijgedragen aan een beter clubgevoel voor onze leden voorop. Dat dit alles ook heeft geresulteerd in prima individuele en teamprestaties, maakt de uitkomst van het plan alleen nog maar mooier. Terugkijkend kunnen wij stellen dat wij als AAV’36 een grote sprong voorwaarts hebben gemaakt, met als belangrijkste resultaten:

• Goed gevulde en functionerende commissies en bestuur; • Veel gemotiveerde en capabele vrijwilligers; • Aanzienlijke verhoging van aantal en kwaliteit trainers; • Mooie infrastructuur; • Prima atletiekmateriaal voor wedstrijd en training; • Duidelijke technische basis voor baan- en wegatletiek; • Financieel gezond; • Goede prestaties en prestatieve ontwikkeling; • Kennis en vaardigheid om topwedstrijden te organiseren..

1.2 Missie & visie Missie

AAV'36 is een vereniging waarin alle leden plezier hebben bij de invulling van hun sport en sportieve ambitie en waarin de leden zich thuis en veilig voelen.


Visie Voor het realiseren van onze missie streeft AAV’36 continu naar een uitstekende begeleiding en hoog gekwalificeerde trainers, een hechte verenigingsstructuur met prima communicatie naar én met de leden, en uitstekende trainings- en wedstrijdfaciliteiten. Hierbij bouwen wij voort op de resultaten van de ingeslagen weg. Onze ambities en voorwaarden voor de verdere groei van de vereniging op de gebieden prestaties, sociale samenhang en ledenparticipatie blijvend leidend, met een nadrukkelijke focus de komende jaren op het verder laten groeien van het aantal leden. Ook de financiële situatie van de vereniging mag daarbij niet in gevaar komen en moet een gezonde basis vormen voor al onze mooie plannen.

Het uiteindelijke doel van de vereniging is landelijk gezien te behoren tot de top van Nederlandse atletiekverenigingen. Onder deze toppositie rekenen we de aspecten:

• prestatie (serieus meedoen – zowel individueel alsook als ploeg – op nationaal alsook internationaal niveau) ;

• ledenaantal (door een vermindering van de uitstroom en een vergroting instroom streven wij naar een positieve netto jaarlijkse groei – zie onderstaande tabel);

• imago/naamsbekendheid (zowel regionaal alsook landelijk verbetering van de naamsbekendheid van AAV’36);

• Financieel gezond blijven (meer aandacht voor hoe wij onze inkomsten kunnen verhogen via contributies, sponsoring, organisatie van wedstrijden) waar door wij in staat blijven om al onze ambities te kunnen financieren (trainingsmiddelen, wedstrijddeelname, trainers, baan- en zaalhuur, investeren in indoorfaciliteiten);

• vernieuwing (vergroten van de aantrekkelijkheid en gezelligheid van onze vereniging); • Uitstekende uitvoering van activiteiten voor alle leden en deelnemers aan onze wedstrijden.


Tabel 1 Beoogde groei ledenaantal

Jaar 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Aantal leden

810 850 880 905 930 950

Netto groei - 40 30 25 25 20 procentueel - 4,9% 3,5% 2,8% 2,8% 2,1% Midden in de maatschappij AAV36 vervult als sportvereniging in de gemeente Alphen aan den Rijn een maatschappelijke functie. Door goede sportfaciliteiten en veel gediplomeerde trainers aan te bieden tegen een lage prijs, maken wij voor heel veel jongeren en volwassenen sporten mogelijk. Daarnaast zijn wij al jaren betrokken bij allerlei Alphense evenementen, zoals de Jaarmarkt (door de organisatie van de bruggenloop), de 20 van Alphen (door het leveren van trainers en vrijwilligers) en de Zegerplasloop (die wij al jaren met veel plezier voor jong en oud organiseren). Ook bieden wij ruimte voor mensen die speciale aandacht behoeven (de G-groep en sinds een aantal jaren een Auti-groep). Omdat de samenleving verandert en de middelen voor de ondersteuning van verenigingen, stichtingen en organisaties door de gemeente slimmer moeten worden aangewend, participeren wij als vereniging actief in initiatieven van de gemeente Alphen aan den Rijn. De komende jaren zullen wij openstaan en op zoek gaan naar nieuwe samenwerkingsvormen en manieren om onze maatschappelijke functie blijvend succesvol te kunnen invullen in een veilige omgeving.

1.3 Aanpak In tegenstelling tot het vorige beleidsplan heeft het bestuur met de uitwerking van dit plan actief gezocht naar een actieve participatie van en met de leden. Tijdens de algemene ledenvergadering van mei 2014 heeft er een eerste discussie plaats gevonden over thema’s en ambitie. Deze discussie is gevolgd door een brainstorm met enkele betrokken leden over de onderwerpen en aandachtspunten waarna per bestuurslid een verdeling is gemaakt naar thema’s die vervolgens verder zijn uitgewerkt. Het bestuur heeft met de ingebrachte commentaren en ideeën een concept van het beleidsplan opgesteld dat in de Algemene Ledenvergadering van november 2014 is besproken en geamendeerd/goedgekeurd.


2 Wat kan er (nog) beter? Zoals aangegeven hebben wij al veel verbeterd, maar moeten wij nu niet denken dat wij er al zijn, laat staan dat wij nu achterover kunnen gaan leunen. Vanuit de verschillende sessies met onze leden, zijn wij op zoek gegaan naar punten waar wij nog minder goed in zijn om daarmee aanknopingspunten te bieden voor verbetering.

2.1 Minder sterke/ontbrekende punten Groei ledenaantal De afgelopen jaren is AAV’36 wel gegroeid in het aantal leden en zagen wij zelfs in 2014 een fikse sprong voorwaarts. Toch zijn wij er niet in geslaagd om de beoogde 1000 leden die wij toentertijd als doel hadden gesteld te halen. De gedachte dat als de kwaliteit van onze vereniging zou worden verbeterd, dit een dusdanige sterke aantrekkingskracht zou hebben, is niet reëel gebleken. Willen wij groeien naar 1000 leden dan zullen wij meer moeten doen. Een van de belangrijke middelen is het terugdringen van de uitstroom van onze bestaande leden, maar ook onderzoeken welke doelgroepen wij nu nog onvoldoende bereiken. De opvang van nieuwe leden. AAV’36 heeft geen programma of procedures om (potentiële) leden kennis te laten maken met de mooie mogelijkheden die wij te bieden hebben. Geïnteresseerden kunnen niet of nauwelijks informatie op onze website vinden en als zij contact met ons leggen, is de opvang niet gestructureerd/gestandaardiseerd. Samenbindende activiteiten om het verenigingsgevoel te versterken: het is nog niet “onze” vereniging Door de veelheid aan mogelijkheden die AAV’36 biedt, zijn in de loop der tijd clubjes binnen onze vereniging ontstaan. Daar komt bij dat atletiek een individuele sport is (die je wel gezamenlijk beoefent), wat maakt dat er minder snel een clubgevoel ontstaat. Gerichte activiteiten om het “onze club”-gevoel te stimuleren, zijn nog te beperkt. Wij willen deze activiteiten ontwikkelen met het doel om een zo groot mogelijke doorsnede vanuit de vereniging daarin actief te betrekken. Denken in vernieuwingen. Onze samenleving verandert. Dit biedt kansen maar ook bedreigingen. Om dit te lijf te gaan is creativiteit nodig, een andere manier van denken. De afgelopen jaren is vooral nog redelijk klassiek gedacht (door naar andere grote verenigingen te kijken). Breed draagvlak en bekendheid bij de lokale bevolking en de gemeente. Atletiek is bij lange na niet de grootste sport in Nederland (plaats 6). Gevolg daarvan is dat de aandacht voor onze sport navenant is. Hoewel wij in de afgelopen tijd veel initiatieven ondernemen om onder andere via persberichten AAV’36 en de prestaties van onze leden meer lokale bekendheid te geven, is hiervoor nog geen planmatige aanpak gevonden. Ook is binnen de vereniging niet bekend hoe onze vereniging bij de Alphense bevolking en bij specifieke belangrijke groepen (gemeentebestuur, ambtenaren, ondernemers, media) staat aangeschreven. Interactie met andere sportverenigingen en atletiekverenigingen (kruisbestuiving van kennis) “Atletiek is de moeder van alle sporten”. De kennis en kunde die bij onze trainers aanwezig is over


bewegen, is waardevol maar wordt nauwelijks gebruikt buiten de eigen vereniging. Ook andere verenigingen zouden hiervan kunnen profiteren. Zo zijn er ideeën om bijvoorbeeld loopscholing aan te bieden tijdens de winter-/zomerstop. Ook is er nog onvoldoende samenwerking met andere atletiekverenigingen om bijvoorbeeld gebruik te maken van elkaars accommodaties bijvoorbeeld de overdekte trainingsruimtes in de buurt. Inzicht in relevante aspecten/stuurinformatie (tevredenheid, verloop, blessures): “wat is de top3 waarom atleten weggaan?” Het bestuur en de commissies hebben een tekort aan gestructureerde informatie op velerlei gebied, op basis waarvan zij goede en beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen. Aansluiting tussen de basis en de prestatieve elementen, zowel in kwantiteit als kwaliteit. Er is op dit moment nog onvoldoende aansluiting tussen de atleten die deel uitmaken van de prestatieve top van de vereniging en de rest van de vereniging die moeten zorgen voor versterking en aanvulling van deze top. Er zijn al wel ideeën om getalenteerde jeugd op een eerder moment aan te laten sluiten bij de trainingen van de top, maar deze ideeën zijn nog niet ontwikkeld en beproefd. Sponsorbinding AAV’36 kent een grote schare aan trouwe sponsoren. Met advertenties in de Spirit of met een bord langs de baan (en sinds vorig jaar shirtsponsoring van ons talententeam) dragen zij financieel bij aan onze vereniging. Maar wat krijgen zij daar voor terug? Af en toe nodigen wij sponsoren uit om te komen kijken naar een van de wedstrijden die wij organiseren, maar of zij daar op zitten te wachten is onduidelijk. Ook weten wij niet goed hoe wij hen (beter) kunnen behagen, om zo hen langer aan ons te binden.


3 Hoe willen wij verder gaan?

3.1 Behoud van het goede en … De komende jaren willen wij – binnen de mogelijkheden – doorgaan. Allereerst door het goede te behouden, dit waar mogelijk zelfs verder te versterken en punten waar wij minder goed in zijn op te gaan pakken om dit te gaan verbeteren. Bij de ontwikkeling van activiteiten en nieuwe initiatieven houden we rekening met de randvoorwaarden waarbinnen we het beleid willen realiseren. Dit betekent dat er sprake moet zijn van een gezonde bedrijfshuishouding, ofwel geen grote financiële risico's en dat we de sociale samenhang in de vereniging verder willen versterken. Bij deze ontwikkeling zien we mogelijkheden voor een groot aantal activiteiten die alleen of gezamenlijk zullen bijdragen aan het realiseren van de missie en doelstellingen. Hieronder staan een groot aantal van deze activiteiten vermeld die we uit de gesprekken met de leden en binnen het bestuur hebben geïdentificeerd:

• Vergroten externe betrokkenheid (ondernemers, atletiekunie, gemeente); • Contacten en betrokkenheid met lokale media uitbouwen; • Gebruik van sociale media in in- en externe communicatie; • Ruimte scheppen voor nieuwe activiteiten/ pilots; • Betere informatievoorziening; • Opzetten en invoeren introductiebeleid nieuwe leden; • Opzetten en invoeren van een blessurebeleid gericht op preventie, blessurebegeleiding en re-

integratie; • Organiseren van een terugkerende aantrekkelijke atletiekwedstrijd eventueel in

samenwerking met andere regionale atletiekverenigingen; • Actievere verenigingsparticipatie in de 20 van Alphen; • Uitbouwen van de Jaarmarktestafette tot een meer regionaal/landelijke stratenwedstrijd; • Inschakelen van topatleten en talenten in de trainingen van de basis; • Stimuleren van actieve participatie van de leden bij de ontwikkeling en uitvoering van de

plannen; • Het beheersen van de ledenaantallen.

Bij de verdere uitwerking van deze of mogelijk nog andere activiteiten zal het bestuur bewaken dat deze de doelstellingen zoals verwoord in de missie en visie ondersteunen. De uitwerking zal plaats vinden in de loop van de komende 5 jaar en zal dus niet tegelijk en onmiddellijk plaatsvinden. Bij de uitwerking zal het bestuur waken voor een goede planning en beheerste uitvoering. Met het laatste bedoelen we dat de realisatie van de initiatieven wel moet passen binnen de mogelijkheden die ons ter beschikking staan: financieel maar ook in de bemensing en de beschikbare tijd.


3.2 Hoe willen wij dit vormgeven? Om ook voor de leden de verschillende activiteiten die samenhangen met de uitvoering van het beleidsplan zichtbaar te maken, heeft het bestuur zich voorgenomen om halfjaarlijks, voorafgaand aan een Algemene Ledenvergadering een planning te maken van activiteiten die in de komende periode gerealiseerd zullen worden. Bij de volgende Algemene Ledenvergadering zal het bestuur aan de leden een overzicht verschaffen van de realisatie van deze plannen en een planning van activiteiten voor de komende periode. Door deze werkwijze blijft de vereniging op de hoogte van de realisatie van het beleidsplan en kunnen de leden ook meedenken bij de verdere invulling ervan. Bij de plannen zal aangegeven worden wie voor de uitvoering verantwoordelijk is, wat het budget voor de activiteit is en welke prioriteit deze activiteit heeft

3.3 Wat willen wij in elk geval oppakken In de navolgende passages geven we aan hoe we diverse activiteiten zien in de samenhang met de doelstelling om het goede te behouden en te versterken en de tekortkomingen aan te pakken.

3.3.1 Verder ontwikkelen van talenten en talentherkenning Om op hoog prestatief niveau te komen en te blijven is het nodig dat er een constante aanvoer is van goed opgeleide en onderkende talenten. AAV'36 zal zich moeten inspannen om zowel binnen de eigen vereniging als daarbuiten talenten op atletiekgebied te scouten en vervolgens ze te begeleiden naar optimale prestaties met behoud van hun motivatie. Dit zien wij zowel voor de baan- als de wegatleten. Hierbij zullen we ook samenwerken met andere verenigingen om gebruik te kunnen maken van excellente trainers of trainingsmogelijkheden en om de talenten voldoende uitdaging te blijven bieden onder andere door hun training en wedstrijdniveau te meten aan andere getalenteerde sporters. (pijlers: [behoud van/nieuwe] leden)

3.3.2 Verbeteren structuur/aanbod voor wegatletiek Met de investeringen van de afgelopen jaren in de kwaliteit (opleidingen) van onze trainers, willen wij nu onze atleten meer mogelijkheden gaan bieden op het gebied van de wegatletiek. Vanuit de technische commissie is al in samenspraak met diverse trainers onderzocht hoe wij aantrekkelijker worden om in te kunnen stromen om daarna door te kunnen stromen naar die groep die past bij het ambitieniveau van de atleet (van recreatief tot zeer prestatief). Hiermee moet er voor jong en oud gelegenheid zijn om goed te kunnen trainen en beogen wij ook een brug te slaan tussen de baan- en wegatletiek (via een beter geïntegreerde MILA groep). (pijlers: prestatie, leden, sociale binding)

3.3.3 Investeren in Trimgroep en sportief wandelen Binnen de wegatletiek kent onze vereniging een grote groep leden die de weg hebben weten te vinden naar de trimgroep en sportief wandelen. Deze groepen die op hun niveau nog zeer actief aan het bewegen zijn, kennen een grote groeps- en sociale binding. Alleen al om die reden zouden ze als voorbeeld kunnen dienen voor andere groepen. Voor deze groepen is relatief beperkt aandacht geweest in de eerder opgestelde beleidsplannen. Dit dient te veranderen aangezien de trimgroep en sportief wandelen voorzien in een grote behoefte die de Alphense samenleving bestaat en met een groeiend aantal 50plussers. AAV'36 dient dus mee te groeien en voldoende faciliteiten te bieden aan (potentiële) leden om onder deskundige leiding te kunnen (blijven) bewegen.


In de komende jaren zal dan ook aandacht worden besteed aan het promoten van deze groepen zowel binnen als buiten de vereniging en daar waar nodig het aanbod verder verbeteren. Bovendien zal gekeken worden naar mogelijkheden om het trainersbestand binnen deze groepen uit te breiden en gericht te scholen. Hier zal jaarlijks binnen de Technische Commissie (TC) een planning voor worden opgesteld. Tenslotte zullen deze groepen vertegenwoordigd worden in de Technische Commissie door een van de trainers als coördinator aan te zoeken en met regelmaat uit te nodigen voor het TC overleg. Ook zal worden bekeken hoe we de sociale binding binnen deze groepen verder kunnen ondersteunen en verstevigen. (pijlers: leden, sociale binding)

3.3.4 Meer aandacht voor erkenning en ‘beloning’ van commissies en vrijwilligers De vereniging kan niet functioneren zonder een grote inzet van vrijwilligers. Niet alleen draagt dit bij aan de sociale binding, ook maakt dit de realisatie van alle plannen mogelijk. Maar we mogen er niet vanuit gaan dat deze vrijwilligers zonder meer bereid zijn om hun tijd en energie aan de vereniging te geven. Daarom is het noodzakelijk dat we ook aandacht geven aan de erkenning van hun bijdrages en aan het verhogen van hun kwaliteit. Vrijwilligers moeten in hun werk ook de voldoening kunnen vinden van de waardering van hun inzet. Er zijn in de vereniging al heel veel vrijwilligers werkzaam. Vaak doen zij hun werk zonder dat dit aan de leden opvalt, op de achtergrond. Maar zonder hun inzet zou de vereniging niet kunnen bestaan en veel van haar charme verliezen. Het is dus ook belangrijk om aandacht te schenken aan het vele werk van deze stille krachten. Zo zal er gezocht worden naar de mogelijkheid om met regelmaat aandacht te geven aan het functioneren van individuele of groepen vrijwilligers bijvoorbeeld door een "vrijwilliger van de maand". Dit kan bijvoorbeeld door hem of haar te verzoeken uit te leggen aan de andere leden (via Spirit, website, social media) wat deze vrijwilliger de afgelopen tijd voor AAV’36 heeft betekent, waarom hij/zij trots op is en waarom het leuk is om een bijdrage te leveren aan onze vereniging. Ook wordt er meer aandacht besteed aan het opleiden van de vrijwilligers. Gekeken zal worden of er een jaarlijkse dag van de vrijwilligers kan worden georganiseerd. Ook zal een inventarisatie worden gemaakt van de kwaliteiten waarover de leden beroepsmatig of als hobby beschikken om deze kwaliteiten te koppelen aan een meer professionele invulling van vrijwilligerstaken. Er zal door het bestuur kritisch gekeken worden naar die vrijwilligersfuncties die essentieel zijn voor het bereiken van onze doelstellingen. Voor deze vrijwilligers die nu nog vaak alleen voor dergelijke taken staan, zal worden gezocht naar versterking en ondersteuning zodat er een back up is voor deze taken. (pijlers: sociale binding)

3.3.5 Oprichten van een werkgroep vernieuwing.

Wil AAV'36 van de vele veranderingen in de maatschappij gebruik maken dan moet er worden gekeken naar mogelijkheden om de belangstelling voor de vereniging te vergroten door het aanbieden van producten die verwantschap hebben met de atletiek maar op dit moment nog niet of niet structureel binnen de vereniging worden aangeboden. Een voorbeeld hiervan zijn de bootcamp-trainingen, maar er kan ook gedacht worden aan speciale doelgroepen zoals ouderen, jongeren met


een belemmering of beperking enz.

Voor de beeldvorming rond atletiek en de bekendheid binnen de gemeente en regio zou AAV'36 jaarlijks een voor toeschouwers aantrekkelijke wedstrijd moeten organiseren. Deze wedstrijd kan worden ontwikkeld in samenwerking of samenspraak met andere (atletiek)verenigingen in de regio. Door het deelnemersveld moet deze wedstrijd voldoende belangstelling wekken bij het publiek maar ook bij sponsoren.

Voor wegatleten heeft Alphen aan den Rijn al een internationale en aansprekende wedstrijd in de 20 van Alphen. Ooit is deze loop gestart door AAV'36 maar inmiddels is de organisatie in handen van een aparte stichting, hoewel er nog duidelijke binding is met (leden van) AAV'36. Gekeken zou moeten worden hoe binnen deze wedstrijd AAV'36 zich meer kan profileren voor alle deelnemende categorieën, bijvoorbeeld door een betere zichtbaarheid van de deelnemende leden maar ook met andere initiatieven.

Het werven en behouden van vrijwilligers is door de vele activiteiten die het moderne leven biedt vaak moeizaam. Door meer aandacht voor deze belangrijke categorie en door het vinden van vrijwilligers buiten AAV'36 of binnen de ouders/grootouders van (jeugd)leden zou dit kunnen verbeteren. Hierbij hoort ook een passende waardering voor de inzet van deze vrijwilligers. Voor al deze en mogelijk nog andere aspecten, moet binnen de vereniging structureel aandacht zijn. Om dit te realiseren denken we aan de oprichting van een werkgroep vernieuwing: een werkgroep die bestaat uit vertegenwoordigers van alle geledingen met een creatieve geest, die zich actief bezig houdt met het ontdekken en ontwikkelen van nieuwe ideeën die de vereniging ook in de toekomst laat groeien. (pijlers: sociale binding, leden, financieel gezond)

3.3.6 Opzetten van informatiesystemen De vereniging heeft op dit moment weinig structurele informatie over ontwikkelingen. Zo is er een beperkte kwantitatieve registratie van werving en verloop van leden en zijn er weinig kwalitatieve gegevens over de redenen voor toetreding en verlaten. Ook is er geen duidelijk inzicht in de ontwikkeling van de tevredenheid van de leden over alle aspecten en alle groepen. De vereniging beschikt gelukkig over twee deskundige leden die als vertrouwensfunctionaris optreden. Echter we hebben nog geen registratiesysteem van incidenten en meldingen. Dit systeem zou niet alleen informatie moeten bevatten over de aard van incidenten maar ook over geconstateerde tekortkomingen of gedragingen. De introductie van een bredere opvatting over de positie van een onafhankelijk orgaan vraagt om het uitbouwen van de vertrouwensfunctie naar die van een ombudsman/vrouw. Het opzetten van de hiervoor genoemde informatiesystemen zal een van de korte termijn doelstellingen van dit beleidsplan zijn. Hierbij zal natuurlijk uitgebreid aandacht worden geschonken aan het beschermen van de privacy. De nieuwe systemen moeten het mogelijk maken om beter onderbouwde besluiten te nemen en en zal ook dienen om belangrijke trends of ontwikkelingen te onderkennen en hierop in te spelen. Natuurlijk zal de informatie uit deze


systemen ook gebruikt worden voor het regelmatig informeren van de leden over deze ontwikkelingen. (pijlers: sociale binding, leden)

3.3.7 Het organiseren van een “blik van buiten”; stages, kwaliteitsmeting, assessment Tot nu toe maakt de vereniging maar beperkt gebruik van stages en externe adviezen. De blik van buiten de vereniging kan helpen om sneller in te spelen op tekortkomingen of kansen te onderkennen voor de toekomst. AAV'36 zal daarom regelmatiger van deze mogelijkheid gebruik gaan maken en ook actief zoeken naar personen of instanties die ons hierbij kunnen helpen. (pijlers: leden, prestaties)

3.3.8 Het opzetten en uitvoeren van een introductiebeleid voor nieuwe leden Op dit moment ontbreekt het binnen AAV'36 aan een goede introductie van nieuwe leden. Daardoor komen nieuwe leden op verschillende manieren in hun nieuwe trainingsgroep terecht, zonder kennis van deze groep en de vereniging. Het is dan aan de groep om voor een verdere introductie te zorgen. Er moet een introductieprogramma komen dat voor alle nieuwe leden gelijkluidend is. Dit betekent dat gekeken moet worden naar de informatie die nieuwe leden moeten krijgen, de introductie bij de voor hen nieuwe groep en trainers en het volgen van de nieuwe leden in de eerste periode. Hierbij kan worden gedacht aan een introductiepakket, een voorlichtingsbijeenkomst en het zoeken van een "buddy" of "mentor" in de oudere leeftijdscategorieën. (pijlers: leden)

3.3.9 Het beheersen van de ledenaantallen Voor een gezonde financiële huishouding en om de prestatieve ambities waar te maken, is het belangrijk dat AAV'36 over voldoende leden beschikt. Een hieraan gerelateerde maatregel is het beter introduceren van nieuwe leden binnen de vereniging en het hebben van een blessurebeleid. Deze maatregelen zijn hiervoor beschreven. Daarnaast is het echter ook belangrijk om de verdere uitstroom uit de vereniging te beperken. Nu verliezen we binnen sommige leeftijdscategorieën veel leden omdat ze overgaan naar andere sporten of omdat ze hun interesse in de atletiek verliezen. Met alle maatregelen die we hebben voorzien moet het voor leden aantrekkelijker worden om bij AAV'36 lid te blijven. We moeten echter onze ogen niet sluiten voor diegenen die toch een andere keuze maken. Door het verzamelen en analyseren van informatie bij deze leden naar de redenen waarom ze stoppen met atletiek krijgen we middelen in handen om deze uitstroom te verminderen. Daarnaast kan het aanhouden van regelmatig contact met deze leden hen misschien overhalen weer terug te keren. Ook hiervoor zullen passende oplossingen gezocht worden. Ook bij de werving van nieuwe leden zijn er nog veel mogelijkheden ongebruikt. Zo kan onderzocht worden of er voor bepaalde doelgroepen een aantrekkelijk op hen toegesneden pakket worden ontwikkeld. Voorbeelden hiervan zijn de mensen die zich voorbereiden op het lopen van een marathon; mensen die willen afvallen; pakketten voor bedrijven enz. Ook door gerichte werving op scholen of in wijken is mogelijk nog winst te halen. Naast een wervende functie voor de vereniging is hierdoor ook een positieve bijdrage aan de bekendheid van de sport en van de vereniging binnen de gemeente te verwachten.


Om dit werkelijk te laten slagen moet op meerdere fronten binnen onze vereniging worden samengewerkt: promotie, beschikbaarheid van trainers in aantallen en op de juiste tijdstippen, voldoende materiaal et cetera. (pijlers: leden)

3.3.10 Het opzetten en uitvoeren van een blessurebeleid Een van de meest gehoorde klachten vanuit de leden is de aanpak van leden met blessures. Vaak verliezen deze leden tijdens een dergelijke blessureperiode het contact met hun groep en de vereniging. Het beleid moet er in eerste instantie van uitgaan dat blessures worden voorkomen. Dit betekent een permanente evaluatie van voorkomende blessures, een goede voorlichting en begeleiding van trainers, en informatie over preventie aan de leden. Wanneer een lid eenmaal geblesseerd is moet er binnen de vereniging de mogelijkheid bestaan om, onder begeleiding van medische zorgverleners en van trainers, gericht aan de behandeling en het herstel van de blessure te werken. Daarbij hoort ook het geven van gerichte adviezen en het begeleiden van de atleet in de herstelfase. Na de herstelfase moet er gewerkt worden aan een re-integratie van de atleet in zijn oude groep. Hiervoor is het belangrijk dat deze groep ook tijdens de blessureperiode contact blijft houden met de atleet en dat de geblesseerde leden ook bij sociale evenementen van de groep of de vereniging actief worden betrokken. (pijlers: leden[behoud])


3.3.11 Het verder uitwerken van de communicatie en promotieplannen Er komt op korte termijn een uitgewerkt communicatie- en sponsorplan. Door de commissie Communicatie en PR is daar intensief aan gewerkt en de werkzaamheden zijn in een afrondende fase. Eerste prioriteit van de commissie is te kijken naar de interne communicatiemiddelen en deze te moderniseren naar een standaard waarin al deze middelen (website, sociale media, contacten met leden) op goede wijze met elkaar samenhangen. Naast de interne communicatie verdient ook de communicatie naar belangrijke partijen buiten de vereniging aandacht. Hierbij is te denken aan contacten met de media, sponsors en andere stakeholders zoals gemeente en andere (atletiek)sportverenigingen. Het sponsorbeleid moet erop gericht zijn om sponsors meer bij de vereniging te betrekken. Ook moet worden bekeken of er meer sponsoren geworven kunnen worden, daarbij zou bijvoorbeeld gedacht kunnen worden aan de "club van 100"zoals veel sportverenigingen die kennen. Bij de contacten met de media zijn de afgelopen jaren aanzienlijke verbeteringen opgetreden. Het is nu belangrijk om deze contacten verder uit te bouwen en daarbij ook meer rekening te houden met de vermelding van de inbreng van sponsoren. (pijlers: sociale binding, financieel gezond)

3.4 Relatie met onze pijlers De afgelopen jaren lag de focus vooral op de pijler “prestaties”. Het fundament daarvoor staat maar is nog wel labiel (vaak afhankelijk van enkele personen). Daarom willen wij nu meer aandacht op de pijler “leden”. Via (leden)groei op alle fronten, willen wij een bredere basis krijgen zowel op prestatief niveau alsook ondersteunend (de vrijwilligers, commissies). Via meer leden (maar natuurlijk ook extra sponsoren) creëren wij een betere financiële basis om onze wensen weer mee te kunnen financieren.

Beleidsplan AAV (2015-2019) versie 1.0 (definitief)€¦ · Definitief. Beleidsplan AAV’36...

Documents

Transcript of Beleidsplan AAV (2015-2019) versie 1.0 (definitief)€¦ · Definitief. Beleidsplan AAV’36...