Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en...

25
Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en concerncontrol Johannes Boelens Amersfoort, 26 maart 2013

Transcript of Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en...

Page 1: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

Beelden van gemeentelijkeorganisatie, Concernstafen concerncontrol

Johannes Boelens

Amersfoort,26 maart 2013

Page 2: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

Inhoud

1. Doel presentatie

2. Persoonlijk en vakmatig referentiekader

3. Context en ontwikkelingen

4. Modellen gemeentelijke organisatie

5. Rol en positie Concernstaf en Concerncontroller

6. Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting

7. Nadere informatie

Copyright: Niets uit deze presentatie mag worden gebruikt zonderexpliciete bronvermelding.

2

Page 3: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

1. Doel presentatie

Aanleiding:

• Snel veranderende, complexe omgeving

• Invloed op organisatie en werkwijze, rol en positie concernfuncties

Doel / beoogd resultaat presentatie:

1. Zicht op context en organisatiemodellen

2. Ingrediënten concernfuncties verkend

3

Basis voor seminar en reflectie

Page 4: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

2a. Samenhangende organisatie-aspecten

Het PwC-huis van P&C

4

Visie / missie

Structuur en besturing

Personeel Processen

Instrumenten

Gedrag

Interne & externe kaders

Strategie

Page 5: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

2b. Uitgangspunten organisatiestructuur

• Structuuraanpassing als ‘laatste redmiddel’:

- Als andere oplossingen niet toereikend zijn

- Faciliteren / mogelijk maken van andere werkwijze

- Doorbreken bestaande patronen

- Eisen vanuit externe omgeving

- Noodzaak vanuit formatiereductie

• De optimale structuur bestaat niet

• Structurering is het reduceren van de nadelen

• Ondervangen nadelen door aanvullende maatregelen, werkwijzen

en overlegstructuren

• Na keuze hoofdstructuur verdere uitwerking noodzakelijk

5

Page 6: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

2c. Basisprincipes (planning &) control

6

• Iedere leidinggevende is zijn / haar eigen controller

• Control is organiseren van tegenkrachten

• Brede control

• In control = moving target

• In control = in contact

• Control = sturen op gedrag

• Één werkelijkheid

• P&C the easy way (zie artikel)

• Geen eenheidsworst….

Page 7: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

3. Context en ontwikkelingen

a. Externe ontwikkelingen

b. Interne verbeterpunten

c. Organisatie-ontwikkeling

d. Externe bijdrage organisatie-ontwikkeling

7

Page 8: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

3a. Van buiten naar binnen

Externe ontwikkelingen

• Andere rol / positie gemeenten

• Verdampen grondexploitaties

• Decentralisatie en regelgeving

• Bezuinigingsnoodzaak

• Hoge verwachtingen burgers

• Technologische mogelijkheden

• Complexiteit vraagstukken

• Regionalisering / ketensamenwerking

• Focus op resultaten

• ……….8PwC

Page 9: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

3b. Interne verbeterpunten

Externe ontwikkelingen

• Andere rol / positie gemeenten

• Verdampen grondexploitaties

• Decentralisatie en regelgeving

• Bezuinigingsnoodzaak

• Hoge verwachtingen burgers

• Technologische mogelijkheden

• Complexiteit vraagstukken

• Regionalisering / ketensamenwerking

• Focus op resultaten

• ……….

Interne knelpunten

• Werkwijzen / houding / gedrag

• Verkokering / integraliteit

• Inefficiency

• Bedrijfsvoering niet ‘in control’

• Beperkte professionaliteit enkwetsbaarheid middelenfuncties

• Leiderschap / HRM

• Mismatch beleid en uitvoering

• Informatiemanagement en ICT

• ……….9PwC

Page 10: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

3c.Van buiten naar binnen en van binnen naar buiten

Externe

ontwikkelingenInterne knelpunten

Organisatieveranderingen

Verbeteren dienstverlening Centralisatie middelenfuncties Versterken concernsturing Professionele bedrijfsvoering Aanpassing structuur Investeren in mensen Cultuur, houding en gedrag ……….

10

Page 11: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

4. Typologiën organisatiemodellen

11

Introductie

• Tot eind jaren ‘80 secretariemodel

• Voor 1997 grote uniformiteit, nl. concerndienstenmodel

• Na 1997 vier typologieën:

a. (Aangepaste) concern-dienstenmodel / sectorenmodel

b. Burgerlogicamodel: ‘Kanteling van de organisatie’

c. Afdelingenmodel / directiemodel

d. Andere modellen: Regiemodel, Regiomodel, e.d.

• Verschillende varianten per type structuurmodel en mengvormen

• Diverse hulpstructuren (programma, wijk, klant)

Page 12: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

4a. Voorbeeld concern-dienstenmodel

12

GemeenteDen Bosch

Page 13: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

4b. Voorbeeld gekanteld model (1/2)

Gemeentesecretaris/

Algemeen directeur

Adjunct-gemeentesecretaris/

Adjunct-directeur

Publiekszaken Beleid en

Projecten

OpenbareWerken

Veiligheid,Vergunningen enHandhaving

Bestuurs- enManagement-ondersteuning

Financiën

Projecten

Onderwijs,Leerplicht enJeugdzaken

Welzijn

Verkeer RuimtelijkeOrdening en Milieu

Personeel enOrganisatie

II&A

Bestuurlijke enJuridische Zaken

Facilitaire Zaken/Centrale Inkoop

Communicatie

Bestuurssecr.

EconomischeZaken

Werk,Inkomen,Zorg

Afdelingsonder-steuning

Burgerzaken,Klantcontact-centrum

Beheer

Realisatie

Buitendienst

Openbare orde,Veiligheid enRampenbestr.

Bedrijfs-contacten

Juridische Zaken

Brandweer

Belastingen

Planning enControl

Administratie

PlaneconomieVergunningen

Handhaving

Beheer 13

GemeenteLangedijk

Page 14: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC 14

Gemeenteraad Zwolle

College van B&W

Directie

Ontwikkeling

Wijkzaken (tot 1/1/2013)

Publiekszaken

Sociale Zak. en Werkgelegenh.

Brandweer

Expertisecentrum

Advies en Faciliteiten

Concernstaf

4b. Voorbeeld gekanteld model (2/2)

Gemeente Zwolle

Page 15: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC 15

4c. Voorbeeld afdelingen / directiemodel

Page 16: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwCPwC

Netwerkorganisatie (Dordrecht)

GemeenteAmersfoort

4d. Voorbeeld regie-organisatie

Sector SOBSector MO Concern Middelen

College van B&W

Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur

Afdeling Strategie &Bestuur

Archief Eemland

•Reiniging (NV)

•Sportaccommodaties (NV)

•Beheer & Onderhoud (NV)

•Parkeren / parkeergarages (NV)

•Milieutaken (WGR)

•Kredietbank (Stichting)

•Maatschappelijke Onder. (WGR)

• Etc.

16

Page 17: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

4d. Voorbeeld regiomodel

17

Dordrecht: netwerk / regio-organisatie

Page 18: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwCPwC

4e. Organisatie van de toekomst (1/2)

Politiek Bestuur

Directie

Burgers, Bedrijven, Bewoners,Bezoekers, Ketenpartners

18

Page 19: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwCPwC

4e. Organisatie van de toekomst (2/2)

Politiek Bestuur

Directie

Burgers, Bedrijven, Bewoners,Bezoekers, Ketenpartners

19

Page 20: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

5. Rol en postie Concernstaf en Concerncontrol

a. Van Secretarie naar Concernstaf / Controlstaf

b. Taken en rollen Concernstaf

c. Voorbeeld Concernstaf

20

Page 21: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

5a. Van Secretarie naar Concernstaf

• Secretarie:

- Oriëntatie op bestuurders en GS

- Omvangrijke, dominante positie

- Beleidsvoorbereiding / advies op advies

• Bestuursdienst:

- Bestuurlijke oriëntatie en management advisering

- Beleidsadvisering, uitvoering, middelen, dienstverlening,facilitair etc.

• Concernstaf:

- Oriëntatie op gemeente als geheel

- Ondersteunend aan GS / AD, GMT / Directie

• Controlstaf / Strategie & Control

21

Page 22: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

5b. Taken en rollen Concernstaf (illustratief)

22

Wisselend takenpakket

• Ondersteuning GS / Directie

• Bestuursadvisering

• Bestuursondersteuning

• Concerncontrol

• Middelenbeleid / kaders

• Strategie

• Concernprojecten

• ….

Veelzijdige rollen

• Voorwaardescheppend

• Signaleren

• Toetsend

• Adviserend

• Ondersteunend

• Regisserend

• Special Forces

• …

+ Voorbeeldgedrag

Page 23: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

5c. Dilemma’s rol en positie Concernstaf/controller

Reikwijdte: Binnen Buiten

Oriëntatie: Smal Breed

Rolopvatting: Focus Veelzijdig

Doelgroep: Management Bestuur

Positie: Staf Lijn

Hulpmiddel: Papier Webbased

Gedrag: Signaleren Meedoen

Houding: Achteruit kijken Vooruit kijken

Paradigma: Waardevrij Waardegedreven

23

Page 24: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

6. Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting

• Verandernoodzaak en - ambitie

• Externe effecten

• Politiek-bestuurlijke sturingsmodel

• Rol en positie managementteam

• Managementfilosofie

• Ordeningsprincipes en besturingsprincipes

• Ontwikkelingsfase

• Visie op wijze van taakuitvoering

• Gewenste houding en gedrag (cultuur)

• ..

24

Page 25: Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en …static.kmvg.nl/Media/gemeentelijk_vastgoed/Organisatie... · 2013-03-28 · Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7.

PwC

7. Nadere informatie/toelichting

Voor nadere informatie, toelichting over deze presentatie of dedienstverlening van PwC aan lokale overheden, kunt u contactopnemen met:

Johannes BoelensPartner en sectorleider Binnenlands Bestuur

E-mail: [email protected]: 06-53 16 62 97

25