Scannen van alle soorten documenten en in het gewenste formaat opslaan. archief administratie (bouw)tekeningen (project)documenten formulieren

1 2 3 4 5

scannen & digitaliseren

Gemeenten krijgen honderdduizenden tot miljoenen euro’s minder van het Rijk. Aan bezuinigingen valt niet te ontkomen. De kaasschaaf heeft zijn beste tijd wel gehad dus dienen er praktische oplossingen geboden te worden die besparen.documentenservice.nl heeft hiervoor een pakket van eenvoudige maar effectieve besparingsmaatregelen samengesteld die u direct geld opleveren.

overheid

dienstverlening

Vanaf het moment dat de oplossingen van documentenservice.nl zijn geïmple-menteerd zijn er meetbare resultaten:

•75% kostenbesparing op de verwerking van inkomende post•vermindering papiergebruik met 80%•tijdsbesparing van 70% met smart search

Direct financiële besparingen Minder belasting van het milieu Verbetering werkomgeving en service

resultaat

documentenservice.nl staat voor een pakket aan oplossingen om direct mee aan de slag te gaan, eenvoudig maar effectief:

DocServ|mail ™-Dagelijks direct alle papieren poststukken digitaal beschikbaar.-Gemakkelijke distributie direct gearchiveerd eenvoudig terug

vinden

DocServ|file ™-Alle gearchiveerde documenten razendsnel vinden.

DocServ|form ™-Volledige geautomatiseerde verwerking van formulieren.

oplossingen

Dankzij tags, geautomatiseerde verwerking en uitgebreide indexering razendsnel het juiste document vinden. diverse tags geautomatiseerde verwerking autopopulate traceerbare mutaties

1 2 3 4 5

coderen & indexeren

Ook op het gebied van zorg slaan de bezuinigingen om zich heen. Wel dient u dezelfde kwaliteit te waarborgen en dezelfde dienstverlening te bieden. Door processen beter te structureren, zaken uit te besteden en anders te werken kan er flinke winst behaald worden.Wij bieden u graag diverse eenvoudige oplossingen waarmee u de kwaliteit en zorgvuldigheid verbetert en gelijktijdig geld opleveren.

zorg

dienstverlening

Met documentenservice.nl heeft u 100% zekerheid dat gegevens op de juiste manier in uw informatiesysteem terecht komen.

•Dubbele controle van gescande informatie.•In- en externe audits van de kwaliteit en procedures waarborgen de juistheid en volledigheid van de gegevens.•Tijdelijke opslag van alle papieren documenten in beveiligde brandveilige archiefruimte.•Onze medewerkers worden gescreend en zijn onderworpen aan de regels van de vertrouwensverklaring.•Onze systemen zijn niet gekoppeld aan een extern netwerk.

zorgvuldig

Nadat we de procedures met elkaar hebben afgestemd gaat u direct de resultaten zien:

Verbeterde dienstverlening. Zorgvuldig verwerkte gegevens. Vermindering van de administratieve belasting. Afname van de zoektijd naar een document met wel 80%. Jaarlijkse financiële besparing die op

kan lopen tot honderduizenden euro’s.

resultaat

Met een document management systeem heeft u volledige controle over al uw gedigitaliseerde documenten. beveiliging authorisatie versiebeheer archivering backup distributie

1 2 3 4 5

documentmanagement

Op het gebied van financiën dienen zaken zorgvuldig gestructureerd te zijn. U dient immers uw zaken te kunnen overleggen aan uw klanten of de Belastingdienst. De tijd van alle zaken op papier bewaren is dan ook teneinde. Heeft u nog archieven of klantgegevens die u graag digitaal wilt archiveren of hebben u klanten nog vele papieren dossiers dan verzorgen wij graag het digitaliseringproces. Wij hebben dit voor diverse bureaus al succesvol afgerond.

accountancy

dienstverlening

documentenservice.nl staat voor een pakket aan oplossingen om direct mee aan de slag te gaan.

•Gedigitaliseerde boekstukken eenvoudig voorzien van commentaar, opmerkingen, vragen en communiceren met de opdrachtgever.•Opslaan van boekstukken op boekstuknummer en razendsnel terug vinden.•Overzichtelijke jaarlijkse digitale portfolios met alle relevante gegevens.

efficiënt

Vanaf het moment dat de oplossingen van documentenservice.nl zijn geïmplementeerd zijn er meetbare resultaten:

•verbetering dienstverlening•Professioneel presenteren•Communicatie met klant•tijdsbesparing van 70% met smart search

resultaat

Het online opslaan van gedigitaliseerde documenten biedt vele voordelen. automatische backup toegankelijkheid beveiliging betrouwbaarheid

1 2 3 4 5

data as a service

Juridische vraagstukken vergen vaak veel onderzoek en veel documenten. Door uw documenten te digitaliseren kunt eenvoudig gegevens doorzoeken en informatie terugvinden. Zo heeft u uw dossiers geheel compleet en geordend, zodat u voldaan heeft aan uw bewaarplicht. Alles uitgevoerd volgens de Archiefwet.

advocatuur

dienstverlening

• Overzichtelijk de diverse producties voor een zaak op een rij en met een enkele klik voor u.

• Markeren van tekstgedeelten en toevoegen van opmerkingen in de vorm van digitale post-its.

• Met behulp van bookmarks herkenningspunten toevoegen die veel zoek en bladertijd besparen.

• Ruimtebesparing• Eenvoudig en toch veilig informatie delen met uw cliënten en collega’s.• Delegeren van werkzaamheden zonder delen van een dossier uit handen te

hoeven geven.• Altijd en overal de actuele dossiers bij de hand.

Vanaf het moment dat de oplossingen van documentenservice.nl zijn geïmplementeerd zijn er meetbare resultaten:

•75% kostenbesparing op de verwerking van inkomende post•vermindering papiergebruik met 80%•tijdsbesparing van 70% met smart search

resultaatrechtspraak

Er is een heel scala aan online software beschikbaar om al uw gedigitaliseerde documenten maximaal te benutten. CRM boekhouding verkoop ERP personeel beveiliging e-commerce

1 2 3 4 5

software as a service

Als goed werkgever dient u al uw personeelsgegevens correct geordend te hebben. Dit levert u vaak vele papieren dossiers op en kasten vol ordners. Eenvoudig zaken terugzoeken, gegevens toevoegen en up-to-date houden is een hele klus. Door deze dossiers te digitaliseren en doorzoekbaar te maken bespaart u veel tijd en daardoor ook kosten. Zaken zijn in een handomdraai gevonden en bijgewerkt.

hrm

dienstverlening

•Al uw personeelsdossiers direct en eenvoudig terug te vinden.•Het toevoegen van gegevens zoals verklaringen over geheimhouding, privé gebruik van een lease auto, gewijzigde loonbelastingverklaring en competenties was nog nooit zo makkelijk en goed geregeld.•Bespaar veel tijd, ruimte en kosten door alle personeelsgegevens te digitaliseren.•Met een enkele druk op de knop hebt u een managementrapportage.•Een duidelijk overzicht van de vacatures, capaciteiten en competenties.

oplossingen

Vanaf het moment dat de oplossingen van documentenservice.nl zijn geïmplementeerd zijn er meetbare resultaten:

TijdwinstKostenbesparingUp-to-date vacature overzicht. Correcte managementrapportages.Een actueel overzicht van al uw personeelsdossiers.

resultaat