Zakelijke correspondentie 10M 14-15

Inhoud

1 Inleiding 1

2 Soorten handelsbrieven 4

3 Inhoud, structuur en stijl 5

3.1 Inhoud

3.2 Structuur

3.2.1 SCRAP

3.2.2 Tekstschema’s

3.3 Stijl

3.3.1 Algemene stijladviezen3.3.2 Stijladvies op zinsniveau3.3.3 Stijladvies op het gebied van de woordkeuze

3.4 Oefeningen

4 Vormgeving 19

5 De prijsaanvraag 20

6 De offerte als reactie op een prijsaanvraag 22

7 De spontane offerte en de verkoopbrief (AIDA) 24

8 De tegenofferte 27

9 Het antwoord op een tegenofferte 28

10 De bestelling 29

11 De bevestiging van een bestelling 31

12 Het bericht van verzending 31

13 De betaling 32 7

15 Specifieke brieven 32

BIJLAGE 1: Checklist en evaluatiecriteria 33BIJLAGE 2: Opsommingen 34BIJLAGE 3: De meest courante structuuraanduiders 35BIJLAGE 4: De euro 37BIJLAGE 5: Tekstschema’s 38

1

1 Inleiding

Wat vind je van de volgende brief, die door een bedrijf naar het privé-adres van de werknemers werd verstuurd?

Geachte mevrouw/heer

Zoals u weet, bleef onze verkoop het afgelopen jaar ver beneden de verwachtingen. Door de heersende economische crisis en de moordende concurrentie binnen onze branche, is het helaas niet gelukt onze omzet op te vijzelen. Integendeel: de verliezen werden elke maand groter.

Deze situatie heeft mij ertoe gedwongen een faillissement aan te vragen. Zeer waarschijnlijk zal dat vandaag door de handelsrechtbank uitgesproken worden, wat betekent dat het bedrijf definitief gesloten wordt. Uiteraard betreur ik deze ontwikkeling ten zeerste.

Om voor een werkloosheidsuitkering in aanmerking te komen, dient u zo spoedig mogelijk een aanvraag in te dienen via uw vakbondsorganisatie of de hulpkas voor werklozen. Verder moet u zich zonder verwijl als werkzoekende laten inschrijven bij de RVA.

Al de medewerkers die zich zovele jaren met hart en ziel voor het bedrijf hebben ingezet, wil ik graag uitdrukkelijk bedanken. Ik wens u en uw familie veel sterkte toe in deze moeilijke periode en hoop dat u snel een nieuwe betrekking vindt bij een ander bedrijf.

Hoogachtend

C. Jansenalgemeen directeur

Waarom is een brief is in deze situatie duidelijk niet het gepaste communicatiemiddel?

Hoe moest het dan wel?

In een organisatie kun je kiezen uit tal van communicatiemiddelen (ook wel "media" of "kanalen" genoemd): e-mail, de telefoon, memo's, folders, rapporten, affiches, vergaderingen, voordrachten of presentaties, brochures, een gesprek onder vier ogen, sms'jes, een bekendmaking via het prikbord, enzovoort. Elk van deze communicatiemiddelen heeft zijn voor- en nadelen die je tegen elkaar moet afwegen. Bij de keuze moet je met allerlei zaken rekening houden, bijvoorbeeld:

Is er haast bij? Verwacht je een antwoord? Gaat het om interne of externe communicatie? Is de informatie vertrouwelijk of delicaat?

Voor delicate informatie die ingrijpend is voor de ontvanger: (bv. een personeelsevaluatie, aanwerving, bevordering, ontslag:E-mail :Voor eenvoudige praktische informatie:

Brieven worden maar zelden gebruikt voor interne communicatie, en dan nog meestal ter bevestiging van een boodschap die ook via een ander kanaal is overgebracht.

Zoals je ziet, is een zakenbrief zeker niet altijd het gepaste communicatiemiddel. Zorg ervoor dat je de communicatieve situatie altijd grondig analyseert zodat je het meest geschikte medium weet uit te kiezen.

In tegenstelling tot wat veel mensen denken in deze tijden van doorgedreven elektronische communicatie, worden er nog altijd enorm veel zakenbrieven geschreven. Een brief komt immers veel persoonlijker over dan een e-mail. Onderzoek heeft bijvoorbeeld uitgewezen dat de overgrote meerderheid van sollicitanten nog steeds de voorkeur geven aan de goede ouderwetse sollicitatiebrief wanneer ze een job in de wacht proberen te slepen, al gebruikt

2

vrijwel iedereen tegenwoordig het internet om vacatures op te sporen. Maak je overigens niets wijs: ook wanneer je via e-mail solliciteert, schrijf je in wezen nog altijd een sollicitatiebrief. Het enige verschil is dat je de brief verstuurt via e-mail in plaats van in een envelop met een postzegel erop, maar het is en blijft een brief die met evenveel zorg geschreven moet worden.

Er zijn trouwens tal van bedrijven die zelfs van vaste klanten geen telefonische bestellingen aanvaarden: men verwacht een bestelling op papier met een authentieke handtekening. Wanneer er haast bij is, kan een klant telefonisch een bestelling doorgeven, maar in veel gevallen wordt er pas geleverd na ontvangst van een formele schriftelijke bevestiging. Bij eventuele betwistingen kan dat enkel maar voordeel opleveren.

3

2 Soorten handelsbrieven

Je kunt verschillende types van handelsbrieven onderscheiden. Soms gebruikt men een indeling op basis van de soort van boodschap die wordt overgebracht.

soort boodschap voorbeeld

neutrale boodschap bevestiging van een bestellingbegeleidende brief bij een bestelbon of een factuur

goed nieuws positief antwoord op een klachtenbriefeen sollicitant verneemt dat hij wordt aangeworven

directieve boodschap verzoek om informatieofferteverzoek om betaling (rappelbrief)verkoopbriefsollicitatiebrief

slecht nieuws afwijzing van een klachtafwijzing van een verzoek om sponsoringafwijzing van een sollicitant

goodwill dankbriefbrief om iemand te feliciteren

Deze indeling op basis van de aard van de boodschap is zeker zinvol en we zullen die later overnemen, maar voorlopig hanteren we voor correspondentie een chronologische indeling, gebaseerd op de brieven die achtereenvolgens aan bod (kunnen) komen bij een doorsnee handelstransactie.

Enerzijds zijn er brieven die geschreven worden door de (potentiële) klant, anders heb je de brieven van de leverancier.

klant leverancier

prijsaanvraagofferte (al dan niet spontaan)

tegenoffertereactie op tegenofferte

bestellingbevestiging bestellingbericht van verzendingverzoek om betaling

betalingsberichtbevestiging betaling

(klacht)(antwoord op klacht)(rappel)

(reactie op rappel)

Het is deze indeling die in deze bundel wordt gebruikt, maar klachtenbrieven komen hier niet aan bod.

4

3 Inhoud, structuur en stijl

Voor je aan het eigenlijk schrijfwerk begint, moet je jezelf de nodige vragen stellen over de ontvanger, over het doel van je brief en over je eigen rol als zender. De antwoorden op deze vragen hebben belangrijke consequenties voor alle aspecten van de tekst:

de inhoud, de structuur en de stijl.

3.1 Inhoud

Vaak vergeten briefschrijvers informatie te vermelden die absoluut evident is voor henzelf, maar daarom niet voor de lezer.

* Het lijkt ons inderdaad een goed idee met u te overleggen over deze vervelende kwestie. Wij nodigen u graag uit voor een gesprek met een verantwoordelijke van ons bedrijf op 24 juli om 9.00 uur in onze hoofdzetel in Leuven. Wij zijn ervan overtuigd dat een eerlijke en open gedachtewisseling alle moeilijkheden uit de weg zal ruimen.

De lezer wil ongetwijfeld weten hoe lang dat gesprek gaat duren. Hij zal zich eveneens afvragen hoe die verantwoordelijke van het bedrijf heet en wat zijn of haar functie is.

Enkele zaken die je zeker niet mag vergeten: Stel jezelf en/of je organisatie voor indien nodig. Maak duidelijk wat de aanleiding is tot je brief. Als je reageert op een brief die je zelf

ontvangen hebt, moet je dat natuurlijk concreet vermelden. Vermeld heel precies wat je wil vragen of meedelen. Gebruik geen vage

formuleringen, maar vermeld concrete informatie. Vermeld concrete argumenten wanneer je de lezer ergens van wil overtuigen.

Standpunt van de lezer: In een sollicitatiebrief bijvoorbeeld moet je niet gaan uitleggen dat je dringend een goedbetaalde job nodig hebt omdat je een gezin hebt met drie kindjes en bovendien een huis moet afbetalen. Het zal veel meer resultaat opleveren wanneer je erin slaagt om de lezer ervan te overtuigen dat hij een goede zaak zal doen door jou aan te werven. Je moet dus argumenten vermelden die in de kraam van de ontvanger passen. Veel sollicitanten verliezen dat uit het oog, en slagen er bijgevolg niet in een job te vinden.

Dit principe geldt evengoed voor tal van andere brieven, bijvoorbeeld een verkoopbrief, of een verzoek om sponsoring.

5

3.2 Structuur3.2.1 SCRAP

Zakenbrieven zijn vaak zo beknopt dat briefschrijvers geneigd zijn zich tot één enkele alinea te beperken. Dat is helemaal geen goed idee. Een degelijke brief bestaat minimaal uit drie afzonderlijke delen: een inleiding, een middengedeelte en een afronding.

In de inleiding staat de aanleiding tot het schrijven. In veel gevallen zal dat een verwijzing zijn naar een brief waarop je antwoordt. De inleidende alinea moet in elk geval het behandelde onderwerp duidelijk maken, zodat de lezer al een aanduiding krijgt van het doel van je brief.

Bij de formulering van de inleidende alinea doe je er goed aan rekening te houden met de boodschap die je moet overbrengen. Als je goed nieuws kunt vermelden, of informatie die de lezer verwacht, dan kun je kiezen voor een directe benadering. Als je slecht nieuws moet overbrengen kun je beter niet met de deur in huis vallen.

Jammer genoeg kunnen we niet ingaan op uw verzoek om sponsoring van uw wielerploeg. Ons bedrijf besteedt elk jaar een aanzienlijk bedrag aan sportsponsoring, maar we ontvangen steeds meer aanvragen voor financiële steun. Daarom bepalen we ieder jaar in januari ons budget en maken we een selectie uit de ontvangen aanvragen. Zoals u begrijpt, is de verdeling voor dit jaar al rond. Als u dat wenst, plaatsen we u op onze lijst voor volgend jaar. Bij de selectie in januari zullen we uw aanvraag dan ernstig in overweging nemen.

Hoe zou jij het aanpakken in de volgende situaties?

Je moet een sollicitant ervan op de hoogte brengen dat hij niet wordt aangeworven. Je moet een klant laten weten dat zijn bestelling later wordt geleverd dan

overeengekomen.

In het middengedeelte van de brief vermeld je uiteraard al de relevante informatie. Als die eerder uitgebreid is gebruik je daarvoor meer dan één alinea. De vuistregel is één kernidee te formuleren per alinea.Als je iets verwacht van de lezer, zorg er dan in elk geval voor dat heel concreet te vermelden: dat kan bepaalde informatie zijn, een rechtzetting van probleem, enzovoort.

De afronding is meestal niet meer dan een beleefde afsluitende zin, waarin je bijvoorbeeld vooraf dankt voor een snelle reactie. Eveneens een typische slotalinea: een potentiële klant wordt op het hart gedrukt niet met vragen te blijven zitten en contact op te nemen als hij verdere informatie wenst. Verder drukt de slotzin van een brief vaak hoop uit, bijvoorbeeld op toekomstige samenwerking, of op een bestelling. Of de leverancier verzekert dat de klant erop kan rekenen dat zijn bestelling stipt zal worden uitgevoerd.

Voor sommige types van zakenbrieven is er een standaardopbouw die al vaak zijn diensten bewijzen heeft. We bekijken die verderop, wanneer we enkele briefsoorten apart behandelen.

Of je nu zo’n standaardstructuur gebruikt of niet, je moet in elk geval veel aandacht besteden aan de structuur van een brief, zodat de informatie in een logische volgorde vermeld staat. Je kunt eventueel overwegen om het SCRAP-model toe te passen; dat is een modelstructuur die geschikt is voor veel brieftypes. Elke letter van het woord SCRAP staat voor een bepaald onderdeel van deze structuur:

Situation: situeert de brief door te verwijzen naar een vorig contact of maakt duidelijk dat dit een eerste contact is

Complication: schetst een probleem of stelt een bepaalde idee voor

Resolution: suggereert een bepaalde oplossing voor / rechtzetting van het probleem

Action: zegt duidelijk wat er heel concreet gaat / moet gebeuren

6

Politeness: is een beleefde afronding

Vergeet echter niet dat dit maar een model is. De werkelijkheid is vaak complexer. Toch blijkt het SCRAP-model vaak geschikt te zijn, zeker als je het met de nodige flexibiliteit toepast

Bekijk het volgende voorbeeld en deel de tekst op in alinea's.

Geachte heer Peeters

Op 4 juli plaatsten wij bij u een bestelling voor vijfentwintig kopieermachines. U beloofde die voor september te leveren. Het is nu bijna oktober en we hebben de toestellen dringend nodig. Als u niet kunt leveren voor 10 oktober, zullen we de bestelling moeten annuleren en een andere leverancier zoeken. Kunt u ons voor maandag laten weten of u de levering voor die datum kunt garanderen of dat we naar een nieuwe leverancier moeten uitkijken?

Met vriendelijke groeten

Een tweede voorbeeld: zet de alinea's in de juiste volgorde door het SCRAP-model toe te passen.

1. Bedankt voor uw hulp. Ik kijk uit naar een snelle oplossing van dit probleem.2. Ik heb nog geen antwoord gekregen op mijn brief en de toestand van het gelijkvloers

wordt steeds erger.3. Kunt u ervoor zorgen dat het lek voor het weekend hersteld is? Anders verplicht u mij

gerechtelijke stappen te ondernemen.4. Vorige week ontving u van mij een brief i.v.m. een lek in de badkamer op de eerste

verdieping van dit gebouw. Dat lek heeft al veel schade toegebracht aan het appartement op het gelijkvloers.

5. Aangezien dit een structureel probleem is waarvoor de bewoners van het gebouw geen verantwoordelijkheid hebben, is het duidelijk uw taak om dit probleem op te lossen.

De indeling in alinea's moet uiteraard zichtbaar zijn; daarom laat je tussen alinea's telkens een witregel. In een aantal gevallen kun je zelfs overwegen om een opsomming te gebruiken, bijvoorbeeld om verkoopvoorwaarden te vermelden. Telegramstijl is echter niet toegelaten. Zelfs bij opsommingen moet je dus volzinnen schrijven. Achteraan in de bijlagen vind je concrete richtlijnen en voorbeelden voor het gebruik van opsommingen.

Hoewel je een brief in alinea's opdeelt, moet je toch zorgen voor een samenhangend geheel. De alinea's mogen niet zomaar los van elkaar staan. Gebruik dus de nodige verbindingswoorden of structuuraanduiders om het verband tussen alinea's duidelijk te maken. Enkele voorbeelden:

Een derde nadeel van de huidige aanpak is …Naast deze minpunten kunnen we zeker ook een aantal pluspunten vermelden.Door deze tekortkomingen is er duidelijk nood aan …

In de bijlage achteraan vind je een uitgebreid overzicht van mogelijke structuuraanduiders gerangschikt volgens de functie die ze vervullen.

3.2.2 Tekstschema’s gebruiken

Zie Bijlage 5: Dit schema gaan we systematisch toepassen.

3.3 Stijl

7

Nauwelijks enkele decennia geleden werden Nederlandse zakenbrieven geschreven in een stijl die erg verouderd, saai en ambtelijk overkwam. De meeste brieven stonden bovendien bol van de clichés. Vooral Vlamingen bezondigden zich daaraan, meestal met heel goede bedoelingen overigens, want zij waren ervan overtuigd dat het zo hoorde.

Sinds de jaren 90 is de Nederlandse briefstijl een stuk vlotter, frisser en dynamischer geworden. Daarmee bedoelen we zeker niet dat je informeel mag gaan schrijven, want dat kan nu eenmaal niet voor een handelsbrief. Wel hebben steeds meer organisaties begrepen dat vlotte communicatie een aanzienlijke PR-waarde heeft. Mettertijd zijn ze een levendige, meer directe, persoonlijke en servicegerichte stijl gaan hanteren. Over het algemeen zijn brieven ook veel leesbaarder, duidelijker, begrijpelijker en to-the-point geworden, wat de boodschap enkel maar ten goede komt.

Niet alle zakenbrieven zijn even formeel; sommige brieven mogen gerust een beetje minder formeel zijn. De gepaste stijl is in aanzienlijke mate afhankelijk van de communicatieve situatie, en dan vooral het doel, de ontvanger(s) en de positie van de zender. In het ene geval kan een tamelijk ongedwongen stijl erg geschikt zijn, terwijl in andere gevallen zonder meer een formele stijl gewenst is.

3.3.1 Algemene stijladviezen

Schrijf zoals je spreekt, maar verzorgd. Hanteer een natuurlijke, frisse schrijfstijl. Een zakenbrief mag niet informeel geformuleerd worden, maar formeel en beleefd staat zeker niet gelijk met saai en onvriendelijk!

Overdrijf niet met "kousenvoetentaal". Sommige briefschrijvers hebben de neiging om al te voorzichtig te werk te gaan in hun formulering, wat nogal eens gepaard gaat met onnodig gebruik van hulpwerkwoorden als zouden, willen en mogen. Het resultaat is een overdreven onderdanig taalgebruik, dat zelfs ongewild grappig kan overkomen, zoals bij:* Ik zou u graag willen bedanken voor uw bestelling.De lezer gaat ongetwijfeld denken: "Ja maar, doe het dan; bedank mij dan als je dat toch zo graag wil doen!" Uiteraard moeten we hoffelijk blijven, maar we hoeven daarin niet te overdrijven. Een directere aanpak is dikwijls veel meer aanvaardbaar dan zulke bijna slaafse serviliteit, die veel lezers als ronduit storend ervaren. Waarom niet gewoon schrijven: Hartelijk dank voor …Bekijk ook de volgende voorbeelden:* Mag ik u vragen om uw bestelling voor 1 december door te geven? ("Ja hoor, vraag gerust!")Kunt u uw bestelling voor 1 december doorgeven?* Ik zou u willen verzoeken om …Kunt u …?Merk dat de verbeterde versies absoluut niet opdringerig of onbeleefd overkomen, en bovendien merkelijk korter zijn. Op de koop toe laat de directere aanpak ons toe om "u" te gebruiken in plaats van "ik" of eventueel "wij".

Schrijf lezergerichtIn een goed geformuleerde zakenbrief de lezer centraal. Vroeger begonnen zakenbrieven vrijwel altijd met een cliché als:* Wij hebben het genoegen u mee te delen dat …* Wij bevestigen de ontvangst van …Zoals reeds vermeld onder 3.1 Inhoud moet je proberen om de situatie zo veel mogelijk vanuit het perspectief van de lezer te bekijken. In de praktijk betekent dit dat je bij voorkeur kiest voor de u-vorm, en niet voor de ik- of de wij-vorm. Je moet niet elk gebruik van de eerste persoon gaan omzeilen, maar probeer toch bij voorkeur de u-vorm te gebruiken en vermijd in elk geval je brief met "ik" of "wij" te

8

beginnen. Over het algemeen is dat helemaal niet moeilijk; je moet er gewoon aan denken. Hoe kun je bijvoorbeeld de wij-vorm wegwerken in de volgende zin?* Vanochtend ontvingen wij uw bestelling van 28 september.

9

Een illustratie van lezergerichte stijl

Geachte mevrouw Geachte heer Proficiat met uw 12-jarige. Uw kind wordt nu een stuk zelfstandiger: het einde van de lagere school en die grote stap voorwaarts naar de middelbare school. Wellicht kijkt u er samen naar uit. De X-bank vindt dat uw kind nu ook langzaam aan mag leren op een verstandige manier met (zak)geld om te springen. Daarom hebben wij het X-pakket ontwikkeld. Dat is volledig gratis en bestaat uit een spaarboekje, een zichtrekening en een betaalkaart met codenummer. Het pakket staat op naam van uw kind, maar u moet schriftelijk uw toestemming geven om de zichtrekening en de betaalkaart aan te vragen. Uw kind kan geen geld afhalen van het spaarboekje, niet meer geld opnemen dan ú bepaalt en nooit onder nul gaan. Cheques en overschrijvingsformulieren op naam zijn uitgesloten. Wel kan uw kind geld storten, overschrijven van zichtrekening naar spaarboekje, geld opnemen van de zichtrekening en rekening-afschriften opvragen. Zo leert uw dochter of zoon van jongs af op een veilige manier en onder uw toezicht met geld omspringen. Praat er samen eens over en kom dan langs. U schenkt uw kind op een verantwoorde wijze een leerzame vrijheid. En dat is toch het mooiste cadeau. Met vriendelijke groeten versie 1: gericht aan de ouders

Hallo Dit jaar verwent de X-bank je op een heel bijzondere manier. Omdat je 12 jaar wordt of het nu al bent, kun je van ons een gratis X-pakket krijgen. Met dat pakket kun je nu zelf voor iets leuks sparen, geld opnemen met je eigen bankkaart, enz. Eigenlijk kun je nu gewoon zelf gaan bankieren. Het klinkt je allemaal misschien nog wat onbekend in de oren maar je zult het snel leren. Natuurlijk moet je eerst de toelating van je ouders vragen. Zij zullen ook meer uitleg geven. Bevalt het je? Kom dan samen met je ouders naar het X-kantoor om je eigen rekening te openen. Dat is een werkje van niets en nadien kan je je eigen spaarcenten beheren. Bovendien krijg je een draagbare FM-radio. Die hang je met een handige clip aan je broekzak of je rugzak. Tof toch! Een goede raad: kom snel naar ons X-kantoor want onze voorraad geschenken is zo op. Het zou jammer zijn als je te laat kwam. Van harte versie 2: gericht aan de 12-jarige

10

Spreek de lezer persoonlijk aan.Dit sluit natuurlijk nauw aan bij lezergericht schrijven. Het verdient aanbeveling om zo veel mogelijk op maat van de individuele lezer te schrijven, en geen typebrieven te gebruiken die je naar om het even wie zou kunnen sturen. Als je bijvoorbeeld de naam kent van de persoon die je met je brief wil bereiken, dan vermeld je die zowel in het adres als in de aanspreking.

Schrijf hoffelijk en servicegericht.Wanneer je negatieve inhoud moet verwoorden, is het belangrijk dat je een hoffelijke formulering gebruikt. Als je de lezer bijvoorbeeld op een fout moet wijzen, mag dat niet als een beschuldiging of een terechtwijzing overkomen. Hoe zou je de volgende zinnen herformuleren?* Wij zijn tot de vaststelling gekomen dat u de factuur van 26 maart nog altijd niet betaald hebt.* U hebt de bestelbon niet correct ingevuld en daardoor heeft de levering vertraging opgelopen.

Pak het positief aan.Denk altijd goed na hoe je slecht nieuws op een aanvaardbare manier kunt formuleren. Soms kun je het zo ombuigen dat het vrijwel positief overkomt. Het komt er gewoon op aan te bekijken hoe je iets op een tactvolle en strategische manier kunt verwoorden. Vergelijk even de volgende twee formuleringen.

* In september zal onze zaak jammer genoeg een week gesloten zijn wegens verbouwingen. Wij hopen dat u begrip hebt voor deze situatie.

* Om u in de toekomst nog beter van dienst te zijn, gaan we onze zaak aanzienlijk uitbreiden. Gelieve ermee rekening te houden dat de winkel gesloten zal zijn van 23 tot 29 september. U bent nu al van harte uitgenodigd voor de feestelijke heropening op zaterdag 30 september. We pakken dan uit met tal van speciale promoties, en elke klant krijgt die dag een welkomstgeschenkje.

Schrijf duidelijk en concreet.Vermeld geen vage informatie waar de lezer weinig aan heeft.* Wij zullen uw bestelling zo snel mogelijk vervangen.* Wij doen er alles aan om de verkeerde levering op de kortst mogelijke tijd te vervangen.* In onze begroting hebben wij een aanzienlijk bedrag gereserveerd om …* Wilt u ons zo snel mogelijk laten weten of …

Kies een gepaste stijl en toon.Op de volgende pagina vind je vijf verschillende versies van dezelfde brief. Vergelijk ze met elkaar en ga voor elke versie na of ze in bepaalde omstandigheden aanvaardbaar kan zijn.

11

Vergelijk en beoordeel.

Geachte heer Peeters 1.

Wij hebben uw aanvraag voor een aansluiting op ons ServiceNet ontvangen. Wij willen u bedanken voor het vertrouwen dat u in onze firma stelt en zullen de aansluiting zo vlug mogelijk in orde brengen. Via deze brief willen wij alvast het administratieve deel van de aansluiting regelen.

Wij sturen u hierbij vier formulieren die we graag ingevuld, gedateerd en ondertekend terug ontvangen. Mogen wij vragen om telkens 'gelezen en goedgekeurd' boven uw handtekening te schrijven. Wij verwachten enkel de exemplaren terug die we met rood gemarkeerd hebben.

Zodra we de administratieve gegevens verwerkt hebben, brengen we u op de hoogte van de eigenlijke aansluiting.

Met vriendelijke groeten

Geachte heer Peeters 3.

Uw aanvraag voor aansluiting op het ServiceNet is genoteerd en wordt zo vlug mogelijk in orde gebracht. De formulieren bij deze brief laten toe het administratieve deel van de aansluiting te regelen.

De vier formulieren moeten ingevuld, gedateerd en ondertekend worden. Gelieve de handtekening te laten voorafgaan door de met de hand geschreven formule 'gelezen en goedgekeurd'. Alleen de rood gemarkeerde exemplaren worden door ons terug-verwacht.

Zodra de administratieve gegevens verwerkt zijn, wordt u op de hoogte gebracht van de eigenlijke aansluiting.

Met vriendelijke groeten

Beste Guy 5.

In bijlage vind je de nodige formulieren om de administratieve rompslomp voor je ServiceNet-aansluiting in orde te brengen.

Vul in, dateer en bezorg de rood gemarkeerde exemplaren terug. Boven je handtekening schrijf je telkens 'gelezen en goedgekeurd'.

Ik geef wel een seintje zodra de eigenlijke aansluiting in orde is.

Groetjes

Geachte heer Peeters 2.

U hebt een aansluiting op het ServiceNet aangevraagd. Wij danken u voor uw vertrouwen in onze firma. U mag erop rekenen dat wij dit zo vlug mogelijk in orde brengen. Via deze brief kunt u alvast het administratieve deel van uw aansluiting regelen.

In de bijlage vindt u vier formulieren. Wilt u die invullen, dateren en ondertekenen? Om uw abonnementsverbintenis geldig te maken, schrijft u met de hand de formule 'gelezen en goedgekeurd' boven uw handtekening. U hoeft alleen de rood gemarkeerde exemplaren aan ons terug te bezorgen.

Zodra de administratieve gegevens verwerkt zijn, ontvangt u meer informatie over de eigenlijke aansluiting.

Met vriendelijke groeten

Geachte heer 4.

In antwoord op uw schrijven om aangesloten te worden op het ServiceNet zenden wij u de daartoe in te vullen formulieren. Daar deze formulieren het administratieve deel van de aansluiting regelen, vragen wij u met aandrang ze nauwkeurig in te vullen.

De vier formulieren zijn tevens te dateren en te ondertekenen. U gelieve de handtekening steeds te laten voorafgaan door de met de hand geschreven formule 'gelezen en goedgekeurd'. Slechts de exemplaren met een rood merkteken dienen naar ons adres te worden geretourneerd.

Na de administratieve gegevens te hebben verwerkt, doen wij u de informatie voor de eigenlijke aansluiting geworden.

Hoogachtend

12

3.3.2 Stijladvies op zinsniveau

Schrijf geen ellenlange zinnen, maar wissel korte en minder korte zinnen met elkaar af.Bijvoorbeeld:* Zoals beloofd in ons telefoongesprek van vanmorgen, waarin u zich geïnteresseerd toonde in deelname aan de beurs voor beginnende kleine ondernemers die Seminar International bv op 19 mei volgend jaar hoopt te organiseren, stuur ik u hierbij onze uitgebreide brochure.Door deze zin op te splitsen wordt hij voor de lezer heel wat lichter verteerbaar:Zoals u weet, hoopt Seminar International bv op 19 mei volgend jaar een beurs te organiseren voor beginnende kleine ondernemers. In ons telefoongesprek van vanmorgen toonde u interesse voor deze beurs. Daarom stuur ik u hierbij onze uitgebreide brochure.

Vermijd zeker ook kettingconstructies zoals:* Het geplande certificeringsproject, waarvoor al op 1 juli een aanvraag, die overigens heel wat voorbereidend werk met zich meebrengt, had moeten zijn ingediend, wordt uitgesteld tot volgend jaar.Probeer de zin zelf te verbeteren:

Zorg voor variatie in de zinsbouw.Begin niet elke zin met onderwerp en vervoegd werkwoord. In veel Nederlandse zinnen kun je heel eenvoudig een ander zinsdeel vooraan plaatsen, wat over het algemeen inversie en dus extra variatie met zich meebrengt. Uiteraard horen ook vraagzinnen tot de mogelijkheden.

Gebruik passieve zinnen enkel als je daar een goede reden voor hebt.In een beperkt aantal gevallen biedt passief duidelijke voordelen. (Dit komt elders in de cursus Nederlands uitgebreider aan bod.) Over het algemeen echter komen passieve zinnen (of de zogenaamde "lijdende vorm") erg statisch, stroef en onpersoonlijk over. Probeer ze zoveel mogelijk te vermijden en gebruik bij voorkeur actieve zinsconstructies.Bijvoorbeeld:* In het rapport wordt duidelijk gemaakt dat de maatregelen die vorig jaar werden genomen, weinig resultaat opleverden. Er zullen volgende week nieuwe suggesties worden geformuleerd door onze werkgroep.Wat wordt dat in de actieve wijze? …

Briefschrijvers gebruiken soms bewust een passieve zin om te vermijden dat ze met "ik" moeten beginnen. In plaats van:* Ik stuur u deze week nog een nieuwe catalogus toe.schrijven ze:* Onze nieuwe catalogus wordt u deze week nog toegestuurd.terwijl ze gemakkelijk "u" kunnen gebruiken als actief onderwerp:

Vermijd overspannen tangconstructies.Een tangconstructie betekent dat zinsdelen die logisch gezien bij elkaar horen in de zin juist ver uit elkaar gezet worden. In het Nederlands gebeurt dit bijvoorbeeld vrijwel systematisch met het werkwoordelijk geheel. Tangconstructies zijn trouwens absoluut niet fout. Eerder integendeel: zij zijn een kenmerk waardoor het Nederlands zich onderscheid van de meeste andere Europese talen. Vergelijk maar eens de volgende twee zinnen:I have seen him in Brussels this afternoon.Ik heb hem vanmiddag in Brussel gezien.

Wat we wel moeten vermijden zijn overspannen tangconstructies, waarbij logisch 13

bij elkaar horende zinsdelen zo ver van elkaar komen te staan dat het voor de lezer problemen oplevert. Vooral de combinaties "dat als", "dat wanneer", "dat aangezien" e.d. moeten we vermijden. Enkele voorbeelden met telkens een verbeterde versie:* Hij heeft te kennen gegeven dat als wij onze prijzen verhogen, hij naar een andere leverancier overstapt.Hij heeft te kennen gegeven dat hij naar een andere leverancier overstapt als wij onze prijzen verhogen. * In deze analyse wordt de kans op een vijandige overname, waarbij een externe partij de meerderheid van de aandelen in handen probeert te krijgen, hoger geschat dan ooit.In deze analyse wordt de kans op een vijandige overname hoger geschat dan ooit. Bij zo'n vijandige overname probeert een externe partij de meerderheid van de aandelen in handen te krijgen.* Eindelijk volgde een door de minister van Sociale Zaken in het kader van de stimulering van de arbeidsverkorting aangekondigde, maar door de oppositie fel bekritiseerde beleidsmaatregel. Wat maak jij daarvan?:

Vermijd storend gebruik van naamwoordstijl.Met naamwoordstijl bedoelen we dat werkwoorden worden gebruikt als zelfstandig naamwoord. Op zich is dat niet verkeerd. In de zin Zwemmen is gezond bijvoorbeeld, wordt het werkwoord zwemmen als zelfstandig naamwoord gebruikt. Veelvuldig gebruik van naamwoordstijl echter maakt een tekst statisch. De oplossing is eenvoudig: vervang de naamwoordvormen zoveel mogelijk door werkwoorden die ook werkelijk als werkwoord worden gebruikt. Dat maakt de stijl veel dynamischer. Enkele voorbeelden met telkens een verbeterde versie:* De verwachting is dat de aangekondigde verhoging van de beursnorm zal leiden tot een drastische daling van het aantal studenten.Wij verwachten dat het aantal studenten drastisch zal dalen als de beursnorm verhoogd wordt.* Het paraferen van elke pagina is voldoende.Het is voldoende als u elke pagina even parafeert.* Het gebruik van naamwoordstijl heeft het ontstaan van verwarring bij de lezer tot gevolg.U brengt de lezer in verwarring als u vaak naamwoordstijl gebruikt.

14

Vermijd dubbele ontkenning.Wat waar is in de wiskunde geldt evengoed voor de taal: tweemaal negatief is positief.* Het is niet ondenkbaar dat een aanpassing van het personeelsbestand niet langer kan worden voorkomen bij een blijvende daling van de omzet.De oorzaak van de twee dubbele ontkenningen in dit voorbeeld is nogal duidelijk: de schrijver probeert zijn boodschap zo te formuleren dat zij minder hard overkomt; de fameuze "kousenvoetentaal", weet je nog? Dat verandert evenwel niets aan de betekenis van de zin, of het moest zijn dat sommige lezers niet doorhebben wat er precies bedoeld wordt, maar dat kan toch zeker niet de bedoeling zijn? Het is beter om te schrijven wat de zender eigenlijk bedoelt:

3.3.3 Stijladvies op het gebied van de woordkeuze Sommige spreektaalwoorden kun je niet in schrijftaal gebruiken.In het Nederlands is het onderscheid tussen spreek- en schrijftaal de afgelopen decennia aanzienlijk kleiner geworden. Toch blijft er verschil en kun je sommige bewoordingen uit de spreektaal niet in een zakelijke schrijftaal gebruiken, zeker niet in eerder formele zakenbrieven.* Onze afdeling heeft het afgelopen jaar te gekke resultaten behaald.Onze afdeling heeft het afgelopen jaar schitterende resultaten behaald.* De directie heeft daarover nog niks bekend gemaakt.De directie heeft daarover nog niets bekend gemaakt.

Gebruik enkel algemeen bekende en algemeen aanvaarde afkortingen. Vermijd moeilijke of ambtelijke woordenimplementeren – invoereneen beslissing aan de werknemers communiceren – meedelenonderhavig contract – het bedoelde contract, het contract in kwestiekrachtens deze wet – volgens deze wet

. Vermijd verouderde uitdrukkingen, schrijftaalwoorden, formulezinnen en clichés. indien – als reeds – alzulks – dit doch – maarthans – nu tevens – ookdesalniettemin – tochIk heb de vrijheid genomen om mij kandidaat te stellen voor …Hopende u hiermee voldoende te hebben ingelicht, verblijven wij met de meeste hoogachting. U gelieve in deze zending aan treffen …De oorzaak hiervan is gelegen in de omstandigheid dat …Echter, in verband met problemen met betrekking tot de productie …

3.4 Oefeningen

Opgave 1: herformuleer de volgende zinnen.

1. De boeken welke je nodig hebt voor dit vak, kun je kopen bij de Academische

boekhandel.

2. Wij hebben nog geen besluit genomen met betrekking tot onze vakantie van

volgend jaar.

3. De cohesie tussen deze zinnen is niet helemaal duidelijk. Kun je uitleggen wat je

precies bedoelt?

15

4. M.i. is het beter deze veranderingen geleidelijk in te voeren.

5. Ik zou u er graag op willen wijzen dat de prijzen van de door onze firma

geproduceerde koelsystemen de goedkoopste in België zijn.

6. Wij willen niet nalaten onze tevredenheid uit te drukken over uw professionele

aanpak van het probleem.

7. Wij moeten u met spijt meedelen dat we de betaling van de huur van november

nog niet ontvangen hebben.

8. U kunt niet ontkennen dat door de door uw bedrijf eenzijdig genomen

maatregelen heel wat klanten in problemen gebracht worden.

9. Wat de betaling betreft, die dient zo snel mogelijk te gebeuren.

10. Waarschijnlijk zal onze vertegenwoordiger volgende week langskomen.

11. Het staat vrijwel vast dat door onze aankoopdienst nog een bestelling geplaatst

zal worden.

12. Dit ondanks zijn ziekte.

13. Men moet steeds proberen dergelijke constructies te vermijden.

14. Ter gelegenheid van de opening van ons nieuwe filiaal wordt de nieuwe collectie

gepresenteerd.

15. In het rapport wordt duidelijk gemaakt dat de maatregelen die vorig jaar door de

docenten genomen werden, weinig resultaten opleverden. Volgende week zal het

rapport door een speciaal hiervoor opgerichte werkgroep besproken worden.

16. Ten behoeve van een grotere cohesie tussen de verschillende hoofdstukken werd

het rapport herwerkt.

17. De oefenfirma’s dat aan de beurs deelnemen, zullen ontvangen worden door de

voorzitter.

18. Bij het controleren van de geleverde broeken kwamen we tot de conclusie dat de

helft van de broeken productiefouten hebben.

19. Na een gesprek met u vertegenwoordiger, hebben we besloten om een

bestelling te doen van 10 toestellen.

20. Uw vertegenwoordiger, de heer Bellens, vermeldde dat we 10 gratis filters per

besteld product zouden ontvangen, graag zouden wij hiervan confirmatie krijgen.

21. Kunt u ons laten weten wanneer jullie de toestellen zullen leveren?

22. Aangezien onze bestelling voor 31 januari is, rekenen we op de promotieprijs van

570 euro die u eerder vermelde.

23. Ondanks dat hij bijna altijd te laat kwam, was hij een goede student.

24. Ik wil zeker niet ontkennen dat hij zijn tijd niet verknoeid heeft.

25. In het hoger onderwijs is het zo dat als je niet geregeld studeert of je cursussen

nooit eens inkijkt, weet je in feite nooit of je het hele leerstofpakket voor de examens

wel verwerkt krijgt.

26. We verzoeken u het door ons begonnen opruimingswerk op uw grondgebied

voort te zetten, evenals het aanbrengen van een buis onder de veldweg.

16

27. Door al te veel bedienden wordt nog altijd te veel gebruik gemaakt van de

lijdende vorm.

28. Wat betreft deze aangelegenheid kan ik je echt geen raad.

29. De met dit door ons nu verkochte waterwerend product bereikte resultaten,

grenzen werkelijk aan het ongelooflijke.

30. Ik ken die auteur niet persoonlijk, maar naar ik gehoord heb, zou hij morgen, op

de Dag van de Klant, in de Standaard Boekhandel in Mol, een lezing komen geven

over de thema’s die ook in zijn werk behandeld worden, zoals daar zijn discriminatie,

armoede en uitsluiting.

31. Men kan tickets voor dat concert verkrijgen op de site www.concert.be.

32. Het is niet ongebruikelijk dat men zich de eerste week na de operatie nog zwak

voelt.

33. Wat algemene communicatie in het bedrijfsleven betreft, blijkt dat de meeste

algemene informatie via vergaderingen en meetings doorgegeven wordt.

34. De meeste managers schatten hun eigen communicatieve vaardigheden vrij

goed in, toch zouden velen onder hen graag een cursus communicatievaardigheden

volgen en zeggen ze dat er tijdens hun opleiding te weinig aandacht besteed werd

communicatievaardigheden.

35. Namelijk met de mails die verder moesten verzonden worden naar de

oefenfirma’s van Neerpelt en Overpelt.

36. Na een paar telefoontjes bleek dus dat er nog een mail met het

inschrijvingsformulier naar de oefenfirma’s verstuurd moesten worden.

37. Wij hebben ons bezig gehouden met een databank op te stellen.

38. Men vindt een evenwichtig lessenpakket bepalend voor een goede opleiding.

39. Met betrekking tot het verplaatsen van lessen moet men zich tot het

departementssecretariaat wenden.

40. Gemiddeld gesproken is het zo dat een arbitraire distributie niet tot de gewenste

resultaten leidt.

Opgave 2: herformuleer de volgende brieven.

A.

Meneer en geachte klant

Met dit schrijven wensen wij u mede te delen dat wij wegens inventaris onze magazijnen zullen sluiten van 24 December tot en met 2 Januari.

Gedurende deze periode zal het ons helaas onmogelijk zijn bestellingen uit te voeren. Onze diensten zijn echter gedurende deze periode paraat om uw orders te noteren teneinde ze met spoed uit te voeren vanaf 3 Januari.

17

Wij danken u bij voorbaat voor het begrip dat u opbrengt voor deze situatie.

Tevens houden wij eraan u onze beste wensen voor het nieuwe jaar aan te bieden. Wij hopen dat het nieuwe jaar u geluk, gezondheid en voorspoed brengt. Moge het nieuwe jaar al uw wensen voldoen.

Van onze kant zullen wij al het mogelijke, en soms als het nodig mocht blijken het onmogelijke, doen om u in het nieuwe jaar nog beter te dienen.

B.

Geachte

Bij deze hebben de voorzitter, de raadsleden, het personeel van het OCMW en de bejaarden van ons rusthuis het genoegen u, je familie en vrienden voor de opendag op 8 mei e.k. uit te nodigen.

Zoals u wellicht alreeds vernomen hebt via het gemeentelijk informatieblad, wordt het nieuwe rusthuis op 7 mei officieel geopend. Jammer genoeg is die opening alleen bestemd voor genodigden.

Vanaf 10 u 's morgens is er gelegenheid het rusthuis te kunnen bezoeken. 's Namiddags worden de deuren terug geopend van 14 tot 18 u.

Om 11 u wordt ons een aperitiefconcert aangeboden door het ensemble Musica Eterna. Een muzikaal intermezzo rond 15.30 u wordt gebracht door de Koninklijke Harmonie Sint-Cecilia.

Tijdens deze dag zal er gelegenheid zijn om een frisdrank of koffie te verbruiken in de polyvalente zaal van het nieuwe rusthuis.

Hopende u te mogen verwelkomen verblijven wij met hoogachting.

18

4 Vormgeving

Het Belgisch Instituut voor Normalisering heeft normen vastgelegd voor de lay-out en vormgeving van zakenbrieven. Dit zijn de zogenaamde ‘BIN-normen’.

Volledige informatie over de BIN-normen vind je in de brochure ‘BIN-normen’, uitgegeven door het VVKSO. Deze handige brochure bevat bovendien nog heel wat aanvullende praktische informatie over de notatie van bijvoorbeeld telefoonnummers, bankrekeningnummers, munteenheden en allerlei andere eenheden en symbolen. In de Toledocursus van dit vak vind je een PowerPointbestand met de belangrijkste informatie uit de brochure ‘BIN-normen’.

De NBN-normen worden ook heel overzichtelijk voorgesteld op deze website:http://www.calliope.be/dutch/res/NLmodules.html. Je vindt er een handig overzicht én oefeningen.

Belangrijke opmerking bij het bovenvermelde materiaal: gebruik als slotformule voor zakelijke brieven niet 'Hoogachtend' maar (een variant van) 'Met vriendelijke groeten'.

Voor privécorrespondentie gebruik je de lay-out voor brieven zonder voorgedrukt briefhoofd. Je vindt daarvan een voorbeeld in de brochure ‘BIN-normen’ en ook in de Toledocursus voor dit vak.

Op de volgende pagina vind je een brief waarin de NBN-normen duidelijk niet werden toegepast. Bovendien kan de formulering heel wat efficiënter en lezervriendelijker. Pas aan waar nodig.

19

PRAGMACOM bvba

Oude-Bareelstraat 157 B-9040 SINT-AMANDSBERG tel. 09 67 93 95

Adri HendrickxDwarsstraat 383000 LEUVEN

uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk datum17-05-2012 AH/112 EL-KV-98 24-05-2012

betreft: onze tegenofferte op uw offerte

Geachte mijnheer Adri Henderickx

Wij zouden u graag willen bedanken voor uw offerte.

Wij hebben een firma gevonden in Sint-Niklaas, waar wij hetzelfde apparaat kunnen kopen met één jaar garantie terwijl het bovendien ook nog twee jaar gratis wordt onderhouden. Wij zouden graag ook deze voorwaarden willen bekomen van u, als dat zou kunnen ja.

Uw prijs en betalingsvoorwaarden vinden wij wel interessant en wij denken dat uw apparaat precies is wat door ons al een half jaar wordt gezocht.

Wij verwachten een snelle reactie van u, want wij hebben het nieuwe kopieerapparaat dringend nodig. Kan het binnen de tien dagen nadat het werd besteld geleverd worden? Want anders gaat het allemaal veel te lang duren, voor de nieuwe machine kan worden in gebruik genomen.

Uw spoedige reactie wordt door ons met veel ongeduld tegemoet gezien.

Met de allermeeste hoogachting

De heer Loodts Erwinaankoopdienst

20

5 De prijsaanvraag

5.1 Betekenis

De benaming "prijsaanvraag" is nogal misleidend, want naast de prijs(lijst) kun je nog heel wat andere informatie vragen: een catalogus, leveringsvoorwaarden, leveringstermijn, betalingsvoorwaarden. Je kunt bijvoorbeeld ook vragen om een vertegenwoordiger langs te sturen. "Informatieaanvraag" is eigenlijk een betere benaming dan "prijsaanvraag".

5.2 Opdracht 1

Reconstrueer de onderstaande prijsaanvraag en kies een gepaste alinea-indeling.1. Kunt u ons in de loop van de volgende week uw voorwaarden meedelen

voor het vervoer van Udinese naar Denderhoutem?2. Wij zijn ervan overtuigd dat u ons een aantrekkelijk voorstel doet.3. Vorige maand kochten wij bij de firma Tentorano, Via Toricelli 37 in Udinese,

een partij lederen koffers en handtassen aan.4. Vanaf 1 juni kunnen die goederen bij de leverancier afgehaald worden.5. De totale waarde van de zending bedraagt 110 000 euro.6. Dank bij voorbaat.7. U mag u de zending laten verzekeren tegen elk risico van beschadiging en

verlies.8. Opnieuw willen wij op uw bedrijf een beroep doen voor een

transportopdracht.9. Ze zijn verpakt in stevige kartonnen dozen, respectievelijk 55 dozen

(150x100x80 cm) en 70 dozen (200x90x60 cm).10. Houdt u er ook rekening mee dat we tegen uiterlijk 10 juni over de goederen

wensen te beschikken?

5.3 Opdracht 2

SITUATIE: Verzekeringskantoor Williams & Co neemt vanaf 1 maart zijn intrek in bedrijvencentrum Westrand in Brugge. Je hebt vernomen dat de andere firma’s in het bedrijvencentrum voor de schoonmaak van hun kantoren een beroep doen op Schoonmaakbedrijf Glashelder (Spoorweglaan 44 in 8340 Damme). De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes (b.v. receptie, toiletten, gangen) berust bij het centrum zelf.OPDRACHT: Schrijf een prijsaanvraag naar Glashelder, gedateerd op 16 januari en met als kenmerk IS/pa/03. Briefpapier van Williams & Co is beschikbaar op Toledo.DOEL: Een offerte aanvragen voor het schoonmaken van je kantoor.BIJKOMENDE INFORMATIE: Je wenst een offerte te ontvangen tegen eind volgende week; je wil 1 schoonmaakbeurt per week; je wil weten hoeveel dit kost; het onderhoud moet gebeuren buiten de kantooruren; de openingsuren van het kantoor zijn: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 9tot 16 uur en woensdag en zaterdag van 9 tot 13 uur.

21

5.4 Opdracht 3 (coaching)

SITUATIE: De brand- en diefstalpolis van Meubelpaleis Schaevers vervalt over 6 maanden. Je bent niet echt tevreden over de service van je huidige verzekeraar. Je wil een nieuwe polis afsluiten bij een andere verzekeringsmaatschappij.OPDRACHT: Schrijf een prijsaanvraag, gedateerd op 26 september en met als kenmerk IM/agf/01. Briefpapier van Meubelpaleis Schaevers is beschikbaar op Toledo.DOEL: Een offerte aanvragen voor brand- en diefstalverzekering bij Verzekeringsmaatschappij AGF Insurance Belgium nv (Lakenstraat 35 in 8400 Oostende).BIJKOMENDE INFORMATIE: Je hebt bij diverse handelsrelaties positieve geluiden opgevangen over de service van AGF; je wil uitgebreide informatie over de verschillende formules die AGF aanbiedt; je veronderstelt dat een bezoek van een verzekeringsinspecteur nodig is om de concrete voorwaarden te bepalen; in dat geval verwacht je dat AGF telefonisch contact opneemt om een afspraak te maken, je verwacht een reactie over uiterlijk een week.

5.5 Opdracht 4 (coaching)

SITUATIE: Medicon bv uit Amsterdam verkoopt hoogtechnologische analysetoestellen voor ziekenhuizen en laboratoria. Het bedrijf zoekt een geschikte transportfirma om te leveren vanuit een opslagruimte in de Antwerpse haven.OPDRACHT: Schrijf een prijsaanvraag, gedateerd op 14 april en met als kenmerk LV/PB/as-9. Briefpapier van Medicon bv is beschikbaar op Toledo.DOEL: Een offerte voor een transportcontract aanvragen bij Transportbedrijf Ceuleneers (Hoogakker 35 in 2660 Hoboken).BIJKOMENDE INFORMATIE: Een zakenrelatie, de firma Alvaplast uit Deurne heeft Ceuleneers aanbevolen; Ceuleneers zou een prima service bieden tegen gunstige voorwaarden; elke maand moet er tweemaal geleverd worden aan klanten in de hele Benelux; je voegt een catalogus toe met een uitgebreide beschrijving van de toestellen, inclusief gewicht, afmetingen en waarde; je verzoekt Ceuleneers om een voorstel voor een vervoersovereenkomst uit te werken; je verwacht antwoord voor het einde van de maand.

22

6 De offerte als reactie op een prijsaanvraag

6.1 Opdracht 5

Een meubelproducent beantwoordt de prijsaanvraag van een beginnende groothandelaar. Die had o.a. gevraagd een catalogus en een prijslijst te sturen.

Reconstrueer de offerte en kies een gepaste alinea-indeling. Zorg, waar mogelijk, voor een puntsgewijze presentatie. Zoek ten slotte een viertal blikvangers.

1. In ons assortiment vindt u een ruime keuze aan multifunctionele keukenmeubelen.

2. Onze condities mag u gerust vergelijken met die van de concurrentie.3. Naast interessante prijzen krijgt u immers de volgende aantrekkelijke

voorwaarden.4. Veel succes met uw nieuwe handelszaak.5. Van hem krijgt u op al uw vragen een antwoord.6. Als bijlage vindt u onze prijslijst.7. De handelskorting bedraagt 10 % op de prijzen uit de prijslijst.8. Daarin zult u trouwens ook ons rijke assortiment tuinmeubelen leren

kennen.9. Vindt u het goed dat ik in elk geval begin volgende maand persoonlijk met u

contact opneem?10. Hebt u interesse voor ons aanbod?11. Onze algemene verkoopsvoorwaarden vindt u op blz. 35 van onze

catalogus.12. Vul dan het bijgevoegde bestelformulier in en stuur het terug in de

gefrankeerde retourenveloppe.13. De betaling gebeurt 45 dagen na factuurdatum.14. Daar kunt u zelf oordelen over de degelijkheid en de onberispelijke

afwerking.15. Het doet ons veel plezier dat u aan ons bedrijf denkt als mogelijke

leverancier van keukenmeubelen.16. De quantumkorting bedraagt 5 % vanaf een aankoop van 10 000 euro, btw

inclusief.17. De levering gebeurt 10 dagen na bestelling, franco aan huis.18. Als u zich daarvan wil overtuigen, bent u altijd welkom in onze toonzalen.19. Wenst u nog meer inlichtingen, neem dan contact op met onze

exportmanager, de heer Werner Berrevoets, op het nummer (09)348 55 66.20. Over enkele dagen ontvangt u nog onze catalogus.21. Alle elementen zijn gemakkelijk te onderhouden en kunnen probleemloos in

elke keuken ingebouwd worden.

23

6.2 Opdracht 6

SITUATIE: Groothandel Verstrepen (Neerstraat 33 in 8900 Ieper) heeft een offerte aangevraagd voor een transportopdracht.OPDRACHT: Schrijf een offerte, gedateerd op 10 mei en met als kenmerk CL/VS/T126. Briefpapier van Renders International is beschikbaar op Toledo. Je reageert op een prijsaanvraag van Jean-Pierre Verstrepen, daterend van 5 mei met als kenmerk V/CL/a-2.DOEL: Ervoor zorgen dat Groothandel Verstrepen de transportopdracht aan jouw firma toewijst.BIJKOMENDE INFORMATIE: Het gaat om een transport van Rome naar Overpelt van 50 dozen (150x100x80 cm) en 60 dozen (150x90x60 cm) lederen koffers en handtassen; laden in Rome op 1 juni; lossen in Overpelt op 2 juni; de vervoerprijs bedraagt 735 euro; de verzekering alle risico’s voor deze zending met een waarde van 10 050 euro kost 150 euro; de kosten voor commissie en administratie bedragen 55 euro; de getrouwheidskorting bedraagt 10 % op het volledige bedrag, dus 94 euro; het totaal exclusief BTW bedraagt 846 euro; BTW 21 %; een reactie voor 20 mei is wenselijk om de nodige schikkingen te kunnen treffen; Verstrepen kan zijn akkoord bevestigen door de bijgevoegde kopie van de offerte te ondertekenen en terug te sturen.

7 De spontane offerte

7.1 Opdracht 7

Een producent van huishoudtoestellen schrijft een spontane offerte naar de vaste klanten (handelaars) om de gloednieuwe reeks koelkasten te presenteren. Reconstrueer deze spontane offerte en kies een gepaste alinea-indeling. Zorg, waar mogelijk, voor een puntsgewijze presentatie. Zoek ten slotte een viertal blikvangers.1. De nieuwe koelkasten behouden natuurlijk de degelijkheid van de vroegere

modellen, maar ze verbruiken maar liefst 15 % minder energie.2. Wenst u meer inlichtingen?3. Daarnaast geniet u de volgende introductievoorwaarden.4 Wenst u als dynamische handelaar op de hoogte te blijven van alle

innovaties?5. Met onze vorige modellen hebt u altijd een mooie omzet gerealiseerd, maar

met de nieuwe serie mag u zeker nog betere verkoopresultaten verwachten.6. De waarborg geldt 3 jaar.7. Tot dan.8. Als bijlage vindt u ook de lijst met erg voordelige prijzen.9. De leveringstermijn bedraagt 8 dagen.10. Kom dan op 20 september om 15 uur naar onze bedrijfsgebouwen.11. Vanaf 1 oktober kunt u deze hypermoderne en functionele koelkasten

aankopen.12. Ongetwijfeld hebt u interesse voor dit aanbod.13. De korting bedraagt 5 % bij een aankoop voor 1 november.14. U zult er kennis maken met onze nieuwe reeks Prestige-koelkasten.15. Ondertussen kunt u zich in de ingesloten folder al een beeld vormen van de

unieke vormgeving.16. Neem dan gerust contact op met uw handelsvertegenwoordiger en kom

uzelf zeker nog eens extra overtuigen op 20 september.17. Bovendien zijn ze uitgerust met een volledig automatisch

ontdooiingsysteem.

7.2 Opdracht 8

24

SITUATIE: Philadelphia, een producent van huishoudtoestellen, wil zijn trouwe klanten verrassen met een speciale kerstaanbieding. De V15-wasmachine wordt tegen zeer voordelige voorwaarden aangeboden omdat ze in de lente van volgend jaar door een nieuw model wordt vervangen.OPDRACHT: Schrijf een spontane offerte, gedateerd op 2 december en met als kenmerk MP/K1/mail3. Briefpapier van Philadelphia is beschikbaar op Toledo. Richt je brief aan Dirk Cauwels van Groothandel Telcona (Bevrijdingslaan 35 in 9700 Oudenaarde).DOEL: Goodwill creëren bij de vaste klanten en de V15-wasmachines die nog in voorraad zijn verkopen.BIJKOMENDE INFORMATIE: Zeer degelijke machine; altijd zeer goed verkocht; na de winter verdwijnt het model uit het assortiment; wordt vervangen door de V16, waarover later uitvoerige informatie volgt; de V16 wordt nu tegen uitzonderlijke voorwaarden aangeboden; bij aankoop van ten minste 5 toestellen wordt een korting van 25 % verleend op de normale verkoopprijs van 420 euro, inclusief BTW; er is een garantie van 3 jaar op alle onderdelen; levering 7 dagen na bestelling, franco aan huis; betaling 45 dagen na factuurdatum; aanbod geldig zolang de voorraad strekt.

Aanvulling: het AIDA-Marketingmodel

AIDA is een afkorting die staat voor:

Attention (aandacht) Interest (interesse) Desire (verlangen, ‘drang’) Action (actie)

Het AIDA model gaat over het beslissingsproces van de consument voordat hij of zij een product of dienst afneemt.

Fig. 1.36: AIDA model voorbeeld

De eerste A uit het AIDA modelDe eerste A uit het AIDA model staat voor attention. Als de consument niet weet dat het product bestaat, zal het ook nooit gekocht worden.

De I uit het AIDA modelDe I uit het AIDA model staat voor interest. De eerste interesse is gewekt.

De D uit het AIDA model

25

De D uit het AIDA model staat voor Desire. De consument raakt bewust van de voordelen van het product en wil het gaan kopen.

De tweede A uit het AIDA model

De tweede A uit het AIDA model staat voor Action. De consument heeft de beslissing

genomen het product te kopen.

AIDA model en de kracht van herhaling

Wat het AIDA model vooral aantoont, is dat de kracht van reclame herhaling is

De laatste A van Action is een heel belangrijke. Door het product ook beschikbaar te maken

(de P van Plaats in de Marketingmix) zorg je ervoor dat de consument ook werkelijk jouw

product koopt. Ook persoonlijke verkoop kan dat laatste zetje geven.

AIDA in verschillende situaties

Het AIDA model kan op ieder koopproces worden toegepast. Uiteraard verschilt het heel erg

per product hoe het AIDA model in de praktijk werkt. Je hebt goedkope producten waarbij

impulsaankopen een groot deel van de verkopen betreft.

AIDA of DAIA?

AIDA is een model. Net als ieder model is het een simplificatie van de werkelijkheid. Het

is namelijk niet zo dat ieder koopproces ook daadwerkelijk zo gebeurt als het model uitlegt.

Heb je bijvoorbeeld honger, dan ga je op zoek naar een broodje. Honger is een behoefte

(Desire). Daarna zie je bijvoorbeeld het uithangbord van een broodjeszaak (Attention). De

zaak ziet er niet al te shabby* uit (Interest), dus je besluit naar binnen te gaan, alwaar de

prijzen op de menukaart ook nog schappelijk zijn en je het broodje bestelt (Action).

AIDAS model

Het AIDA model is bijna een eeuw oud. Hoewel de manier hoe mensen denken natuurlijk niet

is veranderd, zijn er wel een aantal nuttig aanvullingen op het AIDA model bedacht.  De

meest interessante aanvulling vinden wij de S van Satisfaction. Veel aankopen zijn

herhaalaankopen

Dit marketingmodel is perfect toepasbaar in commerciële communicatie:

POSITIEVE OPENING: ATTENTION in verkoopbrieven vaak boven de aanspreking

AANLEIDING: INTEREST argumenten volgens specifieke DOELGROEPEN

KERN: DESIRE sterkste overtuigers volgens product en doelgroep

TOELICHTING: INTEREST meer argumenten, uitleg

VERWACHTING: ACTION

GOODWILL:

26

7.3 Opdracht 9

Een bedrijf gespecialiseerd in bewegwijzering en signalisatie in grote gebouwen,verstuurt een eenvoudige, indirecte verkoopbrief (prospectiebrief). Reconstrueerde tekst van de brief en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling.Zoek drie blikvangers.

1. Een goede begeleiding van bedrijfsbezoekers, daar zorgt het Modulex-systeem voor.

2. Ook dat is natuurlijk een pluspunt voor het bedrijfsimago.3. En dat is toch wat uw bedrijf wenst?4. Aarzel niet om vandaag nog de gefrankeerde antwoordkaart terug te sturen.5. Als die bezoekers ogenblikkelijk hun weg vinden in het gebouw, storen zij

uw personeel niet en krijgen zij de indruk van een perfecte organisatie.6. Door de grote verscheidenheid in vormgeving, het uitgebreide kleurenpalet,

het ruime scala van lettertypes en symbolen, kunt u alle kanten uit.7. Mijn adviseurs zullen met plezier en zonder enige verplichting bestuderen

welke signalisatie het best bij uw bedrijfsgebouwen past.8. Dagelijks bezoeken tientallen mensen uw bedrijf.9. Uiteindelijk zorgt Modulex er altijd voor dat zowel uw personeel als

bezoekers kostbare tijd besparen.10. Dat is natuurlijk goed voor uw imago.11. Of bel mij op het nummer 02 560 96 58.12. Bovendien is het systeem zo flexibel dat voor elk gebouw een gepast

ontwerp mogelijk is.

8 De tegenofferte

8.1 Achtergrondinformatie

Het gebeurt dat een offerte in haar geheel bekeken erg interessant is, maar dat er één of twee concrete punten zijn die je als potentiële klant graag aangepast wil zien. In dat geval kun je een tegenofferte schrijven.Belangrijk is dat je duidelijk je interesse laat blijken voor het aanbod van de leverancier. Verder moet je natuurlijk concreet vermelden wat je aangepast wil. Het is bovendien aangewezen dat je daar relevante argumenten bij vermeldt; een leverancier gaat zijn prijs niet zomaar verlagen omdat een klant vindt dat die te hoog is. Daarom wordt er in een tegenofferte nogal eens verwezen naar concurrenten die de gewenste voorwaarden wél aanbieden, al worden er zeker ook andere argumenten gebruikt. In tegenoffertes worden overigens niet enkel prijsaanpassingen gevraagd, maar ook wijzigingen van bijvoorbeeld de leverings- of de betalingstermijn, de garantievoorwoorden, de service na verkoop, enzovoort. Erg typisch voor de afsluiting van een tegenofferte is dat er vaak een bestelling in het vooruitzicht wordt gesteld wanneer de gewenste aanpassingen worden toegestaan.

Een voorbeeld:Van harte dank voor uw offerte. Uw aanbod is erg interessant en zoals steeds is uw prijs bijzonder scherp.

Uw betalingsvoorwaarden vinden we nogal strikt. Gezien de omvang van de bestelling durven we vragen om een betalingstermijn van 60 i.p.v. 30 dagen toe te staan. In dit soort situaties is dat zeker gebruikelijk.

Hopelijk komt onze jarenlange goede verstandhouding niet in het gedrang. Wij hopen alleszins voor het einde van de maand onze bestelling bij u te kunnen plaatsen.

27

8.2 Opdracht 11

SITUATIE: Je opent binnenkort een groothandel in huishoudtoestellen en je hebt diverse leveranciers aangeschreven. Uit een vergelijking van de diverse offertes komt die van Ranofix als een van de interessantste naar voren, maar ook de offerte van een leverancier uit Wervik maakt indruk. Wegens de uitstekende faam geef je de voorkeur aan Ranofix. Toch wil je nog proberen deze producent tegen zijn concurrent uit te spelen.OPDRACHT: Schrijf een tegenofferte, gericht aan Evert Rigolle van Ranofix nv (Legevoorde 56 in 9950 Waarschoot) gedateerd op 1 juni en met als kenmerk PP/R/2. Briefpapier van P.u.L.L. is beschikbaar op Toledo.DOEL: De lezer ertoe aanzetten zijn offerte aan te passen aan wat een concurrent te bieden heeft.BIJKOMENDE INFORMATIE: De offerte van Ranofix dateert van 14 mei en heeft als kenmerk ER/NVR/L2. Positief aan het aanbod van Ranofix: een zeer uitgebreid assortiment huishoudtoestellen van uitstekende kwaliteit; goede leverings- en betalingsvoorwaarden. De concurrent uit Wervik waarborgt dat zijn technische dienst binnen 24 uur eventuele defecten bij de klanten thuis repareert. Kan Ranofix dezelfde service garanderen? Bij een akkoord kun je een veelbelovende handelsrelatie en aanzienlijke bestellingen in het vooruitzicht stellen. Je verwacht een antwoord tegen eind volgende week, want de opening van je nieuwe zaak is gepland op 15 juli.

8.3 Opdracht 12

SITUATIE: Je bent de zaakvoerder van Wine Cellar, een groothandel in wijnen en likeuren. Als antwoord op een prijsaanvraag bij een vaste leverancier (Mendoza) heb je een interessante offerte ontvangen. Alleen de voorgestelde leveringsdatum is voor jou onaanvaardbaar.OPDRACHT: Schrijf een tegenofferte, gericht aan Didier Lammers van Mendoza (Stationsstraat 12 in 2520 Broechem) gedateerd op 21 april en met als kenmerk vd/dl/f-23. Briefpapier van Wine Cellar is beschikbaar op Toledo.DOEL: De lezer ertoe aanzetten zijn leveringstermijn aan te passen.BIJKOMENDE INFORMATIE: de offerte van Mendoza dateert van 18 april en heeft als kenmerk del/dup/d3. Positief: Mendoza biedt kwaliteitswijnen aan tegen interessante betalingsvoorwaarden en scherpe prijzen. Probleem: de voorgestelde leveringsdatum (15 juni) is voor Wine Cellar niet aanvaardbaar. Je neemt van 3 tot 15 juni deel aan een plaatselijke handelsbeurs en je wil de klanten op de handelsbeurs een glaasje laten proeven van de wijnen van Mendoza. Je wenst een levering uiterlijk 31 mei. Je wil gratis promotiemateriaal om de stand op de handelsbeurs op te smukken. Je wenst in de loop van de week een telefonische reactie met aansluitend een schriftelijke bevestiging van de beslissing van Mendoza.Op voorwaarde dat er inderdaad geleverd kan worden uiterlijk 31 mei, plaats je de volgende bestelling: 50 kisten bourgogne Châteauville 2002 tegen 35 euro; 50 kisten bourgogne Nuit St-Pierre 2001 tegen 48 euro; 50 kisten bordeaux Charlemagne 2000 tegen 52 euro.

28

9 De reactie op de tegenofferte

9.1 Achtergrondinformatie

Wanneer je als leverancier akkoord gaat met een tegenofferte stuur je de klant een nieuwe offerte met de aangepaste voorwaarden. Wanneer je niet op het tegenvoorstel kunt ingaan, moet je je beslissing in elk geval verantwoorden. Uiteraard kun je ook op een compromis aansturen: tegenoffertes en reacties op tegenoffertes zijn nu eenmaal brieven waarin onderhandeld wordt.

Een voorbeeld (reactie op het voorbeeld van de tegenofferte in onderdeel 8):Uw tegenvoorstel op onze offerte van 8 december lijkt ons erg redelijk.

Een betalingstermijn van 60 dagen na factuurdatum is inderdaad niet ongewoon voor zo'n aanzienlijke bestelling.

U weet evenwel dat de regering onlangs kredietbeperkende maatregelen getroffen heeft om het inflatietempo te vertragen. Daardoor zijn wij verplicht onze betalingstermijn tot 30 dagen te beperken. Mogen wij hierin op uw begrip rekenen?

Wij hopen dat u alsnog beslist om uw bestelling bij ons te plaatsen. U mag er alleszins op rekenen dat wij die met de grootste zorg zullen uitvoeren.

9.2 Opdracht 13

SITUATIE: Je bent Didier Lammers van Mendoza. Je hebt vanmorgen al telefonisch gereageerd op de bovenstaande tegenofferte van Wine Cellar.OPDRACHT: Schrijf een reactie op de tegenofferte van Wine Cellar (Antwerpsedreef 27 in 2980 Zoersel). Lees de opgave van de tegenofferte zeer aandachtig voor je aan deze brief begint. Richt je reactie aan François Biermans (zaakvoerder van Wine Cellar). Briefpapier van Mendoza is beschikbaar op Toledo.DOEL: Je telefonische reactie op de tegenofferte van Wine Cellar schriftelijk bevestigen..BIJKOMENDE INFORMATIE: Je hebt voor Wine Cellar een bestelling genoteerd voor 50 kisten Châteauville 2002, Nuit St-Pierre 2001 en Charlemagne 2000 (voor de details: zie opgave 8.3). Zeer goede keuze; wijnen met een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding; zullen bij de bezoekers aan de beurs zeker in de smaak vallen. Zoals telefonisch overeengekomen: op 1 juni worden 15 kisten van elke wijn geleverd op de locatie van de handelsbeurs; de overige 35 kisten worden op 15 juni geleverd aan het adres van Wine Cellar (Antwerpsedreef 27, 2980 Zoersel). Gratis promotiemateriaal voor de stand op de handelsbeurs wordt bezorgd op 1 juni, samen met de wijn. Vraag of Wine Cellar de bestelling schriftelijk wil bevestigen.

29

10 De bestelling

Nogal wat leveranciers aanvaarden enkel schriftelijke bestellingen. Telefonische bestellingen worden gewoonlijk wel genoteerd maar pas uitgevoerd na ontvangst van een schriftelijke bevestiging.Eenvoudige bestellingen kun je nog altijd plaatsen d.m.v. een brief. Om verwarring en betwistingen te voorkomen is het belangrijk duidelijke en volledige informatie te vermelden: catalogusnummers, hoeveelheden, prijzen (exclusief en inclusief BTW), leveringsvoorwaarden (bv. franco), leveringsadres, leveringstermijn, betalingsvoorwaarden, enz.

Een voorbeeld (reactie op het voorbeeld in onderdeel 9):

Uw reactie op onze tegenofferte heeft ons overtuigd. In de gegeven omstandigheden is het voor u onmogelijk om de betalingstermijn te verlengen.

Daarom plaatsen wij hierbij een bestelling voor 3 kopieermachines van het model XERO-418E tegen de volgende voorwaarden:

prijs: € 2 199 per stuk; BTW: 21 %; levering: franco Merksemsebaan 278, Wijnegem, uiterlijk 4 weken na

ontvangst bestelling; garantie: 1 jaar op defecten, 2 jaar op onderdelen; betaling: wissel op 30 dagen na factuurdatum.

Graag een schriftelijke bevestiging bij ontvangst van deze bestelling. Laat u ons vooraf even weten wanneer de kopieerapparaten precies geleverd worden?

Uiteraard rekenen wij op een correcte uitvoering van deze bestelling.

Voor meer uitgebreide of ingewikkelde bestellingen gebruikt men doorgaans bestelbons of bestelformulieren. Leveranciers stellen die vaak ter beschikking van hun klanten, maar nogal wat bedrijven staan erop voor al hun bestellingen hun eigen formulier te gebruiken en als leverancier hoor je dat natuurlijk te aanvaarden. Een bestelbon of bestelformulier stuur je naar de leverancier met een begeleidende brief; in veel gevallen is een begeleidende kaart voldoende.

Een voorbeeld:

U ontvangt hierbij onze bestelling nummer 435.

Bezorgt u ons een schriftelijke bevestiging?

Vriendelijke groeten

30

11 De bevestiging van de bestelling

Wanneer je als leverancier een bestelling ontvangt, kun je die bevestigen. Dit betekent dat je formeel te kennen geeft dat je aanvaardt om de bestelling uit te voeren tegen de vermelde voorwaarden. Bestellingen worden vooral bevestigd:

wanneer het gaat om de eerste bestelling van een nieuwe klant; wanneer de bestelling niet onmiddellijk kan/moet worden uitgevoerd; wanneer het gaat om een bestelling op maat; wanneer er relatief veel tijd, geld, werk mee gemoeid is; wanneer een reeds geplaatste bestelling gewijzigd werd; wanneer de klant uitdrukkelijk om een bevestiging vraagt.

Een erg praktische manier om een bestelling te bevestigen is een kopie terug te sturen van de bestelbrief of de bestelbon, met de hand getekend voor akkoord en gedateerd. Vergeet niet om een begeleidende brief of een begeleidende kaart toe te voegen.

Een voorbeeld:

Hartelijk dank voor uw bestelling nummer 435.

Hierbij ontvangt u onze bevestiging.

Vriendelijke groeten

12 Het bericht van verzending

In sommige gevallen is het nuttig om de klant te laten weten wanneer een bestelling precies geleverd zal worden. Dit gebeurt vooral:

wanneer het gaat om uitgebreide partij goederen; wanneer er relatief veel tijd is verlopen tussen bestelling en levering; wanneer je de bestelling slechts gedeeltelijk kunt uitvoeren; wanneer de klant uitdrukkelijk om een bericht van verzending heeft gevraagd.

Een voorbeeld:

Op maandag 24 februari bezorgt de transportfirma Rapidex (Grunstraat 11, 9100 Sint-Niklaas) de bestelde magazijnrekken. Rapidex heeft ons verzekerd dat uw bestelling voor 12 uur wordt geleverd.

U hebt beslist de rekken zelf te monteren. Daarom is het belangrijk dat u de bestelling grondig controleert bij de levering. U begrijpt dat we op deze manier mogelijke betwistingen kunnen voorkomen.

Ongetwijfeld zullen onze rekken in uw magazijn goede diensten bewijzen.

Vriendelijke groeten

31

13 De betaling

Tegenwoordig wordt de betaling grotendeels zonder correspondentie afgehandeld; facturen bijvoorbeeld worden vaak overhandigd bij de levering. Voor sommige transacties echter gebruikt men nog steeds cheques of wisselbrieven, en daar hoort meestal een brief bij. Vaste klanten ontvangen soms niet een afzonderlijke factuur voor elke levering, maar een maandelijkse of zelfs driemaandelijkse afrekening, en die verstuurt men in elk geval met een begeleidende brief.

Als voorbeeld nog een brief die verstuurd wordt samen met een wissel:Op 17 maart leverden wij de drie XERO-418E kopieerapparaten die u bij ons besteld had.

Als bijlage ontvangt u onze factuur nr. 753 voor een bedrag van € 6 597. Kunt u de bijgevoegde wissel nr. 38 geaccepteerd naar ons terugsturen?

Vriendelijke groeten

14 Specifieke brieven

Een voorbeeld van een ‘specifieke brief’ is een verzoek om sponsoring.

Opdracht 14: schrijf een brief naar een bedrijf in je eigen dorp waarin je financiële steun vraagt voor een evenement van jeugdvereniging, een sportclub of een culturele organisatie waarvan je lid bent.

Andersoortige briefteksten komen aan bod bij N3 en N5

32

Bijlage 1: Beoordelingscriteria en checklist voor zakelijke brieven

Gebruik deze criteria als checklist voor je een brief ter beoordeling inlevert.

Een brief die in orde is voor de eerste drie rubrieken, levert 11 à 12 op 20 op. Let wel: blunders zoals dt-fouten, fout gespelde namen/adressen en incorrecte of onlogische gegevens wegen zwaar door in de beoordeling. Voor een brief die bovendien verzorgd is qua stijl en formulering, kun je 14, 16 en zelfs meer krijgen.

inhoud, opbouw en indelingvolledige, duidelijke, concrete en correcte informatiede lezer weet wat er van hem verwacht wordt en blijft niet met vragen zittenduidelijk en goed gekozen onderwerplogische opbouw en indeling in alinea’sgoede inleidende alineagepaste en efficiënte afsluitingbehoorlijk geargumenteerdgeen overbodige informatie of ballast

taalgebruikcorrect en verzorgd Nederlandscorrecte zinsbouwgeen tikfouten, foute werkwoordsvormen of andere spelfoutengeen foutgespelde namen van personen of bedrijvengeen andere taalfouten?

vormgevingvolgens de NBN-normen (schikking, datums, aanspreking, adressering, …)verzorgd

stijl en formuleringvlotte maar verzorgde spreektaalvoldoende samenhang tussen zinnen en alinea’spositief geformuleerdlezergericht (veel ‘u’ en weinig ‘ik/wij’), hoffelijk en servicegerichtconsequent gebruik van ‘ik/mij(n)’ of ‘wij/ons’geen clichés, stadhuistaal, verouderd of overdreven formeel taalgebruikgeen te lange of te complexe zinnengeen storende aanloopzinnen of “kousenvoetentaal”geen onnodig gebruik van passiefgeen onnodig gebruik van naamwoordstijlgeen overspannen tangconstructiesgeen onnodige dubbele ontkenning

33

BIJLAGE 2: Opsommingen

Opsommingen zijn voor lezers vaak veel handiger dan doorlopende tekst. Vergelijk even de volgende tekstfragmentjes.

U kunt zich inschrijven door 20 euro te betalen aan uw afdelingshoofd of op het secretariaat, door 20 euro over te schrijven op rekeningnummer 096-1055939-18, of door 30 euro te betalen op de ochtend van de sportdag zelf.

U kunt zich inschrijven: door 20 euro te betalen aan uw afdelingshoofd of op het secretariaat, door 20 euro over te schrijven op rekeningnummer 096-1055939-18, door 30 euro te betalen op de ochtend van de sportdag zelf.

We moeten er wel voor zorgen dat zulke opsommingen grammaticaal kloppen: alle opgesomde elementen moeten bij de inleidende zin aansluiten. Bij het volgende voorbeeld is dat duidelijk niet het geval.

U kunt zich inschrijven: door 20 euro te betalen aan uw afdelingshoofd of op het secretariaat, door 20 euro over te schrijven op rekeningnummer 096-1055939-18, u kunt ook 30 euro betalen op de ochtend van de sportdag zelf.

Als een opsomming enkel korte begrippen bevat, gebruiken we na elk opgesomd element een komma. Na het laatste element volgt uiteraard een punt.

Wij verkopen: boeken, posters, cd's, software.

Als de opgesomde elementen uit grotere tekstdelen bestaan, worden ze gevolgd door een puntkomma, zeker als er ook binnen de opgesomde elementen al leestekens worden gebruikt. Na het laatste element volgt natuurlijk opnieuw een punt.

De deadlines voor inschrijving zijn: 20 maart: als u inschrijft door 20 euro over te schrijven op rekeningnummer

096-1055939-18; 30 maart: als u inschrijft door 20 euro te betalen aan uw afdelingshoofd of op

het secretariaat; 1 april: als u 30 euro betaalt op de ochtend van de sportdag zelf.

Als de opgesomde elementen telkens een volledige zin vormen, beginnen ze met een hoofdletter en eindigen ze met een punt.

Om een zipbestand aan te maken, gaat u als volgt te werk.1. Open de Windows Verkenner.2. Klik rechts op het bestand dat u wil comprimeren, bijvoorbeeld het bestand

Test.3. Kies voor Add to Test.zip. Het zipbestand komt automatisch terecht in dezelfde

directory als het originele bestand.

34

BIJLAGE 3: De meest courante structuuraanduiders

Voor opsommende verbanden

ten eerste, ten tweedeook, bovendien, tevens, alsmede, eveneensdaarnaast, verderen (voorts, voorts, enzovoort)ten slotte, als laatsteleestekens: dubbele punt, puntkommagrafische middelen: nummering, letters, opsommingstekenszinnen: - We kunnen een aantal factoren/aspecten onderscheiden.

- De volgende onderwerpen spelen in dit verband een rol.- Er zijn verschillende mogelijkheden.- Maar daarmee zijn we er nog niet.

Voor chronologische verbanden

eerst, allereerst, om te beginnen, ter aanvangalvorens, voordatlater, vervolgens, daarna, nadatterwijl, gedurende, in de tijd dat, tijdens, zolang, toenachtereenvolgens, opeenvolgendten slotte, als laatste, uiteindelijkgrafische middelen: opeenvolgende nummering of letteringzinnen: - Achtereenvolgens spelen de volgende factoren/aspecten een rol.

- Het tijdschema zit als volgt in elkaar.- De volgende stappen zijn in het proces te onderscheiden.- In de tijd gezien verloopt dit als volgt.

Voor oorzakelijke verbanden

daarom, daardoor, omdat, doordatten gevolge van, als gevolg van, dit vloeit voort uitdus, derhalve, om die reden, op grond daarvandaaruit volgt, daaruit kunnen we afleiden dat, daaruit blijkt, daarmee is bewezen datwant, immers, namelijkzinnen: - Daarvoor zijn er drie argumenten.

- Als we de feiten op een rijtje zetten, kunnen we maar één conclusie trekken.- Deze stelling berust op de volgende gegevens.- Wat is namelijk het geval?

35

Voor tegenstellende verbanden

maar, hoewel, ofschoon, echter, toch, doch, evenwel, terwijl(des)ondanks, (desal)niettemin, daarentegendaar staat tegenover, aan de andere kant, dat neemt niet weg dat, in tegenstelling totenerzijds - anderzijdszinnen: - Er is natuurlijk nog wel een andere kant aan deze zaak.

- Dit plan heeft ook wel enkele nadelen.- We kunnen dit voorstel van twee kanten bekijken.- Laten we dit voorstel ook eens van de kant van de werknemers bekijken.

Voor vergelijkende verbanden

(net) zoals, evenals, evenzeeranders, afwijkend, verschillend vanop dezelfde manier, vergelijkbaar met(dien)overeenkomstig, in overeenkomst metvergelijkzinnen: - Je kunt dit vergelijken met de aanpak bij bezuinigingen.

- Dit lijkt een beetje op de piramide van Maslow.- Dit voorstel verschilt op een aantal punten van het plan van …- In afwijking van onze vorige offerte, …

Voor illustrerende verbanden

bijvoorbeeld, zoals, ter illustratiein het bijzonder, speciaalneem, stelonder andere, onder meeren andere, enzovoortwe kunnen dit illustreren metleesteken: dubbele puntzinnen: - Graag wil ik u twee voorbeelden geven.

- Om deze stelling te verduidelijken even het volgende.- Wat moeten we ons bij deze aanpak voorstellen?- Laten we proberen om dit concreet voor te stellen.

Voor samenvattende verbanden

concluderend, samenvattenddus, derhalveals we alles overzien/in ogenschouw nemenkortom, al met alzinnen: - Laten we alles nog eens op een rijtje zetten.

- We kunnen zo langzamerhand gaan afronden.- Maar we mogen de grote lijn niet uit het oog verliezen.- Als we deze bezwaren samenvatten, ontstaat het volgende beeld.

BIJLAGE 4: Hoe noteer je de munteenheid bij een bedrag in euro's?

36

Voor bedragen in euro's zijn verschillende notaties mogelijk. Afhankelijk van de context gebruik je het woord euro, het euroteken € of het internationaal genormeerde symbool EUR. Het woord euro en het €-teken zijn gebruikelijk in gewone lopende tekst; het symbool EUR is alleen gangbaar in gespecialiseerde monetaire teksten en eventueel in tabellen.

Als je euro voluit schrijft, zet je het woord achter het bedrag: 200 euro. Voor de plaats van het €-teken is er geen officiële Europese standaard. In het Nederlandse taalgebied wordt het teken voor het bedrag gezet, gevolgd door een spatie: Die cd kost € 15,50. Andere valutatekens staan ook voor het bedrag, bijvoorbeeld het Britse pond sterling (£ 10), de dollar ($ 20 ) of de Japanse yen (¥ 5 ). Volgens de BIN-norm schrijf je ook een spatie achter die valutatekens. In andere talen is het de gewoonte om het valutateken aan het bedrag vast te schrijven: £10, $20 en ¥5.

Het internationale symbool voor de munteenheid euro kan voor of achter het bedrag staan: 200 EUR of EUR 200. In België is het gebruikelijk om EUR achter het bedrag te zetten; in Nederland staat de muntcode er meestal voor. In beide gevallen staat er ook een spatie tussen het bedrag en het symbool.

(bron: Taaltelefoon)

BIJLAGE 5: Tekstschema’s gebruiken

37

Tekstschema opbouw correspondentieopgaven OM

Doelstelling(en): Strategie:Doelgroep:

voorkennis: ontvankelijkheid:

Thema: bronvermelding:

Thema: positieve opening:

Thema : aanleiding:

Thema : kern: / toelichting:

Thema : toelichting:/ kern:

Thema : verwachting:

Thema : goodwill:

Opmerkingen:De thema’s kunnen in elkaar overlopen; de toelichting kan uit meer delen bestaan. Niet alle thema’s zijn altijd van toepassing.

s

Vragenschema’s gebruiken :

38

Kiezen voor inductieve of deductieve opbouw, betekent een wisselende volgorde Thema bronvermelding : zeg hoe je met de lezer in contact gekomen bent.

Thema neutrale of positieve opening : gebruik de directe methode; inhoud volgens type

Thema aanleiding : waarom schrijf je: vermeld wat je ertoe brengt te schrijven

Thema kern : waarover handelt de boodschap, wat voor soort boodschap is; gebruik zo nodig een opsomming of presentatie in tabelvorm als de kern uit verschillende elementen bestaat.

Thema toelichting : welke (aanvullende) informatie geef je, achtergrondinfo, reden van toezending specificeren, toegangsroute beschrijven, enz.; motiveren: overtuigen van belang, noodzaak, nut; dienstbetoon: aandacht voor het eigenbelang van de lezer.

Thema verwachting : welke houding, reactie verwacht je van de lezer : wanneer en hoe moet hij reageren.

Thema goodwill : hoe sluit je positief af; probeer met informatie van relationele aard de sympathie van de lezer te winnen of te behouden.

39