Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid - uitgave (versie 1.0)

Baseline

Informatie-

huishouding

Rijksoverheid

INF

OR

MA

TIE

OP

OR

DE

BW Nota informatie op orde binnenwerk 2:Opmaak 1 05-12-2008 09:43 Pagina 1

De Baseline Informatiehuishouding voor het Rijk versie 1.0 ligt voor u!

De zoektocht van ongeveer anderhalf jaar naar

het antwoord op de vraag “Wat is dat nou eigenlijk

…een Baseline?” levert een eenduidige interpretatie

op van een elftal wetten en regels waaraan de digi-

tale informatiehuishouding van de Rijksoverheid

minimaal moet voldoen. Dat is pure winst ten

opzichte van de dertien verschillende interpretaties

die de afzonderlijke departementen hieraan gaven!

Met de toenemende informatiestromen wordt het

op orde brengen en houden van de papieren en

digitale informatie binnen de rijksdienst een steeds

grotere uitdaging. Iedere wetswijziging moet op-

nieuw worden afgewogen tegen de andere geldende

normen. Daarbij komt dat de verantwoordelijkheden

hiervoor per departement

verschillend zijn belegd.

De wetten en regels

bestonden al; die zijn

door deze Baseline niet

veranderd of herschreven.

Ze zijn omgezet in

hanteerbare en toetsbare

kwaliteitseisen voor de

inrichting van de informatie-

huishouding. Dit levert een

instrument op waarmee

de departementen zelf

gefaseerd de organisatie kunnen doorlichten en

waar nodig optimaliseren. Het betreft een integrale

benadering van de belangrijkste elf wetten en

normen in juridische samenhang. Dit legt de basis

voor toegankelijke en vindbare overheidsinformatie

voor de ambtenaren en in interactie met de burgers.

De Baseline biedt houvast bij de inrichting van de

informatiefunctie in processen en systemen. Het

draagt bij aan digitale samenwerking en flexibele

werkvormen binnen de Rijksoverheid.

VO

OR

WO

OR

D


3

Er is heel wat water door de Rijn gegaan om te komen tot een eenduidige

interpretatie van wat die rijksbrede kwaliteitseisen zouden moeten zijn.

Laat staan te bepalen welke van de ongeveer zestig wetten en normen nou

onderdeel uit zouden moeten maken van de Baseline. Ik vond het leuk om van

verschillende kanten het proces mee te mogen maken. Eerst als meelezer in de

reviewgroep en later als programmacoördinator ‘Informatie op Orde’. Zonder

een aantal sleutelspelers zou deze Baseline er niet zijn. Het Projectteam heeft

vele structuren ingericht om de totstandkoming en vaststelling voor elkaar te

krijgen en daarom wil ik hen toch echt met name(n) noemen. Projectleider

Hugo Butter heeft een goed lopend team neergezet: Rianne Blacquière, Auke

Bloembergen, Boudien Glashouwer, John van Schaijk, Neeltje Kuijpers en

Margreet Windhorst: bedankt voor dit mooie stukje werk! Voor de aanzet en

sturing vanuit het programmacoördinaat wil ik de stellers van de ‘Visienota

Informatie op Orde’ en programmacoördinatoren hier ook bedanken: Olaf

Andersen en Anouk Baving. Zij onderkenden de noodzaak en hebben deze

politiek kunnen adresseren. In de advies- en klankbordstructuur zijn de

Werkgroep Baseline, de Werkgroep Control, Audit en Toezicht, de Werkgroep

Kwaliteitzorg, het Programmaboard OCW, de Adviesgroep Interlab, de

Reviewgroep Rijksoverheid, OCW/Directie Cultureel Erfgoed, het Nationaal

Archief, de Erfgoedinspectie/Archieven, de EDP-Auditpool, de Stuurgroep en

het Kernteam Informatie op Orde en ook de andere overheden, zoals IPO, VNG

en Unie van Waterschappen kritisch betrokken geweest. Dit levert een breed

spectrum op van betrokkenen, wat mij de zekerheid geeft dat het niet bij deze

eerste versie blijft. Veranderingen in weten regelgeving, sommigen noodzake-

lijk voor een goede inrichting van de digitale informatiehuishouding, maar ook

nieuwe technische mogelijkheden maken dit tot een dynamisch instrument.

Het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding pakt nu het stokje

over om de Baseline te onderhouden, verder door te ontwikkelen én de

departementen te ondersteunen bij implementatietrajecten.

Kàto Vierbergen

Programmacoördinator Informatie op Orde

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk

Directie Informatiseringsbeleid RIJK


INH

OU

D

Voorwoord

1 Inleiding 6

Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid 7

Over de Baseline 7

Kwaliteit van informatie: toegankelijkheid en

betrouwbaarheid 10

De normen in de Baseline 13

De basics van de Baseline 14

Brede betrokkenheid bij implementatie 15

Zelfevaluatie, audit en toezicht 16

Kennisprogramma 17

2 Interviews 20

Hugo Butter, ‘Stoppen met brandjes blussen’ 21

'Misvattingen over de Baseline' 24

Jaap Uijlenbroek, ‘Op een ander niveau naar problemen kijken’ 25

Pieter Frijns, ‘Een gemeenschapplijk startpunt’ 29

Eric Ketelaar, ‘Goede informatie essentieel voor vertrouwen’ 32

CD-Rom

3 De Baseline

Managementstatement

Basics van de baseline

De 7 normen

8


INL

EID

ING

1

6


7

Baseline Informatiehuishouding Rijksdienst

De Baseline Informatiehuishouding Rijksdienst is een belangrijk

resultaat van het programma ‘Informatie op Orde’; de visie van de

regering op de toegankelijkheid en vindbaarheid van de (digitale)

informatie bij de overheid.

Over de Baseline

De Baseline is een basisset van normen voor een goed informatiebeheer,

gebaseerd op de huidige wetgeving. Het doel van de Baseline is om te

komen tot:

• verbetering en beheersing van de (digitale) informatiehuishouding;

• digitalisering van de werkprocessen (bij ministeries en hun diensten);

• meting en sturing van de kwaliteit van de (digitale) informatiehuishouding

door het management;

• een toetsingskader aan de hand van kwaliteitscriteria op hoofdlijnen voor de

departementale auditdiensten, de Erfgoedinspectie en de Algemene

Rekenkamer.

Opbrengst Wie de Baseline hanteert bij de inrichting van zijn informatiehuishouding weet:

• dat hij de werkprocessen van de Rijksoverheid optimaal ondersteunt;

• dat hij een solide basis heeft gelegd voor e-dienstverlening en e-overheid;

• dat hij in staat is verantwoording af te leggen, waarmee een essentiële

voorwaarde voor ‘behoorlijk bestuur’ is vervuld;

• dat hij de voornaamste risico’s in de informatiehuishouding adequaat beheerst;

• dat hij de belangrijkste voorschriften naleeft die daarop van toepassing zijn,

dus grotendeels ‘compliant’ is;

• dat hij bij overbrenging van zijn bestanden naar een rijksarchiefbewaar-

plaats geen aanvullende werkzaamheden hoeft te verrichten voor

ontsluiting.


8

In controlAanleiding voor de Baseline is de constatering dat onze overheidsinformatie

niet op orde is1. Dat brengt niet alleen grote risico's, maar ook veel ongemak

met zich mee. Informatie moet voor alle belanghebbenden beschikbaar zijn,

op het gewenste moment en in de gewenste vorm, nu en in de toekomst.

Een ministerie is bij uitstek een informatieomgeving, waarin elke mede-

werker zich aan bepaalde spelregels dient te houden. Het geheel aan

spelregels en voorzieningen rondom informatie vormt de informatiehuis-

houding. De Baseline biedt ministeries praktische bouwstenen om deze

huishouding in te richten en weer 'in control' te zijn.

Routeplanner Elke rijksambtenaar produceert en gebruikt informatie: zonder informatie

geen organisatie! Ook voor de burger kan die informatie van grote waarde

of belang zijn. Het gebruik van nieuwe media neemt toe en steeds meer is

er de wens om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken, en gegevens

tussen systemen, processen en organisaties uit te kunnen wisselen (inter-

operabiliteit). Daarom is het meer dan ooit noodzakelijk om informatie te

managen. De Baseline biedt het ministerie een betrouwbare routeplanner

bij het inrichten van de digitale informatiefunctie op alle niveaus, volgens

de meest actuele weten regelgeving en normenkaders. Het stelt managers

in staat om te voldoen aan de belangrijkste informatie-eisen die gelden voor

de primaire processen. Zo heeft de manager zijn zaakjes in de greep. Voor

informatiespecialisten biedt de Baseline een handreiking om de informatie-

functie beter te beleggen in de werkprocessen. Tot slot biedt de Baseline

voor auditors en toezichthouders een betrouwbaar toetsingskader.

Wettelijk kaderDe bedrijfsvoeringsaspecten van de Comptabiliteitswet zijn gekoppeld

aan de relevante NEN-normen. Daarnaast is de Baseline gebaseerd op de

Archiefwet, de Wbp, Wob, VIR(bi), Awb, WEH en WEBV. Tenslotte zijn ook de

Auteurswet en Databankenwet doorgelicht. De Baseline biedt daarmee een

compacte normenset met interdepartementale overeenstemming over de

interpretatie van wettelijke eisen. Omdat weten regelgeving niet stilstaan,

zal ook de Baseline blijven veranderen. In 2008 is de eerst versie opgeleverd.

De Baseline kan vervolgens ook worden uitgebouwd met andere regel-

1 Een dementerende overheid? De risico’s van digitaal beheer van verantwoordingsinformatie bij de

centrale overheid. (Rijksarchiefinspectie, 2005)


9

geving die eisen stelt aan de toegankelijkheid, betrouwbaarheid en

duurzaamheid van informatie. De Baseline blijft dus in ontwikkeling.

Inzicht en overzichtDe Baseline begint bij de processen en zoomt daarna pas verder in op de

informatie-objecten. De eerste vraag van de organisatie(top) is: “Aan wie

moet ik verantwoording afleggen over mijn handelen?”. De logische vervolg-

vraag is dan meestal: “En welke informatie heb ik daarvoor nodig en waar

bevindt die zich?”. In dit stadium wordt via de Baseline ingezoomd op de

zogenaamde transactiemomenten. Dat zijn de momenten binnen een

werkproces waarop informatie ontstaat. Naast inzicht om de verschillende

stappen op het informatiepad te kunnen doorlopen, biedt de Baseline ook

overzicht. Van alle eisen die aan de informatie worden gesteld als het gaat

om de kwaliteitscriteria uit ‘Informatie op Orde’. De Baseline bevat

daarnaast een optimale basisset van metadata, die de interoperabiliteit

van digitale informatie tussen de (programma)departementen bevordert.

Al met al een handzaam instrument om mee aan de slag te gaan.

ScopeInformatiebeveiliging in de zin van systeembeveiliging valt buiten de scope

van de Baseline, maar is uiteraard wel van belang voor de kwaliteit van de

informatiehuishouding. De Baseline vertrekt dan ook vanuit het uitgangs-

punt dat de beveiliging en het beheer van de informatiesystemen op orde

zijn. Ook gaat de Baseline er vanuit dat de architectuur van de rijksoverheid,

de MARIJ, wordt toegepast.


10

Kwaliteit van informatie: toegankelijkheid en betrouwbaarheid

De verschillende wetten zijn onderling niet altijd consistent. Toch zijn de

basisprincipes achter al deze wetten helder en redelijk eenduidig. Ze vallen

bovendien samen met de kwaliteitscriteria die Informatie op Orde als

leidend hanteert. Elke norm en iedere maatregel die de Baseline bevat,

staat ten dienste van een of meer van de volgende kwaliteitscriteria uit

Informatie op Orde:

ToegankelijkheidOntoegankelijke informatie is geen informatie. Het bewaren van informatie

die niet toegankelijk is, is weggegooid geld. De toegankelijkheid valt of staat

met de leesbaarheid van documenten en van het bestandsformaat waarin ze

zijn opgemaakt.

Toegankelijkheid vergt daarom een zekere mate van standaardisatie van

opslag en weergave, zoals in taal en bestandsformaten, en een bepaalde

hoeveelheid contextinformatie. Vanuit het oogpunt van veiligheid en

privacy is het van belang dat de toegang beperkt is tot diegenen die van

de informatie kennis mogen nemen. Wat dat betreft vormt autorisatie

een belangrijk onderdeel van de toegankelijkheid. Ook vindbaarheid en

uitwisselbaarheid bepalen de toegankelijkheid van informatie


11

Vindbaarheid

Informatie die niet vindbaar en dus niet toegankelijk is, is geen informatie.

U moet informatie binnen een aanvaardbare tijd en tegen acceptabele

inspanningen kunnen terugvinden. Dat vergt naast een logische ordenings-

structuur ook vastlegging van relevante contextinformatie waarop gezocht

kan worden. Zonder juiste of onderscheidende metadata is informatie lastig

vindbaar en daarmee ontoegankelijk.

Uitwisselbaarheid

Uitwisselbaarheid wil zeggen dat informatie voor verschillende partijen

en doeleinden toegankelijk is. De burger ergert zich als hij zijn gegevens

telkens opnieuw moet invullen. Bovendien is het risico op fouten bij dubbele

vastlegging ook dubbel zo groot en er worden onnodige kosten gemaakt.

Met het streven naar verlichting van de administratieve lastendruk, een

slagvaardiger overheid en een betere handhaving van weten regelgeving,

is uitwisselbaarheid van informatie tussen overheidsorganisaties daarom

van groot belang. De uitwisselbaarheid wordt bevorderd door een gedeelde

architectuur. De architectuur van de rijksoverheid wordt geregeld door

de MARIJ en de NORA. In beide architecturen wordt de kwaliteit van de

informatie als een belangrijk aandachtspunt gezien. De Baseline gaat er

dan ook vanuit dat NORA en de MARIJ worden toegepast.

Ook voor uitwisselbaarheid gelden er soms beperkingen omwille van

(staats)veiligheid en/of privacybescherming. Niet alleen de vrije uitwissel-

baarheid van gegevens, maar ook het zorgvuldig handhaven van de

beperkingen die de wet daaraan stelt, vormt een belangrijk aspect van de

kwaliteit van informatiebeheer.

BetrouwbaarheidDe Tweede Kamer onjuist informeren is een politieke doodzonde. En een

burger die door de overheid verkeerd geïnformeerd wordt, verliest al snel

zijn vertrouwen in ‘de staat’. De risico’s van het gebruik van onbetrouwbare

informatie kunnen groot zijn. Zo neemt het aantal civiele procedures

vanwege onjuiste informatieverstrekking door de overheid de laatste jaren

zienderogen toe. Natuurlijk heeft ook de overheid zelf voor haar bedrijfs-

voering veel belang bij betrouwbare informatie. Onbetrouwbare informatie

kost geld en tijd en kan werkprocessen verstoren en vertragen.

Authenticiteit en volledigheid zijn begrippen die vanuit het oogpunt van

informatiebeheer handen en voeten geven aan de notie van ‘betrouwbaar-

heid’ van overheidsinformatie.


12

Authenticiteit

Authenticiteit van informatiedragers betekent dat aantoonbaar moet zijn

dat er geen ongeautoriseerde wijzigingen zijn aangebracht in de inhoud van

de informatie of de begeleidende contextgegevens. In een papieren

werkomgeving worden daarvoor watermerken en (gekleurde) parafen

gebruikt. In een digitale omgeving zijn audittrails en versleuteling de

geëigende technieken.

Volldigheid

Volledigheid wil zeggen dat in archieven moet zitten wat erin hoort. Dat

laat veel ruimte voor interpretatie en geeft sinds jaar en dag veel onzekerheid

en debat. Zo speelde in de parlementaire enquête over Srebrenica steeds

weer de vraag op of de agenda’s en aantekeningen van generaal Couzy te

beschouwen waren als archiefstukken in de zin van de wet.

DuurzaamOm recht te doen aan de intentie van de kabinetsvisie Informatie op Orde

voegen we het begrip ‘duurzaam’ toe. De Baseline borgt de duurzame

toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie.

Overheidsorganen die de Baseline toepassen, weten dat zij over hun

informatie kunnen beschikken en erop kunnen vertrouwen. Zolang als die

informatie nodig is om de bedrijfsvoering te ondersteunen, verantwoording

af te leggen en onderzoek mogelijk te maken voor nu en in de toekomst.


De normen in de Baseline

Zeven basale normen vormen het hart van de Baseline. Ze

zijn een directe vertaling van bestaande wetgeving en de

kwaliteitscriteria die we stellen aan informatie. De normen

sluiten daarnaast nauw aan bij de NEN-ISO 15489, die de

standaardprincipes van recordmanagement definieert. Daar-

naast bevat de Baseline veel praktische maatregelen en tools

die overheidsmanagers helpen om aan de normen te voldoen.

De volledige Baseline en de bijbehorende tools zijn te vinden op de

bijgeleverderde cd-rom.

13

1. De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens de

minister draagt voor de duurzame toegankelijkheid en

betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven.

2. De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is

kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame

toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.

3. Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen het

ministerie of bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik.

4. Er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten,

processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is

gehouden met weten regelgeving.

5. Een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheids-

informatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van

duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van

het geldende beheerregime.

6. Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de

kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid

in acht genomen.

7. De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheids-

informatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de

verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures.


14

De basics van de Baseline

Twee belangrijke pijlers van de Baseline zijn de kwaliteitscirkel van

Deming en risicomanagement.

KwaliteitscirkelDe kwaliteitscirkel van Deming is één van de leidende gedachten achter de

Baseline. De Baseline stelt de integraal manager in staat om de normen te

operationaliseren en maakt ze bovendien auditable. Zo vormt de Baseline

het startpunt van een cyclus van doorlopende verbeteringen met het oog op

de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie.

De Baseline is zowel bruikbaar als zelfevaluatie-instrument als (extern)

auditinstrument om het proces van voortdurende verbetering te voeden.

Risicomanagement‘Weet wat je moet weten’ is het nieuwe motto. Toegankelijkheid en betrouw-

baarheid van informatie is alleen van belang als de informatie ook werkelijk

waarde heeft. Potentiële risico’s van de bedrijfsprocessen bepalen de waarde

van informatie. We onderscheiden drie potentiële risicogebieden:

• Politiek-bestuurlijke risico’s. De politiek verantwoordelijke moet aan de

volksvertegenwoordiging verantwoording kunnen afleggen over beleids- en

uitvoeringsprocessen. Als overheidsinformatie daarvoor niet voldoet, dan kan

er een politieke en/of bestuurlijke crisis ontstaan: het vertrouwen in de

democratie wordt aangetast.

• Maatschappelijke risico’s. Overheidsarchieven staan ten dienste van recht-

en bewijszoekenden en kunnen culturele en historische waarde hebben.

Ook moeten burgers erop kunnen vertrouwen dat de overheid zorgvuldig en

rechtmatig omgaat met gevoelige informatie zoals persoonsgegevens.

Als het informatiebeheer niet op orde is, kan de overheid niet aan de eisen en

verwachtingen vanuit de samenleving voldoen.

• Bedrijfsvoeringsrisico’s. Voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering is

procesinformatie nodig; slecht informatiebeheer kan de bedrijfsvoering

verstoren. Gevolg: materiële en financiële schade, tekortschietende doel-

matigheid van het overheidsapparaat en onvoldoende kwaliteit in dienst-

verlening aan de burger.

Zijn de risico’s klein en is de inhoudelijke waarde gering, dan volstaan

maatregelen die een minimumniveau van toegankelijkheid en betrouwbaar-

heid garanderen. Veel en/of omvangrijke risico’s maken zwaardere

maatregelen (een zwaar beheerregime) noodzakelijk, ongeacht de kosten.


Het verschil uit zich bijvoorbeeld in de mate van volledigheid van

een dossier (alleen de documenten die behoren bij formele trans-

actie- en beslismomenten of meer of minder dan dat) en de

hoeveelheid toe te kennen metadata.

Brede betrokkenheid bij implementatie

De implementatie van de Baseline vraagt om een brede

betrokkenheid. De rollen en verantwoordelijkheden bij de

implementatie en toepassing van de Baseline zijn idealiter

als volgt.

15

Rollen & verantwoordelijkheden

• Minister: Is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding

binnen zijn eigen departement en de daarbij behorende uitvoerings-

organisaties

• SG/CIO: Stelt het overkoepelende kader vast en legt in een mandaat-

regeling de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast van de

functionarissen die een rol hebben in het informatiebeheer. Het kader

onderscheidt zo nodig verschillende risicoklassen, de bijbehorende

beheerregimes, het beheersingsniveau van de verschillende regimes

en de geldende randvoorwaarden daarbij.

• Proceseigenaar: Stelt op basis van een risicoanalyse de risicoklasse,

het beheerregime en beheersingsniveau vast voor de processen

waar hij voor verantwoordelijk is en is erop aanspreekbaar dat

medewerkers zich daaraan conformeren.

• Informatiemanagement: Ondersteunt de totstandkoming van

een gemeenschappelijke bedrijfstaal, procesbeschrijvingen en bij-

behorende contextinformatie.

• ICT-sector: Ondersteunt SG/CIO en proceseigenaar bij de invulling

van hun rollen met inzet van IT-middelen.

• Auditor: Toetst op verzoek van het verantwoordelijke management

of aan de kwaliteitseisen wordt voldaan en rapporteert daarover.

• Extern toezichthouder: Voert (systeem)toezicht uit, rapporteert

daarover aan de voor de betreffende overheidsinformatie

verantwoordelijke minister en aan de minister van OCW

• (Beleids)medewerker: Ontvangt en produceert informatie en

behandelt die minimaal volgens het vastgestelde beheerregime.


16

Bij deze rolverdeling is het van het grootste belang dat informatiemanagers

en ICT’ers nauw samenwerken in het belang en ten behoeve van de proces-

eigenaar.

Zelfevaluatie, audit en toezicht

Alleen het bestaan van een instrument als de Baseline garandeert nog niet

dat de overheidsinformatie ‘op orde’ komt. Daarom is het van belang dat de

Baseline vergezeld gaat van instrumenten om de toepassing van de Baseline

en de kwaliteit van het informatiebeheer te kunnen beoordelen. Daardoor

wordt bijsturing mogelijk. Interne beheersing (control en audit) gaat daarbij

hand in hand met extern toezicht (inspectie).

Control is het mechanisme dat de organisatie zelf periodiek de lopende

activiteiten en producten toetst. In de toolkit van de Baseline is daarom een

zelfevaluatieinstrument ontwikkeld, waarmee iedere proceseigenaar zelf

kan beoordelen hoever hij is met de implementatie van de Baseline. Ook

kan er geaudit worden op de Baseline. Een audit is een onafhankelijke en

onpartijdige beoordeling van producten en processen van een organisatie

en wordt doorgaans periodiek uitgevoerd in opdracht van de lijnmanager

van het organisatieonderdeel waarop de audit betrekking heeft.

Deze tekst is een bewerking van Basics: het toelichtende document op de Baseline.

De volledige tekst kunt u vinden op de bijgeleverde cd-rom.


Het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding

De Baseline is een handig instrument dat de manager helpt om te

kunnen voldoen aan de moderne informatie-eisen. De departementen

staan nu voor de opgave om processen te digitaliseren met behulp van

de Baseline. In dit traject loont het om samen op te trekken. Daarom is

het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding in het leven

geroepen om kennisuitwisseling mogelijk te maken en te investeren

in kennisontwikkeling.

Platform Het Kennisprogramma is hét gezamenlijke platform waar kennis en

instrumenten op het gebied van digitale informatiehuishouding worden

ontwikkeld. Het programma is bedoeld voor de Rijksoverheid, maar wordt

met interesse gevolgd door de VNG, het IPO en de UvW. Het voormalige

platform InterLAB is ondergebracht bij het Kennis-programma. Ook wordt

aansluiting gezocht bij aangrenzende projecten zoals NORA/MARIJ

(Nederlandse Overheids Referentie Architectuur/Model Architectuur

Rijksoverheid) en NOiV (Nederland Open in Verbinding: actieplan van EZ

ter bevordering van de toepassing van open standaarden).

Selfassessment en maturitymodelEr worden door het Kennisprogramma diverse instrumenten en initiatieven

ontwikkeld die het ministeries makkelijker moeten maken om digitaal te

werken conform de eisen van weten regelgeving. Enkele voorbeelden:

• Een opleidingsprogramma biedt mogelijkheden om departementen

'Baseline-minded' te maken.

• Er worden Baseline-adviseurs opgeleid om te ondersteunen bij 'Baseline-

proof ' digitaliseringstrajecten.

• Er is een zelfevaluatiemodel ontwikkeld, waarmee departementen kunnen

toetsen in hoeverre ze al conform Baseline werken.

• Aan de Selfassessmenttool wordt een Maturitymodel (organisatie-

ontwikkelingsfases) en een Impactanalyse gekoppeld. Daarmee wordt

17


18

duidelijk wat het voor de organisatie betekent om een treetje hoger te gaan

op de digitale ladder.

SamenwerkingsplatformElk departement is in het Kennisprogramma vertegenwoordigd door een

'ambassadeur' die betrokken is geweest bij de totstandkoming van de

Baseline en dus van de hoed en de rand weet. Bovendien wordt nauw

samengewerkt met instanties als het Nationaal Archief, de EDP Auditpool,

de Algemene Rekenkamer en het Rijksplatform Privacyfunctionarissen.

Ook wordt een online samenwerkingsplatform ontwikkeld. Dit is een

interactieve ruimte waar men vragen kan stellen, zorgen kan uiten,

discussies kan voeren met elkaar, met de Baseline-adviseurs en met de

medewerkers van het Kennisprogramma.


19


INT

ER

VIE

WS

2

20


21

Stoppen met brandjes blussen

Hugo Butter is als manager Kennisprogramma Digitale Informatie-

huishouding verantwoordelijk voor de implementatie van de Baseline

binnen het rijk. Zowel in digitalisering van de bedrijfsvoering als in het

bewustzijn van goede archivering heeft de overheid nog een grote slag

te maken, constateert hij. “De Baseline voorkomt dat een manager

steeds brandjes moet blussen, omdat dossiers niet op orde zijn.”

Het programma Informatie op Orde, waar de Baseline onderdeel van

uitmaakt, helpt de overheid de aansluiting met de toekomst te maken en

werkt de achterstanden in de archivering weg. Butter: “Het programma is

bedoeld om de muur tussen bedrijfsvoering en cultureel erfgoed te

slechten. In de Archiefwet zijn bedrijfsvoeringsinformatie en cultureel

erfgoed aan elkaar verbonden. Dat werkt in de praktijk zeer moeizaam.

Van een goed georganiseerde bedrijfsvoering en beheerde informatie-

stroom heeft echter iedereen profijt. Dat is de insteek. De Baseline

bundelt de eisen die verschillende wetten aan informatiemanagement

stellen en geeft een bruikbare interpretatie.”

VeranderingsprocesDe problemen met de informatiehuishouding zijn ontstaan doordat de

afstand tussen makers van informatie en het archief steeds groter werd.

“Vroeger maakte een beleidsambtenaar een document en gaf die door

aan de DIV om te archiveren. Die afstand tussen de maker, de gebruikers

en verwerkers van informatie moet weer kleiner worden. Het achteraf

waarde toekennen aan informatie is vrijwel onmogelijk. De maker van

de informatie zal zelf moeten nadenken over het gebruik van het stuk,

de toegankelijkheid en de verwerking ervan. “Ambtenaren moeten dus

zelf leren archiveren.“

In dit veranderingsproces verandert de rol van DIV, ziet Butter. “Er

zullen zeker nog wel traditionele DIV´ers blijven. Maar ik verwacht dat

de meeste DIV´ers in de loop van de tijd een andere rol gaan krijgen.

Er liggen veel kansen. Richting een adviserende rol in de ICT-hoek, bij de

HUGO BUTTER


22

implementatie van moderne systemen voor informatiemanagement. Ook

zullen veel DIV´ers een plek vinden als auditors van het informatiebeheer.“

Eigen dynamiekDe Baseline helpt om gestructureerd te werken aan het op orde krijgen van

informatieheer en biedt daarmee ook de manager toegevoegde waarde.

Butter “De Baseline voorkomt dat een manager steeds brandjes moet

blussen, omdat dossiers niet op orde zijn. Het staat voor een structurele

aanpak. Maar de Baseline geeft ook ruimte om te kiezen, het schrijft niet

rücksichtslos voor hoe het moet. De manager kan risicomanagement

toepassen en kiezen waar de prioriteiten liggen: niet voor alle processen

is het zwaarste instrument noodzakelijk.” De Baseline alleen door DIV laten

invoeren, kan niet volgens Butter. “Ieder proces kent zijn eigen dynamiek en

heeft zijn eigen aanpak nodig, al is de methodiek – de Baseline – dezelfde.

De personele processen zijn weer anders dan de financiële processen. En die

zijn weer heel anders dan de beleidsvormende processen. Daarom valt of

staat de implementatie van de Baseline met de betrokkenheid van het lijn-

management.”

Hoe aanpakkenWat moet de individuele manager doen met de Baseline? Dat ligt eraan,

vindt Butter. “Allereerst moet er een antwoord komen op de vraag: wil ik

mijn proces digitaal uitvoeren of niet? Vervolgens is de vraag: hoe? Iedereen

heeft daar wel ideeën over, de vraag is of het kan. Zicht op wat er gedaan

moet worden is belangrijk om goede keuzes te kunnen maken.”

Digitalisering is geen makkelijk proces, waarschuwt Butter: ”Het vraagt

om een lange adem. En de verleiding is groot om het maar weer een jaar uit

te stellen. De keuze om te digitaliseren en de informatiestromen op orde te

brengen, heeft wel iets weg van stoppen met roken. Daar moet je nu veel

in investeren, terwijl de schadelijke gevolgen meer voor de langere termijn

zijn. Maar net zoals met stoppen met roken geldt voor digitalisering: als je

het niet doet, gaat het op een gegeven moment fout. Het betekent een

afweging tussen kortere en langere termijn prioriteiten, en dat is in de

praktijk vaak een lastige afweging.”

KennismanagementDigitalisering stelt andere eisen aan informatiemanagement en biedt

ook veel kansen. De druk op de Rijksoverheid om werk te maken van

digitalisering wordt steeds groter. Butter: “Gemeentes zijn wat dat betreft

veel verder. De burger dwingt een snellere en makkelijkere


dienstverlening af. Dat gaat het Rijk nu ook merken. Bij de

beantwoording van brieven en het afhandelen van klachten

bijvoorbeeld. Maar ook in de beleidsinformatie die toegankelijk

is: er wordt veel meer transparantie gevraagd.”De overheid

kan bovendien veel efficiënter werken, als ze effectiever met

informatie en kennis omgaat. “Departementen kunnen veel meer

dan nu gebruik maken van kennis die elders in de overheid al

ontwikkeld is. Daarin speelt digitalisering van werkprocessen en

het gebruik van intelligente informatiesystemen een cruciale rol.

Ook is de aantrekkelijkheid van het Rijk als werkgever in het

geding. De nieuwe generatie vindt het vanzelfsprekend om

digitaal te werken. We zien nu al dat mensen afhaken na een

korte tijd, omdat we als Rijksoverheid soms echt achterlopen.

De nieuwe generatie is opgegroeid met Hyves en Facebook, en

de meesten hebben thuis vaak geavanceerdere apparatuur dan

op het werk.”

23


24

Misvattingen over over de Baseline:

1 De Baseline is iets nieuws

De Baseline is niets nieuws, het verzamelt wat er al is. Het is

misschien een ander jargon, klantvriendelijker opgeschreven en

het communiceert makkelijker. Wat wel nieuw is, is dat een aantal

onduidelijke verbanden zijn verhelderd. Dat geeft meer inzicht in

de problematiek en de samenhang der dingen.

2 De Baseline is een controle-instrument

De Baseline is geen controle-instrument. Het is eerder een checklist wat

er moet gebeuren om op orde te komen. Een manager bepaalt zelf het

ambitieniveau en dat hoeft lang niet in alle gevallen het hoogste niveau

te zijn.

3 De Baseline is alleen te gebruiken in digitalewerkprocessen

De Baseline staat los van digitalisering. Ook in een minder geavanceerd

systeem biedt het houvast.

4 De Baseline wordt door DIV geïmplementeerd

Een effectieve verandering op dit gebied vraagt om een procesmatige

aanpak. Ieder proces kent nou eenmaal zijn eigen dynamiek en vraagt

om een andere aanpak. Daarom valt of staat de implementatie van de

Baseline met de betrokkenheid van het lijnmanagement.

5 Het digitaal opslaan van informatie kost geen geld, dus het isverstandig alles te bewaren.

Een gangbare en kostbare misvatting. Er staan

dan ook hele servers vol informatie die nooit

geraadpleegd wordt. Dat vreet energie.

Inmiddels is het beleid om serverparken in een

omgeving te zetten waar weinig huishoudens

zijn, omdat het stroomnet overbelast kan

raken. Dat is in deze tijd natuurlijk niet meer te

verkopen als overheid.


25

“Op een ander niveau naar problemen kijken”

Jaap Uijlenbroek, Directeur Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk,

is geen vreemde in de wereld van het archief. Hij verliet het vakgebied en

keerde na acht jaar terug. Dat levert hem verwondering op. “Als ik kijk

naar wat ik nu aantref, zie ik dat een heleboel discussies die ons acht jaar

geleden bezig hielden, nu nog steeds spelen.” Hij pleit voor een andere

mentaliteit om de problemen met archivering het hoofd te bieden.

Uijlenbroek valt op dat veel thema’s op het gebied van archivering uit de

jaren negentig, nog steeds actueel zijn. “Departementen worstelen nog

steeds met de vraag: ‘hoe ga ik mijn digitale documentenstroom op een

goede manier beheren?´ Voor zover zaken zijn opgepakt, is het beperkt

gebleven tot delen van departementen. Digitaliseringstrajecten worden

voornamelijk opgezet vanuit de Documentaire Informatie Voorziening

of vanuit het gezichtspunt van de ICT-afdeling. Weinig wordt integraal

opgepakt vanuit verschillende vakdisciplines, waarin de organisatie-

verandering - die er heel sterk aan verbonden is - ook in ogenschouw wordt

genomen. Er zijn stappen gezet, maar alles wat in digitale zin op de beleid-

kern gebeurt, wordt eigenlijk slecht beheert.”

KilometersEr is hard gewerkt om de achterstanden in te lopen, constateert Uijlenbroek,

maar dat is niet voldoende gebleken. “Het project Wegwerken Archieven

heeft zeker goed werk geleverd. In drie jaar tijd is 75 kilometer archief weg-

gewerkt. Maar in dezelfde periode is er zo ongeveer 250 kilometer archief

erbij gekomen. Dan zie je dat we aan het dweilen zijn, terwijl de kraan heel

erg open staat! Per saldo is de achterstand toegenomen.” Uijlenbroek pleit er

daarom voor om op een ander niveau naar het probleem te kijken: “Het helpt

niet meer om te zeggen ‘we moeten meer mensen hebben, of we moeten

onze werkmethoden optimaliseren, of kunnen we niet iets bundelen zodat

het dan beter gaat’.

Rekkelijken versus preciezenIn het verlengde van rapporten van de Algemene Rekenkamer, het advies

van de Raad voor Openbaar Bestuur en de Raad voor Cultuur, komt

JAAP UIJLENBROEK


Uijlenbroek met een analyse van het probleem. Hij onderkent vier

oorzaken. “Als eerste is dat het open–eindekarakter van de wet-

en regelgeving. In de Archiefwet bijvoorbeeld, wordt normstelling

uitgesproken die in de praktijk neerkomt op ‘Gij zult alles

ontvangen of opgemaakt ten behoeve van de functie bewaren’.

Dat is een open norm, het doet geen uitspraken over welke

informatie relevant is en over hoe je dat dan vaststelt. Die ruimte

maakt eigenrichting mogelijk, die zich uit zich uit in een strijd

tussen de rekkelijken en de preciezen; tussen de visies ‘alles moet

bewaard worden ’of ‘ we gooien weg, tenzij…’.“

WeggooienAls tweede oorzaak noemt Uijlenbroek de focus van archief-

specialisten: “In opleidingen en trainingen ligt de focus op

bewaren en selecteren. Het denken in termen van het weggooien

en in risico’s nemen zit er nu niet sterk in verankerd. “De derde

oorzaak vloeit hier uit voort: de strijd tussen aan de ene kant het

bedrijfsvoeringsbelang en aan de andere kant het cultureel

belang van informatie. “Beide belangen hebben uiteraard een

26


27

kern van waarheid, maar ze bieden beiden geen oplossing voor het

probleem. De afgelopen jaren zijn we daar dan ook onvoldoende mee voor-

uit gekomen.” De verwachting dat de techniek oplossingen zou bieden, is

de vierde oorzaak. “We koesterden een hoop dat de problemen zich wel op

zouden lossen met nieuwe ontwikkelingen in de ICT. Maar waar we vroeger

alleen een papieren probleem hadden, die we niet de baas konden, hebben

we er nu ook een digitaal probleem bij. Dat betekent dat we ook heel goed

moeten kijken naar het denken over ‘ICT als oplossing’ en hoe we het dan

echt zouden kunnen laten werken zoals we willen.“

Een andere kijkDat het archief een onderwerp is dat over het algemeen weinig politieke

belangstelling krijgt, maakt het soms lastig: “Archivering en ook automa-

tisering zijn ondersteunend aan het primaire proces. Dat leidt per definitie

tot weinig aandacht van topmanagement. Voor een bank in moeilijkheden

komt een minister in het weekeinde opdraven. Voor een archief dat in de

problemen is, gebeurt dat toch minder snel. Daar moeten we mee leven

en we moeten toch verder. Het Programma Informatie op Orde voor de

Rijksoverheid is daarin een goed initiatief, maar onvoldoende om daar al

onze hoop op te zetten. Het geeft niet de garantie dat over tien jaren wél

alle noodzakelijke innovaties hebben plaatsgevonden en dat de grootste

knelpunten worden opgelost. Informatie op Orde maakt goed inzichtelijk

wat er aan de hand is. De oplossingsrichting moet liggen in een werkelijk

andere kijk op het probleem zoals we dat nu hebben.“

SignaalIn de huidige verhoudingen in het veld is de beroepsgroep die ‘bewaren’

in zijn denken centraal heeft gesteld dominant, constateert Uijlenbroek.

“De open einden in de regelgeving kun je niet dichtschroeien met allerlei

aanvullende regels en instructies, omdat je dan ook een onwerkbaar geheel

krijgt. Maar wat je nu ziet is dat dat open einde meer dan gemiddeld richting

‘Bewaren’ wordt ingevuld. Ik denk dat het belangrijk is dat wij met elkaar

het signaal afgeven, dat wij willen dat die ruimte van die open einde regel-

geving op een andere manier ingevuld gaat worden. Dat signaal geven

we bijvoorbeeld af in de uitwerking van actielijn 1 van het programma

Informatie op Orde, de Baseline Informatiehuishouding. Risicoanalyses en

kosten/ baten afwegingen moeten nu echt de kans krijgen als criteria voor

waardering van documenten en naar de inrichting van selectielijsten.

Politieke, juridische en financiële risico’s of imagoschade moeten in termen

van risico’s ingeschat worden. We moeten accepteren dat het af en toe fout


28

gaat en dat waardevolle informatie soms vernietigd wordt. Dat gebeurt nu

ook: we raken veel kwijt, zonder het te weten en zonder dat er een bewuste

risico-analyse aan ten grondslag ligt. Voor zo’n integrale afweging moeten

naast de archiefspecialisten ook andere disciplines achter het stuur zitten.

Ook moet het topmanagement en de bewindslieden achter zo’n risico-

analyse gaan staan. Misschien moeten we dan ook de wetteksten

aanpassen en daarmee een signaal afgeven.”

Samenwerking over grenzenWat moeten we nu dan doen? Uijlenbroek: “Allereerst moeten we ons

herbezinnen op de verantwoordelijkheidsverdeling in het archiefbestel:

‘Waarom bewaren we, wie beslist over wat we wel en wat we niet bewaren

en hoe kunnen we daarin een veel bredere afweging krijgen?’ Daarnaast

moeten we werken aan de mentaliteitsverandering in de manier waarop

met de vrije ruimte en open einden wordt omgegaan. Bovendien moet de

kwaliteitzorg op informatie en recordmanagement in de bedrijfsvoering

geïntegreerd worden. En uiteraard is een intensieve samenwerking tussen

de verschillende vakgebieden noodzakelijk: archief, documentair, IT en

de organisatie-veranderkundigen. Ik denk dat als we die werkagenda de

komende jaren op een goede manier kunnen implementeren, dat we dan

op een ander niveau ingrijpen op de problemen die we vandaag de dag

ondervinden. Daar zullen we heel hard aan moeten werken met z’n allen.

We moeten daarbij vooral over de grenzen van organisaties en vakdisciplines

kijken en ik denk dat daar ook een heel grote opdracht ligt voor het

Nationaal Archief.”

Deze tekst is een bewerking van de speech uitgesproken door Jaap Uijlenbroek op de Week

van het Nationaal Archief; het Digitaal Nationaal Archief, 30 september 2008


Een gemeenschappelijk startpunt…

Pieter Frijns is bij het Ministerie van Defensie

verantwoordelijk voor de strategie van de informatie-

voorziening en innovatie op lange termijn. Hij is ook

betrokken bij een aantal rijksbrede programma’s op dat

gebied. Frijns kijkt vooral naar hoe de overheid over een

aantal jaar gaat werken: “Bij het ontwikkelen van de

informatievoorziening moeten we van de toekomst uitgaan,

dat voorkomt het rijden op de achteruitkijkspiegel.”

Het nut van de Baseline vat Frijns kort en kernachtig samen:

“Met de Baseline maken we de overheid klaar voor de toekomst.

We ruimen ermee het verleden –de achterstanden in archivering–

op, op een manier die toekomstgericht is.”De Baseline is opgezet

vanuit de mindset: wij zijn één als Rijksoverheid. Onze informatie

PIETER FRIJNS

29


30

is niet meer puur en alleen bedoeld voor onze eigen organisatie en bedrijfs-

voering. Rijksambtenaren gaan steeds meer projectmatig werken in

interdepartementale samenwerkingsverbanden. Ook anderen binnen en

buiten de Rijksoverheid moeten met informatie uit de bedrijfsvoering van

de departementen aan de slag.”

Reguleren “De Baseline zorgt voor een bepaalde mate van uniformiteit in het omgaan

met informatie, zowel qua techniek, content, cultuur als de juridische eisen

die aan informatie gesteld worden. Binnen die uniformiteit op hoofdlijnen,

laat de Baseline terecht veel ruimte voor de specifieke aard van de bedrijfs-

voeringsvoeringsprocessen van ministeries. Een grotendeels operationeel

ministerie als Defensie werkt natuurlijk heel anders dan een beleidsministerie.

De Baseline reguleert in plaats van controleert en schrijft niet in detail voor

hoe het moet. Het gaat niet om het vermijden van alle risico’s, maar om het

beheersen van risico’s; effectief risicomanagement.”

Onafhankelijk van apparatenFrijns werkt voor Defensie aan een lange termijnvisie voor de informatie-

voorziening, waaronder de digitale werkomgeving van de toekomst.

“Informatie komt steeds meer any time, any place, any device beschikbaar“,

verwacht hij. Hij pakt zijn Blackberry: “Minister, staatssecretaris, manager en

medewerker: allemaal hebben ze informatie nodig voor het vervullen van

hun rol. Een militair die veel op weg is, moet over de informatie die hij nodig

heeft voor zijn rol ter plekke kunnen beschikken. Informatie moet daarom

veel meer dan nu apparaat onafhankelijk worden opgezet, zodat het ook

beschikbaar is op bijvoorbeeld mobiele dragers. Dat is een basis voor goed

kennis- en informatiemanagement.”

Content als kloppend hartAlleen investeren in moderne apparatuur en systemen is niet genoeg,

benadrukt Frijns. “De content –de inhoud - zal het kloppend hart van de

informatievoorziening in de toekomst worden en niet de hardware. Slechts

een deel van de informatie wordt ondersteund door techniek. Ook een

overleg, een telefoontje en informeel contact tijdens een borrel zijn dragers

van informatie. Kennismanagement wordt heel belangrijk: wie heeft wat

wanneer nodig en in welke vorm? En hoe wordt dat beschikbaar gesteld?

Het gaat er steeds meer om goed voorbereid te zijn op onvoorspelbare

ontwikkelingen in de omgeving (context) en de bedrijfsvoering. Anders

gezegd: we gaan van ECM naar EIM (context gebonden IV), van het


31

terugvinden van informatie naar het aanleveren van en intelligent gebruik

maken ervan. Om die ontwikkeling mogelijk te maken, is het nu extra belan-

grijk dat we dingen goed opslaan en toegankelijk maken. Daarvoor dient de

Baseline.”

Verder ontwikkelenFrijns is betrokken geweest bij de totstandkoming van de Baseline, op

het moment dat het ontwikkelingsproces ‘vastzat’. “Het is lastig om inter-

departementaal tot consensus te komen over wat er moet gebeuren en

hoe dat moet. Daarvoor verschillen de brillen waarmee mensen naar het

vraagstuk kijken teveel van elkaar. Een belangrijke eerste vraag is: redeneer

je vanuit de behoeftes in de toekomst of begin je bij de huidige situatie?

Ik ben een voorstander van eerst te kijken waar je heen wilt, dat voorkomt

dat je gaat rijden op de achteruitkijkspiegel. Vervolgens maak je de

aansluiting bij de huidige stand van zaken, het niveau van ontwikkeling

binnen departementen: wat moeten we dan nú doen?” De Baseline is geen

statisch instrument, zegt Frijns. “We hebben nu een gemeenschappelijk

startpunt. De huidige Baseline is er vooral op gericht om informatie in

processen binnen ministeries op orde te brengen. De volgende stappen

zullen gericht zijn op de organisatievormen van de toekomst, meer

netwerkachtige structuren, die samenhangen met interdepartementale

samenwerking.“


32

“Goede informatie essentieel voor vertrouwen”

Professor dr. Eric Ketelaar is hoogleraar Archiefwetenschap aan de

Universiteit van Amsterdam en voormalig Algemeen Rijksarchivaris.

De Baseline is een mooi en bruikbaar instrument, vindt hij. Hij hoopt

bovenal dat overheidsmanagers het met verstand zullen toepassen,

risicomanagement is daarin essentieel. “Een manager moet zich er

bewust van zijn dat het beleidsterrein van zijn of haar directie onder

bepaalde omstandigheden gevaar kan lopen door gebrekkig informatie-

management, dat er iets fout gaat omdat de informatie niet op orde is.”

De waarde van de Baseline is dat het de huidige wetgeving toegankelijker

en bruikbaar maakt. Maar de Baseline is geen doel op zich, vindt Ketelaar.

“Het gaat er niet om te voldoen aan de Baseline, de wet en de regels, maar

om de essentie: goed met risico’s en proactief met informatie omgaan. Dat

doel moet op het netvlies blijven, ook bij de audits op basis van de Baseline.”

”Dat de Baseline inzet op risico’s, vindt Ketelaar daarom een sterk punt van

het instrument. “Risicomanagement op het gebied van de informatiehuis-

houding is nauw verbonden aan management van vertrouwen. Als een

bewindspersoon geen vertrouwen heeft dat een directeur over de juiste

informatie beschikt, ontstaat wantrouwen. Dan wordt het lastig om

adequaat te handelen als overheid. Daarom is het belangrijk de informatie-

huishouding goed op orde te hebben, vertrouwen is nou eenmaal sneller

weg, dan dat het wordt opgebouwd: het komt te voet en gaat te paard.“

Risicomanagement in veranderingEen eenmalige risicoanalyse is niet genoeg, risico’s inschatten is een

dynamisch proces. Ketelaar: “Risico’s zijn daarvoor te afhankelijk van

omstandigheden, ze veranderen in de tijd en kunnen zich ook ineens aan-

dienen. De recente ontwikkelingen rondom de kredietcrisis wijzen dat ook

weer uit. Een informatiehuishouding dient er juist voor om in turbulente

situaties de juiste informatie beschikbaar te hebben. Een crisis kenmerkt

zich door een gebrek aan betrouwbare informatie, doordat er te weinig of

tegenstrijdige informatie bovenkomt. Dan moet een manager erop kunnen

vertrouwen dat hij over informatie beschikt die wel juist en authentiek is.”

PROFESSOR DR. ERIC KETELAAR


Daar ziet Ketelaar een nieuwe rol voor informatiespecialisten,

om te helpen beoordelen wat de waarde van informatie is en

welke informatie klopt. “De Baseline is ook wat dat betreft een

goed hulpmiddel voor managers, omdat het hen helpt de juiste

vragen te stellen aan informatieprofessionals.”

Leren van incidentenEr zijn voldoende incidenten geweest waarin het informatie-

management niet goed is gegaan. Dat geeft juist mogelijkheden

om te leren na een crisis, vindt Ketelaar. “Achteraf is het belangrijk

om te kijken wat fout is gegaan en hoe we dat in de toekomst

beter kunnen doen. Een goed voorbeeld is te vinden bij het

ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Tijdens

de eerste uitbraak van mond- en klauwzeer, werd achteraf

geconstateerd dat het informatiemanagement te decentraal

georganiseerd was. Mensen deden daardoor allemaal wat anders.

In normale omstandigheden werkt dat best, maar niet in een

crisis. Daar is veel van geleerd. Inmiddels liggen draaiboeken klaar,

waarin onder andere de informatiestromen worden geregeld in

geval van crisis. Dan treedt er een ander regime in werking, met

33


34

eigen procedures. Dan worden ineens alle informatiestromen

gecentraliseerd. Die draaiboeken worden nog steeds gebruikt.“

Benieuwd naar vervolgEr moet veel flexibiliteit zitten in een instrument als de Baseline, het moet

zich nog verder ontwikkelen. Ketelaar: “Mijn vraag aan managers is om actief

mee te denken over hoe je het instrument in de toekomst kunt toepassen.”

Ketelaar pleit ook voor een werkgroep die aan de slag gaat met de behoeftes

die nieuwere organisatievormen als projecten netwerkorganisaties hebben

aan informatie en informatiemanagement. Daarbij is het belangrijk juist

buiten de kaders van de huidige wetgeving te kijken. “Informatie moet niet

alleen op orde komen, maar ook op orde blijven. Het huidige kader aan

wetten is gebaseerd op het verleden, op de werkvormen van het verleden.

Maar nu en zeker in de toekomst zijn er andere dingen die ertoe doen. Denk

aan de vooruitgang van de techniek, interdepartementale samenwerking,

keten-automatisering, maar ook aan de veranderende relatie tussen over-

heid en burger en bedrijfsleven. Ik ben dan ook benieuwd naar het vervolg.“


35


36

Colofon

Gezamenlijke uitgave van Informatie op Orde en Stichting ICTU

Kennisprogramma Digitale InformatiehuishoudingJohanna Westerdijkplein 12521 EN Den Haag

TekstMariëlle Schrijft, AmsterdamMargreet Windhorst

RedactieGuus BekkerRianne Blacquière

EindredactieNeeltje Kuijpers

Met medewerking vanAuke BloembergenHugo ButterPieter FrijnsBoudien GlashouwerEric KetelaarJohn van SchaikJaap UijlenbroekKàto Vierbergen

Foto’sClickshots Fotomarketing & Evenementenfotografie, MontfoortShutterstock

CartoonsMaarten Wolterink

OntwerpGrafisch buro Van Erkelens, Den Haag

DrukDen Haag Media Groep

ProductiebegeleidingNeeltje Kuijpers

Voor vragen over de Baseline en het Kennisprogramma:Tel. [email protected]

Voor vragen over Informatie op Orde:[email protected]


Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid - uitgave (versie 1.0)

Documents

Transcript of Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid - uitgave (versie 1.0)