Backcetera presentatie businescases 2010 1

Presentatie Backcetera®

The backoffice company

Backcetera presenteert | 14-04-2023

volgende


Door Backcetera gerealiseerde verbeteringsprojectenIn dienstverlenende bedrijvenAlle projecten op het snijvlak van organisatie en ITIntenties van projecten:

Sneller cash

Efficienter meer werk ophalen

Lagere bedrijfs- en faalkosten

Verbetering en professionalisering bedrijfsbestuur

Verbeterde klantenbinding volgende

Backcetera Business Cases

1. Sneller factureren2. Beter debiteurenbeheer3. Sneller én betere offertes maken4. Offertes digitaal versturen5. PR-systeem vanuit bedrijfscultuur6. Systeem voor magazijnbeheer7. Verbetering interne communicatie8. Sneller én betere managementinformatie9. Professioneel kwaliteitsysteem10.Professioneel personeelsmanagement11.IT volledig uitbesteed12.Snel nieuwe vestiging live


vorigevolgende

Overzicht Business Cases

1. Sneller factureren


Doel: verlagen onderhanden werk; meer geld op de bank

Genomen acties Alle contracten vooraf factureren in januari

Meer werken via offertes

Offertes factureren in termijnen

Sneller uren en materiaal boeken

Sneller crediteuren boeken

Resultaat Hogere debiteurenstand

Sneller geld

Minder klachten

Minder werk op kantoor

Vorigeoverzichtvolgende

2. Beter debiteurenbeheer


Doel: verlagen debiteurenstand; meer geld op de bank Genomen acties

Sneller factureren In ERP pakket aanmaningen voorgeprogammeerd Door online bankieren dagelijks bank boeken Wekelijks aanmanen Verbeterde klachtenafhandeling (monteurs inzetten)

Resultaat Snellere betaling (van gem. 90 naar gem 45 dagen) Minder klachten Tevredener klanten na klachtenafhandeling


3. Sneller én betere offertes

Doel: betere score, kleinere wachtrij, minder fouten Genomen acties

Eigen artikelcodes voorraadartikelen

Uitgebreid assortiment calculatiesjablonen (getest in praktijk)

Uitgebreid assortiment offertesjablonen (verrijkt met praktijkervaring)

Procedure voor afwijzen offerteaanvragen

Bijhouden resultaten offertes

Resultaat Wachtrij daalde tot gem. 20 aanvragen

Gemiddelde score: bestaande relaties 42% / nieuwe relaties 25%

Standaardmarges vastgehouden

95% van de offertes binnen begroting gerealiseerd



4. Offertes digitaal versturen

Backcetera presenteert 14-04-2023

Doel: efficiënter/sneller offertes weg, sneller opdracht Genomen acties

Pdf-writer opgenomen in systeem

Briefpapier als pdf-stationary

Standaardteksten voor begeleidende e-mail

E-mailadressen van klanten opvragen

Resultaat Veel minder werk aan offerte (postzegels/briefpapier nooit op)

Hogere reactiesnelheid

Klanten verwachten het gewoon

Veel sneller opdrachten binnen


5. PR-systeem - bedrijfscultuur


Doel: Effectief naar klanten communiceren waar bedrijf voor staat

meer effectieve contactmomenten met klant

Verkoop stimuleren

Meer klanten naar website dirigeren

Genomen acties Standaard Pr-brief bij eerste factuur

Standaard Pr-brieven voor specifieke klantgroepen

Nieuwsbrief

Website met toegevoegde waarde

Resultaat Aantrekking juiste klanten

Waardering klanten voor aandacht

Merkbare invloed op koopgedrag klanten


6. Systeem voor magazijnbeheer


Doel: correct beeld van voorraad, in waarde, wat, hoeveel en waar

Actief kunnen verlagen van voorraad

Minder ‘mis grijpen’ en minder in promptu halen bij leverancier

Genomen acties Ontwikkeling eigen nummeringsysteem voorraadmaterialen

Ontwikkeling eigen systeem locatienummering

Logische inrichting magazijn en alles geteld

Introductie barcodesysteem

Procedures in handboek

Resultaat Voorraad bleek vele malen groter dan verwacht

Boeken materialen op werken gaat sneller en beter

Alle overige doelen gerealiseerd


7. Verbetering interne communicatie


Doel: minder interne fouten / minder externe fouten / betere sfeer

Genomen acties Solide systeem van werkomschrijvingen

Digitaal planscherm monteurs / voertuigvolgsysteem

Outlookagenda’s toegankelijk voor anderen / gekoppeld aan PDA’s

Optimaal gestandaardizeerd gebruik van Outlook

Centrale agenda’s voor vergaderingen

Digitale dossiers

Resultaat minder fouten bij klanten

Betere/snellere informatievoorziening naar klanten

Minder tijd besteed aan communicatie dus meer tijd voor de klant

Meer tijd voor goede sfeer op kantoor


8. Sneller/betere managementinformatie


Doel 2 weken na einde maand stand van zake kosten en winst

Tijdig stuurmaatregelen kunnen nemen: liquiditeit en kosten

Jaarovergang snel, soepel en foutloos

Genomen acties 2 Excell-documenten voor financieel management

In Software snelle boekmethodes ontwikkeld

Maand binnen 1 week afsluiten

Procedures omschreven in handboek

Goede afstemming met accountant / deel werk uitbesteed

Resultaat Goed systeem voor realistische jaarlijkse budgetering

Goed beeld van maanddoelen en –resultaten

Goed beeld van stuurmaatregelen


9. Professioneel kwaliteitsysteem


Doel: Voor klant merkbare hoge kwaliteit van efficiente organisatie

Systeem dat echt wordt gebruikt en leeft

Logisch systeem dat continu verbetert-kosten lager/prestaties hoog

Genomen acties Praktisch bruikbare digitale handboeken per functiegroep

Continu vereenvoudigd

Formulieren in de vorm van (gekoppelde) sjablonen

Administraties van materieel in ERP-systeem

Onestopshopping uitbesteding keuringen

Resultaat Brede acceptatie in organisatie

Weinig correcties nodig bij interne en externe audits

Merkbaar effect op kwaliteitsniveau organisatie


10. Professioneel personeelsmanagement


Doel: Betere grip op verloop

Betere verstandhouding met personeel

Genomen acties Verbetering systeem functieomschrijvingen (koppeling bedr.proc.)

Koppeling hieraan van beoordelingssystematiek

Introductie gebruik Skillsmanager (Otib)

Heldere richtlijnen voor beoordelingsgesprekken

Resultaat Beter begrip in organisatie voor systematiek

Gesprekken werden echt gevoerd

Resultaten leiden tot betere grip op verloop

Betere sfeer in organisatie


11. IT volledig uitbesteed


Doel: Minder kantoortijd besteden aan IT

Meer effectiviteit halen uit de automatisering

Sneller benodigde aanpassingen in systeem realiseren en gebruiken

Genomen acties Complete IT-omgeving op externe server (thin client)

Ook beheer website

Systemen compleet met onderhoud/beveiliging

1 helpdesk voor alle automatiserings- en organisatievragen

Resultaat Kostenverlaging van het hebben van IT

Minder kantoortijd besteed aan IT/automatisering/organisatie

Effectiever gebruik van IT/automatisering/organisatie


12. Snel nieuwe vestiging ‘live’


Doel: Voor nieuwe vestiging snel (4 dagen) complete automatisering en backoffice organisatie opzetten identiek aan andere vestigingen

Genomen acties IT volledig uitbesteed

Gestandaardizeerde backoffice organisatie / kwaliteitsysteem

Resultaat IT was binnen 1 dag voor alle gebruikers toegankelijk

Conversie data naar nieuwe ERP-systeem binnen 2 dagen

Training van gebruikers op automatisering duurde 1 dag

Training van gebruikers op backoffice en kwaliteitsystem duurde 2 dagen

Binnen tijdsbestek én binnen financieel budget nieuwe vestiging volledig operationeel


E I N D E presentatie business cases.Terug naar overzicht

Backcetera presentatie businescases 2010 1

Documents

Transcript of Backcetera presentatie businescases 2010 1