Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit...

16
Gebruikershandleiding ASUS Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen B Gebruikershandleiding Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) Deel 1: Handleiding t.b.v. aanvrager en manager/autorisator Datum: mei 2005 Versie: 1.0

Transcript of Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit...

Page 1: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

B Gebruikershandleiding

Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3)

Deel 1:

Handleiding t.b.v. aanvrager en manager/autorisator

Datum: mei 2005

Versie: 1.0

Page 2: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

2 van 16

B 1 Inleiding 3

2 Handleiding sleutelaanvrager 6 2.1 Geldigheid sleutel AP medewerkers 7 2.2 Aanvragen van een functiesleutel 11 2.3 Aanvragen van een mono-sleutel 11

3 Handleiding voor managers/autorisatoren 14 3.1 Behandeling door de manager 14 3.2 Behandeling door autorisator/hoofdbewoner 15 3.3 vervanging autorisator 16

Page 3: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

3 van 16

B 1 Inleiding Het Automatische Sleuteluitgiftesysteem heeft tot doel om de dienstverlening van SU TG op het gebied van de toegangsverlening middels fysieke sleutels op geautomatiseerde wijze te ondersteunen. Op vrijwel analoge wijze als dat bij de Agora-applicatie ToegangsVerleningsApplicatie (TVA) elektronische toegangsverlening kan worden aangevraagd, kunnen door middel van ASUS via Agora sleutels worden aangevraagd, die toegang verschaffen tot de ruimten in technische gebouwen, die niet middels kaartlezers zijn afgesloten. Een betreder mag maximaal 2 functiesleutels in zijn/haar bezit hebben, Daarnaast kan een betreder maximaal 6 AQ sleutels aanvragen. Alle aantallen daarboven lopen via sleutelbeheer. Bij de aanvraag van sleutels kunnen KPN-medewerkers kiezen uit functie- of mono-sleutels. Middels 'functie'-sleutels (gekenmerkt door een letteraanduiding als B, C, etc) kunnen medewerkers zich in principe algemene toegang verschaffen tot groepen van technische ruimtesoorten in KPN-gebouwen, waar zij op grond van hun functie toegang toe moeten kunnen hebben. Mono-sleutels zijn sleutels, die afzonderlijk tot specifieke ruimten (specifiek gebouw, specifieke deur/cilinder) toegang verschaffen. Door KPN-medewerkers ingediende aanvragen voor sleutels worden in zijn algemeenheid altijd door ASUS eerst (per mail) aan diens manager ter beoordeling voorgelegd. Goedgekeurde aanvragen worden vervolgens doorgezonden naar de groep van autorisatoren, die voor het aangevraagde toegangsprofiel verantwoordelijk zijn. Als deze twee autorisatiestappen met succes zijn doorlopen, komt de aanvraag bij de sleutelbeheerder terecht. De beheerder verzorgt de fysieke verzending van de sleutels, waarbij het systeem de begeleidende brieven afdrukt en de bewaking verzorgt van de verzonden sleutels tot het moment, dat de ontvangstbevestiging wordt geretourneerd aan de sleutelbeheerder. Een aldus bevestigde ontvangen sleutel wordt voorts definitief als uitgegeven sleutel geboekt Het bovenstaande aanvraagproces wordt in het volgende schema nog eens overzichtelijk weergegeven.

Page 4: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

4 van 16

B

Page 5: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

5 van 16

B Op grond van de bovenstaande korte systeembeschrijving en schema is vast te stellen, dat de applicatie ASUS dus de volgende gebruikersgroepen kent:

• Sleutelaanvragers (zijnde KPN-medewerkers, die via Agora ASUS benaderen) • Autorisatoren (managers en ruimte-eigenaren) • Sleutelbeheerder(s) • Functioneel beheerder(s)

Page 6: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

6 van 16

B 2 Handleiding sleutelaanvrager Deze gebruikershandleiding ASUS (deel 1) is specifiek bedoeld ter ondersteuning van de eerste twee gebruikersgroepen (aanvragers en autorisatoren). De sleutelaanvrager kan de homepage van het ASUS-systeem vinden via de alfabetische ingang vanaf de startpagina van Agora (A-B-C-index: 'Sleutelaanvraag technische gebouwen'). Nadat kennis is genomen van de algemene site-info kan de aanvraag worden gestart middels het aanklikken van de link, die aangeduid wordt met: 'Aanvragen sleutel'. Ter identificatie van de aanvrager moet hierna via de inlogprocedure van KPN-passport worden ingelogd. Na identificatie wordt de gebruiker welkom geheten in de systeemomgeving van ASUS. Hier moet vervolgens de keuze worden gemaakt tussen een sleutelaanvraag voor:

- de aanvrager zelf, - een aanvraag voor een externe betreder of - een aanvraag voor een eigen medewerker

Page 7: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

7 van 16

B Alle aanvragen voor externe betreders dienen dus via KPN-medewerkers te worden ingediend!. De aanvrager acteert dan derhalve als opdrachtgever en/of verantwoordelijke voor de aan te vragen sleutels. Voor leidinggevenden bestaat de mogelijkheid om voor hun eigen medewerkers sleutels aan te vragen. Bij het aankiezen van deze mogelijkheid verschijnt een lijstje met de namen van medewerkers, die volgens de laatste editie van Point onder de aanvragende manager ressorteren. Voor de getoonde medewerkers kan d.m.v. het aankiezen van een medewerker een sleutel worden aangevraagd. Hierbij fungeert de aanvrager uiteraard tevens als 'autorisator' voor zijn medewerker. De aanvraag moet nog wel door de ruimte-eigenaar worden goedgekeurd.

2.1 Geldigheid sleutel AP medewerkers Bij de aanvraag van een sleutel voor een AP medewerker, wordt aangegeven hoe lang de sleutel geldig is. De geldigheid mag de vervaldatum van de Company Card niet overschrijden

Page 8: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

8 van 16

B

Indien in dit scherm gekozen wordt voor de aanvraag voor extern personeel, dient de betreffende externe medewerker minimaal reeds in het bezit te zijn van een geldige Company Card. Het daarmee uitgegeven registernummer van deze externe medewerker is nodig om de gegevens van de externe medewerker te kunnen vaststellen. Het ASUS-systeem verkrijgt deze gegevens vanuit het Card-management systeem van ME2000, waarbij het registernummer als identificatie dient. Bij de aanvraag voor een eigen sleutel is het van belang te weten, dat dit aanvraagsysteem elke KPN'er toestaat om maximaal 2 functiesleutels 6 AQ sleutels aan te vragen Alle aantallen daarboven dient sleutelbeheer toestemming te verlenen. Bij de aanvraag voor extern personeel wordt het hier getoonde aanvraagscherm geopend:

Voor een externe medewerker, die niet in het bezit is van een geldige Company Card (registernummer!) kan dus (nog) geen sleutel worden aangevraagd Na invulling van het betreffende registernummer wordt het feitelijke aanvraagscherm getoond.

Page 9: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

9 van 16

B Na het kiezen van de 'Aanvraag voor uzelf' of via het hulpscherm voor de 'Aanvraag voor extern personeel' verschijnt het volgende scherm:

Bij de gegevens van de betreder (uzelf) staan hier relevante KPN-gegevens vermeld van uzelf of van de eigen of externe medewerker, waarvoor u een aanvraag heeft ingediend. Tevens worden eventueel reeds in bezit zijnde sleutels vermeld. De eerste keuze, die altijd gemaakt moet worden is die voor een functiesleutel of een monosleutel.

Page 10: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

10 van 16

B Bij het aanvragen van een sleutel voor een externe medewerker (na invoer van zijn registernummer op de Company Card) wordt het volgende scherm getoond:

In principe zullen alle velden, waarvan de gegevens via het registernummer bekend (bedrijfsnaam en/of privé-adres) al zijn ingevuld. Belangrijk is, dat de gegevens worden gecontroleerd op hun juistheid en dat de reden van de aanvraag wordt ingevuld (verplicht veld!). Deze gegevens worden ook getoond aan de ruimte-eigenaar ter beoordeling van de noodzaak van de aanvraag!.

Page 11: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

11 van 16

B

2.2 Aanvragen van een functiesleutel Een functiesleutel wordt aangeduid met een letter ( B, C, etc), waarbij elk type aan een specifieke selectie van ruimtesoorten toegang verschaft (zie voor specifieke toegangsmogelijkheden het helpscherm ('?') achter 'type sleutel'). Dit hulpscherm toont de volgende mogelijkheden:

2.3 Aanvragen van een mono-sleutel Een monosleutel is een sleuteltype, dat alleen toegang verschaft tot één specifieke ruimte in één specifiek gebouw. Belangrijk is hiervoor bij de aanvraag het cilindernummer te kennen, dat op de betreffende cilinder van de gewenste deur staat vermeld (3-cijferig nummer, voorafgegaan door de aanduiding AQ (dus bv 'AQ-112'). Mogelijk zijn in dit scherm enkele mogelijkheden tot aanvraag geblokkeerd middels een rood sterretje ('*'). Dit duidt er op, dat aan de aanvraag niet kan worden behandeld omdat aan een van de geldende voorwaarden niet wordt voldaan (geen geldig certificaat, of reeds sleutel in bezit).

Page 12: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

12 van 16

B Als na het invullen van het feitelijke aanvraagscherm de toets 'Verder' wordt aangeklikt, komt eventueel een foutmelding met een advies in het geval van een verkeerde of onvolledige invoer van gegevens. Gerealiseerd moet overigens worden, dat voor bepaalde typen sleutels er certificaten vereist zijn (Operationele Veiligheid (OV) en Voldoende Opgeleid Persoon (VOP)). ASUS toetst de desbetreffende aanvragen op het bezit van deze certificaten!. In voorkomende gevallen meldt het systeem het ontbreken van een certificaat als reden om de aanvraag te weigeren. In dit geval zal ASUS aangeven om welke reden (welk ontbrekend certificaat) de sleutelaanvraag niet in behandeling zal worden genomen.

Indien de aanvraag aldus correct is ingevoerd, volgt een bevestigingsscherm, waarin de aanvraag wordt bevestigd:

Na het versturen van de aanvraag volgt een sluitscherm:

Page 13: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

13 van 16

B De aanvraag zal afhankelijk van het type eerst worden geleid naar de eigen manager (per mail), waarna de ruimte-eigenaren autorisator(en) worden benaderd ter goed- of afkeuring van de aanvraag. Indien een aanvraag eventueel wordt afgewezen, krijgt de aanvrager hierover per mail een bericht met opgaaf van reden(en). Indien u voor aanvullende toegangsbehoefte ook de elektronische toegangsrechten op uw pas gewenst acht, bestaat hier tevens de mogelijkheid om met de aangegeven rechtstreekse link over te gaan naar de ToegangsVerleningsApplicatie (TVA)

Page 14: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

14 van 16

B 3 Handleiding voor managers/autorisatoren Nadat er door een aanvrager een sleutelvraag is ingediend, volgt in principe het keuringstraject door achtereenvolgens de manager en de autorisatoren.

3.1 Behandeling door de manager De manager van een KPN-aanvrager wordt middels een mailbericht op de hoogte gesteld van de ingediende aanvraag De manager wordt geacht zich een beeld te vormen (of zich te laten informeren) over de aard van de gevraagde sleutel en de reden van de aanvraag.

Gelet op het KPN-beleid m.b.t. een restrictieve houding bij de uitgifte van sleutels dient er in elk geval kritisch te worden gekeken naar de noodzaak tot (bijzondere) sleuteluitgifte. Indien de manager een mail ontvangt, die hem/haar uitnodigt een verzoek te behandelen kan deze een scherm openen, waarmee kan worden goed- of afgekeurd. In sommige gevallen (afhankelijk van aangevraagd sleuteltype, zie voorbeeld) kan ook gevraagd worden om een van de SUTG-rayons te kiezen. Het betreft dan een sleuteltype, waarmee voor TG-rayons belangrijke ruimten kunnen worden betreden. Hier moet een rayon worden gekozen, waar de betreder het meest behoefte heeft aan toegangsverlening (bv eigen rayon of rayon wat men het vaakst zal bezoeken). Afwijkend van het getoonde voorbeeld worden momenteel achter de rayonnamen ook de namen weergegeven van de eerste aanspreekpunten in die rayons. Desgewenst kan de manager dus contact met die autorisator opnemen om een

korte toelichting te geven op de betreffende aanvraag (om weigering te voorkomen. Telkens na het goed- of afkeuren van een aanvraag wordt direct een eventueel nog volgende openstaande aanvraag getoond.

Page 15: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

15 van 16

B 3.2 Behandeling door autorisator/hoofdbewoner

De autorisator behoort veelal tot een groep autorisatoren, die per groep verantwoordelijkheid zijn voor de uitgifte van een bepaald type sleutel. Voor elk type functiesleutel zijn meestal meerdere groepen autorisatoren verantwoordelijk. Per aangevraagde (en door manager goedgekeurde) sleutel wordt de daarvoor bestemde autorisatiegroep benaderd voor goed- of afkeuring. Naast rayongroepen is er een groep 'Hoofdbewoners'. Per groot technisch gebouw is een hoofdbewoner aangewezen. Indien er een AQ-sleutel (special) voor het betreffende gebouw wordt gevraagd, zal de desbetreffende hoofdbewoner hiervoor als autorisator worden benaderd. Indien deze niet binnen twee dagen zou reageren (bv ziekte of verlof), dan wordt het eigen rayonteam ingeschakeld. Per groep behoeft uiteraard slechts één groepslid de aanvraag te behandelen. De rayongroep heeft altijd minimaal een hoofdautorisator, die verantwoordelijk is voor de aanwijzing van zijn/haar groepsleden en in principe altijd als eerste wordt benaderd met een autorisatieaanvraag. De hoofdautorisator heeft overigens de mogelijkheid om (via sleutelbeheer) één van zijn groepsleden al dan niet tijdelijk als 'aanspreekpunt' aan te wijzen. Het aanspreekpunt krijgt dan de rol van eerste ontvanger van een autorisatieverzoek. De eerste ontvanger (hoofdautorisator of aanspreekpunt dus) krijgt twee werkdagen de tijd om het verzoek te behandelen. Wordt binnen deze termijn niet gereageerd, dan worden alle andere groepsleden gewaarschuwd, waarbij het eerst reagerende lid dan de autorisaties kan afhandelen. Het behandelen van de autorisatieverzoeken geschiedt op identieke wijze als bij de managers (zie schermafdruk vorige bladzijde). Wel worden bij de aanvraag ook hier de eventueel aanwezige aanvullende gegevens getoond van de aanvraag (vermelding van aanvraagreden bij externen en de naam van de aanvrager/autoriserend manager (t.b.v. navraag)). Als het goed is zullen de managers er zorg voor dragen, dat de verzoeken zo veel mogelijk betrekking zullen hebben op medewerkers, die in het eigen rayon/werkveld actief zullen zijn. De rayons-autorisatoren krijgen in ieder geval alle verzoeken te behandelen, die betrekking hebben op specifieke (mono-)sleutels van deuren in het eigen rayon.

Page 16: Automatisch Sleutel Uitgifte Systeem (ASUS-v3) · Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

Gebruikershandleiding ASUS Service Unit Technische Gebouwen

16 van 16

B 3.3 vervanging autorisator Iedere autorisator moet kunnen aangeven wie hem/haar vervangt. Alle aanvragen worden in deze periode verzonden aan zijn/haar vervanger (periode is maximaal zes weken). Uitgangspunt is dat een vervanger geen bestaande autorisator hoeft te zijn binnen het systeem. Binnen het systeem moet de functie worden opgenomen om een vervanger te koppelen aan een autorisator de autorisator (kan zijn eigen vervanger invoeren) en voor de functioneel beheerder (kan van alle autorisatoren een vervanger invoeren) Dit laatste om tijdens ziekte een vervanger te kunnen toekennen. Bij de communicatie van e-mail wordt de vervanger automatisch opgenomen. Dit betekent dat alle e-mail die eigenlijk naar autorisator wordt verzonden, automatisch wordt verstuurd naar de vervanger. Wanneer de periode is afgelopen, of wanneer de vervanger wordt ‘ontkoppeld’, wordt de e-mail niet meer doorgestuurd. Zolang de vervanging actief is, neemt deze vervanging na inloggen met zijn/haar KPNPassport automatisch de rechten over van de autorisator. Wanneer de autorisator meerdere rollen heeft binnen het systeem (bijvoorbeeld manager of functioneel beheerder) worden deze rollen niet overgenomen.