Bart Bruins is klinisch psycholoog en concern-adviseur van de Raad van Bestuur van GGZ Rivierduinen (zie kader ‘Over Rivierduinen’). Toen Rivierduinen in 2005 uit een fusie ont-stond, is hem gevraagd het kwaliteitsmanage-mentsysteem op te zetten.

‘Rivierduinen heeft de ambitie voorop te lopen als organisatie op tal van terreinen. Een logisch gevolg daarvan is de inrichting van een kwa-liteitsbeleid. Het was mijn taak een voorstel te doen voor een kwaliteitssysteem waarmee de kwaliteit van de organisatie kan worden gewaarborgd en tegelijkertijd kan worden voldaan aan de HKZ-norm’, vertelt Bruins. De stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) is in 1994 opgericht met als doel te komen tot harmonisatie van kwa-liteitsbeoordeling in zorg en welzijn. Elke drie jaar moet een zorginstelling het HKZ-certificaat vernieuwen.

Zoals bij fusies gebruikelijk is, kende Rivierduinen een waaier aan diverse systemen en werkwijzen. De organisatievorm met diverse,

tamelijk zelfstandig opererende centra versterkt dit effect. Aan Bruins de taak orde in de chaos te scheppen. Het te kiezen softwarepakket zou hieraan nadrukkelijk moeten bijdragen.

meccAnoBruins vertelt dat na een uitgebreide inventari-satie van programmatuur uiteindelijk de keus is gevallen op Infoland. Het Nederlandse software-bedrijf levert een complete suite van software, waarmee alle onderdelen van het kwaliteitsma-nagement worden ondersteund. ‘Ook speelde mee dat de software heel flexibel is te gebruiken en inderdaad helpt de informatiestromen en werkprocessen te ordenen en stroomlijnen met behoud van de eigenheid van de diverse centra van Rivierduinen. Eenheid in verscheidenheid! De kennis van het softwarehuis over onze werk-processen heeft mede de keuze beïnvloed’, licht Bruins toe.

Hij vergelijkt de software met de doos Meccano uit zijn jeugd. ‘Je kunt de modules van de suite precies inrichten naar de wensen van de orga-nisatie zonder dat daar programmeerwerk bij

18

komt kijken’, legt hij uit. ‘Daarbij komt natuurlijk de begeleiding van de leverancier bij de inge-bruikname. De medewerkers van het software-huis denken mee en hebben kennis van zaken. Daarmee is het bedrijf sterk op het gebied van raadgeving.’

gerichte kennisdelingRivierduinen is niet meteen met het complete pakket voor kwaliteitsmanagement aan de slag gegaan, maar groeit stap voor stap naar een doordacht systeem voor kwaliteitsbeheer. De stichting is begonnen met het documentma-nagementsysteem DKS. Momenteel bereidt Rivierduinen de migratie voor naar de opvolger iDocument. Dit is een webgebaseerde software-toepassing voor het beheren en borgen van kwaliteitsdocumenten. Met deze oplossing is het mogelijk alle documenten op een efficiënte, gebruiksvriendelijke en veilige manier te distri-bueren. Door een uitgebreide mogelijkheid lees-rechten in te richten, zien medewerkers alleen die informatie die voor hen bedoeld is.‘Met het documentmanagementsysteem bleek het mogelijk onze medewerkers te beschermen

weten wAAr je AAn toe bent,

eenvoudig kunnen nAgAAn

welke Protocollen gelden.

dAt Zijn minimAle vereis-

ten voor orgAnisAties die

de kwAliteit vAn hAndelen

hoog willen houden. juist

in de geZondheidsZorg wAAr

het wemelt vAn (Persoons-

gebonden) documenten en

Protocollen is het ZAAk dit

goed geregeld te hebben.

bArt bruins vAn rivierduinen

en jAcco bestemAn vAn vu

medisch centrum vertellen

over de softwAre die Zij hier-

voor gebruiken.

het stroom-lijnen vAn

informAtie

komt kijken’, legt hij uit. ‘Daarbij komt natuurlijk de begeleiding van de leverancier bij de inge-bruikname. De medewerkers van het software-huis denken mee en hebben kennis van zaken. Daarmee is het bedrijf sterk op het gebied van raadgeving.’

gerichte kennisdelingRivierduinen is niet meteen met het complete pakket voor kwaliteitsmanagement aan de slag gegaan, maar groeit stap voor stap naar een doordacht systeem voor kwaliteitsbeheer. De stichting is begonnen met het documentma-nagementsysteem DKS. Momenteel bereidt Rivierduinen de migratie voor naar de opvolger iDocument. Dit is een webgebaseerde software-toepassing voor het beheren en borgen van kwaliteitsdocumenten. Met deze oplossing is het mogelijk alle documenten op een efficiënte, gebruiksvriendelijke en veilige manier te distri-bueren. Door een uitgebreide mogelijkheid lees-rechten in te richten, zien medewerkers alleen die informatie die voor hen bedoeld is.‘Met het documentmanagementsysteem bleek het mogelijk onze medewerkers te beschermen

tegen de overvloed aan niet-relevante informa-tie’, zegt Bruins. ‘Tegelijkertijd konden wij een gerichte kennisdeling op gang brengen tussen de centra onderling en de centrale organisatie.’

In de tweede fase is iTask in gebruik genomen. In de eerste plaats voor het Veilig Incidenten Melden. Nu gebruikt Rivierduinen iTask voor verschillende toepassingen. De afdeling Zorgadministratie gebruikt iTask bijvoorbeeld om klachten en andere meldingen gestruc-tureerd te registreren, te analyseren en af te handelen. Het is een eenvoudig te gebruiken systeem - met een koppeling naar e-mailpro-gramma MsOutlook - dat makkelijk is in te rich-ten naar de eigen wensen.

kwAliteitsZorg sPeerPuntEen andere organisatie die in zee is gegaan met Infoland is VU medisch centrum. Het zieken-huis telt nu ongeveer 6.800 medewerkers en bestaat uit zeven divisies waarbij het Instituut Ondersteuning Patiëntenzorg (IOP) groten-deels zorg draagt voor het kwaliteitsbeleid. Het IOP voert projecten uit die impact hebben op

19

cris hemmink (links), bElEids-advisEur vuMc. jAcco bestemAn (MiddEn), stafadvisEur io vuMc.

bArt bruins (rEchts), klinisch psycholoog En concErn-advisEur raad van bEstuur riviErduinEn. intErviEw door: teus molenAAr

alle divisies van het VUmc. Zo houdt het zich onder andere bezig met procesanalyses en het neerzetten van processen. Tegenwoordig is het begrip ‘zorgpaden’ onderwerp van studie. Vertrekkend van de zorgbehoeften, vragen, verwachtingen en voorkeuren van de individuele patiënt, beschrijven zorgpaden proactief de opeenvolgende stappen in het zorgproces voor een patiënt met een specifieke zorgvraag. Doel is het logistieke proces zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten voor de patiënt.

Jacco Besteman werkt als stafadviseur bij het IOP en kijkt samen met Kris Hemmink, beleids-adviseur bij het VUmc, op welke manier die optimaal zijn in te zetten. Hemmink vertelt dat voorheen in diverse, zelfgebouwde systemen documenten de ronde deden. ‘Daarmee was het niet mogelijk om die documenten op een eenduidige manier te beheren’, verklaart zij de reden waarom het ziekenhuis omzag naar andere, geïntegreerde software.Daar komt bij dat kwaliteitszorg een belangrijke rol speelt binnen het VUmc. In het meerjarenbe-leid 2005 – 2010 staat ‘uitstekende kwaliteitsre-putatie’ als een van de belangrijkste speerpun-ten genoemd.

documenten overZettenNiet alleen documenten, maar ook protocollen, richtlijnen, processen en normen worden met iDocument eenduidig (en eenmalig geborgd) opgeslagen en ter beschikking gesteld aan het intranet, zodat alle artsen er kennis van kunnen nemen. ‘Een voorbeeld van een procesbeschrij-ving die we op die manier hebben vastgelegd?’, reageert Hemmink. Om meteen het antwoord te geven: de opname van een patiënt in het zieken-huis. ‘Daar horen tal van documenten bij die dan keurig geordend klaar staan voor bijvoorbeeld de behandelend arts.’

In iTask worden alle incidenten geregistreerd en geanalyseerd. ‘Je moet dan wel met elkaar afspreken wie verantwoordelijk is voor de afhan-deling van bepaalde incidenten. En die persoon moet ook beschrijven hoe hij iets heeft opgelost. Op die manier blijft die kennis bewaard voor anderen, en is later altijd na te gaan hoe een en ander is verlopen. Uit de analyses volgen verbe-teracties en vervolgens is na te gaan of die acties inderdaad in de praktijk worden uitgevoerd.’

Het ziekenhuis zet iTask onder meer in voor meldingen van agressie tegen (ambulance)per-soneel. ‘Het mooie is’, zegt Hemmink, ‘dat alle modules in elkaar grijpen. Je kunt heel makkelijk tussen de verschillende onderdelen wisselen. Al met al scheelt het tijd om met deze software te werken. Vroeger had je te maken met pakken papier en verschillende systemen die niet met elkaar overweg konden. Nu is het een kwestie van eenmalig alles goed inrichten en alle infor-matie is voor alle rechthebbenden beschikbaar.’

In totaal zijn er ongeveer dertigduizend docu-menten omgezet naar iDocument. Deze wor-den nu bekeken of ze nog actueel en ter zake doend zijn. Als het nodig is, herschrijft iemand een document. Deze overzetting liet meteen

zien wat de status is van documenten, welke verouderd zijn, welke meermalen in de syste-men voorkomen, en – wellicht belangrijker nog – welke er ontbreken.

met één knoPHet VUmc heeft ook iCompliance in gebruik. Met deze module is het mogelijk om alle beno-digde data voor een bepaalde normering met slechts één druk op de knop digitaal inzichtelijk te maken. Dat is ideaal voor bijvoorbeeld een in- of externe audit of een visitatie. Daarover kan Besteman meepraten. Onlangs is het zieken-huis bezocht om na te gaan of het de JACIE-accreditatie kon behalen. Deze normering heeft te maken met de streng gereguleerde proces-gangen rond het transplanteren van stamcellen (zie kader ‘Wat is JACIE?’).

Voordat de controleur op bezoek zou komen, had Besteman via iCompliance alle documenten die met de accreditatie te maken hebben, ver-zameld. Digitaal, wel te verstaan. Met één druk op de knop waren alle benodigde documenten zichtbaar te maken. Via de compliance manager bleek het mogelijk een overzicht af te drukken van de beschikbare documenten voor de betref-fende normeringen.

Besteman: ‘De inspecteur viel stil toen hij dat overzicht zag. Hij wist even niet hoe hij ermee moest omgaan, want normaal gesproken moet hij in alle hoeken en gaten op zoek naar de gewenste informatie. En nu kreeg hij het – bij wijze van spreken - op een zilveren schaaltje aangeboden. Nu konden we de inspecteur zelf vertellen op welke punten we nog extra infor-matie bij elkaar moesten vergaren.’ Doordat het overzicht klaar stond was er zoveel tijd over dat het team van Besteman samen met de inspec-teur heel gericht op zoek kon gaan om de ont-brekende gegevens boven water te krijgen. Al met al zijn Hemmink en Besteman drukdoende het streven naar een nog hogere kwaliteit han-den en voeten te geven.

sectorkennisWie de verhalen van Rivierduinen en VUmc goed beluistert, hoort op de achtergrond steeds het belang van sectorkennis. Weinig branches zijn zo gereguleerd en genormeerd als de zorgsec-tor. Weinig branches ook kennen zulke inten-sieve informatiestromen, waarbij het uitermate belangrijk is dat alleen gerechtigden de informa-tie tot zich kunnen nemen of kunnen wijzigen.

Leveranciers van software voor deze sector dienen op de hoogte te zijn van de protocollen, normen, wet- en regelgeving die opgeld doen. Ook als het ogenschijnlijk alleen om een docu-mentbeheersysteem gaat. Misschien wel juist omdat het om een documentbeheersysteem gaat, want elk handelen vindt uiteindelijk zijn oorsprong of weerslag in een document.Bij de keuze van een softwaresysteem is dan niet alleen de functionaliteit van de program-matuur doorslaggevend, maar evenzeer de bekendheid van de leverancier met de proces-sen die gebruikelijk zijn binnen de betreffende branche.

20

21

wAt is jAcie?De afkorting staat voor Joint Accreditation Committee-ISCT. Het orgaan is in Europa opgericht in 1998 om ervoor te zorgen dat de kwaliteitsprocessen voor het implementeren van stamcellen zijn gewaarborgd. Daarbij is ook een accreditatielichaam in het leven geroepen.

Ziekenhuizen die dergelijke implantaties uitvoeren, moeten een JACIE-accreditatie hebben verworven, willen zij de han-delingen vergoed krijgen van zorgverzekeraars. In de norm staat aangegeven welke documenten nodig zijn om de vereiste kwaliteit te borgen. Per implementatie gaat het dan al snel om tientallen documenten.

over rivierduinenRivierduinen is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg in het noorden en midden van Zuid-Holland. Vanuit zes regionale centra wordt zorg geboden aan volwassenen en ouderen. Voor zorg aan kinderen en jeugd zijn er verschillende vestigingen. Verder heeft de instelling vijf specialistische centra, onder andere op het gebied van autisme en eetstoor-nissen. Rivierduinen biedt zorg dichtbij, werkt op basis van zorgprogramma’s gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek en meet voortdurend de resultaten van de behandeling. Er zijn ruim 2700 medewerkers in dienst.

Ultimo 2009 was het aantal cliënten in zorg 25.000 en de omzet over 2009 bedroeg € 190 miljoen.

over de leverAncierInfoland ontwikkelt en levert software aan de zorg, onderwijs en zakelijke markt op het gebied van kwaliteitsmanagement en informatie. Het funda-ment bestaat uit een suite van softwareproducten die als geheel de naam iProva draagt. iProva biedt optimale ondersteuning in het proces dat nodig is organisaties transparanter en efficiënter te maken.

De kracht van de onderneming zit in de kennis over de diverse verticale marktsegmenten waarop zij actief is. Dan gaat het om de sectoren Zorg, Onderwijs en Zakelijke markt. De onderneming is actief in Nederland met vestigingen in Veldhoven en Houten en in België met een vestiging in Geel.

over vu medisch centrumKerntaken van VU medisch centrum in Amsterdam zijn zorg, onder-wijs (opleiding geneeskunde; verpleegkundige vervolgopleidingen, opleiding tot medisch specialist) en wetenschappelijk onderzoek. De patiëntenzorg omvat zowel basiszorg als ook topklinische en toprefe-rente zorg. Het centrum biedt een compleet palet aan medisch specia-lismen. In het wetenschappelijk onderzoek streeft de instelling naar een toonaangevende nationale en internationale rol. Het wetenschappelijk onderzoek concentreert zich op vijf zwaartepunten: Kanker en Afweer, Hersenen, Vitale functies, Bewegen, Extra- en Transmuraal.

De gemiddelde personeelsbezettting in 2008 bedroeg ruim 5100 men-sen. Het totaal aantal studenten lag boven de 2.000 en het totaal aantal bedden is 733. In 2008 waren er ruim 46.000 opnames van patiënten.