Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer

Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer

Katlijn VanheeArchivaris – InformatiebeheerderVlaamse Overheid – Financiën en

Begroting

Inhoud

• Organisatiestructuur beleidsdomein Financiën en Begroting

• Archiefbeleid binnen de VO• Archiefbeheer binnen FB (en zijn

rechtsvoorgangers)• Huidige doelstellingen en projecten• Toelichting 1 deelproject

Informatie aan zee - 16 september 2011

Organisatiestructuur beleidsdomein FB

• Beleidsdomein FB– Departement FB– IVA Vlaamse Belastingdienst– IVA Centrale Accounting

– Andere rechtspersonen• IVA Vlaams Toekomstfonds• FFEU (VOI)• VFLD (VOI)


Archiefbeleid binnen de VO

• IAVA project 2001 – 2006

• 2 september 2005: introductie principe ‘anders werken’

• Ministerieel Besluit van 14 september 2007

• Decreet publiekrechtelijk archief van 9 juli 2010


Archiefbeheer binnen FB en zijn rechtsvoorgangers -1-

• Rechtsvoorganger AZF – Archivaris in dienst – De eerste ABP-plannen : opgemaakt in 2005 (n.a.v.

IAVA-project)

• Financiën Begroting (2006)– Vernieuwde ABP-plannen in 2007– Archivaris in dienst vanaf april 2008


Archiefbeheer binnen FB en zijn rechtsvoorgangers -2-

• Analyse van die ABP-plannen: conclusie = NOK• Vlaamse belastingdienst / Departement• Centrale Accounting: niet eens meer opgemaakt

• Doelstelling– Efficiënt analoog en digitaal klassement– Op basis van een functioneel ABP-plan –Maar: visie en prioriteiten verschillen!


Plan van aanpak

• Stap voor stap:– De Vlaamse Belastingdienst = als eerste – Departement FB

• Case VLABEL: stappenplan– Analyse takenpakket– Analyse analoge & digitale realiteit– Uitbouw efficiënt analoog & digitaal klassement– Afwerken ABP = sluitstuk


Stap 1: takenpakket

• Analyse takenpakket– Organisatiebesluiten– Visie, doelstellingen– Regelgeving– Interne handleidingen– Meest waardevol: stage op de diensten zelf • Aftoetsen theoretisch beeld• Start koppeling met digitale en analoge klassementen


Stap 2: analyse analoog klassement

• Aftoetsten Archiefbeheersplan– Inhoud kasten werkvloer conform ABP? Analyse

kasten

• Indien niet in APB: analyse!– Vloeit administratie voort uit takenpakket?– Taak gerelateerde administratie: • Bewaarniveau/dossierbeheerder?• Bewaartermijn?

– …Informatie aan zee - 16 september 2011

Stap 3: Analoog klassement updaten - 1 -

• Wat al is opgenomen in APB: – Archiveren:• Verpakken & etiketteren• Opname in inventaris• Opname in archiefmagazijn en bijhouden depotlijst

– Dynamisch administratie op punt zetten:• Gestandaardiseerde ordening, verpakking en

etikettering• Classificatiecode cf. ABP


Stap 3: Analoog klassement updaten-2-

• Wat NOG NIET is opgenomen is APB: – Pro forma archiveren• Met aangepaste registratie in inventaris en depotlijst.

– Dynamisch administratie:• Uniforme ordening, verpakking en etikettering• Zonder definitieve link naar classificatie


Stap 4: analyse digitaal klassement

• Analyse van de digitale realiteit: conform ABP?

• Indien niet in APB: – Inhoud te koppelen aan kerntaken /

ondersteunende taken?

– Taak gerelateerde administratie: • Bewaarniveau?• Bewaartermijn?


Stap 5: uitwerken archiefschema

• Uitwerken archiefschema/mappenstructuur– I.s.m. organisatiebeheersing– Continue aftoetsen met directie, afdelings-

hoofden, kerngebruikers

• Opzetten digitaal klassement

• Opzetten rechtenstructuur– Op basis van de functieprofielen van de

personeelsleden Informatie aan zee - 16 september 2011

Stap 6: digitaal klassement uitrollen

• Systematisch invullen van nieuw klassement – afbouw oude structuur.– Dynamische administratie = overzetten• Met aandacht voor naamgeving, bestandsformaten

– Semistatische administratie• OF opnemen in archiefklassement • OF vernietigen


Stap 7: TO DO

• Opzetten up-to-date archiefbeheersplan – Op punt zetten verzamelde informatie: hiaten

wegwerken– Verwerken in een geactualiseerd ABP

• Formaliseren en opleiden netwerk van informatiebeheerders– Afronden selectie– Voordracht aan directiecomité


Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer

Documents

Transcript of Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer