ARCHIEF VAN DE VZW’S DIE AAN HET KONINKLIJK · PDF fileKONINKLIJK BELGISCHE INSTITUUT...

206
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 10 ARCHIEF VAN DE VZW’S DIE AAN HET KONINKLIJK BELGISCHE INSTITUUT VOOR NATUURWETENSCHAPPEN VERBONDEN ZIJN ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Geert LELOUP Brussel 2008

Transcript of ARCHIEF VAN DE VZW’S DIE AAN HET KONINKLIJK · PDF fileKONINKLIJK BELGISCHE INSTITUUT...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

10

ARCHIEF VAN DE VZW’S DIE AAN HET KONINKLIJK BELGISCHE INSTITUUT VOOR

NATUURWETENSCHAPPEN VERBONDEN ZIJN

ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

door

Geert LELOUP

Brussel 2008

ARCHIEF VAN DE VZW’S DIE AAN HET KONINKLIJK BELGISCHE INSTITUUT VOOR

NATUURWETENSCHAPPEN VERBONDEN ZIJN

ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

door

Geert LELOUP

Brussel 2008

5

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

6

7

WOORD VOORAF De opmaak van een archiefselectielijst voor het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen was een werk van lange adem en was enkel mogelijk dankzij het advies, de medewerking en de ondersteuning van verschillende betrokkenen, die de auteur bij deze graag zou willen bedanken. De auteur wenst eerst en vooral mevr. Camille Pisani, directeur van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, te bedanken omdat zij de medewerking van de instelling aan de opmaak van een archiefselectielijst heeft toegezegd. Verder ook een woord van dank aan dhr. Jan Govaere, voormalig departementhoofd van het departement Vertebraten, en aan dhr. Laurent Meese, hoofd van de centrale bibliotheek, voor het feit dat zij als contact-personen de nodige praktische ondersteuning verleenden en de auteur wegwijs gemaakt hebben in de structuur van de instelling. Tot slot ook een dankwoord aan alle departements-hoofden, afdelingshoofden, diensthoofden en medewerkers die zich de moeite getroost hebben om de auteur inzage te verlenen in de aanwezige archiefbescheiden en de nodige hulp te bieden bij de identificatie van de verschillende archiefreeksen en de bepaling van de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. Hun medewerking was essentieel voor de slaagkansen van dit initiatief. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor de bestuurders en contact-personen van de verschillende aan de instelling verbonden vzw's, die allen bereid waren om hun medewerking te verlenen aan de opmaak van een afzonderlijke archiefselectielijst voor hun eigen vzw. Natuurlijk zou de auteur ook zijn hiërarchisch meerderen en collega's van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën willen bedanken voor hun bemoedigende woorden, waardevolle adviezen en nuttige tips. Zijn dank gaat in het bijzonder uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie: hun doorheen de jaren opgebouwde expertise was onmisbaar om dit initiatief met succes te kunnen bekronen. Geert Leloup

9

INHOUDSTAFEL

WOORD VOORAF ................................................................................................................. 7

INHOUDSTAFEL.................................................................................................................... 9

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN.................................... 13 Bronnen ..............................................................................................................................................13 Gedrukte bronnen ...............................................................................................................................13 Werken ...............................................................................................................................................13

LIJST VAN ILLUSTRATIES.............................................................................................. 19

LIJST VAN AFKORTINGEN............................................................................................. 21

INLEIDING............................................................................................................................. 27

DE VRIENDEN VAN HET KONINKLIJK BELGISCH INSTITUUT VOOR NATUURWETENSCHAPPEN........................................................................................... 29

Institutioneel-historisch kader.............................................................................................................31

Archiefvorming en archiefbeheer .......................................................................................................33

Archiefselectielijst.................................................................................................................................35

SOCIALE WERKEN VAN HET KONINKLIJK BELGISCH INSTITUUT VOOR NATUURWETENSCHAPPEN........................................................................................... 39

Institutioneel-historisch kader.............................................................................................................41

Archiefvorming en archiefbeheer .......................................................................................................43

Archiefselectielijst.................................................................................................................................45

KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR DIERKUNDE ..................... 49

Institutioneel-historisch kader.............................................................................................................51

Archiefvorming en archiefbeheer .......................................................................................................55

Archiefselectielijst.................................................................................................................................57

WETENSCHAPPELIJKE INTERNATIONALE STICHTING.................................. 61

Institutioneel-historisch kader.............................................................................................................63

Archiefvorming en archiefbeheer .......................................................................................................65

Archiefselectielijst.................................................................................................................................67

Inhoudstafel

10

LEOPOLD III-FONDS VOOR NATUURONDERZOEK EN NATUURBEHOUD 71

Institutioneel-historisch kader.............................................................................................................73

Archiefvorming en archiefbeheer .......................................................................................................75

Archiefselectielijst.................................................................................................................................77

KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR ENTOMOLOGIE.............. 81

Institutioneel-historisch kader.............................................................................................................83

Archiefvorming en archiefbeheer .......................................................................................................87

Archiefselectielijst.................................................................................................................................89

ARABEL, BELGISCHE ARACHNOLOGISCHE VERENIGING............................ 93

Institutioneel-historisch kader.............................................................................................................95

Archiefvorming en archiefbeheer .......................................................................................................97

Archiefselectielijst.................................................................................................................................99

BELGIAN WOMEN IN SCIENCE.................................................................................. 103

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................105

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................107

Archiefselectielijst...............................................................................................................................109

LES NATURALISTES BELGES...................................................................................... 113

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................115

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................117

Archiefselectielijst...............................................................................................................................119

ASSOCIATION DES PROFESSEURS DE BIOLOGIE.............................................. 123

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................125

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................127

Archiefselectielijst...............................................................................................................................129

VERENIGING VOOR HET ONDERWIJS IN DE BIOLOGIE, DE MILIEULEER EN DE GEZONDHEIDSEDUCATIE.............................................................................. 133

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................135

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................137

Inhoudstafel

11

Archiefselectielijst...............................................................................................................................139

INTERNATIONAL BIOLOGY OLYMPIAD 2001...................................................... 143

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................145

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................147

Archiefselectielijst...............................................................................................................................149

NATUURATELIERS VOOR JONGEREN.................................................................... 153

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................155

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................157

Archiefselectielijst...............................................................................................................................159

KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR ANTROPOLOGIE EN PREHISTORIE..................................................................................................................... 163

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................165

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................167

Archiefselectielijst...............................................................................................................................169

ASSOCIATION POUR LA DIFFUSION DE L'INFORMATION ARCHÉOLOGIQUE........................................................................................................... 173

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................175

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................177

Archiefselectielijst...............................................................................................................................179

GEOLOGICA BELGICA................................................................................................... 183

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................185

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................189

Archiefselectielijst...............................................................................................................................191

BELGISCH-LUXEMBURGSE UNIE VAN GEOLOGEN......................................... 197

Institutioneel-historisch kader...........................................................................................................199

Archiefvorming en archiefbeheer .....................................................................................................201

Archiefselectielijst...............................................................................................................................203

12

13

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN

BRONNEN Instellingsarchief van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen: Dossier Rubriques et classement, 1948, 1951, 1967. Huishoudelijk reglement van de Commissie voor het Beheer van het Patrimonium, 1942. GEDRUKTE BRONNEN Almanach Royal, 1840-1939. Belgisch Staatsblad, 1842-2007. WERKEN Administration des Mines. Deuxième série dite "Nouveau Fonds". Inventaire (Toegangen in beperkte oplage. Instruments de recherche à tirage limité 61), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1989, 118 p. ANNAERT P. en GUINAND M., Le ministère des Affaires économiques (1934-1992). I. Étude de l'Organisation et Répertoire des Commissions et Parastataux (Miscellanea archivistica studia 62), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1994, 204 p. BAERT L. "Mededeling Léon Baert: 'ARABEL, de geschiedenis'", in: Nieuwsbrief van de Belgische Arachnologische Vereniging, Brussel, Belgische Arachnologische Vereniging, XXI, 2006, 3, pp.62-64. BEYERS L., "Rasdenken tussen geneeskunde en natuurwetenschap. Emile Houzé en de Société d'anthropologie de Bruxelles (1882-1921)", in: Bijdragen en Mededelingen betreffende de Geschiedenis der Nederlanden, Den Haag, Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, CXIV, 1999, 4, pp. 481-505. Biodiversiteit meerjarenplan 1996-2000, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1995, 54 p. BOULVAIN F., Un historique de la carte géologique de Belgique, Bruxelles, Ministère des Affaires Economiques. Administration des Mines. Service Géologique de Belgique, 1993, 63 + XXIV p. BOURGEOIS P. e.a., Het Ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel I. Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen (Miscellanea Archivistica Studia 50), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1993, 268 p.

Lijst van geraadpleegde bronnen en werken

14

BRAUMAN A. en DEMANET M., Le parc Léopold 1850-1950: le zoo, la cité scientifique et la ville, Bruxelles, Archives d'architecture moderne, 1985, 179 p. BULTYNCK P., Bernissart en de Iguanodons, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1987, 117 p. COBUT. G. En VANDENDRIES H., Report on the 12th International Biology Olympiad. Belgium. July 8-15, 2001, Brussel, International Biology Olympiad 2001, (2002), 191p. Copernicus - midden in de toekomst. De hervorming van de Belgische federale overheid, Brussel, Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie, 2004, 20 p. COUTTENIER M., Congo tentoongesteld. Een geschiedenis van de Belgische antropologie en het museum van Tervuren (1882-1925), Leuven, Acco, 2005, 445 p. DE BELGIQUE E., Léopold III: Carnets de voyage 1919-1983, Brussel, Racine, 2004, 517 p DE BOCK-DOEHAERD R. (herzien en aangevuld door/revu et complété par DEPOORTERE R.), Inventaire des archives de l'Administration de l'Enseignement Supérieur (1835-1953). Deuxième édition (Toegangen in beperkte oplage - Instruments de recherche à tirage limité Algemeen Rijksarchief - Archives générales du Royaume 38), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1995, 40 p. DE BONT R., "Meten en verzoenen. Louis Vervaeck en de Belgische criminele antropologie, circa 1900-1940", in: Bijdragen tot de Eigentijdse Geschiedenis, Brussel, Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en hedendaagse Maatschappij, 2001, 9, pp. 63-104. DE BOT L., "Vingt années de Service Educatif", in: Victor Van Straelen. 1925-1954, Brussels, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1954, pp. 1189-1213. DEJONGHE L., Le Service Géologique de Belgique, Bruxelles, Fonction Publique. Direction Générale de la sélection et de la formation (onuitgegeven stageverslag), 1974, 48 p. DE VREUGHT J., L'enseignement secondaire à Bruxelles sous le régime français, Bruxelles, Bailleu, 1939, 134 p. DHONDT A. V., "La Société malacologique de Belgique 1863-1902", in: Annales de la Société Royale Zoologique de Belgique, Bruxelles, CXIX, 1989, 2, pp. 139-153. Doorlichting van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen. Radioscopie de l’Institut Royal des Sciences Naturelles de Belgique, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1992, 29 p. Eindverslag van het Koninklijk Commissariaat voor de herstructurering van de nationale wetenschappelijke inrichtingen, Brussel, Koninklijk Commissariaat voor de herstructurering van de nationale wetenschappelijke inrichtingen, 1983, 253 p. Fêtes commémoratives du centenaire de l'Institut Agronomique de l'Etat à Gembloux – juillet 1960, Gembloux, Institut Agronomique de l'Etat, 1960, 166 p. GALAND M., "Le Cabinet d'histoire naturelle de Charles de Lorraine: une description autographe", in: Nouvelles Annales Prince de Ligne, 1993, VII, pp. 159-179. GILSON G., Le musée d'histoire naturelle moderne, sa mission, son organisation, ses droits, Bruxelles, Hayez, 1914, 256 p.

Lijst van geraadpleegde bronnen en werken

15

GUINAND M., Le premier ministère des Affaires économiques (1917-1926), et les ministères de l'Intendance (1917-1918) et de la Reconstitution nationale (1918). Première partie: Étude de la structure de l'administration centrale et répertoire des commissions et parastataux qui en dépendent (Miscellanea archivistica studia 27), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1992, 127 p. GUINAND M., Le premier ministère des Affaires économiques (1917-1926), et les ministères de l'Intendance (1917-1918) et de la Reconstitution nationale (1918). Deuxième partie: étude des compétences(Miscellanea archivistica studia 46), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1993, 37 p. HASPESLAGH J., "Een oceaan van mariene informatie in het Vlaams Instituut voor de Zee (VLIZ)", in: Bibliotheek- & Archiefgids, LXXIX, 2003, 1, pp. 23-27. HIMIOB CASTENADA L., El Alto Orinoco en dos tiempos. De Boven Orinoco in twee tijden. Le Haut Orenoque en deux temps, Caracas, Embajada del Reino de Belgica, 2004, 215 p. Horizon 2005, witboek voor de modernisering van de FWI, Brussel, Federale diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele aangelegenheden, 2002, 68 p. HOUVENAGHEL G., "Belgium and the early development of modern oceanography, including a note on A. F. Renard", in: SEARS M. en MERRIMAN D. (ed.), Oceanography: The Past, New York, Springer Verlag, 1980, p. 667-681 Institut Royal des Sciences Naturelles de Belgique, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1969, 18 p. ISAAC M.-T. en SORGELOOS C., La diffusion du savoir scientifique XVIe-XIXe siècles: actes du colloque de l'Université de Mons - Hainaut, 22 septembre 1995, Bruxelles, Archives et Bibliothèques de Bruxelles, 1996, 282 p. JAUMOTTE A. L., VAN GOETHEM J. en VERWILGHEN M., "Un hommage au roi Léopold III", in: La revue générale, 1993, 11, pp. 57-69. Jaarverslag 2000 van de federale diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele aangelegenheden, Brussel, Federale diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele aangelegenheden, 2001, 87 p. Jaarverslag 2002 van het Federaal Wetenschapsbeleid, Brussel, Programmatorische Overheidsdienst Federaal Wetenschapsbeleid, 2003, 72 p. LACHAPELLE J., "Le Cercle de Mycologie de Bruxelles a 50 ans d'existence", in: Bulletin Les Naturalistes belges, Brussel, Les Naturalistes belges, LXXVII, 1996, 3, pp. 65-69. LE BON J., Histoire d'un couvent jamais occupé, devenu un prestigieux musée d'histoire naturelle (1856-1891), Bruxelles, Les Amis de l'Institut royal des Sciences naturelles de Belgique et Le Cercle d'Histoire locale d'Ixelles, 1999, 67 p. LEMAIRE C., Het paleis van Karel van Lorreinen: 1750-1980, Brussel, Gemeentekrediet van België, 1982, 56 p.

Lijst van geraadpleegde bronnen en werken

16

LEMOINE-ISABEAU C., La carte de Belgique et l'Institut Cartographique Militaire (Dépôt de la Guerre) 1830-1914 (Centre d'histoire militaire: Travaux. 23), Bruxelles, Musée royal de l'Armée et d'Histoire Militaire, 1991, 164 p. LOIR C., La sécularisation des oeuvres d'art dans le Brabant (1773-1842): la création du Musée de Bruxelles, Bruxelles, Editions de l'Université de Bruxelles, 1998, 222 p. MAILLY E., "Étude pour servir à l'histoire de la culture intellectuelle à Bruxelles pendant la réunion de la Belgique à la France", in: Mémoires couronnés et autres mémoires de l'Académie Royale de Belgique, Bruxelles, Hayez, 1887, 46 p. MARCI C., Le Parc Léopold: architecture et nature, Bruxelles, Solibel, 1994, 32 p. MEUWISSEN E., Argenteuil, le domaine "des" Rois, Waterloo, Editions Art in Belgium, 2005, 91 p. NOËL L., De Belgica: 10 jaar op zee, Brussel, Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden, 1994, 30 p. "Notre société", in: Bulletin Les Naturalistes belges, Brussel, Les Naturalistes belges, I, 1920, 1, pp. 1-4. PEDERSEN B., A guide to the Archives of the Royal Entomological Society, Adershot, Ashgate Publishing, 2002, 198 p. PEETERS A. en SYMOENS J., "Un membre éminent des Naturalistes belges a disparu: le professeur Constant VANDEN BERGHEN (21 mai 1914 – 5 novembre 2004", in: Bulletin Les Naturalistes belges, Bruxelles, Les Naturalistes belges, LXXXVI, 2005, 1-2, p. 5. RANIERI L., "Het Nationaal Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek", in: BALTHAZAR H. en STENGERS J, Dynastie en Cultuur in België, Antwerpen, Mercatorfonds, 1990, pp. 371-381. Rapport Annuel 1988 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 1988 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1989 s.p. Rapport Annuel 1989 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 1989 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1990, 264 p. Rapport Annuel 1990 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 1992 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1993, 286 p. Rapport Annuel 1997 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 1997 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1998, 173 p. Rapport Annuel 1999 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 1999 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2000, 216 p.

Lijst van geraadpleegde bronnen en werken

17

Rapport Annuel 2002 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 2002 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2003, 252 p. Rapport Annuel 2003 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 2003 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2004, 277 p. Rapport Annuel 2004 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 2004 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2005, 336 p. Rapport pour l’année 1963 du Musée royal de l’Afrique centrale, Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 1964, 58 p. Rapport pour les années 1965-1969 du Musée royal de l’Afrique centrale. Verslag voor de jaren 1965-1969 van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, Tervuren, Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, 1970, 167 p. Rapport annuel pour l’année 1964 de la Section de Géologie, de Minéralogie et de Paléontologie du Musée royal du Congo Belge, Tervuren, Koninklijk Museum van Belgisch Congo, 1965, 133 p. Royal Belgian Institute of Natural Sciences, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2003, 32 p. SMITS G. H., La vie d'une institution scientifique: l'Institut royal des sciences naturelles de Belgique. Sa genèse, son développement, son avenir, Mémoire inédit, déposé à l'Académie royale de Belgique par V. Van Straelen, 4 vol., 453 p. TERRIZZI R., Le Ministère de l'Intérieur (1830-1994). I. Étude de l'administration centrale et répertoires des commissions et services publics (Miscellanea archivistica studia 74), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1995, 339 p. THACKRAY J. C., A guide to the official archives of the Natural History Museum, London, London, Society for the History of Natural History - Natural History Museum, 1998, 174 p. THERRY M., Archief van het Koninklijk Natuurhistorisch Museum van België/ Musée royal d'Histoire naturelle de Belgique. Besluiten en reglementen (1841-1950) (Toegangen in beperkte oplage - Instruments de recherche à tirage limité Algemeen Rijksarchief - Archives générales du Royaume 446), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provin-ciën, 1997, 7 p. VAN BELGIË E., Leopold III Fotograaf, Tielt, Lannoo, 2006, 262 p., VAN BELGIË E., Mijn vader Leopold III, Tielt, Lannoo, 2001, 175 p. VAN BENEDEN P. J., "Bernard-Amé-Léonard, Vicomte du Bus de Gisignies: notice sur sa vie et ses travaux", in: Annuaire de l'Académie royale de Belgique, Brussel, Hayez, 1883, XLIX, pp. 243-270. VAN DEN BORRE A., Origine et développement du Musée Royal d'histoire naturelle de Belgique jusqu'en 1909, Brussel, Université Libre de Bruxelles, onuitgegeven licentiaats-verhandeling, 1992, s.p.

Lijst van geraadpleegde bronnen en werken

18

VANDENBROECK E., "L’origine, le but et les travaux de la Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie", in: PHUSIS. Bulletin de la Fédération belge des Sociétés Scientifiques, II, 1929, 3, p. 2. VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G., Geschiedenis voor de studie van het hedendaagse België, 19de-20ste eeuw, Brussel, VUBpress, 1999, 1439 p. VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 1907-1991). Deel I. Organisatie (Miscellanea archivistica studia 64), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1995, 329 p. VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 1907-1991). Deel II. Bevoegdheden (Miscellanea archivistica studia 78), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1996, 129 p. VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 1907-1991). Deel III. Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont (Miscellanea archivistica studia 85), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1996, 46 p. VANDEWEYER L., Het Ministerie van Volksgezondheid (1936-1990): organisatie en bevoegdheden (Miscellanea archivistica studia 56), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1995, 243 p. VAN GOETHEM J., "Het verdrag inzake biologische diversiteit en de opvolging ervan in België", in: Biologisch Jaarboek. Gent, Dodonaea, LXVI, 1998, p. 49-88. VAN KALCK M., De Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België. Twee eeuwen geschiedenis, Brussel, Lannoo, 2003, 2 vol., 795 p. VAN LOEN H. en HOUZIAUX J. S., The collection of Gustave Gilson as a reference framework for the Belgian fauna: Feasibility study: summary of the research, Brussel, Federaal Wetenschapsbeleid, 2002, 4 p. VANPAEMEL G., "Gustave Delwaque en de crisis van de Belgische geologie op het einde van de negentiende eeuw", in: Actes du 13e Congrès Benelux d’Histoire des Sciences, Luxemburg, Ministère de l'Education Nationale et de la formation professionnelle du Grand-Duché de Luxembourg, 1996, pp. 173-175. VAN STRAELEN V., Organisation de la bibliothèque, 23 mars 1944, 20 p. VIVÉ A., Du Musée Royal d'histoire naturelle de Belgique à l'Institut royal des Sciences naturelles de Belgique. Développement d'un établissement scientifique de l'État. 1909-1954, Brussel, Université Libre de Bruxelles, onuitgegeven licentiaatsverhandeling, 1994, 2 dln., 381 p. VIVÉ A. en VERSAILLES A., Van Museum tot instituut: 150 jaar Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1996, 112 p. QUINTART A., "Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen", in: BALTHAZAR H. en STENGERS J, Dynastie en Cultuur in België, Antwerpen, Mercatorfonds, 1990, pp. 325-330. WYTHE D., Museum Archives: An Introduction, Chicago, Society of American Archivists, 2004, 256 p.

19

LIJST VAN ILLUSTRATIES

1. Copyright Prentenkabinet Koninklijke Bibliotheek van België, Brussel. S III 83343 Topographie Bruxelles. Place du Musée. 4°. 2. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 3. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 4. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 5. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 6. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 7. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 8. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 9. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 10. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 11. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 12. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 13. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 14. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 15. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 16. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 17. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 18. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 19-22. Illustraties uit het artikel MOURLON M., "La Documentation Géologique",

in: Science et Nature, Brussel, 11, 1907, pp. 169-172. 23. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 24. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 25. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 26. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 27. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel. 28. Copyright Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel.

20

21

LIJST VAN AFKORTINGEN

ADIA Association pour la Diffusion de l'Information Archéologique ARA Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën ARABEL Arachnologia Belgica ARC Actions de Recherche Concertées ASCOBANS Agreement on the Conservation of Small Cetaceans of the Baltic and North Seas BAHC Belgisch Avifaunistisch Homologatiecomité BCI Bureau voor Communicatie en Informatie BCZ Benelux Congress of Zoology BJE Belgian Journal of Entomology BJZ Belgian Journal of Zoology BELMEC Belgian Marine Environmental Control BeWiSe Belgian Women in Science BGD Belgische Geologische Dienst BLUG Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen BMDC Belgian Marine Data Centre BMM (1) Beheerseenheid van het Mathematisch Model van de Noordzee en het

Schelde-estuarium BMM (2) departement Beheer van het Marien Ecosysteem BMR Brusselse Museumraad BOC Basisoverlegcomité B.S. Belgisch Staatsblad Bijl.B.S. Bijlagen van het Belgisch Staatsblad BST Bibliothèque des Sciences et Techniques BTK Bijzonder Tijdelijk Kader btw belasting over de toegevoegde waarde

Lijst van afkortingen

22

CCIM Coördinatiecomité voor Internationaal Milieubeleid CHM Clearing House Mechanism CMB Cercle de Mycologie de Bruxelles COP Conference of the Parties CRBH Centre des Recherches Biologiques de Harchies DAC Derde Arbeidscircuit DBA Département de biologie animale DBO Département de Biologie des Organismes DGOS Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking DPWB Diensten voor Programmatie van het Wetenschapsbeleid DWTC Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele

aangelegenheden EEG Europese Economische Gemeenschap EFG Europese Federatie van Geologen EurGeol Europees Geoloog EUSO Europese wetenschapsolympiade FIS Fondation International Scientifique FOD Federale Overheidsdienst FWI Federale Wetenschappelijke Instelling GESCO Gesubsidieerde Contractuelen GTI Global Taxonomy Initiative HOWTTA Hulporgaan voor wetenschappelijk, technisch en technologisch advies IAKBIN Instellingsarchief van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen IBO International Biology Olympiad ICES International Council for the Exploration of the Sea ICL Interministeriële Conferentie voor het Leefmilieu ICT Information and Communication Technologies IDPBW Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk

Lijst van afkortingen

23

IG Inventaire Général IHE Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie INP Instituut der Nationale Parken in Belgisch Kongo IOC Intergovernmental Oceanographic Commission KBIN Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen KBVAP Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie KBVD Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde KBVE Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie KMMA Koninklijk Museum voor Midden-Afrika KNHMB Koninklijk Natuurhistorisch Museum van België KTD Krijgs- en Topografisch Depot KUL Katholieke Universiteit Leuven LDC London Dumping Convention MARS Multimedia Archeological Research System MCI Militair Cartografisch Instituut MIA MUMM Inventory of Archives MNZ (1) Technische Commissie Noordzee MNZ (2) Stuurgroep Noordzee en Oceanen MOP Meeting of Parties NSC International Conference on the Protection of the North Sea NFWO Nationaal Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek NGI Nationaal Geografisch Instituut NHM Natuurhistorische Musea NKP Nationaal Knooppunt (voor het Verdrag inzake biologische diversiteit) NSTF North Sea Taskforce OD Ondersteunde Directie ODAS Oceanographic Data Acquisition System ORBEM Office Régional Bruxellois de l'Emploi

Lijst van afkortingen

24

OSCOM Commissie van de conventie van Oslo over het dumpen van afval in zee OSPAR Verdrag inzake de bescherming van het mariene milieu in het noordoostelijk

deel van de Atlantische Oceaan PARCOM Commissie van de conventie van Parijs over de vervuiling van de zee door

bronnen op het land pdf portable document format POD Programmatorische Overheidsdienst PROBIO Association des Professeurs de Biologie RSZ Rijksdienst voor Sociale Zekerheid RvZ Rijksstation voor Zeevisserij SAB Société d'Anthropologie de Bruxelles SBSTTA Subsidiary Body on Scientific, Technical and Technological Advice SEED Service Educatif - Educatieve Dienst SGB Service Géologique de Belgique SOENB Section Orchidées d'Europe des Naturalistes Belges SRAP Société royale d'Anthropologie et de Préhistoire SRZB Société Royale Zoologique de Belgique SURV Belgian North Sea Aerial Survey TWW Tewerkgestelde Werklozen UBLG Union Belgo-Luxembourgeoise des Géologues UCL Université catholique de Louvain ULB Université Libre de Bruxelles UNCED United Nations Conference on Environment and Development UWW uitwisselingsmechanisme VBD Verdrag inzake biologische diversiteit VeLeWe Vereniging van Leerkrachten in de Wetenschappen VLIZ Vlaams Instituut voor de Zee VOB Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de

Gezondheidseducatie

Lijst van afkortingen

25

VUB Vrije Universiteit Brussel vzw vereniging zonder winstoogmerk WIS Wetenschappelijke Internationale Stichting WIV Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid ZWI Zeewetenschappelijk Instituut

27

INLEIDING Een archief heeft een erg belangrijke dubbele functie. Een archief bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde. Het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft daarenboven ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. Het artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden. Deze wetgeving is ook van toepassing op het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, wat betekent dat archieven niet op eigen initiatief vernietigd mogen worden. Het is echter weinig praktisch om bij de vernietiging van een document steeds opnieuw ad hoc de toestemming van het Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden te vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst, die alle archiefbescheiden, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming opsomt. Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen is op die manier in een heel vroeg stadium op de hoogte van welke archiefbescheiden op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De verschillende aan de instelling verbonden vzw's vallen niet onder de bepalingen van de Archiefwet, maar zijn zich bewust van de voordelen van een goed archiefbeheer en hebben daarom de toestemming gegeven om ook voor hun eigen archief een archiefselectielijst op te laten stellen. Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archief-bescheiden wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefbescheiden. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard blijven en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. Een goed voorbeeld is het gerenommeerde Natural History Museum in Londen, dat over een eigen archiefdienst beschikt en zowel een papieren als een online gids heeft opgesteld om haar waardevolle archieven te beheren en voor het publiek te ontsluiten. Een archiefselectielijst mag natuurlijk nooit blindelings toegepast worden. Wanneer bij de toepassing blijkt dat de voorwaarden voor de selectie van een reeks niet langer geldig zijn, dan mag er van de archiefselectielijst afgeweken worden. Wanneer blijkt dat er fundamentele veranderingen opgetreden zijn, dan dient de archiefselectielijst aangepast worden. Een instelling is immers constant in evolutie, met het gevolg dat opdrachten en de daaruit voortvloeiende archiefvorming ingrijpend kunnen veranderen. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst regelmatig onder de loep te nemen en deze zo nodig in overleg met Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën aan te passen. Dit zou ook de kans bieden om waar nodig de archiefselectielijst aan te vullen en te vervolledigen. De opmaak van het onderdeel van de archiefselectielijst voor het departement Paleontologie werd bijvoorbeeld gehinderd door de aan de gang zijnde verbouwing van de Janletvleugel, waardoor niet al het archief van in kaart gebracht kon worden.

Inleiding

28

Het eerste onderdeel schetst de institutioneel-historische evolutie van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, die in het tweede onderdeel geïllustreerd wordt met aantal organigrammen. Het derde onderdeel beschrijft de archiefvorming en het archiefbeheer van de instelling en het vierde en laatste onderdeel bevat de eigenlijke archiefselectielijst. Hetzelfde patroon wordt vervolgens voor elk van de zeventien verschillende vzw’s herhaald (met uitzondering van de organigrammen).

DE VRIENDEN VAN HET KONINKLIJK BELGISCH INSTITUUT

VOOR NATUURWETENSCHAPPEN

31

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De vereniging zonder winstoogmerk (vzw) De Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen werd in 1983 opgericht.1 Volgens de statuten had de nieuwe vereniging tot doel: sympathie voor het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen op te wekken en zijn musea, verzamelingen en activiteiten beter te doen kennen; activiteiten die bijdragen aan de uitstraling van de instelling te organiseren; mecenaat en vrijwilligerswerk aan te moedigen; onderzoeksprojecten te ondersteunen en de inrichting van de musea te verrijken en te verbeteren, zowel met eigen middelen als door het aantrekken van giften, schenkingen en legaten; prijzen voor publicaties of uitzonderlijke verwezen-lijkingen toe te kennen; publicaties te financieren. De statuten bepaalden voorts dat de bestuursorganen van de vereniging de Algemene Vergadering, de Beheerraad en het Dagelijks Bestuur waren. De Algemene Vergadering bezat in overeenstemming met de bepalingen van de vzw-wet van 27 juni 1921 als enig bestuursorgaan de bevoegdheid om de statuten te wijzigen, de leden van de Beheerraad te benoemen en af te zetten, de begrotingen en de rekeningen goed te keuren en de vereniging te ontbinden. Daarenboven beschikte de Algemene Vergadering volgens de statuten ook over de bevoegdheid om twee personen buiten de Beheerraad aan te duiden die met het toezicht op de financiële verrichtingen belast werden en daarover verslag dienden uit te brengen. De Beheerraad bezat volgens de statuten de meest uitgebreide machten voor het beheer en het bestuur van de vereniging: al wat niet uitdrukkelijk door de wet of door de statuten aan de Algemene Vergadering was voorbehouden, viel onder de bevoegdheid van de Beheerraad. Het delegeerde de uitvoering van haar beslissingen en de maatregelen voor het dagelijks beheer van de vereniging wel aan het Dagelijks Bestuur, waarin de zowel de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris-generaal, de penningmeester van de vereniging als de directeur van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen van rechtswege zetelden. De statuten van de vereniging werden in 2001 aangepast en geactualiseerd, onder meer om enkele bepalingen met betrekking tot de leden te wijzigen en om het Dagelijks Bestuur tot het Directiecomité om te dopen.2 De vzw De Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen heeft tal van initiatieven voor haar leden en voor het breder publiek gelanceerd, zoals de organisatie van rondleidingen, voordrachten, lezingen, filmvoorstellingen en excursies in binnenland en buitenland. De vereniging moedigt ook het mecenaat aan door schenkingen aan het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen te organiseren en te verrichten.3 Het door haar in 1992 opgestarte informatieblad Museum Contact berichtte over de museologische en wetenschappelijke activiteiten van de instelling,4 maar het beheer van dit tijdschrift werd na verloop van tijd aan de publieksgerichte diensten van het Koninklijk

1 De statuten zouden pas enkele jaren na de oprichting van de vereniging in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad gepubliceerd worden. Statuts de Les Amis de l'Institut royal des Sciences naturelles de Belgique. Statuten van de Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (Bijl. B.S., 07/02/1985, p. 597, nr. 1206). 2 Nouveaux statuts de Les Amis de l'Institut royal des Sciences naturelles de Belgique. Nieuwe statuten van de Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (Bijl. B.S., 27/09/2001, p. 9788, nr. 18395). 3 VIVÉ A. en VERSAILLES A., Van Museum tot instituut: 150 jaar Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1996, p. 109. 4 Rapport Annuel 1990 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 1992 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1993, p. 7.

vzw Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen - Institutioneel-historisch kader

32

Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen overgedragen.5 Tot slot verleent de vzw een belangrijke ondersteuning aan de werking van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen door de instelling een aantal permanente of tijdelijke medewerkers (bewakers, decorateurs, animatoren, gidsen…) ter beschikking te stellen.6

5 Rapport Annuel 1999 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 1999 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2000, p. 140 en pp. 150-151. 6 Rapport Annuel 2000 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 2000 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2001, p. 136.

33

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vzw De Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen bevat een aantal voor een vzw typische en historisch waardevolle reeksen, zoals de processen-verbaal van de Algemene Vergadering, de processen-verbaal van de Beheerraad en de ledenlijsten. De ledenlijsten zijn jammer genoeg niet compleet bewaard gebleven omdat het beheer ervan aanvankelijk te wensen over gelaten zou hebben. Verder zijn er ook een aantal archiefbescheiden terug te vinden met betrekking tot het financieel beheer en het personeelsbeheer, waarvan sommige wegens hun beperkte historische waarde na verloop van tijd vernietigd zouden kunnen worden. Tot slot zijn er ook enkele reeksen met betrekking tot de activiteiten van de vzw, zoals de jaarlijkse activiteitenprogramma's en de dossiers inzake de schenkingen aan het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen. Het archief heeft een al bij al vrij beperkte omvang. Het wordt deels in het bureau van de secretaris van de vzw en deels in een aantal gesloten kasten in de kelder van het torengebouw bewaard. De secretaris van de vzw is zich bewust van het nut van een archiefbeheer en heeft het plan opgevat om op basis van de archiefselectielijst de te vernietigen archiefreeksen effectief te selecteren en te vernietigen. De oude nummers van het tijdschrift Museum Contact zijn in het verleden al aan de bibliotheek van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen overgedragen. De andere historisch waardevolle archiefbescheiden zouden na het verstrijken van de bewaartermijnen overgedragen kunnen worden aan een archiefdienst of archiefinstelling, die de blijvende bewaring kan garanderen.

35

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw De Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw De Vrienden van het

Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw De Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw De Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen - Archiefselectielijst

36

VZW DE VRIENDEN VAN HET KONINKLIJK BELGISCH INSTITUUT VOOR NATUURWETENSCHAPPEN

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling 1983-heden 10 jaar vernietigen Deze briefwisseling handelt voornamelijk over praktische zaken, zoals de ledenadministratie.

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1983-heden 10 jaar bewaren Deze processen-verbaal worden in tweevoud bewaard, waarvan één versie bestemd is voor inzage door de leden.

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 1983-heden 10 jaar bewaren Deze processen-verbaal worden in tweevoud bewaard, waarvan één versie bestemd is voor inzage door de leden.

Ledenlijsten

- lijsten 1997-heden 10 jaar bewaren

- databank (File Express) 1997-heden 10 jaar bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Grootboeken 1983-heden 10 jaar bewaren

Dagboeken (Microsoft Excel) 1997-heden 10 jaar bewaren

Kasboeken 1983-heden 10 jaar bewaren

vzw De Vrienden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen - Archiefselectielijst

37

Financiële databank (CIEL) 2006-heden 10 jaar bewaren

Facturen 1984-heden 10 jaar vernietigen

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Prestatiestaten en loonstaten 1997-heden 10 jaar vernietigen

Personeelsdossiers 1984-heden

110 jaar na geboorte-

jaar personeels-

lid

vernietigen

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Jaarlijkse activiteitenprogramma's 2003-heden 10 jaar bewaren

Dossiers inzake schenkingen aan het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen 1999-heden 10 jaar bewaren

SOCIALE WERKEN VAN HET KONINKLIJK BELGISCH INSTITUUT

VOOR NATUURWETENSCHAPPEN

41

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De vereniging zonder winstoogmerk (vzw) Restaurant van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen werd in 1974 opgericht en had volgens haar statuten de opdracht een restaurant voor de personeelsleden van de instelling op te richten en te beheren. Zes door de Algemene Vergadering aangeduide leden vormden samen de Raad van Beheer van de vzw en duidden in hun schoot één voorzitter, één ondervoorzitter, één secretaris en één penning-meester. Deze Raad van Beheer bezat volgens de statuten de meest uitgebreide bevoegdheid om de normale werking van de vereniging te kunnen verzekeren. De Algemene Vergadering van het beperkt aantal buitengewone leden diende jaarlijks de begrotingen, de rekeningen en een rapport over de werkgeest en de financiële toestand goed te keuren. De Algemene Vergadering van de buitengewone leden kon daarenboven in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen ook als enige instantie beslissen over statutenwijzigingen, de benoeming of het ontslag van de beheerders, de goedkeuring van de rekening en de begroting, de uitsluiting van een lid en een eventuele opheffing. De Algemene Vergadering van de gewone leden groepeerde alle personeelsleden van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen en kon tijdens een jaarlijkse vergadering enkel voorstellen formuleren die zij nuttig achtte voor de goede werking van de vereniging. Nog volgens de statuten dienden er zowel van vergadering van de Raad van Beheer als van de Algemene Vergadering processen-verbaal opgesteld te worden en in een register bijgehouden te worden.7 De statuten van de vereniging werden in 2006 ingrijpend gewijzigd. De naam van de vzw werd veranderd in vzw Sociale Werken van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen en het takenpakket van de vzw werd uitgebreid met de oprichting en het beheer van een crèche en met de organisatie van diverse sociale activiteiten. De vereniging werd voortaan beheerd door een Algemene Vereniging, een Raad van Bestuur en een Dagelijks Bestuur. De Algemene Vergadering heeft het deels wettelijk bepaalde recht om te beslissen over een eventuele wijziging van de statuten, de goedkeuring van de begrotingen en de jaarrekeningen, de benoeming, het ontslag, de afzetting of de schorsing van de bestuurders, de toelating, schorsing of uitsluiting van leden, de kwijting van de bestuurders en tot slot ook over de ontbinding van de vereniging, de benoeming van de vereffenaars, de vaststelling van hun bevoegdheden en de bestemming van het vermogen van de vereniging. De Raad van Bestuur voert het door de Algemene Vergadering bepaalde beleid uit en stelt alle handelingen die nodig zijn om de vereniging goed te besturen. Het Dagelijks Bestuur groepeert de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van de vzw en is belast met de dagelijkse afwikkeling van het beleid. De statuten bepaalden ook dat er zowel van de Algemene Vergadering, van de vergaderingen Raad van Bestuur als van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur verslagen met beslissingen of notulen opgesteld moesten worden.8

7 Statuten van de vzw restaurant van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (Bijl. B.S., 27/03/1975, p. 1041, nr. 2047). 8 Statutenwijziging van de vzw restaurant van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (Bijl. B.S., 03/02/2006, nr. 6024069).

43

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vzw Sociale Werken van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen wordt op dit moment door de voorzitter van de vereniging beheerd en bewaard in diens kantoor in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen. Helaas is er van de oudere archiefbescheiden voorlopig geen spoor meer terug te vinden. Het archief van de vzw Sociale Werken van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen wegens de eerder praktische doelstellingen van de vereniging een vrij beperkte omvang. Logischerwijze zijn er een aantal voor vzw's kenmerkende archiefreeksen terug te vinden, zoals de dossiers inzake de statuten, de processen-verbaal van de Algemene Vergadering en de processen-verbaal van de Raad van Beheer/Bestuur. De ledenlijsten zijn daarentegen van een meer recente datum omdat volgens de vroegere statuten elk personeelslid van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen lid van de vzw was. De enige andere archiefreeks is de reeks facturen en rekeninguittreksels, die getuigt van de aankoop en verkoop van maaltijden, de aankoop van speelgoed, de organisatie van activiteiten voor het personeel… De vzw zal met behulp van de archiefselectielijst de omvang van het archief binnen de perken kunnen houden, aangezien duidelijk aangeduid wordt welke archiefbescheiden na het verstrijken van de bewaartermijnen vernietigd kunnen worden. De historisch waardevolle archiefbescheiden zouden na de eventuele opheffing van de vzw overgedragen kunnen worden aan een archiefdienst of archiefinstelling, die de blijvende bewaring kan garanderen.

45

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw Sociale Werken van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw Sociale Werken van

het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw Sociale Werken van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Sociale Werken van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen - Archiefselectielijst

46

VZW SOCIALE WERKEN VAN HET KONINKLIJK BELGISCH INSTITUUT VOOR NATUURWETENSCHAPPEN

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de statuten 2006-heden tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 2002-heden tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 2002-heden tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

Ledenlijsten 2005-heden tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Facturen en rekeninguittreksels 1999-heden 10 jaar vernietigen

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

vzw Sociale Werken van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen - Archiefselectielijst

47

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR DIERKUNDE

51

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De Société Royale Zoologique de Belgique (SRZB) - Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde (KBVD) was bij haar ontstaan Europa's eerste malacologische vereniging.9 Het zal dan ook niet verbazen dat ze een lange en rijke voorgeschiedenis heeft. De vereniging werd in 1863 opgericht als de Société malacologique de Belgique. De statuten bepaalden dat deze nieuwe vereniging tot doel had de interesse voor de studie van de weekdieren te bevorderen, het nut ervan te laten appreciëren en bij te dragen aan de vooruitgang van de wetenschap door collecties en een bibliotheek te vormen, eigen Annalen uit te geven en alle andere maatregelen te nemen die nuttig geacht werden. Naast de effectieve leden telde de vereniging ereleden en corresponderende leden. De vereniging werd beheerd door een algemene vergadering en door een raad. De Algemene Vergadering diende éénmaal per jaar bijeen te komen om het jaarverslag van de voorzitter aan te horen, de begroting vast te stellen, de data van de maandelijkse vergaderingen te bepalen, de door de Raad voorgelegde of door zeven effectieve leden gesteunde voorstellen te bespreken én de voorzitter en de leden van de Raad aan te duiden. Deze Algemene Vergadering diende zich ook unaniem uit te spreken over de eventuele opheffing van de vereniging. De wetenschappelijke collecties, de bibliotheek en het archief zouden in dat geval eigendom van de staat worden, terwijl het meubilair verkocht zou worden en het overblijvende actief aan de Brusselse hospitalen geschonken zou worden. De Raad was samengesteld uit één voorzitter en zes leden, die in eigen rangen een vice-voorzitter, een penningmeester en een secretaris dienden te kiezen. Het diende alle maatregelen te nemen en de nodige reglementering uit te vaardigen die nodig waren om de voorspoed van de vereniging, de orde van de werk-zaamheden en publicaties én de bewaring van de collecties, bibliotheek en meubilair te verzekeren.10 De vereniging zou na haar oprichting met de uitgave van de Annales de la Société malacologique de Belgique starten, die twee onderdelen bevatte: het onderdeel Mémoires de la Société malacologique de Belgique met wetenschappelijke artikels en het onderdeel Bulletin de la Société malacologique de Belgique met gedetailleerde verslagen van de vergaderingen. Van 1872 tot 1898 zou ook een reeks Procès-verbaux des Séances de la Société malacologique de Belgique met de voorlopige, nog niet-goedgekeurde verslagen uitgegeven worden. De vereniging zou een rijke bibliotheek opbouwen door haar eigen publicaties te ruilen voor publicaties van andere verenigingen en instellingen en voor het beheer van deze bibliotheek vanaf 1864 in eigen rangen een bibliothecaris aanduiden. De uitbouw van een eigen collectie verliep echter heel wat minder vlot en zou na verloop van tijd stopgezet worden. Tot slot organiseerde de vereniging voor haar leden maandelijkse vergaderingen en een jaarlijkse excursie in het buitenland. Nadat de vereniging in 1880 haar medewerking had verleend aan de viering van vijftig jaar België, verwierf deze van koning Leopold II het recht om het koninklijk predikaat aan haar naam toe te voegen en de naam Société Royale malacologique de Belgique te dragen.11 Het ledenaantal van de vereniging zou de eerste decennia van haar bestaan gestaag stijgen van 21 leden in 1863 tot 167 leden in 1884, om vervolgens weer af te kalven tot 98 leden in 1903.12 9 DHONDT A. V., "La Société malacologique de Belgique 1863-1902", in: Annales de la Société royal zoologique de Belgique, Bruxelles, CXIX, 1989, 2, p. 140. 10 "Statuts de la Société Malacologique de Belgique", in: Annales (Bulletin) de la Société Malacologique de Belgique, Bruxelles, Société Malacologique de Belgique, I, 1863, pp. V-VIII. 11 "Séance du 8 janvier 1881", ", in: Annales (Bulletin des Séances) de la Société royale Malacologique de Belgique, Bruxelles, Société royale Malacologique de Belgique, XII, 1881, pp. V-VI. 12 DHONDT A. V., op. cit., pp. 143-148.

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde - Institutioneel-historisch kader

52

De vereniging is nooit in het bezit geweest van eigen lokalen en heeft doorheen haar geschiedenis dan ook een beroep moeten doen op de gastvrijheid van andere instellingen. De zetel en de bibliotheek van de vereniging waren tussen 1863 en 1877 ondergebracht in de gebouwen van de Société royal de Zoologie, d'Horticulture et d'Agrément de la ville de Bruxelles, die de dierentuin van Brussel beheerde.13 Na het faillissement van deze dierentuin,14 zou de vereniging in 1880 naar de Université Libre de Bruxelles verhuizen. De vereniging zou eerst in het Granvellepaleis aan de Stuiversstraat in het centrum van Brussel gehuisvest worden en vervolgens in 1930 samen met de universitaire diensten naar de nieuwe Solbosch campus verhuizen aan de Natiënlaan, de huidige Franklin Rooseveltlaan.15 De bibliotheek van de vereniging was tussen 1883 en 1902 vermoedelijk wegens plaatsgebrek ondergebracht in een pand van de stad Brussel aan de Noordlaan, de huidige Adolphe Maxlaan.16 De statuten van de vereniging zouden in 1903 grondig aangepast worden. De meest opvallende wijziging is de naamsverandering in Société Royale zoologique et malacologique de Belgique, een aanpassing aan de sterk geëvolueerde wetenschappelijke terminologie. De doelstellingen van de vereniging werden ook in die zin aangepast, door te bepalen dat de vereniging voortaan tot doel had de interesse voor de studie van de zoogdieren en van de weekdieren in het bijzonder te bevorderen. Verder werden een aantal in het verleden doorgevoerde statutenwijzigingen in een nieuwe en gecoördineerde versie van de statuten opgenomen, zoals de bepaling dat de Algemene Vergadering ook de plaats en de datum van de jaarlijkse excursie diende te bepalen en de bepaling dat een commissie van drie leden belast was met het onderzoek van de rekeningen en de inventaris van de vereniging en hierover diende te rapporteren.17 De vereniging werd in 1922 omgevormd tot een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) en omgedoopt tot de Société Royale Zoologique de Belgique (SRZB). De nieuwe statuten bepaalden dat de vereniging tot doel had de studie van levende en fossiele dieren te bevorderen. De vereniging bestond volgens de tekst uit geassocieerde leden, corresponderende leden, assistent-leden en ereleden. De geassocieerde leden waren de enige die stemrecht bezaten op de Algemene Vergadering. Deze Algemene Vergadering was als enige orgaan bevoegd om te beslissen over statutenwijzigingen, de benoeming en het ontslag van de beheerders, de goedkeuring van de begrotingen en de rekeningen, de ontbinding van de vereniging en de uitsluiting van een lid. De Raad van Beheer was samengesteld uit een voorzitter en maximum zes leden. Deze bezaten als Raad van Beheer de meest uitgebreide bevoegdheden, want waren bevoegd voor alles wat niet volgens de statuten of de wet tot de bevoegdheid van de Algemene Vergadering was voorbehouden.18 De vereniging sloot in 1922 ook een overeenkomst met de Université Libre de Bruxelles die bepaalde dat in ruil voor een eeuwige bewaargeving, de universiteit er zich toe verbond om de bewaring van bibliotheek van de vereniging te verzekeren en deze voor alle onderzoekers open te stellen. De universiteit zou voor het beheer van de bibliotheek de nodige lokalen ter 13 Idem, pp. 144. 14 BRAUMAN A. en DEMANET M., Le parc Léopold 1850-1950: le zoo, la cité scientifique et la ville, Bruxelles, Archives d'architecture moderne, 1985, p. 16. 15 Vergelijk Annuaire administratif et judiciaire de Belgique et de la capitale du royaume, Bruxelles, Bruylant, 1929, p. 640 en Annuaire administratif et judiciaire de Belgique et de la capitale du royaume, Bruxelles, Bruylant, 1930, p. 640. 16 Briefwisseling met dhr. Jean Deligne, 25/07/2007. 17 "Assemblée générale du 8 février 1903", in: Bulletin des Séances de la Société royale Malacologique de Belgique, Bruxelles, Société royale Malacologique de Belgique, XXXVIII, 1903, pp. XLVI-XLIX. 18 Statuts de la Société Royale Zoologique de Belgique à Bruxelles (Bijl. B.S., 26/27/06, 1922, p. 445, nr. 321). Zie ook: "Assemblée générale extraordinaire du 26 janvier 1922", in: Annales de la Société royal zoologique de Belgique, Bruxelles, Société royal zoologique de Belgique, LIII, 1922, pp. 5-8.

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde - Institutioneel-historisch kader

53

beschikking stellen en één van haar personeelsleden inschakelen. Dit personeelslid was binnen de Faculteit Wetenschappen verbonden aan de Commission de Zoologie, die in 1960 werd omgevormd tot het Département de biologie animale (DBA) en in 2002 tot het Département de Biologie des Organismes (DBO). Het beheer van en het toezicht op de bibliotheek werd toevertrouwd aan door de vereniging onder de zoölogen van de universiteit aangeduide bibliothecaris, die concreet verantwoordelijk was voor het beheer van het ruilverkeer, de distributie van de publicaties, het beheer van de voorraad publicaties en het verstrekken van informatie over oudere publicaties. De universiteit zou het beheer van de bibliotheek omstreeks 1980 overhevelen van het Département de biologie animale naar de centrale Bibliothèque des Sciences et Techniques (BST), maar het departement zou ook nadien verantwoordelijk blijven voor de aanduiding van de bibliothecaris.19 De statuten uit 1922 zouden decennialang van kracht blijven, tot deze in 1978 door nieuwe statuten vervangen zouden worden. Een belangrijke vernieuwing was dat naast de bestaande Franse benaming ook de Nederlandse benaming Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde (KBVD) werd ingevoerd. Een andere nieuwigheid was dat de vereniging zich tot doel zou stellen de studie van de dierkunde te bevorderen, door: 1° het inrichten van wetenschappelijke bijeenkomsten tijdens dewelke de leden van de vereniging en hun genodigden onder meer de resultaten van hun werk kunnen voorleggen en ter bespreking stellen; 2° het verspreiden van de resultaten van deze onderzoekingen; 3° de uitbouw van nauwe en bestendige betrekkingen met gelijkaardige verenigingen in het buitenland, in het bijzonder door middel van gemeenschappelijke zittingen; 4° de vertegenwoordiging bij de internationale organisaties. De nieuwe statuten bepaalden voorts dat de Algemene Vergadering als enige de bevoegdheid bezat om te beraadslagen over de wijziging van de statuten, de benoeming en afzetting van de beheerders; de goedkeuring van de budgetten en jaarrekeningen, de ontbinding van de vereniging en de uitsluiting van een lid. De vereniging wordt nog steeds beheerd door een Raad van Beheer, die minimum drie leden dient te tellen. De voorzitter werd voortaan verkozen door de algemene vergadering op voordracht van de Raad van Beheer. Daarnaast wezen de beheerders zelf een secretaris en een penningmeester aan, die zelf al dan niet beheerder waren. Waren ze het niet, dan waren ze niet stemgerechtigd tijdens de vergaderingen van de Raad van Beheer. Deze Raad van Beheer bezat algemene bevoegdheid inzake het bestuur en de vertegenwoordiging van de vereniging. Het beschikt over de restbevoegdheid die de wet of de statuten niet uitdrukkelijk aan de Algemene Vergadering voorbehouden.20 Deze statuten zouden in 2006 een laatste maal aangepast naar aanleiding van de invoering van de nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002. Een eerste aanpassing had betrekking op de definiëring van de leden en hun bevoegdheden. De vereniging is nu samengesteld uit vaste leden en toetredende leden, met toetredende leden die in vier categorieën worden opgedeeld: geassocieerde leden, studenten-leden, ereleden en beschermende leden. Nu hebben enkel de vaste leden stemrecht tijdens de vergaderingen. Daarnaast werd de bevoegdheid van de Algemene Vergadering uitgebreid met het verlenen van kwijting aan de bestuurders en het aanvaarden van nieuwe vaste leden, ereleden of beschermende leden.21 Een andere belangrijke maatregel was de overheveling van de zetel van de vereniging van de Université Libre de Bruxelles naar het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen.22 De vereniging geeft traditiegetrouw nog steeds de Annalen uit, al is deze reeks in 1989 omgedoopt tot het Belgian Journal of Zoology (BJZ) naar aanleiding van de internationalisering van de redactieraad. Het organiseert samen met haar Nederlandse en

19 E-mailverkeer en briefwisseling met dhr. Jean Deligne, 25/07/2007. 20 Nouveaux statuts de la Société Royale Zoologique de Belgique à Bruxelles (Bijl. B.S., 24/08/1978, p. 3276, nr. 7125). 21 Changement des statuts de la Société Royale Zoologique de Belgique – Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde (Bijl. B.S., 04/04/2006, nr. 60623). 22 Transfert siège social de la Société Royale Zoologique de Belgique – Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde (Bijl. B.S., 04/04/2006, nr. 60622).

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde - Institutioneel-historisch kader

54

Luxemburgse zusterverenigingen sinds enkele jaren het Benelux Congress of Zoology (BCZ). Voorts heeft het ook een eigen website gelanceerd, die in 2006 in de website van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen werd geïntegreerd.23 De vereniging en de Université Libre de Bruxelles werkten verder samen voor het beheer van de bibliotheek en de ruil van publicaties, tot het Département de Biologie des Organismes omstreeks 2005 geen opvolger kon vinden voor de ontslagnemende bibliothecaris. Een voorlopige oplossing was de in 2006 doorgevoerde overdracht van het beheer van het ruilverkeer en het beheer van de stock aan de centrale bibliotheek van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen. De universiteit blijft voorlopig verantwoordelijk voor het beheer van de bibliotheek, aangezien de overeenkomst uit 1922 nog steeds van kracht is.

23 www.naturalsciences.be/institute/associations/rbzs_website/info, 10/07/2007.

55

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde is niet in zijn geheel bewaard gebleven: de oudste archiefbescheiden dateren uit 1948, terwijl de vereniging al in 1863 is opgericht. Een geluk is dat de oudere statuten, de ledenlijsten en de verslagen van de Algemene Vergadering in het Bulletin van de vereniging werden gepubliceerd, waardoor de geschiedenis van de vereniging nog grotendeels gereconstrueerd kan worden. De recentere notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering en van de Raad van Beheer zijn daarentegen door een vergetelheid van één van de vorige secretarissen definitief verloren gegaan.24 De financiële archiefbescheiden van de vzw zijn in 2006 verhuisd van de Solbosch campus van de Université Libre de Bruxelles (ULB) naar de afdeling Systematiek en biochemische taxonomie van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, waar ze door de huidige schatbewaarder bewaard worden. De bewaaromstandigheden van deze archiefbescheiden zijn vrij goed, aangezien documenten er in gesloten metalen kasten worden opgeborgen. Dit archief heeft trouwens een vrij beperkte omvang van een aantal strekkende meter. Tot slot werden ook de meer recente archiefbescheiden met betrekking tot de ruil, de verkoop en de verspreiding van publicaties aan de bibliothecaris van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen overgedragen, omdat deze onlangs het ruilverkeer heeft overgenomen. De belangrijkste ruildossiers25 werden al geïntegreerd in de ruildossiers van de centrale bibliotheek van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen.26 De oudere archiefbescheiden worden wel nog op de Université Libre de Bruxelles bewaard.27 Niet alle archiefbescheiden komen in aanmerking voor blijvende bewaring. De facturen en de rekeninguittreksels kunnen wegens hun geringe historische waarde na het verstrijken van hun bewaartermijn vernietigd worden. De dagboeken, de subsidiedossiers en de balansen dienen daarentegen wél bewaard te worden, omdat deze een overzicht bieden van de (belangrijkste) financiële verrichtingen. Verder komen ook de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur én de ledenlijsten in aanmerking voor blijvende bewaring, omdat deze inzicht bieden in het reilen en zeilen van de vereniging. De bewaard gebleven briefwisseling kan vernietigd worden, omdat deze enkel uit routinegebonden briefwisseling lijkt te bestaan. Voorts dienen enkele aan de activiteiten van de vzw gebonden archiefbescheiden blijvend bewaard te worden, zoals de publicaties en de dossiers inzake de organisatie van congressen. De dossiers inzake de ruil en de verspreiding van de publicaties kunnen wel vernietigd worden. Tot slot zou de website bij elke ingrijpende aanpassing van de inhoud en/of de lay-out gearchiveerd moeten worden, om de evolutie van dit steeds belangrijker communicatiekanaal te kunnen documenteren. De vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde beschikt dankzij deze archiefselectielijst over een basisinstrument voor het beheer van haar archief. De toepassing van de selectiebeslissingen zou de vzw in staat moeten stellen om de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden effectief te vernietigen en op die manier plaats te besparen. De archiefselectielijst wijst ook op de aanwezigheid van historisch waardevolle archiefbescheiden, waarvoor op termijn maatregelen genomen zouden kunnen worden om hun langetermijnbewaring te garanderen, zoals inventarisering, herverpakking in zuurvrije archiefdozen en archiefomslagen én bewaring in een geschikte archiefruimte.

24 Telefoongesprek met dhr. H. Leirs, 09/072007. 25 De dossiers met betrekking tot die ruilpartners waar de centrale bibliotheek van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen zelf voordien geen ruilverkeer mee onderhield. 26 Telefoongesprek met dhr. L. Meese, 20/07/2007. 27 E-mailverkeer met dhr. J. Deligne, 04/07/2007 en 17/07/2007.

57

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw Koninklijke Belgische

Vereniging voor Dierkunde en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Dierkunde - Archiefselectielijst

58

VZW KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR DIERKUNDE

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling (alfabetisch geordend op naam correspondent) 1966-1985 verstreken vernietigen

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering (Microsoft Word) 2001-heden

tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur (Microsoft Word) 2001-heden

tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Ledenlijsten

- steekkaarten 1979-1987 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

- lijsten (Microsoft Excel) 2006-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Dossier inzake de aanvaarding van een legaat 1951-1952 verstreken bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dagboeken 1953-heden 10 jaar bewaren

59

Facturen 1962-heden 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 1962-heden 10 jaar vernietigen

Deze beide reeksen werden tot 2004 samen in één reeks bewaard.

Dossiers inzake de aanvragen voor subsidies 1948-heden 10 jaar bewaren

Balansen 1949-heden 10 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Publicaties 1863-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

Dossiers inzake de ruil, verkoop en de verspreiding van publicaties 1960-heden 10 jaar vernietigen

De belangrijkste ruildossiers van de vzw werden reeds geïntegreerd in de ruildossiers van de bibliotheek van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen.

60

Dossiers inzake de organisatie van congressen 1987-1992 verstreken bewaren na selectie

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren, de overige vernietigen.

Website 2006-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

Deze website vormt momenteel een onderdeel van de website van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen.

WETENSCHAPPELIJKE INTERNATIONALE STICHTING

63

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De Wetenschappelijke Internationale Stichting (WIS) – Fondation Internationale Scientifique (FIS) werd in 1956 opgericht op initiatief van koning Leopold III. De statuten stipuleerden dat deze stichting tot doel had de studie van de natuurwetenschappen te bevorderen en de kennis ervan te verspreiden. Het zou in dit kader wetenschappelijke zendingen organiseren of subsidiëren, wedstrijden organiseren en prijzen uitreiken, wetenschappelijke publicaties uitgeven, collecties en moderne registratietechnieken creëren en wetenschappelijke films produceren. De Raad van Beheer telde minimum drie leden, die in eigen rangen een voorzitter en eventueel ook een vice-voorzitter en een beheerder aan dienden te duiden. Deze Raad van Beheer was verantwoordelijk voor het beheer van de vereniging en beschikte in dat kader over de meest uitgebreide bevoegdheden: het kon alle maatregelen nemen die het nodig achtte om het doel van de vereniging te realiseren en de belangen van de vereniging te behartigen. Voor specifieke activiteiten zouden er ad hoc comités gecreëerd kunnen worden, met duidelijk door de Raad van Beheer afgebakende opdrachten en bevoegdheden. De Algemene Vergadering van de gewone leden van de vereniging bezat daarnaast als enige de bevoegdheid om de statuten te wijzigen, de beheerders en de met het toezicht op de rekeningen belaste commissarissen te benoemen of te vervangen, het bedrag van het ledengeld te bepalen, de begrotingen en de rekeningen goed te keuren en de vereniging vrijwillig te ontbinden. De Algemene Vergadering zou ingeval van ontbinding van de vzw trouwens ook beslissen over de overheveling van het resterende actief naar een ander, gelijkaardig initiatief. Wanneer de Algemene Vergadering drie maanden na de ontbinding nog geen beslissing zou genomen hebben, dan zou deze beslissing door de koning genomen worden. Volgens de statuten dienden er verslagen opgesteld te worden van de beraadslagingen van de Raad van Beheer/Bestuur en van de Algemene Vergadering.28 De zetel van de vereniging was aanvankelijk in de Karmelietenstraat in het centrum van Brussel gevestigd, maar zou eerst naar de Steenweg op Vleurgat in Elsene, terug naar de Karmelietenstraat in Brussel, vervolgens naar de Montoyerstraat in Brussel en uiteindelijk naar de Regentsschapsstraat in Brussel verhuizen. De Wetenschappelijke Internationale Stichting zou voornamelijk belangstelling voor Belgisch Congo tonen. De achtergrond van de bestuursleden wijst op nauwe banden met Belgische koloniale wetenschappelijke instellingen, zoals het Koninklijk Museum voor Belgisch Congo (nu het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika) en de Koninklijke Academie voor Koloniale Wetenschappen (nu de Koninklijke Academie voor Overzeese Wetenschappen).29 Bovendien werd enkele maanden na de oprichting van de Wetenschappelijke Internationale Stichting ook een vertegenwoordiger in Belgisch Congo en Ruanda-Urundi aangeduid om er de activiteiten van medewerkers van de stichting te leiden en te coördineren.30 De belangrijkste realisatie is de langspeelfilm Les Seigneurs de la Forêt uit 1958 en de bijhorende gelijknamige publicatie. De stichting werd uiteindelijk in 1977 ontbonden. De Algemene Vergadering besliste in overeenstemming met de statuten van de vereniging om het resterende actief over te dragen aan de in 1972 opgerichte vzw Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud over te hevelen (zie volgend onderdeel).31 28 Statuts. Fondation Internationale Scientifique, "F.I.S.", Wetenschappelijke Internationale Stichting, "W.I.S." à Bruxelles (Bijl. B.S., 17/03/1956, p. 401, nr. 1122. 29 Démission et nomination d'administrateurs, nomination d'un commissaire aux comptes. Fondation Internationale Scientifique (F.I.S.), à Bruxelles (Bijl. B.S., 21/07/1956, p. 1170, p. nr. 2956. 30 Pouvoirs – représentation du Conseil d'Administration de la F.I.S. au Congo. Fondation Internationale Scientifique (F.I.S.), à Bruxelles (Bijl. B.S., 08/09/1956, p. 1368, nr. 3367). 31 Fondation International Scientifique, en liquidation, à 1040 Bruxelles (Bijl. B.S., 07/01/1978, p. 218, nr. 456).

64

65

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vzw Wetenschappelijke Internationale Stichting werd na de ontbinding van de vereniging in 1977 overgebracht naar de zetel van het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud, het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen, waar het momenteel in één van de bewaarlokalen van het departement Invertebraten wordt bewaard. De stukken worden deels in de originele ordners en deels in pakken bewaard en vertonen een zekere ordening. Verschillende archiefreeksen bezitten een onbetwistbare historische waarde, zoals de processen-verbaal van de Algemene Vergadering, de processen-verbaal van de Raad van Beheer/Bestuur, de processen-verbaal van de verschillende comités en de jaarverslagen met bijbehorende jaarrekeningen. Hetzelfde geldt voor een aantal nog te selecteren stukken met betrekking tot de regie, de productie en de promotie van de film Les Seigneurs de la Forêt. De meeste financiële stukken kunnen daarentegen vernietigd worden, aangezien hun bewaar-termijn reeds lang verstreken is en ze geen enkele historische waarde bezitten. De enige uitzondering op deze regel zijn de grootboeken en de inventaris van materieel en meubilair, die de belangrijkste financiële beslissingen van de vzw documenteren. Het archief van de Wetenschappelijke Internationale Stichting bevat geen personeelsdossiers in strikte zin. De vzw heeft wel medewerkers in dienst genomen, maar de desbetreffende stukken (zoals de briefwisseling, de contracten…) zijn terug te vinden tussen de stukken met betrekking tot de regie, de productie en de promotie van de film Les Seigneurs de la Forêt. Wegens de ouderdom en het statisch karakter van het archief zou raadzaam zijn om de te vernietigen archiefbescheiden effectief te vernietigen en de overige, blijvend te bewaren archiefbescheiden in zuurvrije archiefdozen en archiefomslagen te herverpakken en te inventariseren.

67

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De rechtsopvolger van de Wetenschappelijke Internationale Stichting weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de rechtsopvolger van de

Wetenschappelijke Internationale Stichting en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de rechtsopvolger van de Wetenschappelijke Internationale Stichting, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Wetenschappelijke Internationale Stichting - Archiefselectielijst

68

VZW WETENSCHAPPELIJKE INTERNATIONALE STICHTING

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Minuten van de uitgaande briefwisseling 1956-1962 verstreken bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1956-1978 verstreken bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 1956-1977 verstreken bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Regiecomité (?) 1956-1956 verstreken bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Productiecomité 1957-1958 verstreken bewaren

Jaarverslagen (en bijbehorende jaarrekeningen) 1956-1977 verstreken bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Grootboeken 1956-1965 verstreken bewaren

Kasboeken 1955-1965 verstreken vernietigen

Financiële stukken ("pièces comptables") 1956-1978 verstreken vernietigen

Inventaris van materieel en meubilair 1957-1958 verstreken bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

vzw Wetenschappelijke Internationale Stichting - Archiefselectielijst

69

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Stukken betreffende de regie, de productie en de promotie van de film Les Seigneurs de la Forêt 1956-1961 verstreken bewaren na

selectie De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren, de overige vernietigen.

LEOPOLD III-FONDS VOOR NATUURONDERZOEK EN NATUURBEHOUD

73

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER Het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud - Fonds Léopold III pour l'Exploration et la Conservation de la Nature werd in 1972 opgericht. Deze vereniging zonder winstoogmerk had volgens haar statuten tot doel om, op nationaal en internationaal vlak, de studie en het behoud van de natuur te bevorderen, op het terrein van de mens en diens leefmilieu, met inbegrip van de fauna, de flora en de antropologie. Dit doel mocht volgens de statuten niet meer gewijzigd worden. Concreet diende de vereniging expedities, studiereizen, publicaties en documenten te patroneren en morele steun te verlenen door stappen te doen bij de nationale of internationale officiële autoriteiten of organisaties, zowel als bij wetenschappelijke prominenten. De vereniging werd bestuurd door een Raad van Beheer. Deze koos uit zijn midden een voorzitter, één of twee ondervoorzitters en een afgevaardigde beheerder en had daarenboven ook de mogelijkheid om uit zijn midden een Bestuur samen te stellen, waarvan het de taken en bevoegdheden kon vaststellen. Deze Raad van beheer bezat de ruimste bevoegdheden inzake het beheer en bestuur van de vereniging en de verwezenlijking van het maatschappelijk doel. Verder werd een commissaris belast met het toezicht op de rekeningen. Deze bracht elk jaar verslag uit aan de Algemene Vergadering na de rekeningen van het afgelopen dienstjaar en de begroting van het volgende dienstjaar te hebben gecontroleerd. Tot slot had de Algemene Vergadering van de gewone leden van de vereniging de bevoegdheid om de statuten te wijzigen, de beheerders en de met het toezicht op de rekeningen belaste commissaris te benoemen en af te zetten, de begrotingen en de rekeningen goed te keuren, de vereniging vrijwillig te ontbinden en leden uit te sluiten. De beslissingen van de Algemene Vergadering dienden in een speciaal register opgetekend te worden.32 Leopold III was zelf de eerste voorzitter van het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud. Hij werd na zijn dood in 1983 opgevolgd door zijn jongste dochter, prinses Esmeralda.33 Het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud zou onder meer dankzij de milde steun van een Amerikaanse mecenas snel een brede waaier aan acties en initiatieven kunnen ontwikkelen.34 De vereniging heeft bijvoorbeeld tussen 1973 en 1985 een aantal veldexpedities in het buitenland georganiseerd om er ter plaatse de fauna, de flora en de volksstammen te kunnen bestuderen. Sommige van deze expedities werden door Leopold III zelf geleid. De tijdens deze veldexpedities ingezamelde natuurhistorische objecten werden aan het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen geschonken. De vereniging heeft daarnaast verschillende universitaire projecten ondersteund, die tot doel hadden de natuurlijke rijkdom te vrijwaren en te beschermen. Het heeft in dat kader bijvoorbeeld bijgedragen aan de bouw en het onderhoud van een biologisch station op een eiland voor de noordkust van Papoea-Nieuw-Guinea, bestemd voor de studie van de koraalriffen en van de zeefauna en zeeflora. Het verleent ook financiële, materiële en morele steun aan wetenschappelijke expedities en zendingen. De vereniging heeft bovendien tal van publicaties uitgegeven of helpen uitgeven.35 Het bezit een eigen bibliotheek, met boeken, overdrukken en door koning Leopold III gebruikte stafkaarten. De vereniging heeft in het verleden talrijke fototentoonstellingen georganiseerd en verleent geregeld substantiële medewerking aan de

32 Statuten van het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud (Bijl. B.S., 27/07/1972, p. 2802, nr. 5719). 33 JAUMOTTE A. L., VAN GOETHEM J. en VERWILGHEN M., "Un hommage au roi Léopold III", in: La revue générale, 1993, 11, p. 63. 34 QUINTART A., "Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen", in: BALTHAZAR H. en STENGERS J, Dynastie en Cultuur in België, Antwerpen, Mercatorfonds, 1990, p. 329-330. 35 JAUMOTTE A. L., VAN GOETHEM J. en VERWILGHEN M., op.cit., p. 61 en pp. 63-64.

vzw Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud - Institutioneel-historisch kader

74

organisatie van nieuwe tentoonstellingen (meestal door het uitlenen van tientallen groot formaat foto’s en voorwerpen).36 De oorspronkelijke statuten bepaalden dat de vereniging werd opgericht tot 31 december 1999. Een buitengewone algemene vergadering heeft deze termijn echter op 18 augustus 1999 met 30 jaar verlengd tot 31 december 2029.37 Verder werden de statuten in 2005 aangepast aan de bepalingen van de nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002. De Raad van Beheer werd omgedoopt tot de Raad van Bestuur, het Bestuur tot het Directiecomité. De Algemene Vergadering was voortaan ook expliciet bevoegd voor de kwijting aan de bestuurders en de commissaris.38

36 De wereld in beeld, Brussel, Generale Bankmaatschappij, 1983, 60 p. 37 Wijziging van de statuten van het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud (Bijl. B.S., 18/11/1999, p. 8162, nr. 15075). 38 Wijziging van de statuten van het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud (Bijl. B.S., 11/01/2006, nr. 11186).

75

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vzw Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud wordt al sinds haar ontstaan beheerd en bewaard op het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen, waar de zetel van de vereniging gevestigd is. De vzw is overeenkomstig de wens van de koning Leopold III ook verantwoordelijk geworden voor het beheer van zijn persoonlijk archief met betrekking tot zijn vele wetenschappelijke reizen en expedities. Dit archief werd aanvankelijk bewaard op het domein van Argenteuil, de vroegere residentie van wijlen koning Leopold III en zijn gezin, tot prinses Lilian in 2002 overleed en het domein Argenteuil in september 2004 door de Belgische staat werd verkocht.39 Het gevolg was dat het persoonlijk archief van koning Leopold III in 2003 in een kort tijdsbestek van Argenteuil naar de zetel van de vzw op het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen diende overgebracht te worden.40 Dit archief wordt nu in verschillende lokalen van het departement Invertebraten in het torengebouw bewaard en stapsgewijs geordend. Het vzw-archief sensu stricto omvat in de eerste plaats een aantal voor vzw's kenmerkende archiefreeksen, zoals de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur, de ledenlijsten en de jaarverslagen. Naast de financiële dossiers bevatten ook de dossiers inzake de financiering van wetenschappelijke zendingen en de dossiers inzake de organisatie van evenementen en tentoonstellingen heel wat informatie over de waaier aan activiteiten van de vzw. Het meest tot de verbeelding sprekende onderdeel is natuurlijk het door de vzw beheerde persoonlijk archief van koning Leopold III, met briefwisseling en documentatie, reisnotitieboekjes, films en tussen 50.000 en 100.000 foto's en dia's van zijn reizen en expedities. De verschillende uitgaven van de reisnotitieboekjes en van een selectie van de foto's en dia's getuigen van de grote historische waarde van deze archiefbescheiden.41 De archiefselectielijst bevat tot slot geen verwijzing naar archiefbescheiden met betrekking tot het beheer van de bibliotheek, onder meer omdat de catalogus nog opgesteld dient te worden (deze zal trouwens een onderdeel vormen van de catalogus van de centrale bibliotheek van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen). De bewaaromstandigheden van het vzw-archief en van het persoonlijk archief van koning Leopold III laten weinig te wensen over, al zou het raadzaam zijn om deze archiefbescheiden op termijn in geschikte materialen te herverpakken om hun langetermijnbewaring beter te kunnen garanderen. Deze aanbeveling geldt vooral voor het fotoarchief, waar de foto's vaak nog in hun originele verpakking bewaard worden (fotoalbums, briefomslagen, kunststof omslagen…). Tot slot zou het ook erg interessant zijn om het archief op termijn volledig te inventariseren en te ontsluiten.

39 MEUWISSEN E., Argenteuil, le domaine "des" Rois, Waterloo, Editions Art in Belgium, 2005, pp. 51-58. 40 Rapport Annuel 2004 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 2004 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2005, p. 129. 41 VAN BELGIË E., Mijn vader Leopold III, Tielt, Lannoo, 2001, 175 p., DE BELGIQUE E., Léopold III: Carnets de voyage 1919-1983, Brussel, Racine, 2004, 517 p., HIMIOB CASTENADA L., El Alto Orinoco en dos tiempos. De Boven Orinoco in twee tijden. Le Haut Orenoque en deux temps, Caracas, Embajada del Reino de Belgica, 2004, 215 p. en VAN BELGIË E., Leopold III Fotograaf, Tielt, Lannoo, 2006, 262 p.

77

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door het Leopold III-Fonds voor

Natuuronderzoek en Natuurbehoud en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met het Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuur-behoud, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud - Archiefselectielijst

78

VZW LEOPOLD III-FONDS VOOR NATUURONDERZOEK EN NATUURBEHOUD

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling met de bestuursleden en de leden 1972-heden tot

opheffing vzw

bewaren

Briefwisseling met externen (individuen en organisaties) 1972-heden tot

opheffing vzw

bewaren

Ledenlijsten 1972-heden tot

opheffing vzw

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1972-heden tot

opheffing vzw

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 1972-heden tot

opheffing vzw

bewaren

Jaarverslagen 1972-heden tot

opheffing vzw

bewaren

vzw Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud - Archiefselectielijst

79

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Financiële dossiers met rekeninguittreksels, facturen, bewijsstukken van zendingen, overzicht van de portefeuille, financieel verslag van de commissaris (chronologisch geordend)

1972-heden tot

opheffing vzw

bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de financiering van wetenschappelijke zendingen met aanvragen, briefwisseling, wetenschappelijke verslagen, overdrukken van publicaties, foto’s, dia’s... (chronologisch geordend)

1972-heden tot

opheffing vzw

bewaren

Dossiers inzake de organisatie van evenementen en tentoonstellingen (thematisch geordend) 1972-heden

tot opheffing

vzw bewaren

vzw Leopold III-Fonds voor Natuuronderzoek en Natuurbehoud - Archiefselectielijst

80

Reproducties van foto's en dia's van koning Leopold III en andere expeditieleden, in uitvergroot formaat voor tentoonstellingen 1983-heden

tot opheffing

vzw bewaren

Kopieën van films van Heinrich Harrer (Betacam SP) 1992-1992

tot opheffing

vzw bewaren

REEKSEN PERSOONLIJK WETENSCHAPPELIJK ARCHIEF LEOPOLD III Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling en documentatie van koning Leopold III (geordend per continent, vervolgens per reis of expeditie) 1919-1983

tot opheffing

vzw bewaren

Reisnotitieboekjes van koning Leopold III (chronologisch geordend) 1919-1983

tot opheffing

vzw bewaren

Foto’s van koning Leopold III (deels chronologisch geordend, deels geografisch geordend) 1919-1983

tot opheffing

vzw bewaren

Glasplaten en dia’s van koning Leopold III (deels chronologisch geordend, deels geografisch geordend) 1919-1983

tot opheffing

vzw bewaren

Films van koning Leopold III (16mm-films en 35mm-films, kopieën op Betacam en VHS) 1952-1973

tot opheffing

vzw bewaren

KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR ENTOMOLOGIE

83

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De Société Entomologique de Belgique werd op 9 april 1855 in Brussel opgericht om de studie van insecten in België te stimuleren. De vereniging was daarmee na de Britse, de Franse en de Nederlandse de vierde oudste entomologische vereniging ter wereld. De statuten werden op 26 augustus 1855 goedgekeurd en bepaalden dat de vereniging tot opdracht had de belangstelling voor de entomologische observaties aan te moedigen en via haar activiteiten aan de ontwikkeling van de wetenschap bij te dragen. De ambities van de vereniging bleken uit het feit dat er volgens de statuten in de schoot van de vereniging verschillende afdelingen opgericht konden worden, die elk aan een entomologische familie gewijd zouden zijn. Verder bevatten de statuten ook een aantal bepalingen met betrekking tot de samenstelling en de opdrachten van de verschillende bestuursorganen van de vereniging. De Raad van Beheer was bevoegd voor het bestuur van de vereniging en was samengesteld uit de voorzitter en zes leden. Zij duidden elk jaar onderling een vice-voorzitter en een secretaris aan. Deze Raad van Beheer was concreet verantwoordelijk voor alle maatregelen en reglementen die noodzakelijk waren voor het handhaven van de orde, de bewaring van de collecties, het beheer van de bibliotheek... Het Wetenschappelijk Comité was belast met het toezicht op de activiteiten, de studies en de publicaties met een wetenschappelijk karakter en was samengesteld uit de voorzitter, de erevoorzitters en een vertegenwoordiger van elke afdeling. Zij duidden eveneens elk jaar een vice-voorzitter en een secretaris aan. Dit Wetenschappelijk Comité was concreet belast met het toezicht op de activiteiten van de afdelingen, de uitgave van de Annalen en de klassering van de collecties. Het verleende de Raad van Beheer ook advies bij wetenschappelijk kwesties, zoals bij de aankoop of verkoop van wetenschappelijk materiaal (boeken, manuscripten, insecten...). De leden van de vereniging konden éénmaal per jaar de Algemene Vergadering bijwonen, onder meer om het jaarverslag over de wetenschappelijk activiteiten, het beheer en de financiële situatie van de vereniging te aanhoren, de Raad van Beheer te verkiezen, de Commissie voor de verificatie van de rekeningen en de inventaris van de goederen te verkiezen en het bedrag van het jaarlijks lidgeld te bepalen. De Algemene Vergadering was ook als enige bevoegd om te beslissen over eventuele statutenwijzigingen, die in dat geval wel met twee derde van alle stemmen goedgekeurd dienden te worden. Voor de leden van de vereniging zouden ook facultatieve maandelijkse entomologische conferenties georganiseerd worden.42 De grondlegger en de eerste voorzitter van de vereniging was de bekende Belgische entomoloog Edmond de Sélys de Longchamps.43 Volgens het eerste - in de Annalen gepubliceerde - jaarverslag zou de vereniging al vrij snel na haar oprichting een aantal initiatieven lanceren. Eerst en vooral zou er elke maand een entomologische conferentie georganiseerd worden, waarop alle leden welkom waren. De verschillende afdelingen van de vereniging zouden ook starten met het verzamelen en ordenen van entomologische collecties met het oog op de redactie en uitgave van catalogi van inheemse soorten. De vereniging zou bovendien een eigen bibliotheek proberen uit te bouwen met aangekochte, geruilde of door leden geschonken publicaties. Het eerste nummer van de Annalen van de vereniging zou tot slot al in 1857 uitgegeven worden.44 Na verloop van tijd zou echter blijken dat niet alle initiatieven even succesvol waren. De pogingen om eigen collecties uit te bouwen zouden bijvoorbeeld na verloop van tijd gestaakt worden omdat deze al te veel middelen opslorpten en omdat de Belgische wetenschappelijke instellingen beter geplaatst waren om dergelijke collecties uit te bouwen en deze voor wetenschappelijk onderzoek ter beschikking te stellen.45 De vereniging besliste dan ook om haar collecties aan

42 Annales de la Société Entomologique belge, Brussel, Seghers, I, 1857, p. V-XIII. 43 Ibid., Brussel, Mucquard, XIII, 1880, p. XIII. 44 Ibid., Brussel, Seghers, I, 1857, p. XIX-XXV. 45 Ibid., Brussel, Mucquard, XIII, 1880, p. X.

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie - Institutioneel-historisch kader

84

het Koninklijk Natuurhistorisch Museum van België over te dragen en een Commissie van de collecties op te richten om namens de vereniging toezicht uit te oefenen op de bewaring van deze collecties.46 Daartegenover staat dat de bibliotheek van de vereniging een succesverhaal was doordat ze door de ruil van de eigen Annalen voor andere publicaties een erg rijke collectie zou kunnen opbouwen. Zo diende vanaf 1899 één van de leden als bibliothecaris aangeduid te worden om de werklast van de secretaris te verlichten.47 Het grootste probleem van de vereniging was de bijna continue zoektocht naar geschikte lokalen in het centrum van Brussel. De vereniging werd in 1857 in de Koninklijke Academie voor Geneeskunde aan het Museumplein ondergebracht, maar zou nauwelijks enkele jaren later naar het Koninklijk Natuurhistorisch Museum van België moeten verhuizen, waar het eerst in een bijgebouw aan de Koudenberg en vervolgens in een bijgebouw aan de Ruisbroekstraat werd gehuisvest. Het Koninklijk Natuurhistorisch Museum van België zou de lokalen van de vereniging na verloop van tijd echter weer nodig hebben om uitbreidings-werken te kunnen realiseren, zodat de vereniging nogmaals diende te verhuizen. Het huurde eerst een lokaal in een huis aan het Museumplein en vervolgens een lokaal in een huis aan de Naamsestraat.48 De vereniging zou tot 1924 in de Naamsestraat gevestigd zijn en dat jaar naar de Solbosch campus van de Université Libre de Bruxelles verhuizen. De vereniging verhuisde uiteindelijk in 1930 een laatste keer om opnieuw onderdak te krijgen in een lokaal van het Koninklijk Natuurhistorisch Museum van België, dat zelf ondertussen van het Brussels stadscentrum naar het Leopoldpark was verhuisd.49 De Société Entomologique de Belgique was ondertussen in 1923 omgevormd tot een vereniging zonder winstoogmerk (vzw). De nieuwe statuten herhaalden de belangrijkste principes van de bestaande statuten en bepaalden opnieuw dat de vereniging tot doel had om in het land de belangstelling voor entomologische observaties aan te moedigen en via haar activiteiten de ontwikkeling van de wetenschap te bevorderen. De Algemene Vergadering groepeerde alle leden en vergaderde minimum éénmaal per jaar om het jaarverslag te bespreken, de begrotingen en rekeningen goed te keuren en over de benoeming en vervanging van de leden van de Raad van Beheer te stemmen. Voorts was de Algemene Vergadering als enige bevoegd om te beslissen over de doorvoering van een statutenwijziging, de benoeming en het ontslag van de beheerders, de goedkeuring van de rekening en de begroting, de uitsluiting van een lid en de ontbinding van de vereniging. De Raad van Beheer bestond uit de voorzitter van de vzw en zes leden van de vzw, die na hun benoeming door de Algemene Vergadering in hun rangen een vice-voorzitter, een secretaris en een penningmeester verkozen. De Raad van Beheer verwierf verregaande bevoegdheden aangezien zij alle beslissingen trof die volgens de vzw-wet en de statuten van de vzw niet expliciet tot de bevoegdheid van de Algemene Vergadering behoorden.50 Het Wetenschappelijk Comité werd daarentegen niet meer vermeld. De eerste helft van de twintigste eeuw was ook getuige van een groeiende professionalisering van de entomologie en een grotere aandacht van de wetenschappelijke instellingen voor het entomologische onderzoek.51 Zowel het Koninklijke Natuurhistorisch Museum van België in Brussel als het Museum van Belgisch Congo in Tervuren bouwden gestaag rijke entomologische collecties op en verrichten erg belangrijk entomologisch onderzoek. Het Ministerie van Landbouw richtte daarenboven entomologisch onderzoeksstations op, in 1909

46 Mémoires de la Société Entomologique belge, Brussel, s.n., XII, 1906, p. 6. 47 Ibid., Brussel, s.n., XII, 1906, p. 5 . 48 Ibid., Brussel, s.n., XII, 1906, pp. 3-4. 49 Ibid., Brussel, s.n., XVII, 1955, p. 16. 50 Statuts de la Société Entomologique de Belgique, à Bruxelles (Bijl. B.S., 16/01/1923, p. 72, nr. 49). 51 Mémoires de la Société Entomologique belge, Brussel, s.n., XVII, 1955, p. 21.

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie - Institutioneel-historisch kader

85

één in Gembloux en in 1951 één in Gent.52 De entomologie verwierf dus de status van een volwaardige wetenschapstak, onder meer omdat zij van groot belang was voor de landbouweconomie.53 Het groeiend belang van de entomologie wordt ook geïllustreerd door het feit dat de vereniging naar aanleiding van de viering van haar honderdjarig bestaan in 1955 het koninklijk predikaat aan haar naam mocht toevoegen en voortaan de Société royale belge d'Entomologie (SRBE) - Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie (KBVE) zou heten.54 De werking van de vereniging kreeg enkele decennia later een belangrijke impuls toen in 1985 een aantal personeelsleden in dienst genomen werden om de administratie te beheren en activiteiten te organiseren. De statuten van de vereniging werden in 2004 gewijzigd, maar zonder aan de doelstelling, de bestuursorganen en de bevoegdheden van de bestuursorganen te raken. De statuten bepalen nog steeds dat de vereniging tot doel heeft entomologische studies te verspreiden en te ondersteunen en door middel van haar activiteiten bij te dragen tot de ontwikkeling van de wetenschap, maar met de toevoeging dat dit in de geest van de bescherming van de insecten en hun milieu dient te gebeuren. Voorts wordt in de aangepaste statuten vermeld dat ingeval van vrijwillige ontbinding of gerechtelijke ontbinding van de vereniging het actief van de vereniging aan het departement Entomologie van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen of diens rechtsopvolgers zal toegewezen worden.55 Vandaag de dag poogt de vereniging de in haar statuten geformuleerde doeleinden te verwezenlijken door de (co-)organisatie aan conferenties, workshops, stages, pedagogische activiteiten voor kinderen, jaarlijkse excursies naar een entomologisch interessante plekken… Het lanceerde daarenboven in 2000 een eigen website, die in 2004 grondig werd vernieuwd. De vereniging geeft nu ook verschillende publicaties uit. De oudste reeks is de in 1857 opgestarte Annalen, die eerst tot de Annalen en Bulletin en vervolgens tot het Bulletin werden omgedoopt. Het Bulletin dient op dit moment om zowel de ledenlijsten en de verslagen van de belangrijkste bestuursorganen van de vzw als wetenschappelijke artikels van leden van de vzw over Belgische en buitenlandse insecten te publiceren. De in 1892 opgestarte Mémoires vormen een reeks entomologische publicaties, de in 1957 opgestarte Catalogi een reeks systematische catalogi van coleoptera in België. Het in 1999 opgestarte Belgian Journal of Entomology (BJE) probeert de entomologie te promoten door originele bijdragen over insecten te publiceren die handelen over onderzoeksterreinen als de taxonomie, de morfologie, ecologie, ethologie, toegepaste entomologie. Tot slot blijft ook de bibliotheek van de vereniging met haar rijke collectie boeken, tijdschriften en herdrukken een belangrijke rol spelen.

52 BOURGEOIS P. e.a., Het Ministerie van Landbouw (1884-1990). Deel I. Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen (Miscellanea Archivistica Studia 50), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1993, p. 225 en p. 262. 53 Dit wordt goed geïllustreerd in Fêtes commémoratives du centenaire de l'Institut Agronomique de l'Etat à Gembloux – juillet 1960, Gembloux, Institut Agronomique de l'Etat, 1960, pp. 40-41. Het was daarenboven een internationale tendens, zie: PEDERSEN B., A guide to the Archives of the Royal Entomological Society, Aldershot, Ashgate Publishing, 2002, p. 25. 54 Mémoires de la Société Entomologique belge, Brussel, s.n., XXVII, 1955, p. 13. 55 Wijziging van de statuten van de Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie (B.S., 18/04/2003, nr. 7162).

86

87

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER De mogelijke historische waarde van het archief van een entomologische vereniging wordt uitstekend geïllustreerd door de enkele jaren geleden gepubliceerde inventaris van het archief van de Royal Entomological Society of London.56 Jammer genoeg is er erg weinig bewaard gebleven van het archief van de Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie. Naar verluidt werd het archief eind jaren 1970 afgevoerd, toen het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen het archieflokaal van de vereniging op een benedenverdieping van het torengebouw na een verbouwing als tentoonstellingszaal in gebruik werd genomen.57 Mogelijk zijn er bij de vele voorafgaande verhuisoperaties ook heel wat archiefbescheiden verloren gegaan. Het resultaat is dat slechts enkele archiefbescheiden uit de laatste helft van de negentiende en de eerste helft van de twintigste eeuw aan dit droeve lot zijn ontsnapt: een klein gedeelte van de briefwisseling en een aantal fotoalbums met foto’s van de leden. De overige archiefbescheiden dateren allen uit de periode na 1985, mogelijk ook omdat de vereniging dat jaar voor de eerste maal in haar geschiedenis personeel in dienst heeft genomen en vanaf dat moment over een vast secretariaat heeft kunnen beschikken. Het archief van de vereniging wordt momenteel op de zetel in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen bewaard, in een kantoor op de negende verdieping van het torengebouw. De bewaaromstandigheden van het archief laten weinig te wensen over, al zou het aangewezen zijn om de oudere en historisch waardevolle archiefbescheiden te herverpakken en in het geacclimatiseerde ruimte te bewaren om hun langetermijnbewaring te kunnen garanderen. Het recent archief omvat in de eerste plaats een aantal voor vzw's kenmerkende archiefreeksen, zoals de dossiers inzake de statuten en de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur. De notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, de notulen en bijhorende stukken van de verschillende commissies, de ledenlijsten en de jaarverslagen worden daarentegen niet bewaard, omdat ze sinds het ontstaan van de vereniging in integrale of beknopte vorm gepubliceerd worden in de reeks Annalen, die eerst tot de Annalen en Bulletin en vervolgens tot het Bulletin werd omgedoopt. Verder omvat het archief van de vereniging ook een aantal archiefbescheiden met betrekking tot het financieel beheer (waarvan alleen de originele balans de moeite waard is om blijvend te bewaren) en het personeelsbeheer. Tot slot zijn er ook enkele papieren en digitale archiefbescheiden met betrekking tot de activiteiten van de vereniging terug te vinden. De publicaties, de website en de foto’s van de activiteiten zullen latere generaties in staat stellen om de activiteiten van de vzw te reconstrueren en te documenteren. De steekkaartencatalogus van de collectie tijdschriften en de databank van de collectie overdrukken zijn minder interessant en kunnen in principe vernietigd worden wanneer ze integraal door een geïnformatiseerde bibliotheekcatalogus vervangen worden.

56 PEDERSEN B., A guide to the Archives of the Royal Entomological Society, Adershot, Ashgate Publishing, 2002, 198 p. 57 VIVÉ A. en VERSAILLES A., Van Museum tot instituut: 150 jaar Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 1996, p. 95.

89

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de Koninklijke Belgische

Vereniging voor Entomologie en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie - Archiefselectielijst

90

VZW KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR ENTOMOLOGIE

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling (alfabetisch geordend op naam van de correspondent) 1855-1940 verstreken bewaren

Fotoalbums met foto's van de leden van de vereniging 1880-1950 verstreken bewaren

Dossiers inzake de statuten 2003-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 2004-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dagboeken 1989-heden 10 jaar vernietigen

Facturen 1989-heden 10 jaar vernietigen

Kasstukken 2002-heden 3 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 1989-heden 10 jaar vernietigen

Balans 2000-heden 10 jaar bewaren

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie - Archiefselectielijst

91

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de indienstname van personeel via het Office Régional Bruxellois de l'Emploi (ORBEM) 1985-1985 tot einde

project bewaren

Personeelsregister 1997-heden

110 jaar na geboorte-

jaar personeels-

lid

bewaren

Personeelsdossiers (geordend per personeelslid) 1985-heden

110 jaar na geboorte-

jaar personeels-

lid

bewaren

Een personeelsdossier zou 5 jaar na het vertrek van het personeelslid geschoond kunnen worden, waarbij de volgende documenten verwijderd kunnen worden: geneeskundige attesten, verlofbladen, stukken betreffende sociale lasten, stukken betreffende sociale uitkeringen (wachtgelden, kinderbijslag, vergoedingen bij ziekte, ongeval of bevalling...), stukken betreffende weddentoelagen en vergoedingen (overuren, verplaatsingskosten...), onkostenstaten (kledij, uitrusting, studies)...

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Entomologie - Archiefselectielijst

92

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Publicaties 1857-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

Steekkaartencatalogus van de collectie tijdschriften (alfabetisch geordend op de titel van het tijdschrift) 1920-heden tot

substitutie vernietigen

Databank van de collectie overdrukken (Papyrus) 1995-heden tot substitutie vernietigen

Website 2004-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

Digitale foto's van stages, ateliers en evenementen (jpeg-bestanden) 2004-heden tot substitutie bewaren

ARABEL, BELGISCHE ARACHNOLOGISCHE VERENIGING

95

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER ARABEL (Arachnologia Belgica) werd op 26 oktober 1976 opgericht, tijdens een vergadering van Belgische arachnologen aan het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen. Het vormde de eerste jaren een werkgroep zonder duidelijke structuur, waar de leden ideeën en gegevens uitwisselden, mekaar bij moeilijke determinaties hielpen en enkele excursies organiseerden. Deze werkgroep werd in 1986 omgevormd tot de vzw ARABEL Belgische Arachnologische Vereniging – ARABEL, Société arachnologique de Belgique met zetel in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen. Volgens de nieuwe statuten had de vzw tot doel de studie van de arachnologie in België te bevorderen. De Algemene Vergadering van alle leden was als enige bevoegd om te beslissen over de wijziging van de statuten, de benoeming en de afzetting van de leden van de Raad van Beheer, de goedkeuring van de begrotingen en de rekeningen, de ontbinding van de vereniging en de uitsluiting van leden. De Raad van Beheer bestond uit een voorzitter en zes leden en bezat de meest uitgebreide bevoegdheden (met uitzondering van die bevoegdheden die door de wet of de statuten aan de Algemene Vergadering waren voorbehouden). De Algemene Vergadering duidde onder de leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een penningmeester en drie beheerders aan. De statuten bepaalden tot slot ook dat in geval van ontbinding de Algemene Vergadering de bestemming diende te bepalen van het actief van de vereniging.58 De statuten van de vereniging werden 2005 aangepast aan de bepalingen van de vzw-wet van 2001. De bevoegdheden van de Algemene Vergadering werden op dat moment uitgebreid tot de beslissing over de eventuele benoeming en afzetting van de commissarissen en, in voorkomend geval, de bepaling van een bezoldiging, de beslissing over de kwijting aan de bestuurders en, in voorkomend geval, aan de commissarissen, én de beslissing over de omzetting van de vereniging tot een vennootschap met sociaal oogmerk.59 De belangrijkste activiteit van de vereniging is de organisatie van vergaderingen, excursies en sporadische verzamelacties. Sinds 1992 wordt tijdens de Algemene Vergadering bij de aanvang van het jaar ook een buitenlandse specialist uitgenodigd om over zijn arachnologisch werk te spreken. Een andere belangrijke activiteit zijn de realisatie van wetenschappelijke publicaties, zoals soortenlijsten en catalogi met verspreidingskaartjes van de Belgische spinnen. De catalogus van de Belgische spinnen, is op één familie na, volledig afgerond. Deze catalogus wordt momenteel ook gedigitaliseerd, dankzij subsidies van de federale overheid. Tot slot zijn er ook de in 1986 gelanceerde nieuwsbrief en de in 2000 opgestarte website van de vereniging, die de leden en andere geïnteresseerden over de activiteiten van de vzw informeren.60

58 Statuten van de vzw ARABEL, Société arachnologique de Belgique, en Néerlandais: Arabel, Belgische Arachnologische Vereniging (Bijl. B.S., 05/11/1987, p. 7445, nr. 16480). 59 Nieuwe statuten van de vzw ARABEL, Belgische Arachnologische Vereniging (Bijl. B.S., 23/08/2005, nr. 120873) 60 BAERT L. "Mededeling Léon Baert: 'ARABEL, de geschiedenis'", in: Nieuwsbrief van de Belgische Arachnologische Vereniging, Brussel, Belgische Arachnologische Vereniging, XXI, 2006, 3, pp.62-64.

97

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Momenteel is er geen sprake van een gecentraliseerde en gestructureerde bewaring van het archief van de vzw ARABEL, aangezien de archiefbescheiden door een aantal betrokkenen op verschillende plaatsen bewaard worden. Het archief met betrekking tot de beginjaren van de werkgroep en de vzw ARABEL wordt bewaard door de eerste secretaris van de vzw, een medewerker van de afdeling Insecten en Arachnomorfen van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen in Brussel), terwijl de meer recente archiefbescheiden bij de huidige, in Antwerpen wonende secretaris terug te vinden zijn. De financiële stukken worden dan weer bewaard door de penningmeester, in Gent. De archiefselectielijst bepaalt dat er verschillende archiefreeksen zijn die wegens hun potentiële historische waarde voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Dit geldt zowel voor de briefwisseling, de notulen en bijhorende stukken van de eerste werkgroep, de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering en van de Raad van Beheer/Bestuur als de ledenlijsten, omdat deze het reilen en zeilen van de vereniging documenteren. Niet alle oudere notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering en notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer zijn bewaard gebleven, maar die van de Algemene Vergadering werden gelukkig wel in de nieuwsbrief van de vereniging gepubliceerd. De financiële stukken kunnen na het verstrijken van hun bewaartermijn vernietigd worden, omdat ze weinig historisch waardevolle gegevens bevatten. De wetenschappelijke publicaties, de nieuwsbrief en de website zouden daarentegen wel op lange termijn bewaard moeten worden. De website zou in dit kader bij elke ingrijpende aanpassing digitaal gearchiveerd kunnen worden. De huidige gedecentraliseerde bewaring van het archief van de vzw brengt het risico met zich mee dat bepaalde archiefbescheiden onbedoeld verloren zouden gaan. De vzw zou dit risico kunnen inperken door te beslissen dat elke aftredende secretaris of penningmeester de door hem of haar beheerde archiefbescheiden van de vzw naar één centrale archiefbewaarplaats overbrengt. Een centralisatie van het archief zou in de eerste plaats de kans bieden de verschillende archiefreeksen te reconstrueren en te (her)ordenen. Eventueel plaatsgebrek kan daarenboven opgelost worden door de te vernietigen archiefbescheiden ook effectief te vernietigen wanneer hun bewaartermijn verstreken is. Tot slot zouden de historisch waardevolle archiefbescheiden op termijn in geschikt archiefmateriaal verpakt kunnen worden en geïnventariseerd kunnen worden. De vzw zou op deze manier dus niet alleen vanuit administratief standpunt haar archiefbeheer kunnen verbeteren, maar ook vanuit historisch standpunt.

99

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw ARABEL, Belgische Arachnologische vereniging, weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw ARABEL, Belgische

Arachnologische vereniging, en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw ARABEL, Belgische Arachnologische vereniging, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw ARABEL, Belgische Arachnologische vereniging - Archiefselectielijst

100

ARABEL, BELGISCHE ARACHNOLOGISCHE VERENIGING

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling 1976-heden 5 jaar bewaren De oudere briefwisseling is niet in haar geheel bewaard gebleven.

Notulen en bijhorende stukken van de werkgroep 1976-1986 verstreken bewaren

Dossiers inzake de statuten 1986-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1986-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

De oudere notulen zijn niet in hun geheel bewaard gebleven, maar zijn wel in de nieuwsbrief gepubliceerd.

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 2004-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren De oudere notulen zijn niet

bewaard gebleven.

Ledenlijsten 1976-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren De oudere ledenlijsten zijn niet in hun

geheel bewaard gebleven.

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Facturen 1991-heden 10 jaar vernietigen

vzw ARABEL, Belgische Arachnologische vereniging - Archiefselectielijst

101

Rekeninguittreksels 1991-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de aanvragen voor subsidies 1991-heden 10 jaar vernietigen

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Beeldbank met afbeeldingen van spinnen en van de vzw-activiteiten (analoge dia's, gedigitaliseerde dia's en digitale afbeeldingen) 1978-heden tot

substitutie bewaren

Wetenschappelijke publicaties 1985-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

Nieuwsbrief 1986-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

Website 2000-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

BELGIAN WOMEN IN SCIENCE

105

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De vereniging Belgian Women in Science (BeWiSe) werd in 2000 opgericht op initiatief van Isabelle Schön, een wetenschapper van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen, in de hoop de positie van vrouwelijke wetenschappers te versterken. België wordt immers als gevolg van bewuste en onbewuste discriminatiesystemen nog steeds gekenmerkt door een dramatische ondervertegenwoordiging van vrouwen in de wetenschap-pelijke middens en dat voornamelijk op hogere niveaus en in de beleidsorganen. De vereniging werd begin 2004 omgevormd tot de vereniging zonder winstoogmerk BeWiSe, Vrouwen en Wetenschappen in België – Femmes et Sciences en Belgique. De statuten van BeWiSe bepalen dat de vereniging zich tot doel stelt: gelijke kansen voor vrouwen in de exacte en humane wetenschappen zowel in de publieke als private sector te ondersteunen en jonge vrouwen voor een loopbaan in de wetenschappen en technologie te motiveren; personen in beleidsfuncties te sensibiliseren voor administratieve en sociale maatregelen die de combinatie van een wetenschappelijke loopbaan en een gezinsleven mogelijk maken; de actieve deelname van vrouwen aan wetenschappelijke activiteiten aan te moedigen en te verhogen; de communicatie van vrouwen in Belgische en wetenschappelijke middens te bevorderen door middel van een nationaal en een Europees netwerk en door middel van de organisatie van symposia en andere bijeenkomsten en activiteiten. De Algemene Vergadering van alle stemgerechtigde leden beslist over de wijziging van de statuten, de benoeming of de afzetting van de bestuurders, de kwijting van de bestuurders, de goedkeuring van de begrotingen en rekeningen, de uitsluiting van een lid en de ontbinding van de vereniging. Wat niet uitdrukkelijk door de vzw-wet of door de statuten aan de Algemene Vergadering is voorbehouden, valt onder de bevoegdheid van de Raad van Bestuur. Deze beschikt over uitgebreide bevoegdheden om het beleid uit te stippelen, beheersdaden te stellen, beschikkingen te treffen en de voorlopige plaatsing verzekeren van de beschikbare of gereserveerde gelden. De Raad van Bestuur telt minimum drie leden en duidt onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester aan.61 Deze statuten zouden in 2007 aangepast worden aan de bepalingen van de nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002.62 BeWiSe probeert haar doelstellingen te bereiken door een website en e-maildiscussieforum te lanceren, verschillende meetings, seminaries en workshops te organiseren en contacten met gelijkaardige Europese en internationale organisatie te leggen. Het zal in de toekomst ook een nieuwsbrief publiceren.63

61 Statuten van de vereniging zonder winstoogmerk BeWiSe, Vrouwen en Wetenschappen in België – Femmes et Sciences en Belgique (Bijl. B.S., 02/01/2004, nr. 861). 62 Wijziging van de statuten van de vereniging zonder winstoogmerk BeWiSe, Vrouwen en Wetenschappen in België – Femmes et Sciences en Belgique volgens de wet van 2 mei 2002 (Bijl. B.S., 08/01/2007, nr. 4961). 63 Website bewise.naturalsciences.be, 12/07/2007.

107

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van deze jonge vzw heeft een vrij beperkte omvang en wordt door de voorzitter, secretaris en penningmeester bewaard. Deze bewaring is momenteel niet gecentraliseerd, onder meer omdat de huidige voorzitter en penningmeester beide personeelsleden zijn van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen en de huidige secretaris een personeelslid is van de Koninklijke Sterrenwacht van België. Het archief bevat verschillende, op termijn blijvend te bewaren archiefreeksen die de geschiedenis van de vzw kunnen documenteren, zoals de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhordende stukken van de verschillende bestuursorganen en de ledenlijsten. De facturen en de rekeninguittreksels bezitten geen of slechts geringe historische waarde en kunnen dus na het verstrijken van hun bewaartermijn vernietigd worden. De dagboeken zullen daarenboven wel blijvend bewaard worden en de belangrijkste financiële tendensen documenteren. Natuurlijk dienen ook de archiefbescheiden met betrekking tot de activiteiten van de vzw blijvend bewaard te worden, zoals de dossiers inzake de organisatie van meetings, seminaries en workshops en de affiches. Tot slot zou het erg interessant zijn om de website van de vereniging te archiveren bij elke ingrijpende aanpassing van de vormgeving en/of de inhoud. De vzw beschikt met deze archiefselectielijst over een instrument voor de uitstippeling van een pro-actief archiefbeheer, wat verschillende voordelen kan opleveren. De vernietiging van de minder waardevolle archiefbescheiden zal op termijn heel wat plaats en tijd helpen besparen, terwijl de blijvende bewaring van de historisch waardevolle archiefbescheiden latere generaties in staat zullen stellen om haar geschiedenis te reconstrueren. De vzw zou in dit kader ook kunnen overwegen om het archief (eventueel in fasen) op één adres te centraliseren, onder meer om het risico in te perken dat bepaalde stukken verloren zouden gaan.

108

109

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Belgian Women in Science weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door Belgian Women in Science en

drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met Belgian Women in Science, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Belgian Women in Science - Archiefselectielijst

110

VZW BELGIAN WOMEN IN SCIENCE

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de statuten 2003-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering (Microsoft Word) 2002-heden

tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Bestuur (Microsoft Word) 2003-heden

tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Ledenlijsten (Microsoft Excel) 2004-heden

tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dagboeken 2003-heden 10 jaar bewaren

Facturen 2004-heden 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 2004-heden 10 jaar vernietigen

vzw Belgian Women in Science - Archiefselectielijst

111

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de organisatie van meetings, seminaries en workshops 2001-heden 10 jaar bewaren na selectie

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren, de overige vernietigen.

Affiches 2002-heden 10 jaar 1 exemplaar bewaren

Website 2004-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

LES NATURALISTES BELGES

115

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER Les Naturalistes belges zag het levenslicht tijdens de Eerste Wereldoorlog. Een aantal wetenschappers, handelaars, zakenlui en ambtenaren zouden in 1915 de feitelijke vereniging Aquarium pour tous oprichtten, om de teelt en de studie van aquariumdieren en terrariumdieren te vulgariseren. Het ledenbestand van de vereniging zou echter razendsnel aangroeien en de oorspronkelijke oprichters zouden algauw het gezelschap krijgen van amateur-plantkundigen, -zoölogen en -geologen. Dit verklaarde waarom Aquarium pour tous zich na enkele jaren tot Les Naturalistes belges zou omdopen. Een duidelijk teken dat het actieterrein van de vereniging op dat moment uitgebreid zou worden tot de vulgarisatie van de levende natuur in haar geheel. De activiteiten van de vereniging behelsden na de Eerste Wereldoorlog de organisatie van conferenties, voordrachten, bezoeken aan musea en botanische, dierkundige en geologische excursies, tentoonstellingen en wekelijkse filmvertoningen. Het eerste nummer van het Bulletin zou in 1920 verschijnen.64 De vereniging zou daarenboven tijdens de Tweede Wereldoorlog een belangrijke rol spelen door na de opschorting van de activiteiten van de Université Libre de Bruxelles (ULB) clandestiene lessen voor de studenten te organiseren.65 Les Naturalistes belges was ondertussen in 1937 tot een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) omgevormd. Volgens de nieuwe statuten had de vereniging tot doel om los van politieke belangen of privé-belangen de studie, de verspreiding en de vulgarisatie van de natuurwetenschappen in al hun domeinen te verzekeren. De zes leden tellende Raad van Beheer was verantwoordelijk voor het bestuur van de vereniging, terwijl de Algemene Vergadering besliste over de wijziging van de statuten, de benoeming en afzetting van de bestuursleden, de goedkeuring van de rekeningen en begrotingen en de eventuele ontbinding van de vereniging.66 De statuten uit 1937 zouden in 1960 aangepast worden door de bepalingen met betrekking tot het statuut de leden, de Raad van Beheer en de Algemene Vergadering verder uit te werken. De Raad van Bestuur zouden voortaan in haar schoot een voorzitter, drie vice-voorzitters, een secretaris en een penningmeester aanduiden. De Algemene Vergadering zou voortaan twee leden aanduiden voor de verificatie van de rekeningen.67 Deze statutenwijziging zou volgens een artikel in het Bulletin in de eerste plaats de bestaande situatie bestendigen.68 De administratie van de vereniging zou in de jaren 1960 naar het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen verhuizen, maar de sociale zetel zou voorlopig nog op verschillende andere adressen in de Brusselse agglomeratie gevestigd zijn, met als belangrijkste adres de Nationale Plantentuin van België.69 Deze sociale zetel van de vereniging zou uiteindelijk in 1985 eveneens in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen ondergebracht worden.70

64 "Notre société", in: Bulletin Les Naturalistes belges, Brussel, Les Naturalistes belges, I, 1920, 1, pp. 1-4. 65 PEETERS A. en SYMOENS J., "Un membre éminent des Naturalistes belges a disparu: le professeur Constant VANDEN BERGHEN (21 mai 1914 – 5 novembre 2004", in: Bulletin Les Naturalistes belges, Bruxelles, Les Naturalistes belges, LXXXVI, 2005, 1-2, p. 5. 66 Statuten van Les Naturalistes belges (Bijl. B.S., 18/12/1937, p. 926, nr. 1888). 67 Wijziging van de statuten van Les Naturalistes belges (Bijl. B.S., 19/05/1960, p. 881, nr. 2228). 68 "Projet de modifications aux Statuts de notre Association", in: Bulletin Les Naturalistes belges, Bruxelles, Les Naturalistes belges, XL, 1960, 1, p. 91. 69 De vereniging wordt in 1963 voor de eerste maal in de Annuaire administratif et judiciaire de Belgique vermeld. Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen was op dat moment al het adres van de administratie van de vereniging. Annuaire administratif et judiciaire de Belgique, Brussel, Bruylant, 1963, p. 1240. 70 Overbrenging van de sociale zetel van Les Naturalistes belges (Bijl. B.S., 03/10/1985, nr. 011756).

vzw Les Naturalistes belges - Institutioneel-historisch kader

116

Les Naturalistes belges geeft vandaag de dag niet alleen het Bulletin uit, maar ook het in 1990 gelanceerde trimesteriele contactblad, met een overzicht van alle door de vereniging georganiseerde activiteiten: excursies, conferenties, lezingen, determinatiesessies… Een bijzonder kenmerk van Les Naturalistes belges is dat het een aantal vrij autonome onderafdelingen overkoepelt. De eerste onderafdeling is de Cercle de Mycologie de Bruxelles (CMB), die in 1946 werd opgericht om de contacten tussen de mycologen, onderzoekers van schimmels en zwammen, in Brabant te bevorderen.71 Deze organiseert excursies, determinatiesessies, microscopische onderzoeken, lezingen en een jaarlijkse tentoonstellingen én geeft zowel het trimesteriele Bulletin du Cercle de Mycologie de Bruxelles als het jaarlijkse Revue du Cercle de Mycologie de Bruxelles uit. De Cercle de Mycologie de Bruxelles heeft daarenboven ook een eigen bibliotheek opgestart en uitgebouwd, waar de leden gespecialiseerde werken kunnen raadplegen en uitlenen.72 De tweede onderafdeling is de Section Orchidées d'Europe des Naturalistes Belges (SOENB), die in 1979 werd opgericht voor de leden die geïnteresseerd zijn in de Europese en Mediterrane orchideeën. Deze onderafdeling organiseert prospectie-excursies, conferenties en lezingen én geeft jaarlijks Spécial Orchidées uit, een buiten reeks nummer van het Bulletin des Naturalistes belges.73

71 LACHAPELLE J., "Le Cercle de Mycologie de Bruxelles a 50 ans d'existence", in: Bulletin Les Naturalistes belges, Brussel, Les Naturalistes belges, LXXVII, 1996, 3, pp. 65-69. 72 Website users.skynet.be/fa532665/cmbaccue.htm, 06/07/2007. 73 Website environnement.wallonie.be/ong/SOE/home.html, 06/07/2007.

117

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van Les Naturalistes belges wordt op dit moment in het kantoor van de vereniging in het torengebouw van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen bewaard. Hoewel de vereniging al in 1915 is opgericht en al sinds 1960 in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen is gevestigd, dateren de oudste archief-bescheiden uit de jaren 1980 of 1990. Eerst en vooral zouden er omstreeks 1983 heel wat archiefbescheiden verloren zijn gegaan als gevolg van een halsoverkop geplande evacuatie van een archieflokaal. Daarenboven zouden er in 2007 een aantal in de kelder van het instituut bewaarde archiefbescheiden afgevoerd en vernietigd zijn, zonder medeweten van de administratie van de vereniging. Het resultaat is dat er heel weinig archiefbescheiden overblijven. De bewaaromstandigheden van deze archiefbescheiden laat momenteel weinig te wensen over, maar het zou aangewezen zijn om de bewaring van de historisch waardevolle archiefbescheiden op langere termijn beter te organiseren en zo verdere verliezen te vermijden. De belangrijkste en blijvend te bewaren archiefbescheiden zijn de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Bestuur en de ledenlijsten. De meeste stukken met betrekking tot het financieel beheer en het personeelsbeheer kunnen wegens hun geringe historische waarde na verloop van tijd vernietigd worden, met als enige uitzondering de dossiers inzake de aanvragen tot subsidies. Tot slot zijn er erg weinig archiefbescheiden met betrekking tot de organisatie van de activiteiten terug te vinden, omdat deze op een meer informele wijze voor de leden van de vereniging georganiseerd worden. Het enige waardevolle uit deze activiteiten voortvloeiende archiefproduct zijn de publicaties (het Bulletin en het trimesteriele contactblad), waarvan minstens één exemplaar in het archief bewaard zou moeten blijven. Het aanwinstenregister en de steekkaartencatalogus van de bibliotheek zouden dan weer op het moment dat ze vervangen worden (door een geïnformatiseerde bibliotheekcatalogus) vernietigd kunnen worden. Tot slot zijn er ook de archiefbescheiden van de twee onderafdelingen van Les Naturalistes belges, de Cercle de Mycologie de Bruxelles en de Société Orchidées d'Europe des Naturalistes Belges. Deze bezitten een grote autonomie ten opzichte van de moeder-vereniging, maar creëren door hun feitelijk statuut en hun informele werking zelf geen systematische archiefreeksen. De enige uitzonderingen zijn de publicaties, waarvan bij voorkeur minimum 1 exemplaar blijvend bewaard dient te worden. De publicaties van Les Naturalistes belges, de Cercle de Mycologie de Bruxelles en de Société Orchidées d'Europe des Naturalistes Belges worden in ieder geval allen ook al bewaard in de Koninklijke Bibliotheek én in de bibliotheek van de Nationale Plantentuin van België.

119

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw Les Naturalistes belges weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw Les Naturalistes belges

en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw Les Naturalistes belges, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Les Naturalistes belges - Archiefselectielijst

120

VZW LES NATURALISTES BELGES

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling (chronologisch geordend) 1998-heden 10 jaar vernietigen Deze reeks bevat voornamelijk routinebriefwisseling.

Dossiers inzake de statuten 1937-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1990-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren Deze reeks omvat ook de begrotingen

en de balansen van de vzw.

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Bestuur 1990-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Ledenlijsten

- steekkaarten (alfabetisch geordend op familienaam) 1986-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

- lijsten (Microsoft Word) 1994-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

vzw Les Naturalistes belges - Archiefselectielijst

121

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Uitgaande facturen 1995-heden 10 jaar vernietigen

Bewijsstukken 1998-heden 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 1997-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de aanvragen voor subsidies 1983-heden 10 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Personeelsdossiers 1995-heden

tot 5 jaar na vertrek

personeels-lid

vernietigen

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Publicaties 1920-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

Deze aanbeveling geldt ook voor de publicaties van de onderafdelingen.

vzw Les Naturalistes belges - Archiefselectielijst

122

Aanwinstenregister van de bibliotheek 1983-heden tot substitutie vernietigen

Steekkaartencatalogus van de bibliotheek ("Cardexfiches") 1983-heden tot

substitutie vernietigen

ASSOCIATION DES PROFESSEURS DE BIOLOGIE

125

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De Belgische Nationale Vereniging der Leraars in de Biologie - Association Nationale des Professeurs de Biologie de Belgique werd in 1952 tijdens de "Biologische Dagen" in Doornik opgericht en verwierf enkele maanden later het statuut van een vereniging zonder winstoogmerk (vzw). De statuten van de nieuwe vereniging bepaalden dat de vereniging tot doel had: het onderwijs in de biologie voor te staan en kracht bij te zetten; de band te verstevigen tussen professoren en leraars in het vak in de verschillende graden van het onderwijs; de voorlichting van de leraars in biologie mogelijk te maken en te bevorderen; de leden op de hoogte te brengen van de nieuwste methodologische problemen. Het Bestuur bestond uit een voorzitter, twee ondervoorzitters, een secretaris, een adjunct-secretaris, een penningmeester en twee commissarissen en was verantwoordelijk voor het beheer van de vereniging. De Algemene Vergadering groepeerde alle leden van de vereniging en besliste over de wijziging van de statuten, de benoeming en afzetting van de bestuursleden, de goedkeuring van de rekeningen en begrotingen en de eventuele ontbinding van de vereniging.74 De geleidelijke communautarisering van het onderwijs had echter tot gevolg dat de Belgische nationale vereniging eind 1977 werd opgeheven en dat de Nederlandstaligen en de Franstaligen elk hun eigen weg zouden gaan. De Franstaligen en Duitstaligen hielden in 1977 de vzw Association francophone des Professeurs de Biologie de Belgique (PROBIO) boven de doopvont. Het doel van de vereniging was: de band te verstevigen tussen professoren en leraars in het vak in de verschillende graden van het onderwijs; de rol, de waarde en het belang van de wetenschappen en van de biologie in het bijzonder in de algemene vorming te verduidelijken en verdedigen; de voorwaarden te bepalen voor een wetenschappelijk en pedagogisch kwaliteitsvol biologieonderwijs en alles in het werk te stellen opdat deze voorwaarden gesteld zouden worden; de belangstelling voor de wetenschappers en in het bijzonder voor de biologen, te vergroten. Het Bureau was verantwoordelijk voor het bestuur van de vereniging en omvatte een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een adjunct-secretaris, een penningmeester en een commissaris. De Algemene Vergadering groepeerde alle leden van de vereniging en besliste over de wijziging van de statuten, de benoeming en afzetting van de beheerders, de goedkeuring van de rekeningen en begrotingen en de eventuele ontbinding van de vereniging.75 De statuten van de vzw zouden de daaropvolgende decennia verschillende malen aangepast en gewijzigd worden. Een statutenwijziging in 1986 bepaalde dat de vereniging voortaan de Franse benaming Association des Professeurs de Biologie en de Duitse benaming Vereinigung der Biologieprofessoren zou dragen.76 De zetel van de vereniging zou in 1990 over naar het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen overgeheveld worden.77 Tot slot zouden de statuten van de vereniging in 2005 nogmaals aangepast worden naar aanleiding van de invoering van de nieuwe vzw-wet van 5 mei 2002. De zetel, de doelstellingen en de organisatie van de vereniging zouden echter behouden worden.78

74 Statuten van de Belgische Nationale Vereniging der Leraars in de Biologie - Association Nationale des Professeurs de Biologie de Belgique (Bijl. B.S., 04/04/1953, p. 377, nr. 993). 75 Statuten van de Association francophone des Professeurs de Biologie de Belgique (Bijl. B.S., 20/09/1979, p. 4441, nr. 10019). 76 Wijziging van de statuten van de Association francophone des Professeurs de Biologie de Belgique (Bijl. B.S., 23/01/1986, p. 519, nr. 1013). 77 Overbrenging van de sociale zetel van de Association francophone des Professeurs de Biologie de Belgique (Bijl. B.S., 06/09/1990, nr. 13638). 78 Wijziging van de statuten van de Association francophone des Professeurs de Biologie de Belgique (Bijl. B.S., 25/05/2005, s. p.).

vzw Association des Professeurs de Biologie - Institutioneel-historisch kader

126

De Association des Professeurs de Biologie organiseert de jaarlijkse Biologie Olympiade, geeft de publicaties Probio-Service en Probio-Information uit en verkoopt didactisch materiaal. De vereniging heeft in 1996 een eigen website gelanceerd, die geleidelijk aan tot een erg belangrijk communicatiekanaal is uitgegroeid.79

79 Website www.probio.be, 04/07/2007.

127

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de Association des Professeurs de Biologie wordt wegens plaatsgebrek niet op de zetel van de vereniging (het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen) bewaard, maar op de thuisadressen van de huidige secretaris en de huidige penningmeester. Het omvat verschillende archiefreeksen, waarvan een aantal wegens hun historische waarde voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Zo dienen de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur én de ledenlijsten blijvend bewaard te worden, omdat deze inzicht zullen bieden in de historische evolutie van de vereniging. De facturen en rekeninguittreksels kunnen zonder probleem na het verstrijken van hun bewaartermijn vernietigd worden, omdat deze weinig historische informatie bevatten. Bovendien worden de begrotingen en de balansen wél blijvend bewaard, wat de mogelijkheid zal bieden om de algemene financiële evolutie te reconstrueren. Tot slot luidt het advies om van elke publicatie één exemplaar te bewaren en de website bij elke ingrijpende aanpassing te archiveren. Deze beiden reeksen zullen de kans bieden om de activiteiten van de vzw en de communicatie met de leden te documenteren. De vereniging was er zich al van bewust dat archief tijdig geselecteerd moet worden en heeft op een gegeven moment de facturen en rekeninguittreksels ouder dan vijf jaar vernietigd. De archiefselectielijst bestendigt dit principe (en verlengt de bewaartermijn van deze reeksen veiligheidshalve tot 10 jaar), die op termijn heel wat plaatsbesparing kan opleveren. De archiefselectielijst duidt daarenboven de reeksen aan die om historische reden blijvend bewaard moeten worden en waarvoor op termijn maatregelen genomen dienen te worden om de langetermijnbewaring te garanderen. De vzw zou er in dat kader bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om het historisch waardevol archief centraal in een geschikte ruimte te (laten) bewaren en dit archief in geschikte archiefdozen en omslagen te (laten) herverpakken en te (laten) inventariseren. Tot slot dient ook gesignaleerd te worden dat de Association des Professeurs de Biologie en de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie ook archiefbescheiden bewaren van hun voorganger, de vzw Belgische Nationale Vereniging der Leraars in de Biologie - Association Nationale des Professeurs de Biologie de Belgique. De tijd ontbrak om ook deze archiefbescheiden in kaart te brengen, maar de verenigingen kunnen altijd beroep doen op het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën om de definitieve bestemming van deze oudere archiefbescheiden te bepalen.

129

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De Association des Professeurs de Biologie (PROBIO) weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de Association des Professeurs

de Biologie en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de Association des Professeurs de Biologie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Association des Professeurs de Biologie - Archiefselectielijst

130

VZW ASSOCIATION DES PROFESSEURS DE BIOLOGIE

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de statuten 1977-heden 5 jaar na

ontbinding vzw

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1977-heden 5 jaar na

ontbinding vzw

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 1977-heden 5 jaar na

ontbinding vzw

bewaren

Ledenlijsten 1978-heden 5 jaar na

ontbinding vzw

bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Begrotingen 1977-heden 10 jaar bewaren

Facturen 2001-heden 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 2001-heden 10 jaar vernietigen

Jaarrekeningen en balansen 1977-heden 10 jaar bewaren

vzw Association des Professeurs de Biologie - Archiefselectielijst

131

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Publicaties 1977-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

Website 1996-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

VERENIGING VOOR HET ONDERWIJS IN DE BIOLOGIE, DE MILIEULEER EN

DE GEZONDHEIDSEDUCATIE

135

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De Belgische Nationale Vereniging der Leraars in de Biologie - Association Nationale des Professeurs de Biologie de Belgique werd in 1952 tijdens de "Biologische Dagen" in Doornik opgericht en werd enkele maanden later een vereniging zonder winstoogmerk. De statuten van de nieuwe vereniging bepaalden dat de vereniging tot doel had: het onderwijs in de biologie voor te staan en kracht bij te zetten; de band te verstevigen tussen professoren en leraars in het vak in de verschillende graden van het onderwijs; de voorlichting van de leeraars in biologie mogelijk te maken en te bevorderen; de leden op de hoogte te brengen van de nieuwste methodologische problemen. Het Bestuur bestond uit een voorzitter, twee ondervoorzitters, een secretaris, een adjunct-secretaris, een penningmeester en twee commissarissen en was verantwoordelijk voor het bestuur van de vereniging. De Algemene Vergadering groepeerde alle leden van de vereniging en besliste over de wijziging van de statuten, de benoeming en afzetting van de bestuursleden, de goedkeuring van de rekeningen en begrotingen en de eventuele ontbinding van de vereniging.80 De geleidelijke communautarisering van het onderwijs had echter tot gevolg dat de Belgische nationale vereniging eind 1977 werd opgeheven en dat de Nederlandstaligen en de Franstaligen elk hun eigen weg zouden gaan. De Nederlandstaligen hielden in 1977 de vzw Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie (VOB) boven de doopvont. Het doel van de vereniging was: de bevordering van het onderwijs in de biologie; de versteviging van de morele band tussen de leden; het bekendmaken, verspreiden en bevorderen van het belang van de biologie. De Raad van Beheer was verantwoordelijk voor het bestuur van de vereniging en omvatte een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester en gewone beheerders. Deze Raad van Beheer bezat volgens de statuten de ruimst mogelijke bevoegdheden voor het beheer van de vereniging, voor zover deze door de wet of de statuten niet aan de Algemene Vergadering waren voorbehouden. Een beraadslaging van de Algemene Vergadering was enkel vereist voor de wijziging van de statuten, de benoeming en afzetting van de beheerders, de goedkeuring van de rekeningen en begrotingen en de eventuele ontbinding van de vereniging. De statuten bepaalden anderzijds wel dat de Algemene Vergadering een commissaris diende aan te duiden die belast werd met de verificatie van de rekeningen van de vereniging.81 De vereniging werd in 1986 omgedoopt tot de vzw Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie (met behoud van de afkorting VOB). De doelstellingen van de vereniging werden op datzelfde moment aan deze nieuwe terminologie aangepast door te bepalen dat deze voortaan tot doel had: de bevordering van het onderwijs in de biologie, de milieuleer en de gezondheidseducatie; de versteviging van de morele band tussen de leden; het bekendmaken, verspreiden en bevorderen van het belang van de biologie, de milieuleer, de gezondheidseducatie en de biotechnologie.82 De zetel van de vereniging zou het daaropvolgende jaar naar het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen verplaatst worden.83 De statuten werden in 1991 opnieuw gewijzigd door te bepalen dat ‘werkende leden’ personen zouden zijn, die rechtstreeks betrokken zijn bij het biologieonderwijs en te stellen dat voorzitter en ondervoorzitter afwisselend tot het officieel

80 Statuten van de Belgische Nationale Vereniging der Leraars in de Biologie – Association Nationale des Professeurs de Biologie de Belgique (Bijl. B.S., 04/04/1953, p. 377, nr. 993). 81 Statuten van de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie (Bijl. B.S., 02/03/1978, p. 773, nr. 1509). 82 Wijziging aan de benaming en wijziging van de statuten van de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie (Bijl. B.S., 16/09/1986, p. 11800, nr. 25098). 83 Overbrenging van de sociale zetel van de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie (Bijl. B.S., 09/07/1987, p. 4583, nr. 10296).

vzw Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie - Institutioneel-historisch kader

136

en het vrij onderwijs zouden behoren.84 In 1995 volgde weer een wijziging van de statuten. Ditmaal werd er bepaald dat ‘werkende leden’ leerkrachten zouden zijn, die werkelijk biologie, milieuleer en gezondheidseducatie en aanverwante vakken onderwijzen of onderwezen hebben. Ook werd benadrukt, dat de voorzitter en de ondervoorzitter tot een verschillend onderwijsnet dienden te behoren, afwisselend tot enerzijds het gemeenschaps-onderwijs en anderzijds het vrij gesubsidieerd onderwijs of het officieel gesubsidieerd onderwijs. De duur van het mandaat van voorzitter en ondervoorzitter zou op drie jaar gebracht worden en de algemene vergadering mocht voortaan samengeroepen worden in de maand april of mei.85 De statuten van de vereniging zouden in 2004 nogmaals aangepast, worden dit keer naar aanleiding van de nieuwe wetgeving op de vzw's. In deze statutenwijziging zou afgestapt worden van de maatregel dat bij elke bestuurswissel de voorzitter uit een ander onderwijswet moest komen dan de vorige. Bovendien werd aan de tekst toegevoegd dat de vereniging ook haar doelstellingen wil realiseren via het jaarlijks organiseren van een congres86 De vzw richt niet alleen studiedagen in, maar organiseert sinds 1995 ook het jaarlijks Vlaams Congres van Leraars Wetenschappen in samenwerking met de Vereniging van Leerkrachten in de Wetenschappen (VeLeWe) en sinds 2003 de preselectie van de EUSO (Europese wetenschapsolympiade). Bovendien organiseert de vereniging in samenwerking met de Vlaamse universiteiten al sinds 1990 de Vlaamse Biologie Olympiade. De vereniging zet de publicatie van het in 1971 gelanceerde mededelingenblad BIO verder, geeft sinds 1980 een jaarboek uit (ter vervanging van het vroegere driemaandelijks tijdschrift) en bezit tot slot sinds 1996 een eigen website.87

84 Wijziging van de statuten van de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie (Bijl. B.S., 17/10/1991, p. 7407, nr. 16639). 85 Wijziging van de statuten van de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie (Bijl. B.S., 14/09/1995, p. 7737, nr. 14899). 86 Wijziging van de statuten van de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie (Bijl. B.S., 31/12/2004, s.p.). 87 Website www.vob-ond.be.

137

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Wegens plaatsgebrek wordt het archief van de vzw niet in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen bewaard, maar ten huize van de secretaris, de penningmeester en de redacteur van het tijdschrift Bio. Het archief van de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie omvat in de eerste plaats de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur en de ledenlijsten. Deze reeksen kunnen een belangrijke bron vormen voor de geschiedenis van de vereniging en dienen dan ook bij voorkeur blijvend bewaard te worden. Hetzelfde geldt voor de originele jaarrekeningen en balansen. De overige financiële stukken (de facturen, de rekeninguittreksels en de stukken betreffende de belastingsaangiften) kunnen zonder problemen na het verstrijken van de desbetreffende bewaartermijnen vernietigd worden. De oudere financiële stukken zijn trouwens al wegens een gebrek aan opslagruimte vernietigd. Voorts zijn er vrij weinig archiefbescheiden terug te vinden met betrekking tot de activiteiten van de vzw omdat deze activiteiten door een kleine groep, goed met elkaar bevriende vrijwilligers georganiseerd worden. De enige concrete eindproducten zijn dan ook de publicaties, de congresboeken van het Vlaams Congres van Leraars Wetenschappen én de website. Tot slot dient ook gesignaleerd te worden dat de Association des Professeurs de Biologie en de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie ook archiefbescheiden bewaren van hun voorganger, de vzw Belgische Nationale Vereniging der Leraars in de Biologie - Association Nationale des Professeurs de Biologie de Belgique. De tijd ontbrak om ook deze archiefbescheiden in kaart te brengen, maar de verenigingen kunnen altijd beroep doen op het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën om de definitieve bestemming van deze oudere archiefbescheiden te bepalen.

139

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de Vereniging voor het

Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie - Archiefselectielijst

140

VZW VERENIGING VOOR HET ONDERWIJS IN DE BIOLOGIE, DE MILIEULEER EN DE GEZONDHEIDSEDUCATIE

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de statuten 1978-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1978-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 1978-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Ledenlijsten 1992-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Facturen 1997-heden 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 2000-heden 7 jaar vernietigen

Stukken betreffende de aangifte van de rechtspersonenbelasting 1984-heden 10 jaar vernietigen

Stukken betreffende de taks tot vergoeding van de successierechten (patrimoniumtaks of vzw-taks) 1988-heden 10 jaar vernietigen

vzw Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie - Archiefselectielijst

141

Jaarrekeningen en balansen 1997-heden 10 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Publicaties 1978-heden tot substitutie

1 exemplaar. bewaren

Congresboeken van het Vlaams Congres van Leraars Wetenschappen 1995-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

Website 1996-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

INTERNATIONAL BIOLOGY OLYMPIAD 2001

145

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De Internationale Biologie Olympiade (IBO) is een jaarlijkse internationale competitie met theoretische en praktische vragen over biologie, bestemd voor leerlingen van de derde graad secundair onderwijs. Deze olympiade heeft een dubbele doelstelling: zowel jongeren voor wetenschappen stimuleren als vriendschapsbanden tussen jongeren van over de gehele wereld creëren. De eerste Internationale Biologie Olympiade werd in 1990 in het toenmalige Tsjechoslovakije georganiseerd, mede onder impuls van de UNESCO. De deelnemende landen zenden elk jaar vier winnaars van hun Nationale Biologie Olympiades, vergezeld van één teamleider en twee waarnemers/juryleden. Elk deelnemend land treed ook op zijn beurt op als gastland van de Internationale Biologie Olympiade. België was aan de beurt in 2001.88 Dit laatste verklaart waarom de Franstalige vzw Association des Professeurs de Biologie en de Nederlandstalige vzw Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie in december 1998 de tijdelijke vzw International Biology Olympiad 2001 (IBO 2001) oprichtten. Volgens de statuten zou de vereniging de Internationale Biologie Olympiade die in 2001 in België zou plaatsvinden, organiseren, de structuren oprichten om alle deelnemers te kunnen onthalen én de financiële middelen zoeken die een geslaagde Olympiade zouden waarborgen. De vereniging zou door haar activiteiten ook het biologie-onderricht op nationaal en internationaal niveau proberen te begunstigen en uit te bouwen. Haar maatschappelijke zetel was gevestigd in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen. De Association des Professeurs de Biologie en de Nederlandstalige vzw Vereniging voor het Onderwijs in de Biologie, de Milieuleer en de Gezondheidseducatie waren de twee ledenverenigingen van de vereniging, maar daarnaast konden ook personen die zich in het bijzonder inzetten voor de vereniging individueel lid worden. De Algemene Vergadering groepeerde alle ledenverenigingen en individuele leden en besliste als enige over de wijziging van de statuten, de benoeming en het ontslag van de beheerders, de goedkeuring van de rekeningen en de begrotingen en de ontbinding van de vereniging. De Beheerraad was samengesteld uit vier afgevaardigden per lid-vereniging (en vanaf 2001 ook uit twee individuele leden), die in eigen rangen een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris, een adjunct-secretaris, een penningmeester en een adjunct-penningmeester aanduidden. Deze Beheerraad was belast met het dagelijks beheer van de vereniging en voor alle zaken die niet wettelijk of statutair onder de bevoegdheid van de Algemene Vergadering vielen.89 Een Management Committee en specifieke task-forces voor "scientific affairs", "promotion and sponsoring", "logistics" en "socio-cultural events" dienden de praktische organisatie van het evenement in goede banen te leiden..90 De 12de Internationale Biologie Olympiade vond uiteindelijk plaats in Brussel, in de periode van 8 tot 15 juli 2001. De vzw International Biology Olympiad 2001 zou enkele jaren later opgeheven kunnen worden aangezien alle activiteiten beëindigd waren.91

88 COBUT. G. En VANDENDRIES H., Report on the 12th International Biology Olympiad. Belgium. July 8-15, 2001, Brussel, International Biology Olympiad 2001, (2002), p. 11. 89 Statuten van de vzw International Biology Olympiad 2001 (Bijl. B.S., 11/03/1999, p. 2233, nr. 3500) en Wijziging van de statuten van de vzw International Biology Olympiad 2001 (Bijl. B.S., 18/01/2001, p. 270, nr. 454.) 90 COBUT. G. En VANDENDRIES H., op. cit., pp. 29-31. 91 Ontbinding van de vzw International Biology Olympiad 2001 (Bijl. B.S., 31/12/2004, nr. 18479).

146

147

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vroegere vzw International Biology Olympiad 2001 (IBO 2001) wordt momenteel bewaard in het kantoor van de verantwoordelijke van de Educatieve Dienst van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, de voormalige vice-voorzitter van de vzw. De (geschoonde) briefwisseling, de dossiers inzake de statuten, de processen-verbaal van de Algemene Vergadering, de processen-verbaal van de Beheerraad en de verslagen van het Management Committee zijn belangrijke en blijvend te bewaren archiefreeksen. De meeste financiële stukken kunnen na verloop van tijd vernietigd worden, met uitzondering van de originele begrotingen en jaarrekeningen. De antwoordformulieren dienen volgens het reglement van de Internationale Biologie Olympiade twee jaar door de organisatoren bewaard te worden en kunnen dus eigenlijk al vernietigd worden.92 De examenvragen, de juiste antwoorden en de uitslagen zijn bovendien in het verslag gepubliceerd. Van dit (gepubliceerde) verslag dient minimum één exemplaar blijvend bewaard te worden, aangezien het een interessant overzicht biedt van het hele gebeuren. Het zou aangewezen zijn om na het verstrijken van de verschillende bewaartermijnen de selectiebeslissingen in praktijk te brengen door de te vernietigen archiefreeksen effectief te vernietigen én de blijvend te bewaren archiefreeksen in archiefdozen te herverpakken en te inventariseren.

92 Het reglement van de International Biology Olympiad bepaalt: The marked and assessed original papers, tasks and answer sheets of the students will remain in the possession of the organizers who will archive them for a period of two years.

149

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De beheerder van het archief van de vroegere vzw International Biology Olympiad weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de beheerder van het archief

van de vroegere vzw International Biology Olympiad en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de beheerder van het archief van de vroegere vzw International Biology Olympiad, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw International Biology Olympiad 2001 - Archiefselectielijst

150

VZW INTERNATIONAL BIOLOGY OLYMPIAD 2001

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling (thematisch geordend) 1998-2004 tot 5 jaar na opheffing

vzw

bewaren na selectie

De inhoudelijk belangrijke brief-wisseling met betrekking tot de organisatie en de subsidiëring bewaren, de overige vernietigen.

Dossiers inzake de statuten 1998-2004 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Processen-verbaal van de Algemene Vergadering (chronologisch geordend) 1998-2004

tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Processen-verbaal van de Beheerraad (chronologisch geordend) 1998-2004

tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Management Committee 2000-2001 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Begroting 1998-2004 10 jaar bewaren

Facturen 1998-2004 10 jaar vernietigen

vzw International Biology Olympiad 2001 - Archiefselectielijst

151

Rekeninguittreksels 1998-2004 10 jaar vernietigen

Jaarrekeningen 1998-2004 10 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Examenvragen, antwoordformulieren en uitslagen van de 12de Internationale Biologie Olympiade 2001-2001 2 jaar vernietigen

Zowel de examenvragen, de correcte antwoorden als de uitslagen werden in het verslag gepubliceerd.

Verslag van de 12de Internationale Biologie Olympiade 2002-2002 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

NATUURATELIERS VOOR JONGEREN

155

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De vzw Natuurateliers voor Jongeren werd in 1985 onder impuls van de Educatieve Dienst van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen opgericht.93 De statuten van de nieuwe vereniging bepaalden dat de vereniging tot doel had bij de jeugd van de interesse voor de natuur te stimuleren, persoonlijke initiatieven en creativiteit in het domein van de natuurwetenschappen en van milieubescherming bij jongeren te bevorderen en educatief materiaal aan jeugdbewegingen en scholen ter beschikking te stellen. De vereniging zou ook prijzen voor publicaties of uitzonderlijke verwezenlijkingen op het gebied van de natuur-wetenschappen toekennen en publicaties en andere educatieve hulpmiddelen financieren. De statuten vermeldden voorts dat alle activiteiten georganiseerd in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen in overleg met de Educatieve Dienst georganiseerd zouden worden. De vereniging werd beheerd door een Beheerraad, die onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter en een secretaris-generaal verkozen. Hij duidde ook een penningmeester aan, die niet noodzakelijk van de Beheerraad deel diende uit te maken. Deze Beheerraad beschikte over verregaande bevoegdheden, want besliste over al wat niet uitdrukkelijk door de wet of door de statuten aan de Algemene Vergadering was voorbehouden. Het duidde onder zijn leden ook een Dagelijks Bestuur aan, dat de beslissingen van de Beheerraad diende uit te voeren en alle maatregelen diende te nemen die nodig waren voor het dagelijks beheer. De Algemene Vergadering was in overeenstemming met de bepalingen van de vzw-wet van 27 juni 1921 als enige bevoegd om te beslissen over eventuele statutenwijzigingen, de benoeming of het ontslag van de beheerders, de goedkeuring van de rekening en de begroting, de uitsluiting van een lid en een eventuele ontbinding. De Algemene Vergadering duidde daarenboven één persoon aan buiten de Beheerraad, die belast werd met het toezicht op de financiële verrichtingen en daarover verslag diende uit te brengen. De statuten bepaalden tot slot dat in geval van ontbinding van de vereniging de overblijvende activa overgemaakt zouden worden aan de Commissie voor het Beheer van het Patrimonium van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen.94 De Franstalige tegenhanger van de vzw Natuurateliers voor Jongeren, de vzw Ateliers Nature du Muséum de l'Institut Royal des Sciences Naturelles de Belgique, werd datzelfde jaar opgericht en bezat identieke doelstellingen en eenzelfde structuur.95 De vzw organiseerde een waaier aan activiteiten om de in de statuten geformuleerde doeleinden te kunnen realiseren. Voor jongeren in groepsverband organiseerde het zowel thematische natuurateliers in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen als natuurexploraties in eigen land. Voor individuele jongeren werden thematische vakantiestages ingericht van één of verschillende dagen. Deze initiatieven zouden met de deelname van duizenden jongeren een groot succes kennen.96 De Algemene Vergadering besliste echter om de vereniging op 31 december 2000 op te heffen en alle activiteiten naar de Educatieve Dienst van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen over te hevelen.97 De natuureducatie in België had immers een belangrijke groei gekend, waardoor andere instellingen en organisaties beter geplaatst waren 93 "Tien jaar Natuurateliers voor Jongeren: natuureducatie op creatieve wijze", oktober 1995 ( Archief van de vzw Natuurateliers voor jongeren). 94 Statuten van de vzw Natuurateliers voor Jongeren (Bijl. B.S., 01/07/1986, p. 8550, nr. 18044). 95 Statuten van de vzw Ateliers Nature du Muséum de l'Institut Royal des Sciences Naturelles de Belgique (Bijl. B.S., 21/05/1986, p. 6913, nr. 14578). 96 "Tien jaar Natuurateliers voor Jongeren: natuureducatie op creatieve wijze", oktober 1995 ( Archief van de vzw Natuurateliers voor jongeren). 97 Het opheffingsbesluit van de vzw Natuurateliers voor Jongeren werd nooit in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad gepubliceerd, waardoor de vzw de jure nog niet is opgeheven.

Natuurateliers voor Jongeren - Institutioneel-historisch kader

156

om dergelijke algemene natuureducatieve initiatieven te ontwikkelen en te organiseren. De Educatieve Dienst van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen organiseert nog steeds ateliers en animaties, maar deze zijn meer gekoppeld aan de permanente zalen of aan de tijdelijke tentoonstellingen van de instelling. De natuurexploraties in eigen land worden eveneens verdergezet.98

98 Rapport Annuel 2003 de l'Institut royal des Sciences Naturelles de Belgique. Jaarverslag 2003 van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, Brussel, Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, 2004, p. 169.

157

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vzw Natuurateliers voor Jongeren wordt op dit moment door twee verschillende diensten van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen bewaard. De archiefbescheiden van administratieve aard worden voornamelijk door de Educatieve Dienst van de instelling bewaard, de archiefbescheiden van financiële aard door de afdeling Zoetwaterbiologie. De archiefbescheiden worden nog in de originele hang-mappen, ordners of enveloppen bewaard, maar voor het overige laten de bewaar-omstandigheden weinig te wensen over. Het grootste knelpunt is de ordening van de archiefbescheiden van administratieve aard, die weinig coherentie vertoont. Het archief van de vzw omvat verschillende archiefreeksen, waarvan enkele wegens hun historische waarde voor blijvende bewaring in aanmerking zouden komen en andere na verloop van tijd vernietigd zouden kunnen worden. De historisch waardevolle en blijvend te bewaren archiefbescheiden zijn de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer, de ledenlijsten, de belangrijkste financiële stukken en de verschillende affiches, folders en brochures. Het merendeel van de financiële stukken zou wegens het geringe historische belang vernietigd kunnen worden. De vzw Natuurateliers voor Jongeren heeft in 2000 alle activiteiten stopgezet, wat zou betekenen dat de selectie over enkele jaren doorgevoerd zou kunnen worden door de te vernietigen archiefreeksen effectief te vernietigen én de blijvend te bewaren archiefreeksen in geschikte archiefdozen te herverpakken en te inventariseren. De blijvend te bewaren archiefreeksen zouden op dat moment ingrijpend herordend moeten worden.

159

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw Natuurateliers voor Jongeren weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw Natuurateliers voor

Jongeren en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw Natuurateliers voor Jongeren, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

Natuurateliers voor Jongeren - Archiefselectielijst

160

VZW NATUURATELIERS VOOR JONGEREN

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de statuten 1985-2000 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1985-1999 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer 1985-1999 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

De bijhorende stukken omvatten ook de begroting, het financieel verslag en het activiteitenverslag.

Ledenlijsten 1987-1996 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Dossiers inzake de verzekering 1986-2000 verstreken vernietigen

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dagboeken (vanaf 1996 Microsoft Excel) 1985-2001 10 jaar bewaren

Bewijsstukken 1986-2001 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 1986-2002 10 jaar vernietigen

Natuurateliers voor Jongeren - Archiefselectielijst

161

Reservatiebewijzen en afrekeningen 1997-2001 10 jaar vernietigen

Maandelijkse staten van inkomsten en uitgaven 1987-1996 10 jaar vernietigen

Jaarlijkse staten van inkomsten en uitgaven 1986-1999 10 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Affiches, folders en brochures 1985-2000 verstreken 1 exemplaar bewaren

KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR ANTROPOLOGIE EN PREHISTORIE

165

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De Société d'Anthropologie de Bruxelles (SAB) werd opgericht in 1882 en had volgens de statuten tot doel de antropologie in het algemeen en de studie van de Belgische bevolking in het bijzonder te beoefenen.99 De leden van de vereniging vergaderden éénmaal per maand en verkozen éénmaal per jaar een nieuw Bureau. Dit Bureau was verantwoordelijk voor het beheer van de vereniging en bestond uit de president, de twee vice-presidenten, de algemeen secretaris, de penningmeester, de bibliothecaris en de conservator van de collecties. Een aan het Bureau verbonden comité van tien leden diende mee over de belangen van de vereniging te waken. De statuten bepaalden tot slot dat de vereniging een bulletin diende te publiceren met verslagen van de vergaderingen en antropologische bijdragen. De vereniging zou onmid-dellijk na haar oprichting het Bulletin de la Société d'Anthropologie de Bruxelles lanceren, een eigen bibliotheek uitbouwen en de eerste excursies organiseren. De Société d'Anthropologie de Bruxelles zou zich naar het voorbeeld van de Société d'Anthropologie de Paris in haar beginjaren voornamelijk concentreren op de anatomische antropologie of antropometrie, het meten van de fysische kwaliteiten van de mens, en op de daaraan gekoppelde rasmodellen.100 Het inwendig reglement van orde van 1885 stond echter toe dat er in de schoot van de vereniging afzonderlijk secties opgericht zouden kunnen worden voor meer specifieke onderzoeksterreinen, wat onder meer leidde tot de oprichting van een sectie Prehistorische Archeologie in 1885 en van een sectie Folklore in 1887.101 Na de eeuwwisseling verschoof het zwaartepunt van het onderzoek van de fysieke antropologie naar de criminele antropologie en vervolgens naar de archeologie.102 De Société d'Anthropologie de Bruxelles werd in 1928 omgevormd tot een vereniging zonder winstoogmerk (vzw). De statuten van de vereniging bepaalden opnieuw dat deze de studie van de antropologie in het algemeen en de studie van de Belgische bevolking in het bijzonder tot doel had.103 De Algemene Vergadering diende om het jaar de rekeningen en begrotingen goed te keuren en om de twee jaar over de benoeming en het ontslag van de leden van de Raad van Beheer te stemmen. De Raad van Beheer telde minstens zes leden, waaronder de voorzitter, de twee vice-voorzitters, de algemeen secretaris, de penningmeester en de bibliothecaris, die allen samen het Bureau van de vereniging vormden. De raad bezat uitgebreide bevoegdheden en kon alle maatregelen nemen die het nodig achtte om het doel van de vereniging te realiseren en de belangen van de vereniging te behartigen. Het nieuwe reglement van inwendige orde bepaalde even later dat de Raad van Beheer in praktijk zeven leden zou tellen door de toevoeging van een assistent-secretaris. Volgens dit reglement was het ook mogelijk dat de Raad van Beheer op vraag van de Algemene Vergadering of van het Bureau samen met de oud-presidenten en de oud-secretarissen van de vereniging een adviserende Algemene Raad vormde.

99 "Statuts de la Société d'anthropologie de Bruxelles", in: Bulletin de la Société d'anthropologie de Bruxelles, Brussel, Société d'anthropologie de Bruxelles, 1886, V, pp. 3-4. 100 BEYERS L., "Rasdenken tussen geneeskunde en natuurwetenschap. Emile Houzé en de Société d'anthropologie de Bruxelles (1882-1921)", in: Bijdragen en Mededelingen betreffende de Geschiedenis der Nederlanden, Den Haag, Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, CXIV, 1999, 4, pp. 481-483. 101 "Discours de M. Heger, président sortant", in: Bulletin de la Société d'anthropologie de Bruxelles, Brussel, Société d'anthropologie de Bruxelles, 1887, VI, p. 24. 102 BEYERS L., op.cit. , pp. 501-502. COUTTENIER M., Congo tentoongesteld. Een geschiedenis van de Belgische antropologie en het museum van Tervuren (1882-1925), Leuven, Acco, 2005, pp. 230-234. DE BONT R., "Meten en verzoenen. Louis Vervaeck en de Belgische criminele antropologie, circa 1900-1940", in: Bijdragen tot de Eigentijdse Geschiedenis, Brussel, Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en hedendaagse Maatschappij, 2001, 9, pp. 63-104. 103 Statuts de la Société d'anthropologie de Bruxelles (Bijl. B.S., 27/10/1928, p. 259, nr. 869).

Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie - Institutioneel-historisch kader

166

De statuten bepaalden tot slot ook dat de zetel van de vereniging op beslissing van de Raad van Beheer verhuisd kon worden, wat in praktijk betekende dat deze op het adres van de algemeen secretaris was gevestigd en voortdurend verschoof. De Société d'Anthropologie de Bruxelles zou nauwelijks enkele jaren na de invoering van de nieuwe statuten in 1930 omgedoopt worden tot de Société royale d'Anthropologie et de Préhistoire (SRAP) of Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie (KBVAP), wat op het toegenomen belang van de archeologie wijst.104 Het Bulletin de la Société d'Anthropologie de Bruxelles werd logischerwijze omgedoopt tot het Bulletin de la Société royale d'Anthropologie et de Préhistoire. Na de Tweede Wereldoorlog zouden er op verschillende tijdstippen nieuwe statuten ingevoerd worden. De statuten uit 1958 bepaalden dat de vereniging tot de studie van de mens doel had en het desbetreffende wetenschappelijk onderzoek te bevorderen. Deze statuten vermeldden ditmaal expliciet dat de Algemene Vergadering als enige de bevoegdheid bezat om te beslissen over de benoeming en het ontslag van de leden van de Raad van Beheer, de goedkeuring van de rekeningen en begrotingen, de machtiging om onroerende goederen te verwerven, ruilen, ontvreemden of hypothekeren, de wijziging van de statuten en de ontbinding van de vereniging. De Raad van Beheer behield haar bevoegdheden, maar was voortaan samengesteld uit een voorzitter, twee vice-voorzitters, een secretaris en maximum 21 leden. Het Bureau werd daarentegen niet meer vermeld.105 De statuten uit 1986 vertoonden nog een aantal aanpassingen. De bevoegdheid van de Algemene Vergadering werd uitgebreid met de beslissing over de uitsluiting van een lid. De samenstelling van de Raad van Beheer werd opnieuw aangepast door te stipuleren dat deze voortaan samengesteld uit maximum 21 leden en door te bepalen dat deze in zijn schoot een voorzitter, ondervoorzitter, algemeen secretaris en penningmeester diende aan te duiden.106 De statuten werden uiteindelijk een laatste maal aangepast in het jaar 2000. Volgens deze statuten was het doel van de vereniging zowel de multidisciplinaire studie van de mens en zijn culturen als de bevordering en de verspreiding van het wetenschappelijk onderzoek op dit terrein. De Raad van Beheer heeft opnieuw (of nog steeds) de mogelijkheid om het dagelijks beheer van de vereniging toe te vertrouwen aan het Bureau, dat is samengesteld uit de voorzitter, de ondervoorzitter, de algemeen secretaris, de schatbewaarder en eventueel gelijk welk ander door de Raad van Beheer aangeduid toegevoegd lid. 107 De vereniging groepeert vandaag de dag nog altijd al dan niet professionele Belgische en buitenlandse onderzoekers, die zich specialiseren in prehistorische archeologie, fysische antropologie, genetische antropologie en menselijke paleontologie. De vereniging geeft traditiegetrouw een jaarlijkse publicatie uit, die in 1990 werd omgedoopt tot Anthropologie et Préhistoire en in 2000 tot Anthropologica et Praehistorica. Deze publicatie bevat wetenschappelijke artikels van Belgische en buitenlandse antropologen en archeologen, verslagen van colloquia, bibliografieën, jaarverslagen van de vereniging en nieuwtjes van de vereniging. Daarnaast organiseert de vereniging voor haar leden lezingen, conferenties en excursies. Tot slot wijst de lancering van een eigen website in 2000 er op dat de vereniging vrij vroeg de eerste stappen op het internet heeft gezet.

104 Modifications aux statuts de la Société d'anthropologie de Bruxelles (Bijl. B.S., 19/04/1930, p. 260, nr. 467). 105 Nouveaux statuts de la Société d'anthropologie de Bruxelles (Bijl. B.S., 01/03//1959, p. 290, nr. 725) 106 Nouveaux statuts de la Société d'anthropologie de Bruxelles (Bijl. B.S., 23/04/1986, p. 5403; nr. 11433). 107 Statuten van de Koninklijke Belgische Maatschappij voor Antropologie en Prehistorie (Bijl. B.S., 28/09/2000, p. 11790, nr. 22836).

167

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie uit de laatste decennia van de 19de en de eerste decennia van de 20ste eeuw is vermoedelijk helemaal verloren gegaan, wat hoogstwaarschijnlijk te wijten is aan het veelvuldig verhuizen van de zetel van de vereniging in die periode. Het gevolg is dat de oudste stukken in het archief van de vereniging slechts uit de jaren 1940, 1950 of 1960 dateren. Gelukkig werden de verslagen van de Algemene Vergadering, de verslagen van de Raad van Beheer/Bestuur, de balansen en de ledenlijsten integraal of in beknopte vorm in de jaarlijkse publicatie van de vereniging gepubliceerd, wat de mogelijkheid biedt om heel wat zaken te reconstrueren. Het bewaard gebleven archief heeft momenteel een omvang van enkele strekkende meters en wordt in een gesloten kast bewaard bij de afdeling Antropologie en Prehistorie van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen. De stukken zijn niet altijd goed geordend en worden in hun oorspronkelijke verpakking bewaard, wat de identificatie van de verschillende archiefreeksen bemoeilijkt. De dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de verschillende bestuursorganen en de ledenlijsten komen volgens de archiefselectielijst in aanmerking voor blijvende bewaring, omdat ze niet zo omvangrijk zijn en een belangrijke bron zullen vormen voor latere generaties. Hetzelfde geldt voor de briefwisseling, die echter na het verstrijken van de bewaartermijn grondig geschoond zou moeten worden om alle routinebriefwisseling te kunnen verwijderen. Van de financiële stukken dienen de registers van inkomsten en uitgaven en de dossiers inzake de aanvragen voor subsidies blijvend bewaard te worden omdat ze de mogelijkheid bieden om de financiën in grote lijnen te reconstrueren. De facturen, schuld-vorderingen en rekeninguittreksels kunnen daarentegen vernietigd worden omdat ze vrij omvangrijk zijn en historisch minder interessant zijn. Verder zijn er ook de archiefreeksen met betrekking tot de eigenlijke activiteiten van de vzw. De dossiers inzake de opmaak van de publicaties en de dossiers inzake de verkoop en ruil van de publicaties kunnen na verloop van tijd vernietigd worden, maar van elke publicatie dient wel minimum één exemplaar blijvend bewaard te worden. Tot slot zijn zowel de dossiers inzake de organisatie van colloquia, lezingen en excursies als de website interessant genoeg om blijvend bewaard te worden. De toestand van het archief is niet optimaal. Het advies luidt dan ook dat de vzw haar archief op termijn zou herordenen, de te vernietigen archiefbescheiden na het verstrijken van hun bewaartermijn zou vernietigen en de blijvend te bewaren archiefbescheiden in geschikte archiefdozen zou herverpakken en inventariseren. Dit is de meest aangewezen aanpak om het archiefbeheer van de vereniging structureel te verbeteren en de historisch waardevolle archiefbescheiden veilig te stellen voor de volgende generaties.

169

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de Koninklijke Belgische

Vereniging voor Antropologie en Prehistorie en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie - Archiefselectielijst

170

VZW KONINKLIJKE BELGISCHE VERENIGING VOOR ANTROPOLOGIE EN PREHISTORIE

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling (voornamelijk chronologisch geordend, maar in de periode 1966-1977 alfabetisch geordend op naam correspondent) 1950-heden 30 jaar bewaren na

selectie

De inhoudelijk belangrijke briefwisseling bewaren, de routinebriefwisseling vernietigen.

Dossiers inzake de statuten 1976-heden tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering en van de Raad van Beheer/Bestuur 1960-heden

tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Bureau 1964-1970 tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

Ledenlijst op steekkaarten 1948-2000 tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

De ledenlijst wordt sinds 2000 op de website gepubliceerd, maar wordt ook jaarlijks aangepast. De gegevens zijn echter ook in de notulen van de Algemene Vergadering te vinden.

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Register van inkomsten en uitgaven 1946-2001 10 jaar bewaren

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie - Archiefselectielijst

171

Facturen en schuldvorderingen 1939-heden 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 1954-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de aanvragen voor subsidies 1974-heden 30 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de opmaak van publicaties 1995-heden 5 jaar vernietigen

Dossiers inzake de verkoop en ruil van publicaties 1964-heden 10 jaar vernietigen

Publicaties 1882-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

De publicaties worden momenteel gescand en zullen in pdf opgenomen worden in de MARS-databank van de afdeling Antropologie en Prehistorie van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen.

vzw Koninklijke Belgische Vereniging voor Antropologie en Prehistorie - Archiefselectielijst

172

Dossiers inzake de organisatie van colloquia, lezingen en excursies 1965-heden 10 jaar bewaren

Website 2000-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

ASSOCIATION POUR LA DIFFUSION DE L'INFORMATION ARCHÉOLOGIQUE

175

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De vzw Association pour la Diffusion de l'Information Archéologique (ADIA) werd in 1985 opgericht onder impuls van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen om de kennis van de prehistorie bij het grote publiek te stimuleren. De statuten van de nieuwe vereniging bepaalden dat deze tot doel had de archeologie bij het grote publiek te bevorderen en in het bijzonder de resultaten van het in (de Franstalige Gemeenschap van) België verrichtte archeologisch onderzoek te verspreiden en te vulgariseren. De statuten bevatten ook enkele bepalingen met betrekking tot de organisatie van de vereniging. De Algemene Vergadering groepeerde alle leden van de vereniging en vergaderde minimum éénmaal per jaar om de begrotingen en de rekeningen goed te keuren en eventuele andere agendapunten te bespreken. De Algemene Vergadering was ook verantwoordelijk voor de benoeming van de leden van de Raad van Beheer. Deze Raad van Beheer telde minimum drie leden,die in eigen rangen een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris en een penningmeester aanduidden. De twee laatst opgesomde functies konden door één en dezelfde persoon gecombineerd worden. De Raad van Beheer beschikte over de meest uitgebreide bevoegdheden De beslissingen van de Algemene Vergadering en van de Raad van Beheer dienden opgenomen te worden in een register, dat op de zetel van de vereniging bewaard moest worden. De zetel was van bij aanvang gevestigd in het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuur-wetenschappen, maar kon door een eenvoudige beslissing van de Algemene Vergadering verplaats worden.108 De statuten van de vzw werden in 2005 aangepast aan de nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002, maar vertoonden voor het overige geen opvallende wijzigingen.109 De vzw biedt dankzij haar flexibele rechtsvorm de afdeling Antropologie en Prehistorie van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen de mogelijkheid extra personeelsleden in dienst te nemen, die door de Brusselse overheid gesubsidieerd worden. De medewerkers van de vzw worden in praktijk in de werking van de afdeling ingeschakeld en organiseren educatieve ateliers, ontwerpen didactische brochures voor kinderen en hebben onlangs een website gelanceerd. De medewerkers worden ook nauw betrokken bij het ontwerp en de realisatie van tentoonstellingszalen, zoals de prehistoriezaal in het Museum van de Natuurwetenschappen van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen.110

108 Statuten van de vzw Diffusion de l'Information Archéologique (Bijl. B.S., 26/02/1986, p. 2365, nr. 4895). 109 Wijziging van de statuten van de vzw Diffusion de l'Information Archéologique (Bijl. B.S., 09/06/2005, nr. 81406 ). 110 Gesprek met dhr. P. Semal, 19/06/2007.

177

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER De vzw bezit een klein archief, dat hoofdzakelijk is opgeborgen in archiefdozen en wordt bewaard in een kast bij de afdeling Antropologie en Prehistorie van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen. Het archief is bovendien in zijn geheel bewaard gebleven. Het enige minpunt is dat de ordening van de personeelsgebonden stukken niet altijd even duidelijk is. Het archief van de vzw bevat een aantal typische reeksen, zoals de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering en de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur. De ledenlijsten ontbreken, wat te verklaren is door het erg specifieke doel van de vzw en het daaruit voortvloeiende beperkt aantal leden. De financiële stukken zijn weinig interessant en kunnen zonder problemen na het verstrijken van hun bewaartermijn vernietigd worden. De enige uitzondering zijn de subsidiedossiers, die inzicht kunnen bieden in de subsidiëring van de vereniging door de overheid. De meest omvangrijke archiefreeks is deze met betrekking tot de inschakeling van medewerkers met het statuut van Derde Arbeidscircuit (DAC) of Gesubsidieerde Contractuelen (GESCO). Deze dossiers kunnen na een grondige schoning blijvend bewaard worden, naar analogie van de personeelsdossiers van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (het gaat hier immers om hooggeschoolde werknemers, wier dossiers ook historisch interessant kunnen zijn). De website is het enige archief dat bij de activiteiten vermeld wordt, omdat de medewerkers ingeschakeld worden in de werking van de afdeling Antropologie en Prehistorie van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen en hun archief in praktijk onderdeel vormt van het afdelingsarchief.

179

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw Association pour la Diffusion de l'Information Archéologique weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw Association pour la

Diffusion de l'Information Archéologique en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw Association pour la Diffusion de l'Information Archéologique, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Association pour la Diffusion de l'Information Archéologique - Archiefselectielijst

180

VZW ASSOCIATION POUR LA DIFFUSION DE L'INFORMATION ARCHÉOLOGIQUE

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de statuten 1985-heden tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering en van de Raad van Beheer/Bestuur 1985-heden

tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

Jaarverslagen van de verenging en van de personeelsleden 1985-heden tot 5 jaar na ontbinding

vzw bewaren

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Financiële stukken 1991-heden 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 1986-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de aanvragen voor subsidies 1987-heden 10 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

vzw Association pour la Diffusion de l'Information Archéologique - Archiefselectielijst

181

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Prestatiestaten en loonstaten, 1985-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers en stukken inzake het Derde Arbeidscircuit (DAC) en/of Gesubsidieerde Contractuelen (GESCO) 1985-heden

110 jaar na geboorte-

jaar personeels-

lid

bewaren

Een dossier zou 5 jaar na het vertrek van het personeelslid geschoond kunnen worden, waarbij de volgende documenten verwijderd kunnen worden: geneeskundige attesten, verlofbladen, stukken betreffende sociale lasten, stukken betreffende sociale uitkeringen (wachtgelden, kinderbijslag, vergoedingen bij ziekte, ongeval of bevalling...), stukken betreffende weddentoelagen en vergoedingen (overuren, verplaatsingskosten...), onkostenstaten (kledij, uitrusting, studies)...

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Website 2007-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

GEOLOGICA BELGICA

185

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De Belgische geologie zou in de tweede helft van de negentiende eeuw een belangrijke bloei kennen, die onder meer resulteerde in de oprichting van de Société Géologique de Belgique in Luik in 1874. Fundamentele meningsverschillen en persoonlijke vetes tussen verschillende prominente Belgische geologen zouden de Belgische geologische gemeenschap echter in een diepe crisis doen belanden.111 Het gevolg was de oprichting van de nieuwe Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie in Brussel op 17 februari 1887.112 De statuten bepaalden dat de vereniging tot doel had bij te dragen aan de vooruitgang van de geologie en alle verwante wetenschappen. De vereniging zou er in het bijzonder naar streven om bij te dragen tot de kennis van de Belgische ondergrond en van de meest interessante regio's en hun met minerale rijkdommen en fossielen toelichten. Het wou ook de belangstelling voor geologisch en paleontologisch onderzoek promoten, en het praktisch nut van de geologie benadrukken. De statuten bevatten ook een hoofdstuk met betrekking tot het beheer van de vereniging. De belangrijkste bestuursorganen waren het Bureau en de Administratieve Raad. Het Bureau was samengesteld uit een voorzitter, twee tot vier vice-voorzitters, een secretaris en vier afgevaardigden van de Administratieve Raad. De Administratieve Raad was samengesteld uit de leden van het Bureau en acht tot tien raads-leden. De Administratieve Raad was belast met het nemen van de maatregelen en beslissingen die nodig waren om de koers en de voorspoed van de vereniging te garanderen. Het vergaderde ook éénmaal per jaar om de stand van zaken te onderzoeken, de begroting voor te bereiden, de agenda van de Algemene Vergadering te bepalen, het financieel beheer te verifiëren… Het Bureau was belast met de uitvoering van de beslissingen van de Administratieve Raad, de organisatie van de vergaderingen, de voorstellen tot aanstelling van leden, de toepassing van het intern reglement en het toezicht op de uitvoering van de statuten. De statuten omschreven ook de opdrachten van de secretaris, de bibliothecaris en de penning-meester van de vereniging. De secretaris was belast met de publicatiedienst, de briefwisseling, de bijeenroepingen en de processen-verbaal van de bijeenkomsten van de vereniging en van de Administratieve Raad. De bibliothecaris was bevoegd voor het beheer van alle documenten, het beheer van het archief van de vereniging en het beheer van de ruildienst. De penningmeester was verantwoordelijk voor de inning van de bijdragen, de toegangsprijzen en de inkomsten uit de verkoop van de publicaties én voor de afhandeling van de rekeningen van leveranciers. Hij diende daarenboven jaarlijks een financieel overzicht en een voorstel tot begroting op te stellen. Een verificatiecommissie diende de rekeningen te verifiëren, terwijl een publicatiecommissie de publicaties moest toetsen en controleren. Een ander hoofdstuk van de statuten was gewijd aan de organisatie van de vergaderingen van de leden van de vereniging. De gewone, maandelijkse vergaderingen waren gewijd aan mededelingen en aan wetenschappelijke discussies, alsook aan de voorstelling en verkiezing van leden. De jaarlijkse algemene vergadering was bestemd voor de kennisname van het jaarverslag, een samenvatting van de buitengewone vergadering, de goedkeuring van de rekening en de begroting, de bepaling van de activiteitenkalender voor het daaropvolgende jaar en de verkiezing van de leden van de Administratieve Raad en het Bureau. Verder zou er jaarlijks in het binnenland of het buitenland een buitengewone vergadering (session extraordinaire) georganiseerd worden om er wetenschappelijke kwesties te bestuderen en te bediscussiëren. Het laatste hoofdstuk van de statuten bepaalde tot slot dat de vereniging een eigen Bulletin

111 VANPAEMEL G., "Gustave Delwaque en de crisis van de Belgische geologie op het einde van de negentiende eeuw", in: Actes du 13e Congrès Benelux d’Histoire des Sciences, Luxemburg, Ministère de l'Education Nationale et de la formation professionnelle du Grand-Duché de Luxembourg, 1996, pp. 173-175. 112 VANDENBROECK E., "L’origine, le but et les travaux de la Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie", in: PHUSIS. Bulletin de la Fédération belge des Sociétés Scientifiques, II, 1929, 3, p. 2.

vzw Geologica Belgica - Institutioneel-historisch kader

186

zou publiceren met verslagen van vergaderingen, eventueel aangevuld met mededelingen en een bibliografische index. De Mémoires met wetenschappelijke bijdragen zouden ook in dit Bulletin gepubliceerd worden. Deze publicaties zouden volgens de statuten ook tegen andere wetenschappelijke publicaties ingeruild worden om bij te dragen aan de opbouw van een geologische en paleontologische bibliotheek.113 De Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie zou al snel een indrukwekkend ledenbestand opbouwen en in overeenstemming met de statuten een waaier aan initiatieven ontplooien.114 Een belangrijke impuls was het contract dat in 1902 met de Belgische Geologische Dienst afgesloten werd, waarin bepaald werd dat de vereniging haar bibliotheek ter beschikking zou stellen van de Belgische Geologische Dienst, in ruil voor een jaarlijkse vergoeding en de huisvesting van de bibliotheek door de Belgische Geologische Dienst.115 Deze regeling is nog steeds van kracht. Na de Eerste Wereldoorlog zou de vereniging met financiële problemen te krijgen maken, waardoor het zich genoodzaakt zag een meer bescheiden versie van het Bulletin te publiceren en het aantal excursies en exploraties terug te schroeven.116 Het verhinderde echter niet dat de vereniging zich enkele jaren na de invoering van de vzw-wet van 27 juni 1921 tot een vereniging zonder winstoogmerk zou omvormen, mét de bijbehorende wettelijk verplichte statuten. Deze nieuwe statuten bepaalden dat de vereniging tot doel had om zowel een bijdrage te leveren aan de zuivere en toegepaste aardwetenschappen en alle aanverwante wetenschappen, als de wetenschappelijke belangstelling voor dit domein aan te wakkeren. Nog volgens deze statuten zou de vzw voortaan door de Raad van Beheer en de Algemene Vergadering beheerd worden. De Raad van Beheer was samengesteld uit één president, vier vice-presidenten, één secretaris-generaal en twaalf leden. Het was verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de afdeling en mocht alle nodige maatregelen nemen om de voorspoed van de vereniging te verzekeren. De Raad van Beheer diende voor de jaarlijkse vergadering van de Algemene Vergadering in plenaire vergadering samen te komen om de toestand van de vereniging te onderzoeken, de begroting van de vereniging voor te bereiden, de agenda van de Algemene Vergadering vast te leggen, het financieel beheer te verifiëren en over het jaarverslag ingelicht te worden. De Algemene Vergadering was als enige bevoegd om te beslissen over eventuele wijziging van de statuten, de invoering en eventuele wijziging van het reglement van interne orde, de goedkeuring van de begrotingen en de jaarrekeningen, de benoeming en de afzetting van de leden van de Raad van Beheer, de machtiging voor de verwerving, ruil, vervreemding of verhypothekering van onroerende goederen en tot slot ook over de ontbinding van de vereniging, de benoeming van de vereffenaars, de vaststelling van hun bevoegdheden en de bestemming van het vermogen van de vereniging.117 De statuten uit 1923 zouden lange tijd van kracht blijven. De belangrijkste statutenwijziging was de beslissing om de Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie in 1973 om te dopen tot de Société belge de Géologie - Belgische Vereniging voor Geologie.118 De Belgische Vereniging voor Geologie in Brussel en de Société Géologique de Belgique in Luik zouden de daaropvolgende decennia een belangrijke samenwerking opbouwen. Een fusie van beide verenigingen behoorde echter niet tot de mogelijkheden, omdat dit voor één 113 Statuts de la Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie. Fondées à Bruxelles le 17 février 1887, in: Bulletin de la Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie, Bruxelles, Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie, I, 1887, 1, pp. V-XXIV. 114 VANDENBROECK E., op. cit., p. 3. 115 Contract tussen de Belgische Geologische Dienst en de Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie van 5 maart 1902 (archief van de vzw Geologica Belgica). 116 VANDENBROECK E., op. cit., p. 4. 117 Statuts de la Société belge de Géologie, de Paléontologie et d'Hydrologie à Bruxelles (Bijl. B.S., 10/11/1923, p. 957, nr. 737). 118 Wijziging van de benaming in Société belge de Géologie - Belgische Vereniging voor Geologie (Bijl. B.S., 17/04/1975, p. 1306, p. 2586).

vzw Geologica Belgica - Institutioneel-historisch kader

187

van beide verenigingen het verlies van het eigen tijdschrift en de ruilbibliotheek zou betekenen. Een eerste stap naar een nauwere samenwerking was de gezamenlijke oprichting in 1994 van de feitelijke vereniging Geologica Belgica, waar de beide verenigingen al hun activiteiten aan delegeerden, met uitzondering van de uitgave van het eigen tijdschrift en het beheer van de eigen uitwisselingsbibliotheek. De Belgische Vereniging voor Geologie voerde vervolgens nieuwe en gecoördineerde versie van de statuten in om deze opdrachten te kunnen delegeren.119 Enkele jaren later zou een enquête onder de leden echter uitwijzen dat het merendeel voorstander was van één enkele vereniging en één enkel tijdschrift. Een fusie van de Belgische Vereniging voor Geologie in Brussel en de Société Géologique de Belgique in Luik was echter nog steeds geen optie. De oplossing was de ontbinding van de feitelijke vereniging Geologica Belgica en het afsluiten van een overeenkomst tussen de beide verenigingen met afspraken over de uitgave en redactie van één enkel tijdschrift en over de verdeling van de ruilpartners. Vervolgens werden de statuten van de Belgische Vereniging voor Geologie gewijzigd en werd de naam van vzw veranderd in Geologica Belgica.120 Geologica Belgica organiseert vandaag de dag nog steeds wetenschappelijke lezingen, colloquia en geologische excursies en reikt bovendien sinds de jaren 1980 prijzen en onderscheidingen uit. Daarnaast blijft ook de uitbouw en het beheer van de bibliotheek tot de prioriteiten behoren. Hetzelfde geldt voor de uitgave van het wetenschappelijk tijdschrift Geologica Belgica dat uit de fusie van het Bulletin van de Belgische Vereniging voor Geologie en de Annales de la Société Géologique de Belgique is ontstaan. Het informatieblad Miscellanea Geologica bericht al sinds 1984 over activiteiten in binnen- en buitenland. Tot slot werden met de lancering van een eigen website in 1998 ook de eerste stappen op het internet gezet.

119 Coördinatie van de statuten van de Belgische Vereniging voor Geologie (Bijl. B.S.,31/03/1994, nr. 6258). 120 Wijziging van de statuten van de Belgische Vereniging voor Geologie (Bijl. B.S., 02/09/1999, nr. 12378).

189

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vzw Geologica Belgica wordt bewaard op de zetel van de vereniging, de Belgische Geologische Dienst in Brussel. De oudere archiefbescheiden worden er in één van de bibliotheekmagazijnen bewaard, in de originele dozen, mappen of enveloppen. De recentere archiefbescheiden zijn opgeborgen in een aantal kasten in een vergaderzaal. Hoewel de indruk heerst dat bepaalde archiefbescheiden in het verleden verloren zijn gegaan, zijn er toch nog opvallende veel oudere en historisch waardevolle archiefbescheiden bewaard gebleven. De agenda's van de briefwisseling en de aantekeningen op de documenten wijzen er ook op dat de vereniging tot de jaren 1960 numerieke codes hanteerde om het archief te ordenen en te ontsluiten. Dit systeem is echter in onbruik geraakt en momenteel moeilijk te reconstrueren. Het archief van de vzw omvat verschillende archiefreeksen, waarvan een aantal wegens hun grote historische waarde voor blijvende bewaring in aanmerking komt: de agenda's van de briefwisseling, de briefwisseling, de dossiers inzake de statuten, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, van de Raad van Beheer/Bestuur en van het Bureau, de ledenadministratie en de belangrijkste financiële stukken. Deze archiefreeksen zullen latere generaties in staat stellen om de werking van de vereniging op de hoofdlijnen te reconstrueren. Volgens deze redenering zou het merendeel van de stukken betreffende het financieel beheer en het personeelsbeheer vernietigd kunnen worden. Verder is het ook interessant om gegevens over de activiteiten van de vzw te bewaren. Vandaar de beslissing tot blijvende bewaring van de aanwinstenregisters en de ruilregisters van de bibliotheek, de publicaties, de dossiers inzake de organisatie van excursies, de dossiers inzake de organisatie van buitengewone vergaderingen, de dossiers inzake de organisatie van wetenschappelijke lezingen en colloquia en de dossiers inzake de uitreiking van prijzen te bewaren. Zowel de dossiers inzake de redactie en de uitgave van de publicaties als de dossiers inzake de verkoop van publicaties kunnen wegens hun geringe historische waarde na het verstrijken van hun bewaartermijn vernietigd worden. De toepassing van deze archiefselectielijst (met inachtneming van de bewaartermijnen) zou de vereniging heel wat voordelen kunnen opleveren. De effectieve vernietiging van de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden zou heel wat plaatsbesparing opleveren. De aanbevolen herordening, inventarisatie en herverpakking van de blijvend te bewaren, historisch waardevolle archiefbescheiden zal toekomstige generaties dan weer in staat stellen de rijke geschiedenis van de vereniging te reconstrueren. Tot slot zou deze archiefselectielijst ook als inspiratiebron kunnen dienen voor de eventuele ontwikkeling van een ordeningsplan voor het hedendaags papieren en digitaal archief van de vereniging.

191

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw Geologica Belgica weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw Geologica Belgica en

drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw Geologica Belgica kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw Geologica Belgica, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Geologica Belgica - Archiefselectielijst

192

VZW GEOLOGICA BELGICA

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Agenda’s van de inkomende brieven 1941-1959 verstreken bewaren

Agenda’s van de uitgaande brieven 1947-1956 verstreken bewaren

Kopieboek van de uitgaande brieven 1897-1903 verstreken bewaren

Briefwisseling met betrekking tot diverse onderwerpen 1902-heden 10 jaar bewaren na selectie

De belangrijke briefwisseling bewaren, de routinebriefwisseling vernietigen.

Dossiers inzake de statuten 1887-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1974-1975 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Deze notulen worden vanaf de jaren 1990 in het register met notulen van de Raad van Beheer/Bestuur opgenomen.

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 1921-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Deze notulen worden in een register ingeschreven of opgenomen, de bijhorende stukken worden in verschillende dossiers bewaard.

Notulen en bijhorende stukken van het Bureau 1973-1975 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

vzw Geologica Belgica - Archiefselectielijst

193

Ledenlijsten

- steekkaarten (alfabetisch geordend op naam) 1964-1997 tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

De steekkaarten van overleden of uitgetreden leden zijn uit de reeks gelicht en worden afzonderlijk bewaard.

- lijsten (Microsoft Excel) 2001-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Formulieren en stukken betreffende de aanvraag tot toelating van leden 1898-1996 verstreken vernietigen

Dossiers inzake de toekenning van een erelidmaatschap 1898-1959 verstreken bewaren

Dossier inzake de uitsluiting van leden 1943-1945 verstreken bewaren

Dossiers inzake de benoeming of toelating van leden 1940-1960 verstreken bewaren

Dossiers inzake het ontslag of de uittreding van leden 1941-1961 verstreken bewaren

Dossiers inzake het overlijden, de necrologie of het huwelijk van leden 1911-1961 verstreken bewaren

Briefwisseling met de leden 1961-heden 10 jaar bewaren na selectie

De belangrijke briefwisseling bewaren, de routinebriefwisseling vernietigen.

Dossiers inzake de verzekering 1947-heden

tot 1 jaar na verstrijken

van de polis

vernietigen

vzw Geologica Belgica - Archiefselectielijst

194

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Begrotingen 1887-1895 verstreken bewaren

Kasboeken 1926-1968 verstreken bewaren

Grootboeken 1968-2002 10 jaar bewaren

Rekenbladen (Microsoft Excel) 2003-heden 10 jaar bewaren

Facturen 1940-heden 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 1985-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de aanvragen tot subsidies en vergoedingen 1889-heden 10 jaar bewaren

Dossiers inzake de taks tot vergoeding van de successierechten (patrimoniumtaks of vzw-taks) 1965-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de rechtspersonenbelasting 1970-heden 10 jaar vernietigen

Balansen 1930-1996 10 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Loonstaten en prestatiestaten 1974-2001 10 jaar vernietigen

vzw Geologica Belgica - Archiefselectielijst

195

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Aanwinstenregisters van de monografieën en periodieken 1964-1996 tot substitutie bewaren De oudere aanwinstenregisters zijn

voorlopig niet meer terug te vinden.

Archiefstukken betreffende de ruil van monografieën en periodieken

- register 1896-1956 verstreken bewaren

- steekkaarten 1963-1995 30 jaar bewaren

- dossiers 1995-heden 30 jaar vernietigen

Databankcatalogus van de monografieën (FoxPro) 1994-heden tot substitutie vernietigen

Databankcatalogus voor de periodieken (FoxPro) 1994-heden tot substitutie vernietigen

Dossiers inzake de druk, redactie de uitgave van publicaties 1931-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de abonnementen op of losse verkoop van publicaties 1955-heden 10 jaar vernietigen

Publicaties, folders en brochures 1887-heden tot substitutie

1 exemplaar bewaren

vzw Geologica Belgica - Archiefselectielijst

196

Dossiers inzake de deelname aan internationale congressen 1888-1956 verstreken vernietigen Deze dossiers bevatten hoofdzakelijk drukwerk, zoals de uitnodigingen, de programma's, de verslagen….

Dossiers inzake de organisatie van buitengewone vergaderingen 1890-1995 verstreken bewaren

Dossiers inzake de organisatie van excursies 1889-heden 10 jaar bewaren

Dossiers inzake de organisatie van wetenschappelijke lezingen en colloquia 1949-heden 10 jaar bewaren

Dossiers inzake de uitreiking van prijzen en onderscheidingen 1989-heden 10 jaar bewaren

Website 1998-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren

BELGISCH-LUXEMBURGSE UNIE VAN GEOLOGEN

199

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER De vereniging zonder winstoogmerk Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen (BLUG) - Union Belgo-Luxembourgeoise des Géologues (UBLG) zag het levenslicht in 1981. Volgens deze statuten had de vereniging verschillende doelstellingen: verenigen in beroepskader van diegenen die de geologie en andere beroepswetenschappen beoefenen; vertegenwoordigen van het beroep bij de bevoegde autoriteiten; verdediging en promotie van het beroep en de functie; uitwerking van een beroepsdeontologie. De statuten bepaalden voorts dat het bestuur van de vereniging tot de opdracht behoorde van de Algemene Vergadering en de Raad van Beheer. De Algemene Vergadering groepeerde alle (gewone) leden en was bevoegd voor de benoeming en afzetting van de beheerders, de goedkeuring van de rekening en de begroting, de wijziging van de statuten en de ontbinding van de vereniging. De Raad van Beheer bestond uit vijf tot twaalf (gewone) leden, die onderling een voorzitter, twee ondervoorzitters, een secretaris en een penningmeester aanduidden. Dit bestuursorgaan had de opdracht de vereniging te beheren en ieder initiatief en elke beslissing te nemen die noodzakelijk waren voor de verwezenlijking van de doelstelling van de vereniging, mét uitzondering van die bevoegdheden die aan de Algemene Vergadering voorbehouden waren.121 De Raad van Beheer had al in 1980 beslist om de zetel van de vereniging in de Belgische Geologische Dienst in Brussel te vestigen.122 De vereniging probeerde overeenkomstig haar statuten het beroep bij de bevoegde autoriteiten te vertegenwoordigen door de betrokken beleidsverantwoordelijken aan te schrijven. Het lanceerde in 1990 de Mededelingen en in 1996 diens opvolger, het Tijdschrift van de beroepsunie van geologen. Verder startte de vereniging in 1992 met een jobdienst, die potentiële werkgevers en werknemers met elkaar in contact probeerde te brengen. Tot slot werd de vereniging ook lid van de Europese Federatie van Geologen (EFG), die het geologische beroep in heel Europa vertegenwoordigt. De statuten van de vereniging werden in 1995 gewijzigd. De belangrijkste aanpassing was de uitbreiding van de doelstellingen van de vereniging met de ontwikkeling van een actie ter bescherming van de naam van het beroep én met de oprichting van een Nationale Onderzoekscommissie die de taak zou hebben kandidaten voor de titel van Europees Geoloog (EurGeol) aan de Europese Federatie van Geologen (EFG) voor te stellen.123 De opkomst van het internet heeft de werking van de vzw de laatste jaren grondig veranderd, aangezien de ledenadministratie, de adresgegevens, de wetenschappelijke artikels, de vacatures en de nieuwsberichten op de in 2000 gelanceerde website van de vereniging geplaatst konden worden. De gevolgen waren onder meer dat de werking van de jobdienst werd afgebouwd en de publicatie van het Tijdschrift van de beroepsunie van geologen in 2001 werd stopgezet.124

121 Statuten van de Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen, afgekort BLUG (Bijl. B.S., 02/04/1981, p. 1113, nr. 2323). 122 Sociale zetel van de Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen, afgekort BLUG (Bijl. B.S., 02/04/1981, p. 1115, nr. 2324). 123 Nieuwe statuten van de Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen, afgekort BLUG (Bijl. B.S., 26/10/1996, nr. 19512). 124 Gesprek met dhr. Y. Vanbrabant, 23/05/2007.

201

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van de vzw Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen wordt in de lokalen van de Belgische Geologische Dienst in Brussel bewaard. De meeste archiefstukken worden in een gesloten kast in een vergaderzaal opgeborgen, terwijl een beperkt aantal oudere archief-bescheiden in een bibliotheekmagazijn worden bewaard. Het archief heeft een beperkte omvang, maar vertoont ook weinig of geen ordening, wat de afbakening en raadpleging van de verschillende reeksen bemoeilijkt. Het archief bevat een aantal historisch waardevolle reeksen, die (geheel of gedeeltelijk) voor blijvende bewaring in aanmerking komen: de briefwisseling, de notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur, de notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering, de ledenlijsten en de belangrijkste financiële stukken. De andere financiële stukken kunnen wegens hun geringe historische waarde na het verstrijken van hun bewaartermijn vernietigd worden. De dossiers inzake de vertegenwoordigen van het beroep bij de bevoegde autoriteiten en inzake de verdediging en promotie van het beroep en de functie, de dossiers inzake de voorstelling van de kandidaten voor de titel van Europees Geoloog (EurGeol) aan de Europese Federatie van Geologen (EFG), de dossiers inzake de organisatie van symposia, de publicaties en de website komen dan weer in aanmerking voor blijvende bewaring omdat ze de activiteiten van de vereniging documenteren. De dossiers inzake het lidmaatschap van en de samenwerking met de Europese Federatie van Geologen (EFG) zouden vernietigd kunnen worden omdat de gegevens in principe ook in andere archiefreeksen en/of in het archief van de federatie terug te vinden moeten zijn. De vereniging zou heel wat voordeel kunnen halen uit een herordening van haar archief en de toepassing van de archiefselectielijst. Wanneer dit niet gebeurt, dan zou het versplinterde archief op termijn problemen met zich mee kunnen brengen voor de goede werking van de vereniging.

203

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De vzw Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of

drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op

basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de vzw Belgisch-Luxemburgse

Unie van Geologen en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De vzw kan deze termijnen te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in

overleg met de vzw Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende

informatie opgenomen

vzw Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen - Archiefselectielijst

204

VZW BELGISCH-LUXEMBURGSE UNIE VAN GEOLOGEN

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Briefwisseling (alfabetisch geordend op naam) 1992-2003 verstreken bewaren na selectie

De belangrijke briefwisseling bewaren, de routinebriefwisseling vernietigen.

Dossiers inzake de statuten 1980-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Beheer/Bestuur 1980-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering 1985-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Ledenlijsten 1981-heden tot 5 jaar na opheffing

vzw bewaren

Formulieren en stukken betreffende de aanvraag tot toelating van leden 1992-heden 5 jaar vernietigen Deze aanvragen worden sinds 2001 voornamelijk per e-mail geregeld.

REEKSEN FINANCIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Grootboeken 1992-heden 10 jaar bewaren

vzw Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen - Archiefselectielijst

205

Facturen 1981-heden 10 jaar vernietigen

Betalingsbewijzen voor kredietkaartuitgaven 1996-2001 10 jaar vernietigen

Rekeninguittreksels 1981-heden 10 jaar vernietigen

Dossiers inzake de rechtspersonenbelasting 1992-heden 10 jaar vernietigen

Balansen 1982-heden 10 jaar bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN PERSONEELSBEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ICT-BEHEER Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

- - - -

REEKSEN ACTIVITEITEN Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen

Dossiers inzake de vertegenwoordigen van het geologische beroep bij de bevoegde autoriteiten en inzake de verdediging en promotie van het geologische beroep en de geologische functie

1987-heden 10 jaar bewaren

Dossiers inzake het lidmaatschap van en de samenwerking met de Europese Federatie van Geologen (EFG) 1988-heden 10 jaar vernietigen

vzw Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen - Archiefselectielijst

206

Dossiers inzake de voorstelling van de kandidaten voor de titel van Europees Geoloog (EurGeol) aan de Europese Federatie van Geologen (EFG)

1994-heden 10 jaar bewaren

Dossiers inzake de organisatie van geologische symposia 1991-heden 10 jaar bewaren

Dossiers inzake de organisatie van een jobdienst (met vacatures, contactgegevens van bedrijven, identificatiefiches, curriculum vitae…) 1992-1999 20 jaar vernietigen

Publicaties 1990-2001 tot substitutie

1 exemplaar bewaren

Website 2007-heden tot

ingrijpende aanpassing

bewaren