ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE ... · BSC balanced score card . BTZ...
Transcript of ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE ... · BSC balanced score card . BTZ...
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
47
ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU
DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN
(DG1)
ARCHIEFSELECTIELIJST
door
Kathleen DEVOLDER
Brussel 2010
ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN
LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL
ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN
(DG1)
ARCHIEFSELECTIELIJST
door
Kathleen DEVOLDER
Brussel 2010
DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden.
WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.
5
6
LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN
ABTBG antibioticatherapiebeleidsgroepen
APR-DRG All Patients Refined Diagnosis Related Groups
AZ algemene ziekenhuizen
BAPCOC Belgian Antibiotic Policy Coordination Committee
BFHI Baby Friendly Hospital Initiative
BFM budget van financiële middelen
BSC balanced score card
BTZ boordtabel der ziekenhuizen
BW beschut wonen
CAF Common Assessment Framework
CDBI Comité Directeur pour la Bioéthique
CEMG Centrum Etnische Minderheden en Gezondheid
CGD Cel Gezondheidsbeleid Drugs
cib coördinator interculturele bemiddeling
CIC Centraal instellingenbestand (fichier centralisé des institutions)
CMM comités voor medisch materiaal
CND Commission on Narcotic Drugs
CODA Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie
DOSZ Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid
DSM-IV Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, 4th edition
EMAS Eco-Management and Audit Scheme
EUNetPaS European Union Network for Patient Safety
FAGG Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten
FOD federale overheidsdienst
HCQI Health Care Quality Indicators
IARC International Agency for Research on Cancer
ibs interculturele bemiddelaar
IBW initiatieven beschut wonen
ICANT International Cannabis Need of Treatment
ICD-9-CN International Classification of Diseases, 9th revision, Clinical Modification
IFEB Instituut voor Farmaco-Epidemiologie van België vzw
FBVC Federaal Borstvoedingscomité
G dienst Geriatrie
KCE Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg
7
8
LCE lokale commissie voor ethiek
MDFT Multi Dimensional Family Therapy
Medex Bestuur van de Medische Expertise
MFC medisch farmaceutische comités
MFG minimale financiële gegevens
MKG minimale klinische gegevens
MPG minimale psychiatrische gegevens
MRS mimimaal responsieve status
MUG mobiele urgentiegroep
MVG minimale verpleegkundige gegevens
MZG mimimale ziekenhuisgegevens
NIOOO Nationaal Instituut voor Oorlogsinvaliden, Oud-strijders en Oorlogsslachtoffers
NRZV Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen
OGGZ overlegplatform geestelijke gezondheidszorg
PIT paramedisch interventieteam
PNVS persisterende neurovegetatieve status
PVT psychiatrische verzorgingstehuizen
PZ psychiatrische ziekenhuizen
RAI Resident Assessment Instrument
RIZIV Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering
RSZPPO Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke
Overheidsdiensten
RVT rust- en verzorgingstehuis
SEMINOP Semantic Interoperability Committee
SIMPATIE Safety Improvement for Patients in Europe
Sp dienst dienst voor chronische aandoeningen
TCT Technische Cel-Cellule Technique
TDI Treatment Demand Indicator
UNICEF United Nations International Children’s Emergency Fund
VTE voltijds equivalenten
VVVL (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu
WGO Wereldgezondheidsorganisatie
WIV Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid
ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager,
naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.
Reekscode Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de reeks
moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het
oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door het directoraat-generaal Organisatie
Gezondheidszorgvoorzieningen en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden.
Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg
met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.
Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie
weergegeven.
9
10
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
DIRECTEUR-GENERAAL
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
A.001 Dossiers inzake de staf- en boordtabelvergaderingen van DG1
2002-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van de secretaris van de vergaderingen, nl. het diensthoofd van het Management Office.
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
A.002 Verslagen van het directiecomité van de FOD VVVL 2002-heden 10 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van de voorzitter van de FOD.1
A.003 Managementplannen DG1 Vijfjaarlijks (2004-2008 en 2009-2013)
2004-heden 10 jaar bewaren
A.004 Operationele plannen DG1
Jaarlijks
2004-heden 10 jaar bewaren
1 M. JACQUEMIN, Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 81.
11
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
A.005 Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directeur-generaal 2002-heden 5 jaar selecteren Persoonlijke of louter informatieve e-mails vernietigen. E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de opdrachten hebben administratieve waarde en moeten bewaard worden.
De e-mails dienen bij voorkeur op elektronische drager bewaard te worden en buiten de e-mail software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat.2
2 S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 (raadpleegbaar op de website van het Rijksarchief: http://arch.arch.be).
12
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
SECRETARIAAT
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
B.001 Opvolgingstabel voor het beantwoorden van brieven en e-mails
Bevat volgende rubrieken: Suivi nr. in3, onderwerp, gesteld door (externe klanten, kabinet, voorzitter…), drager (e-mail, brief, nota, andere), datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, rappel, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt
2007-heden 3 jaar vernietigen Inkomende briefwisseling wordt niet systematisch geregistreerd, maar onmiddellijk verdeeld onder de diverse diensten en cellen. In deze opvolgingstabel wordt dus slechts een gedeelte van de briefwisseling geregistreerd, namelijk de briefwisseling die de directeur-generaal zelf eerst bekijkt.
B.002 Inkomende briefwisseling met kopie van het antwoord zoals opgesteld door de bevoegde dienst
2007-heden 3 jaar vernietigen Het betreft hier enkel de briefwisseling geregistreerd in de opvolgingstabel.
B.003 Persoonlijke briefwisseling van de directeur-generaal 2007-heden 3 jaar vernietigen
3 ‘Suivi’ refereert aan de databank voor de registratie van inkomende en uitgaande post die sinds 1996 gebruikt wordt door de diensten van de voorzitter.
13
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
B.004 Opvolgingstabel voor het beantwoorden van schriftelijke parlementaire vragen
Bevat volgende rubrieken: nummer, Suivi nr. in, naam parlementariër, kenmerk, datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt.
2007-heden 3 jaar vernietigen
B.005 Opvolgingstabel voor het beantwoorden van mondelinge parlementaire vragen
Bevat volgende rubrieken: nummer, naam parlementariër, nummer van de mondelinge vraag, datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum, datum van verzending, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt
2007-heden 3 jaar vernietigen
B.006 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen
Bevatten: parlementaire vraag, eventueel kopie van het antwoord, print van de opvolgingstabel met actuele stand van zaken
2007-heden 3 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
B.007 Opvolgingstabel voor het beantwoorden van kabinetsnota’s
Bevat volgende rubrieken: Suivi nr. in, onderwerp, limiet datum absoluut, gesteld door (kabinet, voorzitter), datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, rappel, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt
2007-heden 3 jaar vernietigen
B.008 Kabinetsnota’s 2007-heden 3 jaar vernietigen Het betreft enkel de inkomende nota’s, niet de antwoorden. Deze worden bewaard door de bevoegde diensten.
14
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
B.009 Personeelsdossiers jaren 1980-heden
tot uitdienst-treding van het personeelslid
vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.4
Deze personeelsdossiers bevinden zich in het klassement ‘thematische dossiers’.
B.010 Inventaris (lijst) van de thematische dossiers inzake gezondheidszorg
wordt regelmatig aangepast
10 jaar bewaren
B.011 Thematische dossiers inzake gezondheidszorg
Alfabetisch geordend
jaren 1980-heden
10 jaar bewaren
B.012 Dossiers inzake adviezen en arresten van de Raad van State jaren 1980-heden
30 jaar bewaren
B.013 Dossiers inzake geschillen voor de rechtbank waarbij de administratie betrokken is of over zaken i.v.m. volksgezondheid
jaren 1980-heden
30 jaar bewaren
B.014 Dossiers van rechtszaken voor het Grondwettelijk Hof (voorheen: Arbitragehof)
jaren 1980-heden
30 jaar bewaren
B.015 Teksten van speeches gehouden door dhr. C. Decoster, directeur-generaal, met bijhorende stukken (programma’s, folders enz.)
jaren 1980-heden
5 jaar bewaren
4 M. JACQUMIN, op. cit., p. 98.
15
MANAGEMENT OFFICE (MO)
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
C.001 Stukken betreffende de ontwikkelcirkels5: verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van MO
De papieren verslagen worden bewaard door de evaluator. De verslagen worden ook in pdf ingeladen in DeBOHRA (Data Base Oracle for Human Resources Administration)
ca. 2003-heden
5 jaar vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.6
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
C.002 Dossiers inzake de staf- en boordtabelvergaderingen van DG1
Elektronische dossiers. Bevatten: 1° agenda, 2° documenten behandeld/besproken tijdens de vergadering, 3° het opvolgdocument
2002-heden 5 jaar bewaren
C.003 Dossiers inzake de voorbereiding van de jaarlijkse managementmeeting
2003-heden 3 jaar vernietigen
C.004 Dossiers inzake het budget (zowel de budgetopbouw als de uitvoering ervan)
2006-heden 3 jaar vernietigen MO heeft deze taak in 2006 overgenomen van de dienst Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen. Het betreft interne planningsbestanden. Voor de uitvoering van de begroting wordt sinds 2009 gebruik gemaakt van Fedcom (voorheen: Finesse).
5 Ontwikkelcirkels zijn een managementinstrument dat dient om de competenties van personeelsleden – leidinggevenden én medewerkers – te ontwikkelen zodat niet alleen het individu, maar ook het team en de organisatie beter en optimaler zouden functioneren. http://www.fedweb.belgium.be. 6 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98.
16
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
C.005 Bestanden inzake het kredietbeheer (Microsoft Office Excel)
Het betreft planningsbestanden die aangevuld worden met betalingsgegevens. Deze bestanden worden door de administratie aangemaakt omwille van het gebruiksgemak (vlotter raadpleegbaar dan Fedcom)
2008-heden 3 jaar vernietigen Het betreft data die ook in Fedcom opgeslagen zijn.
C.006 Specifieke dossiers inzake kredietbeheer, nl. dossiers inzake de voorbereiding van koninklijke en ministeriële besluiten houdende toekenning van subsidies
2006-heden 5 jaar vernietigen De originele besluiten worden bewaard door de diensten van de voorzitter.7
C.007 Vastleggingsdossiers en betaaldocumenten
Papieren dossiers
2003-heden 5 jaar vernietigen
C.008 Dossiers inzake contracten met de FOD Kanselarij van de Eerste Minister betreffende informatie- en communicatiecampagnes van DG1
Voor elke campagne wordt een dossier bijgehouden met: 1° contract, 2° het vastleggingsdossier en 3° het ordonnanceringsdossier
ca. 2003-heden
10 jaar vernietigen Deze contracten zullen bewaard worden op het niveau van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister.8
C.009 Dossiers inzake informatie- en communicatiecampagnes van DG1
Een dossier per campagne. Deze bevatten o.a. persberichten, teksten voor de website, vertalingen, briefwisseling met het vertaalbureau
ca. 2003-heden
5 jaar vernietigen De eigenlijke dossiers worden bewaard door de campagne-beheerders (de diensten/cellen die instaan voor de campagne). MO heeft slechts een adviesfunctie inzake externe communicatie.
7 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81. 8 G. COPPIETERS, Archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister. Archiefselectielijst, Brussel, 2008, p. 185.
17
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
C.010 Dossier inzake de voorbereiding van een ministeriële en een technische conferentie in het kader van het Belgisch voorzitterschap van de Europese Unie (tweede helft van 2010)
2009-2010 5 jaar bewaren
C.011 Jaarlijkse personeelsplannen ca. 2003-heden
5 jaar vernietigen
C.012 Personeelsdossiers
Bevat: kopieën van documenten die door P&O aan DG1 worden overgemaakt (bijvoorbeeld: toelatingen tot deeltijds werken, promoties)
?-heden tot uitdienst-treding van het personeelslid
vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door P&O.9
C.013 Functieprofielen DG1 (in het kader van de voorbereiding van de toepassing van de federale cartografie niveau A)10
2008-heden 5 jaar vernietigen
C.014 Lijsten betreffende het jaarlijks verlof van de personeelsleden DG1
2005-heden 3 jaar vernietigen
C.015 Stukken betreffende het prikklokbeheer 2007-heden 1 jaar vernietigen
C.016 Dossiers voortvloeiend uit de adviesfunctie van het MO ten aanzien van de directeur-generaal en de diensthoofden betreffende kwaliteit (EMAS,11 ISO, CAF12)
2002-heden 5 jaar vernietigen Het betreft vnl. documentatie.
9 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98. 10 De federale cartografie is een databank die federale personeelsleden, personeelsdiensten en burgers een overzicht biedt van alle functies en functiefamilies die voorkomen binnen het federaal administratief openbaar ambt. www.federalecartografie.be. 11 EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) is een beheersinstrument waarmee ondernemingen en ander organisaties hun milieuprestaties kunnen evalueren, rapporteren en verbeteren. 12 Het Common Assessment Framework (of het Gemeenschappelijk Zelfevaluatiekader voor Overheidsdiensten) wordt door het European Institute of Public Administration aangeboden als een instrument om overheidsorganisaties over heel Europa te helpen bij het gebruik van technieken van kwaliteitsmanagement om hun prestaties te verbeteren. Het CAF biedt hiertoe een eenvoudig, bruikbaar kader geschikt voor de zelfevaluatie van overheidsdiensten. http://www.eipa.eu.
18
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
C.017 Dossiers inzake logistieke aangelegenheden (bijvoorbeeld onthaal van de bezoekers)
2007-heden 1 jaar vernietigen
C.018 Stukken betreffende aanvragen van buitenlandse zendingen 2007-heden 1 jaar vernietigen
C.019 Stukken betreffende het drukken van visitekaartjes 2007-heden 1 jaar vernietigen
C.020 Stukken betreffende vertaalaanvragen 2007-heden 1 jaar vernietigen
C.021 Stukken betreffende aanvragen voor Taxipost 2007-heden 1 jaar vernietigen
C.022 Overzichtslijsten van te verzenden post (met het oog op de controle van verzendingen door B&B)
2007-heden 1 jaar vernietigen
C.023 Stukken betreffende de bestelling van parking- en treintickets 2007-heden 1 jaar vernietigen
19
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
ACUTE, CHRONISCHE EN OUDERENZORG
ORGANEN, EMBRYO’S EN BIO-ETHIEK
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
D.001 Formulieren voor instemming of weigering tot orgaandonatie (‘Verklaring van de wilsuitdrukking inzake wegneming en transplantatie van organen en weefsels na overlijden’)13
ca. 1990 -heden
30 jaar na het overlijden van de donor
vernietigen Het betreft reeds meer dan 270.000 documenten.
D.002 Databank ‘Orgadon’
Bevat: naam, voornaam, adres, datum en plaats van geboorte, rijksregisternummer, de wilsverklaring, plaats en datum van opmaak. Deze organendonorbank kan permanent geconsulteerd worden door de transplantcoördinatoren van de Belgische ziekenhuizen
2004-heden tot substitutie bewaren
D.003 Databank ‘Expression volonté’
Bevat dezelfde gegevens als Orgadon, plus een automatisch gegenereerd documentnummer en het nummer van de map waarin het formulier geklasseerd is
ca. 2005-heden
tot vernietiging van de formulieren voor instemming of weigering tot orgaan-donatie
vernietigen
13 Het standaardformulier is beschikbaar op http://www.beldonor.be.
20
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
D.004 Formulieren van wilsverklaring inzake euthanasie14 2008-heden 30 jaar na het overlijden van de betrokken persoon
vernietigen De cel bewaart nu al een 10.000-tal formulieren van wilsverklaring inzake euthanasie.
D.005 Databank ‘Euthanasie’ 2008-heden tot substitutie bewaren
D.006 Dossiers inzake Beldonor, een nationale informatiecampagne over orgaan- en weefseldonatie
2005-heden 5 jaar selecteren Een exemplaar in beide talen bewaren van de brochures, affiches, publicaties en van het didactisch materiaal.
Vernietigen: diverse briefwisseling, werkdocumenten.
D.007 Dossiers inzake het pilootproject Gift 2006-heden 10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven, voorbeeld van een contract, verslagen van de begeleidingscommissie, rapporten van de deelnemende ziekenhuizen en het jaarlijkse syntheserapport opgesteld door de cel Organen.
Vernietigen: diverse briefwisseling, contracten, stukken betreffende het vormingsprogramma voor de zorgverstrekkers.
14 Het standaardformulier is beschikbaar op de website: www.health.fgov.be > mijn gezondheid > levenseinde > burgers.
21
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
D.008 Databank ‘Donor Action’
In de afdeling Intensieve Zorgen van de ziekenhuizen die deelnemen aan ‘Gift’ worden in deze databank gegevens geregistreerd m.b.t. het mortaliteitspatroon (doodsoorzaken), het reële aantal donoren, mogelijke remmingen, indicatoren die de basis kunnen vormen van een gestructureerde organisatie voor orgaan- en weefseldonatie
2006-heden 10 jaar bewaren
D.009 Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek Bevatten: uitnodigingen, notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen
jaren 1990-heden
10 jaar vernietigen Een personeelslid neemt met raadgevende stem deel aan de vergaderingen van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek.
De archieven bewaren op het niveau van het secretariaat van het Comité.
D.010 Dossiers inzake Eurotransplant
Bevatten: verslagen van meetings, briefwisseling, antwoorden op vragen waarin gepeild wordt naar de Belgische situatie enz.
jaren 1990-heden
10 jaar bewaren
D.011 Dossiers inzake de opvolging van de thema’s orgaandonatie, transplantatie, bio-ethiek en patiëntveiligheid op Europees niveau (Experts Meetings on Organ Donation and Transplantation (Europese Commissie), SimPatIE15 enz.)
?-heden 5 jaar selecteren Bewaren: verslagen van de vergaderingen opgemaakt door het celhoofd, nota’s/presentaties over de Belgische situatie.
Vernietigen: officiële Europese documenten.
15 SIMPATIE: Safety Improvement for Patients in Europe. http://www.simpatie.org.
22
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
D.012 Dossiers betreffende de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.16
D.013 Dossiers betreffende de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
MEDISCH BELEID
Voor de archieven van: - de Colleges van Geneesheren - de archieven van de Federale Commissie voor medisch en wetenschappelijk onderzoek op embryo’s in vitro zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
E.001 Dossiers inzake de voorbereiding, de opstart en de coördinatie van het Nationaal Kankerplan
Deze dossiers bevatten: voorbereidende documenten (verslagen van rondetafelgesprekken over thema’s in verband met kanker, verslagen van besprekingen met patiëntenverenigingen), verslagen van werkgroepen belast met het definiëren van concrete acties, conceptuele nota’s voor deze werkgroepen, nota’s voor het kabinet, presentaties n.a.v. de officiële voorstelling op 10 maart 2008 enz.
2008-heden 10 jaar bewaren
16 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
23
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
E.002 Dossiers inzake de opvolging van de 32 concrete initiatieven van het Nationaal Kankerplan (2008-2010)
Deze dossiers bevatten: omzendbrieven (projectoproepen), stukken betreffende de samenstelling van een jury, lijst van de geselecteerde projecten, contracten, verslagen van vergaderingen met het Referentiecentrum voor Kanker enz.
2008-heden 10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven, voorbeelden van contracten, eindverslagen van de verschillende initiatieven, jaarlijkse stand van zaken van het Nationaal Kankerplan, het syntheserapport (2010).
E.003 Dossiers inzake pilootprojecten, zoals PIT (Paramedisch Interventieteam, d.i. een interventieteam bestaande uit een ambulancier en een verpleegkundige)17
2006-heden 10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatie-rapporten.
Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.
E.004 Dossiers inzake het Baby Friendly Hospital Initiative 2005-heden 10 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het Federaal Borstvoedingscomité, promotor van het actieplan.
E.005 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.18
17 Door het inschakelen van paramedische interventieteams wil men het mogelijk maken om overbodige MUG-tussenkomsten te vermijden zonder de kwaliteit van de dringende geneeskundige hulpverlening in het gedrang te brengen. 18 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
24
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
E.006 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
OUDEREN-, CHRONISCHE EN PALLIATIEVE ZORG
Voor de archieven van: - de interkabinettenwerkgroepen Ouderenzorgbeleid, Chronische Zieken en Palliatieve Zorgen - de permanente werkgroep RVT van de NRZV - de federale overlegplatforms Palliatieve Zorgen, Coma en Geriatrie zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
F.001 Register van de uitgaande briefwisseling ?-heden 5 jaar vernietigen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
F.002 Dossiers inzake pilootprojecten, zoals BelRAI, Geriatrische dagziekenhuizen, Interne liaison
jaren 1990-heden
10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatie-verslagen.
Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.
25
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
F.003 Dossiers inzake onderzoek/beleidsondersteunende studies door onderzoeksequipes zoals de studie inzake ontslagmanagement in Belgische ziekenhuizen of het onderzoek betreffende de besluitvorming en medische zorghandelingen bij het levenseinde
jaren 1990-heden
10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving van het onder-zoek/oproep aan onderzoeks-groepen), eindrapporten, nota’s over de studies.
Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.
F.004 Dossiers inzake infodagen en symposia georganiseerd door de cel
Bevatten: uitnodigingen, programma, ev. informatiebrochure, presentaties…
jaren 1990-heden
5 jaar selecteren Bewaren: programma’s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van brochures en/of affiches.
F.005 Federale statistische enquête RVT en centra voor dagverzorging: verzamelde gegevens
1995-2002 10 jaar bewaren
F.006 Brochures met de resultaten van de statische enquête RVT en centra voor dagverzorging
1995-2002 10 jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
F.007 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.19
F.008 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
19 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
26
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
KWALITEIT EN SAFETY
Voor de archieven van: - de Federale Raad voor de Kwaliteit van de Verpleegkundige Activiteit - de archieven van BAPCOC - de archieven van het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités en van het Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
G.001 Databank Jaarlijkse ziekenhuisstatistieken 2000-heden 30 jaar bewaren
G.002 Feedbackrapporten (‘Multidimensionele en geïntegreerde feedback van administratieve ziekenhuisgegevens’, ‘Multidimensionele feedback naar de ziekenhuizen’, ‘Feedback van patient safety indicators…’)
2006-heden 10 jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
G.003 Dossiers inzake pilootprojecten (bijvoorbeeld de projecten m.b.t. Klinische Paden dementie, chirurgie, obesitas en gerelateerde aandoeningen)
jaren 1990-heden
10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatie-verslagen.
Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.
27
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
G.004 Dossiers inzake onderzoek/beleidsondersteunende studies door onderzoeksequipes (bijvoorbeeld: de wetenschappelijke studie in verband met de ziekenhuispediatrie, de beleidsondersteunende studie Klinische Paden, studie over evaluatie van de ondervoeding in geriatrische eenheden…)
jaren 1990-heden
10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving van het onder-zoek/oproep aan onderzoeks-groepen), eindrapporten, nota’s over de studies.
Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.
G.005 Contracten ‘Coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid’
Het betreft jaarlijkse contracten
2007-heden 10 jaar vernietigen
G.006
Rapporten ‘Contract kwaliteit en patiëntveiligheid’
De jaarlijkse rapportage gebeurt via een rapporteringsdocument dat beschikbaar is op de website www.patient-safety.be
2007-heden 10 jaar vernietigen
G.007 Jaarlijks eindrapport voor het contract ‘Coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid’
Gepubliceerd20
2007-heden 10 jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
G.008 Dossiers inzake de organisatie van workshops en infosessies ter ondersteuning van de ziekenhuizen voor de uitvoering van het contract coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid
2007-heden 5 jaar vernietigen
20 Raadpleegbaar op de website: www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > patiëntveiligheid > contract coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid > rapport.
28
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
G.009 Dossiers inzake de organisatie van de jaarlijkse week van de patiëntveiligheid
Deze dossiers bevatten: het programma, posters, presentaties, foto’s enz.
2007-heden 5 jaar selecteren Bewaren: programma’s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van affiches, folders enz.
G.010 Dossiers van kandidaten voor het project Vorming 600
Dit project biedt de mogelijkheid aan werknemers uit de federale gezondheidssector om met behoud van loon een opleiding te volgen van maximum 3 schooljaren tot bachelor in de verpleegkunde (A1) of gebrevetteerde verpleegkundige (A2)
2000-2008 10 jaar dossiers overdragen aan de RSZPPO21 die sinds 2009 het project opvolgt
G.011 Dossiers van geselecteerde kandidaten (project Vorming 600) die de opleiding volgden
2000-2008 10 jaar dossiers overdragen aan de RSZPPO die sinds 2009 het project opvolgt
G.012 Dossiers inzake het EUNetPas-project (European Union Network for Patient Safety) gefinancierd door de Europese Commissie
2007-heden 5 jaar selecteren Bewaren: eigen verslagen van de vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie.
Vernietigen: officiële Europese documenten.
21 Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten.
29
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
G.013 Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de High Level Group Working Party on Patient Safety
2004-heden 5 jaar selecteren Bewaren: eigen verslagen van de vergaderingen, nota’s/ presentaties over de Belgische situatie.
Vernietigen: officiële Europese documenten.
G.014 Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van het International Agency for Research on Cancer (IARC) van de Wereldgezondheidsorganisatie
jaren 1990-heden
5 jaar selecteren Bewaren: eigen verslagen over de vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie.
Vernietigen: officiële documenten.
G.015 Dossiers inzake het OESO Health Care Quality Indicators Project (HCQI)
2004-heden 5 jaar selecteren Indicatoren rond zorg die België aanlevert bewaren op het niveau van Datamanagement.
G.016 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.22
G.017 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
22 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
30
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
BELEID EN TELEMATICA
Voor de archieven van de Commissie Telematica, zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
H.001 Dossiers inzake de vergaderingen van de werkgroep SEMINOP (Semantic Interoperability Committee)
Bevatten: uitnodigingen, verslagen van de vergaderingen met bijhorende stukken
2009-heden 10 jaar bewaren
H.002 Dossiers inzake onderzoeksprojecten zoals Vinca en Flow.
Deze dossiers bevatten: voorbereidende documenten (bijvoorbeeld lastencohier voor de producent van de software, testresultaten), oproep tot kandidaten, inschrijvingsformulieren, stukken betreffende de selectie van de kandidaten, contracten, vragenlijsten (met feedback), eindrapporten enz.
ca. 2000-heden
10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, beschrijving van het project (ev. PowerPoint presentaties), eindrapporten.
Vernietigen: kandidaat-stellingen/inschrijvings-formulieren, contracten, antwoorden op vragenlijsten.
H.003 Homologeringscriteria voor softwarepakketten voor het beheer van patiëntendossiers in de huisartsgeneeskunde, de kinesithe-rapie, de tandheelkunde, de thuisverpleegkunde en de logopedie
2000-heden tot herziening
bewaren
31
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
H.004 Homologeringsprocedures voor softwarepakketten voor het beheer van patiëntendossiers in de huisartsgeneeskunde, de kinesitherapie, de tandheelkunde, de thuisverpleegkunde en de logopedie
2000-heden tot herziening
bewaren
H.005 Verslagen van werkgroepen belast met de homologering van softwarepakketten
2000-heden 5 jaar bewaren
H.006 Referentiedocumenten 2000-heden 5 jaar vernietigen
H.007 Lijsten van gehomologeerde softwarepakketten voor het beheer van patiëntendossiers in de huisartsgeneeskunde, de kinesitherapie, de tandheelkunde, de thuisverpleegkunde en de logopedie
2000-heden tot herziening
bewaren
H.008 Europese documenten en aanbevelingen 2000-heden 5 jaar vernietigen
H.009 Stukken betreffende het jaarlijkse symposium over informatica, telematica en communicatie in de gezondheidssector
2004-2009 5 jaar selecteren Bewaren: programma’s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van brochures en/of affiches.
H.010 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.23
H.011 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire nota’s ?-heden 5 jaar vernietigen
23 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
32
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
PSYCHOSOCIALE GEZONDHEIDSZORG
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
I.001 Opvolgingstabel (follow-up tool)
Tabel in Excel met stand van zaken van lopende projecten
2009-heden 3 jaar bewaren
I.002 Verslagen van het kernteam (dit zijn de 3 celhoofden van Psychosociale Gezondheidszorg)
Oorspronkelijk vergaderde het kernteam tweewekelijks, inmiddels is dit eerder ad hoc (gemiddeld één keer per maand)
2002-2009 3 jaar bewaren
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
I.003 Beleidsnota’s inzake geestelijke gezondheidszorg ca. 2000-heden
5 jaar bewaren
GEESTELIJKE GEZONDHEIDSZORG
Voor de archieven van: - de interkabinettenwerkgroep Taskforce GGZ - de permanente werkgroep Psychiatrie van de NRZV - het federaal overlegplatform Psychiatrie zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
J.001 Verslagen van celmeetings 2005-2009 3 jaar vernietigen Sinds 2009 worden geen verslagen meer gemaakt, maar wordt gebruik gemaakt van de follow-up tool van de dienst.
33
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
J.002 Dossiers inzake pilootprojecten, zoals het proefproject betreffende eenheden voor ernstig gedragsgestoorde en/of agressieve patiënten, ontslagmanagement in psychiatrische ziekenhuizen en forensische psychiatrie
2001-heden 10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/ oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatieverslagen.
Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.
J.003 Contracten met de diverse actoren van het transversaal overleg (KCE, familie- en patiëntenorganisaties, overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg)
2007-heden 10 jaar vernietigen
J.004 Dossiers inzake de maandelijkse vergaderingen van de gemengde werkgroep FOD
Bevatten: uitnodigingen met agenda, verslagen van de vergaderingen en bijhorende stukken
2007-heden 10 jaar bewaren
J.005 Gegevens beheerd met behulp van de applicatie ontwikkeld voor de informatieverzameling betreffende de therapeutische projecten GGZ in het kader van het transversaal overleg
2007-heden 10 jaar bewaren
J.006 Publicaties van de cel (o.a. brochures en studies voortvloeiend uit pilootprojecten)24
ca. 2000-heden
5 jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
24 Een voorbeeld is de publicatie: De patiënt als spil van de zorg. Kleinschalige projecten zorgvernieuwing in de geestelijke gezondheidszorg, Brussel, FOD VVVL, 2003.
34
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
J.007 Dossiers betreffende de organisatie van studie- of infodagen
Deze bevatten: het programma, ev. informatiebrochure, PowerPoint presentaties, foto’s enz.
ca. 2000-heden
5 jaar selecteren Bewaren: programma’s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van brochures en/of affiches.
J.008 Speeches opgesteld voor de minister ca. 2000-heden
5 jaar bewaren
J.009 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.25
J.010 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
INTERCULTURELE BEMIDDELING EN BELEIDSONDERSTEUNING
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
K.001 Stukken betreffende de ontwikkelcirkels: verslagen van functie-, plannings-, functionnerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van de cel
ca. 2003-heden
5 jaar vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.26
K.002 Verslagen van celvergaderingen ca. 2000-heden
3 jaar vernietigen
K.003 Stukken betreffende buitenlandse zendingen (administratieve stukken en verslagen)
ca. 2000-heden
5 jaar vernietigen
25 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81. 26 Ibid., p. 98.
35
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
K.004 Jaarverslagen 1999-2002 en 2008
10 jaar bewaren
K.005 Aanvragen van algemene en psychiatrische ziekenhuizen voor financiering van een intercultureel bemiddelaar en/of coördinator interculturele bemiddeling
2002-heden 5 jaar vernietigen
K.006 Adviezen inzake de aanvragen voor financiering van een intercultureel bemiddelaar en/of coördinator interculturele bemiddelaar27
2002-heden 5 jaar bewaren
K.007 Dossiers inzake het budget (dus inzake de verdeling van de middelen voor interculturele bemiddeling)
2002-heden 5 jaar vernietigen
K.008 Verslagen van de driemaandelijkse supervisievergaderingen 2002-heden 5 jaar vernietigen Deze documenten hebben slechts een tijdelijk belang.
K.009 Dossiers inzake de jaarlijkse registratie van de activiteiten van de interculturele bemiddelaars en van de coördinatoren interculturele bemiddeling
Het betreft zowel de gegevens als de analyse ervan
2002-heden 5 jaar bewaren
27 Het KB van 25 april 2002 betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen stipuleert dat de ziekenhuizen “na advies van de Coördinatiecel “Interculturele Bemiddeling” (…) geselecteerd [worden] door de Minister die de vaststelling van het budget van financiële middelen onder zijn bevoegdheid heeft en door de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft, volgens een rangschikking opgesteld overeenkomstig de volgende criteria:
- het aantal opnamen van onderdanen van een andere Staat dan een Lidstaat van de Europese Unie - het aantal opnamen van onderdanen van een Lidstaat van de Europese Unie met uitzondering van het Koninkrijk België - voor de ziekenhuizen waar reeds interculturele bemiddelaars of een coördinator interculturele bemiddeling gefinancierd wordt: de resultaten van een evaluatie van hun
activiteiten door de Coördinatiecel “Interculturele Bemiddeling”.” Belgisch Staatsblad, 30.05.2002.
36
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
K.010 Dossiers inzake de communicatiecampagne over interculturele bemiddeling: affiches (doelgroep: patiënten) en brochures (doelgroep: hulpverleners)
1999-heden 5 jaar bewaren Een exemplaar van de brochures en affiches in beide landstalen bewaren.
K.011 Dossiers inzake de organisatie van supervisie- en vormingssessies (tolkopleidingen, medische terminologie in de moedertaal…) voor interculturele bemiddelaars en coördinatoren interculturele bemiddeling
1999-heden 5 jaar bewaren
K.012 Dossiers inzake de organisatie van sensibiliseringssessies en trainingen ‘samenwerken met interculturele bemiddelaars’ voor hulpverleners in de ziekenhuizen
1999-heden 5 jaar bewaren
K.013 Terminologielijsten (medische termen in de moedertaal van de bemiddelaars (bijvoorbeeld: Turks, Berbers) en in het Nederlands, Frans en Duits)
2005-heden tot herziening
bewaren
K.014 Dossier inzake het project Intercultureel bemiddelen/tolken via internet
ca. 2006 -heden
10 jaar selecteren De onderzoeksverslagen en het eindverslag bewaren.
K.015 Dossier inzake opvolging werkzaamheden van de werkgroep Sociale dienst in het ziekenhuis
2008-heden 10 jaar bewaren
K.016 Dossier inzake de opvolging van pilootprojecten, zoals Outreaching des adultes – Group cible sans-abri
ca. 2002-heden
10 jaar selecteren De onderzoeksverslagen en het eindverslag bewaren.
37
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
K.017 Dossiers inzake onderzoeken/beleidsondersteunende studies door onderzoeksequipes zoals het onderzoek Ontwikkeling van een sturingsinstrument binnen sociaal werk in een ziekenhuis
2008-heden 10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving van het onder-zoek/oproep aan onderzoeks-groepen), eindrapporten, nota’s over de studies. Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.
K.018 Artikels en publicaties waaraan medewerkers van de cel meewerkten28
1992-heden 5 jaar vernietigen Gepubliceerd.
K.019 PowerPoint voorstellingen in het kader van deelname aan internationale conferenties rond interculturele bemiddeling en sociaal tolken
1999-heden 5 jaar vernietigen
K.020 Dossiers inzake de organisatie van conferenties (over interculturele bemiddeling, over sociale diensten in het ziekenhuis…)
Bevatten: programma, folder, PowerPoint voorstellingen, verslagen van workshops, conclusies en aanbevelingen…
1999-heden 5 jaar selecteren Bewaren: programma’s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van brochures en/of affiches
28 Een aantal van deze publicaties zijn raadpleegbaar op de website van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (interculturele bemiddeling).
38
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
K.021 Dossier inzake de voorbereiding van een aanbeveling over gezondheidszorg in multicultureel Europa, op 8 november 2006 aangenomen door de ministerraad van de Raad van Europa (Recommendation Rec(2006)18 of the Committee of Ministers to member states on health services in a multicultural society)29
2005-2006 5 jaar vernietigen Deze aanbeveling werd gepubliceerd.
K.022 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.30
K.023 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
DRUGS
Voor de archieven van de Cel Gezondheidsbeleid Drugs en van de Algemene Cel Drugsbeleid: zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
L.001 Stukken betreffende het budget van de cel 2001-heden 3 jaar vernietigen
L.002 Verslagen van het kernteam (dit zijn de 3 celhoofden van Psychosociale Gezondheidszorg)
Oorspronkelijk vergaderde dit kernteam tweewekelijks, inmiddels is dit eerder ad hoc (gemiddeld één keer per maand)
2002-2009 3 jaar vernietigen Bewaren op niveau van het diensthoofd Psychosociale Gezondheidszorg.
L.003 Verslagen van de tweewekelijkse vergaderingen van de cel Drugs (op basis van een boordtabel)
2001-heden 3 jaar vernietigen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
29 https://wcd.coe.int/ViewDoc.jsp?id=1062769&BackC. De celverantwoordelijke was consultant voor de voorbereiding van deze aanbeveling 30 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
39
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
L.004 Verslagen en bijhorende stuken van de driemaandelijkse vergaderingen van de werkgroep Inter DG bestaande uit leden van de diverse diensten van de FOD VVVL bevoegd inzake drugs
2003-heden 3 jaar bewaren
L.005 Verslagen van de centrale stuurgroep drugs gecoördineerd door de FOD Justitie
?-heden 3 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van de FOD Justitie.
L.006 Financieringsaanvragen voor projecten tot bestrijding van verslavingen (Fonds ter bestrijding van verslavingen)
2006-heden 10 jaar vernietigen
L.007 Verslagen van de comités Verslavingen en Tabak die de projectvoorstellen evalueren
2006-heden 10 jaar bewaren
L.008 Lijsten van goedgekeurde projecten 2006-heden 10 jaar vernietigen Worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
L.009 Dossier inzake het TDI (Treatment Demand Indicator)-project, een registratieproject van de behandelingsaanvragen
2004-heden 10 jaar bewaren
L.010 Dossiers inzake de reglementering van de behandeling met vervangingsmiddelen (KB van 19 maart 2004, KB van 6 oktober 2006 en MB van 15 januari 2007)
2004-heden 10 jaar bewaren
40
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
L.011 Dossiers inzake pilootprojecten zoals Crisiseenheden met case manager, Dubbele diagnose31, Zorgcoördinatoren, ICANT (International Cannabis Need of Treatment)
2002-heden 10 jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatie-verslagen.
Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.
L.012 Dossiers inzake de jaarlijkse campagne ter promotie van een verantwoord gebruik van benzodiazepines (slaap- en kalmeermiddelen)
Bevatten: affiches, brochures, publicaties (bijvoorbeeld: hulpmiddelenboek voor huisartsen en apothekers), adviezen van de HGR, persberichten, stukken betreffende de organisatie van trainingen inzake niet-medicamenteuze aanpak van angst, stress en slaapproblemen voor huisartsen en apothekers, jaarverslagen over het project enz.
2003-heden 5 jaar selecteren Bewaren: jaarverslagen, een exemplaar van alle publicaties, affiches en folders (in beide landstalen). Vernietigen: adviezen van de HGR, persberichten, stukken betreffende de organisatie van trainingen.
L.013 Dossiers inzake onderzoeksprogramma’s beleidsgericht drugsonderzoek beheerd door Federaal Wetenschapsbeleid
De cel drugs kan voorstellen doen (projecten indienen), maar zetelt ook in de beleidingscomités die de projecten evalueert
2002-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van Federaal Wetenschapsbeleid.32
31 Dubbele diagnose: een drug gerelateerd gezondheidsprobleem in combinatie met een psychisch probleem. 32 G. MAES, Archief van de Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid, Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie, Belnet en de Belgische Hoge Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, p. 96.
41
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
L.014 Thematische dossiers, o.a. alcohol, nationaal voedingsplan, tabak, gokverslaving, kanker
2001-heden 5 jaar selecteren Bewaren: studiedocumenten, nota’s opgesteld door medewerkers van de cel Drugs.
Vernietigen: documentatie, Europese documenten, adviezen van de Hoge Gezondheidsraad (deze worden gepubliceerd).
L.015 Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de Europese Horizontal Working Group on Drugs
De cel neemt deel aan de maandelijkse vergaderingen voor de punten ‘gezondheid’
2001-heden 5 jaar selecteren Bewaren: eigen verslagen van de maandelijkse vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie.
Vernietigen: officiële Europese documenten.
L.016 Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de platforms Onderzoek en Behandeling van de Groupe Pompidou in de schoot van de Raad van Europa
2001-2008 5 jaar selecteren Bewaren: eigen verslagen van de vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie.
Vernietigen: officiële Europese documenten.
42
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
L.017 Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de Commission on Narcotic Drugs (Verenigde Naties)
2006-heden 5 jaar selecteren Bewaren: eigen verslagen van de jaarlijkse bijeenkomst van de commissie, nota’s opgesteld met het oog op deze vergaderingen.
Vernietigen: officiële documenten.
L.018 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.33
L.019 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
L.020 Verslagen en documentatie over bijgewoonde studiedagen 2001-heden 3 jaar vernietigen
L.021 Stukken betreffende een audit door het Rekenhof 2005 10 jaar vernietigen
33 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
43
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
DATAMANAGEMENT
DATABANKBEHEER
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
M.001 Databank CIC (Centraal instellingenbestand - Fichier centralisé des institutions)
2006-heden 30 jaar bewaren
M.002 Databank MKG-RCM (Minimale klinische gegevens - Résumé clinique minimum)
1993-2007 30 jaar bewaren
M.003 Databank MVG-RIM (Minimale verpleegkundige gegevens - Résumé infirmier minimum)
1988-2006 30 jaar bewaren
M.004 Databank MZG-RHM (Minimale ziekenhuisgegevens - Résumé hospitalier minimum)
2008-heden 30 jaar bewaren
M.005 Databank MPG-RPM (Minimale psychiatrische gegevens - Résumé psychiatrique minimum)
1996-heden 30 jaar bewaren
M.006 Databank MUG-SMUR (Mobiele urgentiegroep - Service mobile urgence)
2003-31 augustus 2007
30 jaar bewaren
M.007 Databank MUGREG-SMUREG (MUG registratie) 1 september 2007-heden
30 jaar bewaren
M.008 Databank Finhosta (financiële statistieken) 1988-heden 30 jaar bewaren
44
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
M.009 Technische documentatie over de databanken jaren ‘90-heden
30 jaar bewaren
M.010 Omzendbrieven betreffende de registraties jaren ’90-heden
30 jaar bewaren
M.011 Brochures, richtlijnen en gebruikershandleidingen jaren ’90-heden
tot herziening
bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
M.012 Publicaties op basis van de geregistreerde gegevens (rapporten, feedbacks enz.)34
jaren ’90-heden
5 jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
M.013 Gezondheidsstatistieken aangeleverd aan Eurostat, WHO en OESO (excel-bestanden) en feedback van de aangeleverde gegevens
ca. 2000-heden
5 jaar bewaren
AUDIT
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
N.001 Briefwisseling met de ziekenhuizen ca. 2000-heden
10 jaar vernietigen
N.002 Omzendbrieven ca. 2000-heden
10 jaar bewaren
34 Veel publicaties zijn raadpleegbaar op de website van de FOD VVVL: www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > registratiesystemen > publicaties.
45
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
N.003 Auditrapporten ca. 2000-heden
10 jaar vernietigen Van alle rapporten wordt een papieren versie, en sinds 2003 ook een elektronische versie bewaard.
N.004 Publicaties zoals het codeerhandboek ICD-9-CM en het codeer-handboek van de verpleegkundige gegevens van de MZG
ca. 2000-heden
tot herziening
bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
N.005 Verslagen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de werkgroepen (bestaande uit auditeurs en externe experts) belast met het opstellen van de codeerhandboeken
ca. 2007-heden
5 jaar vernietigen
N.006 Presentaties over de codeerhandleidingen ca. 2007-heden
5 jaar vernietigen
N.007 Stukken betreffende de organisatie van vorming voor de codeerverantwoordelijken
ca. 2000-heden
5 jaar vernietigen
N.008 Dossiers inzake de behandeling van vragen inzake codering ca. 2000-heden
3 jaar vernietigen
N.009 Thesissen van stagiairs van de dienst ca. 2000-heden
5 jaar bewaren
N.010 Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de internationale werkgroep Violence Prevention Alliance (Wereldgezondheidsorganisatie).
2004-heden 5 jaar selecteren Bewaren: eigen verslagen van de vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie.
Vernietigen: officiële documenten.
46
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
TECHNISCHE CEL (TCT)
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
O.001 Nationale databank Medische diagnose/zorg & kost (databank met medische consumptiegegevens over de ziekenhuizen)
Gekoppelde databank van de MKG-gegevens van de FOD VVVL en van de MFG-gegevens (minimale financiële gegevens) van het RIZIV
1997-heden 30 jaar bewaren De koppeling van MKG- en van de MFG-gegevens biedt de mogelijkheid om per medische aandoening een overzicht te krijgen van de verleende zorg en de door de ziekteverzekering terugbetaalde kost (voor ieder ziekenhuis apart of voor alle ziekenhuizen samen).35
O.002
Technische documentatie over de databank 1997-heden 30 jaar bewaren
35 De databank is raadpleegbaar op een gemeenschappelijke website van de FOD VVVL en het RIZIV: https://tct.fgov.be/etct.
47
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
LEGAL MANAGEMENT
JURIDISCHE CEL
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
P.001 Dossiers inzake het uitwerken van wetsontwerpen en uitvoeringsbesluiten
ca. 2003-heden
10 jaar selecteren Selecteren op basis van een lijst, na overleg met het Rijksarchief. De belangrijkste dossiers (bijvoorbeeld: ziekenhuiswet, patiëntenrechtenwet) dienen bewaard te worden.
P.002 Dossiers inzake beroepen bij de Raad van State en het Arbitragehof
ca. 2003-heden
10 jaar na afhandeling van het dossier
vernietigen Het betreft onvolledige dossiers. De eigenlijke geschillendossiers worden beheerd door de centrale juridische dienst (diensten van de voorzitter).36
P.003 Dossiers inzake de omzetting van richtlijnen ca. 2003-heden
10 jaar vernietigen
36 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 62 en p. 92.
48
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
P.004 Kopieën van door de koning en/of minister getekende wetten en besluiten
ca. 2003-heden
5 jaar vernietigen De originele wetten en besluiten worden bewaard door het secretariaat van de voorzitter. Legal Management krijgt een kopie toegestuurd op basis waarvan de drukproef en de publicatie in het Belgisch Staatsblad wordt aangevraagd.
P.005 Dossiers inzake de behandeling van vragen i.v.m. interpretatie van wet- en regelgeving of vragen om informatie
ca. 2003-heden
5 jaar vernietigen
P.006 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.37
P.007 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
PATIËNTENRECHTEN
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
37 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
49
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
Q.001 Dossiers inzake klachten op het vlak van de patiëntenrechtenwet (22 augustus 2002)38
2003-heden tot de uitgave van het jaar-verslag volgend op de af-handeling van de dossiers
vernietigen Artikel 13 van het KB van 1 april 2003 stipuleert dat “de persoonsgegevens verzameld in het kader van het onderzoek van de klacht (…) slechts bewaard (mogen) worden gedurende de tijd nodig voor de behandeling ervan en het opstellen van de jaarverslag bedoeld in artikel 14”.
Q.002 Dossiers ‘informatie en advies’ 2003-heden 5 jaar vernietigen
Q.003 Jaarverslagen van de federale ombudsdienst ‘Rechten van de Patiënt’
2004-heden 10 jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
In 2004 verscheen een afzonderlijk verslag van de Nederlandstalige en van de Franstalige ombudspersoon. Sinds 2005 wordt jaarlijks één gezamenlijk verslag gepubliceerd.39
Q.004 Flyers en brochures over patiëntenrechten 2003-heden 5 jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
38 Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt. Belgisch Staatsblad, 26.09.2002. 39 Raadpleegbaar op de website: www.health.fgov.be > mijn gezondheid > patiëntenrechten en interculturele bemiddeling > patiëntenrechten > federale ombudsdienst > jaarverslagen ombudsdienst.
50
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Q.005 Dossiers inzake de organisatie van studiedagen over de bemiddeling ‘rechten van de patiënt’ voor ombudspersonen
2003-heden 5 jaar vernietigen
RADEN EN COMMISSIES
Voor de archieven van: - de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen - de Nationale Paritaire Commissie Geneesheren-Ziekenhuizen - de Federale Commissie ‘Rechten van de Patiënt’ - de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”
51
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
BOEKHOUDING EN BEHEER ZIEKENHUIZEN
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
R.001 Personeelsdossiers jaren 1980-heden
tot uitdienst-treding van het personeelslid
vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.40
R.002 Kopieën van in- en uitgaande briefwisseling 2009-heden 3 jaar vernietigen
FINANCIERINGSCONTROLE (FRANS EN NEDERLANDS)
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
S.001 Verslagen van de stafvergaderingen DG1 ca. 2002-heden
5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van de secretaris van de vergaderingen, nl. het diensthoofd van het Management Office.
S.002 Stukken betreffende de ontwikkelcirkels: verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van de cel
ca. 2003-heden
5 jaar vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.41
40 M. JACQUMIN, op. cit., p. 98. 41 Id.
52
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
S.003 Dossiers inzake de controle op de financiering van de ziekenhuizen
Dossier per ziekenhuis met: BFM (notificatie + bijlage), opmerkingen van de ziekenhuizen, verslag van de dossierbeheerder, documenten die de ziekenhuizen verplicht moeten opsturen (balans, resultatenrekening, verslagen van de bedrijfsrevisor, facturen enz.), herzieningsdossier
ca. 1980 -heden
10 jaar na de herziening
vernietigen
S.004 Specifieke dossiers (onderzoeken buiten de gewone herziening) ?-heden 10 jaar vernietigen
S.005 Briefwisseling met ziekenhuizen ?-heden 10 jaar vernietigen
S.006 Overeenkomsten met ziekenhuizen ?-heden 30 jaar vernietigen
S.007 Omzendbrieven van toeleverende organisaties (bijvoorbeeld van ziekenhuisverenigingen)
ca. 2000-heden
5 jaar vernietigen
S.008 Dossiers inzake de opvolging van werkzaamheden van de afdeling Financiering van de NRZV en van diverse werkgroepen van de afdeling (o.a. de werkgroep B2, B5, radiotherapie, de gemengde werkgroep bouwkalender)
ca. 2000-heden
5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de afdeling Financiering van de NRZV.
S.009 Adviezen van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen ca. 2000-heden
5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de NRZV .
S.010 Dossiers inzake de lopende bouwkalender (2006-2015) 2006-heden tot einde bouw-kalender
vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de interkabinettenwerkgroep Bouwkalender.
S.011 Regelgeving ?-heden tot wijziging vernietigen
53
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
S.012 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ca. 2000-heden
5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.42
S.013 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ca. 2000-heden
5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
EXTERNE BELEIDSONDERSTEUNING
Voor de archieven van de interkabinettenwerkgroep Bouwkalender: zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
T.001 Opvolgingsdossiers van besluiten (o.a. financieringsbesluiten ziekenhuizen)
Opvolgingsdossier per besluit, met: adviesaanvraag NRZV, advies van de NRZV, adviezen van de Inspecteur van Financiën, akkoord van de minister van begroting, advies van Raad van State, nota’s voor Ministerraad, doorzendingsbladen, mails.
?-heden 10 jaar bewaren
T.002 Omzendbrieven aan zorginstellingen 1961-heden 30 jaar bewaren Deze omzendbrieven werden gescand en zijn raadpleegbaar op de G-schijf.
42 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
54
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
T.003 Dossiers inzake ziekenhuispersoneel tewerkgesteld via de Sociale Maribel43
Bevatten: toetredingsakte, trimesteriële aangifte (overzicht van personeel tewerkgesteld via Sociale Maribel), briefwisseling enz.
1997-2005 15 jaar vernietigen Kopieën van deze dossiers werden overgemaakt aan RZS PPO (Rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheids-diensten) die deze dossiers nu behandelt.
T.004 Trimesteriële aangiften van contractueel personeel in privé-ziekenhuizen gesubsidieerd door het Interdepartementaal Begrotingsfonds (IBF)44
Geordend per trimester; per instelling (in alfabetische volgorde).
?-heden 15 jaar vernietigen
T.005 Overzichten van de betalingen van de premies IBF private sector, opgestuurd door de RSZ PPO
?-heden 15 jaar vernietigen
T.006 Bestanden betreffende de raming en opvolging van het budget netwerken palliatieve zorgen
1997-heden 15 jaar vernietigen
43 Het doel van de Sociale Maribel is het bevorderen van de tewerkstelling in de non-profitsector door de creatie van bijkomende arbeidsplaatsen, teneinde tegemoet te komen aan de noden van de sector en zo de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. De werkgevers creëren nieuwe arbeidsplaatsen gefinancierd via patronale bijdrageverminderingen die vooraf werden gemutualiseerd bij de fondsen Sociale Maribel (http://www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=729#AutoAncher0). 44 Het interdepartementaal begrotingsfonds in de sector van de ziekenhuizen beoogt de tewerkstelling van langdurig werklozen en bestaansminimumtrekkers in de verzorgingssector als administratief personeel, arbeider of verzorgend personeel. De werkgever ontvangt hiervoor een subsidie (http://www.meta.fgov.be/defaultTab.aspx?id=672#AutoAncher2).
55
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
T.007 Dossiers inzake de jaarlijkse subsidies aan netwerken palliatieve zorgen
De dossiers bevatten: kennisgave van de voor het dienstjaar toegekende subsidie, aanvragen van de netwerken tot betaling van een voorschot,45 aanvragen tot betaling van het saldo of de subsidie, bewijsstukken (balans, resultaatrekening, bewijzen van aanwerving personeel), briefwisseling (o.a.informatie-aanvragen), aanvragen tot betaling aan Office Management enz.
1997-heden 15 jaar vernietigen De besluiten houdende vaststelling van subsidies toegekend aan associaties voor palliatieve zorgen worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
T.008 Dossiers inzake de opvolging van projecten ten gunste van de tewerkstelling van jongeren in de social profitsector voort-spruitend uit de wet van 23 december 2005 betreffende het generatiepact,46 namelijk: - veiligheid in de ziekenhuizen - kinderverzorgsters in de pediatrische diensten - aanvulling bestemd voor openbare ziekenhuizen in het kader van de problematiek van de geïnterneerde gedetineerden
Bevatten: omzendbrieven aan de ziekenhuisbeheerders, briefwisseling (kennisgave van het aantal aan te werven VTE per project + aanvaarding of weigering van de voorgestelde arbeidsplaatsen vanwege de instellingen), enquête (om na te gaan hoeveel instellingen effectief overgegaan zijn tot de aanwerving van de toegekende VTE) enz.
2007-heden 15 jaar vernietigen
45 De netwerken kunnen een voorschot ten bedrage van 60 % van de toegekende subsidie aanvragen. 46 Wet van 23 december 2005 betreffende het generatiepact. Belgisch Staatsblad, 30.12.2005.
56
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
T.009 ‘Algemene rapporten per werknemer’: rapporten gegenereerd door de informaticatoepassing voor gegevensoverdracht betreffende de eindeloopbaanmaatregelen (vrijstelling van dienstprestaties in het kader van de eindeloopbaanproblematiek) 47
Deze rapporten bevatten gegevens over de begunstigden én over de ter compensatie aangeworven personen. De rapporten zijn door de directeur of de beheerder van de instelling gedateerd en voor echt verklaard. De door de applicatie gegenereerde gegevensbestanden worden eveneens via email aan de FOD VVVL overgemaakt
2001-heden 15 jaar vernietigen
T.010 Kopieën van contracten van personen aangeworven ter compensatie van personeelsleden die gebruik maken van de eindeloopbaanmaatregel
2001-heden 15 jaar vernietigen
T.011 Dossiers inzake de toekenning van een functiecomplement aan hoofdverpleegkundigen en diensthoofden Bevatten: omzendbrieven, briefwisseling (informatieaanvragen), gegevens/info nodig voor de berekening van het functiecomplement, overzichtslijsten
2008-heden 15 jaar vernietigen
T.012 Databank ‘Tableau suivi budget B4’
Bevat volgende gegevens: 1° instelling, 2° benaming project, 3° periode, 4° bedrag (het gereserveerde bedrag + het reëel toegekende bedrag)
2004-heden 15 jaar vernietigen
47 De eindeloopbaanmaatregelen laten een arbeidsvrijstelling toe van een aantal uren op basis van de leeftijd met behoud van het loon zoals bepaald in het initiële arbeidscontract. De arbeidsvrijstelling kan genomen worden in de vorm van een arbeidsduurvermindering of het equivalent ervan in de vorm van een premie, afhankelijk van de leeftijd van de werknemer (2 uur voor het personeelslid dat de leeftijd van 45 jaar bereikt heeft; 4 uur voor het personeelslid dat de leeftijd van 50 jaar bereikt heeft en 6 uur voor een personeelslid dat de leeftijd van 55 jaar bereikt heeft).
57
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
T.013 Kopieën van contracten van pilootprojecten DG1 ca. 2004-heden
5 jaar vernietigen De originele contracten worden bewaard door de dienst/cel verantwoordelijk voor het project.
T.014 Bestanden inzake de opmaak (berekening) van het globaal budget, d.i. de jaarlijkse globale enveloppe om de Belgische ziekenhuizen van werkingsmiddelen te voorzien.
Het betreft ramingen en herramingen (Excelbestanden + papieren versie)
2005-heden 10 jaar selecteren Om de vijf jaar het bestand met de definitieve versie van het budget bewaren ter illustratie van de berekeningswijze.
T.015 Dossiers inzake de koninklijke besluiten globaal budget
Het betreft volledige opvolgingsdossiers met adviezen van de Inspecteur van Financiën, akkoord van de minister van begroting, nota voor de Ministerraad en beslissingsdocumenten van het RIZIV
2002-heden 10 jaar bewaren
T.016 Verslagen en bijhorende stukken van de maandelijkse high level overlegvergaderingen tussen de directeur-generaal van DG1 en de directeur-generaal van het RIZIV
2002-heden 5 jaar bewaren
T.017 Verslagen en bijhorende stukken van de Algemene Raad van het RIZIV
2002-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het RIZIV.
T.018 Verslagen en bijhorende stukken van het Verzekeringscomité van het RIZIV
2002-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het RIZIV.
T.019 Budgettaire fiches nieuwe maatregelen 2002-heden 5 jaar vernietigen Slechts een aantal budgettaire fiches worden door het budgetconclaaf (oktober) weerhouden.
58
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
T.020 Dossiers inzake de opvolging van de budgetten BW, PVT en schadeloosstellingen Het betreft vnl. ramingen en herramingen (Excelbestanden)
jaren ’90-heden
5 jaar vernietigen
T.021 Dossiers inzake de verpleegdagprijzen van ziekenhuizen
Dossier per ziekenhuis, met telkens een gele map met de prijzen en een roze map met de berekeningen. De dossiers zijn voorzien van een index
1989-juni 2002
30 jaar bewaren
T.022 Dossiers inzake het BFM (budget van financiële middelen) dat twee maal per jaar (1 juni en 1 januari) aan de ziekenhuizen wordt gestuurd
Dossier per ziekenhuis, met de brief met het budgetvoorstel en een gedetailleerde berekening
1 juli 2002-heden
30 jaar bewaren Opgemaakt in 3 exemplaren: één voor het ziekenhuis, één voor de bevoegde inspecteur (Financieringscontrole) en één voor het klassement van de dienst. Aan het RIZIV wordt een kopie van de brief gestuurd.
T.023 Dossiers inzake de prijzen van beschut wonen
Dossier per instelling, met de brieven met de prijzen en de berekeningen
1992-heden 30 jaar bewaren
T.024 Dossiers inzake PVT (psychiatrische verzorgingstehuizen) met 1° prijzen en 2° erkenningen
1992-heden 30 jaar bewaren
T.025 Databank van erkenningen van PVT 1992-heden 30 jaar bewaren
T.026 Dossiers inzake de controle van bestanden van de diverse verzekeringsinstellingen en OCMW’s
2003-heden 10 jaar vernietigen
T.027 Dossiers inzake de vereffening van de budgetten ziekenhuizen, BW en PVT
2003-heden 10 jaar vernietigen
59
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
T.028 Dossiers inzake schadeloosstelling bij sluiting van ziekenhuisbedden en ziekenhuisdiensten
jaren 1970-heden
30 jaar vernietigen
T.029 Dossiers inzake terugvorderbare voorschotten jaren 1970-heden
30 jaar vernietigen
T.030 Dossiers inzake de opvolging van werkzaamheden van de afdeling Financiering van de NRZV en diverse werkgroepen (o.a. de gemengde werkgroep Bouwkalender, de werkgroep verslag Rekenhof, werkgroep B2)
?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de afdeling Financiering van de NRZV.
T.031 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s ?-heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.48
T.032 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ?-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd.
FINANCIËLE STATISTIEK
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst
- - - - - -
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
U.001 Brochures ‘Inzameling van de statistische en financiële gegevens van de ziekenhuizen. Formaten van de gegevensbestanden’
1997-heden tot herziening
bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
U.002 Briefwisseling met de ziekenhuizen (i.v.m. de ingezonden gegevens: vragen om uitleg, rechtvaardiging van verbeteringen…)
1997-heden 10 jaar vernietigen
48 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81.
60
Code van de reeks
Reeks Datering Bewaar- termijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
U.003 Publicaties op basis van de verzamelde financiële en boekhoudkundige gegevens van de ziekenhuizen (brochures, statistieken…)
1985-heden 10 jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren.
U.004 Dossiers inzake de behandeling van diverse vragen (vragen vanwege het kabinet, ziekenhuisverenigingen, universiteiten enz.)
?-heden 10 jaar selecteren Bewaren: dossiers inzake een aantal grote projecten zoals bijvoorbeeld de enquête over de psychiatrische instellingen.
U.005 Boordtabel der ziekenhuizen (BTZ) Het betreft een synthetisch instrument van financiële analyse van de ziekenhuissector. De BTZ is gebaseerd op de financiële en boekhoudkundige gegevens van de Finhosta-toepassing.
2004-heden 10 jaar bewaren Deze tabel is via een beveiligde toegang raadpleegbaar op de website van de FOD VVVL.49 De ratio’s en grafische weergaven, balansen, resultatenrekeningen en resultaten per definitieve kostenplaats zijn voor iedereen toegankelijk; de gegevens betreffende een ziekenhuis vereisen een gepersonaliseerd paswoord.
49 www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > boordtabel der ziekenhuizen.