April 2/2018 HR Performance · DR. ULRICH KAMPFFMEYER, Geschäftsführer, PROJECT CONSULT...

April 2/2018

www.datakontext.com

Digitale Personalakte

HR Performance#Netzwerk_für_digitale_HR

Die erste Adresse für Jobs im Mi� elstandJeden Monat vertrauen 1 Million Jobsuchende und rund 4.000 Arbeitgeberaus dem Mi� elstand auf Yourfi rm.de. Setzen auch Sie auf den TESTSIEGER.

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HR Performance Special 2/2018 3

Special HRP • Digitale Personalakte

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Editorial

Inhaltsverzeichnis

3 Personal-Informationscontainer (PIC)

4 Die Digitale Personal„akte“ ist …

6 Personaladministration im Zeitalter des New Work

9 HR-Start-up: JobUFO

10 Anbieter: Digitale Personalaktenführung

11 HR im Dialog mit Wissenschaft und Praxis

Personal-Informationscontainer (PIC)GmbH, Buchautor und Blogger, berichtet aus der Praxis ab Seite 14. Dr. Iuliu Konya, vom Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme, gibt auf Seite 17 einen spannenden Ein-blick, wie künstliche Intelligenz die digitale Dokumentenanalyse unterstützen kann. Und in unserer Kolumne „Endlich Frieden im Büro“ auf Seite 21, finden Sie Tipps zur Verbesserung der Bürokom-munikation.

Ihre

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, die konventionelle Verwaltung der Mitarbeiterdaten in Papierform durch eine Digi-tale Personalakte zu ersetzen. Wie eine solche Einführung ausse-hen kann, was es dabei zu beachten gilt und welche neuen Trends es rund um die Digitale Personalakte gibt, zeigt Ihnen unser neues Special „Digitale Personalakte“ auf.

Für ein effizientes Personal-, Software- und Ressourcen-Manage-ment müssen die Daten aus verschiedenen Anwendungen zusam-mengeführt werden. So wird aus der Personalakte weit mehr – nämlich ein Informationscontainer mit Daten und Dokumenten zu einer Person, meint Herr Dr. Ulrich Kampffmeyer und beleuchtet ab Seite 4 einen ganz neuen Aspekt der Personalarbeit: Die Trans-formation der Digitalen Personalakte hin zu einem Personal-Infor-mationscontainer (PIC).

Wie Personaladministration im Zeitalter des New Work funktio-niert, zeigt Ihnen unser Autor Raschid Bouabba ab Seite 6. Und wie die elektronische Ablage für Mitarbeiterdaten zur Basis vernetzter Personalarbeit werden kann, erläutert in seinem Gastbeitrag Chris-tian Ruhland von der Agenda Informationssysteme GmbH ab Sei-te 12.

Doch wie sieht es aus, wenn die Digitalisierung der Personalar-beit ganz konkret wird? Thomas Eggert, Geschäftsführer der BEGIS

LISA BIEDER,stellvertretende ChefredakteurinHR Performance

Lesen Sie das komplette Special Digitale Personalakte der HR Performance als eMagazine unter http://bit.ly/2Gx0Lhh oder scannen Sie den Code ein.

12 Digitale Personalakte – und jetzt?

14 HR-Digitalisierung konkret

17 KI unterstützt die digitale Dokumentenanalyse

18 Anbieter: Prozess-, Analyse- und Dokumentenmanagement

20 Literaturhinweise

21 Sie haben aber gerade gesagt …!

Lesen Sie das komplette Special Feedback-Management der HR Performance als eMagazine unter http://bit.ly/2BEOx3y oder scannen Sie den Code ein.

4 HR Performance Special 2/2018


Personalakte als dokumentenorientierte Visualisierung von elek-tronischen Informationen.

(1) Vom Dokument zu Daten

Die aktuelle technologische Entwicklung führt zur Auflösung des klassischen Dokumentes. Nicht mehr Scans oder PDFs sind aus-schlaggebend, sondern Daten. Dokumentcharakter wird dadurch erzeugt, dass solche Daten in einem Layout als „Dokument“ visuali-siert oder in einer Anwendung strukturiert in der Nutzeroberfläche angezeigt werden. Je mehr Informationen in Gesundheits-, Schu-lungs- und anderen Bereichen als Daten vorliegen, wird die Zahl traditioneller Dokumente auf Urkunden, Zeugnisse und bestimm-te Bescheinigungen reduziert. Daten gewinnen die Oberhand.

Anwendungen wie HR-Software sind datenorientiert. Sie nutzen Datenbanken für die Verwaltung strukturierter, aber auch schwach strukturierter Informationen. Aus Sicht solcher HR-Produkte sind klassische Dokumente nur Ergänzungen, die zum Beispiel die Rich-tigkeit der Daten belegen, die einen rechtlichen Nachweis in Ge-stalt eines Dokumentes erbringen. Gearbeitet wird mit den Daten.

Daher sind reine HR-Anwendungen in Bezug auf die Zukunft der elektronischen Personalakte auch weiter fortgeschritten, als reine Aktenanwendungen auf Basis eines ECM Enterprise Content Ma-nagement Systems, die in eine HR-Anwendung integriert werden müssen. Je mehr Daten und Dokumente das HR-System selbst verwaltet, desto weniger wird eine zusätzliche ECM-Software be-nötigt. Spezialisierte Aktenanwendungen, die über standardisier-te Schnittstellen zu gängigen HR-Systemen verfügen, haben hier noch am ehesten eine Chance.

(2) Von der Akte zum Informationscontainer

Der Begriff „Akte“ ist doppelt belegt. Zum einen bezeichnet er ei-nen rechtlichen Vorgang, zum anderen eine geordnete Sammlung von Dokumenten zu einem Vorgang, Fall oder Sachbezug. Spricht man beim Dokumentenmanagement von Akten, dann ist immer die strukturierte Zusammenfassung von elektronischen Doku-menten mit ihren dazugehörigen Metadaten gemeint. Dokumen-te werden häufig dann entsprechend einem Aktenplan strukturiert in die Akte abgelegt.

An Personalakten gibt es darüber hinaus noch zahlreiche weitere Anforderungen, die sich aus dem Schutz personenbezogener Da-ten und Vertraulichkeitsanforderungen ergeben. Die Personalakte ist, so wie oben ausgeführt, ein Thema für ECM-Anbieter wie auch

Digitalisierung und die elektronische Akte

Im Rahmen der Digitalisierung wird auch die Personalarbeit von der Akquisition bis zur Pflege der Ehemaligen immer mehr durch elektronische Daten und Dokumente bestimmt. Zwei grundsätz-liche Strategien sind hier im Markt zu beobachten:

◆ HR-Anwendungen, die Dokumente als Aktensicht zusätzlich einbinden und

◆ elektronische Aktenanwendungen, die auf die besonderen An-forderungen des Personalwesens spezialisiert sind.

Bei beiden Ansätzen gewinnt die Verarbeitung strukturierter Da-ten immer mehr an Bedeutung. Dies beginnt beim elektronischen Einreichen von Lebensläufen, Bescheinigungen während der Be-rufstätigkeit bis hin zu Belegen nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Elektronische Daten und Dokumente werden auch durch die weitergehende Anerkennung der rechtlichen Zulässig-keit digitaler Informationen immer wichtiger. Selbst in der öffent-lichen Verwaltung setzt sich die elektronische Akte als die führen-de Akte durch.

Durch den Charakter der Information, personenbezogene Daten, gelten für Digitale Personalakten besondere Anforderungen, die eigenständige Lösungen oder besondere Anpassungen von Stan-dard-Akten-Lösungen erforderlich machen. Besonders die DS-GVO und die zukünftige ePrivacy-Richtlinie führen dazu, dass sowohl in der Technik als auch der Organisation die Digitale Personalakte kein einfaches Thema ist.

In Bezug auf die Digitale Personal„akte“ gilt es, zwei Entwicklun-gen näher zu betrachten: (1) den Wandel zur Nutzung von Daten anstelle von Dokumenten und (2), dadurch bedingt, die Rolle der

Die Digitale Personal„akte“ ist … Ein Blick in Presse und Werbung zeigt: Die Digitale Personalakte ist „in“. Die elektronische Akte ist aktuell eines der Themen, das die öffentliche Verwaltung wie auch viele Unternehmen bewegt. Blickt man jedoch

einige Jahre voraus, sind erhebliche Veränderungen zu erwarten, die bisherige Konzepte der elektronischen Akte, vielleicht auch der Digitalen Personalakte, obsolet machen.



sationsabteilungen in Unternehmen. HR definiert ein Berufsbild. HR ist für Unternehmen und die Beschäftigten in Unternehmen wichtig. Allein jedoch schon die Frage, ob „Resource“ für Menschen noch opportun ist, sollte die HR-Community zum Nachdenken über die Grundprinzipien von Human Resource Management be-wegen. Dazu kommt die Frage: Lassen sich zukünftig „menschliche Resourcen“ noch isoliert „managen“?

Software & Roboter werden zu Kolleg*innen: Künstliche Intelligenz (KI), Nanotechnik, Cyborgs, Big Data Analytics, automatische Klas-sifikation & Co. lassen grüßen. Der Mensch im Arbeitsleben muss immer mehr mit Software und Robotik zusammenarbeiten. Psy-chologisch schwierig wird es immer dann, wenn er sich der Tech-nik unterordnen muss und sich von ihr gesteuert oder kontrol-liert fühlt. Solche Software wird auch den Zugriff auf die Daten im HR-System und in der Personalakte reklamieren, um mit dem Menschen optimal zusammenarbeiten zu können oder ihm seine Arbeit zuzuweisen. Software wird Mitarbeiterauswahlwahlverfah-ren steuern. Software wird sich um die „Pflege“ ausgeschiedener Mitarbeiter kümmern. Software wird alle für das Thema Personal relevanten Bereiche im Unternehmen immer weiter durchdringen.

Wird diese Form der Zusammenarbeit von Mensch, Maschine und Algorithmen bereits durch HRM Human Resource Manage-ment berücksichtigt?

Software wird vom kontrollierten Werkzeug zum beeinflussenden Bestandteil des Menschen selbst. Selbstbewusstsein, Selbstgefühl, Selbstbestätigung und Selbstwertschätzung werden sich in dieser hybriden Zukunft der Arbeitswelt neu finden müssen. Der Arbeit-geber muss dafür Sorge tragen, dass seine Arbeitnehmer in die-sem veränderten Umfeld nicht nur funktionieren, sondern weiter-hin einen wertgeschätzten, human angepassten Platz finden. Kann HRM sich dann wirklich noch isoliert nur um den Menschen im Un-ternehmen kümmern? Oder müssen wir dazu übergehen, von HSR und HSRM Human & Software Resource Management zu spre-chen. Müssen nicht Eigenschaften, Aufgaben und persönliche Wei-terentwicklung, bei Software durch selbstlernende Systeme und Deep Learning, ebenfalls im Zusammenwirken mit den menschli-chen Mitarbeitern „gemanagt“ und verwaltet werden?

Der Schutz personenbezogener Daten bekommt so noch eine weitere Dimension. Und vielleicht ist die Digitale Personalakte oder der Personal-Informationscontainer dann der letzte Hort des Schutzes dieser Daten im Unternehmen.

für Spezialanbieter von Personalsoftware. Dies ergibt sich schon aus der Tatsache, dass Daten für die Personal„akte“ in verschie-densten Anwendungen innerhalb des Unternehmens (ERP, HRM, Zeiterfassung, CRM usw.) wie auch außerhalb (Social Media, Por-tale) liegen.

Ist der PIC anstelle der Akte ein geeignetes Konzept?

Für ein effizientes Personal-(und Software- sic)-Ressourcen-Ma-nagement müssen diese Daten aus verschiedenen Anwendungen zusammengeführt werden. Aus der Personal„akte“ wird so ein In-formationscontainer mit Daten und Dokumenten zu einer Person, aber auch zu Rolle, Stelle, Gruppe oder Organisationseinheit – wo immer ein „Skill“-Profil benötigt wird. Die DS-GVO und andere Ge-setze machen den Schutz dieser Daten unerlässlich. Eine besonde-re Aufgabe dieses neuen „PIC Personal-Informationscontainer“ wird daher der Schutz vor unberechtigter Nutzung, Auswertung und Ver-wertung sein. Dies ist keine leichte Aufgabe, da man in einem PIC durchaus effektiv über Berechtigungen die enthaltenen Daten und Dokumente schützen und verwalten kann, jedoch bleiben die Ur-sprungsquellen der Daten im PIC häufig weiterhin offen. Eine gute Erschließungs- und Analyse-Software à la Big Data kommt auch an diese Quell-Daten heran und kann diese auswerten. Der Schutz zentraler HR-(besser HSR Human-Software-Ressource)-Lösungen und von Personalaktensystemen wird so unterlaufen.

PICs kommt daher noch eine andere Aufgabe zu: Kritische perso-nenbezogene Daten in Anwendungen durch anonymisierte Iden-titäten zu ersetzen und diese mit dem jeweiligen Informationsob-jekt im PIC zu verlinken. Wer eine solche Identität als reale Person hatte, lässt sich nur im PIC ermitteln, in das sich aber nur Berechtig-te einloggen können. Eine übergreifende Auswertung zu einer Per-son und ihren Aktivitäten ist damit weitgehend unterbunden und nur kontrolliert, durch autorisierte Benutzer in der HR- und/oder PIC-Anwendung möglich.

Ein PIC Personal-Informationscontainer bekommt so neben dem Zusammenführen von Daten und Dokumenten nebst Metadaten noch weitere Aufgaben wie z.B. das Identitätsmanagement, Ver-waltung biometrischer Daten, Authentifizierungs- und Authenti-sierungsinformationen und andere. Und es stellt sich die Frage, ob man überhaupt separate „Personalakten-Anwendungen“ braucht, oder einen PIC nur als Sicht auf benötigte, zusammengehörige In-formationen in bestehender HR-, Identity-Management-, Sicher-heits-, Directory-Service- und Personalsoftware betrachtet. Ein PIC ist nicht einfach der Nachfolger der traditionellen digitalen Perso-nalakte sondern ein Objekt in einer anderen Art von Anwendung, die den neuen Anforderungen an das Management personenbezo-gener Daten gerecht wird.

Von den Daten zur Software

Gehen wir noch einen Schritt weiter: von den Daten zur intelligen-ten Software, die diese Daten nutzen wird.

„Human Resources“ kümmert sich um Menschen. HR steht auch als Sammelbegriff für Softwareprodukte, Verfahren und Organi-

Autor:DR. ULRICH KAMPFFMEYER, Geschäftsführer, PROJECT CONSULT Unternehmens-beratung GmbH, Hamburg, www.PROJECT-CONSULT.de



Die Globalisierung führt zu erhöhten Flexibilitäts- und Mobilitäts-anforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die EU hat sich intensiv dem Abbau von Mobilitätshindernissen verschrieben. Dies gilt aktuell für die betriebliche Altersvorsorge, wenn etwa Mit-arbeiter den Arbeitgeber wechseln (EU-Mobilitäts-Richtlinie). Wel-ches sind nun die Herausforderungen für die Personaladministrati-on? Dieser Bereich steht aufgrund der schon sehr weit entwickelten Digitalisierung besonders im Fokus.

Geschäftsprozesse und HR 4.0

Der Arbeitgeber ist zunehmend in der Lage, die Arbeitnehmer in-nerhalb der betrieblichen Sphäre umfassend zu kontrollieren (Vi-deoüberwachung, Dokumentenmanagementsysteme, Biometrie, Wearables etc.). Eine Erweiterung der Überwachung ist im Zuge von Industrie 4.0 zu erwarten, wenn in der Smart Factory durch die Interaktion der Arbeitnehmer mit cyber-physischen Systemen und den zunehmenden Einsatz von Assistenzsystemen („Fabrik- Navi“) zur Steuerung von Geschäftsprozessen automatisch eine immer größere Menge an personenbezogenen Daten anfällt. Gleichzeitig kann das Kommunikationsverhalten von Arbeitnehmern (E-Mail, Internet) erfasst und ausgewertet werden, wenn die Arbeitnehmer für ihre Kommunikation nur die vorhandene betriebliche ITK-Infra-struktur nutzen. Das gilt ebenso für Ortungssysteme (Location Ba-sed Services) etwa beim Fuhrparkmanagement oder dem Tracking von Bestell- und Lieferprozessen etwa bei KEP-Diensten (Kurier-, Express- und Paketdienste).

Globale Trends in HR Business Services

bisher künftig

outsourcing smart-net-sourcing

Digitale Personalakte

Im Zentrum dessen steht die Einführung und weitere Entwicklung digitaler Personalakten. Arbeitsverträge und Zeugnisse, Abmah-nungen und Kündigungen, Personal- und Fragebogen sind dabei genauso im Fokus wie das Anfordern fehlender Unterlagen, die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten bei Auslandseinsätzen oder das Abrechnen von Dienstreisen.

Dienstreisen abrechnen

Die Abrechnung von Dienstreisen treibt viele Verantwortliche zur Verzweiflung. Die Vielfalt an gesetzlichen Regelungen sowie die betrieblichen Ausprägungen in Form von Kostenstellen, Belegar-ten, Pauschalen, Kilometergeld oder Dauer der Dienstreise (Aus-wärtstätigkeit) führen dazu, dass trotz digitaler Prozesse noch eine Unmenge an Belegen in Papierform bewegt wird. Der Bear-beitungsaufwand der Fach- und Führungskräfte, die Dienstreisen abrechnen, für die bei der Erfassung aller für die Reisekostenab-rechnung relevanten Zeiten – für An- und Abreise, Besprechungen, Führungen oder Schulungen – wird noch von den Beauftragten im

Personaladministration im Zeitalter des New Work

HR-DOKUMENTE DIGITAL VERSENDENSICHER UND EINFACH

Möchten Sie Ihre HR-Prozesse digitalisieren?Mit IncaMail versenden Sie vertrauliche Dokumente wie Lohn- und Gehalts abrechnungen per Mausklick direkt aus Ihrer HR-Software mittels E-Mail an die Mitarbeitenden. Der digitale Versand erfolgt verschlüsselt und ist jederzeit nachweisbar.

swisspost.de/[email protected]



Personalmanagement getoppt, die häufig unter sehr hohem Druck agieren, um die Erstattung der Reisekosten zu veranlassen. Nicht zu vergessen sind die Kreditorenbuchhalter – oft nicht im Blick des Personalmanagements, die mit der umsatz- und ertragsteuer-lichen Brille auf die Prozesse schauen. Dienstleister nehmen den Kunden die Arbeit der Reisekostenabrechnung gern ab – von A wie Antragstellung bis Z wie Zahlungsverkehr. Dabei konzentrieren sie sich darauf, die Belege in der vom Kunden bevorzugten Form (Pa-pier oder elektronisches Dokument) anzunehmen. Sodann wer-den die anfallenden Reisekosten auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen und vor dem Hintergrund der betrieblichen Vorga-ben berechnet. Dies geschieht nicht ohne eine intensive Betreuung und Beratung. Gleichwohl lässt sich die Verantwortung für gesetz-liche Nachweispflichten nicht einfach outsourcen.

Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen

Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sind gesetzlich auf unter-schiedliche Weise (arbeits-, handels-, sozialversicherungs- oder steuerrechtlich) geregelt. Es gelten für Arbeitgeber unterschiedli-che Fristen (z.B. vier Jahre bei Lohnunterlagen für Zwecke der So-zialversicherungsprüfung, zehn Jahre für Zwecke der steuerlichen Betriebsprüfung) für die Aufbewahrung.

Unternehmen kommunizieren zunehmend elektronisch. Und so erreichen eben auch Personalunterlagen durch Online-Bewer-bungen den Empfänger im elektronischen Format. Diese digitalen Daten können einfach in die Personalstammdaten übernommen werden. Wer sich dem entzieht und weiterhin auf papierbezoge-ne Bewerbungen besteht, verliert den Anschluss. Die Zunahme von digitalen Dokumenten gehört immer mehr zur Normalität. Zur Si-cherstellung der Unveränderbarkeit muss der Arbeitgeber eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und elektronische Aufbewah-rung vornehmen. Hier wird der Einsatz von ECM/DCM mit elektro-nischer Archivierung der erhaltenen Dokumente notwendig.

Einkauf und Personalmanagement

Bislang ist in den meisten Unternehmen die Fremdvergabe von Aufträgen strikt getrennt von der Beschäftigung von Arbeitneh-mern. Die Fremdvergabe wird vom Einkauf abgewickelt und im Rechnungswesen von der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet. Die Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Arbeit-nehmern werden vom Personalmanagement erledigt. Hieraus erwachsen Schnittstellenprobleme, und diese Trennung ist aus heutiger Sicht nicht mehr zeitgemäß. Strategisch agierende Per-sonalvorstände fordern daher deren Aufhebung. Damit sind die Grundsatzabteilungen (policy) und die mit der Mitbestimmung (industrial relations) befassten Manager und Mitarbeiter im Perso-nalmanagement gleichermaßen einzubinden. Im Übrigen berührt die Fremdvergabe von Aufträgen den Datenschutz sowie die kun-denschutzbezogenen Regelungen.

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in Deutschland ein Sozialversicherungsschutz besteht. Die Bin-dungswirkung solcher A1-Bescheinigungen wurde soeben vom Eu-ropäischen Gerichtshof (EuGH, Urteil vom 6.2.2018 – C-359/16, zur (hohen) Bindungswirkung ausgestellter Sozialversicherungsbe-scheinigungen bei EU-Mitgliedsstaaten) bestätigt. Der Arbeitneh-mer muss sich dann nicht bei der Sozialversicherung des auslän-dischen Staates anmelden. Das gilt analog auch für Crowdworker, wenngleich diese die A1-Bescheinigung selber beantragen müs-sen. Bisher wurden A1-Bescheinigungen von den Arbeitgebern in Papierform angefordert und ebenso von den zuständigen Stellen (Krankenkassen, Rentenversicherung oder berufsständischen Ver-sorgungseinrichtungen) versandt. Ab dem 1. Januar 2018 wird das Verfahren in drei Schritten digitalisiert und ist ab dem 1. Januar 2019 für alle am Verfahren Beteiligten obligatorisch.

Globale Personaladministration

Die Personaladministration muss den mühevollen Weg, von pa-pierbezogenen Prozessen hin zu digitalen Vorgaben, beschreiten. Auf diesem Weg darf die Stärkung des Beschäftigten-Datenschut-zes (EU-Datenschutz-Grundverordnung) nicht außer Acht gelassen werden. Diese wird vielmehr durch europaweit geltende Grundsät-ze zu einer großen Herausforderung werden, denn ein Verstoß ist künftig mit sehr hohen Bußgeldern behaftet. Arbeitgeber werden künftig in der Lage sein müssen, bei personellen Veränderungen, die personenbezogenen Daten auf Wunsch der Arbeitnehmer au-tomatisch vom ehemaligen Arbeitgeber auf den neuen Arbeitge-ber mit einem Mausklick zu portieren. Eine solche Forderung wür-de heute für einiges Kopfzerbrechen sorgen.

Beschäftigtendatenschutz gewährleisten

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen wird mit Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) im Mai 2018 an Bedeutung gewinnen, denn es drohen künftig bei Regelver-stößen besonders hohe Bußgeldzahlungen von bis zu vier Prozent des konsolidierten Weltumsatzes. Wenn auch die gesetzlichen Re-gelungen für den Beschäftigtendatenschutz immer stringenter werden, so geben die Menschen derzeit ihre persönlichen Daten freiwillig an Online-Betreiber (Apple, Google etc.) weiter. Das gilt zunehmend auch für so sensible Daten, wie solche zu Finanzen und Gesundheit. Wie können Unternehmen sich gegen mögliche Risiken absichern? Und wie werden Unternehmen künftig agieren? Das sind derzeit offene Fragen, die künftig sehr stark in den Vor-dergrund dringen werden. Dies geschieht in dem Maße, wie die Bereitschaft abnehmen wird, persönliche Daten einfach weiterzu-geben.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Immer mehr Arbeitgeber nutzen bereits die Möglichkeit einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Das Verfah-ren wird als stabil bewertet. Es wird zumeist von kleineren und mittleren Betrieben in Anspruch genommen. Für große Arbeitge-ber scheint sie derzeit noch zu aufwendig, da zu große Datenmen-gen versendet werden müssen. Hinzu kommt, dass eine Prüfung zumindest teilweise noch vor Ort erfolgen muss. Einige Software-hersteller unterbreiten ihren Kunden nach wie vor kein entspre-chendes Angebot, da die Programmierung als sehr kostenintensiv angesehen wird. Dennoch scheint die Zahl der Nachfragen zu stei-gen, und zwar meist dann, wenn eine Prüfung unmittelbar bevor-steht.

Entsendungen digital steuern

Entsenden Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer vorübergehend ins Aus-land, gilt die A1-Bescheinigung im EU-Ausland und anderen Ab-kommensstaaten als Nachweis darüber, dass für den Arbeitnehmer

Autor:MBA DIPL.-ING.RASCHID BOUABBA,Geschäftsführer der MCGBGmbH Unternehmensberatung,www.mcgb.de



Konzept

JobUFO ermöglicht es Bewerber*innen, Videos als Teil ihrer Bewerbungsunter-lagen über eine kostenlose App zu nut-zen und so einen ersten echten Eindruck bei Unternehmen zu hinterlassen. Vie-le heutige Bewerbungen sind bei Berufs-einsteiger*innen im Bereich Ausbildung, duales Studium und Praktika schwer zu unterscheiden, weil Vorlagen von Google genutzt werden.

Die Medienkompetenzen junger Men-schen liegen heute nicht mehr nur beim Text, sondern auch im Bereich audiovisu-eller Medien. Dies können sich Unterneh-men mithilfe von JobUFO zunutze machen. Die Videobewerbungen als Ersatz des Mo-tivationsschreibens und die reibungslo-se Integration in bestehende HR-Software machen es möglich, die eigenen Bewer-bungskanäle zu erweitern. Neben den Vi-deos stellt JobUFO auch Lebensläufe und Zeugnisse als Bestandteile der Bewer-bung zur Verfügung. Unternehmen erhal-ten so eine smartphone-basierte Bewer-bung, die mehr Informationen enthält, als herkömmliche schriftliche Bewerbungen. Das erleichtert das Bewerbungsverfahren für Bewerber*innen auf der einen und das Auswahlverfahren für Unternehmen auf der anderen Seite.

Projekt

JobUFO stellt Bewerber*innen eine kos-tenlose Bewerbungs-App zur Verfügung, die auf allen gängigen Android- und Apple-Smartphone funktioniert. Die Tech-nologie des Unternehmens, welche im Mi-crosoft Accelerator entwickelt wurde, sorgt für die optimale Verarbeitung der Bewer-bungsvideos. Unternehmen erhalten dabei „digitale Lebensläufe“, welche Lebenslauf, Zeugnisse und Bewerbungsvideo enthal-

ten und welche über den Browser oder über eine Schnittstelle zur bestehenden HR-Software direkt genutzt werden.

Alleinstellungsmerkmale

◆ JobUFO orientiert sich an den medialen Kompetenzen junger Bewerber*innen zwischen 14 bis 28 Jahren und nutzt die-sen Mehrwert für Bewerbungsverfah-ren.

◆ Videobewerbungen werden direkt in Ihren Prozessen genutzt, weil diese über Schnittstellenanbindungen in Ihre bestehenden HR-Systeme eingespielt werden.

◆ Modernste Technologie: Die Techno-logie wurde im Microsoft Accelerator entwickelt und Erfahrungen des Welt-konzerns aus Skype und weltweiter Software sind in die Entwicklung einge-flossen.

◆ Höchster Datenschutz: Das Daten-schutzkonzept wurde gemeinsam mit

der Deutschen Bahn und anderen Kon-zernen entwickelt und JobUFO ist heute schon voll DS-GVO-konform.

Gründer

JobUFO wurde 2016 von Thomas Paucker und Benjamin Maischak in Berlin gegrün-det und hat mittlerweile zwölf Mitarbeiter. Über 50 Kunden wie die Deutsche Bahn, REWE, EDEKA, EVONIK vertrauen auf Vi-deobewerbungen, um junge Bewerber*in-nen für sich zu begeistern.

Das Unternehmen ist neben Deutschland auch in Teilen von Europa, Asien und Nord-amerika mit der Technologie aktiv. Mehr als 25.000 Videobewerbungen wurden in 2018 bereits allein an deutsche Unterneh-men übermittelt. Dabei hilft JobUFO, die Qualität von Bewerbungen deutlich zu er-höhen, und die eigene digitale Arbeitge-bermarke zu stärken.

HR-Start-up: JobUFODie Generation Z wird die neuen Medien zunehmend auch für

die Bewerbung nutzen und sich beispielsweise direkt vom Smartphone aus bei Unternehmen bewerben wollen. Das Start-up JobUFO ist auf die mediale

Kompetenz junger Menschen eingegangen und hat eine spezielle App zur Videobewerbung entwickelt. Mit dieser kostenfreien Anwendung

erhalten Personaler einen ersten echten Eindruck der Bewerber*innen.

V.l.n.r.: Jan K., Martin Z., Elena F., Thomas P., Benjamin M., Adrian B., Lars W., Anne H.



forcont business technology gmbhHerr Stefan PlockNonnenstraße 3904229 LeipzigTel.: 0341/48503-0Fax: 0341/48503-99E-Mail: [email protected]

1. Name des Software-Produkts/des Services

2. Hersteller des Software-Produkts/Anbieter des Services

3. Betriebssystem

4. Anzahl Installationen

5. Ist die DPA-Lösung als integriertes System verfügbar?

6. Ist die DPA-/DMS-Lösung auch als separate Systemkomponente verfügbar?

7. Mit welchem HR-Standardsoftwaresystem ist die Digitale Personalakte verfügbar?

8. Idividuellen Customizing oder Standardlösung?

9. Ist die DPA-Lösung auch aus der Cloud verfügbar?

10. Welche Sprachen bilden Sie in der Digitalen Personalakte ab?

11. Aktenübergreifende Suche möglich?

12. Deckt die DPA-Lösung den privatwirtschaftlichen Bereich ab?

13. Deckt die DPA-Lösung den öffentlich-rechtlichen Bereich ab?

14. Wird die DPA-Lösung auf einer zentralen Datenbank gespeichert?

15. Werden Referenzkunden angeboten?

16. Durch wen werden Support und Hotline sichergestellt?

– Softwareanbieter

– DMS-Hersteller/DMS-Dienstleister

17. Funktion für sensible Dokumente

Anforderungen an die Digitale Personalakte

18. Ist die flexible Gestaltung der Akten (Registerstruktur) gegeben?

19. Ist die Abbildung komplexer Berechtigungsstrukturen möglich?

20. Ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) des Datenschutzes und der IT-Sicherheit sichergestellt?

21. Ist eine bedienerfreundliche Benutzeroberfläche durch Look + Feel der Papierakte inkl. Blätterfunktion gegeben?

22. Ist die Wiedervorlage für Dokumente systemseitig gegeben?

23. Ist das Löschen von Dokumenten nach dem Vier-Augen-Prinzip initialisiert und möglich?

24. Sind Dokumentenimport und Scannen systemseitig integriert?

25. Erfolgt die direkte Archivierung von E-Mails und MS-Office-Dokumenten sofort in die Mitarbeiterakten?

26. Ist die Standortunabhängigkeit durch webbasierte Systemlösung gegeben?

27. Ist die Systemunabhängigkeit der DPA-Lösung gegeben?

– ERP

– Datenbank

– Betriebssystem

– Archivsystem

28. Wie hoch ist die jährliche Wartungsgebühr?

29. Deckt die Wartungsgebühr gesetzliche Änderungen ab?

30. EU-Datenschutz-Grundverordnung

Digitale Personal -aktenführung (DPA)

forpeople I Der Personalmanager

forcont business technology gmbh

Anwendung läuft im Webbrowser

auf Anfrage

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SAP HCM, PAISY, LOGA und andere

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Standard: Deutsch und Englisch (weitere auf Anfrage)

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aconso AGFrau Claudia KlimasTheresienhöhe 2880339 MünchenTel.: 089/516186-0Fax: 089/516186-29E-Mail: [email protected]

Bremer Rechenzentrum GmbHHerr Armin RautenhausUniversitätsallee 528359 BremenTel.: 04 21/2 01 52-13Fax: 04 21/2 01 52-22E-Mail: [email protected]

BRZ-ARCHIV

Bremer Rechenzentrum

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aconso Digitale Personalakte

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SAP HCM, SuccessFactors, Paisy,Loga, Peoplesoft u.a.


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Deutsch, Englisch, Französisch,Spanisch, Italienisch, weitere auf

Anfrage

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Anbieter Digitale Personalakte DPA.qxp 27.03.18 13:52 Seite 10



forcont business technology gmbhHerr Stefan PlockNonnenstraße 3904229 LeipzigTel.: 0341/48503-0Fax: 0341/48503-99E-Mail: [email protected]

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7. Mit welchem HR-Standardsoftwaresystem ist die Digitale Personalakte verfügbar?

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9. Ist die DPA-Lösung auch aus der Cloud verfügbar?

10. Welche Sprachen bilden Sie in der Digitalen Personalakte ab?

11. Aktenübergreifende Suche möglich?

12. Deckt die DPA-Lösung den privatwirtschaftlichen Bereich ab?

13. Deckt die DPA-Lösung den öffentlich-rechtlichen Bereich ab?

14. Wird die DPA-Lösung auf einer zentralen Datenbank gespeichert?

15. Werden Referenzkunden angeboten?

16. Durch wen werden Support und Hotline sichergestellt?

– Softwareanbieter

– DMS-Hersteller/DMS-Dienstleister

17. Funktion für sensible Dokumente

Anforderungen an die Digitale Personalakte

18. Ist die flexible Gestaltung der Akten (Registerstruktur) gegeben?

19. Ist die Abbildung komplexer Berechtigungsstrukturen möglich?

20. Ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) des Datenschutzes und der IT-Sicherheit sichergestellt?

21. Ist eine bedienerfreundliche Benutzeroberfläche durch Look + Feel der Papierakte inkl. Blätterfunktion gegeben?

22. Ist die Wiedervorlage für Dokumente systemseitig gegeben?

23. Ist das Löschen von Dokumenten nach dem Vier-Augen-Prinzip initialisiert und möglich?

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25. Erfolgt die direkte Archivierung von E-Mails und MS-Office-Dokumenten sofort in die Mitarbeiterakten?

26. Ist die Standortunabhängigkeit durch webbasierte Systemlösung gegeben?

27. Ist die Systemunabhängigkeit der DPA-Lösung gegeben?

– ERP

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28. Wie hoch ist die jährliche Wartungsgebühr?

29. Deckt die Wartungsgebühr gesetzliche Änderungen ab?

30. EU-Datenschutz-Grundverordnung

Digitale Personal -aktenführung (DPA)

forpeople I Der Personalmanager

forcont business technology gmbh

Anwendung läuft im Webbrowser

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Bremer Rechenzentrum GmbHHerr Armin RautenhausUniversitätsallee 528359 BremenTel.: 04 21/2 01 52-13Fax: 04 21/2 01 52-22E-Mail: [email protected]

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Die Herbsttagung der Gesellschaft für In-formatik (GI-Tagung) organisiert durch Prof. Dr. Wilhelm Mülder von der Hoch-schule Niederrhein fand bei der p-manent consulting GmbH vom 16. bis 17. November in Düsseldorf statt. Eine kurze Zusammen-fassung der beiden Tage durch den Ge-schäftsführer Dirk Linn mit nützlichen Hin-weisen finden Sie im Kasten unten. Ebenso ein Kurzinterview (Link) mit Prof. Mülder und Dirk Linn zum Thema GI-Tagung. In ei-nem weiteren Interview (Link) äußert sich Christian Grimm von der Lumesse GmbH zum Thema Mitarbeiterzentrierung.

Regelmäßig treffen sich HR-Fachleute aus Unternehmen und öffentlichen Ver-waltungen, IT-Experten und Software-spezialisten aus den Bereichen Entgelt-abrechnung, Zeitwirtschaft, E-Recruiting, Talentmanagement und HR-Analytics zu einem aktuellen Erfahrungsaustausch. Die Tagungen finden immer bei einem der be-teiligten Unternehmen statt.

Aktuelle Trends und praktische Erfah-rungsberichte zu HR & IT werden das nächste Mal auf der GI-Frühjahrstagung 2018 in München vorgestellt, diesmal bei der Aconso AG. Themen sind u.a.:

◆ Erfahrungen bei der Einführung der elektronischen Personalakte

◆ Digitalisierung von HR-Verwaltungs-prozessen: Zeugniserstellung in 15 Se-kunden?

◆ People Analytics ◆ Was bringt künstliche Intelligenz bei

HR-Prozessen? ◆ Personalführung: Das flüchtige „Phäno-

men Vertrauen“ ◆ Welche Rolle spielt HR beim Megatrend

„Digitalisierung“?

Die Tagung findet am 7. und 8. Juni 2018 in München statt. Interessenten und neue Mitglieder, die sich aktiv an den Zukunfts-themen der digitalen Personalwirtschaft beteiligen möchten, sind herzlich willkom-men. Fragen und Anmeldungen senden Sie bitte direkt an den Sprecher der Fachgrup-pe, Prof. Dr. Wilhelm Mülder (E-Mail: [email protected])

HR im Dialog mit Wissenschaft und Praxis

GI-Tagung

Interessante Links

Zusammenfassung GI-Herbsttagung 2017https://bit.ly/2qanyFG

Kurzinterview mit Prof. Dr. Wilhelm Mül-der und Dirk Linn zum Thema GI-Tagunghttps://bit.ly/2EkP0Wj

Interview Christian Grimm, Sales Director DACH der Lumesse GmbH, zum Thema Mitarbeiterzentrierunghttps://bit.ly/2JmU6F6



Die Digitale Personalakte ist in vielen Unternehmen keine Neu-heit mehr. Personaler schätzen es, dass sie Mitarbeiterinfos mit wenigen Mausklicks auf dem Bildschirm haben und Fragen in Se-kundenschnelle beantworten können. Jetzt stellen Personalabtei-lungen fest: Die Anwendung kann mehr als reine Dokumentenver-waltung. In einem verzahnten HR-System wird der Datenspeicher zum Kern vernetzter Prozesse. Was das bringt? Weniger Aufwand für Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit für Personalarbeit.

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen fechten Personal-sachbearbeiter tagtäglich einen Papierkrieg aus. Allein Krank-meldungen können einen HR-Mitarbeiter für mehrere Stunden auf Trab halten. Abwesenheitsnotizen erstellen, Bescheinigungen über Arbeitsunfähigkeit einfordern und ablegen, Fehltage in der Zeitwirtschaft sowie der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermerken, schon ist der Vormittag vorbei.

Dann noch die Anfrage eines Mitarbeiters im Außendienst: Er fin-det seine Lohnsteuer-Bescheinigung nicht und benötigt dringend eine Kopie. Ob die wohl schnellstmöglich per Post zugestellt wer-den könne, da er erst nächste Woche wieder im Haus sein wird? Und die Abteilungsleiterin Webentwicklung hat die monatliche Auswer-tung über Fehltage und Planstellen nicht erhalten, – ob die heute noch nachgereicht werden könne? So vergeht schon mal ein ganzer Arbeitstag, an dem vermerkt, verwaltet und verzeichnet wird.

Für neue Ideen zur Mitarbeitergewinnung und zum Fortbildungs-management bleibt da keine Zeit, – selbst wenn die Geschäftsfüh-rung gerne hätte, dass sich das Personalwesen vor allem darum kümmert.

Dabei kann Personalverwaltung viel einfacher sein. Und zeitspa-render. Zum Beispiel, wenn Mitarbeiter ihre Krankmeldung selbst ins Personalmanagement-System eintragen. Wenn sie die Beschei-nigung zur Arbeitsunfähigkeit per Smartphone einreichen. Und die Personalabteilung Dokumente und Auswertungen elektronisch versendet. Alles abwegig? Keineswegs!

Der erste Schritt ist schon getan

Viele Unternehmen haben die Digitale Personalakte bereits ein-geführt oder sie stehen kurz davor. Die Hauptgründe für die elektronische Speicherung von Mitarbeiter-Unterlagen sind die zentrale Verfügbarkeit der Daten und eine übersichtlichere Infor-mationsstruktur (siehe: Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG (Hrsg.): „Studie zur Personalarbeit in kleinen und mittleren Un-ternehmen“, 2017, S. 21). Eingebettet in ein integriertes HR-System kann die Digitale Personalakte jedoch wesentlich mehr als eine rei-ne Dokumentenablage.

Der virtuelle Aktenschrank ist zentraler Bestandteil vernetzter Per-sonalarbeit – und der erste Schritt hin zu zeitsparender Verwal-tung. In Verbindung mit einem Mitarbeiter-Portal und einer App fürs Smartphone wird der Papierkrieg friedlich beigelegt. Die Fol-ge: HR ist nicht mehr ausschließlich mit Personaladministration beschäftigt und widmet sich stärker den zwischenmenschlichen Aspekten des Geschäftslebens. Zudem sorgt die umfassende Ver-fügbarkeit der Mitarbeiterdaten dafür, dass Führungskräfte schnel-lere und bessere Entscheidungen treffen. Das wirkt sich positiv auf die betriebliche Wirtschaftlichkeit aus.

Dokumente digital verteilen

Die angelsächsische Bezeichnung für Mitarbeiter-Portal lautet „ESS/MSS“ – „Employee Self Service“ und „Management Self Ser-vice“. Das umschreibt in wenigen Worten die große Stärke dieser cloudbasierten Anwendungen. Es handelt sich um Selbstbedie-nungs-Lösungen, sprich: Mitarbeiter und Führungskräfte müssen nicht ständig über die Schnittstelle HR gehen, um Personalprozes-se abzuwickeln.

So ändern Angestellte bei einem Umzug die im System hinterleg-ten Kontaktdaten selbst. Auch der Urlaubsantrag kann über das Portal eingereicht und vom Vorgesetzten elektronisch genehmigt werden. Bei verzahnten Lösungen wird der Urlaub in der Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisch vermerkt, – das heißt, Personal-sachbearbeiter müssen die Fehlzeiten nicht mehr manuell in ver-schiedene Anwendungen eintragen.

Zudem ermöglicht die Personalabteilung über das Portal schnellen und komfortablen Zugriff auf Dokumente aus der digitalen Perso-

Digitale Personalakte – und jetzt?Die elektronische Ablage für Mitarbeiterdaten als Basis vernetzter Personalarbeit

Urlaubsantrag verwalten – Beantragung des Urlaubs durch den Mitarbeiter im Personal-Portal



nalakte. Fordert beispielsweise eine Führungskraft für ein Gehalts-gespräch den Lebenslauf und die Fortbildungshistorie des Mitar-beiters an, stellt die Personalabteilung die Unterlagen elektronisch bereit. Dabei wird eine Kopie der Dokumente in der Cloud hinter-legt, auf die der Manager mit PC, Tablet oder Smartphone zugreift.

Dadurch vereinfachen Unternehmen einerseits die herkömmli-chen papiergebundenen Prozesse spürbar. Ein weiterer Bonus: Da-tenschutzanforderungen erfüllen sie so ebenfalls auf komfortable Weise, – dafür sorgt die elektronische Verschlüsselung bei der Ab-lage und der Übermittlung der Unterlagen. Die Personalabteilung versendet den Lebenslauf nicht mehr per E-Mail, und die Führungs-kraft druckt das Dokument nicht mehr aus – wodurch mögliche Si-cherheitslücken geschlossen werden.

Über Mitarbeiter-Portale können Arbeitgeber außerdem auf einfa-che Weise der Pflicht nachkommen, ihren Angestellten Einsicht in ihre Personalakte zu gewähren. Auch in diesem Fall wird eine di-gitale Kopie in der Cloud bereitgestellt. Nach Ablauf der vorab ge-setzten Frist für die Einsichtnahme wird der virtuelle Klon der Akte automatisch gelöscht. Mitarbeiter müssen nicht mehr persönlich in der Personalabteilung vorsprechen, sondern können die Unter-lagen vom PC aus prüfen.

Bescheinigungen smart versenden

In Branchen, wie Produktion, Logistik und Handel, gibt es zusätz-liche Hürden für die Digitalisierung von Personalprozessen: Die Mitarbeiter verbringen wenig Zeit am PC, und der permanente Zu-griff auf digitale Dateien ist nicht selbstverständlich. So kann schon das Scannen einer Bescheinigung schwierig sein, wenn Angestellte durchgehend in einer Werkshalle oder auf einer Baustelle beschäf-tigt sind.

In solchen Fällen schaffen Unternehmen die digitale Verbindung zum Mitarbeiter per App. Bei Arbeitsunfähigkeit fotografiert und versendet der Angestellte die Bescheinigung mit dem Smart-phone. Dadurch kann er schnell und einfach die Krankmeldung beim Arbeitgeber einreichen. Versäumt er die gesetzlich vorge-schriebene Frist, kann die Personalabteilung zudem Push-Nach-richten zur Erinnerung über die App versenden.

Das bedeutet eine echte Arbeitserleichterung für Unternehmen mit zentralisierter Personalabrechnung, in denen die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten. Auch wenn ein externer Dienstleister für die Personalabrechnung genutzt wird, ist eine Portallösung in Verbindung mit einer App extrem praktisch.

Das Gleiche gilt für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen. Bei Un-ternehmen mit verschiedenen Standorten kann ein papiergebun-dener Prozess sehr kompliziert sein und die Mitarbeiter frustrie-ren. Das zeigt das Beispiel einer Großbäckerei, wo Ausfahrer die Urlaubsanträge in den verschiedenen Filialen einsammelten und in die Zentrale brachten. Dort wurden sie bearbeitet, unterzeichnet und mit einer der nächsten Brotlieferungen zurückgeschickt. Das kostete nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, da die Angestellten nicht wussten, wann ihr Urlaub genehmigt würde. Abhilfe schaffte

in diesem Fall die Beantragung und Genehmigung per Smartphone und App.

Per Mausklick informieren

Mit der digitalen Personalakte als Basis für vernetzte Personal-arbeit kann die Personalabteilung außerdem wichtige Informa-tionen an vordefinierte Nutzerkreise versenden. Die Benach-richtigungen werden über das Mitarbeiter-Portal zugestellt. Das betreffende Schreiben kann zusätzlich in der Personalakte archi-viert werden, um zu dokumentieren, dass das Unternehmen seiner Informationspflicht nachgekommen ist. Das ist beispielsweise bei der Ankündigung einer Betriebsversammlung oder einer Informa-tionsveranstaltung zur betrieblichen Altersvorsorge relevant.

Digitaler Wandel braucht HR – und umgekehrt

Ein vernetztes Personalwesen auf Basis der digitalen Personalakte erleichtert die Personalarbeit in kleinen und mittleren Unterneh-men. Dafür sorgen integrierte Anwendungen, wie Portal-Lösungen und Apps, die den ungehinderten Informationsfluss zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitern garantieren. Auf diese Weise hat das Personalwesen die Hände frei, um den Wandel von Arbeit in der digitalen Transformation zu begleiten.

Autor: CHRISTIAN RUHLAND, Abteilungsleiter Produkt management bei der Agenda Informations systeme GmbH & Co. KG in Rosenheim

Auftragsabwicklung – Führungskräfte-Ansicht mit offenen Aufgaben und anstehenden Terminen im Personal-Portal



Das Projekt

Beim Projektstart wurde daher der Fokus nicht nur auf Personal-themen gelegt. Vielmehr hat die BEGIS zunächst versucht, das Un-ternehmen und seine Strukturen zu verstehen, kennenzulernen und zu sehen, wie es funktioniert. Dabei wurden fünf Felder nä-her betrachtet – die Geschäftsführung mit ihrer Strategie und Ent-scheidungsfindung, die Märkte mit ihren Mitarbeitern, Führungs-kräften und Systemen, die IT mit Systemen und Datenflüssen, die Personalabteilung mit Aufgaben, Arbeitsweisen und Kompetenzen und der externe Dienstleister, der als Steuerberater vor allem die Gehaltsabrechnung durchgeführt hat. Ergebnis war nicht nur ein Bild der aktuellen Gemütslage, sondern eine konkrete Aufgaben- und Zeitverteilung für mehr als 900 Mitarbeiter, die uns ein sehr präzises Bild darüber gegeben hat, womit sich die Mitarbeiter das ganze Jahr beschäftigen und wie viel Zeit sie dafür benötigen. In mehr als 200 Einzel- und 40 Hauptaufgaben wurden damit nicht nur der Status quo als Absprungmarke für die Bemessung der Aus-wirkungen von künftigen Veränderungen geschaffen. Es konnten vielmehr wichtige Handlungsfelder identifiziert und erste Opti-mierungspotenziale abgeschätzt werden.

Nach dem Paretoprinzip haben 20 Prozent der Aufgaben mehr als 80 Prozent der Kapazität gebunden. Auf diese Themenfelder konn-ten wir uns nunmehr konzentrieren.

Auch Vergleiche zwischen den Märkten gaben natürlich wertvolle Hinweise zu versteckten Potenzialen oder auch generellen Proble-men.

Digitalisierung kontra Personalarbeit zu Fuß

Faszinierend für uns war in der Analyse der hohe Grad an profes-sioneller, strukturierter und digital unterstützter Arbeit im klassi-schen Kerngeschäft von Hieber. Von der Erkennung und Verarbei-tung von beleghaften Lieferscheinen und Eingangsrechnungen bis hin zu einer automatisierten und vorausschauenden Disposition von Waren ist Hieber’s Frische Center sicherlich in der digitalen Welt Vorreiter. Umso erstaunlicher war es, in der Personalarbeit doch wieder typische Ausprägungen eines organisch gewachse-nen Unternehmens, wie sie häufig bei derartigen Projekten fest-zustellen sind, auch hier zu sehen. Von der heterogenen System-landschaft, die mit dem Wachstum nicht mithalten konnte, und in vielen Teilen je nach Bedarf zweckentfremdet wurde, bis hin zu Vielfacherfassung von Informationen, 1.000 Prüflisten und Papier-verschiebung ohne Ende, war alles Klassische, was das Organisato-renherz höherschlagen lässt, auch bei Hieber vertreten.

So erfordert zum Beispiel ein Eintritt (ohne Bewerbungsphase) 14 Mal die Erfassung des Namens – sicher keine Seltenheit auch in anderen Unternehmen! Die Personalarbeit war stark papierge-prägt, Unterlagen gingen im Markt ein, beim Steuerberater, bei der Personalabteilung, Dokumente wurden von A über B nach C transferiert, und die Ablage erfolgte mehrfach, – in der Zentrale, im Markt, beim Steuerberater.

Handlungsfelder Fokus Personal

Zur Verbesserung dieser Situation wurden gemeinsam konkrete Handlungsfelder definiert, an denen weitergearbeitet werden soll-te. Einige davon sollen hier dargestellt werden.

HR-Digitalisierung konkret Mit Workflows zu mehr Zeit für den Kunden

„Wir müssen einfacher werden und mehr Zeit direkt am Kunden verbringen.“ – Mit diesen Worten eröffnete Dieter Hieber kürzlich eine Tagung, in der sich unterschiedliche EDEKA-Märkte über ihre Erfahrungen austauschten.

Für Hieber’s Frische Center bedeutet dies nicht nur, gemäß der Firmenphilosophie der kundenorientierte und mitarbeiterorientierte Lebensmittelmarkt auf dem Papier zu sein, sondern diese Philosophie auch zu leben und die

ca. 1.100 Mitarbeiter in zwölf Märkten mit optimalen Verfahren zu unterstützen. Und Hieber hat hier mit der Unterstüt-zung durch Beratung und Systeme der BEGIS bereits einen vorbildlichen Status erreicht.



Als Basis für künftige Systeme und Prozesse musste eine zentrale Datenhaltung geschaffen werden. Statt DATEV führte BEGIS ein modernes Personalverwaltungs- und -abrechnungssystem in einer „privaten Cloud“ individuell für Hieber ein. Nach Umsetzung die-ses ersten Schritts arbeiten sowohl Steuerberater, Personalbüro und alle Märkte mit einem gemeinsamen System. Damit war die Plattform geschaffen, auf der die künftigen digitalen Workflows aufbauen konnten. Natürlich mussten dabei, wie in jedem Verän-derungsprozess, einige Hürden übersprungen werden. Dass dabei Mitarbeiter alte Prozessn nicht loslassen konnten, Dinge schon im-mer so gemacht wurden oder auch eine gewisse Abwehrhaltung vorhanden war, konnten vor allem das Commitment der gesamten Führungsmannschaft und viele individuelle Gespräche zum Groß-teil aus dem Weg räumen.

Die zentrale Datenhaltung war und ist die Grundlage für eine sau-bere Datenbasis und nun konnte darauf sinnvoll aufgebaut wer-den.

Handlungsfeld Belegfluss

Erinnern wir uns noch mal an die wesentlichen Problemfelder: die Voruntersuchung mit vielen Excel-Dateien, mehr als 16 Prüfdatei-en, manueller Vielfacherfassung bei einem Eintritt und viel be-wegtem Papier. Der erste Fokus lag nun darauf, sämtliche Belege bereits am Entstehungsort in den digitalen Prozess zu geben. Also Schluss mit dem ewigen Versand von Papier von A über B nach C. Doch wie kann dies erreicht werden? Denn nicht jeder Beteiligte hat die Möglichkeit, Dokumente papierlos entstehen zu lassen und zu befördern. Wie kommen Belege heute zu Hieber? – In der Regel in Papierform oder per E-Mail. Um diese jetzt in eine einheitliche Verarbeitung geben zu können, ist es erforderlich, die ankommen-den Belege in ein digitales Format zu bringen und sie entsprechend zu klassifizieren bzw. zu attribuieren. Da Belege aber von den un-terschiedlichsten Absendern kommen können, und deren digita-le Erfassung nicht jedem zugemutet werden kann, wurde hier eine bewährte Lösung der BEGIS eingesetzt.

Zentrale Stellen, wie der Steuerberater, die Personalabteilung oder die Märkte, bekamen einen Scanner mit einem direkten Zugang zur Arbeitsvorbereitung bei BEGIS. Somit muss jeder der Beteilig-te einen Beleg einfach nur noch auf den Scanner legen, eine Taste drücken, und der Beleg landet sofort und ohne Umwege fertig di-gitalisiert in der Arbeitsvorbereitung bei BEGIS in Berlin. Für den Postversand von Belegen erhält Hieber ein zentrales Postfach in Berlin, an das alle Beteiligte auch jederzeit Papierbelege senden können. Diese werden täglich frühmorgens von der BEGIS abge-holt, gescannt und landen somit im gleichen Eingang wie die Bele-ge, die vom Steuerberater oder von Hieber gescannt wurden. Und

auch Belege, die per E-Mail kommen, landen in einem zentralen Postfach beim Dienstleister BEGIS. Dies ist nun das zentrale „Sam-melbecken“ für alle Belege, die im Rahmen der Personalarbeit bei Hieber ankommen und verarbeitet werden müssen.

Diese gesammelten Dokumente werden nun innerhalb weniger Stunden nach Eingang attribuiert, durchlaufen eine Qualitätssi-cherung und werden dem jeweiligen Prozess und somit dem zu-ständigen Bearbeiter zur Verfügung gestellt.

Idee und Wirklichkeit?

Soviel zur Theorie, – doch wie sieht das in der Wirklichkeit aus? Je-der Beteiligte hat sofort „Hurra“ gerufen, auch die Menschen, die es seit Jahrzehnten gewohnt waren, Papier zu bewegen und etwas „in der Hand zu haben“. Und diese Menschen sitzen jetzt nur noch am Bildschirm? Klar – überhaupt kein Problem, wenn nicht …

… ich habe die Belege gescannt und vorsichtshalber noch einmal an die Zentrale verschickt,

… ich habe noch mal gescannt, ist ja leicht schief eingezogen wor-den,

… es sind nur Leerseiten angekommen,… die Bewerbung scanne ich lieber nicht, vielleicht brauche ich sie

später noch,… ich scanne lieber an mich und sende es dann an das Personalbü-

ro, dann habe ich es zur Sicherheit noch,… lieber nicht vernichten, ich könnte es vielleicht noch brauchen,… ich habe dafür noch einen Ordner, da sammle ich noch die Be-

lege,… sehr schlecht lesbare Bescheinigungen.

Natürlich muss man im Rahmen des Projekts auf diese Hürden eingehen, denn was für Berater und Führungskräfte oftmals selbst-verständlich ist, macht vielen Mitarbeitern erst einmal Sorgen und Ängste. Diese Sorgen wurden immer wieder mit den Betroffenen besprochen, diskutiert, Lösungswege aufgezeichnet, um die Ak-zeptanz des Systems zu erhöhen und zu erreichen, dass jeder ger-ne damit arbeitet. Dies wurde sicherlich auch dadurch erleichtert, dass durch die Einführung der neuen Prozesse kein Personalabbau erfolgt, sondern eher in Wachstum und in die Zukunft investiert wird. Und einen wesentlichen Beitrag dazu liefert die Erfahrung der BEGIS bei der Einführung digitaler Prozesse und dem Umgang mit Befürchtungen und scheinbaren Bedrohungen.

Das geht (fast) jeden an

Das gibt es in jedem Unternehmen – die Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung (AU). Immer wieder sorgen die berühmten klei-nen gelben „Zettel“ für Stöhnen in den Personalabteilungen. Und Mitarbeiter empfinden es als äußerst aufwendig, nach dem Arzt-besuch mit dem Schein zur Post zu laufen und ein Exemplar dem Arbeitgeber zu senden und das andere an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber nimmt nun den Beleg, prüft, gibt Daten ein und legt ab, – das ist doch wirklich gelebte Digitalisierung im 21. Jahrhun-dert. Betrachten wir einmal genau diese Problemstellung. Daran wird sehr deutlich, wie eine Umsetzung von idealen Prozessen er-



tografieren, die Datumsangaben ergänzen und abschicken. Sofort landen alle Informationen automatisch genau da, wo sie auch hin sollen – ohne Medienbruch und weitere Fehlerquellen.

Wie geht es weiter?

Mittlerweile sind mehr als 30 Personalprozesse als Workflow um-gesetzt und für Hieber in der privaten Cloud verfügbar. Neben ei-ner Internetverbindung und einem Browser war technisch keiner-lei weitere Installation notwendig. Dabei kann jeder, je nach seiner individuellen Berechtigung, einen Workflow starten, genehmigen, prüfen, Dokumente direkt am Bildschirm unterschreiben und al-les revisionssicher in der digitalen Personalakte ablegen. Und die Mitarbeiter haben beim Hieber’s Frische Markt mehr Zeit, um sich dem Kunden zu widmen.

folgen kann, denn die AU können die BEGIS oder Hieber auch nicht komplett abschaffen. In drei Schritten wurden aber die Kosten der Bearbeitung einer AU massiv gesenkt. Aus diversen Untersuchun-gen der BEGIS geht hervor, dass allein die Bearbeitung einer AU im Unternehmen Kosten im Schnitt zwischen 7 und 27 Euro verur-sacht.

Der erste Schritt

Gemäß der Maxime, Belege so früh wie möglich digital zur Verfü-gung zu stellen, hat der Mitarbeiter jetzt die Möglichkeit, die AU in der Zentrale oder im Markt direkt abzugeben. Hier wird die AU auf den Scanner gelegt, der berühmte Knopf gedrückt, fertig. Der Be-leg durchläuft nun eine automatische Inhaltserkennung, fehlende Daten werden vom Dienstleistungszentrum in Berlin ergänzt bzw. Daten korrigiert und die Information landet automatisch beim Steuerbüro und im Personalbüro. Und das innerhalb weniger Mi-nuten. Hier erfolgt nun die weitere Bearbeitung für die Zeitwirt-schaft, die Abrechnung etc. Der Originalbeleg wird übrigens vor Ort vernichtet bzw. kommt in entsprechende Datentonnen.

Der zweite Schritt

Jetzt wird der zweite Schritt angegangen: Mussten bisher Personal-büro oder Steuerberater noch Daten in Systeme eingeben, werden diese Daten direkt in die entsprechenden Systeme eingespielt. So-mit findet auch hier kein Datenbruch mehr statt, und die Informa-tionen landen ohne weitere Fehlerquelle in dem entsprechenden System. Ein weiterer Schritt zur Verbesserung und Optimierung des Prozesses.

Die Kür

Rund 57 Millionen Personen in Deutschland nutzen ein Smart-phone, somit auch ein Großteil der Mitarbeiter der Firma Hieber. Was liegt näher, als dieses Medium auch für die Personalarbeit und die Kommunikation zu nutzen? Über eine App, die BEGIS dem Kun-den zur Verfügung stellt, muss der Mitarbeiter die AU nur noch fo-

Autor:THOMAS EGGERT ist Geschäftsführer der BEGIS GmbH. Der Blogger und Buchautor beschäftigt sich bereits seit Jahrzehnten mit der Prozess-optimierung und Digitalisierung im Personalbereich.



cher Qualität – mal auf hellem oder auf dunklem Hintergrund, mal über- oder unterbelichtet, mal gedreht und mal ein bisschen ver-schnitten. Und das mit mehr oder weniger Rauschen. Wir müssen alle Varianten nutzen, um umfassend zu trainieren.

HRP: Weil es aber vergleichsweise wenige Texte gibt, die öffentlich ge-nutzt werden dürfen und die Sie zum Training einsetzen können, ha-ben Sie sich eine Art „Trick“ einfallen lassen …Dr. Konya: Wir bieten Interessenten eine Win-win-Situation an: Gemeinsam mit der CIB software GmbH haben wir unsere Engine in die Web-Anwendung CIB doXisafe integriert. Dort können Pri-vatanwender ihre Dokumente in einer Vielzahl von Formaten ab-legen, austauschen und im integrierten Viewer CIB doXiview an-zeigen lassen. Vor allem aber können sie mit diesem Viewer eine Texterkennung durchführen, das Ergebnis bearbeiten und als durchsuchbares PDF bereitstellen.

HRP: Auf diese Weise stellen Sie eine kostenfreie Serviceleistung zur Verfügung und haben gleichzeitig sozusagen „Futter“ für das Training des Systems. Dr. Konya: So ist es gedacht. Denn je mehr Daten wir generieren können, desto besser ist das Nachtraining. Und das wiederum trägt zur weiteren Verbesserung der Engine bei. Auf diese Weise dürften die Projektpartner CIB software GmbH, Mentana Claimsoft GmbH und wir bis zum Projektende im September 2018 eine deutliche Verbesserung der Texterkennungsleistung auch unter schwierigen Verhältnissen erreicht haben.

HRP: Herr Dr. Konya, wir danken für das Gespräch.

Zuerst erschienen auf: www.fraunhofer-innovisions.de

HRP: Texterkennungsprogramme gibt es seit Jahren. Die sogenannte Optical Character Recognition-Software, kurz OCR, erkennt Buchsta-ben, digitalisiert das Ergebnis und transferiert es beispielsweise in ein Textverarbeitungsprogramm oder eine Datenbank. Die meisten der OCR-Programme interpretieren rund 99 Prozent des Textes richtig. Trotzdem haben Sie und Ihr Team am Fraunhofer-Institut für Intelli-gente Analyse- und Informationssysteme IAIS es sich zur Aufgabe ge-macht, das Erkennen nochmals deutlich zu verbessern.Dr. Iuliu Konya: Wir wollen möglichst menschliche Genauigkeit er-reichen. Denn uns passiert es in der Regel nicht, dass wir jedes hun-dertste Wort falsch lesen. Wir sind deutlich besser. Gerade wenn es beispielsweise um Texte mit rechtlich relevantem Inhalt geht, ist eine Genauigkeit von 99 Prozent zu gering. Zumal wir wissen, dass die Rate deutlich abnimmt, wenn die Qualität der Vorlage nicht op-timal eingescannt ist. Bei Vorlagen aus historischen Schriften und Büchern schneiden die gängigen OCR ziemlich schlecht ab.

HRP: Sie gehen aber nicht so weit, dass das Programm die Texte auch semantisch erfassen, sie also „verstehen“ kann? Buchstaben und wei-tere Zeichen sollen lediglich erkannt und dann digital ausgegeben werden? Dr. Konya: Es geht in der Tat ›nur‹ um statistische Modellierungen. Im Moment ausschließlich für Zeichen und Buchstaben und Hun-derte der unterschiedlichsten Schriftarten, später dann zusätzlich für Wörter. Die dafür nötigen Arbeiten erledigen selbstlernende intelligente Systeme, die wir mit Deep Learning Methoden trainie-ren.

HRP: Sie trainieren diese KIs, damit sie auch unter schwierigen Bedin-gungen Schrift so fehlerfrei wie möglich erkennen können. Dr. Konya: Denken Sie beispielsweise an bei schlechten Lichtver-hältnissen aufgenommene Handyfotos oder einen vergilbten Druck oder verschmierte Blätter. Allerdings sind wir bei den Trai-nings auf ein Problem gestoßen, bei dem die Forschung an ihre Grenzen stößt: Damit die KI lernen kann, brauchen wir einerseits schwer zu entziffernde, gescannte Texte. Und andererseits die An-notationen, also die bereits digitalisierten Resultate. Nur so kön-nen wir das vermeintlich Erkannte mit dem tatsächlichen Inhalt vergleichen. Derartige Vorlagen aber sind deutlich schwieriger zu finden als gedacht.

HRP: Ihnen fehlen also Trainingsmöglichkeiten?Dr. Konya: So kann man es nennen. Für einen Buchstaben brauchen wir mindestens 1.000 Trainingsdurchläufe mit Scans unterschiedli-

KI unterstützt die digitale Dokumentenanalyse

Es ist beruhigend: Menschen sind besser als Computer. Zumindest beim Lesen. Nach wie vor gelingt es auch der besten Hard- und Software in der Regel nicht, an die Lesegenauigkeit eines Menschen heranzukommen.

Das aber wird sich bald ändern. Am Fraunhofer IAIS arbeiten Forscher daran, eine KI so gut zu trainieren, dass sie auch schlechte Scans exakt „lesen“ können. Einziges Problem: Es fehlt noch an Trainingsmöglichkeiten.

Die Forscher beziehen deshalb die Öffentlichkeit mit ein.

Autor:DR. IULIU KONYA, Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS



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Hersteller des Software-ProduktsBetriebssystemAnzahl Installationen1. Wie kann der User Ihr Dokumenterzeugungstool erwerben?

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2. EU-Datenschutz-Grundverordnung3. Wo wird die Dokumenterzeugungslösung installiert?4. Woher stammen die Vorlagen?

5. Welche vorhandenen Vorlagen können verwendet werden?

6. Auf welche Daten kann zugegriffen werden?– HRP-/ERP-System– Datenbank– Manuelle Eingabe– Benutzerspezifische Eingabe– Sonstige

7. Verfügt Ihr Dokumenterzeugungstool auch über eine Prozessunterstützung für individuelle Prozesse?

8. Verfügt Ihre Lösung über eine Serienbrieffunktion, eine Funktion zur Massenverarbeitung?

9. Welche Ausgabeformate unterstützt Ihr Produkt?

10. Für welche Einsatzgebiete oder Anwendungen kann die Software genutzt werden?– Auftragsmanagement– Vertragsmanagement– Zeugnisgenerierung– Sonstige

11. Welche Funktionen umfasst Ihre Dokumenterzeugungslösung?– Barcodeunterstützung– Bild- und Textweichen– Tabellen– Mathematische Berechnungen– Stichtagsbezogene Versionierung der Textbausteine– Weitere

12. Ist Ihre Lösung branchenunabhängig?13. Welcher zeitliche Aufwand ist für die Einführung erforderlich? 14. Wie sieht der Kostenrahmen für Einführung und Betrieb

der Lösung aus?15. Enthält die Lösung ein Datenqualitätsmanagementsystem? 16. Bietet Ihr System Analysen und Auswertungen an? Welche?

17. Ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften an den Datenschutz und die IT-Sicherheit sichergestellt?

18. Wie sieht die Positionierung Ihrer Lösung für die nächsten Jahre aus?

19. Bieten Sie Referenzkundenbesuche kostenfrei an?

BEGIS GmbHHerr Thomas EggertAm Borsigturm 4413507 BerlinTel.: 0 30/3 19 90 31 99E-Mail: [email protected]

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Selbstkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte hat die Aufgabe, auf die Einhaltung des Datenschutzrechts hinzuwirken. Er berät die Geschäftsführung und die Mitarbeiter und steht bei Fragen zum datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten zur Verfügung. Er unterliegt der Verschwiegenheitspflicht und hat das Recht, sich an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden.

In Unternehmen mit mehr als neun Personen, die perso-nenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Wenn kein Da-tenschutzbeauftragter zu bestellen ist, nimmt weitgehend die Geschäftsführung dessen Aufgaben wahr.

Gibt es im Unternehmen eine Mitarbeitervertretung, kon-trolliert auch diese die Einhaltung des Datenschutzes im Hinblick auf Mitarbeiterdaten.

GESCHÄFTSFÜHRUNGträgt die Verantwortung

für den Datenschutz nachinnen und nach außen

FÜHRUNGSKRAFTsetzt gesetzliche und

interne betriebliche Rege-lungen zum Datenschutz

um und kontrolliert deren Einhaltung

DAS GANZE UNTERNEHMEN IST VERANTWORTLICH!

Erteilung von Arbeitsanweisungen und Befugnissen, Unterstützung bei

der Durchführung und Sensibilisie-rung für die Bedeutung des Daten-

schutzes

Einschaltung vor Ein-

führung oder Änderung

datenschutzrelevanter

Geschäftsprozesse

Unternehmen

12 13

Unternehmen

13

Information bei Kenntnis von Missbrauch, Verlust

oder Manipulation

MITARBEITERschützt personenbezogene

Daten vor unbefugtem Zugriff und unzulässiger

Weitergabe

DATENSCHUTZ-BEAUFTRAGTER

Beratung

DS-GVO

Beratung

Bera

tung

Musterseite



Markus Stier: Das Einmaleins der Entgeltabrechnung 2018, Frechen: DATAKONTEXT, 15. Auflage 2018, 464 Seiten, Gebundene Ausgabe, 59,99 Euro, ISBN: 978-3-895-77799-8

„Das Einmaleins der Entgeltab-rechnung“ beantwortet in einfacher und verständlicher Weise viele Fragen, die sich mit der täglichen Personal- und Abrechnungspra-xis befassen; angefangen vom Eintritt eines Arbeitnehmers bis hin zu dessen Austritt bzw. zum Übergang in die Rente. Es wird jährlich den neuen gesetzlichen Vorschriften angepasst und stellt somit immer die Aktualität der Informationen sicher.

In der Ausgabe 2018 finden Sie aktuelle Änderungen zu folgenden Themen: Gesetz zur Neuregelung des Mutterschutzrechts; Gesetz zur Bekämpfung der Steuerumgehung und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften (Steuerumgehungsbekämpfungsgesetz); Zweites Gesetz zur Entlastung der Wirtschaft von Bürokratie (Bü-rokratieentlastungsgesetz); Gesetz zur Stärkung der betrieblichen Altersvorsorge (Betriebsrentenstärkungsgesetz); Änderungen im Rahmen des 6. SGB IV-Änderungsgesetzes

André Häusling: Agile Organi-sationen, Freiburg: Haufe Lexware, 1. Auflage 2018, 365 Seiten, Gebundene Ausgabe, 39,95 Euro, ISBN: 978-3-648-10598-6

Wie gestalte ich als Unterneh-men Transformationen? Wie erhöhe ich den agilen Reifegrad mei-ner Organisation? Wie gehen andere Unternehmen dabei vor? Wo liegen die Herausforderungen und Stolperfallen?

Das TRAFO-Modell zur agilen Organisationsentwicklung von HR Pioneers liefert Ihnen die Grundlagen, mit denen Sie die Transfor-mation in Ihrer Organisation initiieren und weiterbringen. Unter-nehmen – vom ehemaligen Start-up bis zum Großkonzern – be-richten aus erster Hand über ihren eigenen Weg in die Agilität, benennen zentrale Herausforderungen bei der Implementierung und schildern ihre Praxis-Erfahrungen.

Klaus Doppler: Change – Wie Wandel gelingt, Frankfurt/Main: Campus Verlag; 1. Auflage 2017, 255 Seiten, Gebundene Ausgabe, 28,00 Euro, ISBN: 978-3-593-50678-4

Alles ist im Wandel! Kein Unterneh-men, in dem nicht über Change gesprochen wird. Dennoch läuft das Change-Management selten, wie erwartet. Doch wie kann man das ändern? Klaus Doppler liefert mit seinem Buch die Essenz des erfolgreichen Wandels. Change gehört heute zum Alltag und be-trifft uns alle – beruflich wie auch privat.

Die kompakte Ein-Tages-Lektüre bietet wertvolle Orientierung bei der Planung und Umsetzung von Change-Projekten. Dopplers Devise: Es gibt keine Garantie zu gewinnen, aber immerhin eine Chance!

Martin Hartmann, Alexander Zoll, Rüdiger Funk: Mini-Handbuch Meetings leiten, Weinheim: BELTZ, 1. Auflage 2017, 190 Seiten, Taschenbuch, 19,95 Euro, ISBN: 978-3-407-36633-7

Wirklich erfolgreich sind Meetings dann, wenn gute Ergebnisse erzielt werden, die Zusammenarbeit klappt und die Teilnehmer die aufgewandte Zeit für sinnvoll erach-ten. Die Autoren zeigen, wie Besprechungen schnell und zielge-richtet vorbereitet werden, wie die gekonnte (Gesprächs-)Leitung aussieht und wie mit allerlei Schwierigkeiten und „kritischen Zeit-genossen“ umgegangen werden kann.

Das Buch gibt Meetinganfängern Tipps und erleichtert den Ein-stieg in das moderne Sitzungsmanagement, hilft aber auch erfah-renen Berufstätigen, mit Checklisten schnell ihr Wissen wieder up to date zu bringen. Sehr praxisnah bietet es viele Arbeitsblätter, mit denen von der Vorbereitung bis zur Durchführung von Meetings gearbeitet werden kann, sowie zahlreiche Tipps für den Umgang mit schwierigen Situationen und Teilnehmern. Zudem enthält es Kapitel zu den Themen Moderation, Sitzungen führen, moderne Konferenzen leiten, Telefonmeetings und Videokonferenzen.



„Einen Moment bitte“, sagte ich zum Kun-denberater am Telefon „das muss ich intern noch abklären, ob ich das so abschließen kann.“ „Kein Problem“, war seine Antwort, „ich mache hier jetzt erst einmal weiter, ich kann das später immer noch heraus-nehmen.“ Unbeeindruckt von meinem Ein-wand machte er bis zur Ankündigung einer Auftragsbestätigung weiter. Nun wollte ich ihm klarmachen, dass ich das zu diesem Zeitpunkt so nicht abschließen kann. „Sie haben doch gerade gesagt, Sie möchten das beauftragen …“, erwiderte er.

Meine Bitte war anscheinend nicht bei ihm angekommen. Er sagte mir noch ein paar Mal, was ich gerade gesagt hatte, aber das brachte uns auch nicht weiter. Ich hat-te das Gefühl, dass es wohl eher darauf hi-nauslaufen würde auszudiskutieren, wer recht hat, wenn ich ihm noch einmal sagen würde, was ich gesagt hatte … In meiner Kommunikation bin ich seit einiger Zeit dazu übergegangen, nicht mehr zu sagen „Sie haben gesagt …“, sondern: „Ich habe verstanden …“, also eine Art von „Ich-Bot-schaft“ zu senden. Das gibt der anderen Person immer noch die Möglichkeit zu sa-gen, dass sie es anders gemeint hat. Das Gleiche gilt, wenn es um E-Mails geht. An-statt zu sagen: „Sie haben mir keine E-Mail geschickt“, sage ich: „Ich habe keine E-Mail erhalten.“

Heute möchte ich Sie einladen, häufiger darauf zu achten, was Ihre Perspektive ist und was die der anderen Person sein könnte. Anstatt zu sagen: „Das ist zu hart“,

können Sie die Ich-Botschaft senden: „Ich empfinde die Reaktion als zu hart.“ Ihre Empfindung stimmt immer für Sie, genau-so wie die Empfindung der anderen Person für ihn/sie stimmig ist. Diese Art der Kom-munikation gibt mehr Platz für den Aus-tausch und für das gemeinsame Finden von Lösungen. Ich-Botschaften greifen den Gesprächspartner nicht an, sie formulie-ren die eigene Perspektive und wollen so-mit zu Klärung beitragen. Gerade in Feed-back-Gesprächen ist es sehr sinnvoll, durch „Ich-Botschaften“ die eigene Wahrneh-mung zu schildern, um der anderen Person auch noch Raum für ihre Sicht zu lassen.

Schreiben Sie mir, welche Herausforde-rungen Sie im Büro meistern möchten, an meine E-Mail-Adresse: [email protected]. Gerne gehe ich auf Ihre Themen ein – für mehr Frieden im Büro.

Ihre Annette Dernick

Der Peace-Faktor: Endlich Frieden im BüroAnnette DernickSorriso Verlag, 1. Auflage 2017 212 Seiten, Taschenbuch, 19,00 Euro ISBN: 978-3-946287-32-2

ImpressumHR Performance #Netzwerk_für_digitale_HR

Special Digitale PersonalakteVerlag:Datakontext GmbHAugustinusstraße 9d 50226 Frechen-KönigsdorfTel.: 0 22 34/9 89 49-30, Fax: 0 22 34/9 89 49-32www.hrperformance-online.de

Chefredaktion:Franz Langecker (fla.)Tel.: 0 22 34/9 89 49-75E-Mail: [email protected]

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Druck: Druckerei Raimund Roth GmbH, Teschestraße 7, 42655 Solingen

Druckauflage:7.400 Stück26. Jahrgang 2018 – ISSN 1866-3753

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Sie haben aber gerade gesagt …!Wie „Ich-Botschaften“ stattdessen weiterbringen

Annette Dernick

April 2/2018 HR Performance · DR. ULRICH KAMPFFMEYER, Geschäftsführer, PROJECT CONSULT...

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