“Organisatie Verbeter Boekje” (Simpel & Snel & Gratis) · doe dat dan ook! • Van hoog tot...

“Organisatie Verbeter Boekje”(Simpel & Snel & Gratis)

Beantwoordt de volgende vragen:

1. Hoe weten we of onze organisatie op orde is?

2. Hoe verbeteren we zaken direct en concreet?

3. Hoe doen we dit samen met onze medewerkers?

Tweede druk

Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014

Inhoudsopgave

• Wil je iets kopiëren? • Waarom? • De Kern • G-Spot • Learning by Doing • Het Stappenplannetje in Jip & Janneke taal • Doe de Test • Samenvatting

Ik blijf lichamelijk

fit door constant op mijn

voeding te letten en op de

juiste manier te bewegen.

In mijn werk blijf ik fit door

in beweging te blijven en

door constant dezelfde

stappen te nemen.

Ik blijf lichamelijk

fit door constant op mijn

voeding te letten en op de

juiste manier te bewegen.

In mijn werk blijf ik fit door

in beweging te blijven en

door constant dezelfde

stappen te nemen.

3


Das mooi ik hoef dus niets te

doen, lekker makkelijk. Is volgens mij

een soort “pentium inside” idee voor

organisatie verbetering. Ik bedoel dus

dat je het ook zelf kunt als je deze

aanpak volgt.

Wil je iets kopiëren? • Dit boekje wordt je aangeboden door

DrawBridge54®, de simpelste participatieve webbased verbeter aanpak!

• Als je iets wilt kopiëren of doorsturen, prima

maar wel altijd met de bronvermelding erbij: Het “Organisatie Verbeter Boekje” is een

uitgave van DrawBridge54®, de simpelste participatieve webbased verbeteraanpak.

• Alles wat je nodig hebt om participatief te verbeteren en te veranderen ligt voor je klaar: van dit boekje, tot white-papers, tot een totale webbased aanpak en een gedigitaliseer-de vragenlijst.

5


Waarom?

Wat ons opvalt is dat:

• 70% van de veranderprojecten mislukt en niet het verwachte eindresultaat levert.

• 85% van het succes van veranderprojecten wordt bepaald door de menselijke factor en het vermogen om met verandering om te gaan.

• 45% van de veranderprojecten ernstige problemen heeft met betrokkenheid van de werkvloer.

Bron: Standish Group Annual Survey;

Ohio Center for Information based CompetitionZo, dat zijn heftige cijfers! En ik

dacht juist dat we alles onder controle had-

den met onze huidige top-down methoden en

technieken. Dit levert dus nog meer stress op

dan ik al had. Moet dat niet anders?7


De Kern

Als de Kern van de organisatie goed is kun je succesvol verbeteren en veranderen. Is de Kern niet goed dan kiest men vaak voor cosmetische oplossingen. Hoe kom je daarachter? • Gaat het bij jullie over oorzaken of

symptomen? • Spreekt iedereen dezelfde taal, hebben

jullie dezelfde uitgangspunten en gebruiken jullie dezelfde regels? (Dus zowel op directie-, managers- en medewerkersnivo!).

• Wordt er evenveel aandacht besteed aan percepties, referentiekaders, gevoelens, enz.?

Bij ons beginnen we

gewoon, zonder eerst te kijken

of we überhaupt wel klaar zijn

om verbeteringen door te voe-

ren! Het resultaat heiligt dan

alle middelen en later blijkt

dat niemand echt aangehaakt

was! Zonde van de tijd en het

geld naar mijn idee.

9


Wat ik zo bijzonder vind aan deze

training is dat de opzet zodanig is dat je meteen

aan de slag kunt en dat hij toch de inhoudelijke

kant en de menskant combineert. Er zitten dus

2 lagen in. Heel bijzonder!

G-Spot

Waar zit die Kern dan? De Kern zit bij de mede-werkers zelf! • Dus als je de medewerkers traint in “de Kern”

van hun eigen afdeling en werk, dan worden ze zich veel meer bewust van hun verant-woordelijkheden en wat ze wel/niet kunnen beïnvloeden.

• Dan wordt je organisatie van binnenuit sterker,

weerbaarder, flexibeler, daadkrachtiger. • Dan kun je sneller inspelen op veranderingen,

sneller projecten uitvoeren, enz. Hier valt dus nog geld te besparen!

11


Wel heel

slim dat dit een heel

ander trainings-

concept is: meteen

doen op de werk-

vloer, korte work-

shops die passen

in het drukke werk-

schema van onze

organisatie. Huis-

werk maken in je

eigen tijd direct

webbased en

meteen vragen

stellen aan de

brugwachters.

Zelf doen, eigen

verantwoordelijk-

heid nemen. Daar

hou ik van.

Learning by Doing

Wij mensen leren het beste door meteen te doen, doe dat dan ook!

• Van hoog tot laag begint verbeteren en veranderen met bewustwording VOORAF.

• Daarom moet je niet alleen het gewenste

eindresultaat (SOLL) weten, maar ook samen de huidige situatie (IST) in kaart brengen.

• Maar hoe doe je dat? Door meteen te doen binnen je eigen omgeving, met ons webbased stappenplan.

13


Ik zie dat het dus steeds om een combina-

tie gaat van het wat en het hoe. Dus weet ik wat ik

moet doen en weet ik hoe ik het moet doen.

Het resultaat is dat we onze eigen afdeling in onze

eigen taal hebben weergegeven. En niet in die van

abstracte termen die niemand begrijpt. Dat vind ik

wel ijzersterk van deze aanpak.

Het Stappenplannetje, in Jip & Janneke taal

DrawBridge54® biedt de simpelste, participatieve webbased verbeteraanpak.

Iedere afdeling zou het volgende moeten weten en kennen:

1. Waar gaan we naar toe? 2. Hoe vertaal ik dat doel naar mijn afdeling? 3. Wat doen wij? Welke processen kennen wij? 4. Hoe voeren wij die processen uit? 5. Welke afdeling is waarvoor verantwoordelijk? 6. Welke knelpunten zijn er in onze afdeling? 7. Hoe gaan we die oplossen? 8. Als we alles in kaart hebben gebracht, hoe

gaan we dan afspraken maken? 9. Hoe houd ik nu controle op alle verbeterin-

gen en veranderingen?15


Stap 1: Visie

Waar gaan we naartoe?

• Maak een reisgids met een stip op de horizon: hier wil ik naartoe.

• Beschrijf imago, identiteit, missie, visie en

strategie in Jip & Janneke taal graag! • Ga hiermee regelmatig op het sinaasappel-

kistje staan.

Ik merk dat als je het visueel maakt

en door de medewerkers het zelf laat uit-

werken, bijvoorbeeld door een collage te

laten maken, iedereen betrokken wordt. Het

is toch wel handig als iedereen weet waar

we heen gaan! 17


Weet je wat

ik doe? Ik betrek mijn

medewerkers altijd

bij die vertaling naar

de afdeling. Anders

wordt het niet gedra-

gen en vindt er geen

verankering plaats

op een later tijdstip.

Maar ja, je moet het

wel centraal vast-

leggen zodat je het

steeds terugziet.

Zo krijgen begrip-

pen als “kwaliteit

van dienstverlening”

ineens een gezicht

en weet iedereen

wat dat binnen hun

werk concreet

betekent.

Stap 2: Afdelingsdoel

Hoe vertaal je de strategie naar je afdelingen? • Iedere afdeling moet aangeven hoe zij de

strategie gaan bereiken. • Dus wat zijn de doelstellingen van jouw

afdeling om de strategie te bereiken? • Maar weten en kennen de medewerkers

dit ook?

19


Dit is natuurlijk al meerdere malen be-

schreven door slimme jongens en meisjes. Dus

daar hoef je niets meer aan te doen, dacht ik.

Maar wat blijkt: als je met je hele afdeling in kaart

brengt wat je doet en bereid bent om dit opnieuw

uit te vinden, komen er toch onuitgesproken en

niet opgeloste knelpunten boven tafel. Door de

toegankelijkheid van de software wordt de ver-

slaglegging nog eens vergemakkelijkt, wat de

snelheid weer ten goede komt.

Stap 3: Processen

Wat doen jullie? • Wat zijn de hoofd- en subprocessen? • Waaruit bestaan die subprocessen? • Wat zijn de uitdagingen, knelpunten, proble-

men, issues, enz. binnen deze processen?

21


Ik ging er van uit dat mijn mensen wis-

ten waar alles beschreven stond. Ik ging er ook

vanuit dat zij de beschikbare tooling gebruikte.n

Blijkbaar is deze gewoon te ingewikkeld en is het

niet geschreven in onze taal. Blijkt dat dat toch

wel belangrijk is als je verder wilt komen.

Ik ging er van uit dat mijn mensen wis-

ten waar alles beschreven stond. Ik ging er ook

vanuit dat zij de beschikbare tooling gebruikten.

Blijkbaar is deze gewoon te ingewikkeld en is het

niet geschreven in onze taal. Blijkt dat dat toch

wel belangrijk is als je verder wilt komen.

Stap 4: Werkzaamheden

Hoe voeren jullie die processen uit? • Wat zijn de operationele werkzaamheden

per proces? • Waar staat dit beschreven? • In welk bronsysteem zit het?

23


Hier word ik dus gek van, ik hoor steeds:

“Ja, maar wie is hier nu verantwoordelijk voor?

Doen wij dit of hoort dit op een andere afdeling

thuis?” Dit kost zoveel tijd en energie zeker als je

medewerkers dit zelf niet op kunnen lossen. En

dat bereik je met deze aanpak.

Stap 5: Verantwoordelijkheden

Welke afdeling is waarvoor verantwoordelijk? • Zijn we verantwoordelijk of eindverantwoor-

delijk? • Zijn er overlappingen met andere afdelingen? • Waar zitten de knelpunten?

25


Stap 6: Knelpunten

Welke knelpunten zijn er? • Hoe krijg je per afdeling een overzicht van alle

knelpunten?

• Hoe gaan we die globaal, hoog over, oplossen? • Hoe meten we dat?

• Wie moet wat doen?

Bij ons blijven knelpunten vaak liggen

omdat de operationele zaken gewoon voor-

rang hebben, de klant moet meteen geholpen

worden. Dus we hebben altijd een excuus om

iets niet te doen. Ik moet wel toegeven dat het

ontbreken van een eenvoudige overzichtelijke

aanpak dit in de kaart speelt.27


Hier zit volgens mij nu de essentie van

verbeteren en veranderen. Hier zit de dynamiek,

hier zit het succes dat we met z’n allen vergeten

zijn: samen in kaart brengen, samen oplossen,

samen prioriteren, samen bespreken, samen

visualiseren, samen presenteren, samen

opvolgen. Deze eenvoudige aanpak spreekt

iedereen aan, met name de werkvloer!

Stap 7: Oplossen

Hoe gaan we die knelpunten simpel oplossen? • Door de situatie en het probleem te

benoemen. • Wat gebeurt er als we niets doen en wat zijn

de oplossingen? • En wat zijn de acties om het uit te voeren?

29


Dit vond ik dus de moeilijkste fase maar wel

één die ervoor zorgt dat zaken concreet verankerd

worden. Je geeft aan wat de producten of diensten

zijn die je aanbiedt en wat de KPI’s zijn. Je vraagt

input van andere afdelingen voor verbeteringen

hierin. Daarna leggen we de afspraken vast en

evalueren we regelmatig. Ik merk dat dit vooral bij

het bouwen van nieuwe afdelingen binnen onze

organisatie pure noodzaak is.

Stap 8: Afspraken

Als we alles in kaart hebben gebracht, hoe gaan we dan afspraken maken? • Door een producten-diensten catalogus te

maken. • En het daarover eens worden met klanten. • Door alles zoveel mogelijk meetbaar te

maken.

31


Rust, rein-

heid en regelmaat,

dat is dus wat het is.

Ik zie dat ook een

matige manager

beter functioneert

juist door de mede-

werkers medever-

antwoordelijk te

maken. Zie hier de

participatieve or-

ganisatie in optima

forma.

Stap 9: Herhalen & Visualiseren

Hoe houd ik nu controle op alle verbeteringen en veranderingen?

Door de aanpak op te nemen binnen reguliere overleggen: • Managementteam overleggen • Afdelingsoverleggen • Bila’s, enz.

33


Ik heb weleens gehoord dat meten is weten

en dat dit vaak erg ingewikkeld gemaakt wordt. In

deze vragenlijst zie ik eenvoud en het duurt echt

maar 5,4 minuten om het in te vullen. Trouwens als

je de vragenlijst zowel door directie, managers en

medewerkers in laat vullen, dan zie je eigenlijk al

meteen bij welke onderdelen de afstemming nog

aangescherpt kan worden. Maar alleen een afde-

ling kan ook, da’s mooi meegenomen, toch? En dit

bespaart je heel veel tijd en dus geld.

Doe nu de Test • Wil je simpel en snel weten waar jullie Kern

zit? Doe dan de test.

• Misschien zitten er toch nog wat verborgen gebreken onder het tapijt die de afstemming en doorstroming binnen jullie organisatie beïnvloeden.

• Met “De Organisatie Thermometer 2014” weet je meteen waar je staat. Kijk op onze website!

35

http://bit.ly/16dfgdI


Eigenlijk denken zij dus vanuit de kern van

de organisatie! Zij laten zien dat bottom-up naast

top-down kan bestaan zonder dat je meteen de con-

trole kwijt raakt. Gebruikersparticipatie en zelf doen

is de basis vanuit de inhoud (processen) van de afde-

ling. Dus: wat doen we en hoe gaan we het doen?

Als we knelpunten tegenkomen, hoe lossen we ze

samen direct op. Volgens mij is het sleutelwoord ge-

woon bewustwording! En oh ja, dit werkt natuurlijk

ook alleen als alles toegankelijk is en ondersteund

wordt door een stukje tooling.

Samenvatting

DrawBridge54® biedt de simpelste participatieve verbeteraanpak. Wij bieden software, trainingen en consultancy.

Om organisaties kennis te laten maken met deze innovatieve “Do-It-Yourself” aanpak bieden wij gratis dit “Organisatie Verbeter Boekje” en “De Organisatie Thermometer 2014” aan.

Keywords: • Bottom-Up: Gebruikersparticipatie • Eenvoud: Learning by Doing • Concreet: Direct zelf aan de slag

37


Volgens mij is alles al gezegd,

laten we maar meteen beginnen. Bel jij ze

even voor het maken van een afspraak?

Ja hoor, volgens mij moeten wij het eens

even hebben over wie waar voor verant-

woordelijk is!

Contactgegevens

CEO : Geert-Jan de SteurMob. : +31 (6) 53 25 40 71E-mail : [email protected] : www.drawbridge54.nlBlog : http://overanderen.blogspot.nlTwitter : DrawBridge54Linkedin : DrawBridge54

De Organisatie Thermometer 2014

39

mailto:info%40drawbridge54.nl?subject=

http://www.drawbridge54.nl

http://overanderen.blogspot.nl

https://twitter.com/drawbridge54

http://linkd.in/1dk0cDR

http://bit.ly/16dfgdI

Echt anders en beter gaan

werken zit hem in verantwoorde-

lijkheid krijgen en nemen. Maar

vooral in verantwoordelijkheid

willen dragen voor je eigen werk

en datgene wat je kunt beïnvloe-

den. Daarom is een aanpak die het

“Do-It-Yourself” principe stimuleert

van levensbelang.

“Organisatie Verbeter Boekje” (Simpel & Snel & Gratis) · doe dat dan ook! • Van hoog tot...

Documents

Transcript of “Organisatie Verbeter Boekje” (Simpel & Snel & Gratis) · doe dat dan ook! • Van hoog tot...