“Organisatie Verbeter Boekje” (Simpel & Snel & Gratis) · doe dat dan ook! • Van hoog tot...
Transcript of “Organisatie Verbeter Boekje” (Simpel & Snel & Gratis) · doe dat dan ook! • Van hoog tot...
“Organisatie Verbeter Boekje”(Simpel & Snel & Gratis)
Beantwoordt de volgende vragen:
1. Hoe weten we of onze organisatie op orde is?
2. Hoe verbeteren we zaken direct en concreet?
3. Hoe doen we dit samen met onze medewerkers?
Tweede druk
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Inhoudsopgave
• Wil je iets kopiëren? • Waarom? • De Kern • G-Spot • Learning by Doing • Het Stappenplannetje in Jip & Janneke taal • Doe de Test • Samenvatting
Ik blijf lichamelijk
fit door constant op mijn
voeding te letten en op de
juiste manier te bewegen.
In mijn werk blijf ik fit door
in beweging te blijven en
door constant dezelfde
stappen te nemen.
Ik blijf lichamelijk
fit door constant op mijn
voeding te letten en op de
juiste manier te bewegen.
In mijn werk blijf ik fit door
in beweging te blijven en
door constant dezelfde
stappen te nemen.
3
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Das mooi ik hoef dus niets te
doen, lekker makkelijk. Is volgens mij
een soort “pentium inside” idee voor
organisatie verbetering. Ik bedoel dus
dat je het ook zelf kunt als je deze
aanpak volgt.
Wil je iets kopiëren? • Dit boekje wordt je aangeboden door
DrawBridge54®, de simpelste participatieve webbased verbeter aanpak!
• Als je iets wilt kopiëren of doorsturen, prima
maar wel altijd met de bronvermelding erbij: Het “Organisatie Verbeter Boekje” is een
uitgave van DrawBridge54®, de simpelste participatieve webbased verbeteraanpak.
• Alles wat je nodig hebt om participatief te verbeteren en te veranderen ligt voor je klaar: van dit boekje, tot white-papers, tot een totale webbased aanpak en een gedigitaliseer-de vragenlijst.
5
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Waarom?
Wat ons opvalt is dat:
• 70% van de veranderprojecten mislukt en niet het verwachte eindresultaat levert.
• 85% van het succes van veranderprojecten wordt bepaald door de menselijke factor en het vermogen om met verandering om te gaan.
• 45% van de veranderprojecten ernstige problemen heeft met betrokkenheid van de werkvloer.
Bron: Standish Group Annual Survey;
Ohio Center for Information based CompetitionZo, dat zijn heftige cijfers! En ik
dacht juist dat we alles onder controle had-
den met onze huidige top-down methoden en
technieken. Dit levert dus nog meer stress op
dan ik al had. Moet dat niet anders?7
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
De Kern
Als de Kern van de organisatie goed is kun je succesvol verbeteren en veranderen. Is de Kern niet goed dan kiest men vaak voor cosmetische oplossingen. Hoe kom je daarachter? • Gaat het bij jullie over oorzaken of
symptomen? • Spreekt iedereen dezelfde taal, hebben
jullie dezelfde uitgangspunten en gebruiken jullie dezelfde regels? (Dus zowel op directie-, managers- en medewerkersnivo!).
• Wordt er evenveel aandacht besteed aan percepties, referentiekaders, gevoelens, enz.?
Bij ons beginnen we
gewoon, zonder eerst te kijken
of we überhaupt wel klaar zijn
om verbeteringen door te voe-
ren! Het resultaat heiligt dan
alle middelen en later blijkt
dat niemand echt aangehaakt
was! Zonde van de tijd en het
geld naar mijn idee.
9
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Wat ik zo bijzonder vind aan deze
training is dat de opzet zodanig is dat je meteen
aan de slag kunt en dat hij toch de inhoudelijke
kant en de menskant combineert. Er zitten dus
2 lagen in. Heel bijzonder!
G-Spot
Waar zit die Kern dan? De Kern zit bij de mede-werkers zelf! • Dus als je de medewerkers traint in “de Kern”
van hun eigen afdeling en werk, dan worden ze zich veel meer bewust van hun verant-woordelijkheden en wat ze wel/niet kunnen beïnvloeden.
• Dan wordt je organisatie van binnenuit sterker,
weerbaarder, flexibeler, daadkrachtiger. • Dan kun je sneller inspelen op veranderingen,
sneller projecten uitvoeren, enz. Hier valt dus nog geld te besparen!
11
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Wel heel
slim dat dit een heel
ander trainings-
concept is: meteen
doen op de werk-
vloer, korte work-
shops die passen
in het drukke werk-
schema van onze
organisatie. Huis-
werk maken in je
eigen tijd direct
webbased en
meteen vragen
stellen aan de
brugwachters.
Zelf doen, eigen
verantwoordelijk-
heid nemen. Daar
hou ik van.
Learning by Doing
Wij mensen leren het beste door meteen te doen, doe dat dan ook!
• Van hoog tot laag begint verbeteren en veranderen met bewustwording VOORAF.
• Daarom moet je niet alleen het gewenste
eindresultaat (SOLL) weten, maar ook samen de huidige situatie (IST) in kaart brengen.
• Maar hoe doe je dat? Door meteen te doen binnen je eigen omgeving, met ons webbased stappenplan.
13
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Ik zie dat het dus steeds om een combina-
tie gaat van het wat en het hoe. Dus weet ik wat ik
moet doen en weet ik hoe ik het moet doen.
Het resultaat is dat we onze eigen afdeling in onze
eigen taal hebben weergegeven. En niet in die van
abstracte termen die niemand begrijpt. Dat vind ik
wel ijzersterk van deze aanpak.
Het Stappenplannetje, in Jip & Janneke taal
DrawBridge54® biedt de simpelste, participatieve webbased verbeteraanpak.
Iedere afdeling zou het volgende moeten weten en kennen:
1. Waar gaan we naar toe? 2. Hoe vertaal ik dat doel naar mijn afdeling? 3. Wat doen wij? Welke processen kennen wij? 4. Hoe voeren wij die processen uit? 5. Welke afdeling is waarvoor verantwoordelijk? 6. Welke knelpunten zijn er in onze afdeling? 7. Hoe gaan we die oplossen? 8. Als we alles in kaart hebben gebracht, hoe
gaan we dan afspraken maken? 9. Hoe houd ik nu controle op alle verbeterin-
gen en veranderingen?15
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Stap 1: Visie
Waar gaan we naartoe?
• Maak een reisgids met een stip op de horizon: hier wil ik naartoe.
• Beschrijf imago, identiteit, missie, visie en
strategie in Jip & Janneke taal graag! • Ga hiermee regelmatig op het sinaasappel-
kistje staan.
Ik merk dat als je het visueel maakt
en door de medewerkers het zelf laat uit-
werken, bijvoorbeeld door een collage te
laten maken, iedereen betrokken wordt. Het
is toch wel handig als iedereen weet waar
we heen gaan! 17
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Weet je wat
ik doe? Ik betrek mijn
medewerkers altijd
bij die vertaling naar
de afdeling. Anders
wordt het niet gedra-
gen en vindt er geen
verankering plaats
op een later tijdstip.
Maar ja, je moet het
wel centraal vast-
leggen zodat je het
steeds terugziet.
Zo krijgen begrip-
pen als “kwaliteit
van dienstverlening”
ineens een gezicht
en weet iedereen
wat dat binnen hun
werk concreet
betekent.
Stap 2: Afdelingsdoel
Hoe vertaal je de strategie naar je afdelingen? • Iedere afdeling moet aangeven hoe zij de
strategie gaan bereiken. • Dus wat zijn de doelstellingen van jouw
afdeling om de strategie te bereiken? • Maar weten en kennen de medewerkers
dit ook?
19
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Dit is natuurlijk al meerdere malen be-
schreven door slimme jongens en meisjes. Dus
daar hoef je niets meer aan te doen, dacht ik.
Maar wat blijkt: als je met je hele afdeling in kaart
brengt wat je doet en bereid bent om dit opnieuw
uit te vinden, komen er toch onuitgesproken en
niet opgeloste knelpunten boven tafel. Door de
toegankelijkheid van de software wordt de ver-
slaglegging nog eens vergemakkelijkt, wat de
snelheid weer ten goede komt.
Stap 3: Processen
Wat doen jullie? • Wat zijn de hoofd- en subprocessen? • Waaruit bestaan die subprocessen? • Wat zijn de uitdagingen, knelpunten, proble-
men, issues, enz. binnen deze processen?
21
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Ik ging er van uit dat mijn mensen wis-
ten waar alles beschreven stond. Ik ging er ook
vanuit dat zij de beschikbare tooling gebruikte.n
Blijkbaar is deze gewoon te ingewikkeld en is het
niet geschreven in onze taal. Blijkt dat dat toch
wel belangrijk is als je verder wilt komen.
Ik ging er van uit dat mijn mensen wis-
ten waar alles beschreven stond. Ik ging er ook
vanuit dat zij de beschikbare tooling gebruikten.
Blijkbaar is deze gewoon te ingewikkeld en is het
niet geschreven in onze taal. Blijkt dat dat toch
wel belangrijk is als je verder wilt komen.
Stap 4: Werkzaamheden
Hoe voeren jullie die processen uit? • Wat zijn de operationele werkzaamheden
per proces? • Waar staat dit beschreven? • In welk bronsysteem zit het?
23
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Hier word ik dus gek van, ik hoor steeds:
“Ja, maar wie is hier nu verantwoordelijk voor?
Doen wij dit of hoort dit op een andere afdeling
thuis?” Dit kost zoveel tijd en energie zeker als je
medewerkers dit zelf niet op kunnen lossen. En
dat bereik je met deze aanpak.
Stap 5: Verantwoordelijkheden
Welke afdeling is waarvoor verantwoordelijk? • Zijn we verantwoordelijk of eindverantwoor-
delijk? • Zijn er overlappingen met andere afdelingen? • Waar zitten de knelpunten?
25
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Stap 6: Knelpunten
Welke knelpunten zijn er? • Hoe krijg je per afdeling een overzicht van alle
knelpunten?
• Hoe gaan we die globaal, hoog over, oplossen? • Hoe meten we dat?
• Wie moet wat doen?
Bij ons blijven knelpunten vaak liggen
omdat de operationele zaken gewoon voor-
rang hebben, de klant moet meteen geholpen
worden. Dus we hebben altijd een excuus om
iets niet te doen. Ik moet wel toegeven dat het
ontbreken van een eenvoudige overzichtelijke
aanpak dit in de kaart speelt.27
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Hier zit volgens mij nu de essentie van
verbeteren en veranderen. Hier zit de dynamiek,
hier zit het succes dat we met z’n allen vergeten
zijn: samen in kaart brengen, samen oplossen,
samen prioriteren, samen bespreken, samen
visualiseren, samen presenteren, samen
opvolgen. Deze eenvoudige aanpak spreekt
iedereen aan, met name de werkvloer!
Stap 7: Oplossen
Hoe gaan we die knelpunten simpel oplossen? • Door de situatie en het probleem te
benoemen. • Wat gebeurt er als we niets doen en wat zijn
de oplossingen? • En wat zijn de acties om het uit te voeren?
29
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Dit vond ik dus de moeilijkste fase maar wel
één die ervoor zorgt dat zaken concreet verankerd
worden. Je geeft aan wat de producten of diensten
zijn die je aanbiedt en wat de KPI’s zijn. Je vraagt
input van andere afdelingen voor verbeteringen
hierin. Daarna leggen we de afspraken vast en
evalueren we regelmatig. Ik merk dat dit vooral bij
het bouwen van nieuwe afdelingen binnen onze
organisatie pure noodzaak is.
Stap 8: Afspraken
Als we alles in kaart hebben gebracht, hoe gaan we dan afspraken maken? • Door een producten-diensten catalogus te
maken. • En het daarover eens worden met klanten. • Door alles zoveel mogelijk meetbaar te
maken.
31
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Rust, rein-
heid en regelmaat,
dat is dus wat het is.
Ik zie dat ook een
matige manager
beter functioneert
juist door de mede-
werkers medever-
antwoordelijk te
maken. Zie hier de
participatieve or-
ganisatie in optima
forma.
Stap 9: Herhalen & Visualiseren
Hoe houd ik nu controle op alle verbeteringen en veranderingen?
Door de aanpak op te nemen binnen reguliere overleggen: • Managementteam overleggen • Afdelingsoverleggen • Bila’s, enz.
33
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Ik heb weleens gehoord dat meten is weten
en dat dit vaak erg ingewikkeld gemaakt wordt. In
deze vragenlijst zie ik eenvoud en het duurt echt
maar 5,4 minuten om het in te vullen. Trouwens als
je de vragenlijst zowel door directie, managers en
medewerkers in laat vullen, dan zie je eigenlijk al
meteen bij welke onderdelen de afstemming nog
aangescherpt kan worden. Maar alleen een afde-
ling kan ook, da’s mooi meegenomen, toch? En dit
bespaart je heel veel tijd en dus geld.
Doe nu de Test • Wil je simpel en snel weten waar jullie Kern
zit? Doe dan de test.
• Misschien zitten er toch nog wat verborgen gebreken onder het tapijt die de afstemming en doorstroming binnen jullie organisatie beïnvloeden.
• Met “De Organisatie Thermometer 2014” weet je meteen waar je staat. Kijk op onze website!
35
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Eigenlijk denken zij dus vanuit de kern van
de organisatie! Zij laten zien dat bottom-up naast
top-down kan bestaan zonder dat je meteen de con-
trole kwijt raakt. Gebruikersparticipatie en zelf doen
is de basis vanuit de inhoud (processen) van de afde-
ling. Dus: wat doen we en hoe gaan we het doen?
Als we knelpunten tegenkomen, hoe lossen we ze
samen direct op. Volgens mij is het sleutelwoord ge-
woon bewustwording! En oh ja, dit werkt natuurlijk
ook alleen als alles toegankelijk is en ondersteund
wordt door een stukje tooling.
Samenvatting
DrawBridge54® biedt de simpelste participatieve verbeteraanpak. Wij bieden software, trainingen en consultancy.
Om organisaties kennis te laten maken met deze innovatieve “Do-It-Yourself” aanpak bieden wij gratis dit “Organisatie Verbeter Boekje” en “De Organisatie Thermometer 2014” aan.
Keywords: • Bottom-Up: Gebruikersparticipatie • Eenvoud: Learning by Doing • Concreet: Direct zelf aan de slag
37
Copyright DrawBridge54® 2013 - 2014
Volgens mij is alles al gezegd,
laten we maar meteen beginnen. Bel jij ze
even voor het maken van een afspraak?
Ja hoor, volgens mij moeten wij het eens
even hebben over wie waar voor verant-
woordelijk is!
Contactgegevens
CEO : Geert-Jan de SteurMob. : +31 (6) 53 25 40 71E-mail : [email protected] : www.drawbridge54.nlBlog : http://overanderen.blogspot.nlTwitter : DrawBridge54Linkedin : DrawBridge54
De Organisatie Thermometer 2014
39
Echt anders en beter gaan
werken zit hem in verantwoorde-
lijkheid krijgen en nemen. Maar
vooral in verantwoordelijkheid
willen dragen voor je eigen werk
en datgene wat je kunt beïnvloe-
den. Daarom is een aanpak die het
“Do-It-Yourself” principe stimuleert
van levensbelang.