Anouk Nr. 2 2010 alles over en voor topsecretaresses
of 13
/13
Embed Size (px)
description
ANOUK 2 2010 alles over en voor topsecretaresses
Transcript of Anouk Nr. 2 2010 alles over en voor topsecretaresses
-
Ht magazine voor topsecretaresses!
ANOUK.
Top Assistant 4.0Wat is jouw toekomst?
Perfectie bij PhilipsDe klik van Nadia Senders
TS AcademyInstituut van formaat
Toekomstige topvrouwen?Iteke Weeda vertelt
Ordnung mu seinEtiquette in Duitsland
-
2 3
editorial
Top Assistants 4.0De secretaresse die van alles wat kan, maakt plaats voor de gespecialiseerde assistant.
Deze professional, man of vrouw (vaker een vrouw), is kritisch, sparringpartner en dienst
verlener tegelijk, staat open voor verandering, heeft voelsprieten voor wat zich op de
werkvloer en binnen het management afspeelt, is leergierig en beschikt over een paar
uitzonderlijke talenten. Je herkent je in dit profiel? Niet zo vreemd. Als topsecretaresse acteer
je waar schijnlijk allang als topassistente. Daarom hebben wij dit begrip alvast geclaimd:
Top Assistant 4.0. De symboliek ervan lees je verderop in deze editie van Anouk, waarin
we met trots onze TS Academy presenteren.
Met TS Academy geven we vaart aan de hierboven geschetste ontwikkeling. We bieden
een prachtig programma aan trainingen, workshops, netwerkactiviteiten, lezingen en
evene menten om secretaresses, managers, werkgevers en onszelf scherp te houden.
Omdat n ding zeker is: het secretaressevak zit midden in een periode van verandering
en gaat nog veel uitdagingen tegemoet. Afwachten kan niet meer. Er zullen keuzes
gemaakt moeten worden. Wie serieus werk wil maken van powerful management, zal
de krachtmeting met zichzelf aan moeten durven.
Ter inspiratie geeft deze Anouk aansprekende voorbeelden van waar doorzettingsvermogen
en zelfontwikkeling toe kunnen leiden. Neem Audrey Soeterbroek. Ze begon als schoon
heidsspecialiste, bekwaamde zich in het vak van management assistente, werkte zes jaar
als directiesecretaresse en is nu succesvol als HRadviseur bij Nutricia. Haar motto? Als je zelf
iets wilt, dan lkt het ook. Een heerlijk verhaal. Ditzelfde geldt voor Ellen Jansen, rechterhand
van een topambtenaar van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Ze begon
ooit als typiste, kreeg de kans om management assistente te worden en dompelde zich met
veel wilskracht onder in trainingen, cursussen en workshops. Met een mooie vertrouwens
positie als resultaat!
Het is niet alleen de secretaresse die moet openstaan voor verandering. Ook van de manager
en de organisatie mogen inspanningen worden verwacht om powerful management uit de
verf te laten komen. Wat is de ideale situatie? Wij vroegen het aan sociologe Iteke Weeda.
Het verschil tussen mannen en vrouwen zal niet snel verdwijnen, meent zij, en dat hoeft ook
niet. Maar ze voorspelt wel meer gelijkwaardigheid in het werk. Als de manager centraal
staat voor de visie en beslissingen, en de assistent voor het aanleveren van informatie daar
voor, dan ga je samenwerken. Dan verdwijnen de hirarchische verschillen en vervalt het
onderscheid tussen de beroepen. Dat duurt nog even, maar die kant gaan we wel uit.
Gauw lezen, zou ik zeggen!
Ineke Kooistra
Director Adecco Top Secretaries
InhoudHt magazine voor topsecretaresses, jaargang 5, nummer 2, 2010
16
12
18
9
Etiquette in Duitsland
De blik op de toekomst van Iteke Weeda
De klik van Nadia Senders
Top Assistant 4.0
ColofonDit magazine is een uitgave van Adecco Top Secretaries
en wordt toegestuurd volgens het systeem van controlled
circulation aan (directie) secretaresses, management
assistents en opdrachtgevers. Het magazine verschijnt
2 keer per jaar. Adecco Top Secretaries maakt deel uit
van Adecco Group Nederland.
Redactieteam
Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar
Telefoon (0418) 78 40 00
Noordwest 12, Merkstrategie & Ontwerp, Heerenveen
Teksten
Rieky Takken, Kerstin Rappange, Ton Hilderink
Eindredactie
Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar
Fotografie
Irene Kievit, Sabine Bison
Drukwerk
Drukkerij De Borrias, Kampen
Abonnementen
Abonnementen zijn alleen bestemd voor kandidaten
die bemiddeld worden door Adecco Top Secretaries of
op persoonlijke uitnodiging van n van de medewerkers
van Adecco Top Secretaries.
Overname van hele of gedeeltelijke passages uit de inhoud
is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van het
redactieteam. Aan de inhoud van dit magazine kunnen
geen rechten worden ontleend.
Advertenties
Voor meer informatie over advertentiemogelijkheden
kunt u contact opnemen met Adecco Group Nederland:
Rinus Wittenberg, Telefoon (0418) 78 40 00
Reacties
Wilt u reageren? Mail dan naar
4 TS Academy Voor topsecretaresses n toporganisaties 6 Audrey Soeterbroek HRadviseur bij Nutricia 8 De klik Nadia Senders en Harry Hendriks 12 Top Assistant 4.0 Welke competenties zijn er nodig? 14 Effectief communiceren Een paar gouden tips 16 Etiquette in Duitsland Ordnung mu sein 18 Iteke Weeda Over de Top Assistant van de 21e eeuw 20 In de schijnwerper Deborah Kalloe 21 Interessante events Zet t in je agenda! 22 Het Nieuwe Werken Ellen Jansen
www.adecco.nl/topsecretaries
Ineke Kooistra
-
4 5
interview
TS AcademyWe proudly present
Waar haal je als secretaresse je kennis, inspiratie en contacten vandaan? Aan wie vertrouw je als ondernemer vaktrainingen en workshops toe, die bijdragen aan efficinte secretariaatsvoering en modern management? Top Secretaries heeft er de expertise voor in huis. Die is n beschikbaar. Via TS Academy. Voor topsecretaresses n toporganisaties.
Managementstructuren veranderen, werkpatronen
maken een revolutionaire ontwikkeling door.
De aandacht voor Het Nieuwe Werken neemt
toe. Gevolg: het secretaressevak maakt een
vernieuwingsslag door. De secretaresse die van
alles wel iets kan, maakt plaats voor de gespe
cialiseerde professional die powerful management
faciliteert.
Top Assistants 4.0
Ineke Kooistra, Director Top Secretaries, spreekt
van Top Assistants 4.0, met een knipoog naar de
ontwikkelstappen in Het Nieuwe Werken. Het begon
met 2.0. Nu is 3.0 de standaard. Met 4.0 nemen
wij een voorschot op de volgende vernieuwings
golf. Overal om ons heen zien we het besef groeien
dat ondersteuners die acteren als pure professio
nals, de winstgevendheid van organisaties ver
sterken en bijdragen aan powerful management.
Dit vraagt niet alleen een mentaliteitsverandering
van de assistant, maar ook van de manager en
de totale secretarile organisatie.
TS Academy richt haar pijlen dan ook op alle drie.
Met concrete trainingen, cursussen, workshops,
coachingprogrammas en evenementen.
Secretaresses kunnen hier individueel hun voordeel
mee doen, maar ook samen met hun manager.
TS Academy adviseert, richt in en organiseert
incompany trainingen op maat om het maximale
uit het secretariaat te halen. Ineke Kooistra: Er is
heel veel potentieel. De vraag is: hoe ontwikkel je
al dat talent in lijn met de ontwikkelingen die op
je afkomen?
Dan praten we over employee development of
verandermanagement door training, opleiding en
coaching. Daar biedt TS Academy gespecialiseerd
maatwerk voor.
Kwaliteit in training, opleiding en coaching
Voor de inhoudelijke ontwikkeling van trainingen
en opleidingen werkt TS Academy samen met
gerenommeerde partijen. De uitvoering vindt
plaats onder eigen regie, in het eigen opleidings
centrum op het hoofdkantoor in Zaltbommel, of
in Alphen a/d Rijn, Amsterdam en Zwolle. In de
programmasamenstelling zijn actuele vakontwik
kelingen leidend. Trainingen zijn toegespitst op
nieuwe taakopvattingen n organisatietrends.
De kwaliteit is hoog, de aanpak persoonlijk.
Het feitelijke aanbod zal continu in ontwikkeling
zijn. Trainingen kunnen betrekking hebben op
basale vaardigheden of nieuwe technologien,
maar ook op bredere competenties. Bovendien
krijgt de factor fun veel ruimte niet onbelangrijk
voor de persoonlijke ontwikkeling en motivatie.
Vaste trainingen of maatwerk
Het opleidingsprogramma 2010 van TS Academy
is onlangs van start gegaan en er wordt hard
gewerkt aan de afronding van het programma
voor 2011. Ineke Kooistra: Een aantal trainingen
bieden wij standaard aan, zoals ons master
classes die momenteel plaatsvinden. De deelname
staat open voor iedereen voor secretaresses die
bij ons op de loonlijst staan, maar evengoed voor
secretaresses die niet bij ons zijn aangesloten.
Mijn advies aan secretaresses en werkgevers?
Even bellen om te horen wat er loopt en waar nog
plaatsen vrij zijn! Buiten ons wisselende standaard
aanbod, ontwikkelen we ook trainingen en
workshops op maat, afgestemd op de opleidings
behoefte van opdrachtgevers. Deze kunnen buiten
of binnen het bedrijf plaatsvinden.
Secretaresse Belevingsbon
Het aanbod van TS Academy gaat nog verder.
Tijdens de vele regionale intervisiebijeenkomsten
en netwerkmeetings die Top Secretaries initieert,
hebben meerdere organisaties wel eens aan
gegeven iets extras te willen doen. Ineke: Hiervoor
hebben wij de Secretaresse Belevingsbon gen
troduceerd. Met deze bon kunnen secretaresses
deelnemen aan leuke evenementen of loopbaan
trajecten. Voor de organisaties die de bon inzetten,
geven we vaak volledige invulling aan thema
bijeenkomsten op maat, meestal in samenspraak
met HRM of Training & Opleiding. Het enthousiasme
en de waardering onder secretaresses is altijd
hart verwarmend.
TS Academy verzorgt ook lezingen. Ineke Kooistra
zelf en Liane Duit (Manager Top Secretaries
Noord Nederland & Projectmanager Business
Development) laten bij regelmaat voor uiteen
lopend publiek hun licht schijnen over de toe
komst van het vak. Daarnaast kan Top Secretaries
worden ingeschakeld voor het inrichten van een
talentenbank. Ineke Kooistra: Veel secretares
ses beschikken over een uitzonderlijk talent een
exotische taal, het verzorgen van presentaties, of
het organiseren van seminars. Door dat allemaal
per organisatie in een talentenbank onder te
brengen, kunnen secretaresses optimaal van
elkaars talenten profiteren. Daar word je als
organisatie sterker van!
Individuele en groepstrainingen
Coaching van manager & secretaresse
Intervisie voor Hoofd Secretariaat
Regionale netwerkevents voor secretaresses en/of managers
Incompany trainingen
Consultancy (inrichting, advisering & coaching secretariaat,
inrichting talentenbank)
Secretaresse Belevingsbon
TS Academy. Voor professionals en opdrachtgevers
Overal om ons heen zien we het besef groeien dat ondersteuners die acteren als pure professionals, de winstgevendheid van organisaties versterken en bijdragen aan powerful management. TS Academy
richt haar pijlen dan ook op alle drie
Ineke Kooistra, Director Top Secretaries
TS Academy ontwikkelt en realiseert trainingen met open
deelname door individuele secretaresses en (incompany)
trainingen op maat in opdracht van klanten.
Voor het complete programma of meer informatie kun je
mailen naar [email protected] of [email protected]
Bellen kan ook 050 302 87 27. Ook op onze website vind
je aanvullende informatie: www.topsecretaries.nl
-
6 7
interview
Schoonheidssalon
Na haar mavo wist Audrey niet zo heel goed wat
ze wilde, zoals zoveel schoolverlaters. Ze besloot
de opleiding tot schoonheidsspecialiste te gaan
doen. Daarna heb ik een tijdje in een schoonheids
salon gewerkt, maar dat was het toch niet hele
maal. Toen ze aan de slag kon bij Randstad als
vestigingsassistente, ging de bal voorzichtig aan
het rollen.
Tal van cursussen
Op een dag kreeg ze een baan aangeboden als
directiesecretaresse bij Nutricia. Even twijfelde ze
of dat wel iets voor haar was, maar ze besloot er
toch voor te gaan. Naast haar werk deed ze tal van
cursussen, waaronder managementassistente
via Schoevers. Ze groeide snel in haar nieuwe rol.
Je voelt dat je groeit door de mensen waar je mee
omgaat. Nu bijna tien jaar later werk ik nog
steeds binnen dezelfde organisatie.
Zes jaar
Uiteindelijk werkte ze zes jaar als directie
secretaresse op drie verschillende plekken. Toen
wilde ze verder. Het was 2006. Ik wilde me graag
meer met de inhoud bemoeien. Als secretaresse
kan dat natuurlijk ook. Maar niet altijd op het
moment dat jij dat wilt, zegt ze lachend. Die ruimte
wilde ze wel graag. Ik heb altijd de wens gehad
om mijzelf te ontwikkelen.
Mensenwerk
Als directiesecretaresse had Audrey al voor een HR
directeur gewerkt. Dat vak boeide haar. Het biedt
verdieping, maar je werkt ook met mensen. Je kan
iets voor iemand betekenen. Om te zien of deze
overstap iets voor mij was heb ik een HRproject
opgepakt en de basisopleiding personeelszaken
gedaan. Toen bleek dat ik dit helemaal leuk vond,
ben ik meteen begonnen met de hboopleiding
personeelsmanagement. Prompt kwam er een
functie vrij op het Supply Point, de fabriekskant
van Nutricia. In januari 2007 heb ik de overstap
gemaakt naar HRadviseur. Wederom had ik geen
ervaring. Het is de story of my life: als je zelf iets
wilt, dan lukt het ook.
In het diepe
Als HRadviseur doet Audrey alles wat met in, door
en uitstroom te maken heeft. Denk aan werving
en selectie, job offers aan nieuwe kandidaten,
opstellen van functieprofielen, waarderen van
functies, coachen van medewerkers... Ze werd
meteen in het diepe gegooid. Toen ik startte, was
ik de enige HRadviseur op de afdeling. Bovendien
had ik tijdelijk geen HRmanager. Gelukkig had
ze op haar vroegere afdeling collegas die ze om
advies kon vragen. En toen haar manager terug
kwam, kregen ze versterking. Dat mag ook wel,
als er rond de 550 medewerkers werkzaam zijn.
Inmiddels zijn we met een manager, drie adviseurs,
twee supportmedewerkers, drie mentoren en een
opleidingscordinator.
Loslaten
De voormalige secretaresse mag nu dus zelf
delegeren. Ja, de supportmedewerkers nemen de
administratieve taken van ons over. Dat is handig
en leuk, omdat je weet hoe je net behandeld wilt
worden in de ondersteunende rol. Daar houd je
rekening mee. Toch was het ook lastig; in het
begin had ze regelmatig de neiging om de dingen
zelf te doen. Maar op een gegeven moment leer
je dat loslaten. Anders moet je het de ander niet
vragen.
Onderlinge verhoudingen
De ervaring uit haar vorige functie heeft nog meer
voordelen. Dit werk ligt in het verlengde. Er zijn
ook veel directiesecretaresses die HR erbij doen.
Bovendien ontwikkel je als directiesecretaresse
een bepaalde organisatiesensitiviteit. Je leert wat
je wel en niet kunt zeggen. Je ontwikkelt gevoel
voor hoe de onderlinge verhoudingen liggen in
een organisatie.
Veel mogelijkheden
Inmiddels doet Audrey dit werk alweer bijna vier
jaar. Wie haar verhaal leest, zal zich niet verbazen
als ze straks weer een nieuwe uitdaging aangaat.
Toch is ze voorlopig niet van plan het over een heel
andere boeg te gooien. Dit vak is superleuk.
Het heeft heel veel verschillende aspecten.
Datzelfde geldt voor het bedrijf waar ze werkt.
Dit is zon leuke organisatie. Nutricia is onderdeel
van Danone; hier zijn heel veel mogelijkheden.
Dat is ook de kracht van deze organisatie.
Twitteren
Wat kunnen andere secretaresses leren van haar
verhaal? Ik denk dat het belangrijk is dat je in
ontwikkeling blijft. Dat je meegaat met dingen die
spelen. Je moet zoveel mogelijk inspelen op de
problematiek binnen je organisatie. Kom met
oplossingen, zodat je werk leuk blijft. Je moet ook
meegaan met dingen waar je baas mee bezig is.
Er komt nu een heel nieuwe generatie managers
aan. Die vraagt om een andere stijl van onder
steuning. Als je manager bijvoorbeeld twittert, moet
je daarin meegaan. Er moet een klik zijn, anders
wordt het heel moeilijk. Maar als je je vak verstaat,
en er zijn mogelijkheden om door te groeien, dan
wordt je wel opgemerkt.
Binnen het vak van managementassistent bestaat er een wereld aan mogelijk heden. Wie al zijn kwaliteiten uit de kast haalt, kan doorgroeien in elke gewenste richting. Er is altijd een bedrijf, een afdeling, een manager die precies nodig heeft wat jij in huis hebt. Ook als dat buiten de gebaande paden ligt. Dus als je weet wat je wilt: ga ervoor! Zo werd Audrey Soeterbroek (34) HRadviseur bij Nutricia.
Audrey SoeterbroekSchoonheidsspecialiste, directiesecretaresse, HR-adviseur
Dus als je weet wat je wilt: ga ervoor!
Ik denk dat het belangrijk is dat je in
ontwikkeling blijft
-
Nadia Senders en Harry Hendriks delen hun drive voor Philips. Zij zorgt ervoor dat hij kan excelleren. Achter deze manager staat een personal assistant die haar sporen al bijna vijfentwintig jaar verdiend heeft. The perfect match.
De klik van Nadia Senders en Harry Hendriks
Naam: Harry Hendriks
Functie: Voorzitter directie Philips
Benelux
Leeftijd: 59
Sterrenbeeld: Leeuw
Thuisfront: Getrouwd en vader van
twee dochters en een zoon
Naam: Nadia Senders
Functie: Personal assistant van
Harry Hendriks
Leeftijd: 43
Sterrenbeeld: Ram
Thuisfront: Getrouwd
8 9
interview
Wat deed je voordat je bij Philips ging werken?
Ik heb gekozen voor Philips en volgend jaar
hoop ik hier mijn 25jarig jubileum te vieren.
Mijn loopbaan bij Philips startte bij de Philips
Secretaresse Opleiding en na een stageperiode
begon ik als afdelingssecretaresse. Na twee en
een half jaar vond ik dat het tijd werd voor een
volgende stap en kreeg ik mijn eerste baan als
directiesecretaresse, waarna functies als PA
voor de algemeen directeur WestEuropa, Oost
Europa en Nederland volgden. Ik heb nog een
tussentijdse uitstap gemaakt gedetacheerd
namens Philips naar de Technische Universiteit
Eindhoven waar ik grote symposia en congressen
organiseerde. Het was leuk om even buiten de
muren van Philips te kijken. Ook heb ik in de
avonduren diverse opleidingen gevolgd, zoals
een ISOauditorstraining bij KPMG, een twee jaar
durende studie Middle Management, een
Marketingopleiding en ik heb mijn Duits geperfec
tioneerd bij de NederlandsDuitse Kamer van
Koophandel. Het is belangrijk je vaardigheden
verder te ontwikkelen; kijk naar de mogelijkheden
die je hebt en geef daar een eigen draai aan.
Philips is een groot bedrijf met veel mogelijk
heden, je kunt hier alle kanten op en na vijfen
twintig jaar heb ik nog steeds het gevoel dat ik
de leukste plekjes heb kunnen uitzoeken.
Waar houdt jouw manager Harry Hendriks
zich mee bezig?
Harry Hendriks is directievoorzitter van Philips
Benelux. Hij is in deze functie verantwoordelijk
voor de zeer diverse activiteiten van Philips in de
Benelux, een organisatie met een zeer breed
klantenpatroon, met 17.000 medewerkers.
Naast de functie van directievoorzitter zet Harry
Hendriks zich in op tal van andere terreinen.
Zo is hij vice voorzitter van Brainport, een stichting
voor innovatieve bedrijven, kennisinstellingen en
overheden in deze regio die zich richt op innovatie
en de hightech maakindustrie. Ook de overheid
erkent het belang voor de Nederlandse economie
van deze regio en Harry Hendriks vervult hiermee
dan ook een essentile positie waarmee hij
intensief bezig is. Onderdeel van het hebben
van een extern gerichte functie is het leggen en
onderhouden van veel contacten. Hoe breder
het contactenpatroon, hoe breder het netwerk.
Dat geldt zeker voor Harry Hendriks. Hij heeft
namens Philips een zichtbare functie en zit als
het ware in de etalage.
En wat houdt jouw werk in?
Kortweg: ik zorg ervoor dat Harry Hendriks zo
efficint mogelijk zijn taken kan uitvoeren. Daarbij
werk ik met vooruitziende blik, ik wacht niet op
informatie maar zoek actief contact met sleutel
figuren voor een goede briefing, waarmee Harry
Hendriks goed voorbereid op pad gaat. Sinds de
pensionering van de directiesecretaris zijn er
nog meer taken onder mijn supervisie gevallen
en vervul ik daarmee een sturende rol naar het
directiesecretariaat. Ons kantoor is ook aan
spreekpunt voor veel reacties uit de markt, het
is aan ons hier correct en adequaat mee om te
gaan, de klant gaat voor alles. Een ander aan
dachtspunt is om Philips zo aantrekkelijk mogelijk
te presenteren aan derden, we willen professio
naliteit uitstralen. Het is een hele klus om alles te
managen maar door hoofdzaken van bijzaken
te onderscheiden, kan ik alle ballen in de lucht
houden en creer ik zelfstandigheid. Ik heb een
sterk aansturende functie die zowel intern als
extern gericht is. Op de eerste plaats met onze
klanten, maar ook richting overheid, ministers,
burgemeesters, het internationaal bedrijfsleven
en het Europees Parlement in Brussel.
Wanneer je op topniveau wilt meedraaien, moet je interesse tonen en interne bedrijfsprocessen
kunnen doorgronden
Over Philips Philips biedt een veelzijdig aanbod op het gebied van gezondheidszorg en welzijn, gericht
op het verbeteren van de kwaliteit van leven van mensen door middel van tijdige innovaties.
Als toonaangevende onderneming op het gebied van gezondheidszorg, lifestyle en lighting
integreert Philips technologien en design in op de mens gerichte oplossingen, die zijn
gebaseerd op diepgaand inzicht in de wensen en behoeften van de klant en zijn merkbelofte
van sense and simplicity. Philips heeft wereldwijd circa 116.000 werknemers in dienst,
verspreid over meer dan 60 landen. Met een omzet van 23 miljard euro in 2009 is de
onderneming marktleider op het gebied van cardiale zorg, acute zorg en thuiszorg, energie
zuinige verlichtingsoplossingen en nieuwe verlichtingstoepassingen, alsmede lifestyle
producten voor persoonlijk welzijn en amusement, met een sterke leidende positie op het
gebied van FlatTV, scheerapparaten en haartrimmers, portable entertainment en
mondverzorgings producten.
-
10 11
werk
Harry Hendriks over Nadia SendersPhilips is in Nederland stevig geworteld en tevens de grootste
industrile werkgever. Dat levert een zeer diverse agenda op
met een even divers contactenpatroon. Binnen deze agenda
is regeren vooruitzien en Nadia is door haar ervaring zeer
kundig, juist in dat vooruitkijken, terwijl aan alles tot in de punt
jes opvolging wordt gegeven. Haar inzet is vooral gestoeld op
een hoge mate van klantgerichtheid, want om de klant in vele
verschijningsvormen draait het allemaal. Een praktische
instelling doet de rest!
Wat is jouw beeld van een Top Assistant 4.0?
Iemand die beschikt over de juiste competenties
met aanvullende scholing op hboniveau, iemand
die in staat is mee te bewegen met de ontwikke
ling en dynamiek van een bedrijf. Wanneer je op
topniveau wilt meedraaien, moet je interesse
tonen en interne bedrijfsprocessen kunnen door
gronden.
Sinds wanneer werken Harry Hendriks en jij
samen?
Sinds 1998. Harry Hendriks was destijds Directeur
Philips Consumer Electronics Benelux en werd na
vier jaar Directievoorzitter Philips Benelux. Ik ben
gevraagd met hem mee te gaan en over het
antwoord hoefde ik niet lang na te denken.
We hebben uitdagende en drukke jaren beleefd,
we zijn constant in beweging en daarmee prijs ik
me nog steeds zeer gelukkig.
Hoe verliep het sollicitatiegesprek?
Ik kan me nog goed herinneren dat het gesprek
wel drie of vier keer verzet is. Harry Hendriks nam
zelf de moeite om me te vertellen dat het geen
smoesjes waren, maar dat er steeds afspraken
met klanten tussen kwamen. Ik hoefde me dus
geen zorgen te maken. De klant gaat immers
voor! Het uiteindelijke gesprek verliep prettig en
we waren het vrij snel met elkaar eens, de klik
was er meteen.
Wanneer wist je dat het goed zat met jullie
samenwerking?
Dat merkte ik toen zaken soepel begonnen te
lopen. Ongeacht je ervaring; je moet je inwerken
en je hebt tijd nodig om aan elkaar te wennen.
En het vertrouwen dat je krijgt, moet je eerst
verdienen. Maar bovenal zijn de grootste compli
menten de complimenten die je van klanten krijgt.
Als afnemers en klanten tevreden zijn, is dat het
beste bewijs van goed zaken doen.
Waar haal je plezier uit?
Aan het feit dat ik een bijdrage lever, dat ik ver
trouwen krijg en dat ik er toe doe als volwaardig
lid binnen het team. Ik neem geen genoegen met
middelmatigheid, ik ga voor perfectie. Actief op
zoek zijn naar uitdagingen, daar haal ik voldoe
ning uit. En uit de dynamiek, dat houdt me
scherp.
Wat is het geheim van jullie samenwerking?
Dat er een klik is. We zitten op dezelfde golf
lengte, we hebben dezelfde drive. Harry Hendriks
is een ontzettend enthousiast mens en deelt
graag zijn kennis en kunde. Hij doet dat op een
aanstekelijke manier, daar krijg je positieve ener
gie van. Hij is niet zuinig met complimenten en als
er successen gevierd kunnen worden dan doen
we dat. Natuurlijk gebeuren er ook wel minder
leuke dingen en laten we als mens een steekje
vallen, maar ook dan is er ruimte voor humor en
relativering.
Weleens overwogen iets anders te gaan doen?
Ja natuurlijk, na zon lange staat van dienst kan
dat niet anders. Ik heb buiten Philips weleens mijn
licht opgestoken. Overigens in alle openheid en
daar heb ik ook steun voor gekregen. Maar ik
prijs de veelzijdigheid van Philips. Wat is er leuker
dan afwisseling in je takenpakket? Bovendien
staan Philips secretaresses goed aangeschreven,
dus waarom zou ik opstappen? Zolang je jezelf
verplicht om jezelf van alles af te blijven vragen, is
het goed.
Zolang je jezelf verplicht om vragen te blijven stellen,
is het goed.
Het vertrouwen dat je krijgt, moet je eerst verdienen.
Ik neem geen genoegen met middelmatigheid, ik ga
voor perfectie.
Deze Pretty checked
laptopcase is de
nieuwste laptoptas van Marc
Jacobs. Fashionable en zacht.
Verkrijgbaar op d site waar je
de mooiste designer spullen
vindt: www.netaporter.com
Deze tas kost 65,00.
Trendy geblokt
Kies jouw kleurMeng je eigen foundationkleur
helemaal zelf. Doe een paar
druppeltjes van Velds Color on
Demand door je eigen dagcrme
en het resultaat is een stralende
teint die perfect aansluit bij jouw
huidskleur. 34,95
www.parfumerie.nl
Next to MeIlse DeLangeIlse DeLange is een artiest die continu
nieuwe liedjes aan het schrijven is. Met een
aantal van deze nummers ging zij richting
Nashville, waar dit nieuwste album tot
stand is gekomen. Next to Me is een
eighttrack album geworden, waarvan
de titeltrack de eerste single is. Met acht
prachtige songs.
Het debuut van secretaresse in hart en nieren,
Annemarie de Martines. Sinds 2004 runt ze haar
eigen bedrijf Quadrant Office Support. Ze traint en
adviseert secretaresses en managers in het opti ma
liseren van hun samenwerking. Met Adieu Secretresse,
Hello Assistant wil De Martines secretaresses, managers
en HRfunctionarissen bewust maken van de enorme
veranderingen die op dit moment binnen organisaties
plaatsvinden. En welke consequenties deze hebben
voor de toekomst van de secretaresse. Het boek geeft
praktische handreikingen over hoe je als secretaresse
klaar kunt staan voor de toekomst. Diverse interviews
met mensen uit de praktijk waaronder Top Secretaries
Ineke Kooistra geven een helder beeld over de
hedendaagse gang van zaken in het vak. Nu is het
moment aangebroken waarop de secretaresse zich
een nieuwe rol en positie kan aanmeten. Organisaties
zijn zoekende naar hoe ze de concurrentie het hoofd
kunnen bieden en tegelijkertijd een aantrekkelijke werk
gever kunnen zijn en blijven. De rol van secretaresse
wordt daarbij belangrijker, zij werkt niet meer voor
maar met de manager en heet voortaan executive
assistant. Op een positieve manier geprikkeld worden
en talenten optimaal inzetten: dat is wat de assistant
wil. Zij en haar manager werken daarbij samen op
basis van gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen,
respect en steun. Dit inspirerende boek is een must
voor iedere secretaresse, manager of HRfunctionaris
die het secretaressevak wil moderniseren.
Hip in de regenLukt het je maar niet een hippe regen
jas te vinden? Zon mooie water
dichte trenchcoat bijvoorbeeld?
Bij www.hipinderegen.nl liepen
ze tegen hetzelfde probleem
aan en besloten ze zelf hippe
regenjassen te laten maken.
De vormeloze poncho is
verleden tijd! Kijk op
www.hipinderegen.nl
Deze donkerblauwe trench
Claude kost 99,95
Wie kent m niet?De nieuwste iPhone 4 is top of the bill. Met een 5 megapixel camera
met flits! aan beide zijden van het toestel. Zo kun je jezelf bekijken en video
gesprekken voeren. Filmen kun je er ook mee, dankzij de HDvideo opname.
En verder? Kun je natuurlijk telefoneren, agenderen, mailen, surfen op internet,
smsen, twitteren, jouw favoriete muziek beluisteren. Download de vele
slimme apps die je verder helpen, zoals TomTom, dictafoon, iWiki, iTranslate
en noem maar op. Verkrijgbaar bij een TMobile abonnement of los te koop
via www.redcoon.nl
1
23
5
Adieu Secretaresse, Hello Assistant
19,95 Vanaf eind oktober
verkrijgbaar in alle online
boekenwinkels of via
www.managementsupport.nl/shop
Mooi, mooier, mooist.Nero Bianco heeft met zes filialen in
voornamelijk Noord en OostNederland een
aantal smaakvol ingerichte schoenenwinkels waar je de mooiste
muiltjes koopt. Van stoere laarzen tot elegante pumps: het is
allemaal even prachtig. Ook online kun je er terecht, voor deze
pumps van Unisa bijvoorbeeld. 104,95 www.nerobianco.nl
12,99 www.bol.com
4
-
SonjaIngrid
12 13
werk
Achter een Top Manager schuilt een
Top Assistant
Ingrid: Bij het werken voor een manager op CEO
niveau kun je niet zonder wederzijds vertrouwen.
De impact van verkeerd handelen op directie
niveau is behoorlijk groot en een manager reali
seert zich dat heel goed. En een top manager
heeft gewoon geen tijd om zijn assistant te con
troleren. Je moet als assistant dus gewoon top
zijn.
Sonja: Dat vind ik wel, absoluut. Het is als:
Achter een sterke man schuilt een sterke vrouw.
Het klinkt misschien een beetje arrogant, maar
als ik er niet ben, kan mijn manager niet functio
neren. Het is de realiteit.
Assistants kunnen niet zonder communities en
netwerken
Ingrid: Communities vind ik sowieso belangrijk
en dat geldt zeker ook voor assistants. Binnen IBM
bestaat een community uit alle secretaresses,
waarvan binnen Nederland zeven cordinerende
secretaresses (CoSecs). Deze CoSecs komen
maandelijks bij elkaar om operationele punten te
bespreken en koppelen die weer terug richting
hun secretaressegroep. Zo waarborgen we onze
communicatie. Communities dragen bij aan een
gevoel van betrokkenheid en saamhorigheid.
Om je zaken goed en snel te kunnen regelen,
binnen de huidige dynamiek, moet je gewoon
een relevant netwerk hebben.
Sonja: Mijn idee is dat we niet zonder
net werken kunnen. Ik ben regiobestuurder van de
Nederlandse Vereniging van Directiesecretaresses
(NVD) Utrecht. Steeds meer bedrijven benaderen
de NVD en vragen ons presentaties te geven.
Daar leren we ontzettend veel van en je deelt
ervaringen met elkaar. En keer in de zes weken
hebben we een NVDbijeenkomst, de kennis die
we daar uitwisselen is veel waard. Deze manier
van netwerken voorkomt stilstand. Zo blijf je bij
de tijd.
De houdbaarheidsdatum van de functienaam
secretaresse komt steeds dichterbij
Ingrid: Whats in a name? Het gaat om de
inhoud, hoe vul je je werk in en wat maak je
ervan? Misschien wordt het woord secretaresse
door de huidige generatie geassocieerd met
stoffig, postboek en notuleren. Ik denk dat de
functie ook meer verschuift van statisch en
administratief naar dynamisch en meewerkend
voorvrouw of voorman.
Sonja: Die houdbaarheid lijkt inderdaad verstreken
te zijn, maar wat komt er dan voor in de plaats?
Personal assistant of management assistant?
Ik vind de naam secretaresse nog steeds duidelijk
genoeg en wat mij betreft blijft het zo. Ik ben er
trots op dat ik secretaresse ben.
Een Top Assistant wil voortdurend
geschoold worden
Ingrid: Natuurlijk is het belangrijk om op de
hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen.
Stilstand is achteruitgang. Om deze functie goed
uit te oefenen en zaken goed te kunnen inschat
ten, moet je op de hoogte zijn van hetgeen er
binnen je bedrijf en in de wereld om je heen
speelt. Ik vind wel dat iedereen vanuit zijn eigen
kracht moet handelen en moet durven vragen als
er iets niet duidelijk is.
De Top Assistant 4.0 weet wat de toekomst te bieden heeft. Maar welke insteek en competenties zijn er nodig om je blik op de juiste manier naar voren te richten? We vroegen het aan Ingrid van den Boogaard en Sonja Dienaar, aan de hand van vijf stellingen.
Top Assistant 4.0
Achter een sterke man schuilt een sterke vrouw
Om je zaken goed en snel te kunnen regelen,
binnen de huidige dynamiek, moet je gewoon
een relevant netwerk hebben
Sonja: Absoluut. Als top secretaresse zit je op
een bepaald niveau en dat wil je graag zo houden.
En er verandert zoveel binnen het vak, dat een
juiste scholing op zijn tijd nodig is. Via de NVD
volg ik workshops en trainingen om allround te
blijven. Voor een succesvolle carrire moet je
gewoon je best doen en bijspijkeren.
Een Top Assistant is geen job hopper
Ingrid: De complexiteit van de functie, het
opbouwen van vertrouwen en een relevant net
werk kost al dermate veel investering dat je niet
snel naar een andere functie overstapt. Binnen
een innovatief bedrijf als IBM, waarin alles voort
durend in beweging is en verandert, is een
constante factor ontzettend belangrijk. Dit samen
met het feit dat je toch een rolmodel bent, is het
in mijn ogen niet verstandig als er op deze plek
te snel wisselingen zijn.
Sonja: Als interim secretaresse ben ik profes
sioneel job hopper. Daar heb ik bewust voor
gekozen omdat de afwisseling bij me past.
Het geeft me veel energie om multiinzetbaar te
zijn en ik doe door de wisseling van werk en
omgeving veel ervaring op. Als een project binnen
een bedrijf is afgerond, ga ik weg. Dat geeft een
voldaan gevoel en mijn tijdelijke collegas zijn me
er vaak dankbaar voor. Bij mijn vorige opdracht
heb ik een secretariaat opgezet en een interne
collega opgeleid die mijn functie kon overnemen.
Zowel het bedrijf als deze collega waren blij
met het resultaat en ik kon weer verder naar de
volgende opdracht met nieuwe uitdagingen.
Naam: Sonja Dienaar
Bedrijf: Provincie Utrecht
Functie: Secretaresse voor twee managers,
projectondersteuner
Aantal jaren werkervaring: 25 jaar
Naam: Ingrid van den Boogaard
Bedrijf: IBM
Functie: Secretaresse van Harry Dorenmalen,
Algemeen Directeur IBM Benelux
Aantal jaren werkervaring: 19 jaar
-
Wanneer heb jij voor t laatst uitbundig geshopt?Boek vandaag nog het Golden Tulip ParkstadShop-till-you-Drop-Arrangement
Shop-till-you-Drop-Arrangement
1x overnachting in een 2-persoonskamer 1x uitgebreid ontbijtbuffet Top-tail (welkomstdrankje) 3-gangen dagmenu van de chef Gebruik van fi tness & sauna, incl. badjas Gratis parkeren Maasmechelen Village en
centrum Maastricht makkelijk bereikbaar
Nu voor maar 119,00 p.p.excl. citytax 1,85 p.p.p.n.
Roda J.C. Ring 596466 NH KerkradeT. 088 - 11 88 888
[email protected] Reserveren o.v.v. Adecco ANOUK topsecretaries.nl
Straight to the top
Ook toe aan werkcondities die blijven boeien? Verbind je professionaliteit aan onze missie: uitblinken voor topbedrijven. Top Secretaries biedt jou een garantie op afwisseling, veelzijdige ervaring en blijvende uitdaging. Ons exclusieve programma voor training, oplei-ding en loopbaancoaching is de topstandaard voor verdieping van je werk en versnelling van je carrire. Gaan we samen voor de top?
14 15
interview
Een brief aan een leverancier, een email aan een collega, een PowerPoint voor een klant, een sms aan je vriendin, een persbericht voor een dagblad en een krabbel op Hyves. Als managementassistent met ook nog een privleven, moet je op een doorsnee dag werkelijk al je registers opentrekken. Letterlijk en figuurlijk. Wie daar alles van weet, is prof. Carel Jansen, vicedecaan onderwijs aan de Faculteit der Letteren van de Radboud Universiteit Nijmegen. Hij heeft een paar gouden tips voor wie goed wil communiceren. In alle situaties.
Schrijf foutloos
Wil je effectief communiceren, zorg dan dat je
geen opvallende spel of grammaticafouten
maakt. Ik zou het toejuichen als er op de middel
bare school in het grammaticaonderwijs voor
een serieuzere aanpak wordt gekozen. Je hebt
het zo nodig als je taalfouten wilt voorkomen.
Gelukkig is er op dat gebied ook heel veel te
vinden in de boekwinkel en op internet.
Bepaal het juiste taalregister
Houd altijd rekening met de situatie waarin je
communiceert. De situatie bepaalt het taalregister
dat je moet kiezen. Een wetenschapper gebruikt
in een wetenschappelijk tijdschrift bijvoorbeeld
het woord significant, terwijl hij tegen de buren
belangrijk zal zeggen. Als je een tekst schrijft
bijvoorbeeld, wordt de situatie bepaald door vier
dingen: het genre van de tekst die je schrijft, het
kanaal waarlangs die tekst verspreid wordt, de
manier waarop je zelf wilt overkomen en ten
slotte het beeld dat je je lezers wilt geven van wat
jij over hen denkt. Stuur je een sms, dan doe je
dat anders dan wanneer je een mailtje stuurt en
weer anders dan wanneer je een brief stuurt.
Schrijf je die brief aan een klant, dan doe je dat
anders dan aan een collega.
Leer verschillende registers beheersen
Besef dat er veel verschillende registers zijn en
dat je veel registers beheerst. Soms is het
belangrijk je registers uit te breiden. Kijk dan
Trek al je registers open
goed naar voorbeelden. Als ik studenten leer hoe
ze artikelen voor De Volkskrant moeten schrijven,
laat ik ze eerst heel goed bestuderen hoe
bestaande artikelen in De Volkskrant worden
geschreven.
Vraag feedback
Het helpt ook als je feedback krijgt uit je
om geving. Vraag je collegas en je manager:
is dit taalgebruik dat past bij deze situatie?
Ga mee met je tijd
Taal verandert. Als je spreekt over verloedering
van taal, dan geeft dat een kwalificatie aan: het
was vroeger goed en nu is het slecht. Daar geloof
ik niets van. Taal wordt niet beter of slechter,
maar de registers worden anders. En ding staat
wel als een paal boven water: Hoe registers ook
mogen veranderen, er blijven verschillen tussen
bestaan en het blijft cruciaal dat je het juiste
register kiest.
Houd altijd rekening met de situatie waarin je
communiceert. De situatie bepaalt het taalregister
dat je moet kiezen
-
16 17
etiquette
Frau Koch
Het Duitse bedrijfsleven is veel formeler dan het
Nederlandse. Het is even wennen dat je mensen
moet aanspreken met Herr en Frau, gevolgd
door de achternaam. Inderdaad, ook je collega
secretaresse Michala Koch. Zij is Frau Koch tot
ze je vraagt Michala te zeggen. En dat kan even
duren. Zelfs binnen een bedrijf kunnen collegas
elkaar tot in lengte van jaren blijven aanspreken
met de achternaam. In conservatieve kringen
hoort daar zelfs nog de titel bij. Als Herr Werner
een doctorstitel heeft, spreek je hem aan met
Herr Doktor Werner. Gelukkig vermelden mensen
hun titel op hun visitekaartje, dus dat maakt het
makkelijk.
Duidelijk communiceren
Vroeger werd bij het zakendoen uitsluitend Duits
gesproken. Tegenwoordig hoor je steeds vaker
Engels. Maar in welke taal je ook communiceert,
blijf altijd duidelijk. Let erop dat je heldere
berichten formuleert, beknopt en beslist zonder
typ en spelfouten. Als je de indruk achterlaat dat
je slordig bent, heb je de eerste slag al verloren.
Keurige kleding
Wordt je bij een vergadering verwacht, draag
dan formele kleding. Duitsers hechten veel
waarde aan goed bij elkaar passende kleuren en
accessoires. Dames kiezen liefst voor een broek
pak, niet uitdagend en zonder opvallende siera
den. Mannen zitten altijd goed met een donker
kostuum of gekleed jasje, met stropdas. En denk
eraan: poets je schoenen! Wie zn schoenen niet
poetst, heeft blijkbaar weinig oog voor detail en
wordt daar heb je het weer als slordig gezien.
Serious business
Tijdens de vergadering zul je geen grapjes horen;
zakendoen is een serieuze aangelegenheid.
Iedereen gedraagt zich beheerst, met weinig
lichaamstaal. Er wordt niet breeduit gelachen en
nergens worden onnodig veel woorden aan vuil
gemaakt. Ook wordt er niet afgeweken van de
agenda. Dan weet je weer waar die uitdrukking
vandaan komt: Ordnung mu sein. Maar het
heeft zo zn voordelen. Je weet waar je aan
toe bent.
Goed onderbouwd
Vraagt je manager je zijn presentatie voor te
bereiden, houd dan in gedachten dat ook de
Deutsche Grndlichkeit nog steeds bestaat.
Je bedrijf mag dan nog zon goede naam hebben,
wie wat wil verkopen, zal dat moeten onderbouwen
met voldoende specificaties en details.
Zorg daarom dat je manager alle relevante
achtergrondinformatie bij de hand heeft, zodat
hij ter plekke elke vraag kan beantwoorden.
Geen overwerk
Na vijven met Duitsland bellen, heeft meestal
geen zin. Op kantoor werken de meeste mensen
van acht tot vijf, vaak op vrijdag tot drie uur. Lang
overwerken wekt hier geen bewondering. Integen
deel. Krijgt iemand het werk niet af binnen de tijd,
dan is dat een teken dat hij de taak niet aankan.
En mochten er teveel taken op iemands bord lig
gen, dan is de conclusie duidelijk: er moeten
taken vanaf. Klinkt logisch, toch? Daar kunnen
we in Nederland best een voorbeeld aan nemen.
Etiquette in Duitsland
Ordnung mu sein
Onze landen grenzen aan elkaar, we spreken aan beide kanten een Germaanse taal en qua uiterlijk lijken we best veel op elkaar. Toch gaat het er in Duitsland heel anders aan toe dan in Nederland. Zeker als het zaken betreft. Dus laat je niet verrassen als je manager zakendoet met de buren.
Poets je schoenen!
Uit in BerlijnOp 9 november 1989 hield de wereld haar
adem in. Voor het eerst in 28 jaar konden
inwoners van Oost Berlijn on gestraft het
westen bezoeken. De euforie was enorm;
de Berlijnse muur was gevallen. Maar het is
niet alleen de politieke geschiedenis die
deze stad zo fascinerend maakt. Laat je
onderdompelen in de culturele, culinaire,
economische en historische rijkdom van de
stad die sinds 1990 de hoofdstad is van het
verenigde Duitsland.
Stedelijke historie Terugblikken op de Koude Oorlog kan in het
Museum Haus am Checkpoint Charlie:
www.mauermuseum.de
Wil je alle grote toeristische hoogtepunten van
de stad in n dag bekijken? Boek dan de toer
Hop On, Hop Off via www.vliegfabriek.nl
Kunstzinnig vermaak De KulturBrauerei noemt zich de melting pot
van de Berlijnse culturele scene. In deze oude
brouwerij kun je eten, dansen, loungen, maar
ook een theater of filmvoorstelling zien:
www.kulturbrauereiberlin.de
Men zegt dat Berlijn meer dan 100 musea telt
en die tonen niet alleen Duitse schatten. Zo staat
de wereldberoemde buste van de Egyptische
koningin Nefertiti hier in het Egyptisch Museum:
www.egyptianmuseumberlin.com
Culinair genieten Restaurant Solar geeft je een prachtig uitzicht
over Berlijn. Vanuit de leren sofas op de 16e
en 17e verdieping kun je de hele stad overzien.
Wel even reserveren. www.solarberlin.com
Genieten van echte Berlijnse specialiteiten doe je
in Brauhaus Lemke: www.brauhaus lemke.com
Lekker shoppen Na een bezoek aan Checkpoint Charlie brengt
een wandeling over de Friedrichstrae je zonder
pardon terug naar de moderne wereld.
Modeliefhebbers kunnen hun hart ophalen, in
winkels van H&M tot en met Galeries Lafayette.
De een loopt er liefst met een grote boog
om heen, de ander vindt het fantastisch: de
19eeeuwse winkelboulevard Kurfrstendamm,
met natuurlijk KaDeWe, het Kaufhaus des
Westens.
Ben je toevallig eind december in de stad,
dan val je met je neus in de boter. Net als veel
andere Duitse steden is Berlijn beroemd om
de sfeervolle kerstmarkten. Krijg je het koud,
stop dan even bij een kraampje met heerlijk
warme Glhwein.
Goed voorbereidEen ding is zeker: Berlijn heeft voor iedereen meer
dan voldoende in petto. Kijk voor meer tips op
www.berlijninfo.nl
Voor dit artikel is gebruik gemaakt van de gids: Cultuur
Bewust! Duitsland, Barry Tomalin, uitgeverij Elmar.
-
18 19
interview
Het beroep van secretaresse wordt van
oudsher beoefend door vrouwen die lager zijn
opgeleid dan hun mannelijke managers.
Wat zegt dat over de relatie tussen mannen en
vrouwen?
Van oudsher was de huishoudschool voor een
vrouw de beste opleiding voor het huwelijk.
Het beroep van secretaresse zag men ook als een
goede voorbereiding op het huwelijk. Voordat ze
ging trouwen, moest een vrouw soms werken.
Dat was tijdelijk, hoopte ze. Midden vorige eeuw
werd het huwelijk beschouwd als de alomvattende
levensbestemming voor vrouwen. Ambtenaressen
werden toen nog ontslagen als ze gingen trouwen
of kinderen kregen. Dan werd je ook officieel
handelingsonbekwaam. De jaren 60 was een
periode van grote veranderingen en emancipatie
bewegingen. Toen was het niet meer vanzelf
sprekend dat vrouwen thuis bleven en dat
mannen niet voor de kinderen zorgden.
Is er binnen een bedrijf voldoende evenwicht
als de mannelijke managers vrouwelijke
secretaresses hebben?
Niet zolang het beroep van secretaresse een
lagere status heeft en lager wordt gehonoreerd.
Dat is geen evenwicht. Het gaat erom dat op alle
niveaus mannen en vrouwen samenwerken.
Eigenlijk moet het systeem veranderen. Waarom is
een secretaresse minder belangrijk als zij werke
lijk zorgt voor goede relaties binnen het bedrijf?
Zij kan belangrijker zijn dan de manager die
beslissingen genereert. Want als er geen team
geest is, lukt het de manager niet zijn beslissingen
door te voeren. We moeten niet denken dat
emancipatie gelijk staat aan de top bereiken.
Echte emancipatie betekent dat je doet waar je
talenten liggen. Is het ongemancipeerd om als
vrouw te stoppen met werken als je een kind
krijgt? Dat weet ik niet. Als iedereen zegt dat je
moet doorwerken, maar je voelt dat het beter is
In welk opzicht moet de verhouding tussen
mannen en vrouwen nog veranderen?
Mannelijk en vrouwelijk, yin en yang, zijn twee
archetypische polen, zoals eb en vloed. Ze zijn
met elkaar verbonden en allebei even belangrijk.
Als je doorschiet naar het vrouwelijke, dan word
je onmachtig, te soft. Schiet je door naar het
mannelijke, dan word je overmachtig, te hard.
Beide is niet goed. Maar ieder mens, ieder bedrijf
en ieder land kan die polen bij elkaar brengen.
Ik denk wel dat het basisverschil zal blijven.
Vrouwen kiezen vaker voor het beroep van
secretaresse. Dat is een mensgerichte keuze: ze
kiezen voor samenwerken. Mannen kiezen vaak
technische dingen. Waar het om gaat, is dat je
de andere pool integreert. Als vrouw mag je wat
meer prestatiegericht worden, voor je mening uit
komen, direct zijn. Maar het is belangrijk dat je
wel de tact handhaaft die je vanuit je vrouwelijke
pool voelt. Het is ook belangrijk dat mannen
om het niet te doen, dan is het heel gemancipeerd
om daarvoor te kiezen.
Zullen de verschillen tussen mannen en vrouwen
nooit helemaal verdwijnen?
Nooit vind ik een groot woord. Wat er over vijftig
duizend jaar gebeurt weet ik uiteraard niet, maar
verschil zal er de komende honderden jaren blijven.
Als we als mens helemaal androgyn worden,
verdwijnt de passie. Maar voorlopig willen we die
andere pool naar ons toe trekken. Ook in liefdes
relaties. Sommige mensen denken dat je van de
liefde gelukkig moet worden, maar volgens mij is
dat niet de essentie. Je wordt verliefd op het
andere, omdat je krachtiger wilt worden. Omdat
je iets van die energie mee wilt nemen. Het is
goed die andere pool te integreren.
Uit onderzoek van Geert Hofstede kwam naar
voren dat er in Denemarken geen ongewenste
intimiteiten zijn op het werk. Daar durven vrouwen
vrouwelijke aspecten meenemen: empathisch
zijn, omgaan met emoties en een zuiver gebruik
van intutie. Je ziet dat uitersten niet werken. In de
20e eeuw stond het product centraal. Toen had
in het arbeidsleven het mannelijke de overhand.
In de 21e eeuw wordt het belangrijker dat de
menselijke maat, de teamgeest een plek krijgt.
Daardoor presteer je beter. Niet alleen op het
gebied van welvaart, ook op het gebied van
milieu en maatschappelijk verantwoord onder
nemen. Meer aandacht voor het grote geheel,
voor de kwaliteit van het bestaan op aarde voor
alles en iedereen, daar zit het vrouwelijke in.
voor hun mening uit te komen, omdat de infor
mele machtsverschillen gering zijn. Daar kan een
vrouw zeggen ik wil die arm om niet om mijn
schouder, zonder dat de man denkt ze zegt wel
nee, maar ze bedoelt ja. Je hebt geen onge
wenste intimiteiten als de mannelijke directheid
en duidelijkheid samengaan met het vrouwelijke
inlevingsvermogen en tact.
Wat is dan de ideaalsituatie op het werk?
Voor vrouwen is dat: meer verantwoordelijk
heden krijgen, vergaderingen leiden, beslissingen
nemen, dingen doen waarin hun zelfstandige
prestatie belangrijker wordt. Als de manager
centraal staat voor de visie en beslissingen, en
de assistent voor het aanleveren van informatie
daarvoor, dan ga je samenwerken. Dan verdwij
nen die hirarchische verschillen en vervalt het
onderscheid tussen de beroepen. Dat duurt nog
even, maar die kant gaan we wel uit.
Sociologe Iteke Weeda: Het gaat erom dat op alle niveaus mannen en vrouwen samenwerken.
Iteke Weeda. Sociologe en emeritus hoogleraar emancipatie vraagstukken. Na een actief arbeidsleven aan de universiteiten van Wageningen en Groningen, geeft ze tegenwoordig lezingen en workshops en publiceert ze artikelen en boeken. Sinds dit jaar spreekt ze ook op netwerkbijeenkomsten van Adecco Top Secretaries. Met alle plezier geeft ze haar visie op de Top Assistant van de 21e eeuw.
Mannelijk en vrouwelijk, yin en yang, zijn twee archetypische polen,
zoals eb en vloed. Ze zijn met elkaar verbonden en allebei even belangrijk
Meer aandacht voor het grote geheel, daar zit het vrouwelijke in
-
20 21
in de schijnwerpers gezien & gehoord
Afgelopen 15 april won ze de finale van de eerste editie van de Top Secretaries Contest NoordHolland 2010: Deborah Kalloe (26). Hoog tijd dus om onze kersverse ambassadrice hier in de schijnwerpers te zetten.
Deborah Kalloe is een echte selfmade woman.
Zeven jaar geleden rolde ze na haar middelbare
school het secretaressevak in en maakte het
vak zich snel eigen. Sinds 2007 werkt ze als
secretaresse bij haar huidige werkgever Deloitte
Consulting BV in Amstelveen. Niet geschoten is
altijd mis, Deborah zegt het geregeld. Het is
ook wat ze dacht toen ze die dag in de auto zat:
Het moet half maart geweest zijn, ik luisterde
naar WildFM en hoorde dat ze secretaresses
zochten voor de Top Secretaries Contest Noord
Holland 2010. Ik dacht: waarom niet? Ik wilde
Deborah Kalloe
Winnares Top Secretaries Contest Noord-Holland 2010:
iets nieuws doen voor mijn zelfontplooiing en ben
naar de website gegaan om me op te geven voor
de contest.
Peentjes zweten
Na een aantal voorrondes werden drie finalisten
geselecteerd voor de slotbijeenkomst in het sfeer
volle Landhuis Waterland in VelsenZuid. Het waren
Deborah Kalloe, Margreet Bouwman, werkzaam
bij Philips International en Margriet Kuhlman
werkzaam bij Meyer Monitor BV. Een van de uit
dagende stellingen van de contest was: Ben jij het
kloppend hart van jouw organisatie? Het ant
woord gaven Deborah en haar medefinalisten in
een persoonlijke powerpointpresentatie ten over
staan van de jury. Ik was ontzettend zenuwachtig
en dat heb ik ook maar gewoon gezegd. Dat luchtte
op want daarna verliep de presentatie een stuk
beter. De kern van mijn presentatie was dat je als
organisatie n groot kloppend hart bent. En iedere
medewerker is daar onderdeel van. Je hebt elkaar
nodig, je kunt het niet alleen en dat geldt wat mij
betreft voor alle lagen binnen iedere organisatie.
Deborah vertelt het vol overgave. Ze had behoor
lijk wat energie in haar presentatie gestopt en
toen ze hoorde dat ze de winnares was, viel de
spanning van haar af. Ik was echt enorm blij.
Warm hart
De jury, bestaande uit Ineke Kooistra, Directeur
Top Secretaries, Saskia Post, medeeigenaar
van de Post Verkade Groep en Marlies Meijer,
personal assistant to the Board of Management
bij Akzo Nobel, kozen unaniem voor Deborah als
beste. Een Top Secretary op Office level met een
warm hart en working hands en een enorm
groei potentieel naar secretaresse op Middle
management en Board level, aldus het jury
rapport. Deborah ging met een enorme boost
naar huis n met fantastische prijzen. Ze won
o.a. een makeover bij Rob Peetoom, Deborah:
Ik heb drie uur in de salon gezeten en ben erg
blij met het resultaat. In september laat ze zich
een maatpak aanmeten en reist ze af met haar
vriend naar New York, ook twee geweldige
prijzen. Als winnares geeft Deborah de komende
tijd presentaties in het land bij verschillende net
werkbijeenkomsten van Top Secretaries. Ik heb
er heel veel zin in mijn rol als ambassadrice
voor Top Secretaries te vervullen, zegt ze trots.
De Top Secretaries Contest Noord-Holland 2010 werd mogelijk gemaakt door Top Secretaries, Post Verkade Groep BV, Montys Travel, WildFM, Rob Peetoom, Mandemaker Suits, AV Foto-reportages, Golden Tulip Jagershorst en Odin Institute.
Op donderdag 4 en vrijdag 5 november vindt
in de Jaarbeurs Utrecht (Hal 8) het Management
Support Event 2010 plaats. Uiteraard is ook Top
Secretaries met een stand vertegenwoordigd
op deze gezellige beurs voor iedereen die het
secretaressevak een warm hart toedraagt.
Het thema van de beurs is: Laat je
inspireren. Om de daad bij het
woord te voegen, vinden er extra
veel aantrekkelijke workshops
plaats. De openingstijden zijn van
10.00 tot 16.00 uur.
Top Secretaries is te vinden op
standnummer 2.08. Meer info op
www.managementsupport.nl
Jouw vak als topsportKun je ons vak vergelijken met een etappe
in de Tour de Franse of een internationale
hockeyfinale? Voor een antwoord op die
vraag kon je op 14 oktober 2010 terecht in
het Philips Stadion in Eindhoven. Daar hield
Top Secretaries Brabant de special event
Ons vak als Topsport. Alles over presteren
onder druk en 100% concentratie.
Met inspirerende gasten. Onder meer uit
de wereld van de topsport, uiteraard.
Op 17 maart 2011 vindt het Business Event
Top Secretaries Brabant plaats. En dat
belooft een drukbezochte belevenis te
worden, die helemaal in het teken staat
van ons mooie vak. Wil je een uitnodiging
ontvangen? Stuur een mail naar
Ook op kortere termijn organiseert Top
Secretaries weer interessante meetings.
Je vindt de agenda op adecco.nl/
topsecretaries/netwerkbijeenkomsten
Los jij de special case op?Alvast noteren: 11 november 2011. Dan vindt in
Amersfoort de Secretaresse Groeidag plaats.
Georganiseerd in samenwerking met Leerhotel
het Klooster en Leading Lady. Om 14.00 uur
gaat er een enerverend pro gram ma van start,
vol praktische tips over trainingen, netwerken
en persoonlijke ontwikkeling. En alle deel
nemers worden uitgedaagd om samen te
werken aan de oplossing van een spannende
special case!
Milieubewust, lekker en verrassendTot 23 november 2010 kun je nog meedoen
aan een spannende wedstrijd, georgani
seerd door Secretaresse Nieuwtjes en
Business Bokking International. Er zijn prima
prijzen te winnen, die zich het best laten
omschrijven als milieubewust, lekker en ver
rassend. Je maakt onder meer kans op een
overnachting in een groen en verantwoord
viersterrenhotel en in een testrit met een
elektrische Tesla Roadster sportauto. En je
kunt stijlvolle champagne en high tea arran
gementen winnen! Kijk voor deelname op
www.secretaressenieuwtjes.nl
Kom jij ook naar Brabant?
Top Secretaries gaat naar de beurs!
-
Ze volgt de vakontwikkelingen op de voet, houdt
van dienstverlening en draagt als projectleider
Beroepsgroep Secretaressen Rijk actief bij aan de
verdere professionalisering. Sinds april 2009 is
Ellen Jansen management assistente van Maarten
Camps, directeurgeneraal Werk bij SZW. Hij geeft
leiding aan alle directies die beleid maken voor
werkend Nederland. Ellen over Maarten: Fijne man
om voor te werken. Open, rechtdoorzee, laag
drempelig. Onze karakters sluiten goed op elkaar
aan. Belangrijk, want je vormt een tweeeenheid.
Wij kunnen blindelings op elkaar vertrouwen.
Mijn uitdaging is hem altijd nt even een stap voor
te zijn. Als Maarten optimaal kan functioneren, is
mijn missie geslaagd. Dat is dienstverlening.
Acht jaar geleden kreeg Ellen het verzoek om
management assistente te worden, ter vervanging
van een collega. Sindsdien heeft ze zich enthousi
ast via wokshops, trainingen en cursussen in het
vak verdiept. Met de Schoevers Masterclass als
voorlopig hoogtepunt. Ze is een sprekend voor
beeld van werken en leren, een speerpunt bij
SZW. Ellen: Om je loopbaan boeiend te houden,
moet je blijven investeren in je eigen ontwikkeling.
De overheid biedt veel mogelijkheden, als je maar
assertief genoeg bent om je wensen bij je leiding
gevende neer te leggen.
Belangrijke erkenning
Om opleidingen en kennisuitwisseling te opti
maliseren, is vier jaar geleden de Taskforce
Secretaressen Rijk opgericht, per 1 februari dit jaar
omgedoopt tot Beroepsgroep Secretaressen Rijk.
Een belangrijke erkenning voor de ruim vijfduizend
ondersteuners in overheidsdienst, aldus Ellen die
projectleider bij de Beroepsgroep is. We richten
ons op vraagstukken als professionalisering,
mobiliteit en netwerken, vanuit het besef dat ons
vak zich sterk ontwikkelt. We organiseren work
shops en eens in de twee jaar een groot congres.
Soms geef ik een lezing binnen de Rijksoverheid.
De beroepsgroep is een uit de hand gelopen
hobby.
Ellen denkt niet in termen van oude of nieuwe
generatie secretaressen. De belangrijkste succes
factoren van vroeger staan wat haar betreft ook nu
nog recht overeind: liefde voor het vak, inlevings
vermogen, standvastigheid, een geweldige dosis
energie en flexibiliteit. Heb je een van acht tot vijf
mentaliteit, dan moet je zker geen secretaresse
worden! Wel ziet Ellen dat de taken ingewikkelder
wordt. Denk alleen al aan de BlackBerrys en
iPhones. Daarmee neemt de communicatie
enorm aan directheid toe. Als secretaresse moet
je daar je weg in vinden zeven en rangschikken.
Er is een overkill aan digitale informatie en er
vinden binnen organisaties constant accent
verschuivingen plaats. Dat stelt onze beroepsgroep
voor enorme uitdagingen, zeker nu we door
bezuinigingen overal met minder mensen meer
werk moeten verzetten.
Het Nieuwe Werken
Dat ook de overheid serieus zaak maakt van
Het Nieuwe Werken juicht Ellen toe. Ze zegt:
Dat past bij de ontwikkelingen die op ons vak
afkomen. Bij SZW spreken we van Flexibel Werken.
Er lopen momenteel proeftrajecten. En er komt
een speciale opleiding Flexibel Werken voor
secretaressen. De nadruk ligt, denk ik, niet zozeer
op de vraag wr je werkt, maar hoe we ons
werk inrichten. Natuurlijk biedt het perspectieven
om een aantal taken vanuit huis uit te voeren.
Maar makkelijk zal dat in ons vak niet zijn.
De meesten van ons zijn gewoon nodig op onze
post. Om bezoekers te woord te staan, maar
ook om alert te reageren op de waan van de
dag. Dat is de realiteit. Voor mijzelf vind ik dat
geen probleem. Ik zou de sociale interactie voor
geen goud willen missen. Als mensenmens ga
ik elke dag met plezier naar mijn ministerie.
Je loopbaan beginnen als typiste, het secretaressevak inrollen en doorgroeien tot management assistente van een hoge overheidsfunctionaris. Met de certificaten Excellent performance voor topsecretaressen bij de Rijksoverheid en Masterclass voor topsecretaressen van Schoevers op zak. Het kn. Ellen Jansen (50), werkzaam op het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), is het levende bewijs. Kwestie van willen veranderen en ontwikkelen en de instelling hebben om van elke dag iets moois te maken. En vooral: dichtbij jezelf blijven.
Ellen Jansen, management assistente in overheidsdienst:
De beginselen veranderen niet, maar ons vak wordt wel ingewikkelder
22 23
interview
Waar we de kans hebben, moeten we het belang van secretarieel werk beslist uitdragen,
zonder meteen op schoenen met gouden randjes te gaan lopen
Een vriendelijk woord opent alle hartenEllen Jansen is getrouwd met Peter Jansen, die eveneens een overheidsbaan heeft (Rijkswaterstaat). Met twee zoons (21 en 25) wonen ze in Den Haag,
een fijne dynamische stad, vindt Ellen. Niet alleen priv, ook beroepsmatig is Ellen honkvast. Ze zit dertig jaar bij SZW en is verknocht aan de overheid.
Toch koestert ze nog altijd n droom: door het ministerie een tijdje uitgezonden worden naar het buitenland, voor een stage, bijvoorbeeld.
Waar precies doet er niet toe, maar het lijkt me een geweldige ervaring! Over de verschillen tussen overheid en bedrijfsleven zegt Ellen: Wij hebben
altijd rekening te houden met politieke gevoeligheden. Alles wat je hier doet kan op straat komen te liggen en een eigen leven gaan leiden. Dat vraagt
om inlevingsvermogen, mensenkennis en integriteit. Iedereen staat onder druk, iedereen wil de directeurgeneraal spreken. Dat betekent voor mij:
belangen afwegen, prioriteiten stellen. Vaak biedt de agenda simpelweg geen ruimte. Dat moet je subtiel communiceren. Vaktechnische vaardigheden
zijn belangrijk, maar intutie en gevoel voor verhoudingen zijn minstens zo essentieel. Mijn motto is: een vriendelijk woord opent alle harten.
-
Is het niet eens tijd voor cht effectief vergaderen?Ontdek het betere vergaderen met de Bilderberg Vergaderspecial.www.bilderberg.nl/effectiefvergaderen of bel 0317 - 362 266
49per persoon
Al vanaf
Why settle for less?
BB-Q3zakelijk-Anouk.indd 1 11-08-2010 10:45:24
Advertentie
