Anders Werken: “Aanpak en methodologie”

Dhr. Jo De LeenheerProjectleider

Kenniscel Anders WerkenAgentschap voor Overheidspersoneel

Doelstelling

“We moeten als organisatie flexibel kunnen inspelen op veranderingen en de (nieuwe) mogelijkheden optimaal aanwenden voor

een efficiënte werking”

de vraag is niet ofof we dit doen, wel hoe!hoe!

Uitgangspunten Anders WerkenEfficiënte werking

– Open cultuur (communicatie, samenwerking, interactie, kennis delen)

– Inzetbaarheid van het personeel (tijdelijke projecten, opvangen van accentverschuiving in werkzaamheden en taken)

– Doorgedreven digitale werking (vereenvoudiging van werkprocessen, vermindering van de doorlooptijden, werken op afstand, op MLT organisatie van de back-Office E-gov)

– Groepsklassementen, zowel voor dossiers als voor documentatie en informatie (impact op ruimte, papier, samenwerking, dienstverlening

– Delen van facilities (functionele werkplekken, printers, kopiers, scanning, …) leidt tot schaalvoordelen

– Prestaties zijn belangrijker dan aanwezigheid

Flexibele werkomgeving

Activiteitsgebonden werkplekken

– kantoorruimte toewijzen aan activiteiten – plek kiezen die het best geschikt is voor taak– werkplekken delen– voordelen: directer contact, efficiënter

ruimtegebruik, betere samenwerking

maar: formeel afsprakenkader noodzakelijk

Flexibele werkomgeving: ICT

• ICT als hulpmiddel voor een flexibele werkomgeving• Aandachtspunten:

- gebruik van laptops

flexibiliteit in gebruik van functionele werkplekken

bij telewerk geen bijkomende toestellen

- tijdelijk alternatief

desktops op elke plek en aanmelden eigen profiel

is minder flexibel

- draagbare telefonie

flexibel werken in de werkomgeving

Flexibele werkomgeving: ICT

netwerkprinters• toegang tot printer in de nabijheid van werkplek• aantal bepaald in functie van noden van dienst

gemeenschappelijke server• plaatsonafhankelijk werken vereist kennisdeling

voordelen: alle (geactualiseerde) informatie

beschikbaarpapieropslag in archief beperken vergemakkelijkt werken op afstand

Telewerk: randvoorwaarden

Cultuur- beoordelen op resultaten i.p.v. aantal gepresteerde uren- groepsidentiteit en beleving overeind blijven- betrokken voelen bij het werk- open communicatie ( onderlinge feedback, kennis delen, enz.)

Duidelijke afspraken rond:- bereikbaarheid telewerker- openheid agenda- te leveren prestaties en meten output- terugkoppeling naar organisatie- dagen waarop telewerken

Toegang tot informatie en ICT (laptop, netwerkverbinding, server)

Evolutie naar Anders Werken

• Is een totaal gebeuren, i.k.v. organisatieontwikkeling• Géén Big Bang, maar een evolutie over meerdere jaren• Gefaseerde groei (verhuis is geen eindpunt maar

START)• Betrokkenheid van iedereen

(veranderingscapaciteit en - bereidheid?)• Samen nadenken over het concept

=> werkprocessen & -procedures herdenken binnen de contouren van de principes

• Ieder heeft zijn/haar rol te spelen(Voorbeeldfunctie & eigenaarschap)

Diverse fasen in veranderingstraject

Anders Werken algemeen

interne organisatie

Verhuizing

0%

25%

50%

75%

100%

Beslis

sing

Stapp

enpla

n + p

rojecto

pzet

Concr

eet m

aken

Afspra

kenka

der

Afspra

ken ve

rhuis

Fysiek

e Verh

uizing

Evaluati

emoment

“Wat beveelt u aan collegae-leidinggevenden die naar een

‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen aan?” (1)

• ‘Goede voorbereiding, die voor een groot deel moet bestaan uit directe communicatie met alle betrokkenen’

• ‘Aan mentaliteit & cultuur werken’

• ‘Ga via de weg van de geleidelijkheid’

• ‘Geef de verantwoordelijkheid aan medewerkers om de nieuwe situatie in te kleuren met afspraken’

• ‘Goede informatiedoorstroming, juiste en realistische verwachtingen scheppen’

“Wat beveelt u aan collegae-leidinggevenden die naar een

‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen aan?” (2)

• Inrichting met een huiselijke touch zodat het aangenaam vertoeven is

• De betrokkenheid van het personeel organiseren

• Maak alle ‘nadelen’ bespreekbaar en zoek samen met de medewerkers naar een haalbare oplossing

• Collega’s raadplegen die reeds in dergelijke omgeving werken

• Geef het goede voorbeeld (clean desk, niet permanent in een cockpit zitten)

Wat zou u collegae-leidinggevenden die in naar een ‘Anders Werken’-werkomgeving overstappen afraden?

• Alleen focussen op infrastructuur

• Anders Werken is een werkwijze, geen werkomgeving alleen!

• Doe geen a priori toegevingen op het totaal concept. Het werkt pas als alle aspecten zo maximaal mogelijk aan bod kunnen komen

• Niet ingrijpen in het uitgetekend concept zodat de nodige evenwichten worden behouden

• Werk niet tegen als leidinggevende: eis geen vergaderzaal of cockpit op voor jezelf