An Dewaele, Veranderingsmanagement: do's and dont's voor archiefteams

Click here to load reader

  • date post

    21-Apr-2017
  • Category

    Career

  • view

    1.111
  • download

    1

Embed Size (px)

Transcript of An Dewaele, Veranderingsmanagement: do's and dont's voor archiefteams

PowerPoint-presentatie

Kennismaking met veranderingsmanagement

An Dewaele VVBAD 5 februari 2016

nr.Intro veranderingsmgtLaten proeven en goesting doen krijgen om ermee aan de slag te gaan

nr.Veel evoluties/uitdagingen komen op ons afBelangrijke maatschappelijke evoluties, golven van verandering, ook in de archief en informatiesector:Informatisering/digitalisering: toenemend belang en beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie en kennis, van analoge naar digitale documenten, ICT ontwikkelingen vergen andere manier van werken vb. op afstand, gegevens delen met collegas, anders ontsluiten naar de klant/gebruiker, meer transparantieIndividualisering: mondiger en andere voorkeuren van klant,, snellere bediening, nieuwe vormen van dienstverlening andere voorkeuren als werknemer: intensiever en ten volle leven, zinvol bezig zijn, talenten ten volle benutten, andere kijk op werk, verwachten inspraakInter-afhankelijkheid: globalisering, lokaal-nationaal-internationaal, netwerksamenleving, grenzen vervagen van functies (archief & IT, communicatie), afdelingen, organisaties, door complexiteit van opdrachten meer op mekaar aangewezen

Kern van verandermanagement : hoe zorg je dat zo veel mogelijk mensen meesurfen en mee richting geven op de golven van verandering? Veranderingsmgt focust op de menselijke kant, de beleving van verandering

Wat is veranderingsmanagement?Hoe gaan mensen om met verandering?Hoe kan je een veranderproces begeleiden?Tips vanuit de veranderpraktijkWat volgt

nr.Je - na een drukke ochtendspits - met je kinderen op school aankomt en vaststelt dat het pedagogische studiedag isJe vertrouwde supermarkt de rekken compleet anders heeft ingericht

Hoe ga jij om met verandering?Wat voel, zeg of doe jij wanneer

nr.Persoonlijke check!

Verandercyclus(aangepaste Kbler Ross curve)Extern - omgevingsgerichtGericht op toekomstGericht op verledenIntern gericht op jezelf

OntkenningBetrokkenheidOntdekkingWeerstand

nr.Verandercurve is heel persoonlijk in diepte, duur, intensiteit,Je doorloopt niet noodzakelijk alle fases, je kan in een fase blijven steken, soms keer je terug naar een vorige faseGelijkaardig met X as tijd en Y as productiviteit

VerandercyclusWat voelen, zeggen of doen mensen?

OntkenningBetrokkenheidOntdekkingWeerstandVerandering minimaliserenVerdoofd, apathischWillen het niet weten of zienDoen alsof niks verandertOnverschilligheid

TeamworkTevredenheidHelder doel en planZelfvertrouwenIn balans zijn

Verleden verheerlijkenHeftig reageren, ruzie zoekenVerwijten, klagenZich terugtrekken, onmachtTwijfelen aan zichzelfZiek worden Alternatieven bedenkenChaos, richtingloos werkenNieuwe kansen zienOnzeker over eigen positieTe veel hooi op vorkNieuwe vaardigheden leren

nr.Kantelmoment van aanvaarden en meer openheid voor de toekomstOok belangrijk om ritueel afscheid te nemen van wat is geweest en vieren

VerandercyclusEffect van verandermanagementGericht op toekomstGericht op verledenIntern gericht op jezelf

OntkenningBetrokkenheidOntdekkingWeerstand

nr.Verandercurve is heel persoonlijk in diepte, duur, intensiteit,Je kan in een fase blijven stekenEffect verandermgt: minder weerstand, meer toekomstgericht, snellere aanvaarding, meer betrokkenheid, meer effect

Meerwaarde veranderings-management

Minder weerstandMeer openheidGroter verandervermogenSneller aanvaardenMeer betrokkenheidBeter effect

nr.

Hoe verandering begeleiden?Hoe begin je eraan?

nr.

Veranderredenering ontwikkelenZorg voor een goed verhaal (1)Waarom veranderen? Gaat over de aanleiding voor veranderen. Die speelt zich af in het heden.Wat maakt dat veranderen nodig, wenselijk of zinvol is?

Waartoe veranderen? Gaat over het doel, de koers of de richting van de verandering. Dan gaat het over de toekomst.Wat kan worden bereikt of wat wordt nagestreefd?

(1) Afgeleid van K. Bennebroek Gravenhorst 2008

nr.Case for changeAdhv aantal vragen krijg je de essentie helder en duidelijkKan samen ontwikkeld worden, ook stapsgewijs

Zorg voor een goed verhaalWat veranderen? Gaat over de wijzigingen die nodig zijn in de organisatie. Die komen tot stand in de tussenliggende periode.Wat moet er gebeuren om de gewenste situatie te bereiken?

Voor wie veranderen? Gaat over de mensen die betrokken zijn, over hun beleving van de huidige situatie en hun toekomstige ambities.Wat betekenen de veranderingen voor hen en wie speelt welke rol?

Hoe veranderen? Gaat over de aanpak en inrichting van het veranderingsproces. Dan gaat het om het traject van het heden naar de toekomst.Op welke manier vinden sturing en realisatie plaats, in welke tijdspanne en met welke interventies?Veranderredenering ontwikkelen

nr.Case for changeAdhv aantal vragen krijg je de essentie helder en duidelijk

Wie is betrokken?Wat betekent de verandering voor hen?Hoe staan ze tegenover de verandering?Hoeveel invloed in de organisatie?Wat betekent dat voor je veranderaanpak?.Stakeholder analyse

nr.tekstStakeholder analyseStakeholder analyse

nr.Achterlopers PromotorenApathisch - Verdedigers

tekstStakeholder analyseStakeholder analyse

nr.

Adoptiesnelheid veranderingAdoptiecategorien van Rogers (1983)

Vroege meerderheidAchterblijversVernieuwers en early adoptersLate meerderheid

nr.de middengroep vanwege haar omvang doorslaggevend voor het slagen van de veranderingToch is het verstandig om alle groepen specifieke aandacht te geven maar start met de vernieuwers en early adopters vb in testfaseJe wilt dat iedereen zich in de organisatieverandering kan vinden

Veranderplan opmakenVeranderstrategien en -interventies

nr.Op basis van aanzet veranderverhaal, stakeholder- en context analyse best gepaste veranderstrategie en interventies kiezen (op verschillende niveaus, op maat van bepaalde stakeholders, juiste timing,)Opletten: meervoudig kijken ipv voor/tegen

Verandervermogen benvloedenFactoren die gedrag benvloeden (Theo Poiesz)

MotivatieGelegenheidCapaciteitWILLENMOGENKUNNEN

nr.Motivatie: Motivatie is de mate waarin de persoon een doel wenst te bereiken, of interesse heeft voor bepaald gedrag.Capaciteit: Capaciteit is de mate waarin de persoon zelf over de eigenschappen, vaardigheden of instrumenten beschiktom een bepaald gedrag uit te voeren.Gelegenheid: Gelegenheid betreft de mate waarin de buiten de persoon gelegen omstandigheden bevorderend of remmend inwerken op bepaald gedrag. Het samenspel van deze factoren leidt uiteindelijk tot gedrag en gedragsverandering. Als je het verandervermogen van mensen wil benvloeden, dan combineer je interventies op die drie aspecten/factorenBetrokkenen mogen mee vorm geven aan deelaspecten van de verandering

Opruimdagen trash days

Digitaal werken vb. trash days of opruimdagen

nr.Papier in bewegingAndere vbn: mergen van databanken, digitale postkamer, introductie nieuw DMS

tekstTitel

Maak het leuk

nr.

XXX

Maak verandering zichtbaar - leer van mekaar

nr.Capaciteit om te kunnen: leren van mekaar, goede voorbeelden, inspiratie en praktische tips + vanuit archivaris: extra opleiding archiefverantwoordelijken (bewaartermijnen, duidelijke richtlijnen,)

Benvloed context

nr.Link met getuigenissen leiderschapstraject (maak het persoonlijk): werken vanuit vertrouwen, vrijheid, verantwoordelijkheid en verbinding => capaciteit/kunnen LG en gelegenheid/mogen tav MWKlankbordgroep om mee deelaspecten uit te werken en signalen op te vangenYammergroep om externe ervaringen binnen de organisatie te halen en te delen

Inspelen op verandercyclusWat doe jij als verandermanager/begeleider?

OntkenningBetrokkenheidOntdekkingWeerstandDuidelijk informerenFacts and figuresTijd geven om te laten doordringenConfronterenSuggesties hoe mee omgaan

Investeer in teambuildingBevestigenStel lange termijn doelenVooruit kijken

LuisterenOpen het gesprek aangaanHerkennen en erkennenGevoelens niet negerenNiet in verdediging gaanVisie en planningsessiesPrioriteiten stellenTraining en coachingKorte termijndoelen stellenProceszekerheid bieden

nr.Als mensen beseffen => (onder)steunen (peilen naar standpunt/gevoeligheden, emoties aanvaarden, empathie tonen, uitnodigen bezwaren te benoemen)Als mensen verdringen => confronteren (concrete feiten, niet in discussie gaan, verwachtingen uitspreken, hard voor de feiten en zacht voor de persoon)

tekstTitel

Tip 1. Zorg voor een doordacht veranderverhaal

nr.Waarom? Waartoe? Wat? Hoe? Wie?Geen verkooppraatje maar goed doordacht, genuanceerd, afgetoetst, en nog steeds in ontwikkeling (niet dichtgetimmerd)Vooral inspirerend en tot de verbeelding sprekend

Titel

Als je een schip wil bouwen, beveel de mensen dan niet om hout te verzamelen, verdeel het werk niet voor hen, geef geen orders. Nee, leer hen te verlangen naar de onmetelijke uitgestrektheid van de zee. (A. de Saint-Exupry)Tip 2. Inhoud zorgt voor betrokkenheid

nr.No passion without content. Mensen raken pas echt betrokken als het over de inhoud gaat (inspiratie, ambitie, motivatie, relevantie, zinvol, echt,) en niet over processen of procedures

tekstTitel

Tip 3. Zet leiders in die de richting van de verandering uitdragen

nr.Leiders kunnen formeel leidinggevenden zijn maar ook informele leiders, community builders in sociale netwerken in je organisatie (geloofwaardigheid, aanzien, veel invloed,) Zoek bondgenoten in en buiten je organisatie en gebruik hen als klankbordWalk the talk be the change that you wish to see doe wat je zegt

Titel

Tip 4. Begin ermee en maak (kleine) stappen vooruit zichtbaar

nr.Het moet duidelijk zijn d