slim samenwerken met mail

sanneke kats

Ambtenaar 2.0 dag 2014

› inzicht in slim samenwerken, met mail

› inzicht in eigen gedrag

› tips mail organiseren en verwerken

› uitnodiging: wat gaat u anders doen?

doel

Ambtenaar 2.0 dag 2014

› rondvraag

› de confrontatie...

› vroeger en nu

› visie op slim samenwerken, met mail

› mail organiseren en verwerken

› wat gaat u anders doen?

programma

Ambtenaar 2.0 dag 2014

wat heeft u hier gebracht?

Ambtenaar 2.0 dag 2014

Ambtenaar 2.0 dag 2014

Ik word dagelijks overladen door mails

Ambtenaar 2.0 dag 2014

Als ik terugkom van vakantie, heb ik een dag nodig om al mijn mail bij te werken

Ambtenaar 2.0 dag 2014

Ik word geleefd door mijn agenda

Ambtenaar 2.0 dag 2014

De mails die ik krijg, zijn voor minder dan de helft relevant voor mijn werk

Ambtenaar 2.0 dag 2014

Ik krijg veel cc-mails

Ambtenaar 2.0 dag 2014

het is onze eigen schuld...

Ambtenaar 2.0 dag 2014

› Mail = samenwerken

› Mail = ons persoonlijk archiefsysteem

› Mail = onze persoonlijke takenlijst

› Mail = onze behoefte tot controle

› Mail = iets voor elkaar kunnen krijgen

› Mail = informeren, afspraken vastleggen, feedback geven, vragen stellen, antwoorden geven, managers informeren, discussiëren, brainstormen, iets toelichten, afstemmen, kortsluiten, samenwerken aan documenten, elkaar acties toebedelen, kennis delen, netwerken, uitnodigingen versturen, feliciteren, bedanken, over de muur gooien, spammen, een roddel de wereld in helpen,.....

hoe komt dat?

Ambtenaar 2.0 dag 2014

± 15 jaar geleden...

Ambtenaar 2.0 dag 2014

› Snelheid en eenvoud van communicatie

› Bereik

› Hoeveelheid middelen en informatie

› Verwachtingen

wat is het verschil met nu?

Ambtenaar 2.0 dag 2014

visie op slim

samenwerken

Ambtenaar 2.0 dag 2014

de communicatiematrix

face-to-face

brainstormen werkoverleg feedback discussie persoonlijk contact afstemming

Lync/ Sametime

startpunt van (online) communicatie voor korte vragen, snelle antwoorden beschikbaarheid/bereikbaarheid klein overleg samenwerken aan documenten scherm delen

telefoon

vragen stellen discussie toelichting feedback (mits niet te zwaar) persoonlijk contact afstemmen telefonisch vergaderen

mail

informeren vragen stellen bevestigen afspraak toelichting linkjes naar documenten

Intranet/

Social business systeem

(afdelings- of project-) informatie delen

samenwerken aan documenten

gezamenlijke acties bijhouden

kennis delen vragen stellen ideeën uitwisselen

Rijks- portaal

algemene informatie samenwerken aan

documenten

..........

Ambtenaar 2.0 dag 2014

› welke communicatie- en samenwerkingstools heeft u?

› hoe wilt u deze gebruiken in de samenwerking?

› stel uw eigen communicatiematrix samen

› start elke samenwerking met het maken van afspraken!

slim samenwerken met de

communicatiematrix

Ambtenaar 2.0 dag 2014

› e-mail gebruiken we:

- voor niet-urgente zaken

- vastleggen van afspraken, vragen of ter informatie

› we versturen zoveel mogelijk gerichte mail (persoonlijke adressering)

› elk teamlid checkt zijn mail minimaal 1x per werkdag

› uit de onderwerpregel blijkt het onderwerp/project en het doel

› formuleer de boodschap zo specifiek mogelijk

› bij spoed: elkaar opzoeken of telefonisch contact

› cc-mail is ter kennisgeving: geen (re)actie en alleen voor direct betrokkenen

› gevoelige onderwerpen en discussies doen we face-to-face

› ...

voorbeeldafspraken mail

Ambtenaar 2.0 dag 2014

› verandering begint bij jezelf

› gebruik de communicatiematrix: maak werkafspraken!

› samenwerken? gebruik een gedeelde omgeving

› heldere communicatie

samenvattend

Ambtenaar 2.0 dag 2014

› automatische melder uit!

› afhandeling mail 3x per dag

› stel niet uit

› Outlook: voorkom sleepwerk

› zoeken = vinden

inkomende mail

Ambtenaar 2.0 dag 2014

2-minutenregel voor mailverwerking

Ambtenaar 2.0 dag 2014

en...wat gaat u anders doen?

dank voor uw deelname!