ALGEMENE LEDENVERGADERING IJTC GROENVLIET

donderdag 29 november 2012 Het Algemeen Bestuur nodigt de leden van IJTC Groenvliet uit voor de Algemene Ledenvergadering, die gehouden zal worden ingevolge artikel 11 lid 3 van de Statuten van IJTC Groenvliet. Aanvang vergadering: 20.00 uur Plaats: Paviljoen aan de Groene Dijk De vergadering wordt om 20.00 uur geopend. Indien het vereiste quorum niet aanwezig is, wordt de vergadering gesloten en wordt er een nieuwe vergadering geopend om 20.30 uur, ter behandeling van de in de agenda genoemde onderwerpen. AGENDA

1. Opening.

2. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering van 24 november 2011. Het verslag is in deze uitgave van Netnieuws opgenomen.

3. Inventarisatie rondvraag.

4. Jaarverslagen commissies.

5. Financieel verslag verenigingsjaar 2011-2012.

6. Verslag kascommissie verenigingsjaar 2010-2011.

7. Vaststelling contributie.

8. Begroting 2012 – 2013, inclusief consumptieprijzen en

afkoopwerkzaamheden.

9. Benoeming kascommissie voor verenigingsjaar 2012-2013.

10. Verkiezing nieuwe bestuursleden (zie toelichting).

11. Goedkeuring uitbreiding tennispark.

12. Rondvraag.

13. Sluiting.

Toelichting ad 10: De voorzitter van de sponsorcommissie, Frank v.d. Tol, is aftredend. Het bestuur stelt voor Geraldine Knoop in deze functie te benoemen.

CONCEPT VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING 24-11-2011

Afwezig met kennisgeving: Wim Faber, Liesbeth van Ingen, Cees Keukens, Martijn Rijnders, Margot de Raay, Frank Roetman.

Frank Roetman heeft Patricia Roetman een stemvolmacht gegeven. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom en zegt blij te zijn met de grote opkomst. Het was een mooi tennisjaar met vooral in voor- en najaar prachtig weer. De sportieve prestaties waren goed: van de 2 teams in de 3e klasse is één team gedegradeerd. Eén team in de 5e klasse is gepromoveerd. Volgend jaar heeft IJTC dus 1 team in de 3e klasse en 2 teams in de 4e klasse. Het meisjesteam tot 10 jaar is districtskampioen geworden. Op het park zijn een aantal zaken verbeterd. De fietsenstalling kent een andere opstelling en de verlichting is verbeterd. We hebben windschermen op het terras gekregen en er hangt een nieuwe afzuiginstallatie in de keuken. Recent hebben er weer reanimatiecursussen plaatsgevonden. Het aantal mensen met een diploma wordt groter waardoor de kans dat er daadwerkelijk iemand in nood geholpen kan worden ook groter wordt. Netnieuws verschijnt niet meer op papier. Actueel nieuws en mededelingen naar de leden worden gedaan per e-mail. Ook bestuursbesluiten worden meer naar de leden gecommuniceerd (daar is vorig jaar in de ALV om gevraagd). De beleidscommissie, onder leiding van Jan van Kessel, heeft een concept beleidsplan opgesteld waarover later meer. Het bestuur heeft regelmatig contact met de gemeente. Recent heeft er een schouw van het sportpark Groenvliet plaatsgevonden. Hierbij aanwezig waren de wethouders Marijke van Beukering (Sport en Samenleving) en Thijs de Jong (Openbare Ruimte, Groen en

volkshuisvesting), Peet Verheul (beleidsmedewerker Sport) en vertegenwoordigers van alle sportverenigingen op Groenvliet. Groot knelpunt is de hoeveelheid parkeerruimte; vooral op de zaterdagen. De gemeente gaat kijken in hoeverre er meer parkeerplaatsen gecreëerd kunnen worden. De gemeente doet een oproep aan de verenigingen hun leden te vragen zoveel mogelijk op de fiets te komen zodat er parkeerruimte is voor bezoekende verenigingen. De voorzitter spreekt zijn dank uit naar de sponsoren, met name aan DTC, onze hoofdsponsor. Dankzij hen kunnen extra trainingen van de selectiejeugd, de competitiekleding en de organisatie van de open toernooien gefinancierd worden. Ook bedankt de voorzitter alle vrijwilligers; met elkaar houden we deze vereniging draaiende. 2. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering van 25 november 2010 Zowel tekstueel als inhoudelijk zijn er geen opmerkingen. De notulen worden hierbij vastgesteld. 3. Inventarisatie rondvraag Wim Verweij en Piet Barlo geven te kennen een rondvraag te hebben. 4. Jaarverslagen De leden hebben geen op- of aanmerkingen op de jaarverslagen van de commissies. 5. Financieel verslag verenigingsjaar 2010-2011 De penningmeester, Peter Kreeftmeijer, geeft een toelichting op de winst- en verliesrekening 2010-2011. De inkomsten vertonen de afgelopen 3 jaar een constant patroon. De barinkomsten lijken iets gedaald maar dat komt omdat vorig jaar het jubileumfeest erin zat. De marge is op hetzelfde niveau gebleven. De subsidie inkomsten staan nog vermeld maar die staan voor 2013 ter discussie. De contributie en trainingen inkomsten zijn vrij constant. De kascommissie adviseert om deze posten meer uit te splitsen en meer inzichtelijk te maken.

Vraag: waar staan de inkomsten clubblad? Antwoord: die staan onder sponsorgeld. Vraag: waar staat de afkoop vermeld? Antwoord: dit zit in de contributies. Zie eerdere opmerking over uitsplitsing. Bij de uitgaven zien we een aanzienlijk hoger bedrag genoemd onder personeelskosten. Dit komt door een fout in de bijdragen aan het pensioen van Wim van Rossum. Dit jaar is dit gecorrigeerd. Tegenover deze tegenvaller staan gelukkig ook meevallers: de kosten van het paviljoen zijn aanzienlijk omlaag gegaan. Dit komt m.n. door de lagere energiekosten omdat we overgestapt zijn naar een andere energieleverancier. Ook de post rente en kosten is lager: dit komt omdat we de hypotheek tegen een lager rentetarief hebben kunnen oversluiten. Je zou verwachten dat de post commissies/ledenadm. lager zou zijn omdat Netnieuws nu digitaal verspreid wordt; maar in dit bedrag zitten nu nog de kosten van het jubileumboek. De post tennisballen is hoger door o.a. de toename aantal competitieteams. Het bedrag fluctueert maar is gemiddeld 7000-8000 euro. De post commissies: o.a. betreft dit de doorbelasting consumpties. Deze doorbelasting is gebaseerd op ervaringscijfers. Op de balans zien we dat er (na 2 jaar) weer gespaard gaat worden. 6. Verslag kascommissie verenigingsjaar 2010-2011 De kascommissie bestaande uit Jennifer van Bemmel, Sjenée van Amerongen en Henk Hauer doet verslag van hun bevindingen. De administratie wordt prima in orde bevonden. De commissie adviseert de penningmeester de post contributies en trainingen meer inzichtelijk te maken door deze meer uit te splitsen. De commissie waardeert de professionele verslaglegging van Peter Kreeftmeijer en spreekt haar vertrouwen uit naar zijn beoogd opvolger Michelle Jannink. De kascommissie adviseert de leden van de ALV het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financiële beleid in verenigingsjaar 2010- 2011.

7. Invulling vertrek groundsman De voorzitter geeft het woord aan Frank Gijsberts, interim voorzitter beheercommissie. Frank vraagt een applaus voor alle jaren inzet van onze vertrekkende groundsman Wim van Rossum. Hoe gaan we na zijn vertrek verder? Er is onder leiding van Dick van Doorn, na inventarisatie van de werkzaamheden, een plan gemaakt. Het plan is een aantal zaken te gaan uitbesteden (omdat: risico van iemand in loondienst te groot, machines en werktuig te oud, aansturen van professionals is lastig). Er zijn een aantal bedrijven benaderd om een offerte te maken voor het speelklaar maken van de banen, het wekelijks onderhoud en het groenonderhoud. Het bestuur is van mening dat deze zaken goed zijn uit te besteden. Ook andere voorkomende werkzaamheden, als bijvoorbeeld het stofzuigen van de hal, kan gedaan worden door derden (de schoonmaakdienst). Lastiger wordt het met werkzaamheden als het legen van prullenbakken, het terugzetten van stoelen op het terras, het vegen van de banen enz. Deze werkzaamheden willen we gaan benoemen in een lijst en er een aparte “dienst” van maken en opnemen in het barrooster. Bijv. elke ochtend van 09.00 – 12.00 uur. Blijven er nog klussen over als schilderen, lampen vervangen e.d. Hiervoor wil het bestuur een “klusclub” oprichten van vrijwilligers die ééns in de zoveel tijd de voorkomende klusjes willen doen. Het bestuur doet hierbij een beroep op de leden. Vraag: dat contract met een bedrijf van buiten; is dat een éénjarig contract? Antwoord: ja, bedoeling is na een jaar eerst te evalueren. Ook worden de bedrijven op referenties gecheckt. Vraag: wat zijn de kosten? Antwoord: lastig te zeggen omdat er nog geen definitieve offerte ligt. Het lijkt erop dat het budget neutraal kan. Ber Duncker merkt op dat hij voor een nieuwe groundsman zou kiezen. Ook Jan Westland is voor een groundsman. Frank antwoordt dat hij zijn mening begrijpt maar dat aan zowel een nieuwe groundsman als aan het uitbesteden van de werkzaamheden risico’s kleven. Gert-Jan Backus merkt op dat een ex-groundsman van Schoonhoven belangstelling heeft getoond voor IJTC. Vraag: is dit een voorstel of een besluit?

Antwoord: na rijp beraad stelt het bestuur deze oplossing voor, maar als de leden er anders over denken dan moeten we ons gaan beraden. Eric Hofmans steunt de oplossing van het bestuur. Het kiezen voor uitbesteden heeft ook alles te maken met de soort banen in de toekomst (waarover later in punt 12). Geen enkele vereniging met allweather-banen heeft een groundsman. De discussie gaat nog even door met als algemene tendens dat men vertrouwen heeft in het technisch onderhoud van de banen door een bedrijf maar dat men zorg heeft over hoe de beheer- en toezichthoudende taken uitgevoerd gaan worden. Gezien de mening van de leden besluit het bestuur voor een aantal uur per dag een “beheerder” te gaan regelen. De taken en rechten van deze “beheerder” moeten wel goed vastgelegd worden. Vraag van het bestuur aan de leden: wie heeft er belangstelling voor deze taak of wie kent er iemand die dit zou willen doen? 8. Vaststelling contributie, entreegeld, consumptieprijzen en afkoopsom werkzaamheden Het voorstel van het bestuur is de contributie, entreegeld en consumptieprijzen ongewijzigd te houden. De afkoopsom werkzaamheden gaat naar 90 euro. Dit is al gepubliceerd in Netnieuws. Opgemerkt wordt dat als de inkoopprijs stijgt, de consumptieprijs omhoog zou moeten. Dit is echter heel lastig aangezien voor elke prijsstijging instemming via een ALV nodig is. Vinden de leden dat de prijzen gedurende het seizoen moeten worden aangepast? De minderheid is voor; verzoek afgewezen. 9. Begroting 2011-2012 Peter Kreeftmeijer presenteert de begroting voor volgend jaar. De inkomstenkant is redelijk stabiel. De uitgavenkant toont een sterke daling van de rentekosten door het oversluiten van de hypotheek. Hierdoor kan de voorziening onderhoud stijgen naar 20.000 euro. Vraag: waar vinden we de besparing van Netnieuws? Antwoord: staat nu onder de post commissies/leden adm. De leden vinden dat de 7.500 euro geboekt zou moeten worden onder de post voorzieningen. De penningmeester zal dit aanpassen.

10. Benoeming kascommissie voor verenigingsjaar 2011-2012 Sjenée van Amerongen en Henk Hauer zitten al 2 jaar in de kascommissie en zijn dus aftredend. Jennifer van Bemmel mag, en wil het, nog één jaar doen. Dick Boers meldt zich als nieuw lid kascommissie. 11. Verkiezing nieuwe bestuursleden Peter Kreeftmeijer treedt na 6 jaar af als penningmeester. Hij blijft wel lid van de financiële commissie. De voorzitter bedankt hem voor zijn inzet. Peter, op zijn beurt, bedankt Wim Visser, Liesbeth van Ingen en Gerard Paul uit de financiële commissie. Gerard Paul krijgt applaus voor al het werk dat hij nog op de achtergrond doet voor IJTC. Met instemming van de ALV wordt Michelle Jannink benoemd als de nieuwe penningmeester. Leon Dufrasnes is in 2005 begonnen in, wat toen, de paviljoencommissie heette. Hij heeft het electronisch barroostersysteem ingevoerd. De voorzitter bedankt hem voor zijn inzet en bedankt hem vooral ook voor alle bardiensten die hij voor zijn rekening heeft genomen wanneer er mensen niet kwamen opdagen. Met instemming van de ALV wordt Matthijs Bos benoemd als voorzitter van de barcommissie. Liseth Oosterbroek neemt afscheid als voorzitter van de jeugdcommissie. Zij heeft 10 jaar lang heel veel betekend voor de jeugd. En niet alleen voor de jeugd; Liseth is multi-inzetbaar. Zij was ook lid van de barcommissie, heeft de inkoop voor haar rekening genomen, enz. enz. De voorzitter bedankt haar dan ook hartelijk voor alles wat zij voor IJTC heeft gedaan. Gelukkig blijft zij beschikbaar voor de club, zij wordt lid van de technische commissie om daar de afd. jeugd te gaan doen. Met instemming van de ALV wordt Tessa Cox de nieuwe voorzitter van de jeugdcommissie. De functie voorzitter van de beheercommissie werd waargenomen door Frank Gijsberts. Met instemming van de ALV wordt als voorzitter van de beheercommissie Martijn Rijnders benoemd. 12. Concept beleidsplan De leden hebben het concept beleidsplan kunnnen inzien op de site. De voorzitter van de beleidscommissie, Jan van Kessel, vertelt hoe het concept beleidsplan tot stand is gekomen. De beleidscommissie

bestond uit Cock Kranenburg, Paul Verkaik, Jorg Verweij, Ries Hofmans en Jan van Kessel. Eerst heeft men de kernwaarden van de vereniging vastgelegd; vervolgens de sterke en zwakke kanten benoemd en de kansen en bedreigingen geclusterd. Daarna heeft de commissie haar visie vastgelegd en strategieën beschreven. Het plan is vervolgens gepresenteerd aan een klankbordgroep. De input van de klankbordgroep is verwerkt en het plan is gepresenteerd aan het algemeen bestuur. Na ook de opmerkingen van het bestuur verwerkt te hebben ontstond het huidige concept beleidsplan. De 6 hoofdthema’s van het plan: baancapaciteit, inzet vrijwilligers, betrokkenheid/begeleiding jeugd, maatschappelijke verantwoordelijkheid, medewerkers in loondienst, financiën, worden gepresenteerd door Paul Verkaik. Na nog wat vragen en discussie gaat de ALV unaniem akkoord met dit plan. 13. Rondvraag Piet Barlo: bestaan er richtlijnen voor de barwacht om een bardienst naar huis te sturen? Antwoord: dit weten wij zo niet; gaat het bestuur uitzoeken. Wim Verweij: vindt dat iedereen mee zou moeten kunnen doen aan de clubkampioenschappen. Nu betaalt men een bedrag en speelt soms maar één wedstrijd. Kunnen de clubkampioenschappen niet om de eer (foto winnaar aan de wand) gaan? Ries Hofmans legt uit dat er nu van het inschrijfgeld prijzen gekocht worden en dat het nu (met betaling) al moeilijk is om alle belangstellenden te laten spelen. Daarom wordt besloten het zo te houden. Jan Westland: bedankt bestuur en alle vrijwilligers voor hun inspanningen. 14. Sluiting De voorzitter bedankt de leden voor hun aanwezigheid en sluit om 23.30 uur de vergadering.

jaarverslagen 2012 Jaarverslag secretaris IJTC Groenvliet 2012 secretariaat@ijtcgroenvliet.nl Het Algemeen Bestuur bestond dit jaar uit de leden: Cock Kranenburg voorzitter Frank Gijsberts vice-voorzitter Michelle Jannink penningmeester Marion Traas secretaris En de voorzitters van de volgende commissies: Matthijs Bos barcommissie Ries Hofmans technische commissie Rian Kemp recreatiecommissie Tessa Cox jeugdcommissie Frank van der Tol sponsorcommissie Peter van Vucht redactiecommissie Het AB is dit jaar 11 x bij elkaar geweest. Veel aandacht en tijd is besteed aan eventuele uitbreiding van ons tennispark. Een aparte commissie binnen de beheercommissie heeft hier veel tijd en energie in gestoken. Op 23 oktober j.l. hebben zij de uitgewerkte plannen gepresenteerd aan de leden op een apart georganiseerde leden informatie-avond. Het Algemeen Bestuur is blij met leden die vrijwilligerswerk verrichten voor onze vereniging en dankt hierbij alle vrijwilligers voor hun inzet en enthousiasme het afgelopen verenigingsjaar. Marion Traas Jaarverslag Technische Commissie seizoen 2012. tc@ijtcgroenvliet.nl Leden: Ries Hofmans (Voorzitter), Edwin van Asch (Vice-voorzitter), Ria Hofmans, Heleen van Mourik, Gwendoline Verhaegh, Eric Hofmans, Martijn Groeneweg, Martin Braaksma, Liseth Oostenbroek, Ton van Rooijen (Adviserend lid), Wim de Vaal (Adviserend lid).

Het afgelopen seizoen is het qua prestaties in de competities, zowel landelijk als op district niveau, een redelijk goed jaar geweest. Vele kampioenen waren er te melden, vooral op de vrijdagavond. Positief blijft dat de jeugd van zich laat spreken door bijzonder goed te presteren waarbij wederom districtskampioenen te melden waren, het mixteam t/m 12 jaar en Jongens 1 t/m 14 jaar . Apotheose was de laatste zondag waar het 3e gemengde team zich in de allerlaatste mixed dubbel zich wist te handhaven in de 4e klasse. Complimenten voor de “oude garde” die zichzelf hebben weggecijferd voor het clubbelang en een groot aandeel hadden in het resultaat waarna het kampioensbal een extra feestelijk tintje kreeg. Het grootste obstakel waar we nog steeds mee te maken hebben gehad en wat een jaarlijks terugkerend probleem blijft is om iedereen die zich op heeft gegeven voor de competities ook in te kunnen delen. We blijven ons best doen om op een creatieve manier zoveel mogelijk mensen in te delen. De najaarscompetitie blijft qua aantallen teams gestaag groeien en is een mooi alternatief voor de mensen die buiten de boot vallen. Alle georganiseerde toernooien zijn wederom positief afgesloten. Het Open Toernooi, Open Jeugd Toernooi, Het Groentje en de clubkampioenschappen zijn met de grootste inspanningen wederom succesvol gebleken. Vooral de thema's die aan het Open Toernooi worden gehangen blijken een succesformule waarbij de deelnemers al uitzien naar het thema voor volgend jaar. De organisatie van al deze toernooien behelst nogal wat tijd en inspanning, wat met heel veel plezier door de leden van de verschillende toernooicommissies wordt gedaan. Mijn hartelijke dank voor jullie inzet hiervoor en ik spreek daarbij de hoop uit dat jullie voor deze toernooien behouden blijven. Een woord van zorg voor de komende jaren is echter ook op zijn plaats. Door afnemende sponsorinkomsten vanwege de economische crisis waar ons land zich in bevindt zal het lastiger worden om datgene dat we de afgelopen jaren hebben bereikt met het TTB plan op dezelfde voet te blijven continueren. De TC blijft zich keihard inzetten om de stijgende lijn te blijven behouden en zullen creatief met deze situatie om proberen te gaan. Het afgelopen seizoen hebben we nagenoeg maandelijks vergaderd en de vergaderingen zijn nog steeds productief, prettig, leuk en gezellig. De bezetting binnen de commissie is goed. Men vult elkander goed aan en een ieder weet wat er speelt binnen de vereniging.

Ik dank hierbij mijn commissieleden voor hun inzet in het afgelopen seizoen en spreek wederom de wens uit de TC nog een tijdje met dit team te mogen bezetten. Een speciaal woord van dank gaat uit naar Edwin van Asch. Hij heeft aangegeven na dit seizoen de commissie te verlaten. Reeds meer dan 30 jaar heeft Edwin zich ingezet voor de vereniging en dan voornamelijk binnen de Technische Commissie. Het zal lastig worden om zijn plek in te vullen. Ries Hofmans ,voorzitter TC Jaarverslag van de redactiecommissie 2012 redactie@ijtcgroenvliet.nl De redactiecommissie heeft dit jaar bestaan uit de volgende personen: Peter van Vucht voorzitter en webbeheerder Mariska Gijsberts inhoud en layout Netnieuws De taken die dit jaar uitgevoerd zijn:

Digitale versies van Netnieuws uitgebracht

Onderhouden website

Versturen van bulkmail

Er is een duidelijke verandering gaande wat betreft de communicatie tussen bestuur, commissies en trainers naar de leden. Zoals hierboven gemeld: onze website beschikt over de mogelijkheid om bulkmails te versturen naar alle leden, maar ook naar deelgroepen zoals junioren, senioren, competitiespelers enz. Hiervan wordt steeds meer gebruik gemaakt. Dat is logisch omdat een persoonlijke mail beter wordt gelezen en... wat van groot belang is: de communicatie gaat zo veel sneller. Vroeger stonden berichten in Netnieuws en die kwam in de hoogtijdagen maximaal 10 keer per jaar uit. Zeer binnenkort gaan we in de redactiecommissie brainstormen in hoeverre d"aloude Netnieuws nog een toegevoegde waarde heeft. Daarna brengen we een advies uit aanhet bestuur. Peter van Vucht, voorzitter redactiecommissie

Jaarverslag van de beheercommissie 2012 beheer@ijtcgroenvliet.nl Afgelopen jaar is voor de beheercommissie een enerverend jaar geweest. Over de gang van zaken rondom de opvolging van de groundsman (Wim van Rossum) spraken een aantal leden hun zorg uit tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) De taken van de groundsman zijn geïnventariseerd en in verschillende groepen verdeeld. Het onderhoud van de banen en het groen is uitbesteed aan TopCourt. Over de uitvoering van de werkzaamheden, de begeleiding van, en communicatie met TopCourt zijn wij zeer tevreden en ook volgend seizoen zullen zij dus ons park onderhouden. Vanuit de ALV kwam het verzoek om een beheerder aan te stellen die een toezichthoudende functie zal krijgen. Verder zal de beheerder wat taken uitvoeren welke behoren bij de dagelijkse controle zoals de groundsman deze altijd deed. Het in kaart brengen van deze taken was lastig, en uiteindelijk is er besloten om gewoon te beginnen en te kijken wat er op ons pad kwam. Wekelijks worden er nog zaken ontdekt die we toevoegen aan deze takenlijst. Voor de functie van beheerder hebben wij vrij kort na de ALV Ferry ten Broeke en Liseth Oosterbroek bereid gevonden. Beide zijn een aantal uur per week aan het werk om de genoemde taken uit te voeren. Dit tot volle tevredenheid van de leden en het bestuur. Gerealiseerde projecten in het afgelopen jaar:

- Schilderen binnenzijde paviljoen. - Opruimen van de diverse opslaglocaties. - Aanpassen van de meterkasten en elektra zodat alles aan de laatste eisen

voldoet. Naast de eerder genoemde werkzaamheden is het afgelopen jaar de “klusclub” opgericht. Dit is een groep vrijwilligers die klussen in en om ons paviljoen op zich nemen. Hierbij moet gedacht worden aan (kleinschalig) onderhoud aan het paviljoen en meubilair. Iedere maand komen zij een ochtend bijeen en onder leiding van Hans Tersteeg en Peter van Vucht heeft deze enthousiaste groep al diverse werkzaamheden verricht. Voor iedereen die het leuk lijkt hieraan mee te werken meld je aan bij ons!

De beheerscommissie bestond in 2012 uit: Martijn Rijnders (voorzitter) Dick van Doorn Hans Tersteeg Jaarverslag sponsorcommissie 2012 sponsor@ijtcgroenvliet.nl Frank v.d. Tol Voorzitter Theo Verweij Financieel expert/penningmeester Marina Guldemond Secretaresse Saskia vd Eem Sponsorkleding Geraldine Knoop Lid Paul Verkaik Lid Jan Willem Tolhoek Lid De doelstelling van de Sponsorcommissie is het genereren van financiële bijdragen of materiële prestaties van sponsors, zoals goederen en/of diensten in natura, welke ten goede komen aan de club en die bijdragen tot het kunnen uitvoeren van plannen en activiteiten. Deze zijn in beginsel bestemd voor de bevordering van jeugd- en clubactiviteiten zoals o.a. het TTB-plan, (KNLTB) trainingen en/of overige commissies. Het betreft plannen en activiteiten die door het Algemeen Bestuur en de Sponsorcommissie kunnen worden geaccordeerd en die niet vanuit de contributie bekostigd kunnen en mogen worden. Het uitgangspunt van de sponsorcommissie is een vorm te vinden waarin huidige sponsors, waarvan vele al jarenlang loyaal zijn en betrokken zijn bij IJTC, inclusief potentiële nieuwe sponsors een plaats kunnen vinden. De afspraken en plannen moeten voor zowel de vereniging als de sponsors eenduidig zijn vastgelegd, waarbij een belangrijk uitgangspunt is dat de vereniging te allen tijde “baas in eigen huis” blijft. Sponsorinkomsten mogen nooit gebruikt worden om de begroting van IJTC rond te krijgen. De basisvoorzieningen die door de vereniging worden geboden moeten te allen tijde door andere inkomstenbronnen, contributie, halhuur e.d. gedekt worden. Sponsorinkomsten kunnen bestaan uit:

Geldelijke bijdragen, goederen en diensten in natura

Sponsormogelijkheden van IJTC:

Hoofdsponsorschap

Sponsor van TTB jeugd

Toernooi of evenementensponsor

Bordsponsor (bord op baan,hal en/of het clubhuis)

Kledingsponsor

Sponsoring dmv een advertentie in het clubblad

Vrienden van IJTC

Het beheer en de uitvoering van het algehele sponsorbeleid binnen IJTC is de belangrijkste taak van de Sponsorcommissie Voor 2012 had de sponsorcommissie zich naast zijn algemene taken 2 specifieke doelen tot taak gesteld. Allereerst het, ondanks de economische tegenwind, op niveau houden van de sponsorinkomsten en daarnaast het uitbreiden van de sponsorfaciliteiten. De sponsorinkomsten zijn, ondanks het werven van een aantal nieuwe sponsoren, toch sterk teruggelopen. Dit doel is niet gehaald! Het uitbreiden van de sponsormogelijkheden heeft vorm gekregen in het opzetten van een nieuw Business-to-Business plan tijdens de sponsorbijeenkomst, waarin sponsoren zichzelf kunnen presenteren aan andere sponsoren. Daarnaast heeft de sponsorcommissie een actieve rol om te inventariseren of er behoefte is aan een bedrijvencompetitie. Marina Guldemond, Paul Verkaik en Frank van der Tol verlaten de commissie. Coy Wagenaar is toegevoegd tot de commissie. Frank van der Tol, voorzitter sponsorcommissie (Ftol@Datronics.nl) Jaarverslag jeugcommissie 2012 jeugd@ijtcgroenvliet.nl Ook afgelopen jaar hebben wij weer geprobeerd leuke dingen te organiseren voor de jeugd van Groenvliet. Met het vertrek van Liseth Oosterbroek waaide er een andere wind door de jeugdcommissie. We hebben een aantal vaste activiteiten veranderd tot nieuwe activiteiten. Er is dit jaar een groot verloop geweest binnen de jeugdcommisie. Veel leden vetrokken en er kwamen gelukkig ook weer nieuwe leden bij. Wat was er verder nog te doen?

- kennismakingsmiddag nieuwe jeugdleden - teambuildingsuitje = Racketlon in Houten - Minitoernooi voor de jongsten, waar ook verenigingen uit de regio aan

deelnamen - Laddercompetitie (nieuw in 2012, start na de competitie) - Afsluiting van het seizoen met alle jeugdleden (skiën en snowboarden in

Nieuwegein) - Jaarlijkse uitwisseling met Montfoort en Oudewater (dit jaar

georganiseerd door Oudewater). - Feestelijke afsluiting van de woensdagmiddagcompetitie (voor alle

jeugdspelers met heeeeel veel patatjes) - Nachttoernooi voor middelbare scholieren - Deelname aan het uitwisselingstoernooi in Lopik - Minicompetitie (half en driekwartveld), in voor- en najaar - Verschillende 1-dagstoernooien georganiseerd door de KNLTB

Dit jaar hebben we alle activiteiten ruim van tevoren via de mail bekend gemaakt aan de jeugdleden. Hiervoor hebben we mails gestuurd, hebben we berichten in Netnieuws geplaatst en hebben we de site van IJTC Groenvliet gebruikt. Aandachtspunt blijft communicatie naar de trainers en van de trainers naar de jeugdleden toe. Verder blijven we ons inzetten om de jeugd enthousiast te maken (en houden!) voor het tennisspel. We hopen met het starten van de laddercompetitie aan het begin van het buitenseizoen hier een bijdrage aan te leveren. Afgelopen jaar heeft Liseth Oosterbroek, Desiree de Blij, Daisy de Groot en Margot de Raaij de jeugdcommissie vaarwel gezegd. Het voorzitterschap is door Tessa Cox overgenomen. We bedanken alle vertrekkende jeugdleden voor hun inzet. De jeugdcommissie ziet er als volgt uit: Tessa Cox Saskia vd Eem Yvonne v. Houten Jan Cox nieuw lid Friso Glansdorp nieuw lid Mervet Harris nieuw lid Tessa Cox, voorzitter

Jaarverslag recreatiecommissie recreatie@ijtcgroenvliet.nl De recreatiecommissie stelt zich ten doel meerdere activiteiten te organiseren voor onze leden met een recreatief karakter waarbij meedoen belangrijker is dan winnen. Het afgelopen seizoen hebben wij de Pinkstermix, het 45+ tournooi, de tossavonden , wintermix georganiseerd. Natuurlijk zijn wij altijd op zoek naar nieuwe ideeen die wij kunnen gebruiken voor onze commissie. Mocht u daarnaast ook nog over wat tijd beschikken dan willen wij graag eens van gedachten wisselen. Onze huidige commissie bestaat uit: Boudewijn Wouda, Fred Kleinjan,Ed van Beek, Monique Alflen, Anita Boom, Danny van Laar en ondergetekende. Graag wil ik ieder bedanken voor zijn/haar inzet het afgelopen seizoen. Rian Kemp, voorzitter recreatiecommissie Jaarverslag barcommissie bar@ijtcgroenvliet.nl Het jaar 2012 was in vele opzichten een enerverend jaar voor de barcommissie. Na het afscheid van 2 uitstekende krachten (voorzitter Leon Dufrasnes en Liseth Oosterbroek) lagen er een aantal uitdagende taken te wachten voor de commissie. Met ondergetekende als nieuwe voorzitter zijn we hard aan de slag gegaan. In de loop van het seizoen hebben wij gelukkig 2 nieuwe krachten mogen begroeten in onze commissie; Sylvia Blommenstein en Steven Roethof. Zodoende bestond onze commissie dit jaar uit: Matthijs Bos – Voorzitter Frank Hofmans Roelof de Jong Martijn Kroon Remco Saveur Ragonda Bos – van Zuilen Sylvia Blommenstein Steven Roethof In totaal is de commissie dit jaar 4 keer bijeengekomen. De grootste uitdaging lag in het begin van dit jaar toen de onderhandelingen

van start gingen met de diverse bierbrouwerijen. Het contract met InBev liep af en dit gaf ons de ruimte te gaan onderhandelen met diverse partijen om betere voorwaarden te bemachtigen. Via een van onze leden, die actief is in de horeca, zijn wij in contact gekomen met Proost Horeca. Zij zijn zeer bekend in de horecawereld en konden ons op deze manier bijstaan in de onderhandelingen. Dit kwam al meteen naar voren bij de eerste voorstellen die wij ontvingen. Wat opviel was dat onze leverancier InBev met een startbod kwam, dat direct al 2x zo hoog lag als het lopende contract. Na maanden onderhandelen is Bavaria als beste naar voren gekomen. Ondanks de eerste nog wat negatieve tendens binnen de vereniging kunnen we momenteel stellen dat we met Bavaria een goede keuze hebben gemaakt. Het werken met de biertanks ipv met zware fusten, altijd juiste temperatuur (koud) bier en de goede voorwaarden zijn ons positief bevallen. Daarnaast is de omschakeling naar de horecaflesjes van Vrumona ook prima ontvangen. Het oogt chiquer en de hoeveelheid afval (lege blikjes) is navenant afgenomen. AA Drink is wisselend ontvangen. De omzet in sportdrank is niet afgenomen, maar er blijft door flink wat leden een voorkeur voor Aquarius (minder zoet). Dit zal door ons nog geëvalueerd en besproken worden met het Algemeen Bestuur. Na een hakkelend begin is ook het werken met de nieuwe kassa’s en zonder contant geld inmiddels goed ingeburgerd. Daar waar problemen ontstonden zijn deze adequaat opgelost en kunnen we stellen dat het systeem prima werkt. Tijdens de evenementen hebben we vrij weinig problemen gekend. Hier en daar gaat er wel iets mis, maar dat was niet meer of minder dan in andere jaren. Tijdens het Open Toernooi hebben we het assortiment van het kraampje buiten uitgebreid. Dit was met name in het finale weekend een groot succes. Het openingsweekend viel helaas door het slechte weer in duigen. In tegenstelling tot de verwachting was het doordeweeks armoe troef met eten. Als pilot hebben we het eetkraampje aangehouden voor de clubkampioenschappen en ook toen was dit succesvol. Het thema en het feest tijdens het Open Toernooi (thema Caribean) was een groot succes. Ondanks het slechte weer heeft de aankleding zijn werk uitstekend gedaan.

Hierbij dank aan Ferry ten Broeke, Rian Kemp, Heleen van Maurik en Martijn Rijnders voor het helpen opzetten. Uiteraard ook aan Sjenee van Amerongen (Lekkerkerker) voor het leveren van het zand, de rieten schermen en de afzetbanden. Nu we toch aan het bedanken zijn… graag wil ik Ferry, Liseth en Hans enorm bedanken voor hun ondersteuning dit jaar. Erg fijn dat zij regelmatig als back up wilden fungeren. Dan nemen wij bij onze commissie per direct afscheid van Roelof de Jong en Ragonda Bos-van Zuilen. En dit betreuren wij zeer. Roelof neemt de ledenadministratie over van Liesbeth van Ingen. Een mooie en uitdagende klus, maar wij zullen zijn inzet (ruim 5 jaar) zeker missen. Ragonda kan haar nieuwe baan en zitting in het dagelijks bestuur bij voetbalvereniging IJFC niet langer meer combineren met haar functie in onze commissie en heeft daarom na 4 jaar besloten met de barcommissie te stoppen. Vanaf deze plaats dank ik hen beide en hopen wij spoedig op nieuwe aanwas van commissieleden. Voor ons geldt namelijk nog steeds dat vele handen licht werk maken. Verder zal uit het financiële jaarverslag van het algemeen bestuur naar voren komen dat de doelstellingen die het bestuur ons voor 2012 had meegegeven wederom keurig zijn behaald. Hiervoor geef ik graag een dikke pluim aan mijn commissieleden en dank ik hen voor de prettige samenwerking en inzet van dit jaar. Matthijs Bos, Voorzitter

Winst en verliesrekening IJTC Groenvliet 2011/2012

30-9-2012 30-9-2011 30-9-2010 Begroting 2011-2012

INKOMSTEN

Huur 64.804 64.641 64.234 65.000

Contributies 131.616 135.010 133.822 135.000

Trainingen 52.103 53.480 52.556 52.000

Bar 82.596 82.965 83.290 80.000

Subsidie 3.885 4.024 3.802 3.000

Rente 395 348 2.041 500

Overige - - -

Totaal inkomsten 335.399 340.467 339.744 335.500

UITGAVEN

Afschrijvingen 35.272 34.566 36.819 37.500

Personeel 78.003 108.354 91.106 95.000

Commissies/leden adm. 27.598 35.503 31.861 35.000

Paviljoen 23.768 19.939 22.911 20.000

Gas, water en licht 30.346 24.940 38.445 25.000

Schoonmaakkosten 14.517 12.051 12.243 15.000

Baanonderhoud 25.663 - - -

Onderzoekskosten 4.520 - - -

Voorziening onderhoud 12.000 10.500 - 20.000

Jubileum - - 7.556 -

Knltb 19.352 18.994 18.667 18.500

Rente en kosten 12.720 16.302 19.017 13.000

Inkopen bar 39.955 0,48 42.995 0,52 43.189 0,52 40.000

Verzekeringen 10.749 10.541 12.145 11.000

Totaal uitgaven 334.465 334.685 333.958 330.000

Saldo winst 934 5.782 5.786 5.500

30-9-2012 30-9-2011 30-9-2010 Begroting 2011-2012

Commissies

Commissies 17.943 17.767 17.165 18.000

Portokosten 776 1.584 1.370 2.000

Clubblad 321 5.722 7.487 5.000

Tennisballen 7.630 9.757 4.935 7.500

Ledenadministratie 928 672 903 2.500

27.598 35.503 31.861 35.000

30-9-2012 30-9-2011

Contributies

Senioren 85.879 89.493

Dagleden 3.860 5.663

65+ leden 8.425 6.825

Niet spelende leden 814 417

Gezinsleden 440 1.760

Junioren 23.468 21.842

Afkoop 8.730 9.010

131.616 135.010

Trainingen

Wintertraining 23.975 23.774

Zomertraining 16.720 18.620

Competitiebijdrage 11.408 11.086

52.103 53.480

Balans IJTC Groenvliet 2011/2012

30-9-2012 30-9-2011 30-9-2010 30-9-2012 30-9-2011 30-9-2010

ACTIEF (in € ) PASSIEF (in € )

VASTE ACTIVA EIGEN VERMOGEN

Materiële vaste activa Eigen Vermogen 133.487 127.705 121.919

resultaat lopend jaar 934 5.782 5.786

Parkaccommodatie 14.132 22.972 25.116

Hal 92.370 98.410 99.815 Totaal eigen vermogen 134.421 133.487 127.705

Inrichting hal en paviljoen 40.612 36.162 28.636

Paviljoen 315.901 333.611 351.321 VOORZIENINGEN

Totaal vaste activa 463.014 491.155 504.889 Overig 51.000 45.000 34.500

VLOTTENDE ACTIVA Totaal voorzieningen 51.000 45.000 34.500

Voorraden LANGLOPENDE SCHULDEN

Kantine 3.614 2.890 4.537 Hypotheek 252.983 266.596 280.209

Liquide middelen Totaal langlopende schulden 252.983 266.596 280.209

Kas 469 1.769 3.980 KORTLOPENDE SCHULDEN

Rabobank 8.397 17.788 7.179

Postbank 3.297 15 1.280 Leveranciers 14.256 20.010 17.098

Spaardeposito 45.280 30.388 20.041 Belastingen 4.792 7.205 5.961

Sponsorcommissie 18.227 23.882 24.659

57.444 49.959 32.479 Overlopende posten 55.596 54.924 56.277

Overlopende activa 7.202 7.099 4.505 Totaal kortlopende schulden 92.870 106.021 103.996

Totaal vlottende activa 68.260 59.948 41.521

TOTAAL ACTIVA 531.274 551.104 546.410 TOTAAL PASSIVA 531.274 551.104 546.410

Begroting Winst- en verlies IJTC Groenvliet 2011/2012

30-9-2013 30-9-2012 30-9-2012

BEGROTING BEGROTING WERKELIJK

INKOMSTEN

Huur 65.000 65.000 64.804

Contributies 135.000 135.000 131.616

Trainingen 52.000 52.000 52.103

Bar 85.000 80.000 82.596

Subsidie 2.500 3.000 3.885

Rente 500 500 395

Totaal inkomsten 340.000 335.500 335.399

UITGAVEN

Afschrijvingen 35.000 37.500 35.272

Personeel 65.000 95.000 78.003

Commissies/leden adm. 30.000 35.000 27.598

Paviljoen 25.000 20.000 23.768

Gas, water en licht 30.000 25.000 30.346

Schoonmaakkosten 18.000 15.000 14.517

Baanonderhoud 30.000 - 25.663

Onderzoekskosten - - 4.520

Voorziening onderhoud 20.000 20.000 12.000

Knltb 20.000 18.500 19.352

Rente en kosten 12.000 13.000 12.720

Inkopen bar 42.500 40.000 39.955

Verzekeringen 11.000 11.000 10.749

Totaal uitgaven 338.500 330.000 334.465

Saldo winst 1.500 5.500 934