Alles digitaal! Wens of noodzaak? A. Stern, 2008

Alles digitaal! Wens of noodzaak? Kosten en baten van grootschalig digitaliseren bij een archiefinstelling

Alfred G. Stern

Bachelorscriptie Informatiedienstverlening en –management (IDM) 2008

9-6-2008 Pagina 2 van 80

Saxion Hogescholen - Alfred G. Stern Alles digitaal! Wens of noodzaak?

9-6-2008 Pagina 3 van 80


9-6-2008 Pagina 4 van 80


9-6-2008 Pagina 5 van 80

Colofon

Datum 9-6-2008 Referentie Bachelorscriptie Versie 2 Auteur Alfred Stern Organisatie Gelders Archief - Arnhem Bedrijfsmentor Peter Wouters Hogeschool Saxion Hogescholen - Deventer Opleiding Informatiedienstverlening en - management Docenten Ella Punt en Hans de Vries Trefwoorden erfgoedinstelling, archief, grootschalig digitaliseren, kosten, baten, e-commerce © Saxion Hogescholen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.


9-6-2008 Pagina 6 van 80


9-6-2008 Pagina 7 van 80

Samenvatting Grootschalige digitaliseringsprojecten van boeken halen de kranten en de jeugd schijnt te denken dat als iets niet via Google te vinden is, het gewoonweg niet bestaat. Dit stelt een archiefinstelling, als traditionele speler op de informatiemarkt, voor problemen. Geschiedenis mag dan ‘in’ zijn en de besluitvormers mogen verwachten dat een erfgoedinstelling een ‘breed’ publiek bereikt, dat wil niet zeggen dat met de wens de klus is geklaard. Het bereiken van het ‘brede’ (virtuele) publiek en het digitaliseren van de collectie gaat gepaard met grote sommen geld. In een markt staan de kosten om een product te maken tegenover de baten die het product opbrengt. Voor een erfgoedinstelling zijn de kosten om te digitaliseren wel te berekenen, maar voor de baten is dat lastiger. Erfgoedinstellingen hebben niet tot doel producten aan de man te brengen, als al duidelijk is wat dat ‘product’ eigenlijk is. Aan de andere kant is het geïnteresseerde publiek niet zo gemakkelijk bereid te betalen voor diensten die in hun beleving voorheen ‘gratis’ waren. Om een nieuwe doelgroep aan te spreken en de schaarse aandacht van het brede publiek te trekken kan een erfgoedinstelling baat hebben bij de ‘wetten’ van de e-commerce. Belangrijk is de toekomstige doelgroep in een zo vroeg mogelijk stadium bij de ontwikkeling van een informatiedienst te betrekken, omdat zij haar wensen het beste kent en tegelijkertijd de competenties in beeld kunnen worden gebracht. Er wordt eerst ingegaan op de wereld van archiefinstellingen. Uit de (digitale) waardeketen van een archiefinstelling blijkt dat er twee producten zijn: informatiebemiddeling en interpretatie. Om inkomsten uit een informatiedienst te genereren wordt ingezoomd op de verschillende aspecten waarmee de erfgoedinstelling als internetondernemer te maken krijgt; e-commerce, de rol van technologie en verruiming van distributiekanalen. Verschillende strategieën worden besproken. Voor marktpositionering is marktontwikkeling als strategie het meest toepasbaar, als bedrijfsmodel het community-model en als verdienmodel het abonnee- en advertentiemodel. Als marketing instrument is sociale binding voor de archiefinstelling het best toepasbaar. The Long Tail is intussen een standaardwerk voor internetondernemers geworden en de theorie hiervan wordt besproken. Als erfgoedinstellingen de regels hiervan willen toepassen dienen ze over de schaduw van hun eigen identiteit heen te stappen en gezamenlijk op te trekken. Pas dan kan sprake zijn van The Long Tail. Grootschalig digitaliseren kost geld, zodat de benodigde menskracht en middelen in beeld worden gebracht om te zien hoeveel het kost. Digitale duurzaamheid, hergebruik en uitwisselbaarheid van gedigitaliseerde bronnen speelt hierbij een rol. JPEG2000 wordt als hèt toekomstbestendige bestandsformaat gezien. Afhankelijk van de projectorganisatie lopen de kosten van grootschalig digitaliseren uiteen van €0,15 tot €0,40 per scan. Anno 2008 dienen echter de kosten voor hosting na het project leidraad te zijn om te beslissen of een grootschalig digitaliseringsproject haalbaar is. Deze kosten bedragen €0,004 tot €0,066 per scan en moeten ieder jaar opnieuw worden betaald. Het is een misvatting dat deze kosten in de loop der jaren lager zullen worden. De baten zijn onder te verdelen in zachte en harde euro’s. Zachte euro’s dienen alleen om politieke besluitvorming te rechtvaardigen. Reclame en sponsoring kan bij voldoende bezoekers genoeg harde euro’s opleveren om een informatiedienst langdurig operationeel te houden, mits de doelgroep een kritische massa heeft. Als voorbeeld wordt met behulp van de e3-value methodiek een business model uitgewerkt die van abonnementen en reclame gebruik maakt. Uit dit business model blijkt dat de return on investment 11% bedraagt. Geconcludeerd wordt dat het noodzakelijk is dat alles in de toekomst digitaal beschikbaar wordt gesteld, maar vanwege kosten en baten voorlopig een wens blijft. De noodzaak is gelegen bij autonoom verval van de collectie. Grootschalig digitaliseren is wel mogelijk, maar beschikbaarstelling voor grootschalige raadpleging is voorlopig onbetaalbaar. Tenzij de doelgroep zo groot is dat zij de jaarlijks terugkerende kosten betaalt. Dan dient wel het aanbod voor die doelgroep interessant genoeg te zijn en niet versnipperd te worden over allerlei verschillende informatiediensten. Alleen door grootschalig samen te werken en de eigen identiteit op te geven, kunnen erfgoedinstellingen doelgroepen met een kritische massa bereiken. Landelijke regie ontbreekt echter. OCW creëert via DEN met subsidies een landelijk platform, waarin digitale duurzaamheid, hergebruik en uitwisselbaarheid leidraad zijn, maar zij kan niets afdwingen. Versnippering van de financiering speelt de sector parten. Hierdoor kan vaak wel geïnnoveerd worden in nieuwe informatiediensten, maar ontbreekt de lange termijn financiering om de nieuwe dienst online te houden. In die gevallen heeft grootschalig digitaliseren eigenlijk geen zin. Besluitvormers moeten hier actief attent op worden gemaakt. Wanneer kosten en baten als enige invalshoek wordt gebruikt, heeft dit ‘verplatting’ van de erfgoedsector tot gevolg. De noodzaak van digitaliseren is ook gelegen in andere aspecten zoals: conservering bij autonoom verval van de collectie, scholing van het personeel en vermijding van eenzijdige beeldvorming van het verleden. Bovendien kan grootschalig digitaliseren worden ingezet om bepaalde ambachten voor de toekomst te behouden.


9-6-2008 Pagina 8 van 80


9-6-2008 Pagina 9 van 80


InhoudsopgaveVOORWOORD ....................................................................................................................................... 11

1 INLEIDING ..................................................................................................................................... 13

2 DE WERELD VAN ARCHIEFINSTELLINGEN........................................................................ 15 2.1 INLEIDING........................................................................................................................................................................... 15 2.2 ARCHIEVEN EN ARCHIEFINSTELLINGEN............................................................................................................................. 15 2.3 DE BEZOEKERS................................................................................................................................................................... 17 2.4 DE TIJDGEEST..................................................................................................................................................................... 19 2.5 DE OMGEVING .................................................................................................................................................................... 20 2.6 DE BELEIDVORMERS .......................................................................................................................................................... 21

3 DE WAARDEKETEN VAN EEN ARCHIEFINSTELLING...................................................... 22 3.1 INLEIDING........................................................................................................................................................................... 22 3.2 DE TRADITIONELE WAARDEKETEN VAN EEN ARCHIEFINSTELLING................................................................................... 22 3.3 DE DIGITALE WAARDEKETEN VAN EEN ARCHIEFINSTELLING ........................................................................................... 24 3.4 DE DIGITALE LEVENSCYCLUS ............................................................................................................................................ 26 3.5 WIE GAAT DAT BETALEN?.................................................................................................................................................. 27

4 DE ERFGOEDINSTELLING ALS INTERNETONDERNEMER ............................................ 29 4.1 INLEIDING........................................................................................................................................................................... 29 4.2 E-BUSINESSMANAGEMENT................................................................................................................................................. 29 4.3 BUSINESS MODELLEN......................................................................................................................................................... 30 4.4 THE LONG TAIL.................................................................................................................................................................. 35 4.5 E-MARKETING .................................................................................................................................................................... 39

5 KOSTEN .......................................................................................................................................... 41 5.1 INLEIDING........................................................................................................................................................................... 41 5.2 MENSEN ............................................................................................................................................................................. 41 5.3 MIDDELEN.......................................................................................................................................................................... 43 5.4 BEREKENEN VAN PROJECTKOSTEN .................................................................................................................................... 46 5.5 KOSTEN VAN DIGITALISEREN............................................................................................................................................. 49

6 BATEN ............................................................................................................................................. 50 6.1 INLEIDING........................................................................................................................................................................... 50 6.2 VERONDERSTELDE BATEN ................................................................................................................................................. 50 6.3 ZACHTE EURO’S ................................................................................................................................................................. 51 6.4 HARDE EURO’S................................................................................................................................................................... 54

7 VOORBEELD VAN EEN BUSINESS MODEL .......................................................................... 56 7.1 INLEIDING........................................................................................................................................................................... 56 7.2 ENKELE VOORBEELDEN ..................................................................................................................................................... 56 7.3 E3-VALUE MODELLERING ................................................................................................................................................... 57 7.4 EEN SCENARIO.................................................................................................................................................................... 60 7.5 WAT LEVERT HET OP? ........................................................................................................................................................ 60 7.6 ENKELE KANTTEKENINGEN ............................................................................................................................................... 60

8 ALLES DIGITAAL! WENS OF NOODZAAK?.......................................................................... 62 8.1 INLEIDING........................................................................................................................................................................... 62 8.2 NOODZAAK ........................................................................................................................................................................ 62 8.3 WENS.................................................................................................................................................................................. 62 8.4 CONCLUSIE......................................................................................................................................................................... 63 8.5 AANBEVELINGEN ............................................................................................................................................................... 63 8.6 BLIK OP DE TOEKOMST....................................................................................................................................................... 65

LITERATUUR ........................................................................................................................................ 66

BIJLAGES ............................................................................................................................................... 72 BIJLAGE 1: HANDLEIDING REKENMODEL DIGITALISEREN............................................................................................................... 73 BIJLAGE 2: RESULTAAT VAN REKENMODEL VOOR DIGITALISEREN VAN GENEALOGISCHE BRONNEN............................................. 78 BIJLAGE 3: VOORBEELDEN VAN ENKELE DOOR E3-VALUE GEGENEREERDE EXCEL WERKBLADEN................................................. 79

9-6-2008 Pagina 10 van 80


9-6-2008 Pagina 11 van 80

VOORWOORD Na ruim 20 jaar op een chemisch laboratorium te hebben doorgebracht vond ik de tijd rijp om iets anders te gaan doen. Deze scriptie is een stille getuige van deze omscholing. In deze scriptie komen verschillende persoonlijke interesses samen: computers, websites, de omgang van mensen met informatie en Gelders erfgoed. Een scriptie schrijf je nooit alleen, daar is een geduldige omgeving voor nodig, die je alle rust en ruimte geeft om je aan je egoïstische taak te wijden. Dat vergt enig inschikkingsvermogen van die omgeving en het is een goed gebruik om die omgeving vervolgens goedkoop af te schepen met een vernoeming in het voorwoord. Waarbij velen ook nog als groep worden benoemd en anderen vergeten worden. Bij voorbaat mijn verontschuldigingen voor mijn beperkte rijtje. In de eerste plaats gaat mijn dank uit naar Ria Hoentjen, die in de huiselijke omgeving mijn beperkte blik op de wereld moest gedogen. Zij fungeerde vaak als proeflezer en corrigeerde, indien nodig, mijn al te creatieve omgang met de Nederlandse taal en behoedde me voor al te boude uitspraken. Dank gaat uit naar familie, vrienden en anderen die de afgelopen drie jaar minder aandacht kregen. Dank is het schamele loon voor de medewerkers van het Gelders Archief, met name Peter Wouters. Hij gaf me de kans mijn interesses en opgedane kennis op het Gelders Archief te botvieren. Dank gaat uit naar de afdeling Bedrijfsvoering, waar ik ondanks de schaarste aan werkplekken een gezellige plek heb gekregen en in de ‘familie’ ben opgenomen. In de omgeving van het archief wil ik specifiek ook Yola de Lusenet noemen die tegelijkertijd met me op schreef voor de Taskforce Archieven. Zij was een proeflezer van mijn literatuurstudie, die aan deze scriptie ten grondslag ligt. In dit rijtje hoort ook Bas Kooter thuis die voor de gemeente Arnhem bezig is een ‘scanstraat’ in te richten en wiens ervaringen hebben bijgedragen aan het ontwikkelen van het rekenmodel. In de afgelopen drie jaren hebben uiteraard mijn medestudenten me meer of minder voortgeholpen. Van hen wil ik enkelen noemen waarmee ik intussen lief en leed heb gedeeld: Christel Bartelink, Koos Folkersma, Stefan Lemmen en Gerd Smilde. De openhartigheid van deze groep mensen was onbeschaamd en af en toe zeer verhelderend. Ook wil ik mijn studiebegeleider Ella Punt bedanken, zij heeft van intake tot scriptie mijn schoolpad voortdurend gekruist. Alle overige klasgenoten, docenten en anonieme medewerkers van Saxion Hogescholen die studie en schoolgang mede mogelijk hebben gemaakt scheep ik af met deze anonieme vernoeming. Mijn dank is groot en verpletterend. Tot slot wil ik de Voedsel en Waren Autoriteit, mijn huidige werkgever, danken voor de mogelijkheid om buiten het hek te gaan spelen om zo ervaring in een geheel andere branche op te doen. Allen dank! Alfred Stern juni 2008


9-6-2008 Pagina 12 van 80


9-6-2008 Pagina 13 van 80

1 INLEIDING Op de afgelopen Digitaal Erfgoed-conferentie1 was het centrale thema ‘Zoek jezelf!’. Hier werd twee dagen gesproken over de wijze waarop erfgoedinstellingen invulling kunnen geven aan nieuwe maatschappelijke functies. De twee keynote sprekers stonden hierbij tegenover elkaar. Michalko2 achtte in zijn key-note digitaliseren van de collectie noodzakelijk, maar niet op de manier waarop het nu gebeurt. Zijn zienswijze:

• focus op toegang tot de collectie, • geen selectie uit de collectie, • iets doen – gebruik monitoren – meer doen, • langdurige programma’s en geen kort durende projecten, • hoger in de hiërarchie op metaniveau beschrijven, niet gedetailleerd op objectniveau, • nadruk op kwantiteit leggen, niet op kwaliteit, • het ontdekken elders laten gebeuren en niet op de eigen website, • fondsen werven zonder compromissen te sluiten.

Michalko is duidelijk een aanhanger van The Long Tail te noemen. Dit is een theorie waarin alles beschikbaar en vindbaar is en vervolgens ook wordt bekeken. Bovendien krijgen gedigitaliseerde bronnen in Google een hogere ranking dan de meta-data van dezelfde objecten. Digitaliseren behoort volgens hem tot de missie van erfgoedinstellingen en heeft meer impact dan veel andere activiteiten. Poole3, de tweede keynote spreker, benadert grootschalig digitaliseren marktgericht. Hij wil af van grootschalig digitaliseren en de markt zijn werk laten doen. Hij beweert dat grootschalig digitaliseren is gebaseerd op het recht op toegang. In zijn woorden een socialistisch standpunt, waarin het publiek eigenaar van cultuur is. Omdat het publiek eigendom is moet iedereen er kennis van kunnen nemen. Dit is op zich correct maar helaas:

• zal het volgens hem nooit mogelijk zijn ieder object te documenteren, • zal er nooit genoeg budget zijn om grootschalig digitaliseren te financieren, • hebben slechts enkele objecten genoeg economische waarde om te digitaliseren, • is er niet genoeg waarde in hoog gewaardeerde objecten om de total-cost-of-ownership van de laag

gewaardeerde objecten mede te financieren en • zijn niet alle objecten even waardevol.

Hij laat zien dat in Engeland, ondanks enorme investeringen, de erfgoedsector de benodigde infrastructuur om de dienstverlening levensvatbaar te houden niet op kon brengen. Het merendeel van de gedigitaliseerde objecten was na twee jaar niet meer toegankelijk. Zijn oplossing is: kosten reduceren door diensten te bundelen, te digitaliseren wanneer er vraag naar is, de markt te de-reguleren en vervolgens marktpartijen hun werk te laten doen en accepteren dat niet alle erfgoed evenveel waard is. De tegenstellingen tussen beide heren zijn handzaam samengevat door Sieverts:4 Michalko Poole • doe gewoon alles, desnoods maar niet zo goed:

"quantity wins from quality". • toegang genereert vanzelf belangstelling en

gebruik; "discovery happens elsewhere". • digitalisering leidt tot convergentie tussen

bibliotheken, musea en archieven.

• beperk je tot wat de moeite waard is, of tot digitisation-on-demand, want "cost-of-ownership" van alles is niet op te brengen.

• toegang tot materiaal leidt niet automatisch tot "waarde". • museumobjecten, boeken en manuscripten zijn heel

verschillende dingen, die heel verschillende eisen stellen. In deze scriptie wordt nader ingegaan op de tegenstellingen. Kortom: Alles digitaal! Wens of noodzaak? Is het zoals Michalko stelt noodzakelijk dat alles digitaal beschikbaar is? Of, zoals Poole verkiest, alleen dat deel van de collectie digitaliseren waar in de markt vraag naar is? Waar dus een wens bestaat. Deze scriptie richt zich in de eerste plaats op archiefinstellingen, maar voor andere erfgoedinstellingen is er wellicht ook iets van hun gading te vinden.

1 Zie http://www.den.nl/innovatie/de_conferentie2007/ 2 Michalko, 2007 3 Poole, 2007 4 Sieverts, 2008, p. 13


http://www.den.nl/innovatie/de_conferentie2007/

9-6-2008 Pagina 14 van 80

Als je medewerkers in de erfgoedsector over grootschalig digitaliseren spreekt komt als eerste de vraag boven wat dat allemaal wel niet zal kosten. Het ligt dan voor de hand om hier een scriptie aan te wijden. De volgende vraag is wat de baten zijn die tegenover de kosten staan? Al zijn baten in de erfgoedsector vaak niet zo tastbaar te maken; zal het iets opleveren? De derde hieruit voortvloeiende vraag is dan als er baten zijn, hoe zijn die dan ten gelde te maken? Dit aspect kan worden samengevat in de term e-commerce. Deze scriptie beperkt zich tot deze trits: kosten, baten en e-commerce. En dan alleen de klantenkant (sell-side) van e-commerce. De inkoopkant (buy-side) wordt niet beschreven. Hieruit mag blijken dat het in deze scriptie om analoge bronnen gaat die gedigitaliseerd worden en niet om digitaal geboren bronnen. Allereerst wordt ingezoomd op de wereld waarin de archiefinstelling een plek heeft (H2). Deze wereld bestaat uit de onder beheer van de archiefinstelling staande archieven, de (virtuele) bezoekers, de tijdgeest, omgeving en de beleidvormers. Poole dient daarna als vertrekpunt om de waardeketen van een archiefinstelling in beeld te brengen (H3). Dit betreft zowel de traditionele waardeketen als de hieruit afgeleide digitale waardeketen. Waar voegt een archiefinstelling waarde toe? Het laatste aspect uit de genoemde trits, e-commerce, is dan in beeld (H4). Voor de profit-sector zijn enkele strategieën en verdienmodellen geformuleerd om een succesvolle internetonderneming op te zetten. Deze strategieën en verdienmodellen worden op een erfgoedinstelling meer of minder toepasbaar verklaard. Er wordt aandacht aan e3-value modellering en The Long Tail besteed. Daarna wordt ingegaan op de verschillende processen om tot een digitaal product te komen. Op basis hiervan kunnen de kosten (mensen en middelen) worden berekend (H5). Hiervoor is in Excel een rekenmodel ontwikkeld waarmee bij aanvang van een project berekend kan worden hoeveel het zal gaan kosten om te digitaliseren, de gedigitaliseerde bronnen op te slaan en via internet te presenteren. Hierbij spelen de huidige techniek en eisen als digitale duurzaamheid, hergebruik en uitwisselbaarheid een rol. Als voorbeeld is het grootschalig digitaliseren van genealogische bronnen bij het Gelders Archief uitgewerkt. Na de kosten volgen de baten (H6). Deze zijn onder te verdelen in zachte en harde euro’s. Baten die bestaan uit zachte euro’s komen in de regel niet terug bij diegene die investeert. Om toch te kunnen berekenen om hoeveel euro’s het gaat wordt vaak een maatschappelijke kosten-batenanalyse uitgevoerd. Hiervan passeren twee voorbeelden de revue. Harde euro’s komen wel bij de investeerder terug, waarvan enkele voorbeelden worden gegeven. Alles komt samen in een, met e3-value modellering, uitgewerkt voorbeeld van een business model voor een genealogische informatiedienst (H7). Hiermee kan worden berekend na hoeveel jaren de investering in de gedigitaliseerde genealogische bronnen uit het eerdere voorbeeld wordt terugverdiend. Tenslotte wordt de vraag beantwoord of alles digitaal een wens of noodzaak is en volgen enkele aanbevelingen voor erfgoedinstellingen die internet-ondernemers willen worden (H8).


9-6-2008 Pagina 15 van 80

2 DE WERELD VAN ARCHIEFINSTELLINGEN

2.1 Inleiding

Archiefinstellingen behoren tot de traditionele spelers op de publieke informatiemarkt. Andere traditionele spelers zijn bibliotheken en musea. Hier kan de burger terecht met vragen over een bepaald onderwerp. Later toegetreden spelers zijn gratis wetswinkels en (gemeentelijke) hulp voor ouderen voor het invullen van belastingformulieren, etc. Deze spelen in op specifieke onderwerpen. Met de introductie van internet in de jaren negentig is de omgeving van archiefinstellingen flink veranderd. In dit hoofdstuk worden verschillende aspecten van de huidige wereld van archiefinstellingen beschreven. Deze aspecten zijn de archieven, de bezoekers van archiefinstellingen, de tijdgeest, de omgeving en de beleidvormers. Er zit enige overlap in deze aspecten, maar dat is niet bezwaarlijk om een beeld van de huidige situatie te schetsen.

2.2 Archieven en archiefinstellingen

Het woord ‘archief is dubbelzinnig. Er kan een verzameling bronnen, de plek waar de bronnen liggen of de organisatie mee worden bedoeld. In deze scriptie heet de verzameling bronnen ‘collectie’, ‘archief’, ‘archiefbescheiden’ of ‘archiefstukken’, de plek ‘depot’ en de organisatie ‘archiefinstelling’. Een archief bestaat sinds er centraal gezag bestaat. In Nederland wordt dat centrale gezag pas goed vormgegeven met de definitieve inlijving bij het Frankische Rijk door Karel ‘de Grote’. Sinds die tijd worden procesgebonden documenten bewaard, bijvoorbeeld wetten of eigendomspapieren. Veel materiaal is sinds die tijd verloren gegaan, want de oudste oorkonde in een Nederlands archief stamt uit 950.5 Het valt niet aan te nemen dat het archief van Karels kanselarij vele kilometers in beslag heeft genomen, maar door de eeuwen heen is de totale planklengte toegenomen tot 645 km in 2000. De informatie-explosie valt in beeld te brengen door de eeuwen uit te zetten tegen de kilometers. Het is een veilige aanname dat het archief in 1980 bestond uit documenten die in Nederland bewaard zijn gebleven vanaf het moment dat er sprake is van het gecentraliseerd gezag tot aan 1980. Ruwweg vanaf Karel ‘de Grote’ tot Dries van Agt, hoewel het een anachronisme is te stellen dat in de tijd van Karel ‘de Grote’ sprake is van Nederland als natie. Hoe dan ook, rechtsopvolgend loopt er wel een lijntje van keizer naar premier. Wanneer aangenomen wordt dat de kanselarij van Karel ongeveer 1 kilometer procesgebonden documenten in archiefkisten meezeulde is de informatie-explosie door de eeuwen heen in beeld te brengen (zie figuur 1). Gelukkig wordt bijna alle informatie tegenwoordig digitaal geboren zodat deze explosieve groei geen letterlijke plankkilometers meer bezet. De verzuchting om alles af te drukken en op die wijze te bewaren, omdat het digitale depot (e-depot)6 zo zijn eigen problemen met zich meebrengt is duidelijk geen optie. Extrapolatie naar de 22ste eeuw vergt heel wat houtkap om planken voor opslag van te zagen. Overigens spelen de digitale bronnen van het e-depot geen rol in deze scriptie, hierin worden alleen gedigitaliseerde bronnen beschouwd. Dus analoge bronnen, die gedigitaliseerd zijn of worden. In het moderne Nederland sleept de premier geen archiefkisten meer met zich mee. Hiervoor zijn archiefinstellingen opgericht, die ieder een toegewezen deel van de collectie bewaren. De informatie-explosie heeft bijgedragen aan het aantal personeelsleden dat bij archiefinstellingen werkt. Het aantal fte is van 766 fte (1980) naar 965 (2000) gestegen. De hoeveelheid geld die met archiveren is gemoeid lijkt op het eerste gezicht in diezelfde periode meer dan verdubbeld, van €34,2 miljoen (1985) tot €73,5 miljoen (2000). Uit 1980 geeft het CBS geen cijfers. Wanneer echter voor de inflatie wordt gecorrigeerd blijkt dat de kosten min of meer gelijk zijn gebleven in de gemeten 25 jaar (zie tabel 1) en dat de kosten per meter beheerde planklengte in feite afgenomen is. Het lijkt een gerechtvaardigde conclusie dat het beheer van papieren documenten de archiefinstellingen steeds goedkoper afgaat.

kosten fte € (mln) corr. € (mln)* €/m planklengte 1985 761 34,2 67,3 € 153 1990 845 40,8 74,5 € 158 1995 955 55,2 70,2 € 118 2000 965 73,5 73,5 € 114 *: voor inflatie gecorrigeerd

tabel 1: fte's en lasten archiefinstellingen 5 Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL), 2008 6 Elektronisch depot van digitaal geboren documenten


9-6-2008 Pagina 16 van 80

Informatie-explosie

0

100

200

300

400

500

600

800 900 1000 1100 1200 1300 1400 1500 1600 1700 1800 1900 2000 2100 2200

eeuwen

plan

klen

gte

(km

)

figuur 1: informatie-explosie

Het aantal archiefinstellingen is in de afgelopen decennia drastisch gedaald. Waren er in 1980 nog 842 archiefinstellingen, in 2000 telde het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) er nog maar 329.7 Recentere cijfers ontbreken, omdat het CBS deze meting sinds 2000 niet meer uitvoert. Gezien de negatieve helling van de trend zal het geen groeimarkt betreffen. Deze trend wordt vrijwel geheel voor rekening genomen van de gemeentesecretarieën (-314) en waterschapsecretarieën (-227). Er liggen enkele oorzaken aan deze trend ten grondslag. De schaalgrootte was te beperkt om zaken als bijvoorbeeld digitalisering of cultuureducatie uit te voeren.8 De secretarieën werden vaak door een persoon bemenst, hetgeen consequenties had voor de beschikbaarstelling van de collectie. Deze eenmansbedrijven waren daarnaast de sluitpost op de begroting van de gemeente, hetgeen consequenties had voor het bewaren en beheren van de collectie. De secretarieën hebben hun toevlucht gezocht in schaalvergroting. Erfgoedinstellingen vormen het geheugen van Nederland. Zij bewaren voor toekomstige generaties alle belangrijke en interessante objecten die in het verleden zijn gecreëerd. Die objecten zijn in feite informatiedragers, die iets over het verleden zeggen. Deze informatiedragers komen in zeer uiteenlopende vormen voor: van boeken, potscherven tot 8 mm films uit de jaren zeventig van de vorige eeuw. Vanwege de zeer uiteenlopende verschijningsvormen van informatiedragers zijn in de loop der tijd verschillende instellingen ontstaan, die ieder hun eigen specifieke collectie van informatiedragers bevatten. Boeken staan in de bibliotheek, potscherven liggen in het museum en 8 mm films uit de jaren zeventig zijn opgeslagen in het archief. Een archiefinstelling rekent het tot zijn taak om het verleden in alle dimensies voor toekomstige generaties te bewaren.9 Als een archiefinstelling uitsluitend procesgebonden documenten van overheidsinstellingen zou bewaren zou een zeer eenzijdig beeld van het verleden ontstaan. Om deze reden hebben archiefinstellingen hun activiteiten uitgebreid naar informatiedragers die vanuit een ander oogpunt dan het werkproces zijn gemaakt, bijvoorbeeld: 8 mm filmpjes uit de jaren zeventig van de vorige eeuw van een willekeurige familie. Deze filmpjes zeggen veel meer over het leven in de jaren zeventig dan het goedkeuren van een bouwtekening door de gemeente Arnhem in 1977. Laatstgenoemde is aan de andere kant uiteraard nodig wanneer de huidige bewoner de woning na enkele verbouwingen weer in de oorspronkelijke staat terug wil brengen. Beide worden gebruikt om het verleden te reconstrueren en dienen te worden bewaard. 7 CBS, 2008 8 Provinciale Archiefinspectie Gelderland, 1999, p. 7 9 OCW, 1998


9-6-2008 Pagina 17 van 80

2.3 De bezoekers

Een archiefinstelling rekent het onder andere tot zijn taak om procesgebonden documenten van overheidsinstellingen10 te bewaren en ter beschikking van het publiek te stellen, zodat het publiek in de gelegenheid is om deze documenten te raadplegen. Het publiek kon en kan op deze wijze de overheid controleren op het juist en rechtvaardig toepassen van de wetgeving. Dat archieven openbaar zijn is niet overal op de wereld zo. Niet alle landen hebben archieven en indien zij ze wel hebben, zijn ze niet altijd openbaar. Openbare archieven zijn een van de verworvenheden van de vrije democratie. In Nederland zijn de naar een archiefinstelling overgebrachte documenten sinds de eerste archiefwet uit 1918 al openbaar.11 Dat werd toentertijd al in het eerste artikel van de wet vastgelegd. Het mensenrecht om voor iedereen toegang tot informatie te verschaffen is in Nederland al vroeg vormgegeven. Iedereen mag de archieven raadplegen of gebruiken. Daar wordt geen maximaliteit aan gesteld, wel een minimaliteit: raadpleging of gebruik is alleen mogelijk als er geen beperkingen aan de openbaarheid vastgesteld zijn, of als de staat van het materiaal niet toelaat dat raadpleging of gebruik mogelijk is. In die gevallen mag de beheerder bepalen of in plaats van het originele materiaal reproducties ter beschikking worden gesteld. In de moderne archiefwet staat dat iedereen bevoegd is de archieven kosteloos te raadplegen en op zijn kosten daarvan een bewerking (kopie, uittreksel, afbeelding, etc.) te maken.12 In 1918 zal dat nog een probleem zijn geweest, tegenwoordig is het kopiëren van informatie letterlijk in een oogwenk gebeurd. Voor het maken van een reproductie mag de archiefinstelling een vergoeding vragen. In de fysieke hoedanigheid kan de collectie in de studiezaal worden geraadpleegd. De archiefinstelling heeft studiezaalmedewerkers aangesteld die bezoekers helpen met het vinden van hun weg in de kilometers archiefbescheiden die opgeslagen zijn. Archieven zijn procesmatig bij (veelal) overheidsinstellingen ontstaan, maar niet met het oogpunt een ver in de toekomst gelegen vraag van een willekeurige bezoeker te beantwoorden. De archiefinstelling bemiddeld tussen de aanwezige collectie en de bezoeker. Dit is de kerncompetentie van een archiefinstelling: informatiebemiddeling. Zo gebeurt het al enige decennia en zo zal het in de toekomst blijven gebeuren. De rol van de fysieke studiezaal zal in de toekomst steeds minder prominent zijn, zeker wanneer terzijnertijd het e-depot qua informatieomvang de papieren depots zal overtreffen. Wanneer er van wordt uitgegaan dat de bezoekers vooral in de categorie 50 jaar en ouder voorkomen hebben de archiefinstellingen in de jaren 1985-1995 iedere vijf jaar een bezoekersgroei boven de normale aanwas in Nederland bereikt.13 De archiefinstellingen bereiken meer mensen dan gezien de groei van de traditionele doelgroep verwacht kan worden. Landelijk stijgt het aantal archiefbezoekers (en hun bezoeken) tot ca. 1995, maar daarna is een afnemende trend ingezet, die tot op heden voortzet. De groei van het aantal bezoeken aan de fysieke studiezaal neemt niet alleen af, maar vertoont zelfs krimp ten opzichte van het voorgaande meetjaar. Het CBS houdt na 2000 op met metingen, omdat de Rijksarchieven vanaf dat moment niet meer bestaan, maar zijn opgegaan in Regionaal Historische Centra. Recente bezoekcijfers van het Gelders Archief en de bevolkingsopbouw van de provincie Gelderland over dezelfde meetperiode laat hetzelfde effect zien.14 De traditionele doelgroep van 50+ blijft in Gelderland doorgroeien, maar het aantal fysieke bezoeken vertoont al tussen 1990 en 1995 krimp, die zich tot op heden voortzet (zie figuur 2).15 Deze trend is goed verklaarbaar. De informatieverwerkende industrie is het afgelopen decennium in een stroomversnelling geraakt door de introductie van internet en de snelle informatisering van de maatschappij. Tussen 1995 en 2000 verandert hierdoor het informatielandschap drastisch. De bevolking en de (potentiële) doelgroep van 50 jaar en ouder groeien weliswaar nog steeds, maar zij gaan zich anders gedragen. De opkomst van internet in Nederland krijgt juist in deze periode zijn beslag.16 De bezoekersstatistieken van de website zijn bij het Gelders Archief vrijwel vanaf het begin bijgehouden, zodat de groei en krimp van zowel fysieke als virtuele bezoekers in kaart is te brengen (zie figuur 3).17 Vanaf 2006 zijn ook satellietwebsites ontstaan, die een breder perspectief op het Gelders erfgoed bieden. Deze satellietwebsites zijn niet bij de bezoekstatistieken van het Gelders Archief meegeteld, zodat het beeld enigszins is vertekend. Nu zijn virtuele bezoeken niet een-op-een vergelijkbaar met fysieke bezoeken, maar het is duidelijk waar de bezoekers zijn gebleven. 10 Horsman, 2004, p. 21 11 Archiefwet 1918, art. 1, pp. 11-12 12 Archiefwet 1995, art. 17, p. 67; Overheid.nl, 2008a, art. 14 -17 13 CBS, 2008 14 Gelders Archief, diverse interne jaar- en projectverslagen 15 CBS, 2008; Gelders Archief, diverse jaar- en projectverslagen 16 Van Der Schaaf, 2003; InterNLnet, 2008 17 Gelders Archief, interne cijfers


9-6-2008 Pagina 18 van 80

De groei van de website vertoont de onstuimige stuipen van een nieuwe dienst. De bezoekersaantallen liggen bij de start van een nieuwe informatiedienst laag. Een verdubbeling van het aantal bezoekers veroorzaakt zo een groei van 100%, maar dat is geen reëel scenario voor de toekomst. De groei vlakt in latere meetjaren logischerwijs af. Het valt niet uit de cijfers af te leiden of het virtueel bezoek tot meer fysiek bezoek leidt.

Groei bevolking (Gelderland) enbezoeken (Gelders Archief)

-25%

-20%

-15%

-10%

-5%

0%

5%

10%

15%

1990 1995 2000 2005

meetjaar

groe

i (%

)

bevolking50+studiezaal

figuur 2: groei bevolking en fysieke archiefbezoeken in Gelderland

Groei bevolking (Gelderland) en(virtuele) bezoeken (Gelders Archief)

-20,0%

-10,0%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

meetjaar

groe

i (%

)

bevolking50+studiezaalwebsite

figuur 3: groei bevolking en fysieke en virtuele archiefbezoeken bij het Gelders Archief


9-6-2008 Pagina 19 van 80

Het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) heeft in 2006 acht (potentiële) doelgroepen met hun cognities, informatievaardigheden, betrokkenheid en informatieverwerking geïdentificeerd.18 In hetzelfde jaar heeft het SCP vervolgens meer in doelgroepen gedacht en negen verschillende clusters onderscheiden.19 Uit het onderzoek blijken er miljoenen potentiële bezoekers voor erfgoed te zijn. Het etiket dat deze clusters opgespeld krijgen werkt af en toe verwarrend, omdat een verenigingslid bijvoorbeeld geen lid van een vereniging hoeft te zijn. Bovendien mogelijk dat één persoon verschillende doelgroepetiketten opgeplakt krijgt naar gelang de vraag en de competenties waarover de bezoeker beschikt. In de lopende tekst zijn de etiketten gecursiveerd om verwarring te voorkomen. Het Nationaal Archief

is het

20 heeft de behoefteclusters van Twynstra Gudde21 aangepast: grasduiners (voorheen snackers), ondiepe gravers en diepgravers. Twynstra Gudde noemt verder nog educators (professionals en (grootouders)) en intermediairs. Berende22 heeft vervolgens voor de archiefwereld deze clusters met hun digitale benaderbaarheid in de virtuele archivaris beschreven. De door het SCP gehanteerde clusteretiketten zeggen iets over de interesses en de competenties van het brede publiek, maar bieden geen concreet houvast. Op de vraag of alles digitaal moet, is door jongeren die met internet opgegroeid zijn, born digital zoals het SCP ze noemt, al beantwoord. De jeugd verwacht dat de hele collectie nu al online is.23 De archiefinstelling moet snuffelaars, grasduiners en ondiepe gravers verleiden om een verenigingslid en tenslotte een allrounder te worden. Dat is snel opgeschreven, maar lastig te realiseren. Er zijn minder ‘producerende’ dan ‘consumerende’ geïnteresseerden. Voor het zelfstandig verrichten van onderzoek zijn enkele competenties nodig, die een behoorlijke inspanning in tijd en kennisvergaring vragen van de tot dan toe ‘consumerende’ geïnteresseerde.

2.4 De tijdgeest

In 1998 constateerde de toenmalige staatssecretaris Nuis dat er “bij brede groepen van de bevolking belangstelling bestaat voor het verleden”.24 In de afgelopen jaren lijkt de belangstelling voor geschiedenis steeds groter te worden. Er is in 2006 een veelbesproken historische canon verschenen25, de Tweede Kamer heeft besloten dat er een nationaal museum moet komen26, ‘In Europa’ van Geert Mak is na publicatie goed verkocht en inmiddels tot een goed bekeken televisieserie bewerkt27 en ‘De Da Vinci Code’ van Dan Brown bivakkeert sinds 2004 in de top tien van boekverkoop.28 Geconcludeerd kan worden dat cultuurhistorie ‘in’ is tegenwoordig, zowel bij publiek als besluitvormers. Wat hier precies aan ten grondslag ligt is voer voor sociologen en filosofen. Mogelijk speelt de toenemende globalisering hier een rol in, waardoor mensen zich ‘ontworteld’ voelen. Lokale geschiedenis lijkt hiervan te profiteren.29 Vooral in Gelderland zijn de wortels lokaal bepaald. De bewoners van Gelderland voelen zich over het algemeen geen Gelderlander, maar bijvoorbeeld Achterhoeker. Voor een archiefinstelling is deze belangstelling lucratief. Als besluitvormers overtuigt zijn van het belang van geschiedenis komen fondsen ‘gemakkelijker’ beschikbaar. Tevens is de massale aanwezigheid van het publiek op internet interessant voor een archiefinstelling, omdat de (potentiële) doelgroepen letterlijk aan de andere kant van de kabel zitten. Het SCP heeft onlangs nogmaals geconcludeerd dat de belangstelling voor het verleden aanzienlijk is, maar dat deze groep groter zou kunnen zijn. “Het gecombineerd ontsluiten van informatie afkomstig uit verschillende instellingen, voorziet daarbij vaak in een grote behoefte.”30 In de toekomst kan de belangstelling voor erfgoed, om verschillende redenen weer af gaan nemen.31 In ieder geval is de tijdgeest op dit moment in het voordeel van erfgoedinstellingen.

18 SCP, 2006a, p. 31 19 SCP, 2006b, pp. 26-33 20 Nationaal Archief,2008, pp. 19-20 21 Twynstra Gudde, 2005, pp. 14 22 Berende, 2007, 23 Grant, 2002 geciteerd in SCP, 2006a, p. 44 24 OCW, 1998 25 EnToen.Nu, 2008 26 OCW, 2007c 27 CPNB, 2008; Mak, 2007 28 CPNB, 2008 29 SCP, 2006a, p. 47 30 SCP, 2007, p. 24 31 Ibidem, p. 262-263


9-6-2008 Pagina 20 van 80

2.5 De omgeving

De komst van internet heeft de traditionele informatiemarkt danig op zijn kop gezet en gerenommeerde spelers zijn aan de kantlijn beland. Archiefinstellingen zijn niet de enigen die hun weg proberen te vinden. Bibliotheken bevinden zich al een stap verder in het proces. ‘Vroeger’ (voor 1993) gingen mensen voor hun informatiebehoefte naar de bibliotheek en kregen daar op aanraden van de bibliothecaris een boek op het vereiste niveau te leen. Tegenwoordig is iedereen, dankzij een algoritme, in staat om na het typen van een trefwoord een antwoord te vinden, dat ook nog op ‘relevantie’ is gerangschikt. Maar op welke vraag eigenlijk? Welk antwoord is relevant voor de vraag, die gevat is èèn, en hopelijk meer, trefwoord(en)? Te hooi en te gras komen de websites bovendrijven, ongeacht het niveau van de typist(e). Daar de surfer niet verder kijkt dan de eerste pagina zijn diegenen die de zoekmachine het beste bespelen de kennisbronnen binnen het informatiedomein geworden. Nu een zoekgigant om commerciële redenen op grote schaal boeken digitaliseert32 ondervinden bibliotheken nog meer directe concurrentie van dit en andere grootschalige digitaliseringsprojecten. Dit project heeft sinds het in 2002 aan het daglicht kwam veel stof doen opwaaien.33 De surfer zal nu nog minder dan voorheen geneigd zijn het door de zoekmachine gegeven antwoord in twijfel te trekken. Het staat immers in een boek! Er is nog een ander probleem dat bij dit project een rol speelt. Vanwege auteursrechten komen alleen oude boeken volledig gedigitaliseerd beschikbaar. Lang leven de ‘vooruitgang’. Indien uitgevers dat wensen en zich bij een digitaliseringsproject aanmelden kunnen ook passages uit een nieuw boek in de zoekmachines boven komen borrelen. Relevantie wordt dus door een aantal toevalligheden bepaald; doet een uitgever mee of niet, of zijn de auteursrechten verlopen of niet? Dat het boek oud is, of wellicht een alternatieve niet geaccepteerde theorie bevat, is voor de surfer niet zo relevant. De vraag is beantwoord, of beter: het trefwoord levert de tien beste websites op. Toch? Waarom zou je nog naar een bibliotheek gaan? Het SCP34 constateert dat erfgoedliefhebbers voor meer fundamentele vragen teruggrijpen op de traditionele bronnen: experts, bibliotheek, museum, archieven en dat jongere erfgoedliefhebbers hiervoor internet gebruiken, omdat ze zoekvaardiger zijn en zo betrouwbare informatie kunnen vinden. Het SCP constateert in een nieuw rapport over de bibliotheekvernieuwing dat er twijfels zijn over de “kwaliteit van de informatie op het internet en over de vaardigheden van mensen om in de overvloed hun weg te vinden.”35 De auteur dezes ziet niet zo veel verschil in jonge erfgoedliefhebbers en andere mensen en vreest voor de informatievaardigheden van beide groepen. Het SCP signaleert zes trends die de informatiemarkt fundamenteel wijzigen:

1. van beperkt naar overvloedig aanbod, 2. van analoge naar digitale media, 3. van publiek- naar privaatrechtelijke media werking van media- en informatiemarkt, 4. van algemeen publiek naar op het individu toegesneden dienstverlening, 5. van gebruik van gedrukte en audiovisuele naar digitale media en 6. van omroepmodel naar consultatie en conversatie.

Wanneer de huidige trends zich doorzetten schetst het SCP een somber beeld van de toekomst voor de bibliotheken en zal het draagvlak steeds minder worden om deze instelling te blijven financieren.36 Het SCP geeft de bibliotheek tien handreikingen om te overleven, waarbij essentieel is dat zij de gebruiker centraal stellen. “De bibliotheek zal haar dienstverlening moeten aansluiten bij de manier waarop mensen digitaal steeds meer zelf content37 zoeken, ordenen, delen en produceren.” Handreikingen die eveneens voor een archiefinstelling opgaan zijn:

1. maak content beter vindbaar, 2. maak de collectie hybride, 3. ga op de gebruiker af, 4. personaliseer de dienstverlening en doe hiertoe marktonderzoek, 5. diversifieer de toegang tot digitale content, 6. maak keuzes in de gidsfunctie.38

Wat kunnen archiefinstellingen van dit sombere scenario leren? Voornamelijk dat internet een niet te onderschatten concurrent is, die het zoekgedrag van de klanten monopoliseert. De openbare bibliotheken hebben een grotere doelgroep dan archiefinstellingen, toch zijn zij op de veranderde informatiemarkt in zwaar weer gekomen. Vroeg of laat dienen archiefinstellingen ook hun meerwaarde voor de surfende klant te bewijzen.

32 Google, 2008a 33 Google, 2008b 34 SCP, 2007, p. 256 35 SCP, 2008, p. 13 36 Ibidem, pp. 16-17, 19 37 Informatieve bronnen. 38 SCP, 2008, p. 21-24


9-6-2008 Pagina 21 van 80

2.6 De beleidvormers

In de archiefwet is vanaf het prille begin verankert dat de archiefinstelling de collectie ter beschikking van een geïnteresseerde stelt. Staatssecretaris Nuis roept in 1998 het archiefwezen op “de potentieel veel grotere groep historisch geïnteresseerde mensen te bereiken en het archiefwezen om te vormen tot een vitaal en zichtbaar onderdeel van de culturele infrastructuur”.39 Een archiefinstelling moest worden omgevormd tot een erfgoedinstelling. In 1999 stelt staatssecretaris Van De Ploeg budget beschikbaar om de Rijksarchieven om te vormen tot Regionaal Historisch Centra.40 Bij een dergelijk RHC zal volgens Van De Ploeg “andere culturele instellingen zoals bibliotheken en musea zich kunnen aansluiten. Hierdoor zal een netwerk ontstaan van relatief grote historische informatiecentra verdeeld over het land, die een specifiek regionale dienstverlening zullen kunnen leveren waar iedereen terecht kan met vragen.” Vrijwel iedere archiefinstelling rekent het tegenwoordig tot zijn missie een breed publiek voor de eigen collectie te interesseren.41 In zoverre is de oproep van Nuis42 geslaagd. Het is natuurlijk de vraag of er een breed publiek bestaat voor de oorspronkelijke taak van het archief; het faciliteren van zelfstandig onderzoek. Van De Ploeg stelt in 1999 dat het aantal actieve onderzoekers in de archieven verder kan groeien “door ontwikkeling van internetsites en kant-en-klaar producten zoals boeken, video's en tentoonstellingen”.43 Zes jaar later is de term ‘eCultuur’ ingeburgerd en zijn er vele digitaliseringsprojecten opgestart.44 De Raad voor Cultuur constateert dat “de digitalisering van archieven leidt tot grote veranderingen in de archiefsector. Zo worden instellingen in toenemende mate onderdeel van netwerken van cultuurproductie en staan zij steeds minder op zichzelf. Steeds meer onderdelen van hun collecties worden sectorbreed toegankelijk gemaakt of zijn opgenomen in breed bevraagbare informatie- en zoeksystemen.” De Commissie Cultuurbereik45 constateert in 2007 dat bij archiefinstellingen de nadruk ligt op het digitaal toegankelijk maken van het archiefmateriaal en een andere marketingaanpak wordt als een resultaat van de afgelopen jaren genoemd. De Taskforce Archieven speelt hierin een leidende rol. Het toegankelijker maken van de archieven is een belangrijk doel van de pas opgerichte RHC’s. Volgens de Raad van Cultuur46 zorgt digitalisering in de archiefwereld voor een “revolutie” en is “het onderscheid tussen sectoren en disciplines voor een deel op losse schroeven komen te staan.” Het maakt niet meer uit waar het materiaal vandaan komt. Daarnaast maakt ook The Long Tail zijn opwachting in het cultureel erfgoed en levert dit volgens de Raad bij zorgvuldig gebruik een “slagvaardiger marketinginstrument op”. In de agenda voor cultuurbeleid wordt aangegeven dat grootschalig digitaliseren wenselijk is, maar dat een volledig digitale archiefcollectie een onnodig streven is. In de Agenda Archieven worden de belangrijkste ontwikkelingen in de sector samengevat met eCultuur, oftewel digitale toegankelijkheid en digitale dienstverlening. “Het publiek komt steeds nadrukkelijker centraal te staan: het zal actiever deel hebben aan de betekenisgeving van archieven…”. Daar het beleid in Nederland zich vooral op instellingen richt, pleit de Raad voor een “integraal en digitaal benaderbare (toegang tot de)(archief)collectie Nederland. Samenwerking tussen verschillende sectoren met gebruikmaking van een vrije en betaalbare infrastructuur is daarbij nodig. De Raad pleit voor intensievere samenwerking, maar aan het samenwerken komt ook een keer een einde, vanwege het geld, de tijd en moeite die hier in gaat zitten. Door de gewenste schaalvergroting is het digitaliseren misschien goedkoper, maar geen garantie voor meer publiek. Erfgoedinstellingen popelen om hun collectie te digitaliseren en technisch is dat tegenwoordig ook mogelijk. Maar de ervaring leert intussen dat met een gedigitaliseerde bron en een bijbehorende website de bezoekers niet vanzelf toestromen. De liefhebber weet zijn weg wel te vinden, maar het ‘brede’ publiek? De Raad voor Cultuur vindt grootschalig digitaliseren wenselijk. Het aanbod creëert immers volgens The Long Tail-theorie vanzelf vraag. Een (nieuwe) informatiedienst in stand houden kost ieder jaar opnieuw veel geld en de budgetten zijn niet zo ruim. De Raad voor Cultuur47 is zich bewust van de moeilijke financiering na de innovatiefase en pleit voor een harde eis voor beheer en onderhoud van de ontwikkelde programma’s. In één adem door pleit de Raad voor vrije toegang en ziet de bedreiging dat cultuur naar het commerciële domein verhuist en daar afgeschermd wordt door exclusieve rechten. Hiermee belanden de erfgoedinstellingen in een spagaat. Aan de ene kant bestaat de eis dat er financiering is voor de lange termijn en anderzijds mag het niet exclusief commercieel uitgebaat worden. De kaders zijn knellend. 39 OCW, 1998 40 OCW, 1999 41 Nationaal Archief, 2008, p. 18; Gelders Archief, 2007b, p. 3 42 OCW, 1998 43 OCW, 1999 44 Raad voor Cultuur, 2006, pp. 32-33 45 Commissie Cultuurbereik, 2007, p. 18 46 Raad voor Cultuur, 2007, pp. 19-20, 53, 63-68 47 Ibidem, pp. 65-66


9-6-2008 Pagina 22 van 80

3 DE WAARDEKETEN VAN EEN ARCHIEFINSTELLING

3.1 Inleiding

Nu de huidige situatie in de wereld van archiefinstellingen in beeld is gebracht is het tijd om in te zoomen op de producten en/of dienstverlening van een archiefinstelling. Van De Ploeg denkt het aantal actieve onderzoekers te vergroten door de ontwikkeling van producten als websites en boeken.48 Daarmee benoemt hij twee taken van een erfgoedinstelling. Er zijn volgens Hofman49 voor een archief twee benaderingen mogelijk om informatie voor de klant beschikbaar te maken. De twee benaderingen sluiten elkaar niet uit, maar vullen elkaar aan:

1. Het archief geeft informatie over wat er aan bronnen is en een indicatie van de inhoud van die bronnen. Tevens kan verwezen worden naar verwante bronnen. Deze benadering geeft de bezoeker de ingrediënten voor het zelf doen van historisch onderzoek. De bezoeker gaat dus zelf interpreteren. Binnen deze benadering past het digitaliseren van de bronnen. De bezoeker kan dan vanuit huis de bronnen raadplegen en interpreteren.

2. Het archief presenteert bewerkte historische informatie in de vorm van behandeling van een bepaald thema of onderwerp. Hier interpreteert de bezoeker niet zelf, maar doet de archiefinstelling (of andere kennisdrager) dat.

3.2 De traditionele waardeketen van een archiefinstelling

3.2.1 Producten van een archiefinstelling

Bij de eerste benadering is het probleem dat archieven op een bepaalde manier ontsloten zijn, die in het algemeen niet aansluit bij de informatievaardigheden en verwachtingen van de gemiddelde bezoeker. Zoeken in een archief moet geleerd worden. Het begint bij het formuleren van de juiste vraag. Iedere studiezaalmedewerker weet dat de eerste vraag zelden de werkelijke vraag is. Wanneer eindelijk de werkelijke vraag op tafel ligt is het de kunst om de juiste bron, waarin het antwoord mogelijk te vinden is, te benoemen.50 En dan begint voor de bezoeker het feitelijke zoekproces pas. Dit proces van bemiddeling tussen vraag en antwoord betreft maatwerk en is in feite de core business van een archiefinstelling. Er zijn alleen al bij het Gelders Archief bijna tweeduizend toegangen om ongeveer dertig km aan archiefbescheiden te ontsluiten. De kennis over wat beschikbaar is is in feite de grondstof voor het uitvoeren van de core business. In deze benadering interpreteert de bezoeker het verleden om zijn verhaal te vertellen. De informatiebemiddeling is het eerste ‘product’ van een archiefinstelling. Als erfgoedinstelling dient zij de eigen collectie ook te interpreteren en als ‘hapklare brokken’ op te dienen. Met een ‘hapklare brok’ wordt mogelijk een groter publiek gediend, maar ligt de geschiedenis ook vast. Echter, een interpretatie van het verleden kan niet vastliggen, die is altijd aan de persoon of een algemene consensus gebonden. Nieuw onderzoek kan nieuw licht op oude zaken schijnen. Voor een erfgoedinstelling is het de kunst consumenten van hapklare brokken tot eigen onderzoek in de collectie te verleiden om zo nieuwe interpretaties te initiëren, waarbij de archiefinstelling de ‘hapklare brok’ ontleedt tot de ingrediënten. In het ene speelveld is de historicus de baas, in het andere de archivaris. De interpretatie is het tweede product van een archiefinstelling. Daarnaast houdt een archiefinstelling zijn wettelijke taak uiteraard, het is dus geen kwestie van òf, maar van èn. Het reconstrueren van het verleden gaat verder dan de pure archieftaak. Dit betreft een cultuurhistorische taak, die bovenop de oude taak komt. Voor de benodigde fte’s had Van De Ploeg voorzien in de omvorming51 van Rijksarchieven in de provincie tot Regionale Historische Centra. De RHC is vervolgens op afstand van het Rijk geplaatst en krijgt een veel prominentere lokale rol, zo kan zij ook ‘verhalend’ bezig zijn. Een RHC kan zijn identiteit nu meer dan voorheen ontlenen aan de lokale geschiedenis, net zoals het publiek dat doet. Er zijn dus twee producten. Om tot deze producten te komen is een productieketen nodig.

48 OCW, 1999 49 Hofman, 2001, pp. 54-55 50 Boekhorst, 2004, p. 79 51 Overheid.nl, 2008b


9-6-2008 Pagina 23 van 80

3.2.2 De productieketen

Productieketen management (of Supply Chain Management (SCM))52 is naast gekozen strategieën en bedrijfs- en inkomensmodellen een belangrijk concept, omdat dit de verbindende schakel vormt tussen in- en verkoop. Door informatiesystemen toe te passen kunnen bedrijven hun productieketen uitbreiden en/of verbeteren. Technologie is essentieel voor SCM, aangezien de relatie met klanten, leveranciers en tussenschakels gebaseerd is op de informatiestroom en transacties tussen de deelnemers. In de logistiek is de laatste stap, de levering aan de klant, onderdeel van de fullfilment; het hele traject van afhandeling van een order.53 De belangrijkste strategische waarde van het verbeteren van de productieketen is het leveren van meerwaarde voor de klant in de lagere productieketen (zie figuur 4). De nadruk kan ook liggen op de verbetering en/of uitbreiding in de hogere productieketen.54

figuur 4: productieketen

In de productieketen worden tegenwoordig twee modellen onderscheiden55: push en pull. In het push-model ligt de nadruk op de distributie van een product onder passieve klanten. Populair gezegd: “dit is het product, nu moeten we het nog verkopen.” In het pull-model ligt de nadruk op het bezorgen van extra waarde aan de klant. De klant doet actief mee aan de producten servicespecificatie.

3.2.3 Waardeketen en waardestroom

In bedrijfseconomische termen creëert een archief- of erfgoedinstelling gedurende de productieketen of bedrijfsproces waarde in opeenvolgende stappen; dit is de zogenaamde waardeketen (value chain). De waardeketen is een uitvinding van de bedrijfseconoom Porter56, die dit concept in 1985 het daglicht liet zien. Aan het eind van een waardeketen zit altijd de ontvangende klant, die het product of de verleende dienst waardeert. De waardeketen van Porter is een beschrijvend model voor de opeenvolgende waardetoevoegende bedrijfsactiviteiten. Deze waardetoevoegingen verbinden de hogere productieketen met de lagere productieketen. Wanneer er in dat interne proces geen waarde, in welke vorm dan ook, wordt toegevoegd heeft de organisatie feitelijk geen bestaansrecht. Er kan waarde toegevoegd worden door de kosten te verminderen en extra service te verlenen. De waardeketen van “geinterpreteerde geschiedenis” is in figuur 5 vormgegeven.

figuur 5: waardeketen van de productie van geïnterpreteerde geschiedenis

oor het tweede product is ook een waardeketen op te stellen (zie figuur 6). Voor beide waardeketens, en alle

ar

Vvolgende, geldt dat de ondersteunende bedrijfsprocessen zijn weggelaten. Niet omdat ze niet belangrijk zijn, maomdat de afbeelding hierdoor onduidelijker zou worden.

52 Chaffey, 2002, pp. 214-249; Raessens, 2007, p. 147 53 Raessens, 2007, p. 143 54 Chaffey, 2002, pp. 173-211 55 Ibidem, pp. 219-220 56 Ibidem, pp. 220-222


9-6-2008 Pagina 24 van 80

figuur 6: waardeketen van informatiebemiddeling

lle waardetoevoegingen in de keten zijn uiteraard voor het proces onontbeerlijk en vergen specifieke kennis en

g is

de archiefstukken kunnen morgen met enige moeite en tijd elders worden opgeslagen, mits er

gen

e informatiebemiddeling en hulpmiddelen die de bezoeker in de fysieke studiezaal aangereikt krijgt zal in principe

xtern

schouwing worden gelaten en gefantaseerd wordt dat alle archiefbescheiden fd moet

fgezien e

3.3 De digitale waardeketen van een archiefinstelling

t? Wat verandert er aan de traditionele taliseerd

e

.

Avaardigheden, maar pas bij de dienstverlening aan de klant worden alle opeenvolgende waardetoevoegingen verzilverd. De informatiebemiddeling kan keer op keer ‘verkocht’ worden aan een klant. De context van de vraaiedere keer anders. Hier geldt dat de informatie of de kennis niet essentieel is, maar de context waarin de kennis of informatie nodig is.57 Met andere woorden: genoeg lege planken zijn, maar de kennis over de inhoud van het archief gaat onmiddellijk verloren indien de medewerkers die het archief kennen niet mee verhuizen. Naast de genoemde informatiebemiddeling en toeganverzorgt een archiefinstelling ook nadere toegangen, indexen, zoekhandleidingen en andere documenten die het de bezoeker moeten vergemakkelijken te vinden wat hij zoekt. Dook via internet in de virtuele studiezaal beschikbaar gesteld moeten worden. Pas dan kan de bezoeker zelfstandig (virtueel) onderzoek in het archief doen. Hier speelt dezelfde waardetoevoeging een rol. De verhuizing van de digitale toegangen is een fluitje van een cent en in de praktijk deels gerealiseerd, want de toegangen worden egehost. Voor gedigitaliseerd materiaal geldt hetzelfde. De beperkingen die de fysieke collectie heeft zijn met de introductie van ICT verdwenen. Een gedigitaliseerde collectie is in principe vierentwintig uur, zeven dagen in de week overal raadpleegbaar. Als euro’s nog even buiten begedigitaliseerd zijn, kan de virtuele bezoeker dan alles vinden? Met bovengenoemde waardeketen in het hoodeze vraag ontkennend worden beantwoord. Het zou er in feite op neerkomen dat de argeloze bezoeker van de archiefinstelling in Arnhem de tweeduizend papieren toegangen in handen krijgt gedrukt, vervolgens alle depotdeuren worden geopend en dat de bezoeker zelf de benodigde archiefbescheiden mag opzoeken. Avan de fysieke problemen die dat met zich mee zou brengen, zal duidelijk zijn dat de meeste bezoekers uit frustratinooit meer terug zullen komen. Het aanbieden van gedigitaliseerde bronnen behelst dus meer dan het ‘trekken van een digitaal kopietje’, want dat zou een identieke virtuele chaos creëren.

Hoe ziet de digitale waardeketen van een archiefinstelling er nu uiwaardeketen (figuur 6) als de unieke bronnen waarover archiefinstellingen beschikken grootschalig gedigigaan worden? Iedereen kan digitaliseren en de gedigitaliseerde bron kan op iedere willekeurige computer worden opgeslagen. Het digitaliseren an sich noch de gedigitaliseerde bron creëert dus waarde. Analoog aan de traditionelwaardeketen is de waardevermeerdering gelegen in de diensten die de instelling biedt.58 Onder de diensten die geleverd worden kunnen zowel de geïnterpreteerde archieven als de te interpreteren archieven worden verstaanEen informatiedienst kan zowel de ‘verhalen’ als de raadpleegfunctie bevatten. Bij de laatste informatiedienst ligt, net als in de traditionele waardeketen, de meerwaarde voor de klant in de informatiebemiddeling tussen klant en collectie, tussen vraag en antwoord. In de ‘nieuwe’ digitale waardeketen (figuur 7) is dat niet anders. Een groot enbelangrijk verschil met de analoge wereld is dat de verhalen en de raadpleegfunctie op één (virtuele) plek kunnen worden aangeboden. Fysieke artikelen en boeken vinden hun weg naar de huiskamer en zijn dan losgekoppeld van de bronnen, in de virtuele wereld kunnen ze digitaal aan de bronnen worden gekoppeld.

figuur 7: digitale waardeketen van een archiefinstelling

57 Boekhorst, 2004, p. 52 58 Poole, 2007


9-6-2008 Pagina 25 van 80

In de oorspronkelijke theorie van Porter werd een duidelijk onderscheid gemaakt in ondersteunende en primaire activiteiten in de waardeketen. Nu elektronische communicatie alom aanwezig is, is het oorspronkelijke waardeketenmodel herzien. Bij een archiefinstelling werd en wordt regelmatig de eigen collectie als uitgangspunt genomen, dit is het push-model. In dit model worden de bronnen gedigitaliseerd en wordt er een bijbehorende informatiedienst, bijvoorbeeld en website, geproduceerd. Na verloop van tijd blijkt dat de belangstelling voor de website terugloopt en dat de osten niet meer in verhouding st geen bestaansrecht meer eeft, of erger ‘uit de lucht gaat’.

t

ek tot het aantal bezoekers staan, zodat de informatiedien

hDe digitale waardeketen van de erfgoedsector (figuur 7) zou uitgebreid moeten worden tot een pull-model. Dit leidtot de verbeterde digitale waardeketen voor een archiefinstelling (figuur 8).

figuur 8: verbeterde digitale waardeketen van een erfgoedinstelling

Wanneer het uitgangspunt het creëren van waarde voor de klant is, is de volgende stap het bedenken welke dienst daarbij aan kan sluiten en vervolgens welk product daar bij zou passen. Indien dat product niet bestaat kan een project worden opgestart om de kosten, wenselijkheid en haalbaarheid in kaart te brengen. Als laatste worden de bijpassende bronnen gedigitaliseerd. Voor de ‘hapklare brokken’ is nog steeds de waardeketen van figuur 5 van waarde, al zal deze idealiter ook aanvangen met marktonderzoek. Zeker bij het maken van inhoudelijke stukken voor een website. Voor het schrijven an boeken is de instelling afhankelijk van een auteur en diens keuze voor een onderwerp. In deze waardeketen ntstaat het product voo ke van dienstverlening. e dienstverlening ontsta en bij een

de

emen

toevoegen en die kunnen worden weggesneden. gemist kunnen worden en dat de productiemiddelen vooral

ers

en de eigen organisatie wordt dan belangrijker. Als

terrein van customer

is kennis noodzakelijk van de klant, de markt en de eigen

vo r een andere markt dan die van het ‘brede’ publiek en is er geen spra

at pas als het boek in de catalogus van de bibliotheek wordt opgenomenDzoekvraag van de klant komt bovendrijven.

3.3.1 Analyse van de waardeketen

Door de organisatie in verschillende activiteiten te ontleden kan de waardeketen geanalyseerd worden en zotoegevoegde waarde van die activiteit worden bepaald. Zo kan beoordeeld worden hoe effectief de productiemiddelen worden ingezet. Bovendien kunnen tussen de verschillende activiteiten informatiesystemen worden ingezet om de efficiëntie te verbeteren. De activiteiten kunnen naar hun aard als volgt worden ingedeeld:59

• activiteiten die voor de klant extra waarde toevoegen, • activiteiten die geen waarde toevoegen, maar vereist zijn voor productontwikkeling of productiesyst

en niet direct kunnen worden weggesneden, • activiteiten die geen waarde

Voor de hand ligt dat activiteiten uit de derde categorie voor de eerste categorie ingezet dienen te worden. Een nog niet belicht aspect van het toevoegen van waarde heeft te maken met de manier waarop externe partn(delen van) de activiteiten in de waardeketen kunnen overnemen. Dit is de externe waardeketen of het waardenetwerk. Het beheren van de koppeling tussen partner(s)een schakel in het totale productieproces geen waarde toevoegt wordt deze vroeger of later uit de keten gewipt. Hetmotto moet zijn: “wat wil de klant dat we voor hem produceren?” in plaats van “wat kunnen we produceren?”.60 In de woorden van Raessens61: “Het onderscheidende vermogen ligt steeds meer op hetservice. Ieder betrokken bedrijf voegt zijn specifieke waarde aan het product toe. Het doel is efficiënt en effectief in te spelen op de wensen van de individuele klant. Door de flexibele systemen wordt er niet in massaproductie maar

maatwerk voor de massa geproduceerd. Hiervoorinonderneming; dit in combinatie met internet is e-business.”

59 Chaffey, 2002, pp. 223-224 60 Raessens, 2007, pp. 149-150 61 Ibidem, p. 151


9-6-2008 Pagina 26 van 80

Door elektronische communicatie kan het creëren, beheren en monitoren van alle activiteiten in de keten gevolgd worden. Dat leidt tot extra communicatie tussen de partners in de keten.62 Dat is ook nodig omdat bekend moet zijn

lk

keten, • alleen controle op basis van door het systeem waargenomen problemen,

g goed geregeld te zijn. nsument heeft enkele basale vragen waarop een antwoord te

• Wanneer wordt er geleverd? t indienen?

landse erfgoedsector scanners overuren en wordt overal nagedacht over worden ontplooid, waarbij een zo breed mogelijk internetpubliek

den een

ductief. 70 De versnippering is de virtuele bezoekers van de verschillende websites

n die 2007 is

ient de organisatie een informatieplan op te stellen. Het informatieplan

hoeveel er in de keten op welk moment wordt geproduceerd. De partners moeten weten hoeveel werk ze op wemoment kunnen verwachten.63 Dit luistert nauw om slack time64 te vermijden. Vooral bij informatiediensten geldt dattijd geld is. De handling65 is veelal het meest arbeidsintensief en in dus het duurst. Veranderingen in de productieketen kunnen zijn:

• planning gedecentraliseerd naar de schakels in de

• handmatige controles van orders vervalt.66 Een van de aspecten bij e-commerce vormt te behalen winst in de hogere productieketen, bij de inkoop.67 Dit valt echter buiten het bestek van deze scriptie.

3.3.2 Logistieke afhandeling

Als fysieke goederen moeten worden afgeleverd dient de logistiek rondom de leverinHetzelfde geldt uiteraard voor virtuele diensten. De co

nden moet zijn68: vi• Is de bestelling aangekomen? • Wat moet ik betalen?

• Waar kan ik een klachDe bestel- en betaalafhandeling dient transparant te zijn en de gedane beloften dienen te worden nagekomen. Of de dienstverlening nu virtueel of fysiek geschiedt is bij deze afhandeling irrelevant. Internet drijft echter wel de afhandelingsnelheid op, wachten is niet meer van deze tijd. Dit stelt hoge eisen aan de distributie.

3.4 De digitale levenscyclus

In de praktijk draaien overal in de Nedernieuwe informatiediensten. Allerlei initiatievenbetrokken moet worden bij ons erfgoed. Helaas blijft het na een spectaculaire lancering bij veel projecten vroeger of later stil. Het ontbreekt dan vaak aan ondersteunende fondsen om de nieuwe informatiedienst op de been te houden.69 Bovendien is er al weer een nieuw project dat moet worden ontwikkeld. Er is in het verlestortvloed van websites ontwikkeld, die allemaal de aandacht van de in erfgoed geïnteresseerde surfer vragen. Dit patroon werkt uiteindelijk contraproDit beeld is internationaal herkenbaar.ook opgevallen. Zij weten niet meer waar ze de informatie moeten zoeken.71 Het Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschappen (OCW) is deze gang van zaken niet ontgaan en heeft in 2006 een oplossing bedacht. De oplossing is niet gelegen in een nationale regiefunctie vanuit het ministerie of een aangewezen grote nationale erfgoedinstelling. Het ministerie heeft voor zachte dwang gekozen en verstrekt subsidie aan erfgoedinstellingedigitalisering in hun normale bedrijfsvoering opnemen. Dit gebeurt onder de titel ‘Digitaliseren met beleid’. Indeze subsidieregeling verlengd en zijn tevens meer fondsen beschikbaar gesteld.72 Om voor subsidie in aanmerking te komen dmoet voldoen aan de criteria van de stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN)73, hetgeen wordt gecontroleerd door SenterNovem.74

62 Chaffey, 2002, p. 224

geen andere activiteit kan worden ontplooid n letterlijk handen aan te pas komen

erd in SCP, 2006a, p. 44 , 2007b

007

63 Raessens, 2007, p. 149 64 Wachttijd waarin65 Alle activiteiten waaraa66 Raessens, 2007, p. 150 67 Chaffey, 2002, p. 224 68 Raessens, 2007, pp. 143-151 69 Rieger, 2007, p. 2 70 Poole, 2007 71 Sabin en Samuels, 2003 gecite72 OCW, 2007a; OCW73 DEN, 2008a 74 OCW, 2006; OCW, 2007a; OCW, 2007b; SenterNovem, 2


9-6-2008 Pagina 27 van 80

Het informatieplan75 is een beleidsplan dat het digitaliseren van het erfgoed als een normaal bedrijfsproces binnen de erfgoedinstelling moet verankeren. Het informatieplan bestaat uit een informatiebeleidsplan en een digitaliseringsplan. In de laatstgenoemde staat een paragraaf over digitale duurzaamheid. In het digitaliseringsplan

rden. De instelling dient na te denken over digitale duurzaamheid, zodat de gedigitaliseerde ronnen later voor hergebruik in aanmerking kunnen komen. Het gebruik van standaarden en best practices wordt

venscyclus.

EN eer

rd en

nten

met

erking met collega-erfgoedinstellingen is noodzakelijk om de vereiste schaalgrootte te krijgen en

De .

n

n.

niet bekend welke bronnen andere onderzoekers nodig hebben. chalig digitaliseren bestaan en zijn beschikbaar tegen redelijke prijzen. Er zijn

.

Een aspect is nog buiten schot gebleven. Wie financiert? In The Digital Black Hole schrijft Palm81 dat de juiste vragen over de rekening niet worden gesteld, vooral niet die vragen die de levensvatbaarheid op lange termijn

staat welk deel van de collectie in welk tempo gedigitaliseerd gaat worden, wie de doelgroep is, hoe deze bereikt gaat worden en wat dit gaat kosten. Hierdoor kunnen de aanloop- en onderhoudskosten in de begroting meegenomen wobgepropageerd, zodat de beschreven collecties op een bepaald abstractieniveau uitwisselbaar zullen zijn.76 Als leidraad heeft DEN een voor de erfgoedsector aangepaste Deming-cycle beschreven; de digitale leDeze cyclus bestaat uit de stappen: beleid, plannen, uitvoering, evalueren. Het informatiebeleidsplan vormt de eerste stap (beleid) en het digitaliseringsplan behoort tot plannen, net als haalbaarheids- en projectplannen. Vervolgens kan aan de uitvoering worden begonnen, waarna de cyclus afgesloten wordt met evalueren. Dbetrekt de klant actief in deze evaluatie. De klant wordt idealiter ook pro-actief betrokken in de uitvoering, wannwebsites worden gebouwd.77 Evalueren dient op zijn beurt als uitgangspunt voor beleid, zodat de cyclus voltooid wordt en de nieuwe cyclus kan aanvangen. Zo kan bij iedere cyclus de kwaliteit voortdurend worden verbetetevens op veranderende klantwensen worden ingespeeld. Het internet van vijf jaar geleden is niet het internet van tegenwoordig en het ziet er naar uit dat de veranderingen elkaar snel opvolgen, zodat de verwachtingen van klameeveranderen. De implementatie van deze digitale levenscyclus is niet zonder gevolgen voor een erfgoedinstelling. Evaluatie behulp van klantpanels behoort bijvoorbeeld (nog) niet tot de standaarduitrusting. Niettemin is deze stap onontbeerlijk om de hierboven beschreven waardeketen te optimaliseren. Weten wat je klanten willen en van je verwachten is de eerste stap tot producten dienstverbetering. Dit behelst echter meer dan het invullen van een vragenformulier. Hiervoor zijn, speciaal in de softwarebranche, methodieken ontwikkeld, zoals bijvoorbeeld user centered development.78 Voor de ontwikkeling van informatiediensten is de usability engineering lifecycle79 zeer geschikt. Samenwde klant optimaal van dienst te kunnen zijn. De gang van zaken rondom ‘Digitaliseren met beleid’ heeft intussen ook zijn effect op de subsidieverstrekkers gekregen. Het Prins Bernhard Fonds volgt als eerste de eisen die door DEN zijn opgesteld voor de vindbaarheid.zachte dwang wordt harder gemaakt. Niet zo vreemd, want ook subsidie kan slechts een keer worden uitgegevenDEN tracht met de ‘digitale levenscyclus’ tot een nationale infrastructuur te komen80, waarin het niet erg is als eeinformatiedienst wegvalt, want de bouwstenen, de gedigitaliseerde bronnen, blijven bestaan en kunnen worden hergebruikt.

3.5 Wie gaat dat betalen?

De Raad voor Cultuur zegt dat grootschalig digitaliseren wenselijk is. De jeugd (het publiek van de toekomst) verwacht nu al dat alles digitaal beschikbaar is. Onder snuffelaars, verenigingsleden, verzamelaars, grasduiners, en ondiepe gravers zijn nieuwe klanten te vindeHiervan zullen in de toekomst enkelen zich ontwikkelen tot onderzoekers, maar naast de grote groep genealogen is

De hard- en software voor grootsrichtlijnen, standaarden en best practicesNiets staat de sector in de weg om grootschalig te gaan digitaliseren.

, 2002, pp. 285-287. Methodieken waarin de gebruiker van de informatiedienst in meer of mindere

e keuzes voor de (nieuwe) informatiedienst worden

et

c, p. 15

75 DEN, 2008b 76 DEN, 2008c 77 Ibidem 78 Preece et al.mate centraal in het ontwerp- en bouwproces wordt gesteld. 79 Mayhew, 1999. Methodiek waarin gedocumenteerd wordt welkgemaakt. Hierbij spelen keuzes op het gebied van gebruikersprofiel, taakanalyse, stand der techniek en algemene ontwerpprincipes een rol. De informatiedienst wordt vervolgens iteratief met de beoogde toekomstige gebruikers ontworpen en gebouwd. Alle keuzes die tijdens het proces worden gemaakt worden in een zogenaamde style shevastgelegd. 80 SCP, 200681 Palm, 2006, p. 1


9-6-2008 Pagina 28 van 80

bewerkstelligen. Archiefinstellingen hebben geen geldboom in de tuin staan, maar zijn afhankelijk van de gaven van subsidieverstrekkers en besluitvormers bij het Rijk, de provincie of gemeentes. Voor de normale bedrijfsvoering worden de kosten verbonden aan de wettelijke taak van de archiefinstelling,

g liek, maar nergens wordt vereist dat dat via internet moet. Het publiek

nnen is een service. Dergelijke services orden meestal projectmatig gefinancierd, maar projecten zijn vaak kortademig. Als het project voorbij is, is het geld

de

t is of een erfgoedinstelling wel delen

ia

ter: het bestaansrecht van het bedrijf op de langere nut.

n

aren ebben opgedaan. Leren van het verleden is typisch een competentie die bij erfgoedinstellingen is te verwachten,

vergoed. Grootschalig digitaliseren van de bronnen behoort echter niet tot die wettelijke taak. Een archiefinstellinstelt de collectie ter beschikking aan het pubdient fysiek naar de archiefinstelling te komen. Digitaliseren van de browmeestal op. Wie tot in de eeuwigheid de kosten om de gedigitaliseerde bestanden te bewaren en de website inlucht te houden moet betalen blijft in het luchtledige hangen.82 Het is duidelijk dat digitaliseren van bronnen en publicatie via internet gevolgen voor de waardeketen van een archiefinstelling heeft, maar voor welk bedrijf was/is dat niet zo? De vraag die rijsmee moet doen aan dit schaarse fondsen verslindende fenomeen. De één zal het verspilling van publieke midvinden en de ander ziet onbegrensde mogelijkheden. Voor beide kampen zijn argumenten te bedenken. De overheid steekt de helpende hand niet meer vanzelfsprekend toe. Marktwerking was in de afgelopen decennde magische oplossing en ook erfgoedinstellingen dienen nieuwe geldbronnen aan te boren. Commercie is tot op heden een weinig gebezigd woord in de non-profit sector. In de commerciële wereld spelen kosten en baten een grote rol, want die bepalen de winst die een bedrijf maakt, of betermijn. Voor de non-profit sector bepaalt de winst het bestaansrecht niet, dat wordt bepaald door het algemeenVoor extra service, zoals het presenteren van de gedigitaliseerde collectie op internet, spelen kosten en baten eerol. Daarnaast gelden ook voor non-profit instellingen de harde wetten van elektronische commercie, afgekort e-commerce. Een erfgoedinstelling kan wellicht profiteren van de ervaringen die bedrijven in de afgelopen jhdus staat een erfgoedinstelling niets in de weg om te transformereren tot een internet-entrepeneur.

82 SCP, 2006c, pp. 18-19


9-6-2008 Pagina 29 van 80

4 DE ERFGOEDINSTELLING ALS INTERNETONDERNEMER

4.1 Inleiding

Electronic business, of e-business, is een van de vele termen die tegenwoordig met een ‘e‘ beginnen. eCultuur is al gevallen in de inleiding, andere voorbeelden zijn e-commerce, e-finance, e-tail, e-retail, etc. Deze termen zijn geïntroduceerd toen bedrijven via internet (een deel van) hun omzet wilden behalen. Na het dotcom debacle zijn financiers iets zuiniger geworden en heeft e-business noodgedwongen aan volwassenheid gewonnen. Tegenwoordig is e-business een bedrijfseconomisch terrein gericht op het verbeteren van de concurrentiepositie van een bedrijf, waarin vele disciplines samenkomen. Van de door bedrijven opgedane ervaringen kan een erfgoedinstelling profiteren. Oost83 schrijft in 2000 in haar voorwoord dat e-commerce meer behelst dan het (laten) maken van een website. E-commerce is een volgens haar “een weloverwogen integratie van het Internet in de operationele bedrijfsvoering”. Zij somt in een kort bestek alle te maken fouten op:

• nemen van verkeerde beslissingen (sic), • niet voor ogen hebben van de juiste doelgroep, • niet juist inschatten van de effecten van het medium, • niet kennen van de wensen en behoeften van de gebruikers.

Een succesvolle implementatie van e-business kan stranden omdat medewerkers niet goed toegerust zijn, de onderlinge communicatie gebrekkig verloopt en/of er geen, of te laat prioriteit aan wordt toegekend. E-business is multidisciplinair. Er dienen nieuwe vormen van interne en externe samenwerking te komen. Denk bijvoorbeeld aan nauwe samenwerking met andere erfgoedinstellingen of commerciële digitaliseerders. E-businessprojecten hebben in het algemeen een veel grotere impact op de bestaande organisatie dan vele andere innovaties. In e-business is de klant steeds meer aan het roer, is er 7x24 uur bereikbaarheid, dient snel gereageerd te worden, vervagen geografische grenzen en is er sprake van een-op-een-marketing.84 Het is logisch dat deze implicaties ook voor een erfgoedinstelling zullen gelden.

4.2 E-businessmanagement

4.2.1 E-business en e-commerce

Er bestaan enkele definities van e-business. Hier wordt aangesloten bij Chaffey85: e-business is gericht op het verbeteren van de concurrentiepositie van een bedrijf. Chaffey beschouwt e-business als: alle toepassingen van ICT, binnen en buiten het bedrijf, die er op gericht zijn zowel bestaande processen te automatiseren, maar ook om deze te veranderen. Bij e-business wordt gekeken naar de manier waarop elektronische communicatie gebruikt kan worden om alle aspecten van de supply chain management te verbeteren. Volgens Chaffey valt het optimaliseren van de waardeketen, de diverse waardetoevoegende activiteiten die de supply chain met de vraag van de klant verbinden, hier ook onder. Dit roept voor een non-profit organisatie de vraag op of een erfgoedinstelling een concurrentiepositie heeft. Een archiefinstelling is bijvoorbeeld een monopolist met een unieke collectie. Echter, wanneer de archiefinstelling zijn unieke collectie via het internet wil uitbaten blijkt al snel dat het bezit van een unieke collectie geen waarborg is voor een toestroom van bezoekers. Niet alleen zijn collega-instellingen actief, maar ook musea en bibliotheken houden zich professioneel met geschiedenis bezig. Om over particuliere initiatieven maar te zwijgen. Op internet is het bedelen om de aandacht van de in erfgoed geïnteresseerde klant. De aandacht van de klant is sowieso al versnipperd over allerlei verlokkingen van niet-erfgoed gerelateerde websites. Onder e-commerce verstaat Chaffey alle typen elektronische transacties die rechtstreeks met bedrijven en belanghebbenden te maken hebben. Zowel aan de kopers- (buy-side) als verkoperskant (sell-side). E-commerce is zo bezien een onderdeel van e-business. In de visie van Chaffey houdt e-commercemanagement zich bezig met het stellen van prioriteiten aan de buy-side en sell-side en het ontwikkelen van strategieën en bronnen voor het behalen van de beoogde voordelen. De strategie van het bedrijf moet in zijn ogen volledig gericht zijn op het beheer van de e-commerce websites. Bedrijfsprocessen dienen zodanig ingericht worden dat adequaat gereageerd kan worden op

83 Oost, 2000, p. VI 84 Raessens, 2007, p. 71 85 Chaffey, 2002, pp. 5-9


9-6-2008 Pagina 30 van 80

technische problemen, zoals mislukte transacties, op websites die moeilijk te gebruiken of te langzaam zijn of op problemen met klantenservice of -tevredenheid.86 Raessens87 maakt bij e-commerce onderscheid in transacties tussen klanten en leveranciers. Bij leveranciers is dan sprake van e-procurement en bij klanten van e-commerce. In deze scriptie wordt een deel van e-business behandeld, namelijk de lagere produktieketen of sell-side-e-commerce (zie figuur 4). Anders gezegd, hoe kan een erfgoedinstelling een strategie ontwikkelen om klanten aan zich te binden.

4.2.2 Voordelen van e-commerce

E-commerce heeft enkele voordelen voor een erfgoedinstelling. Deze voordelen zijn: • groter publieksbereik; nieuwe klanten, nieuwe markten, • behouden van bestaande klanten, • kostenbesparing vanwege de kortere duur van de afhandeling van bestellingen, • minder werk, doordat de klant bepaalde zaken zelf uitzoekt via het internet, • verschuiven van fysiek naar virtueel bezoek (mogelijkheid tot beperking van openstelling, minder ruimte

studiezaal, e.d.), • betere klantenservice, • lessen voor de toekomst, • voldoen aan klantverwachting, • identificatie van nieuwe partners en ondersteuning van bestaande partners, • betere kennis over de klant, • feedback van de klant.

4.3 Business modellen

4.3.1 De tien geboden

De internetmarkt heeft de laatste jaren een grote vlucht genomen (zie 6.4.3). Naast gemakkelijk te digitaliseren informatie worden ook fysieke goederen verhandeld. Dit betreft niet uitsluitend nieuwe goederen. De verkoop van tweedehands goederen heeft een enorme impuls gekregen door de opkomst van bemiddelaars als Marktplaats.nl en eBay. In de dienstverlenende sector, waartoe ook archiefinstellingen behoren, is het verlenen van diensten in de afgelopen jaren eveneens naar het internet verschoven. Erfgoedinstellingen kunnen hun diensten ook digitaal aanbieden en doen dat deels al, maar daarvoor zijn grote investeringen nodig. Wanneer een bedrijf op internet succesvol wil zijn moet voldaan worden aan de volgende tien geboden:

1. zichtbaarheid, 2. gemak, 3. groot assortiment, 4. additionele services, 5. goed georganiseerde back-office, 6. prijsstelling, 7. economics of scale (door het grotere afzetgebied heeft het verhogen van aantal producten verlaging van

de kosten tot gevolg), 8. verzorgingsgebied, 9. kwaliteit en 10. activity based management (alle activiteiten die met internet te maken hebben optimaliseren en op elkaar

afstemmen).

4.3.2 Bedrijfs- of consumentmodel

In de e-commerce wordt onderscheid gemaakt in verschillende kenmerken van zaken doen. Hier spelen bedrijven en consumenten een rol, zij kunnen immers met elkaar en onderling zakendoen.88 Dit onderscheid wordt vaak

86 Chaffey, 2002, pp. 5-9 87 Raessens, 2006, pp. 19-20 88 Chaffey, 2002, pp. 32-34; Raessens, 2006, pp. 20-23


9-6-2008 Pagina 31 van 80

gemaakt, omdat het zakendoen tussen bedrijven (B2B) en tussen bedrijven en consumenten (B2C) duidelijk verschillen. Raessens89 verfijnt opnieuw en voegt ook de overheid (government) toe als partij. Volgens Raessens90 geeft een bedrijfsmodel antwoord op de volgende vragen:

• Wie is de doelgroep? • Welke klanten dragen het meeste bij aan de groei? • Met welke producten en diensten wil het bedrijf actief zijn? • Hoe wordt er winst gemaakt?

4.3.3 De rol van technologie

Communicatietechnologie biedt tegenwoordig vrijwel onbeperkte mogelijkheden. Aan de huidige informatierevolutie liggen enkele ‘wetten’ ten grondslag91:

• Wet van Gilder; de totale bandbreedte van Amerikaanse communicatiesystemen is sinds de jaren 1980 elk jaar verdrievoudigd en zal dat de komende dertig jaar blijven doen.

• Wet van Moore; het aantal transistorcircuits op een chip wordt elke achttien maanden verdubbeld. Hier zijn fysieke grenzen aan, zodat deze wet tot 2014 zal gelden.

• Wet van Cremer; de mogelijkheden van nieuwe technologie wordt op korte termijn overschat, maar de gevolgen op lange termijn worden onderschat. De informatie-economie verschilt wezenlijk van de industriële economie. In de informatie-economie strijden hard- en softwarefabrikanten voor volledige dominantie, want morgen kan de technologie al weer achterhaald zijn door superieure technologie van een nieuwkomer. Informatieproducten kunnen eindeloos worden gereproduceerd tegen marginale kosten; er is sprake van toenemende meeropbrengsten. Denk bijvoorbeeld aan de uitgave van dezelfde film; bioscoop, DVD eerste uitgave, DVD collectors item (met extra’s) en DVD directors cut.

• Wet van Metcalfe; de waarde van een netwerkproduct neemt toe naarmate er meer gebruikers zijn. Wat heb je aan een fax wanneer niemand anders er een heeft? Op een gegeven moment zitten kopers vast aan een systeem, de zogenaamde lock in. Heb je bijvoorbeeld Windows dan is het lastig om over te schakelen op Apple. Dit gaat gepaard met switchingkosten. Switchingkosten bestaan uit: loyaliteitskosten, zoekkosten, productspecifieke trainingskosten en conversiekosten. Lock in behoort tot de bedrijfsstrategie van de verkopende partij.

4.3.4 Verruiming van distributiekanalen

Voor de gebruikelijke distributiekanalen heeft deze vooruitgang in de technologie ook gevolgen. Voor een archiefinstelling vindt de dienstverlening traditioneel plaats in de studiezaal. Hier kan de klant met behulp van het informatiesysteem stukken aanvragen, die door de archiefmedewerker uit het depot worden gehaald en ter inzage worden gegeven. Hier wordt ook vormgegeven aan een van de twee kerncompetenties van de archiefinstelling: informatiebemiddeling (zie 3.1). Nu de toegangen tot de verschillende archiefblokken langzaam op internet verschijnen en delen van de collectie gedigitaliseerd zijn ontstaan er andere distributiekanalen. Archiefinstellingen kunnen gezamenlijk hun toegangen aanbieden92, want de fysieke locatie kan met behulp van ICT worden overstegen. Het voordeel voor de klant is evident, verschillende collecties kunnen thuis achter de pc gelijktijdig worden doorzocht. Wanneer in de toekomst de gedigitaliseerde (deel)collecties rechtstreeks toegankelijk zijn, kan een archiefinstelling samen met andere erfgoedinstellingen dwarsverbanden aanleggen. Niet uitgesloten kan worden dat derden in de toekomst de gedigitaliseerde collectie op hun eigen wijze digitaal gaan aanbieden en hun ‘verhaal’ rondom de digitale collectie opbouwen. Erfgoedinstellingen kunnen met behulp van de creative commons licenties93 en de Databankenwet94 hun gedigitaliseerde collecties voor misbruik beschermen en zo van hergebruik door derden profiteren.

Het is eenvoudiger om een website te maken dan een boek uit te brengen. Zoekmachines kunnen, onder voorwaarden, de collectie ontsluiten en zo de eerste bezoekers binnenleiden. Dat betekent dat de collectie wel door zoekmachines bereikbaar moeten zijn. Dit is een van de primaire aandachtspunten van DEN95.

89 Raessens, 2006, pp. 20-21 90 Ibidem, p. 28 91 Ibidem, pp. 44-49 92 Zie bijvoorbeeld http://www.archieven.nl 93 Zie http://creativecommons.nl/ 94 Overheid.nl, 2008c 95 DEN, 2008d


http://www.archieven.nl/

9-6-2008 Pagina 32 van 80

Voor een archiefinstelling is deze verruiming in distributiekanalen zeer aanlokkelijk, omdat vrijwel alle archiefinstellingen een groter publieksbereik wensen. Hierbij mag echter de bemiddelende rol van de instelling niet onderbelicht blijven, want hierdoor wordt waarde aan de waardeketen toegevoegd.

4.3.5 Bedrijfsmodellen voor e-commerce

Voor het beschrijven van bedrijfsmodellen bestaan verschillende (auteursafhankelijke) concepten, die tot verschillende ontologieën hebben geleid.96 Een bedrijfsmodel wordt door Chaffey97 als volgt gedefinieerd: “een architectuur voor product-, diensten- en informatiestromen, waaronder een beschrijving van de diverse zakelijke deelnemers, hun rollen, de potentiële voordelen voor deze deelnemers en de inkomstenbronnen”. Voor het ontwikkelen van een bedrijfsmodel voor e-commerce kan de markt vanuit vier standpunten worden bekeken:

• Marktpositie: fabrikant of primaire dienstverlening, wederverkoper/detailhandel (tussenschakel), markt/beurs (tussenschakel), dienstverlener of integrator voor supply chain of non-profitorganisatie,

• Inkomstenmodel: directe verkoop van product of dienst, abonnement of inhuren van diensten, commissieverkoop (via affiliatieprogramma, veiling, markt) of advertentie (banners, sponsors),

• Commercieel model: verkoop tegen vaste prijs, prijs na onderhandeling of veiling, • Netwerkmodel: verkoop op basis van vrijwillige bijdrage, partnership agreement.98

Uitgaande van Rappa’s taxonomie zijn hier negen meer of minder verschillende bedrijfsmodellen geïdentificeerd die door internet kunnen worden ondersteund99:

1. Makelaarmodel: virtuele veilingen en (financiële) bemiddelaars; zowel business-to-customer (B2C) als business-to-business (B2B), Voorbeelden hiervan zijn trust- en andere diensten; deze bedrijven garanderen de servicekwaliteit van bedrijven die op het web actief zijn.

2. Advertentiemodel: dit is een voortzetting van de uit de ‘klassieke’ massamedia bekende reclame. Dit werkt traditioneel het best bij informatiediensten met veel bezoekers, maar Google AdWords100 laat recentelijk zien dat de The Long Tail theorie, hier ook opgaat.

3. Informatiebemiddelaarmodel: leveren informatie aan consument en bedrijf ten behoeve van een koopbeslissing, voor bedrijfsinitiatieven of vrije tijd. Hier kan de erfgoedinstelling bijvoorbeeld culturele uitstapjes propageren.

4. Handelaarmodel: informatiediensten die rechtstreekse transacties bewerkstelligen tussen klant en verkoper, of rechtstreekser van klant naar producent, met uitschakeling van de tussenhandel. Een erfgoedinstelling kan bijvoorbeeld boeken en andere publicaties aanbieden. Voorbeelden van handelaarmodellen zijn: • E-shops; marketing van een bedrijf of winkel via het web, • E-malls; verzameling e-shops, • Virtuele markten van derden; digitale beurzen voor B2B, • E-procurement-sites; elektronische verwerving van goederen en diensten.

5. Samenwerkingsplatforms; maken samenwerking tussen bedrijven of consumenten mogelijk. Voor de erfgoedsector zijn dwarsverbanden aan te leggen tussen de verschillende instellingen om zo samen meerwaarde te creëren. Hierbij dient wel goed vastgelegd worden wat van de deelnemende instellingen wordt verwacht om de werkdruk en kosten evenredig te verdelen. Intenties zijn mooi, afspraken zijn beter.

6. Dienstverleners voor de waardeketen; specialiseren zich in het leveren van diensten voor specifieke onderdelen van de waardeketen. Een archiefinstellingen kan zich bijvoorbeeld profileren met het aanbieden van digitale diensten aan beleidsmedewerkers bij de overheid.

7. Community-model: dit model is gebaseerd op klantloyaliteit. Virtuele gemeenschappen of communities kunnen zowel B2C alsB2B gemeenschappen zijn. Deze gemeenschappen zijn belangrijk voor hun potentieel voor e-marketing. Dankzij Web2.0 hebben deze informatiediensten een grote vlucht genomen getuige Linux, Wikipedia, YouTube en Flickr. Het samenwerkingsmodel maakt samenwerking tussen bedrijven of consumenten mogelijk ten voordele van beide partijen. Een erfgoedinstelling kan bijvoorbeeld met behulp van virtuele vrijwilligers een erfgoedplatform samenstellen waar kennis gedeeld kan worden

8. Abonneemodel: hierbij kunnen klanten op een bepaalde dienst abonneren. Ook dit model is uit de ‘klassieke’ media overgewaaid.

96 Gordijn en Osterwalder, 2005, p. 1 97 Chaffey, 2002, pp. 46-47 98 Gordijn en Osterwalder, 2005, p. 11 99 Chaffey, 2002, p. 46; Raessens, 2007, pp. 90-91; Rappa, 2008 100 Google, 2008c


9-6-2008 Pagina 33 van 80

9. Verbruiksmodel: dit is de natuurlijke tegenhanger van het abonneemodel. In dit model betaalt de klant alleen voor wat deze afneemt. Voorbeelden zijn pay per view of pay per search.

In de praktijk is de scheiding tussen modellen niet zo strikt en worden meerdere modellen tegelijkertijd toegepast.101 Voor een erfgoedinstelling zijn, zoals de voorbeelden aangeven, enkele modellen toepasbaar, maar het verdient de voorkeur om één model als kapstok te kiezen en andere delen uit modellen hier aan te hangen.

4.3.6 e3-Value model

Een bredere definitie van een business model wordt gegeven door Gordijn en Osterwalder102: een business model is een conceptueel gereedschap dat een aantal elementen en hun onderlinge relaties bevat die toestaat de zakelijkelogica van een specifiek bedrijf te beschrijven. Het is een beschrijving van het ‘wat’, ‘wie’, ‘hoe’ en ‘hoeveel’ in een bedrijf.

In hun concept gaan Gordijn et al. uit van de waarde van een dienst. In het business model wordt beschreven hoe waarde wordt gecreëerd, geïnterpreteerd en geruild binnen een netwerk van belanghebbenden. Centraal in hun concept staat de waarde (value) van een dienst of product, daar omheen cirkelen actoren. Binnen het e3-value concept bestaan drie visies op e-business:103

1. global view; deze blik laat zien welke partijen betrokken zijn in een e-business model en welke waardevolle objecten zij ruilen. Het doel van de global view is het totale e-business model te verduidelijken aan de belanghebbenden,

2. detailed actor view; is een decompositie van de global view. Deze blik laat zien welke actoren in de global view geïdentificeerd zijn en hoe partijen allianties vormen,

3. value activity view; laat zien hoe de actoren waarde toevoegen. In dit bedrieglijk eenvoudige concept komen de ICT-wereld en bedrijfseconomie heel mooi samen. In de afgelopen jaren is dit concept verder ontwikkeld en zijn er diverse modelleringstools aan toegevoegd, zodat anno 2008 sprake is van een heuse e3-family.104 In het e3-value concept komen verschillende begrippen aan de orde:105

Actor Onafhankelijke economische entiteit. Door waarde toe te voegen maakt een actor winst of vergroot het zijn bruikbaarheid. Iedere actor zou in een goed ontwikkelde e-business model winst moeten kunnen maken.

Value object Actoren wisselen value objects uit. Dit kunnen diensten, producten, geld of een beleving zijn. Een value object is waardevol voor één of meer actoren.

Value port Een actor gebruikt een value port om te laten zien dat het value objects heeft of wil. Dit maakt mogelijk om alleen te focussen op externe actoren en andere componenten van het e-business model.

Value interface Actoren hebben één of meer value interfaces waarin zij laten zien geïnteresseerd te zijn een value object via een value port te ruilen. Deze uitruil kan niet verder opgesplitst worden.

Value exchange Een value exchange verbindt twee value ports met elkaar. Het representeert één of meer potentiële verhandelingen van value objects tussen value ports.

Value offering Een value offering is een set value exchanges die laat zien welke value objects geruild worden via value exchange voor andere value objects. Deze value offering moet voldoen aan de semantiek van de verbonden value interface.

Market segment Een market segment is een concept dat de markt onderverdeeld in segmenten die iets gemeen hebben.

Value activity Een actor kan een value activity uitvoeren om winst te maken of zijn bruikbaarheid te verhogen.

Zoals gezegd, bedrieglijk eenvoudig. Deze precieze benoeming van alle handelingen en actoren maakt het mogelijk om een e-business model met behulp van software te modelleren en er berekeningen aan uit te voeren. Een mooi voorbeeld hiervan is de modellering van internetradio.106 e3-Value modellering is een heel mooi en bruikbaar concept om een opkomend idee snel vorm te geven en de financiële haalbaarheid te toetsen.

101 Raessens, 2007, p. 91 102 Gordijn en Osterwalder, 2005, p. 9 103 Gordijn et al., 2000, p. 2-3 104 Gordijn en Akkermans, 2008 105 Gordijn en Akkermans, 2001, p. 13 106 Gordijn et al., 2006


9-6-2008 Pagina 34 van 80

4.3.7 Strategieën voor marktpositionering B2C

Chaffey107 beschrijft zes stappen om de strategische doelstellingen van een organisatie te formuleren. Uiteraard start hij ook met missie en visie en de daaruit voortvloeiende doelstellingen. Onderdeel hiervan maakt een beoordeling van de bedreigingen uit; zowel sell-side als buy-side (zie figuur 4) bedreigingen. Hierbij merkt Chaffey op dat de “”machtige en wereldwijze” klant de grootste bedreiging vormt. Zijn stappenplan om tot een e-business strategie te komen is kort maar krachtig:

• Prioriteiten voor e-business; vaststellen in hoeverre de klanten online geholpen gaan worden. Wordt alleen informatie geboden, is er een mengsel van online en offline transacties of zijn alle transacties online.

• Organisatorisch herstructureren van de markt; moet het bedrijf herstructureren om de vastgestelde prioriteiten te behalen. Er is keuze tussen: in house, joint ventures, strategische partnerships of spin off (separatie).

• Bedrijfs- en inkomstenmodellen; keuze van het inkomstenmodel (zie 4.3.5) dat gehanteerd gaat worden. Er kan ook bewust gekozen worden om niets te doen en af te wachten wat de concurrentie doet. Hier kan van geleerd worden en de markt beter worden ingeschat.

• Markt herstructureren; welk distributiekanaal is mogelijk (zie 4.3.4). • Markt- en productontwikkeling; er dient besloten te worden of nieuwe technologie gebruikt gaat worden om

een nieuwe markt en/of nieuwe producten te ontwikkelen. De volgende mogelijkheden zijn er: marktpenetratie, marktontwikkeling, productontwikkeling en diversificatie. Dit is in twee dimensies uit te zetten: productinnovatie en marktontwikkeling.

hoog

Marktontwikkeling (gemiddeld risico) nieuwe geografische markten nieuwe klantsegmenten

Diversificatie (grootste risico) nieuwe markten en producten

markt

ontw

ikkeli

ng

laag

Marktpenetratie (laagste risico) geen ontwikkeling van markten of producten

Productontwikkeling (gemiddeld risico) nieuwe informatiediensten

laag hoog productinnovatie

• Marktpositionering en differentiatie; er zijn vier ‘klassieke’ variabelen om een product te positioneren:

productkwaliteit, servicekwaliteit, prijs en klanttevredenheid. Voor e-business zijn ook alternatieven opgesteld: productkwaliteit, prijs, transactiegegevens en mate van personalisatie108. Of gebruiksgemak, vertrouwen van de klant, online bronnen, services voor klantrelaties en algemene (afhandelings)kosten109. Voor een erfgoedinstelling op zoek naar een ‘breed’ publiek is de strategie Marktontwikkeling in het kwadrant lage productinnovatie / hoge marktontwikkeling de beste optie. Geen hoge kosten voor productontwikkeling, maar met dezelfde producten nieuwe klanten proberen te werven.

In de literatuur onderscheidt Picardi110 zes strategieën voor sell-side e-commerce. Deze kunnen worden gebruikt om een goede concurrentiepositie te behouden:

1. Offensieve e-tailing; in deze strategie worden de prijzen van de concurrentie actief gevolgd en verbeterd. Dit zijn de zogenaamde ’prijsvechters’.

2. Defensieve e-tailing; in deze strategie speelt de prijs een minder grote rol, maar wordt gedifferentieerd op de andere (al dan niet klassieke) aspecten (4.3.1). Hiermee zal de erfgoedinstelling zich moeten onderscheiden.

3. End-to-end-integratie; in deze strategie wordt internet gebruikt om de kosten te verminderen, de productkwaliteit te verhogen en de bezorgtijd te verkorten. Het verkorten van de bezorgtijd, met name de toegang tot de producten voor de klant vanuit huis, is voor een erfgoedinstelling toepasbaar.

107 Chaffey, 2002, pp. 173-211 108 Chaston, geciteerd in Chaffey, 2002, p. 187 109 Gomex, geciteerd in Chaffey, 2002, p. 187 110 Picardi, geciteerd in Chaffey, 2002, p. 187


9-6-2008 Pagina 35 van 80

4. Marktcreatie; het scheppen van ruimte en aanvullende diensten in cyberspace, resulterend in de creatie van een geïntegreerd ecosysteem van leveranciers. Deze strategie omvat de integratie en voortdurende herziening van supply chains via websites van market makers, zoals B2B-beurzen.

5. De klant als ontwerper; in deze strategie wordt technologie gebruikt om klanten zelf producten te laten aanpassen. Dit is een methode voor differentiatie. Vooral geschikt voor informatieproducten, maar ook voor auto’s.

6. Extra waarde door het open source principe; in deze strategie werkt een betrokken en gemotiveerde community (vaak anonieme ontwikkelaars) gratis aan de ontwikkeling van een informatiesysteem.111 Goede voorbeelden hiervan zijn het besturingssysteem Linux en Wikipedia. Deze optie is voor de erfgoedsector interessant, omdat zij al veel met vrijwilligers werken en virtuele vrijwilligers een logische volgende stap is om meerwaarde te creëren.

Na de keuze voor een strategie dient deze uiteraard geïmplementeerd te worden. De stappen die hierbij ondernomen dienen te worden voeren buiten de doelstelling van deze scriptie. Een schrale troost mag zijn dat over dit onderwerp een bibliotheek vol is geschreven. Ook erfgoedinstellingen dienen na te denken over de doelen die zij met hun digitale dienstverlening willen nastreven. Het digitaliseren van de collectie an sich is geen garantie voor een toestroom van klanten. Voor iedere digitale dienst moet nagegaan worden welke klanten men wil bereiken en hoe die dan het beste bereikt kunnen worden. Enkele strategieën doen geen opgeld voor erfgoedinstellingen; een ‘prijsvechter’ zal een erfgoedinstelling niet snel worden. Zoals de voorbeelden aangeven liggen de strategieën defensieve e-tailing, end-to-end-integratie en extra waarde door het open source principe het meest voor de hand.

4.4 The Long Tail

4.4.1 Van schaarste naar overvloed

In 2006 beschreef Anderson112 een bijzonder bedrijfsmodel dat vooral dankzij internet kan bestaan: The Long Tail. Hij betoogt dat de huidige technologie de massamarkt verandert in miljoenen niche markten. In andere woorden: er zijn slechts enkele producten (of diensten) die miljoenen mensen bereiken, maar er zijn miljoenen producten die slecht enkele mensen bereiken, maar deze zijn samen net zo winstgevend. Deze niche113 markt bestond in feite altijd al, maar door de beperkte fysieke winkelruimte kon deze nooit winstgevend worden uitgebaat. Nu fysieke grenzen door internet zijn weggevallen en tegelijkertijd een miljoenenpubliek bereikt kan worden is deze ‘lange staart’ van niet rendabele producten plotseling winstgevend geworden. Het eerste tijdperk noemt Anderson de ‘wereld van schaarste’, het tweede de ‘wereld van overvloed’. De eerste online winkel die dit concept uitbaatte was de virtuele boekhandel Amazon.com.114 Het is niet langer noodzakelijk om een ‘hit’ te scoren om succes te hebben. Hit en niche staan volgens Anderson op dezelfde economische hoogte. De cijfers die bij de The Long Tail horen zijn ronduit indrukwekkend. Hoe ver er ook aan het einde van de staart wordt ingezoomd, er is uiteindelijk altijd wel een klant te vinden die het product koopt. De schier oneindige opslagruimte en de lage distributiekosten maken dit mogelijk.115 Dit model is voor het Gelders Archief met 30 km aan collectie treffend beschreven (figuur 9), of het ook uit te baten is, is een ander verhaal. Het is van belang dit bijzondere bedrijfsmodel nader te beschrijven, omdat het enkele regels beschrijft die in de virtuele wereld gelden.

111 Raessens, 2007, pp. 43-44 112 Anderson, 2006 113 Specifieke afnemersgroep waaraan men specifieke producten levert. 114 Anderson, 2006, pp. 23, 26 115 Ibidem, p. 32


9-6-2008 Pagina 36 van 80

Aanvragen per bloknummer

0

300

600

900

1200

1500

Bloknummers

Aan

tal a

anvr

agen

figuur 9: The Long Tail van het Gelders Archief

4.4.2 De drie krachten

Anderson116 beschrijft drie krachten die aan The Long Tail ten grondslag liggen: 1. democratisering van productiemiddelen, 2. lagere consumptiekosten door democratisering van distributie en 3. vraag en aanbod worden bij elkaar gebracht.

Het aantal producten in de staart is schier oneindig. Iedereen in het bezit van een computer is in staat om een digitaal product te maken. Dit is de eerste kracht. Het resultaat hiervan is dat de staart oneindig verlengd wordt. Aan de linkerkant van de curve vinden enkele producten een massapubliek. Dat is de schaarste-economie die goed bekend is. Schaarste aan de hoeveelheid mensen die in de omgeving wonen, schaarste aan de hoeveelheid fysieke schapruimte, schaarste aan zendtijd op de televisie, schaarste aan het aantal muziekdragers dat in de kast past, etc. Aan de rechterkant vinden we de producten die vanwege de schaarste niet de algemene distributiekanalen bereiken. Producten van kleine professionals en amateurs. De curve wordt in de fysieke wereld na een aantal producten afgekapt, maar wordt digitaal voortgezet.117 De tweede kracht betreft de eenvoudige distributie. Ten eerste geeft de toegang tot internet iedereen de kans om zijn eigen product uit te geven en te distribueren. Internet maakt geen onderscheid tussen een multinational of een liefhebber op een zolderkamer. Het scherm is voor beiden even groot. Ten tweede heeft iedere potentiële klant via hetzelfde internet toegang tot al die producten. Een betere toegang tot de producten in de rechterkant van de staart (de niches) maken de staart dikker.118 De derde kracht komt neer op verlaging van zoekkosten. Hoe lager de zoekkosten hoe meer producten worden gevonden. Deze kosten zijn niet altijd in geld uit te drukken, maar bijvoorbeeld in verloren tijd, gedoe of verwarring. Op internet wijzen gebruikers elkaar op de beste producten of steekt slimme software de helpende hand toe. Hiermee kunnen briljantjes worden gevonden te midden van de rotzooi. Er bestaan prijsvergelijkende websites, zinsnedes als “mensen die dit boek kochten kochten ook…” en bloggers119 met een bepaalde reputatie. De laatsten 116 Anderson, 2006, pp. 61-66 117 Ibidem, pp. 62-63, 99-100, 135-142, 159-169, 175-180 118 Ibidem, pp. 63-64 119 Blogger: schrijver van openbaar digitaal dagboek


9-6-2008 Pagina 37 van 80

moeten niet onderschat worden. Reputatie is net zo’n belangrijke motivator als euro’s. Reputatie kan in andere waardevolle zaken worden omgezet. Het resultaat van de derde kracht is dat de handel van hits naar niches verschuift.120 Het effect van de verschillende krachten op The Long Tail worden in figuur 10 weergegeven.

The Long Tail

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

100 10000 1000000

producten

klan

ten

Macht (digitaliseren en internet)

Macht (schaarste)

Macht (zoeken)

figuur 10: The Long Tail

De drie krachten werken voor iedereen die op internet informatie aanbiedt, dus ook voor erfgoedinstellingen. De vraag rijst van welke krachten erfgoedinstellingen op dit moment gebruik maken. De eerste kracht (democratie van productiemiddelen) maakt digitaliseren tegen lage kosten mogelijk. Het kan in eigen beheer worden gedaan, of worden uitbesteed. Erfgoedinstellingen maken hier reeds gebruik van. De tweede kracht, eenvoudige distributie, geldt ook voor erfgoedinstellingen (zie ook 5.5). Aan de andere kant van de lijn zijn geen problemen. Iedereen met een breedbandlijn naar internet is in staat vele MB’s te downloaden, want alle breedbandabonnementen in Nederland kennen een fair use datalimiet121. De derde kracht, lage zoekkosten, betreft zowel vindbaarheid als, indien gevonden, doorzoekbaarheid van de collectie. Hier is voor de erfgoedinstellingen nog een inhaalslag te maken, bij musea is bijvoorbeeld nog een achterstand met betrekking tot de registratie van de collectie.122 Nog niet overal is de Deming-cycle, of een ander kwaliteitssysteem in de bedrijfsvoering ingebed, is de website goed vindbaar of voor zoekmachines toegankelijk. Uit het bovenstaande gebruik van de drie krachten bij erfgoedinstellingen blijkt dat zij (nog) geen gebruik maken van alle drie krachten. Dat is niet verwonderlijk, de eerste kracht is pas recentelijk in organisaties ingebed, waarbij de nadruk ligt op het kwetsbare audiovisuele materiaal. Zonder de eerste kracht kan geen sprake zijn van de tweede en derde kracht.

4.4.3 Filters

Het zijn filters (software en mensen) die de kwaliteit in de The Long Tail opsporen. Deze leiden mensen van het bekende naar het onbekende door bij het bekende aan te haken. Filteren alleen is niet genoeg, omdat geen enkel filter alles kan. Mensen neigen er naar verschillende filters te gebruiken om hun horizon te verbreden. Filters ordenen in feite de The Long Tail. Ieder filter ordent de The Long Tail op zijn eigen wijze. Met een filter is het bijvoorbeeld alsof boeken in een bibliotheek op de gewenste wijze op de boekenplanken worden neergezet en

120 Anderson, 2006, pp. 63-65, 83 121 Van Kruysbergen, 2008, pp. 73, 76-81. Het begrip fair use betekent dat onbeperkt gedownload kan worden, totdat de provider het als excessief gebruik kenmerkt. Dit wordt dus eenzijdig door de provider bepaald en is derhalve rekbaar. 122 Reekx Advies, 2008, p. 26


9-6-2008 Pagina 38 van 80

wanneer dat niet bevalt op een andere wijze. Diegene die ordent bepaalt of de ordening voldoet aan zijn of haar belangstelling, of het ‘hoge’ of ‘lage’ kwaliteit heeft. Dat is iets anders dan Dewey zich heeft voorgesteld. Hij kwam uit een tijd dat men dacht dat alle informatie en kennis te ordenen was.123 Met de beschikbaarheid van nagenoeg alle producten is de keuzevrijheid onbeperkt geworden. Hier lijkt een probleem op te treden, willen mensen wel kiezen? Verzuipen ze niet in de keuzes die gemaakt kunnen worden? De Amerikaan Anderson betoogt dat mensen zo veel mogelijk verscheidenheid willen hebben, maar dat ze geholpen moeten worden bij het zoeken. Hoe meer ze betrokken raken bij het product of dienst hoe meer keuze ze willen hebben. Verscheidenheid brengt uiteindelijk meer op. Langere staarten kunnen ook dikker zijn.124

4.4.4 Cultuursector

Anderson trekt een interessante parallel naar de cultuursector.125 In de achttiende eeuw was cultuur lokaal van aard. De agrarische economie verspreidde mensen, zodat zij gescheiden door afstand hun eigen cultuur ontwikkelden. Eind achttiende eeuw leidde de industrialisatie tot de opkomst van grote steden in Europa. Culturen vermengden en afstanden werd door de aanleg van spoorwegen verkleind. Kleine gemeenschappen die ooit geïsoleerd leefden werden bereikbaar. Toen vervolgens druktechnieken verbeterden en de fotografie werd uitgevonden ontstond massacommunicatie. De fonograaf volgde, er kwam radio en (stomme) film en tenslotte hmassamedium bij uitstek: de televisie. Behalve het nieuws werd ook de laatste mode verspreid. Iedereen keek naarhetzelfde, droeg hetzelfde, las hetzelfde en luisterde naar hetzelfde. Als je de massa wist te bereiken was je spekkoper. Er kwamen sterren die iedereen aanspraken. Kortom, massac

et

ultuur was het gevolg.

Recentelijk is de massacultuur verdwenen. De eerste massamarkt die omviel was de muziekwereld. Downloads en iPods bepalen nu de muzikale cultuur en dat is er een markt van diversiteit. Hitalbums zoals die in de jaren 1980-2000 nog verschenen zijn verdwenen, een catalogus van ruim 40.000 songs op een iPod classic126 is normaal anno 2008. Zelfs in iPods wordt gedifferentieerd; “welke iPod past bij jou?” Het einde van de massacultuur is volgens Anderson aangebroken.127 Een voor een zullen de bastions van blockbusters en megasellers afbrokkelen. Wellicht is het in de nabije toekomst onverantwoord een massaculturele hit na te streven en kan beter geïnvesteerd worden in diversiteit. Een diversiteit die wellicht weer lokaal te vinden is, zoals in de achttiende eeuw. Wie weet heeft de Drikusman dan een afzetmarkt in een obscure Japanse club met klompenfetisjisten.128 In de woorden van Anderson: “We worden weer een nichenatie, nu niet meer bepaald door geografie maar door belangstelling.”129 The Long Tail is niet iets nieuws, maar heeft altijd bestaan. De schaarste heeft de grafiek altijd ergens afgekapt, omdat er letterlijk geen plek of bandbreedte voor was. Dit bepaalt voor een groot deel hoe over economie wordt gedacht, maar het blikveld is verruimd. De bedrijfstak waarin professionals produceerden en amateurs consumeerden is nu een tweerichtingenmarkt geworden.130

4.4.5 Regels van The Long Tail

Tot slot geeft Anderson enkele ‘regels’ waaraan The Long Tail voldoet.131 “Het geheim van een bloeiende Long Tail-onderneming ligt in twee noodzakelijkheden:

1. Zorg dat alles beschikbaar is. 2. Maak het vindbaar.

Er zijn negen regels die in drie onderwerpen uiteenvallen:

• Verlaag de kosten 1. Haal assortiment naar binnen, of doe het de deur uit 2. Laat klanten het werk doen

• Denk niche 3. Eén manier van distribueren is niet genoeg

123 Anderson, 2006, pp. 120-127, 169-175 124 Ibidem, pp. 181-189 125 Ibidem, p. 35 126 Apple, 2008 127 Anderson, 2006, pp. 35-49 128 Achterhookse Folklore Dansers, zie: http://www.achterhooksefolkloredansers.nl/?page=afd_contact170602 129 Anderson, 2006, p. 49 130 Ibidem, p. 94 131 Ibidem, pp. 231-238


http://www.achterhooksefolkloredansers.nl/?page=afd_contact170602

9-6-2008 Pagina 39 van 80

4. Eén productvariant is niet genoeg 5. Eén prijs is niet genoeg

• Controle loslaten 6. Informatie delen 7. Denk ‘en’, niet ‘of’ 8. Vertrouw op de markt 9. Onderken het belang van ‘gratis’

4.5 E-marketing

4.5.1 Een definitie

Indien de klant in de digitale waardeketen als uitgangspunt wordt genomen voor te ontwikkelen (virtuele) diensten komt vanzelf marketing in beeld. Erfgoedinstellingen ontkomen er niet aan om enkele ‘marketingwetten’ te volgen om hun klanten te benaderen. Volgens Dibb et al.132 omvat marketing “de afzonderlijke en organisatorische activiteiten die tevredenstellende uitwisselingsrelaties in een dynamische omgeving ondersteunen en bevorderen, door het maken, verspreiden, promoten en tegen de juiste prijs leveren van goederen, diensten en ideeën.” Analoog hieraan is e-marketing het behalen van de marketing doelstelling door het gebruik van elektronische communicatietechnologie. E-marketing is volgens Chaffey133 te beschouwen als een onderdeel van e-business en is in essentie klantgericht.

4.5.2 E-Marketingplan

In het e-marketingplan wordt beschreven hoe de doelstelling van de e-businesstrategie wordt behaald. Er worden verschillende fasen beschreven om tot een goed plan te komen:134

1. Situatie; waar zijn we nu? Doel van een situatieanalyse is het begrijpen van de huidige en toekomstige situatie, om te kijken of de strategische doelstellingen nog realistisch zijn. De situatieanalyse bestaat uit een vraag-, concurrentieanalyse, analyse van tussenschakels en interne marketingcontrole.

2. Doelstellingen formuleren; waar willen we heen? Effectieve marketingplannen moeten op heldere doelstellingen worden gebaseerd. De doelstellingen worden gebaseerd op de gewenste voordelen van e-commerce. De doelstellingen dienen het liefst SMART135 te worden geformuleerd.

3. Strategie; hoe komen we er? Dit element definieert hoe de doelstelling wordt behaald. Hierbij komen zaken als markten productpositionering en strategieën voor de doelmarkt aan de orde.

4. Tactiek; Met welke middelen komen we daar? Om de doelstellingen te implementeren worden de 4 P’s ingezet: product, prijs, plaats en promotie.

5. Actie; Wat is het plan? De actiecomponent omvat alle activiteiten die ondernomen moet worden om het plan te verwezenlijken.

6. Beheer; Zijn de doelstellingen behaald? Onderdeel hiervan is het monitoren van de klanttevredenheid en de kanaalprestaties.

Het voert wellicht te ver om complete marketingplannen op te (laten) stellen, maar er over nadenken kan geen kwaad. Zeker het laatste punt Beheer is goed op te nemen in DEN’s digitale levenscyclus (zie 3.4). Er moet in ieder geval nagedacht worden over de meest effectieve on- en offline communicatiemix voor het genereren van webverkeer. Bij online marketingcommunicatie kan gedacht worden aan136:

• registratie bij zoekmachines, • verspreiden van links, • viral marketing, b.v. e-mail a friend’ en • banneradvertenties.

Bij offline marketingcommunicatie kan gedacht worden aan mond-tot-mondreclame, communicatie via PR, gedrukte media, radio en televisie.

132 Dibb geciteerd in Chaffey, 2002, pp. 280-281 133 Chaffey, 2002, p. 282 134 Ibidem, pp.282-316 135 Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden 136 Chaffey, 2002, pp. 330-333; Raessens, 2007, p. 124


9-6-2008 Pagina 40 van 80

4.5.3 Customer Relationship Management

De volgende stap in e-business betreft customer relationship management (CRM).137 Dit zijn alle zaken die rechtstreeks met klanten te maken hebben en komt neer op de trits: werven, behouden en uitbreidingen. Klantenwerving, klantenbinding en klantentrouw volgen elkaar op.138 Het gaat er niet om leuke tellertjes met hoge statistieken te genereren, maar dat bezoekers klant worden en blijven.139 Uit de analyse van de traditionele waardeketen is gebleken dat de betrokkenheid van de klant toeneemt (zie 3.3). De vernieuwde waardeketen begint niet voor niets met marktonderzoek. In feite staat niet het product centraal, maar de klant.140 Het werven van klanten begint met het opstellen van klantprofielen. Voor het opbouwen van één-op-één relaties met websitebezoekers wordt een ‘IDIC’-aanpak voorgestaan: identificeren, differentiëren, interactie en communicatie. Daarbij kan er niet van uitgegaan worden dat de internetdoelgroep dezelfde is als de huidige fysieke doelgroep.141 Volgens Raessens142 dient customer relationship management antwoord te geven op de volgende vragen:

• Welke klanten zijn winstgevend en waarom? • Welke producten zijn winstgevend en waarom? • Welke klanten zullen welke nieuwe producten gaan afnemen? • Welke klanten stappen over naar een andere leverancier?

Het onderhouden van online klantrelaties is lastig.143 Toch is dit nodig om klanten te behouden. De loyaliteit en tevredenheid worden door diverse factoren bepaald. Enkele mogelijkheden zijn:

• regelmatige update van markten productinformatie (via extranet), • online gemeenschappen (communities) bieden, • personalisatie en aanpassing, • prijsvragen en loterijen en • product van de week of maand.

Sommige mogelijkheden zijn ook voor erfgoedinstellingen gemakkelijk te realiseren. Klantuitbreiding, tenslotte, is niet per definitie alleen bedoeld om meer klanten te krijgen, maar vooral om de relatie met bestaande klanten te verdiepen door meer transacties en producttransacties. Een voorbeeld hiervan is cross-selling. Er wordt dus ingezet op het kweken van trouwe klanten en het afwijzen van de wispelturige.144 Kennis van de klant is onontbeerlijk in dit proces. Immers iedere klant vertegenwoordigt een andere financiële waarde. Een algemene regel is dat 20% van de klanten 80% van de omzet genereert. Een groot deel van de inspanningen is vaak gericht op het werven van nieuwe klanten, terwijl het behouden van de oude lucratiever is.145 Raessens146 beschrijft drie vormen van klantenbinding: financiële, sociale en structurele binding.

• Bij financiële binding wordt de klant gebonden door financieel voordeel, bijvoorbeeld Air Miles (beloning) of bonuskaart (korting). Deze vorm van klantenbinding is voor een erfgoedinstelling toe te passen door bijvoorbeeld te variëren in abonnementsvormen.

• Sociale binding speelt in op de emotionele aspecten van de relatie tussen aanbieder en afnemer. Dat kan samenvallen met geloof (EO) of levensstijl (Harley Davidson). Hier gaat het om het versterken van de ‘associatieve waarde’ van een product of dienst. Deze binding is goed toepasbaar voor erfgoedinstellingen. Te meer omdat de intrinsieke waarde van cultuurhistorisch erfgoed een bindende factor voor Nederlanders is.

• Structurele binding heeft betrekking op een band met de klant door producten en/of diensten volledig op de individuele behoefte af te stemmen, het liefst pro-actief. Hiervoor dient de klant wel op individuele basis te worden herkend. Deze binding is voor eenduidige doelgroepen, bijvoorbeeld genealogen, voor erfgoedinstellingen goed toepasbaar.

Nu alles in beeld is gebracht, zijn de kosten en baten van grootschalig digitaliseren aan de beurt. Daar de kosten voor de baat uitgaan wordt eerst op de kosten ingegaan. 137 Chaffey, 2002, pp. 324-366; Raessens, 2007, pp. 164-184 138 Raessens, 2007, p. 55 139 Oost, 2000, p. 39 140 Raessens, 2007, p. 164 141 Oost, 2000, p. 92 142 Raessens, 2007, pp. 167-184 143 Chaffey, 2002, pp. 348-360; Raessens, 2007, pp. 168-174 144 Ibidem, pp. 348-360 145 Raessens, 2007, pp. 166-167 146 Ibidem, pp. 97-98


9-6-2008 Pagina 41 van 80

5 KOSTEN

5.1 Inleiding

De kosten om grootschalig te digitaliseren zijn in de afgelopen jaren door verschillende instellingen en projecten meer of minder gedetailleerd in beeld gebracht.147 De kosten van digitaliseren kunnen variëren van enerzijds minimaal tot de aanschaf van een scanner en het maken van scans tot anderzijds bijzonder omvangrijk; van uitvoeren van marktonderzoek tot het bouwen, implementeren en testen van een nieuwe informatiedienst. Er zijn kosten die direct betaald moeten worden, bijvoorbeeld de investeringen in hardware, maar bij digitaliseringsprojecten moet vooral duidelijk zijn welke activiteiten worden meegerekend. Het doel van digitale opslag is uiteindelijk digitale raadpleging148, maar door de presentatie via internet zijn deze vaak van elkaar losgekoppeld, zodat voor beide kosten moeten worden gemaakt.

5.2 Mensen

Het is van belang duidelijkheid te scheppen over de activiteiten die tot digitaliseren worden gerekend.149 In de eerste plaats zijn dat de activiteiten om überhaupt tot een gedigitaliseerde bron te komen; het digitaliseren zelf. Dat proces wordt globaal weergegeven in figuur 11.

bron digitaliserengedigitali-

seerde bron(d-bron)

bewerken

Bewerkted-bron

metadata toekennen

publiceren? afgeleide makenjaopslaan neemetadata + gedigitali-

seerde bron

metadata + d-bron + afgeleide

bron

d-bron bewaren?

metadata + afgeleide bron opslaan nee

opslaan

ja

metadata +d-bron +

afgeleide bron

bron

figuur 11: proces digitaliseren

147 Alkhoven, 2004; DPC, 2005; Palm, 2006; Projectbureau Het Geheugen van Nederland, 2006; Tanner, 2006; Rieger, 2007 148 Rieger, 2007, p. 1 149 Ibidem, p. 11


9-6-2008 Pagina 42 van 80

Hierop zijn uiteraard variaties mogelijk, want geen erfgoedinstelling is hetzelfde. Vervolgens zijn er activiteiten nodig om het digitaliseren mogelijk te maken. Dit proces is voor een archiefinstelling globaal vorm gegeven in figuur 12.

bron

lichten en registreren

labelen en vervoeren

ongeschikt

geschikt

digitaliseren

beschadigdebroncontroleren

herstellen

opbergenherstelde

bron

te digitaliseren bron

metadata + d-bron (+ afgeleide)

bron

beschadigd

controleren

onbeschadigd

upload en opslaanopgeslagen

bron en afgeleide

figuur 12: uitgebreid proces digitaliseren

Tenslotte zijn er nog allerlei overkoepelende activiteiten nodig om de informatiedienst vorm te geven, zoals bijvoorbeeld de digitale levenscyclus (3.4 en figuur 13).


9-6-2008 Pagina 43 van 80

figuur 13: digitale levenscyclus (bron: DEN)

Deze activiteiten kunnen in uren per week worden uitgedrukt, maar dit beslaat zoveel verschillende kennis en vaardigheden dat dit beter in fte’s (arbeidsplaatsen) kan worden uitgedrukt. Bij het Gelders Archief zijn bijvoorbeeld 18,5 fte’s met digitaliseren bezig, waarvan ca. 95% met de stap uitvoering. Bij veel erfgoedinstellingen zijn vrijwilligers actief150 waaraan diverse activiteiten worden uitbesteed. Dat is niet helemaal ‘gratis’, want vrijwilligers moeten begeleid en/of opgeleid worden en de werkzaamheden moeten gecontroleerd worden. Toch is dit een mogelijkheid om de arbeidskosten te drukken. Ook kunnen delen van het proces uitbesteedt worden. Dit kan goedkoper zijn dan in eigen beheer uitvoeren, speciaal wanneer grote investeringen in apparatuur en/of specifieke expertise nodig zijn. Dit vergt echter wel een grotere tijdsinspanning van het werven en selecteren van bijvoorbeeld een digitaliseerder. Vervolgens dient het logistieke proces zeer precies te worden ingericht om maximaal profijt van de samenwerking te krijgen. De kosten van werving, selectie en procesinrichting kunnen behoorlijk oplopen. Daarnaast dient ook expertise in huis aanwezig te zijn om de verrichte werkzaamheden te kunnen beoordelen. De kosten zijn dus afhankelijk van de status waarin een bepaald project zich bevindt. Uitbreiding van een gedigitaliseerde collectie kost uiteraard minder dan het volledig ontwikkelen van een nieuwe informatiedienst inclusief gedigitaliseerde bronnen.

5.3 Middelen

Naast de activiteiten zijn er nog andere aspecten die een rol spelen.151 In de eerste plaats de staat van de te digitaliseren collectie; het soort materiaal, de afmetingen, of het ingebonden is, etc. Ten tweede zijn er kosten die tijdens en na het digitaliseren van de collectie jaarlijks terugkomen. Dit betreft de hardware voor de benodigde duurzame opslag en de kosten om de informatiedienst te hosten bij een internetprovider. Deze kosten zijn niet zo sexy voor besluitvormers en ontwikkelaars en worden nog wel eens ‘vergeten’, waardoor gaandeweg het project duurder wordt dan ‘verwacht’ en het project op langere termijn mogelijk niet (meer) levensvatbaar is, zodat alle voorgaande inspanningen en uitgaven voor niets zijn geweest.152 Dit patroon is bij de digitale levenscyclus (3.4) reeds beschreven. De benodigde hardware is afhankelijk van het ICT-beleid van de erfgoedinstelling. Is er een eigen technische infrastructuur aanwezig, wordt meegelift op gelieerde overheidsinstellingen of wordt het uitbesteed?

150 CBS, 2008 151 Tanner, 2006, p. 7 152 Palm, 2006, p. 1


9-6-2008 Pagina 44 van 80

Ook de omvang van de totale gedigitaliseerde collectie speelt een rol. Past het op enkele DVD’s of beslaat het enkele terabytes? Er bestaat een algemeen idee dat opslag per byte steeds goedkoper wordt. Dat mag technisch zo zijn, maar de kosten voor systeembeheer of migratie van de ene drager naar de andere lopen alleen maar op.153 De kosten voor het digitaliseren van de collectie zijn zo hoog, dat een erfgoedinstelling dit liever één keer zal willen uitvoeren. Digitale duurzaamheid speelt dan een rol en goedkope DVD’s komen dan bijvoorbeeld niet meer voor opslag in aanmerking. Er moet worden overgestapt op magnetische hard disks voor snelle toegang en tape voor backup en archiefdoeleinden.154 Duurdere netwerksystemen, of nog duurdere optische systemen komen dan in beeld. Wanneer de laatste even buiten beschouwing worden gehouden, omdat ze voor de gemiddelde erfgoedinstelling niet betaalbaar zijn, komen er drie netwerkmogelijkheden in beeld:155

• direct attached storage (DAS); alleen toegankelijk voor diegenen die toegang tot de computer hebben waaraan de opslag is gekoppeld,

• network attached storage (NAS); allen die toegang tot het netwerk hebben kunnen de opslag benaderen, • storage area network (SAN); in dit systeem is de opslag in een eigen opslagnetwerk toegankelijk gemaakt

voor hen die toegang hebben tot het netwerk dat aan het opslagnetwerk is gekoppeld. Oplossingen die gebruik maken van Redundant Array of Independent Disks156 (RAID) in versie 5 beschikken over error detection, online correction van gegevens hebben een goede prijs/prestatie-verhouding.157 In de pijplijn zitten technologieën als Serial Attached SCSI devices in plaats van Serial ATA en Massive Array of Inactive Disks (MAID), waarin de hard disks worden uitgeschakeld wanneer ze niet bevraagd worden. Voor systemen die gebruik maken van tape is ook nog steeds toekomst met tapes waarop 1 TB weggeschreven kan worden.158 Een andere reden om bestanden duurzaam op te slaan kan gelegen zijn in de kwetsbaarheid van het materiaal. Het kan onderhevig zijn aan autonoom verval of een veel geraadpleegde bron zijn, zodat slijtage een rol speelt. In die gevallen is sprake van substitutie en worden de originele bronnen uit de roulatie genomen. Tenslotte kan in sommige gevallen het moederbestand identiek zijn aan het toegangsbestand, zodat opslag voor de lange termijn ook noodzakelijk is.159 Voor duurzame opslag (total cost of ownership) zijn de volgende kosten in beeld160:

• planning en keuze van producten, • aanschaf, installatie, onderhoud en afschrijving van de hard- en software, waarborgen van

ongevoeligheden voor storingen (redundantie en backup), voorzieningen voor kastruimte, stroom en netwerk en migratie en/of transport van data naar opslagmedium,

• aanstellen en training van medewerkers voor systeembeheer, • verwijderen van data, apparatuur en verwijderingskosten. Al is het weggooien van data een niet zo voor

de hand liggende optie voor archiefinstellingen. Apparatuur wordt meestal in drie jaar afgeschreven. De omvang van databestanden speelt ook een rol. Het omvangrijke lossless TIFF-formaat is nog steeds de standaard. TIFF is echter geen open standaard, want Adobe beheerd dit formaat.161 Vanwege de bestandsgrootte is dit niet digitaal duurzaam.162 Een A4-tje beslaat in dit formaat ca. 22 MB. Er bestaan andere bestandsformaten die dankzij een slim algoritme veel minder ruimte in beslag nemen. In tabel 2 staan enkele geschikte lossless bestandsformaten voor een digitale 300 dpi kleurenkopie, die geschikt zijn om als duurzaam moederbestand te dienen.163

formaat afkorting grootte tagged image file format TIFF 22,1 MB portable network graphic PNG 12,6 MB joint picture expert group 2000 JPEG2000 part 1 10,6 MB

tabel 2: bestandsformaten 153 Palm, 2006, pp. 5-8 154 Linden et al., 2005, p. 4 155 Ibidem, p. 6 156 Redundant Array of Independent Disks of Redundant Array of Inexpensive Disks. Techniek waarbij bestanden over verschillende schijven worden verspreidt. 157 Linden et al., 2005, p. 14 158 Ibidem, p. 8 159 Gilesse et al., 2008, p. 9 160 Linden et al., 2005, pp. 3-4; Bourgonjen et al., 2006, pp. 68-69 161 Rieger, 2007, pp. 18-19 162 Gilesse et al., 2008, p. 41 163 Bourgonjen et al., 2006, pp. 28-35; Gilesse et al., 2008, p. 18


9-6-2008 Pagina 45 van 80

JPEG2000 wordt als een serieuze opvolger van de standaard TIFF gezien en gebruikt164, ondanks de gebrekkige browser support. PNG wordt ook als formaat voor moederbestanden geschikt geacht, maar het gebrek aan ondersteuning, zowel door de erfgoedwereld als de consumentenmarkt maakt het mogelijk op termijn minder duurzaam dan JPEG2000. Zowel JPEG2000 als PNG zijn open standaarden.165 Naast kosten voor opslag zijn er ook kosten verbonden aan het raadpleegbaar maken van de collectie. Hoe vaker de gedigitaliseerde collectie wordt geraadpleegd hoe hoger de kosten worden.166 Tegenwoordig gebeurt dat vooral via internet, zodat hier de focus op zal liggen. Het vervaardigen van DVD’s of andere informatiedragers blijft hier buiten beschouwing. Er zijn verschillende internetproviders die erfgoedinstellingen ruimte bieden om de gedigitaliseerde collectie voor het voetlicht te brengen. De kosten voor hosting zijn marktafhankelijk. Deze kosten bestaan, naast het claimen van een domeinnaam en het ontwikkelen van een website, uit twee aspecten:

• opslag en • bandbreedte.

Bij beide aspecten speelt de grootte van het afgeleide presentatiebestand een rol.167 Een kleiner bestand kost minder opslag en minder bandbreedte om naar de klant te sturen. Voor de klant is het voordeel dat de download tijd, vaak ervaren als wachttijd, beperkt is. In de archiefwereld wordt momenteel veel onderzoek gedaan naar alternatieve bestandsformaten om de grote hoeveelheid aan data beheersbaar te houden.168 De moederbestanden zijn vanwege hun bestandsgrootte ongeschikt om via internet te presenteren. Kleinere bestanden hebben als nadeel dat er op bitniveau gegevens verloren gaan, maar die zijn voor het menselijk oog meestal niet zichtbaar, indien de compressie niet te ver wordt doorgevoerd. Een bekend lossy formaat is JPEG (of JPG), die voor een A4-tje in een aanvaardbare kwaliteit 2,1 MB in beslag neemt. Veelbelovend is het verbeterde JPEG2000-formaat, dat sinds zijn introductie is uitgegroeid tot een familie van twaalf standaarden. Het wavelet-algoritme, waarvan JPEG2000 gebruik maakt169, kan het moederbestand tot 120 KB comprimeren. Het nadeel hiervan is dat JPEG2000 (nog) niet standaard door internetprogrammatuur wordt ondersteund. Er is een plugin170 aan de client-side, of on the fly generation171 aan de server-side noodzakelijk. Een saillant detail is part 6 van de JPEG2000-familie (JPM).172 Deze standaard is speciaal op samengestelde afbeeldingen en tekst toegesneden.173 Het algoritme comprimeert de afbeeldingen sterk en de tekst niet of minder. Voorwaarde is dat het contrast tussen tekst en achtergrond groot genoeg is om onderscheid te kunnen maken. Een voordeel van JPEG2000 is dat binnen hetzelfde (moeder)bestand tevens meerdere lossy gecomprimeerde afgeleides opgenomen kunnen worden. Dat scheelt een nieuwe converteerronde, dus tijd en geld. Tenslotte is vermeldenswaardig dat binnen JPEG2000 door middel van de bitstream174 gedefinieerd kan worden hoe het bestand opgebouwd moet worden; van klein naar groot, van lage naar hoge resolutie of, voor landkaarten of bouwtekeningen, alleen dat deel waarop is ingezoomd. Deze volgorde wordt tijdens de compressie vastgelegd en het gebruik door de klant dient dus tevoren bekend te zijn. In de loop van 2008 zullen de Library of Congress en Xerox Corporation specificaties en best practices voor het gebruik van JPEG2000 binnen onder andere de erfgoedsector publiceren.175 Mogelijk komt de aanvaarding van JPEG2000 als de nieuwe de facto standaard daarna in een stroomversnelling. Uit de bestandsomvang van de moeder- en afgeleide bestanden blijkt dat de keuze voor een bepaald bestandsformaat van belang is voor de kosten die voor opslag en hosting gemaakt gaan worden. Hiervoor leveren Gillesse et al. een handige beslistabel mee, die de verschillende aspecten laat wegen, zodat een keuze voor een bestandsformaat wordt gekwantificeerd.176

164 Buckley, 2008, p. 2 165 Gilesse et al., 2008, pp. 19, 26, 28, 41 166 Palm, 2006, p. 9 167 Rieger, 2007, p. 2 168 Bourgonjen et al., 2006; Projectbureau Het Geheugen van Nederland, 2006; DEN, 2008c; Gilesse, R, 2008 169 Buckley, 2008, pp. 3-4 170 Programma dat eerst moet worden geïnstalleerd, voordat het bestand kan worden bekeken. 171 Het benodigde bestand wordt pas aangemaakt wanneer het nodig is. 172 Buckley, 2008, p. 5 173 Ibidem, pp. 14-16; Gilesse et al., 2008, p. 14 174 Volgorde waarin de bits over de lijn worden verstuurd. 175 Buckley, 2008, pp. 10, 18-20, 22 176 Gilesse et al., 2008, pp. 48-60


9-6-2008 Pagina 46 van 80

Het sluitstuk van de middelen vormen de scanners zelf. Er kan gedigitaliseerd worden met allerlei type apparaten; fototoestellen, flatbedscanners en boekscanners. De keuze tussen deze apparaten wordt gestuurd door het type materiaal. De prijzen van professionele scanners variëren van €1.000 tot €100.000. Daarnaast is er software nodig om de scans te de-spikkelen, te ‘OCR-en’177, bij te snijden, etc.. Dat varieert per licentie tussen €2.000 tot €25.000. Mogelijk dient er een speciale ruimte ingericht te worden met zuigwanden voor grote objecten, etc. De afschrijving van deze apparatuur weegt meestal niet op tegen de kosten van de bediening ervan. Voor ieder project dient te worden afgewogen of de investering in apparatuur wenselijk is. Meegenomen moet worden of de kennis in huis is om de beoogde apparatuur te bedienen en/of de bezettingsgraad van de apparatuur opweegt tegen de kosten. Een foute keuze is in ieder geval een minder geavanceerde (goedkopere) scanner, die meer handelingen van de bestuurder vraagt, of langzamer scant.178 De doorloopsnelheid moet leidend zijn. Een archiefinstelling staat dan voor de principiële vraag of digitaliseren van de collectie tot de competenties van de instelling zelf behoort of niet. Met de waardeketen (zie 3.3) in het achterhoofd kan deze vraag ontkennend worden beantwoord. Tanner179 stelt dat bij grote volumina het uitbesteden van het digitaliseren goedkoper is dan het zelf te doen, ondanks de keuze voor een partner, de onderhandelingen daarmee en het optimaal inrichten van het werkproces. De kwetsbaarheid van de collectie speelt hier ook een rol. Wellicht kan de collectie niet worden vervoerd en dient ter plekke te worden gedigitaliseerd.

5.4 Berekenen van projectkosten

In de praktijk is het prettig om al vrij vroeg stadium van het project te weten hoeveel het ongeveer gaat kosten. Hiervoor is voor het Gelders Archief een rekenmodel ontwikkeld dat de kosten van het digitaliseren (uitbesteden of in eigen beheer), de total cost of ownership en de kosten voor hosting berekent aan de hand van gegevens die bij de instelling bekend zijn. Dit rekenmodel is voor Microsoft Excel ontwikkeld en de handleiding staat in bijlage 1. Het rekenmodel gaat uit van de SAN die bij het Gelders Archief is aangeschaft, maar kan voor meer instellingen die een dergelijke technische infrastructuur hebben worden gebruikt. Ook voor het berekenen van de kosten van het digitaliseren van een (deel)collectie kan het rekenmodel toegepast worden. Onderstaande voorbeelden zijn met dit rekenmodel berekend.

5.4.1 Voorbeeld: digitaliseren van de genealogische bronnen

De grootste doelgroep van een archiefinstelling betreft sinds jaar en dag de genealogen. Het Gelders Archief heeft er voor gekozen om de genealogische bronnen in samenwerkingsverband aan te bieden. Op internet zijn diverse genealogische informatiediensten te vinden die de beginnende en gevorderde genealoog op weg helpen. Het Gelders Archief beschikt over een grote collectie (zie tabel 3), die voor digitalisering in aanmerking komt. Voor de genealoog zijn in eerste instantie de Burgerlijke Stand en de doop-, trouw- en begraafboeken (DTB-boeken) de belangrijkste bronnen. Van de laatste bron bestaat bij het Gelders Archief een index (‘blauwe naamlijsten’), die behalve gedigitaliseerd ook met OCR tot bewerkbare tekst moeten worden geconverteerd. De Burgerlijke Stand is ontsloten in Genlias180 en het archiefbeheerssysteem MAIS Flexis, waarvan het Gelders Archief gebruik maakt. De gedigitaliseerde aktes dienen in de toekomst aan beide gekoppeld worden. Hierbij dient opgemerkt te worden dat Genlias op dit moment niet geschikt is om gedigitaliseerde bronnen te laten zien. Aan een opvolger van deze informatiedienst wordt op het moment van schrijven gewerkt. Voor het digitaliseren van de Burgerlijke Stand is het Gelders Archief een samenwerkingsverband aangegaan met de Genealogical Society of Utah (mormonen). Recentelijk heeft het Vaticaan bisdommen verboden informatie uit parochieregisters aan de mormonen over te dragen, omdat de mormonen de overledenen herdopen.181 Het voert te ver om op deze plek op deze kwestie in te gaan, maar digitaliseren raakt vaker aspecten van de persoonlijke levenssfeer. In het samenwerkingsverband stelt het Gelders Archief de bronnen beschikbaar en krijgt daarvoor een gedigitaliseerde afgeleide bron retour. De mormonen nemen het digitaliseren voor hun rekening en slaan de moederbestanden (TIFF) duurzaam op. Het digitaliseren kost het Gelders Archief dus niets, behalve mogelijk een werkplek, maar dat is op het moment van schrijven nog onduidelijk.

177 OCR: Optical Character Recognition (optische tekenherkenning): machinaal lezen van tekst. 178 Tanner, 2006, p. 29 179 Ibidem, p. 16 180 Genlias, 2008 181 Rorate, 2008


9-6-2008 Pagina 47 van 80

deelcollectie omvang BS 850 m DTB 52 m DTB index 20 m

tabel 3: omvang genealogische bronnen Van de beschikbare genealogische bronnen zijn enkele bestanden in reproductie beschikbaar. Deze worden in de fysieke studiezaal intensief gebruikt en zijn mogelijk niet geschikt om te digitaliseren. Dit is de eerste keuze die wordt gemaakt; de tijd om uit te zoeken of de kopieën geschikt zijn, weegt niet op tegen de mogelijke winst bij het daadwerkelijke digitaliseren. De kosten van ieder project zijn te vinden in tabel 4. Voor de drie projecten geldt dat de kosten zijn geschat op basis van het prijspeil van 2007 en het interne tarief voor de benodigde fte’s. In de fte’s zijn alle kosten voor projectleiding, hard- en softwarebeheer, vakantiekrachten, etc. opgenomen. De ‘kostprijs/scan’ betreft de kostprijs om het project te realiseren en de ‘kostprijs per jaar’ om na afloop van het project de scans te bewaren en te hosten. ‘Kosten na project’ beslaan de jaarlijkse kosten die nodig zijn om de scans te bewaren en te hosten. Hierbij is voor de hosting uitgegaan van €25 per GB (zie ook 7.3). Voor de scans van de Burgerlijke Stand is uitgegaan van een bestandsgrootte van 1 MB (JPEG). De kosten voor het digitaliseren worden, zoals gezegd, gedragen door de mormonen. Voor dit project is er van uitgegaan dat er nog geen hard- en software beschikbaar zijn, zodat alle te maken kosten aan het project toe te wijzen zijn. Voordat de DTB-boeken gedigitaliseerd kunnen worden, dient eerst de index gedigitaliseerd en m.b.v. OCR in MAIS Flexis te worden ingevoerd. Op de langere termijn kunnen vervolgens de inschrijvingen in de onderliggende DTB-boeken gedigitaliseerd worden en aan de gedigitaliseerde gegevens van de index worden gekoppeld. De index is dus nodig om achterliggende inschrijvingen in de DTB-boeken tot op naam te ontsluiten. De DTB-index wordt met behulp van vakantiekrachten gedigitaliseerd. De DTB-index wordt ‘ge-OCRt’, zodat de bestandsgrootte tot 30 KB (comma separated value) is gereduceerd. Voor het digitaliseren van de DTB-boeken is uitgegaan van uitbesteding, zodat een kleurrijk palet van digitaliseringsprojecten is verkregen. Voor de scans van de DTB-boeken is uitgegaan van een bestandsgrootte van 2 MB (JPEG). In het DTB-project is voor de projectleiding, materiaalverzorging en softwarebeheer 36 werkdagen per activiteit gerekend om de samenwerking met de digitaliseerder zo precies mogelijk te regelen en 180 werkdagen voor eventueel nawerk. Het verloop van de kosten tijdens het project wordt in tabel 4 weergegeven. Sommige posten bouwen gedurende het project op, andere blijven gelijk.

BS DTB-index DTB-boeken Projectgegevens

uitvoerder mormonen eigen beheer uitbesteed totale opslag (TB) 2,7 0,0004 0,3

totale doorlooptijd (jaren) 8 2 1 Totaal kosten € 1.100.000 € 44.500 € 64.500

kosten/jaar € 90.000 - € 190.000 € 22.000 - € 22.000 € 55.000 - € 74.000 risico-inschatting € 4.250 - € 9.000 € 1.000 - € 1.000 € 2.500 - € 3.500

fte € 85.500 - € 85.500 € 21.000 - € 21.000 € 1.250 - € 1.250 digitaliseren € 0 - € 0 € 150 - € 150 € 51.000 - € 51.000

hardware € 0 - € 21.000 € 0 - € 0 € 0 - € 650 stroomkosten € 0 - € 2.000 € 0 - € 0 € 0 - € 0

website, ICT-begeleiding € 0 - € 0 € 0 - € 0 € 0 - € 0 hosting € 0 - € 70.000 € 0 - € 100 € 0 - € 17.500

Totaal kosten zonder hosting €815.000 €60.000 €55.000

Per scan realisatie project € 0,388 € 0,317 € 0,177

na afloop € 0,035 € 0,004 € 0,066 kosten na project € 100.000 € 500 € 24.000

tabel 4: projectkosten digitaliseren van genealogische bronnen


9-6-2008 Pagina 48 van 80

Projectkosten per scan

€ 0,000

€ 0,050

€ 0,100

€ 0,150

€ 0,200

€ 0,250

€ 0,300

€ 0,350

€ 0,400

€ 0,450

BS DTB-index DTB

Project

€

risicohostingwebsite, ICT-begeleidingstroomkostenhardwaredigitaliserenfte

figuur 14: projectkosten per scan

Kosten per scanna project

€ 0,000

€ 0,010

€ 0,020

€ 0,030

€ 0,040

€ 0,050

€ 0,060

€ 0,070

BS DTB DTB-index

Project

€

risicohostingwebsite, ICT-begeleidingstroomkostenhardwaredigitaliserenfte

figuur 15: kosten per scan na afloop van het project


9-6-2008 Pagina 49 van 80

5.5 Kosten van digitaliseren

Opvallend in tabel 4 is dat het uitbesteden van het digitaliseren in sommige gevallen goedkoper is dan het in eigen beheer te doen. De reden hiervoor is dat in dit project de koppeling tussen de scans en het beheerssysteem zo veel mogelijk is geautomatiseerd. In figuur 14 is een vergelijking weergegeven tussen de verschillende projecten. Hieruit blijkt dat de activiteiten, al dan niet uitbesteed, het meeste geld kost. Het menselijk handelen maakt digitaliseringsprojecten kostbaar. Het is van belang in een vroeg stadium in beeld te brengen welke activiteiten tot het digitaliseringsproject moeten worden gerekend en welke tot de ‘normale’ bedrijfsactiviteiten behoren. Vervolgens dienen alle activiteiten zo optimaal mogelijk ingericht te worden.182 Hoe meer handelingen geautomatiseerd kunnen worden, hoe goedkoper het wordt. Dus: zo veel mogelijk eenvormig materiaal scannen, zo veel mogelijk automatisch koppelen, niet de pagina’s gaan nummeren, etc. Daarnaast zijn de kosten voor het hosten bij dit soort projecten fors en dat blijft na afloop van het project de grootste kostenpost (figuur 15). Anno 2008 (prijspeil 2007) is grootschalig digitaliseren tegen lage kosten mogelijk, maar is grootschalige hosting een kostenpost van formaat. Het genealogische project kost inclusief hosten €1.200.000 en zonder €930.000. Bijna een kwart van de kosten bestaat dus uit het presenteren van de scans op internet. Deze kosten komen ieder jaar terug, zodat na vier jaar meer uitgeven is aan hosting dan aan het digitaliseren. Op termijn zullen deze kosten ongetwijfeld verminderen, zodat na grootschalig digitaliseren, ook grootschalig geraadpleegd kan worden. Vooralsnog kan de conclusie zijn dat grootschalig digitaliseren, door een kiene planning van de activiteiten, betaalbaar is, maar dat de hosting voor grootschalige presentatie via internet kostbaar is. Vermoedelijk gaat JPEG2000 grote voordelen bieden, maar niet de oplossing. De voortschrijdende prijsverlagingen per byte zal hier vooral moeten helpen. De kosten voor hosting betreffen vooral de opslag en minder de benodigde bandbreedte. Leidend bij grootschalige digitaliseringsprojecten moeten de kosten op lange termijn zijn183, niet de kosten op korte termijn voor het digitaliseren an sich.

182 Tanner, 2006, p. 11 183 Alkhoven, 2004, p. 8; Palm, 2006, p. 14


9-6-2008 Pagina 50 van 80

6 BATEN

6.1 Inleiding

Het grote probleem voor erfgoedinstellingen, die vrijwel volledig uit overheidsgeld worden betaald, is sinds jaar en dag het concretiseren van de baten. Wat het kost is met enige goede wil in harde euro’s uit te drukken. Maar wat het opbrengt? Van Driel184 verwoordt het op de valreep van de vorige eeuw als volgt: “een strikte kosten-baten-afweging in financiële zin zal nauwelijks te maken zijn omdat we moeten aannemen dat de baten vooral in de sfeer van betere en snellere dienstverlening en vergroot publieksbereik zullen liggen: zaken die moeilijk op geld waardeerbaar zijn, maar binnen de kaders van politiek en beleid vallen.” Hij legt de vinger op de zere plek. De baten appelleren aan het politieke beginsel toegang tot informatie te bieEen andere invalshoek biedt Van Haperen

den aan iedereen.

185 in reactie op het rapport van de parlementaire onderzoekscommissie Dijsselbloem. Hij betoogt dat het leerrendement bij Nederlands, Engels, geschiedenis en wiskunde een nationale kwestie is. Hij noemt dit “de sporen waarlangs we communiceren.” Zo bezien komen de (onzichtbare) baten dagelijks in de interactie tussen Nederlanders terug, maar in de boekhouding is zo’n post niet bekend.

6.2 Veronderstelde baten

De motieven om te digitaliseren lopen uiteen en zijn te onderscheiden in drie aspecten: technisch, economisch en sociaal.186 Wanneer de baten zo concreet mogelijk moeten worden gemaakt wordt vooral gekeken naar de economische baten van digitalisering. De baten kunnen worden uitgesplitst naar:

• vergroten van de economische baten; kan alleen gerealiseerd worden door verbeterde toegang. De winst zit hier vooral in educatief gebruik en bij wetenschappelijke gebruikers.187 Dit biedt voor een archiefinstelling aanknopingspunten,

• promotie van de instelling188: virtuele bezoekers worden betalende fysieke bezoekers. De topcollectie trekt toeristen en er zijn inkomsten via pay per view en pay per copy. Musea hebben extra inkomsten uit de verkoop van toegangskaartjes en extra omzet in de museumwinkel en horeca.189 Voor een vrij toegankelijke archiefinstelling geldt echter het omgekeerde. Hoe meer digitaal raadpleegbare bronnen, hoe minder bezoekers de fysieke studiezaal zal krijgen en hoe minder mensen achter de balie nodig zijn. Dan staat het management voor de keuze om medewerkers voor andere taken in te zetten of de formatie in te krimpen. In beide gevallen zijn er baten; andere taken, waar men anders niet aan toekwam kunnen worden uitgevoerd, of men bezuinigt op de formatie.

• digitalisering van bronnen is grondstof voor uitgevers190. Hier moet vooral gedacht worden aan gebruiksvergoedingen, maar dit is slechts een kleine markt.191 Hiervan heeft een archiefinstelling weinig baten te verwachten.

De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) draagt bij monde van de Sociaal Wetenschappelijke Raad (SWR) enkel baten aan als gegevens uit (semi)publiekelijke administraties toegankelijk worden.192 Dit betreft op dit moment geen erfgoed, maar bij het verstrijken van de tijd uiteindelijk wel. De baten die de KNAW voor het hier en nu aanvoert liggen zowel op het terrein van het wetenschappelijke onderzoek zelf, maar ook op het terrein van bestuur en beleid. Deze baten doen niet allen opgeld voor de erfgoedsector, maar zijn het waard om genoemd te worden:

• betere toegankelijkheid van gegevens uit publieke en semi-publieke administraties voor wetenschappelijk onderzoek komt met name de kwaliteit van het empirische wetenschappelijke onderzoek ten goede,

• beter inzicht in de Nederlandse samenleving, • de mogelijkheid om tijdig voor het beleid relevante ontwikkelingen te signaleren, • de mogelijkheid structurele ontwikkelingen in de Nederlandse samenleving te beschrijven, • de mogelijkheid gegevens uit publieke en semi-publieke administraties verder te verbeteren, • vermindering van de administratieve lastendruk bij het bedrijfsleven.

184 Van Driel, 2000, p. 238 185 Van Haperen, 2008, p. 15 186 Van Den Berg, 2000 187 Chaffey, 2002, p. 141; Poort et al., 2007, p. 4 188 SCP, 2006c, p. 14 189 Van Den Berg, 2000; Poort et al., 2007, p. 3 190 Wordt de content industry genoemd. 191 Poort et al., 2007, p. 4 192 SWR, 2006


9-6-2008 Pagina 51 van 80

Digitaal erfgoed heeft op zichzelf al waarde, maar de baten komen ook elders in de maatschappij terecht. De grootschalige digitaliseringsprojecten van de erfgoedsector stimuleren bijvoorbeeld de ontwikkeling van de ICT sector. Ook zal het gebruik van ICT toenemen wanneer er meer content beschikbaar komt. Zo zijn er meer afgeleide baten die ten goede van andere sectoren komen te bedenken.

6.3 Zachte euro’s

6.3.1 Maatschappelijke kosten-batenanalyse

Eens in de zoveel tijd komt ter sprake hoeveel het koningshuis ‘ons’ jaarlijks kost. Altijd is er dan een tegengeluid dat de koningin ook geld opbrengt. Dit jaar werd het tegengeluid zelfs ‘gekwantificeerd’ en worden de baten voor de BV Nederland geschat op €5 miljard per jaar.193 Dit betreft dan ongrijpbare begrippen als ‘Holland-promotie”, “onberispelijk imago”, maar ook Republikeins koren op de molen als “invloed op de ministerraad” en “collectieve geheugen van 28 jaar van opeenvolgende regeringen”. Allemaal zaken die, behalve de kosten, niet in een begroting worden opgenomen, maar onzichtbare ‘zachte’ euro’s zijn. Anno 2007 is een dergelijke kosten-batenanalyse geëvolueerd met een methodiek, waarin de maatschappelijke baten beter geschat kunnen worden. Niettemin maakt een dergelijke kosten-batenanalyse gebruik van schattingen en kengetallen en blijft versterking van het algemene cultuurhistorische besef nog steeds buiten schot. Het blijft vervelend voor de sector dat dit soort baten niet direct terecht komen bij de initiators. Potentiële gebruikers mogen niet met hoge prijzen afgeschrikt worden, want cultuurhistorisch erfgoed is van iedereen en de prijs mag mensen niet buitensluiten.194 Hier is de politieke arena actief: er is sprake van verheffing des volks en recht op toegang tot informatie. De publieke middelen zullen nodig zijn om vervolgens de BV Nederland vooruit te helpen. Een maatschappelijke kosten-batenanalyse (MKBA) betreft een economisch model dat dergelijke afgeleide baten in beeld brengt. “In een MKBA worden de effecten van een project op de verschillende partijen zo goed mogelijk in kaart gebracht en vergeleken met het scenario waarin het project niet wordt uitgevoerd.” Dit betreft alle maatschappelijke effecten en niet alleen de financiële.195 Dergelijke analyses zijn heel gewoon bij bijvoorbeeld de aanleg van wegen, waarbij de overheid de kosten maakt en de baten ten goede komen aan diegenen die over de weg rijden en sneller op hun bestemming kunnen komen. De investering levert dus ‘zachte’ euro’s op; euro’s die niet direct ten goede komen aan de investeerder. Deze methode is volgens economen ook geschikt om de baten in de cultuursector te concretiseren.196 Twee maatschappelijke kosten-batenanalyses zijn recentelijk uitgevoerd voor de erfgoedsector voor de projecten ‘Beelden voor de Toekomst’ en ‘Nederlands Erfgoed Digitaal!’. De te verwachten baten zijn onderverdeeld in:

• directe projecteffecten: kosten en baten voor de direct betrokkenen, • indirecte economische effecten: kosten en baten die “via markttransacties worden doorgegeven aan

producenten en consumenten buiten de markt waarop het project betrekking heeft”, • externe effecten: kosten en baten die buiten iedere markt om bij anderen worden veroorzaakt. Een MKBA

beoogt nadrukkelijk om niet alleen financiële kosten en opbrengsten, maar ook externe effecten (bijvoorbeeld milieu- en natuureffecten en andere effecten ‘buiten de markt’) in geld uit te drukken.

De in een MKBA genoemde bedragen zijn een geldelijke waardering voor het effect, dus geen werkelijke euro’s. Baten die direct bij de collectiehouders binnenkomen, kunnen in mindering op de subsidie worden gebracht, zodat de investering zich deels terugverdiend.197

6.3.2 Consortium Beelden voor de toekomst

Voor het Consortium Beelden voor de Toekomst198 zijn in 2006 de baten in beeld gebracht door Hof et al.199 Veel audiovisueel materiaal bevindt zich in staat van verval en dreigt verloren te gaan. Het consortium wil met dit project

193 Van Dongen, 2008 194 Poort et al., 2007, pp. 3-4 195 Ibidem, pp. 2-3 196 Hof et al., 2006, p. i 197 Poort et al., 2007, pp. iii-v, 3, 5 198 Het consortium bestaat uit Stichting Nederlands Filmmuseum, Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, Centrale Discotheek Rotterdam, Nationaal Archief, Vereniging Openbare Bibliotheken en Stichting Nederland Kennisland. 199 Hof et al., 2006


9-6-2008 Pagina 52 van 80

een deltaplan voor dit erfgoed realiseren. De doelen van het project, die voor €172 miljoen kunnen worden gerealiseerd, zijn200:

• conserveren, digitaliseren en toegankelijk maken van 137.200 uur video, 22.510 uur film, 123.900 uur audio en 2,9 miljoen foto’s,

• inhoudelijk toegankelijk maken (contextualiseren) van het materiaal, in het bijzonder ten behoeve van educatief gebruik, maar ook voor de creatieve industrie en het brede publiek,

• rechtenvrij of onder Creative Commons-licentie beschikbaar maken van een basiscollectie van digitale film en geluid. Educatief gebruik krijgt hierbij voorrang,

• distributie-infrastructuur die de best mogelijke toegang tot het ontsloten materiaal verschaft en • nieuwe diensten gerelateerd aan de audiovisuele collectie Nederland voor de educatieve sector,

erfgoedinstellingen, de creatieve industrie en de samenleving. De baten van het audiovisuele deltaplan blijken ca. €176 miljoen waard te zijn, terwijl nog te ontwikkelen themakanalen voor al het oude audiovisuele materiaal niet zijn meegerekend. De te verwachten baten zijn:

• directe projecteffecten: de baten bedragen ca. €83 miljoen voor het consortium, €37 miljoen voor directe gebruikers/afnemers en €46 miljoen voor de auteursrechten,

• indirecte economische effecten: de baten worden geschat op €2 tot €41 miljoen, indien belastingheffing wordt meegerekend bedraagt het saldo -€34 tot €28 miljoen,

• externe effecten: de baten zijn onbekend. Aan de volgende potentiële externe effecten dient te worden gedacht: • behoud van cultuur en erfgoed voor toekomstige generaties; • versterking van het cultuurhistorisch besef (merit good); • versterking van de democratie door beschikbaarheid van relevant historisch materiaal; • bijdrage aan de Lissabon-doelstelling met betrekking tot de kenniseconomie, bijvoorbeeld via kennis

spill-overs; • toename van multimediale geletterdheid.

Samenvattend: de kosten zijn geraamd op €172 miljoen en de baten kunnen uiteenlopen van €168 tot €207 miljoen. Indien de belastingheffing wordt meegerekend zijn de baten €134 tot €235 miljoen.201

6.3.3 Project Nederlands Erfgoed: Digitaal!

Tien grote nationale collectiehouders202 hebben zich verenigd in het project ‘Nederlands Erfgoed: Digitaal!’ om hun collecties als samenhangend geheel aan te bieden. De Canon van Nederland is leidraad bij de selectie van te digitaliseren materiaal. Het materiaal dient geschikt te zijn voor informatieoverdracht en visueel aantrekkelijk.203 Verwacht wordt dat dit project tal van nieuwe en interessante gebruiksmogelijkheden voor het onderwijs, de wetenschap, de creatieve sector en het brede publiek voortbrengt. De verwachting is ook dat Nederland met dit project een voorhoedepositie in de internationale erfgoedwereld opbouwt, waarvan andere sectoren op hun beurt kunnen profiteren. Voor dit project is recentelijk een MKBA uitgevoerd, die hieronder uitvoeriger dan bij Beelden voor de Toekomst wordt samengevat.204

• Bij de directe effecten worden fysieke bezoekers, virtuele bezoekers, onderwijs, wetenschappelijk gebruik en de creatieve industrie onder de loep genomen. Voor de fysieke bezoekers is onduidelijk wat het effect kan zijn. Enerzijds kunnen bezoeken afnemen, omdat de behoefte virtueel is bevredigd, anderzijds kan het virtuele bezoek een voorbereiding zijn op een fysiek bezoek dat anders mogelijk niet was voorgekomen. Uiteindelijk leidt dit tot €3,9 miljoen welvaartswinst. Dat zou kunnen betekenen dat instellingen die verder zijn met het digitaal aanbieden van de collectie bezoekers afsnoepen van instellingen die nog niet zo ver zijn. In dat geval is sprake van concurrentie om de schaarse aandacht. Het virtuele bezoek zal toenemen. Hoe dit in geld is uit te drukken blijft een grote vraag. Nederlands Erfgoed: Digitaal! wil een basispakketvoor het grote publiek gratis via internet aanbieden. Om toch een geldelijke waardering aan websitebezoek te hangen is de verblijfsduur, op basis van fysieke verblijfsduur in instellingen, gewaardeerd op €6,25 per uur. Dit virtuele bedrag leidt tot virtuele welvaartswinst van €5,8 miljoen voor de bij dit project aangesloten instellingen.

200 Beelden voor de Toekomst, 2006, pp. 3, 7, 54, 59 201 Hof et al., 2006, pp. ii, 4, 6, 27, 31-32, 34 202 Beeld en Geluid, Nederlands Architectuurinstituut, Koninklijke Bibliotheek, Nederlands Fotomuseum, Letterkundig Museum, Nederlands Openluchtmuseum, Nationaal Archief, Rijksmuseum Amsterdam, Naturalis en Rijksmuseum van Oudheden 203 Nederlands Erfgoed: Digitaal!, 2007, p. 24 204 Poort et al., 2007, pp. iii, v, 11-12, 15-25, 28-30


9-6-2008 Pagina 53 van 80

Op universiteiten en hogescholen speelt het internet een steeds grotere rol als informatiebron. Als de culturele sector haar collectie niet digitaal beschikbaar stelt zal haar rol als informatiebron afkalven. Of dat gebeurt is mede afhankelijk van of er alternatieve (buitenlandse) bronnen beschikbaar zijn. In de MKBA ten behoeve van ‘Nederlands Erfgoed: Digitaal!’ worden de verwachte baten in het onderwijs afgetrokken van de lumpsumbekostiging, waarbij het materiaal gratis aan scholen en educatieve uitgeverijen moet worden aangeboden. Zo wordt welvaartsverlagende vraaguitval voorkomen en worden welvaartsverliezen door verdubbeling van kosten (uitgevers hoeven nu immers niet zelf te gaan digitaliseren, zodat dubbel werk wordt voorkomen) vermeden. Voor aanvullend gebruik bij het lesmateriaal worden vooral kansen gezien voor de canon-vakken. Ook bij de aanvulling en vervanging van bronmateriaal worden kansen gezien, evenals bij de aanschaf door ouders van additioneel lesmateriaal in het secundaire onderwijs. Dit leidt tot een welvaartswinst van €30,2 miljoen in het primaire onderwijs en €39,9 miljoen in het secundaire onderwijs. Het digitaliseren van de collectie zal een gunstig effect hebben op de wetenschap. Onderzoekers krijgen toegang tot bronnen die voorheen moeilijk bereikbaar waren, vanwege de afstand of de kwetsbaarheid. Poort et. al verwachten dat nieuwe velden van wetenschappelijk onderzoek zullen ontstaan. Hiervan zijn de maatschappelijke baten nog moeilijker in te schatten dan bij voorgaande exercities. Uiteindelijk verwachten zij €500.000 per jaar aan productiviteitsverbetering. In de creatieve industrie wordt het zakelijk bezoek, verkoop aan toeristen en inburgering en naturalisatie op een hoop geveegd. Samen worden de baten hiervan geschat op €19,5 miljoen.

• Indirecte effecten worden uitgesplitst naar toerisme en overige. Het is onbekend hoeveel toeristen door digitale beschikbaarstelling van de collectie worden getrokken. Dit wordt geschat op extra baten van €7,6 miljoen. Onder de overige indirecte effecten worden de inzet van laaggeschoolden, een bloeiende creatieve sector en toenemend gebruik van de breedbandinfrastructuur beschreven. Dit is verder niet becijferd.

• De externe effecten hangen samen met abstracte begrippen als verhoging van cultuurparticipatie en versterking van het (cultuur)historische bewustzijn en langs die route versterking van de democratie. Begrippen die politiek getint zijn en in de inleiding van dit hoofdstuk al aan bod zijn gekomen. De berekening van deze effecten wordt nog steeds als “een hachelijke onderneming” gezien.

Alles ingeschat en opgeteld is het de verwachting dat de maatschappelijke baten van het project Nederlands Erfgoed: Digitaal! tussen €172 tot €223 miljoen zullen liggen. De balans blijft hierdoor in evenwicht, want de kosten voor dit kolossale project bedragen ca. €186 miljoen.205

6.3.4 Zachte euro’s voor andere erfgoedinstellingen

Voor een erfgoedinstelling die niet participeert in een dergelijk grootschalig consortium of projectgroep is een MKBA te begrotelijk om uit te voeren, maar de genoemde baten zullen op kleinere schaal ook bij de ‘overige’ erfgoedinstellingen voorkomen. De MKBA van beide projecten laat zien dat de kosten met zachte euro’s worden terugverdiend. Dat zal dan voor iedere erfgoedinstelling gelden, want de MKBA’s sluiten geen erfgoedinstelling binnen de groepen uit als niet-rendabel zijnde. Hieruit valt wellicht af te leiden dat de digitaliseringsactiviteiten van het gros van de erfgoedinstellingen in Nederland met zachte euro’s is ‘terug te verdienen’. Nederlands Erfgoed: Digitaal! is aan de canon opgehangen en concurreert daarmee rechtstreeks met het op te richten Nationaal Historisch Museum (zonder collectie) in Arnhem206, deze wordt immers ook van een digitale collectie voorzien.207 Geconstateerd kan worden dat het politieke gevecht om de miljoenen is begonnen. Wie biedt er meer? Al dit landelijke geweld heeft ook een lokale pendant. In 2004 stelde de Taskforce Archieven vast dat er “een grote belangstelling bestaat naar historische informatie en met name de ‘kleine historie’ (geschiedenis van streek en familie).”208 Deze belangstelling is anno 2007 blijkbaar verdwenen, althans zij wordt niet door het consortium, met hun collectie van nationaal belang, benoemd. Als in ogenschouw wordt genomen dat bij Beelden voor de Toekomst en Nederlands Erfgoed: Digitaal! om het digitaliseren van tien (weliswaar omvangrijke) collecties gaat, valt te vermoeden dat het digitaliseren van de collectie van de overige instellingen een veelvoud hiervan zal kosten. Indien dit project doorgang zal vinden zal dat ongetwijfeld betekenen dat voor andere (regionale) digitaliseringsprojecten de landelijke geldstroom vrijwel droog zal

205 Nederlands Erfgoed: Digitaal!, 2007, pp. 14-15; Poort et al., 2007, pp. iii-v 206 NRC, 2006, d.d. 9-9-2006, p. 3 207 Nederlands Erfgoed: Digitaal!, 2007, p. 20 208 Taskforce Archieven, 2004, p. 3


9-6-2008 Pagina 54 van 80

vallen. Ook zal alle kennis op slechts op enkele plekken worden verzameld. Nederlands erfgoed is dan mogelijk digitaal, maar dit betreft dan uitsluitend Nederlands erfgoed gevangen in de collectie van de tien consortiumleden. In de MKBA voor ‘Nederlands Erfgoed Digitaal!’ komt The Long Tail ook aan de orde: “baten die voortkomen uit het wetenschappelijke gebruik en virtuele bezoek zullen echter wel significant afnemen wanneer het aantal gedigitaliseerde objecten kleiner wordt” en “vertaald naar de vraag naar erfgoedmateriaal bij het brede publiek, betekent dit dat een niet verwaarloosbaar deel van het publiek juist belangstelling zal hebben voor het minst bekende deel van de collectie. Vooral het virtuele bezoek zal naar verwachting dus te lijden hebben, wanneer er minder objecten digitaal worden ontsloten.”209 Gesteld kan worden dat de theorie van de The Long Tail in het rapport zeer eenzijdig wordt toegepast. Er worden uitsluitend stukken in de collecties van de aangesloten instellingen als The Long Tail aangemerkt, dat is dus een selectie. Bovendien komen uit deze selectie alleen de visueel aantrekkelijke topstukken, die in de canon passen, voor digitalisering in aanmerking. Dit betreft een selectie die zich typisch op de massa richt. Het een gotspe om dit The Long Tail te noemen, lokale geschiedenis blijft immers volledig buiten beschouwing. En, erger, alsof elders geen topstukken aanwezig zijn. Met slechts tien aangesloten erfgoedinstellingen is wel de staart van erfgoedinstellingen in Nederland t.b.v. de miljoenendans doeltreffend gecoupeerd. Het door OCW gesponsorde project Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) kenmerkt zich juist door kennisverspreiding en vastleggen van best practices en standaarden om zo tot een uniform landelijk platform te komen, waarin iedereen een plek kan krijgen. Vanuit regionaal oogpunt is dit een vriendelijke regeling en het biedt uitzicht op een digitale toekomst voor iedereen. Op termijn ontstaat dan een echt landelijke, dus Nederlandse, digitale erfgoedcollectie, geschikt voor hergebruik en digitaal duurzaam. DEN kan echter niets afdwingen en moet met behulp van subsidies erfgoedinstellingen in beweging zien te krijgen. DEN moet het dus hebben van de lange termijn. Gezien het feit dat techniek rondom digitaliseren nog in de kinderschoenen staat is die lange termijn gewoonweg realistisch te noemen. Zachte euro’s lijken te zijn uitgevonden om politieke besluitvorming te manipuleren of te rechtvaardigen. Ongetwijfeld in voorkomende gevallen een nuttige stok om de hond te slaan, maar in beide bovengenoemde gevallen doet het wat gekunsteld aan.

6.4 Harde euro’s

6.4.1 Tastbare euro’s

Naast de ‘zachte’ euro’s bestaan natuurlijk normale ‘harde’ euro’s. Dit zijn baten die bij afgenomen diensten of producten worden afgerekend. Voor een archiefinstelling zijn dit meestal de vergoedingen die worden gerekend voor het maken van een kopie, het plegen van onderzoek in opdracht, het publiceren van artikelen en boeken, etc. Bij een non-profit instelling wordt hier geen winst op gemaakt, alleen de kostprijs wordt in rekening gebracht. Bij iedere erfgoedinstelling worden verschillende kosten voor de verleende dienst berekend. Hieraan ligt ten grondslag dat erfgoedinstellingen verschillende keuzes maken in de activiteiten die zij aan de verleende dienst toekennen. Op internet gaan harde euro’s om in de (detail)handel en dienstverlening en de belendende handel ter promotie hiervan. In vergelijking met de analoge wereld is hier ook niets nieuws onder de zon.

6.4.2 Reclame en sponsoring

Reclame en sponsoring zijn bij uitstek baten die zachte euro’s verharden. Bij sponsoring biedt de gesponsorde de sponsor een podium om zijn diensten en/of producten kenbaar te maken, zodat de gesponsorde de mogelijkheid heeft om zich beter op dat podium te manifesteren, of de kosten daarvan te drukken. De bedragen hiervoor lopen uiteen van honderd tot meer dan één miljoen euro’s in de (internationale) topsport. In het laatste geval wordt meestal een miljoenenpubliek bereikt. Op internet zijn naast de normale advertentiemogelijkheden (banners) ook gesponsorde links mogelijk. Gesponsorde links zijn betaalde verwijzingen naar de website van de adverteerder of sponsor. Deze worden meestal per click betaald, dus pas wanneer een bezoeker de link aanklikt. Bekend zijn de advertenties van Google, die inmiddels voor iedere webmaster te implementeren zijn met behulp van AdWords.210 In opkomst is Google AdSense.211 De zoekgigant zoekt bij iedere website die zich aanmeldt de juiste advertentie, zodat er ook voor ‘kleine’ webmasters een advertentiemarkt is. Ook kan de zoeksoftware van Google op de website worden geplaatst, 209 Poort, et al., 2007, p. v, 32 210 Google, 2008c 211 Google, 2008d


9-6-2008 Pagina 55 van 80

zodat na iedere zoekactie naast de gevonden resultaten ook min of meer relevante advertenties verschijnen. Bij iedere klik op de advertentie krijgt de webmaster uitgekeerd, maar Google zelf neemt hier een percentage van. Tarieven noemt Google niet, dat is afhankelijk van het aantal bezoekers die een bepaalde website heeft. Op 13 mei 2008 wordt door Google voor ‘Gelderland’ €0,08, ‘archief’ €0,11 en ‘geschiedenis’ €0,05 per klik gevraagd voor de advertentiepositie 1-3. Voor banners worden verschillende tarieven gerekend, afhankelijk van de status en bezoekersaantallen van de onderhavige website. Dit kan uiteenlopen van €15 tot €200 per maand voor goed bezochte startpagina’s.212 Sportverenigingen vragen tussen €250 tot €500 per seizoen, of €150 voor speciale advertenties voor twee weken.213 Hoe staan deze bedragen in verhouding tot professionele massamedia? Voor de publieke omroepen handelt de STER voor alle uitzendkanalen de aanvragen voor advertenties af. Voor de televisie vraagt STER €100 tot €25.000 voor een spot van 30 seconden, afhankelijk van het tijdstip van uitzenden.214 Voor het tarief van een radiospot is een rekenmodule nodig, want dit is geheel afhankelijk van zender, uitzendtijdstip, -maand en –lengte. Een standaardspot van 20 seconden in mei op maandag t/m zondag tussen 7:00 en 24:00 uur op radio 2, bij een standaard marktindex van 100 kost €140.215

Voor internet heeft STER216 een rekenmodel ontwikkeld dat werkt met geïndexeerde ‘impressies’ (pageviews)217. Bij de publieke omroep is de meest voorkomende mogelijkheid een zogenaamde skyscraper218 van 120x600 pixels (indexwaarde 80). Een skyscraper kost per 1000 impressies €20. Een dergelijke advertentie op radio2.nl met 1.292.000 impressies in februari 2008 kost dan €25.840 per maand. Voor een gemiddeld ‘senioren’ kanaal (radio4.nl) met circa 300.000 impressies moet €6.000 per maand worden betaald. In dit systeem zijn vele variaties in kanaal, formaat en techniek, al dan niet voorverpakt in pakketten, mogelijk om de doelgroep zo goed mogelijk te bereiken. Bij de commerciële omroep RTL zijn dezelfde (dus vele) variaties mogelijk.219 Zij werken voor het televisiekanaal met vele indexen.220 Voor het internetkanaal ligt het tarief met €19 per 1000 impressies voor een skyscraper op een specifiek kanaal op een vergelijkbaar niveau als bij de publieke omroep. Geconcludeerd mag worden dat de reclametarieven op internet anno 2008 een volwassen niveau hebben bereikt. Tenslotte is te melden dat reclamecampagnes tegenwoordig cross-mediaal worden ingezet, bijvoorbeeld radiospotjes die naar websites verwijzen.

6.4.3 Internethandel

Voor de fysieke dienstverlening is bij alle erfgoedinstellingen een tarievenlijst te vinden, maar dit is nog niet het geval in de virtuele wereld. Niettemin zijn Nederlanders inmiddels gewend om via internet te betalen. De omzet op internet groeit ieder jaar nog steeds. De thuiswinkelbranche221 rapporteert voor de eerste helft van 2007 een omzet van €1,84 miljard, een stijging van 38% ten opzichte van de eerste helft van 2006. Opvallend is dat 58% voor rekening komt van verleende diensten en 42% uit de verkoop van fysieke producten. Het aantal online kopers neemt ieder jaar toe. In de eerste helft van 2007 hebben 6,9 miljoen van de 10,5 miljoen actieve internetters in Nederland iets online gekocht. Het gemak en de snelheid zijn de genoemde voordelen, die Nederlanders doen besluiten iets via internet te kopen. De conclusie is gerechtvaardigd dat de internetmarkt genoeg kritische massa heeft om interessant te zijn voor een erfgoedinstelling. ‘Interessant’ wil niet zeggen dat met het bezit van een domeinnaam en een website de harde euro’s gaan binnenstromen. Op internet spelen onder andere aspecten als vindbaarheid, aantrekkelijkheid, aandachtsspanne van de bezoeker een rol.

212 Proxinet, 2008; Creditbroker, 2008 213 http://www.arvilion.nl/pdf/sponsortarieven%202006.pdf; http://www.tvdr.nl/default.asp?PageID=66 214 STER, 2008, http://www.ster.nl/ster?nav=muhsKsHCjEfBoFzGI 215 Ibidem, http://www.ster.nl/ster?nav=pwerKsHCjEfBqFxG 216 Ibidem, http://www.ster.nl/ster?nav=pqhsKsHCjEfBsFhHI; http://www.ster.nl/ups/ZckxzxuHgH_Ster-Netwerk-feb.pdf; http://www.ster.nl/ups/ZsvwcctHmH_Jaarkaart_2008.pdf 217 Het aantal keren dat een webpagina bij een bezoeker wordt geladen. 218 Zo genoemd vanwege de staande rechthoekige vorm. 219 RTL, 2008, http://media.rtl.nl/media/service/rtlnederland/adverteren/internet/RTLNL_TARIEFKAART.pdf 220 Ibidem, http://media.rtl.nl/media/service/rtlnederland/adverteren/televisie/Spot/Inkoop_Brochure_2008.pdf 221 Thuiswinkel, 2007, p. 2


http://www.arvilion.nl/pdf/sponsortarieven%202006.pdf

http://www.tvdr.nl/default.asp?PageID=66

http://www.ster.nl/ster?nav=muhsKsHCjEfBoFzGI

http://www.ster.nl/ster?nav=pwerKsHCjEfBqFxG

http://www.ster.nl/ster?nav=pqhsKsHCjEfBsFhHI

http://www.ster.nl/ups/ZckxzxuHgH_Ster-Netwerk-feb.pdf

http://www.ster.nl/ups/ZckxzxuHgH_Ster-Netwerk-feb.pdf

http://www.ster.nl/ups/ZsvwcctHmH_Jaarkaart_2008.pdf

http://media.rtl.nl/media/service/rtlnederland/adverteren/internet/RTLNL_TARIEFKAART.pdf

http://media.rtl.nl/media/service/rtlnederland/adverteren/televisie/Spot/Inkoop_Brochure_2008.pdf

9-6-2008 Pagina 56 van 80

7 VOORBEELD VAN EEN BUSINESS MODEL

7.1 Inleiding

Om een informatiedienst rendabel te maken, dient een doelgroep kritische massa te hebben. De grootste groep raadplegers bij archiefinstellingen zijn sinds jaar en dag de genealogen. Ook is bekend welke bronnen zij het meest raadplegen; de Burgerlijke Stand, doop- trouw- en begraafboeken (DTB) en de oud-rechterlijke archieven (ORA). Deze groep onderzoekers wordt als voorbeeld genomen voor een te ontwikkelen nieuwe informatiedienst. In dit voorbeeld is met behulp van de e3-value modellering (zie 4.3.6) uitgerekend hoeveel een dergelijke dienst jaarlijks kan opbrengen. De huidige genealogische website Genlias is het succesnummer van de archiefinstellingen. Genlias betreft genealogische dienstverlening, waarin het Gelders Archief qua ingevoerde data een toonaangevende rol speelt. Bezoekers kunnen aan de hand van ingevoerde aktes van de Burgerlijke Stand hun voorouders op eenvoudige wijze opzoeken. De dienst bestaat sinds 2004 toen begonnen is met ruim 4 miljoen ingevoerde aktes. Inmiddels bevat het systeem ongeveer 11 miljoen aktes, waarvan er bijna 1,5 miljoen voor rekening van het Gelders Archief komen. Wanneer in Google op ‘genealogie’ eventueel in combinatie met ‘Gelderland’ wordt gezocht worden veel websites (17.800 – 1.400.000) gevonden. De markt is dus groot te noemen. In 2004 zijn er ruim 1,5 miljoen bezoekers geweest, in de jaren erop 2,1 (2005), 2,5 (2006) en 3,3 miljoen (2007).222 Het aantal geraadpleegde aktes per bezoeker is vanaf het begin stabiel en bedraagt 2,8 aktes per bezoeker. Het aantal zoekvragen per bezoeker neemt af, van 6,0 in 2004 tot 4,9 in 2007. De groei loopt hand in hand met de hoeveelheid aktes die wordt aangeboden. De vraag is dus volledig aanbod gestuurd. Het marktaandeel is met dergelijke bezoekersaantallen groot te noemen. De huidige website dreigt ten onder te gaan aan zijn succes en dient te worden vernieuwd. Om de kosten van de ontwikkeling te drukken en de informatiedienst uit te breiden kan aan de genealogen een bijdrage worden gevraagd. Waarom zou de overheid aan hun wens moeten bijdragen? De collectie kan immers fysiek gratis worden geraadpleegd. De informatiedienst dient dan wel een meerwaarde te hebben ten opzichte van de huidige dienstverlening. Te denken valt aan beschikbaar stellen van gedigitaliseerde kopieën van de authentieke aktes, personalisatie, nieuws, forum, besprekingen van verschenen artikelen in de reguliere media, publicatiemogelijkheden van stambomen en biografieën van bekende Nederlanders die in het bestand zijn opgenomen. Raadpleging van de toekomstige gebruikers is sowieso een pré bij de ontwikkeling van de nieuwe dienst en de toekomstige gebruikers zullen ongetwijfeld een wensenlijst(je) hebben. Indachtig The Long Tail gelden twee noodzakelijkheden: alles beschikbaar en alles vindbaar. Dat betekent dat alle archiefinstellingen mee moeten doen om (1) de kosten te verlagen en niet bang moeten zijn om (2) niche te denken en (3) controle te verliezen. Kortom, om over hun schaduw van ‘eigen identiteit’ heen te stappen.

7.2 Enkele voorbeelden

Er zijn enkele informatiediensten die geld vragen voor vergelijkbare informatie. Het betreft twee Amerikaanse en twee Nederlandse informatiediensten.223 Beide Amerikaanse websites zijn geclaimd door Network Solutions. Ancestry.com is de grootste online genealogische informatiedienst ter wereld. Het goedkoopste abonnement op Ancestry.com kost $155 per jaar, het duurste $300 per jaar en er kan een proefabonnement worden genomen voor veertien dagen. Footnote.com betreft een samenwerkingsverband met de National Archives. Op deze informatiedienst worden alle archiefstukken uitgebaat en er is eveneens keuze mogelijk uit verschillende abonnementen. Hier is gevarieerd in de lengte van het abonnement. Het goedkoopste abonnement is $7,95 voor een maand en het duurste $60 voor een jaar. Er kan een proefabonnement van zeven dagen worden genomen. Opvallend is dat met een vrij abonnement alle gedigitaliseerde bronnen doorzocht kunnen worden tot op thumbnail224 niveau en dat van geselecteerde collecties (bijvoorbeeld UFO-meldingen) de afbeeldingen beschikbaar worden gesteld. Voor de betaalde abonnementen worden alle gedigitaliseerde bronnen beschikbaar gesteld. De oorspronkelijke prijsstelling bij

222 Genlias, 2008 223 Zie http://www.ancestry.com/, http://www.footnote.com/,https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/hoe_werkt_de_archiefbank/index.nl.html en 224 Verkleinde (onleesbare) afbeelding van het origineel.


http://www.ancestry.com/

http://www.footnote.com/,https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/hoe_werkt_de_archiefbank/index.nl.html

http://www.footnote.com/,https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/hoe_werkt_de_archiefbank/index.nl.html

9-6-2008 Pagina 57 van 80

opening van de informatiedienst is intussen verlaten en bedroeg $10 per maand, $100 per jaar of $2 per afbeelding.225 In 1999 heeft het Regionaal Archief Tilburg zijn genealogische records226 verkocht aan Ancestry.com. Ancestry.com heeft deze records vervolgens in Noord-Amerika aangeboden via haar betaalde zoekdienst. Ondanks de veelbelovende start worden er weinig gedigitaliseerde aktes verkocht.227 Anno 2008 is het “hopeloos achterhaald aangezien we nu alle akten gratis digitaal aanbieden en de index aanmerkelijk is verbeterd en uitgebreid, met name ook in kwalitatieve zin.” 228 Recentelijk is het Stadsarchief Amsterdam begonnen met het digitaliseren op verzoek.229 Eén scan kost € 0,50. Vanaf 1.000 scans geldt het minimumtarief van € 0,25. Voor het tarief tussen 1 en 1.000 scans wordt een glijdende schaal gehanteerd. Het tarief per transactie is afhankelijk van de wijze van betalen. Wanneer betaalt wordt via iDeal of creditcard bedragen de transactiekosten € 2,50. Een handmatige bankoverschrijving kost € 7,50. Het is nog te vroeg om te zeggen of deze dienstverlening op lange termijn rendabel is. Opvallend is dat dit gepaard gaat met een imago-wisseling en veel publiciteit. Een goed voorbeeld van cross-mediale e-commerce. De start is veelbelovend. In april 2008 is het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) ook begonnen met pay per view van gedigitaliseerde bronnen. Deze informatiedienst werkt met eenheden en varieert op dit thema: €5 (100 eenheden), €9 (200) en €20 (500) en korting voor ‘vrienden’ van het CBG. Sommige gedigitaliseerde bronnen zijn gratis, voor andere worden eenheden van het gekochte tegoed afgeschreven. Voor familieadvertenties worden 4 eenheden, algemeen politieblad 8 eenheden en bidprentjes 20 eenheden afgeschreven.230

7.3 e3-value modellering

In de e3-value terminologie (zie 4.3.6) zijn er zes marktsegmenten en actoren bij de nieuwe informatiedienst te benoemen (vanwege de abstractie gecursiveerd): genealogen, archieven, provider, bank, bedrijf en de website. Hiervan wordt het market segment archieven ontleed in één archief en het market segment archieven. Dit om voor dat ene archief te berekenen hoe zij er financieel uitspringen. Overigens is hier archief voor archiefinstelling gebruikt en archieven voor archiefinstellingen. De website heeft value exchanges met alle andere actoren en marktsegmenten. De andere actoren en markstsegmenten hebben onderling geen interacties. Het model gaat uit van onderstaande uitgangspunten, die uiteraard naar wens aangepast kunnen worden, wat meteen een van de grote voordelen van e3-value modellering aantoont. Dit model kan al in een vroeg stadium berekenen of opborrelende ideeën rendabel (te maken) zijn. De archieven en het archief bieden hun gedigitaliseerde Burgerlijke Stand aktes gratis aan de website aan, hiervoor geeft de website de archieven en het archief gratis hosting terug. Onder 5.4.1 is berekend dat de jaarlijks terugkomende kosten voor hosting het grootste deel van de digitaliseringskosten vormt en dus op termijn de toekomst van de dienstverlening bedreigt. Zo lang de genealogische gemeenschap in Nederland het de moeite waard vindt om voor de dienst te betalen is het bestaansrecht op de lange termijn gewaarborgd. Naast de gratis hosting krijgen de betrokken archiefinstellingen een vergoeding van €0,30 per ‘verkochte’ akte. Het marktsegment genealogen bestaat uit iedereen die in Nederlands voorouderonderzoek is geïnteresseerd en iedere andere toevallig passerende bezoeker. Helaas is onbekend hoeveel genealogen er zijn die voor een informatiedienst willen betalen, maar er is schatting te maken. Uitgaande van het aantal jaarlijkse bezoeken en gestelde zoekvragen aan Genlias (3,3 miljoen en 16,1 miljoen)231 is de aanname dat er 100.000 genealogen in Nederland zijn. Met dit aantal zouden zij ongeveer drie keer per maand Genlias bezoeken. In het hier beschreven e3-value model kan iedere Nederlander zonder aanmelding voor €2,49 een gedigitaliseerde akte van zijn voorouders kopen. De gedreven genealogen zullen geïnteresseerd zijn in de aanschaf van meerdere aktes, zodat zij geneigd zullen zijn om een abonnement te nemen. De abonnementen zijn beschikbaar in drie prijsstellingen: light, medium en heavy. In het model kosten de abonnementen respectievelijk €9,95; €24,95 en €49,95. Hiervoor krijgen de genealogen 12, 50 of 150 ‘gratis’ aktes, plus toegang tot alle extra diensten. De prijs per akte is voor de verschillende abonnementen respectievelijk €0,83; €0,50 en €0,33. Voor de prijzen van de aktes, nadat het gratis quotum is verbruikt kan worden gedacht aan respectievelijk €1,75; €1,50 en €1,25 (pay-per view-model). Dit enerzijds om duurdere abonnementen aantrekkelijk te maken en anderzijds de transactie- en vergoedingskosten, die bij iedere download betaald moeten worden, te bekostigen. 225 Zie: http://blog.eogn.com/eastmans_online_genealogy/2007/01/footnotecom_for.html 226 Ingevoerde gegevens in een database. 227 De Brouwer, 2000. 228 De Brouwer, reactie per email, d.d. 27-5-2008 229 Zie: https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/hoe_werkt_de_archiefbank/index.nl.html 230 CBG, zie http://194.171.109.12/page/530#subpage392 231 Genlias, 2008


http://blog.eogn.com/eastmans_online_genealogy/2007/01/footnotecom_for.html

https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/hoe_werkt_de_archiefbank/index.nl.html

http://194.171.109.12/page/530#subpage392

9-6-2008 Pagina 58 van 80

De provider zorgt voor opslag van de website en gedigitaliseerde aktes en voor voldoende bandbreedte om een snelle download voor de klant mogelijk te maken. Gedacht moet worden aan ongeveer €5 - €500 per GB232 voor opslag, afhankelijk van de technische oplossing die wordt gekozen. De kosten gaan vooral in de opslag zitten, zodat de goedkoopste oplossing per GB waarschijnlijk een (virtual) dedicated server is. Vanwege de grote hoeveelheid opslag die benodigd is, kan waarschijnlijk vrijstelling van betaling voor dataverkeer worden verkregen, of binnen de gestelde datalimiet worden gebleven.233 In het e3-value model is gerekend met €25 per GB. De bank maakt mogelijk dat er digitale financiële transacties kunnen worden gedaan, denk bijvoorbeeld aan iDEAL, of credit card transacties. De tarieven voor iDEAL zijn per bank verschillend en liggen tussen de €0,55 en €0,80 per transactie.234 In het e3-value model is uitgegaan van de vereenvoudiging van één bank als partner, die €0,70 per financiële transactie rekent. In werkelijkheid moet deze actor worden gezien als een marktsegment, want er zijn ook andere bedrijven dan de bank van de informatiedienst bij de transactie betrokken.235 Eén of meer bedrijven kunnen advertentieruimte kopen en/of als sponsor optreden. In het e3-value model is dit marktsegment vereenvoudigd tot één bedrijf. Uitgaande van 300.000 impressies (zie 6.4.2) per maand236 en een tarief van €20 per 1000 impressies, is per maand €6.000 per maand te vragen. De doelgroep is zeer precies te omschrijven, zodat een volwassen tarief mogelijk is. Dit levert op jaarbasis, uitgaande van vijf bedrijven €360.000 per jaar op (exclusiviteit maakt het extra aantrekkelijk). Google AdWords is niet interessant, omdat zoekvragen op een genealogische website vooral namen betreffen. Het algoritme van Google zal per definitie niets opleveren, omdat bedrijven de namen niet hebben geclaimd. De naam van de auteur dezes levert op het moment van schrijven enkele autobedrijven, een boot en de vogel op. Geen informatie waar de gemiddelde genealoog zijn voordeel meedoet. Er is in het hierboven beschreven e3-value model (zie figuur 16) bijna voldaan aan de regels van The Long Tail:

• Verlaag de kosten 1. Haal assortiment naar binnen, of doe het de deur uit: alle archieven doen mee, zodat een zo groot

mogelijk platform kan worden verkregen, waarin genealogisch Nederland zijn ‘boodschappen’ komt doen. Door de schaalgrootte en de samenwerking kunnen de kosten worden gedeeld.

2. Laat klanten het werk doen: de klanten zoeken zelf naar hun familieleden, de effecten hiervan zijn de afgelopen jaren in de fysieke studiezalen in en lande gebleken. Door de allure van het ontstane genealogische platform is het ook interessant voor genealogen om hun onderzoek hier te kunnen publiceren. Heel genealogisch Nederland is immers aanwezig. Het platform zou dezelfde allure kunnen krijgen als De Nederlandse Leeuw, of vergelijkbare genealogische magazines. De publicerende genealoog krijgt zo reputatie voor zijn euro’s terug. De wetenschap dat het is opgezet door archiefinstellingen geeft publicaties ‘eeuwigheidswaarde’.

• Denk niche 3. Eén manier van distribueren is niet genoeg: alle archiefinstellingen kunnen de gedigitaliseerde

bestanden ook via andere informatiediensten aanbieden, maar daarbij moet wel worden bedacht dat via het platform een vergoeding wordt verkregen. Die vergoeding moet dan ook via het alternatieve circuit worden afgedwongen, bijvoorbeeld door sponsoring.

4. Eén productvariant is niet genoeg: er zijn verschillende abonnementen mogelijk. Hierop kan eindeloos worden gevarieerd. Er kunnen ook CD’s of DVD’s worden uitgegeven met

5. Eén prijs is niet genoeg: met de productvarianten zijn ook verschillende prijsstellingen mogelijk • Controle loslaten

6. Informatie delen: genealogen en archiefinstellingen dragen beide bij aan de ontwikkeling van het platform. Archiefinstellingen met achtergrondinformatie en genealogen met familiedata.

7. Denk ‘en’, niet ‘of’: alle informatie met betrekking tot genealogie in Nederland dient op het platform terug te komen.

8. Vertrouw op de markt: spreekt voor zich. 9. Onderken het belang van ‘gratis’: de genealogen krijgen gratis aktes, wanneer zij een abonnement

nemen, of hun stamboom publiceren, etc. Promotionele acties zijn mogelijk.

232 Zie bijvoorbeeld: http://www.deheeg.nl/ , http://www.pins.nl/servicesandsolutions_virtualdedicatedservers.aspx http://www.vip.nl/webhosting.php , http://www.amenworld.nl/static/index_1541.html en http://www.hostway.nl/dedicated/advanced/index.asp (d.d. 18-5-2008) 233 Zie bijvoorbeeld: http://www.vip.nl/webhosting.php?cat=professional (d.d. 18-5-2008) 234 Zie bijvoorbeeld: http://www.ingbank.nl/inet/cmn/common/cmn_index.jsp?unit=COR&paginakey=54519, http://www.abnamro.nl/nl/zakelijk/betalingsverkeer/overzicht/tarieven.html en http://www.rabobank.nl/images/aansluitmogelijkheden_ideal2_0308_1614039.pdf (d.d. 18-5-2008) 235 Zie bijvoorbeeld: http://www.currence.nl/Currence.nl/licentie-ideal.html (d.d. 18-5-2008) 236 Genlias, 2008


http://www.deheeg.nl/

http://www.pins.nl/servicesandsolutions_virtualdedicatedservers.aspx

http://www.vip.nl/webhosting.php

http://www.amenworld.nl/static/index_1541.html

http://www.hostway.nl/dedicated/advanced/index.asp

http://www.vip.nl/webhosting.php?cat=professional

http://www.ingbank.nl/inet/cmn/common/cmn_index.jsp?unit=COR&paginakey=54519

http://www.abnamro.nl/nl/zakelijk/betalingsverkeer/overzicht/tarieven.html

http://www.rabobank.nl/images/aansluitmogelijkheden_ideal2_0308_1614039.pdf

http://www.currence.nl/Currence.nl/licentie-ideal.html

9-6-2008 Pagina 59 van 80

figuur 16: e3-value business model genealogische informatiedienst


9-6-2008 Pagina 60 van 80

7.4 Een scenario

Het model is met de e3-value tool in een beeld gevangen (figuur 16). De rode stippen vormen het begin en het eind van een stimulus, waarna diverse scenario’s worden doorlopen. Het model wordt inzichtelijker wanneer een mogelijk scenario wordt beschreven. Een pas gepensioneerde grootvader van 65 jaar besluit zijn familiehistorie eindelijk eens vorm te geven en hij komt op de website van de genealogische informatiedienst. Hij ziet dat hier vele genealogen geregistreerd zijn, dat er een forum is voor beginners en dat hij zijn stamboom zelfs kan publiceren. Hij besluit een abonnement te nemen en meldt zich met zijn DigiD aan. Aangezien hij een starter is neemt hij een light abonnement van €9,95. Gemak dient de mens en hij rekent online met iDEAL af. De interactie (value exchange) tussen de informatiedienst en genealoog is voorbij en onze sympathieke gepensioneerde grootvader voelt zich al snel thuis op de informatiedienst. Het scenario is daarmee echter niet ten einde. De stimulus komt bij een and-port , want de stimulus van onze sympathieke grootvader wordt vervolgd met één stimulus voor de financiële transactie and 12 stimuli voor de gratis aktes. De financiële transactie wordt samen met alle andere financiële transacties in een or-port verzameld en naar de value exchange tussen de informatiedienst en de bank geleid. De bank ontvangt de vergoeding van grootvaders transactie van €0,70. Er is nu nog €9,25 over. Onze grootvader is inmiddels bezig zijn roots uit te zoeken en heeft zijn 12 gratis aktes snel besteed. Zijn Amsterdamse wortels blijken ook Gelderse wortels te hebben, waarvan hij nu enkele bewijzen heeft. Hij heeft negen aktes uit de Amsterdamse Burgerlijke Stand gedownload en drie uit Arnhem. Zijn gedownloade aktes worden samen met alle andere aktes verzameld met behulp van twee or-ports. Het scenario belandt vervolgens bij een and-port, want voor iedere gedownloade akte is bandbreedte nodig van de provider (gratis) and dient de betrokken archiefinstellingen uitgekeerd te worden. Van de 12 gedownloade aktes krijgt de Amsterdamse archiefinstelling 9x€0,30 or het Gelders Archief 3x€0,30. Betreffende vergoedingen worden via de verdeelsleutel doorgeleid naar de value exchanges van archieven (in dit geval Stadsarchief Amsterdam) en archief (Gelders Archief). Waarmee het scenario van onze sympathieke grootvader 9,95 - €0,70 - €2,70 - €0,90 = €5,65 voor de informatiedienst oplevert.

7.5 Wat levert het op?

In het e3-value model is naast het hierboven beschreven scenario ook een vijfvoudige stimulus voor bedrijven om te adverteren opgenomen en een eenmalige stimulus voor opslag. Het model houdt rekening met 33 miljoen opgeslagen aktes van ieder 1 MB groot. Hiervan zijn er 30 miljoen afkomstig van archieven en 3 miljoen van archief. Het aantal genealogen is op 110.000 gezet, omdat 1 op de 11 van hen geen abonnement neemt en een losse akte koopt. Van de tien overgebleven genealogen nemen er zes een light-, drie een medium- en één een heavy abonnement. Van de gedownloade aktes gaan er tien naar de archieven en één naar archief. Genlias is namelijk volledig aanbod gestuurd (7.1). In het model wordt geen rekening gehouden met additionele door abonnee’s gedownloade aktes. Wanneer alle scenario’s worden doorgerekend blijkt met alle hierboven gegeven en aangenomen getallen dat de verschillende actoren en marktsegmenten winstgevend zijn. In tabel 5 staan de opbrengsten vermeld. In bijlage 3 zijn de door e3-value gegenereerde Excel-werkbladen voor enkele actoren te vinden.

Actor of marktsegment Baten per jaar genealogen -€17 bedrijf -€72.000 website €228.236 provider €805.664 bank €77.000 archieven €1.017.273 archief €101.727

tabel 5: opbrengst per actor of marktsegment De investering van het Gelders Archief, zoals beschreven in het voorbeeld in 5.4.1, om de genealogische brongegevens te digitaliseren, zonder hosting, kost €930.894. Als archief , uit het beschreven scenario, vereenzelvigd wordt met het Gelders Archief zijn de geïnvesteerde digitaliseringskosten er na ongeveer negen jaar uit. De return on investment (ROI) bedraagt 11%.

7.6 Enkele kanttekeningen

Bij het beschreven model zijn enkele kanttekeningen te maken, in de eerste plaats het gedrag van de doelgroep. Deze beweren bij doelgroeponderzoek wel dat zij willen betalen voor een dergelijke dienst, maar afgewacht moet worden of dat daadwerkelijk zo is. Tot nu toe worden de aktes gratis beschikbaar gesteld, maar versnipperd over


9-6-2008 Pagina 61 van 80

allerlei informatiediensten. Wat zal overigens de inschatting van de waarde van een product door de klant zijn, wanneer de producent deze zelf op €0,00 schat? Daarnaast kunnen er allerlei kanttekeningen worden gemaakt bij de bedragen, het aantal ‘gratis’ aktes, de sponsorbedragen, etc. Dat is ook precies de bedoeling van het model. Het maakt de financiële transacties inzichtelijk, transparant en onderhandelbaar, zonder te vervallen in onoverzichtelijke Excel-sheets met eindeloze lijsten met bedragen. Dit is een groot voordeel van de e3-value methodiek. Er is gekozen voor een aantal ‘gratis’ gedigitaliseerde aktes en niet voor een ongelimiteerde download van aktes, om eventuele meelifters op abonnementen te ontmoedigen. Met de abonnementen en pay per view kan iedere genealoog uitrekenen welke abonnementsvorm voor hem of haar het meest lucratief is, in relatie tot tijdwinst en te maken reis- en verblijfskosten. De kracht van ieder model is dat er verschillende scenario’s kunnen worden uitgewerkt. De veel geroemde marktwerking is mooi en prachtig, maar alleen doelgroepen die kritische massa hebben zijn uit te baten. Dat betekent dat alleen massa-cultuur aandacht gaat krijgen en ‘verplatting’ gaat optreden. Geschiedenis verwordt zo tot een knollentuin voor voorouderlijk onderzoek en er is beduidend meer te bieden dan dat.


9-6-2008 Pagina 62 van 80

8 ALLES DIGITAAL! WENS OF NOODZAAK?

8.1 Inleiding

Het aantal bezoeken aan de fysieke studiezaal is de afgelopen jaren afgenomen, zoals aan het begin is beschreven (zie 2.3). Het ziet er niet naar uit dat deze trend de komende jaren naar boven af zal buigen. De samenleving wordt in toenemende mate digitaal georiënteerd en toekomstige klanten zullen aannemen dat alles digitaal beschikbaar is, de jeugd doet dat nu al. Moet alles digitaal beschikbaar zijn? Nu kosten en baten in beeld zijn gebracht is deze vraag vanuit dit oogpunt te beantwoorden. Indien de 30 km die in Arnhem bij het Gelders Archief ligt de komende 300 jaar met 2 meter per week, met een beperkte hosting van 1 TB per jaar en door een digitaliseerder voor €0,14 per kopie, gedigitaliseerd gaat worden dan kost dat, met het prijspeil van 2007, €142.336.440. In 2008 kost dit project €330.000 en in 2308 zijn de kosten opgelopen tot €620.000. Voor een middelgrote archiefinstelling als het Gelders Archief is dit onbetaalbaar en dus een wens. Maar er zijn meer aspecten.

8.2 Noodzaak

Noodzaak dient zichzelf aan. Het deel van de collectie dat aan autonoom verval (verzuring, inktvraat) lijdt dient uit oogpunt van behoud van de collectie gedigitaliseerd te worden, voordat de bron voorgoed is verdwenen. Dit betreft vooral audiovisueel materiaal. Het landelijke grootschalige digitaliseringsproject Metamorfoze237 voorziet daarin. Daarnaast is veelvuldig geraadpleegd materiaal aan slijtage onderhevig. Ook hier geldt dat uit oogpunt van behoud gedigitaliseerd dient te worden, al is de noodzaak minder dan in het eerste geval. Hiervoor geldt wel dat er een klantvraag is en dat ‘vermarkten’ mogelijk is. Een andere noodzaak is gelegen in de investering in het personeel. Zij dienen ervaring op te doen in de digitale dienstverlening. Zelfs wanneer er niet gedigitaliseerd gaat worden is het raadplegen van de toegangen de gemiddelde Nederlander niet met de paplepel ingegoten. In een tijdperk dat Web2.0 om zich heen grijpt kunnen erfgoedinstellingen niet achterblijven238 om hun kennis op diverse podia te etaleren. Zij kunnen de spil in een netwerk van cultuurhistorische kennis zijn. De tactiek van sociale binding (zie 4.5.3) is voor erfgoedinstellingen dé manier om klanten blijvend aan de instelling te verbinden. In dit circuit mengen de professionele medewerkers zich nog te weinig. Scholing op het gebied van digitaliserings gerelateerde methodes en projecten is belangrijk.239 Vooral het in de praktijk toepassen van het geleerde in digitaliseringsprojecten maakt digitaliseren tot een noodzaak. Alleen dan is de opgedane kennis van blijvende aard. Uit de grafiek van de informatie-explosie (figuur 1) valt af te lezen dat op termijn het e-depot qua informatieomvang de papieren depots zal overtreffen. Dat betekent dat, wanneer dit voor raadpleging beschikbaar komt, het aanbod aan recente historie onevenredig groot zou worden. Hetzelfde geldt voor de grote nadruk die audio-visueel materiaal, vanwege de kwetsbaarheid terecht, krijgt. Dit zorgt echter ook voor een scheef beeld van de geschiedenis, want fotografie bestaat nog niet zo lang. De aandacht gaat in deze scriptie uit naar aspecten van digitaliseren, maar het is van belang om de gehele waardeketen in ogenschouw te nemen. Het betreft een keten; er is een precair evenwicht te bewaken. Wanneer bijvoorbeeld de competentie om oude oorkondes te kunnen lezen verdwijnt, is het niet meer zinvol om deze gedigitaliseerd aan te bieden. Hierbij kan men vertrouwen op burgerparticipatie, maar het is de vraag of de competentie van de burgers het vertrouwen waard is. Wie bewaakt dan het waarheidsgehalte? Om dit soort ambachten te kunnen behouden kan digitaliseren in een scholingssituatie (zowel op reguliere opleidingen als online cursussen) bijdragen aan de ontwikkeling van deze competenties. Met behulp van ICT kan hiervoor mogelijk een grotere doelgroep worden gevonden, maar dat is eerder een liefhebber-aantal dan een genealogen-aantal. De consequentie is dat er geen reclamebudgetten kunnen worden gevonden en moet eerder gedacht worden aan goodwill-fondsen. Hier is de noodzaak dus gelegen in het op peil houden van ambachtelijke vaardigheden.

8.3 Wens

Veer erfgoedinstellingen willen een breed publiek naar hun informatiedienst lokken. Om dit te bewerkstelligen is in het verleden een virtuele vitrine met een selectie van topstukken samengesteld. Dit mag misschien werken om een enkele bezoeker te trekken, maar na het bekijken van de topcollectie zal deze niet snel terugkeren voor nog een 237 Zie http://www.geheugenvannederland.nl/ 238 Zie het project ‘23 Dingen’ voor een interactieve kennismaking met Web2.0-technieken http://www.23dingen.nl/ 239 SCP, 2006c, p. 48


http://www.geheugenvannederland.nl/

http://www.23dingen.nl/

9-6-2008 Pagina 63 van 80

bezoek. De ‘belevenis’ is immers van voorbijgaande aard. Voor het plegen van onderzoek mag een archiefinstelling per definitie geen selectie (dus interpretatie) maken, dat is voorbehouden aan de onderzoeker. Dat betekent dat na grootschalig digitaliseren de meeste gedigitaliseerde bronnen sporadisch geraadpleegd gaan worden.240 Dat is het lot van het gros van de stukken in The Long Tail. Dus waarom bestaat de wens? Er kan in feite alleen een wens voor grootschalig digitaliseren bij de klant bestaan. Dat is op dit moment de enige goede reden om grootschalig te willen digitaliseren. Vervolgens ligt het voor de hand om met de meest geraadpleegde stukken te gaan beginnen. Vanwege het bestaan van de vraag kan de rekening (deels) aan de klant worden gepresenteerd. Dat kan overigens ook een besluitvormende klant zijn, ook zij dienen echter voor de kosten op de lange termijn op te draaien. Alleen op die wijze kan uit de spagaat van de Raad voor Cultuur (zie 2.6) worden opgestaan.241 Er kan getwist worden over de vraag welke kosten aan de klant doorberekend moeten worden. De kosten van het digitaliseren, inclusief de kosten van het hosten, of alleen de kosten voor het hosten. Het laatste lijkt het meest rechtvaardig. Waarom zou een onderzoeker moeten betalen voor het digitaliseren van het stuk, wanneer hij toevallig dat stuk wil raadplegen? De onderzoeker dient wel op te draaien voor de kosten van de digitale beschikbaarstelling. Hij of zij bespaart op reis- en verblijfkosten en kan op de uren die hem of haar goed uitkomt de bron bekijken. Wanneer de klant de kosten voor het hosten niet meer wil opbrengen, is de vraag gerechtvaardigd of de dienstverlening nog wel bestaansrecht heeft. Op deze wijze is het bestaan van de dienstverlening op lange termijn gewaarborgd, waarmee een makke van digitale projecten uit het recente verleden is opgelost. Het voorbeeld van de genealogische informatiedienst (zie 7) laat zien dat dit mogelijk is.

8.4 Conclusie

De conclusie is dat het noodzakelijk is dat alles in de toekomst digitaal beschikbaar wordt gesteld, maar dit vanwege kosten en baten voorlopig een wens zal blijven. Vanuit boekhoudkundig oogpunt is de noodzaak voor grootschalig digitaliseren gelegen bij de collectie zelf; bij autonoom verval, of bij slijtage vanwege veelvuldige raadpleging. Bij dit soort projecten zullen de bronnen na het digitaliseren aan het raadpleegcircuit worden onttrokken. Alle andere redenen horen in de categorie wens. Uit andere oogpunten, dan alleen een boekhoudkundige, is de noodzaak om grootschalig te digitaliseren gelegen in scholing van het personeel en vermijden van eenzijdige beeldvorming van het verleden. Ook kan grootschalige digitalisering worden ingezet om bepaalde ambachten voor de toekomst te behouden. Grootschalig digitaliseren is mogelijk, maar grootschalig raadplegen is voor erfgoedinstellingen, vanwege de kosten voor hosting, momenteel onbetaalbaar. Raadpleging via internet is niet perse noodzakelijk en valt in de categorie wens. Deze wens kan gezien de kosten voorlopig uitsluitend door de klant worden bepaald. Pas wanneer de doelgroep zo groot is dat deze jaarlijks terugkerende kosten kan betalen is de wens betaalbaar. Een dergelijke doelgroep vormt echter een prima startpunt om met grootschalig digitaliseren te beginnen. Er is financiering nodig om een dergelijke informatiedienst op te starten. Versnippering van die financiering speelt de sector vervolgens parten. Er kan met subsidie wel geïnnoveerd worden (innovatie is vaak een voorwaarde) in nieuwe informatiediensten, maar de lange termijn financiering om de nieuwe dienst online te houden ontbreekt. Vaak zijn de beschikbare sommen niet groot genoeg om kleinschaligheid te ontstijgen. Alleen door grootschalig samen te werken en de eigen identiteit op te geven kan de doelgroep van erfgoedinstellingen de benodigde kritische massa bereiken. Landelijke regie ontbreekt echter. Het Ministerie van OCW probeert via DEN met subsidies een landelijk platform te creëren, waarin digitale duurzaamheid, hergebruik en uitwisselbaarheid leidraad zijn, maar zij kan helaas niets afdwingen. In de toekomst dient alles wel digitaal beschikbaar te zijn om te voldoen aan de wetten van The Long Tail en om eenzijdige beeldvorming van het verleden te vermijden.

8.5 Aanbevelingen

Grootschalig digitaliseren raakt aan veel aspecten van de erfgoedinstelling en haar klanten. De belangrijkste aanbeveling is: leer uw klanten kennen. Vraag wat zij willen. Laat zien dat een erfgoedinstelling meerwaarde heeft door ook digitaal met hen te communiceren en ze wegwijs in de collectie te maken. Alleen op die wijze heeft een erfgoedinstelling iets op internet te zoeken en kan een goede start worden gemaakt met grootschalig digitaliseren. 240 Rieger, 2007, p. 12 241 Raad voor Cultuur, 2007, p. 66


9-6-2008 Pagina 64 van 80

Enkele aanvullende aanbevelingen voor erfgoedinstellingen die ook internetondernemer willen worden zijn: • Buit de waardeketen uit. De archiefinstelling heeft een specifieke waardetoevoeging voor klanten (3.3), die

derden minder gemakkelijk kunnen realiseren. De archiefinstelling moet zich gaan onderscheiden door ondersteuning bij het zoeken en contextualiseren van de gevonden informatie. Uniek is zij in het waarborgen van de authenticiteit. De informatiebemiddeling en hulpmiddelen die in de fysieke studiezaal worden aangereikt moeten in principe op de informatiedienst beschikbaar worden gesteld. Pas dan kan de bezoeker zelfstandig (virtueel) onderzoek in het archief doen. Dat betekent dat er een virtuele balie moet zijn, waar virtuele bezoekers vragen kunnen stellen. Dat kan op eenvoudige wijze gerealiseerd worden met huidige Web2.0-technieken.242 Pas dan buit een erfgoedinstelling haar specifieke waardetoevoeging voor klanten uit.

• Reduceer het menselijk handelen bij het digitaliseren van de (deel)collectie zo veel mogelijk om repeterend (dus saai) werk te vermijden en de kosten te drukken (5.2). Grootschalig digitaliseren wordt gekenmerkt door het omkeren van iedere euro. Dat betekent dat er keuzes moeten worden gemaakt. Bijvoorbeeld: om zo goedkoop mogelijk te kunnen digitaliseren moeten werkstromen van eenvormig materiaal samengesteld worden. Archiefbescheiden zijn helaas niet eenvormig. Het bijeen zoeken van eenvormig materiaal is mensenwerk en dus duur betaald.

• Doel- en marktonderzoek moet vooraf gaan aan ieder grootschalig digitaliseringsproject. Grootschalig digitaliseren gaat anno 2008 (nog) niet gepaard met grootschalige hosting. De kosten van hosting zijn hoog en ondermijnen het bestaansrecht van de informatiedienst op lange termijn. Deze kosten zijn niet zo sexy en moeilijk aan besluitvormers te verkopen, toch dient hier een duidelijke boodschap afgegeven te worden bij iedere nieuwe gewenste informatiedienst. Om gewenste digitaliseringsprojecten bestaansrecht te geven moet de financiering van de informatiedienst op de lange termijn worden onderbouwd. Het digitaliseren zelf is hoe vreemd het ook klinkt van ondergeschikt belang. Dat betekent dat de beoogde doelgroep deze kosten opbrengt.

• Besluitvormers dienen bij het verlenen van subsidies te letten op de randvoorwaarden en bijvoorbeeld de eisen die DEN aan projecten stelt te volgen. Dat zorgt voor duurzaamheid van de gedigitaliseerde collectie en stimuleert hergebruik en uitwisseling (3.4).

• Archiefinstellingen moeten over hun schroom heenstappen om geld te vragen voor digitale dienstverlening. Harde euro’s zijn te verwachten uit reclame-inkomsten en de goodwill van sponsors. Hoe groter de doelgroep, hoe meer er voor advertenties kan worden gevraagd. Per duizend impressies (page views) kan gerekend worden op €20. Klanten hebben tegenwoordig geen schroom meer om via internet te betalen voor informatiediensten. De internetmarkt is volwassen geworden, zodat abonnementen en pay-per-view mogelijk zijn (6). Op basis van zachte euro’s is geen lang levende informatiedienst te baseren.

• Als strategie voor marktpositionering is marktontwikkeling (4.3.7) de beste keuze. Indien de erfgoedinstelling als makelaar optreedt tussen (cultuur)historische verenigingen en particuliere onderzoekers is wellicht een erfgoed-gerelateerde community te bouwen. Hiervoor is geen dure productinnovatie nodig, want er kunnen bestaande Web2.0-technieken worden ingezet (forum, wiki). Zo kan een nieuwe klantenkring, een groter geografisch gebied worden bediend en een gemeenschap van kennisdragers worden gebouwd. Een gemeenschap die werkelijk geïnteresseerd is in geschiedenis en kan het minder betrokken ‘brede’ publiek de mogelijkheid worden gegeven vragen te stellen of anderszins bij te dragen. Meeliften op de heersende ‘canonitis’ is een mooie gelegenheid om een dergelijk proces vorm te geven. Het bijpassende bedrijfsmodel is het community-model. Andere bedrijfsmodellen die toegepast kunnen worden zijn: informatiemakelaarmodel, handelaarmodel, samenwerkingsplatform, dienstverlener voor de waardeketen, abonneemodel en verbruiksmodel. Veel van dit soort modellen kunnen worden gecombineerd. Het community-model dient de kapstok te zijn. Hierbij wordt gebruik gemaakt van sociale binding als marketing instrument (4.5.3). Customer relationship management staat nog in de kinderschoenen. De virtuele klanten zijn daarvoor nog te onbekend. Het oprichten van een klantenpanel is essentieel voor de ontwikkeling van de informatiedienst.

• Beperking tot een Top Tien is onwenselijk. The Long Tail (4.4) bestaat alleen wanneer alles beschikbaar en vindbaar is. Als voorbeeld kan Footnote.com (7.1) dienen. Een dergelijk project is alleen landelijk te realiseren, zodat er een sterke landelijke regie moet zijn. De huidige decentralisering speelt de sector voor dergelijke grootschalige projecten parten. Dit zorgt voor versnippering van budgetten, uitvinden van meerdere wielen, maar bovenal versnippering van aandacht van doelgroep. Deze aandachtschaarste vormt tegenwoordig en in de toekomst de bottleneck. Een grote schaal is nodig om de doelgroep kritische massa te geven. Uit het uitgewerkte voorbeeld van een business model voor een genealogische informatiedienst (7) blijkt dat een grote doelgroep substantiële advertentiebedragen op kan leveren.

242 Zie bijvoorbeeld http://www.23dingen.nl/


http://www.23dingen.nl/

9-6-2008 Pagina 65 van 80

• Eenzijdige aandacht voor een deel van de collectie (genealogisch of woonomgeving) creëert op de lange termijn het beeld dat archieven er alleen voor deze zaken zijn en dat zal andere potentiële geïnteresseerden niet stimuleren ook een kijkje te komen nemen. Eenzijdige belichting van het verleden strookt niet met The Long Tail-theorie. Er moet plaats en aandacht zijn voor kleine doelgroepen, mede om speciale ambachten levend te houden. Hier ligt een opdracht voor besluitvormers en management.

• Erfgoedinstellingen moeten vermijden dat klanten straks bij iedere instelling accounts moeten openen en tegoed moeten aanschaffen om eensoortige informatie aan te schaffen. Dat is niet alleen irritant en duur voor klanten, maar ook contraproductief voor erfgoedinstellingen, die allemaal kosten moeten betalen voor onderhoud en renovatie op de langere termijn. Het maakt voor klanten niet uit op welke computer de gedigitaliseerde bronnen staan. Gehechtheid aan de eigen identiteit is mooi, maar contraproductief. Wellicht is voor genealogische informatie de tijd voor spielerei voorbij en kan het Amerikaanse voorbeeld van Ancestry.com worden gevolgd.

8.6 Blik op de toekomst

Veranderingen in onze high tech wereld lijken snel te gaan, maar in feite staan we nog maar aan het begin van de informatierevolutie. De technologie staat nog in de kinderschoenen; de eerste drie van de vier wetten (4.3.3) getuigt hier ook van. In het begin van een technische revolutie zijn de eerste stappen het grootst. Een beeld van de toekomst is dat computers alom onzichtbaar aanwezig zullen zijn (ubiquitous computing) en ook met elkaar communiceren. Overal staat informatie ter beschikking. Een historisch fietstochtje kan een extra dimensie krijgen, wanneer op het oprolbare beeldscherm ter plekke de geschiedenis in beeld wordt gebracht. Onder het genot van een krentenbol wordt het kasteel herbouwd, de oorkondes voorgelezen en het (politieke) strijdtoneel van weleer geschetst. Wat dat betreft kan Gelderland met zijn erfgoed een mooie toekomst tegemoet gaan.


9-6-2008 Pagina 66 van 80

LITERATUUR Alkhoven, P. 2004. Inleiding in het digitaliseren van erfgoedcollecties. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek. Anderson, C., 2006. The Long Tail – Waarom we in de toekomst minder verkopen van meer. Amsterdam: Nieuw Amsterdam Uitgevers. Anderson, I.G., [2008]. Necessary but Not Sufficient- Modelling Online Archive Development in the UK. D-Lib Magazine, Vol. 14, Nr. 1/2. Beschikbaar op: http://www.dlib.org/dlib/january08/anderson/01anderson.html [laatst bezocht op: 20-2-2008] Apple, 2008 [online]. Welke iPod past bij jou? Apple Inc. Beschikbaar op: http://www.apple.com/nl/ipod/whichipod/ [laatste bezocht: 5-3-2008] Archiefwet 1918, 1918. Editie Schuurman & Jordens, nr. 90. Zwolle: W.E.J. Tjeenk Willink. Archiefwet 1995, 1996. Editie Schuurman & Jordens nr. 90, druk 13. Deventer: W.E.J. Tjeenk Willink. Beelden voor de Toekomst, 2006. Projectplan. Hilversum: Belden voor de toekomst. Beschikbaar op: http://www.beeldenvoordetoekomst.nl/assets/documents/beeldenvoordetoekomst_2006.pdf [laatst bezocht op: 13-5-2008] Berende, H., 2007. De virtuele archivaris – Directe digitale dienstverlening in de virtuele studiezaal. Amsterdam: Hogeschool van Amsterdam. Beschikbaar op: http://www.taskforce-archieven.nl/document.aspx?id=/WIU/Archief4all/De virtuele archivaris.pdf [laatst bezocht op: 21-5-2008] Berg, J. van den, 1999 [online]. “Digitisation of the European Cultural Heritage”, in: WIERING, F., & MULDER, H. (2000). Digitisation of European Cultural Heritage. Utrecht: Utrecht Universiteit.: Digitisation of European Cultural Heritage Products-Principles-Techniques. beschikbaar op: http://www.cs.uu.nl/events/dech1999/berg/index.htm [laatst bezocht op: 13-2-2008] Boekhorst, A., Kwast, I. en Wevers, D., 2004. Informatievaardigheden. Utrecht: Lemma. Bourgonjen, R., Holtman, M. en Fleurbaay, E., 2006 [online]. Digitalisering ontrafeld – Technische aspecten van digitale reproductie van archiefstukken. Amsterdam: Gemeentearchief Amsterdam. Beschikbaar op: http://ngz.stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/projecten_en_jaarverslagen/digitalisering_ontrafeld_web.pdf [laatst bezocht: 6-5-2008] Buckley, R., 2008. JPEG2000 – a Practical Digital Preservation Standard? Londen: Digital Preservation Coalition. Beschikbaar op: http://www.dpconline.org/docs/reports/dpctw08-01.pdf [laatst bezocht op: 7-5-2008] Brouwer, de L., 2000. “We zitten op goud, maar eten hout”. In: Archievenblad, Jg. 104, nr. 1, p. 17. CBS, 2008 [online]. StatLine. Centraal Bureau voor de Statistiek. Beschikbaar op: Archieven kerngegevens: http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?VW=T&DM=SLNL&PA=70001NED&D1=a&D2=a&HD=080419-1524&HDR=G1&STB=T , totale bevolking NL: http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=37259NED&D1=0&D2=0&D3=0&D4=20,25,30,35,40,45&HDR=T,G2&STB=G1,G3&VW=T 50+ bevolking NL: http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=03759NED&D1=0&D2=124-128&D3=0&D4=2,7,12,17&HDR=T,G3&STB=G1,G2&VW=T totale bevolking Gelderland: http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=37259NED&D1=0&D2=1157&D3=0&D4=25,30,35-47&HDR=T,G2&STB=G1,G3&VW=T 50+ bevolking Gelderland: http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/default.aspx?DM=SLNL&PA=03759NED&D1=0&D2=124-128&D3=807&D4=0%2c2%2c7-19&HDR=T&STB=G1%2cG2%2cG3&VW=T [laatst bezocht op: 28-04-2008]


http://www.dlib.org/dlib/january08/anderson/01anderson.html

http://www.apple.com/nl/ipod/whichipod/

http://www.beeldenvoordetoekomst.nl/assets/documents/beeldenvoordetoekomst_2006.pdf

http://www.taskforce-archieven.nl/document.aspx?id=/WIU/Archief4all/De%20virtuele%20archivaris.pdf

http://www.taskforce-archieven.nl/document.aspx?id=/WIU/Archief4all/De%20virtuele%20archivaris.pdf

http://www.cs.uu.nl/events/dech1999/berg/index.htm

http://ngz.stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/projecten_en_jaarverslagen/digitalisering_ontrafeld_web.pdf

http://ngz.stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/projecten_en_jaarverslagen/digitalisering_ontrafeld_web.pdf

http://www.dpconline.org/docs/reports/dpctw08-01.pdf

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?VW=T&DM=SLNL&PA=70001NED&D1=a&D2=a&HD=080419-1524&HDR=G1&STB=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?VW=T&DM=SLNL&PA=70001NED&D1=a&D2=a&HD=080419-1524&HDR=G1&STB=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=37259NED&D1=0&D2=0&D3=0&D4=20,25,30,35,40,45&HDR=T,G2&STB=G1,G3&VW=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=37259NED&D1=0&D2=0&D3=0&D4=20,25,30,35,40,45&HDR=T,G2&STB=G1,G3&VW=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=03759NED&D1=0&D2=124-128&D3=0&D4=2,7,12,17&HDR=T,G3&STB=G1,G2&VW=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=03759NED&D1=0&D2=124-128&D3=0&D4=2,7,12,17&HDR=T,G3&STB=G1,G2&VW=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=37259NED&D1=0&D2=1157&D3=0&D4=25,30,35-47&HDR=T,G2&STB=G1,G3&VW=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=37259NED&D1=0&D2=1157&D3=0&D4=25,30,35-47&HDR=T,G2&STB=G1,G3&VW=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/default.aspx?DM=SLNL&PA=03759NED&D1=0&D2=124-128&D3=807&D4=0%2c2%2c7-19&HDR=T&STB=G1%2cG2%2cG3&VW=T

http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/default.aspx?DM=SLNL&PA=03759NED&D1=0&D2=124-128&D3=807&D4=0%2c2%2c7-19&HDR=T&STB=G1%2cG2%2cG3&VW=T

9-6-2008 Pagina 67 van 80

Chaffey, D. (2002). E-business en e-commerce – een managementperspectief. Amsterdam: Prentice Hall. Commissie Cultuurbereik, 2007. Van stolling naar stroming. Den Haag: Commissie Cultuurbereik. Beschikbaar op: http://www.minocw.nl/documenten/Vanstollingnaarstroming.pdf [laatst bezocht op: 20-5-2008] CPNB, 2008 [online]. Top 100 2006. Amsterdam: Stichting Collectieve Propaganda van het Nederlandse Boek. Beschikbaar op: http://www.cpnb.nl/top100/lijsten/cpnb_top100-2006.pdf, http://www.cpnb.nl/top100/lijsten/CPNB_Top-100_2005.pdf en http://www.cpnb.nl/top100/lijsten/CPNB_Top-100_2004.pdf [laatst bezocht op: 11-1-2008] Creditbroker, 2008 [online]. Tarieven & voorwaarden sponsorlinks en banners. Arnhem: CreditBroker.com B.V. Beschikbaar op: http://www.creditbroker.com/sponsortarieven.html [laatst bezocht op: 13-5-2008] DEN, 2008a [online]. Subsidieregeling Digitaliseren met Beleid 2007. Den Haag: Digitaal Erfgoed Nederland. Beschikbaar op: http://www.den.nl/docs/20070124101820/ [laatst bezocht op: 31-1-2008] DEN, 2008b [online]. Informatieplannen. Den Haag: Digitaal Erfgoed Nederland. Beschikbaar op: http://www.den.nl/kennis/thema/informatieplan/ [laatst bezocht op: 31-1-2008] DEN, 2008c [online]. Kwaliteitszorg. Den Haag: Digitaal Erfgoed Nederland. Beschikbaar op: http://www.den.nl/kwaliteitszorg/ [Laatst bezocht op: 31-1-2008] DEN, 2008d [online]. Samenvatting eindrapportage DE BASIS - Vindbaarheid. Den Haag: Digitaal Erfgoed Nederland. Beschikbaar op: http://www.den.nl/docs/20080418103729/ [Laatst bezocht op: 15-5-2008] Dongen, A. van, 2008. De koningin verdient miljarden voor ons. De Pers, 31-1-2008 Beschikbaar op: http://www.depers.nl/binnenland/167299/Beatrix-verdient-miljarden-voor-ons.html [laatst bezocht op: 7-2-2008] Driel, M. van, 2000. “Traditie en digitaliteit: toegankelijkheid volgens het proeftuinproject Archiefvormersoverzicht”, in: Horsman, P. J., Ketelaar, F. C. J. en Thomassen, T. H. P. M. Context interpretatiekaders in de archivistiek. 's-Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, pp. 215-243. EnToen.Nu, 2007 [online]. Historische canon. Stichting Entoen.nu, Den Haag. Beschikbaar op: http://entoen.nu/ [laatst bezocht op: 11-1-2008] Gelders Archief, 2003. Jaarverslag 2002. Arnhem: Gelders Archief. Gelders Archief, 2004. Jaarverslag 2003. Arnhem: Gelders Archief. Gelders Archief, 2005. Jaarverslag 2004. Arnhem: Gelders Archief. Gelders Archief, 2006. Jaarverslag 2005. Arnhem: Gelders Archief. Gelders Archief, 2007a. Jaarverslag 2006. Arnhem: Gelders Archief. Gelders Archief, 2007b. Strategisch Plan 2009-2012. Arnhem: Gelders Archief. Gelders Archief, 2008a. Jaarverslag 2007. Arnhem: Gelders Archief. Gelders Archief, 2008b. Interne nieuwsbrief. Jg.3, nr. 1. Genlias, 2008 [online]. Homepage. Zwolle: Genlias. Beschikbaar op: http://www.genlias.nl/nl/page0.jsp [laatst bezocht op: 18-5-2008] Gilesse, R., Rog, J., EN Verheusen, A., 2008. Alternative File Formats for Storing Master Images of Digitisation Projects. Den Haag: Koninklijke Biliotheek. Beschikbaar op:


http://www.minocw.nl/documenten/Vanstollingnaarstroming.pdf

http://www.cpnb.nl/top100/lijsten/cpnb_top100-2006.pdf

http://www.cpnb.nl/top100/lijsten/CPNB_Top-100_2005.pdf

http://www.cpnb.nl/top100/lijsten/CPNB_Top-100_2004.pdf

http://www.creditbroker.com/sponsortarieven.html

http://www.den.nl/kwaliteitszorg/

http://www.den.nl/docs/20080418103729/

http://www.depers.nl/binnenland/167299/Beatrix-verdient-miljarden-voor-ons.html

http://entoen.nu/

http://www.genlias.nl/nl/page0.jsp

9-6-2008 Pagina 68 van 80

http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_links_en_publicaties/publicaties/Alternative%20File%20Formats%20for%20Storing%20Masters%202%201.pdf [laatst bezocht op: 7-5-2008] Google, 2008a [online]. About Google Book Sites. Google.com. Beschikbaar op: http://books.google.com/googlebooks/about.html [laatst bezocht op: 30-4-2008] Google, 2008b [online]. Google Book Search: News & views. Google.com. Beschikbaar op: http://books.google.com/googlebooks/newsviews/ [laatst bezocht op: 30-4-2008] Google, 2008c [online]. Google AdWords. Google.com. Beschikbaar op: https://adwords.google.com/select/Login?sourceid=about_nl&subid=adwords_newF&hl=nl_NL Google, 2008d [online]. Google AdSense. Google.com. Beschikbaar op: AdSense: https://www.google.com/adsense/login/nl/?hl=nl&sourceid=aso&subid=ww-nl-et-ads&medium=link&gsessionid=1XszZx6oGaE [laatst bezocht op: 13-5-2008] Gordijn, J., Akkermans, H. en Vliet, H. van, 2000. What’s in an electronic business model? Juan-les-Pins (Frankrijk): Submission 12th Int. Conf. on Knowledge Engineering and Knowledge Management EKAW-2000. Beschikbaar op: http://e3value.few.vu.nl/docs/bibtex/pdf/WhatIsInABusinessModel2000.pdf [laatst bezocht op: 23-3-2008] Gordijn, J. en Akkermans, H., 2001. Designing and Evaluating E-Business Models. In: IEEE Intelligent Systems, Vol. 16(4), pp. 11-17. Beschikbaar op: http://e3value.few.vu.nl/docs/bibtex/pdf/Gordijn2001e3value.pdf [laatst bezocht op: 23-3-2008] Gordijn, J., Akkermans, H., Koks, A en Schildwacht, J., 2004. User manual e3-value editor. Amsterdam: vrije Universiteit. Beschikbaar op: http://e3value.few.vu.nl/docs/misc/manual_version2.pdf [laatst bezocht op: 21-5-2008] Gordijn J. en Osterwalder, A., 2005. Comparing two business Model Ontologies for Designing e-Business Models and value Constellations. Bled (Slovenië): 18th Bled eConference, eIntegration in Action. Beschikbaar op: http://www.cioindex.com/nm/articlefiles/63989-ComparingOntologieseBizModels.pdf [laatst bezocht op: 22-3-2008] Gordijn, J., Yu, E., en Raadt, B. van der, 2006. e-Service Design Using i* and e3 value Modeling. In: IEEE Software, Vol. 23(3), pp. 26-33 Beschikbaar op: http://e3value.few.vu.nl/docs/bibtex/pdf/Gordijn2006e3istar.pdf [laatst bezocht op: 22-3-2008] Gordijn J. en Akkermans, H., 2008 [online]. e3-value homepage. Soest: Gordijn. Beschikbaar op: http://www.e3value.com/ [laatst bezocht op: 23-3-2008] Haperen, T. van, 2008. Omdat het onderwijs zijn problemen niet kan oplossen moet de overheid robuust optreden. Rotterdam: NRC, 16-2-2008, p. 15. Hof, B., Korteweg, J.A., Poort, J. en Koopmans, C., 2006. Baten in Beeld. Amsterdam: SEO Economisch Onderzoek rapport nr. 884 a. Ook beschikbaar op: http://www.beeldenvoordetoekomst.nl/assets/documents/seo_bateninbeeld_2006.pdf [laatst bezocht op: 13-5-2008] Hofman, H., 2001. Het eeuwige zoeken – Toegankelijkheid: weten, zoeken, vinden, In: Thomassen, T., Looper, B. en Kloosterman, J. Toegang – Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. Jaarboek 2001. ’s-Gravenhage: Stichting Archiefpublicaties, pp. 44-68. Horsman, P.J., 2004. Archiveren, een inleiding. Archiefschoolschrift 1, editie 2006. ’s-Gravenhage: Stichting Archiefpublicaties. InterNLnet, 2008 [online]. Historie. Nijmegen: InterNLnet Kruysbergen, N. van, 2008. Breedbandoorlog. In: C’T magazine voor computertechniek. Jg. 2008, nr. 6, pp. 70-81. Linden, J., Martin, S., Masters, R. EN Parker, R., 2005. The large-scale archival storage of digital objects. Londen: Digital Preservation Coalition. Beschikbaar op: http://www.dpconline.org/docs/dpctw04-03.pdf [laatst bezocht op: 5-5-2008]


http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_links_en_publicaties/publicaties/Alternative%20File%20Formats%20for%20Storing%20Masters%202%201.pdf

http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_links_en_publicaties/publicaties/Alternative%20File%20Formats%20for%20Storing%20Masters%202%201.pdf

http://books.google.com/googlebooks/about.html

http://books.google.com/googlebooks/newsviews/

https://adwords.google.com/select/Login?sourceid=about_nl&subid=adwords_newF&hl=nl_NL

https://www.google.com/adsense/login/nl/?hl=nl&sourceid=aso&subid=ww-nl-et-ads&medium=link&gsessionid=1XszZx6oGaE

https://www.google.com/adsense/login/nl/?hl=nl&sourceid=aso&subid=ww-nl-et-ads&medium=link&gsessionid=1XszZx6oGaE

http://e3value.few.vu.nl/docs/bibtex/pdf/WhatIsInABusinessModel2000.pdf

http://e3value.few.vu.nl/docs/bibtex/pdf/Gordijn2001e3value.pdf

http://e3value.few.vu.nl/docs/misc/manual_version2.pdf

http://www.cioindex.com/nm/articlefiles/63989-ComparingOntologieseBizModels.pdf

http://e3value.few.vu.nl/docs/bibtex/pdf/Gordijn2006e3istar.pdf

http://www.e3value.com/

http://www.beeldenvoordetoekomst.nl/assets/documents/seo_bateninbeeld_2006.pdf

http://www.dpconline.org/docs/dpctw04-03.pdf

9-6-2008 Pagina 69 van 80

Mak, G., 2007 [online]. Weblog. Beschikbaar op: http://www.geertmak.nl/aktueel/165.html [laatst bezocht op: 11-1-2008] Mayhew, D.J., 1999. The usability engineering lifecycle. San Diego: Academic Press. Michalko, J., 2007 [online]. Mass Digitization and Cultural Heritage: Imperative and Opportunity, Keynote DEN-conferentie 2007. Uitgesproken op de Digitale Erfgoed Conferentie – Zoek jezelf!, Rotterdam. Beschikbaar op: http://www.den.nl/bestanden/Conferentie2007/k1michalko.pdf [Laatst bezocht op: 3-6-2008] Nationaal Archief, 2008. Beleidsplan Nationaal Archief 2007-2010. Den Haag: Nationaal Archief. Beschikbaar op: http://www.nationaalarchief.nl/images/3_12950.pdf [laatst bezocht op: 24-1-2008] Nederlands Erfgoed Digitaal!, 2007. Projectplan. Den Haag: Nederlands erfgoed: digitaal! Ook beschikbaar op: http://www.nederlandserfgoeddigitaal.nl/doc/projectplan_NED.pdf [laatst bezocht op: 21-3-2008] NRC, 2006. Kabinet staakt verzet tegen museum voor nationale historie. Rotterdam: NRC, d.d. 9-9-2006, p. 3. Ook beschikbaar op: http://archief.nrc.nl/?modus=s&text=Nationaal+Historisch+Museum+collectie&hit=11&set=5 [laatst bezocht op: 21-3-2008] OCW, 1998 [online]. Nuis informeert kamer over samenwerking archieven. Persbericht. ’s-Gravenhage: Ministerie van OCW. Beschikbaar op: http://www.minocw.nl/actueel/persberichten/11505/Nuis-informeert-kamer-over-samenwerking-archieven.html [laatst bezocht op: 29-4-2008] OCW, 1999 [online]. Van der Ploeg wil 5 miljoen gulden beschikbaar stellen voor fusies van archiefinstellingen. ’s-Gravenhage: Ministerie van OCW. Beschikbaar op: http://www.minocw.nl/actueel/persberichten/11293/Van-der-Ploeg-wil-5-miljoen-gulden-beschikbaar-stellen-voor-fusies-van-archiefinstellingen.html [laatst bezocht op: 29-4-2008] OCW, 2006 [online]. Subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’, Staatscourant 24 maart 2006. Beschikbaar op: http://www.senternovem.nl/mmfiles/Publikatie%20Staatscourant_tcm24-215742.pdf [laatst bezocht op: 30-7-2007] OCW, 2007a [online]. Wijziging Subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ en vaststelling subsidieplafond in 2007 voor informatieplannen. Staatscourant 17 januari 2007. Beschikbaar op: http://www.senternovem.nl/mmfiles/wijziging%20DMB%20januari%202007_tcm24-209969.pdf [laatst bezocht op: 30-7-2007] OCW, 2007b [online]. Wijziging Subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ en vaststelling subsidieplafonds in 2007 voor ontwikkelingsprojecten en informatieplannen. Staatscourant 14 mei 2007. Beschikbaar op: http://www.senternovem.nl/mmfiles/Wijziging%20op%20regeling%20Staatscourant%2014-05-2007_tcm24-223402.pdf [laatst bezocht op: 30-7-2007] OCW, 2007c [online]. Voortgangsbericht Nationaal Historisch Museum, brief DCE/07/43752, 1 november 2007. Beschikbaar op: http://www.minocw.nl/documenten/43752.pdf [laatst bezocht op: 3-1-2008] Oost, K., 2000 [online]. Basiscursus E-commerce. Schoonhoven: Academic Service. Overheid.nl, 2008a [online]. Archiefwet 1995. ’s-Gravenhage: Overheid.nl. Beschikbaar op: http://wetten.overheid.nl/cgi-bin/sessioned/browsercheck/continuation=04937-002/session=050789754879030/action=javascript-result/javascript=yes [laatst bezocht op: 28-4-2008] Overheid.nl, 2008b [online]. Regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief'. ’s-Gravenhage: Overheid.nl. Beschikbaar op: http://wetten.overheid.nl/cgi-bin/sessioned/browsercheck/continuation=04937-002/session=050789754879030/action=javascript-result/javascript=yes [laatst bezocht op: 28-4-2008] Overheid.nl, 2008c [online]. Databankenwet. ’s-Gravenhage: Overheid.nl. Beschikbaar op: http://wetten.overheid.nl/cgi-bin/deeplink/law1/title=Databankenwet [laatst bezocht op: 15-5-2008] Palm, J., 2006. The Digital Black Hole. Stockholm: Riksarchivet / National Archives. Beschikbaar op: http://www.tape-online.net/docs/Palm_Black_Hole.pdf [laatst bezocht op: 5-5-2008]


http://www.geertmak.nl/aktueel/165.html

http://www.den.nl/bestanden/Conferentie2007/k1michalko.pdf

http://www.nationaalarchief.nl/images/3_12950.pdf

http://www.nederlandserfgoeddigitaal.nl/doc/projectplan_NED.pdf

http://archief.nrc.nl/?modus=s&text=Nationaal+Historisch+Museum+collectie&hit=11&set=5

http://wetten.overheid.nl/cgi-bin/sessioned/browsercheck/continuation=04937-002/session=050789754879030/action=javascript-result/javascript=yes




http://wetten.overheid.nl/cgi-bin/deeplink/law1/title=Databankenwet

http://www.tape-online.net/docs/Palm_Black_Hole.pdf

9-6-2008 Pagina 70 van 80

Poole, N., 2007 [online]. What audience? Keynote DEN-conferentie 2007. Uitgesproken op de Digitale Erfgoed Conferentie – Zoek jezelf!, Rotterdam. Beschikbaar op: http://www.den.nl/bestanden/Conferentie2007/k2poole.pdf [Laatst bezocht op: 11-1-2008] Poort, J., Breugelmans, R., Laverman, F., Hof, B., 2007. Bronnen van baten. Amsterdam: SEO Economisch Onderzoek, SEO-rapport nr. 2007-52. Ook beschikbaar op: http://www.seo.nl/binaries/publicaties/rapporten/2007/2007_52.pdf [laatst bezocht op: 13-2-2008] Preece, J., Rogers. Y. en Sharp, H., 2002. Interaction design – beyond human-computer interaction. New York: John Wiley & Sons. Projectbureau Het Geheugen van Nederland, 2006. Richtlijnen en procedures voor de uitvoering van projecten in het kader van Het Geheugen van Nederland. Den Haag: Projectbureau Het Geheugen van Nederland. Beschikbaar op: http://www.geheugenvannederland.nl/hgvn/webroot/files/File/PDF/richtlijnen/richtlijnen%20en%20procedures%20geheugen%20openbaar%204.1.pdf [laatst bezocht op: 5-5-2008] Provinciale Archiefinspectie Gelderland, 1999. Jaarverslag 1999. Arnhem: Provinciale Archiefinspectie. Proxinet, 2008 [online]. Sponsortarieven diverse Startpagina dochterpagina’s. Roosendaal: PCS International. Beschikbaar op: http://www.proxi.net/banners/tarieven.pdf [laatst bezocht op: 13-5-2008] Raad voor Cultuur, 2006. Meerjarig werkprogramma. Den Haag: Raad voor Cultuur. Beschikbaar op: http://www.minocw.nl/documenten/50640a.pdf [laatst bezocht op: 20-5-2008] Raad voor Cultuur, 2007. Innoveren, participeren. Den Haag: Raad voor Cultuur. Beschikbaar op: http://www.minocw.nl/documenten/innoveren_participeren.pdf [laatst bezocht op: 20-5-2008] Raessens, B., 2006. E-business your business – van website tot strategie. Amsterdam: Boom onderwijs, 3de herziene ed. (2007). Rappa, M., 2008 [online]. Business models on the web. Raleigh: North Carolina State University – Institute for Advanced Analytics. Beschikbaar op: http://digitalenterprise.org/models/models.html [laatst bezocht op: 22-3-2008] Reekx Advies, 2008. ICT-gebruik in musea. Groningen/Almere: Reekx Advies. Beschikbaar op: http://www.den.nl/bestanden/rapport%20ICT-gebruik%20in%20musea%20met%20bijlage.pdf [Laatst bezocht op: 15-5-2008] RHCL, 2008 [online]. Schatkamer- De oudste oorkonde. Maastricht: Regionaal Historisch Centrum Limburg. Beschikbaar op: http://www.rhcl.nl/page.asp?id=830 [laatst bezocht op: 28-4-2008] Rieger, O.Y., 2007. Preservation in the Age of Large-Scale Digitization – A White Paper. Londen: Council on Library and Information Resources. Beschikbaar op: http://www.clir.org/pubs/abstract/pub141abst.html [laatst bezocht op: 5-5-2008] Rijksarchiefdienst, 1985. Jaarverslag. ’s-Gravenhage: ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur. Rorate, 2008 [online]. Vaticaan: ”Geef geen parochieregisters aan de mormonen”. Utrecht: Stichting Catechese.net. Beschikbaar op: http://www.rorate.com/nws.php?id=45589 [laatst bezocht op: 7-5-2008] RTL, 2008 [online]. Internet tariefkaart. Hilversum: RTL Nederland Sales. Beschikbaar op: Internet: http://media.rtl.nl/media/service/rtlnederland/adverteren/internet/RTLNL_TARIEFKAART.pdf TV: http://media.rtl.nl/media/service/rtlnederland/adverteren/televisie/Spot/Inkoop_Brochure_2008.pdf [laatst bezocht op: 15-5-2008] SCP, 2006a. Snuffelen & graven. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau. Beschikbaar op: http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9037702767/Snuffelen_en_graven.pdf [laatst bezocht op: 29-4-2008]


http://www.den.nl/bestanden/Conferentie2007/k2poole.pdf

http://www.seo.nl/binaries/publicaties/rapporten/2007/2007_52.pdf

http://www.geheugenvannederland.nl/hgvn/webroot/files/File/PDF/richtlijnen/richtlijnen%20en%20procedures%20geheugen%20openbaar%204.1.pdf

http://www.geheugenvannederland.nl/hgvn/webroot/files/File/PDF/richtlijnen/richtlijnen%20en%20procedures%20geheugen%20openbaar%204.1.pdf

http://www.proxi.net/banners/tarieven.pdf

http://www.minocw.nl/documenten/50640a.pdf

http://www.minocw.nl/documenten/innoveren_participeren.pdf

http://digitalenterprise.org/models/models.html

http://www.den.nl/bestanden/rapport%20ICT-gebruik%20in%20musea%20met%20bijlage.pdf

http://www.rhcl.nl/page.asp?id=830

http://www.clir.org/pubs/abstract/pub141abst.html

http://www.rorate.com/nws.php?id=45589

http://media.rtl.nl/media/service/rtlnederland/adverteren/internet/RTLNL_TARIEFKAART.pdf

http://media.rtl.nl/media/service/rtlnederland/adverteren/televisie/Spot/Inkoop_Brochure_2008.pdf

http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9037702767/Snuffelen_en_graven.pdf

9-6-2008 Pagina 71 van 80

SCP, 2006b. Klik naar het verleden. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau. Beschikbaar op: http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9037702791/Klik_naar_het_verleden.pdf [Laatst bezocht op: 29-4-2008] SCP, 2006c. Bezoek onze site. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau. Beschikbaar op: http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9037702902/Bezoek_onze_site.pdf [laatst bezocht op: 29-4-2008] SCP, 2007. Bereik van het verleden. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau. Beschikbaar op: http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9789037702842/Bereik_van_het_verleden.pdf [laatst bezocht op: 29-4-2008] SCP, 2008. De openbare bibliotheek tien jaar van nu – De hoofdlijnen. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau. Beschikbaar op: http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9789037703733/De_hoofdlijnen.pdf [laatst bezocht op: 21-5-2008] SenterNovem, 2007 [online]. Digitaliseren met beleid. Den Haag: SenterNovem. Beschikbaar op: http://www.senternovem.nl/Digitaliserenmetbeleid/ [Laatst bezocht op: 30-7-2007] Sieverts, E., 2008 [online]. Alle erfgoed digitaal! Of juist niet? In: Informatie professional, Jg. 12, nr. 2, pp. 12-13. Beschikbaar op: http://www.library.uu.nl/medew/it/eric/de.html [Laatst bezocht op: 4-6-2008] STER, 2008 [online]. Ster Aanbod 2008. Hilversum: Stichting Ethernet Reclame. Beschikbaar op: http://www.ster.nl/ups/ZsvwcctHmH_Jaarkaart_2008.pdf [laatst bezocht op: 15-5-2008] Tanner, S., 2006. Handbook on Cost Reduction in Digitisation. Londen: MINERVA. Beschikbaar op: http://www.minervaeurope.org/publications/CostReductioninDigitisation_v1_0610.pdf [laatst bezocht op 5-5-2008] Thuiswinkel, 2007 [online]. Thuiswinkelbranche in economisch perspectief 2007-1. Ede: Nederlandse Thuiswinkel Organisatie. Beschikbaar op: http://www.thuiswinkel.org/uploadedFiles/-_Afbeeldingen/NL.pdf [laatst bezocht op: 9-5-2008] Twynstra Gudde, 2005. Marketingpilot Noordelijke Archieven: “Naar een breder publiek door een aansprekend serviceconcept”. Amersfoort: Twynstra Gudde Management Consultants. Beschikbaar op: http://www.drentsarchief.nl/images/stories/marketing/eindrapport.pdf [laatst bezocht op: 29-4-2008]


http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9037702791/Klik_naar_het_verleden.pdf

http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9037702902/Bezoek_onze_site.pdf

http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9789037702842/Bereik_van_het_verleden.pdf

http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9789037703733/De_hoofdlijnen.pdf

http://www.senternovem.nl/Digitaliserenmetbeleid/

http://www.library.uu.nl/medew/it/eric/de.html

http://www.ster.nl/ups/ZsvwcctHmH_Jaarkaart_2008.pdf

http://www.minervaeurope.org/publications/CostReductioninDigitisation_v1_0610.pdf

http://www.thuiswinkel.org/uploadedFiles/-_Afbeeldingen/NL.pdf

http://www.drentsarchief.nl/images/stories/marketing/eindrapport.pdf

9-6-2008 Pagina 72 van 80

BIJLAGES Bijlage 1: Handleiding Rekenmodel Bijlage 2: Toepassing rekenmodel voor digitaliseren van genealogische bronnen: Burgerlijke Stand Bijlage 3: Voorbeelden van door e3-value gegenereerde Excel werkbladen (genealoog, website en archief)


9-6-2008 Pagina 73 van 80

Bijlage 1: Handleiding Rekenmodel Digitaliseren

Inleiding Deze handleiding is geschreven voor het Excel-rekenblad ‘Rekenmodel-digitaliseren_v2’. Hiermee kan voor het Gelders Archief berekend worden hoeveel het kost om een deel van de collectie te digitaliseren en wat het vervolgens kost om deze gedigitaliseerde collectie op te slaan, gedurende het project en na afloop van het project. Op deze wijze wordt de Total Cost of Ownership (TCO) berekend. Het rekenblad gaat expliciet uit van de gegeven situatie bij het Gelders Archief, anno 2008 met een prijspeil van 2007. Het is rekenblad is echter zo opgezet dat het eventueel bij andere instellingen met een Storage Area Network (SAN) toepasbaar is. Geen enkel rekenmodel is zelfstandig te vervaardigen zonder de bijdrage van anderen. De ontwerper is in dit geval dank verschuldigd aan Adri Klaver, Andrieke Ollefers en Peter Wouters van het Gelders Archief en Bas Kooter van Ixxi (gedetacheerd bij de gemeente Arnhem). De handleiding neemt de gebruiker stapsgewijs door het rekenblad. De gebruiker vangt aan met tabblad ‘Gegevens’. Groene velden moeten ingevuld worden met de specifieke waarden van een onderhavig project. De gele velden worden alleen gewijzigd indien deze waarden in de loop van de tijd zijn veranderd. Alle prijzen zijn exclusief BTW. Er worden in dit rekenblad drie scenario’s berekend: digitaliseren in eigen beheer, uitbesteden tegen laag tarief en uitbesteden tegen hoog tarief. Alfred Stern mei 2007 Gegevens In het tabblad ‘Gegevens’ dienen alle gegevens met betrekking tot de te digitaliseren collectie te worden ingevoerd. 1 Archief Er wordt aangevangen met de gegevens van de te digitaliseren deelcollectie. 1.1 Te digitaliseren

hoeveelheid: het aantal meters te digitaliseren archief, scancapaciteit: wordt berekend, totaal aantal scans: indien bekend is uit hoeveel scans de deelcollectie bestaat wordt dat hier ingevuld. Indien niet precies bekend is uit hoeveel scans de deelcollectie bestaat wordt hier -1 (min één) ingevoerd. In dat geval berekend het rekenmodel zelf uit hoeveel scans de deelcollectie ongeveer zal bestaan, aantal scans: gemiddeld aantal scans per meter. Hier is een standaardhoeveelheid van 7000 scans/meter ingevuld. Laat deze waarde staan tenzij bekend is hoeveel scans/meter de deeldollectie bevat, bestandgrootte: de hoeveelheid MB (megabyte) één scan in beslag neemt. Eén A4 in JPEG2000-formaat (lossy) neemt ca. 2,1 MB in beslag, ca. 11 MB in JPEG-formaat (lossless) en ca. 21 MB in TIFF-formaat. In onderstaande tabel staan enkele standaardwaarden per bron vermeldt. Vul hier de verwachte bestandgrootte van één scan in, of laat de standaardwaarde van 2,1 MB staan, scansnelheid: gemiddelde snelheid die een scanstraat kan bereiken (in meter/uur). Laat deze waarde staan, tenzij verwacht wordt dat deze waarde veel lager of hoger zal zijn, uitbesteden laag tarief: tarief (in €/scan) wanneer het digitaliseren wordt uitbesteed. In de ‘Indicatieve prijslijst’ staan tarieven voor verschillende soorten materiaal. Kies een geschikt laag tarief, wanneer het eenvormig materiaal betreft. Indien het digitaliseren gratis is wordt hier €0,00 ingevoerd. uitbesteden hoog tarief: tarief (in €/scan) wanneer het digitaliseren wordt uitbesteed. In de tabel ‘Indicatieve prijslijst’ staan tarieven voor verschillende soorten materiaal. Kies een geschikt hoog tarief, wanneer het geen eenvormig materiaal betreft, of wanneer veel handelingen te verwachten zijn bij het digitaliseren (bijvoorbeeld bladeren bij boeken). Beide tarieven worden overigens bij het doorrekenen meegenomen. doorlooptijd: wordt berekend in weken en jaren, zodat bekend is hoe lang het project met het opgegeven tempo gaat duren.


9-6-2008 Pagina 74 van 80

Indicatieve bestandsgrootte type AV MB/type kleinst (MB) grootst (MB) glasplaat 8,4 1,4 22,3 dia 25,0 24,5 25,1 prentbriefkaart 5,2 1,3 12,0 foto 12,5 0,1 61,7 fotocollectie 20,2 10,0 20,3 affiche 23,4 6,0 61,2 kaart 26,3 5,8 126,9 daguerre 10,2 8,8 11,7 fotoalbum 16,9 11,9 26,0 THA 14,9 0,2 50,0 negatieven 19,5 1,1 30,2 zegel 0,1 0,1 0,5

Indicatieve prijslijst soort materiaal prijs eenheid opmerking DTB 1000 €/m DTB (7000 scans/m) 0,14 €/scan kaarten (klein) 2 €/scan kaarten (groot) 3 €/scan gezinskaarten A4 0,17 €/scan tweezijdig spread (boeken) 0,35 €/scan ontsluiten 75 €/uur indexeren 0,10 €/veld transport 150 € resolutie 300 dpi, formaat: TIFF

2 Personeel

Hier worden alle gegevens met betrekking tot het personeel ingevoerd. De ingevoerde standaardgegevens zullen in het algemeen niet vaak wijzigen.

2.1 Tarieven uren per jaar: het aantal werkbare uren per jaar is standaard ingesteld op1600 uren/jaar, vrijwilligerstarief: dit betreft het uurloon, exclusief overhead, schaal 4: het uurloon, exclusief overhead, voor een werknemer in schaal 4, schaal 6: het uurloon, exclusief overhead, voor een werknemer in schaal 6, schaal 8: het uurloon, exclusief overhead, voor een werknemer in schaal 8, schaal 10: het uurloon, exclusief overhead, voor een werknemer in schaal 10,

2.2 Werkzaamheden Voor alle werkzaamheden geldt dat wanneer een activiteit niet wordt uitgevoerd er 0 (nul) uren per week wordt ingevoerd. Achter de benodigde uren kan worden ingevuld welke schaal de werkzaamheden uitvoert. Hier kan gekozen worden uit de bij de tarieven vermelde codes; 2, 4, 6, 8 of 10. Met een * gemarkeerde werkzaamheden zijn ook benodigd na het project. De kosten hiervan lopen dus door. lichten/opbergen: de benodigde uren per week om de te digitaliseren deelcollectie in het archief te lichten en na digitaliseren op te bergen, controleren: de benodigde uren per week om werkzaamheden van anderen te controleren. Bijvoorbeeld het lichten en opbergen door vrijwilligers, of het controleren van in te voeren data, materiaalverzorging: de benodigde uren per week om kwetsbare stukken zodanig te restaureren dat zij gedigitaliseerd kunnen worden. In onderstaande tabel is een indicatie van de duur van herstelwerkzaamheden opgenomen,


9-6-2008 Pagina 75 van 80

registreren: de benodigde uren per week om in het beheerssysteem MAIS Flexis te registreren welk deel van de deelcollectie in verband met digitaliseren tijdelijk niet opvraagbaar is voor derden en vice versa, labelen: de benodigde uren per week om de deelcollectie te verpakken en te labelen indien zij elders gedigitaliseerd worden, vervoer: benodigde uren per week om de deelcollectie naar de digitaliseerder te brengen, mits archiefmedewerkers dit zelf doen, digitaliseren: benodigde uren per week om de deelcollectie te scannen. Dit dient ingevuld te worden om een idee te krijgen van de kosten die worden gemaakt wanneer het digitaliseren in eigen beheer of bij de Sociale Werkplaats wordt gedaan. Dit gegeven wordt niet meegenomen voor de uitbestedings-scenarios. toezicht: benodigde uren per week om toezicht op het scannen te houden, wanneer dit bij Sociale Werkplaats wordt uitgevoerd, nawerk: benodigde uren per week om de de gedigitaliseerde collectie na te bewerken. Denk hierbij aan: koppelen van scans aan MAIS Flexis, OCR-en en/of overtypen, uploaden: benodigde uren per week om de scans naar de internethost te uploaden, websitebeheer*: benodigde uren per week om de website voor de gedigitaliseerde deelcollectie bij te werken, systeembeheer*: benodigde uren per week om de voor de gedigitaliseerde deelcollectie benodigde hardware te beheren, financiële afhandeling: benodigde uren per week om de financiële kant af te handelen, projectleiding: benodigde uren per week om het project te leiden, helpdesk*: benodigde uren per week om bezoekers van de website te begeleiden, promotie*: benodigde uren per week om het project in diverse media onder de aandacht te brengen.

Materiaalverzorging activiteit collectiedeel uren/m folieren/nummeren 80% 1,5 vlakken, kleine reparaties, demontage 40% 2 restauraties 5% 40

3 Internet Hier worden alle gegevens ingevoerd met betrekking tot beschikbaarstelling op internet.

3.1 Hosting compressie: hier wordt opgegeven tot welke bestandgrootte de afgeleiden van de scans mogen worden gecomprimeerd. Standaard is 100% ingevuld, zodat bezoekers beschikking hebben over een ongecomprimeerde scan, tarief: het tarief voor het hosten van een gigabyte (GB). Standaard is hier €50 ingevuld, gem. kosten: hier worden de berekende kosten voor het hosten van de volledige gedigitaliseerde deelcollectie weergegeven, maximale hosting: indien de hierboven vermelde kosten voor het hosten van de gedigitaliseerde deelcollectie te hoog worden kan hier worden aangegeven hoeveel terabyte (TB) per jaar gehost kan worden om de kosten te beperken. Als de kosten voor het hosten niet beperkt hoeven te worden moet hier -1 (min één) worden ingevuld, maximale kosten: wanneer onder maximale hosting een hoeveelheid TB is opgegeven wordt hier berekend hoeveel de hostingkosten per jaar zijn. Als de volledige gedigitaliseerde deelcollectie gehost wordt staat hier “n.v.t.”,

3.2 Website bouwen website: wanneer voor de deelcollectie een nieuwe website moet worden gebouwd worden hier de kosten opgevoerd. Tevens kan de afschrijving van de website worden opgevoerd.

4 Hardware

Hier worden alle gegevens met betrekking tot de hardware ingevuld. 4.1 Serverpark Dit betreft een RAID5 configuratie. Algemeen

huidige capaciteit: de hoeveelheid TB die het huidige systeem bevat. Indien een geheel nieuw systeem moet worden aangeschaft wordt hier 0 (nul) ingevoerd, capaciteit harddisk: de hoeveelheid TB die de aan te schaffen nieuwe schijven op kunnen slaan,


9-6-2008 Pagina 76 van 80

harddisk effectief gebruik: het deel van de harddisk dat effectief gebruikt gaat worden. Om redenen van veiligheid en flexibiliteit kan er voor worden gekozen om 75% van de beschikbare harddiskcapaciteit te gebruiken, backup unit en capaciteit tape: de hoeveelheid TB en GB die respectievelijk een backup unit of backup tape kan opslaan, controller (aantal harddisks): het aantal harddisks dat een controller kan bevatten, controller (aantal bakken): aantal bakken dat een controller kan aansturen, bak (aantal harddisks): aantal harddisks dat een bak kan bevatten. SAN server, client, switch en koeling: hier wordt achtereenvolgens ingevuld wat een eenheid kost, in welke termijn deze wordt afgeschreven, het wattage, het aantal servers, clients, switches en koelingen dat aanwezig is en het aantal dat in de toekomst benodigd is, harddisk, controller, bak, UPS en UPS batterij: hier wordt achtereenvolgens ingevuld wat een eenheid kost, in welke termijn deze wordt afgeschreven en wat het wattage is. Het aanwezige en benodigde aantal eenheden wordt uit de ingevoerde gegevens berekend. Per server wordt een UPS noodstroomvoorziening gerekend, software, training en installatie/implementatie: hier worden de ‘zachte’ kosten van de hardware ingevuld. Wat een eenheid kost, in welke termijn deze wordt afgeschreven, het aanwezige aantal en het benodigde aantal. Backup backup server en tape-unit controller: hier wordt achtereenvolgens ingevuld wat een eenheid kost, in welke termijn deze wordt afgeschreven, het wattage, het aantal backup servers en tape-unit controllers dat aanwezig is en het aantal dat in de toekomst benodigd is, backup unit en tape: hier wordt achtereenvolgens ingevuld wat een eenheid kost, in welke termijn deze wordt afgeschreven en het wattage. Het aanwezige en benodigde aantal eenheden wordt uit de ingevoerde gegevens berekend.

4.2 Scanners kleine scanner en grote scanner: hier wordt achtereenvolgens ingevuld wat een eenheid kost, in welke termijn deze wordt afgeschreven, het wattage, het aantal kleine of grote scanners dat aanwezig is en het aantal dat in de toekomst benodigd is, client en switch: hier wordt achtereenvolgens het aantal clients en switches dat aanwezig is en het aantal dat in de toekomst benodigd is ingevuld, Oracle captovation, Kofax VRD en diverse licenties: hier worden de softwarekosten van de scanners ingevuld. Wat een eenheid kost, in welke termijn deze wordt afgeschreven, het aanwezige aantal en het benodigde aantal, Scanstraat operabel: het aantal weken in het jaar dat de scanstraat operabel is. Deze waarde heeft invloed op de personeelskosten.

5 Overige kosten In dit deel worden algemene projectgegevens ingevuld. 5.1 Projectkosten

project loopt tot: hier wordt berekend in welk jaar het project met de ingevulde planning wordt afgerond, projectkosten berekenen t/m: bij langlopende projecten is het wellicht relevanter om voor een kortere termijn de totale kosten te berekenen. Deze waarde is standaard ingesteld op de erboven berekende looptijd van het project. Indien gewenst kan hier een jaar worden ingevoerd tot wanneer de projectkosten moeten worden berekend.

5.2 ICT-begeleiding opstartkosten ICT: hier worden de kosten voor externe ICT-begeleiding ingevoerd.

5.3 Overige kosten transport: hier wordt achtereenvolgens het aantal jaren en weken per jaar dat transport plaats moet vinden berekend. Deze waarden kunnen desgewenst, net als de prijs per keer, ingevoerd worden, risico: hier wordt een percentage ingevoerd om eventuele tegenvallers in te calculeren. Dit percentage is gerelateerd aan de gegevens die bekend zijn, hoe meer gegevens bekend zijn, hoe lager het percentage. N de tabel worden een aantal voorbeelden gegeven

Risico-inschatting Laag risico 5% veel gegevens bekend Gemiddelde risico 10% gegevens redelijk bekend Hoog risico 20% weinig gegevens bekend


9-6-2008 Pagina 77 van 80

stroom: hier wordt ingevuld hoeveel een kWh kost. De standaardwaarde is berekend uit het dagen nachttarief van respectievelijk €83,66 en €44,3 per mWh.

Kostenoverzicht In het tabblad ‘Kostenoverzicht’ worden alle berekende gegevens weergegeven. Er worden drie scenario’s weergegeven. Digitaliseren in eigen beheer, uitbesteden tegen een laag tarief en uitbesteden tegen een hoog tarief. 1 Totaal digitaliseren

totaal scans: het aantal te maken scans, totale opslag: de voor de scans benodigde opslag in TB, totale doorlooptijd: de benodigde doorlooptijd in jaren om alle scans te maken.

2 Investering investering voor project: investering in de benodigde hardware gedurende het project.

3 Totaal projectkosten (begin-eind) totaal: de totale projectkosten, kosten/jaar: de jaarlijkse kosten per jaar van begin tot einde van het project, risico-inschatting: inschatting van het jaarlijkse financiële risico van begin tot eind van het project. Dit is gebaseerd op de hoeveelheid gegevens die bekend zijn, fte: de jaarlijkse kosten voor het personeel van begin tot eind van het project, digitaliseren: de jaarlijkse kosten om de archiefstukken te digitaliseren van begin tot eind van het project, hardware: de jaarlijkse afschrijving voor de benodigde hardware van begin tot eind van het project, stroomkosten: de jaarlijkse stroomkosten van begin tot eind van het project, website,ICT-begeleiding: de jaarlijkse kosten voor de website en ICT-begeleding van een in te richten project, hosting: de jaarlijkse hostingkosten om de scans via internet te kunnen publiceren.

4 Kostprijs/scan realisatie van project: kostprijs van een scan om het project te realiseren. Indien het project gefinancierd wordt door de kostprijs van de scans door te berekenen kan dit bedrag per scan in rekening worden gebracht, onderhoud na project: de jaarlijkse opslagkosten om een scan te bewaren.

5 Kosten/jaar na project totaal na project: de totale kosten om na afloop van het project alle gemaakte scans te bewaren, fte: de jaarlijkse kosten voor het personeel na afloop van het project, digitaliseren: de jaarlijkse kosten om de archiefstukken te digitaliseren na afloop van het project, hardware: de jaarlijkse afschrijving voor de benodigde hardware na afloop van het project, stroomkosten: de jaarlijkse stroomkosten na afloop van het project, website: de jaarlijkse onderhoudskosten van de website, hosting: de jaarlijkse hostingkosten om de scans via internet te kunnen publiceren na afloop van het project.

Grafiek In het tabblad ‘Grafiek’ worden de kosten visueel weergegeven. Zo is in een oogopslag duidelijk waar de meeste kosten in gaan zitten. Berekening In het tabblad ‘Berekening’ tenslotte worden alle berekeningen uitgevoerd.


9-6-2008 Pagina 78 van 80

Bijlage 2: Resultaat van rekenmodel voor digitaliseren van genealogische bronnen

Projectkosten burgerlijke stand 2008 - 2016 eigen beheer Mormonen uitbesteden (hoog) 1. Totaal digitaliseren totaal scans 2859782 2859782 2859782 totale opslag TB 2,7 2,7 2,7 totale doorlooptijd jaren 8 8 8 2. Investering investering voor project € 69.656 € 63.656 € 63.656 3. Totaal projectkosten (begin-eind) totaal project € € 1.562.883 € 1.109.283 € 2.160.249

kosten/jaar €/jaar € 146544 - €

244176 € 89844 - € 187476 € 221215 - € 318847 risico-inschatting €/jaar € 6978 - € 11627 € 4278 - € 8927 € 10534 - € 15183

fte €/jaar € 137566 - €

137566 € 85566 - € 85566 € 85566 - € 85566 digitaliseren €/jaar € 2000 - € 2000 € 0 - € 0 € 125115 - € 125115 hardware €/jaar € 0 - € 21219 € 0 - € 21219 € 0 - € 21219 stroomkosten €/jaar € 0 - € 1945 € 0 - € 1945 € 0 - € 1945 website, ICT-begeleiding €/jaar € 0 - € 0 € 0 - € 0 € 0 - € 0 hosting €/jaar € 0 - € 69819 € 0 - € 69819 € 0 - € 69819 4. Kostprijs/scan realisatie van project €/scan € 0,547 € 0,388 € 0,755 onderhoud na project €/scan.jaar € 0,035 € 0,035 € 0,035 5. Kosten/jaar na project totaal na project €/jaar € 99.789 fte €/jaar € 2.054 digitaliseren €/jaar € 0 hardware €/jaar € 21.219 stroomkosten €/jaar € 1.945 website €/jaar € 0 hosting €/jaar € 69.819


9-6-2008 Pagina 79 van 80

Bijlage 3: Voorbeelden van enkele door e3-value gegenereerde Excel werkbladen

actor_Archief

Value Interface Value Port Value Transfer Occurrences Valuation Economic Value Total archive_BS-copy 339091 101727 archive_out_BS-copy: out: BS-COPY (all transfers) 339091 0 0 archive_in_BS-copy: in: MONEY ve341 339091 0,3 101727 archive_hosting 1 0 archive_out_hosting: out: HOSTING (all transfers) 1 0 0 archive_in_hosting: in: MONEY ve173 1 0 0 INVESTMENT 930894 EXPENSES 0 total for actor -829167

ms_Genealoog

Value Interface Value Port Value Transfer Occurrences Valuation Economic Value Total interested_BS-copy 0,09 -0,23

interested_in_BS-copy: in: INFORMATION (all transfers) 0,09 0,00 0,00

interested_in_BS-copy: in: INFORMATION (EXPENSES) 0,09 0,00 0,00

interested_out_BS-copy: out: MONEY betaling 0,09 2,49 -0,23

gen_subscr-medium 0,27 -6,80

gen_out_subscr-medium: out: MONEY ve297 0,27 24,95 -6,80

gen_in_subscr-medium: in: SUBSCRIPTION (all transfers) 0,27 0,00 0,00

gen_subscr-light 0,55 -5,43 gen_out_subscr-light: out: MONEY ve95 0,55 9,95 -5,43

gen_in_subscr-light: in: SUBSCRIPTION (all transfers) 0,55 0,00 0,00

gen_subscr-heavy 0,09 -4,54

gen_in_subscr-heavy: in: SUBSCRIPTION (all transfers) 0,09 0,00 0,00

gen_out_subscr-heavy: out: MONEY ve14 0,09 49,95 -4,54

COUNT 110000 INVESTMENT 0,00 EXPENSES 0,00 total for actor -17,00


9-6-2008 Pagina 80 van 80


Actor_Website

Value Interface Value Port Value Transfer Occurrences Valuation Economic Value Total website_subscr-heavy 10000 499500

website_out_subscr-heavy: out: SUBSCRIPTION (all transfers) 10000 0 0

website_in_subscr-heavy: in: MONEY ve14 10000 50 499500 website_customer-BS-copy 10000 24900 website_in_customer-BS-copy: in: MONEY betaling 10000 2 24900

website_out_customer-BS-copy: out: INFORMATION (all transfers) 10000 0 0

Website_transfer 110000 -77000 Website_in_transfer: in: SERVICE (all transfers) 110000 0 0 Website_out_transfer: out: MONEY ve162 110000 1 -77000 website_archives-hosting 1 0 website_out_archives-hosting: out: MONEY ve215 1 0 0 website_in_archives-hosting: in: HOSTING (all transfers) 1 0 0 website_archive-hosting 1 0 website_out_archive-hosting: out: MONEY ve173 1 0 0 website_in_archive-hosting: in: HOSTING (all transfers) 1 0 0 website_bandwidth 3730000 0 website_out_bandwidth: out: MONEY ve152 3730000 0 0

website_in_bandwidth: in: BANDWIDTH-FACILITY (all transfers) 3730000 0 0

Website_sponsor 5 360000 Website_in_sponsor: in: MONEY Sponsorbedrag 5 72000 360000 Website_out_sponsor: out: SERVICE (all transfers) 5 0 0 website_provider-hosting 1 -805664 website_out_provider-hosting: out: MONEY ve153 1 805664 -805664

website_in_provider-hosting: in: DISKSPACE-FACILITY (all transfers) 1 0 0

website_subscr-medium 30000 748500 vp277: in: MONEY ve297 30000 25 748500 vp278: out: SUBSCRIPTION (all transfers) 30000 0 0 website_archive-BS-copy 339091 -101727 website_in_archive-BS-copy: in: BS-COPY (all transfers) 339091 0 0

website_out_archive-BS-copy: out: MONEY ve341 339091 0 -101727

website_archives-BS-copy 3390909 -1017273

website_out_archives-BS-copy: out: MONEY ve217 3390909 0 -1017273

website_in_archives-BS-copy: in: BS-COPY (all transfers) 3390909 0 0

website_subscr-light 60000 597000

website_out_abonnement: out: SUBSCRIPTION (all transfers) 60000 0 0

website_in_abonnement: in: MONEY ve95 60000 10 597000 INVESTMENT 0 EXPENSES 0 total for actor 228236

Alles digitaal! Wens of noodzaak? A. Stern, 2008

Documents

Transcript of Alles digitaal! Wens of noodzaak? A. Stern, 2008