Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en - Bestuurszaken

ONDERNEMINGSPLAN 2013

3

1.Inleiding

2. Het IWT als organisatie

3. Onze strategische en operationele doelstellingen

4. Prioriteiten en planning 2013

4a1. Recurrente programma’s en activiteiten

4a2. Nieuwe initiatieven van de Vlaamse Regering

4b. Specifieke projecten inzake innovatie

4c. Jaarlijkse actieplannen organisatie en beheer

4d. Specifieke projecten inzake organisatieontwikkeling

5. Projectfiches en Actieplannen

5a. Beheer van de IWT-instrumenten inzake innovatie

5b. Specifieke projecten inzake innovatie

B1 Uitrol van de nieuwe aanpak IWT-bedrijfssteun

B2 Opzetten van de opvolging binnen de nieuwe IWT-bedrijfssteun

B3 Impact van de maatschappelijke thema’s op IWT

B4 Implementatie proeftuin zorg

B5 Innovatief aanbesteden : vernieuwing van de aanpak

B6 Optimalisatie projectwerking lichte structuren

B7 Versterken Vlaamse deelnamen aan Europese netwerken

5c. Jaarlijkse planning organisatie en beheer

C1 Mens en Organisatie

C2 Informatica

C3 Interne communicatie

C4 Interne organisatiebeheersing

C5 Klantentevredenheid meten

C6 IWT in de begroting van de Vlaamse Gemeenschap

4

5d. Specifieke initiatieven inzake organisatieontwikkeling

D1 Optimalisatie van de interne organisatie van het IWT

D2a Geïntegreerd beheersen beleidsmonitoringsysteem

D2b Beleidsinformatie : functionele analyse

D2c Stroomlijnen van het beantwoorden van parlementaire en soortgelijke vragen

D3 Verbeteren van de werkomgeving

D4 Opmaak strategisch plan externe communicatie

D5 Optimalisatie van de ondersteunende diensten en functies

D6 Verdere ontwikkeling van e-Opvolging

5

1. Inleiding

Dit ondernemingsplan is opgemaakt in uitvoering van de beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Regering en het IWT (1 januari 2011 – 31 december 2015), goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 1 april 2011.

De beheersovereenkomst geeft het algemene kader voor de werking van IWT in de periode 2011-2015. Het ondernemingsplan vertaalt de doelstellingen van dit algemene kader naar concrete initiatieven en projecten en beschrijft de aanpak voor implementatie van de specifieke beleidsinitiatieven in het komende jaar. De bedoeling is dat het ondernemingplan voor IWT een praktisch werkinstrument is dat op het operationele niveau richting geeft aan de organisatie en bijdraagt tot de doelmatige inzet van de beschikbare menskracht en financiële middelen voor ‘meer en beter innoveren’ in Vlaanderen.

Het werken met een ondernemingsplan raakt stilaan algemeen ingeburgerd in de Vlaamse overheid. Eind 2012 bevestigde de Vlaamse Regering het ondernemingsplan als beheersinstrument voor alle agentschappen en departementen met onder meer als doel de ondernemingsplannen beter in te passen in de diverse planningscycli van de overheid. Voortaan zullen de ondernemingsplannen ook worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering.

In 2012 werd voor IWT een zeer ambitieus ondernemingsplan goedgekeurd met tal van beleidsgerichte acties en grote en kleine verbeteracties voor de verdere ontwikkeling van IWT als organisatie. In 2012 werden belangrijke stappen gezet en vernieuwingen voorbereid die in 2013 tot realisatie moeten komen. Evidente voorbeelden hiervan zijn de vernieuwing van de bedrijfssteun en de versterkte aandacht voor de mogelijkheden van projecten met maatschappelijke doelstellingen, met in het bijzonder de voorbereiding van de Proeftuin Zorg. Met deze vernieuwingen willen we, zoals ook aangegeven in de beheersovereenkomst, het bereik van IWT verruimen en vernieuwen, willen we de administratieve lasten, intern en extern, verlagen en willen we bij evaluatie en selectie van projecten (nog meer) voorrang geven aan projecten die echt een verschil kunnen maken en een meerwaarde voor Vlaanderen betekenen.

De beleidsspecifieke acties opgenomen in het ondernemingsplan 2013 bouwen in grote mate verder op de voorbereidingen en realisaties van deze in 2012.

In 2012 werden ook een aantal acties uitgerold voor de verdere ontwikkeling van IWT als organisatie. IWT wordt geconfronteerd met een toenemend en steeds gevarieerder takenpakket en wordt ook steeds regelmatiger door andere agentschappen en departementen gesolliciteerd voor zijn expertise inzake beoordelen van projecten. De beschikbare middelen staan echter onder druk. Daarom is het nodig om : (1) onze organisatie en aanpak nog sterker te focussen op de taken waarbij onze expertise echt een verschil kan maken; (2) de interne organisatie en het operationele beheer verder te stroomlijnen zodat we mensen en middelen op een zo slim mogelijke manier inzetten en we IWT verder uitbouwen als een stimulerende organisatie is waar met goesting en inzet wordt gewerkt.

De IWT directie is een oefening gestart (zie ook projectfiche D1) om, ook hier gebaseerd op voorbereidend werk in 2012, tot een optimalisatie van de interne organisatie te komen, gebaseerd op een meer gefocuste aanpak. De voorbereiding en implementatie hiervan vormt voor IWT één van de belangrijkste interne operationele doelstellingen voor 2013.

6

2. Het IWT als organisatie

Het IWT werd in 1991 opgericht als Vlaamse Openbare Instelling en werd bij de inwerkingtreding van het decreet betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid per 1 januari 2010 omgevormd tot een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap.

De missie

IWT , het agentschap voor innovatie van de Vlaamse overheid,

Stimuleert door financiële steun, advies en coördinatie,

Kennisopbouw in bedrijven, onderzoeksinstellingen, overheid en overige organisaties,

Voor meer innovatie, meer nieuwe producten, processen, diensten en concepten,

Met toegevoegde economische en maatschappelijke waarde in Vlaanderen.

De visie

In een geglobaliseerde economie speelt innovatie een essentiële rol in het vrijwaren en versterken van de competitiviteit van bedrijven. Innovatie biedt bovendien heel wat mogelijkheden om antwoorden te bieden aan belangrijke maatschappelijke en socio-economische uitdagingen.

Het is de opdracht van IWT om innovatie te steunen en te stimuleren, om barrières tot innovatie in te perken. Samen met onze klanten willen we het verschil maken en investeren in de toekomst. Innovatie is een ruim begrip. Behalve onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten, processen en diensten omvat het ook nieuwe benaderingen van arbeidsorganisatie, businessmodellen, marktonderzoek, enz.

Om met de beschikbare middelen, maximale impact te realiseren richt IWT zijn steun op die innovatieactiviteiten die op korte of middenlange termijn een belangrijke socio-economische meerwaarde voor Vlaanderen kunnen meebrengen. Daarnaast staat bij de beoordeling van projectaanvragen ook steeds de gerealiseerde kennisopbouw, of -ontwikkeling en –transfer centraal.

Innovatie is in een internationale stroomversnelling geraakt, IWT wil de bedrijven en kenniscentra steunen bij het verkennen van deze nieuwe opportuniteiten voor innovatie in de internationale omgeving en wil bijdragen tot een aantrekkelijke innovatieregio Vlaanderen.

Door de dagdagelijkse interactie met het innovatiegebeuren heeft het IWT in de afgelopen twintig jaar binnen de Vlaamse overheid een unieke expertise opgebouwd inzake de mechanismen van het beoordelen en selecteren van innovatieprojecten. IWT zal deze expertise verder versterken en verruimen zodat het zijn rol als partner voor innovatie optimaal kan blijven vervullen, ten dienste van zowel de bedrijfswereld, de kenniscentra, intermediairen enz. als ten dienste van al de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid die op een toekomstgerichte wijze innovatie in hun activiteiten integreren.

7

De taken

Eén van de kernopdrachten van IWT is het verstrekken van financiële steun, in 2013 ca. 315 miljoen euro, voor innovatieprojecten. Zowel bedrijven, kennisinstellingen, individuele onderzoekers en allerlei andere innovatieve actoren kunnen participeren aan de steunprogramma’s en –instrumenten beheerd door IWT.

Daarnaast is er de dienstverlening aan Vlaamse bedrijven en kenniscentra op het gebied van technologietranfer, partner search, voorbereiding van projecten in Europese programma’s, enz.

IWT heeft ook een belangrijke coördinatie-opdracht die doelt op een actieve netwerking van alle actoren in Vlaanderen die met innovatie bezig zijn en die de toegang van bedrijven tot de aanwezige kennis en expertise moet vergemakkelijken.

Tenslotte heeft het IWT een belangrijke taak bij de voorbereiding en het beheer van innovatie-initiatieven van zijn voogdijminister en van de Vlaamse Regering.

De waarden van het IWT

Het spreekt voor zich dat IWT bij het uitvoeren van zijn opdrachten de waarden van de Vlaamse overheid hanteert. Tegelijkertijd voegen wij daar onze eigen accenten aan toe.

Binnen het IWT gedragen wij ons klantgericht, staan wij open voor verbetering, vinden wij samenwerken belangrijk, zijn we vakbekwaam en integer en werken we efficiënt en resultaatgericht.

Onze waarden worden als volgt ingevuld :

Klantgericht : We begrijpen de klant en we baseren ons handelen daarop. We staan open

voor feedback en we reageren volgens de noden van de klant.

Verbeteren : We zijn overtuigd van het belang van verbeteren. We evalueren onze werking

regelmatig en we nemen de nodige tijd om de verbeteringen door te voeren.

Samenwerken : We gaan met elkaar en met onze klanten om in een sfeer van vertrouwen.

We werken op een constructieve manier samen met respect voor ieders bijdrage.

Vakbekwaam : We beschikken over een brede expertise en we bouwen die verder uit.

Integer : We zijn integer. Onze procedures, beslissingen en handelingen zijn transparant en

objectief.

Efficiënt en Resultaatgericht : We vertrekken van duidelijke afspraken en

verantwoordelijkheden en we houden ons daaraan. We werken steeds met het finale doel

voor ogen.

8

3. Onze strategische en operationele doelstellingen

Strategische doelstellingen

Rekeninghoudend met de hierboven vermelde missie en taken en met het beleidskader uitgetekend door de voogdijminister, focust het IWT zijn strategie langs de volgende vier strategische doelstellingen :

SD1. Meer creatief en innoverend ondernemen : Het IWT onderhoudt en versterkt zijn instrumenten en activiteiten zodat innovatie door ondernemingen in Vlaanderen optimaal wordt gestimuleerd.

SD2. Innovatie als antwoord op maatschappelijke uitdagingen : Het IWT onderhoudt en versterkt zijn instrumenten en activiteiten zodat innovatie-initiatieven met belangrijke socio-economische en maatschappelijke impact optimaal worden gestimuleerd.

SD3. Internationaliseren van innovatie-initiatieven : Het IWT onderhoudt en versterkt zijn instrumenten en activiteiten zodat Vlaamse innovatie-initiatieven optimaal inspelen op internationale opportuniteiten.

SD4. Een efficiënt, effectief en kwaliteitsvol IWT : Het IWT ontwikkelt zich verder tot een efficiënte, doelmatige en klantgerichte organisatie en draagt zo bij tot de realisatie van een slagkrachtige Vlaamse overheid.

De vier strategische organisatiedoelstellingen vloeien rechtstreeks voort uit de beleidsdoelstellingen van de beleidsnota Wetenschappelijk onderzoek en innovatie (2009-2014), met name :

Meer creatief en innoverend ondernemen;

Focussen op economische clusters, thematische speerpunten en grote projecten;

Vlaanderen internationale speler;

Meer gestroomlijnd en outputgedreven onderzoeksbeleid;

Van idee tot economische valorisatie, marktresultaat en maatschappelijke impact;

Meer kansen voor onderzoekstalent;

Een top onderzoeksinfrastructuur;

De strategische organisatiedoelstellingen zijn beschreven in de beheersovereenkomst 2011-2015. Voor elk van deze strategische doelstellingen worden in de beheersovereenkomst een aantal operationele doelstellingen (in totaal 22) geformuleerd.

Operationele doelstellingen

De operationele doelstellingen zijn :

SD 1. Meer creatief en innoverend ondernemen

OD1.1: Kwaliteitsvol beheren en verder verbeteren van de programma’s voor directe financiële steun aan ondernemingen in Vlaanderen om bij te dragen tot hun innovaties, met bijzondere aandacht voor kmo’s

OD1.2: Kwaliteitsvol beheren en verder verbeteren van de programma’s gericht op kennisdeling en samenwerking in innovatie

9

OD1.3: Kwaliteitsvol beheren en verder verbeteren van de programma’s die bijdragen tot de ontwikkeling van de strategische kennisbasis

OD1.4: Kwaliteitsvol beheren en verder verbeteren van de programma’s voor doctorandi en postdocs met een strategische/innovatieve focus

OD1.5: Organiseren van een efficiënt samenwerkingsplatform om kennisdeling te versnellen

OD1.6: Optimaliseren van het IWT-innovatie-instrumentarium ten behoeve van specifieke doelgroepen, in het bijzonder kmo’s

OD1.7: Versterken van samenwerking met de regionale innovatiecentra, de actoren van het economisch overheidsinstrumentarium, het agentschap Ondernemen en FIT, om tot een meer geïntegreerde benadering van de Vlaamse ondernemingen te komen

SD2. Innovatie als antwoord op maatschappelijke uitdagingen

OD2.1: Kwaliteitsvol beheren1 en verder verbeteren van de programma’s die bijdragen tot de ontwikkeling van de kennisbasis voor innovatie met prioritair maatschappelijke finaliteit

OD2.2: Verder uitbouwen van ‘Innovatief aanbesteden’ bij de Vlaamse overheid

OD2.3: Verruimen van bestaande instrumenten zodat ze beter inzetbaar worden voor innovatie met een belangrijke maatschappelijke impact

OD2.4: Ontwikkelen en implementeren van een aanpak voor de uitbouw en ondersteuning van grote projecten gericht op innovatie als antwoord op socio-economische uitdagingen en rekeninghoudend met evoluties in de internationale omgeving

SD3. Internationaliseren van innovatie-initiatieven

OD3.1: Verder ontwikkelen en uitvoeren van een strategie inzake internationale samenwerking, met bijzondere aandacht voor deelname aan de initiatieven binnen de Europese Onderzoeks- en Innovatieruimte en de rol van IWT bij het aantrekken van buitenlandse bedrijven.

OD3.2: Aanwenden en waar nodig aanpassen van IWT-subsidieprogramma’s in functie van de strategie inzake internationale samenwerking.

OD3.3: Optimaliseren van de IWT-dienstverlening in functie van de strategie inzake internationale samenwerking, in synergie met de andere betrokken overheidsorganisaties en de leden van het Vlaams Innovatienetwerk.

SD 4. Een efficiënt, effectief en kwaliteitsvol IWT

OD4.1: Verhogen van de maturiteit van de eigen organisatie aan de hand van verbetertrajecten gebaseerd op een regelmatige evaluatie van de organisatiebeheersing volgens de IAVA standaarden. Alle organisatiethema’s komen hierbij aan bod.

OD4.2: Ontwikkelen en uitvoeren van een actieplan om meetbare efficiëntie- en kwaliteitswinsten te realiseren, onder meer door rationalisatie van management ondersteunende diensten en versterking van de samenwerking met de entiteiten van het beleidsdomein EWI en met overige organisaties van de Vlaamse overheid.

1 inclusief verder opbouwen van de kennis bij IWT inzake sociale en maatschappelijke innovatie.

10

OD4.3: Het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk houden, en bij voorkeur verlagen, ten opzichte van het reëel aantal VTE op het moment van het ingaan van het Vlaams regeerakkoord 2009-2014. Uitbreiding van het reële aantal VTE is enkel mogelijk na een goedkeuring door de Vlaamse Regering.

OD4.4: Bijdragen tot generieke overheidsdoelstellingen inzake gelijke kansenbeleid, diversiteit, armoedebestrijding en duurzaamheid.

OD4.5: Uitbouwen van een monitoringsysteem om de aanwending en de effecten van de innovatie-instrumenten beter op te volgen.

OD4.6: Vereenvoudigen van de procedures, met inbegrip van elektronische projectopvolging om de administratieve lasten te beperken en de klantgerichtheid en efficiëntie te verhogen en de doorlooptijd van de aanvragen te beperken.

OD4.7: Versterken van de externe communicatie zodat de rol van IWT in het Vlaamse innovatiegebeuren beter bekend wordt en het bereik van de diverse doelgroepen verbetert.

OD4.8: Versterken van de financiële planning en opvolging zodat nauwkeurige ramingen van de benodigde middelen kunnen gemaakt worden en tijdig de nodige bijsturingen kunnen worden voorzien.

De concrete operationele uitwerking van deze doelstellingen gebeurt via het jaarlijks ondernemingsplan. Dit ondernemingsplan beschrijft in detail de activiteiten, interne projecten en de ingezette middelen. Telkens wordt ook de verwachtte output of resultaten aangegeven en de bijdrage of relatie tot de prestatie- en monitoring-indicatoren van de beheersovereenkomst.

Performantie-indicatoren

De realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen wordt gevolgd aan de hand van indicatoren. In bijlage aan de beheersovereenkomst wordt voor de hierna vermelde indicatoren de preciese definiëring van de indicator, hoe die wordt berekend/bepaald, of hij beschikbaar is en voor de beschikbare indicatoren de waarden van de afgelopen drie jaar opgenomen. Voor de nu nog niet beschikbare indicatoren is een traject opgemaakt om de opvolging ervan mogelijk te maken.

De indicatoren worden ingedeeld in twee categorieën :

prestatie-indicatoren die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de werking van IWT en waar IWT, in belangrijke mate invloed kan op hebben;

monitoring-indicatoren die nodig zijn om een beeld te vormen van evoluties in de omgeving van IWT maar waar tal van andere factoren invloed op hebben.

Prestatie-indicatoren :

P.1 Algemene klantentevredenheid P.2 Algemene tevredenheid personeel P.3 Tijdigheid van uitvoering IWT-kernprocessen; P.4 Interne beheerskost P.5 Omvang personeelsbestand

11

P.6 Externe administratieve last P.7 IWT-bereik P.8 Status acties P.9 Internationale component van IWT P.10 Projecten die aansluiten bij een socio-economische beleidsprioriteit P.11 Diversiteit

Monitoring-indicatoren :

M.1 Projecten met substantiële samenwerking M.2 Belang van specifieke doelgroepen M.3 Succesratio van IWT-projecten M.4 Gemiddelde steunkans M.5 Herzieningen en klachten

12

4. Prioriteiten en planning 2013

A.1. Recurrente programma’s en activiteiten

Voor de recurrente programma’s en activiteiten gericht op het steunen van innovatie beschrijft het jaarlijks ondernemingsplan het overzicht van de ingezette middelen, de planning van de oproepen en de relaties met de doelstellingen en met de prestatie- en monitoring indicatoren (zie luik 5A ). De focus ligt hier op het efficiënt en kwaliteitsvol beheer van de programma’s met als doel socio-economische impact te realiseren.

Uit het overzicht van IWT-instrumenten en de relatie met de prestatie- en monitoring indicatoren spreekt het generieke karakter van de samenstelling van de set van indicatoren.

Naar de klanten van IWT toe zal, rekening houdend met de doelstellingen van de steuninstrumenten, in de komende jaren de nadruk worden gelegd op :

Verhogen van de klantentevredenheid

Verruimen van het bereik van IWT bij de diverse doelgroepen

Verzekeren van tijdige uitvoering van IWT-kernprocessen

Verminderen van de externe administratieve last

De overige, meer beleidsmatige prioriteiten zullen hun weerslag vinden in de indicatoren die aangeven in welke mate de door IWT gesteunde projecten aansluiten bij socio-economische beleidsprioriteiten, de verdere internationalisering van de gesteunde projecten en de gerealiseerde samenwerkingsverbanden in het innovatiegebeuren.

Om na te gaan in welke mate de IWT-instrumenten de impact realiseren die ze beogen, wordt zowel een continue monitoring van de resultaten als een periodieke doorlichting uitgevoerd.

De resultaten van deze monitoring en doorlichtingen worden telkens waar opportuun, vertaald naar bijsturingen in de programma’s.

In 2013 zijn 3 impactanalyses gepland die voorzien zijn in de beheersovereenkomst : effectmetingen van het TBM-programma (toegepast biomedisch onderzoek met maatschappelijke finaliteit), van de strategische doctoraatsbeurzen en van de competentiepolen en lichte structuren. De opstart van deze studies zal in functie van de beperkte beschikbare menskracht in de cel Monitoring & Analyse worden uitgevoerd.

Verder zijn er nog de meer conceptuele studies : spill over effecten van samenwerking in O&O&I-projecten en een eerste analyse van de input en het programmaconcept van de VIS-trajecten . De VIN-analyse (bereik van de doelgroep door de innovatie-actoren) wordt verder afgewerkt en aangevuld in 2013; idem voor de portfolio analyse voor bedrijfssteun (ook nuttig als eerste analyse van de instroom onder het nieuwe kader).

A.2. Nieuwe initiatieven van de Vlaamse Regering

Naast de recurrente programma’s en activiteiten in beheer van IWT, neemt de Vlaamse Regering op voorstel van de voogdijminister bevoegd voor innovatie regelmatig een aantal nieuwe innovatie-initiatieven. IWT wordt bij de voorbereiding en uitvoering hiervan betrokken. De manier en mate van

13

betrokkenheid kan variëren. De belangrijkste recente initiatieven van de Vlaamse Regering waarvoor IWT in 2013 voor de implementatie zal instaan zijn de volgende :

Proeftuin Zorg (8 mio euro) : De Proeftuin voor Zorg werd midden 2012 door de Vlaamse Regering goedgekeurd. De aanvragen voor platformen en projecten zijn begin 2013 ingediend bij IWT. Gelet op het belang en de omvang van dit initiatief werd voor deze actie een specifieke projectfiche in het ondernemingsplan opgemaakt (cfr. fiche B4).

TGO transformationeel geneeskundig onderzoek (10 mio euro) : de eind 2012 ingediende projectvoorstellen doorlopen momenteel het evaluatieproces , beslissing door raad van bestuur is voorzien in april 2013.

Projectwerking Lichte structuren (40 mio euro) : Tot nu toe werden 9 ‘lichte structuren’ of open innovatieplatformen door de Vlaamse Regering erkend. Vanaf 2013 is een apart budget in beheer van IWT voorzien voor de projectwerking van de lichte structuren. De projectaanvragen worden gedurende het gehele jaar (liefst gegroepeerd) bij IWT ingediend door de lichte structuren. Na evaluatie door externe deskundigen beslist de raad van bestuur van IWT over de toekenning van de steun. Deze aanpak wordt verder geoptimaliseerd in de loop van 2013 zoals beschreven in fiche B van het ondernemingsplan.

Erkenning van lichte structuren : verwacht wordt dat IWT ook dit jaar een aantal aanvragen tot erkenning van lichte structuren zal dienen te evalueren. Over de beschikbare middelen en het aantal dossiers is momenteel geen duidelijkheid. IWT staat in voor de doorlichting van de aanvragen . De Vlaamse Regering beslist over de uiteindelijke erkenning.

MIP, milieu innovatie platform (6,6 mio euro): eind 2012 besliste de Vlaamse Regering over de verdere ondersteuning van MIP. IWT dient in 2013 een oproep te organiseren om de organisatie te selecteren die zal instaan voor het beheer van het MIP.

Bevorderen van het innovatievermogen van kmo’s (1,53 mio euro) : eind 2012 keurde de Vlaamse Regering een nieuw initiatief goed dat als doel heeft het innovatievermogen en de absorptiecapaciteit van kmo’s te versterken. De implementatie van dit project is in handen van Flanders DC en de innovatiecentra in samenwerking met de relevante werkgeversorganisaties. Aan IWT werd de opdracht gegeven om een oproep te lanceren om de participatie van de werkgeversorganisaties te organiseren.

Creatieve Industrie (500 keuro) : Ook eind 2012 keurde de Vlaamse Regering de opstart goed van het CICI-programma (call voor Innovatie en creatieve industrie). Bedoeling is projecten te ontwikkelen in innovatieve samenwerking tussen creatoren (kunstenaars/ creatieve industrie) en kennisinstellingen en bedrijven of organisaties. IWT zal samen met Flanders DC instaan voor de implementatie van het programma. Voor IWT ligt de focus op de doorlichting van de voorstellen.

Naast de hierboven vermelde acties zijn er ook nog een aantal lopende initiatieven (proeftuin Elektrisch voertuig, generaties-projecten, CMI, i-cleantech, ……) waarvoor IWT instaat voor de inhoudelijke en administratief financiële opvolging, maar die geen aanleiding geven tot specifieke opdrachten voor 2013.

In de loop van 2013 zullen er ongetwijfeld opnieuw een aantal nieuwe opdrachten aan IWT worden gericht die hier nog niet konden worden opgenomen omdat de betreffende voorbereidingen nog niet ver genoeg gevorderd zijn.

14

B. Specifieke initiatieven 2013 zake innovatie

Voor elk van de specifieke initiatieven inzake innovatie (gericht op evaluatie, verbetering, vernieuwing of uitbreiding van de activiteiten en instrumenten van IWT) werd een fiche opgemaakt waarin een omschrijving van het initiatief, een stappenplan, te verwachten resultaten en de relatie met de prestatie- en monitoringindicatoren van de beheersovereenkomst opgenomen, naast de ingezette middelen en de doelstellingen (zie luik 5B). Deze specifieke initiatieven geven invulling aan de doelstellingen van de beheersovereenkomst en sluiten volledig aan bij de prioritaire initiatieven vermeld in de beleidsbrief voor 2013 van voogdijminister Lieten.

De belangrijkste specifieke initiatieven in 2013 zijn :




B4 Implementatie proeftuin zorg

B5 Innovatief aanbesteden : vernieuwing van de aanpak

B6 Optimalisatie projectwerking lichte structuren

B7 Versterken Vlaamse deelname aan Europese netwerken

Deze projecten worden in hoofdstuk 5B verder toegelicht via aparte projectfiches

C. Jaarlijkse actieplannen organisatie en beheer

Ook de invulling van de strategische doelstelling “Een efficiënt, effectief en kwaliteitsvol IWT” gebeurt enerzijds door specifieke initiatieven die in deel 5D worden beschreven en anderzijds door de uitvoering van jaarlijkse actieplannen gericht op organisatiebeheersing, interne communicatie, klantentevredenheid, ICT, HRM en Begroting.

Deze actieplannen en de specifieke initiatieven geven invulling aan de operationele doelstellingen van de beheersovereenkomst en zijn gericht op :

- verhogen van de maturiteit van de organisatie (interne controle - IAVA) - het bevorderen van de betrokkenheid en de tevredenheid van de medewerkers - het beperken van de beheerskost - het beperken van de externe administratieve last - het verbeteren van de bekendheid van het IWT - bijdrage tot de overheidsdoelstellingen inzake diversiteit

Deze acties worden meer in detail omschreven in hoofdstuk 5C.

15

D. Specifieke initiatieven 2013 inzake organisatieontwikkeling

Ook voor elk van de specifieke initiatieven inzake organisatieontwikkeling werd een fiche opgemaakt waarin een omschrijving van het initiatief, een stappenplan, te verwachten resultaten en de relatie met de prestatie- en monitoring indicatoren van de beheersovereenkomst opgenomen, naast de ingezette middelen en relatie tot de doelstellingen (zie luik 5D).

2013 wordt het jaar waarin we vooral de klemtoon leggen op de verdere uitwerking en invoering van de verbetervoorstellen die we in 2012 hebben verzameld. Bovendien willen we die verbeteracties kaderen in een ruimere oefening waarbij we onze visie op welk soort organisatie het IWT wil en kan zijn, actualiseren.

Daarenboven willen we in 2013 extra aandacht en middelen besteden aan de manier waarop we onze beleids- en onze beheersinformatie beheren zodat we onze rol op het vlak van beleidsondersteuning beter kunnen invullen (zie projecten D2a, D2b en D2c).

De belangrijkste specifieke initiatieven in 2013 zijn :









Deze projecten worden in hoofdstuk 5D verder toegelicht via aparte projectfiches

16

5. Projectfiches en Actieplannen

5A. Beheer van de IWT-instrumenten voor innovatie

17

Kruistabel IWT-instrumenten vs. doelstellingen beheersovereenkomst en inzet van middelen Strategische

doelstelling Operationele doelstellingen

Indicatieve steunmiddelen in 2013 in euro

Steun aan Onderzoeks- en Ontwikkelingsprojecten uit het bedrijfsleven

SD.1

OD1.1, OD2.3, OD3.2 101.063.000

Steun aan O&O-haalbaarheidstudies

SD.1 OD1.1, OD3.2 3.000.000

Steun aan KMO-haalbaarheidstudies en -Innovatieprojecten

SD.1 OD1.1, OD2.3, OD3.2

25.000.000

Steun aan IBBT-ICON SD.1 OD1.1 Cfr. O&O

Steun aan SIM-ICON SD.1 OD1.1 Cfr. O&O

Steun aan MIP-ICON SD.1 OD1.1 Cfr O&O

Steun aan VIS-Trajecten SD.1 OD1.2, OD2.3, OD3.2 20.000.000

Steun aan VIS Haalbaarheidsstudies

SD.1, SD.2 OD1.2, OD2.4, OD2.3 Cfr. VIS

Steun aan Lichte Structuren SD.1, SD.2 OD1.2, OD2.4, OD2.3 40.205.000

Steun aan innovatiecentra SD.1 OD1.3, OD1.7 Cfr 2010

Steun aan projecten van hogescholen (TETRA-fonds)

SD.1 OD1.2, OD2.3, OD3.2 8.612.000

Steun aan LandbouwOnderzoek (LO- landbouwtrajecten)

SD.1 OD1.2 10.122.000

Steun aan Strategisch BasisOnderzoek met economische finaliteit (SBO/E)

SD.1 OD1.3, OD3.2

39.174.000

Steun aan Strategisch BasisOnderzoek met maatschappelijke finaliteit (SBO/M)

SD.2 OD2.1, OD3.2

Cfr. SBO

Steun aan Toegepast Biomedisch Onderzoek met een primair maatschappelijke finaliteit (TBM)

SD.2 OD2.1

6.825.000

Steun aan ERA-netten en andere EU initiatieven via art. 185 en art.187 en EUREKA

SD.3 OD3.2

Ingebed in overige lijnen

(Doctorale) Baekeland-mandaten

SD.1 OD1.4 4.590.000

Doctoraatsbeurzen – strategisch basisonderzoek

SD.1 OD1.4 30.823.280

Innovatiemandaten SD.1 OD1.4 2.500.000

Innovatief aanbesteden SD.2 OD2.2 3.000.000

Bevordering van innovatiepartnering en technologietransfer (Enterprise Europe Network)

SD.3 OD3.3

Europese middelen

Aanmoediging van deelname aan Europese en internationale onderzoeksprogramma's (VCP)

SD.3 OD3.3

405.000

Steun aan e-media projecten 7.155.000

Acties op initiatief van de Vlaamse Regering

21.164.000

Kruistabel IWT-instrumenten en indicatoren

P.1

Kla

nte

n-

tevre

de

nh

eid

P.2

Pers

on

eel-

tevre

de

nh

eid

P.3

Tijd

igh

eid

kern

pro

cessen

P.4

In

tern

e

be

heers

ko

st

P.5

Pers

on

eels

-

om

van

g

P.6

A

dm

inis

trati

eve

last

P.7

IW

T-b

ere

ik

P.8

. S

tatu

s

P.9

In

tern

ati

on

ale

co

mp

on

en

t

P.1

0 S

ocio

-eco

n.

be

leid

sp

rio

rite

ite

n

P.1

1 D

ivers

iteit

M.1

Sam

en

werk

ing

M.2

S

pe

cif

ieke

do

elg

roe

pen

*

M.3

Su

ccesra

tio

M.4

Gem

idd

eld

e

ste

un

kan

s

M.5

H

erz

ien

ing

/

kla

ch

ten

Kale

nd

er

vo

or

imp

actm

eti

ng

en

Steun aan Onderzoeks- en Ontwikkelingsprojecten uit het bedrijfsleven

X X X X X X X X X X X X X

Steun aan O&O-haalbaarheidstudies X X X X X X X X X X X X

Steun aan KMO-haalbaarheidstudies en -Innovatieprojecten

X X X X X X X X X X X X X

Steun aan IBBT-ICON X X X X X X X X X X X X

Steun aan SIM-ICON X X X X X X X X X X X X

Steun aan MIP-ICON X X X X X X X X X X X X

Steun aan VIS-Trajecten X X X X X X X X X X X X

Steun aan innovatiecentra X X X X

Steun aan VIS Haalbaarheidsstudies X X X X X X X X X X X X X

Steun aan competentiepolen X X X X X X X X X X X X X

Steun aan projecten van hogescholen (TETRA-fonds)

X X X X X X X X X X X X

Steun aan LandbouwOnderzoek (LO) X X X X X X X X X X X X

Steun aan Strategisch BasisOnderzoek met economische finaliteit (SBO/E)


Steun aan Strategisch BasisOnderzoek met maatschappelijke finaliteit (SBO/M)


Steun aan Toegepast Biomedisch Onderzoek met een primair maatschappelijke finaliteit (TBM)


Steun aan ERA-netten en andere EU initiatieven via art. 185 en art.187 en EUREKA

X X X X X X X X X X

(Doctorale) Baekeland-mandaten X X X X X X X X X X X X

Doctoraatsbeurzen – strategisch basisonderzoek X X X X X X X X X X X X

19

(Postdoctorale) Innovatiemandaten X X X X X X X X X X X X

Innovatief aanbesteden X X X X X X X

Bevordering van innovatiepartnering en technologietransfer (Enterprise Europe Network)

X X X X X X X

Aanmoediging van deelname aan Europese en internationale onderzoeksprogramma's (VCP)

X X X X X X

Timing oproepen 2013

Oproepen met een continu karakter

jan feb maart april mei juni juli aug sept okt nov dec

SB - T12e termijn

RVB RVB

SBO 1e ronde RVB 2e ronde

RVB

TBM

RVB

Tetra RVB

LA-trajectenRVB

Baekeland/IM

RVB

RVB

VIS-Trajecten RVB

VIS-Haalb

O&O-

gegroepeerde

Haalb

RVB

TGO RVB

indiening colleges experts

lancering evaluatie adviseurs, voor stadia waarbij geen externe deskundigen

instructies

commissie

nog te bepalen

IWT Ondernemingsplan 2013

21

5B. Specifieke initiatieven 2013 inzake innovatie


22


Strategische doelstelling SD.1 : Meer creatief en innoverend ondernemen

Operationele doelstelling OD1.1 : Kwaliteitsvol beheer en verder verbeteren van de programma’s voor directe financiële steun aan ondernemingen OD1.6 :Optimaliseren van het IWT-instrumentarium, t.b.v. specifieke doelgroepen, i.h.b. kmo’s

Sponsor Leo Van de Loock

Projectmanager Filip Van Isacker en Luc de Buyser/Ria Bruynseels (VIS)

Middelen - te bepalen in het meer gedetailleerd stappenplan; de interne inspan-ning zal echter aanzienlijk zijn, met het zwaartepunt in het 1e halfjaar

- hoofdzakelijk interne menskracht; event. communicatiebudgetten en budgetten voor ontwikkeling tools (te begroten in de resp. plannen)

Link met andere projecten/impact

B2 (opvolging) en B7 (internationalisatie) gezien de breedte over de organisatie, met vrijwel alle D-projecten

Te realiseren doelstelling(en) – verwacht voordeel

- IWT-bedrijfssteun optimaliseren via doelgroepgerichte aanpak zoals uitgewerkt volgens de principes die vastgelegd zijn in het project B1 2012 en B2 2012; deze actie omvat de volledige uitrol van de aanpak goedgekeurd in 2012 (cfr. mededeling aan de VR dd. 30/11/2012)

- de verwachte voordelen zijn : * aanpassing aan de wijzigende externe omstandigheden; * zo goed mogelijk beantwoorden aan de noden van de verschillende bedrijfsdoelgroepen; * efficiënte en effectieve inzet van de IWT-middelen, zowel de steun- als de werkingsbudgetten.

Kritische Succes Factoren

- goede aansluiting met het beleid van de voogdijminister en de Vlaamse regering - opnemen van de geboden mogelijkheden door het Vlaamse bedrijfsleven

Geplande acties en globale timing

De verdere uitrol zal in een gedetailleerd stappenplan worden vastgelegd begin 2013. De volgende punten komen daarin aan bod : 1. verdere interne afstemming met als doel een zo klaar mogelijke boodschap naar buiten te

brengen en oplijning van de interne processen op de nieuwe aanpak (met inbegrip van de invoering van de resultaten van de LEAN-analyse uitgevoerd in 2012).

2. omstandige externe communicatie, zowel naar de bedrijven toe als naar de intermediairen die bedrijven sensibiliseren/begeleiden. Items die daarbij bekeken worden omvatten : handleidingen etc., de website, mondelinge briefings en toelichtingen, gerichte en gediversifieerde benadering van (potentiële) aanvragers.

3. aanpassing/ontwikkeling van de ondersteunende tools. 4. doelgerichte behandeling van de aanvragen met de aangepaste principes, met terugkoppeling

naar de communicatie en de processen. 5. uitwerken van de behandeling van innovatievolgers, o.a. via de optimalisatie van de VIS-

projecten. 6. inpassing van de aspecten van internationalisatie (cfr. B8). 7. opvolging en rapportering van de impact op de prestatie-indicatoren.

Op te volgen realisaties in 2013

- consistente uitrol van de vernieuwde aanpak - evolutie van de vraag naar bedrijfssteun, binnen de verschillende doelgroepen - goedgekeurd voorstel voor innovatievolgers


23


Strategische doelstelling SD.1 : Meer creatief en innoverend ondernemen

Operationele doelstelling OD1.1 : Kwaliteitsvol beheer en verder verbeteren van de programma’s voor directe financiële steun aan ondernemingen OD1.6 :Optimaliseren van het IWT-instrumentarium, t.b.v. specifieke doelgroepen, i.h.b. kmo’s


Projectmanager Filip Van Isacker en Luc de Buyser

Middelen - te bepalen in het meer gedetailleerd stappenplan; de interne inspan-ning zal echter aanzienlijk zijn, met het zwaartepunt in het 2e halfjaar

- hoofdzakelijk interne menskracht, eventueel externe ondersteuning van de procesanalyse


B1 (nieuwe aanpak bedrijfssteun) gezien de breedte over de organisatie, met vrijwel alle D-projecten


- de optimalisatie van de (toekenning van) IWT-bedrijfssteun, zoals uitgewerkt in 2012 en verder uit te rollen in 2013 (zie fiche B1), heeft ook een impact op de opvolging tijdens de uitvoering van de projecten; deze fase moet maximaal in lijn gebracht worden met de uitgangspunten en procedures daar vastgelegd

- de verwachte voordelen liggen in het verlengde van de streefdoelen van de vernieuwde aanpak : * zo goed mogelijk beantwoorden aan de noden van de verschillende bedrijfsdoelgroepen; * efficiënte en effectieve inzet van de IWT-middelen, zowel de steun- als de werkingsbudgetten.


- naadloze aansluiting met de vernieuwde aanpak van IWT-bedrijfssteun - opnemen van de geboden mogelijkheden door het Vlaamse bedrijfsleven


De verdere uitrol zal in een gedetailleerd stappenplan worden vastgelegd begin 2013. De volgende punten komen daarin aan bod : 1. analyse van de noden/verwachtingen van de stakeholders (begunstigden, IWT en beleid) en

aanpassing van de processen aan de principes van de IWT-bedrijfssteun 2. interne afstemming/oplijning van de interne processen op de nieuwe aanpak 3. aanpassing/ontwikkeling van de ondersteunende tools 4. omstandige externe communicatie, zowel naar de bedrijven toe als naar de intermediairen die

bedrijven sensibiliseren/begeleiden 5. uitrol en terugkoppeling voor verdere ontwikkeling


- consistente uitrol van de vernieuwde aanpak


24


Strategische doelstelling SD2. Innovatie als antwoord op maatschappelijke uitdagingen

Operationele doelstelling OD2.1: Kwaliteitsvol beheren2 en verder verbeteren van de programma’s die bijdragen tot de ontwikkeling van de kennisbasis voor innovatie met prioritair maatschappelijke finaliteit OD2.3: Verruimen van bestaande instrumenten zodat ze beter inzetbaar worden voor innovatie met een belangrijke maatschappelijke impact

Sponsor Tania De Roeck/Maarten Sileghem

Projectmanager Michele Oleo en Kathleen Goris, Inge Arents, Carine Lucas, Paul Schreurs

Middelen 1,5 mm


sluit aan bij implementatiefase van ondernemingsplan projecten 2012: B6 “Herdefiniering DTO”, 10 “Social profit organisaties in IWT programma’s” en B11 “SBO maatschappelijke finaliteit”


- uitwerken van de bijsturing van SBO-maatschappelijk op basis van de effectenmeting uitgevoerd door Technopolis, opgeleverd in 2012, implementatie van beslissingen Vlaamse Regering rond sociale innovatie (oproep EWI, soc. Innovatiefabriek, Flanders Synergy projecten) en implementatie van de resultaten van de IWT projecten rond DO en social profit organisaties in IWT

- de implementatie van al deze zaken inbedden in een globaal leertraject rond sociale en maatschappelijke innovatie, met bijzondere aandacht voor evaluatie van maatschappelijke impact;

- mogelijke hiaten in de IWT steuninstrumenten ontdekken, zowel wat betreft steun voor kennisontwikkeling als steun voor diffusie en valorisatie : gezien de groeiende aandacht voor maatschappelijke innovatie is het nodig en nuttig over dergelijke analyse te beschikken om te kunnen anticiperen op toekomstig beleid;

- de verwacht voordelen zijn : * verder uitbouwen van expertise terzake * het IWT kan keuzes maken indien verbreding van het programma-aanbod aan de orde is * een onderbouwd antwoord op eventuele toekomstige noden en vragen vanuit de regering.


- beschikbare capaciteit om te investeren in de toekomst - interne expertise


- leertraject : start vanaf januari - SBO-maatschappelijk : start uitwerken van aanpak in januari, afstemming klankbordgroep voorjaar,

krijtlijnen voor bijsturing voorleggen aan RVB in sept. - maart-september 2013 :

* nagaan of naast de bestaande en op te starten IWT instrumenten en initiatieven van de VR ter bevordering van maatschappelijke innovatie (SBO-M, Proeftuin zorg, Sociale innovatiefabriek…) het nuttig en nodig is om ook andere IWT programma’s te verruimen tot een andere finaliteit of doelgroep (SB, VIS, TETRA…)

* identificeren van de obstakels (wetgevend kader , inhoudelijk, financieel) om tot operationalisering te komen


- aanpassing SBO-maatschappelijk - analyse

2 inclusief verder opbouwen van de kennis bij IWT inzake sociale en maatschappelijke innovatie.


25

B4 : Implementatie opstart proeftuin zorg

Strategische doelstelling SD1 Meer creatief en innoverend ondernemen SD2 Innovatie als antwoord op maatschappelijke uitdagingen

Operationele doelstelling OD1.1 Kwaliteitsvol beheren en verder verbeteren van de programma’s voor directe financiële steun aan ondernemingen in Vlaanderen om bij te dragen tot hun innovaties, met bijzondere aandacht voor kmo’s OD2.4 Ontwikkelen en implementeren van een aanpak voor de uitbouw en ondersteuning van grote projecten gericht op innovatie als antwoord op socio-economische uitdagingen en rekeninghoudend met evoluties in de internationale omgeving

Sponsor Maarten Sileghem

Projectmanager Patricia Menten en Alain Thielemans

Middelen 6 mm


analyse van de mogelijkheden voor social profit organisaties in IWT steuninstrumenten (B3)

Indicatoren uit Beheersovereenkomst :

P7 IWT-bereik P10 Socio-economische beleidsprioriteiten M1 samenwerking


- op 20 juli 2012 besliste de Vlaamse Regering om een proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen op te zetten. Aan IWT werd de opdracht gegeven om in een eerste fase (in 2012) twee oproepen in het kader van deze proeftuin te lanceren. De eerste oproep betreft een oproep voor voorstellen voor proeftuinplatformen en bijhorende projecten. De tweede oproep richt zich tot kennis-instellingen met een ruime expertise op vlak van zorgprocessen, onderzoeksmethodologieën, vergrijzing en zorgeconomie, en heeft als doel om een wetenschappelijk consortium te selecteren dat zal instaan voor de wetenschappelijke begeleiding van de –via oproep 1– gesteunde proeftuinplatformen

- verder werd aan IWT ook de opdracht gegeven om in een tweede fase (wellicht 2013) een bijkomende oproep naar proeftuinprojecten te lanceren

- de concrete doelstellingen van het project “Implementatie opstart proeftuin zorg“ zijn: * evalueren van de voorstellen in de twee eerste oproepen van de proeftuin en het verstrekken

van advies aan de Vlaamse Regering m.b.t. de selectie van de proeftuinplatformen en het nemen van een beslissing m.b.t. de selectie van de projecten (inclusief project kennisopbouw)

* opstellen van een overeenkomst voor de gesteunde platformen en projecten en het opvolgen van deze platformen en projecten

* lanceren van een bijkomende oproep naar proeftuinprojecten - de verwachte voordelen zijn gekoppeld aan de doelstelling van de proeftuin : stimuleren van

innovatie in de ouderenzorg met als resultaten verhogen van de kwaliteit van ouderenzorg, ver-breden van het zorgaanbod ,betaalbaar houden van de ouderenzorg, geven van een “boost” aan de non-profit zorgactoren met potentiële spill-overs naar andere programma’s en kanalen, zowel binnen als buiten IWT en geven van een “boost” aan Vlaamse bedrijven, actief in de zorgsector


- voldoende capaciteit bij IWT voor de coördinatie, het beheer, de evaluatie en de opvolging van de proeftuinplatformen en –projecten

- constructieve samenwerking tussen IWT en iMinds (dat de “programme office” van de proeftuin uitvoert) in het kader van de opvolging van de proeftuinplatformen en –projecten

- constructieve samenwerking met innovatie-adviseurs zorg en het impulsloket van Flanders’ Care


- nemen van een beslissing inzake de ontvankelijkheid van de ingediende voorstellen in het kader van de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen (door directiecomité IWT) en communiceren van


26

deze beslissing naar de aanvragers – medio januari 2013 - evalueren van de ingediende platformen projectvoorstellen, inclusief de voorstellen voor het

project kennisopbouw, met behulp van een college van externe deskundigen – eind maart 2013 - formuleren van een advies door de RvB van IWT aan de Vlaamse Regering met betrekking tot de

selectie van de platformvoorstellen en nemen van een beslissing met betrekking tot de selectie van de projectvoorstellen en de selectie van het project kennisopbouw – eind april 2013

- communiceren van de beslissing van de Vlaamse Regering (m.b.t. de platformen) en de RvB van IWT (m.b.t. de projecten) naar de aanvragers van de ontvankelijke voorstellen – eind juli 2013

- uitwerken en versturen van de Projectspecifieke voorwaarden van de IWT-overeenkomst voor de gesteunde platformen projectvoorstellen (inclusief project kennisopbouw) – eind september 2013

- lanceren van de tweede oproep voor het indienen van projectvoorstellen in het kader van de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen – eind 2013


-advies over de platformen en goedkeuring van de projecten


27

B5 Innovatief Aanbesteden : vernieuwing van de aanpak

Strategische doelstelling SD2. Innovatie als antwoord op maatschappelijke uitdagingen

Operationele doelstelling OD2.2 Verder uitbouwen van ‘innovatief aanbesteden’ bij de Vlaamse overheid

Sponsor Veerle Lories

Projectmanager Christophe Veys

Middelen Werkingsmiddelen kenniscentrum innovatief aanbesteden



- bij het innovatief aanbesteden koopt de overheid innovatieve oplossingen: *voor belangrijke maatschappelijke uitdagingen (mobiliteit, energie, vergrijzing, klimaat, …) *om de kwaliteit van haar dienstverlening te verbeteren

- op basis van de doelstellingen uit de beleidsbrief innovatie en het NIB en ViA, samen met de elementen uit de analyse van de activiteiten in 2009-2011 zijn er de volgende krachtlijnen: 1. vernieuwing van het huidige Innovatief Aanbesteden met een verruimde aanpak. 2. verbreding van Innovatief Aanbesteden met versterkte netwerkuitbouw 3. projectwerking: verdere uitrol van de reeds opgestarte en goedgekeurde projecten 4. Europese samenwerking en deelname aan Europees gesubsidieerde IA-projecten 5. monitoring “Innovatief Aanbesteden” in Vlaanderen en Europa


- een goede definitie van socio-economische valorisatie


1/ strategieoefening met Werkgroep van de Raad van Bestuur met als doel het vernieuwen van het

vraaggedreven instrument Innovatief Aanbesteden op korte en langere termijn (start in Q1)

2/ Actieplan 2013-2015: verlenging van het Actieplan met een verruiming en efficiëntere aanpak met een méér laagdrempelige aanpak:

actie 1: goedkeuring Actieplan Vlaamse Regering 2013-2015 (Q1 2013)

actie 2: verdere uitrol van de reeds opgestarte en goedgekeurde projecten IA

actie 3: meer vertrouwen en rechtszekerheid garanderen door een stevige juridische onderbouw van het IA-proces aan te bieden. o goedkeuring van de aanpak en het IA-proces door Inspectie van Financiën (Q1 2013) o nauwere samenwerking met de Afdeling Overheidsopdrachten van het beleidsdomein

Bestuurzaken en DAR, in het bijzonder met betrekking tot duurzame overheidsopdrachten (Q1 2013)

actie 4: sensibilisering van aankopers rond Innovatief Aanbesteden en uitwerken van een netwerk van aankopers o deelname aan de Task Force duurzaam aanbesteden (afd. Overheidsopdrachten) (Q2 2013) o deelname aan het “Vlaams Samenwerkingforum Overheidsopdrachten” (Q2 2013)

actie 5: mandaat voor het opstarten van nieuwe projecten met aangepaste middelen o aangepast kader: onderscheid projecten met een hoog- en laag R&D-gehalte (zie bijlage) o aangepast goedkeuringsprocedure o aanvraag werkingsmiddelen 2013-2015 o focus op een 4 à 5-tal projecten per jaar, met bijzonder aandacht voor projecten die

aansluiten bij de proeftuinen (Zorg, Elektrisch voertuig,..)

actie 6: evalueren van de haalbaarheid van een tool voor het spotten van innovatieve aanbestedingstrajecten, met als doel te monitoren dat een bepaald percentage van de aanbestedingsbudgetten gericht besteed wordt aan het aankopen van innovatieve oplossingen



28

- goedgekeurd actieplan 2013-2015 - goedgekeurd voorstel RvB voor vernieuwde aanpak van Innovatief Aanbesteden - precommerciële trajecten gerealiseerd volgens planning


29

B6 Optimalisatie projectwerking Lichte Structuren

Strategische doelstelling SD1 Meer creatief en innoverend ondernemen

Operationele doelstelling OD1.1 Samenwerking stimuleren OD1.2 Kwaliteitsvol beheren en verder verbeteren van de programma’s gericht op kennisdeling en samenwerking in innovatie

Sponsor Tania De Roeck

Projectmanager Corien Struijck

Middelen 40 dagen (30 dagen CS, 10 dagen andere procescoördinatoren)


SD2 Innovatie als antwoord op maatschappelijke uitdagingen OD2.4 Ontwikkelen en implementeren van een aanpak voor de uitbouw en ondersteuning van grote projecten gericht op innovatie als antwoord op socio-economische uitdagingen en rekeninghoudend met evoluties in de internationale omgeving


- hoofddoelstelling van dit project is het verder uitwerken van de IWT processen rond de projectwerking van de lichte structuren: 1. criteria en aanvraagtemplates voor de diverse projecttypes, interne afspraken, richtlijnen voor

college en externe deskundigen structureren en eenvoudig beschikbaar stellen aan de adviseurs (ECM)

2. scherpstellen van specifieke projecttypes. 3. publicatie van de extern relevante documenten op de IWT website

- verwacht voordeel:

efficiënte en effectieve evaluatie en opvolging van projecten van de LS ; meer duidelijkheid en houvast voor de adviseurs die projecten behandelen en voor de LS-adviseurs

betere communicatie naar LS over de verwachte input (bijv. inhoud aanvraag) als ook de procedures

betere communicatie naar deskundigen o.a. over de interpretatie van de evaluatiecriteria

ondersteunt de doelstelling naar gelijke behandeling en evaluatie van projecten door het IWT


- voldoende beschikbare tijd van alle betrokkenen om proces uit te werken - erkenning van beslissingen/uitgewerkte processen door het kabinet en de RVB van IWT


- jan/feb :

beschrijving criteria projecttypes VIS (CO, TIS, studies), O&O (coöperatief), SBO, TWIN en ICON

informatie externe deskundigen afgerond

begin feb. template VIS afgewerkt - maart/april:

templates aanvragen afgerond in maart

ECM op punt en beschikbaar in proceswerkplek + infosessie intern

website afgewerkt


- beschikbare handleidingen en templates - verbeterde communicatie en samenwerking naar lichte structuren toe


30

B7 Versterken Vlaamse deelname aan Europese netwerken

Strategische doelstelling SD3 Internationaliseren van Vlaamse innovatie-initiatieven

Operationele doelstelling OD3.1 (A) Verder ontwikkelen en uitvoeren van een strategie inzake internationale samenwerking, met bijzondere aandacht voor deelname binnen ERA OD3.2 (B) Aanwenden en waar nodig aanpassen IWT-subsidieprogramma’s


Projectmanager Elsie De Clercq, Alain Deleener

Middelen 2 mm


Sensibiliseren deelname Europese programma’s


- de visietekst internationale samenwerking IWT van september 2011 voorziet een versterking van de inzet van IWT steunprogramma’s in Europese netwerken met een aanpassing van een aantal modaliteiten om op termijn via deze weg circa ¼ van het budget in te zetten op internationale projecten. Om dit te bereiken dient de visietekst ingebed te worden in de strategie van het IWT

- hoofddoelstelling: bevorderen en ondersteunen van innovatie door internationale samenwerking, door: (A) herziening en bijstelling van het deelnemen van IWT aan Europese netwerken. Keuzes voor

nieuwe deelnames zullen ingebed worden in de keuzes gestuurd vanuit het beleid. (B) opvolgen van de ontwikkelingen op EU niveau (Horizon 2020 en andere). Het doel is om

maximaal in te spelen op diverse Europese tendensen. - verwacht voordeel:

maximalisatie van de output van participatie in de bestaande Europese netwerken, in de vorm van stimulering van internationale samenwerking

versterkte deelname van Vlaamse bedrijven en kenniscentra aan Europese netwerken

IWT en de Vlaamse actoren in staat stellen relevante Europese spelers te blijven door proactief in te spelen met de IWT-instrumenten op nieuwe Europese ontwikkelingen


- personeelscapaciteit IWT - vrijmaken van beschikbare middelen voor deelname aan grote Europese initiatieven


- herziening en bijstelling van het deelnemen van IWT aan Europese netwerken met als doel om het rendement van de participatie in netwerken, naar financiering van internationale projecten en naar personeelsinzet IWT, te maximaliseren (“3-niveau-strategie”) (Q1)

- inspelen op nieuwe Europese evoluties: verder scannen Horizon 2020 en andere Europese initiatieven zoals KETs, FET Flagships, JPI’s; IWT zal de ontwikkelingen opvolgen (interne werkgroep) en waar nodig zijn instrumentarium afstemmen binnen het kader van de gemaakte beleidskeuzes en de hiervoor vrijgemaakte extra middelen; binnen deze context wordt nagegaan hoe/of er voor deelname van kennisinstellingen aan netwerken met een duidelijke industriële finaliteit maar zonder deelname van een Vlaams bedrijf een nieuw financieringsinstrument kan worden uitgewerkt, met bijzondere aandacht voor deelname Eurostars/EUREKA (Q2)

- interne invulling van de bestaande strategienota op basis van de concrete resultaten (Q3) - aanzet monitoring van de ontwikkelde strategie (uitwerken van een opdracht om een monitoring

studie te laten uitvoeren in 2014) (Q4)


- uitvoering actieplan


31

5C. Jaarlijkse planning organisatie en beheer


32

C1 Mens en Organisatie Verantwoordelijke : Geert Thorrez Doelstellingen en Aandachtspunten 2013

Verhogen van de betrokkenheid en de tevredenheid van onze medewerkers: IWT wil een stimulerende organisatie zijn waar we met goesting werken en constructief met elkaar omgaan.

Bevorderen van vorming en ontwikkeling via het opstellen en uitvoeren van een talenten- en een competentieplan om te groeien tot een lerende organisatie

Verdere beheersing van de personeelsaantallen : Bij vacatures alleen 1/1 vervangingsratio voor het personeel in de kerntaken ; geen vervangende werving bij het onderhoudspersoneel; minder dan 1/1 vervanging bij het administratief personeel

Beheerste groei van de personeelskosten

Bij de rekrutering bijdragen tot de diversiteitsdoelstellingen van de Vlaamse overheid via het inzetten van kanalen die kunnen zorgen dat effectief allochtone en arbeidsgehandicapte kandidaten worden bereikt (per vacature)

Het statutariseren van contractuele personeelsleden die aan alle statutaire voorwaarden

voldoen binnen de werkingsmiddelen vanuit het principe “Gelijke arbeidsvoorwaarden voor

hetzelfde werk” en binnen de context van beheerste kosten : Vanaf 2012 statutarizeren wij min.

3 contractuele IWT-adviseurs (per jaar ) : wij zullen dit verderzetten in 2013

Optimalisatie van de ondersteunende diensten en functies

Beheersing van het verzuim met het oog op een daling ervan

Verdere verbetering van de fysieke werkomgeving Geplande acties 2013

Meewerken aan initiatieven van de Vlaamse overheid in het Sleutelproject Modern HR-beleid.

Verhogen van de betrokkenheid en de tevredenheid van onze medewerkers samen met de Welzijnscommissie

Vorming en ontwikkeling uitwerken met het oog op het vergemakkelijken van de aanpassing aan veranderingen en het constructief samenwerken via een stageproject

In 2012 werd overlegd over de omschrijving van onze waarden. In 2013 willen we actief verder werken aan onze waarden : onze waarden bepalen immers hoe we ons gedragen en hoe we met elkaar en met onze klanten en partners omgaan. Via onze waarden willen wij een cultuur stimuleren waarin constructief wordt samengewerkt en waarin een veranderende omgeving niet enkel als een bedreiging wordt beschouwd.

Integriteit : actualiseren van het charter van de adviseur


33

Stand van zaken Personeelsplan

Personeel zonder prestaties


34

C2. Informatica

Verantwoordelijken : Danny Van de Vyvere, Maarten Sileghem De informatica dienst staat in voor:

ontwikkeling en onderhoud specifieke software tools afgestemd op de werking van IWT;

beheer en onderhoud basissoftware;

beheer en onderhoud architectuur.

Doelstellingen en Aandachtspunten 2012

Positionering werking informaticadienst in lange termijn doelstellingen werking IWT De werking van de informaticadienst wordt sterk gestuurd door een aantal grote lange termijn doelstellingen in de operationele werking van IWT. Vijf ervan zijn rechtreeks verbonden aan de informatica-ondersteuning van de operationele werking van IWT zoals projectevaluatie en dienstverlening, een zesde heeft betrekking op de interne organisatie. 1. De behandeling van projectaanvragen door de adviseurs zal integraal elektronisch uitgevoerd

worden via een nieuwe software tool. Dit omvat indiening, interne verslaggeving, opvolging enz. Hierbij is een verregaand automatisering voorzien van betalingen, opvolging, monitoring enz… Deze realisatie vereist de ontwikkeling van specifieke software, wat is uitgewerkt in een

intern project, e-opvolging, met een eindoplevering die momenteel gepland is rond mei 2014. Dit project voorziet de inzet van circa 2/3 van de capaciteit voor ontwikkelactiviteiten binnen de informaticadienst. (zie projectfiche D6)

2. Al de processen die de adviseurs doorlopen om tot een beslissing te komen, zullen opgenomen worden in een software tool waarbij al de procesdocumenten op een gestructureerde manier zullen aangeboden worden volgens de voornaamste processtappen. De realisatie van elektronisch beheer van processen gebeurt via een specifieke tool in

Sharepoint, de proceswerkplek in het ECM project (=ECM-1). Deze tool biedt al de proces-documenten aan op een gestructureerde basis en bevat een korte beschrijving van de processen. Dit project is grotendeels afgerond, in 2013 ligt de nadruk op eenduidig versie beheer en op de integratie van het beheer van de beurzen.

3. Interne communicatie, databeheer en documentenbeheer zal georganiseerd worden via een geïntegreerd elektronisch platform. Een geïntegreerd platform voor communicatie, databeheer en documentenbeheer staat in

zijn kinderschoenen, met een intranet als basis voor een communicatieplatform. Data- en documentenbeheer sluiten aan bij het voorgaand project voor beheer van procesdocumen-ten. Een project ECM-documentenbeheer werd opgestart in 2012 (=ECM-2). Dit zal verder uitgewerkt worden in 2013 met nadruk op implementatie en migratie van de bestanden.

4. De wisselwerking tussen medewerkers betrokken in databeheer en IT ontwikkeling in de operationele programma’s en de informaticadienst zal versterkt worden. Dit heeft vooral een impact op de organisatie van de interne werking met een sterke integratie tussen de werking van de informaticadienst en de werking van de adviseurs. Een eerste doelstelling is de integratie van gedecentraliseerde beheerssystemen die onaf-

hankelijk van de informaticadienst bestaan (reeds gerealiseerd voor de beurzen waar het databeheer opgenomen werd in de werking van de IT-dienst die zelf sterk betrokken blijft in de operationele werking van het beursbeheer). Deze logica werd ook gevolgd voor finan-ciële analyses, waarbij in 2012 een aantal tools ontwikkeld werden af te werken in 2013.

Een tweede doelstelling is een goede wisselwerking in al de IT ontwikkelingen, hiertoe werden overlegplatformen opgestart voor een actieve betrokkenheid van de medewerkers


35

in ontwikkeling van IT-tools en in de prioriterisering van interne IT-projecten. In 2013 zal aandacht gegeven worden aan een beter organisatorische afstemming van de werking van de IT dienst met die van diverse operationele activiteiten.

5. Diverse processen van IWT zullen op een meer gestructureerde manier gearchiveerd en opgevolgd worden via IT tools en actief ondersteund worden door IT tools. IWT werkt met een centrale databank, waarin al de gegevens van projectaanvragen

opgenomen zijn. Deze databank is ontworpen met het doel projectevaluatie te steunen en opvolging van de lopende projecten te faciliteren. De bestaande databanken zullen aangepast en uitgebreid worden om opvolging via indicatoren te automatiseren. Dit omvat rapportering van de aanvragers naar IWT, maar ook rapportering van IWT naar de regering in het kader van de beheersovereenkomst en het ondernemingsplan.

Voor specifieke dienstverlenende opdrachten werd een CRM tool ontwikkeld die in 2013 operationeel zal worden. In 2013 zal ook de aanzet gegeven worden voor een overkoepelende aanpak naar een CRM-tool die dan kan gekoppeld worden aan de projectdatabank voor gebruik in al de geledingen van IWT.

Naast beide specifieke doelstellingen zal in 2013 gestart worden met een analyse voor Business Intelligence met het uitwerken van een overkoepelende visie op databaheer binnen het IWT over al de processen heen, met bijzondere aandacht aan de relatie met de ondersteunende processen.

6. De werkplek zal verder georganiseerd worden om zowel mobiel werken binnen IWT als thuiswerken mogelijk te maken. De organisatie van anders werken met interne mobiliteit impliceert vooral een goede

infrastructuur voor snel en adequaat informatieverkeer. De uitbouw van thuiswerk impliceert een goed uitgebouwde VPN installatie.

Deze eerste vijf doelstellingen beïnvloeden naast de software ontwikkeling, ook de organisatie van onderhoud en de architectuur in het algemeen. Bij een ver doorgedreven automatisering van projectbehandeling en elektronisch beheer van de processen neemt de noodzaak voor opslagcapaciteit drastisch toe en zal hardware nodig zijn om de informatiestroom te beheersen. Ook de organisatie van de werkplek heeft een sterke invloed op de organisatie van infrastructuur. De operationele organisatie van de informaticadienst wordt elk jaar vastgelegd in een intern werkplan dat grotendeels gedreven wordt door bovenstaande lange termijn doelstellingen. Interne organisatie Dienstverlening en ondersteuning kunnen via uitbesteding en samenwerking of in eigen beheer. 1. De ontwikkeling van software is vaak zeer specifiek gericht op de noden van IWT. Dit gebeurt nu

in grote mate door 3 medewerkers binnen de informaticadienst. Waar mogelijk worden deel-aspecten uitbesteed, binnen een specifieke aansturing vanuit de informaticadienst. Indien de vraag naar software blijft stijgen, zal in de toekomst meer op uitbesteding gesteund worden, maar zal steeds een aansturing vanuit de informaticadienst vereist blijven om de link te leggen met de specifiek noden van IWT en/of de bestaande IT tools binnen IWT.

2. Onderhoud en beheer van basissoftware en infrastructuur is steeds gebeurd vanuit de IWT-informaticadienst. Door de verhuis naar het Ellips gebouw medio 2010 is verdere integratie van die basisdiensten in het beheer van de Vlaamse overheid een mogelijke optie. Hier zal nadere aandacht aan geschonken worden. Door samenwerking met andere diensten van de Vlaamse overheid zal een krachtenbundeling nagestreefd worden met efficiëntiewinst als doel. Naast deze externe samenwerking zal de groep ondersteuning van de informaticadienst in 2013 ook intern ingezet worden voor ondersteuning van SharePoint voor document– en databeheer.

Geplande acties 2013

up-to-date houden van de server- en computer infrastructuur


36

o vervanging van de afgeschreven “Terminal server” noodzakelijk voor de toegang tot het IWT netwerk vanaf eender welk systeem

o vervanging van afgeschreven en verouderde “Cisco concentrator”, noodzakelijk voor de VPN connecties, door een nieuw model (met o.a. toegang via 64-bit systemen en niet-windows platformen)

o verdere uitbouw van “virtual server” omgeving o implementatie voor IPv6 o patches en updates installeren om alle systemen waaronder o.a. werkstations, servers,

netwerkcomponenten, up-to-date te houden

verder zetting project e-opvolging. In 2013 wordt een inzet van circa 1,7 VTE vooropgesteld . o de elektronische communicatie met externe deskundigen verder uitbreiden naar de

overige programma’s; o de online rapportering uitrollen naar de andere programma’s. o interne processen en automatisatie van de verwerking van de online ingediende

rapportering op punt stellen. o verdere uitbouw van volledig elektronische projectopvolging op een interactieve manier

waarbij de aanvrager zelf aspecten van opvolging kan ingeven via de website en via deze weg informatie opvangt over de status.

aansluitend bij het project e-opvolging sensu strictu: uitwerken van de software voor projectbehandeling: o integratie van het nieuwe kostenmodel in Icaros en e-opvolging met hieraan gekoppeld

een uitdoofscenario en de vervanging voor IWTEL (budgetopmaak) o vernieuwen van IWT bedrijfssteun o vernieuwen van ondersteuning van KMO’s o verdere uitbouw van het vernieuwde kader voor lichte structuren

opstart analyse rond CRM project, impactanalyse m.b.t. huidige applicaties

verder uitvoering informatiebeheer (ECM-2): o verfijnen van de zoekmogelijkheden in Sharepoint; o visie uitwerken op verder gebruik van MySite o visie uitwerken op beheer van informatie steunprogramma’s o verdere migratie van documenten van de file server naar een intranetomgeving.

verder uitbouwen van de wisselwerking tussen de operationele evaluatieactiviteiten van IWT en de informaticadienst, met o verder zetten databeheer beurzen en geautomatiseerde communicatie met kandidaat-

bursalen vanuit de informaticadienst, o verder zetten van de klankbordgroep om gebruikers te betrekken in ontwikkelingen, o verder zetten de interne IT-stuurgroep voor prioriterisering interne projecten o ondersteuning vanuit IT voor een analysetool voor financiële analyses

mobiele werkplek o uitrol van 40-tal laptops voor alle secretariaatsmedewerkers en ondersteunende diensten

(met VPN connectie voor mogelijk thuiswerk) o vervanging Terminal server / VPN server (concentrator) o uitwerking en implementatie fase plan voor het project “Bring Your Own Device”

Indicatoren uit Beheersovereenkomst :

P1 algemene klantentevredenheid

P2 algemene personeelstevredenheid

P3 tijdigheid uitvoering IWT-kernprocessen

P4 Interne beheerskost


37

C3. Interne communicatie Verantwoordelijken : Annelies De Maeyer, Veerle Lories Doelstellingen en Aandachtspunten 2012 Interne communicatie is geen doel op zich, maar moet in de eerste plaats een instrument zijn om mensen te ondersteunen in hun dagelijkse werkomgeving, zowel voor de organisatie in het algemeen als voor hen als medewerker in het bijzonder. Interne communicatie heeft diverse functies :

Het vergroten van de betrokkenheid bij de medewerkers

De optimalisatie van het informatiegehalte binnen de organisatie

Het aanreiken van werkinstrumenten in de vorm van communicatietools

Het stimuleren van de personeelstevredenheid

… Het intern communicatieplan somt de acties op die het IWT zou moeten verwezenlijken om tot een gestructureerde interne communicatie te komen. Het IWT staat aan het begin van het traject daarom is het belangrijk stapsgewijs aan het werk te gaan en prioriteiten te stellen. Voor 2013 bouwen we verder op de aandachtspunten van 2012, waar vooral gewerkt is aan het uitbouwen van ondersteunende communicatietools zoals onder andere het opzetten van een intranet als toegangspoort tot de IWT informatie. In de communicatie van de verschillende interne projecten binnen de organisatie wensen we dit jaar ook extra aandacht te geven aan een gestructureerde aanpak om zowel vooraf, tijdens als na het project goed te kunnen communiceren en zo de kwaliteit als de implementatie van de resultaten van de projecten te ondersteunen. De aandachtspunten voor 2013 zijn verwerkt tot 6 acties. Geplande acties 2013 6 acties zijn als prioritair naar voor geschoven om het project rond een meer gestructureerde interne communicatie binnen het IWT te ondersteunen : 1. De aanpak van de IWT-vergadering en thema-vergadering. Inhoudelijk verder uitzuiveren van

de topics voor zowel de IWT (met focus op richting IWT, visie, missie en strategie) als de thema-vergaderingen. Optimaliseren van de informatiedoorstroming naar de collega’s via een intranet meetingsite, verslag,… en coaching rond presenteren.

2. Duidelijke communicatie met grotere visibiliteit van de directie. De directie gaat voor transparanter communiceren. Bij elke beslissing zal volgens de juiste communicatiereflex aandacht zijn voor de vragen : moeten we communiceren, wie is de doelgroep, wat is de boodschap, hoe vertaal ik die naar de doelgroep en wie communiceert. Via het intranet zal onder andere een ‘IWT nieuwsflash’ ter beschikking worden gesteld om de directie te ondersteunen in de communicatie van hun beslissingen samen met het verder implementeren van een meetingsite voor het directiecomité.

3. Werken aan inzicht in de doelstellingen van het IWT (het ondernemingsplan) en inzicht in de missie, visie en strategie binnen de organisatie. De IWT waarden werden gedefinieerd en omschreven in 2012 samen met een aanzet tot communicatie aanpak. In afstemming met een interne oefening rond strategie zullen we in 2013 verder bijsturen en starten met de interne communicatie ervan.

4. Uitbouw intern communicatienetwerk (IC-netwerk): Een netwerk van interne communicatie


38

ambassadeurs is samengesteld. In 2013 zullen we naast coaching van de verschillende acties binnen het netwerk en de 2-maandelijkse meetings ook een evaluatie houden van de werking en verder bijsturen.

5. Iedereen gaat voor transparanter communiceren met de juiste communicatiereflex en met ondersteuning van de interne communicatieambassadeurs.

6. Intranet verder uit bouwen. Het intern project D.11 Verder uitbouwen van het Intranet is gerealiseerd in 2012. Voor 2013 zal verder gewerkt worden aan de implementatie ervan binnen de organisatie via de verschillende afdelingen- project- en meetingsites met de nodige aandacht voor coaching rond het gebruik van deze nieuwe communicatietool en werkinstrument.

Elk van de 6 acties wordt opgenomen door een werkgroep binnen het netwerk van interne communicatieambassadeurs (INCO-netwerk). P2 Algemene tevredenheid personeel P4 interne beheerskost


39

C4 Interne organisatiebeheersing Verantwoordelijken : Barbara Legerman, Veerle Lories Doelstellingen en Aandachtspunten 2013

Verbeteren van de maturiteitsscore van het IWT in samenwerking met IAVA, ook met het oog op de auditcertificaten die het IWT voor de Europese programma’s moet voorleggen.

Risicoanalyse: ontwerpen en doorvoeren op basis van praktische aanpak. Geplande acties 2013

Algemene opvolging van de acties uit de maturiteitsaudit IAVA van 2010 op basis van indicatorenrapporten, interview van medewerkers, analyse van interne documenten. Synthese van de recente evoluties ter beoordeling van de huidige maturiteit van de organisatie van het IWT. Indien deze voldoende is verbeterd, onderhandelen met IAVA om een officiële verbetering van de maturiteitsscore te bereiken. Indien niet voldoende verbeterd feedback en afspraken over de meest dringende acties.

Opzetten van een mogelijke aanpak van een risicoanalyse. Indien mogelijk ondersteuning van Agentschap Overheidspersoneel inroepen. Ontwerpen van een actieplan risicoanalyse, en doorvoeren van een eerste risicoanalyse voor het IWT.

Indicatoren uit Beheersovereenkomst : P8 Status acties : OD4.1 Maturiteit van de organisatie


40

C5. Klantentevredenheid

Doelstellingen en Aandachtspunten 2013 Het IWT hecht veel belang aan de tevredenheid van haar klanten. Daarom werd in 2011 een uitgebreide klantentevredenheidsmeting uitgevoerd (in samenwerking met het bureau Significant). Het rapport bevat een interessant overzicht met aandachtspunten om te bewaken, te verbeteren, vast te houden of verder uit te bouwen , waarbij in 2012 vooral aandacht gegaan is naar :

Het garanderen van de uniformiteit van de behandeling door het IWT

de communicatie en de argumentatie van de genomen beslissing

de totale doorlooptijd van de procedures

de totale kost/inspanning die wordt gevraagd aan mandatarissen en organisaties bij de indiening van een projectvoorstel.

Geplande acties 2013

- Tweede meting via dezelfde aanpak als eind 2011 zodat we de evolutie van de

tevredenheid van onze klanten kunnen opvolgen

Indicatoren uit Beheersovereenkomst : P1 algemene klantentevredenheid


41

C6. IWT in de begroting van de Vlaamse Gemeenschap

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de basisallocaties van IWT in de initiële uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap 2011 , in de gewijzigde uitgavenbegroting 2012 en de cijfers in de uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap 2013.

in duizend EURO Initieel krediet Toegekend krediet na BC

Initieel 2013

2012( excl overflow)

2012 (excl overflow)

VM BM VM BM VM BM

1. Toelage aan het IWT

EBO/1EF-B-2-Y-IS / EBO EF107 4141

11.796 11.796 11.773 11.773 11.757 11.757

2. Toelage VCP-werking

EBO/1EC-B-2-Y-IS / EBO EC113 4141

405 405 354 354 411 411

3. Toelage Valor. en Industrieel Beleid

TOTAAL EBO-1-EF-B-5-Y-IS 244.555 249.888 239.381 198.569 256.921 250.449

3.1. Projecten bedrijven en samenw.verb.

EBO EF105 4141 153.233 140.401 141.684

EBO EF101 9999 147.201 147.392 151.563

3.2. Acties op init. van de Vlaamse regering

EBO EF106 4141 50.505 17.357 54.665

EBO EF100 9999 50.650 50.010 21.164

3.3. Projecten lichte structuren

EBO EFXXX 4141 0 0 8.040

EBO EFXXX 9999 0 0 40.205

3.4. Toelage aan IWT voor e-media projecten

EBO EF108 4141 9.971 4.996 8.906

EBO EF102 9999 10.525 5.800 7.155

3.5. Studie- en expertiseopdr. t.b.v. het VIN

EBO EF109 4141 686 559 686

EBO EF103 9999 686 686 698

3.6. Doctoraatsbeurzen en Baekeland

EBO EF118 4141 35.493 35.256 36.468

EBO EF117 9999 35.493 35.493 36.136

4. Toelage Academisch beleid


42

TOTAAL EBO-1-EE-B-5-Y-IS 64.450 60.966 64.450 59.996 65.653 62.396

4.1. Subsidies met landbouwkundig doel(LO)

EBO EE156 4141 8.055 8.821 9.907

EBO EE155 9999 10.122 10.122 10.311

4.2. Technologie Transfer (TETRA)

EBO EE152 4141 10.638 8.093 7.858

EBO EE151 9999 8.454 8.454 8.612

4.3. Strategisch basisonderzoek (SBO)

EBO EE154 4141 36.270 38.200 38.434

EBO EE153 9999 39.174 39.174 39.905

4.4. Toegepast biomedisch onderzoek (TBM)

EBO EE150 4141 6.003 4.882 6.197

EBO EE149 9999 6.700 6.700 6.825


43

5D. Specifieke initiatieven 2013 inzake organisatieontwikkeling


44


Strategische doelstelling SD4 : Een efficiënt, effectief en kwaliteitsvol IWT

Operationele doelstelling OD4.1 : verhogen maturiteit IAVA – Organisatiestructuur OD4.2 : realiseren van meetbare efficiëntie- en kwaliteitseisen OD4.6 : vereenvoudigen van de procedures


Projectmanager Geert Thorrez

Middelen €20.000 consultancy



implementeren van de verbetervoorstellen uit het project D2 van het ondernemingsplan 2012, met specifieke aandacht voor: - betere aansturing van onze medewerkers en opvolging op basis van duidelijke verwachtingen - betere inzet van de beschikbare capaciteit - de rol en de concrete invulling van de taken van de secretariaatsteams uitwerken - het opvolgen en garanderen van één globale manier van aansturen en uitvoeren van onze

kernprocessen - het verbeteren van de interne communicatie - het optimaal organiseren van ons aanbod op het vlak van (internationale) dienstverlening


- onze structuur moet in lijn liggen met onze strategische keuzes : alleen zo kan het IWT verder groeien naar een wendbare organisatie

- dit project zal een grote impact hebben op onze medewerkers: daarom zullen we extra aandacht besteden aan hoe wij verder kunnen bouwen aan een cultuur die onze waarden respecteert en versterkt (Klantgericht, Verbeteren, Samenwerken, Vakbekwaam, Integer, Efficiënt en Resultaatgericht).

- in de periode april-juni zijn er vanuit de EC een aantal deadlines ivm opzetten NCP-systeem, EEN-transitieregeling, die een belangrijke impact hebben op de internationale dienstverlening.


- uitwerking van een concreet voorstel op basis van van de analyses uit het project 2012 : jan 2013 - intern overleg over uitgewerkt voorstel : februari 2013 – april 2013 - start van de implementatie van de nieuwe structuur : mei 2013 – december 2013


- geoptimaliseerde structuur


45



Operationele doelstelling OD4.1 : verhogen maturiteit IAVA – monitoring OD4.2 : realiseren van meetbare efficiëntie- en kwaliteitseisen OD4.5 : uitbouwen van een monitoringsysteem om de aanwending en de effecten van de innovatie-instrumenten beter op te volgen

Sponsor Geert Thorrez en Leo Van de Loock

Projectmanager nog te bepalen

Middelen


D2b Beleidsinformatie : functionele analyse en D2c Stroomlijnen van het beantwoorden van parlementaire en andere vragen


verderzetten van het project D1 uit het ondernemingsplan 2012 : - verder uitwerken van een coherent kader (cfr. BSC oefening) - verfijnen van de doelstellingen uit de beheersovereenkomst om onze strategische keuzes meer

expliciet te maken - selectie van de meest relevante indicatoren - zo veel als mogelijk automatiseren van de rapportage en van de communicatie van de indicatoren



- dit project wordt in de eerste helft van 2013 ‘on hold’ gezet zodat we in de tweede helft van 2013 de resultaten van ons project D1 (optimalisatie van de interne organisatie van het IWT) kunnen integreren in het beheersen monitoringssysteem.


- dashboard waarop een aantal belangrijke beheersen beleidsindicatoren kunnen worden opgevolgd en gecommuniceerd


46


Strategische doelstelling SD4. Een efficiënt, effectief en kwaliteitsvol IWT

Operationele doelstelling OD4.5 Uitbouwen van een monitoringsysteem om de aanwending en de effecten van de innovatie-instrumenten beter op te volgen

Sponsor Maarten Sileghem en Geert Thorrez

Projectmanager Nog te bepalen

Middelen 60.000 euro consultancy + budget voor aankoop IT (beide budgetten zitten nog niet in de begroting 2013)


D2a Geïntegreerd beheersen beleidsmonitoringsysteem D2c Stroomlijnen van het benantwoorden van parlementaire en andere vragen


- De informatiearchitectuur van het IWT is organisch gegroeid en daardoor zeer complex : onze beleids- en beheerdata bevinden zich onder verschillend formaat in verschillende applicaties. In de praktijk betekent dit dat iedere vraag naar cijfers (bv parlementaire vragen, indicatoren uit onze beheersovereenkomst, vragen op vlak van innovatiebeleid,…) veel knip- en plakwerk betekenen. Vaak moet immers eerst nog de kwaliteit van de data gevalideerd worden en daarna moeten gegevens uit verschillende systemen (met verschillende labels) met elkaar gematcht worden.

- In de praktijk beschikken wij niet over ‘live’ informatie : iedere vraag naar beleids- en beheersinformatie betekent een nieuwe inspanning om de beschikbare ruwe data om te vormen tot intelligente data. Dit betekent ook dat het bijzonder moeilijk is om te spreken van echte beleidsinformatie.

- Via dit project willen wij een beroep doen op externe expertise om op basis van de verwachtingen van onze klanten, onze opdrachtgevers en onze partners, een functionele informatiearchitectuur uit te tekenen. Daarna willen we dezelfde expertise inzetten om een technische oplossing te selecteren en te implementeren.


- externe expertise om een functionele analyse te maken : wij kunnen zelf oplijsten welke informatie wij nodig hebben, maar we kunnen dit niet vertalen naar een functionele en naar een technische architectuur

- extra budget om die expertise in te huren en extra budget om te investeren in een wendbare informatie-architectuur


- functionele analyse - advies voor IT-oplossing - begeleiding bij selectie en implementatie van IT oplossing


47


Strategische doelstelling SD4 : een efficiënt en kwaliteitsvol IWT

Operationele doelstelling OD4.5 : uitbouwen van een monitoringssysteem OD4.7 : versterken van de externe communicatie


Projectmanager Nog te bepalen

Middelen hoofdzakelijk interne menskracht


D2a en b : verdere uitbouw van het beheersen beleidsmonitoringsysteem D4 : plan voor externe communicatie


- parlementaire en soortgelijke vragen zijn een belangrijke vorm van informatie-overdracht van het IWT naar zijn stakeholders; bedoeling is het proces voor het behandelen van deze vragen strakker te organiseren zodat : * de informatie bij voorkeur standaard beschikbaar is zodat het “maatwerk” verder beperkt wordt * als er maatwerk is, dit op een efficiënte wijze kan gebeuren binnen de structuren van het IWT * gekeken wordt naar maximale spill overs van deze activiteiten

- het verwachte voordeel is een efficiënter proces dat toelaat om deze vragen snel, accuraat en met toegevoegde waarde te beantwoorden zonder te grote permanente en ad hoc belasting van de IWT-staf


- een goed functionerend en stabiel intern systeem van informatieverzameling - een zekere stabiliteit in het vragenpatroon


1. Inventarisatie en analyse van de huidige vragen, van het bestaande proces rond externe informatieverspreiding en van de mogelijke externe verwachtingen (1e kwartaal).

2. Zoeken naar manieren om het proces voor het beantwoorden van systematische/voorspelbare vragen te verbeteren, binnen een totale context van informatieverzameling/verwerking door het IWT (2e kwartaal).

3. Uittekenen van een efficiënt en robuust proces voor ad hoc vragen (2e kwartaal). 4. Uitrol en terugkoppeling (3e kwartaal).


- een gestroomlijnd proces om parlementaire en soortgelijke vragen te beantwoorden


48



Operationele doelstelling OD4.1 Verhogen van de maturiteit van de organisatie aan de hand van verbetertrajecten

Sponsor Geert Thorrez

Projectmanager Yvon Masyn

Middelen


D1 : Optimalisatie van de structuur van het IWT


1. Afbakenen verbeteringsprojecten op basis van de resultaten en analyse van de enquêteresultaten, en opdeling volgens twee assen: Enerzijds: - verbeteringen die eerst een breed gedragen uitwerking vragen (met grote of kleine kost); - verbeteringen waarvoor de enquête resultaten voldoende basis geven voor uitwerking door

een klein aantal personen. Anderzijds: - verbeteringen die belangrijke IWT-menskracht vragen voor uitwerking, begroten,

uitbesteding, uitvoering of sturing en controle externe uitvoerders; - verbeteringen die belangrijke kosten vertegenwoordigen (ook ev. studies door externe

specialisten); - verbeteringen die beperkte kosten vertegenwoordigen

2. En in functie daarvan: - uitwerking verbeteringsprojecten (met bijv. overlegplatform(en) door WECOM

georganiseerd, externe gespecialiseerde inbreng voor uitwerking en kostenschatting); - ter uitvoering delegeren verbeteringsprojecten met eenvoudige consensus en beperkte

kosten (en bijv. voor opvolging overdragen aan WECOM): o.m. Individuele / lokale verzoeken / klachten binnen IWT; Grote en kleine verzoeken naar AFM toe / klachten (gebundeld en/of individueel); “ideeënbus”-werking opzetten voor allerhande (met inventaris van deze uit enquête …).


- permanente communicatie en overleg - afstemming op de resultaten van de oefening mbt onze nieuwe structuur.


Het project “D1 Optimalisatie van de structuur van het IWT” optimaliseren zal een impact hebben op de fysieke werkomgeving. Deze impact op onze infrastructuur zal moeten worden afgestemd op de verbetervoorstellen uit dit project. Daarom zal de implementatie pas vanaf de tweede helft van 2013 worden aangevat.


- verder uit te werken in de loop van het project


49


Strategische doelstelling SD 4 : Een efficiënt, Effectief en Kwaliteitsvol IWT

Operationele doelstelling OD4.1 : verhogen maturiteit IAVA – Informatie en communicatie OD4.7 : versterken van de externe communicatie


Projectmanager Monique Baeteman

Middelen Nagaan of externe expertise een meerwaarde kan zijn



- De communicatiedoelstellingen zijn divers. Enerzijds dient het IWT zijn (potentiële) klanten en intermediairen op een professionele manier te informeren over, en te sensibiliseren voor de mogelijkheden die het IWT biedt inzake innovatie. Anderzijds is het ook bijzonder belangrijk om een maatschappelijk draagvlak uit te bouwen voor de activiteiten van IWT.

- De provinciale innovatiecentra nemen als front office van het IWT en als centrale navigator binnen het Vlaams Innovatienetwerk (VIN) een bijzondere plaats in. Een onderlinge afstemming van de communicatiestrategie tussen het IWT en de innovatiecentra is noodzakelijk.

- Dit project heeft tot doel om een communicatiestrategie te definiëren met een daaruit voortvloeiend gebudgetteerd actieplan voor de komende jaren (2013-2014). Bij de opmaak en uitvoering van het plan worden behalve de communicatieverantwoordelijke, ook de verantwoordelijken van de provinciale innovatiecentra betrokken, en de coördinatie van het Vlaams innovatienetwerk.



Op basis van auditrapport van PitchPoint met betrekking tot de IWT-communicatie worden volgende stappen voorzien : - een kernboodschap formuleren die kan vertaald worden naar de doelgroepen - de prioritaire doelgroepen bepalen - een brand guide opstellen - een communicatieplan opstellen - communicatie vanuit IWT en IC’s moet consistent zijn


- het strategisch communicatieplan


50


Strategische doelstelling SD4 Efficiënt, effectief en kwaliteitsvol IWT

Operationele doelstelling OD4.2 Ontwikkelen en uitvoeren van een actieplan om meetbare efficiëntie- en kwaliteitswinsten te realiseren


Projectmanager Geert Thorrez en Gerda Vaes (afdelingshoofd MOD EWI/WSE)

Middelen


D1 Optimalisatie van de interne structuur van het IWT


- afbouwen van het aantal VTE in ondersteunende diensten en functies binnen het IWT via een stapsgewijze associatie met de MOD EWI/WSE

- het financieel beheer binnen het IWT (budget en boekhouding) maximaal vereenvoudigen en automatiseren en optimaal afstemmen op de organisatiedoelstellingen van het IWT


- het IWT kan beschikken over boekhoud- en personeelssystemen die minstens even performant zijn als de huidige systemen en een eventuele overstap naar andere systemen gebeurt zonder meerkost

- aandacht hebben voor de belangen van de klanten en de gebruikers van de ondersteunende diensten en voor de medewerkers in ondersteunende diensten en functies

- permanente communicatie en overleg om de betrokkenheid te garanderen - tussentijdse evaluatie van de effecten van de associatie - ondersteuning door het management


- analyse van de cijfergegevens (huidige situatie van het aantal medewerkers en voorziene uitstroom), van de processen, van de huidige activiteiten en van de huidige systemen : januari – april 2013

- haalbaarheidsstudie uitvoeren : wat is aanvullend/overlappend binnen de huidige situatie en voor welke dienstverlening kan worden samengewerkt : mei – september 2013

- implementatieplan uitwerken (oktober – december 2013) en uitvoeren : vanaf 2014


- implementatieplan om de associatie vanaf 2014 op te starten


51


Strategische doelstelling SD4. Efficiënt, effectief en kwaliteitsvol IWT.

Operationele doelstelling OD4.6 Vereenvoudiging van de procedures, met inbegrip van elektronische projectopvolging om de administratieve laste te beperken en de klantgerichtheid en efficiëntie te verhogen en de doorlooptijd van de aanvragen te beperken


Projectmanager Hans Pollet in samenwerking met stuurgroep

Middelen Uitvoering: 1,5 VTE, stuurgroep: 0,09 VTE, klankbordgroep: 0,17 VTE IT ondersteuning: raming 100.000 euro



- het doel is om de volledige behandeling van de projectaanvragen elektronisch te laten verlopen, met maximale automatisering van de back office.

- in 2013 wordt dit project verder doorgevoerd en zal: * de elektronische communicatie met externe deskundigen uitgebreid worden naar de overige

programma’s * de online rapportering zal ook uitgebreid worden naar de andere programma’s * interne processen en automatisatie van de verwerking van de online in gediende rapportering

- in een later stadium, namelijk het einde van 2013, zal ook de indiening van aanvragen en de interactie tussen IWT en aanvragers in de selectiefase elektronisch een start nemen met een interactieve communicatie via de website met aanvrager(s)

- verwacht voordeel * verregaande vereenvoudiging voor de aanvrager met reductie in administratieve last en in

vereenvoudiging van de interne verwerking met een reductie van beheerskost tot gevolg. 1. efficiëntiewinst bij IWT


-focus van project behouden om vooruitgang veilig te stellen -continue veranderingen van de processen zelf onder controle houden - het aantal verschillende processen zo klein mogelijk houden -omschakeling bij gebruikers, zowel adviseurs als aanvragers -beschikbaarheid van capaciteit bij IT afdeling

Globale timing en werkpakketten

- online rapportering collectieve programma’s : verdere ondersteuning en bijsturing van de recent uitgerolde tools (jan –mrt)

- interactie met externe deskundigen : uitbreiden van de elektronische communicatie met externe experts naar alle programma’s (Jun- okt)

- interactieve opvolging projectuitvoering voor het volledige gamma verslaggeving voor alle programma’s (Jun- dec)

- interne verwerking (automatisatie van de processen) (Feb – jun) - eIndiening : indiening van aanvragen en de interactie tussen IWT en aanvragers in de selectiefase

(Okt – jun 14)


Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en - Bestuurszaken

Documents

Transcript of Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en - Bestuurszaken