AFAS maakt processen makkelijker en leuker

Nieuw Unicum besteedt euro’s liever aan de zorg

Nieuw Unicum uit Zandvoort is een instelling voor mensen

met een lichamelijke beperking, in het bijzonder voor

mensen met de spierziekte MS. De instelling bestaat al 41

jaar en sommige cliënten wonen er ook al zo lang. In die

tijd is de zorg van karakter veranderd; de administratieve

lastendruk is aanzienlijk toegenomen. ‘Registreren is op

zichzelf goed’, zegt Fred Barendsma, Hoofd Econo mische

en Administratieve Dienst van Nieuw Unicum. ‘Maar dat

zorgverleners zoveel tijd kwijt zijn met administratie vin-

den ze niet geslaagd. Ze hebben voor de zorg gekozen

om zorg te verlenen, niet om lijstjes bij te houden. Wij

proberen dat voor hen zo gemakkelijk mogelijk te mak-

en door goed gebruik te maken van ons zorginformatie-

systeem. Daarnaast zijn wij bezig met het optimaliseren

van ondersteunende processen. Want elke euro die niet

naar de ondersteuning gaat, kan naar de zorg gaan.’

AFAS als winnaarNieuw Unicum werkte al langer met administratieve sys-

temen, maar die werden kort gezegd te oud en te duur.

‘We konden er wel mee boekhouden, maar het transport

naar Excel duurde uren. En aan management informatie

bood het niks. Ook ons salarissysteem kostte goud geld in

ruil voor de minimale informatie die eruit kwam.’ Daarom

Geld kun je maar één keer uitgeven. In de zorg is dat niet anders. Zorginstelling Nieuw

Unicum gebruikt het budget liever voor zorg aan cliënten dan aan tijdrovende en ingewik-

kelde administratieve processen. ‘Zorg is onze core business, niet ondersteuning.’ AFAS

helpt optimaliseren en besparen.

Foto: Fred Barendsma, Hoofd Econo mische en Administratieve Dienst van Nieuw Unicum

ging de instelling op zoek naar een geïntegreerd sys-

teem waarin alle werkprocessen die nodig zijn voor de

ondersteuning van de zorgprocessen digitaal vastgelegd

konden worden, zoals logistiek, financieel en HRM/pay-

roll. ‘We hebben de markt verkend en AFAS is als win-

naar uit de bus gekomen’, zegt Barendsma, ‘mede door

de mooie koppelingen die het systeem heeft met andere

systemen.’ Sinds november 2010 werkt Nieuw Unicum

met de module Financieel van AFAS met in het kielzog

daarvan ook logistiek en projecten. De implementatie van

HRM/payroll die gaande is, verloopt voorspoedig.

Positieve geluidenBarendsma had wel eens met AFAS gewerkt voordat

Nieuw Unicum besloot voor het softwaresysteem te

kiezen. ‘Dat was met een DOS-applicatie. Eerlijk gezegd:

daar was ik niet wild van. Maar we zijn ons in AFAS gaan

verdiepen en hebben ons goed laten voorlichten. We zijn

bij een andere zorginstelling

geweest om te kijken hoe zij

met AFAS werkten. Die ge-

luiden waren zo positief dat

we toch voor AFAS hebben

gekozen. En tot nu toe heb-

ben ze ons nog niet teleur-

gesteld. Mijn aanvankelijke

wantrouwen is totaal weg.

We wilden een systeem dat

communiceerde met Excel

en Word en dat koppe lingen

met andere pakketten kon leggen. Bovendien moest het

managementinformatie op maat kunnen genereren voor

alle geledingen binnen de instelling, van de Raad van

Bestuur tot de zorgcoördinatoren. AFAS kan dat allemaal.

Het is een betrouwbare partner en het kostenaspect

van het systeem steekt heel gunstig af vergeleken met

andere aanbieders. Ik doe twee dagen per week interim-

opdrachten bij andere zorginstellingen, dus ik kijk nog wel

eens ergens anders in de keuken. Van de systemen die ik

daar zie, word ik echt niet enthousiast.’

BesparenHet ondersteunende werk binnen de zorginstelling

wordt makkelijker door te gaan werken met het systeem

van AFAS, vindt Barendsma. ‘De processen verlopen

soepeler , je hoeft geen pakken papier meer door te ak-

keren, maar kunt vinkjes zetten. En het werk wordt ook

anders. Dat verandert van invoeren naar controllen, wat

uiteindelijk veel belangrijker is en ook veel leuker. Ik ver-

wacht dat we op termijn door natuurlijk verloop ook be-

sparen op menskracht. Medewerkers die met pensioen

gaan, hoeven we dan niet meer te vervangen. Dan be-

sparen we geld dat naar de zorg kan gaan.’ AFAS is vol-

gens Barendsma juist voor de zorg een geschikt systeem.

‘De zorg is niet zo maar iets wat ze erbij doen, ze leggen

zich daar echt op toe, het is een speerpunt Daardoor zijn

de mensen van AFAS goede gespreks partners die niet

alleen verstand hebben van IT maar ook van de zorg. An-

dere leveranciers kunnen je best een pakket verkopen,

maar dan mag je het verder zelf uitzoeken. Bij AFAS is

dat anders.’

Simultaan implementerenBij de implementatie van het financiële pakket, heeft

Nieuw Unicum gekozen voor simultaan implementeren:

klassikaal aan de slag met het implementatietraject,

samen met andere bedrijven en

instellingen. ‘Dat is een geweldig

iets’, zegt Barendsma. ‘Je komt

in aan raking met andere mensen

die met dezelfde problematiek

bezig zijn. Je kunt er varingen uit-

wisselen en elkaar van tips voor-

zien onder leiding van deskun-

dige mensen van AFAS. Alleen:

je moet wel je huiswerk doen. Als

je die zelf discipline hebt, werkt

simultaan implementeren prima.’

TevredenAan een nieuw softwaresysteem moet je altijd wen-

nen, zegt Fred Barendsma, vooral omdat AFAS zoveel

mogelijk heden biedt waar je je weg in moet vinden. Maar

hij is tevreden over de keuze voor AFAS. Net als over de

onderlinge samenwerking. ‘Ze komen hun afspraken na.

En als er eens iets niet goed gaat, helpen ze dat snel uit

de wereld. Over de implementatie van het stukje logistiek

ben ik nog niet echt tevreden, maar dat ligt meer aan

een grote leverancier van ons dan aan AFAS. Daarover

hebben we nu goede afspraken gemaakt.’

Barendsma verwacht de investering in AFAS binnen twee

à drie jaar terug te verdienen. ‘Daarna begint het grote

verdienen’, lacht hij. En dat is, juist voor de zorg, een pret-

tig vooruitzicht. ‘Van mij mag AFAS wel meer aan de weg

timmeren’, besluit hij. ‘Want AFAS heeft echt een heel

goed product.’

‘De mensen van AFAS zijn goede

gesprekspartners die niet alleen verstand hebben van IT maar

ook van de zorg’

Over Nieuw UnicumDe Zandvoortse instelling Nieuw Unicum biedt professionele ondersteuning aan volwassenen met primair een lichame-

lijke beperking die tijdelijk of permanent hulp nodig hebben. Van de cliënten heeft een deel vanaf de geboorte een

handicap. Anderen hebben een handicap ten gevolge van een ziekte, zoals multiple sclerose (MS) of niet-aangeboren

hersenletsel ten gevolge van een herseninfarct of een ongeval. Nieuw Unicum biedt met 410 FTE intramurale zorg aan

circa 254 cliënten in de vorm van verzorging en/of dagbesteding. De instelling biedt extramurale zorg aan circa vijftig

cliënten. Daarnaast verleent Nieuw Unicum steeds vaker zorg op afstand met behulp van telecom en domotica.

AFAS levert software aan verschillende stichtingen in de gehandicaptenzorg, waaronder Stichting Philadelphia Zorg,

Stichting Amarant, Stichting Novo, Stichting Vanboeijen, Stichting De Zijlen, Stichting Prisma en Stichting De Noorder-

brug.