Aanwezigheidsregistratie op werven de infosessie 22 okt 2014 NLpresaF.pdf · 3de infosessie 22 okt...

Aanwezigheidsregistratie op werven

3de infosessie 22 okt 2014

programma

• Verwelkoming• Toelichting regelgeving aanwezigheidsregistratie• Hoe implementeren? Praktische demo• Pauze• Hoe kan technologie hierbij helpen?• Vraag en antwoord• Conclusie gevolgd door broodjesmaaltijd

2

Dit event kwam mede tot stand door:

3

programma


4

programma


5

Met dank aan de volgende spnsors:

6

programma


7

8

CASE- DUIGLOBAL

MobiTime @ Docks Bruxsel

• Vanaf de 01 april, zijn de bedrijven van het bouwsectoronder de druk

• Hun objectief? De oplossing vinden om wetverband in ordete zijn terwijl :

� Een minimum administratieve werk houden,

� User Friendly voor het personeel,

� Best pratices en betalbaar kosten combineren

Ons geval

Het Docks werf is :• Tot 700 arbeiders / dag

Verloren tijd op het werf en administrieve werk beperken

• Aanwezigheid van Belgische en buitenlanders aarbijders

Aarbeidersgegevens invulling verminderen

• +/- 200 ondernemers

De verschillende betrokken maatschappijen centraliseren

• 56 000 m² Grondbouw

Rap aanwezigheidcontroles op een breed oppervlak maken

• 2 aparte ingangen

Flexibiliteit van de locatie van de prikkloken

Hoe hebben wij op hun noden beantwoorden?

Tot 700 arbeiders per dag

Rap scoorsysteem (slechts een paar seconden) en automatische naar de RSZ verzonden

Aanwezigheid van Belgische en buitenlanders aarbeiders

Toegevoegde lezers compatibele met de ConstruBadge en Limosa gegevens.

+/- 200 verschillende ondernemers

Cascade overzicht van de bedrijven en alle ketel van de ondernemers

56 000 m² grondbouw

Mobitime met eenbatterijhouder

2 aparte ingangen

Gesynchroniseerd Mobitimesystemen delen dezelfdegebruikersgegevens database,

Mobitime oplossing

Aanwezigheid registrerend oplossing:

• Mobile

• User friendly

• Robuust

MobiTime

• Multimodale prikklok per badges, ConstruBadges, QR Code of vingerafdruklezer

• Bekijk de aanwezighedenvan uw personeel in real time op tablet, smartphoneof PC

Historisch en verslagen

• Aanwezigheden en activiteiten verslagen

• Automatisch herstel van de gegevens op PDF of CSVV files

• Aankomst en vertrek uren, vertragingen en afwezigheden controleren

Wervenoverzicht

Géolocalisatie van alle uw werven dankzij de Mobitime

Onmiddelijke alarm

Vraag uw eigen opvolgingsalarmen die via mail of SMS verzonden worden

De MobiTime geeft ook de kans van:

Mobieleploegen controleren

• Overzicht van de start van de missie, interventieplaatsen en de levertijdvan het personeel

• De activiteit en prestaties van u ploeg analyseren

Stockbeheer

• Mobile Stock voor uw onderhoudploegen• Stock op site in uw stappelplaats, …

Bedankt !

CASE

24

Welcome

Case Cegelec

Frederick Scraeyen – Project Manager Suivo

� � �

• Belgian Geo-ICT company

• 10+ years experience in GEO Technology

• 475+ active customers, 11,760 + vehicles

• 70+ employees

• Turnover in 2013 + 13 Mio

• Offices in Antwerp, Gentbrugge, Hasselt, Wavre

• Cronos Groep (3,000 employees, 150 companies)

Geo Solutions

� � �

•>>G I S

• Advice

• Analysis

• Development

• GEO-Data

• GIS-

Consultancy

•>> M O B I

L E

• Advice

• Analysis

• Development

• Applications for

the Enterprise

Mobile

Workforce

•>> L B S

• Track & Trace

• Fleet

Management

System

Geo Solutions - Divisions

� � �

� Track and Trace

� Time registration(mobility allowence)

� Planning and dispatch

� Presence control (Checkin@Work)

� ECO driving

� Specific navigation

� Custom reporting

� Special equipment

parameters

� Auto Tacho download

� Temperature checks

� Fuel checks

� Maintenance checks

� …

Cegelec eliminates risk of penalties &

minimized workload of CheckInAtWork

with Checkin@Suivo

VINCI Energies Belgium

VINCI Energies serves public authorities & business customers,

helping them to deploy, equip, operate and optimize their

energy transport and communication infrastructure, industrial

facilities and buildings.

In Belgium, VINCI Energies employs nearly 2.000 people &

operates through 7 brands:

Cegelec stands for quality and knowledge in:

• building techniques,

• industrial & commercial refrigeration,

• infrastructure and

• fire protection.

In Belgium, 500 mobile workers are spread over the 4 companies

operating with the brand Cegelec:

• CEGELEC

• CEGELEC REFRIGERATION

• CEGELEC INFRA TECHNICS

• CEGELEC FIRE SOLUTIONS

Cegelec’ s Challenge

As of April 1, 2014 the law of December 8, 2013 started to

operate with a transition time of 6 months until 1/10/2014.

Challenge:

Find a simple and digitalized solution to assure the correct

attendance registration at temporary and mobile construction

sites for 500 mobile workers in 4 different companies before

1/10/2014.

What Cegelec believed should be

possible …

...but wasn't yet?

- Existing solution: Tracking system was installed only in parts of

the fleet

- New solution: Automated solution = !!! Need of integration!!!

- Price: Solution should be in proportion to the effort “saved”

- Timing: Find an automated solution in a short timeframe

(Cegelec did not directly start to search on 1/4/14....)

Challenge | Usergroup

Management

• Avoid operational challenges & stress for employees

• Need of immediate automated solution starting on 1/10

Planner / Administration

• Troubled by (the potential of) a lot of manual work

• Fearful of ‘unknown’ workload (unclearness of law and

rules)

Mobile workers

• Obligation to badge

• Frightened of making errors

• Afraid to cause company & personally substantial penalties

Challenge | In Numbers

500 people & 1-2 registration / day � 500-1.000 registrations/ day =

10.000 - 20.000 registrations / month

Cost manual registration:

� 10.000 - 20.000 registrations with 1 minute / manual

registration

� Example of 20.000 Minutes / month =

• 20.000 / 60 Min = 333 h / month

• 333h / 8h per day = 41 days = 2 FTE’s

Risk of errors:

� 2% “error margin” (*) = 400 errors / month

• Could run into a penalty (600-3600 EUR/ case)

• Cause additional workloads to find error and correct it

* Estimated % based on manual data entry

Suivo Tracking System

& ID Badges

Suivo Time Clock Terminal

& ID Badges

Cegelec Solution

Pluspoint:

Both systems support multiple technologies of badges

allowing to re-use the existing badges.

Cegelec Solution

In-Car

At construction site

*Mobile solution also possible, e.g. Garmin

Timing | Implementation Solution

• 01/09 | Order 350 Suivo ID badges &

47 Suivo Time Clock Terminals and 40 Vehicles Terminals

• 15/09 | Test phase of 2 weeks ‘semi-automated’ to check if registration is running 100% correctly.

• 01/10 | CheckInAtWork running fully

automated

Indicators of success

• 1 single, easy-to-use solution

• Lowest possible investment to get a 100% digitalized solution

• Extend existing working tool

– Administration employees were familiar with Suivo

– Suivo Tracking System & badges: known by construction workers

� Both teams needed less time & training for set-up

• Ability to meet the timeframe of 1/10

• Additional advantage:

Checkin@Suivo leverages basic data to automate time registration in the future (data connected to SAP)

Your questions are welcome.

CASE

41

Dominique Gobert

agenda

43

1. The right tool for the job

2. KISS : Keep It Simple, Stupid

3. Manage by exception

4. Think out of the box

OKTOBER

22

© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden 44

The right tool for the jobWelke oplossing past best bij uw situatie?

© 2014, i.deeds – alle rechten voorbehouden

� Badgen

� SMS / begeleid bellen

45

THE RIGHT TOOL

Welke opties biedt pin.all?


� Aantal personen

� Frequentie van de bezoeken

� Aantal locaties

46

THE RIGHT TOOL

Wat beïnvloedt de keuze?


� Veel personen� Frequent bezoek

� Voorbeelden� Hoofdaannemer werf� Een periode van intensieve onderaanneming (veel personen)� Cleaning sector

47

THE RIGHT TOOL

Wanneer badgen?


� Sporadisch bezoek� Veel locaties� Geen vaste “ingang” (mobiele werven)

� Voorbeelden� Service-techniekers� Beperkte periode van onderaanneming� Cleaning sector

� Combineren van badgen en sms’en

48

THE RIGHT TOOL

Wanneer sms?


KISS : Keep It Simple,

StupidDe kracht van de eenvoud


� Registreren via badge

� Construbadge

� Eigen badge

50

KISS

Eenvoud voor de personen op de werf (1)


� Registreren via sms

� 1 locatie = 1 telefoonnummero Voordeel : altijd zelfde bericht

� Bericht o Ondernemingsnummer + rijksregisternummer

51

KISS

Eenvoud voor de personen op de werf (2)


� Intuïtieve menustructuur

� Eenvoudige schermen

52

KISS

Eenvoud voor de administratieve

medewerkers (1)


� Duidelijke feedback van de Checkinatwork-melding

53

KISS


medewerkers (2)


� SMS / eigen badge: minimum aan beheer

� Beheer personeel

� Badgewriter

54

KISS


medewerkers (3)


� Construbadge: GEEN beheer

� de beschikbare data wordt gebruikt om

o een nog niet gekende onderaannemer automatisch aan te maken

– ondernemingsnummer

o een nog niet gekende persoon automatisch aan te maken

– naam– voornaam– rijksregisternummer– koppeling aan onderneming

55

KISS


medewerkers (4)


� pin.all = cloud-oplossing

� geen interne server nodig

� geen zorgeno back-upo up-time

� geen client-installatie

� geen upgrade-kosten

56

KISS

Eenvoud voor de IT-afdeling


Manage by exceptionDe juiste signalen


� pin.all zorgt voor een volledig geautomatiseerde melding bij Checkinatwork

� geen manuele tussenkomst nodig

� binnen de minuut na tikking

58

MANAGE BY EXCEPTION

Geen signaal = geen zorgen


� Checkinatwork-foutmelding

� fouten in basis-data� u hoeft dit niet zelf te controleren: alert-mail� corrigeren en vanuit pin.all opnieuw doorsturen

59

MANAGE BY EXCEPTION

Wanneer manueel ingrijpen ? (1)

ErrorCod

e

ErrorDescription

2 Invalid companyId node content. Invalid KBO/BCE number

3 Invalid limosaId node content. Invalid Limosa meldingsplicht/ number

4 Invalid WorkPlaceId node content. Invalid Déclaration de Travaux/Aangifte van Werken

number

5 Invalid INSS node content. Invalid INSZ/INSS number

6 Invalid registration date (only today or tomorrow are allowed)


� Annuleren van een Checkinatwork-registratie

� vanuit pin.all

60

MANAGE BY EXCEPTION

Wanneer manueel ingrijpen ? (2)

CancellationReason

Holiday

Disease

Planning

C32A


Think out of the boxVoor de meerwaardezoeker


� Aanwezigheidscontrole iedere minuut van de dag

� Werfleider� Veiligheidscoördinator� Personeelsdienst� Onderaannemer

62

THINK OUT OF THE BOX

Vertrek melden? Een aanrader! (1)


� Nuttige info voor externe pakketten

63

THINK OUT OF THE BOX

Vertrek melden? Een aanrader! (2)

NacalculatiePlanning

Facturatie Loonadmin


ConclusieWrap-up


� pin.all is een complete oplossing

� Eenvoudig in gebruik

� Eenvoudig te beheren

� Alerts

� Uitbreidbaar

65

CONCLUSIE

Samenvatting pin.all

CASE

66

CheckinatRAM www.ram.be


RAM Mobile Data

• 20 jaar ervaring Mobiele data communicatie

• RAM Infotechnology

• www.track-and-trace.be sinds 1998

• Mobiliteitsvergoeding

• Mobiele tijdsregistratie

• Partner Confederatie Bouw sinds 2005

• ISO 27001, NICTIZ, NEN7510

CheckinatRAM

Voor wie

• Eigen personeel

• Onderaannemers

• Buitenlanders

Hoe

• App

• Track-and-trace

• Eigen badges

• Construbadge

• Limosa L1document

• Werfmelding document

• Planning

CheckinatRAM

Real-time registratie

• Voertuig

• Werf

• App

Pre-registratie

• Planning PME

• ERP

CheckinatRAMWeb portaal

Regelgeving RSZ : real-time registratie

CheckinatRAM badges

Voertuigen en werven

• Dallas key, RFID, NFC

• Construbadge

CheckinatRAM QR scan

• Werflezer

• App

CheckinatRAM

• Real-time registratie

In het voertuig

• Personeel

Op de werf Construbadge lezer

• Personeel

• Onderaannemers

CheckinatRAMApp

• Personeel

• Onderaannemers

Meerdere talen

CheckinatRAMApp

Nederlands Pools / Polski

Frans / Français Roemeens / Română

Engels / Englisch Tjechisch / Čeština

Duits / Deutch Slowaaks / Slovenščina

Spaans / Español Lithouwen / Latviešu

Portugees / Português Bulgaars / Български

Italiaans / Italiano Hongaars / Magyar

Turks / Türkçe

CheckinatRAMApp

Regelgeving RSZ : pre-registratie

CheckinatRAM

• Pre-registratie

CheckinatRAM

• All-in one

All-in One

Aannemer Onderaannemer

Planning

ERP

Badge in voertuig

App

Construbadge(werfklok)

QR Limosa

02-715.25.11 www.ram.be

www.track-and-trace.be


programma


86

programma


87

Aanwezigheidsregistratie op werven de infosessie 22 okt 2014 NLpresaF.pdf · 3de infosessie 22 okt...

Documents

Transcript of Aanwezigheidsregistratie op werven de infosessie 22 okt 2014 NLpresaF.pdf · 3de infosessie 22 okt...