Aanrekeningsregels versie juni2020 def › sites › default › file… · 5.2 Overlopende...
Transcript of Aanrekeningsregels versie juni2020 def › sites › default › file… · 5.2 Overlopende...
1
Aanrekeningsregels
2
Inhoud 1 Inleiding en definities ...................................................................................................................... 5
1.1 Doel van het document ........................................................................................................... 5
1.2 Wettelijk kader ........................................................................................................................ 5
1.3 Definities & begrippen............................................................................................................. 5
1.4 Toepassingsgebied .................................................................................................................. 8
2 Boekhoudplan ................................................................................................................................. 9
2.1 Het (minimum) algemeen rekeningstelsel .............................................................................. 9
2.2 Rechtzetting van geboekte kosten en opbrengsten................................................................ 9
3 Algemene principes inzake aanrekeningen ................................................................................... 10
3.1 Inleiding ................................................................................................................................. 10
3.2 Vastleggingen/verbintenissen ............................................................................................... 10
3.2.1 Het concept “vastleggen” .............................................................................................. 10
3.2.2 Basisvoorwaarden ......................................................................................................... 10
3.2.3 Meerjarige werkingsuitgaven ........................................................................................ 11
3.2.3.1 Meerjarige voorwaardelijke werkingsuitgaven andere dan meerjarige subsidies........ 11
3.2.3.2 Meerjarige subsidies ...................................................................................................... 11
3.2.4 Recurrente verbintenissen ............................................................................................ 11
3.2.5 Gelijktijdige aanrekening op VAK en VEK ...................................................................... 12
3.2.6 Definitieve versus principiële vastlegging ..................................................................... 12
3.2.7 Overdracht vastleggingen.............................................................................................. 13
3.3 Schuld (vereffening) en vordering ......................................................................................... 13
3.3.1 Algemene principes ....................................................................................................... 13
3.3.2 Schuld (vereffening) ...................................................................................................... 14
3.3.3 Vordering (met uitzondering van fiscale vorderingen en terugvorderbare
voorschotten) ................................................................................................................................ 16
3.3.4 Aanrekening inkomens- en kapitaaloverdrachten (subsidies, dotaties en toelagen) ... 18
3.3.5 Aanrekening van lonen .................................................................................................. 25
3
3.3.6 Ontvangen en betaalde waarborgen............................................................................. 26
3.3.7 Rekening-courant .......................................................................................................... 28
3.3.8 Hoe omgaan met (transacties in) vreemde valuta ........................................................ 28
3.3.9 Specifieke aanrekeningmomenten ................................................................................ 29
3.4 Hoe omgaan met boekjaar overschrijdende ramingen......................................................... 31
4 Kosten en opbrengsten die niet leiden tot een aanrekening ........................................................ 32
4.1 Voorzieningen........................................................................................................................ 32
4.2 Afschrijvingen ........................................................................................................................ 32
4.3 Opbrengsten of kosten als gevolg van herwaarderingen ..................................................... 33
4.4 Interne verrekeningen (interrelaties en interne verrichtingen) ............................................ 33
4.4.1 Interrelaties ................................................................................................................... 33
4.4.2 Interne verrichtingen ..................................................................................................... 33
4.4.3 Verwerking van reserves ............................................................................................... 34
4.5 Voorraadbewegingen ............................................................................................................ 35
5 Specifiek uitgelichte thema’s ........................................................................................................ 36
5.1 Voorschotten en rollende fondsen aan personeel ................................................................ 36
5.2 Overlopende rekeningen ....................................................................................................... 36
5.2.1 Inleiding ......................................................................................................................... 36
5.2.2 Overlopende rekeningen van het passief – bedrijfseconomische en ESR-matige
verwerking ..................................................................................................................................... 36
5.2.3 Overlopende rekeningen van het actief – bedrijfseconomische en ESR-matige
verwerking ..................................................................................................................................... 37
5.3 Verwerking van ontvangen voorschotfacturen ..................................................................... 40
5.4 Renteswaps ........................................................................................................................... 41
5.5 Giften en prijzen .................................................................................................................... 42
5.5.1 Uitgaande giften en prijzen ........................................................................................... 42
5.5.2 Inkomende giften .......................................................................................................... 42
5.6 Lange-termijn vorderingen .................................................................................................... 43
4
5.7 Financiële vaste activa ........................................................................................................... 43
5.8 Lange termijn schulden (met uitzondering van rubriek 176 ‘Vooruitbetalingen op
bestellingen’ en rubriek178 ‘Borgtochten ontvangen in contanten’) ............................................... 44
5.9 Geldbeleggingen en liquide middelen ................................................................................... 45
5.9.1 Geldbeleggingen ............................................................................................................ 45
5
1 Inleiding en definities
1.1 Doel van het document
In het kader van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019 voorziet het Departement
Financiën en Begroting in een overzicht van de algemene principes en verduidelijkingen inzake de
aanrekeningsregels dat ondersteuning zal bieden voor de correcte verwerking van boekhoudkundige
operaties.
1.2 Wettelijk kader
De Algemene bepalingenwet van 16 mei 2003;
Het KB Boekhoudplan van 10 november 2009;
De Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019 (VCO);
Het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 (BVCO).
1.3 Definities & begrippen
Vlaamse Gemeenschap: met “Vlaamse Gemeenschap” worden de rechtspersonen Vlaamse
Gemeenschap en Vlaams Gewest gevat. Concreet gaat het om de departementen, de DAB’s , en
de IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid. Ook het Vlaams Parlement en zijn diensten, alsook de aan
het Vlaams Parlement verbonden instellingen (het Vlaams Vredesinstituut, de Vlaamse
Ombudsdienst, het Kinderrechtencommissariaat) ressorteren onder “de Vlaamse
Gemeenschap”.
Vlaamse deelstaatoverheid: het geheel van Vlaamse entiteiten die ressorteren onder de
sectorale code 13.12 van de ESR-verordening.
Courante uitgaven: de uitgaven voor een bedrag onder de drempel van 30.000 euro (exclusief
btw).
Recurrente verbintenis: een periodiek terugkerende verbintenis die, op basis van een meerjarige
of jaarlijks verlengbare verbintenis over een periode van verschillende jaren budgettaire
gevolgen heeft.
VAK – vastleggingskrediet: een krediet ten belope waarvan bedragen tijdens het begrotingsjaar
kunnen worden vastgelegd op grond van verbintenissen die ten laste komen van de Vlaamse
Deelstaatoverheid.
VEK – vereffeningskrediet: een krediet ten belope waarvan de bedragen tijdens het
begrotingsjaar worden vereffend op grond van rechten die verworven zijn ten laste van de
Vlaamse deelstaatoverheid, om vastgelegde verbintenissen aan te zuiveren.
6
ESR 2010: het Europees stelsel van de nationale en regionale rekeningen zoals vastgelegd in de
verordening nr. 549/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 21 mei 2013 betreffende
het Europees systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie .
ESR-code: betreft een code uit de economische classificatie, wat een Belgische vertaalslag is van
het Europees stelsel van nationale rekeningen. Het Europees stelsel van nationale en regionale
rekeningen (ESR) bevat de registratieregels die moeten worden toegepast om een onderling
samenhangende, betrouwbare en vergelijkbare kwantitatieve beschrijving van de economieën
van de lidstaten van de EU te verkrijgen. De overheidsuitgaven en –ontvangsten worden hierbij
volgens macro-economische criteria (wedden, werkingsmiddelen, subsidies, investeringen, enz.)
gerangschikt. Het ESR is hierdoor een belangrijk beleids- en beheersinstrument van en voor de
Europese Unie. Binnen dit Europees stelsel is iedere ESR-code als volgt opgebouwd:
Het eerste cijfer duidt de hoofdgroep aan. De hoofdgroepen 1 tot en met 4 betreffen de
lopende verrichtingen; de hoofdgroepen 5 tot en met 8 betreffen de kapitaalverrichtingen.
Groep 9 betreft verrichtingen inzake overheidsschuld. De codenummers die beginnen met 0
worden gebruikt om de uitgaven of ontvangsten te coderen die niet tot de hoofdgroepen 1
tot en met 9 kunnen worden gerekend of die pas later daartoe kunnen worden gerekend.
Het tweede cijfer duidt de groep aan. De codenummers met als tweede cijfer 1 tot en met 5
slaan op uitgaven; de nummers met als tweede cijfer 6 tot en met 9 slaan op ontvangsten.
Het derde cijfer en vierde cijfer duiden de subgroep aan.
Periodiciteitsprincipe: kosten en opbrengsten worden geboekt in het boekjaar waarin ze
thuishoren.
ESR 02.99: is een “default waarde” die kan gebruikt worden voor transacties of boekhoudkundige
bewegingen die in de economische classificatie niet moeten gerapporteerd worden.
Subsidie: elke vorm van financiële ondersteuning, ongeacht de benaming en vorm ervan, en met
inbegrip van de voorschotten die zonder interest teruggevorderd kunnen worden, die als
kapitaal- of inkomensoverdracht wordt verstrekt door een entiteit die tot de Vlaamse
deelstaatoverheid behoort, voor een activiteit die het algemeen belang dient, met uitsluiting van
de prijzen, giften en dotaties, alsook van de kapitaal- of inkomensoverdrachten die de
tegenprestatie uitmaken van een werk of goed dat, of een levering of dienst die een derde aan
die overheid heeft verstrekt.
Toelage: een subsidie die wordt verstrekt aan een entiteit die tot de Vlaamse deelstaatoverheid
behoort, met uitsluiting van de dotaties.
Dotatie: elke vorm van financiële ondersteuning door een entiteit die tot de Vlaamse
deelstaatoverheid behoort, aan het Vlaams Parlement, aan de instellingen die verbonden zijn
7
aan het Vlaams Parlement, aan de autonome diensten met rechtspersoonlijkheid die onder
toezicht van het Vlaams Parlement staan, en aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Interrelaties of interne stromen: transacties tussen partijen die tot de Vlaamse deelstaatoverheid
behoren.
Gift: elke vorm van overdracht van middelen ten gunste van derden door een entiteit die tot de
Vlaamse deelstaatoverheid behoort, en ongeacht de activiteit van algemeen belang die de
begunstigde organiseert. Een gift is een eenzijdige handeling vanwege een entiteit van de
Vlaamse deelstaatoverheid, waarvoor geen tegenprestatie verwacht wordt, noch ten aanzien van
de Vlaamse Gemeenschap noch ten aanzien van enige andere derde. De handelingen vereisen
geen aanvaarding door de begunstigde en bijgevolg ook geen verantwoording van de
begunstigde. Een gift wordt volgens de ESR-classificatie beschouwd als een betaling/overdracht
om niet m.a.w. een betaling/overdracht zonder rechtstreekse tegenprestatie.
Prijs: een vorm van financiële tegemoetkoming ten gunste van derden door een entiteit die tot
de Vlaamse deelstaatoverheid behoort, als waardering of beloning voor geleverde prestaties van
die derden. Een prijs is een eenzijdige handeling vanwege een entiteit van de Vlaamse
deelstaatoverheid, waarvoor geen tegenprestatie verwacht wordt, noch ten aanzien van de
Vlaamse Gemeenschap noch ten aanzien van enige andere derde. Deze handelingen vereisen
geen aanvaarding door de begunstigde en bijgevolg ook geen verantwoording van de
begunstigde.
8
1.4 Toepassingsgebied
Het toepassingsgebied van de VCO is de Vlaamse deelstaatoverheid.
Het algemene toepassingsgebied van de VCO is op die manier duidelijk afgebakend. Dat betekent
evenwel niet dat voor alle entiteiten in het toepassingsgebied alle bepalingen van de VCO gelden.
Daarom wordt in de VCO ook duidelijk gemaakt welke artikelen van de VCO op welke entiteiten van
toepassing zijn. Daarnaast zijn er entiteiten die niet onder het algemene toepassingsgebied vallen
van de VCO maar toch onderworpen zijn aan specifieke bepalingen. Het toepassingsgebied wordt
verduidelijkt in artikel 3 tot en met 9 van VCO.
9
2 Boekhoudplan
2.1 Het (minimum) algemeen rekeningstelsel
De Vlaamse Gemeenschap en de entiteiten die ingekanteld zijn in het dienstencentrum boekhouding
moeten het boekhoudplan volgen tot op 6 posities zoals beschikbaar op de ‘handleiding van de
boekhoudregels’. Entiteiten die niet ingekanteld zijn dienen een minimum algemeen rekeningstelsel
(MAR) te volgen. Het opgelegde rekeningstelsel is gepubliceerd op de ‘handleiding van de
boekhoudregels’.
Entiteiten die omwille van statutaire bepalingen onderworpen zijn aan een ander boekhoudplan
kunnen door gebruik te maken van transformational accounting (vertaalslag), rapporteren op basis
van het MAR boekhoudplan.
Als een specifieke rapportering wordt gevraagd, kan de betreffende entiteit die verplichte
rapportering verzekeren via een vertaalslag. Dit betekent dat aan deze entiteiten geen bijkomende
lasten worden opgelegd, bijvoorbeeld het gebruik van een ander rapporteringssysteem. Zij zullen het
op hen van toepassing zijnde boekhoudplan steeds als basis kunnen gebruiken en mits een
gedocumenteerde conversie komen tot de gevraagde rapportering.
2.2 Rechtzetting van geboekte kosten en opbrengsten
In de mate dat de correctie van een geboekte kost wordt uitgevoerd in het jaar dat ook het bedrag
werd aangerekend als uitgave, wordt deze correctie als een correctie op de eerdere uitgave geboekt.
Gebeurt de correctie in een later jaar dan het jaar van aanrekening, dan wordt de correctie als
opbrengst geboekt (Uitzondering voor lonen van personeel - zie infra).
In de mate dat de correctie van de geboekte opbrengsten wordt uitgevoerd in het jaar dat ook een
bedrag werd aangerekend als ontvangst, wordt het als ontvangst aangerekende bedrag verminderd.
Gebeurt de correctie in een later jaar dan het jaar van aanrekening, dan wordt de correctie als kost
geboekt (Uitzondering voor lonen van personeel – zie infra).
10
3 Algemene principes inzake aanrekeningen
3.1 Inleiding
De aanrekeningsregels worden bepaald voor drie types van aanrekeningen:
vastleggingen of verbintenissen;
vereffeningen (schuld) of verplichtingen;
vorderingen.
De algemene principes inzake de 3 types van aanrekeningen worden hieronder besproken. Daarnaast
worden er een aantal thema’s uitgebreid behandeld om als houvast te gebruiken bij de verwerking
van specifieke boekhoudkundige transacties.
3.2 Vastleggingen/verbintenissen
3.2.1 Het concept “vastleggen”
Vastleggen (vastlegging) is de boekhoudkundige registratie van een verbintenis waardoor ten
belope van het bedrag van de verbintenis een deel van het VAK in de begroting wordt gereserveerd.
Als een goede huisvader kan slechts een engagement worden aangegaan binnen de beschikbare
budgettaire ruimte. Indien na het aangaan van de verbintenis wordt vastgesteld dat het budget
ontoereikend is, is het de verantwoordelijkheid van de partij die de verbintenis heeft aangegaan om
budgetten te vinden of de verbintenis te verbreken.
3.2.2 Basisvoorwaarden
Er zijn 2 basisvoorwaarden waaraan moet voldaan zijn vooraleer een vastlegging kan plaatsvinden,
ongeacht haar aard:
er is een verbintenis waar in de toekomst verplichtingen uit zullen volgen;
er is een formeel verantwoordingsstuk in bezit.
Uit het verantwoordingstuk blijkt dat:
de identiteit van de schuldeiser bepaald is of minstens bepaalbaar is;
het bedrag van de verbintenis bepaald is of minstens bepaalbaar is.
Wanneer aan deze voorwaarden voldaan is, wordt de verbintenis vastgelegd voor het totale bedrag
van de verplichtingen, die eruit voortvloeien ongeacht de uitvoeringstermijn.
De vastlegging wordt budgettair aangerekend op het VAK voor het volledige bedrag van de
verbintenis. De vastlegging a.d.h.v. het formeel verantwoordingsstuk bevat de volledige uitgave of
11
vermoedelijke volledige uitgave, onafhankelijk of de vereffening al dan niet over meerdere jaren
gespreid is.
3.2.3 Meerjarige werkingsuitgaven
3.2.3.1 Meerjarige voorwaardelijke werkingsuitgaven andere dan meerjarige subsidies
De werkingsuitgaven met voorwaardelijke meerjarige gevolgen worden vastgelegd ten belope van de
uitgaven die opeisbaar worden tijdens het begrotingsjaar. De jaarlijkse vastlegging is enkel mogelijk
als in de meerjarige verbintenis voorwaarden worden ingebouwd, waardoor de uitgave jaarlijks
opnieuw kan worden geëvalueerd en worden bijgesteld als de begunstigde de ingebouwde
voorwaarden niet naleefde, of kan worden herzien naar aanleiding van begrotingsmaatregelen in het
kader van het algemeen begrotingsbeleid.
3.2.3.2 Meerjarige subsidies
De meerjarige subsidies worden voor het volledige bedrag van de verbintenis vastgelegd in het jaar
dat de verbintenis wordt aangegaan, dat is de algemene regel. Uitzonderingen op die algemene regel
zijn:
subsidies waarbij de ontvanger op basis van de wetgeving jaarlijks automatisch de subsidie
volgens bepaalde parameters ontvangt. Deze uitzonderingen moeten expliciet worden
opgenomen in het uitgavendecreet.
meerjarige subsidieovereenkomsten worden jaarlijks vastgelegd wanneer er voorwaarden
worden ingebouwd waardoor de subsidie(of het subsidiebedrag) jaarlijks kan worden
geëvalueerd en worden bijgesteld of kan worden herzien naar aanleiding van
begrotingsmaatregelen in het kader van het algemeen begrotingsbeleid. Die
herzieningsmaatregel moet evenwel expliciet opgenomen zijn in de meerjarige overeenkomst.
De meerjarige verbintenissen die onvoorwaardelijk zijn en vóór de inwerkingtreding van de VCO
jaarlijks werden vastgelegd, mogen voor hun duurtijd verder jaarlijks worden vastgelegd (als ze op 1
januari 2020 nog niet volledig zijn vastgelegd).
3.2.4 Recurrente verbintenissen
Dit zijn weerkerende verbintenissen op basis van een meerjarige of jaarlijks verlengbare (contract of)
overeenkomst. Recurrente verbintenissen zijn niet overdraagbaar aangezien ze worden vastgelegd
voor de sommen, die opeisbaar zijn binnen het begrotingsjaar. Er kunnen wel te ontvangen facturen
op geboekt worden.
Voorbeelden:
12
wedden, bedrijfsvoorheffingen, sociale voorheffingen;
abonnementen (woon-werkverkeer, dagbladen,...);
huurgelden (van gebouwen, leasing wagens, copiers,…);
nutsuitgaven (telefoon, water, gas, elektriciteit, internet,...);
verzendingskosten (Bpost,..);
onderhoudskosten (voor gebouwen, machines, installaties, software, (...) op basis van een
overeenkomst, BHV-kosten ICT, licenties,...).
Zijn uitgesloten als recurrente verbintenissen: de uitgaven met betrekking tot onderzoek, uitgaven
ter voorbereiding van een investering, verbeterings-, renovatie-, heroprichtings- of
uitbreidingswerken - die ruim buiten het kader vallen van wat nodig is om de vaste activa in goede
staat te behouden - evenals de bijkomende kosten en de investeringsuitgaven zoals de vervanging
van informaticamateriaal.
Subsidies/toelagen/dotaties worden eveneens niet als recurrente uitgaven beschouwd.
3.2.5 Gelijktijdige aanrekening op VAK en VEK
Daar waar het Rekendecreet met het concept van de ‘voorafgaande vastlegging’ de verplichting
oplegde om een bedrag vast te leggen voordat een verbintenis werd aangegaan, kunnen in VCO in
bepaalde gevallen verbintenissen worden aangegaan alvorens ze worden vastgelegd. Het is wel nog
steeds de bedoeling om de leverancier of begunstigde op correcte wijze op de hoogte te brengen van
de aangegane verbintenis.
Het betreft hier de courante uitgaven én uitgaven die opgelegd zijn door een rechterlijke beslissing
of een wet. Deze verbintenissen worden tegelijk aangerekend op het VAK en het VEK.
Subsidies/toelagen/dotaties worden niet als courante uitgaven beschouwd.
3.2.6 Definitieve versus principiële vastlegging
Definitieve vastlegging: het bedrag en de identiteit van de schuldeiser zijn bepaald;
Principiële vastlegging: het bedrag en/of de identiteit van de schuldeiser is bepaalbaar en nog
niet bepaald.
In het verbintenissenrecht wordt algemeen aangenomen dat aan de bepaalbaarheid van een
verbintenis is voldaan als de overeenkomst voldoende objectieve elementen bevat waardoor het
voorwerp kan worden bepaald zonder dat een nieuw akkoord tussen partijen nodig is (Cass. 13 juni
2005, AR S.04.0109.N) (bv. door verwijzing naar de prijzen van een gereglementeerde markt of door
de bepaling door een derde). Als we die bepaalbaarheid ook hier doortrekken naar de identiteit van
13
de schuldeiser of het bedrag van de verbintenis betekent dat die bepaalbaar zijn als er voldoende
objectieve elementen aanwezig zijn in het verantwoordingsstuk ter staving.
In geval van overheidsopdrachten wordt, bij aanrekening op basis van een principiële vastlegging,
aangenomen dat (cfr. de memorie van toelichting bij het VCO) de aan te gane verbintenis bepaalbaar
is als de fase van het onderzoek van de offertes (aan de hand van de gunningscriteria voorzien in het
bestek) minstens is bereikt, maar de gunningsbeslissing nog niet definitief is (bv. in afwachting van
advies IF, wachttermijn na de gunning, enz.). Een loutere intentieverklaring zonder concreet
engagement kan m.a.w. niet als een verbintenis worden beschouwd.
Ook voor een subsidie kan een principiële vastlegging worden genomen als aan de
verbintenisrechtelijke eisen rond bepaalbaarheid is voldaan. Het principiële ‘recht’ dat wordt
toegekend wordt uiteindelijk bepaald en ingevuld door toekomstige externe objectieve factoren die
op het moment van de principiële toekenning nog niet vast staan of het voorwerp uitmaken van
verder onderzoek. Een duidelijke beschrijving van het uitvoeringsprogramma of een specificatie van
het project in relatie met het vast te leggen bedrag is vereist.
3.2.7 Overdracht vastleggingen
Het principe is dat een vastlegging behouden kan blijven zolang de onderliggende verbintenis loopt.
Zodra er geen verplichtingen meer kunnen ontstaan uit de verbintenis, moet de vastlegging worden
geannuleerd.
Als de vastlegging wordt geannuleerd in een later jaar dan het moment van de oorspronkelijke
vastlegging, dan kan het resterende bedrag van de vastlegging niet worden gerecupereerd voor een
ander project en kunnen er geen andere verplichtingen op worden aangerekend, maar:
Overdraagbaarheid is beperkt tot 8 jaar omwille van de beheersbaarheid van de encours. De niet
schrapping kan worden gevraagd mits positief advies Inspectie van Financiën of bij
begrotingsakkoord.
Principiële vastleggingen zijn maximaal één jaar overdraagbaar.
Courante uitgaven en recurrente verbintenissen zijn niet overdraagbaar. Ten laatste bij de afsluiting
van het boekjaar gebeurt er een uitzuivering encours van desbetreffende vastleggingen.
3.3 Schuld (vereffening) en vordering
3.3.1 Algemene principes
Een vordering of schuld wordt aangerekend als voldaan is aan volgende voorwaarden:
er bestaat een verantwoordingsstuk;
14
de identiteit van de schuldenaar, respectievelijk de schuldeiser, is bepaald of bepaalbaar;
er bestaat een verplichting tot betaling, of een verplichting die in geld waardeerbaar is;
het bedrag is op nauwkeurige wijze vastgesteld en is gekoppeld aan de onderliggende activiteit
of prestatie.
Die voorwaarden zijn gelijkaardig aan de voorwaarden van de vastlegging.
Bijkomende voorwaarden voor het boeken van een schuld of vordering zijn echter dat er een
effectieve verplichting tot betaling is en dat het te betalen bedrag nauwkeurig is bepaald.
De aard of het type van het verantwoordingsstuk is afhankelijk van de aard van de schuld of
vordering.
3.3.2 Schuld (vereffening)
Schulden worden aangerekend op het VEK. Schulden hebben o.a. betrekking op:
levering van goederen en diensten;
intresten, huur en vergoedingen;
subsidies;
lonen;
…
Een schuld wordt aangerekend in het boekjaar waarin de levering van de goederen of diensten van
derden plaatsvond. Indien er bij het einde van het boekjaar nog geen factuur, met factuurdatum vóór
31 december, werd uitgereikt voor de levering van een goed of dienst die plaatsvond in het
afgelopen boekjaar, dan wordt er ten opzichte van rubriek “444 Te ontvangen facturen” een kost /
investering geboekt op het afgelopen boekjaar.
Indien de interesten, huur en vergoedingen over meerdere jaren gespreid zijn, dan worden deze
pro rata verwerkt via de overlopende rekeningen.
Huur dient steeds geprorateerd te worden als het te prorateren bedrag groter is dan 7.000 euro
en mag geprorateerd worden bij lagere bedragen.
Interesten dienen steeds geprorateerd te worden ongeacht het te prorateren bedrag.
Overige vergoedingen mogen geprorateerd worden ongeacht het te prorateren bedrag. De
werking van overlopende rekeningen wordt hieronder in een afzonderlijk hoofdstuk verder
uitgediept (zie supra).
Betwiste schulden – Bedrijfseconomische en ESR-matige verwerking
Betwiste handelsschulden
15
Betwiste handelsschulden worden tot uiting gebracht in de boekhouding op het ogenblik van
ontvangst van de factuur. Indien de budgethouder of aangewezen bevoegde persoon van oordeel is
dat de schuldeiser ten onrechte teveel heeft aangerekend dient een te ontvangen creditnota geboekt
te worden ten belope van het bedrag dat, naar het oordeel van de budgethouder of aangewezen
bevoegde persoon, nooit zal betaald dienen te worden. Het onbetwiste deel van de factuur dient
binnen de vervaltermijn betaald te worden om latere verwijlintresten op het onbetwiste gedeelte te
vermijden. Deze waardering dient oprecht en te goeder trouw te gebeuren zodanig dat de
jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen, de financiële positie en het resultaat.
Wanneer het om belangrijke bedragen gaat, dient hier melding van worden gemaakt in de toelichting
(vol 15).
Een ontvangen factuur voor prestaties die nooit werden geleverd mag niet in de boekhouding tot
uiting worden gebracht. De leverancier dient hiervan op de hoogte te worden gebracht.
Het betreft de situatie waarin niet de minste twijfel bestaat dat het bedrag ten onrechte werd
gefactureerd. Volgens het principe van het getrouw beeld, mag in dit geval geen schuld in de
jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht.
Bij twijfel over de levering van de prestaties dient de ontvangen factuur geboekt te worden.
Betwiste fiscale schulden
Betwisting van kohierbelastingen
Wanneer een entiteit van de Vlaamse Deelstaatoverheid een belasting dient te betalen aan een
andere overheid, ontstaat er een fiscale schuld. Deze schuld moet tot uiting gebracht worden in de
boekhouding van zodra ze ontstaat door de inkohiering. Immers, op dit ogenblik ontstaat een schuld
in hoofde van de rechtspersoon die onmiddellijk of op korte termijn opeisbaar is en die bovendien
bevoorrecht is.
Die fiscale schuld moet zowel op het passief van de balans als in de resultatenrekening opgenomen
worden voor het volledige bedrag van de inkohiering.
Indien een entiteit van de Vlaamse Deelstaatoverheid een bezwaar indient of een ambtshalve
ontheffing aanvraagt, moet ze dit in haar boekhouding op een passende wijze verwerken. Inschrijving
op de balans van het ingestelde bezwaar of verhaal als activum door de boeking van een vordering
vereist een verantwoorde waardering van deze vordering die met de nodige omzichtigheid moet
gebeuren. Dergelijke vordering zal dus meestal niet overeenstemmen met het bedrag van de
gevraagde ambtshalve ontheffing (= wat men wenst terug te krijgen), maar wel met het bedrag dat
men verwacht terug te krijgen. Het verschil tussen beide bedragen kan bijvoorbeeld zitten in het in
rekening brengen van kosten door de andere overheid.
16
Indien de ontheffing uiterst twijfelachtig is, mag geen terugvordering worden geboekt.1
Betwisting van contantbelastingen
Een contantbelasting is onmiddellijk eisbaar en wordt onmiddellijk geïnd door de overheid die de
belasting oplegt, tegen afgifte van een betalingsbewijs. Dit impliceert dat bij een contantbelasting de
aanrekening in de boekhouding en het ogenblik van betaling gelijk zal lopen.
Indien een entiteit van de Vlaamse Deelstaatoverheid een bezwaarschrift wenst in te dienen tegen
een geheven (en betaalde) contantbelasting, dan moet dit gebeuren binnen een welbepaalde termijn
afhankelijk van de betrokken overheid.
Inschrijving op de balans van het ingestelde bezwaar of verhaal als activum door de boeking van een
vordering vereist een verantwoorde waardering van deze vordering die met de nodige omzichtigheid
moet gebeuren.
Indien de ontheffing uiterst twijfelachtig is, mag geen terugvordering worden geboekt.
3.3.3 Vordering (met uitzondering van fiscale vorderingen en terugvorderbare
voorschotten)2
Een vordering wordt aangerekend in het boekjaar waarin de levering van de goederen of diensten
plaatsvindt of op datum van het subsidiebesluit. De aanrekening van de vordering staat los van het
moment van betaling van de vordering. De vordering wordt aangerekend op een begrotingsartikel in
de middelenbegroting.
Indien er nog geen uitgaande factuur werd opgemaakt tijdens het boekjaar voor een levering van een
goed of dienst, wordt er per einde boekjaar op de rubriek “404 Handelsvorderingen – Te innen
opbrengsten” of “414 Overige vorderingen – Te innen opbrengsten ” een opbrengst geboekt die
slechts in de loop van het volgende boekjaar gefactureerd wordt, maar die betrekking heeft op het
huidige boekjaar.
Indien de opbrengsten over meerdere jaren gespreid zijn, dan worden deze pro rata verwerkt via de
overlopende rekeningen.
Huur dient steeds geprorateerd te worden als het te prorateren bedrag groter is dan 7.000 euro
en mag geprorateerd worden bij lagere bedragen.
Interesten dienen steeds geprorateerd te worden ongeacht het te prorateren bedrag.
1 CBN-advies 2018/14 van 30 mei 2018 2 Het onderdeel van de fiscale vorderingen en terugvorderbare voorschotten wordt verder uitgewerkt.
17
Overige vergoedingen mogen geprorateerd worden ongeacht het te prorateren bedrag. De
werking van overlopende rekeningen wordt hieronder in een afzonderlijk hoofdstuk verder
uitgediept (zie supra).
Waardeverminderingen op vorderingen – Bedrijfseconomische en ESR-matige
verwerking
Waardeverminderingen op dubieuze vorderingen worden aangerekend op het begrotingsartikel in de
middelenbegroting met economische rekening binnen rubriek 633 en 634 op het ogenblik dat er een
aanwijzing is dat het bedrag van de vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is ten opzichte van de
schuldenaar.
Waardeverminderingen op dubieuze financiële vorderingen worden niet ESR-matig aangerekend en
verwerkt op een economische rekening binnen rubrieken 652 en 661.
Minwaarden op de realisatie van vorderingen – Bedrijfseconomische en ESR-matige
verwerking
Een vordering kan enkel nog worden uitgeboekt als er een verantwoordingsstuk is waaruit duidelijk
blijkt dat de oorspronkelijke boeking niet correct was en er dus een correctie nodig is of als een
verbintenis teniet is gegaan (bv. schuldvernieuwing, kwijtschelding).
Onder uitboeken verstaan we een vordering verminderen of afboeken via een creditnota. Een
vordering kan tenietgedaan of gecorrigeerd worden door:
Een afgesloten faillissement;
Een verklaring van een deurwaarder waaruit blijkt dat de betrokken schuldenaar insolvabel is;
Kosten/baten: onrentabiliteit;
Onvindbare schuldenaar;
Gerechtelijke beslissingen;
Bezwaar;
Een vergissing
Schriftelijk akkoord tussen beide partijen;
Een verklaring van de schuldbemiddelaar, van de schuldenaar die in collectieve schuldenregeling
zit, waaruit blijkt dat betrokken insolvabel is;
…..
De verantwoordingsstukken die deze creditnota staven, kunnen (officiële) stukken zijn die
opgemaakt zijn door een invorderingsdienst (bv. van de FOD Financiën of de Vlaamse
18
Belastingdienst), deurwaarder, gerechtelijke beslissingen, afsluiten van faillissement …, maar ook
interne stukken die aantonen dat de vordering niet meer kan geïnd worden wegens materiële
fouten, onrentabiliteit van de invorderingsprocedure of onvindbare schuldenaar...
Uit die documenten moet blijken dat alle nodige acties ondernomen zijn om de vordering te innen en
deze dienen bevestigd te zijn door een personeelslid of entiteit met de wettelijke bevoegdheid om
schulden kwijt te schelden.
Uit Art 15 en 16 van de Algemene bepalingen wet volgt dat vorderingen uitgeboekt mogen worden
bij verjaring.
ESR-verwerking van waardeverminderingen en afboekingen van vorderingen
Financiële vorderingen (Bijvoorbeeld: vorderingen i.v.m. leningen)
Waardeverminderingen Kwijtschelding Faillissement, onmogelijkheid
om nog te innen.
Geen ESR-verwerking (code
02.99)
Is voor het ESR een transactie
en te rapporteren als een
kapitaaloverdracht (code 5)
Is een financiële beweging
waarvoor geen code bestaat
(code 02.99)
Niet-financiële vorderingen (Bijvoorbeeld: handelsvorderingen)
Waardeverminderingen Kwijtschelding Faillissement, onmogelijkheid
om nog te innen.
Indien jaarlijks: code waarop de
ontvangst werd geregistreerd
(vb. code 16)
Indien eenmalig: rapporteren
als een kapitaaloverdracht
(code 5 of code 6)
Code waarop de ontvangst
werd geregistreerd (vb. code
16)
Indien eenmalig: rapporteren
als een kapitaaloverdracht
(code 5 of code 6)
Code waarop de ontvangst
werd geregistreerd (vb. code
16)
Indien eenmalig: rapporteren
als een kapitaaloverdracht
(code 5 of code 6)
INR laat toe dat bij niet-financiële vorderingen eventueel steeds een kapitaaloverdracht (code 5 of
6) wordt gerapporteerd.
3.3.4 Aanrekening inkomens- en kapitaaloverdrachten (subsidies, dotaties en toelagen)
3.3.4.1 Algemeen
Onder dit punt wordt de VEK aanrekening besproken van inkomens- en kapitaalsoverdrachten, meer
concreet de aanrekening van subsidies, toelagen en dotaties.
19
Voor de verwerking op het VAK wordt verwezen naar “hoofdstuk 3.2 Vastleggingen/Verbintenissen”.
Dit wordt niet in dit hoofdstuk besproken, behalve bij afwijkende bepalingen.
Voor de verwerking van EU-subsidies wordt verwezen naar “hoofdstuk 3.3.4.7 Europese subsidies”.
ESR-matig en bedrijfseconomisch worden verschillende begrippen gebruikt voor inkomsten en
uitgaven. ESR-matig wordt gesproken van vorderingen en schulden. Bedrijfseconomisch wordt
gesproken van opbrengsten en kosten. Onderstaande principes omvatten de ESR-matige en
bedrijfseconomische aanrekening. Om de leesbaarheid te bevorderen wordt gesproken van
opbrengsten en kosten voor zowel de ESR-matige als de bedrijfseconomische aanrekening. Bij
afwijkende aanrekeningen worden ze beiden apart opgenomen.
3.3.4.2 Algemene principes- subsidiërende entiteit – VEK aanrekening
De aanrekeningmomenten voor inkomensoverdrachten op het VEK zijn de volgende:
het moment dat de subsidievoorwaarden vervuld zijn;
het moment van de gesubsidieerde activiteit.
Voor kapitaaloverdrachten wordt verwezen naar hoofdstuk “3.3.4.6 kapitaaloverdrachten”.
Deze aanrekeningmomenten staan los van het jaar/moment van de effectieve betaling van de
subsidie.
Om de correcte toewijzing van de VEK aanrekening per boekjaar mogelijk te maken, dient gebruik
gemaakt te worden van het principe van overlopende rekeningen, indien nodig.
3.3.4.3 Algemene principes- gesubsidieerde entiteit - ontvangst
De gesubsidieerde entiteit neemt contact met de subsidiërende entiteit voor de afstemming van de
bedragen. Terugvorderingen dienen aangerekend te worden in het boekjaar dat de beslissing tot
terugvordering wordt genomen.
3.3.4.4 Algemene principes inzake terugvorderingen van subsidies bij de subsidiërende entiteit en
gesubsidieerde entiteit
Subsidiërende entiteit
Indien de subsidiërende entiteit een terugvordering uitvoert in hetzelfde boekjaar als het jaar dat de
oorspronkelijke aanrekening op het VEK gebeurde, wordt deze als een correctie op de eerdere
aangerekende kost geboekt. Gebeurt de terugvordering echter in een later boekjaar dan het
boekjaar van de oorspronkelijke aanrekening op het VEK, dan wordt de correctie als opbrengst
geboekt.
20
Gesubsidieerde entiteit
De gesubsidieerde entiteit die een terugvordering dient uit te voeren moet deze terugvordering
verwerken als een correctie op de oorspronkelijke geboekte opbrengst indien de terugvordering
gebeurt in hetzelfde boekjaar als het boekjaar waarin de subsidie, toelage of dotatie werd verkregen.
Indien de terugvordering plaatsvindt in een later boekjaar, dient de terugvordering aangerekend te
worden als een kost in het jaar van de terugvordering.
3.3.4.5 Inkomensoverdrachten (subsidies, toelagen en dotaties)
Het betreft alle overdrachten in geld of in natura die in het kader van de ESR-verordening worden
aangemerkt als inkomensoverdracht.
Onder inkomensoverdrachten wordt verstaan
elke financiële ondersteuning voor werking of ;
elke financiële ondersteuning om een specifiek project binnen een bepaald tijdskader te
realiseren.
Indien de subsidie, toelage of dotatie zowel werkings- als investeringskosten dekt, dan wordt voor
het gedeelte dat onder investering valt, verwezen naar kapitaaloverdrachten.
Voor de verwerking van interrelaties wordt verwezen naar “hoofdstuk 4.4.1 Interrelaties”.
Subsidiërende entiteit
De aanrekening op het VEK gebeurt in het boekjaar waarop de gesubsidieerde activiteiten betrekking
hebben.
Indien de aanrekening gelijkt loopt met het boekjaar dan kan de aanrekening gebeuren op het
VEK zonder verdere proratering;
Indien de periode waarop de gesubsidieerde activiteit betrekking heeft, afwijkt van het boekjaar,
dan gebeurt de aanrekening op het VEK pro rata op basis van het aantal maanden waarop de
gesubsidieerde activiteit betrekking heeft. Bij een onvolledige begin- of eindmaand bepaalt de
16e dag van de maand of de maand al dan niet wordt meegeteld om de proratering te
berekenen. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van het principe van overlopende
rekeningen (“hoofdstuk 5.2 Overlopende rekeningen”);
Indien de gesubsidieerde activiteit afhankelijk is van de voortgang van een project gebeurt de
aanrekening op VEK naargelang de voortgang van het project op basis van de beschikbare
bewijsstukken.
21
Gesubsidieerde entiteit
De ontvangst van de toelage of dotatie wordt geboekt als opbrengst in het jaar waarin de toelage of
dotatie wordt ontvangen.
De ontvangst van de subsidie wordt geboekt als opbrengst in het jaar waarin de gesubsidieerde
activiteiten plaatsvinden. Het recht op de subsidie wordt door de gesubsidieerde steeds aangerekend
in het jaar dat ook de effectieve kosten worden aangerekend. Uitgangspunt is dat de toegekende
subsidie steeds moeten matchen met de gesubsidieerde kosten.
Indien de periode van de gesubsidieerde activiteit afwijkt, van het boekjaar dan gebeurt de
aanrekening van de opbrengst pro rata op basis van het aantal maanden waarop de gesubsidieerde
activiteit betrekking heeft. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van het principe van
overlopende rekeningen (“hoofdstuk 5.2 Overlopende rekeningen”).
Bedrijfseconomische en ESR matige verwerking van inkomensoverdrachten
3.3.4.6 Kapitaaloverdrachten
Een kapitaaloverdracht is een overdracht in geld of in natura die in het kader van de ESR-verordening
wordt aangemerkt als kapitaaloverdracht die geen vermogensheffing is.
Subsidiërende entiteit
De toelage of dotatie wordt zowel budgettair, ESR-matig als bedrijfseconomisch aangerekend op het
VEK op het moment dat voor de gesubsidieerde, en dit volgens de subsidievoorwaarden, het recht
op de subsidie ontstaat. Met andere woorden: voor wat dotaties en toelagen betreft, gebeurt de
aanrekening op het VEK gelijk met het VAK. Dit is niet afhankelijk van de voortgang van de uitvoering
van de investeringen.
Soort inkomensoverdracht Rubriek Code economische
classificatie
Toelagen binnen de Vlaamse
consolidatiekring
643-648 ESR 41.xx
Subsidies buiten de Vlaamse
consolidatiekring incl. natura (exclusief
rentesubsidies)
643-648 ESR 31 - 32 - 33 - 34.3 - 34.4 -
34.5 - 35 - 42.90 - 43 - 44 - 45
Subsidies voor rente en andere buiten de
Vlaamse consolidatiekring
643-648 ESR 31 - 33 - 34 - 42 - 43 - 44 -
45
22
De aanrekening op het VEK voor subsidies gebeurt op basis van voortgang van de uitvoering van de
investeringen die worden aangetoond door de gesubsidieerde entiteit.
Eventuele betalingen waarbij het duidelijk is dat die vooruit lopen op aan te rekenen subsidies,
worden als voorschot behandeld.
Subsidies onder opschortende voorwaarden worden niet aangerekend, zolang aan de opschortende
voorwaarden niet is voldaan. Voorbeelden van opschortende voorwaarden zijn: het verkrijgen van
een omgevingsvergunning, de oprichting van een vennootschap of het behalen van bepaalde
kwaliteitseisen . Het opleggen van een ex post verantwoording van de kosten wordt niet als
opschortende voorwaarde beschouwd.
In geval van een subsidie in de vorm van een schadevergoeding zonder herstelverplichting (vb. een
subsidie van het Vlaams Fonds voor de Lastendelging), wordt de kost budgettair, bedrijfseconomisch
en ESR-matig volledig in resultaat genomen op het moment van toekenning.
In geval van natuurrampen wordt de kost budgettair, bedrijfseconomisch en ESR-matig volledig in
resultaat genomen op datum van het getekend besluit.
Wanneer blijkt dat er bij de aflegging van de eindverantwoordingsstukken teveel subsidie werd
toegekend, wordt het eerder aangerekende subsidiebedrag teruggevorderd. Deze terugvordering
wordt als een correctie op de eerdere kost geboekt als de eindverantwoording in hetzelfde jaar van
de aanrekening valt. Indien de eindverantwoording in een later jaar dan het jaar van aanrekening
valt, wordt de correctie als opbrengst geboekt.
Gesubsidieerde entiteit
De toelage of dotatie wordt zowel budgettair, ESR-matig als bedrijfseconomisch aangerekend als
opbrengst en ontvangst op hetzelfde moment dat voor de subsidiërende entiteit, en dit volgens de
subsidievoorwaarden, het recht op de subsidie ontstaat.
De aanrekening als ontvangst voor subsidies gebeurt op basis van voortgang van de uitvoering van de
investeringen die de gesubsidieerde entiteit kan aantonen.
Eventuele betalingen waarbij het duidelijk is dat die vooruit lopen op aan te rekenen subsidies,
worden als ontvangen voorschot behandeld.
Subsidies onder opschortende voorwaarden worden niet aangerekend, zolang aan de opschortende
voorwaarden niet is voldaan. Voorbeelden van opschortende voorwaarden zijn: het verkrijgen van
een omgevingsvergunning, de oprichting van een vennootschap of het behalen van bepaalde
23
kwaliteitseisen . Het opleggen van een ex post verantwoording van de kosten wordt niet als
opschortende voorwaarde beschouwd.
In geval van een subsidie in de vorm van een schadevergoeding zonder herstelverplichting (vb. een
subsidie van het Vlaams Fonds voor de Lastendelging), wordt de opbrengst budgettair,
bedrijfseconomisch en ESR-matig volledig in resultaat genomen op het moment van toekenning.
In geval van natuurrampen wordt de opbrengst budgettair, bedrijfseconomisch en ESR-matig volledig
in resultaat genomen op datum van het getekend besluit.
Wanneer blijkt dat er bij de aflegging van de eindverantwoordingsstukken teveel subsidie werd
toegekend, moet het eerder aangerekende subsidiebedrag teruggegeven worden.
Deze terugvordering wordt als een correctie op de eerdere opbrengst geboekt als de
eindverantwoording in hetzelfde jaar van de aanrekening valt.
Indien de eindverantwoording in een later jaar dan het jaar van aanrekening valt, wordt de correctie
als kost geboekt.
Afspraken
Het is steeds de gesubsidieerde entiteit die contact opneemt met de subsidiërende entiteit.
Deze afspraak is belangrijk in het kader van de afstemming van de subsidiestromen indien zowel
ontvanger als uitgever binnen de Vlaamse deelstaatoverheid worden opgenomen.
Bedrijfseconomische en ESR matige verwerking
Soort kapitaaloverdracht Subklasse/rubriek Code economische
classificatie
Kapitaalsubsidies (Balansrekening) 15 ESR 57 – 59 – 67 – 68 –
69
Investeringstoelagen binnen de Vlaamse
consolidatiekring
740 ESR 66.xx
Kapitaaloverdrachten en overige binnen de
Vlaamse consolidatiekring
643-648 ESR 61.xx
Kapitaaloverdrachten en overige buiten de
Vlaamse consolidatiekring
643-648 ESR 51 – 52 – 53 – 54 –
62 – 63 – 64 – 65
24
3.3.4.7 Europese subsidies
Hieronder wordt uitgelegd hoe de verwerking van EU-subsidies van entiteiten die tot de Vlaamse
deelstaatoverheid behoren, moet gebeuren in het kader van ESR 2010. De Europese Commissie heeft
de lidstaten namelijk opgelegd dat EU-subsidies de begrotingsresultaten van de lidstaten niet mogen
beïnvloeden. EU-subsidies moeten bijgevolg ESR-neutraal zijn. Boekhoudkundig vertaald betekent dit
dat bij de eindbegunstigde de kosten, die voor een bepaald subsidieproject in de ESR 2010-
rapportering worden verantwoord, moeten gelijk zijn aan de geboekte Europese subsidie-
opbrengsten. Het recht op EU-subsidies kan zowel betrekking hebben op inkomensoverdrachten als
op kapitaaloverdrachten. De verwerkingswijze verschilt naargelang de ontvangende partij een
beheerder of eindbegunstigde is. Onderstaande punten behandelen de theoretische ESR-matige
verwerking. Voor de volledige bedrijfseconomische en ESR-matige verwerking verwijzen we naar het
boekingsschema van EU-subsidies.
Eindbegunstigde EU-subsidie
Het recht op EU-subsidies voor een bepaald project wordt door de eindbegunstigde die deel
uitmaakt van de Vlaamse deelstaatoverheid steeds aangerekend in het jaar dat ook de effectieve
kosten voor datzelfde project worden aangerekend. Uitgangspunt is dat kosten en opbrengsten voor
een bepaald EU-project steeds gelijk moeten zijn. Met dien verstande dat het totale maximumbedrag
waarvoor Europa tussenkomt niet mag overschreden worden.
Indien er bij de eindbegunstigde op het einde van het boekjaar, over alle directe EU-subsidies heen,
een schuld ten aanzien van de EU bestaat, dan moet dit beschouwd worden alsof de eindbegunstigde
een lening van de EU heeft ontvangen. Het stijgen of dalen van die schuld, ten aanzien van de
eindbalans van het jaar voordien, leidt in de ESR-rapportering van het jaar tot respectievelijk een
opname ESR 9 ontvangst of een terugbetaling van de EU-schuld ESR 9 uitgave.
Indien er bij de eindbegunstigde op het einde van het boekjaar, een vordering ten aanzien van de EU
bestaat, dan moet dit beschouwd worden alsof de eindbegunstigde een lening aan de EU heeft
gegeven. De evolutie van die vordering, ten aanzien van de eindbalans van het jaar voordien, leidt in
de ESR-rapportering tot een ESR-8 uitgave wanneer de vordering stijgt of een ESR-8 ontvangst
wanneer de vordering daalt.
Mocht zich de situatie voordoen waarbij op het einde van het jaar een schuld bestaat, maar op het
einde van het vorige jaar een vordering bestond, dan moet ESR-matig volgende geboekt worden:
de volledige terugbetaling van de vordering, te verwerken als ESR-8 ontvangst
het “aangaan van de nieuwe lening”, te verwerken als ESR-9 ontvangst.
25
In dezelfde redenering wordt een terugbetaling van een schuld waarbij op het einde van het boekjaar
een vordering zou bestaan, terwijl op het einde van het vorige boekjaar nog een schuld bestond, dan
moet ESR-matig volgende geboekt worden:
de volledige terugbetaling van de schuld, te verwerken als ESR-9 uitgave
het ontstaan van vordering, te verwerken als ESR-8 uitgave.
Op die manier heeft de behandeling van EU-subsidies geen invloed op het ESR-vorderingensaldo.
Beheerder van EU-middelen
Bij de financiële stromen van EU-subsidies beperkt de rol van beheerder EU-middelen zich tot het
doorgeven van die subsidies. Vanuit de rol van beheerder moeten deze stromen in principe niet
aangerekend worden.
Uitzondering wordt gemaakt voor de technische bijstand omdat de werkingskosten van de beheerder
zelf, geheel of gedeeltelijk, worden gefinancierd met EU-subsidies. Hiervoor dient de werkwijze
toegepast te worden zoals beschreven onder het punt eindbegunstigde EU-subsidie.
3.3.5 Aanrekening van lonen
I. Inleiding
Lonen van (onderwijzend) personeel worden aangerekend in het jaar en de maand waarin de
prestaties geleverd zijn.
Vorderingen die ontstaan naar aanleiding van ten onrechte uitgekeerde wedden, pensioenen e.d.
worden in mindering gebracht van de oorspronkelijk geboekte bedragen, ook al is dit boekjaar
overschrijdend.
Incidentele premies of andere uitzonderlijke tegemoetkomingen (bijvoorbeeld: FUTO’s) worden op
het VEK aangerekend in het jaar dat ze uitbetaald worden. De aanrekening op het VAK gebeurt in het
jaar dat de verplichting tot uitbetaling ontstaat.
II. Bedrijfseconomische verwerking
De loonkosten van personeel worden aangerekend onder subklasse 62 ‘Bezoldigingen, sociale lasten
en pensioenen’ met uitzondering van de loonkosten inzake onderwijzend personeel bij de Vlaamse
Gemeenschap, die aangerekend worden op een economische rekening 6436xx.
Voor wat betreft vorderingen, niet voortvloeiende uit correcties op lonen dient er rekening
gehouden te worden met het compensatieverbod van kosten en opbrengsten. De inkomsten die uit
recuperatiemogelijkheden (Sociale Maribel,…) voortvloeien mogen niet gezien worden als een
26
correctie op te veel betaalde kosten, maar moeten beschouwd worden als een opbrengst.
Bijvoorbeeld: ontvangsten uit Sociale Maribel dienen ingevorderd te worden op rubriek 740
‘Bedrijfssubsidies en compenserende bedragen’ en mogen niet in mindering van de subklasse 62
‘Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen’ geboekt worden.
Er wordt per einde van het boekjaar een voorziening vakantiegeld aangelegd, omdat werknemers
recht hebben op vakantiegeld in het jaar dat volgt op de levering van hun prestaties. Er dient dus per
einde van het boekjaar een schuld uitgedrukt te worden ten aanzien van het personeel. Het
aanleggen van de voorziening zorgt ervoor dat alle kosten die werden veroorzaakt tijdens het
boekjaar met betrekking tot personeel tot uitdrukking worden gebracht.
Zowel aanleg als terugnames van de voorziening vakantiegeld voor personeel (uitgezonderd
onderwijzend personeel) wordt geboekt met economische rekening binnen rubriek 623.
De aanleg van de voorziening vakantiegeld voor onderwijzend personeel verloopt bij de Vlaamse
Gemeenschap via de economische rekening 643710 ‘Toevoeging voorziening vakantiegeld
onderwijzend personeel’. De bestedingen en terugnames van de voorziening voor vakantiegeld voor
onderwijzend personeel worden bij de Vlaamse Gemeenschap geboekt op economische rekening
643730 ‘Bestedingen en terugname voorzieningen vakantiegeld onderwijzend.
III. ESR-matige verwerking (omvat de te hanteren codes)
De loonkosten van personeel worden aangerekend met een ESR van groep 11 ‘Lonen en sociale
Lasten’ met uitzondering van de loonkosten inzake onderwijzend personeel, die aangerekend
worden met ESR code 4 ‘Inkomstenoverdrachten binnen de overheidssector’.
De aanleg van de voorziening vakantiegeld wordt aangerekend op ESR 11.12 ‘Overige
bezoldigingselementen’. De bestedingen en terugnames gebeuren eveneens met ESR 11.12 ‘Overige
bezoldigingselementen’.
De aanleg van de voorziening vakantiegeld voor onderwijzend personeel wordt aangerekend met
een ESR uit groep 4 ‘Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector’. De bestedingen en
terugnames van de voorziening voor vakantiegeld voor onderwijzend personeel worden eveneens
aangerekend met een ESR uit groep 4 ‘Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector’.
3.3.6 Ontvangen en betaalde waarborgen
I. Bedrijfseconomische en ESR-matige verwerking (omvat de te hanteren codes)
1) Ontvangen waarborgen
27
De rubriek 178 ‘Borgtochten ontvangen in contanten’ omvat de borgtochten in contanten die een
entiteit heeft ontvangen en waarvan de teruggave pas over meer dan één jaar moet gebeuren,
van zodra de voorwaarden daartoe zijn vervuld. Indien de teruggave van de ontvangen waarborg
gebeurt binnen het jaar wordt deze opgenomen onder de rubriek 488 ‘Borgtochten ontvangen in
contanten’.
De ontvangst en terugbetaling van de waarborg worden aangerekend op een ESR binnen de
groep 9 overheidsschuld.
2) Betaalde waarborgen
De rubriek 418 ‘Borgtochten betaald in contanten’ omvat de borgtochten die een entiteit betaald
heeft, maar waarvan de teruggave binnen het jaar gebeurt. Indien het een waarborg betreft die
niet binnen het jaar vereffend wordt, zal deze worden opgenomen onder de rubriek 288
‘Borgtochten betaald in contanten’.
De betaling en terugbetaling van de waarborg worden aangerekend op een ESR binnen de groep
8 Kredietverleningen en kredietaflossingen; deelnemingen en vereffeningen van deelnemingen;
andere financiële producten.
28
3.3.7 Rekening-courant
I. Bedrijfseconomische en ESR-matige verwerking (omvat de te hanteren codes)
De rekening courant is een weergave in de boekhouding van de wederzijdse schulden en vorderingen
tussen twee entiteiten. De rekening courant wordt bedrijfseconomisch tot uitdrukking gebracht op
economische rekeningen binnen rubriek 416 van het actief en 489 van het passief van de balans.
Indien de rekening-courant op het einde van het jaar een debet-positie vertoont, wordt dit saldo
geboekt op een ESR van groep 8 ‘Kredietverleningen en kredietaflossingen; deelnemingen en
vereffeningen van deelnemingen; andere financiële producten’. Indien het een creditsaldo betreft,
wordt een ESR van groep 9 ‘Overheidsschuld’ uitgedrukt.
3.3.8 Hoe omgaan met (transacties in) vreemde valuta
I. Bedrijfseconomische en ESR-matige verwerking (omvat de te hanteren codes)
De aankoop van vreemde valuta gebeurt naar aanleiding van een transactie met het buitenland die
op een later tijdstip plaatsvindt. Op het moment van de afhandeling van de transactie kan de munt
intussen in waarde gedaald of gestegen zijn, hetgeen leidt tot wisselkoersverschillen.
Wanneer de wisselkoers van de vreemde munt is gestegen ten opzichte van de euro dan leidt dat tot
een financiële kost welke wordt geboekt op rubriek ‘654 Wisselresultaten’ en aanrekening op ‘ESR 12
Aankoop van niet-duurzame goederen en diensten’.
Wanneer de wisselkoers van de vreemde munt is gedaald ten opzichte van de euro dan leidt dat tot
een financiële opbrengst welke wordt geboekt op rubriek ‘754 Wisselresultaten’ en aanrekening op
‘ESR 16 verkoop van niet duurzaam goederen en diensten’.
Uitzondering
Indien de transactie gebeurde op de spotmarkt dan is er geen wisselkoersverschil omdat dezelfde
prijs wordt gehanteerd op het moment van de transactie.
Er wordt dan ook geen wisselkoersverschil geregistreerd.
29
3.3.9 Specifieke aanrekeningmomenten
Transactie Aanrekeningmoment
Het aangaan van een lening Het moment van de opname van de lening bepaalt het
ogenblik waarop de lening wordt opgenomen in de
boekhouding.
De aflossingen op leningen en financiële
leasings
De periodieke vervaldag bepaalt de aanrekening
zowel op het VAK als op het VEK.
Het aangaan van een financiële leasing Het ogenblik van de inbezitneming (levering) van het
geleasede goed. 3
Toegestane leningen Het tijdstip van de uitbetaling van de lening.
(Interim)dividenden en winstaandelen Het transactiemoment wordt bepaald door de datum
van toekenning van het (interim)dividend zoals
bepaald door de algemene vergadering.
Vonnissen en arresten, of andere daden
waardoor aan geschillen een einde wordt
gemaakt
Deze worden aangerekend op de datum van
uitvoerbaarheid van die uitspraken of daden.
Aangaan van een operationele lease De periode van het gebruik van het geleasede goed.
Kohierbelastingen – begunstigde Aanrekening op het tijdstip van de inkohiering,
ongeacht het tijdstip van ontvangst van de belasting.
In functie van het tijdstip van kasontvangsten en
betaaltermijnen die belastingplichtige krijgt, zijn
alternatieve aanrekeningmomenten mogelijk
(methode van getransactionaliseerde kas).
Voorbeelden van kohierbelastingen: onroerende
voorheffing (OV), belasting op leegstand en
verkrotting - woningen (LSW), belasting op leegstand
en verkrotting - bedrijfspanden (LSB),
planbatenheffing (PBH), verkeersbelasting (VKB),
belasting voor in verkeersstelling (BIV).
Planbatenheffing Het aanrekeningmoment is het moment van de
spontane betaling of startfeit.
3 Dit punt wordt verder in detail uitgewerkt.
30
Contantbelastingen – begunstigde Aanrekening in het jaar van ontvangst van de
belasting.
Moratoriuminteresten Deze worden aangerekend in het jaar waarin de
beslissing tot Ambtshalve Ontheffing (AO) of
inwilliging van bezwaar (BZW) genomen is.
Voorbeeld: In jaar X betaalt persoon A belastingen en
tekent hij tevens bezwaar aan. In jaar X+n wordt het
bezwaar ingewilligd en wordt het bedrag van de
belastingen, inclusief moratoire intresten,
terugbetaald. Deze moratoire intresten worden
aangerekend op het boekjaar X+n.
Nalatigheidsinteresten Deze worden als opbrengst geboekt in het jaar waarin
de belastingplichtige de vordering, inclusief
nalatigheidsintresten, betaalt.
Negatieve betalingsverschillen of
koersverschillen
Deze worden aangerekend op het VEK op het ogenblik
waarop ze ontstaan.
Positieve betalings- of koersverschillen Deze worden aangerekend in het boekjaar waarin ze
ontstaan.
Aankoop en verkoop van (on)roerend goed De eigendomsoverdracht gebeurt op moment dat de
compromis ondertekend wordt. Dit betekent dat ook
de boeking van de verkoop/aankoop op het ogenblik
van de compromis dient te gebeuren. Vanaf dit
moment verdwijnt (ontstaat) het onroerend goed,
alsook de vordering (schuld) rekening houdend met
eventueel vooraf ontvangen (betaalde)
vooruitbetalingen. Bij de verkopen ontstaat eveneens
een resultaat bij realisatie van vaste activa.
Een compromis is bindend, desalniettemin kunnen er
opschortende voorwaarden worden opgenomen die
ertoe leiden dat als er aan een bepaalde voorwaarde
niet kan worden vervuld de compromis als niet-
bestaand wordt beschouwd. De beoordeling van het
al dan niet onzeker karakter van de vervulling van de
31
voorwaarde behoort in eerste instantie tot de
bevoegdheid van het bestuursorgaan van de Vlaamse
rechtspersonen.
Opmerking: de aan- en verkoop van onroerende
goederen is pas tegenover derden tegenstelbaar na
overschrijving van de akte op het hypotheekkantoor.
Het feit dat de aan- of verkoop slechts na overdracht
tegenstelbaar is aan derden is niet relevant voor de
betekenis van de transactie, noch bij de verkrijger, nog
bij de verkoper.
3.4 Hoe omgaan met boekjaar overschrijdende ramingen
Om kosten aan te rekenen in het correcte boekjaar wordt er gewerkt met ramingen en provisies. In
het volgende boekjaar worden de ramingen en provisies tegen geboekt en wordt de effectieve kost
geboekt.
Het eventuele verschil tussen het geraamde bedrag en de effectieve kost kan zowel positief als
negatief zijn:
- Positief (= raming > effectieve kost): geen blokkering van de vrijgekomen middelen
- Negatief (= raming < effectieve kost): belasting op de budgetten van het volgende boekjaar
De aanrekening dient steeds te gebeuren op dezelfde budgetten waarop in het volgende boekjaar de
effectieve kost zal aangerekend worden. De terugboeking van de raming of provisie in het volgende
boekjaar dient logischerwijs te gebeuren op de budgetten waarop de raming of provisie initieel werd
aangerekend.
Opmerking: deze werkwijze geldt niet voor te ontvangen facturen. Hiervoor worden de algemene
regels zoals bepaald in VCO gevolgd.
32
4 Kosten en opbrengsten die niet leiden tot een aanrekening
4.1 Voorzieningen
I. ESR-matige en bedrijfseconomische verwerking
De voorzieningen leiden niet tot ESR-matige aanrekening.
De voorzieningen voor risico’s en kosten beogen naar hun aard duidelijk omschreven verliezen of
kosten te dekken die op de balansdatum waarschijnlijk of zeker zijn, doch waarvan het bedrag niet
vaststaat. Voorzieningen moeten, onder meer, gevormd worden met het oog op:
de verplichtingen die op entiteit rusten inzake rust- en overlevingspensioenen, werkloosheid met
bedrijfstoeslag en andere gelijkaardige pensioenen of renten;
de kosten van grote herstellings- of onderhoudswerken;
de verlies- of kostenrisico’s die voor de entiteit voortvloeien uit persoonlijke of zakelijke
zekerheden, verstrekt tot waarborg van schulden of verbintenissen van derden, uit
verbintenissen tot aan- of verkoop van vaste activa, uit de uitvoering van gedane of ontvangen
bestellingen, uit termijnposities of overeenkomsten in deviezen, termijnposities of
overeenkomsten op goederen, uit technische waarborgen verbonden aan reeds door de entiteit
verrichte verkopen of diensten, uit hangende geschillen;
de kosten van een milieuverplichting.
Onder voorzieningen worden dus niet verstaan provisies welke per einde van het boekjaar worden
aangelegd voor het uit betalen van vakantiegeld (zie supra) en voor het aanleggen van
waardeverminderingen voor dubieuze debiteuren (zie infra).
Voor de voorzieningen wordt in het rekeningstelsel minstens een afzonderlijke rekening voorzien op
zowel het passief (rubriek 160-165) als op de resultatenrekening (Rubriek 635-638 /662
(Voorzieningen voor niet-recurrente risico’s en kosten) - 762 (Terugneming van voorzieningen voor
niet-recurrente risico’s en kosten)).
II. Uitzondering: voorziening dubieuze debiteuren inzake niet-financiële vorderingen
Dit onderdeel werd besproken bij de aanrekeningsregels van schulden/vorderingen (zie supra).
4.2 Afschrijvingen
De afschrijvingen leiden niet tot ESR-matige aanrekening.
Afschrijvingen drukken de slijtage uit van het actief met een beperkte gebruiksduur. Ze zijn de
waardecorrecties op oprichtingskosten, immateriële en materiele vaste activa met een beperkte
levensduur, waarbij de waarde van het actief over de levensduur gespreid wordt.
33
Voor de afschrijvingen wordt in het rekeningstelsel minstens een afzonderlijke rekening voorzien op
zowel het actief (economische rekening 2xxxx9) als op de resultatenrekening (Rubriek 630 / 660
(Niet-recurrente afschrijvingen en waardeverminderingen) – 760 (Terugneming van afschrijvingen en
waardeverminderingen)).
De in resultaat name van subsidies die als kapitaalsoverdracht gelden, gebeurt volgens hetzelfde
ritme als de afschrijving van de vaste activa voor de verwerving waarvan ze werden verkregen of, in
voorkomend geval, ten belope van het saldo bij realisatie of buitengebruikstelling van de betrokken
activa. De in resultaat name van kapitaalsubsidies leidt niet tot een aanrekening.
Bedrijfseconomisch resulteert een in resultaat name van een subsidie die als kapitaalsoverdracht
geldt in een debitering van de subklasse 15 en een creditering van de rubriek 753.
4.3 Opbrengsten of kosten als gevolg van herwaarderingen
De opbrengsten of kosten als gevolg van herwaarderingen leiden niet tot aanrekening.
Aangezien dit een uitgebreid thema is dat bedrijfseconomisch op verschillende economische
rekeningen impact heeft, wordt dit thema verder uitgediept in de waarderingsregels (in opbouw).
4.4 Interne verrekeningen (interrelaties en interne verrichtingen)
4.4.1 Interrelaties
Interrelaties betreffen transferten (inkomensoverdrachten of kapitaaloverdrachten) tussen
instellingen die behoren tot de Vlaamse deelstaatoverheid. De toelagegever rekent dit aan als een
kost en verwerkt dit als inkomensoverdracht op ESR-code 41.XX of een kapitaaloverdracht op ESR-
code 61.XX.
De toelageverkrijger (ontvanger van de toelage) rekent dit aan als een opbrengst en verwerkt dit als
een inkomensoverdracht op ESR-code 46.XX of als een kapitaaloverdracht op ESR-code 66.XX.
Er wordt afgesproken dat de ontvanger van de toelage contact opneemt met degene die de toelage
geeft om een correcte matching te kunnen doen.
4.4.2 Interne verrichtingen
Interne verrichtingen hebben in principe geen aanrekening tot gevolg. De doorrekening van kosten
binnen dezelfde rechtspersoon van de ene entiteit naar de andere entiteit kan echter wel budgettair
verwerkt worden op voorwaarde dat dit geconsolideerd geen budgettaire impact heeft.
Bijvoorbeeld: entiteit 1 van rechtspersoon X neemt de uitgave volledig ten laste en rekent daarna de
helft door aan entiteit 2 binnen dezelfde rechtspersoon X. Hierdoor vermindert de budgettaire
34
aanrekening bij entiteit 1 en verhoogt de budgettaire aanrekening bij entiteit 2. Geconsolideerd is er
dus geen budgettaire impact bij rechtspersoon X.
Uitzondering
Vlaamse Rechtspersonen die tot de S13.12 behoren, en dus een van de Vlaamse Gemeenschap
onderscheiden rechtspersoon vormen, moeten steeds een begroting in evenwicht indienen (totale
ontvangsten = totale uitgaven).
Ook in de uitvoeringsrekening dient dit evenwicht gerespecteerd te worden, wat resulteert in:
een over te dragen overschot wanneer de totale ontvangsten groter zijn dan de totale uitgaven
(ESR-code 03.22)
een over te dragen tekort wanneer de totale ontvangsten kleiner zijn dan de totale uitgaven
(ESR-code 08.22)
Het saldo van het dienstjaar t – ofwel ESR-code 03.22, ofwel ESR-code 08.22 – wordt overgedragen
naar het volgende dienstjaar en wordt geregistreerd respectievelijk als een overgedragen overschot
vorige jaren onder ESR-code 08.21, ofwel als een overgedragen tekort vorige jaren onder ESR-code
03.21. Het overgedragen overschot (aan ontvangstenzijde) of overgedragen tekort (aan
uitgavenzijde) wordt voor hetzelfde bedrag opgenomen in de begroting. Om het evenwicht in de
begroting te herstellen in het volgende dienstjaar zal opnieuw gebruik gemaakt worden ofwel van
een over te dragen overschot (ESR-code 03.22), ofwel van een over te dragen tekort (ESR-code
08.22).
4.4.3 Verwerking van reserves
In het (minimum) algemeen rekeningstelsel zijn de volgende categorieën van reserves voorzien:
wettelijke reserve
onbeschikbare reserves
belastingvrije reserves
beschikbare reserves.
I. Bedrijfseconomische verwerking
Reserves dienen bedrijfseconomisch geboekt te worden op een economische rekening van de
subklasse 13.
Onttrekking (rubriek 792) of toevoeging aan reserves (rubriek 692) zijn typische
eindejaarsverrichtingen.
35
De reserves bij de DAB’s vloeien voort uit de jaarlijkse resultaatsverwerking bij de opmaak van de
jaarrekening van de Vlaamse Gemeenschap.
Een uitzondering hierop zijn de reservefondsen bij rechtspersonen.
Bepaalde rechtspersonen mogen (decretaal bepaald) bepaalde ontvangsten “reserveren” om er later
specifieke uitgaven mee te financieren.
Zij worden bedrijfseconomisch aanzien als ‘Onbeschikbare reserves’ met een economische rekening
onder de rubriek ‘131 Onbeschikbare reserves’. Het toevoegen en aanwenden van reservefondsen
kan op elk ogenblik tijdens het boekjaar gebeuren, conform de modaliteiten voorzien in het
oprichtingsdecreet van de betreffende rechtspersoon.
II. ESR-matige verwerking (omvat de te hanteren codes)
Algemeen is er geen ESR-matige verwerking. Uitzondering zijn de reservefondsen bij de
rechtspersonen waarbij de aanleg (ESR 03.10 suffix 1) en de aanwending van (ESR 08.10 suffix1) wel
een ESR-matige verwerking zijn.
III. Begrotingsmatige verwerking
Bij de begrotingsopmaak en begrotingsaanpassing wordt per programma en per inhoudelijk
structuurelement informatie verstrekt over de reservefondsen bij de rechtspersonen.
4.5 Voorraadbewegingen
Voorraadbewegingen geven geen aanleiding tot een aanrekening.
Voor de voorraadbewegingen wordt in het rekeningstelsel minstens een afzonderlijke rekening
voorzien op zowel het actief van de balans, binnen de klasse 3, als op de resultatenrekening meer
bepaald de subklasse 60 en/of subklasse 71.
36
5 Specifiek uitgelichte thema’s
5.1 Voorschotten en rollende fondsen aan personeel
I. ESR-matige en bedrijfseconomische verwerking
De entiteit kan voorschotten of een rollend fonds toekennen aan een personeelslid in kader van de
uitoefening van zijn functie (Bijvoorbeeld: buitenlandse dienstreizen). De openstaande voorschotten
kunnen toekend worden met een contractuele looptijd van meer dan één jaar (rubriek 291 Overige
vorderingen) of minder dan één jaar (rubriek 416 Diverse vorderingen).
Deze openstaande voorschotten/rollende fondsen worden geboekt met een ESR 83.10 ‘Voorschotten
aan gezinnen’ en vereffend met een ESR 87.20 ‘Terugbetaling van voorschotten door de gezinnen’.
5.2 Overlopende rekeningen
5.2.1 Inleiding
Overlopende rekeningen vinden hun oorsprong in het periodiciteitsprincipe. Het doel is op
inventarisdatum een zo juist mogelijke toestand weer te geven inzake kosten en opbrengsten.
Overlopende rekeningen vinden we zowel terug aan de actiefzijde als aan de passiefzijde van de
balans.
5.2.2 Overlopende rekeningen van het passief – bedrijfseconomische en ESR-matige
verwerking
5.2.2.1 Toe te rekenen kosten
De rubriek 492 ‘Toe te rekenen kosten’ omvat de pro rata van de kosten die pas in een volgend
boekjaar zullen betaald worden maar betrekking hebben op een afgelopen boekjaar. Dit betreft
een anticipatiekost voor kosten die nog niet door de verstrekker werden aangerekend, maar wel
op het afgesloten boekjaar betrekking hebben.
In praktijk
1. Boeking in huidig jaar (eindejaarsverrichting): werkelijke boeking (VAK en VEK)
ESR ER Dt Ct
Groepen 1 tem 6 61/64/65 X
02.99 492
x
2. Boeking in huidig jaar + 1 (openingsverrichting): werkelijke boeking (VAK en VEK)
37
ESR ER Dt Ct
02.99 492 x
Groepen 1 tem 6 61/64/654
X
5.2.2.2 Over te dragen opbrengsten
De rubriek 493 ‘Over te dragen opbrengsten’ omvat daarentegen de opbrengsten of een pro
rata ervan die in de loop van een boekjaar of een vorig boekjaar zijn geïnd maar die betrekking
hebben op een later boekjaar. Dit betreft dus een uitstelpost inzake opbrengsten die niet tot het
afgesloten boekjaar behoren.
In praktijk
1. Boeking in jaar huidig jaar (eindejaarsverrichting): werkelijke boeking (VAK en VEK)
ESR ER Dt Ct
Groepen 1 tem 6 74/750/7515 x
02.99 493
X
2. Boeking in huidig jaar + 1 (openingsverrichting): werkelijke boeking (VAK en VEK)
ESR ER Dt Ct
02.99 493 x
Groepen 1 tem 6 74/750/751xxx6
X
5.2.3 Overlopende rekeningen van het actief – bedrijfseconomische en ESR-matige
verwerking
5.2.3.1 Over te dragen kosten
De rubriek 490‘Over te dragen kosten’ omvat de gedurende het boekjaar ingeboekte ontvangen
facturen of aanrekeningen inzake diensten en prestaties of subsidies die hetzij geheel, hetzij voor
een pro rata betrekking hebben op één of meer volgende boekjaren. Dit betreft dus een
uitstelpost inzake kosten die niet tot het afgesloten boekjaar behoren.
In praktijk
4 In deze toelichting wordt er abstractie gemaakt van subsidies, toelagen en dotaties. 5 In deze toelichting wordt er abstractie gemaakt van subsidies, toelagen en dotaties. 6 In deze toelichting wordt er abstractie gemaakt van subsidies, toelagen en dotaties.
38
1. Boeking in jaar huidig jaar (eindejaarsverrichting): aanrekening op VAK en VEK
ESR ER Dt Ct
02.99 490 x
Groepen 1 tem 6 61/64/65 x
2. Boeking in huidig jaar + 1 (openingsverrichting): aanrekening op VAK en VEK
ESR ER Dt Ct
Groepen 1 tem 6 61/64/65 x
02.99 490 X
5.2.3.2 Verkregen opbrengsten
De rubriek 491 ‘Verkregen opbrengsten’ omvat de opbrengsten of een pro rata ervan die in de
loop van een volgend boekjaar zullen worden geïnd, maar die betrekking hebben op het huidig
boekjaar. Dit betreft dus een anticipatiepost inzake de opbrengsten die op het huidig boekjaar
betrekking hebben.
In praktijk
1. Boeking in jaar huidig jaar (eindejaarsverrichting): aanrekening op VAK en VEK
ESR ER Dt Ct
02.99 491 x
Groepen 1 tem 6 74/750/7517 X
2. Boeking in huidig jaar + 1 (openingsverrichting): aanrekening op VAK en VEK
ESR ER Dt Ct
Groepen 1 tem 6 74/750/7518 x
02.99 491 X
Afkortingen ESR:
- Groep 1: Lopende uitgaven voor en ontvangsten van goederen en diensten
- Groep 2: Renten en inkomsten uit eigendom
7 In deze toelichting wordt er abstractie gemaakt van subsidies, toelagen en dotaties. 8 In deze toelichting wordt er abstractie gemaakt van subsidies, toelagen en dotaties.
39
- Groep 3: Inkomensoverdrachten aan en van andere sectoren
- Groep 4: Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector
- Groep 5: Kapitaaloverdrachten aan en van andere sectoren
- Groep 6: Kapitaaloverdrachten binnen de overheidssector
40
5.3 Verwerking van ontvangen voorschotfacturen
I. Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft enkel de boekhoudkundige en ESR verwerking van ontvangen
voorschotfacturen. De boekhoudkundige en ESR verwerking van voorschotten aan personeelsleden
en van uitgaande voorschotfacturen worden niet behandeld in dit hoofdstuk.
Vooruitbetalingen
Voor de verwerking van de voorschotfacturen maken we een onderscheid tussen:
- voorschotfacturen die worden aangerekend zonder dat er reeds prestaties werden geleverd door
de leverancier;
- voorschotfacturen die tussentijds worden uitgereikt voor reeds gedeeltelijk geleverde prestaties
(= deelfacturen).
II. De bedrijfseconomische verwerking
Voorschotfacturen zonder geleverde prestatie:
Wanneer voorschotten worden aangerekend zonder prestatie van de leverancier wordt het
voorschot opgenomen op de actiefzijde van de balans als openstaande vordering t.a.v. de
leverancier. Pas op het ogenblik van de levering van de prestaties en facturatie van de geleverde
prestatie wordt de uitgave in de kost genomen en vervalt de vordering t.a.v. de leverancier.
Voorschotfacturen voor gedeeltelijk geleverde prestaties:
In het tweede geval worden voorschotten betaald voor reeds geleverde prestaties. Het betreft hier
bijgevolg deelfacturaties voor reeds geleverde prestaties. Gezien de prestatie reeds werd geleverd
worden deze voorschotten (deelfacturaties) in de kost genomen bij de verwerking van de
voorschotfactuur (deelfactuur).
Algemeen:
Het MAR voorziet een aantal rekeningen voor het boeken van vooruitbetalingen:
213 Vooruitbetalingen Immateriële vaste activa
27 Vaste activa in aanbouw en vooruitbetalingen
2906 Vooruitbetalingen (Vorderingen op meer dan een jaar)
36 Vooruitbetalingen (op voorraadinkopen)
406 Vooruitbetalingen (op handelsvorderingen)
41
Vooruitbetalingen die met een actief verbonden zijn, worden in de balans vermeld in samenhang
met het actief waarop zij betrekking hebben. Niet aan vaste activa toerekenbare diensten worden
toegerekend aan de handelsvorderingen.
III. De ESR-verwerking
Vooruitbetalingen worden conform het ESR 2010 beschouwd als kredietverleningen en bijgevolg in
het ESR aangerekend in de groep 8 “Kredietverleningen en kredietaflossingen; deelnemingen en
vereffeningen van deelnemingen; andere financiële producten en voorschotten”.
Echter, voor vooruitbetalingen waarbij de prestaties (gedeeltelijk) binnen hetzelfde jaar worden
geleverd als het jaar waarin de vooruitbetaling gebeurt, wordt bij de registratie van de
vooruitbetaling in de boekhouding onmiddellijk op de respectievelijke ESR uitgave aangerekend voor
het gedeelte van de prestatie die in hetzelfde boekjaar uitgevoerd wordt.
Aanrekening op een ESR-code van groep 8 gebeurt dus enkel voor het gedeelte van de
vooruitbetaling die een jaaroverschrijdend karakter heeft.
Voor de Vlaamse Gemeenschap worden enkel de vooruitbetalingen aan leveranciers (economische
rekening 406000) groter of gelijk aan 1.000.000 EUR uitgedrukt op een ESR-8.
5.4 Renteswaps
I. Inleiding
Een swap is een afgeleid financieel product waarmee specifieke risico’s (vb renterisico’s of
valutarisico’s) verhandeld kunnen worden. Een swap is een overeenkomst tussen 2 partijen die
afspreken gedurende een bepaalde tijd en volgens vooraf vastgestelde regels betalingsstromen op
een overeengekomen fictieve hoofdsom te ruilen.
Concreet is een renteswap een swap waarin een ruil van verschillende soorten rentebetalingen
wordt voorzien. Voorbeelden van geruilde soorten rentevoeten zijn vaste rentevoeten, variabele
rentevoeten en rentevoeten in een bepaalde valuta.
II. Bedrijfseconomische verwerking
De (rente)swaps (stocks) dienen vermeld te worden in de toelichting. De bedrijfseconomische
aanrekening van de renteswaps (stromen) gebeurt op rubriek 657-658 ‘Diverse financiële kosten’ en
756-759 ‘Diverse financiële opbrengsten’ .
III. ESR-matige verwerking
42
(Rente)swaps (stromen) dienen geboekt te worden onder de ESR-code 81.70 “ uitgave andere
financiële producten” of ESR-code 86.70 “ontvangst andere financiële producten”.
5.5 Giften en prijzen
Een gift of een prijs wordt zowel budgettair, ESR-matig als bedrijfseconomisch aangerekend aan het
jaar van toekenning en kan bestaan uit de toekenning van gelden of de overdracht van roerende of
onroerende goederen door een entiteit van de Vlaamse deelstaatoverheid of uit de verlening van
een voordeel in natura waarvan een entiteit van de Vlaamse deelstaatoverheid de financiële last
draagt.
5.5.1 Uitgaande giften en prijzen
Een schenking gegeven onder de vorm van een overdracht van gelden wordt geboekt als een
bedrijfskost onder rubriek 643-648 ‘Diverse bedrijfskosten’ en al naargelang het een inkomens- of
kapitaaloverdracht betreft, aan te rekenen met een ESR van groep 3 of 5.
Geschonken roerende goederen die niet als een vermogensgoed werden geregistreerd geven geen
aanleiding tot een aanrekening op een begrotingsartikel of een vastleggings- of vereffeningskrediet
vermits deze goederen bij aankoop reeds volledig in kosten werden genomen.
Voor roerende-of onroerende goederen die als een investeringsgoed werden geactiveerd, dient de
overeenstemmende balansrekening (22-27) gecrediteerd, en wordt het bedrag van de schenking
eventueel gecorrigeerd met een minderwaarde op de realisatie van vaste activa.
5.5.2 Inkomende giften
Giften (of schenkingen) in contanten ontvangen door een entiteit van de Vlaamse deelstaatoverheid
worden geboekt als een bedrijfsopbrengst onder rubriek 764-768 ’Andere niet-recurrente
bedrijfsopbrengsten’, met al naargelang een ESR van groep 3 of 5.
De om niet verkregen roerende-of onroerende goederen dienen als een investeringsgoed te worden
geactiveerd en worden gewaardeerd tegen hun marktwaarde of, bij ontstentenis, tegen hun
gebruikswaarde. Schenkingen dewelke verkregen worden van de aan het KB van 10 november 2009
onderworpen entiteiten worden bij de Vlaamse Gemeenschap geboekt tegen dezelfde waarde als de
uitgaande boekwaarde bij de afstand doende entiteit en bij ontstentenis hiervan tegen hun
gebruikswaarde.
Deze waarde wordt opgenomen en gedebiteerd op de overeenstemmende balansrekening (22-27)
waarbij als creditpost de subklasse 15 ‘Kapitaalsubsidies’ dient gekozen te worden.
43
5.6 Lange-termijn vorderingen
I. De bedrijfseconomische en ESR-verwerking
Onder dit hoofdstuk worden de vorderingen beschreven met een contractuele looptijd van meer
dan één jaar (economische rekening van subklasse 28 ‘Financiële vaste activa’ of subklasse 29
‘Vorderingen op meer dan één jaar’). Het gedeelte van deze vorderingen of het geheel van deze
vorderingen dat binnen het jaar vervalt dient onder de ‘vorderingen op ten hoogste één jaar’
(economische rekening van subklasse 40 ‘Handelsvorderingen’ of subklasse 41 ‘Overige vorderingen’)
opgenomen te worden.
Onder deze vorderingen worden, naast de vorderingen waarvoor een titel bestaat, ook de te
ontvangen opbrengsten opgenomen die tijdens het boekjaar of tijdens een vorig boekjaar zijn
ontstaan en waarvoor er nog geen rechtstitel bestaat. Dit mag enkel indien het bedrag vaststaat of
met nauwkeurigheid kan worden geschat. De pro rata van de opbrengsten wordt onder de
overlopende rekeningen geboekt (zie supra).
Op het ogenblik van de uitbetaling van het krediet aan een derde partij wordt dit ESR matig
aangerekend als een kredietverlening onder een ESR van groep 8 ‘Kredietverleningen en
kredietaflossingen; deelnemingen en vereffeningen van deelnemingen; andere financiële producten’.
De voorschotten die klaarblijkelijk niet zullen worden terugbetaald, moeten niet worden geklasseerd
als kredietverlening maar als overdracht onder groep 5 ‘Kapitaaloverdrachten aan en van andere
sectoren’.
Het geheel of gedeelte van de lange termijn vordering dat vervalt in het volgend boekjaar dient per
einde van het boekjaar in periode 13 overgeboekt te worden naar de ‘vorderingen op ten hoogste
één jaar’. Deze boeking heeft geen budgettaire impact en wordt ESR matig geboekt met ESR 02.99.
Op het ogenblik dat de aflossing opeisbaar wordt of op de periodieke vervaldag dient de aflossing
ingevorderd te worden als een kredietaflossing onder een ESR van groep 8 ‘Kredietverleningen en
kredietaflossingen; deelnemingen en vereffeningen van deelnemingen; andere financiële producten’.
5.7 Financiële vaste activa
De kapitaalinbreng kan enkel als financiële verrichting geboekt worden (ESR-8) als de overheid zich
gedraagt al een private aandeelhouder, d.w.z. als de overheid voor de kapitaalinbreng in ruil
aandelen of schuld instrumenten ontvangt voor dezelfde waarde en de overheid een voldoend hoge
return gaat kunnen realiseren op de kapitaalinbreng (in de vorm van
dividenden/interesten/meerwaarde).
44
De kapitaalinbreng wordt beschouwd als een niet-financiële verrichting (ESR-5/6) in de volgende
gevallen:
• Niets of te weinig in ruil voor de kapitaalinbreng
• De verwachte return is niet marktconform
• De kapitaalinbreng gebeurt in een entiteit met grote geaccumuleerde verliezen
Om te kunnen bepalen of een kapitaalinbreng beschouwd moet worden als een financiële of niet-
financiële transactie, dienen steeds de volgende vragen gesteld en de antwoorden erop geanalyseerd
te worden:
• Is enkel de overheid betrokken partij of zijn er ook private entiteiten betrokken bij de
kapitaalinbreng?
• Heeft de entiteit waarin de kapitaalinbreng gebeurt grote geaccumuleerde verliezen (of een
exceptioneel groot verlies in het laatste jaar)?
• Gaat de overheid een voldoende grote return kunnen realiseren op de kapitaalinbreng?
Zie ook Manual on Government Deficit and Debt, 3.2 Capital injections into public corporations9.
5.8 Lange termijn schulden (met uitzondering van rubriek 176 ‘Vooruitbetalingen op
bestellingen’ en rubriek178 ‘Borgtochten ontvangen in contanten’)
I. Bedrijfseconomische en ESR-matige verwerking
De lange termijn schulden omvatten de bij derden verkregen vermogensmiddelen met een
contractuele looptijd van meer dan één jaar (rubriek 170-175 / 179) en die binnen het jaar vervallen
(economische rekening van subklasse 42 ‘Schulden op meer dan één jaar die binnen het jaar
vervallen’).
Op het ogenblik van het opnemen van de lening wordt de lening geboekt met een ESR van groep 9
‘Overheidsschuld’.
Het gedeelte van de lening dat vervalt in het volgend boekjaar dient per einde van het huidig
boekjaar overgeboekt te worden naar de ‘Schulden op meer dan één jaar die binnen het jaar
vervallen’. Deze overboeking heeft geen budgettaire impact en gebeurt met een ESR 02.99.
In het volgend boekjaar dient het gedeelte van de aflossing dat de vervaldag heeft bereikt
aangerekend te worden met een ESR van groep 9 ‘Overheidsschuld’.
9 https://ec.europa.eu/eurostat/web/government-finance-statistics/methodology/manuals
45
5.9 Geldbeleggingen en liquide middelen
5.9.1 Geldbeleggingen
I. Inleiding
Geldbeleggingen zijn tijdelijk beschikbaar vrij vermogen van de entiteit dat wordt aangewend om
rendement te creëren.
In het (minimum) algemeen rekeningstelsel zijn de volgende subklassen voorzien voor
geldbeleggingen:
50 - Eigen aandelen;
51 – Aandelen en geldbeleggingen andere dan vastrentende beleggingen;
52 - Vastrentende effecten;
53 - Termijndeposito’s.
II. Bedrijfseconomische verwerking
Geldbeleggingen dienen bedrijfseconomisch geboekt te worden op een economische rekening van
de klasse 5 (50/53). Kosten verbonden aan de transactie dienen geboekt te worden op een subklasse
65 ‘Financiële kosten’. Ontvangen interesten evenals dividenden dienen geboekt te worden op een
rubriek 750 ‘Opbrengsten uit financiële vaste activa’.
De verlopen rente op jaareinde van de obligaties, de verlopen rente bij aankoop en de verworven
rente bij verkoop worden beschouwd als interest en dienen bedrijfseconomisch als dusdanig
aangerekend te worden.
De uitgifteverschillen bij obligaties dienen pro rata aangerekend te worden over de resterende
looptijd.
III. ESR-matige verwerking (omvat de te hanteren codes)
De transacties inzake geldbeleggingen worden in het algemeen niet ESR-matig aangerekend.
Indien bepaalde transacties toch belangrijke informatie bevatten ten behoeve van het INR, worden
alle debet- en creditverrichtingen jaarlijks via een éénmalige correctieboeking ESR-matig
geregistreerd onder hoofdgroep 8.
De debetverrichtingen worden dan als ESR 8 uitgaven gerapporteerd terwijl de creditverrichtingen
worden gerapporteerd als ESR 8 ontvangsten.
De kosten, interesten en dividenden worden aangerekend op de desbetreffende ESR-codes (ESR-12,
ESR-26 en ESR-28).
46
Voortaan worden ook de verlopen intresten en verworven intresten ESR-matig aangerekend.