A0012 - Reductie administratieve lasten door ICTondernemerschap.panteia.nl/pdf-ez/a200012.pdf ·...

J.J. Boog

drs. M.H.H. van Lin

Reductie administratieve lasten door ICT

ISBN: 90-371-0800-8

Prijs: ƒ 40,-

Bestelnummer: A0012

Dit onderzoek maakt deel uit van het Programmaonderzoek MKB en Ondernemer-schap, dat wordt gefinancierd door het Ministerie van Economische Zaken.

EIM is een onderzoeksbureau met 170 professionals. EIM verschaft beleids-

gerichte en praktijkgerichte informatie van sociaal-economische aard voor

en over alle sectoren van het bedrijfsleven en voor beleidsinstanties. EIM is

gevestigd in Zoetermeer. Behalve op Nederland richt EIM zich ook op de

Europese economie en op andere continenten. Voor meer informatie over

EIM en wat EIM voor u kan betekenen, kunt u contact met ons opnemen.

Adres: Italiëlaan 33

Postadres: Postbus 7001

2701 AA Zoetermeer

Telefoon: 079 341 36 34

Fax: 079 341 50 24 Website: www.eim.nl

De verantwoordelijkheid voor de inhoud berust bij EIM.

Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld.

Vermenigvuldiging en/of openbaarmaking in welke vorm ook, alsmede opslag in een retrieval system, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van EIM.

EIM aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomen-heden.

The responsibility for the contents of this report lies with EIM.

Quoting of numbers and/or texts as an explanation or support in papers, essays and books is permitted only when the source is clearly mentioned.

No part of this publication may be copied and/or published in any form or by any means, or stored in a retrieval system, without the prior written permission of EIM.

EIM does not accept responsibility for printing errors and/or other imperfections.

Inhoud

Samenvatting .........................................................................5

1 Inleiding..................................................................................7

2 Doelstelling, onderzoeksvragen en aanpak.........................9 2.1 Doelstelling..................................................................................................9 2.2 Onderzoeksvragen ......................................................................................9 2.3 Aanpak van het onderzoek ......................................................................10

3 ICT-initiatieven voor reductie administratieve lasten .......11

3.1 Inleiding .....................................................................................................11 3.2 Informatiegeneratoren.............................................................................12 3.3 Authentiek gegevensbeheer ....................................................................13 3.4 Informatieloket .........................................................................................15 3.5 Initiatieven in het buitenland ..................................................................16 3.6 Conclusie ....................................................................................................18

4 Kansen en belemmeringen voor het MKB .........................19

4.1 Inleiding .....................................................................................................19 4.2 Randvoorwaarden.....................................................................................19 4.3 Kansen ICT-toepassingen..........................................................................21 4.4 Belemmeringen ICT-toepassingen ...........................................................24 4.5 Conclusie ....................................................................................................29

5 Berekening ICT-effect op administratieve lasten...............31

5.1 Inleiding .....................................................................................................31 5.2 Basisprincipes en rekenmethode Mistral .................................................31 5.3 De link tussen Mistral en ICT-oplossingsrichtingen ................................32 5.4 Wijze berekening ICT-effect op administratieve lasten .........................34

Literatuur..............................................................................37

Bijlagen

1 Gesprekspartners.......................................................................................39

2 Projecten Nederland .................................................................................41

3 Projecten Buitenland.................................................................................47

EIM Onderzoek voor Bedrijf & Beleid 5

Samenvatting

Een van de aanbevelingen van de Commissie Administratie Lasten (CAL) is ge-weest om ICT-toepassingen in te zetten om administratieve lasten te verdrin-gen. Het kabinet heeft zich bovendien als belangrijke beleidsdoelstelling ge-steld om de administratieve lasten terug te brengen.

Om dit doel te bereiken is een veelheid van initiatieven ontwikkeld. De projec-ten richten zich op het berichtenverkeer tussen de overheid (of uitvoeringsin-stanties) en het bedrijfsleven. Er is een drietal categorieën te onderscheiden: 1. informatiegeneratoren; 2. authentiek gegevensbeheer; 3. informatieloket.

De informatiegeneratoren sluiten direct aan op de bronadministratie van de bedrijven en tappen als het ware de benodigde informatie af. Door authen-tiek gegevensbeheer wordt voorkomen dat bedrijven informatie meerdere ke-ren moeten aanleveren. Het informatieloket, ten slotte, beoogt de informa-tieverstrekking vanuit de overheid aan het bedrijfsleven te vereenvoudigen en te stroomlijnen. In potentie is de grootste lastenbesparing te bereiken door de informatiegeneratoren.

Veel MKB-bedrijven hebben de administratie uitbesteed aan intermediairs zo-als accountants of administratiekantoren. Het is de vraag hoe en in welke ma-te de intermediairs de kostenbesparingen door zullen geven aan de betrokken bedrijven. Het ICT-gebruik bij het bedrijfsleven lijkt geen werkelijke belemme-ring te zijn voor het succes van de ICT-projecten.

Voor de meeste MKB-ondernemers zal het kostenaspect het belangrijkste mo-tief zijn om gebruik te maken van de ICT-toepassingen. Indien de ICT-toepas-singen een aanzienlijke, structurele kostenbesparing voor de ondernemer op-leveren, zal deze zeker gebruikmaken van de toepassingen. Het eenduidig aanleveren van informatie aan de overheid is een belangrijke winst van de toepassing van ICT-oplossingen. De ICT-oplossingen dwingen de overheid tot het eenduidig uitvragen van informatie. Dit zal het proces van informatie-uitwisseling met de overheid voor de ondernemer eenvoudiger en inzichtelij-ker maken. Ten slotte kunnen de ICT-toepassingen een stimulans zijn om de interne administratie efficiënter in te richten.

De ICT-toepassingen dienen aan te sluiten bij de huidige administratie van de ondernemer. Indien door de software te veel veranderingen in de administra-tie moeten worden doorgevoerd, zal dit tot irritatie en extra kosten leiden. Vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens blijven hot-issues voor het MKB. Te allen tijde moet voorkomen worden dat bedrijfsinformatie bij niet-bevoegde personen terechtkomt. Bovendien bestaat de angst dat door koppe-ling van gegevens in centrale bestanden een transparantie bereikt wordt die

6 EIM Onderzoek voor Bedrijf & Beleid

ongewenst is. Met name het maken van bepaalde dwarsdoorsneden van de administratie om ‘risicogroepen’ te identificeren roept associaties op met ‘Big Brother is watching you’. De rol van de overheid is bij de ontwikkeling en im-plementatie van de projecten cruciaal. Zoals uit de geformuleerde belemme-ringen blijkt, hangt de acceptatie door het MKB in belangrijke mate af van de specificaties die de overheid oplegt en de wijze waarop de overheid met de gegevens omgaat. Duidelijke communicatie over zowel de specificaties als het gebruik van de gegevens is cruciaal om het wantrouwen van het MKB ten op-zichte van de overheid te verminderen.


1 Inleiding

Aanleiding tot het onderzoek

Het inzetten van ICT-toepassingen om administratieve lasten te verdringen is een van de aanbevelingen geweest van de Commissie Administratieve Lasten (CAL). Bovendien ziet het kabinet het terugbrengen van de administratieve lasten als een belangrijke beleidsdoelstelling.

ICT-toepassingen zijn een probaat middel om de administratieve lasten van het bedrijfsleven substantieel te verminderen. Zowel het bedrijfsleven als de uitvoeringsinstanties zijn gebaat bij een verschuiving van papieren gegevens-uitwisseling naar elektronische uitwisseling. In de loop van de tijd is dan ook een veelheid aan initiatieven ontwikkeld. De initiatieven verschillen nogal van aanpak en omvang. Sommige richten zich op het ‘aftappen’ van de bronadmi-nistratie van bedrijven, andere richten zich op het hergebruiken van gegevens.

Door de veelheid aan initiatieven ontstaat echter onduidelijkheid voor de on-dernemer. Voldoen de ontwikkelde initiatieven ook voor het MKB-bedrijf of zijn ze voornamelijk ontwikkeld met het grootbedrijf in gedachte?

Het MKB, en met name de kleine bedrijven, heeft zijn administratie vaak uit-besteed of op een andere wijze gestructureerd dan grote bedrijven. Bij veel kleine bedrijven is de administratie een bijkomende factor, die vaak minder formeel is georganiseerd. Deze situatie biedt zowel kansen als belemmeringen voor de ICT-initiatieven.

Inhoud van het rapport

In hoofdstuk 2 worden de doelstelling, de onderzoeksvragen en de aanpak besproken. Een overzicht van de verschillende ICT-projecten komt in hoofd-stuk 3 aan bod. In paragraaf 3.2 worden de informatiegeneratoren besproken, in paragraf 3.3 het authentiek gegevensbeheer en in paragraaf 3.4 het infor-matieloket. De initiatieven in het buitenland worden in paragraaf 3.5 behan-deld. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een conclusie (paragraaf 3.6).

De kansen en belemmeringen voor het MKB van de ICT-toepassingen zijn on-derwerp van hoofdstuk 4. Eerst worden de randvoorwaarden besproken (pa-ragraaf 4.2), daarna de kansen (paragraaf 4.3) en belemmeringen (paragraaf 4.4), gevolgd door een conclusie (paragraaf 4.5). In hoofdstuk 5, ten slotte, wordt geschetst hoe de administratieve lastenverlichting berekend kan wor-den met behulp van MISTRAL.


2 Doelstelling, onderzoeksvragen en aanpak

2.1 Doelstelling

Het doel van het onderzoek is drieledig, te weten inzicht bieden in: 1. de manier waarop ICT het best kan worden ingezet teneinde de admini-

stratieve lasten substantieel te reduceren; 2. de haalbaarheid van de ICT-toepassingen voor het MKB; 3. de manier waarop die administratieve besparingen zouden kunnen worden

berekend, met name de omslag van afnemende menselijke tijdbesteding in relatie tot toenemende machinale verwerking.

2.2 Onderzoeksvragen

Vanuit het drieledige doel van het onderzoek kunnen de onderzoeksvragen als volgt worden geformuleerd:

1. Welke mogelijkheden zijn er voor een substantiële reductie van administratieve lasten door ICT?

2. Welke kansen en belemmeringen zijn er ten aanzien van deze ICT-toepassingen voor het MKB?

3. Hoe kunnen de administratieve besparingen van deze ICT-toepassingen worden berekend?

Uit de onderzoeksvragen is een aantal subvragen afgeleid: 1. Welke kennis/informatie dient verzameld te worden om het beeld comple-

ter te maken, geënt op de Nederlandse situatie? Dit in het bijzonder ten aanzien van kansen en belemmeringen voor het MKB in relatie tot reductie van administratieve lasten door ICT-toepassingen.

2. Welke initiatieven zijn er over ICT en administratieve lastenbesparing in Nederland? Welke initiatieven zijn ontwikkeld in landen zoals het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen, Denemarken, Zweden en de Verenigde Staten?

3. Gegeven deze kennis: aan welke oplossingsrichtingen dient met name ge-dacht te worden in Nederland? Op welke wetgevingsterreinen liggen die oplossingen? Waar kan de winst het grootst zijn? Wat zijn de randvoor-waarden daarbij? Wat zijn de kansen en belemmeringen voor het MKB?

4. Via welke methode kan via MISTRAL de administratieve lastenverlichting worden berekend van de perspectiefrijke ICT-oplossingen voor het bedrijfs-leven?


2.3 Aanpak van het onderzoek

De globale aanpak van het onderzoek volgt uit de onderzoeksvragen. Het on-derzoek is uitgevoerd in een drietal stappen: deskresearch, expertinterviews en groepsdiscussie.

Deskresearch

Om een goed beeld te krijgen van de bestaande initiatieven in zowel Neder-land als het buitenland is uitgebreid deskresearch verricht. Op basis van deze informatie zijn drie groepen van projecten onderscheiden en is een gespreks-leidraad voor de expertinterviews opgesteld.

Expertinterviews

Om zicht te krijgen op de kansen en belemmeringen van de verschillende pro-jecten vanuit het gezichtspunt van het MKB zijn zes expertinterviews gehou-den. Deze semi-gestructureerde gesprekken hadden als doel om het beeld van de projecten en de mogelijke implicaties voor het MKB te verbreden. Tijdens de interviews is gesproken met vertegenwoordigers van VNO-NCW, MKB-Ne-derland, Syntens, Exact en prof. Snellen. Voor een complete lijst van gespreks-partners zie bijlage 1.

Groepsdiscussie met GroupSystems

Op basis van de expertinterviews is een voorlopige lijst van kansen en belem-meringen voor het MKB gemaakt. Om deze kansen en belemmeringen voor het MKB op de juiste wijze te kunnen structureren, is een groepsdiscussie ge-organiseerd met verschillende partijen uit het veld. Voor deze groepsdiscussie zijn vertegenwoordigers van VNO-NCW, MKB-Nederland, Economische Zaken, Binnenlandse Zaken en Syntens uitgenodigd. Voor een complete lijst van de deelnemers aan de groepsdiscussie zie bijlage 1.


3 ICT-initiatieven voor reductie administratieve lasten

3.1 Inleiding

In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de verschillende initiatieven die ontwikkeld zijn om administratieve lasten te verminderen door middel van ICT-toepassingen. De projecten richten zich op het berichtenverkeer tussen de overheid en het bedrijfsleven. De projecten zijn onderverdeeld in een drietal categorieën: 1. informatiegeneratoren; 2. authentiek gegevensbeheer; 3. informatieloket.

Informatiegeneratoren sluiten aan op de bronadministratie van het bedrijf. Op de een of andere wijze worden gegevens die in de bedrijfsadministratie zijn opgeslagen, elektronisch afgetapt en gereedgemaakt voor verzending naar de uitvoeringsinstanties.

Authentiek gegevensbeheer heeft als achterliggende gedachte het hergebrui-ken van informatie die al bij de overheid bekend is. Hierdoor wordt voorko-men dat ondernemingen meerdere keren dezelfde informatie moeten aanle-veren. Authentiek gegevensbeheer werkt ondersteunend doordat het aantal gegevens dat de overheid van bedrijven vraagt, beperkt wordt.

Het informatieloket ten slotte, biedt in eerste instantie een centraal aanbod van informatie vanuit de overheid naar het bedrijfsleven via het internet. Hierbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan het aanbieden van verschillen-de formulieren op het internet. In tweede instantie zullen een aantal al be-kende gegevens reeds op de formulieren ingevuld worden. In tegenstelling tot bij de informatiegeneratoren is er bij deze projecten geen directe aanslui-ting op de bronadministratie van bedrijven.

De drie groepen van projecten worden hieronder achtereenvolgens beschre-ven. EIM geeft daarbij vanuit zijn expertise aan wat de grootte van de admini-stratieve lastenbesparing (ALB) kan zijn. Bij deze raming heeft EIM gebruik-gemaakt van onderzoek dat is uitgevoerd in het kader van onder meer projec-ten op het gebied van Elektronische Heerendiensten, IDEA, Basisbedrijvenre-gister en Bedrijvenloket. Daarnaast is ook de grootte van de populatie waarop de initiatieven betrekking hebben in ogenschouw genomen.

Vermeldenswaard is dat sommige projecten zich niet alleen richten op het te-rugdringen van administratieve lasten, maar ook op het terugdringen van irri-tatie (en daarmee de tevredenheid van ondernemers bevorderen).


Bij de tabellen worden daartoe de volgende afkortingen gehanteerd met de volgende betekenis: • ZB = zeer beperkt, ofwel ALB minder dan 25 miljoen gulden per jaar. • B = beperkt, met andere woorden 25 miljoen of meer tot een maximum

van 100 miljoen per jaar ALB. • G = middelgroot, in de zin van jaarlijks 100 miljoen tot 1 miljard gulden

ALB. • ZG = zeer groot, dit betekent in potentie een ALB van 1 miljard gulden of

meer in elk jaar.

In paragraaf 4.5 wordt tevens kort ingegaan op initiatieven uit het buiten-land.

3.2 Informatiegeneratoren

De initiatieven die uitgaan van een elektronische gegevensuitwisseling tussen bedrijven en de overheid bevinden zich als het ware op een spectrum. Aan de ene kant zijn projecten te vinden die nauw aansluiten bij de huidige manier van uitvraag van gegevens. Aan de andere kant vinden we projecten die uit-gaan van een andere manier om informatie vanuit het bedrijfsleven aan de overheid aan te leveren.

De eerste groep projecten sluit aan bij bestaande formulieren. De formulieren worden elektronisch met een druk op de knop ingevuld op basis van de in-formatie uit de bronadministratie. Doordat in de software koppelingen ge-maakt zijn met de bedrijfsadministratie vult het programma de benodigde formulieren automatisch in. Vervolgens worden de formulieren elektronisch verstuurd naar de verschillende uitvoeringsinstanties. Kenmerkend is dat de ondernemer zelf het formulier moet invullen en controleren. De verschillende formulieren kunnen dan aangeleverd worden aan de betreffende uitvoerings-instanties.

Op deze wijze hoeft een ondernemer slechts éénmaal de informatie in te voe-ren in de bronadministratie. Wel zal de verschillende invulling die uitvoerings-instanties aan begrippen geven blijven bestaan. De ondernemer moet zelf ook op de hoogte zijn van de betreffende regelingen om de formulieren correct in te kunnen vullen.

Een andere aanpak ligt ten grondslag aan de projecten die uitgaan van ele-mentaire gegevens uit de bronadministratie. Uitgangspunt zijn hier niet de bestaande formulieren, maar stukjes informatie die nodig zijn voor de ver-schillende berichten. De ondernemer hoeft hierbij geen formulieren meer in te vullen, maar slechts de basisinformatie aan te leveren aan de uitvoeringsin-stantie. Het rekenwerk wordt weggenomen en komt terecht bij de overheids-instanties. Dit kan zijn bij een centrale instantie, dan wel bij verschillende uit-voeringsinstanties. Voor de ondernemer zal in elk geval slechts één contact-punt met de overheid blijven bestaan.


Tabel 1 geeft een overzicht van de verschillende projecten. In bijlage 2 is een uitgebreidere projectomschrijving opgenomen.

tabel 1 Informatiegeneratoren, verschillende projecten

Project

Omschrijvng

EIM-raming

administratieve-

lastenbesparing

Elektronische Heeren-

diensten (EHD)

Door een eenduidige specificatie worden

gegevens elektronisch aangeleverd.

ZG

IDEA Ontleden van bedrijfsadministraties in sa-

menstellende elementen en per informatie-

vraag van overheidsinstellingen wordt een

relatie gelegd met deelverzamelingen uit die

administraties.

ZG

Digitale belastingdienst

(DIGIBEL)

Elektronische aangifte van belastingen. B

EDISENT Aanleveren van gegevens door bedrijven aan

CBS op elektronische wijze.

ZB

EGUSES Het elektronisch verzamelen van personeels-

gegevens van bedrijven via de administratie-

kantoren.

ZB

Vrachtgegevens dierlijke

meststoffen

Geautomatiseerd registratiesysteem voor

mesttransporten.

B

Melding en registratie

afvalstoffen LMA/LIA

Melding en registratie af-

voer/transport/verwerking afvalstoffen. Mel-

dingen worden voor een deel elektronisch

gedaan.

ZB

IntraCommunautaire

transacties

Elektronische aangifte van omzetbelasting

voor exportgoederen

B

Systeem voor Automati-

sche gegevensverwerking

van Invoeraangiften met

Toepassing van Telemati-

ca voor het doen van

aangifte (SAGITTA)

Geautomatiseerde gegevens aanlevering

betreffende invoer en uitvoer van goederen.

Bestaat uit twee operationele systemen: Sa-

gitta-invoer en Sagitta-uitvoer. Het project

Sagitta-2000 is een integratie van voornoem-

de systemen en overige aangiftesystemen.

B

Leeswijzer: ZB: zeer beperkt < 25 miljoen. B: beperkt 25 tot 100 miljoen. G: middelgroot 100 miljoen tot 1 miljard. ZG: zeer groot > 1 miljard. Bron: Commissie Administratieve Lasten, 1999; Ministerie van Economische Zaken, 1999; EIM.

3.3 Authentiek gegevensbeheer

Aan de projecten op basis van authentiek gegevensbeheer ligt de gedachte ten grondslag dat veel informatie al bij de overheid bekend is, maar deson-


danks door verschillende uitvoeringsinstanties aan bedrijven wordt gevraagd. Door het meervoudig gebruik van deze gegevens kan de informatie uitvraag aan ondernemingen worden beperkt. Een centraal bestand waaruit de ver-schillende instanties reeds bekende informatie over bedrijven kunnen putten, zou hiervoor een oplossing bieden.

In het kader van de Stroomlijning Basisgegevens zijn op dit gebied verschillen-de initiatieven ontplooid. In de tabel 2 is een aantal van deze initiatieven op-genomen. Een meer uitgebreide projectomschrijving is te vinden in bijlage 2.

tabel 2 Authentiek gegevensbeheer, verschillende projecten

Project

Omschrijving

EIM-raming

administratieve-

lastenbesparing

Basisbedrijvenregister Een authentieke registratie voor bedrijfsgege-

vens.

B

MOE/BT Afstemming bedrijfsgegevens tussen KvK en

CBS. Deelproject voortgekomen uit

basisbedrijvenregister.

ZB

Verzekerdenadministra-

tie (VZA)

Het centrale project binnen het werkgebied

van het ministerie van Sociale Zaken gericht op

een uniforme inrichting van de VZA binnen de

5 uitvoeringsinstellingen (uvi’s: Cadans, Gak,

GUO, USZO en SFB). Kernwoorden zijn per-

soonsgegevens, werkgeversgegevens (basisbe-

drijvenregister), lonen en dienstverbanden. Het

project moet leiden tot één uniform bericht in

plaats van verschillende berichten.

B

GAK/IMV-1

GAK/IMV-2

Vermindering lastendruk door beperking van

aanlevering van gegevens door werkgevers

aan uvi en Ziekenfonds. Duidelijke relatie RINIS

en VZA.

ZB

TypeerEXpertsysteem

(TEX)

Samenwerkingsproject tussen CBS en KvK ge-

richt op een gezamenlijke indeling van be-

drijfsgegevens. Project voortgekomen uit

basisbedrijvenregister.

ZB

Gemeenschappelijk

gegevensmodel

Samenwerkingsproject tussen CBS en KvK ge-

richt op de verzameling van bedrijfsgegevens.

Deelproject van basisbedrijvenregister.

ZB

VIS - Vennootschaps

Informatie Systeem

Vennootschapsinformatiesysteem. CNS ver-

krijgt gegevens via de belastingdienst.

ZB



3.4 Informatieloket

Teneinde de informatieverstrekking vanuit de overheid naar het bedrijfsleven te verbeteren, is het internetgroeimodel ontwikkeld. Dit model volgt als aan-beveling uit het eindrapport van de Commissie Slechte, en wordt aangestuurd door het ministerie van Economische Zaken. Basis van dit model is een infor-matieloket met formulieren op het internet. Deze portal zal zich in de loop van de tijd in verschillende fasen ontwikkelen. In de eerste fase zal een centra-le site gecreëerd worden met on line formulieren en informatie. In een twee-de fase kunnen de formulieren door middel van een zoeksysteem worden ge-vonden en on line worden ingevuld. In de derde fase zullen de ingevulde for-mulieren elektronisch verzonden kunnen worden. Ten slotte zal in de vierde en laatste fase het proces geheel interactief zijn. Gegevens zullen hergebruikt worden en één formulier zal naar verschillende instanties gestuurd kunnen worden.

Het informatieloket dient een tweeledig doel. Niet alleen wordt de informatie aan de bedrijven (front-office) gestroomlijnd, maar ook de informatiestromen binnen de overheid (back-office) zullen gestructureerd worden. De structure-ring van de back-office zal in termen van uitvoeringskosten van de overheid aanzienlijke besparingen kunnen opleveren. Voor de ondernemer zal echter alleen de front-office zichtbaar zijn. In feite centreert het informatieloket bo-vengenoemde initiatieven in één centrale website op het internet. Dit infor-matieloket moet gaan functioneren als een doorgeefluik tussen de overheid en het bedrijfsleven.

In tabel 3 zijn verschillende deelprojecten van het informatieloket opgeno-men. In bijlage 2 worden de projecten uitgebreider beschreven.


tabel 3 Informatieloket, verschillende projecten

Project

Omschrijving

EIM-raming

administratieve-

lastenbesparing

Overheidsloket 2000 Overkoepelend programma betreffende de één-

loketgedachte vanuit de overheid voor bedrijven

en particulieren. Onderstaande projecten maken

deel uit van dit overkoepelend programma.

B

* Bedrijvenloket

(subproject OL2000)

Vooralsnog wordt gedacht aan drie loketten bij

de overheid:

• het gemeentelijk bedrijvenloket;

• het overheidsbedrijvenloket;

• het virtuele bedrijvenloket.

B

* Ondernemersloket Informatieloket van de belastingdienst ZB

* KvK-online Een elektronisch loket voor bedrijven bij KvK

met handelsregisterformulieren.

ZB

Aanvraag op maat Integraal aanvraagformulier voor de Wet

milieubeheer.

ZB


Uit bovenstaand overzicht blijkt dat er meerdere initiatieven op het gebied van informatieloketten zijn ontplooid. Hierdoor zal de ondernemer nog steeds op meerdere plekken formulieren en informatie moeten verzamelen. Deson-danks zal het elektronisch aanbieden van formulieren en informatie via het in-ternet de toegankelijkheid van informatie bevorderen.

3.5 Initiatieven in het buitenland

De Commissie Administratieve Lasten heeft tijdens haar onderzoek naar ICT-projecten ter reductie van administratieve lasten een aantal landen bezocht (Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Denemarken). Veel van de initiatieven in het buitenland zijn te vergelijken met de initiatieven in Nederland. In het bui-tenland zijn geen radicaal andere concepten aangetroffen. Veelal blijken de projecten in Nederland geënt te zijn op ervaringen in het buitenland. In tabel 4 is een overzicht opgenomen van projecten in het buitenland. In bijlage 3 staat een uitgebreidere projectomschrijving.


tabel 4 Projecten buitenland

Verenigd Koninkrijk

• Direct Access Government

• Small Business Service

• INFOSHOP

• Enhanced Employer Communications (EEC)

• Export Licence Application Transmitted Electronically (ELATE)

• Open for business: East Anglia

• Electronic Government through Administrative Reenginering (ELGAR)

• Government Secure Intranet (GSI).

Denemarken

• Submission of accounting, turnover and production data

• Submission of data concerning salary and employees

• Development of a method to submit information through the internet

• Erhvervsservice (Service for the companies)

• The Central Corporation Registry

• Test Panel

Noorwegen

• The Central Co-ordinating Register of Legal Entities

• ELRAPP Electronic Reporting

• BORIS (Business Advisory Service on Government Report Duties)

• System on tax return from personal companies (SLN)

• ‘Oppgavepliktporsjektet’ (RROE)

Zweden

• Investigation regarding basic data

• Report concerning the conditions for small and medium-sized companies

• Reporting from enterprises to governmental authorities

• Assignment to elaborate proposals for simplified registration of enterprises

• Simplification project Alfred

• Telematics for Enterprise reporting

• ELDA 2000

• Electronic reporting from enterprises to governmental authorities

Verenigde Staten

• Census Business Reporting Burden Reduction

• Treasury Direct-Book Entry Securities Program

• Paperless, Electronic tax Return Filing

• The FCC’s implementation of Telecommunications Act of 1996

• HUD Compliance with the Paperwork Reduction Act

• The Simplified Tax and Wage Reporting System/The International Trade Data System

• Internal Revenue Service Estimation Methodology

Bron: Zijden, 1998.


Uit de ervaringen in het buitenland kan opgemaakt worden dat informatie-generatoren in potentie de grootste besparingen opleveren. Ook berekenin-gen van EIM hebben bevestigd dat grote administratievelastenbesparingen mogelijk zijn op dit gebied1. Doordat het authentiek gegevensbeheer beperkt is tot een aantal (vrijwel) onveranderlijke bedrijfsgegevens, zijn de besparin-gen bij het bedrijfsleven eveneens beperkt. Het centraal aanbieden van infor-matie vanuit de overheid levert weliswaar voor de ondernemer een bepaald gemak op, maar de betreffende formulieren dienen desalniettemin ingevuld te worden waardoor een wezenlijke reductie van administratieve lasten niet waarschijnlijk is.

3.6 Conclusie

Alle voornoemde ICT-initiatieven zijn uitgebreid aan de orde gekomen in de expertinterviews. Op basis van de expertinterviews kunnen een aantal conclu-sies worden getrokken. Hierbij moet opgemerkt worden dat er geen daad-werkelijke meting van besparing van administratieve lasten heeft plaatsge-vonden. De experts is gevraagd welke typen projecten de grootste potentie hebben tot een substantiële vermindering van administratieve lasten bij het MKB.

De informatiegeneratoren brengen in potentie de grootste besparing in ad-ministratieve lasten bij het bedrijfsleven teweeg (met name Elektronische Heerendiensten en IDEA). Deze projecten richten zich op de kern van de in-formatie-uitwisseling tussen bedrijfsleven en overheid. Het gaat hier veelal om veel voorkomende berichten waarbij het bedrijf verschillende gegevens uit de bedrijfsadministratie moet aanleveren. Dit proces wordt door middel van de informatiegeneratoren grotendeels geautomatiseerd.

Het authentiek gegevensbeheer beperkt weliswaar de informatie-uitvraag bij bedrijven, het is echter de vraag welke en hoeveel bedrijfsgegevens in een dergelijk centraal bestand ondergebracht kunnen worden. Het lijkt erop dat alleen vrij onveranderlijke basisgegevens van bedrijven geschikt zijn om opge-nomen te worden in bijvoorbeeld een Basis Bedrijven Register.

Het informatieloket en het daaraan gekoppelde internetgroeimodel zullen voor de ondernemer een bepaald gebruikersgemak opleveren. Het project is echter primair gericht op het centraliseren van informatie vanuit de overheid naar het bedrijfsleven. Daarbij zullen formulieren interactief ingevuld worden. Voor het MKB zal dit echter veelal betrekking hebben op regelingen waarbij eenmalig informatie moet worden aangeleverd bij een overheidsinstantie, bij-voorbeeld in verband met het verkrijgen van een vergunning. De bulk van de reguliere (regelmatig terugkerende) informatie-uitwisseling tussen bedrijfsle-ven en overheid (bijvoorbeeld in het fiscale of sociale domein) blijft echter buiten schot.

1 HBD, Eindrapport IDEA-Beleidsexperiment, augustus 1999 en EIM, EHD en administratieve las-

ten, december 1999.


4 Kansen en belemmeringen voor het MKB

4.1 Inleiding

Uit het voorgaande hoofdstuk blijkt dat het niet ontbreekt aan de nodige ini-tiatieven om de administratieve lasten van het bedrijfsleven door middel van ICT-toepassingen terug te dringen. Veel van deze projecten gaan daarbij uit van een bepaalde structurering van de administratie door bedrijven. Het MKB neemt hierin echter een bijzondere positie in. Niet alleen is de administratie bij veel MKB-ondernemingen uitbesteed aan administratiekantoren, boven-dien is de administratie (in het bijzonder bij kleine bedrijven) overwegend in-formeler gestructureerd.

Deze bijzondere omstandigheden bij het MKB hebben invloed op de succes- en faalfactoren van de verschillende projecten. In dit hoofdstuk wordt inge-gaan op de specifieke voorwaarden waaraan de projecten vanuit de optiek van de ondernemer moeten voldoen om succesvol geïmplementeerd te kun-nen worden in het MKB.

In paragraaf 4.2 wordt ingegaan op bepaalde specifieke randvoorwaarden die betrekking hebben op het MKB. De mogelijke kansen die de verschillende pro-jecten voor het MKB bieden (vanuit het perspectief van de ondernemer) ko-men in paragraaf 4.3 aan bod. Daarnaast belemmeren een aantal factoren de succesvolle implementatie van ICT-projecten in het MKB. Deze belemmeringen worden in paragraaf 4.4 besproken.

4.2 Randvoorwaarden

Veel van de softwaretoepassingen lijken vrijwel altijd eerst uitgetest te wor-den bij grotere bedrijven en worden vervolgens gekopieerd naar kleinere be-drijven. Kleinere bedrijven zijn echter minder formeel georganiseerd. Daar-naast zijn er vaak geen formele managementinformatiesystemen die als basis voor de gegevensinput kunnen dienen. In deze paragraaf wordt dieper inge-gaan op een aantal voor het MKB specifieke randvoorwaarden die belangrijk kunnen zijn in het succes van de ICT-initiatieven om de administratievelasten-druk te verminderen.

Uitbesteding administratie

Administratieve verplichtingen worden door veel MKB-ondernemingen uitbe-steed. Van alle bedrijven met 2 t/m 9 medewerkers besteedt 90% de admini-stratieve verplichtingen geheel of gedeeltelijk uit.1 De administratieve ver-plichtingen worden in meer dan 93% van de gevallen uitbesteed aan accoun-

1 Van de Bunt, Administratieve lasten: meningen van ondernemers, 1999.


tants, boekhouders of administratiekantoren. Kleine bedrijven die hun admi-nistratie uitbesteden betalen relatief veel voor algehele uitbesteding: de aller-kleinste bedrijven zonder werknemers circa ƒ 12.500 per jaar en de bedrijven met 10 t/m 19 werknemers circa ƒ 40.000 per jaar.

Uit het bovenstaande blijkt dat het MKB, en met name kleinere bedrijven, veelal zijn administratie uitbesteedt. Het is dan ook de vraag in welke mate de verschillende initiatieven om administratieve lasten door ICT-toepassingen te verminderen direct invloed hebben op het MKB.

ICT-gebruik in het MKB

Tabel 5 geeft inzicht in de automatiseringsgraad1 van bedrijven.

tabel 5 Automatiseringsgraad bedrijven naar grootteklasse (percentage)

eind 1999

Totaal 78

5 tot 10 werknemers 69




100 en meer werknemers 96

Bron: CBS, 1999.

Meer dan driekwart van de particuliere bedrijven heeft computers in gebruik. Dit percentage ‘geautomatiseerde bedrijven’ blijft al enkele jaren stabiel. Bij bedrijven die niet geautomatiseerd zijn - dat zijn vooral de kleinere - is in veel gevallen de administratie uitbesteed aan een boekhoud- of accountantsbu-reau.

Het gebruik van internet neemt sterk toe. Eind 1999 heeft de helft van de be-drijven naar verwachting een internetaansluiting.

tabel 6 Externe datacommunicatie en internetgebruik, eind 1999 (percentage)

Externe datacommunicatie internetgebruik

Totaal 78 49

5 tot 20 werknemers 74 42

20 tot 100 werknemers 83 58

100 en meer werknemers 91 82

Bron: CBS, 1999.

1 Een onderneming/instelling wordt geautomatiseerd genoemd als er een computer staat opge-

steld en/of een automatiseringsmedewerker in dienst is. Van de bedrijven met minder dan 5 medewerkers wordt op geen enkele wijze de automatisering waargenomen.


Het blijkt dat bijna alle MKB-bedrijven (< 100 werknemers) in hun financiële administratie gebruikmaken van ICT (83%). Ook voor de registratie van klan-ten en de afwikkeling van financiële transacties (bijvoorbeeld via Girotel) wordt veelvuldig van ICT gebruikgemaakt.

tabel 7 Gebruik van ICT-toepassingen door MKB in tien bedrijfsfuncties

bedrijfsproces percentage bedrijven

orderadministratie 62

afwikkeling financiële transacties 72

financiële administratie 83

personeelsadministratie 36

inkoop, doen van bestellingen 35

voorraadbeheer 32

verkoop, aftersales service 41

onderzoek en productontwikkeling 29

productieproces 34

klantenregistratie 73

Bron: MKB-Beleidspanel, EIM, 2000.

Uit de expertinterviews is het beeld naar voren gekomen dat het ICT-gebruik bij MKB-ondernemingen geen wezenlijke belemmering is voor het succes van de verschillende ICT-initiatieven. Verwacht wordt dat de meeste bedrijven in de toekomst op de een of andere manier gebruik zullen maken van ICT. De bedrijven die dat niet doen, hebben veelal hun administratie uitbesteed.

4.3 Kansen ICT-toepassingen

De verschillende projecten kunnen alleen een succes worden als de MKB-ondernemer voordelen ziet in de toepassing van ICT-oplossingen om de admi-nistratieve lasten te verlichten. Vanuit de verschillende projecten worden di-verse voordelen voor de implementatie van ICT-toepassingen voor zowel de overheid als het bedrijfsleven genoemd. De MKB-ondernemer kijkt hier echter vanuit zijn eigen perspectief naar. Het gaat om de voordelen voor de indivi-duele ondernemer. In tabel 7 zijn de kansen die MKB-ondernemers zien in de verschillende ICT-projecten opgenomen in volgorde van belang. De kansen zijn geprioriteerd tijdens de groepsdiscussie. Deze kansen hebben primair be-trekking op de informatiegeneratoren, maar zijn ook van toepassing op ande-re projecten.


tabel 8 Kansen van ICT-toepassingen om administratieve lasten voor het MKB te verlagen (in volgorde van belang)

1. Kostenvermindering

2. Eenduidige informatieaanlevering

3. Verbetering interne administratieprocessen

4. Benchmarken van informatie (leerproces bij ondernemer)

5. Intermediair (Accountant) kost minder

6. Vermindering irritatie

7. Haalplicht bij overheid

8. Administratie wordt in eigen beheer uitgevoerd

9. Ontwikkelingskansen voor softwareondernemer

10. Vestigingsplaatsvoordeel

Bron: EIM, op basis van groepsdiscussie 14 november 2000.

Ad 1. Kostenvermindering

Voor het MKB staat kostenvermindering voorop. Het MKB zal alleen gebruik gaan maken van ICT-toepassingen als de administratieve lasten daadwerkelijk gereduceerd worden. In potentie leveren de ICT-toepassingen voor het gehele bedrijfsleven een aanzienlijke besparing op. Deze besparing zal echter ver-taald moeten worden naar de individuele ondernemer1. Pas als de individuele ondernemer door de toepassing van ICT een wezenlijke kostenbesparing ver-wacht, zal overgegaan worden tot het gebruik van een dergelijke toepassing. Als de besparing voor de individuele ondernemer te gering is, zal men niet snel bereid zijn om de overstap te maken naar een andere wijze van informa-tieaanlevering.

Ad 2. Eenduidige informatieaanlevering

De ICT-toepassingen dwingen de overheid om op een eenduidige wijze infor-matie uit te vragen bij het bedrijfsleven. Voor een elektronische verwerking van gegevens is immers een bepaalde standaardisatie noodzakelijk. Voor de ondernemer biedt dit een belangrijke kans. Het bedrijf zal niet meer gecon-fronteerd worden met verschillende instanties die om afwijkende informatie vragen. Hierdoor wordt het aanleveren van informatie een stuk eenvoudiger.

Ad 3. Verbetering interne administratieprocessen

De verwachting is dat een duidelijk gestructureerde en geautomatiseerde uit-vraag van gegevens positieve effecten kan hebben op de interne administra-tieprocessen. De structurering kan een stimulans zijn om de interne admini-stratie efficiënter in te richten zodat direct voldaan kan worden aan de infor-matiebehoefte van de overheid.

1 Hier wordt het begrip ondernemer gebruikt. De kansen en belemmeringen hebben betrekking

op zowel de ondernemer als het bedrijf.


Ad 4. Benchmarken van informatie (leerproces bij ondernemer)

Een stimulans voor het bedrijfsleven om gebruik te maken van de software-pakketten zou zijn om de informatie die de ondernemer aanlevert te bench-marken ten opzichte van die van andere bedrijven in zijn branche of sector. Op deze wijze zou de ondernemer een leerproces kunnen doorlopen als hij zijn gegevens kan vergelijken met het gemiddelde in zijn sector. Het is dan wel de vraag welke informatie geschikt is voor een dergelijke benchmark. Met name de informatieverplichting naar het CBS of een aantal algemene gege-vens met betrekking tot omzet en dergelijke zouden in aanmerking komen.

Ad 5. Intermediair (Accountant) kost minder

Veel MKB-bedrijven besteden (een gedeelte van) hun administratie uit (zie pa-ragraaf 4.2). Vanuit het perspectief van de MKB-onderneming zullen de ICT-toepassingen slechts een succes zijn als het bedrijf daar zelf baat bij heeft. Het voordeel dat de intermediairs bereiken door het automatiseren van de gege-vensuitwisseling met de overheid, zou doorgegeven moeten worden aan de ondernemer. Dit kan bijvoorbeeld doordat de rekening voor de intermediair lager wordt of doordat de dienstverlening toe zal nemen.

Ad 6. Vermindering irritatie

De kosten van informatieverplichtingen zijn slechts een van de factoren die een rol spelen voor MKB-ondernemingen. Het gevoel en de mate van irritatie speelt vaak een veel belangrijkere rol. Met name het onnodig (dubbel) of on-duidelijk uitvragen van informatie wekt irritatie. De ondernemer moet een gevoel hebben dat het nut heeft dat hij de informatie aanlevert. De ICT-toe-passingen zullen een uniforme en eenduidige uitvraag stimuleren. Daarnaast wordt een groot gedeelte van de (papieren) rompslomp weggenomen.

Ad 7. Haalplicht bij overheid

De ICT-toepassingen zullen de rol en de verantwoordelijkheid van de overheid benadrukken. De ondernemer treedt faciliterend op door de informatie als het ware aan de poort van het bedrijf klaar te zetten. Het is vervolgens aan de overheid om de gegevens op een adequate wijze te verwerken. De ICT-toe-passingen zullen het onderscheid tussen het aanleveren van informatie (be-drijfsleven) en de verwerking daarvan (overheid) verduidelijken.

Ad 8. Administratie wordt in eigen beheer uitgevoerd

Het is te betwijfelen of kleine bedrijven overgaan tot het uitvoeren van de administratie in eigen beheer als gevolg van de ICT-applicaties. Voor de mees-te van deze bedrijven is het voeren van de administratie een bijkomend proces waaraan zo min mogelijk tijd besteed moet worden. De ICT-toepassingen zul-len hierin geen verandering teweegbrengen.


Ad 9. Ontwikkelingskansen voor softwareondernemer

De software die in het kader van de verschillende projecten wordt ontwikkeld biedt kansen voor ICT-bedrijven. Deze bedrijven kunnen nieuwe producten ontwikkelen waardoor gegevens elektronisch uitgewisseld worden. In een aantal gevallen zou het zelfs mogelijk zijn om deze kennis in andere (buiten-landse) markten te benutten.

Ad 10. Vestigingsplaatsvoordeel

Indien de informatie-uitwisseling tussen bedrijfsleven en overheid in Neder-land door de ICT-toepassingen op een soepele wijze verloopt, zou dit een ves-tigingsplaatsvoordeel kunnen zijn voor buitenlandse bedrijven.

Concluderende opmerkingen

De grootste kans voor de projecten ligt in het kostenaspect voor de onderne-mer. Voor de MKB-ondernemer moet deze kostenbesparing duidelijk in zijn eigen portemonnee te voelen zijn. De ICT-toepassingen zullen verder de over-heid dwingen om op een eenduidige en uniforme wijze informatie uit te vra-gen, waardoor irritatie bij ondernemers wordt weggenomen.

Het MKB moet een stimulans krijgen om gebruik te gaan maken van ICT-toepassingen. Een groot gedeelte van de besparingen ligt niet zozeer bij de individuele bedrijven maar bij uitvoeringskosten van de overheid. Deze bespa-ringen zouden op de een of andere manier teruggegeven moeten worden aan de bedrijven die de informatie elektronisch aangeleverd hebben.

4.4 Belemmeringen ICT-toepassingen

Voor het MKB betekenen de verschillende ICT-toepassingen een verandering ten opzichte van de huidige situatie. In bepaalde opzichten kan dit een be-langrijke verbetering zijn (zie hierboven). In andere opzichten zal het MKB bepaalde belemmeringen voelen om over te gaan tot het gebruik van ICT-toepassingen. In tabel 9 zijn deze belemmeringen opgenomen.


tabel 9 Belemmeringen voor ICT-toepassingen om administratieve lasten voor het MKB te ver-lagen (in volgorde van belang)

1. Bestaande administratie aanpassen

2. Vertrouwelijkheid gegevens

3. Koppeling gegevens in centrale bestanden

4. Ongelimiteerde informatie-uitvraag door overheid

5. Kosten van software

6. Te veel initiatieven op ICT-gebied

7. Aanpassing van software (door veranderingen in weten regelgeving)

8. Beperkte ICT-kennis van en ICT-gebruik door de ondernemer

9. Beveiliging software

10. Bedrijfsadministratie gestuurd door specificaties overheid

11. Kinderziektes software

12. Geen interpretatie naar verschillende uitvoeringsorganisaties (Belastingdienst, Gak, etc.)

mogelijk

13. Softwareproductie gestuurd door specificaties overheid

14. Voordeel van ICT-toepassing bij intermediair (Accountant) en niet bij ondernemer

Bron: EIM, op basis van groepsdiscussie 14 november 2000.

Ad 1. Bestaande administratie aanpassen

ICT-toepassingen zullen voor de ondernemer veranderingen teweegbrengen. De administratie zal in sommige gevallen aangepast moeten worden aan de specificaties van de informatie die de overheid elektronisch wil ontvangen. Afhankelijke van de gegevensuitvraag zal de informatie in de bedrijfsadmini-stratie op een bepaalde wijze moeten worden opgeslagen. Het is dan ook van belang dat de ICT-initiatieven grotendeels aansluiten bij de huidige admini-stratie. Bij het MKB zal weerstand bestaan om grote veranderingen in de ad-ministratie door te voeren. Dergelijke veranderingen brengen vaak niet alleen hoge kosten met zich mee, maar ook veel irritatie.

Ad 2. Vertrouwelijkheid gegevens

Bedrijven zijn uiterst huiverig voor ‘het op straat komen te liggen’ van be-drijfsgegevens. Er zijn zelfs bedrijven die daarom geen enkele elektronische verbinding willen met de buitenwacht. De vertrouwelijkheid van gegevens kan derhalve niet genoeg aandacht krijgen. In de ogen van het MKB impli-ceert een elektronisch bestand van gegevens een bepaald risico. Er doen ver-schillende verhalen de ronde waarbij gegevens op andere dan de bedoelde plekken terecht zijn gekomen. De argwaan ten opzichte van ICT-toepassingen wordt door dergelijke hardnekkige verhalen gevoed.

Ad 3. Koppeling gegevens in centrale bestanden

Indien gegevens centraal opgeslagen worden, zal het voor de overheid moge-lijk zijn allerlei koppelingen en dwarsverbanden tussen gegevens te maken.


Het MKB is huiverig voor de gevolgen van een dergelijke transparantie. Zo zou de Belastingdienst bijvoorbeeld in staat gesteld kunnen worden om benchmarks (profielen) te maken. Op basis hiervan zou een risicoanalyse gekoppeld kunnen worden aan controles.

Bovendien is een database met bedrijfsgegevens veel geld waard. Het moet duidelijk zijn wie de eigenaar is van deze gegevens. Het bedrijfsleven is bang dat commerciële bedrijven toegang krijgen tot een dergelijk centraal bestand met informatie.

Het is de vraag in hoeverre dergelijke koppelingen of gebruik van bedrijfsge-gevens in de praktijk zullen plaatsvinden. Een aantal koppelingen zal als ge-volg van de voortschrijdende automatisering eenvoudiger worden en de over-heid zal niet nalaten hiervan gebruik te maken. Door het MKB wordt deze toegenomen transparantie echter als een bedreiging ervaren. Het MKB zal dan ook niet snel actief mee willen werken aan het versneld elektronisch aan-leveren van informatie als het daar niet direct baat bij heeft.

Ad 4. Ongelimiteerde informatie-uitvraag door overheid

Het gebruik van ICT herbergt een belangrijk gevaar in zich. Het kan voor de overheid verleidelijk worden om meer informatie te gaan vragen omdat het aanleveren van informatie eenvoudiger wordt. De ICT-toepassingen mogen geen excuus zijn om niet kritisch te kijken naar de informatie die bedrijven aan de overheid moeten aanleveren.

Ad 5. Kosten van software

Aan de verschillende softwarepakketten zal een prijskaartje hangen. Het is de vraag of de kosten van aanschaf van de software wel opwegen tegen de ver-wachte reductie in administratieve lasten. Daarnaast is het de vraag wie voor de software moet betalen. De bedrijven zelf, of stelt de overheid de software ter beschikking? De overheid is immers gebaat bij de elektronische aanleve-ring van gegevens.

Ad 6. Te veel initiatieven op ICT-gebied

Zoals uit het overzicht van de projecten blijkt, zijn er behoorlijk wat verschil-lende initiatieven ontwikkeld. Het MKB is slechts in beperkte mate op de hoogte van de verschillende initiatieven. Bovendien is niet duidelijk waar de overheid uiteindelijk gebruik van zal gaan maken. De acceptatie ten aanzien van de verschillende initiatieven is derhalve momenteel gering. Voor het MKB is tevens niet duidelijk wat de actuele stand van zaken is met betrekking tot de initiatieven. Het is tevens niet duidelijk welk project straks als standaard zal gaan gelden. Daardoor zal het MKB een afwachtende houding aannemen.

Ad 7. Aanpassing van software (door veranderingen in weten regelgeving)

Wijzigingen in weten regelgeving kunnen gevolgen hebben voor de be-staande koppelingen tussen de bronadministratie en de informatiegenerato-


ren. Indien dergelijke wijzigingen veel voorkomen, zal dit een belemmering voor het MKB zijn om gebruik te maken van de ICT-toepassingen. Er moet voorkomen worden dat bedrijven de software veelvuldig moeten aanpassen aan veranderingen in weten regelgeving. De kosten van het aanpassen van de verwijzingen in de software wegen dan niet meer op tegen het elektro-nisch aanleveren van informatie. Deze kosten zullen relatief groter zijn als het berichten betreft die slechts incidenteel (jaarlijks) aan de overheid gestuurd hoeven worden.

Ad 8. Beperkte ICT-kennis van en ICT-gebruik door de ondernemer

Ondernemers zien ICT-toepassingen al snel als een soort black box. Als de overheid door wil gaan met het benutten van ICT voor datavergaring, zal men de ondernemer op een eenvoudige wijze moeten uitleggen wat daarvan de voordelen voor de ondernemers zijn. Voor de ondernemers moet duidelijk zijn hoe het concept achter de applicaties werkt en wat daarvan de gevolgen voor de ondernemer zijn. Een duidelijke en realistische voorlichting over de moge-lijkheden en beperkingen van de ICT-toepassingen is noodzakelijk.

Ad 9. Beveiliging software

Beveiliging van de software blijft een heikel punt voor de ondernemer. On-danks alle geruststellingen van programmamakers, blijven gevoelens over on-betrouwbaarheid van de beveiliging hardnekkig. In de communicatie vanuit de overheid naar het bedrijfsleven zal hier continu aandacht aan moeten worden besteed. Voor veel bedrijven staat de vertrouwelijkheid van bedrijfs-gegevens voorop. Deze vertrouwelijkheid wordt ondersteund door een ade-quate beveiliging.

Ad 10. Bedrijfsadministratie gestuurd door specificaties overheid

Een mogelijke belemmering voor het succes van de ICT-toepassingen kan zijn dat zo benadrukte uniformering van de gegevensuitvraag een verstikkende werking heeft. De overheid kan door middel van de specificaties van het soft-warepakket invloed hebben op de wijze waarop de bedrijfsadministratie wordt vormgegeven. Het is belangrijk om voldoende flexibiliteit in de syste-men in te bouwen, zodat er voldoende vrijheid blijft bestaan bij het voeren van de bedrijfsadministratie.

Ad 11. Kinderziektes software

Bij de implementatie van de software zullen waarschijnlijk kinderziektes ont-staan. Voordat een pakket geïmplementeerd gaat worden zal het uitgebreid getest moeten worden. Als bij de toepassing van de software veel problemen ontstaan, zal de ondernemer de ICT-toepassing ervaren als een verzwaring van de administratie in plaats van een verlichting. De irritatie ten opzichte van de informatieplicht zal in dat geval eerder toe- dan afnemen. Software zou slechts dan op grote schaal geïmplementeerd moeten worden als het succes


van de applicatie bewezen is. Daarnaast is een goede ondersteuning onont-beerlijk.

Ad 12. Geen interpretatie naar verschillende uitvoeringsorganisaties (belas-tingdienst, Gak, etc.) mogelijk

Een MKB-ondernemer wil zelf aan het stuur zitten. In de huidige situatie is het mogelijk om voor de verschillende uitvoeringsinstanties een andere interpre-tatie te geven aan verschillende gegevens. In sommige gevallen kan dit voor-deel opleveren voor de ondernemer. Bij het elektronisch uitwisselen van ge-gevens zal door de uniforme gegevensuitvraag deze mogelijkheid niet meer bestaan. Overigens speelt dit punt in het achterhoofd van de MKB-onderne-mer een rol, maar zal hij hiermee niet snel op de voorgrond treden.

Ad 13. Softwareproductie gestuurd door specificaties overheid

De vraag is of dit wel een echte belemmering is. De belemmering kan erin ge-legen zijn dat softwareleveranciers in een model worden gedwongen, waar-door men zich als softwareleverancier minder kan onderscheiden van de con-currentie.

Ad 14. Voordeel van ICT-toepassing bij intermediair (accountant) en niet bij ondernemer

Veel kleinere ondernemingen hebben de administratie uitbesteed aan een in-termediair, zoals een administratiekantoor of een accountant. Indien de ICT-toepassingen de administratieve lasten verlichten, is het niet duidelijk of en hoe dit voordeel doorgegeven zal worden aan de ondernemer. Zo zou het mogelijk zijn dat de dienstverlening van de intermediair wordt uitgebreid of dat de kosten van uitbesteding afnemen. Het succes van de informatiegenera-toren bij het MKB zal hier echter nauwelijks van afhangen.

Concluderende opmerkingen

De ondernemer zal naar verwachting de belangrijkste belemmering voor ICT-initiatieven zien in het mogelijk steeds moeten aanpassen aan de software van de overheid. Ook is de ondernemer huiverig dat de vertrouwelijkheid van de gegevens mogelijk niet kan worden gegarandeerd. Vooral bij het centraal op-slaan van gegevens is men bevreesd voor het kunnen koppelen van gegevens en het kunnen leggen van dwarsverbanden.

Verder zal er twijfel heersen of de tijdsbesparing bij uitbesteding zich wel zal vertalen in een afname van de uitbestedingskosten. Marktwerking zal daar-voor moeten zorgen.


4.5 Conclusie

Als belangrijkste kansen van de ICT-toepassingen tot vermindering van admi-nistratieve lasten van het MKB zijn de volgende aspecten naar voren geko-men: – kostenvermindering; – eenduidige informatieaanlevering; – verbetering interne-administratieprocessen.

Voor de meeste MKB-ondernemers zal het kostenaspect het belangrijkste mo-tief zijn om gebruik te maken van de ICT-toepassingen. Indien de ICT-toepas-singen een aanzienlijke, structurele kostenbesparing voor de ondernemer op-leveren, zal hij zeker gebruikmaken van de toepassingen. Het eenduidig aan-leveren van informatie aan de overheid is een belangrijke winst van de toe-passing van ICT-oplossingen. De ICT-oplossingen dwingen de overheid tot het eenduidig uitvragen van informatie. Dit zal het proces van informatie-uitwis-seling met de overheid voor de ondernemer eenvoudiger en inzichtelijker ma-ken. Ten slotte kunnen de ICT-toepassingen een stimulans zijn om de interne administratie efficiënter in te richten.

Als belangrijkste belemmeringen zijn genoemd: – noodzaak tot aanpassen huidige administratie; – vertrouwelijkheid van gegevens; – koppeling gegevens in centrale bestanden; – specificatie van en omgang met de gegevens door de overheid.

De ICT-toepassingen dienen aan te sluiten bij de huidige administratie van de ondernemer. Indien door de software te veel veranderingen in de administra-tie moeten worden doorgevoerd, zal dit tot irritatie en extra kosten leiden. Vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens blijven hot issues voor het MKB. Te allen tijde moet voorkomen worden dat bedrijfsinformatie bij niet-bevoegde personen terechtkomt. Bovendien bestaat de angst dat door koppe-ling van gegevens in centrale bestanden een transparantie bereikt wordt die ongewenst is. Met name het maken van bepaalde dwarsdoorsneden van de administratie om ‘risicogroepen’ te identificeren roepen associaties op met ‘Big Brother is watching you’. De rol van de overheid is bij de ontwikkeling en de implementatie van de projecten cruciaal. Zoals uit de geformuleerde be-lemmeringen blijkt, hangt de acceptatie door het MKB in belangrijke mate af van de specificaties die de overheid oplegt en van de wijze waarop de over-heid met de gegevens omgaat. Duidelijke communicatie over zowel de specifi-caties als het gebruik van de gegevens, is cruciaal om het wantrouwen van het MKB ten opzichte van de overheid te verminderen.


5 Berekening ICT-effect op administratieve lasten

5.1 Inleiding

De overheid streeft ernaar de kosten van verplichte administratieve of proce-durele handelingen door het bedrijfsleven terug te dringen. Het betreft hier informatie die bedrijven wettelijk moeten verstrekken aan overheden en uit-voeringsinstanties. Dit zijn administratieve lasten. Omdat informatie over de aard en de omvang van die lasten door marktwerking, deregulering en nieu-we wetgeving snel veroudert, is het noodzakelijk relevante ontwikkelingen op een gestructureerde manier te volgen. EIM volgt de ontwikkeling van de ad-ministratieve lasten elk jaar via het door hem ontwikkelde model MISTRAL.

Om de berekeningswijze van effecten op de administratieve lasten als gevolg van ICT-initiatieven beter te begrijpen, zal eerst worden aangegeven wat de basisprincipes zijn van het Meetinstrument Administratieve Lasten (Mistral) en wat de rekenmethode van Mistral is (paragraaf 5.2). Vervolgens wordt een verband gelegd tussen Mistral en de ICT-oplossingen (paragraaf 5.3). Daarna komt de wijze van berekening van het ICT-effect op de administratieve lasten met Mistral aan de orde (paragraaf 5.3).

5.2 Basisprincipes en rekenmethode Mistral

Administratieve lasten zijn de kosten van het berichtenverkeer tussen het be-drijfsleven en de uitvoeringsinstanties. Berichten bestaan uit handelingen die een bedrijf moet uitvoeren om aan zijn wettelijke informatieverplichtingen aan de overheid te voldoen.

De basisgedachte van Mistral is dat vanuit de weten regelgeving aan bedrij-

ven informatieverplichtingen worden opgelegd die uitmonden in berichten

aan uitvoeringsinstanties. De administratieve lasten die samenhangen met het

berichtenverkeer tussen bedrijven en uitvoeringsinstanties bestaan uit structu-

rele, jaarlijks terugkerende kosten.

De structurele, jaarlijks terugkerende, administratieve lasten van bedrijven

worden berekend volgens de formule:

(1) kosten verplichting = aantal berichten x kosten bericht

(2) kosten van berichten = aantal handelingen x tijd per handeling x tarief per

handeling.

Het tarief bestaat ingeval van zelf voeren van de loonadministratie uit: 1. loonkosten c.q. het gewaardeerde loon ingeval de ondernemer de

werkzaamheden zelf verricht; 2. kosten voor computers, software, e.d.;


3. een opslag voor overheadkosten.

Ingeval van uitbesteding wordt door intermediairs aan bedrijven een extern uurtarief in rekening gebracht, waarin ook een winstopslag is opgenomen.

Het meten van de administratieve lasten gebeurt door vertaling van wettelijke verplichtingen in berichtenverkeer en werkprocessen (handelingen). Verkeer en processen worden onderscheiden naar de mate van voorkomen (frequen-tie) en kosten.

Het resultaat ervan is dat voor de onderzochte domeinen de administratieve lasten beschikbaar zijn op verschillende niveaus: • op het niveau van alle afzonderlijke berichten; • per bericht voor de afzonderlijke handelingen die nodig zijn om dat bericht

samen te stellen; • voor het gehele domein tezamen, omdat per bericht ook de frequenties, de

tijden de kostenparameters beschikbaar zijn.

5.3 De link tussen Mistral en ICT-oplossingsrichtingen

Met Mistral heeft EIM het laatste decennium een vijftigtal onderzoeken uitge-voerd1. Uit deze onderzoeken is gebleken dat het bedrijfsleven om aan infor-matieverplichtingen te voldoen een enorm uitgebreid arsenaal aan handelin-gen moet verrichten. Alleen al voor de loonadministratie zijn duizenden ver-schillende handelingen nodig. EIM heeft deze handelingen onderzocht en op-geslagen in een databank2. Vervolgens bleek het mogelijk deze duizenden handelingen te herleiden naar veertien kernhandelingen. Welke specifieke handeling er ook wordt verricht, deze is te herleiden naar een generieke han-deling ofwel kernhandeling. Per kernhandeling is een variëteit aan tijden be-schikbaar, afhankelijk van het wetgevingsdomein. Tabel 10 geeft een over-zicht van de gewogen gemiddelden van die tijden op het wetgevingsterrein van de loonadministratie.

1 MISTRAL bevat op deze manier data voor een groot aantal wetgevingsdomeinen, waaronder:

Loonheffing, Werknemersverzekeringen, Vennootschapsbelasting, Dividendbelasting, Inkom-stenbelasting, Omzetbelasting en Jaarrekening. Deze domeinen maken 50% uit van de totale administratieve lasten van bedrijven.

2 Classificatiesysteem AdminiStratieve Handelingen, afgekort CASH.


tabel 10 Gewogen gemiddelde tijdsbesteding aan handelingen op het wetgevingsterrein Loonheffing (op basis van EIM-CASH)

Nummer Generieke administratieve handeling Gewogen gemiddelde in minuten

1 Op de hoogte blijven 12,3

2 Ontvangen gegevens 1,2

3 Verzamelen gegevens 2,0

4 Beoordelen gegevens 3,6

5 Invullen/invoeren gegevens 2,2

6 Uitvoeren berekeningen/waarderen 2,8

7 Printen resultaten 1,3

8 Controleren en corrigeren gegevens 1,9

9 Adviseren 101,2

10 Overleggen 1,2

11 Toelichten 54,7

12 Uitvoeren betalingsopdrachten 1,8

13 Versturen gegevens 1,8

14 Archiveren 2,0

Bron: EIM, op basis van stopwatchmetingen bij bedrijven en intermediairs.

Zoals uit tabel 10 blijkt, moet het bedrijfsleven bij het uitvoeren van informa-tieverplichtingen voor de overheid handelingen verrichten die te maken heb-ben met het op de hoogte blijven van de wet en het ontvangen, verzamelen, beoordelen en invullen/invoeren van gegevens. Ook het uitvoeren van bere-keningen/waarderen, het afdrukken van resultaten, en controle en correctie van gegevens horen erbij. Tot slot komen het advies, het overleg, de toelich-ting, het uitvoeren van betalingsopdrachten, het verzenden en de archivering aan bod.

Wat opvalt bij tabel 10 is dat de tijden voor kernhandelingen als het op de hoogte blijven, het adviseren en het toelichten, hoog zijn in vergelijking met de overige handelingen. In eerste instantie ligt het voor de hand zich op deze kernhandelingen te concentreren bij het zoeken naar ICT-oplossingen om tot vermindering van administratieve lasten te komen. Naast de tijd per handeling speelt echter de frequentie van de handelingen een belangrijke rol. Dat is het geval bij de overige 11 kernhandelingen. Deze vergen een kortere tijdsin-spanning, maar komen veel vaker voor.

De verschillende ICT-initiatieven die aan de orde zijn gekomen in hoofdstuk 3, richten zich op het terugbrengen van de tijdsbesteding van één of meer van de kernhandelingen. Het zwaartepunt voor administratievelastenbesparing van de verschillende ICT-initiatieven is te herleiden naar de verschillende kernhandelingen. Hier wordt dat gedaan aan de hand van de driedeling van ICT-initiatieven (informatiegeneratoren, authentiek gegevensbeheer en het informatieloket).


De informatiegeneratoren zorgen voor een link tussen de bronadministratie van bedrijven en de overheid. Daarmee ontstaan mogelijkheden voor het te-rugbrengen van de tijdbesteding op vrijwel het gehele spectrum aan kern-handelingen.

Het authentieke gegevensbeheer richt zich met name op het voorkomen dat bedrijven dezelfde gegevens aan verschillende instanties moeten aanleveren. Daarmee ligt de nadruk op het terugbrengen van de tijd voor de kernhande-lingen: verzamelen en invullen.

Bij het ‘informatieloket’ wordt uitgegaan van de één-loketgedachte. Daarbij wordt vooral aandacht besteed aan het terugbrengen van de tijdsbesteding aan kernhandelingen als: op de hoogte blijven, verzamelen en invullen.

5.4 Wijze berekening ICT-effect op administratieve lasten

De effecten van ICT-initiatieven op administratieve lasten kunnen in het alge-meen als volgt berekend worden. Indien door ICT1:

1. de frequentie van een bericht vermindert, vallen de administratieve lasten daarvan weg. Voorbeeld: de maandelijkse aangifte loonheffing van een bedrijf wordt automatisch afgeleid uit de bronadministratie door de soft-waregenerator en wordt verstuurd aan de Belastingdienst. Ter correctie wordt alleen per kwartaal een aangifte door het bedrijf zelf gedaan. Door de periodiciteit te verlagen vermindert het aantal berichten.

2. alle handelingen onder een bericht geautomatiseerd worden uitgevoerd, is de tijdsbesteding en daarmee de administratieve last bij dat bericht nihil. Voorbeeld: indien een nieuwe werknemer in dienst komt, worden de ge-gevens ingevoerd in de administratie en wordt een loonstaat aangemaakt. Op basis van deze bronadministratie kan door de overheidsinstantie via de softwaregenerator worden vastgesteld dat een nieuwe werknemer in dienst is gekomen. Daarmee heeft de overheidsinstantie op grond van deze brongegevens genoeg informatie in handen, waardoor de loonbelasting-verklaring en de melding sociale verzekering niet meer door het bedrijf zelf behoeven te worden opgemaakt en verstuurd.

3. één of meer van de handelingen onder een bericht geautomatiseerd wor-den, zullen de administratieve lasten van die handelingen komen te verval-len. Voorbeeld: de bijzondere vergoedingen, beloningen en loon in natura worden rechtstreeks uit de bronadministratie gegenereerd door de software-generator en automatisch doorgesluisd aan de overheidsinstantie. Wel blijft het bedrijf in zijn loonadministratie aangeven wie in aanmerking

1 Een aantal voorbeelden maken concreet waarom door ICT-toepassing geen uitvoering meer

hoeft te worden gegeven aan alle, of een deel van de, handelingen onder een bericht. Bij de voorbeelden is de loonadministratie als uitgangspunt gekozen omdat eenieder zich daar een voorstelling van kan maken.


komt voor welke bijzondere beloning of toeslag (deze handeling blijft be-staan). Handelingen als het invoeren op de loonstaat en de bijbehorende controle kunnen komen te vervallen.

4. de tijdsbesteding aan één of meer handelingen afneemt, dalen de admini-stratieve lasten voor de handeling(en) evenredig. Voorbeeld: bij een nahef-fingsaanslag kan een deel van de controle minder tijd kosten, omdat een aantal gegevens uit de bronadministratie worden gegenereerd die eerder als goed zijn bestempeld. De tijd van de controle vermindert voor het be-drijf.

5. de handeling van een bericht eenvoudiger wordt of het aantal handelin-gen vermindert, is het mogelijk dat de uitvoering wordt gedaan door ie-mand met een lager functieniveau dan vóór de ICT-wijziging. Voorbeeld: werkzaamheden uitgevoerd door een controller kunnen worden overge-nomen door een ondersteunend medewerker.

Als door ICT-initiatieven de resterende administratieve verplichtingen relatief eenvoudig zijn, is het ook mogelijk dat bedrijven heroverwegen de admini-stratie weer in eigen beheer te gaan uitvoeren in plaats van uit te besteden. Bij die beslissing spelen overigens niet alleen kostenoverwegingen een rol. Uitbesteden en daarmee de verantwoordelijkheid bij een intermediair neer-leggen is bijvoorbeeld ook een belangrijke overweging.

Met name bij het zelf voeren van de administratie kunnen de becijferde be-sparingen direct in de praktijk tot uitdrukking komen. Bij uitbesteding is het de vraag of de besparingen ook direct aan het bedrijf zullen worden doorgegeven door middel van een prijsverlaging.

In het algemeen dalen de administratieve lasten door toepassing van ICT. Niet mag worden vergeten dat er ook sprake kan zijn van een toename van admi-nistratieve lasten. In het bijzonder kan worden gedacht aan meerkosten als gevolg van de benodigde ICT-infrastructuur. Voorbeelden daarvan zijn: (1) specifiek benodigde hardware; (2) software om informatie te kunnen genere-ren, verwerken en beveiligen; (3) licenties en/of abonnementen voor het ge-bruik van informatiegenerators en (4) communicatie- of transactiekosten.

Bij Mistral wordt aan de hand van een checklist doorgelopen of er eventueel sprake is van meerkosten (in de zin van administratieve lasten). Is dat het ge-val, dan kan het totale bedrag aan ICT-kosten worden bepaald. Dit totale be-drag kan via een sleutel worden verdeeld over de berichten of apart worden neergezet in het Mistral-model.


Literatuur

– B&A Groep Beleidsonderzoek & -Advies, Zes maal een informatiemaat-schappij, Den Haag, 12 maart 1998.

– Belastingdienst, CBS en Lisv, Architectuur Elektronische Heerendiensten, Den Haag, 27 oktober 1998.

– Belastingdienst, VNO-NCW en MKB-Nederland, Op afstand het beste: stimulering van ICT in het bedrijfsleven door fiscale (uitvoerings)maat-regelen, Den Haag, 7 december 1999.

– Commissie Administratieve Lasten, Regels zonder overlast, Den Haag, 25 november 1999 + bijlage De projecten.

– Het Expertise Centrum, Met ICT de papierberg te lijf, Den Haag, 18 augus-tus 1999.

– Hoofdbedrijfschap Detailhandel, ICT-gebruik in detailhandel en ambach-ten, Den Haag, 2 juli 1999.

– Hoofdbedrijfschap Detailhandel, Interchange of Data between Enterprises and Administrations, Den Haag, 31 augustus 1999.

– Lisv, Administratieve lastenverlichting - mogelijkheden bij uvi’s, Amers-foort, 15 oktober 1999.

– Ministerie van Economische Zaken, De digitale Delta ‘Nederland on Line’, 21 juni 1999.

– Van de Bunt, adviseurs voor organisatie en beleid, Administratieve Lasten: Meningen van ondernemers, Amsterdam, 21 januari 1999.

– H. v.d. Zijden, F. Couzy, R. v.d. Linde en J. Middeldorp, Eindrapport ICT en administratieve lasten, Ministerie van Economische Zaken, 12 november 1998.

– CBS, ICT-markt in Nederland 1995-1998. – Ernst & Young, Trends in Uitbesteding 1999.

EIM-publicaties:

– EIM, Administratieve verplichtingen bedrijven, een blik achter de voordeur in de industrie en de dienstverlening, Zoetermeer, 3 mei 1999.

– EIM, Een verkenning naar de landelijke reductie van administratieve lasten als gevolg van het bedrijvenloket, Zoetermeer, november 1999.

– EIM, Elektronische Winstaangifte, Zoetermeer, 9 februari 2000. – EIM, Evaluatie winstaangifte, een telefonisch onderzoek bij bedrijven en

dienstverleners, Zoetermeer, 12 april 1999. – EIM, Update en bewerking rapport Verlicht ICT administratief leed van be-

drijven?, Zoetermeer, oktober 1999 + originele rapport oktober 1998. – EIM, Basisbedrijvenregister; een onderzoek naar de effecten op

administratieve lasten en uitvoeringskosten (en vervolgonderzoek), juli 1999.


Bijlage 1: Gesprekspartners

Expertinterviews

Bij de volgende personen zijn expertinterviews afgenomen:

• Prof. Snellen

• Paul de Graaf, VNO-NCW

• Peter Janssen, VNO-NCW

• Ton Ravesloot, MKB-Nederland

• Hans Versloot, Syntens

• Marcel van de Sandt, Exact

Groepsdiscussie

De volgende personen hebben deelgenomen aan de groepsdiscussie met be-hulp van GroupSystems op 14 november 2000:

• Paul de Graaf, VNO-NCW

• Peter Janssen, VNO-NCW

• Marnix de Meij, EZ

• Coen Geenen, Syntens

• Louis Tinselboer, Binnenlandse Zaken (verhinderd)

• Ton Ravesloot, MKB-Nederland (verhinderd)

• André Nijsen, EIM

• Micha van Lin, EIM

• Carla Melchior, EIM


Bijlage 2: Projecten Nederland

Onderstaand is een overzicht opgenomen van projecten op het gebied van ICT en administratievelastendruk in Nederland. De projecten zijn onderverdeeld in drie groepen: informatiegeneratoren, authentiek gegevensbeheer en infor-matieloket. Zie voor een beschrijving van deze groepen hoofdstuk 3.

Het overzicht is gebaseerd op het Eindrapport ICT en administratieve lasten, 1998, de eindrapportage van de Commissie Administratieve Lasten, 1999, het rapport Op afstand de beste, 1999 en het Actieprogramma Elektronische Snelwegen van het Ministerie van Economische zaken, 1999.

A. Informatiegeneratoren

EHD

Elektronische Heerendiensten is een gezamenlijk project van het Ministerie van Economische Zaken, de Belastingdienst, CBS en het Landelijk Instituut So-ciale Verzekeringen (Lisv). In overleg met de uitvoerings- en werkgeversorga-nisaties, softwareleveranciers en administratie- en accountantskantoren heeft men een architectuur opgesteld die via softwaremodules in de administratie-pakketten voor het MKB kan worden verwerkt.

EHD is gericht op de elektronische gegevensuitwisseling tussen bedrijfsleven en overheid. Hiermee wordt voorzien in een uniforme inrichting van de com-municatie tussen ondernemingen en uitvoeringsinstanties. De mogelijkheden om berichten automatisch aan te maken en te verzenden zijn opgenomen in de software(pakketten) van de bedrijfsadministratie. Hierdoor is de software gekoppeld aan de bedrijfsadministratie. De gegevens die uitvoeringsinstanties opvragen bij bedrijven worden op een uniforme wijze gedefinieerd waardoor vergaande automatisering mogelijk is.

IDEA

IDEA is een beleidsexperiment van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel, de Be-lastingdienst, het CBS en Cadans, dat de bedrijfsadministraties ontleedt in sa-menstellende elementen en per informatievraag van overheidsinstellingen een relatie legt met deelverzamelingen uit die administratie. Alle informatie-elementen die informatievragers nodig hebben, behoeven slechts één keer in de gegevensset te worden opgenomen.

Digitale Belastingdienst: Belastingdisk

Directe elektronische aangifte vindt plaats via diskette of door middel van een programma dat gedownload wordt, waarbij interne consistenties in de aangif-te worden bewaakt, hulpprogramma’s beschikbaar zijn en een snelle behan-


deling wordt gegarandeerd. Verder ontwikkelt de Belastingdienst een volle-dige set van instrumenten en automatiseringsapplicaties om te komen tot een papierloze controle bij ondernemingen (Audit File en Clair). Daarnaast zullen informatievragen in de toekomst via internet worden afgehandeld.

Digitale Belastingdienst

Het project Digitale Belastingdienst beoogt vergroting en verbetering van de graad van dienstverlening en van de doelmatigheid van het functioneren van de Belastingdienst. Het omvat verschillende (deel)projecten op het gebied van elektronische transactie en informatieverstrekking. Zo zijn burgers en consu-lenten in staat elektronisch aangifte te doen met behulp van modem of dis-kette (deelproject ‘aangifte’). Dat leidt onder meer tot snellere afhandeling van aangiften en het verkleinen van de kans op fouten bij het verwerken daarvan.1 Ook wordt een ‘elektronisch informatieloket’ ontwikkeld waarmee informatie en voorlichtingsmateriaal in elektronische vorm beschikbaar wordt gesteld op een voor belastingplichtigen toegankelijke manier.

Audit File en Clair

De aanpak van een controle door de Belastingdienst is in veel gevallen nog steeds papiergeoriënteerd.2 De efficiencyvoordelen (voor zowel de onderne-mer als de Belastingdienst) die te behalen zijn door het gebruik van de be-schikbare elektronische gegevens, worden nog onvoldoende benut. Het Audit File / CLAIR-concept beoogt de voordelen van het gebruik van elektronische gegevens voor betrokkenen te maximaliseren. De belangrijkste component van het concept is de Audit File. Deze Audit File is een digitale neerslag in een uniform bestandsformaat van de basismutaties zoals die zijn aangemaakt met behulp van een financieel standaardpakket. CLAIR is een applicatie die de Be-lastingdienst in staat stelt de Audit File te benaderen en te raadplegen. Daar-bij worden uit de Audit File standaard boekhoudkundige overzichten gegene-reerd en op een uniforme wijze op het beeldscherm gerepresenteerd ten be-hoeve van het ‘boeken’-onderzoek. De Belastingdienst krijgt daarbij niet de beschikking over meer informatie dan bij een papiergeoriënteerde controle het geval zou zijn.

EDINET: elektronisch communiceren met het CBS

Het project EDINET heeft als de doel de mogelijkheden van internet te benut-ten bij de gegevensuitwisseling tussen bedrijven en het CBS. Daarbij gaat het zowel om het aanleveren van gegevens door bedrijven aan het CBS als om het raadplegen door bedrijven en andere organisaties van de statistische resulta-ten die het CBS heeft. In het bredere project EDI-pilot2 wordt door het CBS

1 Op afstand het beste, 1999. 2 Op afstand het beste, 1999.


software ontwikkeld die bedrijven in staat stelt de (statistische) opgave voor het CBS automatisch uit de bedrijfsadministratie af te leiden.

EDINET richt zich volledig op het benutten van internet voor gegevenstrans-port tussen bedrijven en het CBS. Tot het gegevenstransport behoort ook het verzenden en ophalen van programmatuur die het CBS heeft ontwikkeld om gegevens automatisch uit de bedrijfsadministratie te halen (de EDISENT-programmatuur). EDINET maakt zo veel mogelijk gebruik van standaardsoft-ware en bestaande infrastructurele voorzieningen.

Samen met de Belastingdienst, EDIFORUM, FENIT en de socialezekerheidssec-tor worden specificaties ontwikkeld voor extractie-software. Die software zal de aanlevering van gegevens door bedrijven aan de betrokken overheidsor-ganisaties vergaand gaan automatiseren. Punten van synergie met andere voorbeeldprojecten zijn: • de keuze van internetsoftware; • de beveiliging van het gegevenstransport via internet; • het leveren van branche-informatie; • het inrichten van een helpdesk.

B. Authentiek gegevensbeheer

Authentieke registratie

Een centraal bestand functioneert als enige erkende bron van bepaalde gege-vens. Wanneer een bedrijf bepaalde gegevens aan een authentieke bron heeft aangeleverd, hoeft het niet meer voor levering van datzelfde gegeven te worden aangesproken. Reeds erkende authentieke bronnen zijn het Basisbe-drijvenregister (BBR), de Gemeentelijke Bevolkingsadministratie (GBA) en de Verzekerdenadministratie (VZA).

RINIS, Intersectorale verwijzingsindexen

Het RouteringsInstituut voor (Inter)Nationale InformatieStromen (RINIS) is een intersectoraal verwijzingssysteem. Binnen dit systeem is plaats voor sectorale verwijzingsindexen (in samenwerking met BBR, GBA en VZA) in de sector mi-lieu, volksgezondheid, e.d. Er zijn inmiddels betrouwbare oplossingen ter be-schikking om te voorkomen dat gegevens terechtkomen op plaatsen waar zij niet horen.

Het project RINIS beoogt de gegevensuitwisseling tussen een groot aantal or-ganisaties in Nederland gestructureerd en beheersbaar plaats te laten vinden. Het accent ligt op gegevensuitwisseling tussen organisaties in de socialezeker-heidssector en organisaties zoals de Belastingdienst en de Informatie Beheer Groep (IBG). Om dat te realiseren is een architectuur ontwikkeld voor de elek-tronische uitwisseling van (persoons)gegevens. Toepassing van dit RINIS-concept levert een bijdrage aan vermindering van de administratieve lasten bij werkgevers en leidt tot kostenreductie bij uitvoeringsorganisaties. Bovendien


maakt RINIS het mogelijk preventief de aanspraken van verzekerden te toet-sen en levert het zo een bijdrage aan de fraudebestrijding.

Het RINIS-concept bestaat uit drie onderdelen: sectorale loketten, authentieke bronnen en het gebruik van standaards. Het hanteren van sectorale loketten zorgt voor een reductie van het aantal plaatsen en organisaties die informatie met elkaar uitwisselen. De inzet van authentieke bronnen beperkt het aantal keren dat informatie bij het bedrijfsleven en de uitkeringsgerechtigden opge-vraagd moet worden. Het gebruik van standaards vermindert het aantal bila-terale technische afspraken tussen organisaties die gegevens met elkaar uit-wisselen.

In het kader van RINIS is veel ervaring opgedaan met beveiliging en privacybe-scherming (o.a. met de Privacy Enhanced Technologies van de Registratieka-mer), met EDIFACT/EDI en met het opzetten van een server-architectuur. Daarnaast is in RINIS succesvol één beheerorganisatie opgezet die voor de di-verse betrokken organisaties taken uitvoert.

C. Informatieloket

Overheidsloket 2000

Overheidsloket 2000 betekent informatieverzameling via één website/loket. Aan de voorzijde wordt het informatietraject tussen bedrijfsleven en overheid transparant. Aan de achterzijde leidt dit van nature tot stroomlijning.

Overheidsloket 2000 beoogt uiteindelijk integratie van de publieke dienstver-lening. Dat betekent dat op het niveau van balies een groot aantal publieke dienstverleners samen moet gaan werken. Daarbij is de vraag van burgers doorslaggevend voor de ordening van het dienstenaanbod. Het eindperspec-tief van OL2000 is een landelijk dekkend net van loketten dat het hele dien-stenaanbod van de overheid bestrijkt. Dit overheidsloket van de toekomst is fysiek en elektronisch te benaderen. De inzet van informatie- en communica-tietechnologie speelt op drie manieren een rol: bij de ondersteuning van de baliemedewerker, bij de uitwisseling van gegevens tussen de samenwerkende publieke diensten en bij het elektronisch ontsluiten van de publieke dienstver-lening. OL2000 is geen organisatorisch of ICT-project maar een combinatie van beide.

Er wordt samengewerkt met andere loketprojecten binnen de overheid zoals het Gemeenschappelijk Voorlichtingsloket en het elektronische loket van de Digitale Belastingdienst. Ook het inspelen op de zich verschuivende vraagpa-tronen, vereist bijzondere aandacht.

Bedrijvenloket

Voor het bedrijvenloket worden pilotprojecten in Groningen, Drenthe en Noordwest-Noord-Holland gehouden. Het project is een partnership van het Ministerie van Economische Zaken, het Programmabureau Overheidsloket


2000, de VNG, de Vereniging van Kamers van Koophandel, de Belastingdienst en de Commissie Administratieve Lasten.

Elektronische dienst voor informatievragen

Dit voorstel richt zich op de internet-informatiedienst.1 Verwacht wordt dat een elektronische informatiedienst op internet een snelle groeier is. Op ter-mijn kan elektronische informatie de telefonische en schriftelijke informatie voor een deel vervangen, of er ten minste een volwaardig alternatief voor zijn. De elektronische informatiedienst zou in de toekomst de volgende dien-sten kunnen bieden: • De ondernemer kan de informatiedienst met elke vraag benaderen. In

meer dan 90% van de gevallen krijgt hij meteen antwoord, meestal elek-tronisch.

• De informatiedienst is afgestemd op het informatiezoekgedrag van de ondernemer.

• De algemene informatie (folders e.d.) wordt op maat. Dat wil zeggen dat de informatie zo veel mogelijk wordt toegesneden op de behoefte van de ondernemer.

• De specifieke informatie over de onderneming (informatie over open-staande verplichtingen, lopende zaken, betaalde aanslagen, e.d.) is hele-maal up-to-date en kan eenvoudig worden geraadpleegd, uiteraard onder strikte beveiligingsvoorwaarden.

Gemeenschappelijk Voorlichtingsloket

Het Gemeenschappelijk Voorlichtingsloket zorgt ervoor dat burgers weten waar ze terechtkunnen bij de rijksoverheid op internet. Dat wordt nagestreefd door het realiseren van een gezamenlijke presentatie van de ministeries. Het Gemeenschappelijk Voorlichtingsloket gaat een overzicht bieden van alle be-schikbare elektronische informatie van het Rijk en het biedt koppelingen naar de elektronische diensten van de afzonderlijke ministeries. Op de lange ter-mijn wordt een elektronische diensteninfrastructuur van de rijksoverheid na-gestreefd, waarmee de burger op elke vraag over beleidskwesties een op hem/haar afgestemd, volledig en adequaat antwoord krijgt.

Het project beoogt niet dat de verschillende elektronische informatiediensten van overheidsinstanties worden gecentraliseerd. Het gaat om het realiseren van doorverwijzingen en koppelingen. Daarbovenop wordt een zoekstructuur gemaakt die enerzijds helpt bij de vraagformulering en anderzijds de gebrui-ker in staat stelt te zoeken met behulp van trefwoorden, namen van onder-werpen en organisatie-eenheden van de Rijksoverheid. Daarmee worden be-staande, soms opzichzelf staande informatiediensten, als één geheel ontslo-ten. Andere diensten, zoals het initiëren van transacties, worden niet voor-zien.

1 Op afstand het beste, 1999, pagina 34 en 35.


Aanvraag op Maat

De provincie Noord-Brabant heeft een selectiepakket ontwikkeld waarmee een op de bedrijfssituatie toegesneden, integraal aanvraagformulier voor de Wet milieubeheer kan worden aangemaakt.


Bijlage 3: Projecten Buitenland

Onderstaand is een overzicht opgenomen van projecten op het gebied van ICT en administratievelastendruk in het buitenland. Het betreft projecten die ge-richt zijn op de levering van gegevens door het bedrijfsleven aan de overheid. Het overzicht is gebaseerd op het Eindrapport ICT en administratieve lasten, 1998 en de landenrapporten van de Commissie Administratieve Lasten, 1999. Achtereenvolgens worden projecten in het Verenigd Koninkrijk, Denemarken, Noorwegen, Zweden en de Verenigde Staten behandeld.

A. Projecten Verenigd Koninkrijk

1. Direct Access Government

Direct Access Government is de één-loketgedachte via internet. Via internet kan een ondernemer nagaan welke regelingen en bijbehorende formulieren op de onderneming van toepassing zijn en interactief de invulling ervan uit-voeren (zie ook vergelijkbaar Deens initiatief).

2. Small Business Service

The Small Business Service is een project, gestart in mei 1999 door het De-partment of Trade and Industry (DTI). Naast het geven van een stem aan het kleinbedrijf binnen de overheid en het verbeteren van de steun van de over-heid aan het kleinbedrijf is een taak: ‘to help small firms deal with regulation and ensure small firms’ interests are properly considered in future regulation.’ Deze service is gedacht als een (Next Step) Agency, op te zetten in april 2000. Het Hoofd van de agency mag op alle voorgestelde wetten en regelingen rea-geren vanuit het standpunt van het kleinbedrijf. Hij wordt bijgestaan door een adviesorgaan, de ‘Enterprise Council’. De Small Business Service zal Direct Access Government overnemen.

Deelprojecten binnen Direct Government Access: a. Business life episodes: Door middel van vraag en antwoord krijgt een on-

dernemer antwoorden bij bijvoorbeeld het starten van een bedrijf of het aannemen van een eerste werknemer.

b. Single Business register: is ook in Nederland in ontwerp (Basis Bedrijven Re-gister. Grootste probleem bij definitie van onderneming.

c. Electronic forms PriceWaterhouseCoopers heeft een rapport uitgebracht over een totaaloplossing voor de elektronische contacten met de overheid. Onderdeel hiervan is een callcenter. Het rapport is geïnspireerd op Austra-lië.

d. Local authorities sites: bevatten alle relevante informatie en formulieren.


e. software vouchers: kan de overheid verstekken aan ondernemers voor de aanschaf van speciaal voor wetten en regelingen relevante programma’s (bijv. Automated Payroll Systems en Working Families Tax Credit).

3. INFOSHOP

INFOSHOP is pilotproject van het Cabinet Office met lokale overheden. Dit is een tegenhanger van de voorgaande projecten op regionaal niveau. Eén-lo-ketgedachte, maar ook eenheid in uitvoering door ambtenaren.

4. Enhanced Employer Communications (EEC)

Enhanced Employer Communications (EEC). Onderdeel van het ELGAR-project, gericht op loon- en belastingadministratie. Doel is vermindering van lasten-druk bij werkgevers en de Revenue Service door de toepassing van EDI.

5. Elate

Export Licence Application Transmitted Electronically (ELATE). Het project is gericht op exportvergunningen voor wapenhandel en explosieven. Doelstel-ling is vermindering van administratievelastendruk voor de exporteurs. De im-plementatie van elektronische formulieren vond plaats in oktober 1998. Pro-cedures voor papieren formulieren worden aangepast aan gebruik voor elek-tronische formulieren.

6. Open for business: East Anglia

Pilotproject gericht op het MKB. In het project wordt een centraal aanspreek-punt voor bedrijven ontwikkeld, waarbij gebruik wordt gemaakt van kiosken en internet. Enerzijds kan informatie worden opgevraagd door ondernemers, anderzijds een tweetal transacties met de overheid. Onderdeel is de beveili-ging met een smartcard, in samenwerking met de Post Office Certification Au-thority (creditcard met chip voor identificatie).

Kenmerken: • financiering door bedrijfsleven; • brede toegankelijkheid door gebruik kiosken en internet; • informatievoorziening met beslisboom en doorverwijzingen; • probleemgerichte elektronische transacties voor startende ondernemers; • gespecialiseerde serviceverlenende bedrijven om drempel te verlagen; • intelligente formulieren die fouten en omissies aangeven; • gebruik van smartcards voor identificatie, firewall-technologie en elektro-

nische handtekeningen.

7. ELGAR

In het Electronic Government through Administrative Re-engineering (ELGAR) project worden de interne overheidsprocessen voor back-office en front-office met behulp van ICT geherstructureerd. Dit project heeft betrekking op het Department of Trade and Industry.


8. Government Secure Intranet (GSI)

Intern gericht project voor het verbeteren van de back-office van de overheid, mede gericht op verbetering van de communicatie met het bedrijfsleven. De uitwisseling van vertrouwelijke informatie met behulp van firewall-technologie wordt mogelijk gemaakt.

B. Projecten Denemarken

1. Submission of accounting, turnover and production data

Dit project richt zich op de verplichte aanlevering van de genoemde informa-tie. De eerste fase had betrekking op de coördinatie van de informatiebehoef-te van de verschillende overheidsinstellingen. De tweede fase bestaat uit on-derzoek naar de toepassing van EDI (Electronic Data Interchange) voor het au-tomatisch leveren van de gevraagde informatie. Een onderdeel van het project is de ontwikkeling van de elektronische handtekening.

2. Submission of data concerning salary and employees

Onderdeel van het onderzoek is de toepassing van EDI voor het automatisch leveren van de gevraagde informatie.

3. Development of a method to submit information through the internet

Complementair aan de eerdergenoemde projecten. Het project richt zich op aanlevering van informatie die niet via EDI-toepassingen kan worden gele-verd.

De drie projecten hangen nauw samen en bevatten de volgende kenmerken: • mogelijkheid tot verplichtstelling elektronische aanlevering; • standaardisatie voor aanlevering informatie; • beveiliging via identificatienummer, pincode en elektronische handteke-

ning; • aanlevering gegevens via diverse modaliteiten, zowel EDI als internet; • apart bureau voor coördinatie AL-vermindering; • mogelijke betalingen ook via het systeem; • stap voor stap uitbreiding; • primair AL-verlichting, secundair ICT-toepassing; • hergebruik van gegevens; • gemeenschappelijk adres voor aanlevering; • onderlinge coördinatie overheidsbehoeften en definities; • prikkels om bedrijfsleven mee te krijgen.

4. Erhvervsservice (Service for the companies)

Heeft betrekking op het uitbesteden van de verplichtingen voor het leveren van informatie door bedrijven aan een particulier bedrijf. Uitbesteding door


MKB van gegevensaanlevering, spiegeladministratie. De aanlevering van in-formatie door uitvoerend bedrijf kan via elektronische weg.

5. The Central Corporation Registry

In het project wordt een centraal register met basisgegevens van bedrijven in-gericht, waarbij de bedrijven door een nummer worden geïdentificeerd. Ver-plichting overheid tot raadpleging centraal register voor basisinformatie en vastgelegd in wetgeving.

6. Test Panel

De bedrijven in het panel worden via enquêtes ondervraagd over de conse-quenties van nieuwe wetgeving voor de administratieve lasten voor de bedrij-ven, voordat deze wetgeving wordt geïmplementeerd. Geen directe ICT-toe-passing.

C. Projecten Noorwegen

1. The Central Co-ordinating Register of Legal Entities

Basis van het project is een centraal bedrijvenregister met een identificatie-nummer voor bedrijven. Verschillende instanties maken gebruik van het regis-ter, hierdoor wordt voorkomen dat bedrijven dezelfde informatie meerdere malen moeten leveren.

Kenmerken: • coördinatie informatieverzameling door overheid; • verplichting voor overheidsorganen tot opvragen informatie bij een regis-

ter; • eenduidige classificatie van entiteiten d.m.v. uniek identificatienummer; • wettelijke verplichting registerhouders om mee te werken; • gebruik van dataprocessingsystemen; • inzage van bedrijven in eigen gegevens voor verificatie; • gebruik standaardformulier; • eenmalige gegevensaanlevering.

2. ELRAPP Electronic Reporting

Het project is gericht op het inventariseren van mogelijkheden om elektroni-sche formulieren te gebruiken voor het leveren van gegevens door bedrijven aan de overheid.

3. BORIS (Business Advisory Service on Government Report Duties)

Realisatie van een loket met informatiefunctie voor bedrijven over weten re-gelgeving. Onderdeel van het project is de mogelijkheid weten regelgeving te downloaden. Er wordt gebruikgemaakt van een beslisboom voor admini-stratieve verplichtingen van bedrijven. Bovendien gebruiken bedrijven een re-gistratienummer voor het opvragen van administratieve verplichtingen.


4. System on tax return from personal companies (SLN)

Het systeem is gericht op de elektronische gegevensuitwisseling met onder andere de Belastingdienst. Doelstelling van de Belastingdienst is het vermin-deren van de administratievelastendruk van het kleinbedrijf. Kernpunt is eenmalige aanlevering van gegevens voor meervoudig hergebruik.

5. Oppgavepliktporsjektet

Register for the Reporting Obligations of Private Enterprises (RROE). Dit regis-ter is een centrale databank voor alle over bedrijven verzamelde informatie. Het register voorkomt dat dezelfde informatie vaker aan het bedrijfsleven wordt gevraagd. Overheidsinstellingen zijn verplicht na te gaan of een vraag al eerder is gesteld. Als dit zo is, zijn zij verplicht deze informatie daar op te vragen, in plaats van bij het bedrijf.

Kenmerken: • metaregister met interne verwijzing of gegevens al bekend zijn; • wettelijke verplichting gegevens in metaregister op te vragen.

D. Projecten Zweden

1. Investigation regarding basic data

Het project is een onderzoek naar welke gegevens door burgers en onderne-mingen moeten worden aangeleverd. Op basis hiervan is het ‘reporting from enterprises to governmental authorities’-project gestart.

2. Report concerning the conditions for small and medium size companies

Het project is gericht op het vergroten van de beschikbaarheid van informatie over de overheid voor het MKB via internet. Het project maakt het daardoor eenvoudiger voor bedrijven om aan bestaande verplichtingen te voldoen. Bo-vendien is een permanente overheidsafdeling opgericht die met voorstellen voor vereenvoudiging van regelgeving moet komen. Het systeem is internet-gebaseerd waardoor gezocht kan worden naar MKB-relevante weten regel-geving.

3. Reporting from enterprises to governmental authorities

Het doel van het project is het afstemmen van de informatie die door de ver-schillende instanties wordt gevraagd aan bedrijven, en het nagaan van de mogelijkheden om deze informatie gezamenlijk te gebruiken om zo de admi-nistratieve lasten bij bedrijven te verminderen.

4. Assignment to elaborate proposals for simplified registration of enterprises

Het project is gericht op het vereenvoudigen van registratieprocedures voor ondernemingen.


5. Simplification project Alfred

Het project heeft betrekking op het verminderen van administratieve lasten bij importvergunningen, douaneactiviteiten en de registratie van voedings-middelen. De inzet van ICT maakt daarvan deel uit.

6. Telematics for Enterprise reporting

Het project van Statistics Sweden is gericht op het ontwikkelen van een tool voor de elektronische aanlevering van gegevens (EDI). Deze tool moet aanslui-ten bij de Europese ontwikkelingen ten aanzien van elektronische aanlevering van financiële gegevens (TELER-project).

7. ELDA 2000

Doelstelling van het project is het vervangen van papieren documenten voor het aanleveren van gegevens door elektronische documenten. Het ontwikkel-de programma stelt accountants in staat informatie direct aan de overheid aan te leveren. Op dit moment worden gegevens nog op diskette aangele-verd. Men onderzoekt de mogelijkheden van EDI. Fiscale gegevens worden automatisch geëxtraheerd uit de bedrijfsadministratie. Een belangrijk aan-dachtspunt bij het project is de beveiliging van gegevens.

8. Electronic reporting from enterprises to governmental authorities

Haalbaarheidsonderzoek van PostNet naar de mogelijkheden van PostNet voor ondersteuning van overheid en bedrijfsleven bij de inzet van ICT voor het aanleveren van informatie.

Kenmerken: • technologietransfer tussen elektronische berichten en papier; • beveiliging van distributiesystemen van informatie en elektronische hand-

tekening; • gebruik van elektronische diensten (bijv. Formulieren en betalen).

E. Projecten Verenigde Staten

1. Census Business Reporting Burden Reduction

De Census heeft betrekking op het jaarlijks leveren van bedrijfsgegevens voor statistisch onderzoek. De lastendruk is gericht verminderd door het heront-werpen van economisch-statistische programma’s, het automatiseren van da-taverzameling en het uitbreiden van de communicatie met het bedrijfsleven. Het leveren van informatie kan plaatsvinden via onder andere magneetband en een Windows-based enquête.

2. Treasury Direct-Book Entry Securities Program

Dit project betreft het via de telefoon en touch-tone-phone afhandelen van een aantal financiële transacties en het opvragen van de daarvoor benodigde


informatie. Hierbij worden formulieren vervangen door het telefonische aan-leveren van gegevens.

3. Paperless, Electronic tax Return Filing

Het project is gericht op elektronische aanlevering van belastinggegevens door burgers en bedrijfsleven.

4. The FCC’s implementation of Telecommunications Act of 1996

Doelstelling van het project is het verminderen van de administratieve lasten voor de telecomsector, door certificering als alternatief voor informatieverza-meling en registraties. Onderdeel hiervan is de elektronische raadpleging van de sector voor nieuwe wetgeving.

5. HUD Compliance with the Paperwork Reduction Act

Het project betreft nieuwe wetgeving ten aanzien van de informatiebehoefte van de overheid op het gebied van ‘Real estate business community’.

6. The Simplified Tax and Wage Reporting System/The International Trade Data System

Beide projecten zijn parapluprojecten waaronder een groot aantal initiatieven voor administratievelastenvermindering door het efficiënter inrichten van de overheid vallen. Hieronder vallen een aantal ICT-oplossingen. Integratie en standaardisatie van informatieverzameling ten bate van federale belastingen staan hierbij centraal.

7. Internal Revenue Service Estimation Methodology

Het project beoogt vermindering van administratieve lasten bij het leveren van informatie voor belastingaangiften. Het betreft de interne monitoringme-thodiek voor het vaststellen van het aantal uren dat bedrijven en burgers be-steden aan de belastingaangifte.

A0012 - Reductie administratieve lasten door ICTondernemerschap.panteia.nl/pdf-ez/a200012.pdf ·...

Documents

Transcript of A0012 - Reductie administratieve lasten door ICTondernemerschap.panteia.nl/pdf-ez/a200012.pdf ·...