uw CRM applicatie

Om het werk voor CRM applicatiebeheerders makkelijker te maken

Deze presentatie is een samenvatting van het gelijknamige whitepaper. Het volledige whitepaper kunt u downloaden via www.zinnovation.nl

1. Functioneel beheer van CRM softwareAlles draait om kennis

Om het werk van functioneel beheerder van de CRM applicatie goed uit te kunnen voeren, is kennis nodig. Dit kan door een applicatie training te volgen bij de leverancier van de software

Tips• Volg naast de applicatietraining ook een gebruikers en gevorderde gebruikers training, om te begrijpen wat

collega’s die CRM dagelijks gebruiken ervaren

• Vorm een werkgroep met CRM key-users, gebruikers en management van diverse afdelingen die dagelijks met de applicatie werken

De performance van CRM software is cruciaal als het gaat om stabiliteit en continuïteit. Dingen als lange laadtijd worden alsvervelend ervaren door de gebruikers.

Tips

• Kijk naar het geheugen van de server als de licenties on-premiseaanwezig zijn

• Zorg voor een snelle, stabiele internetverbinding bij online licenties

• Houd de omgeving schoon met virusscanners en firewalls, om een vertragende werking te voorkomen

• Voorkom een vervuilde database

2. Prestatiebeheer van CRM softwarePerformance is cruciaal

3. Request for Change (RFC) CRM omgevingCommuniceren en nadenken

• Iedereen communiceert anders en binnen een bedrijf kan dit voor onduidelijkheden zorgen

• Stel een change management advies (CMA) groep in met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen

• Belangrijke punten om voor de salesmedewerker tot een goed en gewenst eindresultaat te komen:1. Welk resultaat wil de salesmedewerker precies zien in zijn rapportage?2. Heeft dit verzoek alleen betrekking op deze medewerker, op een hele afdeling of het hele bedrijf?

3. Bestaat een soortgelijke rapportage wellicht al en kan deze worden gebruikt?4. Heeft het op het scherm plaatsen van deze ‘knop’ mogelijk nadelige gevolgen voor de interface?5. Welke entiteiten worden er ‘geraakt’ door deze RFC?

Tips

• Onze tip is om door de Change Management Adviesgroep prioriteiten te laten stellen in:1. Need to have en nice to have changes,2. Grote en kleine changes,3. Vervolgens moeten deze een prioriteitsniveau krijgen waarin ze worden ingepland,4. Afwijzen of doorschuiven naar later tijdstip waar een change meegenomen wordt in een groter geheel.

4. OTAPKostenbesparende omgeving• Het is aan te raden een Ontwikkel – Test – Acceptatie – Productie (OTAP) neer te zetten voor een nieuwe

implementatie wordt gedaan of wijzigingen in de bestaande software omgeving worden doorgevoerd.

• Met een OTAP voorkom je dat de omgeving waar dagelijkse werkzaamheden in gedaan worden verstoord wordt of risico loopt als iets mis gaat

• Een OTAP is vaak geen standaard policy, omdat: • Het extra licenties kost• Het brengt extra inrichitngstijd met zich mee• Het wordt niet nodig geacht• Er wordt gedacht dat een back-up maken voldoende is

• Echter, een OTAP straat blijkt vaak juist kostenbesparend doordat fouten in de productieomgeving voorkomen worden.

Tips

• Richt altijd een OTAP in voor software die cruciaal en leidend is binnen het bedrijf

• Maak een recente kopie van de productieomgeving voor er een wijziging wordt doorgevoerd. Voorkom wijzigingsconflicten door een ‘freeze’ in te zetten. In deze periode mogen geen wijzigingen doorgevoerd worden

• Bedrijf doet er goed aan bij de oplevering van een gevraagde RFC, eerst met een aantal mensen serieus te testen of de wijziging voldoet aan de gestelde eisen

• 3 veelvoorkomende testen: • Unittest• Acceptatietest• Productietest

Tips

• Stel een testpanel aan met gebruikers die betrokken zijn bij de aangevraagde RFC

5. Testplan voor CRM softwareSerieus testen

• Updates volgen elkaar steeds sneller op en zeker binnen CRM software zijn veel ontwikkelingen geweest.

• Door online/cloud ontwikkelingen moeten leveranciers aan hogere klantverwachtingen doen. Zo willen bedrijven bijvoorbeeld meer de mogelijkheid om via social media de klant te volgen en bedienen, wat ook weer in CRM vastgelegd moet kunnen worden

Tips

• Denk goed na over de impact van de voorgestelde wijziging op de CRM software en op andere software die hiermee samenwerkt

• Test koppelingen met andere software of websites goed op een aparte testomgeving

6. Versiebeheer van CRM software releasesUpdate cyclus versnelt

Goed databeheer is uitermate belangrijk om te voorkomen dat het CRM systeem ernstig vervuild raakt. Dit gaat ten koste van de betrouwbaarheid van de applicatie en zal resulteren in fouten en slechte applicatie. Dit kan leiden tot een onbruikbaar systeem.

Tips

• Zorg dat databeheer een belangrijk punt op de agenda wordt van het management. Juist zij hebben hier baat bij, vooral voor goede, betrouwbare managementrapportages

• Geef de gebruikers trainingen en stel handleidingen op zodat iedereen weet hoe gegevens ingevoerd en gewijzigd moeten worden. Hierdoor worden veel fouten voorkomen

7. Databeheer van CRM softwareHou het schoon en betrouwbaar

Draagvlak en adoptie is belangrijk, stimuleer dus de medewerkers om mee te denken over verbeteringen. Zij zijn immers degenen die er het meest mee werken.

Tips

• Spar regelmatig met medewerkers om elkaar goed te begrijpen

• Motiveer mensen middels goede communicatie

8. Input & ideeënStimuleer en communiceer

Meer weten?

Neem contact met ons opDownload het volledige whitepaper