3Motion

Shared ServicesSchets van een aanpak

Aad van Mullem & René Meesters

1

3Motion

Aanpak

Onze aanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie onderdelen:

1. Het ontwikkelen cq. scherpstellen van een

overkoepelende visie

2. Het ontwerpen van een nieuwe ICT organisatie en het

aangeven van de randvoorwaarden voor implementatie

3. Besluitvorming door bestuur

en topmanagement

2

3Motion

Visie

3

Waar zijn we nu en waar willen we naartoe?

3Motion

Visie stappen

• Bestuderen huidige situatie en inzichten

– Visie, beleid en strategie in relatie tot ICT

– Analyse bedrijfsvoering ICT

– Denkrichting gewenste situatie

• Actualiseren

• Vastleggen

• Besluitvorming

4

3Motion

Visie aanpak

• Deskresearch van bestaande informatie

• 4 à 5 interviews met bestuur, algemeen management en

ICT management

• Commitment sessie o.b.v. concept, met brede

vertegenwoordiging van bestuur en management

• Vorm: presentatie met toelichting

• Besluitvorming in commissie en/of topmanagement team

5

3Motion

Ontwerpen van de ICT organisatie

Hoe maken we de ambities uit de visie waar?

6

3Motion

Ontwerpen van de ICT organisatie stappen

Ontwerp van de organisatie o.b.v. een integrale aanpak:

• Besturing

• Leiderschap

• Technologie

• Processen

• Bedrijfsvoering

• Personeel

7

3Motion

Ontwerpen van de ICT organisatie stappen

Naast het ontwerp van de ICT organisatie is parallel een

ontwerp nodig van:

• Informatiemanagement

• Demand organisatie

• Relatie tussen ICT en

klanten

8

3Motion

Besturing

9

Hoe komen we tot een governance waarbij de doelen

gehaald worden en er een goede balans is tussen ICT

service organisatie, klanten en politiek bestuur?

3Motion

Besturing stappen

Toetsing in hoeverre de volgende zaken beschikbaar en

uitgewerkt zijn:

• Governance

• Architectuur

• Generieke DVO met klantspecifieke bijlage

• Applicatiereductie

• Inbreng en betrokkenheid klanten

• Normen en standaarden

• Financiën: investeringen, verdienmodel en doorbelasting

10

3Motion

Besturing aanpak

Afhankelijk van het resultaat van de toetsing, zal er parallel

een traject gestart moeten worden om de genoemde zaken

op te zetten, cq. nader uit te werken. Op basis van de

toetsing zullen we definiëren wat het paralelle traject op

moet leveren.

De genoemde onderwerpen zullen in samenspraak met het

management besproken, afgestemd en vastgelegd moeten

worden.

11

3Motion

Leiderschap

12

Hoe realiseren we de nieuwe context van een

ICT service organisatie?

3Motion

Leiderschap

Stappen

• Welke competenties nodig in ICT mgt. team?

• Ontwikkelen aanpak van de verandering

• Rollen bij verandering en cultuuromslag

Aanpak

• Kaders en hoofdlijnen ontwikkelen met ICT mgr.

• Input van onze kant en evt. externe spreker

• Workshop met MT van ICT, aangevuld met projectleiders en jonge talenten

13

3Motion

Technologie

14

Hoe richt je de techniek in zodat de doelstellingen

gehaald worden?

3Motion

Technologie stappen

• Inventariseren huidige technologie

• Uitwerken technologiebeleid en standaarden

• Uitwerken in infrastructuur (technisch ontwerp)

• Uitwerken gebruikersvoorzieningen, databases,

beheertools, servicedesk- en workflowpakket, etc.

• Vaststellen tolerantie voor diversiteit

• Opstellen plan voor migratie

15

3Motion

Technologie aanpak

• Inventariseren interne kennis

• We zorgen voor gerichte inbreng van kennis, waar nodig

• Voorlichting over aanpak aan ICT personeel

• Expertsessies op te ontwerpen onderdelen

• Opstellen concept infrastructuurontwerp

• Presentatie aan direct betrokkenen

• Besluitvorming ICT managementteam

• Goedkeuring door top management

16

3Motion

Processen

17

Hoe kun je borgen dat de afgesproken services

op het beloofde niveau geleverd worden?

3Motion

Processen

Stappen

• Van producten naar services: end to end

• Uniformering van services: één generieke DVO

• Ontwerpen van ITIL ketenprocessen

• Keuze ondersteunende tools

• Inrichten sturing en bewaking binnen processen

Aanpak

• Expertsessie overall globaal ontwerp met MT ICT

• Workshops met betrokkenen voor uitwerking

• Wij voorzien in experts

• Besluitvorming MT ICT

18

3Motion

Bedrijfsvoering

19

Welke bedrijfsvoering is nodig voor het runnen

van een servicebedrijf?

3Motion

Bedrijfsvoering stappen

• Ontwerpen van een managementsysteem (consistentie op succesfactoren, sturen op KPI’s, etc.)

• Ontwerpen financiële processen (inclusief verplichtingen, rapportages, facturering, etc.)

• Bundelen en richten van ondersteunende functies

• Versterken opdrachtgever -en opdrachtnemerschap

• Plan voor inrichting bronsystemen als basis voor rapportage, facturering, etc.

20

3Motion

Bedrijfsvoering aanpak

• Management Systeem: concept voor eerste opzet

bespreken met MT ICT

• Workshop met direct betrokkenen voor financiële

processen

• Expertsessies met MT voor overige plannen en

ontwerpen, aangevuld met interne experts en waar nodig

externe deskundigen. Als startpunt wordt voor een

uitgewerkt concept gezorgd.

21

3Motion

Personeel

Hoe creëer je met de

mensen een

organisatie waar

goede ICT services

geleverd worden?

22

3Motion

PersoneelStappen

• Opzetten blauwdruk voor rollen en functies

• Daarvan afleiden van benodigde competenties, in

termen van kennis, vaardigheden en cultuuraspecten

(zoals klantgerichte houding)

• Plan voor ontwikkeling van ontbrekende competenties

d.m.v. scholing, training, coaching, stages, etc.

Aanpak

• Voorbereiden concepten met HRM organisatie

• Bespreken met MT ICT en medezeggenschap

• Voorlichten van personeel

23

3Motion

Rapportage en besluitvorming

• Verzamelen en uitwerken randvoorwaarden voor

realisatie.

• Kostenoverzicht

• Opstellen afrondende rapportage

• Finaal commitment MT ICT

• Besluitvorming topmanagement

• Medezeggenschap

• Besluitvorming bestuur

24

3Motion25

Ervaring

De mensen van 3Motion hebben ervaring met het

ontwerpen en inrichten van ICT organisaties bij:

• Gemeente Rotterdam

• Korps Landelijke Politiediensten

• Diverse hogescholen en universiteiten

• De Nederlandse Bibliotheekdienst

• ING

• Interpolis

3Motion26

ContactAad van Mullem

Aad.van.Mullem@3motion.nl

06 - 50.68.63.41

René Meesters

Rene.Meesters@3Motion.nl

06 – 54.29.22.00

www.3Motion.nl

3Motion