23092011 introductie key control dashboard v2.0

Key Control Dashboard

Module: Interne Controle

Agenda

1. Inleiding en context

2. Key Control Dashboard: module Interne Controle

3. Demonstratie

4. Dienstverlening

Pagina 2 Introductie Key Control Dashboard

Context1 Inleiding en context1

Pagina 4

1.1 Inleiding

► De organisatie specifieke context wordt digitaal vertaald en weergegeven.

► Het Key Control Dashboard (KCD) is ondersteunende tooling voor interne controle werkzaamheden en risicomanagement.

► Met het Key Control Dashboard (KCD) voor interne controle levert E&Y en Yellowtail u een standaard raamwerk en een digitaal controle instrument ten behoeve van de opbouw van een uniform IC-dossier voor de materiële processen, waaronder: Personeel en urenregistratie, Inkoop en aanbesteding, Subsidieverstrekkingen, Grondexploitatie, etc.

► Het KCD gaat uit van een systeemgerichte interne controle. Het is bovendien faciliterend in de transitie van gegevensgericht naar systeemgericht. Indien gewenst kunnen separate onderdelen gegevensgericht gecontroleerd blijven worden .

Introductie Key Control Dashboard

Een uniforme opzet voor de interne controle met een minimale set van key controls vormt de basis voor de inrichting van het Key control dashboard.

Pagina 5

1.2 Key Control Dashboard – IC en Risico

Met het Key Control Dashboard richting “in-control statement”.


Key Control DashboardDigitale registratie, verslaglegging / verantwoording

In-Controlmonitoring en aantonen beheersing materiële processen

E&Y risico management raamwerk

Beoordelen, beheersen en bewaken van risico’s

E&Y Intern controle raamwerk

Digitaal IC-plan met Key Controls

Pagina 6

1.3 KCD - Interne Controle

Van risico, naar control, naar beheersing van het proces.


Risico’s (wet-/regelgeving)

IC plan (key controls)

Uitvoeren audits(systeemgericht / gegevensgericht)

Monitoren & Rapporteren

Actieve bijsturing(In-control)

Proces (beheersing)

Raamwerk van 16 materiële gemeente processen (incl. AO)

Standaard rapportages voor elk niveau

Beheersmaatregelen vanuit minimale set aan wet- & regelgeving

Systeemgerichte controle, tenzij gegevensgericht gewenst

Context1 Key Control Dashboard:module Interne Controle2

Pagina 8

2.1 Het Key control dashboard - kenmerken

Kenmerk Specificatie

Faciliteert digitale jaarrekeningcontrole (in control proces)

► Digitaal raamwerk met uniforme IC aanpak getrouwheid en rechtmatigheid

Ondersteund proces gerichte controle ► Op welke processen en processtappen loopt u risico'sen bijbehorende key controls die deze risico’s beheersen

Eenvoudige registratie, overzichtelijk en visueel ► De applicatie houdt bij in hoeverre de key controls zijn uitgevoerd en geeft visueel resultaten weer

► Dashboard voor Proceseigenaar, IC’er, Management► Uniforme Rapportage functionaliteit

Toegankelijk via internet ► Accountant of IC’er hoeft niet altijd ter plaatse te zijn om de controles na te gaan

► Dossier koppeling mogelijk

Als applicatie beschikbaar voor organisatie ► De afzonderlijke organisatieonderdelen, proceseigenaren, krijgen een eigen omgeving binnen de applicatie

► Resultaten van controles worden hier in vastgelegd en gemonitord


Pagina 9

2.2 Het Key Control Dashboard - systeemvoordelen

Voordeel Specificatie

Gecentraliseerde registratie van controleresultaten ► Waarnemingen en bevindingen worden gecentraliseerd op één plaats vastgelegd

► Alle organisatieprocessen samen in één systeem

Efficiëntere verslaglegging en verantwoording ► Controleresultaten worden automatisch transparant gebundeld in rapportages en dashboards

Aantoonbaar ‘In control’ ► Management krijgt vroegtijdig (visueel) inzicht in resultaten van processen (bevindingen), ook over jaren heen

► Hierdoor is tijdige bijsturing eenvoudiger en kan een ‘In-control statement’ worden afgegeven

Betere spreiding controleactiviteiten over het jaar ► Management en IC’ers krijgen een statusoverzicht waaruit is af te lezen welke controles (waarnemingen en het bijbehorende aantal) nog moeten worden uitgevoerd

Actiemanagement ► Uitzetten van op te volgen acties aan personen. Direct reageren op bevindingen in het proces. Toewijzen van uit te voeren actie


Pagina 10

2.3 Het Key control dashboard - procesvoordelen

Voordeel Specificatie

Eén uniforme manier van werken ► Afspraken maken over processen die aantoonbaar goed zijn ingericht, minder meerwerk, minder gegevensgerichte controle, minder risico door goede en tijdige verantwoording

► Dezelfde manier van rapporteren en registreren► Focus op beheersing van processen

Eén manier van controleren ► Procestemplates en key controls die voldoen aan de minimale wettelijke vereisten en de vereisten van de accountant

► Efficiencywinst interne controle. Een duidelijk en transparant overzicht van uit te voeren controles op processen, normen en checklisten ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole

► Inhoudelijk altijd actueel. Periodieke update E&Y key controls op basis van geldende wet- en regelgeving

Aansluiting op de accountantscontrole ► Ongeacht welke accountant

Eenvoudig communiceren met toezichthouder ► Communicatie met de accountant of management over de uitgevoerde controles verloopt eenvoudiger doordat u ze toegang kunt geven tot de applicatie.


Pagina 11

2.4 Het Key control dashboard - 3 betrokken partijen

► ..► ..

Het Key Control Dashboard biedt voordelen voor alle betrokken partijen

Management

Accountant

IC-medewerker / proces eigenaar

Key Control

Dashboard

• Aantoonbaar In Control• Uniforme digitale manier van werken• Uniforme digitale manier van verslaglegging• Eenvoudig inzicht in resultaten• Centraal updaten IC-plan (inhoudelijk altijd actueel)

• Eenvoudig uniform inzicht in alle IC resultaten

• Eenvoudig communiceren over bevindingen • Centraal actualiseren IC-plan

• Aantoonbaar In Control• Digitaal intern controle plan en processen

(gebaseerd op lean IC-Aanpak E&Y)• Eenvoudige digitale manier van werken• Eenvoudig rapporteren resultaten, voortgang etc.• Eenvoudig communiceren met management en

accountant


Pagina 12

2.5 Het Key Control Dashboard - proces

► De medewerker IC logt in op zijn / haar persoonlijk dashboard en voert controles uit op basis van het uniforme IC kader zoals minimaal gevraagd door de accountant.

► De uitgevoerde controle wordt door de medewerker in het Key Control Dashboard vastgelegd

► Als er tijdens een controle een bevinding wordt geconstateerd, wordt ook deze in het Key Control Dashboard vastgelegd. En kan meteen aanvullend een actie worden uitgezet

► De indicatoren op het Key Control Dashboard worden real-time aangepast op basis van nieuw ingevoerde gegevens

► De indicatoren en uitgevoerde controles worden periodiek met één druk op de knop verwerkt in een rapportage

► De accountant kan op elk moment het Key Control Dashboard van organisatie raadplegen.

Het Key Control Dashboard is eenvoudig in gebruik.


Context1 Demonstratie3

Pagina 14

3.1 KCD - Dashboard - Proceseigenaar


Proces overzicht ICOR

Prestatie overzicht

Rapporten /Documenten

Key Controls

Audit bevindingen

Pagina 15

► Na inloggen zijn alle processen zichtbaar, waarvoor persoon is geautoriseerd.

► Per proces is direct af te lezen in welke processtap een bevinding is geconstateerd: Groen = (positieve / negatieve) bevinding (wel ‘in-control’) Oranje = (negatieve) bevinding (nog niet ‘in-control’) Blauw = geen bevinding door ontbreken interne controle werkzaamheden

► Elk proces is opgebouwd met:

Afdelingen

processtappen

3.2 KCD – Kleuren


Pagina 16

► Per key control is inzichtelijk of er tijdens een controle een bevinding is geconstateerd. Bij één bevinding staat de wijzer op oranje, bij geen bevinding op groen.

► De meters zijn gecumuleerd terug te vinden op alle niveaus. Op het niveau van: ► Proces ► Processtap ► Key control

3.3 KCD - Indicatoren


Pagina 17

3.4 KCD - Dashboard - Interne controle


Introductie Key Control Dashboard18

3.5 KCD - Dashboard – Management monitor

3.6 KCD - Dashboard – Risicomanagement

Pagina 19 Introductie Key Control Dashboard

Pagina 20

3.7 KCD - Rapportage - Resultaten interne controle


Pagina 21

3.8 KCD – Rapportage – Management


Pagina 22

3.9 KCD – Rapportage – Voortgang


Context1 Dienstverlening4

4.1 Implementatie

Pagina 24

Materiële inrichting

► Organisatie / Ernst & Young

Technische implementatie

► Technisch opzetten omgeving

► Opzetten IC dashboard(s) in KCD

► Workshop validatie IC-Plan + processen met proceseigenaren

► Gebruikersaccounts en -rechten

► Opzetten eventuele persoonlijke dashboards

► Training gebruik Key Control Dashboard

Organisatie bepaalt hoe het KCD wordt opgezet

► Yellowtail heeft de basis staan

► Organisatie kan wensen / ideeën aandragen om het naar hun wens in te richten


4.2 Licentie en service

Pagina 25

Vanuit jaarlijkse fee

► Software licentie

► Technisch Beheer► Hosting

► Release beheer

► Functioneel Beheer► Autorisatie beheer

► Onderhoud standaard raamwerk► Beschikbaar stellen standaard raamwerk processen

► Jaarlijkse update vanuit E&Y

► Wijzigingen in standaard raamwerk processen

► Helpdesk


Vragen?

Neem dan gerust contact op met uw contactpersoon binnen Public Finance van Ernst & Young:

* Arjen van Veen [email protected] (regio NH, ZH, Utrecht)* Reinier Gosselink [email protected] (regio Midden-Oost)* Eric Buter [email protected] (regio Noord)* David Zijlmans [email protected] (regio Zuid)

of

met uw accountant van Ernst & Young.

mailto:[email protected]








Ernst & Young

Assurance | Tax | Transactions | Advisory

Over Ernst & YoungErnst & Young is wereldwijd toonaangevend op het gebied van assurance, tax, transactions en advisory. Juridische en notariële dienstverlening wordt in een strategische alliantie met Ernst & Young Belastingadviseurs LLP verzorgd door Holland Van Gijzen Advocaten en Notarissen LLP. Onze 141.000 mensen delen wereldwijd dezelfde waarden en staan voor kwaliteit. Wij maken het verschil door onze mensen, onze cliënten en de samenleving te helpen hun mogelijkheden optimaal te benutten.

Ernst & Young Accountants is een limited liability partnership naar het recht van Engeland en Wales met registratienummer OC335596. Ernst & Young Advisory is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432939.

www.ey.com/nl

23092011 introductie key control dashboard v2.0

Education

Transcript of 23092011 introductie key control dashboard v2.0