208485 Guia Practica de Microsoft Word 2003

8/8/2019 208485 Guia Practica de Microsoft Word 2003

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Tutorial Prctico de MS Word 2003

TUTORIAL PRCTICO DE MS WORD 2003

CONTENIDO

TUTORIAL PRCTICO DE MS WORD 2003 ...............................................................1CONTENIDO ....................................................................................................................1INTRODUCCION .............................................................................................................2COMO ELABORAR UNA PLANTILLA PARA UN TIPO DE DOCUMENTO ............3

CREAR UN ESQUEMA ...............................................................................................4DEFINIR EL FORMATO ............................................................................................10CREAR UN RESUMEN DEL ESQUEMA ................................................................15CREAR ENCABEZADO Y PIE DE PGINA ...........................................................18GUARDAR LA PLANTILLA ....................................................................................20

GLOSARIO .....................................................................................................................22

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INTRODUCCIONEsta tutora es un primer paso para el usuario inexperto en el uso y

aprovechamiento de las caractersticas que ofrecen las herramientasofimticas, para el desarrollo de sus labores tanto en el mbito personal como

laboral. La idea central es potenciar al usuario para que realice sus tareas en elmenor tiempo y de la forma ms fcil y sencilla, dedicando su esfuerzo real acosas importantes como el contenido.

Se toma por descontando que el usuario conoce el uso bsico de lasherramientas ofimticas y los conceptos relacionados, como aplicar formato,cambiar tipo de fuente, etc.

En esta edicin no se piensa cubrir todas las caractersticas, sinoaquellas que nos puedan servir de forma rutinaria, en otras ediciones, secontinuara descubriendo mas caractersticas. Espero que esta gua sea de suagrado, y cumpla con su fin, hacerte mas eficiente y productivo en laelaboracin de textos.

Cualquier colaboracin, dudas o comentarios sobre esta tutora, estargustoso de recibirla a [email protected].

SaludosRafael Reyna CamonesAutor

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mailto:[email protected]:[email protected]


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COMO ELABORAR UNA PLANTILLA PARA UN TIPO DEDOCUMENTO

En la vida cotidiana y laboral, muchas personas realizan de formarutinaria la elaboracin de documentos, lo cual para muchos es aparentementealgo engorroso y aburrido, puesto que redactan de forma manual una y otravez, el mismo tipo de documento (cartas, oficios, monografas, manuales,reportes etc.). Pero nadie se pregunta si habr una forma de evitar esteproblema.

Habr alguna forma de solucionarlo?Por supuesto que la hay, y es aprovechar las ventajas que ofrece las

herramientas ofimticas, como son la creacin de Plantillas, es decir dedocumentos que contienen una estructura y caractersticas preestablecidas,que se pueden reutilizar y con lo cual ahorrar tiempo y dinero (en el casolaboral) a las personas y empresas.

Cmo logra ahorrarnos tiempo y dinero una plantilla?Porque al utilizar una plantilla solo nos dedicamos al llenado del

contenido del documento particular, y no perdemos tiempo en la estructura yformato del mismo, adems al estar este preestablecido la edicin es uniformey automtica. Esto es fcil de explicar con un ejemplo:

Si nosotros elaboramos constantemente oficios, nos daremos cuentaque todos ellos comparten tems o puntos similares, y un formato comn,entonces podemos aprovechar eso para generar un plantilla que incluya dichospuntos y el formato correspondiente, y solo dedicarnos a llenar la informacinparticular a cada oficio.

Adems otro beneficio de elaborar plantillas es la uniformidad que seobtiene de los documentos, al presentar caractersticas homogneas en todosellos.

Para elaborar una plantilla se debe tener ciertas pautas como:Crear un esquema o estructura del documento, que incluir los puntos otems que debe cubrir el documento.Definir el formato con el que deseamos trabajar, para que este se apliquede manera uniforme a lo largo del documento.Insertar un resumen del esquema o estructura del documento, siempre ycuando el tipo de documento lo requiera, por ejemplo en una monografa

es un requisito incluir un resumen de la estructura o esquema, pero enuna carta esto no es necesario.Crear un encabezado y pie de pgina respectivo.Guardar el documento de forma que permita su reutilizacin.En el caso prctico de esta tutora elaboraremos una plantilla para un

Informe de Practicas Profesionales. A continuacin veremos como realizarlo.

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CREAR UN ESQUEMAAnte todo, cuando nos iniciamos en la odisea de elaborar un documento,

debemos definir el esqueleto del mismo, es decir el esquema del documento.Este esquema contiene los puntos principales a tratar en el documento, como

son los ttulos, subttulos adems de secciones comunes a todos como son laintroduccin, ndice, bibliografa.El primer paso ser cambiar la vista, para realizar esto en MS Word

haremos lo siguiente:Ejecutamos el Microsoft Office Word 2003.En el documento abierto pasamos la vista actual (por defecto seencuentra en la vista Diseo de Impresin) a la Vista Esquema, esto selogra de las siguientes formas:

o En el men Ver, clic en Esquema.

o Haciendo clic en Vista Esquema, o presionando la combinacin deteclas ALT+CTRL +Q.

Con lo cual la pantalla que tendremos ser la siguiente:

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Cabe mencionar que al pasar a esta vista, por defecto se har visible labarra de herramientas Esquema, lo cual nos facilitara el trabajo mas adelante.

Ahora en esta vista comenzaremos a ingresar los diferentes puntos otems que contendr el documento. En nuestro caso particular laestructura del documento es la siguienteCONTENIDOINTRODUCCINCAPITULO I: GENERALIDADES1.1. OBJETIVOS1.2. IMPORTANCIA1.3. ALCANCES Y/O LIMITACIONES1.4. RESUMENCAPITULO II: SITUACIN ACTUAL2.1. RESEA HISTRICA2.2. ORGANIZACIN DE LA EMPRESA2.3. VISIN Y MISIN2.4. DESCRIPCIN DEL SERVICIO2.5. PROCESO PRODUCTIVO O DE SERVICIO DE LA EMPRESA2.6. RECURSOS UTILIZADOS2.7. VOLUMEN DE PRODUCCCION O SERVICIO ACTUAL2.8. SITUACIN ACTUAL DEL REA DE ESTUDIO2.9. PROBLEMTICA DE LA EMPRESA RESPECTO AL AREA DE

ESTUDIOCAPITULO III: MARCO CONCEPTUALCAPITULO IV: METODOLOGA DEL PROYECTO4.1. FORMULACIN DEL PROBLEMA4.2. PREMISAS4.3. OBJETIVOS4.4. METODOLOGA UTILIZADA4.5. PROCEDIMIENTO4.6. DESARROLLO / EJECUCION4.7. RESULTADOS4.8. DISCUSIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOSCAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

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5.1. CONCLUSIONES5.2. RECOMENDACIONESANEXOSBIBLIOGRAFIAComenzaremos a ingresar los primeros 3 tems como se ve acontinuacin:

Se debe presionar la tecla ENTER o RETURN despus de cada uno paraingresar el siguiente.Ahora para ingresar el cuarto tem, debemos detenernos y tomar encuenta la jerarqua o nivel que presenta la estructura del documento, siapreciamos el cuarto tem Objetivos , en la estructura se encuentraformando parte del tercero por lo tanto debemos descender un nivel en la jerarqua, es decir al Nivel 2, esto se logra de las siguientes maneras:

o Presionando la tecla TAB o la combinacin ALT+MAYUSCULAS +

DERECHA ( Flecha Derecha )o Haciendo clic el botn Disminuir Nivel, de la barra de herramientasEsquema.

Con lo cual conseguiremos lo siguiente:

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Haciendo posible continuar registrando los dems tems que pertenecenal capitulo 1.

Pero en este punto nos volvemos a encontrar con un inconveniente,queremos ingresar el capitulo II, pero por defecto al presionar la teclaENTER este se coloca dentro del capitulo I. Para dar solucin a estonecesitamos subir un nivel en la jerarqua, es decir volver al nivel 1. Estose logra de la siguiente manera:

o Presionando la tecla MAYUSCULAS + TAB o la combinacin deteclas ALT+ MAYUSCULAS + IZQUIERDA ( Flecha Izquierda )

o Haciendo clic el botn Disminuir Nivel, de la barra de herramientasEsquema

Con lo cual obtendremos el siguiente resultado:

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Permitiendo el ingreso del tem siguiente, en nuestro caso Capitulo II.

Ahora que ya conoce como moverse entre los niveles de la jerarquaprocederemos de forma similar con los dems tems de la estructura deldocumento.

Se habr podido dar cuenta en la barra de herramientas Esquema de unCombo que muestra el nivel correspondiente a la ubicacin del cursor, pueseste combo tambin nos permite cambiar el nivel actual al que uno desee deforma mucho mas rpida

Tambin puede reordenar los tems (sea por un error al ingresarlos uotro motivo en particular) de la forma siguiente:

Para subir un temo Haga clic en el botn Subir de la barra de herramientas Esquema, o

la combinacin de teclas ALT + MAYUSCULAS + ARRIBA.

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Para bajar un temo Haga clic en el botn Bajar de la barra de herramientas Esquema, o

la combinacin de teclas ALT + MAYUSCULAS + ABAJO.

DEFINIR EL FORMATO Continuando con el desarrollo de la plantilla para el tipo de documento

Informe de Prcticas Pre Profesionales, y ya completado la estructura deldocumento, es necesario reparar en las caractersticas de formato quepresentaran los puntos o tems de la estructura, as mismo el textoindependiente, el texto en negrita, etc.

Pero nos encontramos con un problema aplicar cada una de lascaractersticas de formato a cada uno de los tems, as mismo recordar lascaractersticas que se le han aplicado, resulta ser algo muy engorroso.

Como solucionamos esto?Con otra caracterstica que se encuentra presente en las herramientas

ofimticas, la creacin y uso de estilos, lo cual nos permite agrupar un conjuntode caractersticas de formato bajo un nombre, poder aplicarlo sin tener querepetir cada uno de los pasos individualmente, y con el beneficio de poder reutilizarlo a travs del documento.

Para acceder al panel Estilos y formato , tenemos las siguientesalternativas:

Seleccionar el men Formato y clic en Estilos y Formato

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Haciendo clic directamente en el botn Estilos y Formato de la barra deherramientas Edicin.

O si se encuentra cargado el panel de tareas seleccionarlo directamente.

Ahora que ya conocemos como acceder a este panel, continuaremoscon la creacin de un nuevo estilo, continuando con el ejemplo, crearemos unnuevo estilo llamado MiParrafo, el cual nos servir para definir lascaractersticas de formato que tendrn los prrafos dentro del documento. Elprocedimiento es el siguiente:

Pulsamos el botn Nuevo Estilo.

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Lo cual cargara el formulario que nos permitir ingresar un nuevo estilo,este formulario cuenta con muchas opciones, pero no es necesarioconfigurarlas todas para crear un nuevo estilo, solo aquellas que consideremosnecesarias. A manera de explicacin comentare algunos de los campos y quedebemos ingresar en ellos.

Nombre: En este campos debemos ingresar el nombre que queremosasignarle a nuestro estilo.Tipo de Estilo: Este combo nos permite seleccionar si nuestro estilo se

aplicara a un prrafo, un carcter, una tabla o una lista.Estilo basado en: Define el estilo del cual se tomaran las caractersticas

iniciales para nuestro estilo o aquellas que no hemos definido.Estilo del prrafo siguiente: Nos permite indicar cual queremos que sea

el estilo para el prrafo siguiente.

Entonces ingresamos el nombre MiParrafo, seleccionamos en Tipo deEstilo la opcin Prrafo, porque el estilo que estamos creando es paraaplicarlo a los prrafos del documento, seleccionamos en Estilo basadoen al estilo Normal, y en Estilo del prrafo siguiente el mismo estilo queestamos creando, para que as al terminar un prrafo con este estilo,este contine y no tengamos que volver aplicarlo al nuevo prrafo.

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Tambin creamos estilos para el texto en negrita ( MiNegrita), texto encursiva (MiCursiva ), de la misma forma como lo hemos hecho para el estilo Mprrafo. Tambin podemos crear cualquier otro estilo que consideremospertinente. Entonces tendremos una lista como se aprecia a continuacin:

Hasta aqu podramos dar por terminado esta parte, pero hay unproblema con el estilo Titulo 1, deseamos que este se encuentre centrado, paraeso debemos modificarlo. Esto se hace de la siguiente manera:

Haciendo clic con el botn derecho del Mouse sobre el estilo Titulo, locual mostrara un men desplegable, del cual seleccionamos la opcinModificar.

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En el formulario Modificar el estilo, cambiamos la alineacin haciendo clicen el botn Centrar, dejndolo as:

Si en algn momento, desea prescindir de algn estilo, bastara conhacer clic con el botn derecho sobre el mismo y seleccionar la opcin eliminar.Se preguntara porque esta opcin no estuvo habilitada para el estilo Titulo1,esto se debe a que Titulo1 es un estilo propio del Microsoft Office Word,utilizado internamente por el programa por lo que su eliminacin podra causar un malfuncionamiento del mismo. Lo mismo se aplica a otros estilos comoTitulo2, Titulo3, Normal, etc. De la misma forma como modifico el estilo Titulo1,puede hacerlo con otros estilos internos Encabezado, Pie de pagina, etc. si esque planea utilizarlos en etapas posteriores.

Como recomendacin, en la creacin y utilizacin de estilo, es buenomantener nombres cortos que tengan significado, porque los nombres largosocuparan mucho espacio de pantalla, lo que obligara a hacer undesplazamiento horizontal perdiendo algo de tiempo, tampoco es bueno tener una cantidad sin fin de estilos, porque esto hara perder la utilidad de usarlos,Se imaginar estar buscando en el listado un estilo entre 200? Claro que no,verdad.

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CREAR UN RESUMEN DEL ESQUEMATenemos la estructura, los estilos que definen las caractersticas de

formato de forma uniforme a los largo del documento, pero ahora necesitamosun resumen de la estructura del mismo, una tabla que nos permita mostrar la

estructura ordenada para una referencia y consulta rpida sobre su ubicacin.Frecuentemente la mayora de personas realiza este resumen demanera manual, navegando por el documento para capturar la estructura, suorden y en la mayora de casos su ubicacin (numero de pagina).

Los inconvenientes que acarrea esto, son la perdida de tiempo enubicar las secciones, y el mantener actualizado el orden y su ubicacin,imagnese que tiene un trabajo de 100 paginas y desea crear un resumen delcontenido, deber navegar por la cien paginas para saber exactamente en quepagina se encuentra cada tem que considere relevante colocar en su resumen.Y para dificultar esta labor, cada vez que actualice su documento sea por elingreso de nuevo contenido, o reorganizacin del mismo, tendr tambin queactualizar nuevamente su resumen. Lo que se necesita es un resumen que sepueda generar y actualizar de forma automtica.

Eso existe?Claro que si, y en MS Word se llama Tabla de Contenido , y es muy fcil

de usar y generar. Pero para ello debemos tener las siguientesconsideraciones:

La Tabla de contenido generara por defecto, el resumen de la estructurabasndose en los estilos Titulo1, Titulo2, Titulo3 Titulo9.

Recuerda que en la vista esquema ingresamos la estructura de nuestrodocumento de ejemplo, y este adoptaba el estilo Titulo1 por defecto, Titulo2 sidisminuamos un nivel, y as sucesivamente continubamos descendiendo enla jerarqua. Pues lo que hizo sin saber, es facilitar la creacin de la tabla decontenido, el cual es otro de los beneficios de utilizar la vistaEsquema .

Si cuando creo el documento, no utilizo los estilos Titulo1Titulo9, severa en la obligacin de personalizar la tabla de contenido agregando losestilos que desee aparezcan en el resumen y a la vez determinando sunivel de jerarqua en la tabla de contenido. Si us estilos o formato demanera indiscriminada en los diversos tems o puntos de la estructura desu documento, ser todo un tormento organizar su tabla de contenido.Por ello siempre es recomendado seguir la pauta de crear un esquemade forma previa al ingreso del contenido, ahorrndose dolores de cabeza(Vaya que si no lo dude, yo puedo dar fe de ello).La tabla de contenido puede personalizarse para una presentacinacorde a los gustos o requerimientos del documento, para ello tendremosque escoger entre los 7 estilos disponibles.La tabla de contenido generara la estructura y el nivel de detalle, deforma predeterminada, hasta el nivel 3 de la jerarqua, es decir incluirlos estilos Titulo1, Titulo2, Titulo3. Si deseamos incluir un mayor nivel dedetalle debemos especificarlo, el mximo nivel es el nivel 9.

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Bueno basta de teora, manos a la obra, para crear una tabla decontenido necesitamos ejecutar los siguientes pasos:

Seleccionar el men Insertar , desplegar el submen Referencia , yseleccionar ndice y tablas .

En el formulario ndice y Tablas , seleccionar la pestaa Tabla deContenido.

Seleccionamos las opciones que sean convenientes, en nuestro casodejamos las opciones por defecto, solo nos limitamos a cambiar elformato a Estilo clsico para darle una mejor presentacin. Una vezhecho esto haremos clic en el botn Aceptar.Si deseramos un mayo nivel de detalle en la tabla de contenido,

bastara con incrementar el valor en la opcin Mostrar niveles , de acuerdo alnivel deseado como se explico anteriormente.

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Ahora tendremos una tabla de contenido como esta:

Como se puede apreciar esta tabla presenta la estructura o esquema denuestro de forma ordenada y jerrquica, mostrando adems el nmero depgina y el relleno respectivo. Si es curioso, se estar preguntando que

significa el mensaje: Documento activo CTRL + clic para seguir hipervnculo.Esto quiere decir que presionando CTRL y haciendo clic en uno de los temsque aparecen en la tabla, iremos a la pgina donde se encuentre ubicado dichotem.

Ahora solo bastara con actualizar la tabla de contenido cada vez quehagamos alguna modificacin en el documento. Esto se hace de la siguientemanera:

Colocarse el cursor sobre la tabla de contenido.Pulsar el botn derecho del Mouse, esto desplegara un submen, deeste submen escoger la opcin Actualizar Campos .

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CREAR ENCABEZADO Y PIE DE PGINATodo documento debe contar con un encabezado y pie de pgina en el

cual se muestran algunos datos como el titulo del documento, el nmero depgina, el autor, etc.

Para insertar el encabezado y pie de pgina haremos lo siguiente:Seleccionamos el men Ver , pulsamos el botn izquierdo del Mouse,sobre la opcin Encabezado y pie de pagina . Esto nos permitirvisualizar tanto el encabezado como pie de pagina, cabe recalcar que alhacerlo, por defecto sea cual fuere la vista en que nos encontremospasaremos a la de Diseo de Impresin .

Esto har que se visualicen las zonas respectivas al encabezado y piede pgina, as mismo har visible tambin la barra de herramientasEncabezado y pie de pgina.

Ingresamos el texto respectivo a nuestro documento, en el caso delEncabezado ser Informe de Practicas Pre Profesionales.

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Y en el pie de pgina se incluir el nmero de pgina y la cantidad totalde las mismas, para hacer esto deberemos valernos de los botonesInsertar numero de pagina e Insertar numero de paginas de la barrade herramientas Encabezado y pie de pgina .

Una vez ingresado el encabezado y pie de pagina procedemos a hacer clic en el botn Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie depagina .Los datos consignados pueden variar de acuerdo a las preferencias o

requerimientos pertinentes.

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GUARDAR LA PLANTILLALo ltimo que nos falta es guardar el documento, pero para poder

reutilizarlo, debemos guardarlo como una plantilla, lo cual le brindara lacaracterstica de ser reutilizable, adems de caractersticas particulares

dependiendo la herramienta ofimtica.El procedimiento en MS Word es el siguiente:Seleccionar el men Archivo, clic en Guardar como Se visualizara el cuadro de dialogo Guardar como, en el campo Nombrede Archivo ingrese el texto Informe de Practicas y en Guardar comotipo: escoja la opcin Plantilla de documento.

Ahora solo bastara con hacer clic en el botn Guardar.Se estar preguntando porque no puede guardarlo como cualquier otro

documento, y la razn es que de hacerlo as, tendra que estar siempre

copiando y pegando dicho archivo, recalco archivo porque sino lo guarda comoplantilla solo es otro archivo mas, como cualquier otro documento que haredactado, o en su defecto teniendo el cuidado de grabarlo con un nombrediferente cada vez que lo utilice, sin mencionar que previamente estarbuscndolo para poder trabajar con el.

Si por el contrario, lo guarda como plantilla, estar disponible cada vezque lo requiera sin preocuparse de su ubicacin o de sobrescribirlo, porque segenerara automticamente un documento nuevo cada vez que lo abra.

Para usar la plantilla debemos:Seleccionar el men Archivo, clic en Nuevo esto cargara el panel

tareas Nuevo documento .En el panel Nuevo documento , en la seccin Plantillas, clic en En miPC

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Se cargara el formulario Plantillas , en la pestaa General,encontraremos la plantilla Informe de Practicas, que recin acabamosde crear, la seleccionamos y pulsamos el botn Aceptar.

Una vez pulsado el botn Aceptar, se creara un nuevo documentobasado en la plantilla.

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GLOSARIOEstilo: combinacin de caractersticas de formato, como fuente, tamao

de fuente y sangra, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuandoaplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al

mismo tiempo.).Nivel de esquema: Formato de prrafos que puede utilizar para asignar un nivel jerrquico (Nivel 1 a Nivel 9) a los prrafos del documento. Por ejemplo, despus vez asignados los niveles de esquema, puede trabajar con eldocumento en la vista Esquema o en el Mapa del documento.

Plantilla: Archivo o archivos que contienen la estructura y lasherramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseo de pginade los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word puede dar forma a un nico documento y las plantillas de FrontPage pueden dar forma atodo un sitio Web.

Vista de esquema: Vista que muestra los ttulos de un documento consangra para representar su nivel en la estructura del documento. La vista deesquema tambin puede utilizarse para trabajar con documentos maestros.

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