www.verizonconnect.com/nl 0800-3949042

FleetManagementBuyer’s Guide

2018

U moet weten hoe uw chauffeurs en monteurs presteren als ze achter het stuur van een bedrijfswagen zitten, en als ze op locatie aan het werk zijn.

Het merendeel van de bedrijven – ongeacht hoe groot en in welke branche – heeft wel technologie in huis die helpt bij het evalueren van de werkresultaten, en die aangeeft waar er verbeteringen nodig zijn.

GPS fleet management systemen voor wagenparken zijn hier een goed voorbeeld van. Hiermee kunt u eenvoudig volgen en beoordelen hoe uw chauffeurs het doen op de weg, waar ze zijn, hoe hard ze rijden, welke afstand ze hebben afgelegd, welke route ze nemen en welke kosten hieraan verbonden zijn.

Met deze handleiding kunt u de informatie verzamelen die u nodig heeft om het juiste systeem uit te zoeken. Waar moet u op letten bij leveranciers? En hoe zorgt u voor een succesvolle implementatie? Als u deze vragen kunt beantwoorden, is uw bedrijf al een flink eind op weg.

Vind een oplossing die bij u past

2

Bent u voor uw bedrijfsactiviteiten, uw omzet en de service aan uw klanten afhankelijk van uw chauffeurs en uw wagens? Dan is het essentieel dat u weet waar ze zijn.

3

Kostenbesparingen & omzetgroei meten

Eigenlijk kunt u niet zonder.

Kleine, dagelijkse activiteiten kunnen verreikende gevolgen hebben voor uw bedrijf, en meer impact hebben dan u denkt. Traagheid, slechte routes en zelfs onnauwkeurigheden in de salarisadministratie kunnen van invloed zijn op uw activiteiten in het algemeen, op de klantenservice en op uw bedrijfsresultaat.

Als u precies weet waar uw chauffeurs en uw wagens zijn, en wat er gebeurt terwijl ze op de weg zitten, is dat informatie van onschatbare waarde.

De grootste prioriteit van de meeste bedrijven is geld verdienen. Als u kunt zien welke invloed uw wagenpark heeft op uw inkomsten, kunt u meer geld verdienen zonder meer chauffeurs te hoeven inhuren, en zonder extra voertuigen of apparatuur te hoeven aanschaffen.

Productiviteit U kunt eenvoudig zien welke routes inefficiënt zijn en waar uw chauffeurs onnodige stops maken. Zo kunt u in de planning meer ritten kwijt.

Veiligheid Bekijk waar er onveilig wordt gereden – bijvoorbeeld te hard of te wild – en coach uw chauffeurs bijna in realtime, zodat u ongelukken en hoge boetes voorkomt.

Brandstof Bekijk waar u factoren kunt verbeteren die van invloed zijn op het brandstofverbruik en de brandstofkosten, zoals stationair blijven draaien en snelheidsovertredingen. Zo kunt u efficiënter werken, tegen lagere kosten.

Onderhoud Hou in de gaten welke voertuigen onderhoud nodig hebben, en voorkom ongeplande reparaties en verlies van productiviteit.

Facturering U kunt ervan uitgaan dat u klanten een kloppende factuur stuurt, met de juiste aankomsttijd op locatie en de juiste gewerkte uren.

Als u een wagenpark heeft, is bijna elke activiteit een uitgaven- of inkomstenfactor.

Met een GPS fleet management systeem krijgt u te zien wat de gevolgen zijn voor belangrijke factoren als:

Situatie #1: Lars wordt gebeld door een klant, die vertelt dat een monteur nooit is verschenen op de ingeplande serviceafspraak. Hij probeert de chauffeur te bellen, maar die neemt niet op.

Situatie #2: Een van de planners bij Lars wordt gebeld door een chauffeur die in de file staat, en die drie uur achterloopt op schema. De planner moet nu de dagplanning erbij pakken en alle wachtende klanten gaan bellen.

Situatie #3: De plaatselijke garage belt Lars en vertelt dat een wagen nog langer in de werkplaats moet blijven, omdat de schade groter (en duurder) is uitgevallen dan men had verwacht. Lars had erop gerekend dat hij die wagen vandaag weer zou kunnen gebruiken, omdat een ander voertuig een ongeluk heeft gehad en ook gerepareerd moet worden.

Situatie #4: Tijdens een werkbespreking vertelt het crediteurenteam dat de salarisadministratie gemiddeld vier uur per week duurt, en dat twee medewerkers volgende week op vakantie zijn.

Situatie #5: Lars komt bij de lunch een vriend van vroeger tegen, die politieagent blijkt te zijn. Hij vertelt Lars dat hij deze week twee van zijn chauffeurs heeft aangehouden omdat ze te hard reden – in een bedrijfswagen.

Misschien heeft u niet al deze situaties meegemaakt, zeker niet binnen één dag of week, maar ze laten wel zien wat voor chaos en verwarring er kan ontstaan, en wat het domino-effect voor het bedrijf als geheel is wanneer u geen GPS fleet management systeem gebruikt.

Met de juiste technologie krijgt u inzichten in de activiteiten van uw wagens. Zo kunt u uw chauffeurs helpen om veilig te werken, om de juiste routes te nemen, en om op tijd aan te komen bij de klant. Ook weet u wanneer een voertuig voor onderhoud naar de garage moet, en is er een goede koppeling tussen uw bedrijfsmiddelen en de backoffice.

Dit is Lars. Lars heeft een bedrijf met 15 voertuigen, 20 chauffeurs en 10 kantoormedewerkers.

Als zijn wagens de weg op gaan, vertrouwt hij erop dat zijn chauffeurs snel en veilig op de plaats van bestemming aankomen, in een goed onderhouden voertuig. Maar zeker weten doet hij het niet. Lars kan net als veel andere ondernemers te maken krijgen met de volgende situaties:

4

Ontdek uw opties

Hoeveel chauffeurs en voertuigen u ook aanstuurt, met een GPS fleet management systeem krijgt u praktische inzichten waarmee u goede en degelijke beslissingen kunt nemen voor uw bedrijf.

5

Met een GPS fleet management systeem kunt u uw wagenpark perfect in de gaten houden.

Aan welke kwesties kan ik met een GPS fleet management systeem iets doen?Kies een paar specifieke doelen die u met een GPS fleet management systeem wilt bereiken, bijvoorbeeld de veiligheid voor uw chauffeurs vergroten of de brandstofkosten omlaag brengen. Deel deze doelen met potentiële aanbieders. Zo kunnen zij laten zien hoe hun systeem helpt om die doelen te bereiken, en ziet u precies wat een systeem voor u kan doen.

Welke functies zijn het belangrijkst voor mijn bedrijf en mijn mensen?Ga na met welke systeemfuncties u en uw personeel het meest te maken gaan krijgen. Een goede live kaart functie is vaak het meestgebruikte onderdeel van een GPS fleet management systeem, maar denk bij het beheren van uw wagenpark ook aan rapportages, dashboards, benchmarks, trends en meldingen. Breng ook prioriteit aan in uw lijst van "musthaves", zoals een eenvoudige interface, makkelijk in te plannen en te exporteren rapportages, eenvoudig beheer van chauffeursgegevens, of een eenvoudige configuratie van beheerfuncties.

Welke kwaliteiten moet een leverancier hebben?Het is belangrijk om samen te werken met een leverancier die uw bedrijf goed kent, en die weet waar de pijnpunten, uitdagingen en doelen liggen. Uw leverancier moet een echte partner zijn. Bij de gesprekken met de diverse leveranciers en hun ondersteunend personeel krijgt u een goed idee of het "klikt", en merkt u vanzelf of u meer bent dan gewoon de zoveelste afnemer. Maak een lijst met kwaliteiten die een ideale leverancier zou moeten hebben, en gebruik die om een keuze te maken.

Wat is mijn budget?Bij het kiezen van de juiste leverancier en de juiste oplossing is het ook belangrijk om te weten hoeveel u per maand en per jaar kunt uitgeven. Als u een oplossing puur op basis van de kosten kiest, kunt u worden opgescheept met een systeem waarvan u veel functies niet gebruikt, of nog erger, een systeem waarin de functies die u nodig heeft ontbreken.

Wat is mijn tijdsplanning?Het implementeren van een GPS fleet management systeem kan tijd kosten. Als u een datum of een tijdsbestek in gedachten heeft voor de lancering van het systeem, moet u dit communiceren tijdens het demonstratieproces. Zo kan de leverancier u zo goed mogelijk verder helpen. Een leverancier zou in staat moeten zijn om in te spelen op uw behoeften en uw planning.

6

Het kan lastig zijn om te besluiten welke oplossing de beste is voor uw bedrijf.

De beste manier om hiermee te beginnen, is bepalen wat uw bedrijf wil en wat het nodig heeft. U kunt bijvoorbeeld deze vragen stellen:

Zichtbaarheid van uw mobiele werknemers betekent dat u:

• chauffeurs kunt coachen wanneer ze te wild of te hard rijden;

• voertuigonderhoud vooruit kunt plannen;

• klanten een factuur kunt sturen voor de exacte tijd dat er gewerkt is, op basis van aankomst- en vertrektijden;

• de brandstofkosten in de gaten kunt houden.

Bereid u voor op de demoDe live-demonstratie is een essentieel onderdeel van het keuzeproces.

U krijgt een diepgaande, echte inkijk in het systeem, en ziet zelf hoe u ervan kunt profiteren.

7

Maak voor de demo een lijst met vragen die u aan de verkoopadviseur wilt stellen.

Hieronder vindt u een paar vragen die u kunt gebruiken om alles uit een demo te halen:

Onderhoudscontract, garantie en kosten• Wat zijn de maandelijkse kosten per voertuig?• Hoe lang duurt jullie onderhoudscontract?• Hoe lang is jullie garantie op hardware?• Zijn er extra kosten voor upgrades

of functieverbeteringen?

Klantenservice• Hebben jullie de klantenservice uitbesteed of

verzorgen jullie deze zelf?• Hoe ziet het contact met de klantenservice er bij

jullie over het algemeen uit?• Wat is de operationele uptime van het systeem?• Als het systeem uitvalt, welke procedures

hebben jullie dan om te communiceren dat er uitval is en wanneer het systeem het weer doet?

• Hoeveel procent van de klanten verlengt hun contract bij jullie?

Training• Zijn er extra kosten voor trainingen?• Bieden jullie trainingen aan in meerdere formaten

(op internet, fysiek, instructievideo's etc.)?• Bieden jullie doorlopende trainingen aan?• Als wij nieuwe mensen inhuren, trainen jullie

ze dan in het gebruik van het systeem?

Gebruiksgemak• Hoe makkelijk is het systeem in het gebruik?• Zijn de data makkelijk te begrijpen?• Hoe makkelijk is het voor een beheerder

om het systeem te configureren?• Hebben jullie een mobiele app?

Installatie• Hoe lang duurt een installatie meestal?• Hoe lang kunnen mijn wagens niet rijden?• Kan de installatie plaatsvinden op een tijd

en een locatie die mij het beste uitkomt?• Werken jullie voor het installeren van de hardware

met een gecertificeerd netwerk van installateurs?

Referenties• Hoeveel klanten hebben jullie in mijn branche?• Kunnen jullie referenties overleggen die ik kan

bellen om te vragen wat ze van jullie systeem vinden?

8

Zorg dat uw vragen zich richten op de aspecten van uw wagenpark en uw bedrijf die u met het GPS fleet management systeem wilt verbeteren.

Maak uw keuzeNa een paar demo's en vraag-en-antwoordsessies met potentiële aanbieders is het tijd om een keuze te maken.

9

We weten dat dit geen keuze is die u even snel maakt. Er zijn waarschijnlijk meerdere factoren die hier een grote rol bij spelen.

10

Because there’s a lot of feedback to gather and listen to, now is a great time to make a pros & cons list for each vendor you’ve met. We've listed a few things to consider when making your decision:

Gebruiksgemak Toegankelijk via een computer of mobiel

apparaat Met een paar klikken toegang tot data over uw

wagens Gebruikers kunnen schermen aanpassen, op

basis van hun rol en hun machtigingen Beheerders kunnen informatie in het systeem

eenvoudig bijwerken Eenvoudig in te stellen live alerts, op basis van

wat uw wagenpark nodig heeft

Rapportages & dashboards Eenvoudig aan te passen, zodat gebruikers zien

wat ze moeten zien Een mogelijkheid om rapportages en

dashboards in te plannen, en te exporteren naar gebruikers en niet-gebruikers

Data die zodanig worden samengevat dat u er iets mee kunt

Installatie In te plannen op een tijd en een locatie die u

goed uitkomt, op basis van de beschikbaarheid van uw wagens

Flexibiliteit bij meervoudige installaties als bepaalde voertuigen niet beschikbaar zijn

Gecertificeerde installateurs, die getraind zijn in het installeren van GPS fleet management systemen

Training Wordt aangeboden in meerdere vormen

(online, fysiek, instructievideo's etc.) Eenvoudige toegang tot een helpdesk of tot

digitale middelen voor continue training Gaat in op de aspecten van het systeem die u

en uw team het meest gebruiken

Klantenservice Heeft statistieken over bijvoorbeeld de

gemiddelde reactietijd op e-mails, telefoontjes of online-chatsessies

Klantenservicemedewerkers zijn goed bekend met het product en kunnen goede ondersteuning bieden bij alle problemen die u tegenkomt

Vraag ook om feedback bij uw medewerkers. Zij gaan het systeem het meest gebruiken, dus hun ervaringen zijn van heel groot belang.

Dit is een goed moment om per leverancier een lijst met voors en tegens te maken, zodat u alle verzamelde feedback tegen elkaar kunt afwegen.

We hebben een lijst gemaakt met een aantal zaken die u moet meenemen in uw besluit.

Plan de implementatie

11

Het belangrijkste bij het plannen en implementeren van het systeem is dat u uw medewerkers meekrijgt in het proces.

Het implementeren van een GPS fleet management systeem kost tijd – zeker als u het goed wilt doen.

Neem voldoende tijd om werknemers te verzekeren dat een volgsysteem geen

"Big Brother" is, en leg uit wat de voordelen zijn voor hen en voor het bedrijf.

Wijs de aspecten van uw wagenpark aan die u wilt verbeteren (veiligheid, productiviteit, klantenservice, salarisadministratie, facturen etc.).

Ga na waarom bepaalde aspecten van het bedrijf niet hebben gepresteerd wat ze zouden kunnen presteren, en wat de operationele activiteiten rondom uw wagenpark hieraan kunnen bijdragen.

Zet wagenparkgerelateerde benchmarks op om uw toekomstige resultaten mee te vergelijken.

Gebruik bestaand beleid voor uw wagenpark als uitgangspunt.

Heeft u nog geen specifiek beleid voor uw wagenpark, stel dan een nieuw beleid op waarin de waarden en doelen van uw bedrijf tot uiting komen, en gebruik hiervoor de statistieken en gegevens die het GPS fleet management systeem voor u kan produceren.

Stel een communicatieplanning en een tijdlijn op voor de uitrol van het systeem binnen het team.

Met duidelijke en open communicatie kunt u zorgen dat sceptische medewerkers enthousiast worden.

Houd tijdens de voorbereidingen deze tips in het achterhoofd:

12

©2017 Verizon. Alle rechten voorbehouden.

Als u eenmaal een GPS fleet management systeem heeft geïmplementeerd, wilt u natuurlijk zo snel mogelijk resultaat zien.

Sommige resultaten kunnen al snel komen – denk aan veiligheid, brandstofkosten en de salarisadministratie – maar bij andere duurt het wat langer voordat u ze ziet en merkt. Geduld is het sleutelwoord. Stel benchmarks op, communiceer uw doelen en zorg dat er planningen en regels zijn waarmee u uw telematicasysteem nog effectiever maakt.

Hieronder vindt u een handig lijstje om de verbeteringen binnen uw wagenpark te meten:

Aantal voertuigen

Aantal chauffeurs/monteurs

Gemiddeld aantal uren en overuren

Gemiddeld aantal stops per dag per chauffeur/monteur

Huidige pijn- en verbeterpunten

Budget

We helpen u graag verder.

Mocht u verdere vragen hebben, laat het ons dan weten. Bel ons via 0800-3949042 of kijk op www.verizonconnect.com/nl.

Met deze gids hebben we u lijstjes en tips willen geven om te bepalen wat een GPS fleet management systeem kan doen voor uw bedrijf, en belangrijker, om u op weg te helpen bij het kiezen van de juiste aanbieder.

Slotopmerkingen