Aanleiding

De gemeente Twenterand heeft de komende jaren

behoefte aan meer en meer flexibele inzet van

medewerkers in de organisatie. Van de gemeente wordt

immers meer flexibiliteit gevraagd als gevolg van een

veranderende maatschappij, meer taken vanuit het rijk,

bezuinigingen en een terugtrekkende overheid. Daarnaast

is er voor de komende 15 jaar sprake van een omvangrijke

vervangingsvraag door vergrijzing en ontgroening in het

personeelsbestand. Met de uitstroom van oudere

medewerkers verdwijnt er veel kennis en ervaring. Daar

komt nog bij dat het werk van gemeenten de komende

jaren van minder uitvoerend naar meer kenniswerk

verandert. De grote vraag daarbij is of de beschikbare

medewerkers aan kunnen sluiten bij de veranderende

omgeving en organisatiedoelstellingen en of de gemeente

de komende jaren voldoende kwalitatieve medewerkers kan

aantrekken ter vervanging van uittredende medewerkers.

Tegelijkertijd willen medewerkers zich meer dan ooit

ontwikkelen en employable zijn. Employability staat voor

het meervoudig inzetbaar zijn van medewerkers.

Medewerkers hebben daarbij ondersteuning van de

werkgever nodig en willen weten wat de opleidings-,

loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden de komende jaren in

de organisatie zijn. De veranderingen zijn niet éénmalig

maar voortdurend. Kortom, het is nodig dat de

gemeentelijke organisatie in Twenterand zich wat het

strategisch HR-beleid betreft, meer dan tot nu toe, gaat

voorbereiden op de komende jaren.

Strategische personeelsplanning

Gemeente Twenterand

SPP helpt om zicht te krijgen op de organisatie en op

personele knelpunten in de toekomst. Personeel vormt

immers de belangrijkste kritische succesfactor van de

gemeentelijke organisatie. SPP legt de basis voor effectief en

toekomstgericht HRM-beleid. Het bevordert betere

beargumentering van beleidskeuzes, met name op het

gebied van in-, door- en uitstroom van personeel. Ook maakt

het organisaties succesvoller bij het werven en selecteren van

personeel. Met SPP kunnen we inspelen op de consequenties

van de ontwikkelingen in relatie tot de personeelsbehoefte

op de korte en lange termijn. Zodat we de gemeentelijke

taken kunnen blijven uitvoeren, goede

resultaten kunnen behalen en te zorgen dat we een goede,

moderne en interessante werkgever zijn.

Verkenning SPP

We zijn in mei 2014 gestart met een verkenning op SPP. De

procesbegeleiders van SPP hebben gesproken met

leidinggevenden, de OR, JAGT (jonge ambtenaren gemeente

Twenterand) over wat zij verstaan onder SPP, wat zij daarbij

belangrijke aandachtspunten vinden, welke kansen en

valkuilen zij zien, etcetera. Iedereen die we gesproken hebben

over SPP gaf aan dat interactie met en door de medewerkers

van groot belang is.

“Benut je potentieel”

Wat is Strategische personeelsplanning (SPP)?

SPP gaat over onszelf, ons werk, onze organisatie en de omgeving voor

nu en middellange termijn. Het gaat over reageren en anticiperen op

ontwikkelingen en optimale inzet van medewerkers. Het zoveel

mogelijk benutten van ieders talent zodat de organisatiedoelen ook in

de toekomst behaald kunnen worden en dat iedereen met plezier

werkt. Het benutten van het eigen potentieel zodat medewerkers hun

mogelijkheden ontplooien. Hoe ziet het toekomstbeeld eruit en welke

organisatie / medewerkers hebben we daarvoor nodig in kwantiteit en

kwaliteit? Hoe zit het met in-, uit- en doorstroommogelijkheden?

Vervolgens dan nog de vraag: wat is ervoor nodig om dat te bereiken.

Een actualisatie op de bestaande HRM-instrumenten en het faciliteren ervan.

Plan van aanpak SPP

Met de komst van de nieuwe gemeentesecretaris is SPP bij

Twenterand in een stroomversnelling gekomen. Het plan van

aanpak is door hem goedgekeurd en door het MT

vastgesteld. Van daaruit is gezocht naar een manier om SPP

interactief en op organische wijze vorm te geven. Die

interactieve manier hebben we gevonden in de werkvorm

met een koerskaart. Tevens zijn de leidinggevenden

gefaciliteerd om op een goede manier de dialoog met de

medewerkers aan te kunnen gaan.

Klankbordgroep SPP

De klankbordgroep SPP bestaat uit 19 collega’s vanuit de

gehele organisatie. Via een oproep hebben zij zich kunnen

aanmelden. Er wordt (indien nodig) maandelijks een kort

overleg gevoerd, waarbij de inhoud telkens anders kan zijn,

zoals:

het bespreken van de verkenning SPP;

het helpen bouwen aan de Koers- en Talentkaart;

het meedenken over het interne communicatietraject

(o.a. een inloopbijeenkomst en berichten op intranet);

een brainstormsessie over het onderwerp ‘ontwikkelen

en opleiden’ in Twenterand;

alert zijn binnen hun omgeving en signalen oppakken

of doorgeven;

meedenken tijdens het proces zodat tijdig bijgestuurd

kan worden.

Training motiverende gespreksvoering

Alle leidinggevenden en personeelsconsulenten hebben de

training motiverende gespreksvoering gevolgd. De training

bevatte onder andere de volgende elementen: afstemmen

en luisteren, leren werken met waarnemingsposities

(schakelen tussen de eigen positie en die van de ander), de

kunst van het vragenstellen, communiceren op het niveau

van waarden, criteria en overtuigingen en feedback geven en

ontvangen. De training wordt o.a. geborgd doordat de

leidinggevenden 2-wekelijks in het reguliere MT overleg een

half uur evalueren en ervaringen met elkaar delen.

Tafelsessies: Koerskaart + Talentkaart

Koerskaart

We hebben gezocht naar een manier om op een

laagdrempelige manier het gesprek met elkaar aan te gaan

Strategische personeelsplanning

Gemeente Twenterand

over de talenten en ontplooiingsmogelijkheden van elkaar

en van jezelf. We hebben dit gevonden in de speelse en

interactieve werkvorm van de Koerskaart (zie

www.koerskaart.nl). Vanwege ons doel en het proces dat we

voor ogen hadden, hebben we gekozen voor een eigen

Koerskaart, een zgn. Koerskaart op Maat.

Koerskaart zegt hier zelf over: “De Koerskaart is een

laagdrempelig middel om een inhoudelijk thema te

verdiepen door diepgaande dialoog teweeg te brengen

tussen mensen. Door samen te werken aan een gezamenlijk,

zichtbaar doel opent dit de deuren voor een open en

constructief gesprek. Zelfs tussen mensen die niet gewend

zijn aan samenwerken!”

Talentkaart

We willen medewerkers vooral zelf de regie laten houden

en hun ontwikkeling en beweging stimuleren. Daarom is

aanvullend op de Koerskaart een Talentkaart ontworpen.

De vraagstelling op de Talentkaart is grotendeels gelijk

aan de vragen op de Koerskaart. Op de Talentkaart kan de

medewerker invullen wat hij/zij uit de tafelsessie en uit eigen

bevindingen heeft gehaald voordat hij/zij het vervolggesprek

met een leidinggevende aangaat. Er komt onder andere op te

staan welke ontwikkelingen degene in zijn omgeving ziet en

welke kans dit biedt, welke talenten hij of zij volgens de

tafelgenoten heeft en volgens zichzelf, welk talent de

medewerker nog willen ontplooien, welke ambitie en hoe zijn

of haar talent in de toekomst nog beter ingezet kan worden.

De medewerker heeft zelf de

regie over de eigen

talentkaart.

“Benut je potentieel”

Strategische personeelsplanning

Gemeente Twenterand

Talentkaartgesprek

De medewerker neemt de eigen talentkaart mee naar een

‘talentkaartgesprek’ dat binnen twee weken na de Tafelsessie

gepland wordt met bij voorkeur de eigen of eventueel een

andere leidinggevende. Vervolgens gaan zij hierover met

elkaar in gesprek. Het gesprek gaat over het potentieel van

de medewerker (actueel en toekomstgericht). Soms wordt

ervoor gekozen om het gesprek te laten voeren door een

andere (dan de eigen) leidinggevende. Heel praktisch

vanwege de verdeling in aantal medewerkers per

leidinggevende, echter ook omdat SPP een gezamenlijk iets

is. De uitkomsten per afdeling worden uiteindelijk weer met

elkaar gedeeld. Alle leidinggevenden hebben een

communicatietraining gehad om een dergelijk gesprek over

de Talentkaart te kunnen voeren.

Samen met de medewerker wordt besproken wat er

op de Talentenkaart staat en of het verhaal compleet is.

Ook gaat de leidinggevende het gesprek aan hoe de

medewerker op dit moment zijn/haar werk ziet en welke

ambitie en ontplooiingswensen de medewerker heeft. De

medewerker ontvangt vervolgens feedback van de

leidinggevenden en eventueel kunnen afspraken gemaakt

worden welke stappen er op zowel korte als lange termijn

genomen worden. Voor begeleiding van de medewerker én

van de leidinggevende zit een personeelsconsulent aan tafel.

Zij hebben dezelfde training als de leidinggevenden gevolgd.

Na afloop van het gesprek geven leidinggevende en

personeelsconsulent elkaar feedback op de gespreksvoering.

“Benut je potentieel”

Na de tafelsessie kan de medewerker de Talentkaart

aanvullen door deze bijvoorbeeld mee naar huis te nemen,

naar vrijwilligerswerk of naar vrienden om nog meer input

op zijn of haar talenten te krijgen. De medewerker neemt de

ingevulde talentkaart vervolgens mee naar het gesprek met

een leidinggevende en een personeelsconsulent.

Tafelsessies

Alle medewerkers zijn verdeeld over 7 tafelsessies waarbij

telkens maximaal 6 tafels met 6-8 personen tegelijk

deelnemen. De deelnemers worden begeleid door de

personeelsconsulenten en de procesbegeleiders SPP.

De tafelsessies worden gehouden in een tweewekelijkse

cyclus, namelijk op de maandag/dinsdag de tafelsessie en

daarna binnen 2 weken het (individuele) vervolggesprek met

een leidinggevende en een personeelsconsulent.

Een tafelsessie is een gemengde tafelsetting, dat wil zeggen

dat de medewerkers afdelingsoverstijgend zijn ingedeeld. Er

kunnen dus ook ‘onbekende’ collega’s aan tafel zitten.

Daarnaast moeten minimaal 2 personen elkaar werk- of

procesgerelateerd kennen. Ook is bij de indeling rekening

gehouden met een spreiding over de betrokken

leidinggevenden vanwege het vervolggesprek dat binnen

2 weken na de tafelsessie volgt.

Ontmoetingspunten

Een ontmoetingspunt is een wisselende fysieke plek in de

organisatie waarbij collega’s even kort (maximaal 15

minuten) bij elkaar kunnen komen om persoonlijke

ervaringen uit te wisselen over de Tafelsessie en deze te

delen met collega’s die nog deel gaan nemen aan een

Tafelsessie. De plek wordt 2 wekelijks bekend gemaakt op

intranet en visueel gemaakt door onderstaande afbeelding

letterlijk op de grond als ‘punt’ neer te leggen. Ook kunnen

dan vragen gesteld worden aan collega’s van het cluster

P&O en eventueel een leidinggevende.

Totaalbeeld

Uiteindelijk vormt de uitkomst van alle Talentenkaarten en

de gesprekken met leidinggevenden een totaalbeeld van

wat onze organisatie aan talenten en wensen in huis heeft.

Het voorgaande is input voor de te houden vlootschouw.

De leidinggevenden krijg met dit proces input om het

potentieel in hun team of afdeling in beeld te brengen en te

toetsen aan de in gang gezette organisatieontwikkeling

(Noties op de organisatie / Heroriëntatie organisatie

Twenterand). Dit wordt met elkaar uitgewisseld. HR-

instrumenten kunnen vandaaruit ingezet worden en SPP kan

binnen de reguliere HR-cyclus worden opgenomen

waardoor het een continu proces wordt waarmee goede

resultaten voor Twenterand worden behaald. Daarmee wordt

SPP Strategische PersoneelsOntplooiing (SPO)

‘Als je doet waar je goed in bent en wat je leuk vindt,

profiteert de organisatie het beste van je talenten,

maar kom je zelf ook het beste tot je recht.’

Ingezette communicatie en interactie, o.a.:

klankbordgroep;

gezamenlijk bouwen aan Koerskaart en Talentkaart;

intranet;

ontmoetingspunten;

tafelsessies medewerkers met elkaar;

vervolggesprek talentkaart medewerkers met

leidinggevende en personeelsconsulent;

contacten met OR;

2 wekelijks halfuur in MT+, evalueren en

voortgangsbespreking

Benut je potentieel

Door op strategisch niveau naar personeel te kijken, kan

worden bepaald:

wat de huidige stand van zaken is m.b.t kennis,

kwaliteit en potentie van huidige medewerkers;

Strategische personeelsplanning

Gemeente Twenterand

wat over drie tot vijf jaar de kwantitatieve en

kwalitatieve personeelsbehoefte is;

hoe de personeelsomvang zich in die drie tot vijf jaar

ontwikkelt;

wat mogelijk en nodig is om de verschillen te

overbruggen.

Welke invloed heeft SPP op medewerkers?

Het beste uit jezelf halen als medewerker ten gunste

van de organisatie. Het kunnen ontdekken en inzetten

van nog verborgen en niet-functie-gerelateerd talent.

Vergroten kansrijkheid om de door de medewerker

gewenste toekomst te realiseren, door aan te passen

en te vernieuwen. Flexibiliteit, mobiliteit,

aanpassingsvermogen, ambitie en het potentieel voor

medewerkers om zich verder te ontwikkelen, ongeacht

binnen of buiten de organisatie.

Medewerkers weten en zijn betrokken bij welke kant

de organisatie opgaat, of daarin plaats voor hen is en

wat dat in hun kennis en kunde (werk) vraagt.

Stimuleren en faciliteren van een bredere inzetbaarheid

van medewerkers (wellicht mogelijke taakroulatie,

taakverbreding, tijdelijke klussen).

Het vervolg

Het verder bevorderen en faciliteren van de

employability / inzetbaarheid van medewerkers

Het bevorderen van de instroom van jongeren

Het bevorderen van duurzaam werken voor ouderen

Het moderniseren van arbeidsvoorwaarden

Het bevorderen van het nieuwe werken

Door onder andere:

Digitalisering HR-cyclus en koppelen P&C-cyclus

Eigen regie op je personeelsinformatie en

loopbaanontwikkeling

Verkenning ‘ontwikkelen en opleiden’ voor een

strategisch opleidingsplan

Ontwikkeling van een klussenbank (vinger opsteken)

om kansen te bieden

Meeloopmogelijkheden, mogelijkheden om als

medewerker mee te lopen met iemand in een andere

functie

Leer je collega: kennis- en kundeoverdracht

“Benut je potentieel”