Duurzaam werkenPapierloos Vergaderen

Friso van den Berg, 26 juni 2013

Agenda

• Vergaderen

• Hoe kan technologie

helpen?

• Papierloos vergaderen

definitie

• Oplossingen en aanbieders

• Waar wordt dit gebruikt?

• Functionaliteiten

• Fiscaal• En zijn we er dan?• Wat wil de doelgroep?• DMS• Uiteindelijke doel?• Devices• En hoe nu verder?• Project• Demo

Vergaderen wat is dat?

Een vergadering =

een bijeenkomst van 3 of meer mensen

met gemeenschappelijke doelstellingen

waar interactie en communicatie het belangrijkste middel is om dit te bereiken

Vergaderen

35% van onze beroepsbevolking vergadert

25% van hun werktijd

De meeste vergaderingen beginnen ook nog eens TE LAAT……

of lopen juist uit

Deelnemers zijn vaak onvoorbereid

en na de vergadering gebeurt er (te) weinig

Hoe kan technologie helpen?

• Digitale werkomgeving• Centrale voorbereiding• Delen van documenten• Actielijsten digitaal• Online vergaderen/conference call• Chat en videochat• Geeft inzicht in feiten (Management Informatie

Systemen)

• GEEN E-MAIL!!!!!!!

Papierloos vergaderen (definitie)

• Vergaderen zonder papier

• Op een elektronisch device (laptop, PC of tablet)

• Via een beveiligde omgeving

• Overal en op elke plaats

Oplossingen

• Veel verschillende oplossingen in de markt

• On- en off premise

• Verschil in functionaliteiten en ontsluiting

• Verschil in kosten

Aanbieders (er zijn er veel meer)

Waar wordt dit dan gebruikt?

• Overheid (gemeenteraden, provinciale staten, 1e kamer, belastingdienst)

• Profit en non-profit– PKN– Imtech– ING– Etc etc

Welke functionaliteiten zijn belangrijk?

• Back Office (secretariaat)

• Verschillende profielen (rechten)

• Alle documenten digitaal (!)

• Off- en on-line werken• Annotaties– Delen– Op server en lokaal

• Versie beheer• Zoekfunctie• Workflow• Encryptie• Centraal Beheer• Multi platform (?)• Eenvoud in gebruik en

benadering• …….

Fiscaal

• Criteria: 90% zakelijk gebruik– Hoe aantoonbaar?

• Niet aantoonbaar? dan betaald werkgever belasting

• Verstrekkingen tablet vallen onder WKR– 1,4% van de loonsom besteden aan vergoedingen en

verstrekkingen medewerkershttp://www.rijksoverheid.nl/nieuws/2013/01/24/werk-ipads-medewerkers-belastingdienst-vallen-onder-werkkostenregeling.html

En zijn we er dan?

• Om volledig papierloos te kunnen werken is meer nodig veel verschillende mogelijkheden

Wat willen de verschillende doelgroepen?

• CEO: “Information at my fingertips

• Manager: “business processen optimaliseren”

• ICT Manager: “maar wel binnen mijn infrastructuur”

• CFO: “wel onze bestaande resources opnieuw gebruiken”

Document Management Systeem

• Een DB waarin beschrijvende kenmerken, metadata, van documenten worden opgeslagen en makkelijker terug te vinden zijn aan de hand van die kenmerken

• Documenten zelf worden ook in de betreffende database worden opgeslagen

Specifieke kenmerken DMS

• Documenten opslaan om op deze wijze te voldoen aan wet- en regelgeving– ISO9001 etc.– Archiefwet– ……

• Ontsloten via een desktop applicatie of applicatie op tablet• Full-tekst zoeken • Versiebeheer• Routing (workflow)• Archivering

En de gebruiker????

Verschillende oplossingen

Uiteindelijke doel?

En waarom?

• Kostenbesparing– Print- en papierkosten– Mailverkeer– Minder printers/MFP’s

• Efficiënter werken• Informatie overal en altijd beschikbaar• MVO• Veiligheid

Wat hebben we eigenlijk al?

• IBM Connections• Microsoft Sharepoint (foundation)– Clever Nieuw

• AFAS software– Finance– HRM (januari 2014)– DMS??? voorziet in behoefte?

• BlackBerry 10 (MDM = Mobile Device Management• Citrix Go To Meeting LJ&R pilot

Devices

• Meest voorkomende keuze: tablet

• Veel verschillende tablets op de markt feitelijk op dit moment maar twee serieuze kandidaten qua OS:– IOS (Apple)– Android (o.a. Samsung

• Windows 8 voorzichtig in opkomst– Surface RT en Surface Pro

En hoe nu verder?

• Openstaande vragen:– DMS of Social Collaboration selectie– Pakket selectie papierloos vergaderen– Device keuze– Functionele behoefte in kaart brengen– Architectuur keuzes

• En als dat gebeurt is?

Project

• Na groen licht van beslissers

• ICT en I&A gaan i.s.m. stake holders selectie maken maximaal 3/4 aanbieders

• Presentatie en keuze start pilot

• Pilot 3 maanden definitieve beslissing

• Implementatie

Vragen ?

www.legerdesheils.nl

www.werkenbijhetlegerdesheils.nl