The R€Activity Method©

2010

Focus op kosten:

Personeel duurste kapitaal:

- Inzet/ productiviteit personeel

- Flexibilisering van personeel

- Zelfmanagement, -ontwikkeling medewerker

- Gezond werken

Gebruik van dure Capaciteiten

Materialen en goederen

Kwaliteit en veiligheid

Marktwerking

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

€ !

€ ?

€ !€ !

Personeel duurste kapitaal:

Gebruik van dure Capaciteiten :

Materialen en goederen

Kansen: Snel kosten reduceren?

Blijvend kosten besparen?

Optimaal gebruik van allecapaciteiten?

Snelle doorstroomtijden van patiënten?

Beheersen, forecast?

Verantwoordelijk, betrokken en tevreden personeel?

Zelfmanagement en ontwikkeling medewerker?

Daling ziekteverzuim?

Verlaging externe flex inzet?

3% - 5%

Uiteindelijk ruim 7%

Gemiddeld ca 95%

12% - 15%, meer productie of reductie van capaciteiten?

Voorspelbaarheid ca 93-95%

Significante toename van een postieve werkattitude

Individuele ontwikkelingscurve en inzicht in prestatie niveau

Tot meer dan 50%

Tot ca 50%

Gevolgen oplossen?

Of……:

Oorzakelijk veranderen?

“Dè uitdagingen 1.”

Maak het onvoorspelbare voorspelbaar

Integraal Productiegerelateerde JUS-planning

Integrale afstemming capaciteiten

“One-time-delivery”

“One stop shopping”

STAFFCap.

Mngt.

zorg

ICT

NMW

IT “Backbone”meer dan een “programma!”

NieuweManier

van Organiseren

NieuweManier

van Denken

Nieuwe Manier

van Werken

“Wij zijn allen radertjes in een uurwerk, alle radertjes hebben hun

eigen vorm en functie,

omdat de radertjes op elkaar inhaken èn afgestemd zijn,

loopt de klok op tijd”

(R.A.J.M. Hendricks MHA, oktober 2006)

“Dè uitdagingen 2.”

Middelen

Capaciteiten

Personeel

Middelen

Capaciteiten

PersoneelMiddelen

Capaciteiten

Personeel

Middelen

Capaciteiten

Personeel

Integrale afstemming

TOOLS:

Harmony–Planning & Module B & I, Ortec

Business Data Warehouse SAP

R€Active Methode© :

- Methode Capaciteitscalculatie/ forecast/ trends ©

- Methode Processtandaardisatie ©

- Rekenschapmodel formatie ©

- Methode “Matching arbeidstijden”©

- Model Integraal capaciteitsbeheer©

Aanpak

IT-Planning

&

R-methode

Business Data warehouse

&

R-methode

R-methode

&

Harmony

Harmony

Jaarplanning

conform JUS

SAP Data- & Trend analyse

Cap. & Ftetoekenning

Realisaties Productieafspraken

Wachtlijsten

Jaartoekenning

per specialisme

Productieplan capaciteiten &

Fte norm

Integraal Productie

gerelateerd rooster

Enquête

Interviews

Standaardisatie

Matching AT

Rekenschapmodel

Nieuwe

Manier van

werken

BDW

VRAAG

GESTUURD

Projectmatige aanpak vereist

Jaartoekenning

per specialisme

Jaartoekenning

per specialisme

Jaartoekenning

per specialisme

Jaartoekenning

per specialisme

Poli Onderzoek Behandeling Verplegen

Productieplan

capaciteiten

Fte norm

Productieplan

capaciteiten

Fte norm

Productieplan

capaciteiten

Fte norm

Productieplan

capaciteiten

Fte norm

Agendaplanning Agendaplanning Agendaplanning Agendaplanning

HARMONY

Prod. gerelateerd

rooster

HARMONY

Prod. gerelateerd

rooster

HARMONY

Prod. gerelateerd

rooster

HARMONY

Prod. gerelateerd

rooster

Goederen Goederen Goederen Goederen

Patiënt Patiënt Patiënt Patiënt

Praktijk: Integraal capaciteitsmanagement

VRAAGGESTUURDE ORDER COMMUNICATIE

TOCCENTRALEMonitoring & Sturing

DECENTRALEUitvoering & Verantwoordelijkheid

CM SD

CM VC

CM BC

Proces CHIRURGIE

Proces ORTHOPEDIE

CMVC

Proces GYNAECOLGIE

Proces INTERNE

Proces NEUROLOGIE

Proces GERIATRIE

Proces OOGHEELKUNDE

Proces UROLOGIE

Proces ETC. ETC.

Proces CARDIOLOGIE,

Medische staf

Directie

Succesfactoren

Top-down:

Opdracht & kader

Draagvlak:

Informatie alle partijen

Toegang:

Data

PDCA

Blue printINSTRUCTIE & INFO

CONCLUSIE

&

VERIFICATIE

De juiste Tools !

De Praktijk:

Diversiteit in processen

Benaderingswijze tè specialisme en ziektebeeld georiënteerd

Logica in opeenvolging divers

Ontbreken eenduidige meetwaardes

Historische perceptie

1.1. Redesign: Forecast“Maak het onvoorspelbare voorspelbaar m.b.v. SAP”

Tijd x aantallen patiënten

Poli: 12 min X 780 pt = 9.480 min = 158 uurOnderzoek: 15 min X 285 pt = 4.275 min = 71 uur

Behandeling: 50 min X 133 pt = 6.650 min = 111 uur

Verplegen: 8.900 min X 133 pt = 1.183.700 min =19.728 uur

Tijd x aantallen personeel

Poli: 158 uur = 19,75 werkdagen: 1,53 fteOnderzoek: 71 uur = 8,88 werkdagen: 0,55 fteBehandeling: 111 uur = 13,88 werkdagen: 3,43 fteVerplegen: 19.728 uur = 822,00 werkdagen: 20,82 fte

27,4 bedden

Inzicht op afstemming:Personeel – Capaciteiten - Goederen

ok cijfers 2007

2005 2006 2007 2002 2003 2004 2005 2006 2007 financieel resultaat

personeel

€ 3.674.698,00 € 4.005.840,00 € 4.284.389,00 € 4.104.158,00 € 4.191.762,00 € 4.412.948,00 budget

2,78% 1,12% 7,43% € 4.094.602,00 € 4.205.847,00 € 4.428.770,00 € 4.218.393,00 € 4.238.527,00 € 4.740.773,00 realisatie

resultaat -€ 644.659,00 -€ 454.439,00 -€ 303.406,00 € 71.620,00 -€ 165.975,00 -€ 645.250,00 materieel

€ 3.036.048,00 € 3.377.568,00 € 3.551.936,00 € 4.278.345,00 € 4.516.768,00 € 4.671.084,00 budget

-4,34% 2,64% 6,80% € 3.260.803,00 € 3.632.000,00 € 3.710.961,00 € 4.092.490,00 € 4.635.978,00 € 4.988.509,00 realisatie

2002/2003 2003/2004 2004/2005 2005/2006 2006/2007 2002 2003 2004 2005 2006 2007 productie cijfers

5,02% 4,72% -3,59% 1,67% 1,29% 11695 12282 12862 12400 12607 12770 aantal patienten OK

2,13% -2,86% -6,78% 0,66% -0,45% 17280 17648 17144 15981 16087 16015 aantal verrichtingen OK

2,69% 1,39% -2,33% 0,12% 0,12% 13894,78 14268,15 14466,68 14129,91 14146,83 14163,27 bezettingstijd OK

2,63% 0,64% -3,06% 0,14% 0,27% 8051,15 8263,10 8315,87 8061,02 8072,06 8093,96 snijtijd OK

0,77% 1,44% -1,10% -0,78% 2,53% 13134,83 13235,76 13426,22 13277,96 13174,74 13507,58 geplande OKcapaciteit

-0,92% 2,11% 13236,28 13114,06 13390,83 gerealiseerde Okcapaciteit

11450,23 ingeplande oktijd opname

4,74% -0,59% -3,29% 1,00% 3,54% 10787 11298 11231 10862 10971 11359 aantal reg patienten

8,37% 65,75% -5,70% 6,37% -13,75% 908 984 1631 1538 1636 1411 aantal spoed totaal

17,65% -34,74% 0 0 0 646 760 496 spoed inOKtijd

-1,83% 14,74% 0 0 0 546 536 615 spoedBuitenOKtijd

11,11% -11,76% 0 0 0 306 340 300 spoed inWeekend

15,75% -32,36% 0 0 0 743,61 860,76 582,25 bezSpoedinOKtijd

-0,35% 17,76% 0 0 0 654,42 652,12 767,93 bezSpoedBuitenOktijd

17,45% -12,53% 0 0 0 408,14 479,36 419,28 bezSpoedinWeekend

-1,37% 1,97% 0,00 0,00 0,00 12323,74 12154,59 12393,81 nettoBeztOK tijd (- spoed)

-2,22% -3,18% 1,31% -1,52% -1,16% 1,19 1,16 1,12 1,14 1,12 1,11 bezettingst /patient

-2,27% -3,90% 0,55% -1,51% -1,01% 0,69 0,67 0,65 0,65 0,64 0,63 snijtijd/patiënt

1,85% -0,79% -1,98% 0,92% -2,20% 0,61 0,62 0,62 0,61 0,61 0,60 snijtijd/okcapaciteit

1,90% -0,05% -1,24% 0,90% -2,35% 1,06 1,08 1,08 1,06 1,07 1,05 bezetting/ok capaciteit

-0,05% -0,74% -0,75% 0,02% 0,15% 0,58 0,58 0,57 0,57 0,57 0,57 snijtijd/bezettingstijd

0,91% 0,59% 0,98% -2,16% 2,92% 2524 2547 2562 2587 2531 2605 toegekende dagdelen

1,31% 0,16% -0,04% -1,14% 2,41% 2519 2552 2556 2555 2526 2587 gerealiseerde dagdelen

38 76 77 100 70 108 afgezegde dagdelen

33 77 71 68 65 90 ingevulde dagdelen

realisatie

6,62% -3,19% 14,60% 11,87% 6,51% 3348,48 3570,21 3456,39 3960,87 4430,83 4719,15 materieel / patienten

-2,23% 1,29% -1,92% -0,73% 11,48% 4230,75 4136,32 4189,88 4109,56 4079,62 4547,80 personele kst/patienten

1,68% -0,78% 5,55% 5,45% 8,89% 7579,23 7706,53 7646,27 8070,43 8510,45 9266,95 mat + pers / patienten

budget

5,90% 1,18% 24,43% 3,99% 2,36% 3139,56 3324,79 3364,09 4185,89 4353,00 4455,77 budget mat / patienten

4,14% 2,85% -1,02% 0,61% 4,64% 3786,58 3943,24 4055,54 4014,00 4038,53 4225,99 budget pers/ patienten

4,94% 2,09% 10,52% 2,34% 3,46% 6926,14 7268,03 7419,62 8199,90 8391,53 8681,76 budget mat + pers / pat

per patiënt

9,43% 6,03% 3,05% -1,58% 1,42% 6,74% realisatie / budget

6,65% 7,38% 2,74% -5,38% 1,79% 5,91% materieel real/budg patienten

5,94% 6,58% 1,15% -2,03% 1,49% 4448 4712 5022 5080 4977 5051 productie POK

30,50% 9,58% -3,17% -8,05% 1,69% 4639 6054 6634 6424 5907 6007 verrichtingen POK

12,36% -27,87% 42,62% 8,18% 0,78% 1982,51 2227,61 1606,82 2291,70 2479,26 2498,58 bezettingstijd pok

11,56% -3,79% -4,05% -11,58% -15,27% 5251 5858 5636 5408 4782 4052 productie POS

3,24% -1,02% -3,33% 2,52% -0,29% 40436 41745 41319 39943 40949 40831 CSA aantal sterilisaties

-25,43% -2,24% -2,52% 27,88% 7,96% 1797 1340 1310 1277 1633 1763 spoedsterilisaties

10,20% 14,32% -1,79% -3,71% 2,16% 4157 4581 5237 5143 4952 5059 pok sterilisaties

1.2. Redesign

Forecast

Analyse

OK data

Slechts:

Ca 4%-5% wijziging indicaties patiënten per jaar

..

Hoofdvestiging

Academisch ziekenhuis

..

.

.

.

.

..

.

.

.

.

..

.

.

..

.

.

.

.

.

.

1.3. Redesign: ForecastAdherentie

1.4. Redesign: ForecastPatiëntenaanbod SEH per 24 u. m.b.v. SAP

0

10

20

30

40

50

60

70

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

aan

tall

en

uren

Patienten per uur per dag vd week

zo

ma

di

wo

do

vr

za

1.5. Redesign: ForecastInzet verpleegkundigen/ artsen per 24 u. m.b.v. SAP

0

1

2

3

4

5

6

7

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

aan

tal

uren vd dag

seh vpk en arts seh per 24 uurbetreft arts vrijgesteld tbv seh

Reeks1 Reeks2

Conclusie: - Oorzaak lange wachttijden: te weinig medici - Dienst VPK kan minder zwaar genormeerd worden- Aanvraag voor een extra kamer: nu minus 1 !

1.6. Redesign: Forecast:Patiententraject post-SEH m.b.v. SAP

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

zo ma di wo do vr za

geen opgave

elders

OMC

observatorium

poliklinisch

huisarts

Eindconclusie: HAP, SEH en Observatorium blijken één bedrijf !

2.1. Redesign: “the blue print”Standaardisatie van processen

Alle wederkerende processen gemeten en in kaart gebracht

Wie doet wat, waar, wanneer en hoe?

Organiseer in logische opeenvolging op “vorm”

Werkomvang is herleidbaar naar 1 persoon à 8 uur

Vaste ijk- momenten in de dagstructuur

Afstemming in- en externe partijen

Triade modelProf. T.b.c. Poiesz

MOTIVATIE

CAPACITEIT GELEGENHEID

2.2. Redesign: “the blue print” “woonerfinrichting & -management”

“Woonerf inrichting”© werkproces èn werkplek

“Frontlijn sturing”

“Resulaat gericht management”:Herleidbaar werk naar 1 fte á 8 uur

“Common sense logica”

Voordelen: Prestatie / kennis niveau van medewerker wordt zichtbaar Ontwikkeling van expertise het nemen verantwoordelijkheid Minder directieve sturing, appèl op zelfmanagement Meer sociale en collegiale controle “Natuurlijke cultuurverandering” binnen werkplekken

3.1. Redesign: “the blue print”

“Matching Arbeidstijden”

Onderzoek: - Aanbod patiënten (BDW)

- Arbeidstijden

- Oorzakelijke beïnvloedingsfactoren

Afstemming aanbod patiënten - inzet personeel

Check m.b.v. Rekenschapmodel & Harmony

PDCA-cyclus voor fine-tuning en actualisaties

Voorbeelden:

Personeel start om 8.00 uur, patient aanwezig om 8.30………….…….?

8 OK-kamers effectief 8 uur,7 OK-kamers effectief 9 uur………..……?

Basis zorg start om 7.30 uur, Artsenvisite om 8 uur………………………?Ontbijt komt om 7.45 uur…………………?

bedden norm fte gem fte totaal fte totaal /gem

B 3 unit 1 cardio 16 0,75 1,125 13,5 12,00 12

ccu 1 1,5 1,5

totaal aantal bedden 0

30 0

17 0

gem pers norm per bed norm fte gem fte totaal fte totaal /gem

1,31 unit 2 ccu 9 1,5 1,5 19,5 13,00 13,5

eeh 4 1,5 6

norm nieuwbouw 0

39,375 0 33

13

afdeling datum versie totaal overzicht 31

formatie Fte uren dagen bruto beschikbaarheid 7746,75 40,6875 norm NB 32 beddden

beschikbaar bruto 33 1878 8 aantal bedden capaciteit 10950 30 netto beschikbaarheid 6462,13

totaal bruto 61974 7746,75 personeelsnorm per bed 1,31 norm pers inzet 7377,90

toegekende norm nieuwbouw 33 bezettingsnorm 100% verschil netto/ norm dagen -915,77

verschil 0 gemiddeld bedbezettings % (12 mnd) 100,00% fte tekort / teveel -4,40 tekort volgens norm personele inzet

functionarissen aantal uren totaal dagen totaal

Senior verpleegkundige 27,67 51964,26 6495,5325

Junior verpleegkundige 0 0 basisnorm 39,38 aantal bedden x personeelsnorm

Afdelingssecretaresse 1,54 2892,12 361,515

Afdelingsassistent 3 5634 704,25 productienorm 39,38 0,00 met gemiddelde bedbezetting s%

Schoonmaak medewerker 0,79 1483,62 185,4525 gemid bedbez x basisn 0,71 fte tekort tov basisnorm

0 0

0 0 werkelijke personeelsnorm per bed 1,31 bedden gedeeld door productienorm

0 0

0 0 workload indicator per dag

totaal 33 61974 7746,75 bruto 7746,75 aantal bedden : dagbezet

niet gewerkte uren is max workload 2,41 aantal bedden gedeeld door personeel/dag

vaste parameters

vakantieuren 5478 684,75 productienorm per dag 2,41 100% productienorm tegenover max workl

feestdagen 1320 165,00 gemid bedbez x max workl

55+ 0 0,00

subtotaal 1 6798 849,75

variabelen

overuren 0,00

bijzonder verlof 400 50,00 voorbeeld

ouderschapsverlof 0,00 kostenberekening uit sap

ziekteverzuim 4,0% 2479 309,87

opleidingsuren 600 75,00 budget personeel 800.000,00€ jaarbasis

symposia 0,00 realisatie personeel 780.000,00€

subtotaal 2 3478,96 434,87 9500 aantal ligdagen

SRH budget materieel 400.000,00€ 8000 aantal patienten

portefeuille 0 realisatie materieel 410.000,00€ 10950 aantal beddenbeschilkbaar = 27 x365

project 0 30 bedden x gemiddelde bedbezetting

subtotaal 3 0 0 kosten personeel per bed budget 73,06€ 10950 bedden x productie x365

eindtotaal 51697 1284,62 netto 6462,13 kosten personeel per bed realisatie 71,23€ 0 verschil tussen capacit en gem prod

norm personele inzet normformatie normformatie normformatie totaal kosten materieel per bed budget 36,53€ 0 verschil gedeeld door 365

maandag t/m vrij dagdienst dagen toaal late dienst nachtdienst kosten materieel per bed realisatie 37,44€

255 12,44 3172,2 5 1275 4 1020 5467,2 totale kosten per bed budget 109,59€ 0 verschil x0,75

Senior verpleegkundige 7 1785 3 3 totale kosten per bed realisatie 108,68€

Junior verpleegkundige 2 510 2 1

Afdelingssecretaresse 1 255 kosten personeel per patient budget 100,00€

Afdelingsassistent 2 510 kosten personeel per patient realisatie 97,50€

Schoonmaak medewerker 0,44 112,2

weekend en feestdagen kosten materieel per patient budget 50,00€

110 8,37 920,7 5 550 4 440 1910,7 kosten materieel per patient realisatie 51,25€

Senior verpleegkundige 5 550 3 3 totale kosten per patient budget 150,00€

Junior verpleegkundige 2 220 2 1 totale kosten per patient realisatie 148,75€

Afdelingsassistent 1 110

Schoonmaak medewerker 0,37 40,7

totaal norm personeel 4092,9 1825 1460 7377,90

B 3

4.1. Rekenschapmodel©

R.A.J.M. Hendricks MHA (2006)

Formatie toegekend

Netto fte behoefte

Workload indicator

Indicatieve kosten per patiënt:

personeel/ materieel

Non-productieveuren

Bedbezetting formatie verhouding

Netto fte beschikbaar

Calculaties:Per FTE

Per patientPer bed/ poli/ OK

Per jaar

5.1. Redesign: Productieplan & IT-jaarrooster JUSDirekte Loonkosten effect R€Active-methode ©

Jan

100

C

11

P

110

Feb

100

C

9

P

90

Mrt

100

C

12

P

120

Apr

100

C

11

P

110

Mei

100

C

9

P

90

Juni

100

C

11

P

110

Juli

100

C

8

P

80

Aug

100

C

5

P

50

Sept

100

C

11

P

110

Okt

100

C

11

P

110

Nov

100

C

12

P

120

Dec

100

C

10

P

100

Oud NiveauLoonkosten

Nieuw Niveau

Loonkosten

5.2. Redesign: Flexibilisering

1 FTE Bruto: 1878 uur

Netto: 1664 uur

Effectief: 1551 uur113 uur

16 uur BV

24 uur scholing

73 uur ZV

“Insensible loss” binnen OMC: ca 78,5 fte

NETTO-NETTO jaarrooster, BV, scholing, ZV, plannen en aanvragen uit deze “pool” alvorens externe oproep

- 2,2 miljoen euro DIRECT door HARMONY-planningssyteem

- 3,5 miljoen euro INDIRECT m.b.v.

Harmonyplanningssysteem, datawarehouse SAP,

Standaardisatie, Rekenschapmodel, “Matching” arbeidstijden en

(integraal) Capaciteitsbeheer

VC : Rekenschapmodel & standaardisatie: 48,5 ftePP: “Matching arbeidstijden”: 12,0 fteOK: Rekenschapmodel & capaciteitsbeheer: 18,5 fteLab: Rekenschapmodel & standaardisatie: 11,0 fte

90,0 fteProductiviteittoename VPK : 15 - 24%

Resultaten:

7,1 % blijvende loonkostenbesparing

+ “Insensible loss”: 78,5 fteZKh: Besparing flex inzet: ca 50 %

R€Activity- Method©

“Efficiency through Simplicity”©