Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven?

Casus: VRT – Archief- en Documentbeheer

25 april 2008 / Dries Vandaele

1 Korte voorstelling

2 Vóór 1998

3 Innovatie

4 Versie 1 - 1998

5 Versie 2 - 2007

6 Toekomst

Inhoud van de presentatie

Korte voorstelling

Staat in voor bewaring “papieren archief”

5 voltijdse medewerkers

3,8 strekkende kilometer archief, deel reeds naar ARA

Ongeveer 3.000 microfilms

Jaarlijkse aangroei 140 m

Actief interne bruikleenbeleid

Groot percentage semi-dynamisch en – statisch archief=> Regelmatige selectie

Continue berging

Vóór 1998

Depot:– Dozen worden gestempeld met KC en doosnummer

– Jaarlijks dichtschuiven Gevolg: gaten in de nummering

Archiefbeschrijving:– Getypte steekkaarten

– Beschrijving per doos

– Op KC-nummer

Vóór 1998

Innovatie

Opstart van eerste centrale databank

Slechts beperkte ondersteuning van ICT

Geen budget voor aankoop archiefbeheerssysteem

Geen pc-infrastructuur (netwerk pas in 2000)

Keuze viel op Filemaker Pro en aanmaak in eigen beheer

Innovatie

Voordelen eigen beheer:

– Zeer eenvoudig af te stemmen op lokale situatie

– Extra functionaliteit later toe te voegen

– Pragmatische oplossing

– Relatief lage kostprijs

– Continuïteit met voorgaande systemen

– Geleidelijke implementatie

– …

Innovatie

Nadelen eigen beheer:

– Continuïteit met voorgaande systemen

– Eventuele tekortkomingen worden meegenomen

– Pragmatische oplossing is niet altijd archivistisch gezien de meest ideale oplossing

– Beperking functionaliteit

– Door Filemaker Pro

– Door de ontwikkelaar

– Warm water telkens opnieuw uitvinden

– …

Versie 1 - 1998

Input gebaseerd op informatie steekkaart

Dienst ipv KC-nr.

Efficiënter beheer continue berging

Implementatie etiketten op dozen

Zoekmogelijkheden op alle velden

Invoeren in aparte werkbladen, dan import in centrale databank

Bruikleenadministratie

Versie 1 - 1998

Versie 1 - 1998

Versie 2 - 2007

Door de jaren aanmaak nieuwe databanken– Microfilm– Werkbladen

Gebruiksvriendelijkheid en overzicht

Problemen blijven echter– Budget– Beperkte ondersteuning ICT

Gevolg: Databankontwikkeling blijft in eigen beheer en in Filemaker Pro

Versie 2 - 2007

Centrale interface

Digitaal klassement, cfr. DAVID

Beschrijvingsdatabank– De datering wordt gesplitst

– Archiefvormer

– Meer gestandaardiseerde invoer

– Oud nummer

– Nummer toegekend door archiefvormer

Versie 2 - 2007

Register van overdrachten– Koppeling archiefdozen met overdrachtsdossier

Register van vernietiging

Bezoekersregistratie– Bezoekdata

– Geconsulteerde archiefstukken

Bruikleenadministratie verder uitgewerkt

Versie 2 - 2007

Versie 2 - 2007

Versie 2 - 2007

Versie 2 - 2007

Versie 2 - 2007

Toekomst

Verder uitwerken concept “archiefblok/archiefbestand”

Nazicht bestaande beschrijvingen

Meer gestandaardiseerde invoer

Gedetailleerde fiche archiefvormer

Algemene werking en mogelijkheden wat verfijnen

Lange termijn: alle mogelijkheden staan open