2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

29
ISO 23081, een ISO 23081, een nieuwe standaard nieuwe standaard voor recordkeeping voor recordkeeping metadata metadata Hans Hofman Hans Hofman Utrecht, 1 maart 2007 Utrecht, 1 maart 2007 Platform Overheid Meta- Platform Overheid Meta- informatie informatie

description

ISO 23081, een nieuwe standaard voor recordkeeping metadata, Hans Hofman Utrecht, 1 maart 2007 Platform Overheid Meta-informatie

Transcript of 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Page 1: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

ISO 23081, een nieuwe ISO 23081, een nieuwe standaard voor standaard voor

recordkeeping metadatarecordkeeping metadata

Hans HofmanHans Hofman

Utrecht, 1 maart 2007Utrecht, 1 maart 2007

Platform Overheid Meta-informatiePlatform Overheid Meta-informatie

Page 2: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Informatie / documentenInformatie / documenten

Dublin CoreOntologieën

ZoekenZoeken VindenVinden

BegrijpenBegrijpen GebruikenGebruiken

In stand houdenIn stand houden BeherenBeheren

Context informatie

Records management

Page 3: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Metadata ?Metadata ?

““Metadata is key to ensuring that resources will Metadata is key to ensuring that resources will survive and continue to be accessible into the survive and continue to be accessible into the future.” future.” (NISO, ‘Understanding metadata’, 2004)(NISO, ‘Understanding metadata’, 2004)

““A world of exhaustive, reliable metadata would A world of exhaustive, reliable metadata would be a utopia. It's also a pipe-dream, founded on be a utopia. It's also a pipe-dream, founded on self-delusion, nerd hubris and hysterically self-delusion, nerd hubris and hysterically inflated market opportunities.” inflated market opportunities.” (Uit: Cory Doctorow ‘Metacrap’, 2001)(Uit: Cory Doctorow ‘Metacrap’, 2001)

Page 4: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Advies Overheid.nl websiteAdvies Overheid.nl website

MetadataMetadata informatie die informatiebronnen beschrijft, informatie die informatiebronnen beschrijft,

toelicht, lokaliseert of op andere manier toelicht, lokaliseert of op andere manier ‘eenvoudiger’‘eenvoudiger’ vindbaar, bruikbaar of vindbaar, bruikbaar of beheerbaar maaktbeheerbaar maakt

Voor verschillende doelgroepenVoor verschillende doelgroepen Voor verschillende doelenVoor verschillende doelen

Page 5: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

OverzichtOverzicht

De standaard ISO 23081De standaard ISO 23081 Andere relevante initiatieven op terrein Andere relevante initiatieven op terrein

van metadatavan metadata Enkele aandachtspuntenEnkele aandachtspunten SamenvattingSamenvatting

Page 6: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

ISO RM Metadata Standard ISO RM Metadata Standard ISO 23081ISO 23081

Uitbreiding van ISO 15489 records Uitbreiding van ISO 15489 records management standaardmanagement standaard

Scope: beschrijven wat metadata zijn vanuit Scope: beschrijven wat metadata zijn vanuit records management en archief perspectief records management en archief perspectief en welke principes er aan ten grondslag en welke principes er aan ten grondslag liggenliggen

Niet het ontwikkelen van een nieuwe Niet het ontwikkelen van een nieuwe metadata set, maar uitleggen nut en doel metadata set, maar uitleggen nut en doel metadata en hoe je een set maaktmetadata en hoe je een set maakt

Page 7: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

ISO 23081: Metadata voor recordsISO 23081: Metadata voor records

Deel 1 Principes Deel 1 Principes Technische Specificatie gepubliceerd mei 2004Technische Specificatie gepubliceerd mei 2004 Nu goedgekeurd als ISO standaard; gepubliceerd januari 2006Nu goedgekeurd als ISO standaard; gepubliceerd januari 2006

Deel 2 Concepten en ImplementatieDeel 2 Concepten en Implementatie Publicatie verwacht: voorjaar 2007Publicatie verwacht: voorjaar 2007

Deel 3 Evaluatie instrumentDeel 3 Evaluatie instrument Publicatie waarschijnlijk eind 2008?Publicatie waarschijnlijk eind 2008?

Deel 4 Checklist en voorbeeldenDeel 4 Checklist en voorbeelden

Page 8: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

ISO 23081 deel 1ISO 23081 deel 1

Doelstellingen en definitie van RM Doelstellingen en definitie van RM metadata metadata

Rollen en verantwoordelijkhedenRollen en verantwoordelijkheden Relatie met andere metadata domeinenRelatie met andere metadata domeinen Beheer van metadataBeheer van metadata Typen metadata vereist in Typen metadata vereist in

overeenstemming met ISO 15489overeenstemming met ISO 15489

Page 9: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

RM metadata: DefinitieRM metadata: Definitie

““In het kader van RM zijn metadata gegevens In het kader van RM zijn metadata gegevens die de context, inhoud en structuur van die de context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en het management ervan in archiefbescheiden en het management ervan in de loop der tijd (beheer) de loop der tijd (beheer) (ISO 15489-1, sectie (ISO 15489-1, sectie 3.12) 3.12) beschrijven. beschrijven.

Als zodanig zijn metadata gestructureerde en Als zodanig zijn metadata gestructureerde en semi-gestructureerde gegevens die de creatie, semi-gestructureerde gegevens die de creatie, registratie, classificatie, toegang, bewaring en registratie, classificatie, toegang, bewaring en verwijdering van archiefbescheiden door de tijd verwijdering van archiefbescheiden door de tijd heen en binnen en buiten domeinen mogelijk heen en binnen en buiten domeinen mogelijk maken.”maken.”

Page 10: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

RM metadata: doelstellingenRM metadata: doelstellingen

Waarborgen archiefbescheiden als bewijs en zorgen Waarborgen archiefbescheiden als bewijs en zorgen ervoor dat ze toegankelijk en bruikbaar blijven ervoor dat ze toegankelijk en bruikbaar blijven

Leggen de logische relaties tussen de Leggen de logische relaties tussen de archiefbescheiden en de ontstaanscontext vast.archiefbescheiden en de ontstaanscontext vast.

Dragen ertoe bij dat archiefbescheiden geïnterpreteerd Dragen ertoe bij dat archiefbescheiden geïnterpreteerd kunnen wordenkunnen worden

Dragen ertoe bij dat authenticiteit, betrouwbaarheid Dragen ertoe bij dat authenticiteit, betrouwbaarheid en integriteit van archiefbescheiden wordt en integriteit van archiefbescheiden wordt gegarandeerdgegarandeerd

Dragen bij aan interoperabiliteit Dragen bij aan interoperabiliteit

Page 11: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Eisen voor records NEN-ISO 15489Eisen voor records NEN-ISO 15489

AuthenticiteitAuthenticiteit vastleggen van herkomstvastleggen van herkomst vastleggen van essentiële kenmerkenvastleggen van essentiële kenmerken documenteren van processendocumenteren van processen

BetrouwbaarheidBetrouwbaarheid vastleggen van ontstaanscontextvastleggen van ontstaanscontext

IntegriteitIntegriteit documenteren van processen (en uitkomsten)documenteren van processen (en uitkomsten) checksum, anderschecksum, anders

BruikbaarheidBruikbaarheid vastleggen van ontstaanscontextvastleggen van ontstaanscontext technische metadatatechnische metadata

Page 12: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Management van metadataManagement van metadata ProcessenProcessen

beheerbeheer Structuren: schema’s, gecontroleerde Structuren: schema’s, gecontroleerde

woordenlijsten, thesauriwoordenlijsten, thesauri gecontroleerde invoergecontroleerde invoer

Documentatie en definitiesDocumentatie en definities SystemenSystemen

opslag, beheer en presentatieopslag, beheer en presentatie RegistersRegisters

wegwijzerswegwijzers metadata over metadatametadata over metadata

Page 13: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Typen van metadataTypen van metadata

over het archiefstuk zelfover het archiefstuk zelf over bedrijfsprocedures, -beleid en over bedrijfsprocedures, -beleid en

mandaatmandaat over actorenover actoren over bedrijfsactiviteiten of -processenover bedrijfsactiviteiten of -processen over records management processenover records management processen

Page 14: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Bedrijfs-activiteiten

RecordsManagementactiviteiten

Mensen(Actoren)

Records

Geïntegreerd in

Creëren

Gebruikt door

voeren uitIs

gedocumenteerdin

Voeren uit

Documenteer,Beheer,Stel beschikbaar

Regelen

Definieert bevoegdheden

van

Verantwoorden uitvoering van

Mandaat

Page 15: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

relatie

gebruik

activiteitenplanbeheer-activiteiten historie

beschrijving

identiteit

Voor elke entiteit

Page 16: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

toekomstig (her)gebruik

onderzoekers

derden: burger, bedrijfsleven,journalisten, auditors, rekenkamer

publicatie (bijv. internet),openbaarheid

andere organisaties

samenwerking

organisatie

tijddimensieorganisatie-overstijgend

Page 17: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

ISO 23081-2, ISO 23081-2, Concepten & ImplementatieConcepten & Implementatie

Het bedrijfsperspectief (onderbouwing)Het bedrijfsperspectief (onderbouwing) Beleidsaspecten en verantwoordelijkhedenBeleidsaspecten en verantwoordelijkheden Ontwerpregels voor metadata schema’sOntwerpregels voor metadata schema’s Concepten als aggregatie en schaalbaarheidConcepten als aggregatie en schaalbaarheid Metadata model en generieke metadata Metadata model en generieke metadata

elementenelementen Ontwerp en structurering van een metadata Ontwerp en structurering van een metadata

schemaschema Implementeren van een metadata schemaImplementeren van een metadata schema Bijlage: voorbeeld van een schemaBijlage: voorbeeld van een schema

Page 18: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

OntwerpregelsOntwerpregels

EntiteitenEntiteiten Aggregatie (niveau’s) - schaalbaarheidAggregatie (niveau’s) - schaalbaarheid OverervingOvererving Modulariteit/ uitbreidbaarheidModulariteit/ uitbreidbaarheid Interoperabiliteit van metadata setsInteroperabiliteit van metadata sets

Page 19: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

23081 Part 3, evaluatie 23081 Part 3, evaluatie instrumentinstrument

Draagt bij tot beter begrip van deel 1en tot Draagt bij tot beter begrip van deel 1en tot identificeren van risico’sidentificeren van risico’s

Te gebruiken voorTe gebruiken voor zelf ontwikkelde metadata schema’szelf ontwikkelde metadata schema’s evaluatie van bestaande systemenevaluatie van bestaande systemen producten van leveranciers producten van leveranciers

Proef: evalueren van enkele schema’s Proef: evalueren van enkele schema’s In samenwerking met InterPares projectIn samenwerking met InterPares project

Page 20: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

InterPARES 2 Description InterPARES 2 Description Cross Domain GroupCross Domain Group

Beschrijving van metadata sets/schema’sBeschrijving van metadata sets/schema’s In hoeverre ondersteunen ze de ISO In hoeverre ondersteunen ze de ISO

23081standaard: 23081standaard: wat zijn sterke en zwakke kanten?wat zijn sterke en zwakke kanten?

Analyse op basis van Analyse op basis van criteria vanuit InterPARES ISO 23081 – 1

Metadata schema register: MADRAS http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/madras/

Page 21: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archiefhttp://www.mapageweb.umontreal.ca/turner/meta/english/metamap.html

Page 22: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Andere verwante projectenAndere verwante projecten

Clever Recordkeeping Metadata Project in Clever Recordkeeping Metadata Project in Australia (NAA, SRANSW, ASA, Monash, Australia (NAA, SRANSW, ASA, Monash, samen met (UCLA)samen met (UCLA)

San Diego Supercomputer Center meta tool San Diego Supercomputer Center meta tool initiatieveninitiatieven

TC10 (ISO 82045 metadata for technical TC10 (ISO 82045 metadata for technical documentation), TC171 (scanned images, documentation), TC171 (scanned images, document management), e-commerce (e.g. document management), e-commerce (e.g. OASIS)OASIS)

Page 23: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

CRKM Metadata Broker v-nCRKM Metadata Broker v-n

Records Management Application

Archival Management Application

Learning Object Portal

Other Portals

Web Management

Systems

Archival Gateway

Email and Desktop

Applications

Metadata Broker

Business Information

Systems

Page 24: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Translation service

CRKM Metadata BrokerCRKM Metadata Broker

RegistryAuthoritative information on metadata

schemas, metadata elements and crosswalks in human readable and

machine processable forms

Target metadata

Request for Schema

Schema information

Registration

Source metadata

Validation service

RepositoryMachine processable

representations of metadata schemas and crosswalks

Registry services

Crosswalk compilation service

Page 25: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Metadata broker als web services Metadata broker als web services clustercluster

Translation Service

Web Service Layer

Metadata Registry

Web Service Layer

Request to translate

from source to target

Source –Target Crosswalk Service

Web Service Layer

Metadata Broker Client

Request the source – target crosswalk

Source instance

Target instance

Page 26: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

AandachtspuntenAandachtspunten

Noodzaak tot uitwisselingNoodzaak tot uitwisseling semantiek, structuursemantiek, structuur

Voorkomen van dubbel werkVoorkomen van dubbel werk gebruik maken van bestaande gegevensgebruik maken van bestaande gegevens automatiseringautomatisering

Page 27: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

Ontwikkelingen in NederlandOntwikkelingen in Nederland WebmetadataWebmetadata NORA versie 1NORA versie 1 Interlab: metadata model (relatie naar Interlab: metadata model (relatie naar

Kernmodel 1 of 2?)Kernmodel 1 of 2?) RMA’s, DMSsenRMA’s, DMSsen VNG: zaakVNG: zaak Remano-model – NEN 2082Remano-model – NEN 2082 Regeling art. 12 (Geordende en toegankelijke Regeling art. 12 (Geordende en toegankelijke

staat): nieuwe conceptversiestaat): nieuwe conceptversie ………………………………

Page 28: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

SamenvattingSamenvatting

Integratie van verschillende perspectieven in e-Integratie van verschillende perspectieven in e-overheid (o.a. publicatie, records management overheid (o.a. publicatie, records management en archiefdiensten) en archiefdiensten)

Noodzaak om samen te werken vanwege Noodzaak om samen te werken vanwege complexiteit, complexiteit, om begrip te kweken om begrip te kweken interoperabiliteit te bevorderen, en interoperabiliteit te bevorderen, en om ondersteuning te krijgenom ondersteuning te krijgen

Vertaling van theoretische principes naar Vertaling van theoretische principes naar praktische instrumentenpraktische instrumenten

Page 29: 2 Nationaal Archief Metadata Platform Mrt 2007

Hans Hofman, Nationaal ArchiefHans Hofman, Nationaal Archief

WebsitesWebsites

Clever Metadata projectClever Metadata project http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/researchttp://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/researc

h/crm/h/crm/

MetamapMetamap http://www.mapageweb.umontreal.ca/turner/meta/enghttp://www.mapageweb.umontreal.ca/turner/meta/eng

lish/index.htmllish/index.html

Interpares 2 projectInterpares 2 project www.interpares.orgwww.interpares.org http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/madrashttp://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/madras