17E BPUG SEMINAR...Waardeketen [Porter] Financieel mgmt & administratie HRM Inkoop ingaande...

BPUG Seminar 2014 5/23/2014

Planet Agile 1

.

PLANET AGILE17E BPUG SEMINAR

www.bpug.nl

Mijn project is Agile ……. Mijn operationele organisatie (nog) niet! Loop ik nu risico?

Jan Heunks (IVE-er)

Consultant / Trainer / Coach

Gericht op performance vraagstukken

Doel: op een adequate wijze veranderingen of verbeteringen aanbrengen in een demand-supplyen / of regieorganisatie

2

M: 06 47 388 141

T: 036 750 1777E: [email protected]: www.keyresult.nl

GRIP OP UW PROJECTEN & IT-MANAGEMENT!


Planet Agile 2

www.bpug.nl

MINI QUIZ

3

Wie werkt er NIET met één of meerdere informatiesystemen?

IT-kant:

• Nieuwe of te wijzigen IT-services of dagelijks beheer en onderhoud

Belangrijkheid van IT:

• Automatiseren of Informatiseren

Waar werkt u:

• Klant- / gebruikskant of IT-kant

Klant- / gebruikskant:

• Primair- of ondersteunendbedrijfsproces

Afhankelijkheid van IT:

• Groot of Klein

www.bpug.nl

IT-managementIT-management

Waardeketen [Porter]

Financieel mgmt & administratie

HRM

Inkoop

ingaandelogistiek

operaties uitgaandelogistiek

marketingen

verkoop

service

ondersteunendeactiviteiten

primaire activiteiten

4

Structureren en managen van informatie(oplossingen) is van cruciaal belang en kent een grote mate van complexiteit!


Planet Agile 3

www.bpug.nl

Wat gebeurt er verder allemaal in uw organisatie?

Fusie

Innovatie

Overname

Ontvlechten

Samenvoegen

Nieuwe inzichten

Internet diensten

Procesorganisatie

Wet en regelgeving

Technologie ontwikkeling

Besluitvormingsstructuren

Veelbelovende (ERP-)systemen

……

5

Kortom, er is 1 constante in de

organisatie:

deze wijzigt!

www.bpug.nl

Waardenetwerk IT-organisatie en klant- / gebruiksorganisatie

Ik heb geen grip op mijn risico's, omdat ik

niet weet waarvan ik afhankelijk ben ...

6

Bedrijfswaarde

Informatiewaarde

klant- / gebruiks-

organisatie

IT organisatie

klant- / gebruiks-

organisatie

IT organisatie

klant- / gebruiks-

organisatie

IT organisatie

klant- / gebruiks-

organisatie

IT organisatie

Traditionele afstemming tussen de IT-organisatie en de

klant- / gebruiksorganisatie

Een hedendaagse IT-organisatie bestaat uit:• IV-domein - informatievoorziening (ontwerpen en besturen)• IT-domein - informatietechnologie (bouwen en beheren)


Planet Agile 4

www.bpug.nl

Analyses

Iedere verandering / wijziging dient beoordeeld te worden:• Waardeanalyse

relevantie voor de organisatie

• Afhankelijkheden en Kwetsbaarheden analyseorganisatiekriticiteit (betrouwbaarheidseisen / beveiligingsniveau)

• Impactanalyseconsequenties van een (beoogde) verandering (beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid)

• Risicoanalyse

beïnvloedingsfactoren (negatief en positief) kans x impact -> tegenmaatregelen

• Scenarioanalysemogelijke scenario’s en (onderbouwde) waarschijnlijkheden (best- / worst-cases)

• Complexiteitsanalyserealiseerbaarheid, vanuit voorspelbaarheid

• …….

7

www.bpug.nl

COMPLEXITEIT

Scala aan definities !!

Gemeenschappelijk kenmerk:

Het heeft te maken met het aantal componenten, de mate van samenhang en relaties daartussen en de eigenschappen van de componenten zelf

Hoe meer componenten, hoe meer mogelijke relaties, hoe hoger de

complexiteit!

8

Simpel systeem Complex systeem

Componenten geordend in domeinen


Planet Agile 5

www.bpug.nl

COMPLEXITEIT EN COMPLEX

Een airbus is ingewikkeld / gecompliceerd, maar niet complex

(als je de Airbus uit elkaar haalt en weer in elkaar zet, dan heb je hetzelfde vliegtuig)

Een olifant kun je niet uit elkaar halen en weer in elkaar zetten, zodanig dat hij weer leeft - dit is complex

Een olifant is van een hogere complexiteit dan een vliegtuig, ook al zijn beide ‘een geheel, bestaande uit onderling verbonden delen’

9

www.bpug.nl

Complexiteitsanalyse (1)

10

De structuur van een (informatie)systeem:

Het gedrag van een (informatie)systeem:

Ingewikkeld zeer moeilijk te begrijpen

makkelijk te begrijpen

Eenvoudig

Geordend (A)volledig

voorspelbaar

Complex (B)enigszins

onvoorspelbaar

Chaotisch (C)erg

onvoorspelbaar


Planet Agile 6

www.bpug.nl

Complexiteitsanalyse (2)

11

verre van akkoord

dichtbij akkoord

dichtbij zekerheid

verre van zekerheid

gecompliceerd

complex

chaotisch

simpel

requ

irem

ents

technologie

Ralph Stacey

simpelchaotisch

gecompliceerdcomplex

opkomendetoepassing

goedetoepassing

beste toepassing

ongebruikelijke toepassing

geordend

niet

geo

rden

d

wanorde

systeemdenken

procesverbeteringen

crisismanagement

complexe adaptieve systemen

voorspelbaarheid

(C)

(B)

(A)

Dave Snowden

www.bpug.nl

Voorbeeld facetten van complexiteit

12

De complexiteit is het totaal van facetten!

Laag complex / Gemiddeld complex / Hoog complex

Aantal

A

Diversiteit

D

Veranderlijk-heid

V

Beheer-inspanning

B

Inherente complexiteit

C

Componenten

O

CAO

CDO

CVO

CBO

CCO

Relaties

R

CAR

CDR

CVR

CBR

CCR

(INDICATIEF)• Soort probleem

(concreet – vaag)• Soort vraag

(eenvoudig – onduidelijk)• Budget

(klein – groot)• Omvang medewerkers

(<5 – >20)• Disciplines

(één – multi)• Locaties

(één – veel)• Business belang

(beperkt – essentieel)• Duur

(kortlopend – langlopend)• Uitbesteding werk

(deel – veel)• Technologie

(status quo – nieuw)• Contract

(eenvoudig – raam)• Interfaces

(beperkt – veel)


Planet Agile 7

www.bpug.nl

COMPLEXITEITSREDUCTIE

• Het aantal relaties en / of componenten

verminderen

• Componenten uit de keten halen;

systeemcomplexiteit verlaagt

• Maximale complexiteitsreductie is bereikt wanneer het aantal componenten is gereduceerd tot 1

5W-aanpak

1. Wat is er?

2. Wat is er nodig?

3. Wat kost dat?

4. Wat is niet meer nodig?

5. Wat moet worden gedaan om er vanaf te komen?

13

Verspilling verwijderen!

www.bpug.nl

COMPLEXITEITSFACTOREN

14

Een gedegen analyse verlaagt de kans op mislukken of vertraging

Vier basisfactoren die de complexiteit bepalen

DE MENSELIJKE FACTOR

•Kennisniveau van betrokkenen

•Mate van belangenstrijd

•Taal- en cultuurverschillen

•Organisatievermogen

DE OMVANG

•Werkdruk

•Aantal actief betrokkenen

•Geografische spreiding

•Logistiek

•Contracten/Juridisering

HET RISICO

•Schaarste resources

•Continuïteit organisatie

•Business Case

•Wetgeving

VOORSPELBAARHEID

•Mens- of machine doelen

•Technologie

•Politiek karakter

•Aantal en aard van afhankelijkheden

•Horizon (implicaties van acties)


Planet Agile 8

www.bpug.nl

EENVOUD: ‘weigeren’ om dingen te compliceren

Verreweg de meeste organisaties proberen complexe uitdagingen het hoofd te bieden met gecompliceerde systemen, dit uit zich in:

• procedures

• verticale lagen

• structuren voor afstemming en coördinatie

• zaken waarvoor ‘de top’ toestemming moet geven

• vergaderingen om af te stemmen (door managers)

• het schrijven van (overbodige) rapporten

Gevolg:

Medewerkers jongleren met verschillende conflicterende prioriteiten

15

Niet versimpeling!

Maar intuïtie en

gezond verstand

www.bpug.nl

Complexiteitsreductie door Lean

Alle extra's, liflafjes en opsmuk verbannen !

• Het elimineren van niet-waarde toevoegende activiteiten

• Het voorkomen van verspilling in de (bedrijfs)processen

• Sterk gericht op standaarden (de op dat moment beste manieren om tot een gewenst resultaat te komen)

• Er valt altijd iets te verbeteren (continu leren)

• Bevoegdheden, middelen en competenties dicht bij de klant organiseren

• Een manager stimuleert een team (leren verbeteren)

• De klant krijgt de hoogste kwaliteit in serviceverlening (operationele excellentie)

• ………..

16


Planet Agile 9

www.bpug.nl

Wanneer is een project agile?

Het agile aanpakken van ontwikkeltrajecten vraagt om een andere wijze van project-management, het streven is dat teams:

17

• snel en herkenbaar klantwaarde leveren

• werken aan herkenbare (deel)resultaten voor de eindgebruikers

• de mogelijkheid vaststellen of het resultaat inderdaad aan de wensen voldoet

• afspreken wat het resultaat van de volgende iteratie dient te zijn

• inspelen op veranderende behoeften en complexere omgevingen

• de focus richten op de “troughput”, het teamwerk en het leiderschap

• ……

www.bpug.nl

Wanneer is een operationele organisatie agile?

Het agile aanpakken van beheer & onderhoud vraagt om een andere wijze van proces-management, het streven is dat teams:

18

• werken aan (impliciete of expliciete) operationele principes

• bewuste keuzes maakt (door leiders) hoe exploitatie plaatsvindt

• silo’s afbreekt, natuurlijke grenzen definieert en een verantwoordelijkheidsstructuur creëert

• de klantorganisatie kent en de belangrijkste end-to-end processen

• activiteiten binnen processen identificeren die de grootste waarde voor klanten creëren

• processen standaardiseren die het meest efficiënt zijn

• bepalen waar flexibiliteit in het proces de grootste waarde creëert

• ………..


Planet Agile 10

www.bpug.nl

Drie hoofdaandachtsgebieden

De operationele grondbeginselen die

organisatorische flexibiliteit creëert ....

• Architectuur: platformen, systemen en infrastructuur

de stabiele, geïnstalleerde basis

• Operationeel model: processen, organisatie, besturing, inkoop

de gestandaardiseerde werkwijze

• Mindset: waarden, overtuigingen, competenties van medewerkers

de belangrijkste drijfveer van het gedrag

19

www.bpug.nl

Lean denken binnen een IT-organisatie

20

cv

AgileLean

IT-organisatie

Agile Operations

Lean IT

‘lean denken’

Product Manufacturing

Toyota Production SystemLean product manufacturing

New Development

Lean product developmentLean software development

Do

CheckAct

Plan

Lean IT -Theorie en praktijk van

Lean in een IT-omgeving


Planet Agile 11

www.bpug.nl

Vergelijk

Aanpak Toepassing Hulpmiddelen &

technieken

Agile Operations is gericht op een slanke,

goedkope serviceverlening, gecombineerd met

flexibele, just-in-time respons, afgestemd op de

bedrijfseisen

Agile wordt gebruikt

voor het verhogen

van de snelheid van

levering van

informatiesystemen

Agile gebruikt

voornamelijk

hulpmiddelen

vanuit Lean

Lean IT is een mindset, gericht op een culturele

IT-verandering en stelt de mens centraal, gebruik

makend van hulpmiddelen en technieken, het

doel is om een IT-organisatie / -processen

effectiever en efficiënter te maken

Lean IT wordt

gebruikt voor het

minimaliseren van

verspilling in de IT-

organisatie

Lean heeft een

breed scala aan

hulpmiddelen en

technieken

Beiden hanteren het principe van continue verbetering, het leveren van waarde aan de klant

en zelfmanagement (empowerment) als belangrijkste aandachtspunten

21

17E BPUG SEMINAR...Waardeketen [Porter] Financieel mgmt & administratie HRM Inkoop ingaande...

Documents

Transcript of 17E BPUG SEMINAR...Waardeketen [Porter] Financieel mgmt & administratie HRM Inkoop ingaande...