Erik van KoeveringeProgrammabureau e-facturerenPIANOo

e-factureren:Van 20 naar 100 in 30 maanden!Leveranciersbijeenkomst KINGGemeenten, Soesterberg, 1 april 2016

1Programmabureau e-factureren

Even Voorstellen - PIANOo• Expertisecentrum Aanbesteden

> Professionaliseren van inkopen en aanbesteden bij alle overheden> Rechtmatigheid én doelmatigheid > Value for tax payers' money> Zes thema’s

– Maatschappelijk verantwoord inkopen– E-Aanbesteden– EMVI– Integraal inkopen– Marktkennis– E-factureren

•Programmabureau E-factureren

2Programmabureau e-factureren

AANLEIDING PROGRAMMABUREAU• Richtlijn voor het kunnen ontvangen en verwerken E-Facturen,

uiterlijk einde 2018, 2014/55/EU• Ministerie van Economische Zaken stimuleert bedrijven

elektronische facturen te verzenden naar de overheid• Huidig daadwerkelijk gebruik e-facturen < 10%

• Indicatie dat <20% gemeenten klaar is voor e-factureren

3Programmabureau e-factureren

Van 20% naar 100% in 30 maanden

PROGRAMMABUREAU E-FACTUREREN• Doelstelling

> Ondersteunen van medeoverheden bij implementeren voorzieningen tot e-facturen

> Van Feb 2016 tot einde 2018• Doelgroep

> Gemeenten, provincies, waterschappen;> Op termijn: alle aanbestedende diensten;> ICT, Financiën, Inkoop, Algemeen bestuurlijk

• Activiteiten> Informatie verzamelen (bijvoorbeeld: best practices)> Informatie delen (website, handreikingen, e.d.)> Enthousiasmeren (presentaties, e.d.)

4Programmabureau e-factureren

E-FACTURATIE – EUROPESE CONTEXTVerplichting (EU Directive 2014/55/EU)• Europees semantisch standaard voor e-factuur• Voor alle overheden geldt: ontvangen en verwerken moet

uiterlijk eind 2018 mogelijk zijn.

Bestuurlijke afspraken • Via de inkoopvoorwaarden verplichten te verzenden• Verwachting Rijk 2016, Lokale overheden 2017

5Programmabureau e-factureren

WAT IS E-FACTUREREN• E-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) • Alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand • Alle gegevens hebben eigen betekenis hebben • Elektronische verwerking (geen handmatige tussenkomst)

6Programmabureau e-factureren

VOORDELEN E-FACTUREREN VOOR GEMEENTEN?

• Automatisch verwerking• Minder fouten• Betere leveranciers relaties• Voorspelbare betalingstermijn• Betere verantwoording• Proces innovatie (self billing)• Ruimte voor contractmanagement• Automatische Archivering

7Programmabureau e-factureren

Voordelen voor leveranciers (verzenders)

• Voorspelbare betalingstermijn• Automatisch verwerking• Minder fouten• Betere relatie opdrachtgever• Proces innovatie (self billing)

8Programmabureau e-factureren

Copyright: www.bloklandduinvrieswijk.nl

HOE WERKT E-FACTURERENVier modellen voor overheid

> Direct verbinding– E-factuur per relatie afgesproken en ingericht– Klassieke vorm

> Leveranciersportaal– Leverancier vult gegevens in– Afnemer bepaalt– Voorbeeld: DigiInkoop

> 3-corner model: Centrale dienstverlener– Verzorgt Transport– Leverancier en afnemer elk 1 verbinding per groep– Voorbeeld: DigiPoort

> 4-corner model: 2 dienstverleners– Gekoppeld aan eigen systeem– Meerdere branches / – Voorbeeld Simpler Invoicing (Peppol)

9Programmabureau e-factureren

Leverancier

Opstellen

factuur

Conversie

e-factuurVerzenden Transport Ontvangst

Import in

Admin.

Routeren &

Verwerken

LeverancierLeverancier

Gemeente

Gemeente

LeverancierLeverancierLeverancier

Gemeente

Gemeente

Portaal

Portaal

Gemeente

LeverancierLeverancierLeverancier

GemeenteGemeente

Dienstverlener

Dienstverlener Gemeente

LeverancierLeverancierLeverancier

GemeenteGemeenteDienst-

verlenerGemeente

Dienst-verlener

4-CORNER MODEL

10Programmabureau e-factureren

Verstuurt Factuur

Leverancier Gemeente

SML

SMP

Uitwisseling van factuur tussen Access Points

Ontvangt Factuur1

2 3

4

Adresserings functie (OIN nummer)

Register

Bron: peppol.eu

Leverancier’s Access Point valideert factuur en verstuurt

Access Point van ontvanger ontvangt UBL factuur

STANDAARDISATIE VOORKOMT

• Afspraken over> Begrippen en termen

> Opbouw en formaat van bestand> Adressering (trusted partners)> Transport en aflevering

– Betrouwbaar– Beveiligd– Ongewijzigd– Gegarandeerde levering

• Standaard(en)> SMEF semantisch model (SETU)

> Syntax: SI-UBL, OHNL (HRXML)

> O.b.v. OIN nummers > Digipoort of Simpler Invoicing

(Peppol)

11Programmabureau e-factureren

• Onduidelijke afspraken• Haperende techniek• Point-to-point connecties

MOGELIJKE OPLOSSINGEN • Simpler Invoicing• Digipoort• Email + UBL (XML)• Leveranciers portaal

• N.B. : email + PDF wordt NIET als e-factuur gezien> Authenticatie (Verificatie afzender)> Beveiligde verbinding> Volledige herkenning (gestructureerde data)

12Programmabureau e-factureren 12

TENDENS E-FACTUREREN: ONOMKEERBAAR

• Europese richtlijn e-facturering bij overheidsopdrachten 2014/55/EU;

• Inkoopvoorwaarden;• Digitale agenda;• Standaarden (UBL) en

netwerken (Simplerinvoicing) liggen er nu;

• Steeds meer softwarepakketten bouwen de standaard in.

13Programmabureau e-factureren

Hoe nu verder met e-factureren

15Programmabureau e-factureren

ROADMAP GEMEENTEN• Bepalen Visie, Strategie• Afstemmen met ICT –architectuur en inkoopbeleid• Aanpak

> Mogelijkheden leveranciers, make/ buy/ outsource> Implementatie:

– Organisatie– Leveranciers (on-boarding)– Proces– Systeem

ICT-ARCHITECTUUR OVERWEGINGEN• Positionering binnen het IT portfolio• Benadering vanuit bestaand portfolio:

> Wat kunnen huidige leveranciers bieden?> Visie op e-factureren> Tijdigheid: Roadmap voor productontwikkeling

• Kennis in huis en markt• Kosten:

> Licenties / SaaS-fee> Implementatie> Integratie

16Programmabureau e-factureren

ZOEKEN NAAR DE JUISTE OPLOSSINGAanmaken Factuur Transport Factuur

PortaalScannen (paper2PDF)

Herkennen (OCR)

Conversie(PDF2XML/UBL) Verificatie

Inkoop administratie

Workflow / Goedkeuring

Factuur matching

Financiële administratie

ERPVerkoop-admin

Leverancier 7

Leverancier 6

Leverancier 8

Leverancier 13

Leverancier 19

Leverancier 20

ERP Generiek: Leverancier 22

Simpler Invoicing

Leverancier 14

Leverancier 1

Leverancier 17

Geïntegreerde oplossingen

Gemeente administratie: Leverancier 23

Leverancier 21

Leverancier 21

Leverancier 15

Leverancier 18

Leverancier 3

Leverancier 9

Leverancier 4

Leverancier 10

Leverancier 2

Leverancier 5Leverancier 5

Leverancier 9

Leverancier 16

Factuur Portaal

DigiPoort Digi Inkoop

+/+ 10 anderen….

Scan & OCR modules

Scan & OCR modules

17Programmabureau e-factureren

WAT WORDT VAN DE LEVERANCIER VERWACHT?• Leverancier van e-facturatie oplossing

> Bieden e-facturatievoorziening> SMEF-compliant> SI-UBL of UBL OHNL> Invoicing network

– DigiPoort of Simpler Invoicing> Deeloplossingen?

• Alle leveranciers - Verzenders> Voorbereiden e-facturen kan nu al

– Eigen verkoopadministratie– Aansluiten op invoicing network

18Programmabureau e-factureren

WAAROM NU• Tendens e-factureren is onontkoombaar• Eu richtlijn, Wetgeving en inkoopvoorwaarden dwingen af• Techniek ligt er, afspraken zijn gemaakt• NU inspelen op de vraag levert voordelen

> Gemeenten komen in actie– Aanschaf software / diensten– Heroriëntatie inkoop- en financiële processen– Implementatie

> En niet te vergeten als verzender– Voordelen zijn evident– Vraag vanuit klant

19Programmabureau e-factureren

Van 20 naar 100 in 30 maanden!

BRONNEN• RICHTLIJN 2014/55/EUhttp://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014L0055&from=EN

• SMEF standaard:https://smef-standaard.nl

• Simpler Invoicinghttp://www.simplerinvoicing.org/nlNetwerk: www.peppol.eu

• CEF Call: CEF-TC-2016-3- eInvoicing (open 13 sept 2016, deadline 15 dec 2016 )https://ec.europa.eu/inea/en/connecting-europe-facility/cef-telecom/apply-funding/2016-cef-telecom-calls-proposalshttp://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/e-procurement/e-invoicing/index_en.htm

20Programmabureau e-factureren

Hulp bij e-facturerenhulpbijefactureren@pianoo.nl070 - 379 82 89

21Programmabureau e-factureren

Hartelijk dank!