1

Mensen blijken enorm gevoelig voor impliciet verwijt.

Inspiratie en effectiviteit. Inspiratie is vrij, creatief en vanuit jezelf. Bij

effectiviteit denk ik aan doelmatig, functioneel en vooral ook aantoonbaar.

Gaan die twee samen? Wie weet?

2

Welkom bij de tweede workshopronde. Voorstellen met wat hebben wij

persoonlijk met effectiviteit? + Vragen: waarom zit je hier?

3

We willen onze ideeen over hoe je in praktische en strategische zin

effectiever kunt worden met julie delen. We zullen hiervoor enkele recente

inzichten uit het communicatievak en onze eigen ervaring, aangevuld met die

van Michael.. En we willen daarbij vooral ook met jullie over in discussie en

jullie ideeen horen. Vandaag ook de vellen die rondom ons hangen.

Veel afdelingen worstelen met effectiviteit. In letterlijke zin (recourses versus

output) en/of in meer strategische zin: leveren we voldoende toegevoegde

waarde.

Praktisch: afdelingen staan onder druk, meer resultaten met minder budget

en FTE, verandert veel in organisatie en de druk vanuit de buitenwereld wordt

steeds groter. Wensen vanuit de top om strategisch meer bij te dragen,

discucssie over accountability. Er wordt veel verwacht van

communicatieafdelingen vandaag de dag. En dat brengt ook bij het tweede

punt. Waar zit nu eigenlijk die toegevoegde waarde van de communicatie-

afdeling? Het jonge communicatievak is in verwarring en nog niet voldoende

toegerust op de nieuwe werkelijkheid van vandaag.

De essentie van het effectiviteitsvraagstuk zit volgens ons in de fit van de

communicatieafdeling met de organisatie en de buitenwereld.

4

5

Uit onderzoek van Boer en Croon blijkt dat er wel wat schort aan die interne

fit. De top van ondernemingen niet tevreden zijn over de

communicatieafdeling. Wat vooral gemist wordt is echt topprofessionals

die kunnen bijdragen aan resultaat en helpen strategie en transitie te

realiseren. De gemiddelde communicatie afdeling zit nu ergens tussen 2.0

en 3.0 in. Waar zou jij je eigen afdeling plaatsen?

De top van de onderneming zal altijd het onderste uit de kan nastreven:

zoveel mogelijk toegevoegde waarde tegen zo laag mogelijke kosten. De

top wil 4.0.

6

Photo Credit: <a

href="http://www.flickr.com/photos/10386607@N00/475289375/">MiMundo.or

g</a> via <a href="http://compfight.com">Compfight</a> <a

href="http://www.flickr.com/help/general/#147">cc</a>

Een greep uit zaken die echt anders zijn dan 10/20 jaar geleden. Wat is

betekent dit voor de manier waarop organisaties communiceren? > next slide

7

Hoe maatschappelijke ontwikkelingen en communicatie ontwikkelingen bij

elkaar komen: in een nieuw lemniscaat als model voor de

communicatiefunctie van de organisatie.

En wat betekent dat voor de communicatieafdeling > next slide

8

Hoe maatschappelijke ontwikkelingen en communicatie ontwikkelingen bij

elkaar komen: in een nieuw lemniscaat als model voor de

communicatiefunctie van de organisatie.

En wat betekent dat voor de communicatieafdeling > next slide

10

Hoe vertaal je deze ontwikkelingen naar een effectieve afdeling?

11

15

16

Alignment: Weet wat er speelt, investeer in relaties en netwerken, zorg dat je

aan tafel komt, wees optimaal vertrouwd met strategie en business

prioriteiten, zorg dat je informatie uit 1e hand krijgt.

Lever excellente diensten en advies: excellente communicatievaardigheden.

Tekstschrijven, SM, PA en crises etc. Communicatie is ook een ambacht dat

moet je beheersen.

Projectmatig werken: levert toegevoegde waarde obv business prioriteiten,

niet op basis van account relaties

17

Centrale rol: helpen invulling geven aan relatie, reputatie, positionering/

profilering en identiteit om de strategie van de organisatie optimaal te

ondersteunen.

De organisatie is zelf eigenaar van de communicatie. De afdeling

communicatie intervenieert en faciliteert. De communicatieafdeling maakt de

organisatie communicatiever.

Men gelooft pas in je als je ook zelf een helder geloof hebt in wat je

bestaansrecht/ missie is (Simon Shinek, The Big Why). Je weet waar de

organisatie voor staat en wat de uitdagingen zijn. Je hebt ook een visie op de

maatschappelijke omgeving waarin jouw organisatie opereert. Je kunt daaruit

bijvoorbeeld afleiden dat de organisatie voor zijn missie afhankelijk is van de

netwerksamenleving waarin het opereert, dat een continu gesprek met

belanghebbenden van vitaal belang is, dat de organisatie daarvoor zelf

communicatiever gemaakt moet worden, dat de interne alignment op de

missie van de organisatie versterkt moet worden om beter te presteren, dat

leidinggevenden daarvoor communicatiever moeten worden, dat de

18

Verkrijg informatie uit 1e hand, investeer in netwerken, zorg dat je aan tafel

komt.

Dat lukt vaak niet in 1 keer. Je zult eerst vertrouwen moeten opbouwen of

een goede positie moeten afdwingen. Het s niet per se noodzakelijk om bij de

bestuurstafel aan te schuiven. (op die stoel hoor je ook niet). Het is vooral

zaak dat je uit eerste hand informatie krijgt, direct en niet pas als informatie

vrijgegeven wordt . Bouw met geven en nemen ook een goed netwerk aan

informanten. Betrek hen in diverse projecten, ook als stuurgroep en

klankbord. En schrijf zelf belangrijke documenten: wie schrijft die blijft.

19

Zorg dat je je advies kunt onderbouwen met visie en

communicatiewetenschap. Zorg dat je kunt uitleggen en onderbouwen

waarom je bepaalde keuzes maakt. Baseer je daarbij ook op voor de

organisatie geldende maatschappelijke normen.

Werk fact & vision based. Nu is er teveel professioneel hobbyisme.

Voor die accountability is het nodig de rol van onderzoek en analyse in je

werk in te bouwen en resultaten inzichtelijk te maken.

20

Communicatie is geen eigendom of domein van de communicatieafdeling

(meer). Veel meer ben je als afdeling de orga aan het faciliteren om zelf

communicatiever te worden. Dat vraag nieuwe competenties.

Help organisaties communicatief te zijn. Dat is de nieuwe missie van veel

comunicatieafdelingen. Organiseer faciliteiten voor de organisatie om zelf te

communiceren. Coach sleutelfiguren. Zorg met HR voor een aanpassing van

het trainingaanbod. Storytelling – energieke bijeenkomsten – werken in

dialoog – online dialogen voeren - vergroot het luistervermogen …….

21

Een positie moet je verdienen, dat begint bij de basics. De ambachtelijke

vaardigheden van communicatie worden vaak vergeten of als minder

interessant beschouwd. Maar daar begint het wel.

Lever excellente diensten en advies: excellente communicatievaardigheden.

Tekstschrijven, presenteren, woordvoering, SM, PA, media-inzet en crises

etc. Adviesvaardigheden: onderhandelen – kwaliteit van de dienstverlening.

Communicatie is een ambacht dat moet je beheersen.

22

De laatste jaren was er een tendens richting account inrichting, nu juist weer

richting projecten. Om uit u vraagt wij draaien weg te komen, meer

accountabel te werken en flexibel de juiste capaciteit in te kunnen zetten.

Projectmatig werken: levert toegevoegde waarde obv business prioriteiten,

niet op basis van account relaties

23

Wat hadden we hier ook al weer bij? Kwam van van Ruler. (geen idee)

De Calimerodiscussie over onze ondergewaardeerde positie is vanzelf over

als je met de besproken stappen zorgt dat je echte ‘fit’ creeert. Je bereikt dat

nooit in 1 keer, en hebt succes in het ene nodig om het andere te kunnen

bereiken. Zet daarom kleine stapjes. Overeet je niet en vraag niet teveel

tegelijk. Zorg wel dat je koers uitzet en vasthoudt: in jaarplan en dergelijke.

Evalueer continu en stel telkens weer bij.

24

25

26