Projectplan 1 initiatie/2... · Web view‘Project Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)’ [logo...

ProjectplanProjectplan

‘Project Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)’

[logo organisatie]

[naam organisatie]

Auteur: Invullen bij Eigenschappen BestandDatum: 25 mei 2023Versie: document.doc

document.doc

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave.........................................................................................................................2

1 Introductie.........................................................................................................................4

1.1 Achtergrond en aanleiding.........................................................................................................41.2 Leeswijzer.................................................................................................................................. 5

2 Projectbeschrijving............................................................................................................6

2.1 Doelstelling................................................................................................................................ 62.2 Resultaten en afbakening..........................................................................................................62.3 Randvoorwaarden en risico’s....................................................................................................72.4 Begroting................................................................................................................................... 8

3 Projectaanpak...................................................................................................................9

3.1 Aanpak en fasering project........................................................................................................93.2 Projectorganisatie....................................................................................................................123.3 Overlegstructuur...................................................................................................................... 163.4 Communicatie.......................................................................................................................... 17

4 Planning en inzet............................................................................................................19

4.1 Detailplanning..........................................................................................................................194.2 Inzet betrokkenen....................................................................................................................20

5 Beheersingsmechanismen..............................................................................................22

5.1 Toleranties............................................................................................................................... 225.2 Bereikbaarheid en vervanging.................................................................................................225.3 Voortgangsrapportage.............................................................................................................23

Invullen bij Eigenschappen Bestand 2

document.doc

Projectgegevens

Gegeven Naam FunctieProjectnaamOpdrachtgeverProjectleider [naam interne projectleider] [naam organisatie]Projectondersteuning

Versiebeheer

Versienummer Aangepast door Datum aanpassing Gedistribueerd aan


document.doc

1 Introductie

[Naam organisatie] is geselecteerd om als eerstvolgende instelling in de V&V, na de pilotinstellingen, te participeren in het vervolgproject ‘Elektronisch Cliënten Dossier’ (ECD) onder begeleiding en advisering op stuurgroepniveau van organisatieadviesbureau Advisaris.

1.1 Achtergrond en aanleiding

De afgelopen maanden heeft het landelijke project Elektronisch Cliënten Dossier gezorgd voor veel aandacht en roering over ECD’s, de mogelijkheden ervan en de wijze waarop een ECD geïmplementeerd dient te worden. Concrete ervaringen zijn opgedaan in vier pilot zorginstellingen. Uit een grote ring van betrokken en geïnteresseerden blijkt het belang en de ervaren urgentie van het gebruik van een ECD.

Diverse ontwikkelingen in de zorgsector hebben aanleiding gegeven tot het project Elektronisch Cliënten Dossier. Onderstaande figuur toont een overzicht hiervan.

De invoering van de zorgzwaartebekostiging vraagt instellingen op een andere wijze om te gaan met de levering, verantwoording en financiering van de zorg. Tevens wenst de sector de kwaliteit van de zorg te kunnen koppelen aan de bedrijfsvoering. Meer dan ooit stellen deze ontwikkelingen de cliënt centraal, waarbij een eenduidige en transparante werkwijze en automatisering in de vorm van een Elektronisch Cliënten Dossier essentieel is om de nodige veranderingen mogelijk te maken.


document.doc

[Aanvulling korte schets van achtergrond en aanleiding voor het project door organisatie]

1.2 Leeswijzer

[Toelichten structuur van het onderliggende document]


document.doc

2 Projectbeschrijving

De invoering van een ECD heeft belangrijke gevolgen voor zowel de cliënt, de medewerkers als de totale organisatie.

De cliënt kan rekenen op een grotere transparantie en een heldere verantwoording. Door de technologische mogelijkheden van een ECD kan zeggenschap en – indien nodig –vertegenwoordiging beter gestalte krijgen. Voor medewerkers in de zorg betekent een ECD een aanpassing in de wijze van denken, die zich niet alleen uit in een andere registratie- en verantwoordingswijze, maar ook in een andere manier van werken. Hiertoe is het nodig dat kennis, vaardigheden en inzicht worden bijgebracht, onderhouden en ondersteund. Het ECD zelf ondersteunt medewerkers bij het toepassen van de gewenste methodiek (bijv. SAMPC of zorgleefplan) en procedures. Ook geeft een ECD betere mogelijkheden tot het gebruik van ingevoerde gegevens voor evaluatie en bijstelling van zorg- en behandelplannen, en het genereren van stuurinformatie. Verder kan ondersteunende informatie (over bijv. procedures en protocollen) gemakkelijker geraadpleegd worden.

Voor de organisatie als geheel betekent de invoering van een ECD als het ware een harttransplantatie; een wezenlijk orgaan wordt vervangen door een ander, beter functionerend exemplaar. Dit vraagt om een gedegen voorbereiding, een ingrijpende operatie en zorgvuldige revalidatie.

2.1 Doelstelling

De doelstelling van het ECD-project is het implementeren van een eenduidige werkwijze en één module van het Elektronisch Cliënten Dossier bij [naam organisatie] aan de hand van het draaiboek (opgesteld op basis van de landelijke pilots), waarbij zowel het hulpmiddel als de werkwijze centraal staan, om zodoende de efficiëntie in het primaire proces te verhogen en de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren.

[Toevoegen naam module(s) en eventueel specifieke doelstellingen van de organisatie; bijv. samenvoegen van diverse cliëntregistratiesystemen, vervangen huidige cliëntregistratiesysteem, synchroniseren processen op diverse locaties]

2.2 Resultaten en afbakening

De volgende resultaten worden door [naam organisatie] geboekt in het ECD-project: Het projectteam is samengesteld, het projectplan en de communicatiekalender zijn

goedgekeurd, de basisinformatie rondom het project is gecommuniceerd binnen de organisatie en er heeft een officiële kickoff plaatsgevonden in de organisatie voor [datum];

De huidige procesbeschrijvingen, formulieren, ICT-hulpmiddelen, interne rapportages en gegevensuitwisseling met derden zijn geïnventariseerd en beoordeeld door alle locaties voor [datum];

Zorgzwaartemeting en nulmeting hebben plaatsgevonden op pilotlocatie, waarvan de resultaten zijn geanalyseerd en voorgelegd aan de directie, welke hebben geleid tot het uitzetten van bepaalde maatregelen voor [datum];

Er is een organisatiespecifiek(e) procesmodel en Programma van Eisen opgesteld dat is goedgekeurd door de gebruikersgroep en de directie voor [datum];


document.doc

De benodigde wijzigingen ten aanzien van de ICT-hulpmiddelen, het technische programma van eisen, de voorwaarden voor productieacceptatie, de inrichting van de beheerorganisatie en de benodigde training voor de medewerkers zijn bepaald door de gebruikersgroep en goedgekeurd door de directie voor [datum];

Diverse leveranciers zijn geselecteerd voor het geven van een demonstratie van hun ECD-systeem/module, het uitbrengen van een offerte en het eventueel realiseren van een proefopstelling op de pilotlocatie voor [datum];

Er is een contract gesloten met een leverancier voor de levering van een module; De geselecteerde module is toegesneden op de wensen en eisen van de organisatie,

de brondata zijn overgezet, de benodigde handleidingen en trainingsmaterialen zijn opgesteld en de module is naar tevredenheid getest door de gebruikersgroep (acceptatietest) voor [datum];

Minimaal één module van het ECD-systeem is geïnstalleerd en de nieuwe werkwijze geïmplementeerd op de pilotlocatie, er is een helpdesk ingericht en de medewerkers zijn getraind op basis van een door de directie goedgekeurd implementatie- en trainingsplan voor [datum];

Het project is geëvalueerd op basis van een vragenlijst onder alle betrokkenen, naar aanleiding hiervan zijn maatregelen voor benodigde nazorg genomen en eventueel vervolgtrajecten gedefinieerd voor [datum].

[Toevoegen van eventuele organisatiespecifieke resultaten]

2.3 Randvoorwaarden en risico’s

De randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie van een ECD zijn1: De organisatie heeft concrete doelen/mijlpalen, een begroting en een meerjarenplan; De voltallige directie onderstreept de noodzaak van de invoering van een ECD; De organisatie heeft een basisinfrastructuur voor een ECD (bandbreedte, netwerk,

servers, actuele werkplekken, automatiseringsafdeling manager/SB/AB); Er is voldoende FTE en expertise beschikbaar om de benodigde projectorganisatie te

bemannen; Er is een ervaren projectleider beschikbaar voor 4 dagen per week gedurende de

duur van het project; De stuurgroepleden hebben voldoende tijd vrijgemaakt om hun bijdrage te kunnen

leveren aan het welslagen van het project.

De belangrijkste afhankelijkheden/relaties met andere projecten zijn:[in te vullen door de organisatie]

Mogelijke risico’s en te nemen maatregelen ten behoeve van het afdekken van deze risico’s voor het ECD-project binnen [naam organisatie] zijn:[nader in te vullen door de organisatie]

o Lage affiniteit grote groep gebruikers met computergebruik;o Weerstand voor nieuwe werkprocessen;o Het gevaar van té veel veranderingen.

1 De Checklist ECD/ZLP kan worden gebruikt bij het vaststellen van de randvoorwaarden, afhankelijkheden van andere projecten en risico’s.


document.doc

2.4 Begroting

Het invoeren van (een module van een) ECD-toepassing vraagt om een forse investering in mensuren en geld. De keuzes op het gebied van systeem (zowel hard- als software) en werkprocessen, worden in de loop van het project gemaakt. Hierdoor kan nu geen overzicht worden geboden van de volledige consequentie van de ontwikkeling, aanschaf en onderhoud van een module van een ECD-toepassing.

Voor de inschatting van de benodigde investering dient rekening te worden gehouden met de volgende onderdelen:

Inzet mensen in stuurgroep Inzet mensen in projectgroep Inzet mensen in werkgroepen Inzet mensen in projectondersteuning Inzet externe adviseur Inzet externen van software leverancier Verlet interne scholing kadermanagement Verlet interne scholing key-users Verlet interne scholing zorgmedewerkers Verlet interne scholing behandelaars/specialisten Verlet interne scholing overige medewerkers Verlet zorgmedewerkers op pilotlocatie instructiesessie nulmeting Verlet zorgmedewerkers op pilotlocatie presentatie resultaten nulmeting Hardware middelen: servers, pc’s en randapparatuur Software middelen: eenmalige aanschafkosten module, licenties, beheer Technische ondersteuning bij implementatie Opleiding applicatiebeheerder Communicatieondersteuning


document.doc

3 Projectaanpak

3.1 Aanpak en fasering project

‘Op weg naar een ECD’ is grofweg te verdelen in zeven fases. Het eindpunt van de ene fase is niet per se het startpunt van de andere fase, maar de fases kennen wel onderlinge afhankelijkheden. Zo kunnen de verschillen tussen huidige en gewenste processen (Ontwerpfase) pas worden bepaald na het vaststellen van de huidige processen (Analysefase), en een ECD-systeem pas worden geaccepteerd (Test & Acceptatiefase) als het ECD-systeem is gebouwd volgens het gespecificeerde Programma van Eisen en het primaire proces ondersteunt zoals weergegeven in het ECD-procesmodel (Ontwerpfase).

De onderstaande figuur toont de tijdslijn van de weg naar het ECD en gaat uit van de invoering van één module van een ECD-systeem op de pilotlocatie van uw organisatie.

Jan 2008 Q1 2009

Globaal kan de volgende tijdsplanning worden aangegeven van [naam organisatie]:

Fase Fase project Vanaf Tot1 Initiatiefase2 Analysefase3 Ontwerpfase4 Bouwfase5 Test- en acceptatiefase6 Implementatiefase7 Evaluatie en nazorg

Hieronder wordt beschreven de fasen inhouden, wat er wordt gedaan en welke onderwerpen aan bod komen. Na elke fase moet de balans worden opgemaakt van de resultaten die de fase heeft opgeleverd.

Fase 1: InitiatieIn de initiatie fase worden alle voorbereidingen getroffen voor een succesvolle start van het project. In deze fase wordt het projectplan opgesteld en het projectteam samengesteld met benoeming van mensen, rollen, taken en verantwoordelijkheden. Het projectplan wordt ter goedkeuring aangeboden aan de opdrachtgever(/directie).Er worden afspraken gemaakt in de organisatie om de betreffende medewerkers vrij te kunnen maken. Daarna worden het projectteam en de werkgroepen geïnstalleerd. De fase wordt afgesloten met een presentatie op alle locaties over het project, de doelstellingen, het ambitieniveau en de planning, een zogenaamde kickoff.


document.doc

Fase 2: AnalyseDe analyse fase begint met het verzamelen en beoordelen van diverse documenten ten aanzien van primaire processen en ICT. Ook stelt de organisatie vast binnen welk kader zij vraaggericht wil gaan werken.Er vindt een intakegesprek plaats met de pilotlocatie van de organisatie om het project nader te bespreken en afspraken te maken rondom aanlevering van informatie en uitvoering van activiteiten.Er wordt een nulmeting gedaan bij de pilotlocatie (eventueel op één afdeling of bij één team) en een zorgzwaartemeting, waarvan de uitkomsten worden geanalyseerd en (waarschijnlijk) leiden tot het bepalen van maatregelen.

Fase 3: OntwerpDe ontwerp fase start met het specifiek maken van het ECD-procesmodel voor uw organisatie. De gewenste procesgang en het verschil met de huidige procesgang wordt bepaald. Ook wordt de autorisatiestructuur ontworpen voor het ECD, wie heeft welke rechten binnen de toepassing.In aansluiting op het procesmodel wordt het Programma van Eisen (PvE) specifiek gemaakt voor de organisatie. Zowel het specifieke PvE als de procesgang worden besproken met de pilotlocatie om eventuele specifieke eisen of wensen toe te voegen. De organisatie is nu klaar om een oriënterend gesprek aan te gaan met de ICT (huis)leverancier en/of om, na een eerste leverancierselectie, een zogenaamde Request For Information (RFI) op basis van het PvE te versturen naar de ICT leveranciers op de longlist. De benodigde infrastructuur wordt geschetst, er wordt vast nagedacht over de beheerinrichting, de stappen voor invoering van benodigde proceswijzigingen worden bepaald, de voortgang en de op komst zijnde veranderingen worden gecommuniceerd in de organisatie en referentiebezoeken worden georganiseerd.Op basis van de ontvangen RFI’s, de referentiebezoeken, eventuele proefopstellingen, de aangeboden offertes en de overige selectiecriteria, wordt uiteindelijk een keuze gemaakt voor een systeem en dus een leverancier. Met deze leverancier wordt een contract afgesloten.

Fase 4: BouwIs de organisatie bij de bouw fase aangekomen, dan is een systeem/module gekozen en kan in overleg met de leverancier worden bepaald welke her/ver/aanbouw activiteiten wanneer moeten worden uitgevoerd. Hierbij is het van belang om afspraken vast te leggen over het monitoren van de bouw (o.a. escalatieprocedures en informatieverplichting) en de productieacceptatie voorwaarden.Tijdens deze fase dient tevens gesproken te worden over dataconversie vanuit andere systemen en/of handmatige invoer van data voor de inrichting van het nieuwe systeem. De gebruikerswerkgroep levert de inhoudelijke data voor de inrichting van het systeem, zowel voor de test- als de productieomgeving. De gebruikersgroep werkt tijdens de bouw intensief samen met de leverancier, maar speelt ook daarna een rol in het functionele beheer.

Fase 5: Test & AcceptatieTesten omvat alle activiteiten die worden uitgevoerd om te bepalen of het systeem/module ontwerp ook werkelijk is gerealiseerd. Het goed testen van (deel)systemen kost vaak meer tijd en geld dan organisaties zich vooraf realiseren. Duidelijk mag zijn dat alle problemen, fouten en kwalitatief slechte functionaliteiten die worden ontdekt tijdens het testen, straks niet nog grotere problemen veroorzaken in de organisatie wanneer het systeem operationeel is. Kortom, de investering in het testen verdient zichzelf terug.Ten behoeve van een gestructureerde testfase wordt een testplan opgesteld door de leverancier t.b.v. de technische testen en een acceptatietestplan door de organisatie t.b.v. de acceptatietest. Daarnaast dienen testscripts te worden gemaakt voor de acceptatietest, die


document.doc

gebruikt kunnen worden voor het stapsgewijs en gericht testen van de functionaliteiten van de toepassing, en voor de rapportage van de bevindingen.

Fase 6: ImplementatieDe implementatie fase begint uiteraard met het opstellen van een implementatieplan voor de pilotlocatie. In dit plan staat beschreven hoe de invoering van de nieuwe toepassing plaatsvindt en de proceswijzigingen worden doorgevoerd. De zorgorganisatie richt zich bij voorkeur vooral op de organisatorische kant van de implementatie en de leverancier op de technische kant. Uiteraard is afstemming en samenwerking tussen organisatie en leverancier, en organisatie en pilotlocatie van belang voor het slagen van de implementatie. Trainingen dienen te worden gepland en gegeven en er moet een helpdesk worden ingericht om vragen van gebruikers te kunnen beantwoorden.Deze fase duurt relatief lang en vraagt om veel inspanning van vooral de pilotlocatie. Veel en frequente communicatie is nu extra belangrijk.

Fase 7: Evaluatie & NazorgAls de ECD-module(s) door de pilotlocatie in gebruik is genomen en alle proceswijzigingen zijn doorgevoerd, kan het projectteam de laatste fase ingaan. De evaluatie en nazorg fase is bedoeld als leermoment en om de ‘losse eindjes’ van het project af te hechten.De leerpunten die hieruit naar voren komen, worden gebruikt om de uitvoering van toekomstige projecten te verbeteren. Op problemen of knelpunten die worden genoemd, wordt door het projectteam actie ondernomen om deze op te lossen en zo het project definitief af te sluiten.De uitkomsten van de evaluatie, de gedefinieerde acties en de officiële afsluiting van het project worden breed gecommuniceerd in de organisatie.

3.2 Projectorganisatie

Onderstaande figuur schetst de projectorganisatie van het ECD-project.Elk onderdeel van de figuur wordt nader beschreven.


document.doc

De Raad van Bestuur is sponsor en eindverantwoordelijk voor het ECD-project; voor deze eindverantwoordelijkheid is één persoon aangewezen binnen de RvB. Deze persoon is tevens voorzitter van de stuurgroep.

De stuurgroep bestaat verder uit: locatiemanager, ICT-manager, HEAD, vertegenwoordiger van de behandelaars, manager Cliëntadministratie en beleidsmedewerker Kwaliteit. Zij komt maandelijks bijeen om de voortgang van het project te bespreken, resultaten te beoordelen, besluiten te nemen en eventuele kwesties en blokkades weg te nemen.

Elk ECD-project heeft een interne projectleider die verantwoording aflegt in de stuurgroep. De interne projectleider heeft de benodigde contacten en bevoegdheden om binnen [naam organisatie] de projectgerelateerde acties door te voeren.

In het ECD-project wordt ondersteuning geleverd door het Projectbureau geleverd. Dit zal enerzijds bestaan uit interne secretariële en ondersteuningswerkzaamheden en uit overige externe expertise die vanuit het project wordt ingezet voor bijvoorbeeld metingen of procesmodellering.

Voor de inhoudelijke invulling en uitvoering wordt onderscheid gemaakt tussen diverse werkgroepen en het implementatieteam op de (pilot)locatie(s). De werkgroepen hebben de gehele organisatie als bereik en zijn onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van een gedragen organisatiebreed ontwerp voor de procesgang en gewenste functionele ondersteuning. De opgeleverde resultaten van de werkgroepen worden overgedragen aan het implementatieteam met als bereik de pilotlocatie. Advisaris zal vanuit de stuurgroep begeleiding en advies leveren ten aanzien van de implementatie, maar maakt geen deel uit van de werkgroepen of implementatieteams.

Invullen bij Eigenschappen Bestand

Projectleider

Stuurgroep

Werkgroep Functionele ontwikkeling

Werkgroep ICT/Beheer

Werkgroep Meting & Zorgplan

Werkgroep Implementatie

Projectbureau

Raad van Bestuur

Implementatie- team(s) op locatie(s)

Werkgroep Gebruikers

12

document.doc

De diverse rollen met taken en verantwoordelijkheden van de onderdelen van de projectorganisatie in [naam organisatie] worden hieronder nader toegelicht.

Stuurgroep (SG)De voorzitter van de stuurgroep is eigenaar van het project en lid van de Raad van Bestuur.In de stuurgroep nemen deel:

Bestuurder(s) van de organisatie [voeg namen toe] Projectleider [voeg naam toe]

De taken en verantwoordelijkheden van de stuurgroep zijn:o Taken:

Aansturen projectleider Toezicht houden op deugdelijke uitvoering van het project Contracteren leverancier Inbrengen van kennis en ervaring Nemen beleidsbeslissingen met betrekking tot het ECD

o Verantwoordelijkheden: Selecteren projectleider Goedkeuren opgeleverde resultaten Bewaken financiën en duur van het project Promoten van het ECD binnen de organisatie Oplossingen aandragen en/of uitvoeren bij escalaties

Projectleider (PL)De interne projectleider heeft autoriteit in de organisatie en is 3 á 4 dagen per week inzetbaar voor het project.

o Taken: Organiseren projectteam en kickoff Grondregels afspreken met projectteam Stimuleren en motiveren van de projectleden Aansturen van de werkgroeptrekkers Afstemmen van de activiteiten van de diverse werkgroepen Verspreiden van kennis over het project binnen de organisatie en de

impact op de organisatie Regelmatig informeren van de belanghebbenden Vorderingen van het project bijhouden en rapporteren aan de projectleden

en de stuurgroep Escaleren naar de stuurgroep wanneer zich onoplosbare knelpunten

voordoen Onderhandelen met leveranciers Uitvoeren evaluatie en nazorg van het project

o Verantwoordelijkheden: Uitvoering van het project volgens het projectplan Opleveren van eindproducten Tijdig bijsturen bij afwijkingen ten aanzien van het projectplan Tijdig signaleren van risico’s, achterblijvende resultaten, vertragingen in de

planning en budgetoverschrijdingen Wekelijks opleveren voortgangsverslag

Projectbureau (PB)In het project supportteam zit in ieder geval een administratieve medewerker en een communicatiemedewerker. [voeg namen toe]

o Taken:


document.doc

Uitvoeren administratieve werkzaamheden Registreren uren van de projectteamleden Opstellen communicatiekalender Uitvoeren communicatie-uitingen Verwerken resultaten nulmeting (beoordeling zorgdossier en ZLP-ECD

gereedheid) Bijhouden budget Organiseren van alle bijeenkomsten ten behoeve van het project Opstellen en verspreiden van agenda’s voor besprekingen Archiveren projectdocumentatie

o Verantwoordelijkheden: Tijdige uitvoering van geplande communicatieactiviteiten Actuele urenregistratie Tijdige signalering budget en/of urenoverschrijding Tijdige planning van projectbesprekingen

WerkgroepenElke werkgroep heeft een trekker die regelmatig overlegt met en verslag doet aan de projectleider. De werkgroepen bestaan uit medewerkers met kennis en expertise op het gebied van de uit te voeren taken door die werkgroep. Daarnaast hebben de werkgroepen een denktank- en meedenkrol bij de voorbereiding van de uitrol en de implementatie van de ECD-module(s).

Werkgroep ICT/Beheer (WG IB)De werkgroep bestaat uit [voeg namen toe]

o Taken: Inventariseren huidige infrastructuur Opstellen van de technische eisen t.a.v. de ECD-module(s) (incl.

koppelingen) Maken testscripts t.b.v. technische en functionele testen Bepalen benodigde wijzigingen t.a.v. huidige infrastructuur Opstellen eisen t.a.v. de leverancier Adviseren t.a.v. selectie ECD-module(s) Opstellen persoonsgerichte en groepsgerichte autorisatiestructuur Opstellen voorstel voor beheerorganisatie inclusief advies over keuze

intern of extern beheer met kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing Opstellen voorstel voor mobiliteitsoplossingen (remote functionaliteiten

m.b.t. het ECD-systeem) met kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing Opstellen voorstel conversie aanpak en inrichting cliëntadministratie Uitvoeren technische testen en/of beoordelen technische testen

uitgevoerd door leverancier, zoals technische infrastructuur (lijnen, servers, werkplekken en besturings- en kantoorautomatiseringssoftware) en koppelingen tussen systemen

Coördineren taken van de leverancier Overzetten en controleren brondata Opstellen advies t.a.v. technische acceptatie van het systeem

o Verantwoordelijkheden: Gedegen leverancierselectie Gedegen advies t.a.v. technische acceptatie Inrichting van de beheerorganisatie Conversie van brondata Technische ondersteuning op de pilotlocatie Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten


document.doc

Werkgroep Functionele ontwikkeling (WG FO)De werkgroep bestaat uit [voeg namen toe]

o Taken: Inventariseren huidige primaire processen Inventariseren huidige management en financiële rapportages Specifiek maken van het ECD-procesmodel (gewenste processen)

inclusief verankering norm verantwoorde zorg en toetsingskader, en daaruit voortvloeiende eisen t.a.v. het ECD-systeem

Vaststellen gewenste management en financiële rapportages en daaruit voortvloeiende eisen t.a.v. het ECD-systeem

Opstellen Programma van Eiseno Verantwoordelijkheden:

Specifiek Programma van Eisen voor de organisatie dat de gewenste primaire processen en rapportages ondersteunt

Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten

Werkgroep Gebruikers (WG GB)In deze werkgroep worden alle toekomstige gebruikers van het ECD vertegenwoordigd. Dit zijn voornamelijk medewerkers die deelnemen aan het primaire proces van de organisatie, zoals verzorgende, medewerker cliëntadministratie. [voeg namen toe]

o Taken: Leveren kennis en ervaring uit de praktijk ten behoeve van het

Programma van Eisen en het procesmodel Beoordelen computeraffiniteit van medewerkers Toetsen potentiële ECD-module(s)s op o.a. gebruiksvriendelijkheid en

eenvoud van lay-out Testen geselecteerde ECD-module(s) (incl. gebruikershandleiding en

trainingsmateriaal) Adviseren stuurgroep ten aanzien van acceptatie ECD-module(s)

o Verantwoordelijkheden: Goed onderbouwd en weloverwogen advies t.a.v. systeemselectie Goed onderbouwd en weloverwogen advies t.a.v. systeemacceptatie Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten

Werkgroep Meting & Zorgplan (WG MZ)De werkgroep bestaat uit medewerkers die goede kennis hebben van het nieuwe bekostigingssysteem en zijn locatiemanager, zorgmanager, teamleider of EVV’er. [voeg namen toe]

o Taken: Uitvoeren zorgzwaartemeting Uitvoeren nulmeting (tijdregistratie, beoordeling zorgdossier, ZLP-ECD

gereedheid) Vertalen huidige zorgdossier naar kwalitatief en kwantitatief zorgplan in

ECD-module(s) Opstellen scenario voor invoering zorgzwaartebekostiging en

overgangssituatie van huidige zorgproducten naar ZZP’s Opstellen kostprijstabel zodat ZZP- en/of arrangementsprijs kan worden

berekend in het ECD Bewaken en meedenken bij opstellen gewenste processen (eenvoud en

workflow)o Verantwoordelijkheden:

Correcte uitvoering en weergave van de resultaten van de metingen


document.doc

Voorstel zorgplan in ECD-module(s) Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten

Werkgroep Implementatie (WG IM)[voeg namen toe]

o Taken: Opstellen implementatieplan inclusief beheerorganisatie en conversie Regelmatig overleg met en informatieverstrekking aan de locaties waar de

implementatie plaats zal vinden Coördineren samenstelling implementatieteam (TEAM IM) op pilotlocatie Inrichten helpdesk voor gebruikers Uitvoeren implementatie Opleiding en scholing

o Verantwoordelijkheden: Tijdige voorbereiding van de implementatie Uitvoering van de implementatie volgens het implementatieplan Tijdig bijsturen bij afwijkingen ten aanzien van het implementatieplan Wekelijks opleveren voortgangsverslag aan projectleider Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten

3.3 Overlegstructuur

Diverse overleggen dienen plaats te hebben ten behoeve van goede vordering en coördinatie van het project. De overleggen worden hieronder toegelicht.

StuurgroepoverlegOnderwerpen: voortgang, planning en budget op hoofdlijnen, besluitvorming ten aanzien van knelpunten.Deelnemers: projectleider en stuurgroepleden.Frequentie: maandelijks.

ProjectteamoverlegOnderwerpen: voortgang, resultaten, planning, samenhang werkgroepen, communicatie, knelpunten.Deelnemers: projectleider en werkgroeptrekkers.Frequentie: wekelijks.

WerkgroepoverlegOnderwerpen: voortgang, resultaten, planning, acties, knelpunten.Deelnemers: werkgroepleden.Frequentie: wekelijks.

3.4 Communicatie

De impact van de invoering van een ECD-module(s) en de nieuwe werkwijze dient niet te worden onderschat. Zo goed als alle medewerkers van de organisatie krijgen te maken met veranderingen in hun manier van werken aangezien de primaire processen onder de loep worden genomen en zodanig worden aangepast dat de organisatie kan voldoen aan de eisen die worden gesteld aan de zorgsector ten aanzien van onder andere levering, financiering en verantwoording. De medewerkers zullen niet alleen sommige taken anders


document.doc

moeten gaan doen, zij zullen ook andere taken moeten gaan uitvoeren en gebruik leren maken van een nieuw hulpmiddel.Het invoeren van een nieuw hulpmiddel is eigenlijk het eenvoudigste onderdeel van dit project. Het gaat er vooral om dat het hulpmiddel zo wordt ingericht dat het het gewenste primaire proces ondersteunt en door medewerkers wordt gebruikt, zodat efficiënter kan worden gewerkt en de zorgverlening kwalitatief wordt verbeterd.Om deze veranderingen goed door te voeren is veel communicatie, op basis van een gedegen communicatieplanning, en (praktijk)training nodig. Er dient draagvlak te worden gecreëerd in de organisatie door de ‘voorlopers’ onder de medewerkers te onderkennen en deze te betrekken bij het project of deel te laten uitmaken van het projectteam.Door van tevoren goed te bepalen wat voor de diverse doelgroepen gaat veranderen en dit te vertalen naar verbeteringen in hun werkwijze, kun je mensen enthousiast maken om mee te werken in de verandering. Hier richten we ons op in de communicatie naar diverse doelgroepen.

In onderstaande tabellen staat per doelgroep aangegeven wat, wanneer, aan wie en door wie wordt gecommuniceerd. De doelgroepen zijn geclusterd in de groepen Management, Medezeggenschapsorganen, Intern Project, Cliënten/Cliëntsysteem, Medewerkers en Extern.

Management

Communicatie naar Uitgevoerd door Boodschap&Middel WanneerRaad van toezichtRaad van bestuur

ManagementteamDirecteuren zorgcentraZorgmanagers/teamleiders pilotlocatie

Medezeggenschapsorganen

Communicatie naar Uitgevoerd door Boodschap&Middel WanneerOndernemingsraadOnderdeelcommissieCentrale cliëntenraadDecentrale cliëntenraad

Intern Project

Communicatie naar Uitgevoerd door Boodschap&Middel WanneerStuurgroep ECDProjectgroepWerkgroepenAdvisarisSoftwareleveranciers


document.doc

Cliënten/ cliëntsysteem

Communicatie naar Uitgevoerd door Boodschap&Middel WanneerAlle cliënten en hun belanghebbende relatiesCliënten pilotlocatie

Medewerkers

Communicatie naar Uitgevoerd door Boodschap&Middel WanneerAlle medewerkers/ vrijwilligersMedewerkers pilotlocatieMedewerkers xxxMedewerkers xxxMedewerkers xxx

Extern

Communicatie naar Uitgevoerd door Boodschap&Middel WanneerZorgkantoorVakbladenOverige externe relaties


document.doc

4 Planning en inzet

4.1 Detailplanning

Per fase dienen de volgende activiteiten te worden uitgezet in de tijd:

Fase 1: Initiatie Opstellen projectplan (PL) Samenstellen projectteam (PL) Grondregels afspreken binnen het projectteam (PL) Bespreken projectplan en planning met projectteam (PL) Opzetten communicatieplanning (PT) Goedkeuren projectplan en communicatieplanning door stuurgroep (SG) Organiseren officiële kickoff van het project (1e officiële organisatiebrede

communicatie) (PT)

Fase 2: Analyse Inventariseren primaire processen, procesbeschrijvingen en formulieren (WG FO) Inventariseren huidige ICT: infrastructuur, architectuur en apparatuur (WG IB) Voorbespreken uit te voeren metingen op pilotlocatie (WG MZ) Uitvoeren zorgzwaartemeting (WG MZ) Uitvoeren nulmeting (tijdregistratie, beoordeling zorgdossier, ZLP-ECD gereedheid)

(WG MZ) Bespreken resultaten metingen en bepalen maatregelen (PT)

Fase 3: Ontwerp Ontwerpen gewenste processen (WG FO) Bepalen verschillen huidige en gewenste processen (WG FO) Ontwerpen zorgdossier in het ECD-systeem (incl. zorgzwaartebekostiging) (WG MZ) Opstellen Programma van Eisen (WG FO) Bepalen benodigde infrastructuur en ICT-middelen (WG IB) Beoordelen computeraffiniteit van medewerkers (WG GB) Bepalen beheerinrichting (WG IB) Opstellen autorisatiematrix (WG IB) Goedkeuren proceswijzigingen, specifiek PvE, beheerinrichting, en benodigde

infrastructuur en ICT-middelen door stuurgroep (SG) Selecteren (potentiële) leverancier(s) d.m.v. bespreken PvE (PT) Afleggen referentiebezoeken (PT) Inregelen proefopstelling (PL) Evalueren ervaringen referentiebezoeken en proefopstelling en adviseren stuurgroep

t.a.v. systeemkeuze (PT) Bepalen voorwaarden productieacceptatie (WG IB) Contracteren leverancier (SG)

Fase 4: Bouw Inrichten beheerorganisatie (incl. ICT-manager en applicatiebeheerders) (WG IB) Monitoren van de leverancier (WG IB) Inrichten ontwikkel- en productieomgeving (LV2) Uitvoeren technische testen voor module en koppelingen (LV)

2 LV = Leverancier


document.doc

Bespreken rapportages technische testen (LV+PT) Voorbereiden overzetten van brondata (schoning data en conversiescript opstellen)

(WG IB) Inrichten van het ECD-module(s) (LV) Opstellen handleidingen en trainingsmateriaal (LV)

Fase 5: Test & Acceptatie Toetsen proceswijzigingen (WG GB) Inrichten testomgeving systeem (LV) Opstellen functionele testscripts (WG FO) Overzetten en controleren brondata naar testomgeving (LV) Trainen gebruikersgroep (LV) Functioneel testen van het systeem (WG GB) Bespreken testverslagen en oplossen knelpunten (LV+WG GB) Uitbrengen acceptatieadvies t.a.v. ECD-systeem (WG GB) Officieel accepteren van het ECD (SG)

Fase 6: Implementatie Opstellen implementatieplan (WG IM) Samenstellen implementatieteam op pilotlocatie (WG IM) Uitwerken communicatieplanning (WG IM) Doorvoeren proceswijzigingen op pilotlocatie (TEAM IM) Implementeren en testen benodigde hardware en software (servers, verbindingen,

werkplekken) op pilotlocatie (WG IB) Inrichten helpdesk (LV) Trainen eindgebruikers (TEAM IM) Go/NoGo bepaling implementatie op pilotlocatie (TEAM IM) In gebruik nemen van het ECD-module(s) op pilotlocatie

Fase 7: Evaluatie & Nazorg Opstellen vragenlijst en bepalen betrokkenen (PT) Evalueren project (PT) Opstellen en bespreken verslag evaluatie (PT) Maatregelen treffen voor de nazorg (PT) Eventueel definiëren vervolgtrajecten (SG)

[Opstellen tijdsplanning in MS Office Project (kan ook in Excel) aan de hand van het definiëren van de diverse activiteiten van het project met afhankelijkheden, doorlooptijden en inzet van medewerkers]

4.2 Inzet betrokkenen

De onderstaande functionarissen dienen te worden betrokken bij het project. Op welke momenten in het project zij kennis en ervaring kunnen inbrengen is afhankelijk van de onderwerpen die per fase aan de orde komen.

Bestuurder Beleidsmedewerker Kwaliteitsmedewerker HEAD P&O-functionaris Medewerker communicatie


document.doc

Hoofd ICT/Systeembeheerder Applicatiebeheerder Hoofd/Medewerker cliëntadministratie Alle directe medewerkers (t.b.v. nulmeting) Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep Locatiemanager/zorgmanager Teamleider/EVV’er


document.doc

5 Beheersingsmechanismen

Hieronder is aangegeven welke mechanismen worden toegepast om te waarborgen dat het ECD-project beheersbaar blijft.

5.1 Toleranties

Tijdens de uitvoering van het project controleert de projectleider regelmatig de voortgang. Indien de afwijking van de plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt daarover apart gerapporteerd aan de stuurgroep. De tolerantie op projectniveau is als volgt gedefinieerd:

Doorlooptijd: plus of min 20% [dit is een voorbeeld, bepaal zelf je marges] Kosten: plus of min 10% [dit is een voorbeeld, bepaal zelf je marges]

Per fase kunnen afwijkende toleranties worden opgenomen in de faseplanningen (bij bijvoorbeeld de bouw en de implementatie), afhankelijk van de omvang en de mate van risico’s.

5.2 Bereikbaarheid en vervanging

BereikbaarheidHet ECD-project krijgt als vaste basis de locatie [naam locatie]. Daar zullen het projectarchief en alle documentatie zich bevinden.

In onderstaande tabel staan de gegevens van de leden van het projectteam en de stuurgroep van het ECD-project:

Functionaris Naam Telefoon Mobiel

VervangingOp projectniveau is de vervanging bij uitval van de oorspronkelijke functionaris als volgt geregeld:

Functionaris Wordt vervangen door


document.doc

5.3 Voortgangsrapportage

Maandelijks zal de projectleider een voortgangsrapportage opstellen, welke wordt besproken binnen het projectteam en vervolgens - één week voor het stuurgroepoverleg - wordt verspreid naar de stuurgroep.

Hieronder staat een voorbeeld van zo’n verslag:

Organisatie:Project: Projectleider:Datum voortgangsverslag:

1. Algemene beschrijving voortgang project afgelopen maand:

2. Status, mijlpalen en bijzonderheden per fase

Fase Fase project Van Tot % Gereed

Bijzonder-heden

1 Initiatiefase Mijlpalen:A Projectteam en stuurgroep

geformeerdB Goedgekeurd projectplanC Goedgekeurde

communicatiekalenderD Kick off heeft plaatsgevonden

2 Analysefase Mijlpalen:A Een zorgzwaartemeting heeft

plaatsgevonden op de pilotlocatieB Een nulmeting heeft

plaatsgevonden op de pilotlocatieC De resultaten van de metingen zijn

besproken in de stuurgroep en eventueel zijn maatregelen bepaald

D Huidige processen van aanmelding tot afmelding zijn in kaart gebracht

E Huidige formulieren (t.b.v. primair proces) en management rapportages zijn verzameld

F Huidige ICT is in kaart gebracht3 Ontwerpfase Mijlpalen:

A Het specifieke ECD-procesmodel is goedgekeurd (gewenste processen)

B Standaard zorgdossier is bepaald


document.doc

(ZLP)C Het specifieke Programma van

Eisen is goedgekeurdD De benodigde wijzigingen ten

aanzien van de huidige ICT zijn bepaald

E Het technische programma van eisen is vastgesteld

F De voorwaarden voor productieacceptatie zijn goedgekeurd door de stuurgroep

G Het voorstel voor de inrichting van de beheerorganisatie is goedgekeurd door de stuurgroep

H De benodigde training voor de toekomstige gebruikers van de module is bepaald

I Er is een shortlist van leveranciers die een demonstratie geven van hun module, een offerte mogen uitbrengen en een proefstelling realiseren op de pilotlocatie

J Er is een contract gesloten met een leverancier voor de levering van een module

4 Bouwfase Mijlpalen:A De geselecteerde module is

toegesneden op de wensen en eisen van de organisatie

B De beheerorganisatie is ingerichtC Er is een autorisatiematrix

opgesteld en goedgekeurd door de stuurgroep

D De brondata uit andere systemen zijn overgezet in de module en op juistheid en volledigheid gecontroleerd

E Technisch voldoen de module, de koppelingen met andere systemen en de benodigde ICT-middelen er omtrent

F De benodigde handleidingen en trainingsmaterialen zijn opgesteld (zowel voor gebruikers als voor applicatiebeheer)

5 Test- en acceptatiefase Mijlpalen:A Testomgeving is ingerichtB Er is een gebruikerstest uitgevoerdC De gebruikersgroep heeft een

acceptatieadvies voorgelegd aan de stuurgroep

D De nieuwe werkwijze is naar tevredenheid getest op de


document.doc

pilotlocatie6 Implementatiefase Mijlpalen:

A Er is een implementatieteam samengesteld op de pilotlocatie

B Het implementatieplan (incl. trainingplan) is goedgekeurd door de stuurgroep

C Het implementatietraject is gecommuniceerd naar de medewerkers op de pilotlocatie

D De servercapaciteit, serverruimte, bandbreedte van lijnverbindingen, draadloze verbindingen en werkplekken zijn gereed

E De nieuwe werkwijze is ingevoerd op de pilotlocatie

F Er is een helpdesk ingericht voor de pilotlocatie

G De applicatiebeheerders zijn getraind ten behoeve van de nieuwe module

H De medewerkers zijn getraind ten behoeve van de nieuwe module

I De module is geïnstalleerd en in gebruik op de pilotlocatie

7 Evaluatie en nazorg Mijlpalen:A Er is een vragenlijst uitgezet onder

alle betrokkenen bij het project ten behoeve van evaluatie en nazorg

B De uitkomsten van de evaluatie zijn besproken in de stuurgroep en maatregelen zijn bepaald voor de benodigde nazorg en vervolgtrajecten zijn bepaald

C De resultaten van de evaluatie zijn gecommuniceerd naar alle betrokkenen

3. Kwesties en blokkades

Omschrijving Kwestie ofblokkade?

Maatregel Actie of besluit van opdrachtgever gewenst?

Actie of besluit van stuurgroep gewenst?


Projectplan 1 initiatie/2... · Web view‘Project Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)’ [logo...

Documents

Transcript of Projectplan 1 initiatie/2... · Web view‘Project Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)’ [logo...