1

CompetentiemanagementGemeentebestuur

Knokke-Heistseptember 2009

STERREN OPDE WERK-

VLOER

2

1.Algemene inleiding

3.Het STARS-project (I & II)

2.Waaromcompetentie-management

4.Integratie in personeels-beleid

Inhoud

3

Wie zijn wij?

4

34000 inwoners, 5644 ha

31 gemeenteraadsleden

7 schepenen

460 personeelsleden

114 personeelsleden onderwijs

brandweer (42 beroeps + 24 vrijwilligers)

330 zomerpersoneel

Het Gemeentebestuur Knokke-Heist

5

ONZE MISSIE

“Wij willen Knokke-Heist uitbouwen als een veilige, uniek-charmante, nette en stijlvolle badplaats waar het eigen gemeenschapsleven en toerisme evenwichtig samengaan op een financieel gezonde basis.”

6

KWALITEIT

KLANTGERICHTHEID

TOEKOMSTGERICHTHEID

RESPECT

VERANTWOORDELIJKHEID

7

Waarom competentiemanagement?

Personeel kost geld!

Daarom is het belangrijk :

- om hun talenten optimaal te benutten

- om hen gemotiveerd en tevreden te houden!

8

Waarom competenties?

– Continu begeleiden (dynamische cyclus)– Op maat van individu (differentiatie)– Voldoende nuancering mogelijk– Zowel output als inputgericht– Competentiegericht werken– Integratie in personeelsbeleid– Link met beleidsplanning– Gebruiksvriendelijk – sterke ICT ondersteuning

Evaluatiesysteem Begeleidingssysteem

9

Wat willen de mensen in ruil voor hun inbreng van talent, tijd en

inspanning?

1. Jobtevredenheid

2. Waardering voor de geleverde prestatie

3. Groeimogelijkheden

4. Financiële voordelen

10

Nodig?

• Duidelijke afspraken• Persoonlijke aandacht

• Goede leidinggevende vaardigheden

11

Start = project STARSFebruari 2003

12

MANAGEMENTTEAM

DIRECTEURS

DIENSTHOOFDEN

STAFMEDEWERKERS COÖRDINATORS

LEI- DERS

D E W E

DIENSTHOOFDEN

STAFMEDEWERKERS COÖRDINATORS

WERK-

M E

BAZEN

E R S

PLOEG

R K

STARS1

STARS2

+/- 60 pers.

+/- 400 pers.

13

• Stars 1 :– 2003-2004 : Voorbereidend traject

• Competentieluik• Nieuw personeelsbegeleidingssysteem

– 2005-2006 : Implementatie fase : eerste tweejaarlijkse cyclus• 4 Vormingssessies

• Stars 2 :– 2007-2008 : Voorbereidend traject

• Competentieluik• Nieuw personeelsbegeleidingssysteem (beknoptere vorm)• Integratie in rechtspositieregeling

– 2009-2010 : Implementatie fase : eerste tweejaarlijkse cyclus• Vormingssessies

VERLOOP DEELPROJECTEN

14

22 competenties kaderleden

22 competenties niet-kaderleden

ALGEMENE KERN-COMPETENTIES KL of NKL (5 comp)

SPECIFIEKE KERN-COMPETENTIES per PERSONEELSCATEGORIE (3 -> 5 comp)

FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES (0 -> 4 comp)

INDIVIDUEEL COMPETENTIEPROFIEL ( 8 -> 14 competenties)

COMPETENT PERSONEEL

15

1. Kwaliteitsvol werken

2. Zelfstandig werken

3. Samenwerken

4. Klantvriendelijk handelen

5. Zichzelf ontwikkelen

1. Kwaliteitsvol werken

2. Plannen en organiseren

3. Samenwerken & organisatiebetrokkenheid

4. Effectief communiceren

5. Zichzelf ontwikkelen

16

Kaderleden : 3 personeelscategorieën

17

Niet-kaderleden : 6 personeelscategorieën

18

Competentieprofiel/functie

19

Continue begeleiding

20

In 3 stappen een ster op de werkvloer…… om onze burgers optimaal te helpen

21

… voor de kaderleden iets uitgebreider …

22

Stap 1 :

= Wat moet ik doen en waar ik speciaal moet op letten

23

1. Plannen en sturen

• Start = bepalen individuele doelstellingen voor de komende cyclus

• Basis is de functiebeschrijving • Rekening houden met doelstelling team en

organisatie (operationele planning)

Wat en hoe kan de individuele medewerker bijdragen aan de doelstellingen van de dienst of organisatie?

24

1. Plannen en sturen (vervolg)

• Twee soorten doelstellingen: – Prestatiedoelstellingen (mbt resultaten, de output)– Ontwikkelingsdoelstellingen (mbt competenties, de

input, om de prestatiedoelstellingen te halen of voor doelstellingen op langere termijn.)

• Afstemmen welke begeleiding medewerker nodig heeft om de beste resultaten te bereiken. (context – vorming)

Persoonlijk actieplan

25

Persoonlijk actieplan : stap 1 : taakafspraken

26

Persoonlijk actieplan : stap 2 = competenties

27

Vormingsbehoefte

28

Stap 2 :

= Ben ik goed bezig?

29

2. Opvolgen en bijsturen

• Realisatie van de afgesproken doelstellingen op koers houden

• Knelpunten aanpakken• Bijsturen bij (grote) veranderingen• Introduceren nieuwe doelstellingen• Minstens éénmaal per begeleidingscyclus• Samen met je medewerker• Resultaten 360°feedback als insteek voor de

competentie-ontwikkeling (enkel voor kaderleden)

OpvolgingsgesprekAanvullen actieplan

Kan het personeelslid de uitgestippelde planning uitvoeren en/of bijsturen?

30

• Welke taken doe je het liefst? Wat vind je boeiend aan je werk? Wat zijn de gelukkigste momenten in je job?

• Wat doe je het minst graag? Wat zijn de minst leuke momenten in je job? Wanneer ervaar je de grootste moeilijkheden en/of stress?

• Wat zou er kunnen wijzigen zodat je je nog meer tevreden kan voelen in je job?

• Hoe vind je de samenwerking met je collega’s in team? Is er een goede sfeer in de groep?

• Wat verwacht je van mij als leidinggevende? Krijg je voldoende ondersteuning?

• Welke (nieuwe of andere) taken spreken jou ook aan? Hoe zie je jezelf verder persoonlijk groeien? Hoe zie jij jouw eigen toekomst uitgestippeld (binnen het bestuur)?

Persoonlijke ontwikkeling en loopbaan

Ondersteunende vragen voor het opvolgingsgesprek

31

Competentiewerkinstrument• INHOUD :

– Definitie en gedragsvoorbeelden– Wat is typisch voor deze competentie?– Enkele voorbeelden van STAR-vragen (oa nuttig voor W&S)– Begeleiding (hoe pak je de coaching aan?)

• Welke info kan de medewerker verder op weg helpen?• Hoe kan je als leidinggevende de medewerker verder

ondersteunen?• Welke andere personen kunnen uw medewerker hulp bieden?

– Doe-het-zelf tips voor de medewerker

22 fiches ! Voorbeeld : Competentie “overtuigen”

32

360°feedback

– Tool voor meten van competenties – Zelfevaluatie– Insteek voor persoonlijke ontwikkeling (pap)– Niet gelinkt aan de formele beoordeling– Geen doel op zich, maar ondersteuning van

resultaatsgebieden– Tweejaarlijks voor kaderleden (180° - 90°)– Optioneel voor niet-kaderleden (bijv. in kader van

begeleiding)

33

Bevraging competenties (360°FB)

34

Rapport uit 360°feedback

35

36

37

Stap 3 : = weten hoe goed je het hebt gedaan!

38

3. Beoordelen

• Op einde van de cyclus• Over de voorbije periode• Over het functioneren en over de realisatie van

de vooropgestelde doelen

Beoordelingsresultaat

In welke mate zijn de uitgestippelde doelstellingen bereikt?

39

Stap 1 :Evalueren taakafspraken

40

Stap 2 : Evalueren competenties

41

Stap 2 : Evalueren competenties

42

Stap 3 Evalueren= samenvatting

43

Integratie competenties – gemeenschappelijke taal

Competentiegerichte selectie & feedback psychotest

Benadrukken ontwikkeling competenties per vorming

Afstemming waarden & kerncompetenties

Link beleids-planning & operationele planning & pap

44

Vorming• Vormingsbehoefte persoonlijk actieplan• Competentiewerkinstrument• Link met competenties in uitnodiging voor interne

vorming • Kruistabel vormingsaanbod / competentie • Bestuursrapportering vanuit begeleidingssysteem

mbt vorming

45

Kruistabel vormingsaanbod - competentie

46

Bestuursrapportering vorming

• Op niveau van directie/afdeling/dienst/ personeelscategorie/functie : gemiddelde score per competentie

• Per competentie : medewerkers die daarin uitblinken– insteek voor vormingsplanning– insteek voor competentiemanagement of

talentmanagement

47

Werving en Selectie• Competentiegerichte selectie en feedback

psycho-test

48

Competentiegerichte selectie

• Sjabloon voor voorbereidende vergadering• Sjabloon voor verbetering schriftelijk/praktisch examend

eel• Sjabloon voor verbetering mondeling examendeel• Psycho-rapport

49

Voorbeeld van samenvattende tabel uit psycho-rapport

Per competentie wordt ook een korte schriftelijke analyse meegegeven.

50

Beleidsplanning• Link beleidsplanning - operationele planning en

persoonlijk actieplan

51

Meerjarenplan2008-2012 :

Strategische nota+

Financiële nota

MISSIE OPERATIONELE JAARPROGRAMMA’SNIVEAU DIENST NIVEAU MEDEWERKERBUDGET=BN+FN PersoonlijkActieplan

BN+FN 2007

BN+FN 2008

BN+FN 2009

BN+FN 2010

BN+FN 2011

BN+FN 2012

PAplan 2007-2008Opmaak & opvolging

& bijsturing

PAplan 2009-2010Opmaak & opvolging

& bijsturing

PAplan 2011-2012Opmaak & opvolging

& bijsturing

MISSIE MEERJARENPLAN PERSOONLIJK ACTIEPLAN

52

Kritische succesfactoren

– Kwaliteit leidinggevenden en hun geloof erin– Gebruiksvriendelijke tools – simpel houden!– Terrein erbij betrekken– Communicatie!– Link met het geheel behouden– Bestuur staat er achter– Begeleiding vanuit de personeelsdienst– Externe ondersteuning– Gemeenschappelijke taal in alle HR-processen– Goede samenwerking met ICT-dienst

53

A journey of a thousand miles…begins with one single jump!

54

Alvast bedankt voor jullie luisterend oor!