1

CAB training & coaching - In 7 Stappen een Succesvol Team

http://cabcoaching.nl/

2

CAB training & coaching - In 7 Stappen een Succesvol Team

In 7 Stappen een Succesvol Team

Inhoudsopgave

Inleiding ................................................................................. 3

Over Christine ......................................................................... 4

Stap 1: creëer duidelijkheid over doelstellingen ............................ 5

Stap 2: schep duidelijkheid over taak- en rolverdeling ................... 8

Stap 3: verbeter interne communicatie ....................................... 12

Stap 4: van horen naar luisteren ............................................... 16

Stap 5: vol vertrouwen ............................................................ 18

Stap 6: vergroten van conflictvaardigheid ................................... 20

Stap 7: successen vieren .......................................................... 22

Slotwoord .............................................................................. 23

http://cabcoaching.nl/

3

CAB training & coaching - In 7 Stappen een Succesvol Team

Inleiding

Deze quote hangt prominent in mijn kantoor. Hij dient als mooie reminder.

Samenwerken is een proces. Het begint met bij elkaar komen, dan volgt er een

heel proces van bij elkaar blijven en echt samen te gaan werken. Zodra dat lukt,

dan heb je met elkaar succes. Dat gaat over het algemeen niet vanzelf. Een team

bestaat uit allemaal individuen met eigen karakters, kwaliteiten en

eigenaardigheden. Dat maakt het soms lastig en tegelijkertijd ook zo boeiend.

Is het één of meer van de volgende situaties herkenbaar?

 de productiviteit van het team is te laag

 door reorganisatie en/of fusie is er (nog) geen samenwerking

 er is veel onzekerheid onder de teamleden

 het team heeft last van verandermoeheid

 de hoeveelheid klachten van klanten is te hoog

 er heerst veel ontevredenheid op de werkvloer

 de omzet moet omhoog

 de teamleden wantrouwen elkaar en de leidinggevenden

 er wordt wel gekletst, maar niet goed gecommuniceerd

Met dit e-boek geef ik handvatten om het proces naar een succesvol

samenwerkend team te vergemakkelijken.

Working Together

Coming Together Is A Beginning, Keeping Together

Is Progress, Working Together Is Success.

http://cabcoaching.nl/

4

CAB training & coaching - In 7 Stappen een Succesvol Team

Over Christine

Voordat ik verder ga met dit e-boek wil ik mij – voor diegenen die

mij nog niet kennen – voorstellen.

Ik ben Christine van Alten-den Boer oprichter van CAB training

& coaching. Ruim 20 jaar werkzaam geweest in de financiële

dienstverlening. Begonnen als allround medewerker van een

assurantiekantoor, doorgegroeid tot duizendpoot en na 7 jaar

vennoot geworden van een goed lopend bedrijf.

Met ons bedrijf heb ik de nodige veranderingen meegemaakt. Door

wetswijzigingen en ook door eigen keuzes om kwalitatief te groeien en uit te

breiden zijn we o.a. een fusie aangegaan. Deze veranderingen scheppen nieuwe

kansen, maar zorgen ook voor de nodige onzekerheid en spanningen voor de

mensen binnen de organisaties.

Wat ik regelmatig als lastig en soms zelfs als frustrerend ervaren heb is dat ik

voor mijn gevoel steeds minder aan mijn gewone werk toekwam. Ik was veel

bezig met alle veranderingen in goede banen te leiden en oplossingen te zoeken

voor problemen.

Op zoek naar oplossingen ben ik gerichte opleidingen en trainingen gaan volgen

op het gebied van coaching, training en groepsdynamica. Ik kreeg steeds meer

specifieke kennis over effectief werken met teams en het coachen van individuele

teamleden. Op het gebied van personeelsmanagement hoefde ik niet langer te

watertrappelen.

Wanneer een team zich ontwikkelt en succesvol samenwerkt, geeft dat iedereen

binnen de organisatie enorm veel energie en voldoening.

Met de volgende 7 stappen wil ik mijn opgedane kennis graag met je delen,

zodat jij geïnspireerd van jouw team een Succesvol Team maakt.

http://cabcoaching.nl/

5

CAB training & coaching - In 7 Stappen een Succesvol Team

Stap 1: creëer duidelijkheid over doelstellingen

De basis voor het goed functioneren van het team wordt gevormd door het doel

van dit team. Zonder doel is een team stuurloos en ontbreekt er draagvlak.

Menig teamlid zal zich dan afvragen: “waar doe ik het allemaal voor?”

Het is belangrijk voor een succesvolle

samenwerking dat er inzicht is in het doel

van die samenwerking en dat daar

overeenstemming over bestaat. In de

praktijk blijkt dat dit niet altijd even helder

is voor de teamleden. Zorg ervoor dat de

doelen niet te abstract zijn. Bijvoorbeeld:

“we streven naar een betere service”. Dit

impliceert meer een wens dan een duidelijk doel. Wanneer de doelen concreter

zijn zal dit effectiever werken. Bijvoorbeeld: “Onze service willen wij verbeteren

door vragen van cliënten die per e-mail gesteld worden binnen 24 uur te

beantwoorden”. Een handige manier om het doel concreet te maken is gebruik te

maken van de SMART-criteria: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en

tijdgebonden.

Specifiek

Omschrijf het doel concreet. Het moet een waarneembaar resultaat, gedrag of

actie beschrijven waaraan je een getal, percentage of bedrag kunt koppelen.

Een heldere doelstelling geeft antwoord op de 5 W-vragen:

 Wat willen we bereiken?

 Wie gaan het doen?

 Waar gaat het gebeuren?

 Wanneer gaat het gebeuren?

 Waarom willen we dit doel bereiken?

http://cabcoaching.nl/

6

CAB training & coaching - In 7 Stappen een Succesvol Team

Wanneer de doelstelling preciezer geformuleerd is en een duidelijk verband

tussen de doelstelling en de activiteiten die gevraagd wordt, is het gemakkelijker

voor de teamleden om er invulling aan te geven.

Meetbaar

Hoe weten we of het doel bereikt is? Waar aan kunnen we dat meten? Hoeveel

moeten we doen? Er moet een procedure of systeem zijn om te kunnen bepalen

of en in welke mate het beoogde doel is bereikt. Als het mogelijk is kan een

nulmeting een prima manier zijn om de startsituatie te bepalen.

Acceptabel

Is er voldoende draagvlak om het doel te behalen? Zijn de betrokkenen bereid

zich te verbinden aan de doelstelling? Je kunt draagvlak vergroten door het team

actief te betrekken bij het formuleren van de doelstelling.

Realistisch

Is het doel haalbaar? Hebben de betrokken teamleden voldoende middelen,

kennis en capaciteit om de doelstelling te kunnen halen? Een doel moet

overigens niet te gemakkelijk, maar ook niet moeilijk zijn. Er moet uitdaging in

zitten, maar mag niet onrealistisch zijn. In sommige gevallen kan het goed zijn

om de doelstelling op te splitsen in kleinere subdoelstellingen. Die tussentijdse

resultaten geven energie en motivatie om de volgende subdoelstelling te halen.

Tijdgebonden

Wanneer beginnen we? Wanneer moet doel bereikt zijn? Met name korte-

termijndoelen moeten een duidelijke start- en einddatum hebben.

http://cabcoaching.nl/

7

CAB training & coaching - In 7 Stappen een Succesvol Team

Valkuilen bij doelstelling

 Te uitdagende doelstellingen zijn mogelijk niet haalbaar en werken

demotiverend.

 De doelstelling wordt door hogerhand opgelegd en geformuleerd. De kans is

groot dat het team zich niet gecommitteerd voelt aan het doel.

 Teveel doelen stellen. Wanneer er meerdere doelen tegelijk gerealiseerd

moeten worden raken teamleden het overzicht kwijt en is men geneigd om te

beginnen met het meest gemakkelijke doel.

 Te korte termijn. Veel doelen zijn opgesteld voor de korte termijn. Het is

echter ook belangrijk om lange termijndoelen te formuleren.

http://cabcoaching.nl/

8

CAB training & coaching - In 7 Stappen een Succesvol Team

Stap 2: schep duidelijkheid over taak- en rolverdeling

In een team is het wenselijk dat er taakomschrijvingen zijn. Dat schept

duidelijkheid over wie wat doet en welke bevoegdheden bij die taak horen.

Onduidelijkheid over de taakomschrijving leidt heel vaak tot misverstanden. Voor

je het weet ontstaat er veel discussie, irritatie en extra tijdsdruk door inefficiënt

werken.

Bij het vaststellen van taak- en

rolverdeling is het goed om rekening

te houden met de kwaliteiten en

voorkeuren van individuele teamleden.

Wanneer je daarop zoveel mogelijk

aan kunt sluiten, creëer je een

mogelijkheid waarbij de medewerkers

datgene kunnen doen waar ze goed in

zijn en gemotiveerd van raken. Dat