· Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als...

40
1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Notulen vorige ALV 4. Post 5. Mededelingen 6. Installatie en decharge commissies en genootschapsvoorzi tters 7. ALV-commissies 8. SIB-Link 9. Installatie en decharge ALV commissies 10. Wijziging HR Genootschappen 11. Protocol: alcohol onder 18 19.00– 19:05 19:05 – 19:10 19:10– 19:15 19:15 – 19:25 19:25– 19:30 19:30 – 19:40 19.40 - 19.55 19.55 – 20.05 20.05 – 20:20 20.20 – 20:30 20.30 – 20.40 12. Protocol : sociale veiligheid 13. Protocol : drugs 14. Donateur s 15. Financie el halfjaar verslag Pauze 16. Internat ionalisering 17. Bestuurs rondje 18. W.v.t.t. k. 19. Rondvraa g 20. Sluiting 20.40 – 20.50 20.50 - 21.00 21.00 – 21.10 21:10 – 22:05 22.05 – 22:15 22.15 – 23:15 23.15 – 23.25 23:25 – 23:35 23:35 – 23:40 23:40 Planning Notulen Halfjaar-ALV 2019 (27 februari) Aanwezig: Demian van Gurp, Annika van Opstal, Jaleesa de Regt, Eefje Corbeek, Valentine Mostermans, Corné Diependaal, Claartje van Westerveld, Fayrouz Gomaa, Martijn Knapen, Catja Coone, Merel Martens, David van Thiel, Annika Boekenstijn, Anouk van Wetten, Rosalie Fidder, Ilmar Beyeler, Sander Lamme, Aiso van Leeuwe, Stefan den Boeft, Miriam Hansen, Li-An Mulder, Luuk Muthert, Alex van Loon, Madio Seck, Nian Vervoort, Sjoerd Boreel, Klaske Schep, Lieselotte Gemke, Martin Averdijk, Kayan Lam Punt 1: Opening 19.00u. Met de volgende hamerslag open ik de ALV van 27 februari 2019 van de Utrechtse Studentenvereniging voor Internationale betrekkingen om 19:02. HAMEREN 1

Transcript of   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als...

Page 1:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

1. Opening 2. Vaststellen agenda3. Notulen vorige ALV4. Post5. Mededelingen6. Installatie en

decharge commissies en genootschapsvoorzitters

7. ALV-commissies8. SIB-Link9. Installatie en

decharge ALV commissies

10.Wijziging HR Genootschappen

11.Protocol: alcohol onder 18

19.00– 19:0519:05 – 19:1019:10– 19:1519:15 – 19:25 19:25– 19:3019:30 – 19:40

19.40 - 19.5519.55 – 20.0520.05 –20:20

20.20 – 20:30

20.30 – 20.40

12.Protocol: sociale veiligheid

13.Protocol: drugs14.Donateurs15.Financieel

halfjaar verslagPauze

16.Internationalisering

17.Bestuursrondje18.W.v.t.t.k.19.Rondvraag20.Sluiting

20.40 – 20.50

20.50 - 21.0021.00 – 21.1021:10 – 22:05

22.05 – 22:15 22.15 – 23:15 23.15 – 23.2523:25 – 23:3523:35 – 23:40 23:40

Planning

Notulen Halfjaar-ALV 2019 (27 februari)

Aanwezig: Demian van Gurp, Annika van Opstal, Jaleesa de Regt, Eefje Corbeek, Valentine Mostermans, Corné Diependaal, Claartje van Westerveld, Fayrouz Gomaa, Martijn Knapen, Catja Coone, Merel Martens, David van Thiel, Annika Boekenstijn, Anouk van Wetten, Rosalie Fidder, Ilmar Beyeler, Sander Lamme, Aiso van Leeuwe, Stefan den Boeft, Miriam Hansen, Li-An Mulder, Luuk Muthert, Alex van Loon, Madio Seck, Nian Vervoort, Sjoerd Boreel, Klaske Schep, Lieselotte Gemke, Martin Averdijk, Kayan Lam

Punt 1: Opening 19.00u.

Met de volgende hamerslag open ik de ALV van 27 februari 2019 van de Utrechtse Studentenvereniging voor Internationale betrekkingen om 19:02.

HAMEREN

Dan gaan wij verder met punt 2, het vaststellen van de agenda. HAMEREN

Punt 2: Vaststellen agenda 19:05 – 19:10

Jaleesa: Eventuele aanvullingen door bestuur agenda? Zijn er nog verzoeken voor aanvulling op de agenda? Nee geen aanvullingen? Dan is de agenda vastgesteld en gaan we door met punt 3, de notulen.

1

Page 2:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

HAMEREN

Punt 3: Notulen vorige ALV 19:10– 19:15

De notulen van de ALV van 17 oktober 2018 hebben wij niet geprint, i.v.m. het milieu. We bespreken de notulen zoals altijd alleen inhoudelijk. Tekstuele opmerkingen kunnen per e-mail aan Claartje worden gestuurd. Zijn er vragen over de notulen van de ALV van 17 oktober 2017? Nee?

Dan zijn de notulen (met de besproken wijzigingen) van de ALV van 17 oktober 2017 goedgekeurd en gaan we door naar punt 4, de post.

HAMEREN

Punt 4: Post 19:15 – 19:25

Hiervoor geef ik het woord aan Claartje.

Machtigingen & brieven van leden.

Claartje: Er zijn elf machtigingen binnen gekomen:

Sanne de Wit machtigt Catja Coone.Jeljer Aldershof machtigt Martin Averdijk.Geert Omta machtigt David van Thiel.Iris Veldhuis machtigt Aiso van LeeuweTom Tervoort machtigt Ilmar Beyeler.Heleen Franssen machtigt Annika van Opstal.Miriam Saridi machtigt Rosalie Fidder.Audrey Sie machtigt Wouter Uijens.Jeroen Mastenbroek machtigt Merel de Goede.Liset de Vries machtigt Lian MulderAnouk van Wetten machtigt Martijn Knapen.

Dan gaan wij nu door naar punt 5, de mededelingen.

HAMEREN

Punt 5: Mededelingen 19:25– 19:30

Als eerste wil ik jullie allemaal hartelijk welkom heten. Het bestuur heeft de volgende mededelingen:

Het bestuur heeft besloten om geen machtigingen aan te nemen; Mobiele telefoons uit of in ieder geval op stil; Presentielijst tekenen, anders ben je officieel niet aanwezig; Je kunt al je dranken bestellen bij de bar beneden, doe dat vooral! Documenten zoals de statuten en Huishoudelijk Reglement graag netjes houden en aan het

einde inleveren, zodat we deze kunnen hergebruiken; Graag alleen spreken als ik je het woord geef, anders is het onmogelijk voor Claartje om te

notuleren. Als ik je het woord niet heb gegeven, kan er niet genotuleerd worden en heb je dus officieel niets gezegd.

Dan gaan wij door met punt 6, installatie en decharge commissies.

HAMEREN

2

Page 3:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Punt 6: Installatie en decharge commissies en genootschappen 19:30 – 19:40

Ik begin met de decharges en installaties van de commissies

Jaleesa: Met de volgende hamerslag dechargeer ik als lid van de Interne commissie:

Heleen Franssen

HAMEREN – Valentine bedankt

Valentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend. Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit jaar, wil ik je dan ook ontzettend bedanken voor al je inzet en inzichten die je mij gegeven hebt! We zullen jouw gezelligheid en liefde voor wijn erg gaan missen tijdens de vergaderingen. Gelukkig blijven we nog veel van jou zien bij SIB, onder andere als voorzitter van de KIP!

Jaleesa: Met de volgende hamerslag dechargeer ik als lid van de Interne commissie:

Anne-Lotte Chavernac

HAMEREN – Valentine bedankt

Valentine: Lieve Anne-Lotte, helaas moeten we van jou ook afscheid nemen bij de IC omdat je te druk bent. Ik wil je heel erg bedanken voor de tijd dat je erin hebt gezeten, we gaan jouw spontaniteit en enthousiasme tijdens de vergaderingen dan ook zeker missen! Hopelijk blijven we je nog vaak zien op feestjes en cantussen.

Jaleesa: Met de volgende hamerslag dechargeer ik als lid van de Externe commissie:

Merel Martens

HAMEREN – Fayrouz bedankt

Fayrouz: Lieve Merel, hartstikke bedankt voor jouw tijd in de EC en natuurlijk je tijd als CE! Je had altijd erg leuke ideeën en je gaf de vergaderingen altijd een gezellige sfeer (ondanks al die inhoud). We gaan je missen, maar zullen je ongetwijfeld nog genoeg zien bij andere activiteiten!

Jaleesa: Met de volgende hamerslag dechargeer ik als lid van de Promotie en Sponsoringscommissie:

Annika van Opstal

HAMEREN – Eefje bedankt

Eefje: Annika, jij hebt enorm veel betekend voor deze commissie. Vorig jaar heb je als voorzitter een aantal hervormingen doorgevoerd waar de psc erg blij mee is, zoals het foto’s maken tijdens lezingen. Daarnaast bracht jij altijd veel gezelligheid en goede ideeën mee naar de vergaderingen. Ik zal je kritische blik, maar vooral ook je vrolijke humeur missen!

3

Page 4:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Jaleesa: Met de volgende hamerslag dechargeer ik als lid van de Aquisitie commissie:

Catja Cooone

HAMEREN – Corné bedankt

Corné: Lieve Catja, maar liefst vier jaar heb jij je ingezet voor de Acquisitie van SIB. Met jouw grote kennis over het vak van Acquisitie en je gedegen aanpak was jij een aanwinst voor elk jaar dat de commissie draaide, inclusief je eigen bestuursjaar. Je bracht altijd een nuchtere blik mee naar de vergadering, was vrijwel altijd vrolijk maar kritisch wanneer nodig. Ik geloof dat ik namens de commissie spreek als ik zeg dat we je heel erg gaan missen.

Jaleesa: Met de volgende hamerslag dechargeer ik als lid van de Korte Buitenlandsereis commissie:

Sander Lamme, Jeljer Aldershof en Madio Seck

HAMEREN – Valentine bedankt

Valentine: Lieve commissie, heel erg bedankt voor een heel gezellig reisje naar Lille! Door Frankrijk te kiezen hebben jullie het jezelf zeker niet makkelijk gemaakt, maar deze originele locatie was een groot succes. Met jullie enthousiasme, een gevarieerd programma en een super mooi hostel zorgden jullie dan ook voor zonneschijn tijdens het regenachtige begin van deze reis.

Jaleesa: Met de volgende hamerslag dechargeer ik als lid van de Activiteiten commissie:

Geert Omta en Carol Cheung

HAMEREN – Valentine bedankt

Valentine: Geert en Carol, ik wil jullie allebei graag heel erg bedanken voor jullie inzet van afgelopen jaar en alle leuke activiteiten die jullie georganiseerd hebben! Gelukkig blijven we nog veel van jullie zien, met jou als enthousiast lid van de SIB-Link Geert, en met jou als voorzitter van D.A.S. én het Azië Genootschap Carol.

Met de volgende hamerslag installeer ik:

- Als lid van de Interne commissie – Li-An Mulder , Sander Lamme en Iris Veldhuis- Als lid van de Acquisitie commissie – Nian Vervoort en Ilmar Beijler- Als lid van de Promotie en Sponsoringscommissie – Dana van Uitert en Annika Boekenstijn- Als lid van de Lente introductietripcommissie – Iris Veldhuis, Lars Reijnen en Casper Reede- Als lid van de Inhoudelijke Activiteitencommissie – Job de Bruijne- Als lid van de Activiteitencommissie – David van Thiel, Thomas Klaessens en Alex van Loon- Als lid van de Feestcommissie – Alex van Loon en Li-An Middelkoop- Als lid van de Simulatiecommissie –Nian Vervoort, Stefan den Boeft, Merel Martens, Rick

Grijpma en Vivian van Oosten- Als lid van de UIT-commissie – Annika van Opstal, Mijke Dhondt, Leon Gerridzen, Maaike

Stock, Madio Seck en Robert Groenewege- Als lid van de KIP-commissie – Heleen Franssen, Rosalie Fidder, Annika Boekenstijn, Dana

van Uitert en Xavier Scheurs- Als lid van de Reünistencommissie – Judith IJzereef, Michael Stam, Ruben Ros en Jaleesa de

Regt4

Page 5:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

HAMEREN – We wensen hen allemaal ontzettend veel succes en plezier!

Dan gaan we nu door met de installaties van de genootschapsvoorzitters. Zoals in het HR opgenomen, moeten alle genootschapsvoorzitters in worden gehamerd. Daarom hamer ik nu alle voorzitters in van wat vroeger gezelschappen waren, aangezien genootschappen altijd al in worden gehamerd.

Met de volgende hamerslag installeer ik:

- Als voorzitters van D.A.S. – Carol Cheung en David van Thiel- Als voorzitter van Natuurlijk – Ilmar Beiljer- Als voorzitter van het fristigenootschap – Roeland Smit- Als voorzitter van het 37ste genootschap – Judith IJzereef- Als voorzitters van De V.I.P. – Rosalie Fidder en Lieselotte Gemke- Als voorzitter van het Revolutionair genootschap – Joshua Buitenkamp- Als voorzitter van VIP – Jan-Willem Potgieter- Als voorzitters van het Nachogenootschap – Heleen Franssen en Mimi Hanssen- Als voorzitter van KCG – Martin Averdijk- Als voorzitters van 2019: A Film Oddyssey Genootschap – Aiso van Leeuwe en Luuk Muthert

HAMEREN – We wensen hen allemaal ontzettend veel succes en plezier!

Dan gaan we door naar punt 7. Update ALV-commissies

HAMEREN

Punt 7: Update ALV-commissies 19.40 - 19.55Jaleesa: Dan komen we nu bij de ALV-commissies. Het lijkt mij handig als er van alle drie de commissies een update komt over hun werkzaamheden.

Is er iemand aanwezig van de Raad van Advies?

Rosalie: Hallo ALV, welgemeende excuses dat er maar één ALV lid aanwezig is, Richard komt nog. Miriam heeft een verstandkies laten trekken, Audrey moet werken en verhuizen. Gelukkig hebben we de afgelopen weken het bestuur wel goed bijgestaan. We hebben ze geadviseerd en een Ikigai training met ze gedaan. Het bestuur doet het naar ons idee goed. We zijn nu druk bezig met de opvolging. Mocht je nog willen solliciteren dan kan dat!

Jaleesa: Is er iemand aanwezig van de Kascommissie?

Catja: Lieselotte komt later en Wouter ook ivm werk. De kascommissie heeft in november een opstartkascontrole gedaan en daarnaast de afgelopen weken twee controles voor het halfjaarverslag gedaan, daar straks meer over.

Jaleesa: Is er iemand aanwezig van de SIB-Link?

Rosalie: Howdy,

De redactie heeft weer hard gewerkt om jullie te voorzien van een nieuwe editie van de SIB-Link! Mocht je deze niet hebben ontvangen, neem dan even contact op met Claartje. Zoals ook al aangekondigd bij onze verkiezingen gaat er het een en ander veranderen. Helaas nemen we afscheid van onze trouwe vormgeefsquad Mimi en Sjoerd. Martin is zo verkiesbaar om van hen het stokje over te nemen. Ook ikzelf treed af als voorzitter, wie mijn opvolger wordt bespreken we zo los in het agendapunt.

5

Page 6:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Omdat redactieleden voor een jaar worden aangesteld, kunnen we niet worden uitgehamerd. Op papier blijven Sjoerd, Mimi en ik dus wel redactieleden. In praktijk zullen we alleen nog de Link ondersteunen door de inwerking van onze opvolgers, en dus niet meer meedraaien met de redactie.

Zijn hier vragen over?

XOXOXO

Dank jullie wel.

Dan gaan we door met punt 8: SIB-Link

HAMEREN

Punt 8: SIB-Link 19.55 – 20.05

Rosalie: Hello fam,

Zoals ik net al aankondigde treed ik af als voorzitter van de SIB-Link. Dit werd al bij mijn verkiezing vorig jaar augustus gecommuniceerd, dus hopelijk waren jullie al mentaal voorbereid.

Helaas is het ons niet gelukt om binnen de redactie iemand te vinden die mijn positie op het moment over kan nemen. Via de eSIB is een oproep rondgestuurd dat er een vacature was voor het voorzitterschap, hier is ook niets uit gekomen. Na overleg met het bestuur hebben we een oplossing bedacht die ons erg geschikt lijkt. We leggen hem alleen graag even aan jullie, de ALV, voor, omdat het een beetje afwijkt van de normale procedure, en de SIB-Link een ALV-commissie is.

Eefje, de huidige CP, is al erg enthousiast betrokken geweest bij de Link vanuit het bestuur. Het lijkt haar ook erg leuk om volgend jaar zich verkiesbaar te stellen voor de Link, eventueel als hoofdredacteur. Om de SIB-Link te waarborgen en om Eefje alvast klaar te stomen voor de klus, lijkt het ons een goed idee als zij als procesbegeleider van de SIB-Link optreedt voor de komende twee edities. Dit betekent dat zij zorgt dat er veranderingen gepland worden, deadlines worden gesteld, en worden gehaald. Het versturen van de Link naar de drukker werd al door het Bestuur gedaan. Uiteraard zal ze, zoals ook in de statuten staat, niet inhoudelijk invloed uitoefenen op de Link. Haar taak is puur om te faciliteren dat er een Link komt, door de redactie te begeleiden met het halen van deadlines.

Persoonlijk heb ik er alle vertrouwen in dat de redactie op deze manier alsnog twee mooie Links kan publiceren voor jullie. De redactie zelf vindt dit voorstel ook een goed idee.

Om de reactie vanuit de ALV te stroomlijnen, hoor ik graag eerst of alles duidelijk is. Is het voorstel duidelijk?

ALV: ja.

OK.

Zijn er dan verdere meningen, vragen of tips hierover?

Kayan: Wie wordt er op papier de voorzitter?

Rosalie: Ik blijf op papier de voorzitter. Maar er is wel iemand nodig die zegt: hé jongens, dit is de deadline.

Kayan: Is er verder dan geen contactpersoon vanuit de SIBlink? Dus iedereen legt direct verantwoording af aan Eefje?

Rosalie: Ja dat klopt.

Ilmar: Is er dan nog iemand die de SIBlink mail checkt?

6

Page 7:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Rosalie: Ja dat kan wel gewoon intern binnen de commissie gebeuren. Dit gaan we afstemmen zodat er geen dingen versloffen. En ik ben niet opeens verdwenen.

Anouk: Maar hoe is wat Eefje gaat doen anders dan wat een voorzitter doet?

Rosalie: Nou ik stuurde ook inhoudelijk en dat gaat Eefje dan niet doen.

Kayan: Hoe moeten we het zien met vergaderingen? Wie gaat die rol echt oppakken?

Rosalie: Het gaat om twee vergaderingen waarschijnlijk, dit kunnen we intern afspreken. Ik denk dat Eefje dat gewoon gaat doen alleen mag ze zich dan niet met de inhoud bemoeien.

Catja: Dat lijkt me best wel lastig, Eefje denk je dat je dat zelf kan?

Eefje: Ja dat wordt wel anders dan dat ik gewend ben, maar ik heb het hier met Rosa over gehad en ik word ook wel ingewerkt. Dus ik heb er vertrouwen in.

OK.

Jaleesa: Dan stel ik voor dat we gaan piloten met Eefje als procesbegeleider van de SIB-Link.

Stemmen per acclamatie: voorgestemd.

Rosalie: TOEDELS BEDANKT KUSJES.

Jaleesa: Dan gaan we nu door naar punt 9: Installatie en decharge ALV commissies

HAMEREN

Punt 9: Installatie en decharge ALV commissies 20.05 –20:20Jaleesa: Enkel voor de SIB-Link zijn er nog mensen verkiesbaar gesteld. Dit zijn Martin Averdijk en Geert Omta. De SIB-Link redactie brengt vier keer per jaar een mooi blad uit. Aangezien de andere redactieleden reeds zijn ingestemd, wordt er alleen gestemd over de nieuwe commissieleden. Zijn Martin en Geert aanwezig en willen zij zichzelf nog even kort presenteren? Is er nog iemand van de redactie die nog een aanvulling wil doen?Jaleesa: Dan gaan we nu over tot stemmen. Er gaat zo meteen een stembriefje rond, voor de SIB-Link. Je kunt voor, tegen of onthoudend stemmen. We hebben voor de stemcommissie 1 iemand uit het bestuur en 1 iemand uit de ALV nodig. Wie vormt de stemcommissie?

Terwijl de stemmen worden geteld schors ik de vergadering om 19:24 voor een periode van 5 minuten.

HAMEREN

Stemcommissie bestuursleden:Stemcommissie leden:

Ik heropen de vergadering om 19:31.

HAMERENDe stemmen zijn geteld en dan wordt nu de uitslag van de stemming bekendgemaakt.

Jaleesa: Met 25 stemmen voor, 0 stemmen tegen en 0 stemmen onthouding is Martin Averdijk verkozen tot redactielid van de SIB-Link. Met 25 stemmen voor, 0 stemmen tegen en 0 stemmen onthouding is Geert Omta verkozen tot redactielid van de SIB-Link.

7

Page 8:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

HAMERENJaleesa: Dan gaan we nu door naar punt 10: Wijziging HR Genootschappen

HAMEREN

10. Wijziging HR Genootschappen 20.20 – 20:30

Valentine: Tijdens de BeleidsALV is er gestemd om genootschappen en gezelschappen samen te voegen onder de naam ‘genootschappen’ en ze voortaan aan dezelfde regels te laten voldoen. Aan de hand van de regels die er toen zijn afgesproken, hebben wij het HR voor gezelschappen geschrapt en het HR voor genootschappen aangepast. Deze aanpassingen wil ik nu graag met jullie doornemen. Alle oranje tekst is aangepast of toegevoegd, alle witte tekst is ongewijzigd.

1. & 2. De wijzigingen hier zijn: een genootschap moet minimaal 7 actieve leden tellen en minimaal vier keer per jaar een activiteit te organiseren waarvan minimaal één verenigingsbreed. Tijdens de eerste helft van het vereningsjaar moet minimaal één activiteit hebben plaatsgevonden. Als een genootschap aan het einde van het jaar minder dan 4 activiteiten heeft georganiseerd, wordt deze opgeheven.

Verder mogen genootschappen eisen stellen aan hun leden, mits deze aansluiten op het thema van het betreffende genootschap en mits ieder SIB-lid aan de eisen zou kunnen voldoen. In eerste instantie beoordeelt het bestuur of beoogde eisen aan deze twee criteria voldoen en bij de eerstvolgende ALV zullen de eisen worden voorgelegd aan de ALV.

Aiso: Er staat minimaal 4 maar wat als een genootschap aan het eind van een halfjaar is opgericht?

Valentine: Nou het gaat per kwartaal dus we rekenen een heel jaar en niet zozeer een bestuursjaar, hangt dus van de oprichtingsdatum van een genootschap af.

3. De enige wijziging hier is dat alle genootschapsvoorzitters voortaan worden ingehamerd.

4. & 5. De enige wijziging hier is dat genootschappen voortaan contributie mogen heffen.

6. Hier geen wijzigingen (behalve nog een keer dat voorzitters van alle genootschappen voortaan in- en uitgehamerd worden.

Martijn: Misschien eerst volgende ipv eerst opvolgende?

Valentine: goede, gaan we aanpassen.

7., 8. & 9. Zijn ongewijzigd gebleven.

10. De enige wijziging hier is dat genootschappen niet meer tussentijds kunnen stoppen (ook wel ‘slapen’genoemd).

Zijn er nog vragen?

Jaleesa: Oké, dan kunnen we doorgaan met stemmen. Het lijkt met het handigst als we dit gewoon met handen doen. Is er iemand die daartegen bezwaar heeft?Jaleesa: Oké, dan graag de handen omhoog als je voor dit HR-document bent. Als je gemachtigd bent, kun je twee handen gebruiken. Oké, er is unaniem voorgestemd.

HAMEREN

Jaleesa: Dan gaan we nu door naar punt 11: Protocol: Alcohol onder 18

8

Page 9:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

HAMEREN

11. Protocol: Alcohol onder 18 20.30 – 20:40

Fayrouz: Goed, we hebben een protocol opgesteld over alcohol voor minderjarigen. Het is in het verleden wel eens voorgekomen dat of een minderjarig lid bij een SIB-activiteit alcohol kreeg, of hij of zij beschonken naar een SIB-feestje komt. In welke vorm dan ook, is dit natuurlijk niet de bedoeling. Om te voorkomen dat dit in de toekomst weer gebeurt, hebben wij een protocol opgesteld. Hierin staat dat alcohol onder de 18 verboden is, er gewerkt moet worden met een controlemechanisme, zoals bandjes, en tot welke maatregelen het bestuur mag overgaan als dit toch gebeurt:

- Het bestuur maakt duidelijk dat er geen alcohol geschonken mag worden, wanneer de persoon in kwestie door blijft gaan, wordt hij/zij gevraagd te vertrekken.

- Naderhand wordt er een gesprek gepland met de persoon in kwestie en een vertrouwenspersoon vanuit SIB.

Zijn hier nog vragen over?

Demian: bij punt 2: Hoe willen jullie handhaven om te weten wie er zeventien is?

Fayrouz: Dat is bij ons duidelijk en wij geven het door aan de commissie.

Martijn: Even praktisch: met bandjes enzo moet wel rekening gehouden worden in de begroting.

Valentine: Ja dat komt goed, we hebben nu gelukkig nog heel veel bandjes.

Anouk: Bij punt 5 staat verkopen maar wij verkopen toch niet direct alcohol aan leden?

Corné: Nou wel via de bierpot. Maar we kunnen de formulering wel aanpassen.

Madio: Moeten de bandjes bij elke activiteit van SIB worden gebruikt?

Fayrouz: Nee, alleen als het mede georganiseerd door SIB is.

Rosalie: Jullie hadden het over een gesprek met een vertrouwenspersoon, is het bestuur daar ook bij aanwezig?

Fayrouz: Nou dat hangt af van de situatie en of de persoon in kwestie dat zou willen.

Anouk: Bij de andere protocollen staat er meer uitleg over, misschien aanvullen bij dit protocol.

Jaleesa: Goed, dan kunnen we nu doorgaan naar de stemming. Heeft er iemand bezwaar om dit met handen te doen?

Annika van Opstal: Worden borrels als activiteiten gezien?

Jaleesa: Ja.

Martijn: Wil je in het HR ook verwijzen naar de protocollen om ze meer kracht bij te zetten?

Fayrouz: Lijkt me een goede.

Annika Boekenstijn: Waarom is SIB dan bij borrels verantwoordelijk en niet de Hemingway?

Fayrouz: Nou het lijkt me beter om gewoon één lijn te trekken en geen uitzonderingen te maken, is wel zo duidelijk naar leden toe.

Li-An Mulder: Maken jullie nog onderscheid tussen SIBleden en introducees? Want dan kun je er geen druk achter zetten namelijk.

9

Page 10:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Fayrouz: Ja dat is wel een lastig verhaal, de regels gelden alsnog maar we kunnen er dan inderdaad niet echt druk onder zetten.

Jaleesa: Goed, dan stemmen we eerst over het protocol: alcohol onder de 18. Wie is er voor? Wie is er tegen? Wie stemt onthoudend?

Dan is het protocol aangenomen met 32 stemmen voor, 0 stemmen tegen en 0 stemmen onthouding.

HAMEREN

Jaleesa: Dan gaan we nu door naar punt 12: Protocol: sociale veiligheid

HAMEREN

12. Protocol: sociale veiligheid 20.40 – 20.50

Jaleesa: Tijdens de vorige ALV hebben wij al het protocol: drugs en sociale veiligheid gepresenteerd. Aangezien er toen veel vragen en opmerkingen over waren, hebben wij enkele wijzigingen doorgevoerd en het protocol in tweeën gedeeld: er is nu zowel een protocol: drugs als een protocol voor sociale veiligheid. We bespreken onder dit punt het protocol sociale veiligheid en onder punt 13 het protocol drugs.

Fayrouz: Omdat dit protocol al uitvoerig besproken is op de Beleids-ALV, zal ik alleen ingaan op de wijzigingen.

- Zero-tolerance is gewijzigd naar “niet getolereerd”

- Er wordt altijd een gesprek gevoerd met de personen in kwestie en een vertrouwenspersoon van SIB. Er wordt ook uitgelegd wat een vertrouwenspersoon is: De vertrouwenspersoon luistert naar het lid en bekijkt de mogelijkheden. De vertrouwenspersoon kiest geen kant, maar is een neutrale partij die beide verhalen aanhoort.

Zijn er vragen?

Martijn: ik was er de vorige ALV niet maar is er bewust niet ingezet dat er ook een gesprek met de universiteit kan worden aangevraagd?

Fayrouz: Nou daar is niet bewust voor gekozen maar ik denk dat wij binnen SIB al genoeg mogelijke vertrouwenspersonen hebben voor gesprekken etc. Denk aan de RvA, de IC en het bestuur zelf.

Miriam Hansen: Wat tekstuele opmerkingen:

Bij 3A. er staat iets dubbel in over vertrouwenspersonen, bij B. staat ten alle tijden altijd, ook dubbel.

Kayan: Lijkt me ook handig wat Martijn zegt, om ook een externe partij als mogelijk vertrouwenspersoon te kunnen hebben. Stel dat je niet echt naar de RvA, het bestuur of de IC durft te gaan of daar gedoe mee hebt, ze zijn allemaal behoorlijk met elkaar verbonden.

Fayrouz: Ja dat is op zich wel een goed punt. We kunnen er wel inzetten dat een gesprek met een externe partij mogelijk is.

Demian: ik vroeg me af wat de reden was om hier politie weg te laten terwijl dat wel bij alcohol staat.

Fayrouz: Ja goede.

Catja: Ja maar het alcoholprotocol gaat over een specifiek strafbaar feit. Dan zou ik bij dit protocol ook erin zitten dat het om een specifiek strafbaar feit moet gaan.

10

Page 11:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Rosalie: Ik kan me voorstellen dat er situaties zijn waarin er ongewenst gedrag is maar het slachtoffer niet direct de politie erbij betrokken wordt. Ik zou hier voorzichtig mee zijn en het respect/ de kwetsbaarheid voor het slachtoffer bewaken.

Fayrouz: Ja, begrijpelijk.

Martijn: Ja maar dan ben je eigenlijk alsnog wettelijk verplicht om strafbare feiten te melden.

Fayrouz: Ja maar dan is alsnog de kwetsbaarheid van het slachtoffer van groot belang.

Jaleesa: Goed, dan kunnen we nu doorgaan naar de stemming. Heeft er iemand bezwaar om dit met handen te doen? Nee?

Goed, dan stemmen we eerst over het protocol: sociale veiligheid. Wie is er voor? Wie is er tegen? Wie stemt onthoudend?

Dan is het protocol unaniem aangenomen.

HAMEREN

Jaleesa: Dan gaan we nu door naar punt 13: Protocol: drugs

HAMEREN

13. Protocol: drugs 20.40 – 20.50

Jaleesa: Ik geef hiervoor weer het woord aan Fayrouz.

Fayrouz: Ook dit protocol is al besproken op de Beleids-ALV. Ik zal kort ingaan op de veranderingen.

Het gebruik van, de verkoop van of het bezit van drugs, in welke vorm dan ook, op activiteiten van of mede georganiseerd door de vereniging wordt niet geaccepteerd. Onder drugs vallen alle drugs waarvan het bezit op grond van de Opiumwet verboden is.

Het gebruik van drugs is niet verboden, bezit wel. Dat maakt niet uit, omdat je het niet kan gebruiken zonder het te bezitten.

Mocht dit wel gebeuren op een activiteit dan:- Mag het bestuur overgaan tot het weigeren van (verdere) deelname aan en aanwezigheid van het lid op de/een activiteit.- Verdere maatregelen met betrekking tot het lidmaatschap nemen, die in lijn zijn met de statuten van de vereniging. Voordat er maatregelen worden genomen, zal er een gesprek plaatsvinden tussen de betreffende leden, het bestuur en eventueel een vertrouwenspersoon. In het protocol staat ook wat een vertrouwenspersoon hoort te doen. Dit is hetzelfde als bij de sociale veiligheid.

Demian: Ook hier weer, politie moet erbij als het een strafbaar feit is.

Martijn: Ook hier zou ik ‘niet getolereerd’ stellen, voor de consistentie.

Demian: Ik vroeg me af: wiet staat toch niet in de Opiumwet?

Jaleesa: Jawel, staat erin.

Demian: Ah oké!

Wouter: Misschien ook tactisch over zijn in de communicatie. Als je specifiek ergens in zet dat het voor een activiteit niet is toegestaan om drugs te gebruiken dan komt het over alsof dat normaal wel het geval is. Dus uitkijken met formuleren.

Catja: Ga je dit protocol ook met medeorganisatoren van activiteiten bespreken?

11

Page 12:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Fayrouz: Ja gaan we zeker doen.

Nian: Stel dat een medeorganiserende vereniging het hier niet mee eens is, wat dan?

Fayrouz: Dan denk ik dat de activiteit niet doorgaat.

Martijn: Daarom zou ik het ook in het HR zetten, om het meer kracht bij te zetten.

Rosalie: Ik neem aan dat dit verenigingsbrede activiteiten zijn waar het over gaat?

Fayrouz: Nee gaat over alle activiteiten bij SIB, ook genootschapsactiviteiten.

Rosalie: En hoe gaan jullie dit controleren?

Fayrouz: Nee kunnen we niet altijd goed controleren, maar als we het horen dan volgen er wel gesprekken en evt. consequenties.

Catja: Hoe ga je verspreiden dat deze protocollen er zijn?

Fayrouz: Ja gaan we zeker doorgeven aan bijv. voorzitters van commissies en genootschappen.

Jaleesa: Dan gaan we nu stemmen over het protocol drugs. Wie is er voor? Wie is er tegen? Wie stemt onthoudend?

Dan is het protocol aangenomen met 34 stemmen voor, 0 stemmen tegen en 2 stemmen onthouding.

HAMEREN

Goed, dan gaan we nu door naar punt 14: Donateurs.

HAMEREN

Punt 14: Donateurs 21.00 – 21.10

Hiervoor geef ik het woord aan Eefje

Eefje: Tijdens het maken van een online formulier voor Donateurs voor op de website heb ik nog eens kritisch gekeken naar het huidige Donateursformulier. Het viel mij op dat het minimum bedrag om een donatie te doen nu €15,- bedraagt. Dit vond ik zelf een beetje aan de hoge kant, want ik denk dat SIB-Utrecht heel erg blij is met iedere donatie die we krijgen, zelfs als dit maar €5,- is. Natuurlijk wordt in het formulier ook de ruimte gegeven om meer dan €5,- te doneren. Het leek mij daarom een goed idee om het minimumbedrag te verlagen naar €5,- als de ALV het daarmee eens is.

Martijn: Ja eens, maar denk je niet dat mensen die willen doneren dan überhaupt minder gaan geven dan ze eerst van plan waren?

Eefje: Ja dat zou kunnen, kunnen we mee experimenteren. Ik denk alleen dat mensen wel geneigd zijn om eerder te gaan doneren.

Catja: Ik heb in m’n hoofd dat het een bepaald bedrag kost om te gaan incasseren. Hoeveel is dit?

Eefje: Het gaat volgens mij om 60 cent ofzo, minder dan een euro.

Annika van Opstal: Als het lager wordt lijkt het me ook handig als er meer mee gepromoot wordt.

Kayan: Waarom moet het voor donateurs in het HR vastgelegd worden hoeveel donateurs minimaal moeten doneren?

Eefje: Het staat of in de statuten of in het HR.

Rosalie: Volgens mij staat het niet in de statuten want bij ons stond het er volgens mij niet.12

Page 13:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Catja: Wat Rosalie zei klopt niet helemaal, het bedrag stond vast maar wij hebben het veranderd.

Kayan: Kunnen we niet elk jaar bekijken hoeveel het minimumbedrag wordt?

Eefje: Ja dat is een nieuwe discussie, daar kunnen we het over hebben.

Martijn: Er staat niet een bepaald minimumbedrag in de statuten.

Lieselotte: Het lijkt me inderdaad handig als elk bestuur in het beleidsweekend bepaald wat het minimumbedrag wordt.

Rosalie: Het lijkt me wel handig om niet ieder jaar een paar euro te wisselen, komt een beetje vreemd over.

Jaleesa: Goed, dan stemmen we eerst over de wijziging in het online formulier van donateurs. Wie is er voor? Wie is er tegen? Wie stemt onthoudend?

Heeft er iemand bezwaar om dit met handen te doen? Nee?

Dan is het protocol aangenomen met 34 stemmen voor, 0 stemmen tegen en 2 stemmen onthouding.

HAMEREN

Dan gaan we nu door naar punt 15: Financieel Halfjaarsverslag.

HAMEREN

Punt 15: Financieel halfjaarverslag 21:10 – 22:05 Hiervoor geef ik het woord aan Lieselotte namens de KasCie.

Lieselotte: ‘’De kascontrole heeft ook dit jaar weer plaatsgevonden. Er hebben twee controles plaatsgevonden voor het controleren van het financieel halfjaarverslag.

Hierbij heeft de kascommissie geconstateerd dat over het algemeen het geld is uitgeven zoals is begroot. Er zijn een paar zaken die wij graag nader willen benoemen:

- er hebben een paar verschuivingen plaatsgevonden in de begroting, deze zijn opgenomen in het verslag. De kascommissie heeft aangegeven dat dit in beginsel langs te alv moet, opmerkingen kunnen hierover gemaakt worden.

- De kosten voor de sib kalender zijn uit het PSC budget betaald. Wij zijn van mening dat dit normaliter uit het IC budget zou behoren te gaan, omdat het voor een interne aangelegenheid is gebruikt, of voor merchandise, omdat de kalenders aan leden worden verkocht.’’

Nu geef ik het woord aan Corné.

Corné: Lieve leden, ik zou graag het financieel halfjaarverslag met jullie door willen lopen. Om te zorgen dat het geen monetair monoloog wordt zal er na elke slide ruimte voor vragen zijn over het verslag.

De eerste helft van het jaar is financieel voorspoedig verlopen. Er is een draagbaar verlies geleden op de begroting van het Septemberkamp, buiten dit feit zijn er geen grootse onregelmatigheden opgetreden. Aangezien wij de inkomsten wat realistischer hebben bijgesteld, was het nodig om op een aantal posten te bezuinigen. Door omstandigheden was het nodig om bepaalde commissies, zoals de UITcommissie en de Symposiumcommissie, meer geld toe te kennen. Hier kom ik later op terug.

13

Page 14:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Laten we beginnen met de harde boekhoudkundige cijfers. U ziet voor u de Activa van SIB op 31-12-2018. Zoals je ziet stond er op 31 december maar 15,21 op de rekening. Dit is vanwege de vele uitgaven die wij toendertijd al voor het gala hadden gedaan, welke nog niet geïncasseerd was. Daarnaast zat de kas aardig vol, deze bevindt zich gelukkig veilig in een kluis en zal binnenkort gedeeltelijk op de rekening gestort worden. Momenteel bevindt zich 1284.46 euro aan merchandise in het hok. -Zijn er vragen over de Activakant?

Catja: Meer een tip, het schijnt voor mensen fijn te zijn als je even de verschillen benoemd.Corné: Ja ga ik gelijk even doen.

Dan gaan we door naar de Passivakant. Door het gala en het hoge getal aan debiteuren lag het eigen vermogen van SIB op 31-12 vrij laag. Inmiddels is dit flink verbeterd. De reserves zijn tot noch toe onaangepast, maar tegen het einde van het jaar zullen het lezingenreserve en het IT-reserve nog worden aangesproken voor de bijbehorende kosten. Het lustrumreserve en congresreserve zullen tegen die tijd ook worden aangevuld. De 1500 euro die hier op het congresreserve stond was overgebleven geld van een factuur die wij tot januari niet hadden gekregen, inmiddels is deze betaald. Verder is er één voorziening nog niet afgeboekt, hier kom ik later op terug. Ook heeft momenteel nog geld in beheer na het opheffen van de Stichting International Centre-rekening. Dit moet nog gedeeltelijk terugbetaald worden aan de andere verenigingen. Het resterende geld van dit potje zal terechtkomen in een potje voor het oprichten van de statuten van de SIC. -Zijn er vragen over de Passivakant?

Rosalie: Uit nieuwgierigheid, wat ga je doen met de IT reserves?Corné: we hebben een nieuwe PC gekocht, komt zo bij de uitgaven.Kayan: Heb je ook iets met de NAS gedaan?Corné: Nee.Kayan: Ik dacht dat die vol begon te raken?Corné: Nee, dat was de mail.

Catja: Op dit moment zijn de onvoorziene inkomsten niet echt te lezen.Corné: Oké, gaan we regelen.

Dan gaan we door naar de inkomsten, aangezien er geen bijzondere dingen zijn opgetreden zou ik het graag met jullie hebben over mijn wijziging in de begroting, te zien in de rechterkolom. Ten eerste zijn beide contributies iets naar beneden gesteld, dit voor een realistischer bedrag waar wij op kunnen rekenen, verder heeft het Instituto Cervantes met de prijs voor de zaalhuur zitten schommelen waardoor de sponsorbijdrage 2,50 lager uitkomt. Er zijn dit jaar nog geen donaties binnengekomen, deze is dus naar beneden bijgesteld. De onvoorziene inkomsten vallen hoger uit dan verwacht, aangezien er waarschijnlijk nog een of twee bijkomen hebben we deze naar boven bijgesteld. Verder zijn de overige sponsoren naar beneden bijgesteld voor een realistischer beeld, wel staat deze nu, in tegenstelling tot op 31/12, op 600 euro.

Dan wil ik graag nog even naar de onvoorziene inkomsten inkomsten kijken. Zoals ieder jaar zijn hier de afboekingen van de voorzieningen. Voor degene van jullie die niet bekend zijn met de boekhoudkundige term “voorziening”, dit zijn potjes geld die in juli aan de kant worden gezet voor augustus. Dit is nodig omdat het boekjaar van 01 augustus tot 31 juli loopt. Zo kan er bijvoorbeeld geld van dit bestuursjaar naar de UIT, welke de meeste uitgaven in augustus zelf heeft. Maargoed, van deze potjes blijft vaak geld over, welke in het volgende boekjaar afgeboekt worden, en dat is de onvoorziene uitgave die je hier ziet staan.

Verder stond er nog een bedrag op de triodosrekening van het congres, dit is geld van SIB en dus een onvoorziene inkomst. Ook bleek de locatie van de simulatie mee te vallen, dit levert ook een bedrag op van 220 euro.-Zijn er vragen over de inkomsten?

14

Page 15:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Dan komen we bij de uitgaven. Hier zal ik jullie de gelegenheid geven om per subkop vragen te stellen. Eerst zal ik ingaan op de resultaten per subkop, en jullie de gelegenheid bieden daar vragen bij te stellen, daarna zal ik ingaan op onze voorgestelde veranderingen, en jullie de gelegenheid bieden daarbij vragen te stellen.

Laten we dan maar beginnen. Bij administratie en bestuur is weinig spannends gebeurd, alleen is de Constitutieborrel over budget gegaan. Aan het begin van de avond was met de barman gecommuniceerd dat er 380 euro aan gratis drankjes was, alleen bleek hij dit niet goed hebben begrepen, want aan het eind van de avond stond de rekening op 420 euro. Uiteindelijk heb ik er toch nog 17 euro vanaf gepraat.

Verder is er nu 412 euro 58 uitgegeven aan IT, de hoofdpost hiervan is de nieuwe pc die voor op de SIB-kamer is aangeschaft. Deze zal aan het einde van het jaar betaald worden uit de IT-reserve. Vandaar dat we maar wachten 100 euro daaraan uit te geven. -Zijn er vragen over de resultaten?

Dan wil ik graag door naar de wijzigingen. : 100 euro ipv 150 bij bestuurstraining, aangezien wij reeds een bestuurstraining hebben gevolgd lijkt het ons logisch om hier 50 euro te bezuinigen.

We doen lekker duurzaam met het kopiëren en printen, hier kan dus 50 euro bezuinigd worden op de post.

Verder worden er hoogstwaarschijnlijk niet veel representatie- en bestuurskosten meer gemaakt, hier kan dus ook weer honderd euro weggesnoept worden.

Ook wordt er 70 euro bezuinigd op de SIB-kamer, aangezien wij geen grote uitgaven meer van plan zijn, hier hoeven dus alleen nog maar versnaperingen uit voor leden die langskomen.

Daarnaast doet het secretariaat dit jaar rustig aan, hier kan dus ook 100 euro weg.Bij het pinapparaatje sumup, waar SIB de transactiekosten voor draagt, vallen de

transactiekosten mee, hier kan dus 20 euro van afgesnoept worden.Ook zal er 50 euro bespaard worden op de Wissel-ALV, aangezien de prijzen hier door deze

korting toch al een stuk milder zijn.-Zijn er vragen over de wijzigingen?

Martijn: er staat bij elektronica: 200 begroot en 100 euro verschil, is dat puur de computer?Corné: Nou de computer komt voor een groot deel uit IT reserve en voor een deel uit dit potje.

Rosalie: Ik snap het wisselALV idee niet helemaal?Corné: Ik heb de korting op het wisseldiner naar beneden gehaald.

Dan gaan we door naar de Accie, deze had op 31-12 maar 30 euro uitgegeven, inmiddels is de rest van het budget verdeeld over de activiteiten van de rest van het jaar.

Er is geld overgehouden op de KBR, aangezien de deelnemersbijdrage statutair geregeld.De PSC is lekker bezig en heeft al een flink gedeelte van haar budget uitgegeven. Verder is Septemberkamp over budget gegaan. Hier is een grote reden voor. Een aantal van

de deelnemers zich een week van tevoren (de gegeven termijn) afgezegd, hierdoor gingen er minder mensen mee dan nodig voor de begroting. Wél komt er nog 90 euro bij, aangezien twee deelnemers nog hun bijdrage moeten betalen. Er zijn betalingsafspraken gemaakt.-Zijn er vragen over de resultaten?

Annika van Opstal: Ja de IC heeft nog maar 90 euro uitgegeven maar wel 50 euro extra gekregen?Corné: Ja hier kom ik zo op.Kayan: waarom krijgen de KBR mensen niet 2 euro terug?Corné: Nou het is standaard dat een KBR gewoon 45 euro is.Kayan: Maar was het in het verleden niet zo dat mensen geld terug kregen?Corné: Nee volgens mij is dat gebruikelijk bij de introkampen. Meestal was er ook eerder teveel geld uitgegeven.Kayan: En bij het septemberkamp?Corné: In principe niet, maar daar is ook geen geld over meestal.Lieselotte: Het teruggeven van geld gebeurt meestal alleen bij de grote reizen, het is bij de formulieren van de KBR en de LIT ook anders verwoord.

15

Page 16:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Kayan: Oké, vroeger, in mijn tijd, was dat volgens mij anders dus vandaar dat ik het vraag.

Miriam Hansen: Is de enige reden dat het septemberkamp over het budget is gegaan de mensen die zich lastminute afmelden?Corné: Ja, dat is wel de voornaamste reden.Miriam Hansen: Is er al gekeken naar een nieuwe locatie?Corné: Ja voor dit jaar zat alles al vol en is het dus nog dezelfde locatie, maar voor het jaar daarna hebben we een nieuwe locatie.

Dan wil ik graag met jullie naar de wijzigingen kijkenAangezien er vrij weinig commissieshirts aangevraagd worden door commissies kan hier uit

onze ogen 100 euro vanaf. De filmcommissie heeft naast haar filmlezingen haar jaarlijkse activiteit al gehad. Mochten ze

nog een kleine activiteit willen organiseren hebben zo nog zo’n 15 euro over. De inhac heeft tot nog toe, ondanks dat het activiteiten heeft georganiseerd, geen geld

uitgegeven. Aangezien er flink met geld geschoven moet worden om onder andere de lagere inkomsten, lijkt het ons redelijk om 150 euro voor deze commissie over te laten. Zo kan zij toch nog twee a drie activiteiten bekostigen.

De Promotie en sponsoringcommissie had een geweldig idee, namelijk de verjaardagskalender. Na overleg met de Kascommissie bleek echter dat het hier ging om interne in plaats van externe promotie, en dat dit dus eigenlijk uit het IC budget moet. Er is 50 euro van de PSC naar de IC verschoven om deze reden.

De KBR bleek financieel mee te vallen. Aangezien het hier gaat om een intromoment en de deelnemersbijdrage daarvan vast staat op 45 euro houdt SIB hier geldt aan over.

Er wordt 130 euro bezuinigd op de PSC, In samenspraak met Eefje heb ik naar de PSC-begroting gekeken, aangezien zij zelf al aangaf dat ze geen speciale uitgaven meer ging doen en geld overhield.

De Simulatiecommissie heeft een gratis locatie gevonden voor het evenement, in samenspraak met de commissie is besloten dat er minder geld nodig is vanuit SIB.

Toen bleek dat het Stimuleringsfonds voor de Journalistiek niet toe had gezegd voor het Symposium, waren er maatregelen nodig. Naast het kritisch onder de loep nemen van de begroting is er uiteindelijk honderd euro extra van SIB nodig om de begroting rond te krijgen.

Aangezien de Brusselreis dit jaar gedeeltelijk uit het UIT-budget gaat stellen wij voor om 100 euro extra aan de UITcommissie toe te kennen. Het is gebleken dat de Brusselreis een waardevolle toevoeging is, aangezien veel geïnteresseerden zich tijdens deze reis hebben ingeschreven als lid. -Zijn er vragen of opmerkingen over de subkop commissieondersteuning?

Annika van Opstal: Ik vroeg me af waar die 700 euro van de IC aan wordt uitgegeven?Corné: Hoofdzakelijk naar vrimibo’s en themaborrels maar ook de IC cantus en de ouderdag.Lieselotte: En feestaankleding toch?Corné: nee dat komt uit het feest/Feescie budget.Kayan: Zijn die kalenders niet merchandise dan?Corné: Er is 50 euro vanuit de PSC gereserveerd voor extra promo uitgaven. Die uitgave is van de PSC naar de IC gegaan. De rest van de drukkingsuitgaven vallen gewoon onder merchandise.

Demian: Ik meen vanuit Vidius dat het lager is dan 45 euro?Corné: Naar mijn idee is het 45 euro, maar ik zal het moeten opzoeken.Martijn: Ik vraag me af waarom de SIC er nog bij staat?Corné: We zijn nu aan het sparen om de SIC echt op te richten als koepel en daar sparen we geld voor.De SIC is nooit statutair opgericht.Rosalie: kan je de SIC nader toelichten voor wie niet weet wat het is?Jaleesa: De SIC is een koepel van internationale verenigingen om samen activiteiten te organiseren en het geeft ons een sterkere positie bij de UU en de HU.Madio: Wat doen we samen met ze dan?

16

Page 17:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Jaleesa: Nou niet veel op het moment. Veel activiteiten doet ESN bijv al en ze hebben niet zo heel veel aan het samen organiseren.

Dan kunnen we door naar de contributies, deze worden gedurende het tweede halfjaar geïncasseerd. Zijn hier vragen over?

Dan gaan we naar eenmalige activiteiten. Aangezien er geld over is gehouden bij de eerste twee introductiemomenten, hebben we hier 50 euro op bezuinigd. Verder staat het SIB-NL gala hier op omdat deze toendertijd nog niet geïncasseerd was. Deze is financieel voorspoedig verlopen.

Dan komen we bij de reserveopbouw, er zal voor het einde van het jaar geëvalueerd worden hoeveel geld er naar het congres- en lustrumreserve zal gaan. Zijn er vragen over de opbouw van de reserves?David: het getal bij het gala, is dat de winst?Corn: nee dat is een negatief getal, verlies. Inkomsten staan ergens anders. Maar het is voorspoedig verlopen en er is zelfs een beetje winst.

Verder wil ik nog even naar de subkop overig kijken. Het genootschappenpotje lijkt over budget te gaan maar dit is niet het geval, op 31 december moest de DGG activiteit naar “de Doelen” in Rotterdam nog geïncasseerd worden. -Zijn hier vragen over?

Catja: Zijn er nog ideeën voor het ideeënpotje?Corné: Nou er zijn wel een aantal ideeën en we hebben de ideeënbox mee dus opper vooral je goede ideeën!

Dan zijn we bijna klaar met de uitgaven, de uitgaven voor Conscribo, ons boekhoud- en ledenadministratieprogramma, vallen mee. -Zijn hier vragen over?

De onvoorziene uitgaven zijn dan nog de enige uitgaven over op het lijstje, er is 504 euro naar de brusselreis gegaan, hier kon wel op gerekend worden maar was geen potje voor, zodoende is het een onvoorziene uitgave geworden. Bij de eerste haphop van het jaar werkte de sumup niet goed en is er 10.80 te weinig afgeschreven. De Sumup heeft een automatische update gekregen en werkt nu als een zonnestraalte.

Samen met U.H.S.V. Anteros is er een fondsenboek gekocht, om te zoeken naar nieuwe fondsen voor het lezingenprogramma en reizen als de KIP.

-Zijn er vragen over de onvoorziene uitgaven?

Kayan: Hoe gaat het met de eigenschap van het fondsenboek?Corné: Het is een fysiek boek met een contract. Anteros kan hem lenen als ze hem nodig hebben.

Dan gaan we naar de voorzieningen. Hier zijn weinig rare dingen gebeurd behalve dat de voorziening Kopiëer- en printkosten nog niet is afgeboekt. Aangezien ik een aantal declaraties kreeg van het vorige bestuur moet ik nog even uitzoeken hoeveel precies nog uit deze voorziening moet voordat deze wordt afgeboekt.-Zijn er vragen over de voorzieningen

Zo gaan we door naar de debiteuren, de algemene debiteuren bovenaan zijn de KBR-debiteuren. Het nieuwe boekhoudprogramma zorgt voor een grote algemene kop, mochten er meer posten bijkomen zal ik ze splitsen. Ik zie dat twee debiteuren zijn weggevallen. Hier gaat het om de sponsorbijdrage van het instituto cervantes 2017-2018 en de subsidie die wij ontvangen van de Universiteit Utrecht. Citybus Express moet hun sponsorbijdrages van 2015-2016 en 2016-2017 nog overmaken. Het bedrijf geeft echter geen gehoor. Incassobureau Straetus zal worden ingeschakeld. Ook weigert een bepaald lid zijn ledencontributie van 2017-2018 te betalen. Ook hier zal het incassobureau worden ingeschakeld. Het bestuur zal op termijn samen met de RvA kijken naar de

17

Page 18:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

mogelijkheden omtrent het lidmaatschap. Ook heeft onze geliefde collegavereniging AEGEE te veel geld overgemaakt na het love is in the air feest van vorig jaar. Zij hebben het verkeerd in hun administratie staan maar vinden het oké.

Verder moet de bierpot van 2017-2018 nog geïncasseerd worden, hier ben ik behoorlijk laat mee, excuses daarvoor.-Zijn hier vragen over?

Martijn: Dat Citybus was dat niet via SIB NL geregeld?Corné: Nee.Kayan: Hoe gaan we dit gedoe met dit specifieke lid voorkomen volgend keer?Corné: Ik denk dat het benoemen van de consequenties zoals nu en het inschakelen van het incassobureau al helpt, mensen afschrikt om dit niet ook te doen.Rosalie: En dat van de IC cantus?Corné: De inschrijving en de dranklijst goed bewaren.

Dan gaan we door naar crediteuren, we moeten voor het lezingenprogramma nog geld terug overmaken naar veel fondsen, ook moet er nog geld teruggestort worden naar de deelnemers aan de grote reis, dit zal deze week nog gebeuren. Zijn er vragen over de crediteuren?

Dan gaan we naar de allerlaatste post, het lezingenprogramma. Hier is niets spannends te melden, alleen dat we lekker rustig aan doen met de uitgaven zodat we minder geld van SIB hierin hoeven te steken, evenals dat de meeste fondsen waar SIB aanspraak op maakt garantiefondsen zijn en pas na afloop uitbetalen.

Zijn er vragen over het lezingenprogramma?

Rosalie: Er staat sprekersuitgave van 13,80 en daar is nu 10% van uitgegeven?Corné: Dat komt omdat een deel van dat potje reis en verblijfkosten zijn en die hebben we (nog) niet uitgegeven.Martijn: Ik zie dat er nog vrij weinig promotiekosten zijn gemaakt.Corné: Ik heb het daar met Eefje over gehad en ze gaat het nu hard uitgeven.-Zijn er vragen of opmerkingen over het verslag an sich?

Dan bedank ik jullie graag voor de aandacht.

Met de volgende hamerslag is het financieel halfjaarverslag (met de besproken wijzigingen) goedgekeurd.

HAMEREN

Dan is het nu tijd voor een korte pauze. Deze duurt 10 minuten, dus ik zie jullie graag terug om …

HAMEREN

PAUZE 22.05 – 22:15

Dan heropen ik de Algemene ledenvergadering van 27 februari 2019 om 21:03.

HAMEREN

Dan gaan we nu door naar punt 16, internationalisering.

HAMEREN

18

Page 19:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Punt 16: Internationalisering 22:15 – 23:15Valentine:

Zoals tijdens de vorige ALV besproken is, zullen wij hier het halfjarenplan voor internationalisering presenteren. Dit plan is gebaseerd op het plan dat SIB-Groningen voor SIB-Amsterdam op heeft gesteld en is in samenspraak met ESN, de UU en de HU. Daarnaast is hij aangepast op basis van de opmerkingen die gemaakt zijn door de leden tijdens de LIMs rondom internationalisering. Dan zullen we nu eerst het plan presenteren, daarna is er ruimte voor vragen en daarna kunnen we gaan stemmen. Aangezien iedereen al de ruimte heeft gehad om te discussieren tijdens de LIM’s, zouden we het graag zo kort mogelijk willen houden en is er dus geen ruimte voor lange discussies.

Ilmar: In hoeverre zijn deze zusterverenigingen vergelijkbaar met die van ons?

Valentine: Ja goede vraag. Ik zou zeggen dat we meer vergelijkbeer zijn met Groningen omdat we meer actieve leden en meer activiteiten hebben. Maar qua grond van de vereniging – inhoud en gezelligheid – zijn we natuurlijk met beide verenigingen vergelijkbaar.

Valentine:

Internationalisering: positieve reacties vanuit de LIM’s

Geeft veel toevoeging aan de vereniging. Tijdens de LIM’s gaven verschillende leden aan dat ze internationalisering een echte toevoeging aan SIB vinden en dat ze zelfs wel eerder lid waren geworden van SIB als het een internationale vereniging was. Het openstellen van de vereniging voor internationals leidt tot wederzijdse culturele verrijking en daarmee tot een openere en diversere sfeer. Ook zal het de diepgang van gesprekken en discussies ten goede komen.

Verder sluit het goed aan bij de interesses van SIB’ers; we zijn immers een vereniging voor internationale betrekkingen, wat aangeeft dat we geïnteresseerd zijn in wat er in de wereld om ons heen gebeurt, hoe mooi als je dan ook inzichten vanuit andere landen en culturele perspectieven kunt krijgen?

Goed voor het voortbestaan van de vereniging. Door internationalisering spreken we een grotere doelgroep aan. Stimulatie door de UU en de HU. Internationalisering wordt sterk gestimuleerd door de UU en de HU, dus hun steun zal SIB daardoor ook versterken als vereniging. UU en de HU kan ons helpen met promotie en ook bij bijv. de verdeling van bestuursbeurzen wordt er gekeken naar of verenigingen bezig zijn met internationaliseren. Meer fondsen. Verder zijn er ook meer fondsen die we kunnen aanschrijven. Hier moeten we nog verder onderzoek naar doen, maar we zouden bijvoorbeeld heel goed aansluiten bij de doelstellingen van Utrecht Worldwide Connected.

Internationals zullen waarschijnlijk actieve leden zijn. Internationals die hun volledige bachelor en/of master in Nederland gaan volgen, moeten hun leven hier weer helemaal opnieuw opbouwen: de stad en het land leren kennen, een sociaal netwerk creeëren. Als studentenvereniging kunnen wij hun perfecte manier zijn om een sociaal netwerk op te bouwen, waardoor ze hopelijk erg betrokken bij SIB zullen raken.

Mooie kans om nu te pakken, dan lopen we voor op veel andere verenigingen. Tijdens de LIM’s kwam vaak naar voren dat dit een goed moment zou zijn voor SIB om te internationaliseren, omdat nog niet veel andere verenigingen in Utrecht hier mee bezig zijn. Ook AEGEE zouden we dan voor zijn, wat SIB dan ook aantrekkelijker zou kunnen maken voor mensen die twijfelen tussen AEGEE en SIB (geeft ons extra promotiewaarde). Verder geeft het ons de kans om het rustig op te bouwen.

Kunnen een mooie aanvulling op ESN zijn (i.p.v. hun concurrent). Doordat ESN zich focust op uitwisselingsstudenten en wij ons op studenten willen focussen die hun volledige bachelor en/of

19

Page 20:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

master in Nederland volgen, kunnen wij een mooie toevoeging zijn en onze samenwerking met ESN versterken.

Internationalisering: bezwaren vanuit de LIM’s

Tijdens de LIM’s zijn natuurlijk ook verschillende bezwaren tegen internationalisering naar voren gekomen. Aan de hand van deze bezwaren hebben mijn bestuursgenootjes en ik hier nog eens kritisch naar gekeken en hebben wij hier concrete en ook minder concrete oplossingen voor kunnen vinden.

Aan ALV’s deelnemen en ze voorzitten wordt een grotere uitdaging. Meningen precies formulieren wordt lastiger, verlies aan diepgang.

Mogelijke oplossing: bestuurslid vertaalt de vraag van iemand.

Hoe gaan we internationals werven en vervolgens integreren? Bij alle LIM’s kwam deze vraag terug, omdat dit nog niet duidelijk stond uitgewerkt in het plan. Daarom heeft Eefje een plan opgesteld dat de komende jaren uitgevoerd en aangevuld kan worden. Dit zijn de belangrijkste punten (volgende slide):

1. Eerste halfjaar:

- Bekendmaken dat SIB openstaat voor internationals

Doorgeven aan UU & HU kunnen voor ons promoten onder internationale community. We zijn afgelopen week al benaderd door een international die graag lid bij ons wil worden, zij heeft ons gevonden via de UU.

Doorgeven aan UIT-bestuur SIB-mentoren bij internationale groepjes, aangeven op de UIT-app en –website dat we openstaan voor internationals, internationals onderdak bieden als UIT-slapers

- Website en al het promotiemateriaal van SIB naar het Engels vertalen

Posters ophangen bij UCU en op de gebruikelijke plekken

Collegepraatjes houden bij Engelstalige bachelors van de UU

2. Lange termijn doel: een vaste vereniging worden in het netwerk van internationale studenten

- Samenwerken met verenigingen zoals ESN en BuddyGoDutch

- Naam maken voor SIB in FB-groepen voor internationals in Utrecht en sites die vaak door hen worden bezocht (bijv. HousingAnywhere)

Internationals kunnen zich buitengesloten voelen. Tussen alle Nederlandse leden kan het gebeuren dat internationals zich niet thuisvoelen.

Integratie van internationals gaat inderdaad een grote uitdaging worden. Echter denken wij dat de inzet van het bestuur en de IC (en misschien ook wel andere bestuurscommissies) hierin het verschil kunenn maken. Als zij de nieuwe internationals een warm welkom geven en dan weer voorstellen aan andere leden, komt dit de integratie hopelijk ten goede.

Engelstalige lezingen met Nederlandse sprekers: risico voor kwaliteit en verlies van nuance. Het risico is inderdaad dat de kwaliteit van lezingen achteruit gaat.

In 2018 werden Engelstalige lezingen echter hoger beoordeeld dan Nederlandstalige (7,96 vs. 7,36), in 2019 worden Engelstalige lezingen tot nu toe iets lager beoordeeld dan Nederlandstalige (7,83 vs.

20

Page 21:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

8,03). Verder heeft het vaak een positieve invloed op de discussies, omdat internationale aanwezigen kunnen bijdragen met nieuwe inzichten en invalshoeken. Verder wordt het niveau van Engels steeds hoger onder Nederlanders en bieden sprekers ook steeds vaker zelf aan de lezing in het Engels te houden.

eSIB, SIB-Link etc. liever tweetalig maken i.p.v. alleen maar Engelstalig. Tijdens de LIM’s kwam naar voren dat mensen het fijn vinden om tweetaligheid binnen SIB te houden en niet alles volledig in het Engels te doen zonder ook een Nederlandse versie aan te bieden.

Daarom hebben we het plan dusdanig aangepast dat de eSIB, de website en de SIB-Link tweetalig worden (waar de volledige Link commissie achter staat). Verder zal interne promotie de eerste 1,5 jaar tweetalig blijven.

SIB wordt aantrekkelijker voor internationals, maar minder aantrekkelijk voor Nederlandse studenten. Tijdens de LIM’s kwam de angst naarvoren dat door te internationaliseren, we de vereniging toegangkelijker maken voor internationals, maar daarmee de drempel hoger maken voor Nederlandse studenten, omdat ze dan opeens Engels moeten praten. Er waren dan ook mensen die zeiden dat ze misschien minder snel lid waren geworden en dit is dan ook een reeële angst.

Echter gaven verschillende andere leden aan dat ze juist eerder lid waren geworden van SIB, omdat de vereniging hen dan juist de kans geeft om zich cultureel te verrijken. Wij denken dan ook dat het openstellen van de vereniging voor internationals juist meer diepgang aan de vereniging geeft en de sfeer opener zal maken, wat SIB dan juist ook weer aantrekkelijker zou kunnen maken voor Nederlandse studenten.

Het tweejarenplan gaat te ver: Genootschappen zouden de mogelijkheid moeten hebben om internationals te kunnen weigeren. Verschillende keren kwam de angst onder leden naar voren dat zij zich minder op hun gemak zouden voelen in genootschappen als internationals hier ook lid van zouden kunnen worden en de voertaal dus Engels zou worden. Hun voorstel is dan ook om genootschappen zelf de keuze te geven welke voertaal ze hebben.

Dit zou echter tegen het HR ingaan, waar instaat dat: ‘Genootschappen mogen eisen stellen aan hun leden, mits deze aansluiten op het thema van het betreffende genootschap en mits ieder SIB-lid aan de eisen zou kunnen voldoen.’ Het weigeren van mensen voor genootschappen op basis van hun nationaliteit zou dan dus ook discriminatie zijn, wat iets is wat we natuurlijk niet moeten willen in onze vereniging. Wij geloven dan ook dat als we willen internationaliseren, we dan volledig moeten internationaliseren als vereniging en niet ‘half’. Een goede integratie van internationals zal namelijk al een uitdaging worden (zeker in het begin) en door de vereniging niet volledig voor hen openstellen, wordt het risico van gescheiden eilandjes van internationals en Nederlandse studenten groter, a.k.a. mislukte integratie van internationals. Hetzelfde geld voor Een x % van de vereninginsactiviteiten Engelstalig aanbieden. Ook op deze manier wordt de vereniging niet volledig opengesteld voor internationals en is de kans op mislukte integratie dus groter.

Verlies van de Nederlandse studentencultuur. Ook kwam de angst naarvoren dat internationalisering ten koste zal gaan van de Nederlandse studentencultuur die we hebben binnen SIB.

Echter houdt internationalisering alleen in dat we vaker Engels zullen spreken, niet dat we het type activiteiten dat we aanbieden gaan veranderen (typische Nederlandse studententradities zoals cantussen blijven natuurlijk gewoon). We geven dus internationals de kans om kennis te maken met de Nederlandse studentencultuur, niet om deze te verliezen. Verder denken wij dat het toelaten van internationals juist goed past binnen de cultuur binnen SIB, vanwege onze gezamenlijke interesse in internationale betrekkingen.

21

Page 22:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Kan ten koste van de kleinschaligheid van SIB gaan. Tijdens een van de LIM’s kwam naarvoren dat de kleinschaligheid van SIB heel fijn is en als een soort van uit de hand gelopen vriendengroep voelt. De angst is dat we door internationalisering groter worden en dit dan ten koste van deze sfeer gaat.

Echter denken wij dat internationalisering SIB niet dusdanig groot zal maken dat het ten koste gaat van de persoonlijkheid van onze vereniging. We denken juist dat het de vereniging meer zekerheid voor haar voortbestaan in de toekomst geeft en de sfeer ten goede zal komen (diversiteit, diepgang, openheid), terwijl het persoonlijke karakter wel behouden blijft.

Tijdlijn:

Deze tijdlijn is de basis, maar mochten de omstandigheden erom vragen, dan kan zowel het 38ste als het 39ste bestuur altijd hiervan afwijken.

Zodra er één internationale student lid is:

• Activiteiten in het Engels (alleen als de internationale student aanwezig is). De voertaal zal Engels zijn, zowel met betrekking tot de activiteit als met betrekking tot de voertaal onder de aanwezigen (als er een internationale student bij het groepje staat)

• Interne promotie tweetalig

• Nieuwsbrief tweetalig. Hier is voor gekozen, omdat het stukje “vanaf de kamer” erg persoonlijk is en de secretaris op die manier wat meer vrijheid heeft in het schrijven

• Genootschappen geven Engelse naam door

HalfjaarALV (februari ’19) – Zomer (juli ’19) (bestuur 18-19)

• Website vernieuwen (Nederlandse en Engelse versie). Hier is voor gekozen, omdat de meeste stukken over kunnen worden genomen van de huidige (Nederlandse website). Deze stukken moeten vertaald worden naar het Engels, maar een Nederlandse versie van de website kost dan geen extra moeite

• Facebook tweetalig

• Collegepraatjes bij Engelstalige studies

• Universiteit Utrecht/Hogeschool Utrecht/Hogeschool voor de Kunsten Utrecht/Universiteit voor Humanistiek inlichten over internationalisering

• KvK inlichten over internationalisering

Martijn: Moet je de KvK inlichten?

Lieselotte: Nee dat hoeft eigenlijk niet.

Valentine: Ah oke, dit hadden wij van het plan van Amsterdam overgenomen dus we dachten dat dat moest.

Catja: Wat ga je dan in deze tijd met de lezingen doen?

Valentine: Dat wordt opbouwen, dit jaar streven we naar één Engelse lezing per maand.

Kayan: Waarom alleen maar Facebook?

Valentine: Goede, dit moeten eigenlijk alle promo kanalen zijn.

Lieselotte: Die statuten hoef je niet compleet vertaald in te dienen bij een notaris.

Valentine: Ah oke mooi om te weten!

22

Page 23:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Tijdens de JaarALV (augustus ’19) (bestuur 18-19)

• Evaluatie internationalisering

Introductieperiode (september ’19) - HalfjaarALV (februari ’19) (bestuur 19-20)

• Introductieweek in het Engels (als er minimaal één internationaal lid bij is). De voertaal zal Engels zijn, zowel met betrekking tot de activiteiten als met betrekking tot de voertaal onder de aanwezigen (als er een internationale student bij het groepje staat)

• Promotiemateriaal in het Engels bestellen

• Vertalen HR/Statuten (worden nog niet officieel)

• Engelse titel bestuur

• SIB-Link wordt tweetalig

HalfjaarALV (februari ’20) (bestuur 19-20)

• Evaluatie internationalisering

Vanaf HalfjaarALV 2020 (februari ’20) (bestuur 19-20)

• ALV’s in het Engels

• Nieuwsbrief blijft tweetalig. Zoals hierboven al beschreven is dit prettig voor de secretaris, aangezien diegene waarschijnlijk met meer vrijheid schrijft in het Nederlands dan in het Engels

• Sollicitatie open voor internationale bestuursleden. Dit is nu pas aan de orde, omdat hiervoor de ALV’s in het Nederlands zijn en dus niet (of in ieder geval erg lastig) te volgen zijn voor de internationale studenten die bestuur zouden willen doen

• Statuten naar de notaris. Engelse versie van zowel de statuten als het HR worden de officiële versie

JaarALV 2020 (augustus ’20) (bestuur 19-20)

• Evaluatie internationalisering

Vanaf JaarALV 2020 (augustus ’20) (bestuur 19-20)

• Alle dinsdagavondprogramma’s in het Engels

• Interne promotie volledig in het Engels

Zijn er vragen?

Luuk Muthert: Die ALVs in het Engels is dan na deze ALV?

Valentine: Ja klopt.

Kayan: Is het beleid en bv. Protocollen dan ook helemaal in het Engels?

Valentine: Ja dat is wel de bedoeling.

23

Page 24:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Demian: Engelstalige bachelors van de HU, vallen die hier ook onder?

Eefje: Die zijn er niet.

Miriam Hansen: Jawel hoor!

Eefje: Ow oke, dan is de HU website in ieder geval uitermate onduidelijk.

Ilmar: Over de genootschappen. Als je zegt je mag er geen Internationals weigeren dan is dat natuurlijk discriminatie. Maar mensen kunnen natuurlijk ook gewoon Nederlands leren?

Valentine: Ja maar je moet je bedenken dat mensen voor een paar jaar hier zijn, dat lijkt me echt heel lastig. Dan zullen Internationals zich waarschijnlijk nog steeds gediscrimineerd voelen.

Martijn: De paar Internationals die ik heb gesproken vinden het juist erg vervelend als ze geen mogelijkheid hebben om Nederlands te leren omdat er overal alleen Engels wordt gesproken.

Valentine: Ja maar dan kan die International dat best aangeven.

Martijn: Waarom het onderscheid drie jaren / semester Internationals?

Valentine: Nou we richten ons wel op langdurige studenten maar halfjaarstudenten zijn ook welkom.

Martijn: Er zijn activiteiten die lastig in het Engels gaan, bijv. cantussen waarbij nu veel Nederlandse liedjes worden gezongen. Dat kan wel echt jammer zijn.

Valentine: Ja klopt… Dat wordt wel een fase van omschakelen.

Kayan: Kun je een andere activiteit noemen behalve cantussen? Want in onze cantussen zingen we ook Engelse/Duitse liedjes namelijk. Je hoeft niet perse de hele tekst te begrijpen.

Martijn: Ik denk dat er mensen zijn die dat naar zouden vinden, ik zou het zelf niet erg vinden.

Madio: Is er over nagedacht qua logistiek? Dat cantuslocaties bijv. vol zitten door teveel mensen?

Valentine: Ja de locatie kun je in principe gewoon zelf uitzoeken, dan kijk je ook naar hoeveel mensen je verwacht.

Lieselotte: Kunnen mensen uit het buitenland die een bestuursjaar willen doen ook in aanmerking komen voor een beurs?

Demian: Als volledig ingeschreven student kan dat wel gewoon. Als minorstudent kan het niet.

Demian: Over de genootschappen, bij de UU raad hebben we de volgende regeling: Je mag engels praten maar moet Nederlands verstaan.

Annika van Opstal: Reactie op Madio: SIB heeft al weleens meer leden gehad dus het is niet zo dat SIB het niet aankan, dan heb je ook meer geld voor grotere locaties. Geeft alleen maar meer mogelijkheden.

Nian: De Nederlandse mensen die bestuur willen doen, hun kwaliteit van Engels kan bepalend zijn voor of ze het willen ja of nee, kan er ondersteuning worden geboden?

Valentine: Ja dat lijkt me een goede, ik denk dat daar wel mogelijkheden voor zijn.

Sander: Over het nadenken over leiding van de cantus, dat is best een grote stap om dat in het Engels te doen. Ik denk dat we daar wel op moeten letten op de selectie van wie dat doet.

Valentine: Ja goede, gaan we zeker op letten.

24

Page 25:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Luuk Muthert: Bij een cantus wordt niet alleen Nederlans of Engels gesproken maar ook Latijn. Kunnen genootschapsnamen niet ook in het Latijn?

Valentine: Ja dat stond er ooit in alleen toen kregen we de reactie dat het raar is dat het wel in het Latijn mag en niet in andere talen.

Martijn: Ja je kunt zeggen: standaard Engels, tenzij het thematisch (afhankelijk van waar het genootschap zich op richt) beter anders kan.

Anouk: Die actie van 10 euro voor het eerste halfjaar, geldt dat ook voor Internationals die een halfjaar blijven?

Valentine: Nou ja, ik denk dat het inderdaad wel redelijk is om van hen een halfjaar contributie te vragen in plaats van heel en dan zou die 10 euro actie dus op kunnen gaan.

Catja: Die actie geldt alleen voor de eerste week van de UIT. Internationals die een halfjaar komen, lopen in principe niet de UIT want ze zijn geen eerstejaars.

Ilmar: Bestuur is al een zware taak, in het Engels is dat alleen maar moeilijker. Wellicht dat je dan het risico loopt dat het bestuur niet gevuld wordt.

Valentine: Ik denk dat mensen daar dan ondertussen wel meer aan gewend zijn.

Kayan: Ik denk dat als je bestuur doet en je hele bestuur is Nederlands dan ga je niet perse onderling de hele tijd Engels praten. Ik denk dat die drempel echt wel mee valt als je er langer over nadenkt.

Rosalie: Het is ook een mooie kans om je Engels te verbeteren en je kan ook ondersteund worden door je bestuursgenoten.

Martijn: Een nog onderlicht pluspunt is de status van SIB bij de UU en HU. Weinig verenigingen zijn nog geïnternationaliseerd en stel dit lukt dan heeft SIB wel echt een grote streep voor.

Luuk: Stel dat we nu met de UIT vier Internationals krijgen maar we vijftien potentiële leden kwijtraken aan Biton omdat Engels spreken toch een te grote drempel blijkt, is er een back-up plan?

Valentine: Ja nou hoeveel mensen je verliest is moeilijk te meten want meestal zeggen die potentiële leden dat niet bij de UIT. Maar stel dat de UIT tegenvalt dan wordt er heel erg hard ingezet bij de KBR en de LIT en tijdens de HalfjaarALV is er natuurlijk een evaluatie.

Annika van Opstal: Ja wat Valentine al zei, het is erg lastig te meten. Je weet oprecht niet of ze door internationalisering niet lid worden of door iets anders.

Luuk Muthert: Ja maar het kan wel een voordehand liggende reden zijn natuurlijk.

Annika van Opstal: Nog een korte reactie: het is heel moeilijk om een meetlat te hebben, het aantal nieuwe inschrijvingen is zo wisselend elk jaar. Het meten is denk ik onmogelijk.

Lieselotte: Het is ook een beetje een wat-als scenario, het lijkt me handig om deze discussie na de UIT dan te voeren.

Kayan: Het ligt ook vooral aan je promotie, hoe ga je jezelf daar neer zetten? Bijvoorbeeld: We spreken alleen Engels of we spreken alleen Engels als er Internationals bij zijn? Wat vertel je ze: non stop Engels moeten praten of zeg je culturele verrijking? Het is ook een kwestie van framing.

Madio: Stel dat er de komende twee jaar 30 Internationals bij komen maar de ALV zegt na twee jaar: nee we gaan er niet meer door, wat gebeurt er dan met die 30 Internationals?

Valentine: Ja dan moeten we het ze mededelen maar ze hoeven niet perse weg natuurlijk.

25

Page 26:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Rosalie: Ja. Het is misschien handig om niet alleen maar wat-als toekomst scenario’s erbij te halen.

Ilmar: Nou dat vind ik een onzin argument, je moet toch risico’s incalculeren.

Valentine: Ja klopt maar ik denk doordat je elk halfjaar bij de ALV al evalueert dat je sowieso al de risico’s bijhoudt.

Kayan: Persoonlijke noot, ik vind het juist goed dat gevoelens -ook al zijn het drie jaar in de toekomst scenario’s - van ALV leden worden meegenomen. Dan neemt ook een stuk van het vertrouwen toe als je dat blijft doen.

Rosalie: Korte verduidelijking: ik waardeer input van de ALV zeer maar ik kan ook nog wel dertig doemscenario’s erbij te halen.

Martijn: Zullen we anders stoppen met discussiëren over waar we over discussiëren?

Jaleesa: Nog meer opmerkingen of vragen? Nee?

Dan kunnen we nu gaan stemmen. Heeft er iemand bezwaar tegen om dit openbaar te doen?

Ja, een paar mensen. Stembriefjes worden uitgedeeld.

Dan gaan we nu stemmen over het tweejarenplan internationalisering. Wie is er voor? Wie is er tegen? Wie stemt onthoudend?

Dan is het tweejarenplan aangenomen met 21 stemmen voor, 7 stemmen tegen en 4 stemmen onthouding.

HAMEREN

17:51

Dan gaan we nu door naar punt 17, het bestuursrondje.

HAMEREN

Punt 17 Bestuursrondje 23:15 – 23:25Alle bestuursleden zullen nu kort vertellen waar ze de afgelopen tijd mee bezig zijn geweest.

Eefje: Ik ben de afgelopen tijd druk bezig geweest met het promoten van het congres en de introductiemomenten. Ik heb gezocht naar nieuwe sponsoren en het contract met Cimsolutions verlengd. Daarnaast heb ik de verjaardagskalender gemaakt, de UIT commissie opgestart en het proces rondom de nieuwe site begeleidt. Daarvoor heb ik me verdiept in Search Engine Optimization (SEO) en een protocol opgesteld voor mijn opvolgers met handige tips en tricks voor het verbeteren van de website in de toekomst.

Rosalie: Hoe is het met de vergunningen van de uit?

Eefje: Het spandoek is geregeld en Janskerkhof daar is de gemeente mee bezig, verzoek is ingediend.

Fayrouz: De afgelopen tijd ben ik druk bezig geweest met het congres in goede banen leiden. Louise en ik hebben hard gewerkt aan een mooi programma en met de rest van de commissie heb ik samengewerkt voor de logistieke aspecten van de dag. Dus mocht je nog niks te doen hebben op 9 maart, kom ons harde werk bewonderen. Verder heb ik me bezig gehouden met al mijn taken, waaronder het lezingenprogramma, dat gaat aardig goed.

Klaske: Hoe is het met de opkomst?

26

Page 27:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Fayrouz: Kan beter, we zitten rond de 50-60 mensen per lezing.

Klaske: Ben je dat ook aan het monitoren?

Fayrouz: Ja we monitoren het wel maar we weten niet precies waardoor het komt: moeilijk te peilen.

Rosalie: Heb je nog spannende updates van de jonge atlantici etc.?

Fayrouz: Nee daar hebben we niet heel veel mee gedaan. Ze zijn vaak niet zo nuttig in het aanleveren van geld of mensen.

Martijn: Peilen jullie überhaupt waarom mensen naar lezingen gaan? Vraag je dat weleens gewoon aan mensen?

Fayrouz: Ja we hebben natuurlijk wel de enquête aan het begin en aan het eind van het jaar.

Klaske: Ja in een grijs verleden had je ook de lezingen enquête met een gevarieerde groep SIB-ers die er vragen over beantwoorde. Toen reageerden veel mensen niet maar de mensen die reageerden waren wel nuttig dus misschien iets om in je hoofd te houden.

Fayrouz: Dankjewel voor de tip!

Valentine: Ik heb de afgelopen tijd veel projectcommissies begeleid (de Galacie, KBRcie, LITcie, KIPcie en Simulacie) en daarnaast natuurlijk ook de doorlopende commissies. Verder heb ik mij gefocust op de integratie en binding van de eerstejaars, en ook mijn oog gehouden op de ouderejaars. Verder probeer ik goed contact te houden met alle genootschappen en stimuleer ik hen om zowel verenigingsbrede als besloten activiteiten te organiseren. Ook ben ik bezig met het verwerken van de resultaten van de tussentijdse ledenenquête en hebbe we volgende week een brainstorm sessie met de IC gepland staan. Verder beleef ik veel plezier aan de voorbereidingen voor de dies, vergeet niet een passe par tout te kopen guys!

Corné: De eerste helft van het jaar heb ik mij beziggehouden met de lopende penningmeestertaken van boekhouden en andere geld gerelateerde dingetjes. Ook heb ik commissies financieel begeleid, bijvoorbeeld de UITcie en de KBR, welke er nu financieel goed voor staan of zijn afgerond. Verder heb ik gekeken naar de resultaten van de eerste helft van het jaar, en bekeken op welke posten bezuinigd kon worden en waar geld bij moet.

Vanuit mijn rol als Commissaris Acquisitie heb ik gekeken met de AC naar haar toekomst, met welke ik ook de aanvragen voor het lezingenprogramma 2019-2020 heb klaargezet.

Verder heb ik nog iets gedaan wat ik graag aan de ALV mede zou willen delen. Vanuit mijn functie heb ik een excuusbrief geschreven voor verkeerde eenzijdige beslissingen van de vorige penningmeester met betrekking tot de fondsenwerving van de grote reis 2018. Deze brief is gegaan naar alle commissieleden van die grote reis.

Hiernaast heb ik mij beziggehouden met de selectie voor mijn hopelijk nieuwe studie, kunstmatige intelligentie.

Claartje

De afgelopen tijd heb ben ik verder gegaan met de AVG formulieren, ongeveer de helft van de leden heeft deze nu ingevuld en de AVG richtlijnen zijn nu geïntegreerd in het nieuwe inschrijfformulier op de site zodat mensen die zich inschrijven al gelijk met onze privacy richtlijnen akkoord gaan. Verder heb ik met veel hulp van Jaleesa het hok opgeruimd en heb ik hier een inventaris van gemaakt die op de site te vinden is. Ik heb een begin gemaakt met het opruimen van het archief en ga dit te komende tijd doorzetten. Verder vermaak ik me nog steeds goed met mijn standaardtaken en heb ik erg veel zin in de komende activiteiten zoals de Diesweek en de LIT dus hopelijk zie ik jullie daar!

Demian: Klopt het dat de nummering van de inventaris bij het hok niet helemaal klopt?27

Page 28:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Claartje: Dat klopt, er mist geloof ik één nummer en dat is de doos met het fotodoek. Verder wil ik nog benadrukken dat er eigenlijk elke week spullen bijkomen en dat het voor mij niet haalbaar is om dagelijks de inventaris te updaten. Ik zal er naar streven dit tenminste één keer per maand te doen.

Jaleesa:

Ik ben de afgelopen tijd met van alles bezig geweest. Zo heb ik deze ALV voorbereid en zijn we begonnen met het opvolgingsproces. Daarnaast heb ik natuurlijk mijn bestuur ondersteund bij hun beleidsdoelen en heb ik de werkdruk in het bestuur bewaakt. Verder ben ik bezig geweest met nadenken over de nieuwe structuur van de SIC en met de reünistencommissie gewerkt aan de eerste bijeenkomst. Ook heb ik daarvoor contact gehad met NGIZ.

Als laatste wil ik jullie nog allemaal meegeven dat je niet moet vergeten je kaartje te kopen voor het SIB-Nederland congres.

Zijn er vragen? Nee?

Dan gaan we door met punt 18: w.v.t.t.k.

HAMEREN

Punt 18: W.v.t.t.k. 23:25 - 23:35Er zijn geen punten ter tafel gekomen.

Dan gaan we door met punt 19: Rondvraag

HAMEREN

Punt 19: Rondvraag 23:35-23:40

Jullie krijgen nu allemaal de gelegenheid om nog iets te zeggen of vragen, mocht je dat willen. We beginnen achteraan en werken naar voren, we eindigen bij het bestuur.

Demian: Is het misschien handig om mobiele telefoons te gebruiken om het op te nemen? Kan claartje het later terugluisteren en rustig uittypen.

Claartje: Enerzijds goed plan, maar qua privacy van mensen lijkt het me wel een ding.

Demian: Ja daarom ook van tevoren toestemming vragen.

Claartje: Ja dat kan. Alleen even heel egoïstisch, het zou mij wel heel veel tijd kosten om alles te beluisteren en uit te typen.

Miriam Hansen: De vraag is ook: hoeveel nut heeft het? Je hoort waarschijnlijk de bestuursleden wel als de telefoon voorin ligt, maar het grootste deel vanuit de zaal hoor je niet door al het geroezemoes, schuiven met stoelen, deuren die dichtslaan etc.

Lieselotte: Bij ons deed Jorden dat toen ook en die had echt een dagtaak aan alles beluisteren.

Kayan: Ik had nog een vraagje over de SIC. Als ik het goed heb scharen wij ons daaronder maar we zijn als SIC helemaal niet vindbaar op internet. Is dat iets om mee bezig te gaan?

Jaleesa: Ja lijkt me zeker een goede.

Kayan: Verder: gefeliciteerd met jullie internationaliseringsplannen en het halfjaarverslag van Corné.

28

Page 29:   · Web viewValentine: Lieve Heleen, voor de IC heb jij natuurlijk ontzettend veel betekend.Als enthousiaste voorzitter vorig jaar en als een hele fijne ondersteuning voor mij dit

Annika van Opstal: Misschien zou er wel op ingezet kunnen worden dat als je SIB googled dat je dan ook de SIC kunt vinden. Verder: super lekker bezig bestuur!

Heleen Franssen: leuke laatste ALV helft, goed gedaan.

Miriam Hansen: Goede ALV.

Klaske: Gefeliciteerd met het internationaliseringsplan! Ook een compliment volgens mij hebben jullie, ook tijdens de LIM’s, heel goed naar de leden geluisterd.

Lieselotte: Ik sluit me aan bij Klaske en ook goed dat de leden veel kritische vragen hebben gesteld.

Rosalie: Lekker bezig bestuur, jullie komen goed voorbereid en als een coherent geheel over. Ook complimenten voor de opkomst van de ALV, lekker divers en ook veel verschillende bestuurscommissies aanwezig.

Eefje: Bedankt voor jullie komst.

Valentine: ik sluit me bij Eefje aan.

Claartje: Dank voor jullie komst en kritische vragen!

Jaleesa: Ja veel dank, het betekent altijd heel veel dat er mensen zijn die genoeg om SIB en het beleid geven om hier naartoe te komen.

Corné: Dank voor het luisteren en jullie komst!

Fayrouz: Dank en ga lekker borrelen!

Dan gaan we door met punt 20, de sluiting.

HAMEREN

Punt 20: Sluiting 23:40

Bij deze sluit ik de algemene ledenvergadering van de Utrechtse Studentenvereniging voor Internationale Betrekkingen van 27 februari 2019 om 22:14 uur. Bedankt voor jullie komst!

HAMEREN

29