· Web viewConcreet geldt dit voor de verwerking van persoonsgegevens in elektronische systemen...
50
Draaiboek AT Eerste publicatie 30/10/2018 Draaiboek AT Tender activeringstrajecten
Transcript of · Web viewConcreet geldt dit voor de verwerking van persoonsgegevens in elektronische systemen...
Draaiboek ATEerste publicatie 30/10/2018
Draaiboek ATTender activeringstrajecten
Voorwoord
Werkzoekenden met een veelzijdige problematiek hebben soms nood aan een multidisciplinaire aanpak (werk en zorg). Een structurele samenwerking diende zich aan. Op 23 april 2014 werd het decreet houdende de werk- en zorgtrajecten goedgekeurd door het Vlaams Parlement. Op 2 februari 2018 volgde de definitieve goedkeuring van het uitvoeringsbesluit door de Vlaamse Regering. Dit decreet maakt structurele samenwerking mogelijk op maat van werkzoekenden die ver van de arbeidsmarkt afstaan, via integrale trajecten met doorgedreven maatwerk en met aandacht voor zorg, welzijnsbevordering, competentieversterking en arbeidsoriëntering.Het streven naar optimale participatie aan de maatschappij is in dit decreet het gemeenschappelijk doel.
VDAB zal alle opdrachtnemers die actief zijn binnen de Tender Activeringstrajecten zo goed mogelijk ondersteunen en begeleiden in de hun toegewezen opdracht.
Hiervoor is dit gedetailleerd draaiboek uitgewerkt. Het vormt uw eerste hulp bij technische of inhoudelijke problemen. Aanpassingen melden we u steeds via mail. De bepalingen opgenomen in het bestek en de door uw organisatie ingediende offerte blijven gedurende de hele looptijd van deze tender van kracht.
Heeft u nog vragen waarop u het antwoord niet terugvindt in dit draaiboek of dienen er regionale afspraken bijgestuurd te worden, dan kan u uiteraard altijd terecht bij uw VDAB projectopvolger.
BrusselJanuari 2018Carine DoucetManager Samenwerking
2Draaiboek AT
InhoudsopgaveVoorwoord..............................................................................................................................2
DEEL I UITVOERING VAN DE OPDRACHT..........................................................................5
1. Situering en doelstelling..............................................................................................5
2. Uitvoering van de opdracht en registraties.............................................................5
2.1 Doelgroep..................................................................................................................5
2.2 Overdracht van de bemiddeling...................................................................6
2.3 Aanvaarding van de service activeringstrajecten................................6
2.4 De uitvoering van het activeringstraject.................................................7
2.4.1Casemanagers Werk en Zorg........................................................................7
2.4.2Penhouder.............................................................................................................7
2.4.3Netwerk van dienstverleners......................................................................10
2.5 Einde van het activeringstraject................................................................13
2.5.1Duurtijd van het activeringstraject..........................................................13
2.5.2Eindevaluatie.....................................................................................................13
2.6 Gebruik van MLP...............................................................................................14
2.6.1Onderliggende bewijsstukken....................................................................14
2.6.2Verbintenissen ivm registraties in MLP..................................................14
2.6.3 Inzagerechten....................................................................................................14
3 Medewerking van de deelnemer..............................................................................15
3.1 Tijdens de service................................................................................................15
3.2 Overzicht redenen voor niet aanmelding bij een uitnodiging.......16
3.3 Specifieke situatie 1: retourpost bij aangetekende afspraak.......17
3.4 Specifieke situatie 2: afstand doen van uitkeringen.........................17
3.5 Informeel gesprek over rechten en plichten los van bemiddelingsgesprek................................................................................................17
3.6 Bemiddeling tijdens en na transmissie...................................................18
3.7 Agressie...............................................................................................................18
3.8 Sjabloon van de bemiddelingsaanvraag.................................................18
4 Privacy...........................................................................................................................18
4.1 Inleiding...................................................................................................................18
4.2 Wat verstaan we onder privacy?...............................................................18
4.3 Verzamelen en noteren van persoonsgegevens.................................19
4.4 Meedelen van gegevens aan derden.......................................................21
3Draaiboek AT
5 Klachtenprocedure voor de werkzoekende............................................................22
5.1 Principes..................................................................................................................22
5.2 Rapportering over ontvangen klachten..................................................23
6 Vrijstelling van beschikbaarheid..............................................................................23
DEEL II OPVOLGING VAN DE OPDRACHT........................................................................23
1 Archivering...................................................................................................................23
2 Rapportering................................................................................................................23
2.1 Kwalitatieve monitoring...................................................................................23
2.1.1Werkwijze............................................................................................................23
2.1.2 Inhoud...................................................................................................................24
2.1.3Rapportering......................................................................................................24
2.2 Betalingen...........................................................................................................24
BIJLAGEN..............................................................................................................................26
BIJLAGE 1: TRAJECTPLAN...................................................................................................26
BIJLAGE 2: WIJZIGING TRAJECTPLAN WERK...................................................................28
BIJLAGE 3: WIJZIGING TRAJECTPLAN ZORG...................................................................29
BIJLAGE 4: BEMIDDELINGSAANVRAAG...........................................................................30
BIJLAGE 5: MODELOVEREENKOMST IN KADER VAN DE UITVOERING.......................32
4Draaiboek AT
DEEL I UITVOERING VAN DE OPDRACHT
1.Situering en doelstellingActiveringstrajecten zijn trajecten waarin aan werkzoekenden met MMPPS problemen een werkbegeleiding én een zorgbegeleiding wordt aangeboden met als doel hen te lanceren naar betaald werk (met of zonder ondersteuning). Deze begeleiding wordt uitgetekend door de deelnemer, samen met een casemanager Werk en een casemanager Zorg. De casemanagers bepalen de duur van het activeringstraject met een maximale duurtijd van 18 maanden. De begeleiding wordt uitgevoerd door een netwerk van dienstverleners dat vertegenwoordigd en gecoördineerd wordt door een penhouder.
2.Uitvoering van de opdracht en registraties2.1 Doelgroep
De doelgroep van een activeringstraject bestaat uit deelnemers waarvoor betaalde beroepsarbeid tijdelijk niet mogelijk is door één of meer belemmeringen van medische, mentale, psychische, psychiatrische of sociale aard. Het moet aannemelijk zijn dat de deelnemer na deelname aan een activeringstraject van maximum 18 maanden in staat is om door te stromen naar betaalde beroepsarbeid.
De dienst DABP van VDAB bepaalt of een kandidaat deelnemer kan deelnemen aan een activeringstraject a.d.h.v. volgende criteria:
● De kandidaat deelnemer heeft ernstige belemmeringen van medische, mentale, psychische, psychiatrische of sociale aard die hem op dit moment verhinderen om betaalde beroepsarbeid te verrichten. Die belemmeringen zijn prominent aanwezig en onvoldoende onder controle om nu betaald aan het werk te gaan.
● Om deze belemmeringen te remediëren, heeft de kandidaat deelnemer nood aan een begeleidingsprogramma dat zich zowel richt op het vlak van begeleiding naar en op een werkvloer als op het vlak van zorg.
● Het moet aannemelijk zijn dat de kandidaat deelnemer na deelname aan een activeringstraject (van maximum 18 maanden) in staat is om door te stromen naar betaalde beroepsarbeid.
● De kandidaat deelnemer is geëngageerd om actief deel te nemen aan het activeringstraject en zo de MMPPS-problematieken aan te pakken in functie van tewerkstelling.
● De VDAB schat in dat de kandidaat deelnemer voldoende taalvaardig is voor een succesvolle begeleiding.
5Draaiboek AT
● De werkzoekende is ingeschreven bij VDAB (00, 02, 03, 05, 14, 32) en woonachtig in het Vlaams Gewest.
2.2 Overdracht van de bemiddeling Een kandidaat deelnemer van een activeringstraject kan zich hiertoe richten tot VDAB of tot een andere verwijzende instantie. Indien de kandidaat deelnemer zich richt tot een andere verwijzende instantie brengt deze instantie VDAB op de hoogte van het verzoek tot deelname aan een activeringstraject via het invullen van het online formulier dat hiervoor beschikbaar is op de VDAB website. VDAB vraagt de verwijzende instatie om de kandidaat deelnemer voor te bereiden op het gesprek met de bemiddelaar door samen met de kandidaat deelnemer het aanmeldingsformulier voor een activeringstraject in te vullen. Het aanmeldingsformulier is beschikbaar op de VDAB website. De kandidaat deelnemre brengt het aanmeldingsformulier mee op het eerste gesprek met de bemiddelaar. De VDAB bemiddelaar nodigt de kandidaat deelnemer uit om het verzoek tot deelname te bespreken en kan hiervoor extra informatie opvragen bij de verwijzende instantie om het verzoek tot deelname te motiveren. De bemiddelaar maakt het dossier over aan de dienst arbeidsbeperking (DABP) die zal bepalen of de kandidaat deelnemer voldoet aan de voorwaarden voor de deelname aan het activeringstraject. DABP deelt de beslissing mee aan de bemiddelaar die op zijn beurt de kandidaat deelnemer over de beslissing zal informeren. Een kandidaat deelnemer moet ingeschreven zijn bij VDAB om een verzoek tot deelname te kunnen doen.
Bij een advies “activeringsbegeleiding” legt de VDAB bemiddelaar een afspraak vast tussen de werkzoekende en de casemanager Werk.
2.3 Aanvaarding van de service activeringstrajectenVanaf het ogenblik dat de werkzoekende aanwezig is op de afspraak met de casemanager Werk wordt de eerste afspraak in het dossier afgewerkt met ‘aanwezig’ en is de overdracht van de bemiddeling definitief. Dit is het aanvaarden van de service activeringstrajecten.
De casemanager Werk maakt met de deelnemer afspraken over de aanstelling van de casemanager Zorg. Bij voorkeur is dit een organisatie waarbij de werkzoekende reeds gekend is. De casemanager Werk plant een afspraak met de werkzoekende en de casemanager Zorg om samen de acties te bepalen die tijdens het activeringstraject dienen opgenomen te worden.
Tijdens het overleg tussen de werkzoekende en de casemanagers worden de acties en hun volgorde vastgelegd in een trajectplan dat wordt ondertekend door de werkzoekende en beide casemanagers. De casemanagers beslissen, conform
6Draaiboek AT
de afspraken met de penhouder welke dienstverleners een passend aanbod hebben.
Het activeringstraject wordt als opgestart beschouwd als het trajectplan opgeladen is in het vertrouwelijk luik van het MLP dossier van de deelnemer en het kan geraadpleegd worden door de penhouder1 .
De penhouder organiseert de uitvoering van het actieplan dat door de casemanagers wordt bepaald rekening houdend met:
● een dienstverlening op maat van de deelnemer en zijn zorgbehoeften i.f.v. werk.
● de logische opbouw die de casemanagers opnemen in het actieplan.● een vlotte aansluiting van de dienstverlening waarbij de periodes tussen
de acties worden beperkt.
2.4 De uitvoering van het activeringstraject
2.4.1 Casemanagers Werk en ZorgDe casemanager Werk is tijdens de opvolging van het activeringstraject verantwoordelijk voor de werkafspraken en planning met betrekking tot het wegwerken van de drempels naar werk.De casemanager Zorg is tijdens de opvolging verantwoordelijk voor de werkafspraken en de planning van het zorgaanbod in functie van reïntegratie in of via de arbeidsmarkt.
De casemanagers bepalen in onderling overleg de doelstellingen, de inhoud en de duur van het activeringstraject. Ze bewaken de voortgang van de acties uit het trajectplan. Informatie wordt uitgewisseld via het MLP dossier en waar nodig in overleg.
Minimaal zesmaandelijks wordt de voortgang in het activeringstraject geëvalueerd, in overleg met de deelnemer en de betrokken dienstverleners. Wanneer dit aangewezen is, passen de casemanagers het trajectplan aan en overleggen ze met de penhouder hoe de dienstverlening daarop kan aangepast worden. Wijzigingen aan het trajectplan worden aan de hand van een bijlage toegevoegd aan het originele trajectplan en ondertekend door de werkzoekende en desbetreffende casemanager. Deze bijlagen worden eveneens opgeladen in het vertrouwelijk luik (zie BIJLAGE 2: WIJZIGING TRAJECTPLAN WERKen BIJLAGE 3:WIJZIGING TRAJECTPLAN ZORG). De penhouder wordt via een mail op de hoogte gebracht van de wijzigingen.De casemanagers registreren het resultaat van elke evaluatie in het vertrouwelijk luik van het MLP dossier, nl. door het aanvullen van het ICF profiel van de werkzoekende.Als de casemanagers op basis van een evaluatie vaststellen dat een deelnemer het beoogde doel van een activeringstraject (namelijk betaalde beroepsarbeid met of zonder ondersteuning) niet zal halen, gaan de casemanagers samen met
1 In de flap PmAB, subflap ‘contacten en documenten’
7Draaiboek AT
de deelnemer na wat een mogelijke volgende stap kan zijn voor de deelnemer: arbeidszorg in de sociale economie, arbeidsmatige activiteiten en/of hulpverlening. De casemanager Werk neemt contact op met de projectopvolger om deze trajectwijziging te bespreken. De projectopvolger beslist samen met de betrokken partijen of het traject dient verder gezet te worden. Indien niet, dient er contact opgenomen te worden met DABP die een nieuwe advies psycholooglijn registreert. De projectopvolger beslist samen met de partners hoe de service afgesloten wordt. Er wordt een opmerking bij het eindadvies geformuleerd dat het activeringstraject vroegtijdig werd stopgezet.
8Draaiboek AT
2.4.2 PenhouderFaciliteert de uitvoering van de activeringstrajecten
● Hij leest het voorstel tot trajectplan en overlegt indien nodig met beide casemanagers;
● Hij beroept zich op de gemaakte afspraken met het netwerk van dienstverleners om de uitvoering van de acties van het trajectplan te organiseren;
● Indien er geen geschikt aanbod voor de deelnemer is in het netwerk van dienstverleners, zoekt de penhouder de meest passende dienstverlening voor de deelnemer buiten het bestaande netwerk van dienstverleners en waar aangewezen buiten de grenzen van het perceel of de provincie. Dat gebeurt telkens onder de verantwoordelijkheid van de penhouder. De penhouder verbindt er zich toe om schriftelijke afspraken te maken met de actor die niet behoort tot het netwerk over de taakverdeling in de dienstverlening en de eventuele vergoeding. Hij vult de “BIJLAGE 5:MODELOVEREENKOMST IN KADER VAN DE UITVOERING” in en legt deze ter goedkeuring voor aan de projectopvolger.
● Ook wanneer de continuïteit van de dienstverlening in het gedrang komt, kan hij een aanvraag indienen om een bijkomende partner toe te voegen aan zijn netwerk. Hij legt daartoe een “BIJLAGE 5: MODELOVEREENKOMSTIN KADER VAN DE UITVOERING” voor. Wanneer de opdrachtnemer in de loop van de opdracht de taakverdeling tussen de dienstverleners in het netwerk wijzigt, zal hij dit voorafgaand ter goedkeuring voorleggen aan de projectopvolger. In ieder geval moet het netwerk voor de duur van de opdracht voldoen aan de voorwaarden van de minimale samenstelling en de gebiedsdekkende dienstverlening.
● Hij faciliteert dat de uitvoering van de eerste actie van het trajectplan kan opstarten bij de dienstverlener(s) binnen de 4 weken na goedkeuring van het trajectplan. De penhouder signaleert aan de casemanager werk wanneer de dienstverlening al dan niet kan opstarten.
Budgetbeheer op niveau van het traject en het project
● De penhouder beslist op basis van het trajectplan over de besteding en de uitbetaling van de compensatievergoeding. Dit houdt in dat de penhouder:
○ oordeelt en onderhandelt over een marktconforme prijs voor de acties van de dienstverleners, waar toepasselijk conform de wet op de overheidsopdrachten.
○ de besteding van de verkregen middelen evenwichtig verdeelt over de uit te voeren actieplannen waarbij inhoudelijke tekorten in de actieplannen en financiële tekorten in het budget worden vermeden. Waar nodig onderhandelt hij met de casemanagers om de uitvoering betaalbaar te houden en toch toereikend voor de deelnemers.
9Draaiboek AT
○ de dienstverleners betaalt voor de niet elders gedekte kosten van acties die ze ondernomen hebben in het kader van het activeringstraject van de deelnemer.
● De penhouder houdt toezicht op de aanwending van de vergoeding door de dienstverleners die bij het werk- en zorgtraject betrokken zijn. Dit houdt in dat de penhouder:
○ verifieert of de diensten die door de dienstverleners worden aangerekend effectief zijn uitgevoerd door de dienstverleners.
○ dubbele financiering controleert en vermijdt én zorgt voor optimale benutting van andere financieringskanalen zoals RIZIV.
○ een transparante boekhouding hanteert waarin de kosten voor dit project afzonderlijk traceerbaar zijn zodat VDAB steekproefsgewijs de aanwending van de toegekende vergoedingen aan de deelnemers kan controleren.
○ jaarlijks rapporteert aan VDAB over de kosten van de dienstverlening en de besteding van de ontvangen vergoedingen voor de dienstverlening binnen het netwerk van dienstverleners. VDAB kan vragen om ook elders vergoede dienstverlening op te nemen in de jaarlijkse rapportering. De rapportering gebeurt conform het model dat zal aangereikt worden door VDAB.
Algemene coördinatie en aanspreekpunt
De penhouder is het aanspreekpunt voor de opdrachtgever met betrekking tot de betaling van de vergoeding voor de penhouder en de betaling van de vergoeding voor de dienstverlening en en de opvolging van de opdracht. De penhouder is hierbij verantwoordelijk voor:
● de coördinatie en monitoring van de uitvoering van de dienstverlening op projectniveau:
○ door coördinatie en afstemming tussen de verschillende dienstverleners binnen het partnerschap en de communicatie met de casemanagers.
○ door toezicht op de uitvoering van de opdracht volgens de gemaakte afspraken en de gemeenschappelijke visie van het netwerk.
○ door het monitoren van de voortgang van het project.○ door de begeleiding en ondersteuning van de kwalitatieve werking
binnen het partnerschap.● het samenbrengen van de dienstverleners in het netwerk voor het overleg
dat door VDAB zal georganiseerd worden (in principe zesmaandelijks).
Output Aard Output Bewijslast Waar? VDAB-sjabloon
documentatie van de opstart van de
operationeel
tijdige opstart van
klantendossier
neen
10Draaiboek AT
dienstverlening de dienstverlening
betalingsdocumenten
formeel bewijs van aanrekening, en bewijs van betaling en desgevallend bewijs van tussenkomst derden
boekhouding
neen
gescheiden boekingen van de inkomsten en uitgaven
formeel besteding middelen
boekhouding
neen
jaarlijkse rapportering
formeel besteding middelen
op aanvraag van VDAB
ja
2.4.3 Netwerk van dienstverleners
Enkel de acties die in het trajectplan werden opgenomen en toegekend werden aan de dienstverleners, zijn vergoedbaar. Wanneer de dienstverleners tijdens de begeleiding extra drempels detecteren, bespreken ze deze extra noden met de casemanagers. De casemanagers kunnen het trajectplan in overleg met de deelnemer en de penhouder bijsturen.
Aanbod en rol van de zorgactorIn het decreet houdende de werk- en zorgtrajecten wordt zorg bepaald als de activiteit of het geheel van activiteiten in het kader van gezondheids- of welzijnsbeleid, waaronder hulp, dienstverlening en ondersteuning zijn begrepen:
● verkennen van de zorgnoden en de medische, mentale, psyschische, psychiatrische en sociale problemen samen met de deelnemer en het verlenen van inzicht aan de deelnemer in zijn zorgnoden die de uitvoering van een stage op een werkvloer of de uitvoering van betaalde arbeid met of zonder ondersteuning verhinderen;
● verlenen van zorg met het oog op herstel of draaglijk maken van medische, mentale, psychische, psychiatrische of sociale problemen in functie van de stage op een werkvloer en de joboriëntatie;
● het leren omgaan van de deelnemer met zijn zorgbehoeften en medische, mentale, psychische, psychiatrische en sociale problemen en de psychische draagkracht van de deelnemer verhogen om een stage op een
11Draaiboek AT
werkvloer uit te voeren of betaalde arbeid met of zonder ondersteuning uit te voeren;
● het mee helpen creëren van een ondersteunend zorgnetwerk in de private en werkomgeving van de deelnemer met het oog op de zelfredzaamheid van de deelnemer na afloop van het activeringstraject;
● het versterken van de competenties van de deelnemer, waaronder assertiviteit, communicatie, conflictbeheersing, het voorzien in basishygiëne, leren omgaan met faalervaringen en motivatie, met het oog op de zelfredzaamheid van de deelnemer na afloop van het activeringstraject;
● het toeleiden naar en samenwerken met andere dienstverleners voor de zorgverlening op maat van de deelnemer, met het oog op de stage op een werkvloer en de joboriëntatie;
● het overleggen, afstemmen en samenwerken met de betrokken partners in het werk- en zorgtraject, met name de casemanagers en de andere dienstverleners.
Output Aard Output Bewijslast Waar? VDAB-
sjabloon
rapportering van zorgacties met werkgerelateerde informatie en resultaten
operationeel
Uitvoering zorgacties in het kader van het trajectplan
vertrouwelijk luik van het MLP dossier
neen
Aanbod en rol van de werkactor
De werkactor is verantwoordelijk voor de begeleiding naar en op een werkvloer. De invulling van deze taken wordt onder meer als volgt geconcretiseerd:
● het begeleiden van de deelnemer om de attitudes te verwerven die hij nodig heeft om in een werkomgeving te functioneren;
● het zoeken en aanreiken van één of meerdere stagevloeren voor een activeringsstage rekening houdend met de jobaspiraties en mogelijkheden en beperkingen van de deelnemer en de vorderingen die hij heeft gemaakt in zijn activeringstraject. Deze activeringsstage:
○ heeft een duurtijd die afhangt van de afstand van de deelnemer tot de arbeidsmarkt en het tempo waarmee de stagedoelen bereikt worden. De activeringsstage heeft een maximale duur van zes maanden vanaf het moment dat de activeringsstage geregistreerd wordt in het Mijn Loopbaan-dossier van de deelnemer.
○ wordt georganiseerd bij een reguliere werkgever of op een sociale economie werkvloer. Een advies SE is niet vereist bij de start van een stage op een SE werkvloer.
12Draaiboek AT
● het voorbereiden van elke stage samen met de deelnemer en het vastleggen van praktische afspraken omtrent de doelen, duur en intensiteit van de stage;
● opmaak van een stageovereenkomst in MLP uiterlijk bij de start van elke stage in overleg met de stagiair en de werkgever (stageplaats). Deze overeenkomst wordt ondertekend volgens de MLP richtlijnen. Een kopie wordt bezorgd aan de deelnemer en de werkgever;
● de registratie van de activeringsstage in het dossier Mijn Loopbaan van de deelnemer volgens de richtlijnen van VDAB;
● het ondersteunen van de werkgever tijdens de stage (vb. informeren over de begeleidingsnood, advies bij crisismomenten, enz.);
● de opmaak van een stageverslag voor elke stage (in het sjabloon dat ter beschikking zal worden gesteld door VDAB) waarin het functioneren van de deelnemer op de werkvloer beschreven wordt. Binnen de 4 weken na het beëindigen van elke activeringsstage laadt de werkactor het stageverslag op volgens de richtlijnen van VDAB;
● het detecteren, versterken, opvolgen en evalueren van competenties die zichtbaar worden op de werkvloer;
Wanneer een werkactor wordt ingeschakeld voor andere werkacties die opgenomen zijn in het trajectplan, zal hij deze registreren conform de MLP richtlijnen wanneer dit vereist is. Hij rapporteert ook volgens deze richtlijnen of conform de afspraken die daarover worden gemaakt met de casemanagers.
Output Aard Output Bewijslast Waar? VDAB-sjabloon
ondertekende overeenkomst voor elke stage
formeel akkoord over de inhoud van de stageovereenkomst
klantendossier en MLP
in MLP
registratie activeringsstage
operationeel
start activeringsstage
MLP neen
stageverslag operationeel
uitvoering stagebegeleiding
In het vertrouwelijk luik van het MLP-dossier
ja
rapportering van werkgerelateerde informatie
Operationeel
uitvoering werkacties in het kader van het trajectplan
In het MLP-dossier waar toepasselijk of
neen
13Draaiboek AT
en resultaten klantendossier
Samenwerking, communicatie en afstemming
De dienstverleners overleggen, stemmen af en werken samen met de penhouder en de casemanagers:
● ze noteren op regelmatige basis in het vertrouwelijk luik van MLP het (werkgerelateerde) resultaat van de uitgevoerde acties.
● ze geven input of nemen deel aan het cliëntoverleg dat minimaal zesmaandelijks georganiseerd wordt door de casemanagers met als doel de acties van het trajectplan op elkaar af te stemmen, te evalueren en bij te sturen.
● ze nemen deel aan het netwerkoverleg dat VDAB organiseert (in principe zesmaandelijks).
● ze communiceren tijdig met de casemanagers indien extra acties nodig zijn in functie van noden die zich tijdens de stage of de zorgbegeleiding manifesteren.
● ze dienstverleners communiceren tijdig met de penhouder en de casemanagers over potentële vertragingen in de uitvoering van het traject.
● ze leveren (op vraag van de casemanagers) extra (werkgerelateerde) informatie aan zodat de casemanagers een eindadvies kunnen formuleren.
● ze informeren de casemanagers in het kader van een mogelijke stopzetting of bijsturing van het activeringstraject:
○ wanneer bijkomende noden gedetecteerd worden.○ wanneer de deelnemer ernstig tekortschiet in zijn verplichtingen of
in de uitvoering van de acties die met hem in het kader van zijn traject zijn overeengekomen.
○ wanneer er sprake is van een onderbreking van de uitvoering van het trajectplan wegens ziekte, moederschapsverlof, ongeval of overmacht.
○ wanneer de acties en het beoogde doel die beschreven zijn in het trajectplan niet haalbaar zijn of niet kunnen uitgevoerd worden.
Indien blijkt dat de dienstverlener de aangevraagde acties zoals beschreven in het trajectplan niet dreigt te kunnen uitvoeren binnen de vooropgestelde deadline, meldt hij dit aan de casemanager en aan de penhouder, die op zoek zal gaan naar een andere dienstverlener.
2.5 Einde van het activeringstraject
2.5.1 Duurtijd van het activeringstrajectDe casemanagers bepalen in overleg de vermoedelijke duur van het activeringstraject op basis van de behoeften en competenties van de deelnemer, met een maximum van 18 maanden vanaf de registratie van het trajectplan door
14Draaiboek AT
de casemanager Werk.
De VDAB kan, op advies van de casemanager Werk en de casemanager Zorg het activeringstraject verlengen tot maximaal 24 maanden als de deelnemer door ziekte, moederschapsverlof, ongeval of overmacht tijdelijk niet kan deelnemen, op voorwaarde dat een verlenging noodzakelijk is om de doelstelling van het activeringstraject te bereiken. De casemanager Werk contacteert de projectopvolger om te motiveren waarom hij het traject wil verlengen na de periode van 18 maanden en motiveert deze verlenging in de bijlage(n) van het trajectplan.
2.5.2 Eindevaluatie
Wanneer het actieplan uitgevoerd is, verifieert de penhouder bij de casemanagers of het activeringstraject voltooid is en alle verslagen beschikbaar en toereikend zijn. Wanneer acties onuitvoerbaar blijken, overlegt de penhouder met de casemanagers over passende alternatieven.
De casemanagers en de deelnemer evalueren de resultaten van het activeringstraject, actualiseren het MLP-dossier van de deelnemer, maken een eindevaluatie in het finale ICF-verslag in het vertrouwelijk luik in het MLP-dossier. De casemanager Werk registreert de advies psycholooglijn2 met financieringsnummer en sluit de service activeringstrajecten af.
2.6 Gebruik van MLP
2.6.1 Onderliggende bewijsstukkenDe in MLP ingevoerde gegevens moeten steeds aantoonbaar zijn (zowel voor opdrachtnemer als voor diens onder- en co-aannemers) door onderliggende registraties. In concreto betekent dit dat voor de acties moet aangetoond worden dat de deelnemers de acties effectief hebben bijgewoond en dat de lesgevers/begeleiders effectief aan de in MLP geregistreerde deelnemers of cursisten begeleiding en/of opleiding hebben verstrekt. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer (en diens onderaannemers) om een afdoend registratiesysteem uit te werken en te implementeren om de geleverde prestaties, de begeleidings- en opleidingsacties en/of het begeleidings- en bemiddelingsproces op een adequate wijze te registreren en te kunnen verantwoorden. De bewijslast hieromtrent ligt bij de opdrachtnemer. De bewijsstukken worden verzameld in een klantendossier. Het klantendossier is een individueel dossier per deelnemer dat bewijst dat de begeleiding en acties effectief werden uitgevoerd conform de afgesloten overeenkomst. Het staat de opdrachtnemer vrij om, naast de verplichte registraties in MLP en de opgelegde bewijsstukken in het bestek, het klantendossier op papier of deels digitaal samen 2 Indien het advies “niet-toeleidbaar” wenselijk is, wordt DABP geconsulteerd. Indien zij akkoord zijn met dit advies registreren zij zelf deze lijn.
15Draaiboek AT
te stellen, maar de opdrachtnemer zorgt er voor dat de deelnemer zijn integrale dossier steeds kan raadplegen en dat ook de VDAB op eenvoudig verzoek toegang wordt verleend tot alle gegevens in het klantendossier.
2.6.2 Verbintenissen ivm registraties in MLPDe opdrachtnemer voegt de gegevens in verband met de bemiddeling toe aan het klantendossier met behulp van Mijn Loopbaan voor Partners (MLP). De dienstverlener is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. De opdrachtnemer is er bovendien verantwoordelijk voor dat ook de onderaannemers correct in MLP registreren.
Iedereen die toegang heeft tot of registreert in het MLP-dossier of werkt met gegevens uit het MLP-dossier moet een verwerkersovereenkomst ondertekenen. De procedure en de nodige documenten zijn terug te vinden op: https://www.vdab.be/cvs/cvs_systoegang.shtml
2.6.3 InzagerechtenDe klant moet steeds zijn akkoord geven vooraleer VDAB aan een derde inzage in zijn dossier zal verlenen.
Nadat het trajectplan ondertekend is, geeft de casemanager Werk de penhouder en de werkactoren toegang tot het MLP dossier inclusief het vertrouwelijk dossier. Aan de casemanager Zorg en de zorgactoren geeft hij enkel toegang tot het vertrouwelijk luik.
Het inzagerecht wordt stopgezet na het afsluiten van de service.
3 Medewerking van de deelnemerIn het stuk dat volgt, gaan we in op de verschillende vormen van niet meewerken en hoe zich dat vertaalt in de bemiddelingsaanvraag voor de dienstverleners werk. De dienstverleners werk richten hun bemiddelingsaanvraag naar de casemanager Werk. De werking in het dienstverleningsmenu zorgt er nu voor dat een aantal stappen moeten worden doorlopen alvorens een bemiddelingsaanvraag te doen of dat bepaalde documenten verplicht moeten worden toegevoegd. Naargelang de situatie verschilt dit en wat nu volgt is een overzicht van de verschillende mogelijkheden met de specifieke verwachtingen.Het is uitermate belangrijk dat dit gevolgd wordt omdat anders dossiers niet kunnen worden doorgestuurd naar de VDAB-Controledienst.Aan de orde in elke situatie
● Het ingevulde sjabloon van de bemiddelingsaanvraag. Je motivatie hierin is cruciaal, maar je kunt hierin ook verwijzen naar een verslag dat je toevoegt.
16Draaiboek AT
● Alle bewijzen van aangetekende zending die van toepassing zijn op de procedure
● Attesten ter staving voorgelegd door de klant● Geretourneerde zendingen: het is hierbij belangrijk dat teruggekeerde
brieven ongeopend blijven(tip: zet klantnummer achteraan de omslag zodat je in Mijn Loopbaan makkelijk kunt opzoeken welke bemiddelaar hier verder mee moet)
3.1 Tijdens de service● De werkzoekende daagt niet meer op bij de afspraken:
○ verplicht toe te voegen:■ het afsprakenparcours (afspraken, aangetekende afspraak)■ gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de
dienstverlener werk● De werkzoekende weigert het formeel afsprakenblad te tekenen:
○ verplicht toe te voegen:■ het (niet-getekend) formeel afsprakenblad■ gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de
dienstverlener werkNoot: als de werkzoekende uitdrukkelijk elke medewerking weigert, kan (binnen deze bemiddelingsaanvraag) gekozen worden voor het werkpunt ‘geen afspraken mogelijk door de houding van de klant’.
● De werkzoekende weigert het ultiem afsprakenblad te tekenen:○ verplicht toe te voegen:
■ het formeel afsprakenblad(en) dat aanleiding was om het ultiem afsprakenblad op te stellen
■ het (niet-getekend) ultiem afsprakenblad■ gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de
dienstverlener werkNoot: als de werkzoekende uitdrukkelijk elke medewerking weigert, kan (binnen deze bemiddelingsaanvraag) gekozen worden voor het werkpunt ‘geen afspraken mogelijk door de houding van de klant’.
● De werkzoekende voert het ultiem afsprakenblad niet uit:○ verplicht toe te voegen:
■ het formeel afsprakenblad(en) dat aanleiding was om het ultiem afsprakenblad op te stellen
■ het ultiem afsprakenblad■ gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de
CM/dienstverlenerNoot: deze procedure dient eveneens gevolgd te worden wanneer de werkzoekende in een niet-erkende opleiding, studie of stage zit
● De werkzoekende weigert een stage:○ verplicht toe te voegen:
■ stagecontract of stageovereenkomst (indien al opgemaakt)■ gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de
dienstverlener werk
17Draaiboek AT
Noot: een bemiddelingsaanvraag kan al tijdens de selectieprocedure als de klant geen geldige reden heeft om niet te starten, maar moet als de selectieprocedure is doorlopen en klant zou kunnen starten.
● De werkzoekende zet omwille van een ongeldige reden de stage stop:
○ verplicht toe te voegen:■ stagecontract (indien van toepassing ook het stageplan)■ verwittigingen gegeven tijdens de stage■ gemotiveerde bemiddelingsaanvraag / verslag van de
dienstverlener werk
3.2 Overzicht redenen voor niet aanmelding bij een uitnodiging
● Geldige reden met attest3:○ ziekte○ de redenen van het zogenaamd “klein verlet” (huwelijk, geboorte,
overlijden binnen de familie)○ verlof op datum van uitnodiging4
○ verlof om dwingende reden (ziekte, ongeval of hospitalisatie van echtgenoot, ascendant of descendant, ernstige materiële beschadiging van de bezittingen door brand of natuurramp, bevel tot verschijning als partij in een rechtszitting)
○ RVA vrijstelling van inschrijving als werkzoekende aangevraagd (bijv. vrijstelling studeren -categorie 97, vrijstelling mantelzorg categorie 96)
○ tewerkstelling (in de toekomst)○ werkstraf○ deelname staking
● Geldige redenen zonder attest:○ andere sollicitatie(s) naar aanleiding van een verwijzing op de
afspraakdag○ verschillende afspraken op dezelfde dag○ werkt deeltijds en voorgesteld afspraakmoment past niet ingevolge
werkschema○ afspraak te laat ontvangen (een eenzijdige afspraak mag niet
vroeger ingepland zijn dan 8 kalenderdagen na het aanmaken van de afspraak)
3 De controlekaart (RVA) mag onder geen enkele voorwaarde worden opgevraagd bij de werkzoekende. Decontrole van de afwezigheid dient te gebeuren aan de hand van andere bewijsstukken4 Een werkzoekende die langer dan 28 kalenderdagen afwezig is omwille van verlof, dient te worden uitgeschreven. Een uitkeringsgerechtigde heeft recht op 4 weken vakantie per jaar en duidt deze dagen aan op de RVA-controlekaart. Een vermoeden van fraude dient te worden gemeld aan de bemiddelaar zodat deze eventueel contact kan opnemen met RVA
18Draaiboek AT
3.3 Specifieke situatie 1: retourpost bij aangetekende afspraak
Als de aangetekende zending terug komt wegens een verkeerd adres probeer je het correcte adres te vinden:
● door de werkzoekende via andere kanalen (telefoon, e-mail) te contacteren
● door in MLP na te kijken of er recent geen adreswijziging is (in het verblijfs- en/of officieel adres)
● door in MLP na te kijken of er een verschil is tussen het verblijfs- en / of officieel adres
Vind je een nieuw adres dan maak je een nieuwe aangetekende afspraak op het geldige adres. In het geval het verblijfsadres verschilt van het officieel adres, vervang je het verblijfsadres door het officieel adres en stuur je daar de nieuwe aangetekende afspraak naartoe.Vind je geen nieuw adres, dan werk je de aangetekende afspraak af - ten vroegste op de dag van de afspraak zelf - met ongeldige reden, post retour. In je bemiddelingsaanvraag noteer je de inspanningen die je gedaan hebt om het correct adres te verkrijgen.
3.4 Specifieke situatie 2: afstand doen van uitkeringenUitkeringsgerechtigde werkzoekenden hebben de mogelijkheid om voor minstens een jaar afstand te doen van hun werkloosheidsuitkeringen als ze naar aanleiding van een gesprek met een bemiddelaar aangeven geen werk meer te zoeken. Het initiatief om afstand te doen van hun werkloosheidsuitkering ligt bij de klant zelf. Hiertoe doen zij een aanvraag bij hun uitbetalingsinstelling aan de hand van het formulier C58/3.5 verklaring'. Je kan dit formulier al meegeven aan jouw klant. Je informeert de klant uitdrukkelijk dat de afstand van de uitkering geldt voor minstens 1 jaar en onherroepelijk is.
Je volgt deze actie op aan de hand van een opdracht op een formeel afsprakenblad. Je vindt de opdracht rond afstand doen van werkloosheidsuitkeringen in de categorie ‘andere afspraken’ in de tab werkpunten. Je gebruikt een formeel afsprakenblad omdat je klant vermoedelijk heeft laten weten dat hij weinig inspanningen doet om werk te vinden. Door de keuze voor een formeel afsprakenblad leg je ook de nadruk op de strakke opvolging van deze afspraken.
3.5 Informeel gesprek over rechten en plichten los van bemiddelingsgesprek
Wanneer trajecten dreigen fout te lopen op het vlak van medewerking en waar getwijfeld wordt aan een bemiddelingsaanvraag, kan de dienstverlener aan de casemanager Werk vragen om het luik rechten en plichten extra onder de
19Draaiboek AT
aandacht te brengen bij de werkzoekende. Dit kan rechtstreeks gevraagd worden via een telefoontje of een mail.Dit is een informele procedure waarbij de casemanager Werk bij voorkeur telefonisch de werkzoekende contacteert. Niet via afspraak om dubbele procedures te vermijden en om zo weinig mogelijk bemiddelingstijd te verliezen. Dit type gesprek kan je niet gebruiken wanneer klant weg zou blijven in de bemiddeling, dan kies je voor een bemiddelingsaanvraag.Deze procedure kan nooit de standaardprocedure worden.
3.6 Bemiddeling tijdens en na transmissieDe bemiddelingsopdracht stopt niet na een transmissie. De werkzoekende dient beschikbaar te zijn en te blijven tot de beslissing van de controledienst en (indien van toepassing) tijdens de daaropvolgende sanctie (als ze ingeschreven blijven op CAT 14). Er moet een bemiddelingsaanbod worden gegeven. Dit betekent dat het mogelijk is om een tweede of derde bemiddelingsaanvraag te doen binnen één bemiddeling.
3.7 AgressieIndien een werkzoekende agressief reageert, zijn er een aantal stappen die je kan ondernemen:
● Je kan klacht indienen bij de politie (er kan geen klacht worden ingediend namens de partner-organisatie zelf).
● Je kan een bemiddelingsgesprek aanvragen voor grensoverschrijdend gedrag, agressie of gewoon een moeilijke samenwerking. Op basis hiervan kan VDAB een sanctie nemen. Belangrijk hierbij is wel om alles goed te motiveren en concreet te omschrijven waarom de werkzoekende niet meewerkt en hoe het dan wel verloopt. Zo niet, kan dit bij een verhoor uitmonden in een woord tegen woord situatie.
3.8 Sjabloon van de bemiddelingsaanvraag
Zie BIJLAGE 4: BEMIDDELINGSAANVRAAG
4 Privacy4.1 Inleiding
Als je persoonsgegevens verwerkt, moet je voldoen aan de voorwaarden in de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 1992 (of de Privacywet). Concreet geldt dit voor de verwerking van persoonsgegevens in elektronische systemen zoals Mijn Loopbaan, maar ook voor verwerking van persoonsgegevens in de vorm van elektronische bestanden (bijvoorbeeld Word of Excel) en voor papieren dossiers.
4.2 Wat verstaan we onder privacy?Als we het hebben over privacy spreken we over twee dingen:
● De bescherming van de privacy:
20Draaiboek AT
Bescherming van de privacy gaat over het recht op eerbiediging en bescherming van het privéleven. Alle mensenrechtenverdragen waarborgen dit recht. Om het privéleven van klanten te beschermen, begint alles met respect voor de klant en eerbied voor zijn persoonlijke levenssfeer.
● De verwerking van persoonsgegevens:Verwerking van persoonsgegevens omvat:
○ het verzamelen van de gegevens;○ het noteren van die gegevens, zowel in een elektronisch dossier van
de klant (bv. MLP) als in het papieren klantendossier○ het doorgeven van die gegevens aan anderen.
Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon kan herkend worden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het individueel klantnummer, e-mailadres, naam, adresgegevens, …Er is ook een speciale categorie van persoonsgegevens, die noemen we gevoelige gegevens.
Wat zijn gevoelige persoonsgegevens?We onderscheiden drie vormen van gevoelige gegevens:
● afkomst, opvattingen, godsdienst of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap, seksuele beleving;
● gezondheidsgegevens;● gerechtelijke gegevens.
De Privacywet regelt de registratie en het gebruik van die gevoelige persoonsgegevens heel strikt. Zo is het in beginsel verboden deze gegevens te bevragen, te verzamelen of te registreren. Gevoelige gegevens mogen, met uitzondering van gerechtelijke gegevens, wel verwerkt worden wanneer de klant hiervoor schriftelijke toestemming geeft. Bij zijn inschrijving als werkzoekende geeft de klant aan VDAB zijn toestemming om zijn gegevens te verwerken. Wanneer een klant akkoord is met doorverwijzing naar één van onze partners geldt de toestemming ook voor de partner.
Vuistregels: bescherming van de klantOm de klant te beschermen, bepaalt de wetgever dat persoonsgegevens slechts mogen verwerkt worden wanneer aan de drie volgende voorwaarden is voldaan:
● je hebt die gegevens nodig om een kwaliteitsvolle arbeidsbemiddeling, begeleiding of opleiding aan te biedenEN
● de klant heeft zijn toestemming gegeven dat je gegevens noteertEN
● de klant weet wat je noteert (maar hoeft niet noodzakelijk akkoord te zijn met wat je noteert)
4.3 Verzamelen en noteren van persoonsgegevensNoodzakelijk voor bemiddeling, begeleiding en / of opleiding
21Draaiboek AT
Het is evident dat je de klant enkel bevraagt over de onderwerpen die je nodig hebt voor het uitvoeren van je opdracht.
We kunnen geen lijst geven van wat je wel en niet mag vragen, omdat zo’n lijst nooit volledig kan zijn. Wat je nodig hebt is afhankelijk van de klant zelf en van de beroepen waarin hij wil werken of opleiding wil krijgen.We kunnen je wel volgende tips geven:
● Stel jezelf steeds de volgende drie vragen:Ø Waarom zou ik dit noteren?Ø Wat is het doel van de informatie?Ø Heeft deze informatie een meerwaarde voor de dienstverlening?
● Leg de klant duidelijk uit waarom je bepaalde informatie nodig hebt. Gebruik geen vage termen (“om je beter te helpen”) maar wees concreet.
Toestemming van de klant De klant geeft aan de dienstverlener i.f.v. de begeleiding en bemiddeling zijn akkoord voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in Mijn Loopbaan voor Partners d.m.v. het afsprakenblad dat hij ondertekent op het moment van de toeleiding.
Klant weet wat je noteertEen belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen noteren is dat de klant weet wat je noteert. Dit betekent niet noodzakelijk dat hij moet akkoord zijn met wat je noteert. Probeer gezamenlijk tot een gepaste formulering te komen. Lukt dat niet of gaat de klant niet akkoord, schrijf dan je eigen visie op en noteer ook dat de klant hiermee niet akkoord gaat.
De enige uitzondering hierop is agressief gedrag van een klant. Het gaat hier om een uitzonderlijke situatie die dan ook een uitzonderlijke regel verantwoordt. Het is toegelaten dit te noteren in het dossier op voorwaarde dat er expliciet bij wordt vermeld dat de werkzoekende niet op de hoogte is van het feit dat dit genoteerd wordt.
Noteer steeds in neutrale bewoordingen, geef geen waardeoordeel. Je mag enkel observaties noteren die je in je werk zelf hebt waargenomen of gegevens die uit het gesprek met de klant naar voor komen. Je noteert dus niet wat je weet “van horen zeggen”.
GezondheidsgegevensGezondheidsgegevens mogen, met toestemming van de klant en mits het volgen van de vuistregels, verwerkt worden volgens de Privacywet. Het Handvest van de Werkzoekende beperkt deze mogelijkheid door te bepalen dat deze informatie enkel mag ingewonnen worden in de mate dat dit noodzakelijk is om te bepalen of een klant in staat is een bepaalde functie uit te oefenen of te voldoen aan de eisen van gezondheid en veiligheid. Dit heeft als gevolg dat er
22Draaiboek AT
geen ziektebeelden of diagnoses, of informatie die direct of indirect terug te brengen is tot een diagnose, mogen verwerkt worden. Concreet betekent dit dat je i.f.v. het doel, nl. arbeidsbemiddeling, de vertaalslag maakt naar de impact op het de jobaspiratie. Dit kan voor iedere klant verschillend zijn.Voorbeelden:
● Rugproblemen: “betrokkene kan belastend werk aan maar een volledige dag constant gewichten heffen is een probleem”.
● ASS (autisme spectrumstoornis): “betrokkene heeft nood aan een werkomgeving met weinig prikkels, dus geen openlandschapsbureau, en afgebakende communicatiekanalen. Hij heeft oog voor detail, is loyaal en werkt zeer nauwkeurig”.
Gerechtelijke gegevensGerechtelijke gegevens mag je nooit noteren (ook niet als de klant zelf aangeeft dat deze informatie in zijn dossier mag komen). Dit houdt onder andere in: geschillen voor de rechtbank, misdrijven waarvan de persoon wordt verdacht, misdrijven waarvoor de persoon is veroordeeld, straffen die tegen hem zijn uitgesproken, voorlopige hechtenis, het al dan niet beschikken over een blanco uittreksel uit het centraal strafregister (=bewijs van goed gedrag en zeden), internering,...Je mag ook nooit gegevens noteren die indirect verwijzen naar gerechtelijke informatie.Voorbeelden:
● Naast het adres van de burger tussen haakjes (gevangenis) schrijven.● “Klant heeft tijdelijk geen rijbewijs”
Bewijs van goed gedrag en zeden De correcte benaming voor wat we het bewijs van goed gedrag en zeden noemen, is uittreksel uit het centraal strafregister. Je mag aan de klant geen uittreksel uit het centraal strafregister vragen en je mag hierover geen informatie verwerken. Indien een jobaspiratie een uittreksel uit het centraal strafregister vereist dan kan je de klant hierover informeren. Het nodig hebben van het bewijs kan besproken worden met de werkzoekende om de toelatingskansen tot de job in te schatten. Het opvragen van het bewijs zelf dient te gebeuren door de werkgever.
InzagerechtDe klant heeft steeds het recht zijn dossier in te kijken. Hij heeft ook recht op een afschrift als hij er om vraagt. Het belangrijkste is dat je de klant goed informeert over wat je noteert. Zorg ervoor dat je de burger gerust stelt en maak hem duidelijk dat hij altijd mag meekijken in zijn dossier. Let er wel dan op dat je persoonsgegevens van anderen, die eventueel in het dossier genoteerd staan, moet verbergen.UitzonderingDe persoonlijke nota’s van de psychologen en de dokters zijn wettelijk beschermd en vallen onder het beroepsgeheim. De klant heeft niet het recht die in te kijken.
23Draaiboek AT
4.4 Meedelen van gegevens aan derdenGarantie op vertrouwelijkheid Alle informatie die de klant meedeelt moet op vertrouwelijke wijze behandeld worden.Meedelen van gegevens aan derden Principe: je mag persoonsgegevens nooit meedelen aan anderen.Uitzondering: je mag wel persoonsgegevens meedelen aan anderen als:
● dit is opgelegd door een wettelijke bepaling; OF
● als de burger hiervoor zijn (schriftelijke) toestemming heeft gegeven.
Aan wie mag je informatie meedelen?Je mag persoonsgegevens meedelen aan:
● je collega’s, maar enkel in functie van de dienstverlening;● de instellingen en partners waarmee de VDAB een overeenkomst heeft.
Deze partners mogen de gegevens enkel gebruiken voor hun opdracht met betrekking tot de arbeidsbemiddeling, begeleiding en/of opleiding,
● tenzij de burger hiertegen bezwaar heeft aangetekend;● personen of instellingen die over een wettelijke basis beschikken,
voorbeelden:○ de RVA;○ arbeidsauditeurs;○ voorlopige bewindvoerders;○ het kinderbijslagfonds;○ de officiële inspectiediensten, bijvoorbeeld de sociale inspectie werk
en sociale economie;○ de dienst voor alimentatievorderingen (DAVO);
● personen die over een bevel van de rechtbank beschikken, voorbeelden:○ een officier van gerechtelijke politie met een gemotiveerd
bevelschrift van een onderzoeksrechter;○ een schuldbemiddelaar;○ opmerking: enkel op vertoon van het bevelschrift (mag ook per mail
of fax) en enkel gegevens van de burger die vernoemd wordt.● personen met een schriftelijk mandaat van de klant, met de vermelding
om welke gegevens het exact gaat.! OCMW's hebben toegang tot de MLP dossiers van de werkzoekenden binnen hun zorggebied, die bij hen in begeleiding zijn. Op die manier hebben zij toegang tot alle informatie die zij nodig hebben om deze begeleiding uit te voeren. Indien er bijkomende informatie nodig zou zijn, moet de klant hiervoor zijn toestemming geven.
Hoe mag je informatie meedelen? In principe delen we via de telefoon geen informatie mee. We doen dit ofwel schriftelijk of mondeling ter plaatse.
24Draaiboek AT
Zorg ervoor dat je zeker bent over de identiteit van de vrager. Personen die over een wettelijke machtiging beschikken, moeten die voorleggen. Dat hoeft niet noodzakelijk ter plaatse maar mag ook per mail, brief of fax.
5 Klachtenprocedure voor de werkzoekende5.1 Principes
Bij de start van de begeleiding licht de casemanager Werk de deelnemer in over de bestaande klachtenprocedures. Daarbij maakt hij melding van:
● de interne klachtenprocedure van de opdrachtnemer● de klachtenprocedure bij de VDAB (zie punt 3.7 en bijlage 1 van de VDAB-
contractvoorwaarden bij uitbestedingen van diensten aan personen)● de procedure bij klachten over geweld, pesterijen en ongewenst seksueel
gedrag● de opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de klachtenprocedures aan
de deelnemer werden toegelichtDe deelnemer is vrij om te kiezen of hij van de interne klachtenprocedure gebruik maakt dan wel of hij een externe procedure verkiest.Klachtenbehandeling bij VDAB gebeurt door Regie Samenwerking. De verzoeker krijgt binnen de 7 werkdagen een ontvangstmelding. De klachtenbehandelaar hoort de betrokken partijen en doet binnen de 20 werkdagen een voorstel tot oplossing en brengt de verzoeker hiervan op de hoogte. VDAB richt een formeel schrijven aan de verzoeker waarin de acties en het voorstel opgenomen zijn.
5.2 Rapportering over ontvangen klachtenOm een zicht te houden op het verloop van de opdracht bij de opdrachtnemers wordt aan de opdrachtnemers gevraagd om een aantal gegevens rond interne klachten bij te houden. De VDAB vraagt deze gegevens periodiek op.
Volgende gegevens worden door de opdrachtnemer bijgehouden● Datum ontvangst klacht● Individueel klantennummer uit MLP (IKL)● Naam begeleider● Gegrondheid● Korte omschrijving● Oplossingsstatus
In het kader van het klachtenbeheer kan de VDAB de wijze en frequentie van rapportering aanpassen.
6 Vrijstelling van beschikbaarheid Wanneer een activeringsstage gedurende minstens 4 weken minstens 20u per week omvat, zal er automatisch een vrijstelling gegenereerd worden in de leerweg.
25Draaiboek AT
Op het einde van de vrijstelling dient er een attest C91 opgemaakt te worden door de werkactor via de flap leerweg5.
DEEL II OPVOLGING VAN DE OPDRACHT
1 Publicitaire verplichtingen en archiveringDe dienstverlener moet in alle externe communicatie (de publiciteit, brieven, e-mails, website, cursusmateriaal, de eventuele certificaten, … ) vermelden dat de opdracht georganiseerd wordt met middelen van Vlaanderen, VDAB en Europa.
Hiertoe volstaat het de logo’s van VDAB en de ESF-colofon op te nemen. De ESF-colofon geeft het Vlaamse ESF-logo weer en bevat bovendien het Europees en het Vlaams embleem en de nodige vermeldingen. De nodige uitleg, bestanden en banners zijn terug te vinden op https://www.vdab.be/cvs/publicitaire_verplichtingen
Op uw website maakt u een webpagina aan waarop het project kort toegelicht wordt, met inbegrip van het doel en de resultaten ervan, en daarbij legt u de nadruk op de financiële steun door de Europese Unie. De logo's moeten zichtbaar (zonder te scrollen) op de pagina verschijnen.
Alle documenten met betrekking tot deze opdracht moeten bewaard en toegankelijk en overzichtelijk gearchiveerd worden tot 31 december 2029.
Ongeacht of VDAB dit project zal indienen bij ESF moet er aan een aantal voorwaarden voldaan worden ikv de uniformiteit van de opdrachten.
2 Rapportering2.1 Kwalitatieve monitoring
2.1.1 Werkwijze De projectopvolger zal op geregelde tijdstippen de penhouder bezoeken om samen met hen een aantal items te bespreken die van belang zijn bij de uitvoering van de opdracht. De kwalitatieve monitoring is complementair aan de gegevens verkregen op basis van de MLP registratie. Ze heeft tot doel de penhouder te coachen mbt de uitvoering van het project o.b.v. het bestek en de offerte.Deze bezoeken worden steeds op voorhand en tijdig aangekondigd met een opgave van de items die zullen besproken worden.
5 Zie handleiding ‘leerweg’
26Draaiboek AT
2.1.2 Inhoud De kwalitatieve monitoring bevat twee grote clusters:
1. GesprekHet is de bedoeling om een coachend gesprek te voeren met de partners. Er wordt een mogelijkheid geboden om zelf dossiers aan te brengen die interessant zijn om te bespreken met de projectopvolger (en eventueel inhoudelijk expert). 2. SteekproefEr worden in samenspraak met de partner een 10-tal dossiers volledig doorgenomen zowel op administratieve verplichtingen als op de inhoudelijke uitvoering van het project conform bestek en offerte.
2.1.3 RapporteringDe bevindingen van de monitoring worden teruggekoppeld naar de dienstverlener en verder besproken.
2.2 BetalingenDe facturatie en de betaalopdracht van het bestek 2018/50050 wordt als volgt in de praktijk gebracht: Maandelijks bezorgt de opdrachtgever een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat samen met de monitoringtabellen onder de vorm van een verzamelstaat aan de penhouder. Deze staat bevat een gedetailleerd overzicht van registraties, met vermelding van alle verschuldigde bedragen voor de maand waarop de schuldbevestiging van toepassing is, zowel wat betreft de vergoedingen voor de penhouder als wat betreft de vergoedingen voor de dienstverlening aan de deelnemer. Deze verzamelstaat is een excelbestand samengesteld uit volgende werkbladen:
● de schuldbevestigingsstaat_JJJJMM (afgekort SBS)● detail_SBS_ JJJJMM● detail_SBS_cumul_monitoring
Binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de schuldbevestiging dient er gefactureerd te worden. VDAB verwacht enkel de factuur voor de vergoeding van het penhouderschap. De opdrachtgever gaat, na vergelijking van de factuur met de overeenkomstige schuldbevestigingsstaat, binnen de 30 kalenderdagen na factuurdatum over tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de penhouder. De factuur bevat o.a. :1. een uniek factuurnummer2. naam, adres en het ondernemingsnummer van de penhouder3. het IBAN-rekeningnummer en BIC waarop moet gestort worden4. het inkoopordernummer
5. overzicht van de geleverde diensten (periode, locatie, onderdeel, bedrag) uitgesplitst per perceel.
27Draaiboek AT
De penhouder moet de BTW-regelgeving strikt naleven. Hij wordt geacht vooraf de rechtmatigheid van toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen te verifiëren. Correcties op onrechtmatig toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen zijn ten laste van de penhouder en kunnen niet leiden tot een bijkomende kost voor de VDAB. Er mag alleen gefactureerd worden conform de afgesproken aantallen en eenheidsprijzen. De Vlaamse overheid aanvaardt alleen nog elektronische facturen bij nieuwe overheidsopdrachten.Concreet betekent dit dat voor deze opdrachten een bijakte wordt opgemaakt. De facturen van deze opdrachten moeten in XML-formaat aangeleverd worden aan VDAB via het Mercuriusplatform. Meer informatie: https://overheid.vlaanderen.be/beleid-e-invoicingMet vragen kan je terecht bij [email protected].
28Draaiboek AT
BIJLAGEN
BIJLAGE 1: TRAJECTPLAN
TRAJECTPLAN ACTIVERINGSTRAJECTDit voorstel tot trajectplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan:
Penhouder organisatie:Penhouder naam:Penhouder mailadres :
Gegevens deelnemer- Naam:- VDAB klantennummer (IKL):- Geboortedatum:
In dit document staat een overzicht van de begeleidingsacties die worden aangevraagd in het kader van mijn activeringstraject.
Ik engageer me om actief mee te werken aan dit activeringstraject dat maximum 18 maanden kan duren en waarbij gewerkt zal worden aan drempels naar werk. Door deel te nemen aan dit activeringstraject geeft VDAB mij de kans om me voor te bereiden op een traject naar betaald werk.
Ik weet dat het niet positief meewerken gevolgen kan hebben, zoals het missen van kansen om aan deze problemen te werken of om werk te vinden. Indien ik een werkloosheidsuitkering heb, kan ik bij niet positief meewerken verwezen worden naar de controledienst van VDAB met eventueel verlies van uitkering tot gevolg.
Ik zal mijn casemanager(s) informeren als mijn contactgegevens wijzigen of als ik moeilijkheden ervaar tijdens het activeringstraject. Ik ben op de hoogte van de klachtenprocedure.
Ik weet dat mijn persoonsgegevens, die in het kader van deze begeleiding relevant zijn, gedeeld worden met de organisaties die vernoemd worden in dit document en dat VDAB op de hoogte wordt gebracht over het resultaat van deze begeleiding.
Ik geef hierbij de toestemming aan de betrokken organisaties om persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, mee te delen aan VDAB of een door VDAB aangestelde arts.
Met het oog op een snelle en correcte dienstverlening worden deze gegevens bewerkt en bewaard in gegevensbanken (AMI/CVS/Mijn Loopbaan) die eigendom zijn van de VDAB, Keizerslaan 11, 1000 Brussel. Ik heb het recht om kennis te krijgen van die gegevens en om zo nodig de verbetering ervan aan te vragen. Verdere toelichting kan bekomen worden bij de casemanager werk en bij de VDAB.Meer informatie over het privacybeleid kan ik hier terugvinden: https://www.vdab.be/privacy
Datum Handtekening deelnemer:
29Draaiboek AT
Gegevens casemanager Werk- Organisatie:- Naam casemanager:- Telefoon:- Mailadres:
Na overleg met de deelnemer stel ik, als casemanager Werk, onderstaande acties voor op vlak van begeleiding naar en op een werkvloer:
☐ Doelstelling 1:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:
o Deze actie zal uitgevoerd worden door: (naam organisatie)o Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden
☐ Doelstelling 2:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:
o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden
Datum Handtekening casemanager Werk
Gegevens casemanager Zorg- Organisatie:- Naam casemanager:- Telefoon:- Mailadres:
Na overleg met de deelnemer stel ik, als casemanager Zorg, onderstaande acties voor op vlak van zorg:
☐ Doelstelling 1:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:
o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden
☐ Doelstelling 2:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:
o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden
Datum Handtekening casemanager Zorg
30Draaiboek AT
BIJLAGE 2: WIJZIGING TRAJECTPLAN WERKAANPASSING TRAJECTPLAN ‘WERK’Gegevens deelnemer
- Naam:- VDAB klantennummer (IKL):- Geboortedatum:
Gegevens casemanager Werk- Organisatie:- Naam casemanager:- Telefoon:- Mailadres:
Wijziging van een geplande actie:Noteer hieronder welke actie uit het vorige trajectplan op een andere manier zal uitgevoerd worden en geef hiervoor een motivering.
- Geplande actie:- Aard van de wijziging (schrappen, verkorten duur of doelstelling, andere partner, …):- Motivering:
Plannen van een nieuwe actie:
☐ Doelstelling 1:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:
o Deze actie zal uitgevoerd worden door: (naam organisatie)o Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden
☐ Doelstelling 2:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:
o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden
Datum Handtekening casemanager Werk Handtekening werkzoekende
31Draaiboek AT
BIJLAGE 3: WIJZIGING TRAJECTPLAN ZORGAANPASSING TRAJECTPLAN ‘ZORG’Gegevens deelnemer
- Naam:- VDAB klantennummer (IKL):- Geboortedatum:
Gegevens casemanager Zorg- Organisatie:- Naam casemanager:- Telefoon:- Mailadres:
Wijziging van een geplande actie:Noteer hieronder welke actie uit het vorige trajectplan op een andere manier zal uitgevoerd worden en geef hiervoor een motivering.
- Geplande actie:- Aard van de wijziging (schrappen, verkorten duur of doelstelling, andere partner, …):- Motivering:
Plannen van een nieuwe actie:
☐ Doelstelling 1:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:
o Deze actie zal uitgevoerd worden door: (naam organisatie)o Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden
☐ Doelstelling 2:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:
o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden
Datum Handtekening casemanager Zorg Handtekening werkzoekende
32Draaiboek AT
BIJLAGE 4: BEMIDDELINGSAANVRAAGAanvraag tot bemiddeling ATProjectopvolger Regie: Klik hier als u tekst wilt invoeren.Datum aanvraag: Klik hier als u een datum wilt invoeren.Naam dienstverlener + organisatie: Klik hier als u tekst wilt invoeren.Naam casemanager werk: Klik hier als u tekst wilt invoeren.Naam klant: Klik hier als u tekst wilt invoeren.Klantnummer: Klik hier als u tekst wilt invoeren.
Reden aanvraag bemiddeling:☐ de werkzoekende weigert eerste afsprakenblad te tekenen☐ de werkzoekende daagt niet meer op bij de afspraken☐ de werkzoekende weigert formeel afsprakenblad te tekenen☐ de werkzoekende weigert ultiem afsprakenblad te tekenen☐ de werkzoekende voert het ultiem afsprakenblad niet uit☐ de werkzoekende weigert een passend werkaanbod ☐ de werkzoekende weigert een stage ☐ de werkzoekende zet omwille van een ongeldige reden een stage stop ☐ Andere reden nl: Klik hier als u tekst wilt invoeren.
Motivatie (eventueel verslag toe te voegen): (zorg voor een duidelijke, samenhangende en op feiten gebaseerde motivatie – eventueel verwijs je naar een verslag dat je meestuurt)Verplichte bijlage(n): zie draaiboek (luik medewerking van de werkzoekende)Datum aanvraag bemiddelingsgesprek bij casemanager werk: Klik hier als u een datum wilt invoeren.Resultaat:
33Draaiboek AT
34Draaiboek AT
BIJLAGE 5: MODELOVEREENKOMST IN KADER VAN DE UITVOERING
Vlaamse overheidBeleidsdomein Werk en Sociale Economie
Agentschap: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding,
Publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschapBesteknr. 2018/50050
Aanduiding van de penhouder als vertegenwoordiger van een netwerk van dienstverleners in het kader van de uitvoering van de activeringstrajecten (Tender Penhouder AT)
MODELOVEREENKOMST IN HET KADER VAN DE UITVOERING
35Draaiboek AT
Aanvraag-bijlage nr : modelovereenkomst in functie van de uitvoering
Betreft: de samenwerking met een organisatie in functie van de uitvoering voor de opdracht “Aanduiding van de penhouder als vertegenwoordiger van een netwerk van dienstverleners in het kader van de uitvoering van de activeringstrajecten (Tender Penhouder AT) (ref. 2018/50050)”,
Kruis aan wat van toepassing is:
☐ Dit document betreft een samenwerkingsovereenkomst waarbij de dienstverlener
de penhouder aanduidt als zijn vertegenwoordiger in het netwerk van dienstverleners voor de onderstaand vermelde percelen
zich engageert om o zijn mensen en middelen in te zetten voor de gevraagde dienstverlening
voor de deelnemers die hem worden toevertrouwd in het kader van deze opdracht
o maximaal gebruik te maken van bestaande vergoedingsmechanismen en subsidies (zoals toegekende subsidies en RIZIV) voor de vergoeding van de dienstverlening
o enkel het verschil aan te rekenen in het kader van deze opdrachto zich in deze opdracht voor de dienstverlening ten aanzien van de
deelnemers en de verrekening van de kosten op te stellen als onderaannemer van de penhouder
o garant te staan voor de dienstverlening zoals beschreven in tabel 1 en weergegeven in het aanvraagformulier.
o de bepalingen van het bestek m.b.t. de uitvoering van de opdracht na te leven
o de engagementen m.b.t. de uitvoering van de opdracht in de offerte van de penhouder en het netwerk na te leven
tabel 1Perceel Deel van de dienstverlening waarvoor de onderaannemer zal ingezet
worden
OF ☐Dit document betreft een onderaannemingsovereenkomst waarbij de onderaannemer specifieke taken van het penouderschap opneemt en zich engageert om
zijn mensen en middelen in te zetten voor de hieronder vermelde taken in het kader van deze opdracht.
de bepalingen van het bestek m.b.t. de uitvoering van de opdracht na te leven de engagementen m.b.t. de uitvoering van de opdracht in de offerte van de
penhouder en het netwerk na te leven
36Draaiboek AT
tabel 2Perceel Deel van de taken van de penhouder waarvoor de onderaannemer zal
ingezet worden
De dienstverlener
Naam of handelsnaam Rechtsvorm:
Ondernemingsnummer: HCO nummer (indien van toepassing)
RIZIV nummer (indien van toepassing)
Maatschappelijke zetel Straat nr Postcode Gemeente Land
Treedt toe tot het netwerk voor bovenstaande percelen in functie van de uitvoering in de hoedanigheid van☐ een OCMW, een publiekrechtelijke samenwerking tussen OCMW’S of een contractueel samenwerkingsverband tussen OCMW’s;☐ een centrum voor algemeen welzijnswerk;☐ een of meer werkactoren, gemandateerd conform het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende de organisatie van de arbeidsbemiddeling en de beroepsopleiding; De organisatie
☐ voldoet aan de voorwaarden om te werken als bureau voor private arbeidsbemiddeling
Beschikt over een mandaato ☐Kosteloze arbeidsbemiddelingo ☐ Kosteloze competentieontwikkelingo ☐Kosteloze trajectbegeleiding
☐ een of meer maatwerkbedrijven als vermeld in artikel 4 van het decreet 12 juli 2013 betreffende maatwerk bij collectieve inschakeling;☐ een of meer van de volgende welzijns- en zorgvoorzieningen: een psychiatrisch ziekenhuis, een psychiatrische afdeling van een algemeen ziekenhuis, een centrum voor geestelijke gezondheidszorg, een initiatief voor beschut wonen, revalidatiecentra;☐ een of meer welzijns- en zorgvoorzieningen, erkend door het VAPH of het agentschap Jongerenwelzijn, om ondersteuning te bieden.
37Draaiboek AT
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n),
Naam: Voornaam: e-mailadres: Telefoonnummer:
☐ Gemachtigd de onderaannemer juridisch te binden in de hoedanigheid van
<functie binnen de organisatie>
1. ☐ De dienstverlener maakt gebruik van de mogelijkheid in punt 1.9.1. in het bestek om de bewijsvoering van de bevoegdheid te bezorgen uiterlijk voor de gunning en geeft aan in een verklaring op eer tegen wanneer de beslissing aangaande de bevoegdheid en de engagementen zal worden bekrachtigd.
De dienstverlener verbindt zich tot bovenstaande afspraken ten aanzien van
Naam of handelsnaam Rechtsvorm: Ondernemingsnummer: Maatschappelijke zetel Straat nr
Postcode Gemeente Land
Vertegenwoordigd doorNaam: Voornaam: e-mailadres: Telefoonnummer:
Gemachtigd de onderaannemer juridisch te binden in de hoedanigheid van
<functie binnen de organisatie>
die zich op zijn beurt engageert de rol van penhouder op te nemen conform de afspraken met het netwerk.
De penhouder en de dienstverlener/onderaannemer verklaren dat de onderaannemer
Zal werken onder zijn eigen mandaten. Als bijlage bij de onderaannemingsovereenkomst voegt de inschrijver een kopie of attest van een geldig kwaliteitslabel waar vereist voor de toekenning van de mandaten.
OF
De onderaannemer zal werken onder het mandaat van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer zal er in dat geval op toezien dat de onderaannemer in de uitvoering steeds voldoet aan de voorwaarden die relevant zijn voor de uitvoering van het mandaat en zich houdt aan de daaraan verbonden gedragscode. Overtredingen van de onderaannemer zullen voor de gevolgen ten aanzien van het mandaat, worden beschouwd als overtreding van de opdrachtnemer.
38Draaiboek AT
Opgemaakt te plaats, op datum,
In drie exemplaren (waarvan één bestemd voor VDAB),
Voor de ONDERAANNEMER6 Voor de OPDRACHTNEMER1
Naam, voornaam en handtekening Naam, voornaam en handtekening
6 De inschrijver voegt de nodige bewijsstukken toe waaruit blijkt dat de ondertekenaars van de onderaannemingsovereenkomst bevoegd zijn zich contractueel te verbinden voor deze opdracht in naam van de organisatie die zij vertegenwoordigen.
39Draaiboek AT
