Protocol privacy beleidvan

Mannenkoor Bel Canto te Apeldoorn

Ingevof ge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2076/ 679)

1. Het doel van het bewaren van persoonsgegevens is het naar behoren latenfunctioneren van de verenigíng. Hierbij valt te denken aan het rondsturen vanmededelingen, nieuwsbrieven, uitnodigingen en facturen, het innen van contributie,donaties en advertentiegelden, het bijhouden van jubilea en lief&leed, het bijhoudenvan statistieken, historie en voor onderlinge communicatie tussen leden.

2. Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.

3. De volgende persoonsgegevens zijn in bestanden opgenomen en daar zijnoverzichten van.

Van leden wordt naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s),E-mailadres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap, pasfoto, map-nummer,stemkleur, indicatie actieve zanger en functie in het koor geregistreerd.Van de donateurs/vrienden van het koor worden slechts de naam, adres,woonplaats, E-mailadres, telefoonnummer en donatiebedrag in een bestandbijgehouden.Van adverteerders wordt in een bestand naam, adres, woonplaats,E-mailadres, telefoonnummer en advertentieprijs bijgehouden.

Deze gegevens zijn in de vorm van lijsten opgenomen in het besloten gedeeltevan de koorwebsite.

Op de registratie van aanwezigheid van de leden tijdens repetities enledenvergaderingen middels een presentielijst komen alleen de namen voor.

In de E-mailberichten van het bestuur worden de geadresseerden uitsluitend in BCC

opgenomen.

In het verenigingsblad en het colofon op de website zijn de E-mailadressen en detelefoonnummers van bestuursleden en van werkgroep/commissieledenopgenomen. Van bestuursleden is op het colofon van de website tevens een pasfotoopgenomen.

Van de artistieke/muzikale leiding van het koor, de repetitor en de dirigent(e), zijnnaam, ad res, woonplaats, telefoonnummer(s), E-mai ladres, geboortedatum,pasfoto en burgerservice nummer op de computers van de secretaris en/of depenni ngmeester opgeslagen.Van deze gegevens is alleen naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s) en E-

mailadres opgeslagen op een besloten deel van de website.Van deze personen is op het openbare deel van de website een foto en een kortec.v. weergegeven en in het verenigingsblad de naam, E-mailadres en hettelefoonnummer.

4. Op een besloten gedeelte van de website van de vereniging, dat alleen toegankelijkis voor leden en dat met individuele wachtwoorden beveiligd is, staan de hiervooronder 3 genoemde gegevensbestanden.Na plaatsing van een geactualiseerde versie wordt aan de leden gevraagd dejuistheid te controleren.Op de website zijn tevens foto's geplaatst van het koor en van koorleden en of hunpartners die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, open dagen etc. ten dienstevan een (foto)verslag van bedoelde evenementen. Het bestuur maakt geen gebruikvan cookies of vergelijkbare technieken.Alle leden hebben toegang tot het besloten gedeelte van de website middels een zelfgekozen usernaam en wachtwoord. Het wachtwoord moet veilÍg zÍjn en daaromvoldoen aan veiligheidseisen die in de website ingebouwd zijn.

Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals godsdienst oflevensove rtuigi ng, ras, pol itie ke gezi n dheid, gezondh eid, seksue le leven,lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijkepersoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag inverband met een apgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische enbiometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem,handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat. Eris geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing.

In de bevestigÍngsbrief op de aanmelding van het lidmaatschap wordt het lidgeïnformeerd over hoe de persoonsgegevens worden bewaard en dat de gegevensniet aan derden zullen worden verstrekt.Aan aspirant-leden zal als voorwaarde worden gesteld, dat zij te hunner kennisgekomen gegevens niet mogen delen met derden. Het staat individuele leden vrijuitsluitend zichzelf als koorlid bij derden kenbaar te maken,

Door plaatsing van dit protocol op het openbare deel van de koorwebsite kunnenalle belanghebbenden kennis nemen van het privarybeleid.

Rechten belang hebbenden :Belanghebbenden hebben het recáf op dataportabiliteit. Dit is het recht om depersoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zij hebben hetrecht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.Daarnaast hebben zij het recht om hun toestemming voor de gegevensverwerking inte trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.Intrekking of verwijdering van persoonsgegevens, of bezwaar making tegenverwerking door een lid kan consequenties hebben voor zijn lidmaatschap.

Verder kunnen de belanghebbenden gebruik maken van áef recht opvergetelheid. Indien men gebruik maakt van dit recht zullen alle persoonlijkegegevens direct worden verwijderd vanaf het moment dat deze rechtshalve nietmeer nodig zijn.Belanghebbenden kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of"vergeten" van hun persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van huntoestemming of bezwaar op de verwerking van hun persoonsgegevens sturen naarde secretaris van het koor.

7. Op aanvraag bij de secretaris krijgt de belanghebbende inzage in de van hem/haargeregistreerde gegevens. Hierbij zullen de gegevens van anderen onleesbaarworden gemaakt.

5.

6.

B. De gegevens worden tevens bewaard op de computers van de secretaris en van depenningmeester.Bovengenoemde gegevens worden bewaard en opgeslagen zolang men lid ofvriend/donateur is van het koor of een zakelijke verbinding heeft met het koor. Na

overlijden of beëindiging van de relatie met het koor worden de gegevens uit deactuele bestanden verwijderd.De gegevens worden minimaal gedurende de wettelijk voorgeschreven termijnbewaard.

Dagafschriften van de bank van het koor, met o.m. naam, banknummer enontvangen/betaald bedrag worden opgeslagen in een map (per jaar) en eveneensminimaal gedurende de wettelijke termijn bewaard.

Ten behoeve van de historie, zie onder 1. , kunnen de gegevens separaat bewaardblijven.

9. De secretaris maakt regelmatig een back-up van de gegevensbestanden.De webmaster zorgt ervoor dat de website in een veilige omgeving is

ondergebracht. Hij zorgt voor continuiteit en beschikbaarheid van de gegevens,onder meer door het (laten) maken van back-ups.

10. De Pc en of laptop zijn adequaat beschermd door algemeen geaccepteerde virus- enof malware programma's.

11.De secretaris, de penningmeester en de webmaster hebben toegang tot debestanden met de persoonsgegevens.

12. De secretaris is de door het bestuur aangewezen functionaris voor het uitvoeren vande bescherming van persoonsgegevens binnen de organisatie.

13. Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevenswillen benutten voor eigen gebruik.

14. Bij mogelijke datalekken zal de secretaris zodra hij is geïnformeerd, allebelanghebbenden op de hoogte stellen van het datalek.

te Apeldoorn in de bestuursvergadering van 14 juni 2018

Penningmeester:

ïildi l\/!ïiIi

tJ.r, i