Van Datakerkhof naar Snel Vindbaar

Eindpresentatie LARM 2.0Breinstein / VHICSven Akkermans19 september 2014

“Waar de chaos toeneemt, neemt ook de bewustwording toe dat de situatie, zoals deze is ontstaan, in geleide banen moet worden gebracht. De vraag is hoe het probleem aan te pakken.”

(van Heijst, Een roadmap voor digitaal informatiebeheer de i-schijf als basis voor digitaal werken. )

Indeling

• Huidige situatie• Probleem• Gewenste situatie• Opties

• Conclusie en adviezen

Huidige situatie

• Sinds 1 januari bij Evides Waterbedrijf

• Afdeling Documentair Beheer (DB)– Digitale focus• Livelink• Intranet• Internet

Situatieschets• Livelink is centrale opslagplaats

• 9 netwerkschijven, zonder beheer– Op standaard werklocatie toegang verleend

• Gigantische persoonlijke archieven op persoonlijke J-schijf

• Elk bedrijfsonderdeel heeft één of meerdere contentbeheerders, schakel tussen DB en business

• Beleid is: Elk document heeft één plaats waar het opgeslagen wordt

Een ‘Locatieschijf’

0-1 jaar 1-2 jaar 2-3 jaar 3-4 jaar 4-5 jaar 5-6 jaar 6-7 jaar 7-8 jaar 8-9 jaar 9-10 jaar 10+ jaar0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

Laatste wijzigingsdatum in procenten

Aantal jaar sinds laatste wijziging

Perc

enta

ge

0-1 jaar 1-2 jaar 2-3 jaar 3-4 jaar 4-5 jaar 5-6 jaar 6-7 jaar 7-8 jaar 8-9 jaar 9-10 jaar 10+ jaar0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

55%

60%

65%

70%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

Cumulatief laatste wijzigingsdatum

Cumulatief

Slechts 25% laatste 3 jaar gewijzigd

± 35% al meer dan 10 jaar niet gewijzigd

Slechts 50% laatste 7,5 jaar gewijzigd

Persoonlijke schijven

0-1 jaar 1-2 jaar 2-3 jaar 3-4 jaar 4-5 jaar 5-6 jaar 6-7 jaar 7-8 jaar 8-9 jaar 9-10 jaar 10+ jaar0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

Wijzigingsdatum bestanden J-schijf

Persoonlijke schijven

• Mijn Documenten is geen opslag voor een bedrijfsarchief, maar wordt wel vaak zo gebruikt.

• Geen beheer

• Grootte is somstientallen gigabytes!

Probleem

• Financieel: Kosten dataopslag stijgen explosief (+20% per jaar)

• Functioneel: Door versplintering opslag slechte vindbaarheid, vele onnodige kopieën;Beleid Evides stelt: Elk ‘document’ heeft één opslagplaats (i.e. LIVELINK)

• Beheer: Er is geen beheer, structuur of afspraak over de schijven. Onbekend hoeveel relevante data er op staat en door ICT nauwelijks te beheren.

Optie 1 – De situatie handhaven

2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024

+20% jaarli-jks

1000000 1200000 1440000 1728000 2073600 2488320 2985984 3583180.8

4299816.96

5159780.352

6191736.4224

€ 500,000

€ 1,500,000

€ 2,500,000

€ 3,500,000

€ 4,500,000

€ 5,500,000

€ 6,500,000

+20% jaarlijks

Axis Title

Optie 1 - De situatie handhaven

• Informatie zoeken kost veel geld!

• Documenten raken zoek, nog meer kopieën worden aangemaakt.

• Geen overzicht, geen beheer mogelijk

Optie 2 – Opruimen en herindelen

• Er komt grip op de informatie die de netwerkschijven nu bevat en na herstructureren kan er ook worden gehandhaafd.

• Financieel wordt er een slag gemaakt omdat de verouderde en waardeloze data geschoond wordt.

• Ook de gebruiksvriendelijkheid neemt toe, door de gestructureerde en geschoonde indeling.

Optie 3 – Netwerkschijven opruimen, leeghalen en verplaatsen naar Livelink

• De informatie van de netwerkschijven gaat naar Livelink en valt daardoor zonder aanpassingen binnen de beheersruimte van Documentair beheer. Door selectie en vernietiging wordt periodiek geschoond en blijft de grootte beperkt

• Het opschonen levert direct geld op door het besparen van schijfruimte. Door het periodiek schonen in Livelink wordt ongecontroleerde kostentoename voorkomen

• De gebruiksvriendelijkheid neemt in zoverre toe, dat alle informatie voortaan op één platform te vinden is. Daarnaast wordt Livelink geupgrade naar een nieuwe versie en komt er een Sharepoint-portal voor, zodat informatie gebruiksvriendelijker beschikbaar komt.

Conclusie

• Zowel optie 2 als 3 leveren directe winst op.

• Hoewel optie 3 de meeste moeite kost, is het op lange termijn het best te handhaven

• Beleid van één plaats voor een document wordt opgevolgd bij optie 3.

• Voorkom nieuwe vervuiling door Records Management op Livelink.

Adviezen

• Communiceer veel en eenduidig volgens een communicatieplan. Hou het persoonlijk en verdeel tussen informeren en motiveren

• Gebruik contentbeheerders en managers

• Doe een Pilotstudy, begin bij één schijf en één afdeling en inventariseer mogelijke problemen.

Vragen?