TIMEMANAGEMENT

PLANNEN VAN WERKZAAMHEDEN

TIJDBEHEER

• Optimaal resultaat leveren in de beschikbare tijd

• Tijd is geld• Effectief werken = juiste dingen doen• Efficiënt werken = de dingen in de kortste tijd doen

BEGIN BIJ JEZELFOnbewust zorg je voor oponthoud

• Uitstel van activiteiten• Telefoontjes en e-mail• Vergaderingen zonder agenda en eindtijd• Een rommelige werkplek• Gebrek aan planning• Evt. prive-zaken

3

WERKPLANNING MAKEN

– Wat moet er klaar zijn als je werk “af” is?

– Hoe lang duurt één activiteit?

– Welke activiteiten moet je ondernemen om het werk af te ronden?

– Hoe los je eventuele problemen op?

– Hoe flexibel ben je?

- Maak een overzicht van de verschillende activiteiten.- Is het haalbaar binnen de beschikbare tijd?

4

PLANNINGSPERIODES PLANNING / TERMIJN

• Lange termijnplanning = langer dan één maand

• Middellange termijnplanning = twee tot dertig dagen

• Korte termijnplanning = één tot twee dagen

VOORBEELD • Afspraken, projecten,

vergaderingen, zakenreizen, trainingen, vakanties

• Afspraken, vergaderingen

• Dagelijkse werkzaamheden

5

• Rustig tempo – beetje resultaat• Meer inspanning – meer resultaat• Steeds harder werkt, meer resultaat• Te hard werken, geen resultaat

• Efficiëntie en effectiviteit leveren samen optimale productiviteit

6

EXTERN GEHEUGENSYSTEEM

• Tijdgebonden • Z.s.m. < 30 minuten • Wachten op • Meervoudige acties

• < 2 minuten • 2 tot 30 minuten • 30 tot 60 minuten • > 60 minuten

AgendaTakenlijstWachtlijstAandachtspuntenlijst

Doe het NU!TakenlijstAgendaAandachtspunt + agenda

7

ANALYSEREN TIJDBESTEDINGOpdracht

• Vul de tabel van een dagindeling van jezelf in.• Schrijf op wat je gedaan hebt en hoeveel tijd je

eraan besteed hebt.• Bekijk de dagindeling. Verdeel de activiteiten in:

urgent / niet urgent.

8

PRIORITEITEN STELLEN• Prioriteitsklassen: – Stapels A, B, C en D

9

TIP

• Als je twee belangrijke taken moet uitvoeren en je er maar één af krijgt, begin dan met de taak die de meeste schade oplevert als je die niet zou doen.

10

EFFECTIEF OMGAAN MET: TIJDVERSPILLERS

(verbruiken je energie en tijd)

• Onnodig koffie voor anderen halen

• Met gezellige binnenlopers gesproken

• Onnodige telefoontjes niet tijdig afgestopt

• Niet assertief geweest• Klusjes die geen prioriteit

hadden• Teveel tegelijk gedaan

TIJDVRETERS(leveren weinig resultaat op)

• Mensen die steeds om aandacht vragen

• Cloud werkt niet• Haperende apparaten• E-mail checken

• Streef naar oplossingen die minder tijd vergen.

11

Hoge werkdruk en vermoeidheid worden niet veroorzaakt door datgene wat iemand gedaan heeft. Het zijn de gedachten aan wat nog allemaal gedaan moet worden!

12

TOEPASSEN VAN HET EFFECT VAN DE DEADLINE

• Tijdsdruk hoog neiging tot concentratie en extra energieopwekking neemt toe

• Je maakt vlug een brief af• Doet de post er snel uit• Ruimt nog wat dossiers op• Je deelt je takenlijst voor morgen nog even in• Geen deadlines je werkt op je gemak• Productiviteit hoog houden zelf je energie opwekken

om productief en op tijd te werken

GRENZEN STELLEN

• Denk na voordat je een beslissing neemt• Draai verkeerde beslissingen terug• Baken je grenzen af• Vraag om hulp• Word je bewust van je spanningssignalen

• Haal verzamelen en beslissen uit elkaar.• Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af.• Zet alléén datum- en tijdgebonden zaken in je agenda.• Organiseren hoort ook bij je werk. • Houd rekening met ad-hoc werk. • Houd één takenlijst bij.• Leg een kladblok op je bureau en schrijf alles op, waar je

op wacht.

15

Het leven is wat het is;

Je kunt het niet veranderen.

Maar je kunt wel jezelf

veranderen.

      Soefi Inayat Khan

17