Project ProfessionalisatieBlok 1, Onderwerp 1: Time-Management

Walter Flaat, 2 oktober 2006

Inhoud deze maand

• Kick-off Project Professionalisatie

• Plan doelstellingen

• Maak tijd voor zelf-ontwikkeling

• Time-management

• Inventariseer patronen/gewoontes

• Plan tijd in op ritme

• Probeer goede gewoontes op te nemen

Professionalisatie

• Blok 1: Persoonlijke effectiviteit (3 onderwerpen)

• Blok 2: Visie (2 onderwerpen)

• Blok 3: Lifestyle (1 onderwerp)

• Blok 4: Marketing (3 onderwerpen)

• Blok 5: Leiderschap en adviseren (2 onderwerpen)

Bepaal voor jezelf wat je minimaal wilt bereiken!

Aanpak

Resultaat

Denk Research

Verwoord Maak Permanent

ProbeerDagelijks!

Minimaal Wekelijks!

Niet meedoen een keer? Geef het aan!

Time-Management

Generaties van persoonlijke planning

1e generatie: Reminders Todo

2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda

3e generatie: Time-management Plan

4e generatie: Personal Management Systeem

PlannenPrioriterenBeheersen

Inventarisatie

• “Ik hou mijn agenda bij. Daarin staan al mijn afspraken met mensen”

• “Ik hou een to-do lijst bij met al mijn taken”

• “Ik weet tot op detail op momenten van de dag ik bepaalde dingen wel en niet moet doen om effectief te zijn”

• “Ik ben niet iemand die dingen vaak uitstelt”

Noodzaak van time-management?• Oplossen van tijdsproblemen!

• Typische problemen (toeval of niet?):

• Waarom verslaap je je?

• Waarom ben je te laat?

• Waarom blijven belangrijke dingen liggen?

• Waarom ben je niet op tijd klaar met taken?

• Waarom voel je je opgejaagd?

Noodzaak van time-management?• Oplossen van tijdsproblemen!

• Typische problemen (toeval of niet?):

• Waarom verslaap je je? Wekker zetten

• Waarom ben je te laat? Eerder vertrekken

• Waarom blijven belangrijke dingen liggen? Prioriteiten

• Waarom ben je niet op tijd klaar met taken? Verloren tijd

• Waarom voel je je opgejaagd? Drukte afbouwen

Mensen herkennen problemen, maar implementeren vaak geen oplossingen!

Doelen

Ken je patronen Hou rekening met je patronen

Verbeter je patronen

Opdracht 0

Wellicht ten overvloede:- Alle afspraken in je agenda- Alle acties/taken op een todolijst

Opdracht 1

Discipl

ine!

Hou minimaal 3 dagen elk kwartier bij wat je gedaan hebt en hoeveel energie je had.

Gebruik formulier (mail)

• Waar gaat je tijd naartoe? • Doe je de juiste dingen op het juiste moment• Prioriteer je goed?

Basispatronen

Ochtend vs AvondmensFluctuerende vs Stabiele Productiviteit

...

Goede TM gewoontes

• Plan en Review je dag• Denken voor doen• Organiseer

en natuurlijk• Plan tijd in voor zelfverbetering en herstel

Opdracht 2

Discipl

ine!

Analyseer je patronen en maak een standaard dagschema.Voor elke dag (min. 1 week): Plan je dag in aan de hand

van de taken die je moet doen en je dagschema.

Review je resultaten elke dag.Gebruik formulier (mail)

Prioriteren

80/20 (Pareto Principe)

20%

80%

20%

80%

Kla

nten

Gevraagde aandacht

20%

80%

20%

80%

Men

sen Invloed

80/20 (Pareto Principe)

20%

80%

20%

80%

Take

nBelang (N

ut * Urgentie)

80/20 (Pareto Principe)

20%

80%

20%

80%

Take

nBenodigde tijd

Dit zijn niet per definitie dezelfde als bij “belang”!

80/20 (Pareto Principe)

Prioriteren:Selecteer de Top-20% en begin daar

Covey quadrant

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

3: Onbelangrijk &

Urgent

4: Onbelangrijk &

Niet Urgent

De Crisismanager

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

3: Onbelangrijk &

Urgent

4: Onbelangrijk

& Niet Urgent

Kan niet prioriteren

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

3: Onbelangrijk &

Urgent

4: Onbelangrijk &

Niet Urgent

Kan geen nee zeggen

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

3: Onbelangrijk &

Urgent

4: Onbelangrijk &

Niet Urgent

Verantwoordelijk & Effectief

1: Belangrijk &

Urgent

2: Belangrijk & Niet Urgent

Onderzoek startpunten

• Uitleenboeken• Effectief Time-Management• 80/20 principe• Eat That Frog!

• Originele Time-Management boek (1910!): “How to Live on 24 Hours a Day”

• http://www.effective-time-management.com/ (gratis d/l)

• “Time Management for System Administrators” (O’Reilly)

• Sommige mensen denken goed na over systemen:• http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=00010v

Volgende maand:

Generatie 4:Persoonlijk management

Getting Things Done (D. Allen)en/of

7 habits of highly effective people (S. Covey)

Succes!!!