Machtiging vervanging Oss

Hoe ging de provincie Noord-Brabant

daar mee om?

Ingmar Koch

11 november 2008

I.K.

KochIngmar

Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant

ikoch@brabant.nl

www.brabant.nl/archiefinspectie

Onderwerpen

Aanpak beoordeling Oss

Bijzondere aandachtspunten

Hoe nu verder?

Aanpak beoordeling Oss

Eerste indruk

- Breder dan alleen vervanging

- Ook beschrijving archivering digitaal aangemaakte documenten

- Structuur ≠ structuur Beleidsregel

- Mag, maar lastig voor PAI

Inhoudelijke beoordeling

Op basis van (concept) Beleidsregel vervanging:

•Beschrijving archiefbescheiden

•Beschrijving vervangingsproces

•Technische inrichting

Beoordeling Handboek (1)

• Inhoud, structuur en vorm

– Zeer beknopt

• Tijdstip en taak

– Staat niet in het Handboek (maar kan ook nog in het besluit / de aanvraag)

• Samenhang met andere archiefbescheiden

– Relatie tussen vervangen en niet-vervangen documenten niet beschreven

Beoordeling Handboek (2)

• Waarde voor cultureel erfgoed

– Inherent aan de waardering in selectielijst

• Belang van de informatie

– Is onderzocht of de vervanging geen nadelige (juridische) consequenties heeft voor burgers en overheden?

Beoordeling Handboek (3)

• Selectieproces

– Archiefstukken

– Kleur

• Standaard zwart-wit; foto’s, tekeningen in kleur. Behandelaar kan aangeven of iets kleur had moeten zijn.

• Voorbereiding documenten

• Scanproces

Beoordeling Handboek (4)

• Registratieprocedure

• Opname in beheerssysteem

• Kwaliteitsprocedures

– Juistheid

– Volledigheid

– Leesbaarheid

– Terugvindbaarheid

Beoordeling Handboek (5)

• Vernietigingsprocedure

–Vernietigingstermijn onduidelijk:

“Na het scannen worden de documenten ... gedurende een termijn van 6 weken bewaard. ... De ... fysieke documenten ... worden na afloop van deze 6 weken daadwerkelijk vernietigd.”

Beoordeling Handboek (6)

• Bestandsformaat

• Kwaliteit van de reproducties

– Niet vermeld

Vervolg

- Bespreking commentaar

- Oss, archiefdienst, PAI

- Fysiek controleren werkwijze

- Oss, PAI

- Aangepaste versie: april 2008

- Positief advies archivaris, met kanttekeningen

- Machtigingsaanvraag 11 april 2008

Machtiging: 19 mei 2008

• Nogmaals fysieke controle

• Kanttekeningen

– Kleur vs zwart-wit

– Terminologie

Bijzondere aandachtspunten

Controles

Formuleringen

Bewaaromstandigheden

Juistheid

Terugvind-baarheid

Lees-baarheid

Volledigheid

Controles

Volledigheid

Leesbaarheid

Terugvindbaarheid

Juistheid

Controlesystematiek

Controlesystematiek

• Frequentie• Omvang• Fouttolerantie• Correctiemethoden

Precies en helder formuleren

• Vernietiging:

– “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”

– “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”

Precies en helder formuleren

• Volledigheid / taak:

– “Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”

Precies en helder formuleren

• Correcties:

– “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”

Bewaaromstandigheden

• Eisen uit de Archiefwet

• Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie

Hoe nu verder?

Wat als het Handboek moet wijzigen?

Nieuwe aanvragen?

Wijzigen Beleidsregel?

Afbeelding: Sclera Picto's

www.slideshare.net/ingmario