Jaarplan 2011

Negen jaar jonger!

Stakeholders & Activiteiten

- Bijeenkomsten (focus plan)- Organisatie/uitstraling (focus plan)- Leden (focus plan)- Sponsors- Preferred Partners- Potentiële leden- Oud leden- Vakpers- Collega vakverenigingen

Missie 2011

Negen jaar jonger!

Uitgangspunten 2011

• Vernieuwing en verfrissing profilering

• Themagebonden bijeenkomsten met nieuwe structuur

• Meer onderzoek en inhoudelijkheid

• Verdere vernieuwing website

• Gebruik diversiteit leden en inzet Genootschapsraad

• Werven van nieuwe leden

Nieuwe opzet activiteiten

A. Themagebonden activiteiten (ingaand op actualiteiten) – 3 keer per jaar

B. Terugkerende activiteiten (Nieuwsjaarsreceptie, EventGame, Beurs Event)

C. Workshops (verdieping vanuit themagebonden activiteiten en actualiteit) – 3 keer per jaar

D. Extra’s (uitjes) – 3 keer per jaar

Themagebonden activiteiten

3 thema’s in 2011

Technologie

Trends

Efficiency

Indeling themabijeenkomsten

• Best Practice(s) (15 minuten)

• Dating leden onderling (15 minuten)

• Voorstellen van nieuwe leden (10 minuten)

• Spreker (the floor is yours; hoe inspireer je creatieve eventmanagers) (20 minuten)

• In gesprek met externe partijen (75 minuten)

echnologie

• Best Practices, door lid (focus technologie)

• Dating leden (vooraf ingezet via website)

• Nieuwe leden presenteren zich dmv nieuwste technologie

• Presentatie spreker (bijv. over de nieuwste gadgets, gaming, gevaar van te veel techniek, gedrag van mens versus computer)

• Externe partijen presenteren hun nieuwste technieken (in de vorm van een “beurs” of belevenis)

rends

• Best Practices door lid (event waar nieuwste trends op catering, decoratie, etc… zijn ingezet)

• Dating leden

• Nieuwe leden presenteren zich op trendy wijze

• Presentatie spreker (bijv. over de nieuwste gadgets, de nieuwste cateringsproducten, de nieuwste sfeeruitingen, reactie menselijk brein op nieuwe trends)

• Externe partijen presenteren hun nieuwste ideëen (proeven, zien, ruiken, doen en voelen)

fficiency

• Best Practices door lid (hoe winst gemaakt of vooruitgang geboekt)

• Dating leden • Nieuwe leden presenteren zich op efficiënte wijze • Presentatie spreker (bijv. over time-management, wel of

niet inzetten van bureaus, hoe omgaan met bureaus, costsharing, co-creatie, etc…)

• Externe partijen presenteren hun nieuwste trainingen/ideëen

Workshops

• Workshops gebaseerd op actualiteit

In te vullen naar behoefte (gelijkgestemden)

• Workshops verdieping thematische bijeenkomsten• Relatiegeschenken• Gevolgen fiscale maatregelen• Opstellen beleidsplannen voor eventafdelingen• Juridische aspecten en verzekeringen• Return on Events

EventGame

• Vernieuwen EventGame• Insteek op actualiteit • Bedenk een event voor een nadere te benoemen

culturele instelling die op creatieve wijze meer geld moet binnen zien te krijgen

• B.v. Museale of culturele instelling

Ledenwerving

• Nieuwe leden werven door uitstraling van Genootschap voor Eventmanagers hipper te maken, nieuwe huisstijl en website

• Beloning aanbrengen nieuwe leden• Leden werven op sectoren/goede representatie van alle

economische geledingen• Gemeentelijke eventmanagers

Onderzoek

Meer onderzoek verrichten en het Genootschap meer

diepgang geven:

• Onderzoek naar ‘Touch Points’ bij events• Ontwikkeling branche/leden• Eventpanel• Onderzoek met Preferred Partners• 1-meting ledentevredenheid/vernieuwing Genootschap

Website

• Insteek:– Website is halen en brengen van informatie door

leden.– Forum functie wordt uitgebreid voor

evenementenbureaus, locaties, catering, enz.– Smoelenboek wordt een weergave van kunnen,

kennen en achtergrond leden.– Nieuws over evenementenwereld moet prominent op

site worden gezet.

Website

- Site uitbreiden met nieuws, filmpjes, onderzoeken en andere innovatieve middelen

- Nieuwsbrieven op site plaatsen- Rss feeds van laatste nieuwtjes (je wordt automatisch op

de hoogte gehouden)- Deelnemerslijsten van bijeenkomsten vooraf op site

plaatsen i.v.m. dating leden- Sharepoint op het besloten deel (leden plaatsen zelf

documenten op site die interessant zijn)

Voorbeeld websiteVoorbeeld website

Smoelenboek Naam: Diewertje W.

Werkzaam bij: WorldOnline

Functie: Eventmanager

Werkverleden: Sales Eventlocatie ACommunicatie adviseur

Affiniteit met: Klanten incentivesPersoneelsfeestenEvents in het buitenland

Topleveranciers: Diewertje raadt de volgende bedrijven aan

Structuur Genootschap

• Genootschapsbureau (Taller Events)– Eigenaar en eindverantwoordelijk– Eerste aanspreekpunt leden– Bepalen vakinhoudelijke richting– Signaleren trends– Verantwoordelijk ledenwerving en -behoud– Contacten met Preferred Partners– Organisatie van bijeenkomsten– Aanspreekpunt pers/woordvoerderschap– Waarborgen onafhankelijkheid

Structuur Genootschap

• Genootschapsraad: – 8 leden (afspiegeling leden)– Bepalen vakinhoudelijke richting + jaarplan– Signaleren trends in markt– Ondersteuning van organisatie themabijeenkomsten.– Controle uitvoering jaarplan– Nauw betrokken bij organisatie workshops en

onderzoek– Toezicht op onafhankelijkheid bureau– Raad is altijd vertegenwoordigd bij

ledenbijeenkomsten

Structuur Genootschap

• Genootschapsraad- Raad komt minimaal 3 keer per jaar bij elkaar- Voorzitterschap raadsvergaderingen roulerend- Duidelijke structuur raadsvergaderingen, vaststellen

agenda, notulen en follow-up - Raadslid voor maximaal drie jaar (rooster aan- en

aftreden) - Aansluiting studenten (bijv. winnaar student eventgame)

bij ledenbijeenkomsten en bij Raad- Raad treedt namens Genootschap naar buiten- Raad heeft overleg met Preferred Partners

Structuur Genootschap

Adviseurs Genootschap

• Op ad-hoc basis in te zetten• Meer gebruik maken van creatieven• Per onderwerp opnieuw bepalen

2011Vernieuwing

Vernieuwing samengevat:

- Nieuwe huisstijl en website- Activiteiten vernieuwd en inhoudelijker- Leerdoelen per activiteit tevoren bepaald + evaluaties- Meer netwerk en contactmogelijkheden- Kennis van leden bereikbaar maken- Nieuwe taken Genootschapsraad