Post on 15-Feb-2017
CreatiefProjecten Leiden
Pascal Vanden Bossche
pascal@propellor.be2 pascal@propellor.be2
Wie zijn wij?
pascal@propellor.be3 pascal@propellor.be3
Agenda
• Inleiding
• Definities
• Wat betekent succes?
• Project fase
• Opstart
• Planning
• Uitvoering
• Evaluatie
• Afsluiting
pascal@propellor.be4 pascal@propellor.be4
« Een project is een tijdelijke onderneming die gericht is op het creeëren van een uniek product of dienst »
« A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product or service. »
Bron: PMBOK, 1996
Definitie van een project
Voorbeelden?
pascal@propellor.be5 pascal@propellor.be5
Definitie van project management« Project management is het toepassen van kennis,
vaardigheden, tools en technieken op project activiteiten om de noden en de verwachtingen van de
belanghebbenden te vervullen of te overstijgen. »
« Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities
in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations. »
Bron: PMBOK, 1996TijdKostenKwaliteit
pascal@propellor.be6 pascal@propellor.be6
ManagerFrustration
Deadline
enthusiasmdisillusionment
panic
senior management overkill
Begin Numbered Memos
Search for the Guilty
Punish the Innocent
Praise & Honour for the non-participants
Problemen in projecten?
pascal@propellor.be7 pascal@propellor.be7
pascal@propellor.be8 pascal@propellor.be8
Success and Failure in Projects
1. User Involvement 15,9%
2. Exec. Mgmt. Support 13,9%
3. Clear requirements 13,0%
4. Proper Planning 9,6%
5. Realistic Expectations 8,2%
6. Smaller Milestones 7,7%
7. Competent Staff 7,2%
8. Ownership 5,3%
9. Clear Vision & Object. 2,9%
10. Hard work/Focused 2,4%
1. Lack of User Input 12,8%
2. Incomplete Req’s 12,3%
3. Changing Req’s 11,8%
4. Lack of Exec. Support 7,5%
5. Techn. Incompetence 7,0%
6. Lack of Resources 6,4%
7. Unrealistic Expectations
5,9%
8. Unclear Objectives 5,3%
9. Unrealistic Timeframes4,3%
10. New Technology 4,3%
1. Incomplete Req’s 13,1%
2. Lack of User Involv. 12,4%
3. Lack of Resources 10,6%
4. Unrealistic Expectations
9,9%
5. Lack of Exec. Support 9,3%
6. Changing Req’s 8,7%
7. Lack of Planning 8,1%
8. Didn’t need any longer 7,5%
9. Lack of IT Mgmt. 6,2%
10. Technology Illiteracy 4,3%
Why Projects Succeed Why Projects
are Challenged
Why Projects Fail
16% 53% 31%
Source: The Standish Group Project Leadership Conference Chicago Presentation, June 1995
pascal@propellor.be9 pascal@propellor.be9
Chaos Report: Stand van zaken projecten
2009
2006
2004
2002
2000
1998
1996
1994
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
GeslaagdGewijzigdGefaald
pascal@propellor.be10 pascal@propellor.be10 p. 10
Succes of falen?
pascal@propellor.be11 pascal@propellor.be11
2 kritische succesfactoren!!
Motivatie Visie
Beide moeten van bij de start aanwezig zijn
pascal@propellor.be12 pascal@propellor.be12
Oud timmermansgezegde:
Je kan beter 2 keer meten maar slechts 1 keer zagen
pascal@propellor.be13 pascal@propellor.be13
Project fasen
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
• Doelstelling
• Strategie
pascal@propellor.be14 pascal@propellor.be14
Probleemstelling
• Noodzakelijk maar dikwijls overgeslagen
• Definitie van probleem of opportuniteit
• 5 x Waarom?
• Nadruk op oorzaak, niet op oplossing
• Keuze van op te lossen deelproblemen
Probleemeigenaar!?
pascal@propellor.be15 pascal@propellor.be15
Creativiteit => Strategie
• Start van probleemstelling
• Technieken
• Brainstorming – divergeren, convergerencfr “Creativiteit. Hoe? Zo!” I. Byttebier
• Edward de Bono
The White HatThe White Hat calls for information known or needed. The Yellow HatThe Yellow hat symbolizes brightness and optimism. The Black HatThe Black hat is judgment—the devil’s advocate or why something may not work.
The Red HatThe Red Hat signifies feelings, hunches, and intuition. The Green HatThe Green hat focuses on creativity: the possibilities, alternatives, and new ideas. The Blue HatThe Blue Hat is used to manage the thinking process.
pascal@propellor.be16 pascal@propellor.be16
Alice and the Cheshire Cat…when she was a little startled by seeing the Cheshire Cat sitting on a bough of a tree a few yards off.
The Cat only grinned when it saw Alice. It looked good-natured, she thought: still it had very long claws and a great many teeth, so she felt that it ought to be treated with respect.
`Cheshire Puss,' she began, rather timidly, as she did not at all know whether it would like the name: however, it only grinned a little wider. `Come, it's pleased so far,' thought Alice, and she went on. `Would you tell me, please, which way I ought to go from here?' `That depends a good deal on where you want to get to,' said the Cat. `I don't much care where--' said Alice. `Then it doesn't matter which way you go,' said the Cat. `--so long as I get somewhere,' Alice added as an explanation.
`Oh, you're sure to do that,' said the Cat, `if you only walk long enough.' Alice felt that this could not be denied, so she tried another question. `What sort of people live about here?'
pascal@propellor.be17 pascal@propellor.be17
Doelstelling(en)
• Wat willen we bereiken met dit project?
• Wanneer kan dit project aanzien worden als een succes?
• Wie beoordeelt het project op succes? Hoe definiëren zij het succes van dit project?
?
pascal@propellor.be18 pascal@propellor.be18
SMART
•S pecifiek
•M eetbaar
•A anvaard
•R ealistisch
•T ijd
De doelstelling, is een duidelijke omschrijving van het tastbare, zichtbare resultaat op het einde van het project, samengevat in 1 zin.
pascal@propellor.be19 pascal@propellor.be19
Motivatie Visie
pascal@propellor.be20 pascal@propellor.be20
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Hoeveel
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
pascal@propellor.be21 pascal@propellor.be21
pascal@propellor.be22 pascal@propellor.be22
Hoe kan je een hele olifant koken?
In kleine stukjes….
maar welke stukjes?
pascal@propellor.be23 pascal@propellor.be23
• Tussentijdse resultaten (binnen / buiten project), geen activiteiten
• Controlepunten in tijd en inhoud
• Belangrijke beslissingen
• Beperkt aantal (10 tot 15)
• Gespreid over de loop van het project (6 weken)
• Binair (ja / neen)
• Leiden alle samen tot doelstelling
• Kritisch
Wanneer de projectmanager gekozen en
officieel bekend gemaakt is
Goed voorbeeld
Efficiënte mijlpalen
pascal@propellor.be24 pascal@propellor.be24
Mijlpalen plan
Project Doelstelling
Project Start
• Visueel
• Op 1 A4
• Sequentie
• Overzicht
• Bruikbaar voor opvolging
Communicatie en controle
pascal@propellor.be25 pascal@propellor.be25
pascal@propellor.be26 pascal@propellor.be26
Het post-it proces•Breng het team samen
•Start van de doelstelling, definieer de laatste mijlpaal
•Brainstorm over wat nodig is om het doel te bereiken, 1 idee per post-it
•Groepeer de post-its tot 10-15 clusters
•Omschrijf de mijlpalen
•Bepaal de sequentie (start van het doel)
•Evalueer het plan
pascal@propellor.be27 pascal@propellor.be27
Wie?•Stuurgroep
•Sponsor / probleemeigenaar
•Project manager
•Team
•Belanghebbenden
•Beslissers
•Uitvoerders
•…
pascal@propellor.be28 pascal@propellor.be28
Matrix
Menu bepaald
Inkopen gedaan
Diner bereid
Diner beëindigd
XL
L X
XLX X
XXAfwas gedaan
XL
Vade
r
Moede
r
Zoon
6 jaa
rDoc
hter
4 jaa
rW
inkeli
er
X
L
X
• X voert uit
• L is verantwoordelijk
pascal@propellor.be29 pascal@propellor.be29
Wanneer?
Menu bepaald
Inkopen gedaan
Diner bereid
Diner beëindigd
XL
L X
XLX X
XXAfwas gedaan
XLVad
er
Moede
r
Zoon
6 jaa
rDoc
hter
4 jaa
rW
inkeli
er
X
L
X5
23
1
2
1. Inspanning = mandagen
ID Task Name1 Menu bepaald
2 Inkopen gedaan
3 Diner bereid
4 Diner beëindigd
5 Afwas gedaan
M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S03 Mar '03 10 Mar '03 17 Mar '03 24 Mar '03
2. Beschikbaarheid3. Wachttijd
4. Gantt-schema
pascal@propellor.be30 pascal@propellor.be30
Mijlpalen plan = volledig
Eind
datu
m
pascal@propellor.be31 pascal@propellor.be31
pascal@propellor.be32 pascal@propellor.be32
Hoeveel?• Budget
• Geld – Mensen• Intern – Extern• Operationeel – Investering
• Gebruik• Goedkeuring – Opvolging• Bedrag – Cash Flow
• Controle: Wie? Wanneer?• Sponsor – Project Manager – Lijn Manager• Buffer (contingency)• Tussentijds – Nacalculatie
pascal@propellor.be33 pascal@propellor.be33
“The plan is nothing, planning is everything”Dwight D. Eisenhower
pascal@propellor.be34 pascal@propellor.be34
Motivatie Visie
pascal@propellor.be35 pascal@propellor.be35
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Hoe
• Opvolging
• Bijsturing
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
pascal@propellor.be36 pascal@propellor.be36
Hoe te motiveren?
Kick-off
pascal@propellor.be37 pascal@propellor.be37
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Hoe
• Opvolging
• Bijsturing
pascal@propellor.be38 pascal@propellor.be38
Hoe, to-do lijst• Start van mijlpalen plan
• Plan activiteiten = detail
• Planning horizon 2 tot 6 weken
• Wijs activiteiten toe aan personen
Teamwerk, dit proces kan gebruikt worden om wederzijds
vertrouwen op te bouwen
pascal@propellor.be39 pascal@propellor.be39
Rolling wave planning
WEEK1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
2
3
4
5
ACT.PLAN 1
ACT.PLAN 2
ACT.PLAN 3
Activiteiten tot
Mijlpaal no.
pascal@propellor.be40 pascal@propellor.be40
pascal@propellor.be41 pascal@propellor.be41
Opvolging
Niet OK
OK
?
Oorspronkelijk plan
Activiteiten
Menu bepaald
Inkopen gedaan
Diner bereid
Diner beëindigd
XL
L X
XLX X
XXAfwas gedaan
XL
Vade
r
Moede
r
Zoon
6 jaa
rDoc
hter
4 jaa
rW
inkeli
er
X
L
X
ID Task Name1 Menu bepaald
2 Inkopen gedaan
3 Diner bereid
4 Diner beëindigd
5 Afwas gedaan
M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S03 Mar '03 10 Mar '03 17 Mar '03 24 Mar '03
pascal@propellor.be42 pascal@propellor.be42
Rapportering•Verwijs steeds naar het oorspronkelijk plan
•Focus op de 3 elementen: tijd, kosten en kwaliteit
•Denk in 3 dimensies:
• Verleden• Heden• Toekomst
•Pas uw rapportering aan aan uw publiek, en hun verwachtingen
•KISS!
pascal@propellor.be43 pascal@propellor.be43
Bijsturing
Tijd
Kosten Kwaliteit
pascal@propellor.be44 pascal@propellor.be44
Prioriteiten stellen
Optimiseer Beperking Aanvaard
Tijd
Kosten
Kwaliteit
Slechts 1 X in elke lijn en elke kolom
pascal@propellor.be45 pascal@propellor.be45
Doelstelling?
Antwerpen
New-York
pascal@propellor.be46 pascal@propellor.be46
Einde•Afronding laatste activiteiten plan
•Oplevering resultaat
•Beslissing om project stop te zetten
pascal@propellor.be47 pascal@propellor.be47
Motivatie Visie
pascal@propellor.be48 pascal@propellor.be48
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Hoe
• Opvolging
• Bijsturing
• Afsluiting
• Feest
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
pascal@propellor.be49 pascal@propellor.be49
Evaluatie•Is het doel bereikt?
•Zijn alle verwachtingen vervuld?
•Zijn er ideeën voor vervolgprojecten?
•Hoe goed/slecht hebben we samengewerkt?
•Wat moeten we anders doen volgende keer?
•Welke zijn onze sterke punten?
pascal@propellor.be50 pascal@propellor.be50
pascal@propellor.be51 pascal@propellor.be51
Motivatie Visie
pascal@propellor.be52 pascal@propellor.be52
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Budget
• Hoe
• Opvolging
• Bijsturing
• Afsluiting
• Feest
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
pascal@propellor.be53 pascal@propellor.be53
Aanknopingspunten• Websites
• www.gantthead.com• www.pmi.org• www.pmblvd.com
• Vorming• Creatieve denktechnieken• Empowerment en coaching• Relationship styles• Team skills
• Boeken• Goal directed project management
Haug, Grude• The critical chain
Goldratt• A guide to the project management body of knowledge
Project Management Institute• De kleine prins
de Saint-Exupéry