Gebruik Korting Code TF494

Ga met 25% korting naar SP Connect 2014

http://www.nccomms.com/sharepoint_connect/Home.aspx

Welkom bij mijn sessie over Content Types in

SharePoint

www.watissharepoint.nlwww.SharePoint-Specialist.nu

PaulKeijzers

@KbWorks

https://www.linkedin.com/in/sharepointspecialist

Paul.Keijzers@KbWorks.nl

+paul(paul@kbworks.nl)

Intro Paul Keijzers eigenaar van KbWorks b.v.

Ziet uw document bibliotheek er zo uit?

• Wat zijn content types?• Waarom zou je content types gebruiken

• Hoe?

Agenda

Wat zijn content types?

Content Types bestaan uit de volgende onderdelen

SjabloonMaatwerk

formulierenMetadata kolommen

WorkflowsInformatie

Management regels

Document Informatie

Paneel

Voorbeeld van een content type

•AutoSjabloon

•Naam : Tesla

•Kleur auto

•Kleur interieur

•Banden

•Opties

Metadata

• Na 5 jaar van de lijst afgeschreven

InformatieManagement

Policy

•Aankoop

•Bouw

•Naar klantWorkflow

• Enterprise content types(Content Type Hub)

• Site content types

• List content types

Waar vind ik deze content types

• Item• Document• Pagina• Artikel• Taak• Contacten

SharePoint heeft standaard content types

TIPBewerk nooit de Out-of-the-box content types. Dit kan zeervervelende gevolgenhebben op lijstitemsmaar ook updates

Content types hebben relaties

• Parent-Child relatie• Child content types overerven de instellingen van de parents.• Veranderingen op parent content types worden dus ook direct

doorgevoerd op de child content types

* Categorien hebben geen effect op de parent child relatie

Gebruik van content types

Voordelen van Content Types

• Beter beschrijving van data

• Makkelijker te organiseren

• Sorteren en filteren views (makkelijk bij veel data)

• Standaarden

• Maakt het idiot proof

• Aggregatie

• (Managed)Metadata beter voor Search

• Filter search resultaten op content type

Uitwerken content types

facturenContactenvergaderingContractenPers

berichten

EvaluatiesVakantie

aanvraagbrievenProjectenProcedures

Memo’sProducten

Bekijk de Scope van de Content Type

*Belangrijk: Content types en veranderingen gaan van boven naar beneden en niet andersom. Maak de content type op het hoogst mogelijke nivo van gebruik

• Enterprise(Content Type Hub)

• Site Collection

• Site/Web

• Lijst/bibliotheek

Zoek de stakeholders/managers op

• Wie gaat de content types makenWat wordt de scope om de content types aan te maken?

• Word de metadata opgeslagen?Wordt het alleen voor een site of over de hele omgeving(farm)?

• Zijn er andere die iets moeten doen met de content type of termset?

• Wordt deze veel aangepast?

* En vergeet niet de gebruikers uit te leggen hoe zede content types voor een succesvolle adoptie

Bepaal de contenttypes

Plan metadata

en kolommen

Plan Sjablonen

Plan relaties

• Plan metadata relaties

• Plan content type relaties

Planning tools

Pen & PaperMicrosoft Content Type Planning Worksheet

http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878WhiteboardMind Mapping SoftwareVisioExcelOneNote

Uitwerken van Content Types doe je niet alleen maar met de juiste stake holders.

Start bij het Begin

Indien mogelijk en Nodig start met termsets

Content Types met de minsteinstellingen.

Content types met instellingen die gedeelt moeten worden met anderealtijd Parent Eerst

Start bij het Begin

Site Kolommen

• Maak de site kolommen die je nodig hebt.

• Vergeet niet te kijken naar de site kolommen die SharePoint standard mee geeft veel zijn ernamelijk al voor gedefineerd.

Start bij het Begin

Start bij het Begin

Namen en Categorie

• Geef je Content Types een herkenbare naam

• Zet je Content Types in een herkenbare Categorie.

Namen en Categorie

• Zet de Lijst/bibliotheek instellingen naar Beheer van inhoudstypen toestaan op JA.

• Voeg de Content Types toe• Wijzig de eigenschappen van ieder item en

selecteer het Content type.

Start bij het Begin

Vragen

Gebruik Korting Code TF494

Ga met 25% korting naar SP Connect 2014

http://www.nccomms.com/sharepoint_connect/Home.aspx